Déliberation - 2022 137 Charte d utilisation et tarifs salles de l Hotel de Ville 01

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Déliberation - 2022 137 Charte d utilisation et tarifs salles de l Hotel de Ville 01 Document publié le Jeudi 17 novembre 2022 par la commune de Waziers. Lien du pdf (Déliberation - 2022 137 Charte d utilisation et tarifs salles de l Hotel de Ville 01)Thèmes du document : Consommateurs, Assurance, Démocratie, Commune de WAZIERS (Nord)

Extrait du Registre aux délibérations du

CONSEIL MUNICIPAL

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Convocation du 17 novembre 2022

Séance du 24 novembre 2022

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Présidence de : Monsieur Laurent DESMONS

===============

29 Membres élus le 4 juillet 2020 :

MM. DESMONS Laurent, CHARLET Jocelyne, MOREAUX Rémy, FRASCA Geneviève, DOGIMONT Frédéric, MARGONELLI Catherine, FERENZ Sébastien, CARON Marie-José, HIMEUR Kémici, DEHEN Mireille, IDLHAJ Hamed, ZAIR Mohamed, DISASSINI Guy, GAMBIER David, BACHIRI Karim, KERRAR Maggy, CINQUEMANI Sébastien, CORDIER Laurence, TABET Lucy, POULAIN Ophélie, DINI Kelly, MICHON Jacques, PARNETZKI Claudine, MAZURE Françoise, MASCARTE Roger, DESORT Betty, URBANIAK Evelyne, KAHALERRAS Jamel, MORANTIN Brigitte.

Membres ayant donné pouvoir : : Mmes. CHARLET Jocelyne (pouvoir à MOREAUX Rémy), DEHEN Mireille (pouvoir à Mme FRASCA Geneviève), CORDIER Laurence (pouvoir à DINI Kelly), MORANTIN Brigitte (pouvoir à PARNETZKI Claudine).

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OBJET : Charte d’utilisation et tarifs de location des salles de l’Hôtel de Ville de WAZIERS -----------------------------

Par délibération en date du 30 octobre 2014, l’Assemblée Délibérante a adopté la charte d’utilisation des salles de l’Hôtel de Ville.

Au regard du contexte actuel (crise énergétique), il convient de procéder à certaines modifications. Il est demandé à l’Assemblée Délibérante de se prononcer sur les modifications apportées, dont les tarifs pour entrer en vigueur au 1er janvier 2023.

Voir document joint au dossier.

Vote : Adopté à la majorité

POUR : 15

CONTRE : 12

ABSTENTION : 2

La secrétaire de séance, Fait et délibéré en séance, Madame Evelyne URBANIAK Pour extrait conforme, Le Maire,

Laurent DESMONS

2022 – 137

Publié sur le site internet : 05/12/2022

Envoyé en préfecture : 02/12/2022

Reçu en préfecture : 02/12/2022

Identifiant : 059-215906546-20221124-2022_137-DEMairie de WAZIERS – Place André Bordeu – BP 60111 WAZIERS – 59502 DOUAI Cedex

CHARTE D’UTILISATION DES SALLES DE L’HÔTEL DE VILLE DE WAZIERS

Les demandes seront satisfaites après accord du bureau municipal et dans la mesure des possibilités du planning de la salle. Dans tous les cas, les salles sont réservées en priorité aux activités municipales.

AUX ASSOCIATIONS WAZIÉROISES dont le siège social est à Waziers :

Salle Polyvalente / Salle de réunions du CCAS :

- pour l’organisation de réunions ou activités en lien avec l’association (Assemblée Générale, réunions des membres de l’association, permanences pour les associations n’ayant pas de local ou un bureau, … )

 Gratuit.

- pour l’organisation de manifestations à but lucratif : belote, …

 Le tarif en vigueur adopté par le conseil municipal devra être acquitté : 150 €

Salle des Fêtes :

- pour l’organisation de manifestations à but lucratif : d’un repas, d’une soirée dansante, d’un spectacle, d’un loto, ...

 Limité à trois cents personnes.

 Limité à une fois par an.

 Le tarif en vigueur adopté par le conseil municipal devra être acquitté : 250 €

Salle Coët :

- pour l’organisation d’un Arbre de Noël.

 Sans mise à disposition de vaisselle.

 Gratuit.

AUX PARTICULIERS WAZIÉROIS :

Salle Polyvalente :

- pour l’organisation d’une réception décès. Limité à 4 heures.

 Gratuit.

-pour l’organisation d’une réception vin d’honneur de mariage célébré à Waziers, repas exclus. Limité à 4 heures.

