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Document publié le Jeudi 18 mars 2021
Lien du pdf (unknown - Communauté urbaine - Creusot Montceau - 71 d1616666208278)
Thèmes du document : Données personnelles, Télécommunications et internet, Industrie,
DEPARTEMENT DE SAONE-&-LOIRE
COMMUNAUTE URBAINE
CREUSOT MONTCEAU
EXTRAIT DU REGISTRE
DES DELIBERATIONS
RAPPORT N° V-5
21SGADL0090
SEANCE DU
18 MARS 2021
Nombre de conseillers en exercice :
71
Nombre de conseillers présents :
62
Date de convocation :
12 mars 2021
Date d'affichage :
19 mars 2021
OBJET :
Office de tourisme communautaire
- Attribution d'une subvention -
Autorisation de signature d'une
convention de partenariat
Nombre de Conseillers ayant pris
part au vote : 69
Nombre de Conseillers ayant voté
pour : 69
Nombre de Conseillers ayant voté
contre : 0
Nombre de Conseillers s'étant
abstenus : 0
Nombre de Conseillers :
• ayant donné pouvoir : 7
• n'ayant pas donné pouvoir : 2
L'AN DEUX MILLE VINGT ET UN, le 18 mars à dix-
huit heures trente le Conseil communautaire,
régulièrement convoqué, s'est réuni en séance, Halle
des sports - 5 Avenue Jean Monnet - 71200 Le
Creusot, sous la présidence de M. David MARTI,
président
ETAIENT PRESENTS :
M. Alain BALLOT - Mme Evelyne COUILLEROT - M. Jean-Marc FRIZOT - M. Cyril GOMET - M. Jean-François JAUNET - Mme Frédérique LEMOINE - Mme Monique LODDO - Mme Isabelle LOUIS - M. Daniel MEUNIER - M. Philippe PIGEAU - M. Jérémy PINTO - Mme Montserrat REYES - M. Jean-Yves VERNOCHET VICE-PRESIDENTS
M. Abdoulkader ATTEYE - M. Jean-Paul BAUDIN - M. Denis BEAUDOT - M. Thierry BUISSON - M. Roger BURTIN - M. Michel CHARDEAU - M. Michel CHAVOT - M. Denis CHRISTOPHE - M. Sébastien CIRON - M. Eric COMMEAU - M. Gilbert COULON - M. Daniel DAUMAS - M. Armando DE ABREU - M. Christophe DUMONT - M. Lionel DUPARAY - M. Bernard DURAND - Mme Pascale FALLOURD - M. Bernard FREDON - Mme Marie-Thérèse FRIZOT - Mme Amélie GHULAM NABI - M. Jean GIRARDON - M. Christian GRAND - M. Gérard GRONFIER - Mme Marie-Claude JARROT - M. Georges LACOUR - M. Jean- Claude LAGRANGE - M. Charles LANDRE - M. Didier LAUBERAT - Mme Valérie LE DAIN - Mme Chantal LEBEAU - M. Jean-Paul LUARD - M. Frédéric MARASCIA - Mme Laëtitia MARTINEZ - Mme Paulette MATRAY - Mme Alexandra MEUNIER - Mme Stéphanie MICHELOT-LUQUET - M. Guy MIKOLAJSKI - Mme Marie MORAND - M. Felix MORENO - Mme Viviane PERRIN - Mme Jeanne-Danièle PICARD - M. Jean PISSELOUP - M. Philippe PRIET - M. Marc REPY - Mme Christelle ROUX-AMRANE - M. Enio SALCE - Mme Barbara SARANDAO - Mme Gilda SARANDAO - M. Noël VALETTE -
CONSEILLERS
ETAIENT ABSENTS & EXCUSES :
M. David MARTI
M. Guy SOUVIGNY
Mme MATHOS (pouvoir à Mme Marie-Claude JARROT)
Mme GIRARD-LELEU (pouvoir à M. Jean-Marc FRIZOT)
M. DURAND (pouvoir à M. Georges LACOUR)
M. SELVEZ (pouvoir à Mme Isabelle LOUIS)
M. GANE (pouvoir à M. Daniel MEUNIER)
M. MAILLIOT (pouvoir à M. Alain BALLOT)
M. TRAMOY (pouvoir à M. Lionel DUPARAY)
SECRETAIRE DE SEANCE :
M. Christrian GRAND Vu les articles L.2224-1 et suivants du Code général des collectivités territoriales relatifs aux services publics industriels,
Vu les statuts de l’office de tourisme Creusot-Montceau, adoptés par délibération du conseil communautaire en date du 2 décembre 2010,
Le rapporteur expose :
« Créé par délibération du conseil communautaire du 2 décembre 2010, l’office de tourisme communautaire Creusot-Montceau (OTC) est un Etablissement Public Industriel et Commercial dont les principales missions sont l’accueil et l’information ainsi que la promotion touristique, en lien avec les partenaires et professionnels concernés.
Les missions de l’OTC s’inscrivent pleinement en cohérence et en complémentarité avec les compétences exercées par la Communauté Urbaine Creusot Montceau dans le domaine du développement touristique.
Le programme d’actions prévisionnel 2021 de l’OTC s’organise autour des quatre axes suivants :
1. Réorganiser l’accueil touristique et le fonctionnement interne : conditions d’accueil et qualité, professionnalisation de l’équipe, amélioration du fonctionnement interne.
2. Mettre en place une communication et une promotion adaptée, ciblée et mesurée : « office de tourisme : vitrine du territoire », élaboration du plan de communication, promotion de la destination (faire connaître, donner envie d’y venir et revenir), organisation d’évènements.
3. Développer le rayonnement et l’attractivité : développement des filières caractéristiques du territoire (rando, cyclo, fluvial, patrimoine), qualification et structuration de l'offre, politique de commercialisation, offre complémentaire pour palier l'effet de saisonnalité.
4. Soutenir et mettre en réseau les acteurs, animer et collaborer : intégration des habitants dans la stratégie de l’OTC, animation du réseau de socio-professionnels, partenariat avec la Communauté Urbaine Creusot Montceau sur des projets structurants.
Il est, en particulier , prévu de définir la prochaine stratégie pluriannuelle de l’OTC qui n’avait pu être menée en 2020.
Par ailleurs, le partenariat avec la Communauté Urbaine Creusot Montceau sur les projets structurants sera renforcé : l’OTC sera un partenaire de premier plan dans la mise en œuvre de la nouvelle stratégie de développement économique qui sera prochainement adopté. Il s’impliquera également dans la mise en œuvre du contrat de canal du Centre pour contribuer à la dynamique de développement touristique, à l’échelle du canal.
L’OTC a adressé une demande de subvention à la Communauté Urbaine Creusot Montceau, à hauteur de 349 000 €, pour son fonctionnement annuel et la mise en œuvre de son programme d’actions 2021.
Il est proposé de délibérer pour l’attribution de cette subvention dont le versement est conditionné à la signature d’une convention de partenariat définissant notamment les engagements réciproques de l’OTC et de la Communauté Urbaine Creusot Montceau. La convention est annexée à la présente délibération.
