Déliberation - delib 074 2020 dematerialisation des actes administratifs actes aide au controle de legalite dematerialise

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Déliberation - delib 074 2020 dematerialisation des actes administratifs actes aide au controle de legalite dematerialise Document publié le Jeudi 20 février 2020 par la commune de Plaisia. Lien du pdf (Déliberation - delib 074 2020 dematerialisation des actes administratifs actes aide au controle de legalite dematerialise)Thèmes du document : Justice et droit, Consommateurs, Institutions publiques, COMMUNAUTE DE COMMUNES

JURA SUD, PAYS DES LACS, PETITE MONTAGNE ET REGION D’ORGELET

CONSEIL COMMUNAUTAIRE

DELIBERATION N° 2020-074

SEANCE DU 20 FEVRIER 2020

Nombre de Conseillers

En exercice : 129 Date de convocation :

Titulaires présents : 86 14/02/2020

Suppléants présents : 5 Date d'affichage :

Pouvoirs : 9 24/02/2020

Votants : | 100 | Pour : 100 Contre : 0 | Abstentions : | 0 |

L’an deux mille vingt, le vingt février, à dix-huit heures, le Conseil Communautaire, régulièrement convoqué, s’est

réuni en session ordinaire à la salle des fêtes de Moirans en Montagne, sous la présidence de Monsieur Jean-Louis

DELORME.

Délégués titulaires présents :

ALLEMAND Jean-Luc; ANDREY Patrick; AYMONIER Gaëtan; BAILLY Hervé; BAILLY Thierry; BANCELIN Robert ;

BANDERIER Laurent ; BARIOD Maurice ; BAUD Pascal; BAUDURET Jacques; BELPERRON Pierre-Rémy; BENIER-

ROLLET Claude; BENOIT Françoise; BENOIT Jérôme: BERREZ Didier: BERTHOZAT Michel; BESSARD Maurice ;

BLASER Michel; BOILLETOT Jean-Marc; BOURGEOIS Josette; BRIDE Christian : BRIDE Frederic; BRIDE Jean-Louis ;

BRIDE Marcel; BROCARD Jean-Pierre; BUCHOT Jean-Yves ;: BUNOD Rémy; CALLAND Jacques ; CAPELLI Célestin ;

CARRETIE Josiane ; CASSABOIS Yannick ; CATTET Jean-Luc ; CHAMOUTON Claude ; CHAMOUTON Patrick ; CHARRIERE

Gérard; CHATOT Patrick; CLOSCAVET Marie-Claire: COTTIN Geneviève; DALLOZ Jean-Charles; DELORME Jean-

Louis; DEPARIS-VINCENT Christelle; DUFOUR Christiane; DUMONT-GIRARD Philippe : FAVIER Jean-Louis; GAMBEY

Olivier; GAULIER Jean-Paul; GAUTHIER PACOUD Sandrine : GIRARDOT Bernard ; GIRERD Jacques; GIROD Franck ;

GRAS Françoise; GROSDIDIER Jean-Charles ; GROS-FUAND Florence; GUIDOT Henri; HEIMLICH Aline ;: HUGONNET

Franck; HUGUES Guy ; HUSSON Gérald ; JOURDANT Michel ; JOURNEAUX Cyrille; LACOMBE Marie; LACROIX Serge ;

LAGARDE Jean-Noël; LAMARD Philippe; LONG Grégoire; MAILLARD Jean-Claude ;: MAS Laurence ; MILLET Alain ;

MONNIER Roger; MOREL Alain; MULLOT Aurélie; NEVERS Jean-Claude : PAIN Michel; PANSERI Alain : PIETRIGA

Guy; PROST Philippe; REBREYEND- COLIN Micheline; RENAUX Marie-Louise; RIGAUD Alain; ROTA Josiane ;

SOFFRAY Colette ; TOURNIER Daniel ; VELON Nicole ; VIDEIRA Christelle ; ZANINETTA Jacques ; ZEITLER Isabelle.

Délégués suppléants présents :

ALLOMBERT BLANC Fréderic (20h00) ; BLADE Anne ; GARNIER Joel ; MONNERET Bertrand ; TISSOT Isabelle.

Excusés ayant donné pouvoir :

BOUQUEROD Michel à BRIDE Jean-Louis; DE MERONA Bernard à BRIDE Marcel : DUBOCAGE Françoise à PAIN

Michel ; HEBERT Anne à CHATOT Patrick ; MANNA Julien à LACROIX Serge ; NEVEUX Marie-Pierre à MONNIER Roger ;

PRUDENT Sandrine à BERREZ Didier ; RASSAU Jean-Noël à GIROD Franck ; REVOL Hervé à DELORME Jean-Louis.

