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unknown - Communauté de communes - Le Grésivaudan - cms 2024 0249 Odyssee Enfants Partenariat
Document publié le Lundi 1 janvier 2024
Lien du pdf (unknown - Communauté de communes - Le Grésivaudan - cms 2024 0249 Odyssee Enfants Partenariat)
Thèmes du document : Justice et droit, Propriété intellectuelle et industrielle, Télécommunications et internet,
Ds
me
Le GRÉSIVAUDAN communauté de communes
Obiet :
COMMUNAUTE DE COMMUNES LE GRESIVAUDAN
SEANCE DU CONSEIL COMMUNAUTAIRE DU 24 JUIN 2024
Délibération n° DEL-2024-0249
L'Odyssée des Enfants - Partenariat avec la SAS KCIOP
au titre de l'année 2025
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Abstention : 0
N'ayant pas pris part au vote : 0
| Acte rendu exécutoire après
| transmission en Préfecture le
OS JUIL. 202,
et publié le
0 3 JUIL. 2024
Secrétaire de séance :
Roger COHARD
Le lundi 24 juin 2024 à 19 heures 30, le Conseil
| communautaire de la Communauté de communes Le
| Grésivaudan s'est réuni, sous la présidence de Monsieur
Henri BAILE, Président. Convocation dûment faite le 18
juin 2024.
Présents : Patricia BAGA, Henri BAILE, Michel BASSET,
Patrick BEAU, Patricia BELLINI, Claude BENOI, Zakia
BENZEGHIBA, François BERNIGAUD, Anne-Françoise
BESSON, Dominique BONNET, Jean-François CLAPPAZ,
Roger COHARD, Cécile CONRY, Brigitte DESTANNE DE
BERNIS, Brigitte DULONG, Christophe DURET, Thierry
FEROTIN, Nelly GADEL, Claudine GELLENS, Martin
GERBAUX, Roger GIRAUD, André GONNET, Annick
GUICHARD, Alain GUILLUY, Joseph JURADO, Martine
KOHLY, Richard LATARGE, Hervé LENOIRE, Julien LORENTZ,
Marie-Béatrice MATHIEU, Christelle MEGRET, Françoise
MIDALI, Régine MILLET, Clara MONTEIL, François OLLEON, | Valérie PETEX, Serge POMMELET, Sidney REBBOAH, Franck
REBUFFET-GIRAUD, Cécile ROBIN, Jean-Luc ROUX, Olivier
| ROZIAU, Olivier SALVETTI, Brigitte SORREL, François STEFANI,
| Christophe SUSZYLO, Laurence THERY, Jean-Claude
TORRECILLAS, Martine VENTURINI, Françoise VIDEAU
Pouvoirs : Coralie BOURDELAIN à Anne-Françoise BESSON,
Karim CHAMON à Régine MILLET, Agnès DUPON à Olivier
ROZIAU, Michèle FLAMAND à Dominique BONNET, Pierre
FORTE à Françoise MIDALI, Philippe GENESTIER à Claude
BENOIT, Mylène JACQUIN à Martine KOHLY, Philippe
| LORIMIER à Henri BAILE, Claire QUINETTE-MOURAT à Martin
GERBAUX, Guillaume RACCURT à Claudine GELLENS,
| Franck SOMME à Martine VENTURINI, Youcef TABET à Nelly
| GADEL, Damien VYNCK à Cécile ROBIN
od. 540330 -04/22 F abréaque Entreprise labellisee IMPRIM'VERT"
Accusé de réception en préfecture
038-200018166-20240624-DEL-2024-0249-DE
Date de télétransmission : 03/07/2024
Date de réception préfecture : 03/07/2024 VU la délibération communautaire n° DEL-2023-0258 du 26 juin 2023 portant sur le
contrai de partenariat triennal 2024, 2025 et 2026 pour l'accueil d'une étape de La
Grande Odyssée sur le territoire du Grésivaudan,
Monsieur le Président rappelle que la communauté de communes Le Grésivaudan
est engagée, depuis 2023 et pour 3 ans, avec la SAS KCIOP, organisateur de La
Grande Odyssée VVF, événement incontournable du chien de traîneau en Europe.
« L'Odyssée des Enfants » est Un événement destiné au public scolaire (une
vingtaine de collégiens) qui aura lieu à l'occasion de l'étape de La Grande Odyssée aux 7 Laux. l'accueil de L'Odyssée des Enfants est une opportunité intéressante pour élaborer Un projet pédagogique autour des activités « Grand Nord » avec les établissements scolaires et mobiliser les jeunes du territoire.
À l'occasion de la célébration des 70 ans de la station du Collet et afin de renforcer son positionnement de station familiale et dédiée aux jeunes enfants, Le Grésivaudan accueillera l'étape de L'Odyssée des Enfants en janvier 2025.
Cet évènement, accueil Une seule fois par édition de La Grande Odyssée VVF, sous la forme d'une course destinée à une vingtaine de collégiens, aura lieu le même jour que l'étape de La Grande Odyssée VVF.
Compte-tenu de ces éléments, Monsieur le Président propose d'accueillir
l'animation L'Odyssée des Enfants sur la station du Collet pour l'édition 2025 et d'engager un partenariat avec le collège de Allevard-les-Bains.