La Communauté Urbaine Creusot Montceau entend, en effet, aider l’office de tourisme, tout en respectant son autonomie, par l’allocation de moyens financiers mais aussi matériels et humains, afin d’accompagner cet établissement de dimension communautaire, dans la réalisation de son programme d’action, concourant au renforcement de l’attractivité du territoire et à la vitalité de l’économie de proximité.
A cette fin, il vous est proposé d’approuver la convention de partenariat, jointe en annexe, à intervenir avec l’OTC et d’autoriser le versement d’une subvention de 349 000 € selon les modalités précisées dans ladite convention.
Je vous remercie de bien vouloir en délibérer. »
LE CONSEIL
Après en avoir débattu,
Après en avoir délibéré,
Etant précisé que M. David MARTI et M. Guy SOUVIGNY intéressés à l’affaire n’ont pas pris part au vote,
DECIDE
- D’approuver les termes de la convention de partenariat pour l’année 2021 à intervenir entre la Communauté Urbaine Creusot Montceau et l’Office de Tourisme Communautaire Creusot-Montceau ;
- D’autoriser Monsieur le Président à signer ladite convention de partenariat et d’en assurer la bonne exécution ;
- D’autoriser le versement d’une subvention de 349 000 € à l’Office de Tourisme Communautaire Creusot-Montceau ;
- D’imputer la dépense sur les crédits prévus à cet effet.
Certifié pour avoir été reçu
à la sous-préfecture le 19 mars 2021
et publié, affiché ou notifié le 19 mars 2021
POUR EXTRAIT CERTIFIE CONFORME Page 1 sur 24
CONVENTION DE PARTENARIAT 2021
COMMUNAUTE URBAINE CREUSOT-MONTCEAU
OFFICE DE TOURISME CREUSOT-MONTCEAU
PREAMBULE
L’Office de tourisme communautaire Creusot-Montceau est un Etablissement public industriel et commercial (EPIC), dont les statuts, approuvés par délibération du Conseil communautaire du 2 décembre 2010, prévoient les missions suivantes :
- Accueil et information
- Promotion touristique
- Développement touristique
- Événementiel / Animation
- Commercialisation
- Gestion d’équipements
- Observation du tourisme
- Partenariats
Afin d’accompagner cet EPIC de dimension communautaire dans ses engagements en matière de promotion touristique du territoire, la Communauté Urbaine Creusot-Montceau entend aider l’Office de tourisme communautaire Creusot-Montceau, tout en respectant son autonomie, par l’allocation de moyens financiers, matériels et humains.
Le soutien à la promotion du tourisme correspond en effet au champ d’application de la politique touristique communautaire, identifié dans ses statuts.
La politique touristique de la communauté urbaine, liée à l’itinérance s’inscrit dans un double objectif : d’une part améliorer le cadre de vie du territoire et son attractivité, d’autre part contribuer au développement et à la diversification de son économie.
Elle est conçue et identifiée comme un facteur permettant de répondre à deux enjeux principaux :
- Renforcer l’attractivité du territoire
o Améliorer la qualité de vie pour les populations résidentes et renforcer le sentiment d’appartenir à un territoire « où il fait bon vivre ».
o Donner une image positive et dynamique du territoire auprès des populations extérieures.
- Contribuer à la vitalité de l’économie de proximité
o Conforter les établissements et commerces existants.
o Encourager le développement de nouvelles activités créatrices d’emploi.
La Communauté Urbaine Creusot-Montceau estimant nécessaire de suivre l’emploi des aides qu’elle attribue, la présente convention a pour but de définir, dans un partenariat clarifié, l’objet, le montant, les conditions d’utilisation et de contrôle de la subvention allouée. Page 2 sur 24
Ce préambule et les documents annexés à la présente convention font partie intégrante de la convention de partenariat entre la Communauté Urbaine Creusot-Montceau et l’Office de tourisme communautaire Creusot-Montceau.
ENTRE LES SOUSSIGNES :
Communauté urbaine du Creusot-Montceau-les-Mines, créée par décret n° 70-37 du 13 janvier 1970 dont le siège est situé au Château de la Verrerie – 71200 Le Creusot, représentée par son Président, agissant en vertu d’une délibération du conseil communautaire en date du 18 mars 2021, ci- après dénommée « la CUCM ».
ET,
L’Office de tourisme communautaire Creusot-Montceau, Etablissement public industriel et commercial, institué par délibération du Conseil communautaire du 2 décembre 2010, et domicilié Château de la Verrerie 71 200 Le Creusot, représenté par son Président Monsieur Guy SOUVIGNY, agissant en vertu d’une délibération du comité de direction en date du 23 mars 2021, ci-après dénommé « l’OTCCM ».
IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :
ARTICLE 1 : OBJET DE LA CONVENTION
La présente Convention a pour objet de régir les rapports entre « la CUCM » et « l’OTCCM » et d’en fixer les conditions sans remettre en cause l’exercice des missions de ce dernier telles que définies dans ses statuts. Elle définit les objectifs permettant d’évaluer les engagements de chacune des parties et les résultats attendus.
ARTICLE 2 : OBJECTIFS DE LA CONVENTION
« L’OTCCM » bénéficie du soutien de « la CUCM » pour la mise en œuvre de son programme d’actions annuel 2021, dont le projet est annexé à la présente convention (cf. annexe A), en cohérence avec la politique touristique de « la CUCM ».
ARTICLE 3 : LES ENGAGEMENTS DES PARTIES
« La CUCM » propose à « l’OTCCM » la mise en place d’objectifs, permettant de définir, dans un partenariat clarifié et contractualisé, les engagements de chacune des parties et les résultats attendus.
3.1 « La CUCM » s’engage à :
o Apporter son aide financière en 2021, sur accord du Conseil Communautaire, pour les actions et objectifs programmés par « l’OTCCM » (cf. annexe A), et notamment étudier si besoin un soutien complémentaire dans le cadre de la contribution de l’office de tourisme à la stratégie de développement économique communautaire ;
o Mettre à disposition de « l’OTCCM » un écran plat pour ses locaux ou la participation aux salons touristiques (cf. annexe B) ;
o Reverser l’intégralité du produit de la taxe de séjour à « l’OTCCM » (cf. annexe C) ;
o Créer et déléguer à « l’OTCCM » la gestion d’une régie de recettes dédiée à la collecte de la taxe de séjour ; Page 3 sur 24
o Fournir assistance et conseil au personnel de « l’OTCCM » dans les procédures de gestion financière inhérente à la comptabilité publique (cf. annexe D) ;
o Permettre l’utilisation de la navette intersites pour les membres du personnel de « l’OTCCM », aux mêmes conditions que pour les agents de « la CUCM » (cf. annexe E) ;
o Permettre l’utilisation des salles et du matériel de projection de « la CUCM », pour les membres du personnel de « l’OTCCM », aux mêmes conditions que pour les agents de « la CUCM » (cf. annexe F) ;
o Fournir matériels, assistance, maintenance et conseil à « l’OTCCM » dans le domaine de l’informatique et des systèmes d’information (cf. annexe G).
o Respecter les obligations du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) en sa qualité de sous-traitant (cf. annexe H).
o Suivre tout au long de l’année la bonne mise en œuvre du programme d’actions de « l’OTCCM ».
