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Acte - 2022 12 16 Pacte de cooperation et de solidarite metropolitaines Conventions de services communs
Document publié le Vendredi 16 décembre 2022 par la commune de Rezé.
Lien du pdf (Acte - 2022 12 16 Pacte de cooperation et de solidarite metropolitaines Conventions de services communs)
Thèmes du document : Démocratie locale et participation citoyenne, Grandes et moyennes entreprises, Institutions publiques,
Extrait du registre des délibérations
du conseil municipal
Séance du 16 décembre 2022
DÉLIBÉRATION N° 160/2022 PACTE DE COOPÉRATION ET DE SOLIDARITÉ MÉTROPOLITAINES - CONVENTIONS DE SERVICES COMMUNS
L'an deux mille vingt-deux,
Le seize décembre à dix-huit heures,
Le conseil municipal s'est réuni au lieu ordinaire de ses séances, sous la présidence de Madame Agnès Bourgeais, maire, suivant la convocation faite le 9 décembre 2022.
Etaient présents :
Mme Bourgeais, maire
M. Chusseau, M. Faës, Mme Coirier, M. Quéraud, M. Gaglione, M. Audubert, Mme Burgaud, adjoints
Mme Métayer, M. Bouyer, M. Pineau, M. Borot, Mme Cabaret-Martinet, M. Soccoja, M. Jéhan, Mme Landier, Mme Deletang, M. Letrouvé, Mme Gallais, Mme Leray, M. Gellusseau, M. Mabon, M. Vendé, M. Louarn, Mme Lelion, M. Le Breton, Mme Douaisi, Mme Bihan, M. Simonet, conseillers municipaux
Absents excusés ayant donné pouvoir à un collègue du Conseil Municipal pour voter en leur nom :
Mme Guiu (pouvoir à Mme Cabaret-Martinet), M. Brianceau (pouvoir à M. Borot), Mme Daire-Chaboy (pouvoir à Mme Landier), Mme Fond (pouvoir à M. Faës), Mme Paquereau (pouvoir à M. Gellusseau), Mme Hervouet (pouvoir à M. Bouyer), M. Quénéa (pouvoir à M. Chusseau), M. Kabbaj (pouvoir à M. Quéraud), Mme Desgranges (pouvoir à Mme Douaisi), M. Nicolas (pouvoir à Mme Bihan), Mme Bennani (pouvoir à M. Louarn), M. Marion (pouvoir à M. Le Breton)
Absents non excusés :
M. Le Forestier, M. Vince, conseillers municipaux
Sylvie Landier a été désigné(e) secrétaire de séance et a accepté ces fonctions.
Accusé de réception en préfecture
044-214401432-20221216-14714-DE-1-1
Date de télétransmission : 17/12/22
Date de réception préfecture : 17/12/22 CONSEIL MUNICIPAL DU 16 DÉCEMBRE 2022
OBJET : PACTE DE COOPÉRATION ET DE SOLIDARITÉ MÉTROPOLITAINES - CONVENTIONS DE SERVICES COMMUNS :
Mme Agnès Bourgeais donne lecture de l'exposé suivant :
Nantes Métropole s’est engagée dès 2001 dans une démarche de mutualisation avec l’ensemble des communes de la métropole. Un premier schéma de coopération et de mutualisation de la Métropole nantaise et des 24 Communes a été approuvé lors du Conseil métropolitain du 15 décembre 2015.
Par délibération du 17 juillet 2020, le conseil métropolitain a engagé un travail sur l’élaboration d’un nouveau Pacte métropolitain 2021-2026 comportant la mise à l’agenda d’un schéma de coopération et de mutualisation renouvelé.
Le Pacte métropolitain 2021-2026 s’articule autour de 4 pactes :
- le pacte de gouvernance qui décrit les processus d’élaboration des décisions et les modalités d’une gouvernance collective et proche des territoires de Nantes Métropole (approuvé par délibération du Conseil métropolitain du 9 avril 2021),
- le pacte financier de solidarité qui précise les relations financières entre l’EPCI et les communes et organise la solidarité et les principes de péréquation, (approuvé par délibération du Conseil métropolitain des 9 et 10 décembre2021),
- le pacte de citoyenneté qui pose les principes de dialogue citoyen, de gouvernance ouverte et l’évaluation participative à l’échelle métropolitaine (approuvé par délibération du Conseil métropolitain du 12 février 2021) ;
- le pacte de coopération et de solidarité qui porte les ambitions en matière de mutualisation et de coopération intercommunale (ci-joint).
Ce nouveau schéma de coopération et de solidarité métropolitaines constitue une nouvelle étape dans la mise en œuvre d’une Métropole plus proche des habitants prenant en compte le service public à l’échelle des bassins de vie. Dans un contexte économique contraint, le schéma de coopération et de solidarité poursuit également l’objectif de renforcer la transversalité et l’efficience pour un service à l’usager toujours amélioré.
Dans ce cadre, le schéma de coopération et de solidarité métropolitaines conforte le schéma de mutualisation et de coopération actuel. Il vaut schéma de mutualisation des services, au sens de l’article L.5211-39-1 du Code Général des Collectivités Territoriales.
La mise en œuvre progressive du schéma de coopération et de mutualisation de décembre 2015 a permis la constitution, au 1er janvier 2018, de quatre services communs respectivement en charge :
- du Système d’Information Géographique (SIG) métropolitain et du portail Géonantes, qui concerne la mise en commun des outils SIG de Nantes Métropole avec les Communes et la constitution d’un patrimoine commun de données géographiques métropolitaines et communales ;
- de la gestion documentaire et des archives, qui vise à co-construire une gestion commune de l’information et à préserver le patrimoine documentaire du territoire métropolitain. L’objectif cible est la mise en place et la gestion d’une solution d’archivage électronique ;
- de l’animation des Autorisations des Droits des Sols (ADS) : dans un contexte de mise en œuvre du PLUm, ce service commun concerne l’animation d’un réseau d’instructeurs ADS des 24 communes ;
- et du Centre de Supervision Urbaine (CSU).
Il a par ailleurs renforcé les coopérations entre communes dans 3 domaines : la lecture publique, les écoles de musique et les piscines.
A noter également l’existence de deux autres services communs constitués en dehors du schéma de mutualisation :
- un service commun dans le domaine des énergies dans cadre du partenariat avec l’ADEME (un
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conseiller en énergie partagé à destination des communes de moins de 10 000 habitants) ; - le service commun d’instruction des ADS du pôle Sud-Ouest qui concerne 8 communes de moins de 10 000 habitants suite à l’arrêt de cette prestation par les services de l’État.
Le Pacte doit proposer de nouvelles thématiques qui structurent l’offre et le soutien aux communes, notamment aux plus petites.
Le pilotage global de la démarche a été est confiée à Monsieur Jean-Claude Lemasson, vice-président en charge de la proximité, des contrats de développement et des coopérations intercommunales et à Monsieur Laurent Turquois, Maire de Saint-Sébastien-sur-Loire.
Dès mai 2021, un premier groupe de travail réunissant des DGS volontaires a permis de retenir plusieurs thématiques jugées prioritaires, notamment autour des services à la population (instruction des ADS, relation usagers, culture…), des services supports et ressources (gestion des risques...).
Sur chacune des thématiques, des groupes de travail ont ensuite été initiés afin de : - réaliser un état des lieux ;
- définir le périmètre et les prestations concernés, identifier les pistes d’amélioration ou d’optimisation ;
- analyser la faisabilité organisationnelle, technique, juridique, numérique et financière ; - proposer la ou les formes de mise en œuvre.
A l’issue de groupes de travail thématiques composés de DGS des Communes et de référents thématiques, les services communs voient leur offre ou le nombre de communes adhérentes augmenter et de nouveaux services communs se créent.
Les ADS :
Le service commun actuel «Animation du réseau des instructeurs des ADS » est conforté par la mise en œuvre de la dématérialisation de l’urbanisme, pour répondre aux obligations réglementaires du 1er janvier 2022 (dépôt dématérialisé et instruction informatisée) et accompagner les communes à la transformation numérique des métiers de l’instruction.
Le Numérique :
Le service commun « SIG métropolitain et portail Géonantes » intègre désormais l’ensemble des communes et poursuit ses activités avec 2 niveaux d’appui.
La Protection des populations :
Le service commun « Gestion du Centre de Supervision Urbain métropolitain (CSU) » est conforté par l’intégration de deux nouvelles communes et le renforcement de ses capacités opérationnelles. Le service commun en charge du « Centre de Réception des Appels Institutionnels et Organisation Logistique (CRAIOL) » est créé.
La Culture :
Le service commun « Archives et gestion documentaire » est conforté et amplifié, notamment avec la mise en œuvre du Système d’Archivage Électronique (SAE) afin de sécuriser la gestion et la conservation des archives papier déjà constituées et en cours de constitution, de sécuriser la production, la gestion et le pérennisations des documents et données numériques et de déployer le Socle d’Archivage métropolitain à l’échelle de la Métropole, d’en assurer la gestion, l’administration et l’évolution.
La coopération autour de la lecture publique se structure autour d’un nouveau service commun en charge de l’ « Animation du réseau de Lecture publique ».
La Relation usagers :
Le réseau d’échange informel se structure autour d’un nouveau service commun en charge de l’ « Animation de la Relation à l’usager » afin de déployer, à l’échelle de la Métropole, des synergies entre communes sur les différentes dimensions de la relation usagers.
L’Appui aux petites communes
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Le service commun en charge de l’«Instruction des autorisations et actes relatifs à l’occupation du sol» du pôle Sud Ouest est conforté.
Le résultat de ces travaux a été présenté et débattu en conférence des Maires en juin 2022.
La Ville de Rezé a fait le choix d’adhérer aux services communs suivants :
- SIG métropolitain et portail Géonantes
- Archives et gestion documentaire
- Animation du réseau des instructeurs des Autorisations des Droits des Sols ADS - Gestion du Centre de Supervision Urbain métropolitain (CSU)
- Animation du réseau de Lecture publique
Pour la Ville de Rezé, il est proposé de poursuivre l’adhésion aux services communs suivants :
- SIG métropolitain et portail Géonantes
- Archives et gestion documentaire niveau 1
- Animation du réseau des instructeurs des Autorisations des Droits des Sols ADS
- Gestion du Centre de Supervision Urbain métropolitain (CSU)
Il est également proposé que la Ville de Rezé adhère aux nouveaux services communs suivants :
- Archives et gestion documentaire niveau 2
- Animation du réseau de Lecture publique
Les coûts pour la Ville de Rezé seront les suivants :
Total Parts Communes/NM Part Rezé
Archives niveau 1 & Système
d’Archivages Electronique (SAE)
NM + 24 communes
467 779 € 233 890 €/233 890 € 15 097 €
Archives niveau 2 (versement et
élimination)
NM + 16 communes
224 628 € 112 314 €/112 314 € 9 226 €
1 Géonantes & SIG
NM + 24 communes
353 088 € 176 544 € / 176 544 € 11 396 €
2 Animation ADS dématérialisation
de l’urbanisme
NM + 24 communes
313 973 € 156 986 €/183 926 € 10 133 €
Animation de la lecture publique
NM + 13 communes
76 650 € 38 325 €/ 38 325 € 3 088 €
Centre de supervision urbain
(5 communes - appel de fonds 2022)
925 627,47 € 925 627,47 €/ 0 € 25 722,61 €
Il est proposé au conseil municipal d’approuver les différentes conventions (cadre et particulières) correspondantes qui décrivent et fixent les modalités de mise en œuvre de ces différents services communs, les moyens humains et matériels nécessaires à l’activité des services et traitent les aspects financiers de ces créations.
Dès 2023, mise à l’étude de nouveaux domaines de mutualisation et de coopérations :
De nouveaux domaines de coopération et de mutualisation sont mis à l’étude sur la base de proposition émanant de Nantes Métropole et des communes, parmi lesquelles figurent notamment :
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- Les Ressources :
via une plateforme ingénierie et support (RH, Juridique, Commande publique,…) l’aide à la recherche de financements auprès des différents organismes institutionnels (Département, Région, État, Europe)
- La lutte contre l’insalubrité, l’habitat indigne et les atteintes à l’environnement
- La Culture (la culture scientifique technique et industrielle, le Patrimoine, les lieux de création, l’enseignement ...)
- La cohésion sociale, solidarité, résorption des bidonvilles )
A l’instar de la première phase, la démarche envisagée consistera pour chaque thématique retenue à : - Réaliser un état des lieux
- Définir le périmètre et les prestations concernés, identifier les pistes d'amélioration ou d'optimisation, vérifier la plus-value pour les usagers et les communes,
- Analyser la faisabilité organisationnelle, technique, juridique, numérique et financière - Proposer la ou les formes de mise en œuvre
Pour mener à bien cette nouvelle étape, le comité de pilotage politique (binôme JC Lemasson et L. Turquois) est reconduit et renforcé par la présence des Maires de Brains, Bouaye, La Chapelle sur Erdre, La Montagne, Orvault, Saint-Herblain Sautron et Thouaré sur Loire.
Un groupe miroir des DGS de ces communes sera également mis en place ainsi que des groupes de travail des « techniciens » des communes et de la Métropole pour chacune des thématiques retenues.
A l’issue de ces groupes de travail thématiques, les travaux seront présentés et débattus en Conférence des Maires. Le projet arrêté sera alors soumis pour avis et approbation aux 24 conseils municipaux avant son adoption au Conseil métropolitain fin 2023 selon l’avancée des groupes de travail.
Le conseil municipal,
Vu le schéma de coopération et solidarité métropolitaines,
Vu la convention générale de services communes entre Nantes Métropole et les communes, Vu la convention particulière relative au SIG métropolitain et au portail Géonantes,
Vu la convention particulière relative à la Gestion documentaire et archives,
Vu la convention particulière relative à l’Animation d’un réseau des instructeurs des Autorisations de Droits des Sols et mise en œuvre de la dématérialisation de l’urbanisme,
Vu la convention particulière relative à la Gestion du Centre de Supervision Urbain, Vu la convention particulière relative à l’Animation du réseau de Lecture publique,
Vu l'avis de la commission finances et moyens généraux du 6 décembre 2022.
Après en avoir délibéré, à l'unanimité,
- prend acte du « Pacte de coopération et de solidarité métropolitaines » et de la poursuite des travaux engagés
- approuve la convention-cadre relative aux services communs entre Nantes Métropole et les 24 communes membres,
- approuve la convention particulière relative au service commun chargé du Système d’Information Géographique (SIG) métropolitain et du portail Géonantes à conclure entre Nantes Métropole et les 24 communes membres (CP1),
- approuve la convention particulière relative au service commun chargé de la Gestion documentaire et des archives à conclure entre Nantes Métropole et les 24 communes membres (CP2),
- approuve la convention particulière relative au service commun chargé de l’animation d’un réseau des instructeurs des Autorisations de Droits des Sols (ADS) et de la mise en œuvre de la dématérialisation de l’urbanisme à conclure entre Nantes Métropole et les 24 communes membres (CP3),
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Date de réception préfecture :17/12/22 CONSEIL MUNICIPAL DU 16 DÉCEMBRE 2022
- approuve la convention particulière relative au service commun chargé de la gestion du Centre de Supervision Urbain (CSU) à conclure entre Nantes Métropole et les communes de Basse-Goulaine, La Chapelle sur Erdre, Nantes, Rezé, Saint-Herblain, Saint-Léger-Les-Vignes et Vertou (CP4),
- approuve la convention particulière relative au service commun chargé de l’Animation du réseau de Lecture publique à conclure entre Nantes Métropole et les communes de Bouaye, Bouguenais, Carquefou, Indre, La Chapelle-sur-Erdre, La Montagne, Les Sorinières, Nantes, Orvaut, Rezé, Saint-Aignan de Grand- Lieu, Saint-Herblain et Saint-Jean-de-Boiseau (CP8),
- autorise Madame la Maire à prendre les mesures nécessaires à l'exécution de la présente délibération, notamment à signer les conventions.
La maire,
Agnès Bourgeais
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Date de réception préfecture :17/12/22 Schéma de coopération
et solidarité
métropolitaines
1 Préambule
Nantes Métropole s’est engagée dès 2001 dans une démarche de mutualisation, tout d'abord avec la ville de Nantes puis avec les autres communes de la métropole. Dans le cadre du pacte métropolitain de 2014 la réflexion sur le renforcement des mutualisations et coopérations à l'échelle de la Métropole a permis d’identifier les chantiers prioritaires de la mutualisation. Un premier schéma de coopération et de mutualisation de la Métropole nantaise et des 24 Communes a été approuvé lors du Conseil métropolitain du 15 décembre 2015.
