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Déliberation - CM 310623 deb 20

Déliberation - CM 310623 deb 11 2 Document publié le Mardi 1 mars 2022 par la commune de Gennevilliers. Lien du pdf (Déliberation - CM 310623 deb 11 2)Thèmes du document : Travail et emploi, Institutions publiques, Budget, CONVENTION DE MISE A DISPOSITION

D’UN FONCTIONNAIRE

DE LA VILLE DE GENNEVILLIERS

AUPRES DE L’ASSOCIATION LE TAMANOIR CAFE-MUSIQUES

ENTRE

La Ville de Gennevilliers, représentée par son Maire, Monsieur Patrice LECLERC, d’une part,

ET

L’association Le Tamanoir Café-Musiques représentée par Madame Debra REYNOLDS, Présidente en exercice,

Désignée ci apprès par « l’association »,

Vu le Code Général des Collectivités Territoriales,

Vu le Code général de la fonction publique entré en vigueur le 1er mars 2022,

Vu le décret n° 2008-580 du 18 juin 2008 relatif au régime de la mise à disposition applicable aux collectivités territoriales et aux établissements publics administratifs locaux,

Vu la délibération du 6 février 2019 exécutoire le 14 février 2019 approuvant et autorisant le Maire à signer la convention d’objectifs et de moyens entre la Ville de Gennevilliers et l’association Le Tamanoir Café-Musiques,

Vu la délibération du Conseil Municipal de la Ville de Gennevilliers en date du 31 mai 2023 portant sur l’approbation de la convention de mise à disposition d’un fonctionnaire territorial auprès de l’association Le Tamanoir Café-Musiques pour une durée de 3 années.

Il est convenu ce qui suit :

ARTICLE 1 – Objet de la convention

La Ville de Gennevilliers met à disposition de l’association, un fonctionnaire territorial en application des dispositions des articles L512-6 à L512-15 du Code général de la fonction publique et du décret n°2008-580 susvisés.

ARTICLE 2- Nature des fonctions exercées par les fonctionnaires mis à disposition Le travail de l’agent mis à disposition est organisé par la Présidente de l’association :- 1 agent en vue d'exercer les fonctions de responsable administratif et financier

Ce poste, à temps plein, est accessible à un agent de catégorie B ou C pour permettre la mise en œuvre des activités de service public de l’association.

ARTICLE 3 - Durée de la mise à disposition

La mise à disposition du fonctionnaire pourra prend effet à partir du 1er juin 2023 pour une durée de 3 ans soit jusqu’au 31 mai 2025.

ARTICLE 4 – Conditions d’emploi du fonctionnaire mis à disposition Le fonctionnaire est mis à disposition à temps complet selon un planning déterminé par l’association. L’agent mis à disposition demeurent soumis aux droits et obligations des fonctionnaires tels que définis par le titre I du Code général de la Fonction Publique et notamment à la réglementation relative aux cumuls d'emplois. En cas de non-respect de ses obligations, une procédure disciplinaire peut être engagée par la Ville de Gennevilliers.

Les droits à congés, RTT et autres autorisations d’absence sont ceux en vigueur à la Ville mais sont gérés par l’association.

La Ville de Gennevilliers continue à gérer la situation administrative des intéressés, et notamment les absences pour raison de santé (maladie ordinaire, CLM, CLD, temps partiel thérapeutique, congés maternité/paternité/adoption, congé proche aidant, accidents du travail et maladies professionnelles, etc). La Direction des Ressources Humaines de la collectivité, en tant qu’employeur d’origine, sera destinataire des justificatifs relatifs aux absences : maladie, autorisations d’absence, grève, congé de formation syndicale, etc…

La Ville dispose également du pouvoir disciplinaire mais elle peut être saisie à cet effet par l’association. En cas de faute de l’agent dans l’exercice de ces missions auprès de l’association, celle-ci s’engage à en avertir sans délai la ville et à rédiger un rapport circonstancié à destination de la Direction des Ressources Humaines de la Ville.