3.2 « L’OTCCM » s’engage à :
o Réaliser un programme d’actions visant à renforcer l’attractivité du territoire et contribuer à la vitalité de l’économie de proximité (cf. annexe A) ;
Dans ce cadre, l’office de tourisme contribuera à la mise en œuvre du contrat de canal du Centre et tout particulièrement aux démarches et projets liés au développement et à la promotion touristique du territoire. A ce titre, l’office participera notamment au projet à venir autour de l’identité du canal et de la création d’une marque territoriale ;
Par ailleurs, l’office de tourisme est appelé à devenir l’un des partenaires privilégiés de la stratégie de développement économique communautaire qui sera adoptée en 2021, dont découleront de nouvelles implications pour l’office de tourisme, en termes de mission et de projets, notamment dans le domaine de l’attractivité du territoire et du soutien aux initiatives et projets des professionnels et partenaires du tourisme.
o Informer « la CUCM » tout au long de l’année sur son action ;
o Respecter les engagements énoncés dans le procès-verbal de dépôt de l’écran plat (cf. annexe B) ;
o Etre l’interlocuteur de référence des hébergements touristiques marchands du territoire, pour le recouvrement de la taxe de séjour, et appliquer la procédure définie à l’annexe C ;
o Désigner des régisseurs garants de la bonne gestion de la régie de recette dédiée à la collecte de la taxe de séjour ;
o Appliquer les modalités de procédure définies avec les services de « la CUCM » (Finances, Moyens généraux, DSI) afin que « l’OTCCM » bénéficie de leur expertise technique et soutien logistique (cf. annexes D, E, F, G) ;
o Rembourser à la CUCM le matériel informatique fourni ;
o Informer « la CUCM » des données relatives à l’économie touristique (fréquentation des hébergements touristiques marchands, sites de loisirs ; création de nouveaux équipements ou commerces touristiques ; démarche qualité ; etc.) ;
o Collaborer avec les services de la CUCM afin de respecter les obligations issues du RGPD (cf. annexe H). Page 4 sur 24
ARTICLE 4 : MODALITES DE VERSEMENT
Pour l’année 2021, une subvention de « la CUCM » à « l’OTCCM » est fixée à 349 000 € (TROIS CENT QUARANTE NEUF MILLE Euros).
Cette subvention sera créditée au compte de « l’OTCCM », selon les procédures comptables en vigueur et fera l’objet de plusieurs versements selon les modalités suivantes : - 82 500 (23.6% d’acompte) en février
- 266 500 € (76.4 %) à la signature de la présente convention.
« L’OTCCM » adjoindra à la présente convention un RIB précisant ses coordonnées bancaires.
ARTICLE 5 : ORGANISATION DES CONTROLES
Obligations :
« L’OTCCM » s’engage à fournir :
o avant le 31 décembre 2021 : un état de réalisation des actions programmées avant le 30 juin 2022 :
o Les bilans et comptes de résultats détaillés et certifiés du dernier exercice, faisant apparaître la subvention de « la CUCM ».
o Un compte d’emploi de la subvention de « la CUCM » ainsi qu’un rapport annuel d’activité de « l’OTCCM ».
Les pièces demandées sont adressées au Président de « la CUCM ».
Vérifications :
« L’OTCCM » s’engage à faciliter toute demande de vérification par « la CUCM », à justifier sur sa demande de l’utilisation de la subvention, notamment par la production de tous éléments justificatifs comptables et / ou de toute pièce justificative des dépenses et / ou autre document dont la production serait jugée utile. Cette vérification est réalisée par « la CUCM ».
Sanctions :
En cas de non-respect des engagements contractuels souscrits, ou d’un retard significatif ou d’une modification substantielle des présentes dispositions, « la CUCM » peut suspendre ou diminuer le montant du versement, remettre en cause le montant de la subvention ou exiger le reversement de tout ou partie des sommes déjà versées.
Dans tous les cas, « l’OTCCM » aura eu la possibilité de présenter préalablement ses observations à « la CUCM ».
ARTICLE 6 : L’EVALUATION
« L’OTCCM » s’engage à mettre en place les outils d’évaluation qualitative et quantitative des actions programmées (cf. article 2) en lien avec les services de « la CUCM ».
« L’OTCCM » veillera tout particulièrement à la bonne articulation avec les critères propres aux autres financeurs.
Fin 2021, au vu des engagements pris par « l’OTCCM », « la CUCM » procédera à l’évaluation des résultats obtenus, en rapport avec les ressources et moyens qui auront pu être engagés. Page 5 sur 24
ARTICLE 7 : DUREE – RESILIATION DE LA CONVENTION
La présente Convention est conclue au titre de l’année 2021, sauf dénonciation expresse adressée trois mois à l’avance par l’une ou l’autre des parties, par lettre recommandée avec accusé de réception.
En cas de non-respect, par l’une ou par l’autre des parties, des engagements réciproques inscrits dans la présente Convention, celle-ci pourra être résiliée de plein droit par l’une ou l’autre des parties à l’expiration d’un délai d’un mois suivant l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception valant mise en demeure.
En cas de résiliation de la Convention aux torts de « l’OTCCM », la subvention versée sera remboursée au prorata de la durée d’exécution.
Fait au Creusot, le
Le Président de la CUCM Le Président de L’OTCCM, Monsieur David MARTI Monsieur Guy SOUVIGNY Page 6 sur 24
Liste des annexes intégrées à la présente convention :
o A: Programme d’action 2021 de l’OTCCM ;
o B : Procès-verbal de dépôt d’un écran plat à l’OTCCM ;
o C : Fiche de procédure pour le reversement du produit de la taxe de séjour à l’OTCCM ;
o E : Fiche de procédure pour l’utilisation de la navette intersites de la CUCM par le personnel de l’OTCCM ;
o F : Fiche de procédure pour la réservation des salles et du matériel de projection de la CUCM par le personnel de l’OTCCM ;
o G : Convention de gestion des matériels/logiciels informatiques et des systèmes d’information de l’OTCCM par la direction DSI de la CUCM ;
o H : Dispositions de sous-traitance en matière de RGPD. Page 7 sur 24
Annexes à la Convention de partenariat entre « la CUCM » et « l’OTCCM » - année 2021
Annexe A: Programme d’action prévisionnel de l’OTCCM
Actions 2021
Il convient de préciser que le projet structurant de l’année 2021 sera la construction de la prochaine stratégie touristique de l’Office de Tourisme (2021-2025). NB : action annulée en 2020. Les travaux de réflexion devraient débuter durant le 1er semestre 2021 et se poursuivre sur une majeure partie de l’année. Les actions 2021, au-delà des taches afférentes à ces travaux, s’inscriront dans la continuité des actions menées ces deux dernières années selon les 4 axes définis ci-dessous.