Fondé sur une volonté commune de construire une Métropole plus solidaire et plus efficace, ce schéma de coopération et de mutualisation a posé les principes d'une gouvernance partagée s'appuyant sur le portage des compétences par les communes et la mutualisation de moyens au service des communes visant à améliorer le niveau de service rendu au plus près des habitants en garantissant une montée en compétence collective et une sécurisation de l'action publique.
Par délibération du 17 juillet 2020, le Conseil métropolitain a engagé un travail sur l’élaboration d’un nouveau Pacte métropolitain 2021-2026 comportant la mise à l’agenda d’un schéma de coopération et de mutualisation renouvelé.
Ce nouveau schéma de coopération et de solidarité métropolitaines constitue une nouvelle étape dans la mise en œuvre d’une Métropole plus proche des habitants prenant en compte le service public à l’échelle des bassins de vie. Dans un contexte économique contraint, le schéma de coopération et de solidarité poursuit également l’objectif de renforcer la transversalité et l’efficience pour un service à l’usager toujours amélioré.
Dans ce cadre, le schéma de coopération et de solidarité métropolitaines conforte le schéma de mutualisation et de coopération actuel et propose d’engager une réflexion sur de nouveaux champs de mutualisation et de coopération. Ce schéma de coopération et de solidarité métropolitaines vaut schéma de mutualisation des services , au sens de l’article L.5211-39-1 du Code Général des Collectivités Territoriales.
*
* *
1 - Contexte du Schéma de coopération et de solidarité métropolitaines
1.1 -Le contexte
Nantes Métropole et la Ville de Nantes se sont engagées dès 2001 dans une démarche de mutualisation, par la mise à disposition auprès de la Ville de l'actuel Département des ressources numériques et du Service maintenances des véhicules des Nantes Métropole, au moyen de deux conventions.
Cette démarche a été progressivement élargie à d'autres services et fonctions dont l’ensemble des évolutions est consolidé dans une convention approuvée lors du Conseil municipal de Nantes du 30 janvier 2015 et du Conseil métropolitain de Nantes Métropole du 6 février 2015.
Le présent pacte pose le bilan des services communs déjà créés, au sens de l’article L.5211-4-2 du CGCT et projette les nouveaux services à mettre en commun dans un souci d’une meilleure qualité de service et d’une optimisation des coûts.
2 1.2 – Rappel des principes fondateurs des services communs
a) Une volonté de construire une Métropole plus solidaire et efficace en développant les mutualisations et les
coopérations
b) Une gouvernance partagée et une co-construction avec les communes
c) Un principe de financement :
• Les financements reposent sur des principes de simplicité, de solidarité et d’équité.
• Le coût du service commun est ainsi refacturé au poids de la population sauf exception.
Le calcul du coût du service s’inscrit dans la continuité des règles posées précédemment pour la convention Ville de Nantes / Nantes métropole et celles avec les communes élaborées sous le précédent schéma, à savoir :
• pour les dépenses masse salariale, une refacturation au coût réel des agents (permanents et temporaires) au prorata des temps agents consacrés à la mission
• une refacturation des dépenses directes d'activité (fonctionnement et investissement)
• l’application d’un pourcentage de 9,5 % sur le montant de la masse salariale (convention VDN/NM) pour la prise en compte des charges de structure
A ces modalités, s’ajoute, le cas échéant, la prise en compte de l’impact des outils et projets numériques, à savoir :
• la refacturation de la maintenance et de l’hébergement annuellement
• la refacturation des charges de personnel DRN liées aux projets numériques pendant la période de mise en place
Enfin, Nantes Métropole prend en charge une partie des coûts dès lors qu’un nombre significatif de communes s’engagent dans le service commun.
1.3 - Bilan du Schéma de mutualisation et de coopération 2015-2021
Le premier schéma de mutualisation et de coopération approuvé le 15 décembre 2015 s’établissait autour de
principes fondateurs :
• Une volonté de construire une Métropole plus solidaire et efficace en développant les transferts d’équipements et de compétences, les mutualisations et les coopérations
• Une gouvernance partagée et une co-construction avec les communes
• Un principe de financement : simplicité, solidarité et équité
Il portait une ambition en matière de mutualisation et de coopération. Sa mise en œuvre progressive a permis la constitution, au 1er janvier 2018, de 4 services communs respectivement en charge :
• du Système d’Information Géographique (SIG) métropolitain et du portail Géonantes, qui concerne la mise en commun des outils SIG de Nantes Métropole avec les Communes et la constitution d’un patrimoine commun de données géographiques métropolitaines et communales
• de la gestion documentaire et des archives, qui vise à co-construire une gestion commune de l’information et à préserver le patrimoine documentaire du territoire métropolitain. L’objectif cible est la mise en place et la gestion d’une solution d’archivage électronique ;
• de l’animation des Autorisations des Droits des Sols (ADS) : dans un contexte de mise en œuvre du PLUm, ce service commun concerne l’animation d’un réseau d’instructeurs ADS des 24 communes ;
• et du Centre de Supervision Urbaine (CSU).
3 Ces services communs se sont ajouté aux mutualisations précédemment initiées, tels que :
• le service commun d'instruction des autorisations du droit des sols a été créé au pôle sud-ouest (délibération n°2015-55 du Conseil métropolitain du 10 avril 2015) qui concerne 8 communes (Bouaye, Brains, Indre, la Montagne, le Pellerin, Saint-Aignan de Grand Lieu, Saint Jean de Boiseau, Saint Léger les Vignes). La mise en place de ce service est liée à l'arrêt de la mise à disposition des moyens de l’État pour l'application du droit des sols aux communes compétentes appartenant à un EPCI à fiscalité propre comptant moins de 10 000 habitants.
Le schéma a par ailleurs renforcer les coopérations entre communes dans 3 domaines :
• la lecture publique :
◦ mise en place du groupe interconnaissance professionnelle, organisation coordonnée et communication métropolitaine de l’’opération nationale « Nuit de la lecture », création du service « Bibliothèque » dans l’application « Nantes Métropole dans ma poche »
• les écoles de musique :
◦ autour de 4 actions prioritaires (l’élaboration d’un parcours découverte des personnels, la mise en place d’un protocole d’échanges entre établissements, le recensement des offres de pratiques musicales collectives amateurs existantes sur le territoire, l’offre de formation)
◦ à retenir : la constitution d’un réseau professionnel qui contribue au développement d’une culture commune et partagée entre les établissements de la Métropole
• les piscines :
◦ le schéma directeur des piscines réalisé par l'AURAN, a pu mettre en lumière des éléments d'usage, techniques sur les piscines de Nantes Métropole.
D’autres formes de coopérations existent entre les communes et la Métropole. Elles sont des enjeux importants de la relation communes / Nantes Métropole.
En voici quelques exemple :
• des coopérations dans le domaine des ressources : Commande publique (inscription et suivi des clauses d'insertion dans les marchés publics, développement des groupements de commandes, …) Finances (transmission annuelle d’une fiche DGF, rencontres des directeurs financiers), Juridique (réponse aux sollicitations des communes..), RH (veille juridique, rencontres annuelles...) • des échanges de données géographiques,
• des mises à disposition d’applications informatiques via le réseau informatique métropolitain dont : ◦ Droits de cités (gestion des autorisations du droit des sols et du foncier) avec participation financière
◦ Outil de gestion des transports scolaires
◦ Oasis (suivi de l’accueil et des interventions)
La coopération se développe également via de nombreux réseaux d’animation technique entre Nantes Métropole et les communes, contributeurs aux enjeux forts de transition écologique, de ressources, de cohésion sociale. On citera à titre d’exemple le réseau énergie, transition écologique, gaspillage alimentaire, gestion des risques, référent numérique, ressources humaines, finances, démocratie locale, égalité femmes/ hommes, accessibilité universelle.
4 2 – Le nouveau schéma de coopération et de solidarité métropolitaines
2.1 – Les enjeux du nouveau Schéma de mutualisation et de coopération
Dans la suite du schéma de mutualisation et de coopération approuvé le 15 décembre 2015, le nouveau schéma de coopération et de solidarité vise à :
• Renforcer les liens à l’échelle de la Métropole et des 24 Communes
• Renforcer l’animation des politiques métropolitaines au plus près des usagers
• Assurer la performance du service public au bénéfice des habitants de Nantes Métropole et de ses communes
• Soutenir et accompagner les plus petites communes
En vue de l’adoption du schéma de coopération et de solidarité métropolitaines au Conseil de décembre 2022, des groupes de travail thématiques se sont mis en place sur le champ des coopérations (lecture publique) et des services communs déjà constitués ainsi qu’à la demande des communes ou sur l’initiative de Nantes Métropole sur de nouvelles thématiques : le CRAIOL et la relation usager.
Ces groupes de travail avaient pour objectifs de :
• réaliser un état des lieux,
• définir le périmètre et les prestations concernées, identifier les pistes d’amélioration et/ou d’optimisation,
• analyser la faisabilité organisationnelle, technique, juridique, numérique et financière,
• et proposer la ou les formes de mise en œuvre.
Ces travaux ont été présentés à un groupe de validation de DGS avant une présentation en Conférence des DGS.
Le pilotage global de la démarche a été confiée à Monsieur Jean-Claude Lemasson, vice-président en charge de la proximité, des contrats de développement et des coopérations intercommunales en binôme avec Monsieur Laurent Turquois, maire de Saint-Sébastien-sur-Loire.
A l’issue de ces groupes de travail thématiques, les travaux ont été présentés et débattus en Conférence des Maires.
2.2 – Le déploiement d’un nouveau schéma autour de services communs confortés et complétés
A l’issue de groupes de travail thématiques composés de DGS des Communes et de référents thématiques, les services communs voient leur offre ou le nombre de communes adhérentes augmenter et de nouveaux services communs se créent.
Les ADS :
Le service commun actuel «Animation du réseau des instructeurs des ADS » est conforté par la mise en œuvre de la dématérialisation de l’urbanisme :
◦ Pour répondre collectivement aux obligations réglementaires du 1er janvier 2022 (dépôt dématérialisé et instruction informatisée) il est proposé de conforter et compléter le soutien actuel aux communes par un accompagnement à la transformation numérique des métiers de l’instruction induits par la dématérialisation de l’urbanisme (garantir l’accès applicatif existant, paramétrer les applications, mettre en œuvre les consultations dématérialisées, partager les bonnes pratiques, animer la communauté autour d’un espace collaboratif, conduire le projet de dématérialisation…)
5 Le Numérique :
Le service commun « SIG métropolitaine et portail Géonantes » intègre désormais l’ensemble des communes :
◦ Il poursuit ses activités avec 2 niveaux d’appui : la mise à disposition d’une part du portail géographique Géonantes et d’autre part des outils SIG de Nantes Métropole pour garantir un patrimoine commun d’informations géographiques.
La Protection des populations :
Le service commun « Gestion du Centre de Supervision Urbain métropolitain (CSU) » est conforté par l’intégration de deux nouvelles communes et le renforcement de ses capacités opérationnelles.
Le service commun en charge du « Centre de Réception des Appels Institutionnels et Organisation Logistique (CRAIOL) » est créé.
La Culture :
Le service commun « Archives et gestion documentaire » est conforté et amplifié, notamment avec la mise en œuvre du Système d’Archivage Électronique (SAE)
◦ Le service contribue à poser les bases solides d’une culture commune de la gestion documentaire et de l’archivage et à améliorer la situation des archives papier (inventaire, conditions de conservation, versements et éliminations réglementaires, etc.). Il s’est engagé dans l’élaboration du socle documentaire permettant d’assurer la gouvernance du SAE métropolitain. Il vise à sécuriser la gestion et la conservation des archives papier déjà constituées et en cours de constitution, à sécuriser la production, la gestion et le pérennisations des documents et données numériques, déployer le Socle d’Archivage métropolitain à l’échelle de la Métropole, d’en assurer la gestion, l’administration et l’évolution.
La coopération autour de la lecture publique se structure autour d’un nouveau service commun en charge de l’ « Animation du réseau de Lecture publique ».
◦ Le service coordonnera l’élaboration d’une charte métropolitaine de la lecture publique, animera des groupes de travail métiers et thématiques, assurera une mission de conseil, coordonnera des actions culturelles et leur communication à l’échelle du territoire, animera une plateforme métropolitaine de contenus numériques, coordonnera le partenariat avec le Département dans le champ de la lecture publique, participera aux travaux et rencontres professionnelles intermétropoles…
La Relation usagers :
Le réseau d’échange informel se structure autour d’un nouveau service commun en charge de l’ « Animation de la Relation à l’usager » afin de déployer, à l’échelle de la Métropole, des synergies entre communes sur les différentes dimensions de la relation usagers.
◦ Le service animera un groupe métropolitain « Relation usagers ». Il offrira un appui opérationnel aux communes autour des référentiels métiers d’accueil, de la formation, du partage des bonnes pratiques, des chartes de qualité. Cette animation permet à l’ensemble des communes parties prenantes de capitaliser sur les réflexions et actions menées par d’autres, pour faire progresser en leur sein les projets concernant l’amélioration de la relation aux usagers.
L’Appui aux petites communes
Le service commun en charge de l’«Instruction des autorisations et actes relatifs à l’occupation du sol» du pôle Sud Ouest est conforté. Le principe de gratuité des interventions de ce service est maintenu.
Par solidarité territoriale, et pour répondre aux attentes exprimées par les communes, il est décidé de passer un nouveau cap en structurant un nouvel accompagnement technique pour les plus petites communes, qui s’ajoute en complémentarité des organisations déjà en place. Cet appui prendra la forme d’un temps agent dédié à l’animation d’un réseau technique au profit des plus petites communes.
6 3 – L’étude de nouveaux domaines de mutualisation et de coopérations
De nouveaux domaines de coopération et de mutualisation sont mis à l’étude sur la base de proposition émanant de Nantes Métropole et des communes, parmi lesquelles figurent notamment :
• Les Ressources :
◦ via une plateforme ingénierie et support (RH, Juridique, Commande publique,…) ◦ l’aide à la recherche de financements auprès des différents organismes institutionnels (Département, Région, État, Europe)
• La lutte contre l’insalubrité, l’habitat indigne et les atteintes à l’environnement • La Culture (la culture scientifique technique et industrielle, le Patrimoine, les lieux de création, l’enseignement ...)
• La cohésion sociale, solidarité, résorption des bidonvilles
A l’instar de la première phase, la démarche envisagée consiste pour chaque thématique retenue à : • Réaliser un état des lieux
• Définir le périmètre et les prestations concernés, identifier les pistes d'amélioration ou d'optimisation, vérifier la plus-value pour les usagers et les communes,
• Analyser la faisabilité organisationnelle, technique, juridique, numérique et financière • Proposer la ou les formes de mise en œuvre
La Gouvernance politique :
Le comité de pilotage politique (binôme JC Lemasson et L. Turquois) est reconduit et renforcé par la présence des Maires de Brains, Bouaye, La Chapelle sur Erdre, La Montagne, Orvault, Saint-Herblain Sautron et Thouaré sur Loire.
La gouvernance technique :
Un groupe miroir des DGS de ces communes sera également mis en place ainsi que des groupes de travail des « techniciens » des communes et de la Métropole pour chacune des thématiques retenues.
L’organisation du projet
Les compte-rendus des différents groupes de travail seront diffusés à l’ensemble des communes.
Des points d’étape réguliers seront présentés en Conférence des Maires et des DGS.
