unknown - Communauté de communes - Vendeuvre Soulaines - 2026 153 RH Adoptioncharteinformatique postMarque

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unknown - Communauté de communes - Vendeuvre Soulaines - 2026 153 RH Adoptioncharteinformatique postMarque Document publié le Jeudi 11 juin 2026 Lien du pdf (unknown - Communauté de communes - Vendeuvre Soulaines - 2026 153 RH Adoptioncharteinformatique postMarque)Thèmes du document : Données personnelles, Cybersécurité, Télécommunications et internet, EXTRAIT DU REGISTRE DES DÉLIBÉRATIONS

DU CONSEIL DE LA COMMUNAUTE DE COMMUNES DE VENDEUVRE-SOULAINES

Séance du 11 juin 2026

Délibération n°2026-153

Objet : Ressources Humaines – Adoption de la charte informatique.

Secrétaire de séance : FRISON Damien

Nombre membres :

En exercice : 55 Présents : 45 Votants : 51 Absents/ excusés : 4

Date convocation : 05/06/2026 Date de l’affichage : 05/06/2026

Le Conseil communautaire, légalement convoqué le vendredi 05 juin 2026, s’est réuni en salle Joseph Altenbach 10140 Vendeuvre-sur-Barse le jeudi 11 juin 2026 à 19h00, sous la présidence de Monsieur CERVANTES Jésus.

Présents : CERVANTES J. - BARBIER J. - BELTRAMELLI B. - BERTRAND A. - BLOUQUIN P. - BRETON S. - BRIQUET L. - CARTIER T. - CHAPOTEL C. - COLAS P. - COLLINET C. - CORDELLE A. - DALLEMAGNE P. - DANISKAN B. - DEHARBE P. - DE MARGERIE D. - DESCHARMES D. - DRAPPIER C. - DUPONT C. - DUTHEIL D. - FAYS M. - FELS F. - FRISON D. - FRISON P. - GOBIN H. - GUILBAUD L. - HIRARD MF. - HUGOT A. - JUBERTIE C. - KLEIN P. - LEFRANC C. - LEHMANN P. - MAILLET G. - MATRION F. - MICHAUT D. - MOCQUART A. - MONNE W. - OUAFELLA F. - PASCAUD A. - PITTIA B. - RIVET V. - SIMARD C. - TOURNEMEULLE B. - TOURNEMEULLE C. - VIE JC.

Excusés : CHAPELLIER JM. - DESIMPEL F. - GUERITTE JM. - MOUILLAT P.

Pouvoirs : CUISINIER P. à DUTHEIL D. - HUGOT P. à BERTRAND A. - JORRY JB. à RIVET V. - LEITZ B. à DE MARGERIE D. - MANDELLI C. à GOBIN H. - THOMAS L. à CERVANTES J.

Le Président indique aux membres du Conseil de communauté qu’il convient de mettre en place une charte informatique pour les agents de la Communauté de communes de Vendeuvre-Soulaines permettant de définir les conditions d’utilisation des systèmes d’information et des outils numériques de la collectivité, y compris les outils d’Intelligence Artificielle (IA).

Elle vise à garantir la sécurité des systèmes et des données, la protection des usagers et des agents et un usage responsable, maitrisé et conforme aux obligations légales.

Vu la Loi Informatique et Libertés,

Vu le Code Général des Collectivités Territoriales,

Vu le Code Pénal,

Vu Code Général de la Fonction Publique,

Vu le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD),

Vu le Règlement européen sur l’intelligence artificielle,

Vu l’avis favorable du Comité Social Territorial en date du 26 mai 2026,

Le rapporteur entendu,

Le Conseil de communauté, après en avoir délibéré,

A l’unanimité : 51 ;

APPROUVE la charte informatique pour les agents de la Communauté de communes de Vendeuvre- Soulaines, à compter du 1er juillet 2026, telle que jointe en annexe,

MANDATE Monsieur le Président ou son représentant afin de procéder aux notifications correspondantes,

AUTORISE Monsieur le Président ou son représentant à signer tout document correspondant,

PRÉCISE que la présente délibération, à supposer que celle-ci fasse grief, peut faire l’objet :

Copie pour impression

Réception au contrôle de légalité le 17/06/2026 à 17h42

Réference de l'AR : 010-200066892-20260611-2026_153-DE

Publié le 17/06/2026 ; Affiché le 17/06/2026 ; Rendu exécutoire le 17/06/2026Suite de la délibération 2026-153

(Page 2 sur 2)

- D’un recours pour excès de pouvoir dans un délai de 2 mois à compter de sa notification devant le Tribunal Administratif de Châlons-en-Champagne (25 rue du Lycée, 51 036 Châlons- en-Champagne Cedex ; tél. : 03.26.66.86.87 ; fax : 03.26.21.01.87 ; courriel : greffe.ta- chalons-en-champagne@juradm.fr, site internet http://chalons-en-champagne.tribunal- administratif.fr) (R.421-1 du Code de justice administrative).