Axe 1 : Réorganiser l’accueil touristique / le fonctionnement interne
Objectif : un accueil qualitatif et maitrisé
Améliorer / optimiser les conditions d’accueil :
o Animation de l’accueil de Montceau
o Optimisation des vitrines et de la boutique du Creusot
o Améliorer la visibilité des deux bureaux d’information
Programme d’accueil hors les murs :
o Présence sur les sites caractéristiques du territoire
o Présence hors territoire
Marque Qualité Tourisme (cf plan d’action dédié) :
o Audit complet en janvier + audit mystère courant 2021
o Renforcer le groupe qualité de destination
o Maintenir le niveau de la qualité en interne
Objectif : professionnalisation de l'équipe / amélioration du fonctionnement interne Programme de formation : expert de son territoire
o Visites terrain
o Eductours internes
o Découverte des nouvelles Balades Vertes in situ
Axe 2 : Mettre en place une communication et une promotion adaptée, ciblée et mesurée
Objectif : l'OT vitrine du territoire
Mise en valeur par l’image :
o Achats de photos
o Liaison des vues 360 via carte interactive
Mise en place d’une gestion de base de données photographiques plus efficiente
Objectif : élaborer un plan de communication ambitieux
Presse :
o Programmer et suivre les accueils presse avec nos partenaires
o Elaborer un dossier de presse annuel
Publicité :
o Plan média évènementiel
o Plan média par filière
Print :
o Guide touristique 2021
o Brochure groupes 2022
o Fiches rando Balades Vertes
o Parcours de visite du Creusot
o Parcours de visite enfant à Montceau
Digital (Facebook – Instagram – site internet)
o Rédaction d’une nouvelle ligne éditoriale pour les réseaux sociaux o Mise en place Chatbot sur Facebook
o Améliorer la fréquentation du site internet objectif : doubler la fréquentation o Optimiser la page d’accueil du site : pop-up d’actualité Page 8 sur 24
o Newsletter grand public
Objectif : faire connaître la destination, donner envie d’y venir/revenir
Être moteur au sein du collectif patrimoine du CRT
Mise en œuvre de la politique d’accueil presse interne
Mise en place d’un traitement des bases de données client dans le respect du RGPD
Objectif : l'OT organisateur d'événements
Organisation des « Notes d’Été » : Blanzy et Saint-Sernin (à valider) Être présent sur les évènements locaux :
o Beaux Bagages au Creusot
o TSB à Montceau
o Tour de France au Creusot le 2 juillet
Organisation du Fantastic Picnic : Mont-Saint-Vincent (à valider) Visite-dégustation pour le lancement des visites estivales
Axe 3 : Développer le rayonnement et l’attractivité Objectif : renforcer le développement des filières caractéristiques du territoire
Rando
Partenariat avec la CUCM dans le cadre du déploiement des balades vertes : o Réalisation et impression des fiches randonnée
o Commercialisation
Cyclo
Partenariat avec loueur de vélos sur Montceau
Réflexion sur des circuits cyclo « boucles à vélos »
Partenariat avec Mines de Rayon ou autre structure (privé/public)
Fluvial
Optimisation du fonctionnement de la capitainerie
Patrimoine
Création parcours de visite sur le Creusot
Parcours enfant sur Montceau et le Creusot
Valorisation de la Vallée de la Céramique en partenariat avec l'Ecomusée : mise en valeur de la future réouverture de la Villa Perrusson + parcours guidé des maisons céramiques Renouvellement de la convention « Site du Château » : réflexion sur la mise en place de nouveaux produits (Pass)
Promotion, vente et prospection du Pass Découverte BFC
Objectif : améliorer la qualification et la structuration de l'offre
Valoriser les filières locales : artisanat d'art, producteurs, etc :
o Programme annuel des Savoir-Faire d’un Jour
o Showroom de démonstration dans les vitrines du BITC
o Partenariat avec Creusot Montceau en Transition : mise à jour de l’atlas des producteurs locaux
Promouvoir une offre famille adaptée :
o Valoriser le label Aventure Mômes
o Favoriser les ouvertures des sites durant les vacances scolaires Objectif : mettre en place une nouvelle politique de commercialisation
Développer la commercialisation groupes : prospection / démarchage :
o Mise en œuvre d’un plan d’action annuel dédié incluant la promotion, le démarchage et la vente
o Adapter nos offres au contexte socio-économique afin d’optimiser le chiffre d’affaires
Objectif : développer une offre complémentaire pour palier l'effet de saisonnalité Diversification des services :
o Boutique : démarchages de nouveaux fournisseurs, nouveaux produits o Billetterie : mise en place de BilletWeb ; partenariats avec les scènes culturelles o Weebnb : centrale de disponibilité des hébergeurs partenaires
Développer et utiliser des bases de données pour diffuser nos nouveautés, offres... Miser sur les filières et l’animation sur les ailes de saison et le hors saison : Savoir-Faire d’un Jour notamment Page 9 sur 24
Axe 4 : Soutenir et mettre en réseau les acteurs ; animer et collaborer
Objectif : intégrer les habitants dans la stratégie de l'OT
Associer des membres actifs de la vie locale du territoire à la co-construction de la stratégie Diffusion de nos supports de communication au plus près des habitants
Objectif : fédérer et animer le réseau de socio-professionnels
Mise en place de la newsletter pro
Mise en place de la plateforme de déclaration taxe de séjour
Intégration des socio-pros dans la co-construction de la stratégie Créer des moments d’échange et de rencontres : les Cafés Doc Renouvellement du pack partenaire en s’adaptant au contexte :
o Réflexion sur le prix de vente
o Eductour
o Calendrier d’ateliers
o Services complémentaires payants
Objectif : renforcer le partenariat avec la CUCM sur des projets structurants Être OT référent dans le cadre du Contrat de Canal et des actions de promotion o Réflexion sur identité et marque du Canal
o Elaboration du plan marketing partagé
o Organisation d’un évènement de présentation de la marque
Participer activement et être un des acteurs principaux de la mise en œuvre de la nouvelle stratégie de développement économique de la CUCM, notamment sur le volet attractivité du territoire. Page 10 sur 24
Annexes à la Convention de partenariat entre « la CUCM » et « l’OTCCM» - année 2021
Annexe B : Procès-verbal de dépôt d’un écran plat à l’OTCCM Page 11 sur 24
Annexes à la Convention de partenariat entre « la CUCM » et « l’OTCCM » - année 2021
Annexe C : Fiche de procédure pour le reversement du produit de la taxe de séjour à l’OTCCM
OPERATIONS QUI LE FAIT
ECHEANCE INDICATIVE
(par rapport à la date de
perception)
1. En cas de changement des règles concernant la taxe de séjour :
Actualisation du document de déclaration et de la notice
explicative
CUCM
(tourisme)
J – 6 semaines
Validation du document de déclaration et de la notice
explicative actualisés.
CUCM
(finances/sub)
J - 5 semaines
Information des mairies sur les changements de règles CUCM
(tourisme)
En fonction de l’actualité
2. Systématiquement à chaque période de perception (tous les 3 mois) :
Envoi du document de déclaration + notice explicative +
courrier d’échéance à tous les hébergeurs
OTCCM J – 3 semaines
Renseigner les hébergeurs sur les modalités pratiques de
déclaration.