7 CONVENTION GENERALE
DE SERVICES COMMUNS
ENTRE
NANTES MÉTROPOLE ET LES COMMUNES CONVENTION DE SERVICES COMMUNS ENTRE NANTES
MÉTROPOLE ET LES COMMUNES
ENTRE :
Nantes Métropole, représentée par sa Présidente, Mme Johanna ROLLAND, dûment habilitée par une délibération du Conseil Métropolitain en date du
ci-après dénommée « NANTES METROPOLE », d’une part,
ET les Communes de :
Basse Goulaine, représentée par son Maire, M Alain Vey dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
Bouaye, représentée par son Maire, M Jacques Garreau dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
Bouguenais, représentée par son Maire, Mme Sandra Impériale dûment habilitée par une délibération du Conseil Municipal en date du
Brains, représentée par son Maire, Mme Laure Beslier dûment habilitée par une délibération du Conseil Municipal en date du
Carquefou, représentée par son Maire, Mme Véronique Dubettier-Grenier dûment habilitée par une délibération du Conseil Municipal en date du 2
Couëron, représentée par son Maire, Mme Carole Grelaud dûment habilitée par une délibération du Conseil Municipal en date du
Indre, représentée par son Maire, M Anthony Berthelot dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
La-Chapelle-sur-Erdre, représentée par son Maire, M Fabrice Roussel dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
La Montagne, représentée par son Maire, M Fabien Gracia dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
Le Pellerin, représentée par son Maire, M François Brillaud de Laujardière dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
Les Sorinières, représentée par son Maire, Mme Christelle Scuotto-Calvez dûment habilitée par une délibération du Conseil Municipal en date du
Mauves-sur-Loire, représentée par son Maire, M Emmanuel Terrien dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
Nantes, représentée par son Maire, Mme Johanna Rolland dûment habilitée par une délibération du Conseil Municipal en date du
1/11 Orvault, représentée par son Maire, M Jean-Sébastien Guitton dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
Rezé, représentée par son Maire, Mme Agnès Bourgeais dûment habilitée par une délibération du Conseil Municipal en date du
Saint-Aignan-de-Grand-Lieu, représentée par son Maire, M Jean-Claude Lemasson, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
Saint-Herblain, représentée par son Maire, M Bertrand Affilé, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
Saint-Jean-de-Boiseau, représentée par son Maire, M Pascal Pras, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
Saint-Léger-les-Vignes, représentée par son Maire, M Patrick Grolier dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
Sainte-Luce-sur-Loire, représentée par son Maire, M Anthony Descloziers dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
Saint-Sébastien-sur-Loire, représentée par son Maire, M Laurent Turquois, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
Sautron, représentée par son Maire, Mme Marie-Cécile Gessant, dûment habilitée par une délibération du Conseil Municipal en date du 1
Thouaré-sur-Loire, représentée par son Maire, Mme Martine Oger dûment habilitée par une délibération du Conseil Municipal en date du ,
Vertou, représentée par son Maire, M Rodolphe Amailland, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
d’autre part.
NANTES METROPOLE et les 24 communes de la Métropole sont ci-après conjointement dénommées « les Parties ».
2/11 PRÉAMBULE
.
La mise en œuvre progressive du schéma de coopération et de mutualisation de décembre 2015 a permis la constitution, au 1er janvier 2018, de 4 services communs respectivement en charge :
• du Système d’Information Géographique (SIG) métropolitain et du portail Géonantes, • de la gestion documentaire et des archives,
• de l’animation des Autorisations des Droits des Sols (ADS)
• et du Centre de Supervision Urbaine (CSU).
Le conseil métropolitain du 17 juillet 2020 a engagé un travail sur l’élaboration d’un nouveau Pacte métropolitain visant à assurer une meilleure représentativité des communes dans la gouvernance de l’intercommunalité.
Ce Pacte métropolitain 2021-2026 s’articule autour de 4 pactes :
• le pacte de gouvernance qui décrit les processus d’élaboration des décisions et les modalités d’une gouvernance collective et proche des territoires de Nantes Métropole, • le pacte financier de solidarité qui précise les relations financières entre l’EPCI et les communes et organise la solidarité et les principes de péréquation ;
• le pacte de citoyenneté qui pose les principes de dialogue citoyen, de gouvernance ouverte et l’évaluation participative à l’échelle métropolitaine ;
• le pacte de coopération et de solidarité qui porte les ambitions en matière de mutualisation et de coopération intercommunale.
Une nouvelle analyse a été réalisée en concertation avec les communes intéressées. Elle a permis d’une part de conforter, voire de compléter, les services communs existants, et d’autre part de s’interroger sur de nouvelles thématiques à intégrer. Le résultat de ces travaux a été présenté et débattu en conférence des maires de juin 2022
Vu les avis des comités techniques de Nantes Métropole et des autres communes,
*
* *
IL A ETE CONVENU DE CE QUI SUIT :
Article 1 : Objet
La présente convention a pour objet de lister les services mis en commun et de décrire les effets de la création de ces services communs sur l’organisation et les conditions de travail des agents des services communs conformément à l’article L5211-4-2 du CGCT. Elle fixe les modalités de mise en œuvre des services communs, les moyens humains et matériels nécessaires à l’activité des services et traite les aspects financiers de ces créations.
3/11 Article 2 : Liste des domaines mutualisés
Par la présente convention, les domaines et activités identifiés dans le schéma de mutualisation dans lesquels les parties décident de créer des services communs sont : Le Système Information Géographique (SIG) métropolitaine et GéoNantes (convention particulière 1)
La gestion documentaire et les archives (convention particulière 2) L’animation d’un réseau des instructeurs des Autorisations des Droits des Sols (ADS) et la mise en œuvre de la dématérialisation de l’urbanisme (convention particulière 3) La gestion du Centre de Supervision Urbain (convention particulière 4) L’instruction des autorisations et actes relatifs à l’occupation du sol au Pôle Sud Ouest (convention particulière 5)
La mutualisation du Centre de Réception des Appels Institutionnels et Organisation de la Logistique (CRAIOL) (convention particulière 6)
L’animation de la démarche métropolitaine de la relation usagers (convention particulière 7)
L’animation du réseau Lecture Publique (convention particulière 8)
Les services communs réalisent l’ensemble des missions et activités telles que décrites dans les conventions particulières jointes à la convention qui détaillent également les communes adhérentes à chaque service commun. .
Les services objet de la présente convention sont des services communs au sens de l’article L. 5211-4-2 du code général des collectivités territoriales.
Article 3 : Principes
Les services communs objet de la présente convention sont gérés par Nantes Métropole.
L’ensemble des agents composant ces services relève de NANTES METROPOLE. La liste des emplois composant les services communs est annexée aux conventions particulières ainsi que les fiches d’impact prévues au quatrième alinéa de l’article L. 5211-4-2 précité.
Article 4 : Responsabilité
Chaque partie restera responsable, vis à vis des tiers, des décisions prises dans le cadre de l’exercice de ses compétences. Par conséquent, les initiatives et décisions à prendre par chacune des parties relèveront des autorités et organes qui lui sont propres.
Les responsabilités des parties spécifiques à chaque thématique mutualisée sont définies dans les conventions particulières.
Article 5 : Contrats et conventions
Concernant les nouveaux outils déployés par les services communs, Nantes Métropole gère la passation des contrats et les outils seront mis à disposition des communes.
La liste des contrats en cours figure dans les conventions particulières thématiques où sont décrites les modalités de continuité contractuelle.
4/11 Article 6 : Exercice de l’autorité hiérarchique et de l’autorité fonctionnelle
Autorité hiérarchique :
Le personnel des services communs régis par la présente convention est géré par NANTES METROPOLE et placé sous l’autorité hiérarchique de la Présidente de NANTES METROPOLE. A ce titre celle-ci exerce tous les pouvoirs de l’autorité territoriale à l’égard de ces agents, notamment les pouvoirs de nomination, d’évaluation et le pouvoir disciplinaire. NANTES METROPOLE est notamment compétente pour les décisions relatives au temps de travail, aux congés, à la formation et aux conditions de travail.
Autorité fonctionnelle :
Le maire ou la présidente de NANTES METROPOLE exerce l’autorité fonctionnelle en fonction de la mission exercée, en adressant directement toutes instructions nécessaires à l’exécution des tâches qu’il confie audit service.
Le maire et la présidente de NANTES METROPOLE peuvent donner par arrêté, sous sa surveillance et sa responsabilité, délégation de signature au service commun pour l’exécution des missions qui lui sont confiées.
Les conventions particulières thématiques précisent les procédures applicables par les services communs.
Article 7 : Régulation et arbitrage
En étant guidé par les principes de rapidité, de simplicité et d’efficacité, les processus de saisine doivent être clairs et les interlocuteurs identifiés sur la base de leur fonction.
Les saisines du service commun peuvent, selon les activités, être de deux natures :
1. Ordinaire : Il s’agit de la saisine de droit commun, qui s’inscrit dans un fonctionnement normal du service et à laquelle l’organisation de travail planifiée des services communs doit répondre.
2. Urgence et/ou exceptionnelle : Il s’agit de la saisine qui, s’inscrivant dans une activité dont la mise en œuvre est confiée par la commune aux services communs, a pour origine un événement ponctuel et non prévisible auquel il faut faire face avec une très grande réactivité. Elle impose aux responsables concernés des services communs une priorité et un délai d’intervention spécifiques.
En cas de divergence de vue sur les éléments de programmation des opérations, tâches ou travaux confiés aux services communs, un arbitrage sera réalisé suivant la procédure suivante :
• Les autorités (hiérarchiques et fonctionnelles) sont chargées de trouver un compromis entre les besoins et les moyens des deux collectivités.
• Si nécessaire, les directeurs généraux seront amenés à trouver une solution. • En dernier recours, le Maire et la Présidente sont sollicités.
Les modalités techniques par domaine sont décrites dans les conventions particulières.
5/11 Article 8 : Modalités financières
a) Périmètre des charges refacturées
Les communes rembourseront à Nantes Métropole les frais (fonctionnement, investissement) afférents aux missions exercées pour elles par les services communs gérés par Nantes Métropole. Ces frais sont les suivants :
- Les dépenses de masse salariale : coût réel (brut chargé) des agents appartenant aux services communs.
- Les dépenses liées à l’activité en fonctionnement ou en investissement des services communs
- Les charges de structure
- Le cas échéant, les frais de maintenance et d’hébergement, ainsi que les charges de personnel DRN liées aux projets numériques pendant la période de mise en place
Les charges de structure comprennent :
- Les coûts de bâtiment (loyer, entretien, nettoyage, gardiennage…) - Les fluides (électricité, eau, gaz)
- Les coûts liés à la gestion des ressources humaines (formation, déplacement…) - Les prestations diverses (annonces, études, assurances…) - Les moyens matériels (informatique et téléphonie, fournitures, mobilier, …). - La contribution au COS
Ces charges de structure sont calculées par application d'un pourcentage rapporté à la masse salariale des services communs refacturée. Ce pourcentage est de 9,5%. Les coûts liés à la résiliation des contrats en cours dans les communes (logiciels, marchés de prestation…) sont à la charge de ces dernières.
b) Modalités de remboursement
De façon générale et sauf exception précisée dans les conventions particulières, Nantes Métropole prend en charge 50 % des coûts. Le solde est réparti entre les communes signataires. La participation financière de chaque commune est calculée au prorata du nombre d’habitants de chaque commune signataire (nombre total d’habitants, liste établie en annexe 1).
Formule de refacturation :
(50 % des charges des services communs / nombre d’habitants de l’ensemble des communes signataires) x nombre d’habitants de la commune signataire.
Le nombre d’habitants est basé sur la population légale de l’INSEE (population totale) en vigueur.
Les remboursements de l'année N seront effectués sous forme d’un acompte unique sur la base de l'estimation de l'année N pour une date de paiement au 30 juin N. Le solde sur la base du réel de l'année N, déduction faite de l'acompte précédent versé au 30 juin de l'année N, pour une date de paiement au 30 juin N+1.
Article 9 : Modalités de suivi du contrat
Une évaluation annuelle des services communs sera effectuée. Elle sera réalisée par thématique, en parallèle du bilan annuel du schéma de mutualisation et coopération, et partagée en conférences des DGS et des Maires.
6/11 Article 10 : Entrée en vigueur et durée
La présente convention entrera en vigueur à la date à laquelle elle aura acquis un caractère exécutoire.
A cette date, la précédente convention de services communs entre Nantes Métropole et les communes conclue le 29 décembre 2017 est abrogée.
La présente convention est conclue pour une durée de six ans à compter de son entrée en vigueur, renouvelable une fois.
Article 11 : Dispositif de révision
Une révision de la convention pourra être réalisée pour revoir notamment les domaines mutualisés ou modalités de mutualisation. Elle fera l’objet d’une négociation qui prendra notamment en compte l’évolution des patrimoines gérés, le niveau de prestation souhaitée, l’évaluation de l’impact sur les moyens affectés et la capacité de Nantes Métropole à prendre en compte ces évolutions. Toute révision se concrétisera par un avenant.
Les évolutions concernant la liste des communes signataires ou l’adaptation des niveaux de services assurés par les services communs se fera par révision des conventions particulières.
Compte tenu du nombre de parties prenantes et de la nécessité d’avoir des évolutions significatives des demandes pour faire évoluer l’offre, la révision sera au maximum annuelle et sera préalablement discutée par les maires au moment du point annuel en conférence des maires.
Article 12 : Dénonciation - Résiliation
En cas d’inexécution ou de manquement aux obligations contractuelles, les parties peuvent demander la résiliation anticipée de la présente convention. Les modalités en seront les suivantes : envoi d’une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception. Si dans un délai de 3 mois, aucune mesure corrective des dysfonctionnements constatés n’est mise en œuvre, ou si les mesures prises demeurent insuffisantes, la résiliation prendra effet à la date de réception d’un nouveau courrier recommandé avec accusé de réception.
En outre les parties peuvent dénoncer la présente convention par lettre recommandée avec accusé de réception sous réserve d’un préavis de 9 mois.
Article 13 : Litiges
Les Parties s’engagent à rechercher une solution amiable à tout litige pouvant survenir dans l’exécution de la présente convention. A défaut de résolution amiable, le Tribunal Administratif de NANTES sera compétent.
7/11 Fait à NANTES, le
Pour NANTES METROPOLE
Madame Johanna ROLLAND
Pour la commune de Basse Goulaine
Monsieur Alain VEY
Pour la commune de Bouaye
Monsieur Jacques GARREAU
Pour la commune de Bouguenais
Madame Sandra IMPERIALE
Pour la commune de Brains
Madame Laure BESLIER
Pour la commune de Carquefou
Madame Véronique DUBETTIER-GRENIER
Pour la commune de Couëron
Madame Carole GRELAUD
Pour la commune de Indre
Monsieur Anthony BERTHELOT
Pour la commune de La-Chapelle-sur-Erdre
Monsieur Fabrice ROUSSEL
Pour la commune de La Montagne
Monsieur Fabien GRACIA
Pour la commune de Le Pellerin
Monsieur François BRILLAUD
DE LAUJARDIERE
Pour la commune de Les Sorinières
Madame Christelle SCUOTTO CALVEZ
Pour la commune de Mauves-sur-Loire
Monsieur Emmanuel TERRIEN
Pour la commune de Nantes
Madame Johanna ROLLAND
8/11 Pour la commune de Orvault
Monsieur Jean-Sébastien GUITTON
Pour la commune de Rezé
Madame Agnès BOURGEAIS
Pour la commune de Saint-Aignan-de-Grand-
Lieu
Monsieur Jean-Claude LEMASSON
Pour la commune de Saint-Herblain
Monsieur Bertrand AFFILE
Pour la commune de Saint-Jean-de-Boiseau
Monsieur Pascal PRAS
Pour la commune de Saint-Léger-les-Vignes
Monsieur Patrick GROLIER
Pour la commune de Sainte-Luce-sur-Loire
Monsieur Anthony DESCLOZIERS
Pour la commune de Saint-Sébastien-sur-
Loire
Monsieur Laurent TURQUOIS
Pour la commune de Sautron
Madame Marie-Cécile GESSANT
Pour la commune de Thouaré-sur-Loire
Madame Martine OGER
Pour la commune de Vertou
Monsieur Rodolphe AMAILLAND
9/11 - Annexes -
Annexe 1 : Répartition de la population par communes (population connue en 2022: recensement INSEE 2019)
10/11
Code commune Nom de la commune
009 Basse-Goulaine
018 Bouaye
020 Bouguenais
024 Brains
026 Carquefou
035 La Chapelle-sur-Erdre
047 Couëron
074 Indre
094 Mauves-sur-Loire
101 La Montagne
109 Nantes
114 Orvault
120 Le Pellerin
143 Rezé
150 Saint-Aignan-Grandlieu
162 Saint-Herblain
166 Saint-Jean-de-Boiseau
171 Saint-Léger-les-Vignes
190 Saint-Sébastien-sur-Loire
172 Sainte-Luce-sur-Loire
194 Sautron
198 Les Sorinières
204 Thouaré-sur-Loire
215 Vertou
Total
Population
totale
9 377
8 147
20 208
2 908
20 831
19 957
22 584
4 085
3 309
6 430
323 975
27 908
5 408
43 710
4 014
48 135
6 101
1 972
28 169
15 588
8 644
8 897
10 661
26 140
677 158 Annexe 2 : liste des conventions particulières par service commun
• Convention particulière 1 : Système d’information géographique métropolitain et Géonantes
• Convention particulière 2 : Gestion documentaire et archives
• Convention particulière 3 : Animation du réseau des instructeurs des autorisations de droit des sols (ADS) et mise en œuvre de la dématérialisation de l’urbanisme • Convention particulière 4 : Gestion du Centre de Supervision Urbain • Convention particulière 5 : Instruction des autorisations et actes relatifs à l’occupation du sol au Pôle Sud Ouest (déclinée en 8 conventions particulières soit une par commune adhérente)
• Convention particulière 6 : Mutualisation du Centre de Réception des Appels Institutionnels et Organisation de la Logistique (CRAIOL)
• Convention particulière 7 : Animation de la démarche métropolitaine de la relation usagers
• Convention particulière 8 : Animation du réseau Lecture Publique
11/11 CP1 - Convention particulière 1 :
SIG métropolitain et portail Géonantes CP1 - Convention particulière 1 :
SIG métropolitain et portail Géonantes
ENTRE :
Nantes Métropole, représentée par sa Présidente, Mme Johanna ROLLAND, dûment habilitée par une délibération du Conseil Métropolitain en date du
ci-après dénommée « NANTES METROPOLE », d’une part,
ET les Communes de :
Basse Goulaine, représentée par son Maire, M Alain Vey dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
Bouaye, représentée par son Maire, M Jacques Garreau, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
Bouguenais, représentée par son Maire, Mme Sandra Impériale, dûment habilitée par une délibération du Conseil Municipal en date du
Brains, représentée par son Maire, Mme Laure Beslier, dûment habilitée par une délibération du Conseil Municipal en date du
Carquefou, représentée par son Maire, Mme Véronique Dubettier-Grenier, dûment habilitée par une délibération du Conseil Municipal en date du
Couëron, représentée par son Maire, Mme Carole Grelaud, dûment habilitée par une délibération du Conseil Municipal en date du
Indre, représentée par son Maire, M Anthony Berthelot , dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
La-Chapelle-sur-Erdre, représentée par son Maire, M Fabrice Roussel, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
La Montagne, représentée par son Maire, M Fabien Gracia, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
Le Pellerin, représentée par son Maire, M Brillaud de Laujardière, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
Les Sorinières, représentée par son Maire, Mme Scuotto-Calvez, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
Mauves-sur-Loire, représentée par son Maire, M Emmanuel Terrien dûment habilitée par une délibération du Conseil Municipal en date du
Nantes, représentée par son Maire, Mme Johanna Rolland, dûment habilitée par une délibération du Conseil Municipal en date du
Orvault, représentée par son Maire, M Jean-Sébastien Guitton , dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du 25 septembre 2017,
1/16 Rezé, représentée par son Maire, Mme Agnès Bourgeais, dûment habilitée par une délibération du Conseil Municipal en date du
Saint-Aignan-de-Grand-Lieu, représentée par son Maire, M Jean-Claude Lemasson, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
Saint-Herblain, représentée par son Maire, M Bertrand Affilé, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
Saint-Jean-de-Boiseau, représentée par son Maire, M Pascal Pras, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
Saint-Léger-les-Vignes, représentée par son Maire, M Patrick Grolier, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
Sainte-Luce-sur-Loire, représentée par son Maire, M Anthony Descloziers, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du ,
Saint-Sébastien-sur-Loire, représentée par son Maire, M Laurent Turquois, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
Sautron, représentée par son Maire, Mme Marie-Cécile Gessant, dûment habilitée par une délibération du Conseil Municipal en date du
Thouaré-sur-Loire, représentée par son Maire, Mme Martine Oger, dûment habilitée par une délibération du Conseil Municipal en date du
Vertou, représentée par son Maire, M Rodolphe Amailland, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
d’autre part.