- Cette demande pourra être assortie le cas échéant d’un référé suspension (article L.521-1 du Code de justice administrative),

- Ou d’un recours gracieux et/ou d’une demande préalable auprès des services de la Communauté de communes. L’interlocuteur sera Monsieur Jésus CERVANTES, Président de la Communauté de communes Vendeuvre-Soulaines, Domaine Saint Victor, 10200 Soulaines Dhuys.

« Pour extrait conforme, les jours, mois et an susdits »

[[[signature1]]] Jesus CERVANTES

2026.06.17 15:23:05 +0200

Ref:11212922-16914929-1-D

Signature numérique

le Président1

CHARTE INFORMATIQUE

Communauté de communes

de Vendeuvre-Soulaines

Usage des outils numériques et de l’Intelligence

Artificielle

Copie pour impression

Réception au contrôle de légalité le 17/06/2026 à 17h42

Réference de l'AR : 010-200066892-20260611-2026_153-DE

Publié le 17/06/2026 ; Affiché le 17/06/2026 ; Rendu exécutoire le 17/06/20262

SOMMAIRE

PREAMBULE 3

Le contexte et les enjeux

L’objet de la charte

Le champ d’application

Les références juridiques

I/ LES REGLES GENERALES D’UTILISATION 4

A) Les droits et les devoirs des utilisateurs

B) Les droits et les devoirs de l’employeur

C) Les sanctions

D) Les évolutions

II/ LES POSTES INFORMATIQUES 5

III/ LA MESSAGERIE 5

IV/ LE TELETRAVAIL 6

V/ LES SITES INTERNET 7

VI/ LES RESEAUX SOCIAUX 7

VII/ LE TELEPHONE 7

VIII/ L’INTELLIGENCE ARTIFICIELLE 8

A) Objectifs

B) Outils concernés

C) Usages autorisés

D) Données interdites

E) Sécurité et protection des données

F) Responsabilités

G) Ethique et valeur du service public

IX/ FICHES PAR SERVICE 11

Service administratif 11 Service technique 12 Service Enfance, Jeunesse, Famille et loisirs 13 Service Ressources Humaines 14

X/ ENTREE EN VIGUEUR ET CLAUSE D’ENGAGEMENT 153

PREAMBULE

Le contexte et les enjeux :

Les différents outils technologiques utilisés offrent au personnel une grande ouverture vers l’extérieur . Cette ouverture peut apporter des améliorations de performances importantes si l’utilisation de ces outils technologiques est faite à bon escient et selon certaines règles.

A l’inverse, une mauvaise utilisation de ces outils peut avoir des conséquences extrêmement importantes. En effet, ils augmentent les risques d’atteinte à la confidentialité, de mise en jeu de la responsabilité de la collectivité, d’atteinte à l’intégrité et à la sécurité des fichiers de données personnelles (virus, intrusions sur le réseau interne, vols de données).

De plus, mal utilisés, les outils informatiques peuvent aussi être une source de perte de productivité et de coûts additionnels.

L’objet de la charte :

La présente charte définit les conditions d’utilisation des systèmes d’information et des outils numériques de la collectivité, y compris les outils d’Intelligence Artificielle (IA).

Elle vise à garantir la sécurité des systèmes et des données, la protection des usagers et des agents et un usage responsable, maitrisé et conforme aux obligations légales.

Le manquement à la présente charte pourra entrainer le retrait du droit d’utilisation d’un outil, d’une application ou d’un matériel informatique/téléphonique et/ou des mesures d’ordre disciplinaire et/ou des sanctions pénales.

Le champ d’application :

La présente charte s’applique à l’ensemble du personnel de la Communauté de communes de Vendeuvre-Soulaines tous statuts confondus ainsi qu’aux élus.