OTCCM J – 1
Réception des déclarations des hébergeurs + chèques Trésorerie principale Jour J à J + 2
Vérification des paiements par consultation du logiciel
Helios et relance des hébergeurs qui n’ont pas encore payé
OTCCM J + 12
Transmission des déclarations et pièces de paiement à la
CUCM
Trésorerie principale M + 1 J
Emission d’un titre global de recette pour la CUCM CUCM (finances/sub) M + 3 J Emission d’un mandat à l’ordre de l’OTCCM, envoyé à la TP CUCM (finances/sub) M + 3 J Transmission des déclarations à l’OTCCM + Pièces de
paiement (P503)
CUCM (finances/sub) M + 3 J
Contrôle des déclarations des hébergeurs pour vérifier une
irrégularité éventuelle : application du mauvais tarif,
absence de déclaration
OTCCM M + 6 J
Relance téléphonique, par courriel des hébergeurs dans
l’irrégularité
OTCCM M + 12 J
3. En cas de refus d’un hébergeur de régulariser sa situation :
Transmission à la CUCM des coordonnées des hébergeurs
refusant de régulariser leur situation.
OTCCM 2M
Envoi d’un courrier de mise en demeure à l’hébergeur CUCM (tourisme) 2M+15 J Si l’hébergeur régularise sa situation dans les 30 jours,
retour à la procédure du point 2
TP / CUCM / OTCCM
Si l’hébergeur persiste dans son refus, procédure d’avis de
taxation d’office (sur la base d’une déclaration) ou d’un
dépôt de plainte (en l’absence de déclaration)
CUCM et TP Page 12 sur 24
Annexes à la Convention de partenariat entre « la CUCM » et « l’OTCCM » - année 2021
Annexe D : Fiche de procédure pour l’assistance et le conseil au personnel de l’OTCCM dans les procédures de gestion financière
NATURE DE
L’OPERATION QUI LE FAIT
CONDITION DE
REALISATION
ECHEANCE DE
REALISATION
Vérification de la
conformité du budget de
l’OTCCM selon la
nomenclature des
établissements publics.
CUCM
(Service
Finances et
subventions)
Demande écrite formulée par
mail ou courrier, par l’OTCCM,
au service Finances de la CUCM,
avec maquette budgétaire
renseignée en pièce jointe, au
moins 15 jours avant
présentation au Comité de
direction de l’OTCCM.
J + 7 après
réception
de la demande
Vérification de la
conformité des décisions
modificatives du budget de
l’OTCCM
selon la nomenclature des
établissements publics.
CUCM
(Service
Finances et
subventions)
Demande écrite formulée par
mail ou courrier, par l’OTCCM,
au service Finances de la CUCM,
avec maquette budgétaire
renseignée en pièce jointe, au
moins 15 jours avant
présentation au Comité de
direction de l’OTCCM.
J + 7 après
réception
de la demande
Conseil sur des missions de
prestations financières
commandées par l’OTCCM
(ouverture d’une ligne de
trésorerie, etc.)
CUCM
(Service
Finances et
subventions)
Demande écrite formulée par
mail ou courrier, par l’OTCCM,
au service Finances de la CUCM,
avec projet de cahier des charges
en pièce jointe,
au moins 15 jours avant
publication du marché par
l’OTCCM.
J + 7 après
réception
de la demande
Explication sur les
opérations d’écriture
comptable (virements de
crédits, reports,
rattachements, etc.)
CUCM
(Service
Finances et
subventions)
Demande écrite formulée par
mail ou courrier, par l’OTCCM,
au service Finances de la CUCM,
décrivant la nature de la question
le plus précisément possible, au
moins 7 jours avant
intervention de la CUCM.
J + 7 après
réception
de la demande Page 13 sur 24
Annexes à la Convention de partenariat entre « la CUCM » et « l’OTCCM » - année 2021
Annexe E : Fiche de procédure pour l’utilisation de la navette intersites de la CUCM par le personnel de l’OTCCM
OPERATIONS QUI LE FAIT ECHEANCE
1 Demande d’utilisation écrite adressée au service Moyens
Généraux indiquant : noms, prénoms et mail du nouveau
personnel bénéficiaire.
OTCCM 1 semaine avant la première
utilisation souhaitée
2 Intégration du personnel de l’OTCCM au mailing d’information
sur la navette + communication au personnel des conditions de
ramassage et de dépose (horaires, lieux)
par mail ou courrier.
CUCM
(Service Moyens
Généraux)
J + 7 après réception de la
demande écrite
Nota : Les horaires et cadencements des navettes sont susceptibles d’être modifiés temporairement ou définitivement par la CUCM en fonction de ses besoins ou de ses moyens ; les personnels de l’OTCCM en seront informés de la même manière que les personnels de la CUCM. Page 14 sur 24
Annexes à la Convention de partenariat entre « la CUCM » et « l’OTCCM » - année 2021
Annexe F : Fiche de procédure pour la réservation des salles et du matériel de projection de la CUCM par le personnel de l’OTCCM
OPERATIONS QUI LE FAIT ECHEANCE
1 Demande d’utilisation adressée par mail à la CUCM, via
l’adresse reservationpourreunions@creusot-montceau.org
indiquant : date, heures d’utilisation, et nombre de participants.
OTCCM J -14
2 Confirmation de la réservation de la salle et/ou du matériel à
l’OTCCM par mail.
CUCM (service
Moyens Généraux)
J -11
Et concernant spécifiquement la salle multimédia située sur le site de l’étang de la Forge :
3 Contacter la direction DSIIG pour lui indiquer les prérequis
nécessaires à l’usage qui va
être fait des ordinateurs de la salle
OTCCM J-11
4 Préparation des postes de la salle multimédia CUCM (DSIIG) J -1 5 Ouverture de la salle multimédia – Le badge d’accès est à
retirer dans la boîte à clés située
à l’accueil du Château.
OTCCM Jour J
6 Rangement de la salle multimédia OTCCM Jour J 7 Fermeture de la salle multimédia (portes, volets, …) OTCCM Jour J Page 15 sur 24
Annexes à la Convention de partenariat entre « la CUCM » et « l’OTCCM » - année 2021
Annexe G : Convention de gestion des matériels/logiciels informatiques et des systèmes d’information de l’OTCCM par la direction DSI de la CUCM
GESTION DES MATERIELS ET DES MOYENS
INFORMATIQUES DE L’OTCCM PAR LA DIRECTION
DES SYSTEMES D’INFORMATION
Suite à la création de l’Office de tourisme communautaire le 2 décembre 2010, il a été décidé que la Communauté urbaine Creusot Montceau accompagnerait « l’OTCCM » dans ses démarches liées à ses systèmes d’information.
A présent cette assistance porte également sur la fourniture des matériels informatiques de sorte à permettre aux techniciens communautaires d’intervenir sur des matériel/logiciels connus et compatibles avec l’environnement mis en place à la CUCM.
Ceci exposé, il a été convenu ce qui suit :
ARTICLE 1 : OBJET
La présente annexe à la convention définit:
- les modalités de mise à disposition des matériels et logiciels informatiques demandés. - les termes et le champ d’intervention de la DSI dans le cadre de l’infogérance des systèmes d’information de l’OTCCM.
- les modalités de conseil, d’étude, de formation, d’acquisition, de maintenance et d'exploitation des systèmes d’information de l’OTCCM.
ARTICLE 2 : STRUCTURES DE CONCERTATION, DE PILOTAGE ET D’EVALUATION
La DSI de la Communauté urbaine Creusot Montceau s'engage à assurer les missions et projets validés par les représentants de chaque collectivité réunis au sein d’un comité de pilotage.