Absents / excusés :

BAZZUCCHI Dominique; BENACCHIO Fabien; BORGES Alain; BRUNET Hervé: BUFFAVAND Lionel: CAILLON

Gérard; COMTE Thierry; COULON Jean-Paul; DUBIEF Ludovic: DUCLOS Martine; DUPIN Bernard; DUVERNAY

Daniel; ECOIFFIER Alain; FEAU Pascal; GADIOLET Marie-Agnès: GAROFALO Pascal; GILBERT Pierre; GUICHON

Gilles; GUILLOT Evelyne; GUINARD Sylviane; JAILLET Bernard; LANCELOT Catherine; MONNERET-LUQUET

Jocelyne; MOREL Denis; MOREL Guy; MOREL-BAILLY Hélène ; NIEL Patrick; PAGET Sylvain; PERRON

Sylviane; PRELY Fabrice; RENAUD Denis ; RUDE Bernard : SOUSSIA Michel ; VUITTON Daniel.

TPREFECTU JU JURA

Secrétaire de séance : VELON Nicole

Reçu le

27 FEV. 2020

Lot du 9 mars 1082

antiObjet : Dématérialisation des actes administratifs - ACTES : Aide au contrôle de légalité dématérialisé

Le Conseil communautaire,

Vu le programme « ACTES » (Aide au Contrôle de légaliTé dématÉrialiSé) du ministère de l'intérieur et de

l'aménagement du territoire, permettant les échanges liés au contrôle de légalité des actes des collectivités locales,

Vu le Code Général des Collectivités Territoriales,

Vu l’article 139 de la loi n°2004-809 du 13 août 2004 relative aux libertés et responsabilités locales qui autorise la transmission des actes par la « voie électronique »,

Vu le décret d’application n° 2005-324 du 7 avril 2005, prévoyant les modalités de la télétransmission, qui insère dans la partie réglementaire du code général des collectivités territoriales les dispositions juridiques nécessaires à cette télétransmission,

Vu la convention entre le représentant de l'Etat dans le Département du Jura et le représentant de la Communauté de Communes Jura Sud, Pays des Lacs, Petite Montagne & Région d’Orgelet, en vue de procéder à la télétransmission des actes soumis au contrôle de légalité,

DECIDE

D’'APPROUVER le choix de l'opérateur de transmission homologuée pour @CTES par le ministère de l'intérieur suivant :

BL Échanges Sécurisés Société Berger

Levrault 892, rue Yves Kermen - 92100 Boulogne-Billancourt

D’APPROUVER la convention relative à la mise en œuvre de la dématérialisation des actes administratifs

proposée par la Préfecture du Jura,

DE CHARGER Monsieur le Président de signer tout document nécessaire à la mise en œuvre de la présente délibération.

Fait et délibéré les jour, mois et an susdits.

Ont signé au registre des délibérations les membres

présents.

Pour extrait conforme, D

= PREFECTURE DU JURA pa 1—

27 FEV . 202 Le Président Et

DELORME Jean-Louis

tit

Loi au 2 mars 1982CONVENTION ENTRE LE

REPRESENTANT DE L’ETAT DANS LE

DEPARTEMENT DU JURA ET

EN VUE DE PROCEDER A LA

TELETRANSMISSION DES ACTES

SOUMIS AU CONTROLE DE LEGALITE

* PREFECTURE pu qur NL JURA

[27 rev 2020PRÉAMBULE : OBJECTIFS DE LA CONVENTION 3

1. PARTIES PRENANTES À LA CONVENTION sense 4

2. DISPOSITIF UTILISÉ mens 4 2.1. Référence du dispositif homologué... 4 2.2. Informations nécessaires au raccordement du dispositifinnnneenenenernrneereneneenrenrnnnnenennenennennees 4

