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Déliberation - Annexe D2026 11 Convention de mutualisation entre la Commune et le CCAS de VALDAHON
Document publié le Jeudi 1 janvier 2026 par la commune de Valdahon.
Lien du pdf (Déliberation - Annexe D2026 11 Convention de mutualisation entre la Commune et le CCAS de VALDAHON)
Thèmes du document : Consommateurs, Institutions publiques, Assurance,
1/6
Convention de mutualisation
Entre :
La Ville de Valdahon, représentée par son Maire, Madame Sylvie LE HIR, dûment habilité à cet effet par délibération du Conseil Municipal en date du…………………………………
Ci-après désigné « la Ville »
Et
Le Centre Communal d’Action Sociale et sa Résidence autonomie de la Ville de Valdahon, représenté par sa Vice-présidente, Madame Dominique GUILLEUX, dûment habilitée à cet effet par délibération du Conseil d’administration en date …………….
Ci-après désigné « le CCAS »
Il est convenu ce qui suit :
Vu le code général des collectivités territoriales ;
Vu le code de l’action sociale et des familles, notamment les articles L.123‑4 et suivants ;
Vu la loi n°84-53 du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la Fonction
Publique Territoriale,
Vu le décret n°2008-580 du 18 juin 2008 relatif au régime de la mise à disposition applicable aux
collectivités territoriales et aux établissements publics administratifs locaux,
Considérant la nécessité d’actualiser la convention de mutualisation approuvée en 2021.
Préambule :
Le statut des CCAS est régi par les articles L123-4 et suivants du code de l’action sociale et des
familles.
En tant qu’établissement public administratif le CCAS dispose d’un pouvoir propre, exercé
grâce à un budget, un personnel et un patrimoine distinct de celui de la Ville.
Pour lui permettre d’assurer pleinement ses missions, la Commune attribue au CCAS une
subvention annuelle et lui apporte également divers concours et services permettant
d’optimiser l’utilisation des fonds publics et la gestion des moyens respectifs, tout en
garantissant la cohérence globale du fonctionnement des services de l’action sociale.
Aussi, et afin de répondre aux obligations légales en la matière, la Commune et le CCAS se sont
mis d’accord pour une actualisation concernant une mise en commun de leurs moyens, et ont
convenu de la conclusion d’une nouvelle convention définissant l’étendue des prestations et
concours ainsi apportés par la Commune en dehors de la subvention annuelle d’équilibre du
budget et inversement.
Il est convenu ce qui suit : 2/6
ARTICLE 1 – Objet
La présente convention a pour objet de fixer les dispositions générales régissant les modalités
des concours et moyens apportés par la Commune pour participer au fonctionnement du CCAS
en définissant et précisant la nature de ces derniers.
Cette convention recense en conséquence les moyens et fonctions-supports concernés par ces
concours ; ainsi que les modalités financières et de suivi de leur valorisation. Les fonctions
concernées par ce dispositif sont listées ci-après.
ARTICLE 2 – Définition des fonctions supports
En vertu de la présente convention, le CCAS bénéficie du concours régulier des services de la Commune strictement nécessaire à son fonctionnement. Ces prestations et concours sont assurés par les services communaux, notamment ceux énumérés ci-après :
• Ressources humaines (gestion de la paie exclusivement) • Finances
• Services techniques
• Direction générale des services
• Commande publique
• Communication
La nature, le périmètre et les modalités d’intervention des services et concours apportés au CCAS sont définis de manière précise et exhaustive (cf annexes 1 à 5), pour chacune des fonctions susmentionnées.
En complément, le CCAS peut, à titre exceptionnel et ponctuel, solliciter l’expertise, le conseil ou l’assistance de services de la Commune non mentionnés au présent article, sous réserve de l’accord préalable de la Commune.
Ces prestations et concours complémentaires font l’objet d’une valorisation spécifique, déterminée selon les modalités prévues par la présente convention.
Dans l’hypothèse où tout ou partie de ces prestations ou concours complémentaires deviendraient réguliers ou récurrents, les parties conviennent de procéder à un réexamen des conditions de leur intégration au sein du présent article, par voie d’avenant à la convention.
ARTICLE 3 – Modalités de valorisation des moyens et fonctions ressources apportées par la Commune au CCAS
Les prestations et concours apportés par la Commune au CCAS peuvent être réalisés, soit directement en régie via ses propres services, soit par le biais de ses propres marchés publics, faisant l’objet pour chaque utilisation d’une convention spécifique entre la Commune et le CCAS.