La Ville de Gennevilliers prend les décisions relatives a : l’aménagement du temps de travail, au droit individuel à la formation, après avis de l’association.

L’agent bénéficie d’un entretien professionnel annuel, dans l’organisme d’accueil, réalisé par le supérieur hiérarchique direct dont il dépend. Cet entretien donne lieu à un compte rendu sur la manière de servir de l’agent mis à la disposition transmis au fonctionnaire qui peut y apporter des observations puis il est communiqué à la Ville de Gennevilliers, qui établit la notation et valide l’évaluation (CREPS) puis l’intègre au dossier individuel de l’agent.

ARTICLE 5 - Rémunération du fonctionnaire mis à disposition

La Ville de Gennevilliers verse au fonctionnaire concerné la rémunération correspondant à son grade et emploi d’origine soit :

- Le traitement indiciaire, éventuellement augmenté de la nouvelle bonification indiciaire ; - L’indemnité de résidence ;

- Le cas échéant, le supplément familial ;

- Les primes, indemnités et prestations réglementairement prévues pour les agents de la Ville ;

L’association ne verse à l’intéressé aucun complément de rémunération à l’exception, le cas échéant, des remboursements de frais professionnels et d’une prime de caisse.

ARTICLE 6 – Remboursement de la rémunération

Le montant des rémunérations, des cotisations et contributions y afférentes et des charges sociales versés par la Ville de Gennevilliers est remboursé par l’association, dans les conditions prévues au 2ème alinéa du III de l’article 6 du décret N° 2008-580 susvisé et de la présente convention.

ARTICLE 7 – Fin de la mise à dispositionLa mise à disposition prend fin au terme de la convention prévue à l’article 3 de la présente convention.

Il peut également être mis fin à la mise à disposition du fonctionnaire de manière anticipée à la demande de l’association, de la Ville de Gennevilliers ou de l’intéressé.e en respectant un préavis de trois mois. Ce préavis peut être levé d’un commun accord.

En cas de faute disciplinaire, il peut être mis fin à la mise à disposition, sans préavis, par accord conjoint de la Ville et de l’association.

Lorsque cesse la mise à disposition, l’agent est réintégré et affecté soit aux fonctions qu’il exerçait précédemment soit à un emploi que son grade lui donne vocation à occuper. Au terme de la mise à disposition, la convention et la mise à disposition individuelle peut être renouvelée après approbation d’une nouvelle convention en Conseil municipal.

ARTICLE 8 – Modification des termes de la convention

Toute modification d'un des éléments constitutifs de la présente convention et notamment d’un ou plusieurs éléments mentionnés à l’article 2 du décret n° 2008-580 du 18 juin 2008 fait l'objet d'un avenant à cette convention. Si la modification le justifie, avant sa signature l’avenant et éventuellement un nouvel arrêté individuel sont transmis au fonctionnaire intéressé pour lui permettre d'exprimer son accord sur la nature des activités qui lui sont confiées et sur ses conditions d'emploi.

ARTICLE 9 – Arrêté individuel nominatif

La présente convention sera annexée aux arrêtés de mise à disposition individuels pris nominativement pour l’agent. Elle est transmise au fonctionnaire avant signature dans des conditions lui permettant d’exprimer son accord.

ARTICLE 10 – Juridiction compétente en cas de litige

Les litiges pouvant résulter de l’application de la présente convention relèvent de la compétence du Tribunal Administratif de Cergy-Pontoise.

Fait à Gennevilliers le …

Pour la Ville de Gennevilliers Pour l’association Le Tamanoir Café-Musiques

Le Maire, La Présidente,

Patrice LECLERC Debra REYNOLDSAnnexe : Fiche mission

Responsable administratif et financier

Raison d’être de l’emploi

Le Tamanoir est une scène conventionnée « lieu de musiques actuelles ». Implanté dans le quartier du Luth, elle vous accueille toute l’année lors de concerts, d’ateliers, de masterclass, dans ses studios…, autour d’un projet artistique et culturel ambitieux, fait de rencontres, de partages et de curiosités.