Chaque année, les résultats et avancements des projets seront présentés aux membres du comité de pilotage.
Pour les projets importants, un comité de suivi technique sera désigné par le comité de pilotage. Le comité de suivi technique se réunira périodiquement afin de s’assurer de la bonne évolution des projets. Il sera animé par le chef de projet OTCCM en charge du dossier.
Tout au long de l’année, un contact permanent s’établira entre le responsable de la DSI et la directrice de l’OTCCM afin d’analyser, d’expliquer et d’aplanir toutes les difficultés inhérentes aux développements de systèmes informatiques et d’information. Page 16 sur 24
Chaque année, un bilan sera établi afin de présenter les réalisations et charges incombant à chaque membre du regroupement.
Afin de faire le lien avec les projets et budgets de l’année suivante, une réunion de préparation budgétaire sera organisée dans le courant du troisième trimestre.
ARTICLE 3 : DÉFINITION DE L'INTERVENTION DE LA DSI DE LA COMMUNAUTE URBAINE CREUSOT MONTCEAU
La DSI de la Communauté urbaine Creusot Montceau assure les missions suivantes dans le cadre d’une programmation annuelle ou pluriannuelle validée par le comité de pilotage et budgétée :
- Planification de la demande et des systèmes : cette mission doit permettre de maîtriser les évolutions, d’établir et d’organiser les projets de mise en œuvre, de proposer et contrôler la réalisation des budgets, d’assurer la coordination entre les différentes instances et intervenants, d’apporter une assistance à l’élaboration de plans ou schémas de développement des systèmes d’information initiés par les collectivités à leur demande.
- Administration des technologies et production : cette mission assure la gestion et l’administration des systèmes centraux, des réseaux et des systèmes de gestion de bases de données. La gestion du câblage fait partie de cette mission.
- Bureautique : L’équipe assurant cette mission suit en direct les demandes utilisateurs par un accueil centralisé de dépannage, procède à l’étude, la conception et au choix des logiciels et matériels. Elle gère les outils de messagerie - agenda - forum. Elle étudie l’ergonomie et l’interfaçage des outils Bureautiques. Elle procède avec les assistances externes nécessaires aux actions de dépannage et de formation.
- Administration de la téléphonie et des télécommunications (fixes, mobiles et wifi) : cette mission n’est pas assurée par la DSI. Néanmoins la DSI peut apporter son expertise pour des conseils. La téléphonie fixe utilisant l’infrastructure réseau de la communauté urbaine, il est demandé à l’OTCCM d’informer la DSI à chaque modification de son paramétrage ou de sa configuration matérielle.
- Etudes et systèmes d’information métiers : cette mission a en charge la conception et la réalisation des cahiers des charges des systèmes d’information ainsi que l’implantation des nouvelles formes de gestion de l’information proposée sur le marché. La mission comporte deux axes :
- d’une part, la mise en place et maintenance des grandes applications de gestion - d’autre part, la mise en place des moyens coopératifs d’information Au travers de ces deux axes, la mission assure la diffusion de méthode de gestion et de suivi des projets.
Elle privilégie les progiciels du marché mais développe autant que nécessaire, des applications spécifiques et des interfaces.
La DSI proposera une évolution vers des standards techniques et l’utilisation d’applications mutualisées. Ces orientations seront proposées en validation au comité de pilotage.
- Gestion de la liaison informatique entre l’OTCCM et la Communauté urbaine : cette mission consiste à permettre l’accès au réseau communautaire à l’OTCCM pour l’exercice de son activité.
- Maintenance des postes informatiques : il s’agit de la maintenance et de l’intervention d’une part sur le système d’exploitation Windows et les logiciels bureautiques Windows et d’autre part sur le matériel. En cas de panne matériel, l’Office Page 17 sur 24
de Tourisme se chargera de contacter la société de dépannage dans la mesure où ce matériel est toujours sous garantie ; la DSI pourra accompagner la démarche en cas de difficulté technique. Si l’équipement n’est plus sous garantie, la DSI tentera de le réparer ; le montant des pièces détachées fournies pourra faire l’objet d’une compensation.
- Fournitures des matériels et des logiciels : pour améliorer l’intégration, l’homogénéité et la maintenance des équipements de l’Office, la CUCM pourra fournir certains matériels et logiciels informatiques : ordinateurs, écrans, matériel actif, licences, … Une facturation pourra être effectuée.
ARTICLE 4 : MISE A DISPOSITION DES MATERIELS ET DES LOGICIELS
La DSI assurera, par l’intermédiaire de prestations internes ou externes, la fourniture, l’entretien et la mise à niveau :
- de l’ensemble des matériels informatiques,
- de l’ensemble des logiciels,
Les nouveaux matériels seront acquis de préférence directement par l’OTCCM mais leurs caractéristiques techniques seront fournies par la DSI. Si toutefois il s’avère nécessaire que la DSI fournisse le matériel, cela pourra alors faire l’objet d’une facturation auprès de l’OTCCM.
Autant que possible, les droits d’usage des nouveaux logiciels seront acquis directement par l’OTCCM ; la DSI apportera les conseils techniques adaptés. Si toutefois il s’avère nécessaire que la DSI fournisse les droits d’usage, cela pourra alors faire l’objet d’une facturation auprès de l’OTCCM.
Ces logiciels sont soumis à un droit d’usage et ne peuvent pas être cédés. Il est de la responsabilité de l’OTCCM d’être en conformité avec les droits d’usage de ces logiciels.
Les matériels et logiciels Bureautique existants sont la propriété de l’OTCCM.
Les matériels et logiciels commandés directement par l’OTCCM seront réceptionnés par l’OTCCM. Dès réception, une demande d’intervention sera émise pour effectuer l’installation.
L’OTCCM fournira à la DSI un emplacement pour stocker le matériel neuf et le matériel obsolète. Il sera à la charge de l’OTCCM de faire évacuer le matériel obsolète, quelle qu’en soit l’origine.
ARTICLE 5 : LIEUX ET DÉLAI D'EXÉCUTION
La DSI de la Communauté urbaine Creusot-Montceau s'engage, en fonction des moyens disponibles, à respecter les délais d'exécution prévus en accord avec l’OTCCM et les fournisseurs.
Les 2 sites concernés par cette convention sont :
BIT Le Creusot
Château de la Verrerie
71200 LE CREUSOT
BIT Montceau-les-Mines
Quai du Général de Gaulle
71300 MONTCEAU LES MINES Page 18 sur 24
ARTICLE 6 : DEMANDE D’INTERVENTION AUPRÈS DE LA DSIIG
Pour joindre le service, voici les points d’entrée à privilégier pour garantir un meilleur suivi de vos demandes :
A – En cas de problème
Sur le fonctionnement d’un logiciel (Finance, traitement photos, Word, Excel, …), d’un matériel (ordinateur, écran clavier, imprimante, téléphone fixe…) et de façon plus générale si un agent de l’OTCCM est bloqué dans l’usage d’un outil, 2 possibilités s’offrent à lui :
1. Saisie d’une demande via l’outil accessible depuis le lien « GLPI Incident ». Cette solution est à privilégier car elle permet un suivi de la résolution. Dès la saisie d’une nouvelle demande les techniciens sont informés automatiquement par messagerie.
