unknown - Communauté de communes - Coteaux du Val-d'Arros - 181220 CR CONSEIL

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unknown - Communauté de communes - Coteaux du Val-d'Arros - 181220 CR CONSEIL Document publié le Mardi 1 janvier 2019 Lien du pdf (unknown - Communauté de communes - Coteaux du Val-d'Arros - 181220 CR CONSEIL)Thèmes du document : Données personnelles, Justice et droit, Consommateurs, .

Monsieur le Président accueille les participants et fait l’appel.

Il compte 42 délégués présents et 6 procurations. Le Quorum est atteint. Le nombre de votants est de 48

La séance est ouverte.

Modification de l’ordre du jour :

M Le Président propose de modifier l’ordre du jour des délibérations en ajoutant : - Montant de la participation 2018 au RAM et à l’ALSH de Tournay - Acquisition de deux véhicules

M le Président met aux voix.

La modification de l’ordre du jour est adoptée à l’unanimité.

Approbation du Compte Rendu du Conseil Communautaire du 21/11/2018 M. le Président demande s’il y a des observations.

Aucune observation n’étant formulée, le compte-rendu du 21/11/2018 est approuvé à l’unanimité.

DEPARTEMENT des HAUTES-PYRENEES

COMMUNAUTE DE COMMUNES DES COTEAUX DU VAL D’ARROS

65190 TOURNAY

Compte rendu de la séance du 19 Décembre 2018

à la salle des fêtes de MASCARAS à 20h30

L’an deux mille dix-huit et le dix-neuf décembre, le conseil communautaire dûment convoqué s'est réuni en session ordinaire sous la présidence de Monsieur Christian ALEGRET (Président).

Date de convocation : 10 Décembre 2018

Nombre de conseillers : 68

En exercice : 68

Qui ont pris part aux délibérations : 48

PRÉSENTS : Jean-Claude ABADIE, Christian ALEGRET, Emmanuelle BAUTE, Aline BERTHIER, Francis BORDIS, Marie-Thérèse BRUZAUD, Michel CAPDEVILLE, Claude CAZANAVE, Henri COURTIADE, Pierre DAROUS, Nicolas DATAS-TAPIE, Gilbert DAYDE, Serge DEBAT, Camille DENAGISCARDE, Joseph Paul ESPURT, Reine FERNANDEZ, Roland FERRERO, Jacques FOURCADE, Laurent FOURCADE, Marie- Hélène GARCIA, Michel IRIARTE, Christian JOURET, LAFFARGUE André, Maurice LAHAILLE, Jean LAPORTE, Bernard LARRE, Gilles LEMASQUERIER, Gilles MARQUERIE, Didier MASSET, Sylvie MATHELIN, Christian NOGUES, Alain PAILHE, Jean-Luc PERE, Guy PHILIPPON, Régis PIERROT, Françoise ROY, Christine SALIERES et Joël SEVA, titulaires ; Guy DUBARRY, suppléant de Daniel BORDES ; Christophe LASSIME, suppléant de Yves BRUNO ; Thierry FOURCADE, suppléant de Philippe LACOUME ; Jérôme DUCASSE, suppléants de Monique LAMON.

PROCURATIONS : Jean-Paul BROUEILH donne pouvoir à Jean LAPORTE, Jacques DUCASSE donne pouvoir à Emmanuelle BAUTE, Cyrille LABAT donne pouvoir à Christian ALEGRET, Didier LACASSAGNE donne pouvoir à Bernard LARRE, Michel PAILHAS donne pouvoir à Aline BERTHIER, Thérèse POURTEAU donne pouvoir à Sylvie MATHELIN,Page 2 sur 16

15 place d’Astarac – 65190 TOURNAY

Tél : 05 62 35 24 23 - contact@coteaux-val-arros.fr

Délibérations du conseil communautaire

Délibération D 102-2018 : Election d’un Vice-Président

Vote : Unanimité : POUR : 47 ; Contre : 0 ; Abstention : 1

EXPOSE DES MOTIFS

Le Président rappelle que deux Vice-Présidents ont souhaité démissionner de leurs fonctions pour raisons personnelles. Il précise que le Conseil Communautaire du 21/11/2018 a décidé de fixer à 9 le nombre de Vice- Présidents.