3. ENGAGEMENTS SUR L'ORGANISATION DE LA MISE EN ŒUVRE DE LA TELETRANSMISSION .sssermemeeeneneennesecceneenenesnnnesnenenncesencesnossosenesnncennenenceceseesnnesnesencescoeseeeenenee 5 3.1. Clauses nationales... PR OUT EEE EEEESETET ER IEEE EEE TER CIO EE IEEENIIEERERUUES SCOOP ESS IRESR SU RRSSONSESIEREE URSS) PRESSE 5 3.1.1. Prise de connaissance des actes iii innnnnnnnnnnrerrerenrnerennenrennennnnrnnennerenennenseenrene 5 3.12. Confidentialité... juges SR RSR 5 3.1.3. Support mutuel de communication entre les deux sphères uses 5 3.14. Interruptions programmées du Service... 6 3.1.5. Suspensions d'accésssssanenenenenennennnenness attestent een ds e dde esse tn Gt Se Na 6 3.1.6. Renoncement à la télétransmission ssssssssssssnsesnnsssinennnanenennaeiiisestienéisitiiiariéisnesessiereées 6 3.2. Clauses locales... nrrnrrrrrrernrrreennrenne Passe. 7 3.2.1. Classification des actesssssssnminsencrenenneseneenrenssees nt A an os ESS 7 3.2.2. Support mutuel... iraniens ANSE ETUIS CNRS ETUIS EDR SD VAT sen sa ose de 7 3.23. Tests et formations sans 7 3.2.4. Types d'actes télétransmisisssssnssssmerennnenannenatne manner resté 8 3.2.5. AUÎTES inner snesnennrsneseeseneeneseeeteeteene nee nee annees aneannennenesnnennen sense snenenneeineneenree 8

4. VALIDITE ET ACTUALISATION DE LA CONVENTION .mnmenemennmnmnmnsnnnensenses 9 4.1. Durée de validité de la convention... sersnrerenrnenrenmennenneennenenensensesesneneneenesoneseneserause 9 42 Clauses d'actualisation de la convention... esse nescsccsesesseseemsnsenescneesssesenune 9PREAMBULE : OBJECTIFS DE LA CONVENTION

Le décret en Conseil d'Etat n° 2005-324 du 7 avril 2005 pris en application de l'article 139 de la loi du 13 août 2004 relative aux libertés et responsabilités locales dispose que la collectivité territoriale qui choisit d'effectuer par voie électronique la transmission de tout ou partie des actes soumis au contrôle de légalité signe avec le préfet une convention comprenant la référence du dispositif homologué de télétransmission et prévoyant notamment :

- [a date de raccordement de la collectivité territoriale à la chaîne de télétransmission ; - la nature et les caractéristiques des actes transmis par la voie électronique ; - les engagements respectifs de la collectivité et du préfet pour l'organisation et le fonctionnement de la télétransmission ;

- la possibilité, pour la collectivité, de renoncer à la transmission par voie électronique et les modalités de cette renonciation.

Le décret précité permet au préfet de suspendre l'application de la convention lorsqu'il constate des altérations graves du fonctionnement du dispositif de télétransmission ou l'impossibilité de prendre connaissance des actes transmis. Pour sa part, la collectivité a la possibilité de renoncer à la télétransmission de ses actes, de façon provisoire ou définitive.

Alors que le cahier des charges de la télétransmission a une portée nationale, la convention relève de l'engagement bilatéral entre le représentant de l'Etat et la collectivité pour constater, d'une part, l'utilisation d'un dispositif de télétransmission en conformité avec le cahier des charges (c'est à dire homologué) et, d'autre part, pour décliner localement les modalités de mise en œuvre de la télétransmission.1. PARTIES PRENANTES A LA CONVENTION

Cette convention est passée

entre

1) La préfecture du JURA

représentée par

2) La collectivité territoriale

représentée par

2. DISPOSITIF UTILISE

2.1. Référence du dispositif homologué

Nom du (ou des) dispositif(s) de télétransmission utilisé(s) :

Références de l'homologation de ce dispositif :

Références du (des) opérateur(s) du (des) dispositif(s) de télétransmission utilisé(s) :

2.2. Renseignements sur la collectivité

Numéro SIREN: .

NOM:

Nature:!

Adresse postale:

1 Cf la norme d’échange : classification des collectivités par nature de collectivités3.1.

3. ENGAGEMENTS SUR L'ORGANISATION DE LA MISE

EN ŒUVRE DE LA TELETRANSMISSION

Clauses nationales

3.1.1. Prise de connaissance des actes

La collectivité s'engage à transmettre au préfet des actes respectant les formats définis par la norme d'échange, immédiatement lisibles par le préfet, et exempts de dispositifs particuliers (notamment de protection par des mots de passe).

Le préfet prend effectivement connaissance des actes dématérialisés, un accusé de réception électronique ayant été délivré automatiquement pour chaque acte avec identifiant unique propre à cet acte.