NANTES METROPOLE et les 24 communes de la Métropole sont ci-après conjointement dénommées « les Parties ».
PRÉAMBULE
La recherche de synergies entre les collectivités territoriales en matière d'informations
géographiques est une préoccupation de longue date sur le territoire de Nantes Métropole, pour
faciliter l'exercice des compétences et la conduite des politiques publiques par une meilleure
connaissance du territoire.
En 2008, Nantes Métropole et les 24 communes de l'agglomération signaient un protocole
d'accord portant sur les échanges d'informations géographiques. Des conventions bilatérales
d'échanges avec chacune des communes prévoyaient la mise à disposition par Nantes
Métropole de jeux de données issus de son référentiel géographique, et la fourniture par les
communes des informations nécessaires à la mise à jour des données relatives au référentiel
"voies et adresses".
2/16 En 2013, Nantes Métropole ouvrait aux communes la possibilité d’accéder en extranet à son
portail d’information géographique Géonantes. Le portail Géonantes permet la visualisation, la
consultation, l'interrogation et la fabrication de cartes. Afin d’en faciliter le développement des
usages dans les communes, un service commun, constitué d’un poste de chargé de mission,
est mis en place dans le cadre de l'article L. 5211-4-2 du code général des collectivités
territoriales, afin d’offrir un accompagnement aux communes souhaitant bénéficier d’un accès à
Géonantes. Initialement formé avec 22 communes, le service commun d’appui pour l’usage de
Géonantes, s’est progressivement étendu aux 24 communes.
En 2018, dans le cadre du schéma de mutualisation et de coopération, il a été proposé d’aller
plus loin dans la mise en place d’un système d’information géographique (SIG) mutualisé à
l’échelle de la métropole, à travers :
- La mise en commun des outils SIG de Nantes Métropole avec les communes
volontaires
- L’émergence d’un patrimoine commun de données géographiques métropolitaines et
communales.
Cette nouvelle étape s’est faite au travers d’un renforcement du service commun en moyens
humains supplémentaires pour garantir le développement d’un patrimoine commun
d’informations géographiques sur le territoire et garantir l’effectivité de son exploitation par
l’ensemble des communes membres. Initialement formé avec 21 communes, le service commun
d’appui pour l’usage du SIG métropolitain, s’étend aux 24 communes en 2023.
Nantes Métropole et les communes conviennent d’objectifs communs généraux en matière
d’informations géographiques avec la possibilité de niveaux d’engagements différents selon le
choix des communes.
Les objectifs communs sont les suivants :
• Accroître la synergie en matière d’informations géographiques
• Partager l’information géographique, dans un souci d’économie et d’efficacité
collective
• Constituer un patrimoine commun d’informations géographiques
• Partager les usages de l’information géographique et sa mise à jour
• Organiser la gouvernance d’un SIG commun
Vu les avis des comités techniques de Nantes Métropole et des autres communes,
*
* *
3/16 IL A ÉTÉ CONVENU DE CE QUI SUIT :
Article 1 : Objet
La présente convention particulière a pour objet de préciser la convention (dite ci-après
« convention générale ») conclue pour régler les effets de la création du service commun chargé
de la mise en place du SIG métropolitain.
Article 2 : Les missions du service commun
Le service commun prévoit deux niveaux d’appui, selon le périmètre choisi par les communes :
< Portail Géonantes (périmètre initial)
Mise à disposition du portail Géonantes de Nantes Métropole avec l’appui d’un service commun
mutualisé.
Les missions du service commun pour les communes ayant choisi le périmètre du Portail
Géonantes uniquement sont définies comme suit :
• Assurer le suivi du déploiement de Géonantes
• Offrir une assistance sur Géonantes (formation, support utilisateur)
• Contribuer au développement des usages communaux de Géonantes
• Animer le dispositif et le réseau de coordinateurs SIG en lien avec le SIG métropolitain
• Organiser la gouvernance de Géonantes en lien avec le SIG métropolitain
< SIG Métropolitain (périmètre étendu)
Mise à disposition des outils SIG de Nantes Métropole avec des moyens humains mutualisés
renforcés pour garantir un patrimoine commun d’informations géographiques.
Les missions du service commun pour les communes ayant choisi le périmètre du SIG
Métropolitain intègrent les missions décrites dans le portail Géonantes, auxquelles viennent
s’ajouter les missions ci-après :
• Participer au déploiement des outils SIG
• Développer la (co)production de données et animer les groupes projets nécessaires
• Développer des services géographiques (cartographies interactives, mobilité...)
• Garantir le partage des données géographiques et favoriser le partage des données
topographiques
• Accompagner les communes dans le développement et l’exploitation du SIG
• Accompagner la diffusion d’informations géographiques vers le grand public
• Offrir une assistance outil et métier (formation, support utilisateur)
• Offrir des prestations SIG (cartographie, expertise, études)
• Être en appui pour la passation de marchés pour des prestations externalisées de saisie
en masse (les achats restant à la charge des communes)
• Animer le dispositif et le réseau de coordinateurs SIG
• Organiser la gouvernance du SIG métropolitain
4/16 Article 3 : Liste des communes concernées
a) Liste des communes intégrant le service commun sur Géonantes uniquement
• néant
b) Liste des communes intégrant le service commun SIG métropolitain
• Basse Goulaine
• Bouaye
• Bouguenais
• Brains
• Carquefou
• Couëron
• Indre
• La Chapelle sur Erdre
• La Montagne
• Le Pellerin
• Les Sorinières
• Mauves sur Loire
• Nantes
• Orvault
• Rezé
• Saint Aignan de Grand Lieu
• Saint Herblain
• Saint Jean de Boiseau
• Saint Léger les Vignes
• Sainte Luce sur Loire
• Saint Sébastien sur Loire
• Sautron
• Thouaré sur Loire
• Vertou
Article 4 : Les moyens consacrés par les communes et moyens partagés
a) Moyens humains
Moyens humains partagés
Le service commun d’appui aux communes pour le développement du SIG métropolitain est
composé de 3 postes :
- 2 postes de catégorie A
- 1 poste de catégorie B
Il est rattaché administrativement à la Direction de la Géographie et de l’Observation du
Département Ressources Numériques de Nantes Métropole.
5/16 Moyens humains des communes
Chaque commune nomme un « coordinateur SIG », qui est l’interlocuteur privilégié de Nantes
Métropole en matière de SIG.
Chaque commune veillera également à identifier des ressources de proximité dans ses
services, en charge de la mise à jour des données communales et de l’exploitation du SIG.Un
lien privilégié entre le coordinateur SIG et les équipes informatiques de la commune est utile
pour traiter les modalités techniques éventuelles.
b) Moyens matériels et logiciels
Nantes Métropole met à disposition des communes :
• Le portail géographique Géonantes pour l’ensemble des communes,
• Les outils SIG métropolitains pour l’ensemble des communes à compter de janvier
2023.
Le matériel pour l’usage et l’exploitation du SIG est à la charge des communes (réseau interne,
imprimantes, traceurs, postes de travail, tablettes…).
Article 5 : Les modalités de fonctionnement du service
a) Mise à jour et diffusion des données de référence
Afin d’assurer un socle de données géographiques de référence, et indépendamment du niveau
de mutualisation SIG retenu, les parties s’engagent à poursuivre les échanges de données de
référence.
Nantes Métropole s’engage à :
• Mettre à jour le référentiel géographique de la Métropole, notamment les adresses et les
équipements publics
• Faciliter l’accès du référentiel géographique aux communes à travers le portail Open
Data de Nantes Métropole et le portail Géonantes.
• Mettre à disposition des communes le plan topographique au 1/200 et intégrer les levés
des communes qui répondent aux normes Nantes Métropole.
Les communes s’engagent à :
• Contribuer à la mise à jour des référentiels (adresse, équipements publics, quartiers..)
• Contribuer à la mise à jour de la base de données topographique au 1/200 dans le cas
de levés répondant aux normes de Nantes Métropole.
b) Les rôles et responsabilités
Nantes Métropole
< Portail Géonantes :
• Garantir la mise à disposition et la maintenance de Géonantes
• Garantir la mise en œuvre et la diffusion de l’information géographique à compétence
métropolitaine
6/16 < SIG Métropolitain :
• Garantir la mise à disposition et la maintenance des outils et bases de données SIG
• Garantir la constitution et la mise à disposition d’un patrimoine commun d’informations
géographiques sur le territoire
• Développer la production et le partage de données sur le territoire
• Offrir et accompagner les communes dans la possibilité de gérer des espaces privés (autonomie possible sur la gestion des droits, des données et sur le développement d’applications)
• Animer le dispositif et le réseau de coordinateurs SIG
• Favoriser le travail de proximité entre les pôles et les communes
• Piloter la gouvernance du SIG métropolitain
Communes
< Portail Géonantes :
Chaque commune s’engage à désigner un coordinateur SIG qui :
• Est l’interlocuteur privilégié du service commun
• Participe à la gouvernance de Géonantes.
• Désigne les utilisateurs de chaque commune
< SIG Métropolitain :
Les communes ayant choisi le périmètre du SIG métropolitain intègrent les rôles et
responsabilités décrites dans le portail Géonantes, auxquelles viennent s’ajouter les rôles et
responsabilités ci-après :
• Les communes garantissent des ressources de proximité et nomme des gestionnaires
de données dans les services pour :
◦ Assurer la saisie et la mise à jour de l’information métier
◦ Exploiter et diffuser l’information géographique
• Les communes qui souhaitent aller plus loin dans le développement de leur SIG
communal, nomment un administrateur SIG qui s'engage à :
◦ Modéliser les données et construire des applications Web géographiques dans les
règles de l'organisation du SIG posées par Nantes Métropole
◦ Travailler en collaboration avec les acteurs du SIG dans les communes et le service
commun mutualisé
• Les communes s’engagent également à :
◦ Développer l’acculturation du SIG dans les services
◦ Participer à la gouvernance du SIG métropolitain
c) Instances de pilotage et de coordination
Un groupe de travail SIG se réunira régulièrement afin de :
• Construire la feuille de route bi-annuelle
• Prioriser les chantiers et co-construire les bases de données pour un patrimoine
de données commun
• Suivre le fonctionnement et les évolutions des outils SIG
• Apporter une réflexion et une animation autour du SIG
7/16 Ce groupe de travail sera composé de représentants du service commun, de la Direction de la
Géographie et de l’Observation, et des coordinateurs SIG des communes.
Les questions relatives à l’infrastructure technique seront traitées dans le cadre des rencontres
des référents numériques des communes.
Article 6 : Propriété des outils et des données
a) Propriété des outils
Nantes Métropole est le propriétaire exclusif de Géonantes et détient les droits d’usage sur les
outils SIG. La mise à disposition auprès des communes n’entraîne pas de transfert de propriété.
Nantes Métropole est le seul interlocuteur des éditeurs de logiciels dans le cadre de ses
marchés.
b) Propriété des données
Les données entreposées par Nantes Métropole et les communes dans l’entrepôt de données
sont régies par des droits de propriété.
Les communes et Nantes Métropole conservent l’entière propriété des données qu’elles
produisent.
L’entrepôt de données de Nantes Métropole contient également des données provenant de
partenaires (IGN, DGFIP…), elles aussi régies par des droits de propriété.
Certaines données sont ouvertes au grand public sous licence ODL ou licence ouverte, sur la
plate-forme Open Data de Nantes Métropole sous réserve des droits de propriété.
Article 7 : Utilisation et diffusion
Les outils SIG et le portail Géonantes permettent de consulter et de manipuler l'ensemble des
données contenues dans l'entrepôt de données géographiques de Nantes Métropole (données
de référence, données métiers) sous réserve des droits émis par le producteur.
Il convient que les utilisateurs soient bien informés sur les possibilités et conditions d'utilisation
des données mises à disposition. Notamment, les données liées aux réseaux ne peuvent pas
être utilisées pour les réponses aux DT/DICT. Le service commun et les coordinateurs SIG
communaux auront ainsi un rôle primordial d’information, de formation et d'accompagnement
dans ce domaine.
La mise à disposition de données par la commune vers des tiers est régie par « la charte de
mise à disposition de données à un prestataire de service » disponible en Annexe 1.
En cas de création de données à caractère personnel, chaque commune est responsable de
déclarer ses traitements auprès de la CNIL.
8/16 Article 8 : Modalités techniques concernant les outils
• Accès aux outils
Conformément aux préférences du groupe de travail du schéma de mutualisation, les
technologies Web seront privilégiées afin de faciliter le déploiement et de maîtriser les coûts.
Toutefois, et pour des besoins justifiés, des outils SIG bureautiques peuvent également être mis
à disposition des communes. Nantes Métropole fournit les licences et une documentation
d’installation, les communes se chargeant de l’installation sur les postes informatiques.
L'accès au portail Géonantes, aux outils SIG Web hébergés à Nantes Métropole et aux données
se fait par le Réseau Informatique Métropolitain (RIM). Nantes Métropole prend en charge cet
accès jusqu’au site principal des communes concernées.
L’accès aux outils Web non hébergés à Nantes Métropole se fait via le réseau internet.
Il appartient aux communes de prendre en charge l’éventuel accès à des sites distants.
• Pré-requis techniques
Pour assurer le bon fonctionnement de Géonantes et des outils SIG, des préconisations seront
produites régulièrement par Nantes Métropole (caractéristiques minimales et environnement
logiciel du poste de travail, version de navigateurs, débit minimal requis…).
• Gestion des droits d’accès
L'utilisation du portail Géonantes et des outils SIG nécessite une authentification des utilisateurs.