Elle s’applique également à tout prestataire extérieur ayant accès aux données et aux outils informatiques de la collectivité. Tout contrat avec un prestataire extérieur devra faire référence et comporter comme annexe la présente charte.

Dès l’entrée en vigueur de la charte, chaque individu concerné, devra en prendre connaissance.

Les références juridiques :

- Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD),

- Règlement européen sur l’intelligence artificielle,

- Loi Informatique et Libertés,

- Code Pénal,

- Code Général de la Fonction Publique,

- Code Général des Collectivités Territoriales,

- Recommandations de la CNIL.

La présente charte a été validée par le Comité Social Territorial en date du 26 mars 2026 puis approuvée par délibération n°2026-147 du Conseil de communauté en date du 11 juin 2026.4

I/ LES REGLES GENERALES D’UTILISATION

A) Les droits et les devoirs des utilisateurs

Le personnel de la collectivité dispose d’un droit d’accès au système d’information. Ce droit d’accès est strictement personnel et incessible.

Les ressources informatiques mises à disposition constituent un outil de travail nécessaire. Chaque utilisateur doit adopter une attitude responsable et respecter les règles définies sur l’utilisation des ressources et notamment :

- Respecter l’intégrité et la confidentialité des données,

- Ne pas perturber la disponibilité du service d’information,

- Ne pas stocker ou transmettre d’informations portant atteinte à la dignité humaine,

- Ne pas marquer les données exploitées d'annotations pouvant porter atteinte à la dignité humaine, à la vie privée ou aux droits et images de chacun ou faisant référence à une quelconque appartenance à une ethnie, religion, race ou nation déterminée (loi « informatique et liberté » du 06/01/1978),

- Respecter le droit de propriété intellectuelle : non reproduction et/ou non-diffusion de données soumises à un droit de copie non-détenu, interdiction de copie de logiciel sans licence d’utilisation,

- Ne pas porter atteinte à la sécurité du système d'information par l'utilisation de "ressources extérieures" matérielles ou logicielles,

- Respecter les contraintes liées à la maintenance du système d'information, - Signaler les messages suspects ou les tentatives d’intrusion du système informatique.

B) Les droits et les devoirs de l’établissement

La Communauté de communes de Vendeuvre-Soulaines s’engage à respecter les règles légales de protection des données à caractère personnel.

Conformément aux exigences du RGPD et de la loi informatique et libertés, la CCVS met en place les mesures techniques et organisationnelles afin de garantir la sécurité des données et respecter les principes de confidentialité, intégrité et disponibilité des données. De plus, la CCVS respecte les données de chaque agent et s’engage à ne collecter que les données nécessaires à la finalité poursuivie et garantit les droits les concernant (d’accès, information, rectification, opposition, et effacement). Tous les agents peuvent consulter leurs droits sur www.cnil.fr

- L’information individuelle :

L’employeur peut satisfaire à cette obligation par la diffusion de tous documents précisant les règles d’usage de son système d’information ainsi qu’à leur application (charte informatique, règlement intérieur, note de service…).

- La disponibilité et l’intégrité du système informatique :

L’établissement s’engage à :

o Mettre à disposition les ressources informatiques matérielles et logicielles nécessaires au bon déroulement de la mission du personnel,

o Mettre en place des programmes de formations adaptés et nécessaires aux utilisateurs pour une bonne utilisation des outils,

o Informer les utilisateurs des diverses contraintes d’exploitation (interruption de service, maintenance, modification de ressources…) du système d’information susceptibles d’occasionner une perturbation,5

o Effectuer les mises à jour nécessaires des matériels et des logiciels composant le système d’information afin de maintenir le niveau de sécurité en vigueur dans le respect des règles d’achat et des budgets allouées,

o Respecter la confidentialité des « données utilisateurs » auxquelles il pourrait être amené à accéder pour diagnostiquer ou corriger un problème spécifique.

C) Les sanctions

La Loi, les textes réglementaires et la présente charte définissent les droits et obligations des personnes utilisant les ressources informatiques.

Tout utilisateur du système d’information de l’établissement n’ayant pas respecté la loi pourra être poursuivi pénalement.

En outre, tout utilisateur ne respectant pas les règles définies dans cette charte est passible de mesures qui peuvent être internes à l’établissement et/ou de sanctions disciplinaires proportionnelles à la gravité des manquements constatés par l’autorité territoriale.