Un poste de Vice-Président étant vacant il convient de procéder à l’élection. M le Président procède à un appel à candidature,

M Jacques FOURCADE, Maire de LASLADES, présente sa candidature

Aucune autre candidature n’étant déclarée, le Président organise le bureau de vote puis, organise le vote en application de l’article L. 2122-7 du Code Général des Collectivités Territoriales (CGCT) relative à l’élection du Vice-Président.

Dès le premier tour de scrutin M Jacques FOURCADE est élu par 47 voix POUR et 1 abstention

DECISION

M Jacques FOURCADE est élu Vice-Président de la Communauté de Communes par 47 voix POUR, 0 CONTRE et 1 ABSTENTION, soit à l’unanimité.

PRECISION

Que la nouvelle liste des Vice-présidents est la suivante.

Rang Prénom et Nom

1er Vice-Président André LAFFARGUE

2ème Vice-Président Gilbert DAYDE

3ème Vice-Président Didier LACASSAGNE

4ème Vice-Président Cyrille LABAT

5ème Vice-Président Claude CAZANAVE

6ème Vice-Président Nicolas DATAS TAPIE

7ème Vice-Président Christian JOURET

8ème Vice-Président Jacques DUCASSE

9ème Vice-Président Jacques FOURCADE

Délibération D 103-2018 : Adhésion au service « RGPD » du centre de gestion de la fonction publique territoriale des Hautes-Pyrénées et nomination d’un délégué à la protection des données (DPD)

Vote : UNANIMITE

EXPOSE DES MOTIFS

Le Président expose à l’assemblée le projet d’adhésion au service de mise en conformité avec la règlementation européenne « RGPD », proposé par le Centre de gestion de la fonction publique territoriale des Hautes- Pyrénées (dit le « CDG 65 »).

Le règlement européen 2016/679 dit « RGPD » entre en vigueur le 25 mai 2018. Il apporte de nombreuses modifications en matière de sécurité des données à caractère personnel et rend obligatoire leur application. En effet, le non-respect de ces nouvelles obligations entraîne des sanctions lourdes, conformément aux articles 83 et 84 du RGPD.

Au regard du volume important de ces nouvelles obligations légales imposées et de l'inadéquation potentielle entre les moyens dont la collectivité dispose et lesdites obligations de mise en conformité, la mutualisation de cette mission avec le CDG 65 présente un intérêt certain.Page 3 sur 16

15 place d’Astarac – 65190 TOURNAY

Tél : 05 62 35 24 23 - contact@coteaux-val-arros.fr

En effet, le Conseil d'Administration du CDG 65 a décidé de mutualiser son expertise et ses moyens tant en personnel qu’en solution informatique au bénéfice des collectivités et établissements publics qui en éprouveraient le besoin. Par la présente délibération, je vous propose de nous inscrire dans cette démarche. Le CDG 65 propose de mutualiser cette mission « Protection des Données personnelles ». La désignation du délégué à la protection des données (DPD) constitue une obligation légale pour toute entité publique.

Le CDG 65 propose une convention de mise à disposition de personnel. Le Président en donne lecture. LE PRESIDENT PROPOSE A L’ASSEMBLEE

 de désigner le CDG 65 comme DPD « personne morale » de la collectivité  de mutualiser ce service avec le CDG 65,

 de l’autoriser à signer la convention de mise à disposition de personnel pour la mise en conformité des traitements de données à caractère personnel à la loi informatique et libertés et à la réglementation européenne et tout document afférent à la mission de mise en conformité avec la règlementation européenne et nationale en la matière, sous réserve de la tarification à confirmer par le CDG 65. Le Conseil Communautaire

Après en avoir délibéré et à l’unanimité

DECIDE

 d’autoriser le Président à désigner le CDG 65 comme étant notre Délégué à la Protection des Données.  d’autoriser le Président à signer la convention de mise à disposition de personnel pour la mise en conformité des traitements de données à caractère personnel à la loi informatique et libertés et à la réglementation européenne, telle que jointe à la présente, ainsi que tout acte relatif à la présente mission de mise en conformité avec la règlementation européenne et nationale  Le Président ou son représentant à signer tous les actes y afférents.

PRECISE

 Que la convention est annexée à la présente.

Délibération D 104-2018 : Convention d’objectif avec Familles Rurales du Magnoac pour l’animation du RAM et mise à disposition de locaux

VOTE : UNANIMITE

EXPOSE DES MOTIFS

Le Président rappelle la délibération du 27/09/2017 décidant de retenir Familles Rurales du Magnoac pour l’animation du RAM en 2018 pour un montant de 8 066.67.