Des cultures urbaines aux musiques du Monde, la salle rayonne sur toute l’Île-de-France, à travers sa programmation métissée, singulière et plurielle à la fois, qui affirme toute son originalité.

Cette association fédère depuis 1997 de nombreux publics autour des musiques actuelles. Elle dispose d’une salle de spectacle pouvant accueillir jusqu’à 240 personnes, offrant une proximité réelle avec les artistes, ainsi qu’un espace bar, deux studios de répétition à disposition du public et un studio d’enregistrement.

Son activité principale est la promotion des musiques amplifiées à travers leur diffusion auprès d’un large public. Musiques du Monde, Hip-Hop, Blues, Soul, Funk, Reggae, Pop, Jazz, Electro… La programmation, à travers 30 à 40 soirées par an, constitue un enjeu majeur du Tamanoir et contribue largement, par son originalité, à la notoriété du lieu.

Tout en diffusant un large panel des différents courants musicaux, le Tamanoir cherche à mettre en avant des propositions métissées faisant écho à la diversité et la vitalité d’une « sono mondiale » qui se joue des frontières, qu’elles soient géographiques ou stylistiques. Il s’intéresse aux courants émergents avec une attention particulière pour les hybridations entre les musiques du monde actuel et les cultures urbaines.

Le Tamanoir favorise notamment les pratiques amateurs et professionnelles, en proposant un accompagnement dans la conduite de projets artistiques et en dispensant des enseignements musicaux. Il met en place de nombreuses actions culturelles, ainsi que des scènes ouvertes (Open Jam et Open Mic Hip-hop).

Il est également très actif au sein des nombreux réseaux régionaux et nationaux. Il affirme une véritable implication locale par le développement d’actions « hors les murs » (ciné concert, concerts en plein-air), ou de nombreuses collaborations (Conservatoire, Services Culture et Jeunesse, Médiathèques, Centres socioculturels). Il s’inscrit également fortement dans le paysage francilien par la participation à des événements d’envergure régionale, comme les festivals Terre(s) Hip Hop, Rumeurs Urbaines ou Villes des Musiques du Monde.

Car le Tamanoir n’est pas qu’une salle de concert, c’est avant tout une volonté de partager, de transmettre et de faire vivre la musique d’aujourd’hui et de demain !

Cet équipement nécessite donc un besoin de personnel pour administrer l’association. C’est dans ce contexte que le Responsable administratif et financier s’inscrit comme étant le garant de la bonne gestion de l’association.Positionnement dans la structure et dimension du poste

Poste administratif.

Responsable hiérarchique direct dans la structure : Directeur/Programmateur.

Travaille avec les 5 permanents (direction/programmation, communication/production, actions culturelles, accompagnement des pratiques, Régisseur/technique) de l’association, les 3 enseignants d’instruments musicaux, des intervenants artistiques et pédagogiques, des intermittents (techniciens, artistes, …), le CA, le bureau, …

Le Responsable administratif et financier encadre le pôle administratif et financier composé d’un adjoint ainsi que de renforts administratifs en fonction des besoins des projets.

Dimension du poste

Responsabilités et encadrement (en collaboration avec l’adjoint) :

▪ Assurer la gestion administrative de l’association et la veille juridique et sociale ▪ Assurer la gestion budgétaire, financière et comptable de l’association, ▪ Assurer la gestion et l’animation des ressources humaines,

▪ Assurer la gestion de la paie,

▪ Assurer la gestion d’accueil public et de billetterie lors des évènements

Niveau d’autonomie et de responsabilité (en collaboration avec l’adjoint) : ▪ Peut engager des dépenses mineures sans l’aval du directeur

▪ Contribue aux décisions stratégiques de l’association

▪ Référent pôle programmation jeune public

Relations extérieures (en collaboration avec l’adjoint) :

▪ Banque, Expert-comptable, Commissaires aux comptes, fournisseurs, prestataires, … ▪ Institutions, CNM, Sacem, mécènes, sociétés civiles, ...