D) Les évolutions

Avant son entrée en vigueur, la charte est soumise à l’avis du Comité Social Territorial. Dans l’hypothèse où la charte devait être complétée ou modifiée, l’avis du Comité Social Territorial serait à nouveau sollicité.

II/ LES POSTES INFORMATIQUES

- Un ensemble « matériels-système d’exploitation-logiciels » est mis à disposition des utilisateurs :

o Matériel : unité centrale, écran, clavier, souris, caméra…

o Système d’exploitation : Windows

o Logiciel : Office 365

- En cas d’absence momentanée, l’utilisateur doit verrouiller son PC,

- En cas d’absence prolongée, l’utilisateur doit quitter les applications et verrouiller son PC, - A la fin de sa journée de travail, l’utilisateur doit quitter les applications, arrêter le système par arrêt logiciel et éteindre l’écran,

- Un premier niveau de sécurité consiste à utiliser des mots de passe sûrs et non communiqués à des tiers,

- L’utilisateur doit communiquer tout dysfonctionnement ou anomalie à la Direction générale,

- L’utilisateur doit procéder régulièrement à l’élimination des fichiers non-utilisés et à l’archivage dans le but de préserver la capacité de mémoire.

Certains agents disposent d’ordinateurs portables, de smartphones et de surfaces dans le cadre de leurs missions. Les ordinateurs portables et surfaces ne peuvent être emportés au domicile que sur autorisation expresse de l’autorité territoriale.

III/ LA MESSAGERIE

- L’utilisation de la messagerie est réservée à des fins professionnelles. Néanmoins il est toléré en dehors des heures de travail un usage modéré de celle-ci pour des besoins personnels et ponctuels.6

La lecture des courriels personnels reçus durant les heures de travail est tolérée si celle-ci reste occasionnelle.

- L’utilisateur veillera à ne pas ouvrir les courriels dont le sujet paraitrait suspect, - Tout courrier électronique est réputé professionnel et est donc susceptible d’être ouvert par l’autorité territoriale (même en l’absence de l’utilisateur). Les courriers à caractère privé et personnel doivent expressément porter la mention « personnel » dans leur objet. Ces derniers ne pourront alors être ouverts par l’autorité territoriale que pour des raisons exceptionnelles de sauvegarde de la sécurité ou de préservation des risques de manquement de droit des tiers ou à la Loi,

- L'utilisateur s'engage à ne pas envoyer en dehors des services de la collectivité des informations professionnelles nominatives ou confidentielles, sauf si cet envoi est à caractère professionnel et autorisé par son supérieur hiérarchique,

- L'utilisateur soigne la qualité des informations envoyées à l'extérieur et s'engage à ne pas diffuser d'informations pouvant porter atteinte à la dignité humaine, à la vie privée ou aux droits et image de chacun ou faisant référence à une quelconque appartenance à une ethnie, religion, race ou nation déterminées,

- L’utilisateur signera tout courriel professionnel,

- L’utilisateur doit vérifier la liste des destinataires et respecter les circuits de l’organisation ou la voie hiérarchique le cas échéant,

- L’utilisateur doit éviter de surcharger le réseau d’informations inutiles. Les messages importants sont à conserver et/ou archiver, les autres à supprimer. Le dossier « éléments supprimés » doit être vidé périodiquement,

- En cas d’absence prévisible, l’utilisateur devra mettre en place un message automatique d’absence indiquant la date de retour prévue. Un agent du service doit pouvoir gérer les messages pendant son absence,

- La signature électronique (loi n° 2000-230 du 13 mars 2000) est présumée fiable jusqu’à preuve du contraire. Son utilisation est limitée aux personnes autorisées et doit respecter la procédure définie par la collectivité.

IV/ LE TELETRAVAIL

Conformément à la délibération n°2025-246 du Conseil communautaire en date du 20 novembre 2025 fixant la mise en place du télétravail au sein de la collectivité, le télétravailleur s’engage à respecter les règles de sécurité en matière informatique.