Sur demande de l’association, il propose de soutenir le soutien à cette association pour que le RAM continue de fonctionner jusqu’en fin 2019 comme suit :

 2 433.46 € pour la période démarrée en 2018

 5 600 € pour l’année 2019

Il donne lecture du projet de convention d’objectif et du projet de convention de mise à disposition des locaux.

Le Conseil Communautaire

Après en avoir délibéré et à l’unanimité

APPROUVE

La Convention d’objectif et la convention de mise à disposition des locaux pour le RAM de Pouyastruc

AUTORISE

Le Président à signer les documents y afférents

PRECISE

Que les conventions sont annexées à la présente

Délibération D 105-2018 : Indemnités de conseil allouées au trésorier pour 2018.

Vote : UNANIMITE

EXPOSE DES MOTIFS

Considérant que le Conseil Communautaire doit délibérer sur l’indemnité à allouer au comptable du Trésor pour sa fonction de conseil sur le budget de l’année 2018.

Le Conseil Communautaire

Vu l'article 97 de la loi n°82.213 du 2 mars 1982 modifiée relative aux droits et libertés des communes, des départements et des régions.

Vu le décret n°82.979 du 19 novembre 1982 précisant les conditions d'octroi d'indemnités par les collectivités territoriales et leurs établissements publics aux agents des services extérieurs de l'État, Vu l'arrêté interministériel du 16 septembre 1983 relatif aux indemnités allouées par les communes pour la confection de documents budgétaires,Page 4 sur 16

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Tél : 05 62 35 24 23 - contact@coteaux-val-arros.fr

Vu l'arrêté interministériel du 16 décembre 1983 relatif aux conditions d'attribution de l'indemnité de conseil allouée aux comptables non centralisateurs du Trésor chargés des fonctions de receveurs des communes et établissements publics locaux,

Après en avoir délibéré et à l’unanimité

DÉCIDE :

 de demander le concours du Receveur Municipal pour assurer des prestations de conseil,  d'accorder l'indemnité de conseil au taux de 100% par an pour un montant brut de 751.78 € pour l’année 2018

 de lui accorder également l'indemnité de confection des documents budgétaires pour un montant brut de 45,73 €.

AUTORISE

Le Président à signer les documents y afférents

Délibération 106 -2018 : Approbation du règlement intérieur de la communauté de communes

Vote : POUR : 47 ; CONTRE : 1 ; ABSTENTION : 0

EXPOSE DES MOTIFS

M le Président explique qu’il a saisi le Comité Technique Paritaire au sujet du règlement intérieur du personnel de la Communauté de Communes.

Le Comité Technique Paritaire se réunira au premier trimestre 2018. Le Président souhaite que le règlement intérieur puisse commencer à être mis en place dans l’attente de l’avis du CTP. En cas de modification du CTP le Conseil Communautaire sera saisi pour modifier le règlement en conséquence.

Le Conseil Communautaire

Vu le projet de règlement annexé à la présente,

Vu la lettre de saisine du Comité Technique Paritaire,

Après en avoir délibéré et par 47 VOIX POUR ; 1 VOIX CONTRE et 0 ABSTENTION

APPROUVE

Le règlement intérieur de la Communauté de Communes tel qu’annexé à la présente

AUTORISE

Le Président à signer les documents y afférents

Délibération D 107-2018 : Participation de la Communauté de Communes à l’ALSH et au RAM de

TOURNAY

Vote : Unanimité

EXPOSE DES MOTIFS

M le Président rappelle que la Communauté de Communes participe au RAM de TOURNAY dans le cadre d’une convention. Pour l’année 2018 le coût est de 6 132.11 €.

S’agissant de l’ALSH de Tournay, la Communauté de Communes participe en cohérence avec les taux de fréquentation. Le coût est de 13 936 € pour l’année 2018.

Le Conseil Communautaire

Après en avoir délibéré et à l’unanimité

APPROUVE

La participation au RAM de TOURNAY pour un montant de 6 132.11 € et à l’ALSH de Tournay pour un montant de 13 936 €, pour l’année 2018.

AUTORISE

Le Président à signer les documents y afférentsPage 5 sur 16

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Délibération D94-2018 : Acquisition de deux camions pour un total de 26 000 € HT

Vote : POUR : 47 ; CONTRE : 1 ; ABSTENTION 0

EXPOSE DES MOTIFS

M le Président explique qu’il est nécessaire d’acquérir deux véhicules pour les services techniques de la Communauté de Communes.