Cette authentification s'appuie sur un annuaire comportant les comptes de tous les utilisateurs :
identifiants, mots de passe, accès autorisés…
L’ouverture des comptes s’organise conjointement entre Nantes Métropole et les communes, qui
désignent les utilisateurs.
Le pilotage général des droits d’accès est sous la responsabilité de Nantes Métropole. Des
droits d’administration pourront être délégués aux communes, avec un devoir d’information à
Nantes Métropole.
Pour des raisons de sécurité, les comptes communaux devront être reconfirmés annuellement.
• Disponibilité
Le portail Géonantes, les outils SIG et les données sont réputés accessibles de 8h30 à 18h30,
du lundi au vendredi, hors opération de maintenance. Leur utilisation hors de ces plages
horaires peut se faire, mais sans garantie d'assistance.
La plage de disponibilité est amenée à s’étendre pour une partie des outils SIG Web.
• Gestion des incidents
Nantes Métropole est responsable du Réseau Informatique Métropolitain (RIM) et de la bonne
marche de Géonantes, des outils SIG web et de l’accès aux données jusqu'au site principal de
la commune.
Chaque commune est responsable de ses postes de travail et du fonctionnement de son réseau
informatique à partir du site principal.
9/16 En cas d'incident, l’utilisateur cherchera à déterminer, avec un éventuel appui communal
(coordinateur SIG, service informatique interne ou prestataire), si l'incident est d'ordre technique
ou fonctionnel et s'il survient avant ou après le site principal. S’il s’agit d’un problème fonctionnel
ou d’un problème technique avant le site principal de la commune le questionnement sera alors
orienté vers le centre d’appels Support Technique des Postes de travail (STP) de Nantes
Métropole.
• Charte graphique
La charte graphique de Géonantes est celle de Nantes Métropole.
Par défaut, les cartes issues de Géonantes sont accompagnées de la charte cartographique de
Nantes Métropole.
Toutefois, une charte allégée est proposée aux communes avec la possibilité d’intégrer leur
propre logo.
Les outils SIG bureautique mis en œuvre dans le périmètre du SIG métropolitain pourront
permettre de mettre en œuvre une charte graphique personnalisée.
Article 9 : Les engagements de service
a) Engagements de services généraux et priorités
Les projets prioritaires sont définis lors de la constitution de la feuille de route définie tous les
2 ans dans le cadre des instances de coordination citées au paragraphe 5.c.
b) Les indicateurs et valeurs cibles (évaluation)
Des indicateurs permettront de mesurer l’atteinte des objectifs définis chaque année dans les
instances citées au paragraphe 5.c. Ces indicateurs pourront être : le nombre d’utilisateurs, les
formations, les statistiques de connexions, la production de données, de cartes et d’études
réalisées.
Un bilan annuel sera fait afin de rendre compte des avancées réalisées.
Article 10 : Entrée en vigueur, durée et fin de la convention
La présente convention entrera en vigueur à la date à laquelle elle aura acquis un caractère
exécutoire. A cette date, la précédente convention particulière en date du 29 Décembre 2017
sera abrogée
Elle prend fin automatiquement avec la convention générale mentionnée à l'article 1 ci-dessus.
10/16 Article 11 : Dénonciation – Résiliation
En cas d’inexécution ou de manquement aux obligations contractuelles, les parties peuvent
demander la résiliation anticipée de la présente convention. Les modalités en seront les
suivantes : envoi d’une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception. Si
dans un délai de 3 mois, aucune mesure corrective des dysfonctionnements constatés n’est
mise en œuvre, ou si les mesures prises demeurent insuffisantes, la résiliation prendra effet à la
date de réception d’un nouveau courrier recommandé avec accusé de réception.
En outre les parties peuvent dénoncer la présente convention par lettre recommandée avec
accusé de réception sous réserve d’un préavis de 9 mois.
Article 12 : Litiges
Les parties s’engagent à rechercher une solution amiable à tout litige pouvant survenir dans
l’exécution de la présente convention. A défaut de résolution amiable, le Tribunal Administratif de
NANTES sera compétent.
11/16 Fait à NANTES, le
Pour NANTES METROPOLE
Madame Johanna ROLLAND
Pour la commune de Basse Goulaine
Monsieur Alain VEY
Pour la commune de Bouaye
Monsieur Jacques GARREAU
Pour la commune de Bouguenais
Madame Sandra IMPERIALE
Pour la commune de Brains
Madame Laure BESLIER
Pour la commune de Carquefou
Madame Véronique DUBETTIER-GRENIER
Pour la commune de Couëron
Madame Carole GRELAUD
Pour la commune de Indre
Monsieur Anthony BERTHELOT
Pour la commune de La-Chapelle-sur-Erdre
Monsieur Fabrice ROUSSEL
Pour la commune de La Montagne
Monsieur Fabien GRACIA
Pour la commune de Le Pellerin
Monsieur François BRILLAUD DE
LAUJARDIERE
Pour la commune de Les Sorinières
Madame Christelle SCUOTTO-CALVEZ
Pour la commune de Mauves-sur-Loire
Monsieur Emmanuel TERRIEN
Pour la commune de Nantes
Madame Johanna ROLLAND
12/16 Pour la commune de Orvault
Monsieur Jean-Sébastien GUITTON
Pour la commune de Rezé
Madame Agnès BOURGEAIS
Pour la commune de Saint-Aignan-de-Grand-
Lieu
Monsieur Jean-Claude LEMASSON
Pour la commune de Saint-Herblain
Monsieur Bertrand AFFILE
Pour la commune de Saint-Jean-de-Boiseau
Monsieur Pascal PRAS
Pour la commune de Saint-Léger-les-Vignes
Monsieur Patrick GROLIER
Pour la commune de Sainte-Luce-sur-Loire
Monsieur Anthony DESCLOZIERS
Pour la commune de Saint-Sébastien-sur-
Loire
Monsieur Laurent TURQUOIS
Pour la commune de Sautron
Madame Marie-Cécile GESSANT
Pour la commune de Thouaré-sur-Loire
Madame Martine OGER
Pour la commune de Vertou
Monsieur Rodolphe AMAILLAND
13/16 - Annexes -
Annexe 1 : Charte de mise à disposition de données à un prestataire de service
Annexe 2 : Liste des postes mutualisés
14/16 - Annexe 1 -
Charte de mise à disposition de données à
un prestataire de service
Les fichiers suivants, pour lesquels Nantes Métropole (ou le partenaire) dispose des droits
nécessaires à leur utilisation :
• …
• …
• …
sont mis à disposition du prestataire de service:
Nom, raison sociale :
Siège social :
N° de Siret :
Représenté par :
Dans le cadre de l’étude suivante : ………
….
Réalisée pour le compte de :
Service de Nantes Métropole (ou du partenaire de la convention) :
Nom du responsable de l’étude :
Le prestataire s’engage, vis à vis de Nantes Métropole (ou du partenaire), à respecter et à faire
respecter par ses employés et collaborateurs les obligations suivantes :
• N’utiliser les données que dans le cadre strict de l’étude mentionnée ci dessus,
• S’interdire toute utilisation de ces données pour son compte personnel ou pour le
compte de tiers,
• S’interdire toute cession, divulgation, copie, communication, mise à disposition à un
tiers, sur tout support, pour quelque motif que ce soit, autre que celui lié à l’exécution
des engagements contractuels avec Nantes Métropole (ou le partenaire),
• Maintenir les formules de copyright,
• Restituer les données à l’issue de l’étude, ou immédiatement à la première demande de
Nantes Métropole (ou du partenaire), ou détruire les données et leurs éventuelles
reproductions, sans en conserver aucune copie.
Fait à …............................, en deux exemplaires originaux, le ………
Pour le prestataire :
Nom
Qualité
Signature
15/16 - Annexe 2 -
Liste des services communs à Nantes Métropole et aux communes, gérés par Nantes Métropole
Direction Nombre de postes mutualisés/créés
Département des ressources numériques
Direction de la Géographie et de l’Information
2 A + 1 B
16/16 CP2 - Convention particulière :
Gestion documentaire et archives Convention particulière 2 :
Gestion documentaire et archives
ENTRE :
Nantes Métropole, représentée par sa Présidente, Mme Johanna ROLLAND, dûment habilitée par une délibération du Conseil Métropolitain en date du ,
ci-après dénommée « NANTES METROPOLE », d’une part,
ET les Communes de :
Basse Goulaine, représentée par son Maire, M Alain Vey, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
Bouaye, représentée par son Maire, M Jacques Garreau, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
Bouguenais, représentée par son Maire, Mme Sandra Impériale, dûment habilitée par une délibération du Conseil Municipal en date du
Brains, représentée par son Maire, Mme Laure Beslier, dûment habilitée par une délibération du Conseil Municipal en date du
Carquefou, représentée par son Maire, Mme Véronique Dubettier-Grenier, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
Couëron, représentée par son Maire, Mme Carole Grelaud, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
Indre, représentée par son Maire, M Anthony Berthelot, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
La-Chapelle-sur-Erdre, représentée par son Maire, M Fabrice Roussel, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
La Montagne, représentée par son Maire, M Fabien Gracia, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
Le Pellerin, représentée par son Maire, M François Brillaud de Laujardière, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
Les Sorinières, représentée par son Maire, Mme Christelle Scuotto-Calvez, dûment habilitée par une délibération du Conseil Municipal en date du
Mauves-sur-Loire, représentée par son Maire, M Emmanuel Terrien, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
Nantes, représentée par son Maire, Mme Johanna Rolland, dûment habilitée par une délibération du Conseil Municipal en date du
Orvault, représentée par son Maire, M Jean-Sébastien GUITTON, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
1/22 Rezé, représentée par son Maire, Mme Agnès Bourgeais, dûment habilitée par une délibération du Conseil Municipal en date du
Saint-Aignan-de-Grand-Lieu, représentée par son Maire, M Jean-Claude Lemasson, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
Saint-Herblain, représentée par son Maire, M Bertrand Affilé, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
Sainte-Jean-de-Boiseau, représentée par son Maire, M Pascal Pras, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
Saint-Léger-les-Vignes, représentée par son Maire, M Patrick Grolier, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
Sainte-Luce-sur-Loire, représentée par son Maire, M Anthony Descloziers, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
Saint-Sébastien-sur-Loire, représentée par son Maire, M Laurent Turquois, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
Sautron, représentée par son Maire, Mme Marie-Cécile Gessant, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
Thouaré-sur-Loire, représentée par son Maire, Mme Martine Oger, dûment habilitée par une délibération du Conseil Municipal en date du
Vertou, représentée par son Maire, M Rodolphe Amailland, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
d’autre part.
NANTES METROPOLE et les communes de la Métropole sont ci-après conjointement dénommées « les Parties ».
PRÉAMBULE
Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de
conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou
morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité.1
La gestion de ce patrimoine documentaire et informationnel relève de la responsabilité de
chaque maire qui doit en assurer la bonne conservation dans le cadre des dépenses
obligatoires de sa commune (art. L. 2321-2 du CGCT) ceci « dans l’intérêt public tant pour les
besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales,
publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche » (art. L 211-2 du
code du patrimoine) et dans le cadre du contrôle scientifique et technique de l’État sur les
archives publiques.
1 Article L 211-1 du code du patrimoine
2/22 Sur la base des évolutions réglementaires introduites ces dernières années dans le code du
patrimoine et le code général des collectivités territoriales2, les maires des communes de la
Métropole ont souhaité profiter des nouvelles possibilités de mutualisation de la fonction
archives, pour pouvoir faire face notamment aux enjeux du numérique.
Depuis 2018, dans le cadre du Schéma de mutualisation métropolitain et sur la base de la
convention particulière en date du 15 décembre 2017, les Archives de Nantes animent ainsi la
fonction Gestion documentaire et archivage physique et/ou numérique auprès des communes
adhérentes, soit désormais l’ensemble des 24 communes au 1er janvier 2020.
Cette fonction mutualisée s’inscrit et s’est par ailleurs construite dans le contexte d’importantes
évolutions de nos administrations tant dans la production documentaire que dans la relation à
l’usager :
- la dématérialisation croissante et accélérée des processus administratifs de nos collectivités,
initiée en local mais aussi et surtout au niveau national, au travers d’un calendrier soutenu et
imposé par l’État.
- la mise en conformité avec le RGPD qui s’applique à nombre de documents ou données
- les nouvelles obligations en terme d’ouverture des données publiques (Open Data)
Depuis 2020, le service commun s’appuie sur un réseau de 23 référents archives et des
correspondants archives, nommés au sein des 7 communes du niveau 2, qu’il s’agit désormais
de mettre à jour et consolider.
Les actions de sensibilisation et formation, les groupes de travail transversaux et projets de
gestion documentaires menés en communes ont permis de diffuser les règles et procédures de
gestion documentaire et d’archivage auprès des agents des collectivités. Cela a contribué à
poser les bases solides d’une culture commune de la gestion documentaire et de l’archivage et
d’améliorer la situation des archives papier (inventaire, conditions de conservation, versements
et éliminations réglementaires, etc.).
Parallèlement aux différents travaux menés pour et avec les communes, le service commun
s’est engagé dans l’élaboration du socle documentaire permettant d’assurer la gouvernance du
SAE métropolitain (SAM : Socle d’Archivage Métropolitain) : la Politique d'archivage et la
nouvelle offre de services, annexées à la présente convention, ont pour objectifs de formaliser
les conditions générales d’utilisation de la plateforme d’archivage, de définir les rôles et
responsabilités des différents acteurs ; il s’agit également de détailler les prestations assurées
par le service commun, qui se sont considérablement étoffées, pour répondre aux enjeux du
numérique.
Reste à co-construire avec les communes, les documents plus opérationnels et à poursuivre les
efforts de définition des modalités d'archivage des documents et données produits dans le cadre
des projets de dématérialisation en cours et à venir (marchés publics, autorisation de droits du
sol, GT Cartographie des applications métier et des données). Il s'agira également de consolider
2 La loi NOTRe du 7 août 2015 portant nouvelle organisation territoriale de la république consacre le rôle croissant des EPCI pour la gestion des archives de leurs communes membres et les transferts de compétences que doivent accompagner les archivistes (conventions de transfert, collecte de structures dissoutes,etc.). Dans le prolongement de la loi sur les archives du 15 juillet 2008, la loi LCAP du 7 juillet 2016 achève ensuite d’élargir les conditions de mutualisation de la gestion et de la conservation des archives pour tout service public d’archives constitué avec celui d’une autre collectivité ou d’un EPCI, y compris pour les archives électroniques. Et enfin la loi 3DS, relative à la différenciation, la décentralisation, la déconcentration et portant diverses mesures de simplification de l'action publique locale, qui entérine la possibilité de mutualisation de la gestion des archives publiques dont les archives numériques, au bénéfice, notamment, des collectivités territoriales, confirmée par le décret n°2022-1305 du 10 octobre 2023 relatif à la mutualisation des archives intermédiaires et définitives des personnes publiques
3/22 les bonnes pratiques (papier et numérique) et de monter en compétences sur le volet
numérique.
À travers la mise en œuvre des ces différentes prestations, il s’agit donc de :
- Sécuriser la gestion et la conservation des archives papier déjà constituées et en cours de
constitution :
- En définissant les producteurs (communes, métropole) afin d’éviter les doublons et de
réduire les volumes
- En conservant, triant et éliminant, en application de la réglementation et la législation
inhérentes aux archives publiques
- Sécuriser la production, la gestion et in fine la pérennisation des documents et données
numériques
- En nommant et qualifiant ces documents et données
- En structurant et organisant les espaces de travail
- En sélectionnant les données issues des applications métiers
- Déployer SAM (Socle d’Archivage Métropolitain) à l’échelle de la métropole et permettre à
toutes les communes d’y accéder à l’horizon 2023, puis assurer sa gestion, son administration
et son évolution.
Afin de co-construire une culture commune de la gestion documentaire et de l’archivage pour
préserver le patrimoine informationnel du territoire métropolitain, le service commun doit remplir
les objectifs ci-après :
- Identification et qualification des documents et données produits par les communes, en
collaboration avec les services producteurs et les services informatiques
- Mise à niveau et uniformisation des pratiques et des procédures auprès des agents
communaux à travers des actions de sensibilisation et de formation
- Animation du réseau de référents et correspondants archives
- Poursuite et enrichissement des ressources via un extranet archives
- Déploiement et administration de SAM
Pour les communes qui font le choix de la prestation de gestion de l’ensemble de la chaîne
documentaire :
- Accompagnement des projets de versements d’archives numériques (phase
préparatoire)
- Aide à la préparation de versements physiques
- Préparation, suivi et traitement des versements et transferts de fichiers/données vers le
SAE
- Traitement et suivi des tris et éliminations pour les documents papier et numériques
Vu les avis des comités techniques de Nantes Métropole et des communes listées ci-dessus,
4/22 *
* *
IL A ETE CONVENU DE CE QUI SUIT :
Article 1 : Objet
La présente convention particulière a pour objet de préciser la convention (dite ci-après
«convention générale ») conclue pour régler les effets de la création du service commun chargé
de la gestion documentaire et des archives.
