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Déliberation - 2021 57 CGD26 Convention archives
Document publié le Lundi 8 novembre 2021 par la commune d'Allex.
Lien du pdf (Déliberation - 2021 57 CGD26 Convention archives)
Thèmes du document : Justice et droit, Institutions publiques, Données personnelles,
Envoyé en préfecture le 12/11/2021
Reçu en préfecture le 12/11/2021
Affiché le
REPUBLIQUE FRANCAISE REGISTRE DES DELIBE 10 :026-212600068-20211108-2021_57-DE
DEPARTEMENT DU CONSEIL MUNICIPAL
DE LA DROME de la commune d’ALLEX
N° 2021 57
En En exercice eve pris Séance du 8 novembre 2021
Municipal délibération
Le lundi 8 novembre 2021 à 20h00, le Conseil municipal de la Commune
23 23 21 d’Allex s’est réuni en Salle festive sous la présidence de Gérard CROZIER, Maire.
Date de la convocation Etaient présents :
3 novembre 2021 Gérard CROZIER, Jean-Michel CHAGNON, Jocelyne CASTON, Denis ._ | CORNILLON, Christel DUBOIS, Sylvie VACHON, Louis QUAIRE, Eric Data es DD WAGON, François DE SAINT VICTOR, Bernard VINCENT, Sylvie JONDON, Pascale REYNAUD, Lionel ROUQUET, Fanny MOREL, Line
Date d'affichage NAUD, Emilie BESSON, Laurent AUBRET, Semya WATBLED AJMI 16 novembre 2021 Etaient excusé(e)s : Rodrigue ROUBY (procuration à Denis CORNILLON), Virginie PUGLIESE (procuration à Gérard CROZIER), Margaux HELQUE,
: Sulian RENAUD, Adla FRECHET (procuration à Semya WATBLED AJMI) Pour Contre Abstention
Secrétaire de séance : Laurent AUBRET
21 0 0
ARCHIVES MUNICIPALES : Signature d’une convention unique
en archive. numérisation et RGPD avec le CDG 26
Vu le Code général des collectivités territoriales,
Vu le livre II du Code du patrimoine,
Vu la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale, Vu la loi n° 2016-483 du 20 avril 2016 relative à la déontologie et aux droits et obligations des fonctionnaires,
Vu le règlement UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données,
CONSIDERANT que chaque collectivité et chaque établissement public local est propriétaire de ses archives et est tenu d’en assurer la conservation et la mise en valeur.
CONSIDERANT que les élus des collectivités sont responsables au civil comme au pénal de la bonne gestion de leurs fonds d’archives et qu’à cette fin les dépenses archivistiques constituent une dépense obligatoire,
CONSIDERANT que le Règlement Général de la Protection des Données (RGPD) est entré en vigueur depuis le 25 Mai 2018 et que les collectivités ont l’obligation de se mettre en conformité avec celui-ci,
CONSIDERANT que ces services d’archives et de RGPD peuvent être établis auprès d’un service créé par le Centre Départemental de Gestion,
CONSIDERANT que le Centre de Gestion de la Drôme a mis en place un tel service,
L'autorité territoriale informe les membres du conseil municipal, que le Centre de Gestion de la Drôme, afin de faciliter et d’améliorer nos démarches administratives, a décidé de mettre en place une convention unique concernant les missions suivantes :
202157 Page 1 sur 2
Envoyé en préfecture le 12/11/2021
Reçu en préfecture le 12/11/2021
Affiché le
- Traitement archivistique papier ID :026-212600068-20211108-2021 57-DE
- Traitement archivistique électronique
- Mise en conformité RGPD
Le détail des missions figure dans la convention unique.
Une grille tarifaire est également annexée à la convention.