Le Grésivaudan assurera le financement de cette animation à hauteur de 18 000 €,
au titre de son budget 2024, afin d'honorer les deux appels de fonds qui
interviendront 8 mois et 2 mois avant l'étape.
Les crédits correspondants sont inscrits au budget primitif 2024 - budget principal -
compte 65888 - thématique TOURISME - analytique ATTRACTI.
Afin de fixer les modalités d'accueil de cette animation, les engagements et contreparties de chaque partenaire, il est proposé de signer un contrat de partenariat avec la SAS KCIOP, organisateur de La Grande Odyssée VVF et de L'Odyssée des Enfants.
La présente délibération peut faire l'objet d'un recours devant le tribunal administratif de Grenoble dans un délai de deux mois à compter de sa notification ou de sa publication.
Accusé de réception en préfecture
038-200018166-20240624-DEL-2024-0249-DE
Date de télétransmission : 03/07/2024
Date de réception préfecture : 03/07/2024 Ainsi, Monsieur le Président propose au Conseil communautaire :
- __ D'approuver le partenariat avec la SAS KCIOP afin d'accueillir L'Odyssée des
Enfants à la station du Collet en janvier 2025,
- De verser une participation d'un montant de 18 000 € pour l'organisation de
cette manifestation,
- De l'autoriser à signer le contrat de partenariat avec la SAS KCIOP relatif à
l'accueil de L'Odyssée des Enfants à la station du Collet en janvier 2025, annexé à la présente délibération, ainsi que tous les actes afférents à cette affaire.
Le Conseil communautaire, après en avoir délibéré, adopte à l'unanimité cette délibération.
Ainsi fait et délibéré les jour, mois et an ci-dessus.
AU registre ont signé tous les membres présents.
POUR COPIE CERTIFIÉE CONFORME ET EXECUTOIRE
Crolles, le 2 1 JUIN 2024
Le Président,
Henri BAILE
La présente délibération peut faire l'objet d'un recours devant le tribunal administratif de” 1: Grenoble dans un délai de deux mois à compter de sa notification ou de sa Publication.
540330 - 04
Accusé de réception en préfecture
038-200018166-20240624-DEL-2024-0249-DE
Date de télétransmission : 03/07/2024
Date de réception préfecture : 03/07/2024 Accusé de réception en préfecture
038-200018166-20240624-DEL-2024-0249-DE
Date de télétransmission : 03/07/2024
Date de réception préfecture : 03/07/2024 Page : 1/13 Contrat CCLG - ODE /LGO KCIOP Version 1 / 2025 11/06/2024
Contrat
Odyssée des enfants La communauté de communes Le Grésivaudan
Le Contrat est conclu entre :
KCIOP, SAS au capital de 15 790 €, domiciliée 11 avenue Jean Jaurès 94340 Joinville-le-Pont SIRET : 531 663 151 060
N° TVA Intracommunautaire : FR 35531663151
Représentée par Madame Annabel Kam agissant en sa qualité de Présidente dûment habilitée à cet effet,
Ci-après dénommée « KCIOP » ou « l’Organisateur »
Et
La communauté de communes Le Grésivaudan
Représentée par Monsieur Henri Baile, son Président dûment habilité à cet effet.
Dit « CCLG » ou « LE PARTENAIRE » dans ce qui suit
Le terme la ou les « Parties » représentant l’un ou l’autre des intervenants au présent Contrat.
Il a été convenu ce qui suit :
Exposé préliminaire
« La Grande Odyssée » est une course internationale de chiens de traineau organisée chaque année depuis 2005, date de la première édition, dit la « Course » ou « l’Evènement » dans ce qui suit.
« L’Odyssée des enfants » est une animation sous la forme d’une course destinée à une 20ène de jeunes scolaires, dit « l’ODE » dans ce qui suit. L’ODE aura lieu à l’occasion de l’Etape du PARTENAIRE.
LE PARTENAIRE et KCIOP ont signé un contrat de partenariat pour l’organisation d’une Etape sur le territoire DU PARTENAIRE pour les éditions 2024, 2025, 2026. Le présent contrat pour l’ODE ne peut être conclu entre les Parties que si LE PARTENAIRE accueil l’Etape.
Accusé de réception en préfecture
038-200018166-20240624-DEL-2024-0249-DE
Date de télétransmission : 03/07/2024
Date de réception préfecture : 03/07/2024 Page : 2/13 Contrat CCLG - ODE /LGO KCIOP Version 1 / 2025 11/06/2024
KCIOP est l’organisateur de La Course et de l’ODE. A ce titre il a la responsabilité complète technique et juridique de l’Organisation, en ce compris la responsabilité de l’obtention des autorisations administratives, à l’exception des obligations du PARTENAIRE décrites à l’article 7 ci- après, notamment en matière de sécurité.
Le présent contrat a pour objet de fixer les modalités techniques et financières qui régiront, sur la période 2025, le partenariat entre LE PARTENAIRE et KCIOP concernant l’organisation de l’Odyssée des enfants sur son territoire.
Ce contrat est constitué de la partie principale, de l’Annexe 1 « Contreparties Partenaire ODE étape
Tableau synthétique des droits » et de l’Annexe 2 « La Grande Odyssée – Cahier des charges -secteur
2025 »
Article 1 : Choix de l’Etape
L’ODE, aura lieu le jour de l’Etape du Partenaire.