- L’agent en situation de télétravail s’engage à utiliser le matériel informatique qui lui est confié dans le respect des règles en vigueur en matière de sécurité des systèmes d’information,

- Le télétravailleur doit se conformer à l'ensemble des règles en vigueur au sein de son service en matière de sécurité des systèmes d'information et en particulier aux règles relatives à la protection et à la confidentialité des données et des dossiers en les rendant inaccessibles aux tiers. Par ailleurs, le télétravailleur s'engage à respecter la confidentialité des informations obtenues ou recueillies dans le cadre de son travail et à ne pas les utiliser à des fins personnelles,

- Conformément au RGPD, les données à caractère personnel ne peuvent être recueillies et traitées que pour un usage déterminé et légitime, correspondant aux missions de l’établissement,

- L’agent en télétravail ne rassemble ni ne diffuse de téléchargement illicite via l’internet à l’aide des outils informatiques fournis par l’employeur. Il s’engage à réserver l’usage des outils informatiques mis à disposition par l’administration à un usage strictement professionnel,7

- Le télétravailleur s’engage à être le seul à utiliser le matériel mis à disposition par la CCVS et à restituer le matériel à l’issue de la durée d’autorisation d’exercice des fonctions en télétravail,

- Le télétravailleur s’engage à respecter la charte informatique rappelant notamment le maintien du bon fonctionnement et de la bonne sécurité des outils informatiques. (Cf II/Les postes informatiques),

- Le télétravailleur doit disposer à minima de l’ordinateur fourni par la CCVS et d’une connexion internet fiable.

V/ LES SITES INTERNET

- L’utilisation d’Internet est réservée à des fins professionnelles,

- Néanmoins, il est toléré pour un usage modéré d’accéder à Internet pour des besoins personnels à condition que la navigation n'entrave pas l'accès professionnel, - L'utilisateur s'engage lors de ses consultations Internet à ne pas se rendre sur des sites portant atteinte à la dignité humaine (pornographie, apologie des crimes contre l'humanité et provocation à la discrimination, à la haine ou à la violence à l'égard d'une personne ou d'un groupe de personnes à raison de leur origine ou de leur appartenance ou non à une ethnie, une nation, une race ou une religion déterminées),

- Le téléchargement, en tout ou partie, de données numériques soumis aux droits d'auteurs ou à la loi du copyright (fichiers musicaux, logiciels propriétaires, etc.) est strictement interdit,

- Le stockage sur le réseau de données à caractère non professionnel téléchargées sur Internet est interdit,

- Tout abonnement payant à un site web ou à un service via Internet doit faire l’objet d’une autorisation préalable de l’autorité territoriale,

- L'utilisation de forum de discussion est autorisée pour un usage professionnel sous réserve du respect des devoirs des agents publics (réserve, neutralité, etc.).

VI/ LES RESEAUX SOCIAUX

- L'utilisation des réseaux sociaux est réservée à des fins professionnelles. Néanmoins il est toléré pour un usage modéré de celui-ci pour des besoins personnels et ponctuels. La consultation des comptes personnels durant les heures de travail est tolérée si celle-ci reste occasionnelle,

- L'utilisation doit être appropriée et doit respecter les devoirs des agents publics, - Le Directeur Général des Services détermine les agents habilités à communiquer sur les réseaux sociaux en nom et pour le compte de la collectivité.

VII/ LE TELEPHONE

- L'utilisation des téléphones fixes et portables est réservée à des fins professionnelles. Néanmoins, un usage ponctuel du téléphone pour des communications personnelles locales est toléré à condition que cela n'entrave pas l'activité professionnelle et ne représente pas un coût déraisonnable pour la CCVS. Peut-être définit comme déraisonnable une communication téléphonique utilisant un numéro spécial à des fins personnelles. Dans cette hypothèse la collectivité se réserve le droit de réclamer la somme à l’agent concerné,8

- L'utilisation des téléphones portables personnels doit rester, limitée, occasionnelle et discrète (appels et sms),

- L’autorité territoriale peut procéder au contrôle de l’ensemble des communications faites par les outils fournis par la collectivité (téléphones, ordinateurs, logiciels),

- En cas d’absence, l’utilisateur doit effectuer un renvoi sur le poste d’un autre agent du service ou sur l’accueil téléphonique,

Pour les téléphones portables professionnels fournis par la CCVS :

- Le smartphone est un outil de travail dont l'usage personnel peut être autorisé (mention "personnel" pour messages personnels),

- Il n'est pas obligatoire de répondre aux appels ou aux mails en dehors du temps de travail (soir, week-end et congés),

- L’agent qui quitte définitivement la collectivité doit restituer le téléphone portable professionnel.