Il présente les résultats de la mise en concurrence et propose de retenir l’offre de LOCATEAM concernant deux camions benne IVECO 3T5

Le Conseil Communautaire

Après en avoir délibéré et par 47 voix POUR et 1 CONTRE

APPROUVE

L’acquisition de deux camions benne pour un total de 26 000 € HT à la société LOCATEAM.

AUTORISE

Le Président à signer les documents y afférent

En questions diverses la Président aborde la question des vœux qui seront présentés le 16 janvier 2019 ainsi que le Projet de Territoire qui sera finalisé le 23/01/2018

Aucune question diverse n’étant soulevée, le Président clôture la Séance.

La séance du Conseil Communautaire du 21/11/2018 est levée à 22h30.

Le Président,

Communauté de Communes des Coteaux du Val d’Arros

Date et heure de début d’affichage : …………………………………………………………

Date et heure de fin d’affichage : ……………………………………………………………..

Ont signé les membres présents le Compte Rend de la séance du 19/12/2018 contenant 6 pages de compte rendu et 10 pages d’annexes soit 16 pages.Page 6 sur 16

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ANNEXE 1 :

Les termes de la présente convention sont régis par :

 la Loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux

libertés, modifiée par la Loi n°2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des

données ;

 la Loi n°83-634 du 13 juillet 1983 modifiée portant droits et obligations des fonctionnaires ;

 la Loi n°84-53 du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la

fonction publique territoriale ;

 le Décret n°85-643 du 26 juin 1985 relatifs aux centres de gestion institués par la loi n°84-

53 du 26 janvier 1984 modifiée ;

 le Décret n°2005-1309 du 20 octobre 2005 pris pour l’application de la loi n°78-17 du 6

janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, modifié par la loi n°2004-

801 du 6 aout 2004 ;

 le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, entrant

en application le 25 mai 2018 (dit Règlement Général sur le Protection des données, soit

« RGPD ») ;

 la Délibération du Conseil d’administration du Centre de gestion des Hautes-Pyrénées n°580

du 28 novembre 2017 – Mise en œuvre du règlement européen sur la protection des

données personnelles

CECI ETANT EXPOSE, ENTRE :

Le Centre de gestion de la fonction publique territoriale des Hautes-Pyrénées, représenté

par son Président en exercice, Monsieur Denis Fégné, agissant en cette qualité, ci-après

désigné « le CDG 65 » d’une part,

ET

La collectivité, représentée par …, ci-après désigné « La collectivité » d’autre part,

CONVENTION DE MISE A DISPOSITION DE PERSONNEL POUR LA MISE EN

CONFORMITE DES TRAITEMENTS DE DONNEES A CARACTERE

PERSONNEL A LA LOI INFORMATIQUE ET LIBERTES ET A LA

REGLEMENTATION EUROPEENNEPage 7 sur 16

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IL EST CONVENU CE QUI SUIT :

Préambule :

Le Règlement européen dit « RGPD » est entré en vigueur le 25 mai 2018. Il apporte de nombreuses

modifications en matière de sécurité des données à caractère personnel et rend obligatoire leur

application. En effet, le non-respect de ces nouvelles obligations entraine de lourdes sanctions

financières (amendes administratives pouvant aller jusqu’à 20 000 000 €), conformément aux

articles 83 et 84 du RGPD. Il est complété par la Loi n°2018-493 du 20 juin 2018 relative à la

protection des données qui procède à une refonte de la loi du 6 janvier 1978 dite « Loi Informatique

et Libertés ». Au regard du volume important de ces nouvelles obligations légales imposées et de

l’inadéquation potentielle entre les moyens dont la collectivité dispose et lesdites obligations de

mise en conformité, la mutualisation de cette mission avec le CDG 65 présente un intérêt certain.

Le CDG 65 propose, en conséquence, des ressources mutualisées ainsi que la mise à disposition de

son Délégué à la Protection des Données (DPD).

ARTICLE 1 : OBJET ET COMPOSITION DE LA MISSION

La présente convention a pour objet la mise à disposition de moyens humains et matériels au profit

de la collectivité cosignataire ; avec pour finalité la maitrise des risques liés au traitement des

données personnelles, risques autant juridiques et financiers pour la collectivité et les sous-

traitants que de préjudice moral pour les individus.