Les horaires, et le lieu, seront définis en commun accord en fonction des impératifs d’utilisation du domaine skiable, des horaires de départ et arrivée de l’ODE, des besoins en termes d’images et d’efficacité des animations proposées.
La définition précise de l’ODE se fera, d’un commun accord en fonction des conditions d’enneigement et des plan B qui auront été préalablement étudiés entre les Parties et déposé en préfecture par KCIOP.
Le programme de l’ODE s’adaptera aux conditions réelles d’enneigement au moment de la course et aux impératifs de sécurité.
Article 2 : Organisation générale
Il est avant tout expressément indiqué que l’organisateur de l’ODE au sens de l’article L 333-1 du Code du Sport est uniquement KCIOP.
Il en résulte que LE PARTENAIRE déclare ne pas être co-organisateur et renonce à toute prétention, demande, instance ou action judiciaire revendiquant une telle qualité ainsi qu’à toute action commerciale ou promotionnelle et plus généralement à toute action, de quelque nature que ce soit, faisant état de la qualité d’organisateur de l’ODE, sans l’autorisation expresse de KCIOP.
En cas d’urgence, et à la demande écrite de l’une ou l’autre des Parties, formulée par courriel ou SMS, les Parties devront se réunir dans les 24h suivant la date de réception de la demande.
La prestation de KCIOP sur l’ODE est constituée de :
-
- Mise en place et fourniture de tous les visuels (chasubles coureurs, cotés de traineaux, visuels sur l’arche)
- Insertion de l’ODE dans les éléments de communication de la course (site web, dossier de presse, conférence de presse, communiqué de presse)
- Encadrement de l’ODE par un prestataire chiens de traineaux extérieur (financé par KCIOP), mettant à disposition traineaux et chiens
- L’obtention de l’autorisation administrative (instruction du dossier de demande dans le cadre du dossier général)
Accusé de réception en préfecture
038-200018166-20240624-DEL-2024-0249-DE
Date de télétransmission : 03/07/2024
Date de réception préfecture : 03/07/2024 Page : 3/13 Contrat CCLG - ODE /LGO KCIOP Version 1 / 2025 11/06/2024
LE PARTENAIRE prend à sa charge tout ce qui concerne le recrutement des concurrents participants à l’ODE, ainsi que la gestion des concurrents.
Ce que ne fait pas KCIOP, et que LE PARTENAIRE prend à sa charge :
- Recherche et gestion des concurrents de l’ODE
NB : il est convenu que la prestation chiens de traineaux extérieur comprendra une journée d’initiation et d’entrainement pour une 20ène de participants maximum. Cette journée aura lieu sur l’une des stations du territoire. La date sera fixée d’un commun accord.
Article 3 : Obligations de KCIOP
3.1 Décharges de responsabilité DU PARTENAIRE
En tant que professionnel, KCIOP s’oblige à organiser l’ODE dans le plus strict respect des réglementations en vigueur applicables en France. Elle fait son affaire de l’obtention des autorisations administratives nécessaires à l’organisation de l’ODE, à l’exception des obligations du PARTENAIRE décrites à l’article 7 ci-après, notamment en matière de sécurité.
Elle déclare expressément que LE PARTENAIRE n’est en rien impliqué dans l’organisation de l’ODE.
KCIOP renonce donc expressément et de manière irrévocable à entamer une quelconque action judiciaire impliquant LE PARTENAIRE dans une quelconque procédure mettant en cause LE PARTENAIRE, uniquement pour des manquements à l’organisation de l’ODE (à l’exception des obligations du PARTENAIRE décrites à l’article 7 ci-après) ou à des défauts d’autorisations administratives.
3.2 Obligation d’information envers LE PARTENAIRE
KCIOP traitera LE PARTENAIRE en véritable partenaire et l'informera de tout élément qui aurait une incidence sur l'exécution du présent Contrat concernant l'organisation et le déroulement de l’ODE.
3.3 Communication externe
KCIOP fera ses meilleurs efforts pour obtenir des articles, reportages, interviews dans les organes de presse, les chaînes de télévision et de radio. Il est entendu que dans ce domaine il a une obligation de moyens et non de résultats.
En particulier KCIOP s’attachera à ce que soient conduites des opérations de « relation-presse » professionnelles en rapport avec l’importance de l’ODE (Opération de lancement, communiqués de presse, relances presse etc.)
3.4 Accueil des médias sur le territoire.
Dans le cadre de ses opérations de communication et de relations presse, que ce soit pendant ou en dehors de l’ODE, KCIOP pourra être en contact avec des professionnels des médias souhaitant venir sur le territoire pour couvrir l’ODE ou sa préparation. Dans ce cas KCIOP se mettra en rapport avec LE PARTENAIRE afin de déterminer si LE PARTENAIRE souhaite prendre en charge tout ou partie des frais liés au déplacement desdits professionnels. Il est convenu que chacun des cas sera traité séparément.
Accusé de réception en préfecture
038-200018166-20240624-DEL-2024-0249-DE
Date de télétransmission : 03/07/2024
Date de réception préfecture : 03/07/2024 Page : 4/13 Contrat CCLG - ODE /LGO KCIOP Version 1 / 2025 11/06/2024
3.5 Contreparties
KCIOP s’engage à fournir au PARTENAIRE l’ensemble des produits, services et droits mentionnés en Annexe 1.
Article 4 : Durée.