Après en avoir délibéré, le conseil municipal :
- DECIDE d’adhérer à la convention unique du pôle archives, numérisation et RGPD, gérée par le Centre de Gestion de la Drôme à compter du ler janvier 2022,
- AUTORISE l'autorité territoriale à signer l’ensemble des documents afférents,
- AUTORISE l'autorité territoriale à procéder à toutes les démarches administratives et financières relatives à l’exécution de la présente délibération,
- INSCRIT les crédits correspondants au budget.
La délibération est adoptée à l’unanimité
M. Gérard Crozier
Maire d’Allex è
Conformément aux dispositions des artieles R.421-1 et suivants u Code de Justice Administrative, le tribunal administratif de Grenoble peut être saisi par voie de recours formé contre la présente décision pendant un délai de deux mois commençant à courir à compter de la plus tardive des deux dotes suivantes: - date de transmission ou contrôle de légalité de la Préfecture de la Drôme
- date de publication et/ou notification.
Le tribunal administratif peut être saisi via l'application" Télérecours citoyens" accessible par le site Internet hitp:/Avww.telerecours.fr. Dans ce même délai, un recours gracieux peut être déposé devant l'autorité territoriale, cette démarche suspendant le délai de recours contentieux qui commence à courir à compter de l'une ou l'outre des échéances suivantes:
- date de notification de la réponse de l'autorité territoriale
- deux mois après l'introduction du recours gracieux en l'absence de réponse de l'autorité territoriale pendant ce délai.
2021 57 Page 2 sur 2 | pas CRenE Ce Afiiché le GE
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1108-2021 57.DE
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} feu JL, Envoyé en préfecture le 12/11/2021
Reçu en préfecture le 12/11/2021
Mise à disposition
d'un Afchiviste délégué à la protection des données
> Cadre réglementaire et délibérations
Vu le Code général des collectivités territoriales,
Vu le livre H du Code du patrimoine,
Vu la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction
publique territoriale,
Vu la loi n° 2016-483 du 20 avril 2016 relative à la déontologie et aux droits et obligations des
fonctionnaires,
Et pour répondre à la demande des collectivités territoriales et établissements publics affiliés ou non
affiliés afin de les aider à respecter leurs obligations règlementaires, le Conseil d'Administration du
Centre de gestion de la fonction publique territoriale de la Drôme a créé un pôle archivage en 1999 qui
s’est étoffé avec la compétence RGPD en 2019 et aujourd’hui avec l’archivage électronique.
En effet, le Code du patrimoine, art. L 212-6, le Code général des collectivités territoriales, art. R 1421-
1 à R 1421-8 ainsi que la loi du 15 juillet 2008, article 19, précisent que le Maire, ou le Président, est
responsable, au civil comme au pénal, des archives de sa collectivité et qu’à ce titre les frais de
conservation archivistiques forment une dépense obligatoire. Les archives publiques constituent
l’ensemble des documents produits ou reçus par un organisme public.
De fait, la gestion des archives électroniques est également soumise à la règlementation archivistique
et au contrôle scientifique et technique de l'Etat, de la même façon que les archives papier.
L'entrée en vigueur, le 25 mai 2018 du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD),
impose aux collectivités territoriales de se mettre en conformité avec ce règlement.
Les experts techniques du pôle archives, numérisation et RGPD accompagnent les collectivités dans
leurs obligations légales en assurant les bonnes pratiques réglementaires de collecte, de conservation,
de classement et de communication de leurs fonds d’archives. Ils assurent également la mise en
conformité au RGPD et le rôle de délégué à la protection des données auprès de la CNIL pour les collectivités.