3.1.2. Confidentialité

Lorsque la collectivité fait appel à des prestataires externes, participant à la chaîne de télétransmission, et mandatés à la suite d'une procédure de commande publique les liant à la

collectivité, il est strictement interdit à ces prestataires d'utiliser ou de diffuser les données contenues dans les actes soumis au contrôle de légalité à d'autres fins que la transmission de ces actes au représentant de l'Etat.

Enfin, il est interdit de diffuser les informations, fournies par les équipes techniques du MIAT, permettant la connexion du dispositif aux serveurs du MIAT pour le dépôt des actes (mots de passe, etc.), autres que celle rendues publiques dans la norme d'échange. Ces informations doivent être conservées et stockées de façon à ce qu'elles soient protégées de tentatives malveillantes d'appropriation.

3.1.3. Support mutuel de communication entre les deux sphères

Dans le cadre du fonctionnement courant de la télétransmission, les personnels de la collectivité locale et ceux de la préfecture peuvent se contacter mutuellement pour s ‘assurer de la bonne transmission des actes et diagnostiquer les problèmes qui pourraient survenir.

Par ailleurs, l'opérateur du dispositif de télétransmission relevant de la « sphère collectivités locales » et les équipes du MIAT, prévoient, dans la convention de raccordement du dispositif, un support mutuel, permettant le traitement des incidents et des anomalies ne pouvant être traités au niveau local.

Le service en charge du support au MIAT ne peut être contacté que par les opérateurs du dispositif de télétransmission. Un agent de collectivité n'appellera jamais directement le service de

support du MIAT (sauf dans le cas d'un dispositif utilisé par une seule collectivité, et dont cette collectivité est l'opérateur, et dans les conditions de la convention de raccordement du dispositif qui sera signée par ailleurs entre la collectivité et le MIAT).3.1.4. Interruptions programmées du service

Pour les besoins de maintenance du système, le service du MIAT pourra être interrompu 1/2 journée par mois en heures ouvrables. Les équipes techniques du MIAT avertiront les services de support des dispositifs de télétransmission des collectivités territoriales trois jours ouvrés à l'avance. Durant ces périodes, les collectivités peuvent, en cas de nécessité et d'urgence, transmettre des actes sur support papier.

3.15. Suspensions d'accès

Le ministère de l'intérieur, dans les conditions prévues aux articles R 2131-4, R 3131-4 et R 4141-4 du code général des collectivités territoriales peut suspendre l'accès aux serveurs de réception des actes si les flux en provenance d'une collectivité sont de nature à compromettre le fonctionnement général de l'application.

Les suspensions peuvent être opérées dans l'urgence pour des motifs de sécurité générale (par exemple détection d'un virus, même véhiculé de manière involontaire dans un flux en provenance d'une collectivité).

Dans le cas d'une suspension à l'initiative du représentant de l'Etat, la suspension ne porte que sur des collectivités concernées par l'incident. Cette suspension fait l'objet d'une notification concomitante du représentant de l'Etat à la (ou aux) collectivité(s) concernée(s) afin que celle(s) ci transmette(nt) les actes

sur support papier.

Dans le cas d'une suspension à l'initiative des services techniques du MIAT, cette suspension peut porter sur un dispositif, et donc concerner l'ensemble des collectivités utilisatrices de ce dispositif. Dans ce cas, cette suspension, entraîne un contact direct entre les équipes techniques du ministère et les opérateurs du dispositif, dans les conditions prévues au paragraphe 3.1.3. L'information des

collectivités concernées doit être assurée par les opérateurs du dispositif.

3.1.6 Renoncement à la télétransmission

Le décret en Conseil d'Etat pris en application de la loi du 13 août 2004 relative aux libertés et responsabilités locales reconnaît aux collectivités territoriales ayant choisi de transmettre leurs actes

par la voie électronique la possibilité de renoncer à ce mode de transmission.

Dans cette hypothèse, la collectivité informe sans délai, par écrit, le représentant de l'Etat de sa décision de renoncer à la télétransmission en précisant expressément la date à compter de laquelle ce renoncement prend effet. Il appartient à la collectivité de préciser également si ce renoncement porte

sur la totalité des actes jusqu'alors télétransmis ou ne s'applique qu'à certains d'entre eux.

À compter de cette date, les actes de la collectivité doivent parvenir au représentant de l'Etat sur support papier.