Suivant la nature des prestations et concours réalisés au profit du CCAS au sens de l’article 2 qui précède, différentes modalités de valorisation peuvent être mises en œuvre (cf procédure annexe 6) :
• Valorisation sur la base d’un prorata de la masse salariale concernant les services présentés à l’article 2, calculé sur la base du nombre d’ETP (équivalents temps plein) moyens annuels constatés au 31 décembre de l’année précédente, tel que défini en annexe.
• Valorisation au coût réel des heures de travail réalisées par les agents de la Commune au profit du CCAS, sur la base d’un suivi précis du temps passé.
ARTICLE 4 – Modalités financières de refacturation des moyens et fonctions ressources
Les prestations apportées par les services de la Commune au CCAS font l’objet d’une facturation annuelle ou intermédiaire éventuelle. 3/6
La Commune émettra le titre de recette correspondant à la somme des prestations valorisées sur la base des montants et modalités de valorisation figurant en annexe de la présente convention. Le CCAS remboursera la Commune sur cette base.
En ce qui concerne les interventions du personnel communal au bénéfice du CCAS, un suivi des heures effectuées sera tenu tout au long de l’année par les services compétents. En fin d’exercice, un récapitulatif annuel de ces heures sera établi, valorisé sur la base du coût horaire complet (incluant charges sociales et accessoires) et intégré à la facture globale adressée par la Commune au CCAS. Les montants ainsi calculés viendront en complément ou en régularisation des facturations intermédiaires éventuelles.
Sur simple demande, les pièces justificatives des titres de recette (mandats, mémoire récapitulatif émanant des services techniques, tarifs, etc.) seront transmises au CCAS.
ARTICLE 5 – Durée et effets de la présente convention
La présente convention prendra effet le 01/03/2026 pour une durée déterminée de 3 ans, renouvelable par tacite reconduction pour des périodes identiques, sauf dénonciation conformément à l’article 6.
ARTICLE 6 – Modification et résiliation de la convention
Toute modification des conditions ou modalités d’exécution de la convention fera l’objet d’un avenant soumis au conseil municipal et au conseil d’administration du CCAS.
En cas de modification portant sur la mise en œuvre de l’article 2, les parties conviennent que : • La partie à l’initiative de la modification informe l’autre partie de son intention par écrit, en transmettant un projet d’avenant pour décision.
La présente convention pourra être résiliée :
• Soit d’un commun accord entre les parties,
• Soit par l’une ou l’autre des parties, moyennant un préavis de six mois consécutifs à la notification de la délibération de l’organe délibérant compétent.
ARTICLE 7 – Responsabilités
La Commune et le CCAS déclarent avoir souscrit, auprès de compagnies notoirement solvables,
des polices d’assurance dont l’objet est de garantir les conséquences pécuniaires de la
responsabilité civile qu’elles encourent du fait des activités respectives découlant de la présente
convention ainsi que des prestations et concours.
Chaque partie s’engage à maintenir cette assurance pendant toute la durée de la convention
et à fournir, sur simple demande de l’autre partie, une attestation en cours de validité.
ARTICLE 8 – Litiges relatifs à la présente convention
Les parties s’engagent à rechercher, en cas de litige sur l’interprétation ou l’application de la
présente convention, toute voie amiable de règlement, y compris le recours à la médiation
administrative, avant de soumettre tout différend à une instance juridictionnelle.
En cas d’échec de ces voies amiables dans un délai maximal de trois mois à compter de la
notification du différend, tout litige pouvant survenir du fait de la présente convention relève
de la compétence exclusive du Tribunal administratif de Besançon.
Fait en 2 exemplaires
A Valdahon, le ……………………………
Pour la Ville de Valdahon Pour le C.C.A.S-Résidence Autonomie de Valdahon
Le Maire La Vice-présidente
Sylvie le HIR Dominique GUILLEUX 4/6
CONVENTION DE MUTUALISATION
ANNEXES 1 à 6
Annexe 1 : Prestations et concours – service « Ressources Humaines (paies)» Le service Ressources Humaines de la Commune a pour missions, pour le compte du CCAS, de gérer l’ensemble des domaines énumérés ci-après, étant entendu que les prises de décisions relèveront de la compétence du CCAS.