  Le tarif en vigueur adopté par le conseil municipal devra être acquitté : 150 €

- les couples célébrant des noces d’or ou de diamant, souhaitant organiser un repas froid ne dépassant pas une cinquantaine de convives.

 Le tarif en vigueur adopté par le conseil municipal devra être acquitté : 150 €

AU PERSONNEL COMMUNAL ET ÉLUS MUNICIPAUX :

Pour le Personnel Communal titulaire et contractuel, justifiant d’au moins un an de présence dans la Collectivité.

Pour les Elus municipaux en exercice (mandat en cours).

Salle Polyvalente :

-pour l’organisation d’un repas froid ne dépassant pas une cinquantaine de convives.

 Le tarif en vigueur adopté par le conseil municipal devra être acquitté : 150 € 1/6Mairie de WAZIERS – Place André Bordeu – BP 60111 WAZIERS – 59502 DOUAI Cedex

AUX ENTREPRISES ET AUTRES ORGANISMES (pour l’organisation d’une réunion)

Salle Polyvalente / Salle des Fêtes en fonction du nombre de personnes - Partenaire de la ville (ayant un intérêt pour la commune) pour des réunions professionnelles non commerciales. Dans la limite des horaires d’ouverture des bureaux de la mairie.  Gratuit.

- Autres :

 Le tarif en vigueur adopté par le conseil municipal devra être acquitté : 150 €

TOUTE SOUS-LOCATION OU MISE A DISPOSITION A UNE AUTRE PERSONNE OU SOCIETE QUE LE DEMANDEUR EST INTERDITE, SOUS PEINE DE SE VOIR REFUSER LA RESERVATION.

Le réservataire autorise tout représentant de la municipalité à accéder à la salle louée afin de contrôler le plein respect des dispositions souscrites.

L'attention des utilisateurs est tout particulièrement attirée sur l'importance qu'il convient de porter au respect de cette charte et à celui du fonctionnement des dispositifs de sécurité énumérés ci-dessous. A défaut, le bailleur peut se réserver le droit de ne pas donner suite à une autre réservation demandée par le preneur.

Article 1 – Réservation

Toute demande de salle devra être formulée par courrier ou courriel adressé à Monsieur le maire au moins 60 jours avant la date souhaitée (après que la disponibilité ait été vérifiée auprès du service compétent). Cette demande devra décrire explicitement l’exposé de la réunion ou manifestation ou l’événement, sa date, son heure de début, sa durée, le nombre de personnes prévues, et les noms et coordonnées des organisateurs.

Après avoir reçu l’accord du maire, le demandeur devra renvoyer en mairie au moins 45 jours avant la date souhaitée :

Pour l’organisation de simples réunions :

- La fiche événementielle dûment remplie.

- Un exemplaire de la charte signée.

- Une attestation d’assurance en responsabilité civile au nom du demandeur.

Pour l’organisation d’un repas, d’une soirée dansante, d’un spectacle, d’un loto, ... : - Il vous sera envoyé un contrat de location à nous retourner signé.

- Le chèque couvrant le montant total de la location de la salle conformément au tarif en vigueur adopté par le conseil municipal à l’ordre du Trésor Public.

- La fiche événementielle dûment remplie.

- Un exemplaire de la charte signée.

- Une attestation d’assurance en responsabilité civile au nom du demandeur. - Un chèque de caution de 250,00€ à l’ordre du Trésor Public devra être remis lors de la remise des clefs.

Réservation annuelle : dès lors qu’une association ou un groupement est autorisé à organiser une activité régulière dans la salle Polyvalente ou salle des Réunions du CCAS, il faudra fournir dès le mois de janvier (pour l’année) :

- La fiche événementielle dûment remplie.

- Un exemplaire de la charte signée.

- Une attestation d’assurance en responsabilité civile au nom du demandeur.

A défaut, la réservation sera annulée.

2/6Mairie de WAZIERS – Place André Bordeu – BP 60111 WAZIERS – 59502 DOUAI Cedex

Article 2 - État des lieux

 Lorsque la salle des fêtes est louée, les parties suivantes sont concernées : entrée parvis, halle d’entrée, montées d’escalier, toilettes, les deux petites salles de l’étage, l’ascenseur, la salle des fêtes. Lorsque la salle Polyvalente est louée ou mise à disposition, les parties suivantes sont concernées : entrée galerie, toilettes.

Un état des lieux de la salle et du matériel (propreté et inventaire) est effectué en présence d’un agent communal et du demandeur avant et après l'utilisation de la salle. Tout demandeur ne pouvant être présent à l’état des lieux doit communiquer à l’avance en mairie les coordonnées de la personne habilitée à le représenter. Dans le cas contraire, les clefs de la salle ne pourront lui être remises.