Le Contrat est conclu pour l’édition de l’ODE de l’année 2025.
Le présent Contrat prendra effet à sa signature pour se terminer trente (30) jours après la tenue de l’Edition 2025 de l’Etape du Partenaire ou de son annulation dans les cas visés au Contrat.
Toute prorogation ou renouvellement du Contrat sera soumis à l’accord exprès des Parties.
Article 5 : Report et/ou annulation.
Diverses circonstances pourraient amener à reporter ou à annuler une édition de l’ODE
Procédure :
Il est convenu entre les Parties que le report ou l’annulation, totale ou partielle, d’une édition de l’ODE sera possible dans les cas de figure prévus aux articles 5.1 et 5.2 ci-dessous.
Il est convenu entre les Parties que le Contrat ne sera pas remis en cause en cas de changement des dates de la l’ODE dès l’instant où l’édition de l’ODE concernée serait reportée totalement ou partiellement, mais se déroulerait néanmoins dans les trois mois à compter de la date initialement prévue de l’ODE de l’édition concernée. Un tel cas de figure correspond à un report de l’ODE.
Si à l’inverse l’ODE ne pouvait être organisée moins de trois mois à compter de la date initialement prévue de l’édition concernée, l’ODE sera considérée comme annulée pour l’édition en question. Un tel cas de figure correspond à une annulation totale l’ODE.
Si l’ODE ne pouvait se dérouler qu’en partie dans les trois mois à compter de la date initialement prévue de l’édition concernée, l’ODE serait considérée comme ayant été partiellement annulée. Un tel cas de figure correspond à une annulation partielle de l’édition de l’ODE.
Si l’édition de l’ODE devait exceptionnellement se tenir à huis clos, avec l’accord de KCIOP, il est convenu entre les Parties que le Contrat ne serait pas remis en cause. Une telle hypothèse ne correspond en aucun cas à une annulation partielle ni annulation totale l’ODE au sens du présent Contrat, de sorte qu’aucune des modalités prévues en cas d’annulation totale ou partielle l’ODE ne trouverait ainsi à s’appliquer.
En cas d’annulation totale ou partielle l’ODE, les modalités financières prévues à l’article 5.2 ci-après s’appliqueront.
5.1 Une édition de l’ODE pourra être reportée ou annulée pour les raisons suivantes :
- Cas de force majeure notamment tel que défini par l’article 1218 du code civil et la jurisprudence, ou tout autre événement irrésistible, imprévisible et indépendant de la volonté des Parties qui rendrait l’organisation l’ODE impossible, comme l’absence de neige.
Accusé de réception en préfecture
038-200018166-20240624-DEL-2024-0249-DE
Date de télétransmission : 03/07/2024
Date de réception préfecture : 03/07/2024 Page : 5/13 Contrat CCLG - ODE /LGO KCIOP Version 1 / 2025 11/06/2024
- Retrait ou annulation des autorisations administratives délivrées, par fait du Prince ou sur décision d’une autorité administrative ou judiciaire, rendant impossible l’organisation de l’ODE
- Décision de KCIOP compte tenu de l’existence d’un risque imminent pour la sécurité des personnes et des biens, notamment en présence d’un risque sanitaire ou climatique
Dans de telles circonstances, KCIOP convoquera LE PARTENAIRE à une réunion sous quarante-huit (48) heures, par courrier recommandé avec accusé de réception, ou par courrier électronique avec accusé de réception, ou par téléphone ou SMS en cas d’extrême urgence, afin d’examiner les solutions et recours possibles en vue du maintien de l’édition l’ODE.
Sur première convocation, KCIOP et le PARTENAIRE décideront alors de la suite à donner de l’édition l’ODE (report, annulation totale ou annulation partielle de l’édition de l’ODE concernée), KCIOP gardant toutefois ses prérogatives et sa responsabilité finale d’organisateur.
Cette réunion aura lieu sous forme physique ou par tous moyens de télécommunications devant assurer la transmission de la voix de KCIOP et du PARTENAIRE (téléphone, visioconférence etc.).
Sur deuxième convocation à la réunion et sans retour du PARTENAIRE à la première convocation, KCIOP décidera du sort de l’ODE de l’édition concernée (report, annulation totale ou partielle).
KCIOP assurera le secrétariat de la ou des réunions et en fera pour chacune le compte rendu. Ce dernier sera envoyé en recommandé avec accusé de réception ou par courrier électronique avec accusé de réception au PARTENAIRE.
En cas de décision d’annulation totale ou partielle de l’étape de l’édition, les modalités financières prévues à l’article 5.2 ci-après s’appliqueront.
Dans de telles circonstances, LE PARTENAIRE ne pourra pas tenir KCIOP responsable de l’annulation totale ou partielle l’ODE et elle renonce expressément à toute demande, instance, action à l’encontre de KCIOP visant à obtenir une quelconque réparation d’un quelconque préjudice.