La collectivité confie au CDG 65 une mission d’accompagnement dans la mise en conformité des

traitements à la loi informatique et libertés n°78-17 du 6 janvier 1978 et au RGPD. Cette mission

comprend les trois étapes suivantes, dans lesquelles le DPD mis à disposition de la collectivité

réalise les opérations suivantes :

1. Mise en conformité

a. Fournir des documents pour réaliser l’état des lieux des traitements ;

b. Fourniture des modèles de documents pour rédiger le registre des traitements ;

c. Organiser et animer des réunions d’informations et de formation ;

d. Assister les collectivités dans la réalisation des études d’impact sur la vie privée ;

e. Apporter des conseils et des préconisations relatifs à la mise en conformité des

traitements listés.

2. Les processus de conformité

a. Mettre en place de processus adaptés à chaque collectivité garantissant une

conformité optimale au RGPD ;

b. Gérer des sous-traitants et adapter les marchés publics en cours et à venir.

3. Le maintien de la conformité au quotidien

a. Animer d’un réseau de « Relais Informatique et Libertés » (RIL) dans les

collectivités ;

b. Assurer une veille règlementaire ;

c. Etre l’interface CNIL ;

d. Etre le point de contact « Informatique et Libertés » pour les usagers et les agents ;

e. Assister et conseiller sur toutes questions et problématiques portant sur les données

personnelles et la règlementation.Page 8 sur 16

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ARTICLE 2 : DEFINITIONS

Les présentes définitions s’entendent au sens des articles 4, ainsi que 37 à 39 de la règlementation

européenne (Règlement européen 2016/679, susvisé). Trois acteurs de la protection des données

sont à définir clairement :

 Le responsable de traitement

Le responsable d’un traitement de données à caractère personnel est le Président de

l’établissement public, sauf désignation expresse contraire par des dispositions législatives ou

réglementaires relatives à ce traitement. Pour l’établissement public, le responsable du traitement

est : ….

 Le Délégué à la Protection des Données (dit ci-après le « DPD »)

Sa désignation est obligatoire pour toute collectivité ou organisme public. Par la présente, la

Collectivité désigne le Centre de Gestion 65 comme étant son DPD. Le DPD prépare les documents

permettant au Président de procéder à sa désignation effective auprès de la CNIL.

 Le relai informatique et libertés

Le relai informatique et libertés est une personne choisie parmi le personnel de chaque collectivité.

Cette personne sera formée aux bases du droit des données personnelles par le DPD. Elle aura pour

mission de veiller à l’application des recommandations techniques et organisationnelles du DPD

ainsi que de lui communiquer toute difficulté. Elle est l’interface entre le DPD et le reste de la

collectivité.

ARTICLE 3 : OBLIGATION DU DELEGUE A LA PROTECTION DES DONNEES

Les données contenues dans les supports et documents du CDG 65 et de la collectivité sont

strictement couvertes par le secret professionnel (article 226-13 du Code Pénal). Il en va de même

pour toutes les données dont le DPD prendra connaissance à l’occasion de l’exécution de sa

mission.

La collectivité reste propriétaire de ses données et pourra à tout moment récupérer l’intégralité

desdites données qui auront été transmises au DPD dans le cadre de sa mission.

Conformément à l’article 34 de la loi « Informatique et Libertés » modifiée, le DPD s’engage à

prendre toutes précautions utiles afin de préserver la sécurité des informations et notamment

d’empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées ou communiquées à des personnes non

autorisées.

De fait, il s’engage à respecter les obligations suivantes :

- respecter le secret professionnel ;

- ne divulguer aucune données personnelle ni informations confidentielles ;

- ne prendre aucune copie des documents et supports d’information qui lui sont confiés ;

- ne pas utiliser les documents et informations traités à des fins autres que celles spécifiées

à la présente convention ;

- ne pas divulguer ces documents à d’autres personnes, qu’il s’agisse de personnes privées

ou publiques, physiques ou morales.Page 9 sur 16

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La collectivité, dans le cadre de la mise à disposition, se réserve le droit de procéder à toutes

vérifications qui lui paraitraient utiles pour constater le respect des obligations précitées.

ARTICLE 4 : TARIFS ET FACTURATION

Le Conseil d’administration du CDG a accepté le principe de la gratuité la prestation dans sa phase

de préparation qui s’étendra jusqu’à la fin de l’année 2018.

Un avenant à cette convention précisant les conditions de facturation sera proposé pour 2019.

ARTICLE 5 : DUREE

La mission pourra débuter, après la signature de la présente convention, à la date convenue entre

la collectivité et le CDG 65.