Représentation (en collaboration avec l’adjoint) :

▪ Peut suppléer et être cadre de référence sur les concerts en soirée et/ou sur la structure en l’absence de direction

Description du poste

Mission globale :

▪ Assurer l’administration de l’association

Mission(s) principale(s) :

Mission n°1 :

Mission autonome en collaboration avec l’adjoint

Assurer la gestion administrative de l’association

et la veille juridique et sociale

▪ Assure le suivi de la Convention

Pluriannuelle d’Objectifs en lien avec les

collectivités et le suivi des indicateurs,

▪ Contribution à la préparation des dossiers de

demandes de subventions et aux bilansafférents et leur suivi administratif. Veille aux

procédures et aux délais,

▪ Co-gère les relations avec les prestataires et

les fournisseurs avec les référents des

différents secteurs d’activité et demande des

autorisations diverses,

▪ Est garant de la bonne application des

différentes réglementations en vigueur : droit

social, fiscal, sécurité, propriété

intellectuelle,

▪ Suivi de la convention collective et ses

évolutions (ECLAT) ainsi que la convention

collective du spectacle vivant (CCNEAC),

▪ Veille sur les évolutions juridiques, sociales

et fiscales,

▪ Contrôle en lien avec chaque référent des

secteurs d’activité les engagements

juridiques de l’association,

Suivi et évaluation de l’activité ▪ Participe à la rédaction des documents d’évaluation de l’activité,

▪ Participe à l’établissement de bilans

quantitatifs et de graphiques représentatifs

des activités,

▪ Traitement statistique de données sur les

usagers (concerts, …)

Tâches administratives ▪ Gestion physique et téléphonique,

▪ Rédaction de courriers,

▪ Réalisation et mise en forme de travaux de

bureautique (relecture de textes, …),

▪ Archivages

Mission n°2 :

Mission autonome en collaboration avec l’adjoint

Assurer la gestion budgétaire, financière et

comptable de l’association

Gestion budgétaire et financière

▪ Établit le budget prévisionnel annuel et par

activité en lien avec les différents référents,

▪ Met en place des outils d’analyse budgétaire

et de comptabilité analytique,

▪ Développe des tableaux de bords par

activité et pour chaque secteur d’activité,▪ Développe des stratégies de financements

en fonction des projets (collectivités, CNM,

Sacem, Sociétés Civiles, mécènes,

partenaires),

▪ Etablissement, suivi et contrôle du budget

annuel d’investissement,

▪ Assure les relations avec la banque et

gestion de la trésorerie,

▪ Suivi des évolutions comptables et fiscales,

Gestion de la Comptabilité ▪ Contrôle la saisie comptable en lien avec l’adjoint et assure les relations avec l’expert-

comptable et le commissaire aux comptes,

▪ Gère et édite des documents nécessaires à

la clôture des comptes, en lien avec l’expert-

comptable et peut être amener à éditer le

bilan financier,

Mission n°3 :

Mission autonome en collaboration avec l’adjoint

Assurer la gestion et l’animation des ressources

humaines

▪ Veille au respect de l’application de la

convention collective et des NAO,

▪ Analyse, propose et met en œuvre des

solutions d’adaptation du fonctionnement,

▪ Assure les ressources humaines, dans le

respect du code du travail, de la convention

collective et des accords d’entreprise,

▪ Supervise les différents renforts

administratifs,

▪ Élabore les contrats de travail des

permanents et les avenants et supervise

les autres contrats (intermittents...) et en

assure la conformité juridique,

▪ Met en place techniquement la politique de

recrutements,

▪ Élabore des outils d’évaluation (fiches de

poste, questionnaire autres outils à mettre

en place),Mission n°4 :