VIII/ L’INTELLIGENCE ARTIFICIELLE

A) Objectifs

Il s’agit ici d’encadrer l’utilisation des outils d’Intelligence Artificielle (IA) générative par les agents dans le cadre de leurs missions afin :

- D’améliorer l’efficacité des agents,

- De sécuriser l’utilisation des outils d’IA,

- Protéger les données des usagers et de la collectivité.

B) Outils concernés

L’outil autorisé par la collectivité est Microsoft Copilot. Cet outil d’IA générative permet de générer automatiquement du contenu texte, images, synthèses et analyses.

Seuls les outils autorisés par la collectivité peuvent être utilisés dans le cadre professionnel.

C) Usages autorisés

Microsoft Copilot peut être utilisé comme assistant de travail pour les missions suivantes :

- Aide à la rédaction :

o Rédaction, structuration ou reformulation de courriers administratifs et de contenus non sensibles,

o Correction orthographique et amélioration du style,

o Rédaction de présentations, notes internes, courriels aux usagers.

- Synthèse d’informations :

o Résumé de documents publics,

o Préparation de notes de synthèse et de comptes-rendus (sans données personnelles ou pouvant identifier la collectivité),

o Structuration de présentations.

- Préparation et organisation de projets :

o Génération d’idées et de plans d’action,

o Création de tableau de suivi (Excel) sans données sensibles,

o Premières trames d’appels d’offres sans clauses sensibles,9

o Argumentaires pour subventions et FAQ internes.

L’IA peut produire des erreurs, des informations obsolètes et des contenus inventés. L’agent doit : - Vérifier les informations,

- Contrôler les sources,

- Corriger les éventuelles erreurs,

- Adapter le contenu au contexte administratif.

D) Données interdites

Il est strictement interdit d’utiliser Microsoft Copilot pour :

- Saisir ou traiter des données personnelles (nom, adresse, situation familiale…), - Traiter des dossier administratifs individuels,

- Traiter des données RH (recrutement, carrière, rémunération…),

- Traiter des informations couvertes par le secret médical ou relatives à la santé, - Insérer des données confidentielles ou stratégiques (budget, cybersécurité, sécurité des locaux…),

- Traiter des documents internes non publics,

- Produire automatiquement des décisions ou avis administratifs officiels sans validation humaine,

- Créer des contenus trompeurs, discriminatoires ou partisans,

- Evaluer automatiquement la performance individuelle d’un agent,

Rappel RGPD – Données à caractère personnel : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (nom, numéro d'identification, données de localisation, identifiants en ligne, …) est une donnée personnelle protégée. Ces données ne doivent jamais être saisies dans un outil d'IA.

E) Sécurité et protection des données

Chaque agent s'engage à respecter les principes suivants :

- Utiliser exclusivement Copilot ou les outils approuvés par la collectivité, - Vérifier que les documents fournis à l'IA ne contiennent aucune information confidentielle, - Anonymiser les données lorsque cela est possible (initiales, agrégations, masquage), - Respecter les règles de classification, de partage et d'archivage de la collectivité, - Conserver la version validée des documents et tracer les sources utilisées, - Signaler immédiatement tout dysfonctionnement, incident ou doute à la direction.

En cas de doute ou d'incident (fuite de données, contenu sensible transmis, comportement anormal) : - Stopper immédiatement l'usage en cause et ne pas diffuser le contenu, - Alerter la direction sans délai,

- Qualifier l'incident (type de données, étendue, destinataires potentiels), - Corriger et produire une nouvelle version validée,

- Documenter l'incident et les mesures prises.

F) Responsabilités

- L’agent :

o Est responsable de la relecture et de la version finale du document,

o Demeure auteur des documents produits, même avec l’assistance de l’IA, o Doit valider les informations factuelles, chiffres, dates et références réglementaires.10

- Le supérieur :

o Garantit l’adéquation des usages aux missions de service public et aux procédures, o Valide les documents à enjeu avant diffusion,

o Accompagne son équipe dans l’usage responsable de l’IA.

- La collectivité :

o Définit les outils autorisés et la gouvernance des données,

o Assure le support technique et la sécurité,

o Propose des formations et guides internes.