Article 2 : Les missions du service commun
Le service commun assure, depuis 2018, trois niveaux d’appui et d’intervention, selon le
périmètre choisi par les communes. Dans le cadre de l’ouverture de SAM courant 2023, ces 3
niveaux d’adhésion sont confortés et l’offre de services est enrichie :
Niveau 1 : Animation de la fonction gestion documentaire et archives– Services de base
La commune est autonome dans la gestion de ses archives. Elle bénéficie des infrastructures et
des outils ainsi que des accès aux informations et formations, dans le cadre de l’animation du
réseau.
• Fourniture d’un espace spécifique sécurisé dans le SAE et pérennisation des
données et documents qui y sont stockés
• Mise à disposition d'outils (générateur SEDA, outils de traitement de vracs
bureautiques, etc.)
• Aide à la prise en main des outils du SAE (plateforme d’archivage, générateur SEDA,
etc.)
• Sensibilisation / formation des agents des communes aux règles et bonnes pratiques
de gestion documentaire et d’archivage
• Coordination et animation des projets de gestion documentaire
• Accès aux ressources et retours d’expériences mis à disposition via l’extranet
(tableaux de gestion, profils d’archivage, etc.)
• Accompagnement et coordination de groupes de travail transversaux sur les projets de
dématérialisation mutualisés
• Aide et conseil sur l’archivage des dossiers physiques et numériques :
- vérification des bordereaux d’élimination avant envoi aux Archives départementales
- 1er niveau de réponses aux problématiques de gestion documentaire et d’archivage
des communes (DUA, sorts finaux, règles de nommage des documents numériques,
etc.)
- production et mise à disposition de fiches méthodologiques et pratiques relatives aux
problématiques de gestion documentaire et d’archivage
• Aide à l’identification des données et informations à archiver (tri, versements et
éliminations)
• Aide à la normalisation et à la sécurisation des données et documents numériques en
5/22 amont (espaces réseaux, applications métier)
• Veille archivistique (réglementation, formats, …. )
• Mise à disposition d’un modèle de déclaration des pratiques d’archivage
• Suivi de l’opération de réversibilité des documents et données numériques
Niveau 2 : Animation de la fonction gestion documentaire et archives + suivi des
procédures de versements et d’élimination – Services de tiers archivage
La commune bénéficie des infrastructures et des outils ainsi que des accès aux informations et
formations, dans le cadre de l’animation du réseau (niveau 1) ; à cela s’ajoute un
accompagnement par un·e archiviste pour le suivi des procédures d’archivage (offre de service
niveau 2).
• Préparation et suivi des procédures de versement des documents papier et
numériques :
- Aide à la préparation de versements (papier et manuels pour le numérique)
- Traitement et prise en charge des versements
• Préparation et suivi des procédures de tri* et d’élimination des documents papier et
numériques : bordereaux, contrats pluriannuels d’élimination
• Adaptation des formations et ateliers pratiques sur la mise en œuvre des procédures
d’archivage physique et numérique
• Adaptation des outils et fiches génériques pour qu’elles soient adaptées aux
spécificités de chaque collectivité
• Accompagnement sur l’amélioration des conditions de conservation des documents
papier (aménagement locaux de conservation, re-conditionnement, etc.)
• Aide à la gestion et rationalisation des espaces de conservation (physique) :
refoulement, re-cotation, récolement, etc.
• Préparation de versements et éliminations dans le cadre d’opérations de
déménagements
• Aide au paramétrage fonctionnel de l’espace de conservation dédié à la commune
• Aide à la gestion des accès (droits utilisateurs, annuaire)
• Analyse et traitement des anomalies
• Accompagnement à la mise en place d'un nouveau flux d'archivage : de la mise en
place des contrats de service* et de versement* à la préparation des paquets
d'archives* et versement dans le SAE
• Traitement d’un versement manuel (documents stockés sur les espaces réseaux),
correspondant à un besoin ponctuel non prévu dans la programmation annuelle.
• Communication au public interne et externe (recherches, aide à la recherche, etc.)
Niveau 3 : prestations ponctuelles (en mode projet) – Services à la demande accessibles
dès l’adhésion au niveau 1
Prestations indépendantes des niveaux 1 et 2 : interventions/projets ponctuels pour répondre à un besoin spécifique ne pouvant être pris en charge ni par le service producteur, ni par l’archiviste référent.e, non prévus dans la programmation annuelle et/ou les groupes de travail transversaux
• Traitement d’arriérés de documents présents dans les bureaux, espaces de stockage
intermédiaires et/ou salles d’archives
6/22 • Préparation de versements et éliminations dans le cadre d’opérations de
déménagement
• Traitement d’un vrac numérique ou de versements manuels (documents stockés sur
des espaces réseaux), non prévus dans la programmation annuelle
• Audit documentaire d’une application métier (projet de changement, d’évolution ou
d’acquisition d’outil), repérage des données et documents à archiver et préparation des
versements le cas échéant.
L’ensemble des prestations assurées par le service commun (niveaux 1, 2 et 3) font l’objet d’une présentation détaillée au sein de « l’Offre de service aux communes du Schéma de mutualisation Gestion documentaire archives », annexée à la présente convention.
Article 3 : Liste des communes concernées
a) Liste des communes adhérentes au niveau 1, ayant intégré le dispositif en 2018 et 2020
• Basse Goulaine
• Bouaye
• Bouguenais
• Brains
• Carquefou
• Couëron
• Indre
• La Chapelle-sur-Erdre
• La Montagne
• Le Pellerin
• Les Sorinières
• Mauves-sur-Loire
• Nantes
• Orvault
• Rezé
• Saint-Aignan-de-Grand Lieu
• Saint-Herblain
• Saint-Jean-de-Boiseau
• Saint-Léger-les-Vignes
• Sainte-Luce-sur-Loire
• Saint-Sébastien-sur-Loire
• Sautron
• Thouaré-sur-Loire
• Vertou
7/22 b) Liste des communes ayant adhéré ou souhaitant adhérer au niveau 2
• Bouguenais
• Brains
• Indre
• La Chapelle sur Erdre
• La Montagne
• Le Pellerin
• Les Sorinières
• Mauves sur Loire
• Nantes
• Rezé
• Saint-Aignan-de-Grand Lieu
• Sainte-Luce-sur-Loire
• Saint-Sébastien-sur-Loire
• Sautron
• Thouaré-sur-Loire
• Vertou
Article 4 : Les moyens consacrés par les communes et moyens partagés
a) Moyen humains
Moyens humains partagés
Pour l’animation de la fonction gestion documentaire et archives (niveau 1) :
- 1 poste d’archiviste de catégorie A (attaché ou attaché de conservation du patrimoine)
- 1 poste d’e-archiviste de catégorie A (attaché ou attaché de conservation du
patrimoine)
Pour le suivi et l’animation des communes adhérente au niveau 2 :
5 postes d’archivistes de catégorie B (assistant de conservation du patrimoine)
A compter du 1er janvier 2023 les moyens humains dévolus à l’accompagnement des directions
et services des 24 communes et de Nantes Métropole se répartiront comme suit :
- 3 postes d’archivistes de catégorie B (assistant de conservation du patrimoine) pour
les 15 communes adhérentes au niveau 2
- 2 postes d’archivistes de catégorie B (assistant de conservation du patrimoine) pour la
ville de Nantes, le CCAS de Nantes et Nantes Métropole. Ces 2 postes aux missions
équivalentes sont désormais intégrés au service commun.
Ces postes sont rattachés administrativement au service commun Archives de Nantes
Métropole.
Les interventions / projets ponctuels relevant du niveau 3 nécessitent une évaluation préalable
par l’archiviste référente et la validation par les Archives de Nantes. Ces prestations sont
refacturée au temps passé.
8/22 Moyens humains des communes
À ce stade il n’est pas prévu de mutualiser des moyens existants dans les communes ayant des
services constitués.
Les communes s’engagent à désigner un référent archives et un référent informatique, qui
constituent les interlocuteurs privilégiés de l’animateur de la fonction gestion documentaire et
archives et de l’e-archiviste. Au niveau 2, l’archiviste référente peut également s’appuyer sur un
réseau de correspondants archives permettant d’ancrer encore un peu plus la fonction gestion
documentaire archives, au sein des directions et services communaux. Pour faciliter la
collaboration de ces différents acteurs, les communes doivent informer le service commun de
tout changement d’interlocuteur.s.
b) Moyens matériels
Les archivistes seront équipés d’ordinateurs portables et de téléphones, et auront un véhicule
pour leurs déplacements.
La maintenance des espaces collaboratifs sur l’extranet archives de la Métropole, ainsi que la
gestion des droits d’accès pour l’ensemble des communes, est assurée par le service commun
Gestion documentaire archives.
Pour le suivi des versements, les communes ont la possibilité d’être équipées d’une version
monoposte du logiciel archives commun. Nantes Métropole propose en effet un logiciel archives
monoposte (gratuit), administré par chaque commune.
L’acquisition du matériel de conservation (boites, pochettes, meuble à plans...) reste à la charge
des communes. Les archivistes référentes conseilleront les communes sur les acquisitions à
réaliser.
c) Conditions financières
Les modalités définies dans la convention cadre s’appliquent à l’ensemble des postes
concernés par la convention particulière, soit les postes d’animation et d’e-archiviste (niveau 1)
et le ou les postes d’archivistes référents (niveau 2).
Sur le traitement des versements et éliminations, (niveau 2) les coûts sont répartis entre les
communes intéressées au prorata de la population, avec participation de la Métropole à hauteur
de 50 %.
Pour la gestion des arriérés (niveau 3), la prestation sera facturée aux communes intéressées,
au coût réel du temps passé.
Pour l’étude, l’acquisition, l’administration et les évolutions de la plateforme SAE, les coûts
d’investissement seront pris en charge par la Métropole et seuls les coûts d’exploitation seront
refacturés aux communes, au prorata de la population, soit :
9/22 - un coût fixe lié à l’exploitation du socle du SAE mutualisé (briques VITAM et VITAM UI)
- une partie variable calculée en fonction du volume de données et documents stockés par
chaque commune (sur les environnements de pré-production et de production)
L’ajout de briques complémentaires permettra à terme d’avoir une meilleure couverture
fonctionnelle (outils/interfaces de versements et de consultation) et entraînera une ré-évaluation
du coût d’exploitation en conséquence.
Les frais de développement et de connexion des outils métiers vers le SAE seront à la charge
des communes.
Article 5 : Les modalités de fonctionnement du service
a) Les rôles et responsabilités
Nantes Métropole s’engage à :
- Déployer, administrer, gérer et faire évoluer la plate-forme d’archivage électronique
- Mettre à disposition de chaque commune un espace d'archivage numérique sécurisé
- Sensibiliser et former les agents des communes à la gestion documentaire et à
l’archivage
- Former les correspondants archives à leur rôle spécifique
- Animer des groupes de travail sur des sujets transverses (production documentaire par
activités, dématérialisation de procédures…)
- Animer les réseaux de référents et correspondants archives
- Mettre à disposition des référents archives et autres acteurs communaux, via un
extranet, des ressources pour faciliter la gestion des archives papier et numériques
(guide, formulaires, FAQ, tutoriels, etc.)
- Mettre à disposition les outils nécessaires à la préparation des versements numériques
(outils de dédoublonnage, renommage, etc.)
- Assurer le suivi des indicateurs et valeurs cibles afin d’établir un bilan annuel du service
commun
Les communes s’engagent à :
- Identifier un référent archive dans la commune et à nommer des correspondants
archives par direction ou service
- Mobiliser les référents métier dans les groupes de travail transversaux /
thématiques
- Identifier un référent et correspondant informatique
- Informer le service commun de tout changement d’ordre organisationnel,
technique et/ou d’interlocuteur.s
- Mettre à disposition une salle de réunion pour les formations en intra
- Fournir le matériel de conservation
- Mettre à disposition un espace de travail pour l’archiviste
- Assurer le transport des versements des bureaux vers le magasin d’archives
- Assurer la destruction des documents éliminables après visa des Archives
départementales
10/22 - Autoriser les archivistes référents et l’e-archiviste à accéder ponctuellement aux
espaces réseaux, aux applications métiers et aux espaces de conservation sécurisés
dans SAM.
- Mettre en place les outils de connexion entre leur système d’information / les
applications métier et le SAE métropolitain
b) Instances de coordination
Coordination avec :
- Les archivistes des services d’archives constitués
- Les archivistes du Centre De Gestion en mission pour traitement des archives
- Les Archives départementales de Loire-Atlantique dans le cadre du contrôle
scientifique et technique de l’État sur les archives publiques et en particulier de la
délivrance des visas d’élimination et la validation des conventions d’élimination a priori.
- Animation et coordination du réseau des référents archives de chaque commune : 1 à 2
réunions annuelles.
- Animation et coordination des groupes de travail transversaux réunissant les services
informatiques des communes, les archivistes du service commun et des services constitués, les
référents archives et les directions métier.
Article 6 : Propriété des outils et des données
a) Propriété des outils
Nantes Métropole détient les droits d’usage sur l’Extranet archives et la solution de Gestion
électronique de documents, ainsi que les droits d’usage sur la solution d’archivage numérique.
L’ouverture d’un espace d'archivage numérique sécurisé aux communes n’entraîne pas de
transfert de propriété.
b) Propriété des données
Les données d’inventaire et de descriptions des archives intégrées au logiciel métier sont
propriétés de chacune des communes.
Les communes et Nantes Métropole conservent, respectivement, l’entière propriété des
documents et données qu’elles produisent et qui sont conservées dans SAM.
11/22 Article 7 : Utilisation et diffusion
La diffusion des guides, modèles et formulaires se poursuivra dans l’espace extranet Gestion
des archives pour l’ensemble des référents et correspondants archives et le stockage dans
l’outil de GED alimentant l’espace extranet.
Article 8 : Modalités techniques concernant les outils
• Accès aux outils
Les outils concernés sont les suivants :
- Intranet Gestion des archives déployé en extranet
- Accès en mode extranet à l’outil de gestion documentaire de Nantes Métropole
(2 espaces collaboratifs)
- Accès et connexion à la plateforme d’archivage numérique
L'accès aux outils déployés en extranet se fait par le Réseau Informatique Métropolitain (RIM).
Nantes Métropole prend en charge cet accès jusqu’au site principal des communes concernées.
Il appartient aux communes de prendre en charge l’éventuel accès et la connexion à des sites
distants (développement et maintenance).
Comme spécifié dans la Politique d’archivage, la métropole s’engage à déployer, administrer,
gérer et faire évoluer la plate-forme d’archivage électronique, à mettre à disposition de chaque
commune un espace d'archivage numérique sécurisé. Charge aux communes de mettre en
place les outils de connexion entre leurs applications métier et le SAE métropolitain.
• Pré-requis techniques
Pour assurer le bon fonctionnement des outils déployés en extranet, des préconisations seront
produites régulièrement par Nantes Métropole (caractéristiques minimales et environnement
logiciel du poste de travail, version de navigateurs, débit minimal requis…).
Les outils à mettre en œuvre dans le cadre des versements de données et documents dans le
SAE feront quant à eux l’objet de supports de prise en main (documentation, tutoriels, etc.),
actions de formation, comme indiqué dans l’offre de services.
Limite du périmètre technique du SAE :
Le SAE met à disposition des interfaces informatiques (via API) dont le contrat (description) sera
communiqué aux communes. La mise en œuvre de connecteurs utilisant ces interfaces sera à
la charge de chaque collectivité.
Dans le cas de l’évolution du contrat d’interface du SAE, sa mise à jour se fera en concertation
avec les communes adhérentes.
• Gestion des droits d’accès aux outils
L'utilisation des outils déployés en extranet nécessite une authentification des utilisateurs.
Cette authentification s'appuie sur un annuaire comportant les comptes de tous les utilisateurs :
identifiants, mots de passe, accès autorisés…
12/22 L’ouverture des comptes s’organise conjointement entre Nantes Métropole et les communes, qui
désignent les utilisateurs.
Le pilotage général des droits d’accès est sous la responsabilité de Nantes Métropole. Des
droits d’administration pourront être délégués aux communes, avec un devoir d’information à
Nantes Métropole.