Dans l'hypothèse où la décision de la collectivité consiste à renoncer à la transmission de la totalité de ses actes par la voie électronique, la convention a vocation à être suspendue par le représentant de l'Etat.3.2. Clauses locales

3.2.1. Classification des actes

La collectivité s'engage à respecter la classification en matière des actes, et à ne pas volontairement transmettre un acte dans une classification inadaptée. Il en est de même pour toutes les informations associées aux actes ou courriers transmis.

3.2.2. Support mutuel

Les moyens de communication à utiliser et à privilégier dans le cadre du support mutuel de la télétransmission sont la messagerie électronique, le courrier papier, le téléphone.

Coordonnées de la Préfecture :

Préfecture du Jura, 8, rue de la Préfecture 39030 LONS LE SAUNIER CEDEX

Tel : 03 84 86 84 00

e-mail : prefecture@jura.gouv.fr

Coordonnées de la collectivité :

Adresse :

Téléphone :

e-mail :

3.2.3. Tests et formations

Les services des préfectures et des collectivités peuvent être amenés à vouloir effectuer des transmissions fictives, que ce soit dans le cadre de tests de bon fonctionnement, ou dans le cadre de formations.

Afin d'éviter que ces données fictives puissent se confondre avec des données réelles, il est dans l'intérêt des deux parties de convenir de bonnes pratiques en matière de tests et de formations.

A cette fin, il est convenu que l'objet des actes fictifs commencera par les caractères TEST , faisant apparaître explicitement qu'il s'agit d'une transmission fictive.3.2.4, Types d'actes télétransmis

Les catégories d'actes ayant vocation à être transmis au représentant de l'Etat

exclusivement par la voie électronique par la collectivité sont les suivantes:

NOTA BENE : Les actes budgétaires (budget et compte administratif) ne seront pas transmis par l’application

ACTES, mais par le logiciel TOTEM qui est un outil libre de droit que la collectivité pourra télécharger gratuitement à l’adresse suivante : http:/odm-budgetaire.org/

Cet outil permet d’obtenir un document budgétaire complet sous forme dématérialisée. En revanche, les délibérations relatives aux budgets et comptes administratifs (par exemple, celles qui ont trait à l’affectation du résultat ou à l’approbation du compte de gestion) seront bien, comme toutes les délibérations,

télétransmises par l’application ACTES.

Les catégories d'actes pouvant être transmis au représentant de l'Etat soit par la voie

électronique, soit par la voie papier, sont les suivantes :

En tout état de cause, la double transmission d'un même acte (par voie électronique et par voie papier) est interdite.

3.2.5. Autres clauses (le cas échéant) :

D'autres clauses destinées à préciser ou à adapter localement les modalités de mise en œuvre de la télétransmission peuvent figurer dans cette convention, si les collectivités et le préfet le jugent opportun.4. _VALIDITE ET ACTUALISATION DE LA CONVENTION

4.1. Durée de validité de la convention

La présente convention a une durée de validité initiale d'un an, à partir du

jusqu’au , avec un bilan et une évaluation d'étape au bout des six premiers mois.

Elle peut être reconduite d'année en année, sous réserve d'utilisation par la collectivité du même dispositif homologué

Sur la base du décret précité, l'application de la présente convention peut être suspendue par le préfet si celui-ci constate des altérations graves du fonctionnement du dispositif de télétransmission ou qu'il est empêché de prendre connaissance des actes transmis.

4.2. Clauses d'actualisation de la convention

Entre deux échéances de reconduction de la convention, certaines de ses clauses doivent pouvoir faire l'objet d'une actualisation.

Cette actualisation peut être rendue nécessaire par :

- des évolutions extérieures et indépendantes de la volonté des parties contractantes et conduisant à des modifications du cahier des charges national (par exemple, pour prendre en compte des évolutions technologiques et juridiques, d'intérêt général, ayant un impact sur la chaîne de télétransmission),

- par la volonté des deux parties de modifier certaines des modalités de mise en œuvre de la télétransmission initialement définies.Dans le premier cas, un arrêté du ministre de l'intérieur portera modification du cahier des charges national.

Dans l'hypothèse où les modifications ainsi apportées au cahier des charges national auraient une incidence sur le contenu de la convention, celle-ci doit être révisée sur la base d'une concertation entre le représentant de l'Etat et la collectivité, avant même l'échéance de reconduction de la convention. Dans le second cas, l'opportunité d'actualiser la convention est laissée à l'appréciation commune des parties. Dans les deux cas, la convention pourra être actualisée sous forme d'avenants.

Fait à punis 16 osseuse Fait à LONS-LE-SAUNIER, le ................

Le représentant de la Collectivité, Le Préfet,