Mission autonome en collaboration avec l’adjoint

Assurer la gestion de la paie

▪ Prépare les bulletins de salaire via un

système informatisé spécifique,

▪ Saisit les différents éléments variables

constitutifs de la rémunération (heures

supplémentaires, absences, titres

restaurant, traitement des saisies et

arrêts sur salaire, primes...),

▪ Effectue les virements des charges

sociales, vérifie les charges puis contrôle

et édite les bulletins,

▪ Assure la gestion de la masse salariale et

établit les attestions courantes (maladie,

arrêt de travail, congés...),

▪ Assure le suivi des IJSS (indemnités

journalières de la sécurité sociale) et des

obligations légales (génération de la DSN

– déclaration sociale nominative, DPAE –

déclaration préalable à l’embauche),

▪ Prépare les acomptes, calcule et établit

les soldes de tout compte et indemnités,

▪ Elabore les documents de synthèse en

relation avec la gestion du personnel

(tableaux de bord, masse salariale,

entrées/sorties) et le bilan social,

▪ Gère la mise à jour des paramétrages du

logiciel de paie,

▪ Relations avec les différents caisses

sociales (URRSAF, Pôle Emploi, … -

paramétrages)

Mission n°5 :

Mission autonome en collaboration et/ou en

alternance avec l’adjoint

Assurer la gestion de l’accueil public et de la

billetterie lors des concerts

▪ Mise en place des outils d’accueil et de

billetterie lors des événements de

l’association,

▪ Tenue de la billetterieMission(s) secondaire(s) :

Mission n°1

Activités connexes

Informe, conseille, avise les salariés et les

professionnels dans l’environnement du

Tamanoir sur des questions juridiques,

sociales, fiscales

Mission n°2

Participer au projet associatif et à l’organisation

générale du lieu

Participe à l’organisation de l’activité

Référent pôle chargée de la programmation

jeune public

Référent administratif dans la relation entre le

Tamanoir et les services de la Direction

municipale de la Culture et de la Jeunesse

Assiste aux réunions d’équipe et peut-être

amener à gérer des réunions liées aux

ressources humaines

Assure la permanence de cadre de référence

sur les concerts en alternance avec l’adjoint en

l’absence du Directeur

Contrainte(s) du poste :

Contraintes n°1 :

Planning horaire

Horaires décalés

Soirs et week-end

Contraintes n°2 :

Congés annuels

Congés lors de la fermeture de la structure sur

la période des congés scolaireProfil de poste

Compétences requises pour le poste

Savoirs :

Fonctionnement des entreprises culturelles, processus d’organisation, connaissances sur la responsabilité juridique, sociale et fiscale, compétences en comptabilité et paie, fonctionnement de l’économie dans le secteur des musiques actuelles, fonctionnement administratif.

Savoir-faire :

Suivi des plannings, rechercher des informations sociales et juridiques dans une mission de veille, utiliser un ordinateur et les logiciels de comptabilité, de paie, établissement des contrats et des avenants des permanents, ...

Intérêt pour la comptabilité, la paie,

Résultats attendus (critères d’évaluation) : respect de la législation, évolution de la politique sociale de l’entreprise, évolution de certains outils (budget, tableaux de bords, plan de formation de l’entreprise...), obtention des financements nécessaires au fonctionnement et aux projets, conformité des différentes déclarations, …

Rappeler des informations importantes et transmettre des messages

Capacité rédactionnelle,

Maitrise des outils budgétaires et administratifs et de la législation liée au spectacle vivant,

Bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques,

Connaissance des logiciels Heeds, Spaiectacle, Sage (Ciel compta), So ticket (billetterie coopérative) appréciée

Connaissance des partenaires institutionnels du spectacle vivant (collectivités, société civiles, CNM, …)

Savoir-être :

Qualités personnelles requises :

Sens du travail en équipe, capacité relationnelle et adaptabilité,

Rigueur, sens de l’organisation, de la planification et de l’anticipation, Capacités à travailler avec des interlocuteurs multiples, capacité d’adaptation, Grande capacité d’écoute et d’attention envers les différents interlocuteurs, Sensibilité musicale,

Confidentialité et droit de réserve des données,