2. En cas d’URGENCE uniquement, appel téléphonique au 03 85 77 51 00 puis saisie de la demande dans l’outil précédent.
B – En cas de nouveaux besoins
Concernant par exemple l’arrivée/le départ/le mouvement d’une personne, la commande ou/et l’installation d’un matériel ou d’un logiciel, l’accès à un logiciel ou à un site Internet, l’édition d’une carte, l’intégration de données, etc., l’agent de l’OTCCM doit :
1. Saisir une demande via l’outil accessible depuis le lien « GLPI Production ». Cette solution est à privilégier car elle permet un suivi de la demande. Afin de faciliter le traitement, il est souhaitable que chaque demande soit systématiquement validée par la directrice de l’OTCCM.
ARTICLE 7 : DEFINITION DE L'INTERVENTION DE L’OTCCM
La directrice participera activement aux études des systèmes d’information et aux choix des outils informatiques. Elle mettra en œuvre l’organisation la plus appropriée pour utiliser convenablement les outils informatiques retenus.
La directrice ou son représentant décidera des attributions des postes informatiques – matériels et logiciels – ainsi que des formations à organiser. A cette fin, la directrice ou son représentant pourra s’appuyer en tout ou partie sur des études faites ou demandées à la DSI.
Une prévision des évolutions du système d’information sera établie par l’OTCCM et fournie avant le 15 octobre de l’année en cours à la DSI, pour que celle-ci puisse travailler sur l’intégration et la planification de ces demandes dans son plan de charge de l’année suivante.
Naturellement, des changements pourront intervenir par la suite sans toutefois déséquilibrer la charge normale de la DSI.
ARTICLE 8 : SECRET
La DSI de la Communauté urbaine Creusot-Montceau s'engage au secret le plus absolu sur les documents confiés par l’OTCCM ainsi que sur les états et documents résultant de leur traitement. Page 19 sur 24
(Voir ci-après fiche H sur les obligations de la CUCM en sa qualité de sous-traitant de l’OTCCM au regard du règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)).
ARTICLE 9 : RESPONSABILITÉS MUTUELLES
A - De l’OTCCM
Qui s'engage :
- à fournir un organigramme représentant l’organisation des services de l’OTCCM,
- à désigner un référent informatique qui sera l'interlocuteur privilégié de la DSI, recensera annuellement les besoins de l’OTCCM et assurera le suivi des commandes et des dépenses au sein de l’OTCCM,
- à associer la DSI en amont des projets et pendant le processus de décision des solutions SI,
- à désigner, pour chaque projet qui le concerne, un correspondant informatique qui jouera le rôle d'interlocuteur privilégié avec les différents chefs de projet de la DSI,
- à utiliser les systèmes dans des conditions normales suivants les règles et usages montrés lors des formations et en suivant les règles liées à l’informatique et aux Libertés (Loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique aux fichiers et à la liberté, Règlement Général sur la Protection des Données, Code de la Propriété Intellectuelle)
- A respecter la charte informatique de la communauté urbaine Creusot-Montceau,
- à étudier et valider les choix, usages et attributions des systèmes automatisés de traitement de l’information avec la DSI,
- à mettre à la disposition de la DSI un espace de stockage adéquat,
- à prendre les dispositions nécessaires au bon fonctionnement du logiciel de gestion financière,
- à se mettre en conformité par rapport aux droits d’usage des logiciels utilisés à l’OTCCM,
- à se conformer aux standards informatiques définis par la DSI,
B- De la Communauté urbaine Creusot-Montceau
Qui s'engage dans le respect du cadre des textes encadrant la commande publique et plus généralement des règles liées au droit de l’informatique :
- à assurer les missions décrites ci-dessus dans les délais impartis sauf en cas de force majeure, indépendant de la volonté de la Communauté urbaine Creusot-Montceau,
- à assurer le fonctionnement normal des matériels et logiciels opérationnels,
- à faciliter l’utilisation des systèmes installés par une assistance convenable en délais et en qualité. L’assistance sera assurée du lundi au vendredi de 8h00 à 12h00 et de 13h30 à 17h00.
- à s’acquitter de ses obligations en sa qualité de sous-traitant de l’OTCCM au regard des règles du RGPD (Voir fiche H). Page 20 sur 24
ARTICLE 10 : INTERCONNEXION DES RÉSEAUX
INFORMATIQUES
Du fait de l’existence de deux bureaux d’information touristique, ceux-ci doivent être interconnectés via une liaison informatique, suffisamment dimensionnée, pour bénéficier des différents services hébergés par la CUCM. Pour ce faire, il lui est demandé d’intégrer le GFU proposé par la CUCM.
La CUCM a conclu un accord-cadre avec Creusot Montceau Networks (CMN), en charge de la DSP Très haut débit, pour la mise à disposition de fibres optiques noires (FON) pour interconnecter ses différents sites.
Dans le cadre de ce marché public, la CUCM a aussi prévu la possibilité de mettre en place un groupe fermé d’utilisateurs (GFU) afin d’accorder le droit à d’autres entités de se raccorder à son réseau informatique.
La CUCM mettra donc à disposition de l’OTCCM une liaison pour interconnecter son réseau informatique avec celui de la CUCM. Cette liaison sera commandée auprès de CMN dans le cadre du GFU. Les frais induits par cette liaison seront refacturés à l’OTCCM. L’achat et la mise en œuvre des équipements réseaux côté OTCCM resteront à la charge de l’OTCCM.
La CUCM n’ayant pas vocation à devenir opérateur réseau, le raccordement entre l’OTCCM et la CUCM sera utilisé exclusivement pour accéder aux logiciels métiers de la CUCM.
ARTICLE 11 : FACTURATION DES SERVICES RENDUS
Il est entendu que l’OTCCM remboursera à la CUCM le coût des matériels informatiques fournis.
La CUCM refacturera le montant de ses achats en fournissant les factures à titre de pièces justificatives.
Par ailleurs elle facturera le coût de l’interconnexion décrite dans l’article 10.
L’OTCCM devra fournir les informations nécessaires pour permettre cette refacturation et notamment les informations pour l’usage de la plate-forme Chorus Portail Pro (CPP).
Les titres de recettes correspondant à ces différentes prestations seront émis autant que de besoin.
L’OTCCM dispose d’un délai de 30 jours pour assurer leur règlement auprès du Trésorier principal du Creusot. Page 21 sur 24
Annexes à la Convention de partenariat entre « la CUCM » et « l’OTCCM » - année 2021
Annexe H : Disposition sur la sous-traitance en matière de RGPD
La CUCM met à la disposition de l’OTCCM les agents affectés à la Direction des Systèmes d’Information et Informations Géographiques (DSIIG) afin de fournir matériels, assistance, maintenance et conseil dans le domaine de l’informatique et des systèmes d’information.
A ce titre la CUCM a la qualité de sous-traitante de l’OTCCM, qui reste le responsable du traitement des données, au regard des obligations introduites par le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), réglementation européenne entrée en vigueur le 25 mai 2018.
Les engagements pris par la CUCM afin d’être en conformité avec ce règlement figurent ci- après.