La présente convention court jusqu’au 31 décembre 2018, reconductible tous les ans par tacite

reconduction.

ARTICLES 6 : PROTOCOLES ANNEXES

La collectivité et le délégué à la protection des données s’engagent mutuellement en signant la

Charte déontologique en annexe à la présente convention.

ARTICLE 7 : RESILIATION DE LA CONVENTION

La présente convention peut être dénoncée à tout moment par chacune des parties, en cas de non-

respect d’une des stipulations qu’elle comporte ou en cas de désaccord sur le prix de la prestation

qui sera proposée par le CDG 65.

ARTICLE 8 : CONTENTIEUX

En cas de litige sur l’interprétation ou sur l’application de la convention, les parties s’engagent à

rechercher toute voie amiable de règlement. A défaut, le Tribunal Administratif de PAU est

compétent.

Fait le,

A

La Collectivité Le Président

Denis FEGNEPage 10 sur 16

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CONVENTION D’OBJECTIFS AVEC UNE ASSOCIATION

Communauté de Communes des Coteaux du Val d’Arros

ENTRE :

La Communauté de Communes des Coteaux du Val d’Arros ; 15 place d'Astarac - Maison du canton

- 65190 Tournay ; Représentée par son Président Christian ALEGRET, habilité par délibération du

19/12/2018

ET :

Familles Rurales du Magnoac désigné l’association. Siège Social : Rue des écoles, ancien collège, BP

11, 65 230 CASTELNAU MAGNOAC ; Représentée par Madame Isabelle MASER, Présidente ; N

SIRET : 328 07 68 64 000 29

Il est convenu ce qui suit :

PREAMBULE

Considérant le projet initié et conçu par l’Association conforme à son objet statutaire : animation d’un Réseau d’Assistantes Maternelles basé à Pouyastruc et rayonnant sur le secteur dit de Pouyastruc qui comprend 27 communes issues de l’ancienne communauté de communes du canton de Pouyastruc.

Considérant les statuts de la Communauté de Communes des Coteaux du Val d’Arros, Considérant que le projet ci-après présenté par l’Association participe à la volonté politique de la Communauté de Communes

ARTICLE 1 - OBJET DE LA CONVENTION

Par la présente convention, l'Association s’engage à son initiative et sous sa responsabilité, à mettre en œuvre le projet défini ci après :

- Animation d’un réseau d’assistantes maternelles

- Permanences tous les lundi et les jeudis de 8h à 17h (sauf pendant les vacances scolaires) à Pouyastruc : information des parents et des assistantes, organisation d’ateliers d’ animation en direction des enfants

- Relation avec les partenaires institutionnels.

La Communauté de Communes contribue financièrement à la mise en œuvre de ce projet d’intérêt général. Elle n’attend aucune contrepartie directe de cette subvention.

ARTICLE 2 - DURÉE DE LA CONVENTION

La convention est conclue au titre du 20/12/2018 au 31/12/2019

ARTICLE 3 - MONTANT DE LA SUBVENTION

L’Administration contribue financièrement pour un montant de

 2 433.46 € pour la période démarrée en 2018

 5 600 € pour l’année 2019Page 11 sur 16

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Conformément aux budgets prévisionnels en annexe à la présente convention. Il est précisé que sur 2018 le budget fait apparaître une subvention de 5 264.79€. 2831.33 € ayant déjà été versé, le solde est de 2 433.46€.

ARTICLE 4 - MODALITÉS DE VERSEMENT DE LA SUBVENTION

Les fonds seront débloqués sur présentation d’un appel de fond pouvant aller jusqu’à 80% de la subvention.

Le solde de la subvention sera versé sur appel de fonds accompagné du bilan narratif et financier de l’opération.

ARTICLE 5 - JUSTIFICATIFS

L’Association s’engage à fournir dans les six mois suivant la clôture de chaque exercice les documents ci-après :

 Le compte rendu financier de l’opération ;

 Les comptes annuels et s’il y a lieu, le rapport du commissaire aux comptes prévus par l’article L. 612-4 du code de commerce ou la référence de leur publication au Journal officiel ;

 Le rapport d’activité.

ARTICLE 6 - AUTRES ENGAGEMENTS

L’Association informe sans délai l’administration de toute nouvelle déclaration enregistrée au registre national des associations et fournit la copie de toute nouvelle domiciliation bancaire. En cas d’inexécution, de modification substantielle ou de retard dans la mise en œuvre de la présente convention, l’Association en informe l’Administration sans délai par lettre recommandée avec accusé de réception.

