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Arrêté - 33 23 Annexe convention de partenariat OPEN DORLEANS watermark
Document publié le Dimanche 1 octobre 2023 par la commune de Saint-Cyr-en-Val.
Lien du pdf (Arrêté - 33 23 Annexe convention de partenariat OPEN DORLEANS watermark)
Thèmes du document : Sport, Consommateurs, Télécommunications et internet,
Convention de partenariat pour l’organisation de l’Open d’Orléans
Page 1
Entre
La Commune de SAINT-CYR-EN-VAL représentée par Monsieur Vincent MICHAUT, Maire de la
Commune de Saint-Cyr-En-Val, désignée ci-après par « LA COMMUNE »,
Et
La Société EUROPE PROMOTION SERVICES représentée par Monsieur Didier GERARD, Directeur
en exercice, désignée ci-après « L’ORGANISATEUR »,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
PRÉAMBULE
L’Open d’Orléans est depuis de longues années le plus important tournoi de tennis ATP Challenger en France et dans le monde sur plus de 160 tournois.
L’Open d’Orléans a assis sa notoriété notamment grâce à la présence au Palais des Sports de joueurs de tennis du TOP 100 mondial tels que : GASQUET, MEDVEDEV, TSONGA, RUBLEV, POUILLE, STEPANEK, SIMON, BAGHDATIS, LLODRA, MAHUT, ou encore de jeunes talents du tennis français tel qu’Ugo HUMBERT par exemple.
Dans le cadre de son développement, les prochaines éditions de ce tournoi seront principalement organisées dans les locaux de COM’ET et mobiliseront également les territoires voisins du Sud Loire, dont la Commune de Saint Cyr en Val qui a accepté de recevoir une partie des entraînements, des matchs qualificatifs, des matchs de double et éventuellement des matchs de simple du tableau final dans ses équipements sportifs.
En effet, la Commune souhaite accompagner les structures organisatrices d’épreuves sportives, contribuant au développement de la pratique sportive, à la promotion des activités de la section « US Saint Cyr - Tennis » ainsi qu’à la notoriété du territoire.
Article 1 - Objet de la convention
La présente convention de partenariat a pour finalité de définir les engagements réciproques entre les parties concourant à l’organisation du tournoi de l’Open d’Orléans qui aura lieu du dimanche 24 septembre au dimanche 1er octobre 2023 sur le territoire de Saint-Cyr-en-Val dans les meilleures conditions possibles.
Convention de partenariat pour
l’organisation de l’Open d’Orléans
Date de mise en ligne sur le site internet de la commune de Saint-Cyr-en-Val (https://www.mairie-saintcyrenval.fr) : 12/04/2023 Convention de partenariat pour l’organisation de l’Open d’Orléans
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Article 2 - Engagements de la Commune
La COMMUNE consent à mettre à disposition de L’ORGANISATEUR à titre gracieux la salle polyvalente ainsi que les locaux associés (vestiaires, locaux divers attenants, aires de stationnement) en l’état et pour toute la durée de l’événement, sans pouvoir excéder 15 jours.
La COMMUNE s’engage également à procéder aux travaux de surfaçage des deux courts de tennis couverts qui devront être parfaitement identiques au court central de l’Aréna pour la première année d’exercice de la convention ainsi que de procéder à des reprises d’étanchéité ponctuelles qui s’avèreraient nécessaires.
La COMMUNE met également à disposition de L’ORGANISATEUR les infrastructures et équipements techniques dont la salle est équipée (réseaux divers). Les consommations de fluides (eau, électricité, réseau informatique, etc.), dès lors qu’elles restent raisonnables, sont intégralement prises en charge par la COMMUNE.
Sous réserve de leur disponibilité, la COMMUNE s’engage également à mettre gracieusement à disposition de L’ORGANISATEUR les équipements de prêt dont elle dispose (tables, chaises, barnum, etc.) et à solliciter auprès de ses partenaires les équipements gratuits qui lui feraient défaut.