Attention : l’état des lieux entrant et l’état des lieux sortant doivent être effectués par la même personne. Cet horaire est fixé en accord avec l’agent il est impératif de le respecter.

Dans le cas contraire ou en cas d’absence, l’état des lieux sera établi par défaut par l’agent communal et ne pourra donner lieu à aucune contestation.

Le chèque de caution ne sera pas rendu.

Les clés vous seront remises par l’agent communal habilité à faire l’état des lieux et lui seront rendues à l’état des lieux de sortie et déposées au secrétariat général.

Article 3 – Conditions de location des salles

Matériels

Les tables doivent être rendues en parfait état de propreté. Elles resteront dépliées, et stockées à leur emplacement d’origine. La nappe et les serviettes en papier ne sont pas fournies. Les chaises doivent être rendues en parfait état de propreté. Elles seront empilées par 10 à leur emplacement d’origine.

Les réfrigérateurs doivent être rendus vidés et en parfait état de propreté. Le percolateur ou les cafetières doivent être rendus vidés et en parfait état de propreté.

L’emploi de tampons Jex et paille de fer est interdit à cause des rayures.

Le papier toilette est fourni.

La vaisselle

Salle Polyvalente :

 Pour 50 convives : la vaisselle est mise à disposition.

 Elle devra être vidée de tous détritus et objets divers pour faciliter son nettoyage.

 Elle sera empilée et stockée sur la table pour faciliter son comptage, le mode vous sera précisé lors de l’état des lieux par l’agent communal.

Ne pas couper dans les plateaux, tout plateau rayé sera facturé.

Salle des Fêtes :

 Pour 300 convives : stockée dans les armoires fermées à clé au niveau des « bars » de la salle des Fêtes. Les clés des armoires vous seront remises par l’agent communal chargé de l’état des lieux.  Elle devra être vidée de tous détritus et objets divers pour faciliter son nettoyage.

 Elle sera empilée et stockée dans les bacs plastiques mis à disposition posés sur les chariots de cuisine. Précisé lors de l’état des lieux par l’agent communal.

Les torchons à vaisselle ne sont pas fournis.

Ne pas couper dans les plateaux, tout plateau rayé sera facturé,

3/6Mairie de WAZIERS – Place André Bordeu – BP 60111 WAZIERS – 59502 DOUAI Cedex

Nettoyage de la salle

 Elle devra être rendue en bon état de propreté (balayage de la salle et éventuellement des parties com- munes à celle-ci). Un kit de nettoyage sera mis à disposition dans la salle.  Elle devra être débarrassée des détritus. Aucun stockage dans la salle.

Évacuation des déchets dans le respect du tri sélectif

 Les déchets seront mis dans des sacs plastiques et déposés dans les poubelles à ordures ménagères, situées dans le petit parking de la mairie. Précisé lors de l’état des lieux par l’agent communal.  Le verre doit être déposé dans la poubelle à verre bleue, situées dans le petit parking de la mairie Les bouteilles en plastique doivent être déposées dans la poubelle des recyclables jaune, située dans le petit parking de la mairie.

Prévoir des sacs plastiques.

Pour faciliter le transport des déchets jusqu’au petit parking de la mairie, nous mettrons à dispo- sition un chariot à roulettes.

Article 4 - Dispositions relatives au respect des règles et dispositifs de sécurité L’effectif maximum des personnes susceptibles d’être admises simultanément est de 499 personnes pour la salle des fêtes, 128 pour la salle des réunions, 114 pour la salle polyvalente, et 12 pour la salle de réunion du CCAS.

Pour la salle des fêtes : Pour l’organisation d’un repas, d’une soirée dansante, d’un spectacle, d’un loto, ... : L’effectif maximum est limité à 300 personnes.

Pour la salle Polyvalente : Pour l’organisation d’un repas, d’une fête familiale. L’effectif est limité à 50 convives.

Dégagements extérieurs

La circulation et le stationnement de véhicules sur le parvis de la mairie sont interdits. En conséquence, le stationnement des véhicules se fait sur le parking situé en face de la Mairie, place Bordeu, seul l’arrêt pour chargement ou déchargement des véhicules est autorisé.

Dégagements intérieurs

Toutes les issues doivent être dégagées en permanence. Les portes doivent s'ouvrir de l'intérieur sur une simple poussée.

Les accès à tous les appareils participant à la lutte contre le feu (extincteurs, blocs sécurité, …) doivent être dégagés. Les aménagements et décorations ne doivent masquer ni les portes, ni les blocs lumineux de sécurité, ni être effectués directement sur les murs et les portes des salles.

