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Arrêté - 2023.32 Annexe 3A Convention Fete Locale 2023
Document publié le Mardi 7 novembre 2006 par la commune d'Aucamville.
Lien du pdf (Arrêté - 2023.32 Annexe 3A Convention Fete Locale 2023)
Thèmes du document : Sécurité publique, Assurance, Consommateurs,
2023
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CONVENTION D’OBJECTIFS ET DE MOYENS
Entre les soussignés :
- la commune d’Aucamville, représentée par son Maire en exercice, dûment habilité à l’effet des présentes par délibération du Conseil Municipal en date du .................., d’une part.
- Le Comité des fêtes 3 A, dont le siège social se situe à la mairie d’Aucamville 31140, place Jean Bazerque, représentée par son Président en exercice, dûment habilité à l’effet des présentes, d’autre part.
Il a été arrêté et convenu ce qui suit :
ARTICLE 1er : OBJET DE LA CONVENTION :
Le Comité des fêtes 3 A a pour objet d’organiser la fête locale et d’autres manifestations contribuant à l’animation locale. L’organisation de la fête locale constitue la manifestation phare de cette association. Comme toutes manifestations de ce type, elle nécessite l’occupation du domaine public et à ce titre il convient de préciser le rôle et les responsabilités de chacune des parties. L’association s’engage à son initiative et sous sa responsabilité à mettre en œuvre les actions prévues dans la présente convention.
Compte tenu de l’intérêt public local de son activité et afin de soutenir l’association, organisatrice de la fête locale 2023, la commune a souhaité lui attribuer une aide financière mais également apporter une contribution en nature dans la mesure où les services municipaux sont amenés à assurer certaines prestations nécessaires au bon déroulement des actions prévues dans cette convention.
La présente convention a pour objectif de définir les attributions de chacune des parties dans le cadre de l’organisation de la fête locale ainsi que les modalités de la participation de la ville au financement de cette manifestation pour laquelle la commune n’attend aucune contrepartie directe de sa contribution. En cas de nécessité, la présente convention pourra être aménagée par voie d’avenant.
ARTICLE 2 : PROGRAMME PRÉVISIONNEL DE LA FÊTE LOCALE 2023 :
Le programme, initié et conçu par l’association, est le suivant :
08.09.2023 : Attractions foraines place Jean Bazerque,
Entre 10H et 11H : arrivée des techniciens de l'orchestre
22H : Bal rue des Ecoles avec l’orchestre Newzik
01H45 : Fermeture de la buvette
02H : Fin du bal
.
09.09.2023 : Attractions foraines place Jean Bazerque,
11H : arrivée des techniciens
22H : Bal rue des Ecoles avec l’orchestre H'tag80
01H45 : Fermeture de la buvette
02H: Fin du bal 2023
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10.09.2023 : Attractions foraines place Jean Bazerque
10H45 : Dépôt de gerbe au Monument aux Morts
11H : Messe à l’église d’Aucamville
De 15H à 20H : déambulation de la bandas de Merville
De 18H à 19H30 : Intervention de l’école de musique
21H : Fermeture de la buvette
Le budget prévisionnel de cette manifestation s’élève à 20 050 euros.
Ce programme ainsi que le budget prévisionnel pourront être modifiés ou adaptés pour tenir compte des aléas liés à la programmation de cette manifestation et aux mesures sanitaires en lien avec la COVID-19.
L’association s’engage à notifier ces modifications à la commune par écrit dès qu’elle en aura connaissance et qu’elle pourra en évaluer les conséquences financières.
ARTICLE 3 : OBLIGATIONS A CHARGE DE L’ASSOCIATION ORGANISATRICE 3A :
▪ SÉCURITÉ
En qualité d’organisateur de la manifestation, l’association devra s’assurer qu’à tout moment la sécurité des usagers est assurée. L’association s’efforcera de rappeler à chacun des intervenants le nécessaire respect des consignes de sécurité afin de les responsabiliser dans leurs actions. Cela vaut pour l’occupation de la voie publique, le tir du feu d’artifice, la gestion de la buvette mais également pour les raccordements électriques des manèges et également pour tous les équipements et animations en lien avec cette manifestation.
Pour toute la durée de la manifestation, le Comité des fêtes 3A désignera une personne « correspondant sécurité » qui sera particulièrement chargée de veiller durant le temps de la manifestation aux respects des règles de sécurité et d’effectuer les rappels à l’ordre si nécessaire. Cette personne sera également le correspondant de la ville pour toutes les questions liées à la sécurité en lien avec la responsabilité de la commune dans ce domaine.