Article 3 - Engagements de L’ORGANISATEUR
L’ORGANISATEUR s’engage à assurer la bonne tenue de son événement en termes d’animation, de sécurité, d’accueil du public, de communication, etc. dans et aux abords de l’équipement mis à disposition.
Pour toute demande de prêt de matériel, L’ORGANISATEUR s’engage à respecter un délai minimum de prévenance de 15 jours, sauf urgence ou circonstance imprévisible.
Sur le plan de la communication, L’ORGANISATEUR s’engager à intégrer la COMMUNE au titre de ses partenaires et à relayer le logo de la COMMUNE sur ses principaux supports. L’ORGANISATEUR autorise en outre la Commune à communiquer sur son événement à travers les médias municipaux (site internet, film promotionnel, panneaux divers, bulletin municipal, application mobile, réseaux sociaux, etc.). L’ORGANISATEUR s’engage à mettre à disposition de la COMMUNE les photos dont elle dispose sous « licence libre de droit » pour diffusion sur ses propres supports.
L’ORGANISATEUR s’engage en outre à fournir à la COMMUNE des invitations à redistribuer pour assister à l’événement sportif qu’il organise.
Le nombre de places par jour sera déterminé d’un commun accord au plus tard le 1er juin 2023.
L’ORGANISATEUR s’engage à restituer les locaux libérés de tout équipement ou matériel non municipal, publicité, déchet nécessaires ou générés par son événement.
Article 4 - Flux financiers
A l’exception du soutien en nature lié à la mise à disposition gracieuse de salles, matériels et la consommation habituelle de fluides, qui demeure valorisable, la convention ne prévoit aucun flux financier direct entre les parties.
Article 5 - Mise à disposition de personnels
La convention ne prévoit aucune intervention de personnels municipaux autre qu’habituelle (telle que le gardiennage des équipements) pendant la durée de l’événement.
Date de mise en ligne sur le site internet de la commune de Saint-Cyr-en-Val (https://www.mairie-saintcyrenval.fr) : 12/04/2023 Convention de partenariat pour l’organisation de l’Open d’Orléans
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Article 6 - Durée de la convention
La présente convention est conclue pour une durée de 1 an à compter de sa signature.
Sous réserve de la reconduction de l’événement, elle sera reconduite tacitement pour une durée de 1 an au maximum 3 fois.
Article 7 - Responsabilités et assurances
L’ORGANISATEUR est tenu de disposer des assurances de responsabilité civile nécessaires pour couvrir les éventuels dommages aux tiers, ainsi que les éventuelles homologations ou habilitations professionnelles et autres autorisations requises par l’organisation et la taille de son événement.
En cas de vol ou de dégradation, la COMMUNE ne saurait être tenue pour responsable.
Article 8 - Non-respect de la convention
En cas de non-respect par l’une des parties de l’une des obligations contenues dans la présente convention, celle-ci sera résiliée de plein droit, y compris pour un motif d'intérêt général, à l’expiration d’un délai de 15 jours suivant l’envoi par l’autre partie d’une lettre recommandée avec accusé de réception contenant mise en demeure d’avoir à exécuter et testée sans effet.
Article 9 - Avenant
Tout élément de nature à modifier les conditions définies par la présente convention fera l’objet d’un avenant.
Article 10 - Règlement des différends
En cas de difficultés d’interprétation ou d’exécution de la présente convention, les parties s’efforceront de résoudre leur différend à l’amiable.
En cas de désaccord persistant, le litige sera porté devant le Tribunal Administratif d’Orléans.
Conclusion de la convention de partenariat
Fait en deux exemplaires originaux à Saint-Cyr-en-Val, le
Le Maire de Saint-Cyr-En-Val Le Directeur d’Europe Promotion Services
Vincent MICHAUT Didier GERARD
Date de mise en ligne sur le site internet de la commune de Saint-Cyr-en-Val (https://www.mairie-saintcyrenval.fr) : 12/04/2023