Gardiennage

Salle des Fêtes : Le gardiennage à la porte d’entrée du bas est obligatoire en dehors des horaires d’ouverture de la mairie. Vous devez transmettre à la collectivité avant l’état des lieux, un justificatif précisant les coordonnées de la société de gardiennage, la date, et le lieu.

Restauration

Il est interdit d'introduire des bouteilles de gaz dans le bâtiment ou d'utiliser des appareils de cuisson. Il est interdit de confectionner des repas chauds ou même de réchauffer des repas à l’intérieur des salles. Les chariots (armoires chauffantes) de transport de repas chauds, sont autorisées.

Fumées

Tout appareil émanant de la fumée (fumigènes, appareil à croque-monsieur ou tout autre appareil électrique, …) est strictement interdit. Le déclenchement de l’alarme serait immédiat et entraînerait obligatoirement le déplacement d’un agent d’astreinte qui vous sera facturé au taux en vigueur.

En cas de déclenchement de l’alarme ou de tout autre problème, vous devez contacter le numéro d’astreinte suivant : 06 73 89 81 15.

4/6Mairie de WAZIERS – Place André Bordeu – BP 60111 WAZIERS – 59502 DOUAI Cedex

Bruit

Dans les salles, l’utilisation d’un matériel de sonorisation est toléré uniquement jusqu’à 2 heures du matin. Il ne doit pas occasionner de gêne pour les riverains. A cet effet, toutes les portes et fenêtres seront systématiquement fermées lors de l’utilisation d’un dispositif de sonorisation. A l'extérieur des salles, les bruits intempestifs sont interdits après 22 heures.

Les utilisateurs doivent prendre connaissance des dispositifs permanents de sécurité et s’en faire expliquer leur fonctionnement (extincteurs, blocs d’éclairage de sécurité placés au-dessus des issues de secours, déclencheurs de l’alarme incendie).

En aucun cas, la responsabilité de la commune ne peut être engagée si des éléments extérieurs étrangers à la réunion, viennent la perturber.

Il est conseillé de prendre toutes dispositions nécessaires afin d'assurer les conditions de sécurité.

Défibrillateurs semi automatiques : le bâtiment de la mairie dispose de défibrillateurs semi automatiques en libre service, ils permettent de guider les personnes non formées aux gestes qui sauvent d’effectuer le massage cardiaque. Localisation, suivre la signalétique en place.

Article 5 - Dispositions relatives aux obligations et interdictions

Il est strictement interdit de fumer dans la salle.

La salle est équipée, à la demande, de chaises et de tables dans la limite des disponibilités.

La fourniture du matériel de sonorisation

Salles annexes de la mairie : le matériel de sonorisation est réservé aux réunions, et manifestations municipales, et aux associations selon la disponibilité sans la présence d’un électricien de la commune.

Salle des fêtes : le matériel de sonorisation et de projection n’est utilisable qu’en présence d’un électricien de la commune. Le coût sera facturé suivant le taux horaire majoré en vigueur.

La salle et ses alentours

Il est strictement interdit de suspendre quelque objet que ce soit au plafond suspendu.

La fermeture des portes, des fenêtres, de l'éclairage et des points d’eau doivent impérativement être vérifiées avant de quitter les lieux.

Les issues doivent rester dégagées, et il est interdit de pénétrer dans les autres parties de la Mairie.

Publicité

Tous fléchages et publicités sont strictement interdits à l’extérieur de la salle ou sur le territoire communal sauf accord écrit de la Mairie.

Buvette ou vente

Les organisateurs doivent demander une autorisation auprès du service concerné.

Article 6 - Sanction

Les bénéficiaires s’engagent à ne pas servir de prête-noms pour masquer les utilisations de parti- culiers, même adhérents, ou d’associations extérieures, ou activité différente que celle décrite dans la demande de location. Dans ce cas, le montant de la caution sera intégralement retenu pour non- respect du contrat signé.

Le non-respect des consignes données ci-dessus et/ou la dégradation des locaux, des installations ou du matériel donnent lieu à la facturation des frais engendrés pour la remise en état.

5/6Mairie de WAZIERS – Place André Bordeu – BP 60111 WAZIERS – 59502 DOUAI Cedex

Les tarifs de mise à disposition sont fixés par délibération, et sont ceux en vigueur au jour de la réservation. Ils sont revus annuellement par délibération du Conseil municipal.

En cas de dégradations constatées à l’état des lieux de sortie ou de non-respect de la charte, les réparations de toute nature en découlant sont à la charge des responsables signataires du contrat de mise à disposition.

La commune se réserve le droit d’utiliser tous les recours possibles et nécessaires pour couvrir l’intégralité des dégâts.

Lu et approuvé le : (date) Pour accord,

Qualité du preneur (Nom, Prénom, Qualité): Le Maire

Signature du preneur

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