Le maire se réserve la possibilité de procéder à tout moment à l’annulation de tout ou partie de la manifestation si les conditions climatiques (alerte météorologique ...) se révélaient particulièrement défavorables et risquées à la tenue de manifestations en plein air. Il en sera de même si les conditions de sécurité des usagers étaient compromises.
▪ INSTALLATION DES ATTRACTIONS FORAINES :
La sélection des forains est réalisée en concertation entre l’association et la commune qui se charge de délimiter les emplacements des forains et d’établir les contrats d’occupation du domaine public après réception des dossiers.
La délivrance de l’autorisation d’occupation du domaine public est subordonnée à la production et à la conformité des pièces suivantes :
- la copie de la carte nationale d’identité, du passeport ;
- l’enregistrement au registre du commerce ;
- l’attestation d’assurance en responsabilité civile multirisques couvrant, au titre de la profession et de l’occupation de l’emplacement, sa responsabilité professionnelle pour les dommages corporels et matériels causés à quiconque par lui-même, ses suppléants ou ses installations ;
- l’attestation de contrôle technique effectué par un organisme agréé par l’Etat ; - le certificat de conformité du métier ;
- l’attestation de vérification annuelle des moyens de secours (extincteurs) et de la trousse de premiers secours ;
Il appartient à l’association de s’assurer au vu du dossier fourni par la mairie que l’ensemble des obligations règlementaires sont satisfaites et que le raccordement des manèges aux installations électriques est 2023
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conforme aux normes en vigueur. L’association pourra faire appel à des organismes de contrôle agréés pour vérifier les installations et s’assurer du respect des règles de sécurité. De même les armoires électriques ne doivent pas être librement accessibles au public.
La municipalité ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable d’incident ou d’accident survenant suite à un manquement de l’association à son devoir de contrôle et de garante de la sécurité de ces installations.
▪ POINT D’ALERTE ET DE PREMIERS SECOURS :
L’association s’engage à mettre en place un point d’alerte et de secours selon les dispositions suivantes : L’arrêté ministériel du 7 novembre 2006 qui fixe le référentiel national relatif aux dispositifs prévisionnels de secours doit être respecté lors de rassemblements de personnes et notamment pour la fête locale. Les indicateurs retenus pour cette manifestation imposent la mise en place d’un point d’alerte et de premiers secours durant toute la durée de la manifestation, qui devra être doté de moyens composés de deux personnes ayant les qualifications requises, à jour de leur formation continue, soit : 1 équipier secouriste,
1 équipier secouriste ou un secouriste.
Ces personnels doivent être membres d’une association agréée de sécurité civile (article 37 de la loi n°2004- 811 du 13 août 2004 de modernisation de la sécurité civile) et doivent être dotés des matériels nécessaires à leur mission, soit :
- un lot C
- un défibrillateur automatisé externe.
Au moins 1 point d'accueil des secours doit être maintenu accessible et dégagé durant toute la durée de la fête locale.
L’association s’engage également à ce que chacun de ses bénévoles présents ait pris connaissance du dispositif de prévention et de secours au sein de la fête et veille aux points suivants : - affichage du numéro de l'élu d'astreinte, de la Police Municipale, du point d’alerte et de tous les numéros d'appels d'urgence (gendarmerie, pompiers, médecin d'urgence ...) dans la buvette afin que chaque bénévole et visiteur puissent en prendre connaissance et l’utiliser ;
- informer le point d’alerte de tous ces numéros ;
- appel au poste de secours si le bénévole se trouve confronté à une personne ayant besoin de soins d’urgence ou en situation de malaise alcoolique ;
▪ SOCIETE DE GARDIENNAGE / AGENT DE SECURITE :
Il appartient à l'association, selon son appréciation, de faire appel ou non à une société de gardiennage dont l’activité consiste en la prestation d’un service ayant pour objet la surveillance par des systèmes électroniques de sécurité ou le gardiennage de biens meubles ou immeubles, ainsi que la sécurité des personnes se trouvant dans leur périmètre.
Ces agents de sécurité ne peuvent néanmoins pas assurer le contrôle de l’application des arrêtés municipaux, ni assumer de compétences qui relèvent des services de police et de gendarmerie nationales.
▪ PODIUM :
L’association garantit le montage du podium par un professionnel conformément aux règles de l’art. Le démontage se fera le dimanche après-midi à partir de 19h30.