Pour des raisons de sécurité, les comptes communaux devront être reconfirmés annuellement.
Le SAE n’est accessible, physiquement et logiquement, qu'à des personnes nominativement
autorisées. Les restrictions d'accès aux systèmes et informations sont définies conformément à
leur besoin de sécurité et à la criticité des actions autorisées sur les données et ressources.
Article 9 : Les indicateurs et valeurs cibles (évaluation)
a) Pour l’animation de la fonction gestion documentaire et archives
Les indicateurs seront :
- Nombre d’unités d’archives et volumes conservés au sein du SAE
- Nombre d’actions de sensibilisation et formation par commune
- Nombre de projets de Gestion documentaire accompagnés
- Nombre d’actions de sensibilisation et formations à destination des référents et
correspondants archives
- Nombre d’agents formés
- Nombre d’outils et de ressources (tableaux de gestion …) crées ou mis à jour
- Nombre de demandes d’aide ou de conseils
- Chiffres de fréquentation / consultation des espaces collaboratifs de l’extranet
archives
b) Pour le suivi et le traitement des versements et éliminations
Les indicateurs seront :
- Nombre de jours de mission par commune
- Nombre de directions et services accompagnés
- Mètres linéaires d’archives papier, poids de fichiers et nombre d’unités d’archives
numériques versés pour chaque commune
- Mètres linéaires de documents papier, poids de fichiers et unités d’archives éliminés
pour chaque commune
- Nombre de bordereaux de versements rédigés
- Nombre de notices saisies dans la base archives pour chaque commune
- Nombre d’actions de sensibilisation et formations
- Nombre d’agents sensibilisés / formés
Chaque année, l’ensemble de ces indicateurs ainsi que des éléments d’ordre plus qualitatifs
seront synthétisés et formalisés dans un rapport de bilan, transmis par courrier aux maires des
communes adhérentes, puis par mail aux DGS et référents archives.
13/22 Article 10 : Entrée en vigueur, durée et fin de la convention
La présente convention entrera en vigueur à la date à laquelle elle aura acquis un caractère
exécutoire. A cette date, la précédente convention particulière en date du 29 Décembre 2017
sera abrogée.
Elle prend fin automatiquement avec la convention générale mentionnée à l'article 1" ci-dessus.
Article 11 : Dénonciation - Résiliation
En cas d’inexécution ou de manquement aux obligations contractuelles, les parties peuvent demander la résiliation anticipée de la présente convention. Les modalités en seront les suivantes : envoi d’une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception. Si dans un délai de 3 mois, aucune mesure corrective des dysfonctionnements constatés n’est mise en œuvre, ou si les mesures prises demeurent insuffisantes, la résiliation prendra effet à la date de réception d’un nouveau courrier recommandé avec accusé de réception.
En outre les parties peuvent dénoncer la présente convention par lettre recommandée avec accusé de réception sous réserve d’un préavis de 9 mois.
Article 12 : Litiges
Les Parties s’engagent à rechercher une solution amiable à tout litige pouvant survenir dans l’exécution de la présente convention. A défaut de résolution amiable, le Tribunal Administratif de NANTES sera compétent.
Fait à NANTES, le
Pour NANTES METROPOLE
Madame Johanna ROLLAND
Pour la commune de Basse Goulaine
Monsieur Alain VEY
Pour la commune de Bouaye
Monsieur Jacques GARREAU
Pour la commune de Bouguenais
Madame Sandra IMPERIALE
Pour la commune de Brains
Madame Laure BESLIER
Pour la commune de Carquefou
Madame Véronique DUBETTIER-GRENIER
14/22 Pour la commune de Couëron
Madame Carole GRELAUD
Pour la commune de Indre
Monsieur Anthony BERTHELOT
Pour la commune de La-Chapelle-sur-Erdre
Monsieur Fabrice ROUSSEL
Pour la commune de La Montagne
Monsieur Fabien GRACIA
Pour la commune de Le Pellerin
Monsieur François BRILLAUD DE
LAUJARDIERE
Pour la commune de Les Sorinières
Madame Christelle SCUOTTO-CALVEZ
Pour la commune de Mauves-sur-Loire
Monsieur Emmanuel TERRIEN
Pour la commune de Nantes
Madame Johanna ROLLAND
Pour la commune de Orvault
Monsieur Jean-Sébastien GUITTON
Pour la commune de Rezé
Madame Agnès BOURGEAIS
Pour la commune de Saint-Aignan-de-Grand-
Lieu
Monsieur Jean-Claude LEMASSON
Pour la commune de Saint-Herblain
Monsieur Bertrand AFFILE
Pour la commune de Saint-Jean-de-Boiseau
Monsieur Pascal PRAS
Pour la commune de Saint-Léger-les-Vignes
Monsieur Patrick GROLIER
15/22 Pour la commune de Sainte-Luce-sur-Loire
Monsieur Anthony DESCLOZIERS
Pour la commune de Saint-Sébastien-sur-
Loire
Monsieur Laurent TURQUOIS
Pour la commune de Sautron
Madame Marie-Cécile GESSANT
Pour la commune de Thouaré-sur-Loire
Madame Martine OGER
Pour la commune de Vertou
Monsieur Rodolphe AMAILLAND
16/22 - Annexes -
Annexe 1 :Liste des services communs à Nantes Métropole et aux communes, gérés par Nantes Métropole
Annexe 2 : Fiche d’impact décrivant les impacts ressources humaines
Annexe 3 : Politique d’archivage de la métropole nantaise (fichier joint)
Annexe 4 : Offre de services aux communes du Schéma de mutualisation Gestion documentaire archives (fichier joint)
17/22 - Annexe 1 :
Liste des services communs à Nantes Métropole et aux communes , gérés par Nantes Métropole -
Direction Nombre de postes mutualisés / créés
Direction du patrimoine et de l’archéologie-
Service Archives
2 A + 5 B
18/22 Annexe 2 : Fiche d’impact décrivant les impacts ressources humaines -
Transfert de deux agents de Nantes Métropole de la Direction Patrimoine et Archéologie vers un service commun Nantes Métropole de la DPARC
2 postes sont concernés : il s’agit de 2 postes d’assistants de conservation (postes n° 6146 et 6150)
I – impacts sur les missions des agents
Pas de changement dans les missions des agents
L’ensemble des niveaux de fonctionnalité actuels sera maintenu.
II – conditions de travail
Modification du lieu de travail : inchangé
Modification des horaires de travail : la création du service commun n’influe aucunement sur l’organisation du temps de travail, mise en place en fonction des besoins et spécificités de chaque service.
Modification des outils de travail : Les outils de travail nécessaires à l’exercice des missions restent les mêmes et évolueront le cas échéant en fonction des besoins spécifiques à chaque service.
III – Les éléments de rémunération
Régime indemnitaire et NBI :
Outre les éléments statutaires qui s’inscrivent dans la continuité conformément au cadre de toute mutation inter collectivité, les éléments de rémunération émanant de la politique ressources humaines mise en œuvre par les 2 collectivités, continueront à être versés selon les mêmes modalités et ce également dans le cadre du service commun. La garantie des éléments individuels de rémunération est posée à poste et mission similaire.
En effet, l’harmonisation des politiques RH des 2 collectivités qui s’exprime au travers des délibérations qui rendent exécutoire l'application des protocole RIE pour les agents de catégorie C, RIF pour les agents de catégorie B et fonctionnalité pour les agents de catégorie A, garantit une continuité pour chaque agent de ses conditions de rémunération.
L’attribution de la NBI étant liée aux fonctions occupées, conformément au décret 2006-779 du 03/07/2006, elle continuera à être versée selon les mêmes modalités.
La prime de service public est versée selon les mêmes conditions et modalités.
IV – Les avantages sociaux
L’harmonisation de la politique RH des 2 collectivités, garantit également la continuité des dispositifs de protection sociale et d’avantages sociaux, sans interruption ou période de carence. Ainsi, les participations de l’employeur aux dispositifs cités ci-après et les garanties des contrats souscrits par les agents se poursuivent dans les mêmes conditions : a. Complémentaire santé,
b. Prévoyance,
c. Participation de l’employeur aux déplacements domicile / travail (TAN, SNCF, TER réseau Atlantic)
d. Participation aux séjours de vacances enfants,
e. Participation aux frais de garde de jeunes enfants,
f. Attribution des tickets restaurants,
g. Comité des Œuvres Sociales.
19/22 Politique d’archivage de la métropole nantaise
Date de rédaction : 2021 Ce document “Politique d’Archivage” définit un cadre pour la gouvernance et la gestion des archives. La mise en œuvre opérationnelle et technique des solutions utilisées est décrite dans des documents associés tels que la déclaration des pratiques d’archivage, le DGTS et la PSSI.
Circuit de validation
Rédigé par : Véronique GUITTON
Sandrine MAHEO-PERON
Archives de Nantes
Archives de Nantes
Diffusion
Nantes Métropole
Ville de Basse-Goulaine
Ville de Bouaye
Ville de Bouguenais
Ville de Brains
Ville de Carquefou
Ville de La Chapelle-sur-Erdre
Ville de Couëron
Ville d’Indre
Ville de Mauves-sur-Loire
Ville de La Montagne
Ville de Nantes
Ville d’Orvault
Ville de Le Pellerin
Ville de Rezé
Ville de Saint-Aignan-
Grandlieu
Ville de Saint-Herblain
Ville de Saint-Jean-de-Boiseau
Ville de Saint-Léger-les-Vignes
Ville de Saint-Sébastien-sur-
Loire
Ville de Sainte-Luce-sur-Loire
Ville de Sautron
Ville de Les Sorinières
Ville de Thouaré-sur-Loire
Ville de Vertou
Historique des évolutions
Version Date Commentaires
V1 05/05/2022
2 Table des matières
Contexte....................................................................................................................................................4 Cadre législatif, normatif, réglementaire et documents de référence.........................................................6 L’archivage..............................................................................................................................................10 Les missions des archives..................................................................................................................10 La collecte......................................................................................................................................10 Le classement et la qualification.....................................................................................................10 La conservation ou la pérennisation...............................................................................................10 La communication...........................................................................................................................11 Archivage physique et archivage numérique.......................................................................................11 Les outils qui composent le programme SAM................................................................................12 Les acteurs de l’archivage..................................................................................................................13 Gouvernance de la politique d’archivage.................................................................................................16 Prestations d’archivage...........................................................................................................................18 Administration d’une instance du SAE................................................................................................18 Accompagnement des utilisateurs......................................................................................................18 Accompagnement des services versants............................................................................................18 Versement des archives......................................................................................................................19 Éliminations d’archives........................................................................................................................19 Conservation et/ou pérennisation des archives...................................................................................20 Communication des archives..............................................................................................................20 Réversibilité des archives...................................................................................................................21 Plateforme technique de SAM.................................................................................................................22 Disponibilité du SAE et des informations qu’il conserve......................................................................22 Intégrité des informations conservées par le SAE...............................................................................22 Traçabilité des opérations, journaux....................................................................................................23 Intégrité des journaux.....................................................................................................................23 Conservation des journaux.............................................................................................................23 Consultation des journaux et des attestations d’intégrité................................................................23 Confidentialité des informations conservées dans le SAE..............................................................23 Sécurité du SAE et contrôle des accès...............................................................................................24 Respect des bonnes pratiques en matière de sécurité...................................................................24 Contrôle des accès au système et aux locaux de stockage............................................................24 Plan de continuité d’activités..........................................................................................................24 Exploitation du SAE............................................................................................................................24 Limite du périmètre technique du SAE................................................................................................24 Glossaire.................................................................................................................................................26
3 Contexte
Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation,
leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service
ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité1.
Les Archives de Nantes, service commun depuis 2014, assure la gestion des archives produites, par les
services et directions de la ville, du C.C.A.S, de Nantes Métropole et de leurs délégataires dans le cadre
de leurs missions et activités .
La gestion de ce patrimoine documentaire et informationnel signifie sa collecte auprès des producteurs,
son traitement physique et intellectuel, sa conservation quel qu’en soit le support, sa communication
sous forme d’originaux et de copies qu’ils soient physiques ou numériques et sa valorisation.
Depuis 2018, dans le cadre du Schéma de mutualisation métropolitain, les Archives de Nantes
animent la fonction Gestion documentaire et archivage physique et/ou numérique auprès des
communes de la Métropole adhérentes, soit désormais l’ensemble des 24 communes au 1er janvier
2020.
Cette fonction mutualisée permet de :
- répondre aux orientations de la loi NOTRe sur la mutualisation et le renforcement de la coopération
intercommunale
- s’appuyer et profiter des possibilités offertes dans le cadre de la loi LCAP (05/07/2016) de
mutualisation de la fonction archives au niveau intercommunal, y compris pour les archives
électroniques
- renforcer la légitimité de la fonction gestion documentaire et archives comme fonction support au sein
de nos organisations
- mutualiser le SAE (Système d’Archivage Électronique) avec des collectivités locales proches et
partenaires afin d’optimiser les charges d’études, d’acquisition, de déploiement et de gestion.
- définir en commun les priorités en terme d’archivage électronique à travers les groupes de travail
thématiques
- partager les procédures, outils et formulaires déjà mis en place en matière de gestion documentaire et
d’archivage
- faciliter la sélection documentaire et réduire les volumes de documents archivés en double entre la
métropole et les communes membres
- enfin renforcer le rôle citoyen des archives en constituant un patrimoine archivistique illustrant notre
nouveau territoire métropolitain, patrimoine nécessaire pour construire une histoire commune, une
mémoire partagée et une identité collective comme défini dans la Convention de Faro.
1Article L 211-1 du code du patrimoine
4 Cette fonction mutualisée s’inscrit dans le contexte d’importantes évolutions de nos administrations tant
dans la production documentaire que dans la relation à l’usager.
La dématérialisation croissante et accélérée des processus administratifs de nos collectivités, initiée en
local mais aussi par l’État au niveau national, oblige à répondre aux problématiques inhérentes à la
production numérique tant structurée (en particulier issue des applications métiers) que non structurée
(comme par exemple la production bureautique) en déployant le SAE métropolitain afin :
- d’assurer la pérennité et l’authenticité des documents et données tant en support qu’en format
- de garantir la valeur probante de l’information
- de prioriser les documents et données à collecter et à sécuriser
- de tracer le process de traitement administratif et de décisions
- de respecter le RGPD qui s’applique à nombre de documents ou données
- de s’harmoniser avec la politique d’ouverture et de protection des données inscrites dans la Charte
métropolitaine de la donnée
- de sélectionner dès la production pour réduire l’impact écologique et environnemental du numérique
5 Cadre législatif, normatif, réglementaire et
documents de référence
L’activité du service commun Gestion documentaire et archives, tout comme le SAE mutualisé, s’inscrit
et s’organise dans les cadres réglementaires et normatifs :
- des relations entre collectivités locales
A travers notamment la loi n°2015-991 du 7 août 2015, dite loi NOTRe, portant la nouvelle organisation
territoriale de la République, la mutualisation renforcée permet désormais de mutualiser entre autre un
système d’archivage électronique.
Loi n°2022-217 du 21 février 2022, dite loi 3DS, relative à la différenciation, la décentralisation, la déconcentration et portant diverses mesures de simplification de l'action publique locale. L’article 202 modifie les dispositions des articles L212-4 et L212-4-1 du code du patrimoine, la mutualisation de la conservation des archives est dorénavant envisageable :
Pour les archives intermédiaires : entre producteurs d’archives publiques de toute nature, qu’ils se soient ou non dotés d’un service public d’archives. Cette mutualisation est possible pour les archives de tout type et de tout format (papier ou électronique).
Pour les archives définitives au format numérique : entre personnes publiques compétentes pour la conservation des archives définitives, et à condition qu’une d’entre elles au moins dispose d’un service public d’archives.
- des archives publiques
La loi sur les archives du 15 juillet 2008, prolongée par la loi n° 2016-925 du 7 juillet 2016 relative à la
liberté de création, à l’architecture et au patrimoine, dite loi LCAP, a introduit dans le Code du patrimoine
(Livre II) de nouvelles dispositions relatives à la mutualisation entre services publics d’archives pour
l’archivage numérique.
Le texte a été complété par le décret n°2017-719 du 2 mai 2017 relatif aux services publics d’archives,
aux conditions de mutualisation des archives numériques et aux conventions de dépôt d’archives
communales, qui permet aux services publics d’archives des collectivités territoriales et de leurs
groupements à fiscalité propre de mutualiser entre eux la gestion et la conservation des archives
numériques.
La note d’information relative à la mutualisation et à l’externalisation de certaines fonctions dans le cadre
de systèmes d’archivage électronique (DGP/SIAF/2018/001) précise que la mutualisation peut
concerner tout ou partie de la mise en commun d’infrastructures, de personnel ou de moyens matériels,
logistiques ou financiers, pour l’archivage courant et intermédiaire, comme pour l’archivage définitif.