5.2 Modalités financières d’une annulation totale ou partielle d’une édition de l’ODE
A/ Annulation totale
- En cas d’annulation totale de l’ODE prévue en 2025, LE PARTENAIRE sera redevable envers
KCIOP des sommes suivantes, déduction faite des sommes déjà versées par le PARTENAIRE,
selon la date de prise de décision d’annulation par rapport à la date de l’ODE :
o Au plus tard 6 mois avant l’édition concernée de l’ODE, 50% du montant total
annuel du parrainage restera dû à KCIOP,
o Au plus tard 4 mois avant l’édition concernée de l’ODE, 70% du montant total
annuel du parrainage restera dû à KCIOP,
o Au plus tard 3 mois avant l’édition concernée de l’ODE, 80% du montant total
annuel du parrainage restera dû à KCIOP,
Accusé de réception en préfecture
038-200018166-20240624-DEL-2024-0249-DE
Date de télétransmission : 03/07/2024
Date de réception préfecture : 03/07/2024 Page : 6/13 Contrat CCLG - ODE /LGO KCIOP Version 1 / 2025 11/06/2024
o Au plus tard 2 mois avant l’édition concernée de l’ODE, 85% du montant total
annuel du parrainage restera dû à KCIOP,
o Au plus tard 1 mois avant l’édition concernée de l’ODE, 90% du montant total
annuel du parrainage restera dû à KCIOP,
o Au plus tard 15 jours avant l’édition concernée de l’ODE, 95% du montant total
annuel du parrainage restera dû à KCIOP,
o Dans les 15 derniers avant l’édition concernée de l’ODE, 100% du montant total
annuel du parrainage restera dû à KCIOP.
Si les sommes déjà versées par LE PARTENAIRE à KCIOP avant annulation venaient à dépasser le montant total annuel de la contribution financière restant due à KCIOP en cas d’annulation totale d’une étape de l’édition, calculé selon les modalités définies ci-avant, alors KCIOP remboursera l’excédent au PARTENAIRE dans un délai d’un mois à compter de la date de décision de l’annulation totale.
B/ Annulation partielle
- En cas d’annulation partielle de l’édition de l’ODE prévue en 2025, la totalité de la contribution annuelle du PARTENAIRE au financement l’édition annulée de l’ODE restera acquise à KCIOP dès lors que l’ODE reste composée d’une piste, chronométrée ou non, sur le territoire du PARTENAIRE.
Dans le cas contraire, l’annulation sera traitée selon les modalités de l’annulation totale telles que décrites ci-avant (A).
Article 6 : Partie technique
Le document « La Grande Odyssée – Cahier des charges général 2025 » ci-joint en annexe 2 reprend l’ensemble des éléments techniques concernant les obligations DU PARTENAIRE pour l’organisation de l’ODE.
Cette annexe est un des éléments essentiels du présent Contrat.
Article 7 : Obligations DU PARTENAIRE
7.1 Obligations liées au Cahier des Charges technique (annexe 2)
LE PARTENAIRE s’engage à respecter et se porte fort pour chacune des communes et/ou services concernés du respect de l’ensemble des obligations décrites dans le cahier des charges concernant entre autres :
- La préparation des éditions à venir (reconnaissances, tenues de réunions préparatoires, etc.).
- La préparation des pistes utilisées par l’ODE (création, damage, balisage). - La mise à disposition des personnels nécessaires à la sécurisation, à l’ouverture et à la fermeture de la piste.
- La mise à disposition de matériel et d’espaces
- La mise à disposition des bénévoles.
- La prise en charge de tout ou partie des frais de déplacement des médias.
Accusé de réception en préfecture
038-200018166-20240624-DEL-2024-0249-DE
Date de télétransmission : 03/07/2024
Date de réception préfecture : 03/07/2024 Page : 7/13 Contrat CCLG - ODE /LGO KCIOP Version 1 / 2025 11/06/2024
7.2 Sécurité
LE PARTENAIRE se porte fort pour chacune des communes et/ou services concernés qu’il soit pris tous les arrêtés nécessaires à l’organisation et au bon déroulement de la manifestation sur son territoire.
En particulier en ce qui concerne les services professionnels de la montagne, notamment de faire prendre toutes les mesures nécessaires afin de minimiser les risques naturels, en ce compris les risques d’avalanches en pratiquant d’éventuels déclenchements préventifs. Si ces déclenchements ne sont pas autorisés dans le cadre de la sécurisation des domaines skiable, il lui appartiendra de demander et de faire exécuter tout PIDA (Plan d’Intervention et de Déclenchement des Avalanches) exceptionnels.
LE PARTENAIRE prendra à sa charge toutes les obligations de sécurité relatives au public présent, y compris les conventions secouristes et la présence d’agents de sécurité.
LE PARTENAIRE fait son affaire des obligations de mise à disposition de moyens de parkings.
7.3 Obligations liées à la communication
La communication DU PARTENAIRE concernant spécifiquement le passage de l’ODE sur son territoire est du ressort DU PARTENAIRE. Cette communication comprend les éventuels achats d’espaces publicitaires, la fabrication et la distribution de programmes spécifiques, l’habillage sur les lieux publics, la communication et l’information des socio-professionnels.
Les supports de communication devront respecter la charte graphique qui sera communiquée par KCIOP. L’ensemble des supports de communication devront être validés par KCIOP avant fabrication. KCIOP devant faire un retour dans les 72h après réception de la demande de validation par email.
Le PARTENAIRE s’engage à mettre en avant le partenariat, pour chacune des éditions, sur ses propres supports de communication (réseaux sociaux, site internet, communiqué de presse…).
Le PARTENAIRE s’attachera à conduire des opérations professionnelles en rapport avec l’importance
de La Course (communiqué de presse, voyage de presse, etc.).