▪ OCCUPATION DU DOMAINE PUBLIC :
L’association fera, auprès des services municipaux, la demande d’occupation du domaine public rue des Ecoles l’autorisant à installer la buvette, le podium et le camion orchestre le 8 juillet 2023 au plus tard. 2023
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ARTICLE 4 : PRESTATIONS PRISES EN CHARGE PAR LA VILLE :
▪ DROIT DE PLACE LIE A L’OCCUPATION DU DOMAINE PUBLIC :
L’encaissement du règlement total du droit de place est effectué par un membre de l’association, mandataire de la régie municipale, accompagné d’un agent de la police municipale, en fonction de ses disponibilités, lors de l'arrivée des forains.
▪ STATIONNEMENT DES CARAVANES / RESIDENCES FORAINS :
La commune met à leur disposition, durant la fête locale, un lieu d’implantation : le parking situé chemin de Lespinasse.
Plusieurs points d’alimentation électrique sont mis à disposition par la municipalité : - un coffret extérieur chemin Azas pour les caravanes d’habitation des forains, - quatre coffrets de 4 prises dont une en triphasé sur le parking du chemin de Lespinasse à destination des caravanes d’habitations.
La mise en service de ces coffrets est assurée par EDF sur demande de la municipalité.
Il appartient à la commune de veiller à ce que les raccordements des caravanes au réseau électrique soient conformes aux règles en vigueur.
▪ INSTALLATION ELECTRIQUE RUE DES ECOLES / PLACE JEAN BAZERQUE / PARKING SAVARY :
La commune se charge de faire installer un coffret extérieur rue des écoles (Brassens) destiné aux animations musicales et au comité des fêtes 3A. La mise en service de ce coffret est assurée par EDF. Les coffrets destinés à l’alimentation des attractions sont commandés à EDF et gérés par les forains eux- mêmes sous contrôle du comité des fêtes 3A.
▪ ARRÊTÉS DE STATIONNEMENT ET DE CIRCULATION :
Les arrêtés municipaux nécessaires au bon déroulement de la manifestation et à la sécurisation du site sont pris par la commune :
Stationnement interdit sur le parking Savary, place Bazerque et rue des Ecoles du lundi 4 septembre au mardi 12 septembre 2023 inclus
Circulation interdite rue des Ecoles, dans sa partie comprise entre la route de Fronton et le chemin des Bourdettes, du mardi 5 septembre au mardi 12 septembre 2023 inclus
Stationnement interdit sur le parking chemin de Lespinasse du lundi 4 septembre 2023 au mardi 12 septembre 2023, ce parking est réservé pour le stationnement des caravanes des forains Occupation du domaine public place Bazerque, parking Savary et rue des Ecoles, stationnement réservé pour les emplacements des métiers
Occupation du domaine public - parvis de la salle Georges Brassens - afin de mettre en place et d’exploiter un débit de boissons temporaire durant la fête locale du jeudi 07 septembre 2023, 08 heures 00 au lundi 11 septembre 2023, 12 heures 00.
Occupation du domaine public rue des Ecoles réservé à l’association dans le cadre de l’implantation du podium du vendredi 08 septembre 2023, 07 heures au dimanche 10 septembre 2023, minuit.
▪ POLICE MUNICIPALE /PERMANENCES :
Une équipe de la Police Municipale sera présente :
Le 08.09.2023 : 4 ou 5 agents de 19h à 2h du matin,
Le 09.09.2023 : 4 ou 5 agents de 15h à 2h du matin,
Le 10.09.2023 : 1 agent de 10h30 à 11h30 et 3 à 5 agents de 15h à 24h. 2023
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▪ SOCIETE DE GARDIENNAGE / AGENTS DE SECURITE :
La municipalité pourra faire appel à une société de gardiennage pour appuyer la police municipale pour la surveillance générale sur les lieux de la fête.
▪ INFORMATION AUPRES DES SERVICES DE SECURITE ET DE SECOURS :
Les services municipaux se chargent de communiquer différents renseignements à la gendarmerie sur les caractéristiques des festivités : programme ; évolution de l’affluence ; risques et antécédents notables en termes de sécurité et de délinquance.
▪ MATERIELS DIVERS :
La commune se charge de la mise en place de 10 containers.
Pour information, les visiteurs pourront utiliser les WC publics du centre Savary rue des Ecoles et des WC publics mobiles qui seront installés sur la place Jean Bazerque.
▪ DEBIT DE BOISSONS :
La demande d’autorisation de débit de boissons doit être parvenue aux services municipaux le 8 juillet
2023 au plus tard.