➢ La gestion des paies (liquidation, mandatement, déclaration de fin d’année) à
partir des données fournies par le CCAS
Annexe 2 : Prestations et concours « Service Finances »
Le service Finances de la Commune apportera un soutien sur des missions courantes d’un service Finances :
➢ Suivre les grands équilibres
- Aider à l’instruction de la préparation budgétaire et de la constitution des documents, Rapport d’Orientation Budgétaire, budget primitif, budget supplémentaire, décisions modificatives, compte administratif de présentation,
- Assurer la gestion de la dette
- Calculer les coûts prévisionnels et définitifs du service
- Informer, conseiller et contrôler les services du CCAS
- Accompagner les services dans la mise en œuvre des procédures comptables et budgétaires
- Ordonnancer les recettes et les dépenses
- Assurer le suivi des dépenses et des recettes
- Engager les dépenses
- Assurer le suivi des recouvrements et des impayés
- Suivre administrativement les régies d’avances et de recettes
Annexe 3 : Prestations et concours « Commande Publique » - Conseiller et accompagner le CCAS dans la définition de ses besoins et leurs planifications
- Le service conseille et accompagne le CCAS dans la définition des besoins, la rédaction et la mise en œuvre des procédures de marchés publics.
Annexe 4 : Prestations et concours « Services techniques » Les services techniques de la Commune apportent leur contribution uniquement pour les petits travaux et interventions courantes réalisés sur le patrimoine bâti du CCAS, à la suite d’une demande d’intervention (DI) validée par ce dernier.
- Les gros travaux et opérations de réhabilitation sont assurés par des entreprises extérieures mandatées directement par le CCAS, et ne relèvent pas de la présente convention.
- Les matériaux et fournitures nécessaires aux petits travaux sont achetés directement par le CCAS.
- Les interventions des agents communaux sont valorisées au coût réel des heures de travail, conformément aux articles 3 et 4 de la convention.
Ces interventions comprennent notamment :
- Petits travaux d’entretien (ex. réparations diverses, débouchage de canalisations, menues réparations de sécurité ou de confort),
- Autres interventions ponctuelles décidées par le CCAS, 5/6
- Outils et matériaux de la commune.
- Le parc des véhicules : la commune met à disposition des agents du CCAS la flotte des véhicules communaux. Les véhicules sont mutualisés avec les personnels de la commune. La réservation des véhicules se fera directement par les agents du CCAS auprès des services concernés. La commune assure la gestion et la maintenance quotidienne de la flotte de véhicules municipaux mis à disposition des agents du CCAS dans le cadre de leurs fonctions.
Cette prestation comprend :
- Achat des véhicules
- Entretien courant
- Achat des fournitures liées aux prestations de maintenance - Contrôles techniques et réglementaires
- Fourniture de carburant
- Contrat de maintenance.
Annexe 5 – Prestations et concours « Direction Générale des Services » La Direction Générale des Services (DGS) de la Commune apporte un soutien ponctuel au CCAS dans le cadre de la présente convention.
Missions assurées par la DGS :
- Assurer un appui juridique et organisationnel auprès du CCAS. - Faciliter la coordination entre la Commune et le CCAS.
- Garantir le lien administratif entre les deux structures.
Modalités financières :
- Le temps consacré par la DGS au profit du CCAS est valorisé au prorata du temps réellement passé.
- Ce temps est consolidé en fin d’exercice et intégré à la refacturation annuelle conformément aux articles 3 et 4 de la présente convention.
Annexe 6 – Procédure interne de suivi de facturation des heures de mise à disposition, tableau de suivi d’heure, tableau de refacturation.
1. Objet
Définir les modalités de suivi, validation et archivage des heures effectuées par le personnel
communal au bénéfice du CCAS, conformément à l’article 4 de la convention de mutualisation.
2. Périmètre
Cette procédure s’applique à tout agent communal intervenant ponctuellement ou
régulièrement au profit du CCAS.
3. Modalités
3.1. Suivi des heures
- Chaque agent complète un relevé mensuel selon le modèle en Annexe 1 de la procédure.
- Le relevé doit indiquer, pour chaque journée : les dates, les heures de début et de fin, le
total journalier, l’objet, le lieu, la Décision d’Intervention (DI) pour les services techniques.
3.2. Validation
- En fin de mois, le relevé est transmis au responsable du service communal dont dépend
l’agent.
- Le responsable vérifie la cohérence des heures déclarées en lien avec le CCAS et signe le
relevé.
- L’agent signe également pour attester l’exactitude des informations. 6/6
3.3. Transmission
- Les relevés validés sont transmis avant le 10 du mois suivant au service administration
général de la commune.
- Une copie est conservée par le service communal concerné.
3.4. Consolidation annuelle
- Le service d’administration général renseigne le tableau récapitulatif annuel. - Les heures sont valorisées sur la base du coût horaire complet (salaire brut + charges patronales +accessoires).
- Ce montant est intégré à la facture annuelle adressée au CCAS, en complément ou en régularisation des factures intermédiaires éventuelles.