1- Objet
La présente annexe a pour objet de définir les conditions dans lesquelles la CUCM s’engage à effectuer, pour le compte l’OTCCM, les opérations de traitement de données à caractère personnel définies ci-après dans le respect des obligations du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 applicable à compter du 25 mai 2018 (ci-après, « RGPD »).
2- Description des traitements faisant l’objet de la sous-traitance :
La CUCM est autorisée à traiter les données personnelles nécessaires pour fournir les services objets de la convention.
La nature des opérations réalisées sur les données:
Stockage/hébergement, exploitation/administration de l’infrastructure informatique communautaire mise à disposition de l’OTCCM.
Les finalités des traitements sont les suivantes :
Fourniture, assistance/conseil, maintenance de postes informatiques et d’applications
Les données à caractère personnel traitées sont :
Nom, Prénom, adresse, âge, coordonnées téléphoniques et mails, des visiteurs et des abonnés de la newsletter
Nom, Prénom, coordonnées numériques des abonnées des pages Facebook et Instagram, Twitter de l’office
Nom, Prénom, adresse, coordonnées téléphoniques et mails, des ambassadeurs locaux
Nom, Prénom, adresse, nom de société, coordonnées téléphoniques et mails, des professionnels locaux
Nom, Prénom des dirigeants des entreprises d’hébergement local qui collectent la taxe de séjour
Nom, prénom, nationalité, coordonnées téléphoniques, adresse mail, situation familiale, numéro de sécurité sociale, coordonnées bancaires, permis de Page 22 sur 24
conduire/carte d’identité, diplômes, fonctions, évaluation professionnelle, données relatives à la santé (le cas échéant) des agents de l’OTCCM
Les catégories de personnes concernées sont :
Les touristes accueillis sur le territoire, les plaisanciers
Les abonnés à la newsletter du site de l’office
Les abonnés des pages Facebook et Instagram de l’office Les membres du réseau des ambassadeurs
Les membres du réseau des professionnels du territoire
Les hébergeurs qui collectent sur leurs client la taxe de séjour Les scolaires qui visitent le site du château de la verrerie Le personnel de l’OTCCM
3- Obligations de la CUCM vis-à-vis de l’OTCCM :
La Communauté Urbaine s'engage à :
1 - Traiter les données uniquement pour les finalités indiquées ci-dessus
2 - Traiter les données conformément aux instructions documentées que l’OTCCM pourrait lui donner. Si la CUCM considère alors qu’une instruction constitue une violation du règlement européen sur la protection des données elle en informera immédiatement l’office.
3 - Garantir la confidentialité des données à caractère personnel traitées dans le cadre du présent contrat
4 - Veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel en vertu du présent contrat :
s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité
reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel
5 - Prendre en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut
6 - Droit d’information des personnes concernées :
Il appartient à l’OTCCM de fournir l’information aux personnes concernées par les opérations de traitement au moment de la collecte des données
7 - Exercice des droits des personnes
Dans la mesure du possible, la CUCM doit aider l’OTCCM à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées : droit d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données, droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée (y compris le profilage).
Lorsque les personnes concernées exercent, auprès de la CUCM, des demandes d’exercice de leurs droits, elle doit adresser ces demandes dès réception par courrier électronique à Mme la Directrice de l’OTCCM
(cindy.jaubert@creusotmontceautourisme.fr) Page 23 sur 24
8 - Notification des violations de données à caractère personnel
La CUCM notifie à l’OTCCM toute violation de données à caractère personnel dans un délai maximum de 4 heures après en avoir pris connaissance au moyen de l’envoi d’un mail sur l’adresse électronique du délégué à la protection des données, cette alerte sera doublée d’un appel téléphonique au (03 85 55 59 56). Cette notification est accompagnée de toute documentation utile afin de permettre à l’OTCCM, si nécessaire, de notifier cette violation à l’autorité de contrôle compétente.
9 - Aide de la CUCM dans le cadre du respect par l’OTCCM de ses obligations
La CUCM aide l’OTCCM pour la réalisation d’analyses d’impact relatives à la protection des données.
Elle l’aide pour la réalisation de la consultation préalable de l’autorité de contrôle.
10 Mesures de sécurité
La CUCM s’engage à mettre en œuvre les mesures de sécurité suivantes :
Sensibiliser les utilisateurs,
S’assurer de la gestion d’habilitation et d’authentification des utilisateurs, Gérer les incidents des postes informatiques,
Sécuriser les postes de travail et l'informatique mobile,
Protéger le réseau informatique interne,
Sécuriser les serveurs et les sites web,
Sauvegarder et archiver de manière sécurisée,
S’assurer de la sécurisation des échanges avec d'autres organismes,
11 - Sort des données
Au terme de la prestation de services relative au traitement de ces données, le sous- traitant s’engage à :
à renvoyer toutes les données à caractère personnel au responsable de traitement
Le renvoi doit s’accompagner de la destruction de toutes les copies existantes dans les systèmes d’information de la CUCM. Une fois détruites, elle doit justifier par écrit de la destruction des données.
12 - Délégué à la protection des données
La CUCM déclare qu’elle a désigné un Délégué à la Protection des Données en la personne de M. Jean-Yves LAGRANGE Directeur des Systèmes d’Information et Information Géographiques (DSIIG) qui peut être joint aux coordonnées suivantes : « dpo@creusot- montceau.org » ou 03 58 77 51 01
13- Registre des catégories d’activités de traitement
La CUCM déclare tenir par écrit un registre de toutes les catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte de l’OTCCM comprenant :
le nom et les coordonnées du responsable de traitement pour le compte duquel il agit, des éventuels sous-traitants et, le cas échéant, du délégué à la protection des données;
les catégories de traitements effectués pour le compte de l’OTCCM; le cas échéant, les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale, y compris l'identification de ce pays tiers ou Page 24 sur 24
de cette organisation internationale et, dans le cas des transferts visés à l'article 49, paragraphe 1, deuxième alinéa du règlement européen sur la protection des données, les documents attestant de l'existence de garanties appropriées; dans la mesure du possible, une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles, y compris entre autres, selon les besoins, la pseudonymisation et le chiffrement des données à caractère personnel; des moyens permettant de garantir la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement; des moyens permettant de rétablir la disponibilité des données à caractère personnel et l'accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d'incident physique ou technique;
une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l'efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement.
14 - Documentation
La CUCM met à la disposition de l’OTCCM la documentation nécessaire pour démontrer le respect de toutes ses obligations et pour permettre la réalisation d'audits, y compris des inspections, par l’office, ou un autre auditeur qu'il a mandaté, et contribuer à ces audits.
15- Obligations de l’OTCCM vis-à-vis de la CUCM
L’OTTCM s’engage à :
1 - Le cas échant, fournir au sous-traitant les données visées à l’article 2 des présentes clauses à moins que le sous-traitant ne soit chargé leur collecte
2 - Documenter par écrit toute instruction concernant le traitement des données par la CUCM
3 - Veiller, au préalable et pendant toute la durée du traitement, au respect des obligations prévues par le règlement européen sur la protection des données de la part du sous-traitant
4 -Superviser le traitement, y compris réaliser les audits et les inspections auprès de la CUCM