La législation en vigueur depuis la loi du 21 juillet 2009 et le code de santé publique stipulent notamment:
- l’interdiction de vente d’alcool aux mineurs. L’offre de ces boissons à titre gracieux à des mineurs est
également interdite dans les débits de boissons ou lieux publics. La personne qui délivre les boissons peut
exiger du client qu’il établisse la preuve de sa majorité ;
- l’interdiction à toute personne de se trouver en état d’ivresse dans des lieux publics ;
- l’interdiction d’offrir des boissons alcooliques à volonté contre une somme forfaitaire ou gratuite.
Dans ce cadre, l’association s’engage :
- à ce que chacun de ses bénévoles présents dans la buvette ait pris connaissance de la législation en vigueur
et l’applique rigoureusement,
- à respecter les termes de l'arrêté municipal l'autorisant à ouvrir un débit de boissons (horaires d’ouverture et de fermeture, catégories de boissons, etc.).
ARTICLE 5 : ENGAGEMENT FINANCIER ET MODALITES DE VERSEMENT :
Dans le cadre de l’organisation de la fête locale les 8, 9 et 10 septembre 2023, la ville d’Aucamville alloue une subvention maximale composée de 11 000 € et des droits de place des manèges perçus par la commune dont le montant sera connu à l’issue de leur encaissement lors de la fête locale.
Cette subvention sera versée de la façon suivante :
- Une avance de 11 000 € sera versée après la signature de la présente convention - Le solde de la subvention correspondant aux droits de places perçus sera versé après le déroulement de la fête.
Cette subvention sera créditée au compte de l’association selon les procédures comptables en vigueur. Les versements seront effectués à :
Association 3 A – Crédit Agricole – RIB : 13106 00500 30006812178 12.
Le comptable assignataire est le Trésorier d’Aucamville. 2023
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ARTICLE 6 : SUIVI ET EVALUATION :
La commune d’Aucamville se réserve le droit de faire suivre et vérifier par toute personne de son choix sur place et sur pièces les dépenses effectuées au titre de l’action subventionnée. L’association s’engage à fournir :
- le bilan comptable de l’exercice et le compte de résultat détaillé du dernier exercice clos - le rapport d’activité et le compte rendu financier
- le projet ainsi que le budget prévisionnel de l’année à venir.
D’une manière générale, l’association s’engage à justifier à tout moment, sur demande de la commune, l’utilisation de la subvention reçue.
La commune procédera conjointement avec l’association à l’évaluation des conditions de réalisation des actions prévues dans la présente convention auxquelles elle a apporté son concours sur un plan quantitatif comme qualitatif.
ARTICLE 7 : COMMUNICATION :
Sur toute communication ou publication la concernant, l’association s’engage à faire figurer le logo de la commune sous quelque support que ce soit.
ARTICLE 8 : DUREE DE LA CONVENTION :
Cette convention est conclue pour l’année civile 2023.
ARTICLE 9 : UTILISATION DES FONDS :
Cette subvention devra être impérativement utilisée conformément au but pour lequel elle a été consentie. Au cas où tout ou partie des sommes versées n’auraient pas été utilisées ou auraient été utilisées à des fins autres que celles prévues dans la présente convention, la commune exigera le reversement des sommes indûment perçues.
ARTICLE 10 : ASSURANCES :
L’association est tenue de souscrire les garanties d’assurance de son mobilier et son matériel ainsi que les risques de responsabilité liés à son existence et à l’exercice de ses activités pour lesquels elle fournira une attestation à la Mairie.
Une copie de ces contrats devra être transmise à la commune à la signature de la présente convention.
ARTICLE 11 : RENOUVELLEMENT :
Sous réserve des résultats du bilan d’exécution, une nouvelle convention pourra être conclue.
ARTICLE 12 : RESILIATION :
La présente convention sera résiliée de plein droit sans préavis, ni indemnité en cas de liquidation judiciaire ou d’insolvabilité notoire de l’association.
Par ailleurs, la commune se réserve le droit de mettre fin unilatéralement et à tout moment à la présente convention en cas de non-respect de l’une des clauses de la présente convention.
Cette résiliation interviendra dès lors que dans le mois suivant la mise en demeure envoyée par la commune par lettre recommandée avec accusé de réception, l’association n’aura pas pris des mesures appropriées. Aucun préavis ne sera nécessaire en cas de faute lourde de la part de l’association. 2023
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ARTICLE 13 : LITIGE :
Si une contestation ou un différend ne peut être réglé à l’amiable, le tribunal administratif de Toulouse sera seul compétent pour régler les litiges.
Fait en deux exemplaires.
A Aucamville, le 2023.
Pour la commune Pour l’association
Le Maire, Le Président,
Gérard ANDRÉ