Article 8 : Finances
8.1 Chacune des Parties assurera le financement de chacune de ses obligations décrites dans le présent Contrat et ses annexes.
8.2 En ce qui concerne LE PARTENAIRE, les titres d’usage des remontées mécaniques nécessaires à la préparation et à l’Organisation de l’ODE ainsi que tous les moyens nécessaires à la reconnaissance des itinéraires (utilisation de motoneige ou d’autres engins de déplacement), l’été comme l’hiver, seront pris en charge par LE PARTENAIRE.
8.3 La participation DU PARTENAIRE au financement de l'organisation de l’ODE, s’élève à :
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038-200018166-20240624-DEL-2024-0249-DE
Date de télétransmission : 03/07/2024
Date de réception préfecture : 03/07/2024 Page : 8/13 Contrat CCLG - ODE /LGO KCIOP Version 1 / 2025 11/06/2024
- 15 000 € HT pour l’Edition 2025, soit 18 000 € TTC par édition sur une base de TVA à 20% pouvant évoluer.
Ces sommes sont fixes et forfaitaires et ne sauront subir aucune augmentation durant la période de trois ans concernés par le présent Contrat.
Cette somme sera facturée par KCIOP, pour l’Edition 2025, en 2 fois :
- Une échéance de 10 000 € HT au plus tard 8 mois avant le début de l’Edition 2025 de l’ODE - Une échéance de 5 000 € HT au plus tard 2 mois avant le début de l’Edition 2025 de l’ODE
KCIOP fournira pour chacune de ces factures une facture comportant la TVA au taux en vigueur au moment de la facturation.
8.4 LE PARTENAIRE prendra à sa charge, s’il le souhaite, chaque année, l’organisation des repas pour les enfants et encadrants.
Article 9 : Propriété intellectuelle
9.1 Marque « Odyssée des enfants »
La Marque l’Odyssée des enfants, est protégée par la marque figurative n° 4786205 déposée le 19/07/2021.
LE PARTENAIRE reconnaît expressément que KCIOP détient le droit exclusif d’exploiter la Marque l’Odyssée des enfants, sans restriction.
9.2 Merchandising / exploitation commerciale
KCIOP se réserve le droit exclusif de commercialiser par quelque moyen que ce soit des produits dérivés portant le logo de l’ODE.
KCIOP se réserve également le droit exclusif d’exploiter la Marque à titre commercial, notamment en en concédant des licences à des tiers.
9.3 Autres
LE PARTENARIE déclare et reconnaît qu’en dehors des droits qui lui sont expressément consentis par KCIOP au titre du Contrat, celui-ci n’a pas pour effet de lui concéder un quelconque droit de propriété, de jouissance ou d’exploitation quelconque sur les éléments, techniques, méthodes et procédés de l’ODE ni sur tout autre élément détenu par KCIOP.
En conséquence, LE PARTENAIRE s’engage, en son nom et au nom de ses dirigeants et collaborateurs salariés, et plus généralement à toute personne intervenant en son nom, pour son compte et à sa demande, à ne faire aucun usage non autorisé des marques, logos, noms de domaine et autres éléments protégés par le droit de la propriété intellectuelle en relation avec l’ODE et KCIOP, notamment la Marque.
De même, KCIOP s’engage, en son nom et au nom de ses dirigeants et collaborateurs salariés, à ne faire aucun usage non autorisé des marques, logos, noms de domaine et autres éléments protégés par le droit de la propriété intellectuelle en relation avec LE PARTENAIRE.
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9.4 Images, photos et vidéos
Les droits d’exploitation découlant de l’ODE, en ce compris, de manière non limitative, les droits sur les reportages écrits, les photographies, les films sur l’ODE, les droits de reproduction, de représentation, d'adaptation et de traduction sur les reportages écrits, photographiques, sonores et audiovisuels sur l’ODE ainsi que leurs supports matériels (originaux, épreuves, bandes-son, typons, masters, etc.) réalisés sur l’ODE par ou pour KCIOP, notamment à la demande du PARTENAIRE ou à l'initiative de KCIOP, sont la propriété totale, définitive et exclusive de KCIOP, conformément à l’article L 333-1 du Code du Sport, sans préjudice des droits d’usage de ces images et reportages par LE PARTENAIRE tels que décrits dans l’annexe 1.
Toutefois LE PARTENAIRE disposera du droit de produire des images photos ou vidéos sur l’ODE, à sa charge et sous sa responsabilité à condition que ces images photos ou vidéos ne soient utilisées que et uniquement que dans le cadre des opérations de promotion DU PARTENAIRE durant les éditions parrainées.
LE PARTENAIRE s’engage pour toute forme de promotion utilisant ces images, à citer le nom de l’ODE et d’y associer le logo officiel de l’ODE.
LE PARTENAIRE s’engage à ne se livrer à aucun commerce de quelque nature que ce soit avec ces images photos et vidéos tirées de l’ODE.
L’utilisation de moyens mécaniques (motoneige, hélicoptère…) le long de l’ODE et au-dessus de l’ODE, à des fins de transports de photographes ou de cadreurs doit être impérativement autorisée par KCIOP et LE PARTENAIRE.
Article 10 : Assurances
KCIOP prendra à sa charge toutes les assurances nécessaires à l’organisation de l’ODE.