Les parties
Centre de Gestion de la fonction Allée André Revol - Île Girodet Téléphone : 04 75 82 01 30 publique territoriale de la Drôme BP 1112 - 26011 VALENCE CEDEX Télécopie: 04 75 42 39 40 Site internet : www.cdg26.fr
Envoyé en préfecture le 12/11/2021
Reçu en préfecture le 12/11/2021 = 1er
Affiché le EE
ID : 026-212600068-20211108-2021 57-DE
Entre
Le Centre de Gestion de la Fonction Publique territoriale de la Drôme (CDG26), représenté par sa
Présidente, Madame Eliane GUILLON, agissant en cette qualité conformément à la délibération du
conseil d'administration n° 2020-38 en date du 14 Décembre 2020,
ci-après dénommé « CDG26 »
D'une part,
Et
La commune d’Allex, représentée par, Monsieur Gérard Crozier, Maire, agissant en cette qualité et
conformément à la délibération du conseil municipal n° XXXXXXXXXXXXXXXXXX, en date du
XXXXXXXXXXXX, autorisant la signature de la présente convention,
ci-après dénommé « le bénéficiaire »
D'autre part,
Il est convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1 : Objet de la convention
La présente convention définit les modalités d'exécution et de financement des missions des archivistes délégués à la protection des données mis à disposition du bénéficiaire.
Article 2 : Durée de la convention
La présente convention est conclue pour une durée de 3 ans renouvelable par tacite reconduction
pour une durée de 3 ans. Elle prendra effet à compter du 1° janvier 2022
Article 3 : Non reconduction et résiliation
Le bénéficiaire peut décider de ne pas reconduire la présente convention au terme de la période
triennale. À ce titre, il lui appartiendra d’en informer le CDG26 par lettre recommandée avec accusé de
réception au plus tard six mois avant l'échéance triennale.
Dans tous les cas, le règlement des missions réalisées ou en cours de réalisation demeure dû
indépendamment de la résiliation.
° En cas de manquement à l’une des obligations de la convention :
L'autre partie peut demander la résiliation de la convention qui devra préalablement être précédée d'une mise en demeure adressée à la partie défaillante par lettre recommandée avec accusé de réception. Si cette mise en demeure reste infructueuse pendant un mois à compter de la date de réception, la convention pourra alors être résiliée par lettre recommandée avec accusé de réception. La date de résiliation prendra effet à la date de réception du courrier.
Envoyé en préfecture le 12/11/2021
+ En cas de résiliation fondée sur un motif d'intérêt général én] Recuren préfecture le 12/11/2021 Affiché le EE
ID: 026-212600068-20211108-2021:.57-DE Celle-ci devra en aviser l’autre partie par lettre recommandée avec
un préavis d'au minimum deux mois avant l'échéance de l’année civile en cours. Cette dénonciation
prendra effet au 1°” janvier de l’année civile suivante.
Atlicle 4 : Règlement des litiges
En cas de survenance éventuelle de désaccord, le CDG26 et le bénéficiaire s'engagent à privilégier tout
mode de règlement amiable avant de saisir, le cas échéant, le tribunal administratif de Grenoble.
Article 5 : Modification
Toute modification de la présente convention fera l’objet d'un avenant.
Article 6 : Modalités financières
Le montant de la rémunération est remboursé trimestriellement par le bénéficiaire.
Le remboursement sera effectué selon les règles de la comptabilité publique par mandat administratif au crédit du compte :
Agent comptable CDG26
TRÉSORERIE DE VALENCE AGGLOMÉRATION
25 avenue de Romans
BP 1012
26015 VALENCE
Le coût de la journée de mise à disposition des agents du service « archives, numérisation et RGPD » est fixé par délibération du conseil d'administration du CDG26 et figure dans la grille
tarifaire en « Annexe A ». Il est révisable annuellement.
D'un commun accord, le bénéficiaire et le CDG26 définissent le nombre de jours annuel de mise
à disposition des intervenants du pôle pour la mission. Ce nombre est fixé pour la durée de la convention mais peut être révisable par avenant. Le bénéficiaire devra demander cette révision au moins trois mois avant le 31 décembre de l’année civile en cours.
Le bénéficiaire s'engage à missionner le CDG26 pour le nombre de jours défini.
Toute journée qui n’aurait pas été annulée par le bénéficiaire au minimum 7 jours avant la date fixée
sera facturée à hauteur de 100% du coût de la journée d'intervention.