G) Ethique et valeur du service public

L'usage de l'IA doit impérativement respecter les principes fondamentaux du service public : - Neutralité : égalité de traitement de tous les usagers, sans discrimination, - Transparence : clarté sur les méthodes employées ; indiquer l'usage de l'IA lorsque pertinent,

- Non-discrimination : vérifier que les contenus produits ne discriminent aucun groupe, - Continuité : l'IA ne doit pas créer de ruptures dans la relation aux usagers ni dans les équipes,

- Proportionnalité : utiliser l'IA uniquement lorsque la valeur ajoutée le justifie, - Propriété intellectuelle : citer les sources, n'intégrer que des contenus réutilisables.11

IX/ FICHES PAR SERVICE

Service Administratif :

A) Périmètre du service :

Le service administratif regroupe notamment : accueil, secrétariat, assemblées, ressources humaines, comptabilité, communication, juridique, développement économique et aménagement du territoire, santé.

Ces services agissent pour le compte de la collectivité et, le cas échéant, pour les communes membres dans le cadre de conventions de mise à disposition.

B) Usages autorisés de l’informatique et de l’IA :

Dans un cadre strictement professionnel, les agents peuvent utiliser Microsoft Copilot pour : - L’aide à la rédaction de documents administratifs (notes, courriers types, rapports, comptes rendus),

- La correction orthographique, grammaticale et la reformulation,

- La synthèse de documents non confidentiels,

- La préparation de supports internes ou de documents d’aide à la décision, - L’aide à la compréhension de textes réglementaires, sans valeur d’analyse juridique engageante.

Toute production issue d’un outil d’IA doit faire l’objet d’une relecture et validation humaine avant diffusion.

C) Usages interdits ou strictement encadrés :

Il est formellement interdit :

- De saisir dans un outil d’IA des données personnelles ou sensibles (agents, élus, usagers, entreprises, communes membres),

- D’utiliser l’IA pour produire ou modifier des documents à portée juridique, financière ou contractuelle sans validation hiérarchique,

- De confier à un outil d’IA une décision administrative, financière ou juridique, - D’utiliser des outils d’IA non validés par la CCVS.

D) Responsabilité de l’agent :

L’agent demeurent responsable :

- Des contenus produits et diffusés,

- De l’exactitude des informations transmises,

- Du respect des obligations de confidentialité, du RGPD et du secret professionnel.12

Service Technique :

A) Périmètre du service :

Le service technique comprend notamment : bâtiment, voirie, espaces verts, logistique, maintenance, déneigement et interventions techniques.

B) Usages autorisés de l’informatique et de l’IA

Les outils d’informatiques et Microsoft Copilot peuvent être utilisés pour :

- La rédaction de rapports d’intervention, de suivi et de comptes rendus techniques, - L’aide à la compréhension de notices, procédures ou textes techniques, - L’optimisation de plannings, de tournées ou d’astreintes,

- La préparation de supports de sensibilisation ou de communication interne, - L’aide à la rédaction de documents techniques non sensibles.

Les outils d’IA sont utilisés uniquement comme aide, sans se substituer à l’expertise métier.

C) Usages interdits ou strictement encadrés

Il est formellement interdit :

- De transmettre à l’IA des plans, schémas, données d’infrastructures ou éléments sensibles pouvant compromettre la sécurité de l’EPCI ou des communes membres,

- D’utiliser l’IA pour se substituer à l’analyse technique, à l’expertise métier ou au jugement professionnel,

- D’utiliser des suggestions automatisées pour des décisions impactant la sécurité des personnes ou des biens (travaux, interventions à risques…),

- D’utiliser des outils d’IA non validés par la CCVS.

D) Responsabilités de l’agent :

Les agents demeurent responsables :

- De la conformité réglementaire et technique des interventions,

- Du respect des règles de sécurité des personnes et des biens,

- Des décisions prises dans le cadre de leurs missions communautaires.13

Service Enfance, Jeunesse, Famille et Loisirs :

A) Périmètre du service

Ce service couvre notamment : périscolaire, scolaire, extrascolaire, jeunesse, centres de loisirs, actions familiales, animation et accompagnement éducatif.

Les missions sont exercées pour le compte de l’EPCI, en lien avec les communes membres, les familles et les partenaires institutionnels.

B) Principes fondamentaux :

L’utilisation de l’informatique et de l’IA dans ce service repose sur des principes impératifs : - Protection renforcée des mineurs,

- Respect strict de la vie privée des familles,

- Confidentialité absolue des informations,

- Primauté de l’action éducative et de la relation humaine.

