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Déliberation - 21 annexe Convention UPF
Document publié le Lundi 9 avril 2018 par la commune d'Oloron-Sainte-Marie.
Lien du pdf (Déliberation - 21 annexe Convention UPF)
Thèmes du document : Consommateurs, Institutions publiques, Industrie,
- 1 -
Commune d’Oloron Ste-Marie
Union des Producteurs Fermiers 64
2018/2019
CONVENTION ANNUELLE
DIRECTION VIE DE LA CITE
Hôtel de Ville - BP 138 - 64404 Oloron Ste-Marie Cedex
05 59 39 99 99 / associations@oloron-ste-marie.fr
ENTRE LES SOUSSIGNES :
La Ville d’Oloron Ste-Marie, représentée par Monsieur Hervé LUCBEREILH, Maire, agissant en cette qualité, autorisé aux fins des présentes par délibération du Conseil Municipal du 9 avril 2018, ci-après désignée « la Commune »,
ET :
L’Union des Producteurs Fermiers 64, représentée par Monsieur Thomas VANDAELE, Président, agissant en cette qualité, ci-après désignée « l’UPF64 »,
IL EST CONVENU CE QUI SUIT :
ARTICLE 1er : OBJET
La Commune et l’UPF64 conviennent de conjuguer leurs efforts dans un objectif commun, conforme à l’intérêt général. Par la présente convention, l'UPF64 s'engage à mettre en œuvre des actions en lien avec les manifestations qu’organise la Ville d’Oloron Ste-Marie :
- Foire du 1er Mai (marché de producteurs et concours de fromage)
- Fête de la Transhumance
- Interface entre les producteurs et la Mairie
En cas de nécessité, la présente convention pourra être aménagée par voie d’avenant.
ARTICLE 2 : DUREE DE LA CONVENTION
La convention a une durée de 1 an.
Elle prend effet au 09 / 04 / 2018 - 2 -
ARTICLE 3 : ENGAGEMENTS DE L’UPF 64
1. Organisation et mise en place du marché des producteurs de la Foire du 1er mai (Place St-Pierre) :
- Rédaction d’un cahier des charges (établissement des besoins matériels, informations aux
producteurs sur la réglementation en vigueur concernant les marchés, ect…)
- Prospection des producteurs
- Gestion des inscriptions (en fonction d’une sélection établie selon des critères spécifiques « marchés festifs » du cahier des charges cité ci-dessus)
- Organisation le jour J (implantation des exposants, mise en valeur des stands)
- Rédaction d’un bilan pour la manifestation (transmis à la mairie d’Oloron)
2. Organisation d’un concours de fromage à l’occasion de la Foire du 1er Mai :
- Information aux producteurs
- Gestion des inscriptions des producteurs et du jury (convocation, courrier de confirmation, ect…)
- Organisation du ramassage et de la réception des produits
- Envoi des résultats aux producteurs
- Convocations des élus et partenaires à la remise des prix.
- Recherches et achat de certains lots pour les gagnants (plaques)
- Gestion de la location du chapiteau et des fournitures diverses
- Inscription et expédition des fromages au Concours Général Agricole du SIA à Paris ;
3. Relais à l’occasion de la Fête de la transhumance
- Transmission par mailing et par courrier papier aux adhérents de l’UPF64 de
l’information et des modalités de participation définies par la mairie.
4. Partenariat sur les autres manifestations demandeuses :
L’UPF64 se positionne comme un relais pour les autres organisateurs de manifestations qui souhaitent solliciter des producteurs fermiers.
L’UPF64 peut apporter une expertise pour le montage d’un marché fermier. - 3 -
ARTICLE 4 : ENGAGEMENTS DE LA COMMUNE
La Commune s’engage à soutenir les actions de l’UPF64 en participant aux frais des marchés des producteurs de la manière suivante :
Prise en charge financière des frais ci-dessous : 1 800€
Participation à la location d’un Chapiteau : 300€ (l’UPF64 enverra une facture à la Mairie) Impressions d’étiquettes pour le concours de fromage de la Foire du 1er Mai : 500€ (La Mairie paiera directement la facture au fournisseur)
Promotion des fromages au Concours Général Agricole du SIA à Paris : 1 000 € (l’UPF64 enverra une facture à la Mairie)
Valorisation des apports de la Commune : 1 600€
Impressions des supports de communication pour la Foire du 1er Mai et la Fête de la Transhumance (4 500 Flyers, 20 Affiches sucette, 200 Affiches A3) : 950€
Mise à disposition du matériel de la Ville pour la Foire du 1er Mai et la Fête de la Transhumance (40 tables, 100 chaises, 20 barrières, 1 estrade, 3 coffrets électriques) : 650€
FAIT À OLORON STE-MARIE, LE 9 AVRIL 2018
En deux exemplaires originaux, pour valoir et servir ce que de droit.
Pour la Commune, Pour l’UPF64,
Le Maire Le Président
Hervé LUCBEREILH Thomas VANDAELE