LE PARTENAIRE prendra à sa charge toutes les assurances liées à l’ensemble de ses obligations, notamment celles décrites à l’article 7 ci-avant ainsi que dans le cahier des charges et ce en particulier pour le personnel impliqué, qu’il soit professionnel ou bénévole.
Article 11 : Autorisations administratives
En tant qu’organisateur, KCIOP fera toutes les démarches afin d’obtenir les autorisations administratives nécessaires à l’organisation de l’ODE.
Article 12 : Résiliation
L'inexécution par l’une des Parties de l'une des obligations prévues au présent Contrat peut faire l’objet, par l’autre partie d’un avertissement sous la forme d’un courrier recommandé avec accusé de réception.
Après deux avertissements une mise en demeure sera envoyée. S’il n’a pas été remédié à l’inexécution contractuelle dans un délai de 15 jours après réception de la lettre de mise en demeure, la partie lésée pourra de plein droit prononcer sa résiliation sous la forme d’un courrier recommandé avec accusé de réception. La résiliation du Contrat prendra alors effet au jour de la première présentation du courrier de résiliation de la partie lésée à la partie fautive.
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En cas de résiliation du contrat, par KCIOP, pour inexécution de la part du PARTENAIRE, celle-ci devra à KCIOP les sommes restantes dues au titre de l’édition en cours, sans préjudice de dommages- intérêts complémentaires.
L’engagement du PARTENAIRE tel que décrit dans le présent Contrat et ses annexes est ferme et définitif. La renonciation à cet engagement et toute résiliation du Contrat aux torts du PARTENAIRE entrainera le versement d’une pénalité de 40% du montant total du Contrat au profit de KCIOP.
Article 13 – Renouvellement
A l’issue de l’édition 2025 de l’ODE prévue au présent Contrat, le PARTENAIRE disposera, de manière exclusive, jusqu’au 1er mars 2025, d’un droit de priorité pour être partenaire des prochaines éditions de l’ODE.
Pour conserver son droit de priorité exclusif, le PARTENAIRE devra informer KCIOP de son intérêt pour le renouvellement du partenariat au plus tard le 1er février 2025.
Dans ce cas, des négociations devront être entamées à compter du 1er février 2025 et seront enfermées dans un délai maximal d’un mois.
Les Parties devront donc avoir établi ensemble au plus tard le 1er mars 2025 un « Term Sheet » comprenant les obligations essentielles du nouveau contrat, à savoir les engagements du PARTENAIRE concernant sa contribution au financement de l’ODE, ainsi que ses obligations en matière d’organisation de l’ODE et de sécurité, ainsi que les contreparties concédées par KCIOP au PARTENAIRE en matière de visibilité, telles qu’elles seront listées en annexe, étant précisé que le nouveau contrat devra être signé avant le 1er avril 2025.
Dans l’hypothèse où les Parties ne se seraient pas mises d’accord sur l’établissement d’un tel « Term Sheet » comprenant les obligations essentielles d’un nouveau contrat au plus tard le 1er mars 2025, ou n’auraient pas signé un nouveau contrat avant le 1er avril 2025, le PARTENAIRE ne pourra prétendre à aucun droit sur l’ODE.
Article 14 : Publicité et communication
Chacune des parties est libre de communiquer sur l’existence et l’objectif général du présent Contrat.
Les Parties mettront tout en œuvre pour valoriser, sur le plan de la communication, l’objet du présent Contrat.
KCIOP autorise LE PARTENAIRE à mentionner et mettre en avant ce partenariat dans sa communication interne ou externe et à utiliser dans ce cadre les signes distinctifs permettant de l’identifier, notamment le logo de l’ODE protégé par la Marque, dans les conditions énoncées à l’article 3.
Article 15 – Confidentialité
KCIOP et LE PARTENAIRE considèrent comme présentant un caractère confidentiel les informations non publiques relatives à (i) l’ODE, (ii) leurs activités et sociétés respectives, (iii) et plus généralement de toute information qui, du fait de sa nature, devrait raisonnablement être considérée comme
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confidentielle dans le cadre de l'exécution du présent Contrat (ci-après individuellement l'"Information Confidentielle" et ensemble les "Informations Confidentielles").
Aucune Information Confidentielle ne pourra être communiquée à des tiers par une Partie sans l'accord préalable écrit de l’autre Partie.
L'obligation de confidentialité du présent article s'applique pendant toute la durée du Contrat et survivra pour une période de 5 ans suivant la fin du Contrat pour quelque cause que ce soit.
Les dispositions du présent article ne sont pas applicables dans les hypothèses suivantes :
- la communication d'une Information Confidentielle est requise par les lois ou règlements en vigueur ou une décision de justice,
- l’information est publique au jour de sa communication ou devient publique sans violation des dispositions du présent article,
- la divulgation de l’Information Confidentielle est nécessaire dans le cadre d’une procédure judiciaire, notamment pour obtenir l’exécution ou faire sanctionner une inexécution du présent Contrat.
Néanmoins, chaque Partie informera l’autre Partie avant toute divulgation, afin qu'elle puisse exercer les recours à sa disposition pour préserver les Informations Confidentielles.
Article 16 – Loi applicable et litiges
Le Contrat est soumis au droit français. Tout litige entre les Parties sur la conclusion, l’interprétation, l’exécution ou la résiliation du Contrat sera soumis au tribunal compétent se trouvant dans le ressort de la cour d’appel de Paris.