C) Usages autorisés de l’informatique et de l’IA

Dans un cadre strictement professionnel, les agents peuvent utiliser Microsoft Copilot pour : - L’aide à la rédaction de projets éducatifs ou pédagogiques (sans données nominatives), - La recherche d’idées d’activités, d’ateliers ou d’animations,

- La préparation de supports d’information destinés aux familles,

- L’aide à la reformulation de documents internes ou de communications générales.

D) Usages interdits ou strictement encadrés

Il est formellement interdit :

- D’introduire dans un outil d’IA toute information concernant un enfant ou une famille, - D’utiliser l’IA pour évaluer, orienter, suivre ou analyser un enfant ou un groupe d’enfants, - D’utiliser des outils d’IA directement avec les mineurs,

- De produire ou diffuser des contenus éducatifs sans validation du responsable de service. - D’utiliser des outils d’IA non validés par la CCVS.

E) Responsabilités de l’agent

Les agents demeurent responsables :

- Des contenus et activités proposés,

- De leur conformité au projet éducatif de la collectivité,

- Du respect du cadre légal (RGPD, protection des mineurs, secret professionnel).14

Service Ressources Humaines :

A) Périmètre du service

Ce service assure notamment :

- La gestion administrative du personnel communautaire,

- La paie, le temps de travail et les absences,

- Le recrutement et la mobilité,

- La formation professionnelle,

- La santé, la sécurité et les conditions de travail,

- Le dialogue social et les instances représentatives,

- La gestion des carrières et des situations individuelles.

Le service RH peut intervenir pour les communes membres ou partenaires extérieurs dans le cadre des conventions de mise à disposition.

B) Principes généraux

En raison de la nature des informations traitées, l’usage de l’informatique et de l’IA au sein du service RH est soumis à des exigences renforcées de confidentialité, de sécurité et de conformité réglementaire, notamment au regard du RGPD, du secret professionnel et des obligations statutaires de la fonction publique territoriale.

C) Usages autorisés des outils informatiques et de l’IA

Dans un cadre strictement professionnel, les agents peuvent utiliser Microsoft Copilot pour : - L’aide à la rédaction de documents RH génériques (notes internes, procédures, fiches pratiques, supports de communication),

- La reformulation ou correction de documents non nominatifs,

- La préparation de supports de formation ou d’information générale,

- L’aide à la structuration de trames de documents (fiches de poste types, modèles de courriers non individualisés).

Toute utilisation doit exclure toute donnée personnelle et faire l’objet d’une validation humaine.

D) Usages interdits ou strictement encadrés

Il est formellement interdit :

- De saisir dans un outil d’IA toute donnée relative à un agent ou à un candidat (identité, situation administrative, médicale, disciplinaire, évaluation, rémunération, carrière…), - D’utiliser l’IA pour analyser des candidatures, évaluer des agents, proposer des décisions RH ou produire des avis,

- De recourir à l’IA dans le cadre des procédures disciplinaires, médicales, sociales ou contentieuses,

- D’utiliser des outils d’IA non validés par la CCVS.

Le respect des principes d’égalité d’accès à la fonction publique, de neutralité et de non-discrimination est impératif.

E) Responsabilités de l’agent

Les agents demeurent responsables :15

- De la conformité juridique et réglementaire des actes produits,

- De la protection des données personnelles,

- De la confidentialité des informations traitées,

- De l’usage éthique et maîtrisé des outils numériques et d’IA.

- Tout usage inapproprié ou incident doit être signalé sans délai à la hiérarchie

X/ ENTREE EN VIGUEUR ET CLAUSE D’ENGAGEMENT

La présente charte entre en application à compter du 01 juillet 2026.

Le Président de la Communauté de communes de Vendeuvre-Soulaines,

Jésus CERVANTES

COUPON DE SIGNATURE

Je soussigné(e) :

Nom : ………………………………………………………………..

Prénom : ……………………………………………………………

Service : …………………………………………………………….

Déclare avoir pris connaissance de la charte informatique de la Communauté de communes de Vendeuvre-Soulaines et m’engage à la respecter, conformément aux textes en vigueur, notamment le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et la Loi Informatique et Libertés.

Fait à : ……………………………………………………………….

Le : ……………………………………………………………………

Signature (précédée de la mention « Lu et approuvé ») :