ARTICLE 7 - SANCTIONS

En cas d’inexécution ou de modification substantielle et en cas de retard des conditions d’exécution de la convention par l’Association sans l’accord écrit de l’Administration, celle-ci peut respectivement ordonner le reversement de tout ou partie des sommes déjà versées au titre de la présente convention conformément à l’article 43-IV de la loi n° 96-314 du 12 avril 1996, la suspension de la subvention ou la diminution de son montant, après examen des justificatifs présentés par l’Association et avoir entendu ses représentants.

Tout refus de communication ou toute communication tardive du compte rendu financier mentionné à l’article 5 entraîne la suppression de la subvention en application de l’article 112 de la loi n°45-0195 du 31 décembre 1945. Tout refus de communication des comptes entraîne également la suppression de la subvention conformément à l’article 14 du décret-loi du 2 mai 1938. L’Administration informe l’Association de ces décisions par lettre recommandée avec accusé de réception.

ARTICLE 8- CONTROLES DE L'ADMINISTRATION.

Pendant et au terme de la présente convention, un contrôle sur place peut être réalisé par l’Administration. L'Association s'engage à faciliter l'accès à toutes pièces justificatives des dépenses et tous autres documents dont la production serait jugée utile dans le cadre de ce contrôle conformément au décret du 25 juin 1934 relatif aux subventions aux sociétés privées.

ARTICLE 19 - RÉSILIATIONPage 12 sur 16

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Tél : 05 62 35 24 23 - contact@coteaux-val-arros.fr

En cas de non-respect par l'une des parties de l’une de ses obligations résultant de la présente convention, celle-ci pourra être résiliée de plein droit par l'autre partie, sans préjudice de tous autres droits qu’elle pourrait faire valoir, à l'expiration d'un délai de deux mois suivant l'envoi d'une lettre recommandée avec accusé de réception valant mise en demeure de se conformer aux obligations contractuelles et restée infructueuse.

ARTICLE 13 - RECOURS

Tout litige résultant de l’interprétation ou de l’exécution de la présente convention est du ressort du tribunal administratif de … [tribunal dans le ressort duquel l’administration a son siège social].

Le

Pour l’Association, Pour la Communauté de Communes

Le Président, Christian ALEGRETPage 13 sur 16

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CONVENTION DE MISE A DISPOSITION DE LOCAUX PARTAGES

Communauté de Communes des Coteaux du Val d’Arros

ENTRE :

Familles Rurales du Magnoac

Siège Social : Rue des écoles, ancien collège, BP 11, 65 230 CASTELNAU MAGNOAC ; Représentée par

Madame Isabelle MASER, Présidente ; N SIRET : 328 07 68 64 000 29

ET :

La Communauté de Communes des Coteaux du Val d’Arros ; 15 place d'Astarac - Maison du canton - 65190

Tournay ; Représentée par son Président Christian ALEGRET.

Il a été convenu ce qui suit :

Article 1 : Objectifs de la mise à disposition

La Communauté de Communes des Coteaux du Val d’Arros a confié à l’association Familles Rurales du

Magnoac la gestion et l’animation du RAM (Relais d’Assistantes Maternelles) de Pouyatstruc dans le cadre

d’une convention d’objectif. Cette mission s’inscrit dans un projet « petite enfance » soutenu par la CAF des

Hautes Pyrénées et la PMI (Protection Maternelle et Infantile) du Conseil Départemental des Hautes

Pyrénées. Pour cela la Communauté de Communes met à disposition de l’association des locaux et du

matériel. La présente convention en précise les modalités.

Article 2 : Locaux mis à disposition

La Communauté de Communes a construit un bâtiment 9 rue du Stade à Pouyastruc.

Ce bâtiment comprend :

- Un hall d’accueil

- Un bureau de Direction

- Une grande salle d’activités

- Un réfectoire avec point de stockage et nettoyage attenant

- Sanitaires Adultes

- Sanitaires enfants

- Salle de siestes

- Une cour intérieur sécurisée.

Ce bâtiment est utilisé dans le cadre d’ une mise à disposition spécifique par l’organisme LEC, pour la gestion

et l’animation d’un ALSH :

- En période scolaire

o Le mardi matin

o Le mercredi

- En période de vacances scolaires

o Tous les jours de la semaine (du lundi au vendredi)Page 15 sur 16

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Tél : 05 62 35 24 23 - contact@coteaux-val-arros.fr

Article 3 : Durée, Période et modalités de mise à disposition

Les locaux sont mis à disposition de l’association Familles RURALES DU Magnoac pour la gestion et

l’animation du RAM de Pouyastruc.