Article 17 : Autres partenaires
En tant qu’organisateur de l’ODE et afin d’assurer son financement, KCIOP commercialise différents niveaux de partenariat. LE PARTENAIRE n’a aucun droit de véto sur ces partenaires.
Article 18 : Dispositions diverses
18.1 Le Contrat exprimera la volonté des Parties pour tout ce qui en fait l'objet et annule tout accord antérieur. Tous autres éléments (modifications et/ou compléments) devront faire l'objet d'un avenant signé par les deux Parties.
18.2 En cas de nullité de l’une quelconque des stipulations des conventions, les Parties rechercheront de bonne foi des stipulations légalement valables. En tout état de cause, les autres stipulations et conditions demeureront en vigueur.
18.3 Aucun fait de tolérance par l’une ou l’autre des Parties, même répétée, de l’infraction par l’autre Partie de l’une quelconque des stipulations du Contrat ne saurait constituer une renonciation par la Partie lésée à l’une quelconque des stipulations conventionnelles.
18.4 En cas de modification substantielle des conditions d'exécution du présent accord sur le plan économique ou réglementaire, les Parties se concerteront de bonne foi sur les suites à donner au niveau du présent Contrat et sur les modifications éventuelles à y apporter.
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Fait à Joinville-le-Pont , le ___________________________
En 2 exemplaires originaux, un étant remis à chacune des parties.
Signature pour le PARTENAIRE Signature pour KCIOP Annabel Kam
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ANNEXE 1 : Contreparties ODE Tableau synthétique des droits
ODE
ANNEE FIN DE CONTRAT Pluri-annuel 2023- 2025
DISPOSITIFS SUPPORTS
Durant l'année: Rubrique dédiée (image + texte + url) (newsletter hors
periode de course)
Mise en avant dans
rubrique "Odyssées
des enfants"
Post dédié (image + texte + url)
Mise en avant dans
rubrique "Odyssées
des enfants"
Mise en avant dans la présentation Partie Odyssées des enfants
Communiqué dédié
Les Odyssées des
enfants.
Cible presse jeune
Dossier de presse "Idées de
sujet" Présence rédactionnelle
Présentation des
Odyssées des enfants
Accès photos libres de droits X Accès vidéos libres de droits X
Logo Arche Ligne Départ (101 x 40cm) * X4 (étapes territoire) Logo Arche Ligne Arrivée (101 x 40cm) * X4 (étapes territoire)
Logo Banderole Aire Départ (300 x 80 cm)* X4 (étapes territoire) Logo Banderole Aire Arrivée (300 x 80 cm)* X4 (étapes territoire) Logo Oriflamme Aire Départ (3m) * X1 (étapes territoire) Logo Oriflamme Aire Arrivée (3m) * X1 (étapes territoire) Logo Tobblo Aire Départ * X1 (étapes territoire) Annonces micro (texte speaker) X
Mise en avant par le Speaker Dotation
Logo Arche Ligne Départ (101 x 40cm) meme arche que LGO Logo Arche Ligne Arrivée (101 x 40cm) meme arche que LGO Logo Chausble mushers x Logo Chausble handlers / accompagnant x
Médailles fournies x
Le jour J de l'ODE x
Une demi journée de formation x
Communication Du 1/04/2022 au 1/02/2025
X
x2
(RF)
*
Newsletter
Facebook Officiel La Grande
Odyssée
PRESSE
RELATIONS
PUBLIQUES
Communiqué de presse
Conférence de lancement /
Opérations de relations
IMAGES Droits sur les Images de
l'édition parrainée
Zone Protocole / Remise
Zones Départ & Arrivée
Participants
Podium / Remise des Prix
Prise en charge d'un
musher par KCIOP
ODYSSÉE DES
ENFANTS
SUPPORTS DE
COMMUNICATION
Sous réserve de faisabilité technique et/ou selon conditions sur zone
Contrepartie du partenariat
En 2 exemplaires
Sous réserve de fabrication
Période durant laquelle les 2 parties peuvent communiquer sur le partenariat**
VISIBILITÉ
TERRAIN
Zones Départ & Arrivée
KCIOP prend à sa charge, dans le cadre du présent Contrat, la conception et la fabrication de l’ensemble des supports de communication concernant la visibilité terrain du Partenaire telle que décrit ci-dessus. Ces supports seront conçus selon les logos transmis par le Partenaire à KCIOP. Si pour des raisons indépendantes de KCIOP, le Partenaire venait soit à changer de logo, soit désirait que les visuels le représentant soit modifiés, alors la fabrication des nouveaux supports sera refacturée au Partenaire après acceptation d’un devis préalablement établi par KCIOP. Cela étant également valable lors d’un renouvellement de contrat de partenariat (partenariat identique ou modifié) de l’Evénement. KCIOP s’engage à respecter la charte et les éléments graphiques qui lui seront communiqués par le PARTENAIRE et à soumettre les projets de communication contenant ces derniers, pour vérification, à l’accord préalable du PARTENAIRE. Le PARTENAIRE s’engage quant à lui s’engage à revenir vers KCIOP par écrit, en lui faisant part de ses observations éventuelles dans les 72 heures à compter de la réception du ou des supports de communication. A défaut de retour du PARTENAIRE dans ce délai de 72 heures, le ou les supports de communication soumis seront réputés validés par le PARTENAIRE.
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