Article 7 : Nombre de journées fixées avec le bénéficiaire
La présente convention est conclue avec la commune d’Allex pour 5 journées de mission par an.
Envoyé en préfecture le 12/11/2021
Reçu en préfecture le 12/11/2021
CAT
Article 8: Champ d'intervention et méthodologie des da ici
protection des données
ID : 026-212600068-20211108-2021 57-DE
Pour la mission archivage papier :
L'agent participera à l'organisation, la conservation, l'enrichissement, l'évaluation et l'exploitation
des fonds d'archives de la collectivité. La mission définie d’un commun accord entre l’archiviste et
le bénéficiaire porte sur l’ensemble du traitement de la chaine archivistique :
le conseil pour la mise en œuvre du classement des archives sous tous supports
permettant à la collectivité de respecter ses obligations légales et adapté aux besoins des
services,
la sensibilisation et l'encadrement des acteurs référents, des agents et des élus à l'intérêt
et aux méthodes d’archivages,
le conseil pour l'aménagement et l’organisation physique des locaux d’archives,
la réception, le tri et le classement des dossiers administratifs,
la conservation et la gestion réglementaire des fonds,
la rédaction des bordereaux d'éliminations obligatoires,
la réalisation des différents instruments de recherches et documents archivistiques
légaux, tel que le récolement des archives versées aux Archives Départementales ou les
procès-verbaux de récolement post électoral.
Pour la mission archivage électronique :
Les Archives électroniques obéissent aux mêmes règles et aux mêmes principes que les archives
papier, tout en présentant des particularités techniques qui nécessitent des méthodes de
traitement particulières. Avec la mise en place du SAE (système d'archivage électronique) l’e-
archiviste procédera :
aux versements des archives dématérialisées,
au tri, classement des dossiers dématérialisés,
à la création d’arborescences informatiques,
au renommage des fichiers,
à l'écrémage des fichiers.
Cette mission est devenue possible grâce à la mutualisation de l’outil SAE du CDG5S. La signature
d’une convention tri partite entre le bénéficiaire, le CDG26 et le CDG59 est nécessaire pour
accéder au traitement complet des archives électroniques en les transférant sur le SAE. La grille tarifaire en annexe fixe la réversion annuelle du coût de sauvegarde auprès du CDG59.
Envoyé en préfecture le 12/11/2021
Pour la mission RGPD : Reçu en préfecture le 12/11/2021 erger
La collectivité peut désigner le CDG26 comme délégué à la protef Afiché le CS choisir de nommer un DPD en interne qui sera aidé dans son travail [12:: 026-212800068 202771082027 ST DE
Le délégué à la protection des données aura pour principales missions :
Première année :
. Formation et veille juridique RGPD
e Élaboration des tableaux de gestion (définition des durées de conservations et du sort
définitif des données)
e Rédaction du registre des traitements
e Réalisation d'une étude d'impact si nécessaire (obligatoire en fonction des données ex : la vidéo protection est soumise à cette étude d'impact)
e Conseil sur le traitement des données
e Coopération et transmission à la CNIL (si désignation du service comme DPD)
e Assistance téléphonique en cas de rajouts de données ou de changements de personnes,
questions...
Les années suivantes :
e Mise à jour du registre
e Réalisation ou mise à jour de l'analyse d'impact et des tableaux de gestion
e Point sur la formation, les projets informatiques et l'actualité RGPD.
Enfin, l’archiviste délégué à la protection des données est tenu au secret professionnel pour tout ce qui concerne les faits et renseignements dont il aura connaissance au cours de l'exécution de la présente convention.
Article 9: Modalités de planification des journées
Un planning de présence annuel des archivistes et délégués à la protection des données sera transmis en début d’année au bénéficiaire.
Celui-ci devra être approuvé et modifié, si nécessaire, dans la semaine qui suit la transmission de cette
information de présence en collectivité.
Les interventions se font à la journée.