La présente convention est établie à compter du 01 janvier 2019 pour une durée de 1 an. Elle est

renouvelable tacitement sauf dénonciation de l’une ou l’autre des parties 2 mois avant le terme. Elle est liée

à la convention d’Objectif signée avec cette association. En cas d’arrêt de la convention d’objectif la mise à

disposition des locaux est résiliée.

La mise à disposition concerne le bâtiment dans sa totalité avec les particularités suivantes :

- Les activités du RAM seront principalement concentrées dans la deuxième partie de la GRANDE salle pour des questions d’organisation.

- Le bureau sera partagé avec le LEC. Une armoire sera dédiée au RAM. L’ordinateur sera partagé.

Les bâtiments sont mis à disposition avec les équipements suivants :

- Un bureau de direction (partagé)

- 2 placards dédiés dans la salle d’activité

- 2 lits

- 1 table à langer mobile

- Tables , chaises et canapé 2 places pour tous petits

Les locaux sont mis à la disposition de l’association Familles Rurales du Magnoac pour l’animation et la

gestion du RAM :

- En période scolaire

o Le lundi de 8h à 17h

o Le jeudi de 8h à 17h

Article 4 : Assurances et dispositions particulières

L’association devra prendre une assurance couvrant les risques locatifs des bâtiments.

L’association est tenue de veiller à la préservation des locaux et au bon entretien du bâtiment. Elle

informera immédiatement la Communauté de Communes de toutes dégradations ou détérioration

qu’elle aura pu constater. Elle veillera à ce qu’il n’y ait pas de dégâts causés par elle-même, par ses

agents ou par les personnes accueillies.

En cas de vols, incidents ou nuisance survenus tant à l’intérieur qu’à l’extérieur du bâtiment la

Communauté de Communes ne pourra en aucun cas être tenue responsable.

L’association s’engage à utiliser les locaux dans le respect de l’ordre public.

L’association subira tous les inconvénients de tous travaux de réparation ou autres devenus nécessaires

dans les bâtiments confiés sans pouvoir réclamer aucune indemnité à la commune.

La Communauté de Communes, dans l’intérêt du service, est seule habilitée, en tant que propriétaire

des biens, à apporter des modifications concernant les bâtiments, installations ou matériels mis à

disposition.

La mise à disposition des locaux ne concerne que les activités citées dans la présente convention à

l’article 1 et l’article 3.Page 16 sur 16

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Tél : 05 62 35 24 23 - contact@coteaux-val-arros.fr

Les Services Communautaires assurent la maintenance et l'entretien des locaux mis à disposition.

A ce titre l’entretien sera assuré :

- Le lundi soir et le jeudi soir. A cette occasion les produits d’hygiène seront remplacés si nécessaire.

Article 5 : Sécurité

L’association est tenue de respecter les règles de sécurité et déclare avoir pris connaissance des

prescriptions de sécurité :

- capacité maximale des locaux : 15 enfants et maximum et 25 personnes (adultes + enfants) au total

- emplacement des extincteurs,

- itinéraires d’évacuation

- modalités d’alerte des secours…

L’association devra justifier auprès de la Communauté de Communes qu’elle a souscrit toutes les polices

d’assurances couvrant sa responsabilité civile, notamment en matière de prise en charge des

déplacements des enfants.

Tous les risques courus par l’association du fait de son activité et de l’utilisation des locaux devront être

intégralement couverts.

De même, tous les risques courus par les enfants pendant le temps de présence au centre et lors des

activités extérieures devront être intégralement couverts.

Article 6 : Litiges, modalités de résiliation

En cas de litige, les solutions amiables seront d'abord recherchées,

Le non-respect par l’une ou l’autre des parties des engagements réciproques inscrits dans la présente

convention, entraînerait une résiliation de ladite convention, à l’expiration d’un délai de quinze jours

suivant l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception valant mise en demeure.

Par ailleurs, l’arrêt de l’activité entraînera la résiliation de la convention.

Le délai de préavis de rupture de la convention est fixé pour les deux parties à 1 mois.

Fait à Tournay , Le

Pour la collectivité, Pour L’association Familles Rurales,

Mr Le Président

M Christian ALEGRET