Envoyé en préfecture le 12/11/2021
Article 10: Modalités de mise à disposition des locaux lorg Recu en préfecture le 12/11/2021 Affiché le
ID : 026-212600068-20211108-2021 57-DE
Les locaux sont ceux du bénéficiaire.
Le bénéficiaire s'engage à respecter les règles relatives à l'hygiène et à la sécurité du travail. Il veillera
donc à fournir à l'agent du CDG26 la possibilité de travailler dans des locaux sains et propres. Avec à sa
disposition, une table, une chaise, une prise électrique, l'accès à un point d’eau ainsi qu’à des toilettes.
Le bénéficiaire devra également mettre à disposition de l’archiviste, délégué à la protection des
données, le matériel nécessaire à l'exécution de sa mission, tel que des boîtes d’archives, des chemises
cartonnées, des sous chemises et permettre l’accès aux fichiers informatiques.
En cas de manutention importante à prévoir pour la réalisation de la mission, le bénéficiaire s'engage à
mettre des agents du service technique à disposition de l’agent du CDG26.
ll est demandé au bénéficiaire de faire savoir à l’intervenant du CDG26 si les locaux sont soumis aux
gros écarts de températures afin de fixer les journées de missions dans les meilleures conditions.
Article 11: Protection des données personnelles
Les données collectées dans cette présente convention sont destinées à l’élaboration des accords
entre le bénéficiaire et le CDG26 et sont nécessaires à l’accomplissement des missions du pôle
archives, numérisation et RGPD. Elles seront conservées selon la durée d'utilité administrative
règlementaire puis éliminées.
Conformément au Règlement Général de la Protection des Données en vigueur depuis le 25 mai 2018, vous
disposez d’un droit d'accès, d'opposition, de modification, de rectification et d’effacement de vos données personnelles. Celui-ci peut être exercé en vertu des législations encadrant l'administration publique en contactant le CDG26.
La présente convention est établie en 2 exemplaires originaux.
Fait à Bourg-Lès-Valence, le30/09/2021
Pour la Collectivité Pour le CDG 26
Le Maire/Le Président, XXXXXXXX La Présidente, Eliane GUILLON
Ou par délégation,
Le Directeur Général par intérim, Frédéric PAPPALARDO PA Mar, 7
FE AROUER /
Pôle arch
Reçu en préfecture le 12/11/2021
Affiché le
ID : 026-212600068-20211108-2021 57-DE
Envoyé en préfecture le 12/11/2021
tions prises par le conseil d'administration du
Fonction Publique Territoriale de la Drôme
Tarifs applicables à compter du 1er janvier 2022
ARCHIVAGE, NUMERISATION ET RGPD
Prestations
Collectivités
Etablissements publics
AFFILIES
Collectivités
Etablissements publics
NON-AFFILIES
Etat, autres
intervention agent du
service
(archivage, RGPD, SAËE)
235£€/jour/intervenant
330€/jour/intervenant 350€/jour/intervenant Maintenance et coût de conservation annuelle pour l’utilisation du Système d’Archivage Electronique (SAE)
Structure adhérente 10e uni = Contribution annuelle Volume d’archives inclus
Communes Etablissements
moins de 1 500 hab. moins de 5 agents 150 € 5 Go
de 1 501 à 2 500 hab. de 5 à 10 agents 300 € 10 Go
de 2 501 à 5 000 hab. de 11 à 40 agents 750€ 25 Go
de 5 001 à 10 000 hab. de 41 à 100 agents 1 500 € 50 Go
de 10 001 à 20 000 hab. de 101 à 200 agents 3 000 € 100 Go
de 20 001 à 30 000 hab. de 201 à 300 agents 5250€ 200 Go
de 30 091 à 50 000 hab. de 301 à 600 agents 9 000 € 400 Go
de 50 001 à 100 000 hab. de 601 à 1 000 agents 15 000 € 800 Go
plus de 100 000 hab. plus de 1 000 agents 25 000 € 2To
| 1 Go supplémentaire de volume d'archives | 10€ / an
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