6 - de l’administration électronique
Règlement n°910/2014/UE du 23 juillet 2014 sur l’identification électronique et les services de confiance
pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur, dit règlement « eIDAS »
Code civil, art. 1366 L'écrit électronique a la même force probante que l'écrit sur support papier, sous
réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans
des conditions de nature à en garantir l'intégrité.
Loi n°2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique
Ordonnance n°2005-1516 du 8 décembre 2005 relative aux échanges électroniques entre les usagers et
les autorités administratives et entre les autorités administratives
Décret n°2017-1416 du 28 septembre 2017 relatif à la signature électronique
Décret n°2010-112 du 2 février 2010 pris pour l'application des articles 9, 10 et 12 de l'ordonnance
n° 2005-1516 du 8 décembre 2005 relative aux échanges électroniques entre les usagers et les
autorités administratives et entre les autorités administratives
Règlement général de sécurité pris en application du décret n°2010-112
Le référentiel général de sécurité (RGS) est le cadre réglementaire permettant d’instaurer la confiance
dans les échanges au sein de l’administration et avec les citoyens. Le Référentiel général de sécurité
(RGS), a pour objet le renforcement de la confiance des usagers dans les services électroniques mis à
disposition par les autorités administratives et s’impose ainsi à elles comme un cadre contraignant tout
en étant adaptable et adapté aux enjeux et besoins de tout type d’autorité administrative.
Décret n°2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies et pris pour l'application de
l'article 1379 du code civil
Arrêté du 20 avril 2016 portant approbation du référentiel général d’interopérabilité
Arrêté du 13 juin 2014 portant approbation du référentiel général de sécurité et précisant les modalités
de mise en œuvre de la procédure de validation des certificats électronique
- de la protection des données personnelles
Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés
Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection
des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre
circulation de ces données [entrée en vigueur le 25 mai 2018]
Loi n°2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles
Code pénal, articles 323-1 à 323-8 relatifs aux atteintes aux systèmes de traitement automatisé de
données
- de l’archivage électronique
ISO 14721:2012 - Space data and information transfer systems – Open archival information system
(OAIS) -- Reference model
7 Norme NF Z42-013, révisée en octobre 2020, Spécifications relatives à la conception et à l'exploitation
de systèmes informatiques en vue d'assurer la conservation et l'intégrité des documents stockés dans
ces systèmes. Ce document formalise les exigences et recommandations fonctionnelles,
organisationnelles et de sécurité pour la conception et l'exploitation d'un Système d'Archivage
Électronique (SAE).
La Documentation Générale et technique du système (DGTS)2 sera constituée au fur et à mesure de la
construction du système.
Standard d’échange de données pour l’archivage (SEDA), version 2.1 (juin 2018)
Le standard d'échange de données pour l'archivage modélise les différentes transactions qui peuvent
avoir lieu entre des acteurs dans le cadre de l'archivage de données. Ces transactions sont au nombre
de six : le transfert, la demande de transfert, la modification, l'élimination, la communication et la
restitution. Les acteurs sont eux au nombre de cinq : le service producteur, le service versant, le service
d'archives, le service de contrôle et le demandeur d'Archives.
- de l’administration et de la gestion des ressources numériques à Nantes Métropole
La charte métropolitaine de la donnée
La mise en œuvre des missions de service public nécessite l’utilisation de données nombreuses. Les
données produites, collectées, traitées ou gérées par la collectivité ou par un tiers intervenant pour son
compte dans le cadre de ses activités de service public et en lien avec ses compétences, ont le statut de
« données publiques ». Elles constituent un patrimoine qui est un bien public.
Un cadre éthique pour protéger les citoyens et réguler l'utilisation des données sur le territoire de Nantes
Métropole en 4 engagements :
- Garantir la souveraineté de la collectivité sur ses données
- Protéger les données
- Garantir la transparence
- Favoriser de nouveaux usages
La charte documentaire
La charte documentaire est le recueil de l’ensemble des normes, règles et procédures qui ont été
validées par Nantes Métropole et la Ville de Nantes et qui doivent être suivies par les producteurs et les
gestionnaires de documents et des contenus. Elle s’articule ainsi avec la Politique de sécurité des
Systèmes d’Information (PSSI), la protection des données personnelles, la Charte d’utilisation du
numérique et avec la présente Politique d’archivage.
(V 2.0, 01/2022)
2 Ensemble organisé de documentations de référence, décrivant l’organisation, l’architecture fonctionnelle et technique, les environnements système et réseau et permettant l’exploitation du SAE, utilisable et vérifiable, notamment lors d’un audit.
8 La politique de sécurité des systèmes d’information (PSSI)
de la métropole, de la ville et du CCAS de Nantes est le document fondateur de la démarche de
sécurisation des données. Elle en identifie les enjeux, les contraintes et définit les principales
orientations de sécurité. Elle précise également l’organisation, les rôles et les responsabilités de
l’ensemble des acteurs en matière de sécurité.
(V 3.0 du 03/05/2021 Version validée intégrant les évolutions réglementaires (dont RGPD) )
Depuis 2015, le Département des Ressources numériques est certifié sécurité des systèmes
d'information (ISO 27001).
La charte d'utilisation du numérique
Cette charte s'applique à tous les agents utilisateurs des outils numériques de la collectivité, qu'ils soient
internes, externes, titulaires ou contractuels.
Elle fixe les règles d’usages et de sécurité pour l’ensemble des moyens numériques mis a disposition
des utilisateurs : matériels (téléphones, ordinateurs, smartphones, périphériques, réseaux...) et
immatériels (données, logiciels, applications métiers, messageries, internet…). Elle présente également
le rôle de la collectivité : droit d’accès, sécurité, modalités de contrôle...
La charte pour les administrateurs
La charte administrateur concerne tous les agents de la collectivité ayant des droits avancés sur le
système d’information. Elle leur donne un cadre déontologique et précise leurs droits et devoirs
notamment dans les champs suivants : sécurité des applications, préservation de la confidentialité des
données, vigilance renforcée sur les données à caractère nominatif, droit de s'opposer à toute requête
non conforme aux procédures...
9 L’archivage
Archiver, c’est l'ensemble des actions, outils et méthodes mis en œuvre pour identifier, gérer et
conserver des documents et des données dans le but de les rendre accessibles, exploitables et
intelligibles pendant toute la durée nécessaire à la satisfaction des obligations légales, pour les besoins
des utilisateurs et/ou à des fins patrimoniales. L'archivage implique d'identifier précisément les
responsabilités des différents acteurs.
Il n’y a pas de différences fonctionnelles entre l’archivage physique et numérique mais des différences
de traitement techniques liées à des supports et des formats de l’information techniquement différents.
Les missions des archives
Le but de l’archivage est la préservation des documents et données à intérêt juridique et/ou patrimonial
en vue d’un potentiel besoin futur. Pour répondre à cet objectif, l’archivage peut se diviser en grandes
fonctionnalités.
La collecte
Il s’agit de l’opération consistant à récupérer auprès des services ou directions les documents et
données à archiver de manière temporaire ou définitive. Cette première étape est fondamentale, elle
permet :
• d’identifier les documents ou les données à archiver,
• d’en donner une première description qui permettra la recherche en attendant une qualification
plus complète
• de leur appliquer une durée de conservation, temporaire avant destruction si le document a une
portée juridique ou réglementaire limitée ou définitive s’il présente un intérêt patrimonial
• de leur appliquer un délai de communicabilité le cas échéant
Le classement et la qualification
Une fois collectés, les documents ou données sont retraités par le service d’archives (s’il en existe un) :
ils sont organisés selon un plan de classement en cohérence avec la composition du versement puis
enregistrés dans l’application métier des Archives le cas échéant. En ce qui concerne les documents et
données numériques, ils sont qualifiés, c’est-à-dire que leurs métadonnées de description sont
enrichies.
L’ensemble des données, documents et dossiers physiques ou numériques sont indexés dans
l’application métier des Archives s’il y en a une, c’est-à-dire que leurs notices s’enrichissent de mots-
clefs facilitant la recherche.
La conservation ou la pérennisation
Pour pouvoir conserver l’information et permettre la consultation ultérieure, il est nécessaire de mettre
en œuvre des conditions de conservation permettant d’atteindre ces objectifs. Sur ce point, on peut
différencier les archives physiques et les archives numériques :
10 • l’information et son support ne sont pas dissociables dans le monde physique, il convient donc
de s’assurer de garder le plus intact possible les deux dans le temps : on parle alors de
conservation.
• l’information (document ou donnée) et son support (bande magnétique ou format) sont
dissociables dans le monde numérique. On ne va donc pas s’attacher à garder intact un support
par ailleurs très fragile mais on va plutôt opter pour une migration régulière des contenus vers
d’autres supports : on parle alors de pérennisation de l’information.
La communication
L’archivage a pour but ultime la communication. Par principe, tous les documents administratifs sont
librement communicables dès lors qu’ils sont achevés3. Certaines restrictions peuvent cependant être
mises en place durant un temps donné pour protéger par exemple le droit à la vie privée, le secret
médical ou le secret industriel et commercial des entreprises. En ce qui concerne les archives
physiques, les documents sont consultables par le public en salle de lecture ou dans une pièce sous la
surveillance d’un agent s’il n’existe pas de salle dédiée pour les originaux ou sur le site internet des
Archives ou de la collectivité si les documents ont été numérisés pour consultation.
En ce qui concerne les archives numériques, un portail de consultation est prévu dans le programme
SAM (Système d’Archivage électronique Métropolitain).
Archivage physique et archivage numérique
Du point de vue de la valeur de l’information, il n’existe pas de différence entre une archive sur support
physique et une archive sur support numérique. Le législateur les considère de ce fait au même niveau4.
La différence se fait donc à un niveau strictement technique et porte principalement sur trois points :
• La possibilité de séparer le contenant (support et format) et le contenu (information) d’un
document n’existe que pour le format numérique : on peut transférer un document ou une
donnée à l’identique d’une bande magnétique à une autre ou modifier leur format sans que ceux-
ci perdent en authenticité ou en intégrité. Cette démarche est impossible dans le monde des
archives physiques où on ne peut pas séparer l’information de son support physique.
• Les supports numériques sont bien plus fragiles que les supports physiques : la durée de vie
d’une bande magnétique est d’environ 4 ans quand celle d’un document papier est de plusieurs
dizaines d’années s’il est conservé dans de bonnes conditions.
• La production d’information numérique est plus facile à mettre en œuvre que la production
d’information sur un support physique. En conséquence, on assiste depuis plusieurs années déjà
à une croissance exponentielle de l’information.
Les conditions requises pour la conservation de l’information sans qu’elle perde en intégrité seront donc
différentes en fonction du support sur laquelle elle a été portée. De plus, pour pouvoir traiter une masse
toujours grandissante d’information en vue de son archivage ou non, il faut désormais évaluer le temps
de conservation du document ou de la donnée dès sa création, voire en amont de celle-ci.
3 Code du patrimoine, art L213-1.
4 «Les archives sont l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité.» Code du Patrimoine, art L211-1
11 Les outils qui composent le programme SAM
La gestion des archives numériques étant techniquement différente de la gestion des archives
physiques, le programme SAM (Système d’Archivage électronique Métropolitain) a pour vocation de
répondre à ces nouvelles problématiques. On parle de système d'archivage électronique car il ne s'agit
pas d'un outil unique mais d'un véritable écosystème fonctionnel et organisationnel, reposant sur un
système d'information. La mise en œuvre et le fonctionnement du SAE nécessitent donc la mise en
place d'une organisation avec :
• des acteurs aux rôles et responsabilités clairement définis
• des règles et procédures décrivant le fonctionnement du système, les différents outils ainsi que
les services fournis
• des processus pilotés par les archivistes
En assurant leur pérennisation, cet écosystème prend sa place dans le cycle de vie des documents et
données. Cet ensemble aura pour but de remplir les mêmes fonctions qu’un bâtiment d’archives remplit pour les
documents physiques : permettre la collecte, le classement et la qualification, la pérennisation et la
consultation.
Il doit garantir l’intégrité de l’information (aucune altération intentionnelle ou non intentionnelle), sa
pérennité (lisibilité et exploitabilité à long terme), sa sécurité d’accès, sa confidentialité, sa
traçabilité, sa réversibilité et sa portabilité.
Les acteurs de l’archivage
L’archivage est un ensemble de processus impliquant différents acteurs.
Tableau synthétique
Rôle Responsabilité Qui ?
autorité juridique Responsable des documents et des
données reçus ou produits
La collectivité (la métropole ou
les communes)
autorité d’archivage : Responsable de l’archivage des données et documents
Service producteur Produit ou reçoit les documents ou données et en assure la gestion jusqu’à transfert des
documents, versement aux Archives ou
élimination
Service ou direction d’une
collectivité ou leurs délégataires
Service versant A reçu la responsabilité de documents ou
données et en assure la gestion jusqu’à
versement aux Archives ou élimination
Service ou direction d’une
collectivité ou leurs délégataires
Service d’archives Reçoit les documents ou données en
versement, classe et qualifie ceux-ci,
assure la conservation ou la pérennisation,
permet la consultation
Service d’archives ou référent
archives
Opérateur
d’archivage
Fournit les conditions de la conservation
matérielle des archives
Service d’archives ou direction
responsable des archives (pour
les archives physiques)
Département des Ressources
numériques de Nantes Métropole
(archives numériques)
Opérateur de
versement
Se charge du transfert des archives entre le
service versant et les Archives
Service technique (archives
physiques)
13 Service informatique (Nantes
Métropole ou communes)
autorité de contrôle Vérifie les conditions de conservation des
archives et veille au respect de la
réglementation concernant les archives
Archives départementales
(contrôle scientifique et
technique) ou SIAF (audit,
inspection)
Le demandeur Sollicite la communication des documents
ou données conservés par l’autorité
d’archivage
Services ou directions, lecteurs,
usagers (ex : notaire, étudiant,
administré …)
Toute personne physique ou
morale
Autorité juridique
L’autorité juridique est responsable de la conservation des archives. Elle est assurée par le·a dirigeant·e
de l’organisation à qui appartiennent les documents ou données. L’autorité juridique est garante de la
fiabilité et de l’authenticité des documents dont elle confie la conservation à l’autorité d’archivage.
Autorité d’archivage
L’autorité d’archivage est responsable de la gestion des archives, de leur conservation et de leur
communication. En fonction du moment du cycle de vie des documents ou des données, l’autorité
d’archivage peut être représentée par différents acteurs.
Service producteur
Le service producteur est l’entité qui produit ou reçoit les documents ou données, physiques ou
numériques dans le cadre de l’exercice de ses missions. Il en assure la gestion et la communication
jusqu’à ce que ces documents soient transférés à un autre service (dans le cadre d’une réorganisation
par exemple), éliminés selon la procédure réglementaire ou transférés au service d’archives dans le
cadre de la procédure de versement.
Service versant
Le service versant est l’entité qui transfère des archives dont il est responsable à un service d'archives,
qu'il les ait produites (le service producteur et le service versant peuvent être une seule et même entité)
ou qu'il les ait héritées d'un service producteur dont il a repris les attributions.
Service d’archives
Dans le cas où la collectivité dispose d’un service d’archives, celui-ci garantit la pérennité et l’intégrité,
dans le temps, des archives qui lui sont confiées et pour lesquelles il a délivré une attestation de prise
en charge. Il est responsable de l’ensemble des engagements de services définis dans la partie qui est
la sienne de la présente Politique d’archivage et dans les Contrats de services et de versement.
L'autorité d’archivage veille à ce que tous les acteurs se conforment aux exigence de la Politique
d’archivage ; elle doit prévoir et mettre en œuvre des procédures et moyens de contrôle interne du
système et veiller au respect, par les différents intervenants dans le processus d'archivage électronique,
des principes définis dans la Politique d’archivage.
14 Opérateur d’archivage
L’opérateur d’archivage assure les conditions de la conservation matérielle des archives. Dans le cas
des archives physiques, il s’agit d’identifier et de prévenir les facteurs de dégradation : « vieillissement »
des supports, exposition à la lumière, humidité, température, agents polluants, agents biologiques,
facteur humain, sinistres… Dans le cas des archives numériques, il s’agit d’assurer les services du SAE
et de maintenir le système en conditions opérationnelles.
Opérateur de versement
L’opérateur de versement est l’entité chargée des opérations techniques de transfert des archives
demandées par le service versant.
Autorité de contrôle
L’autorité de contrôle est l’entité en charge du contrôle scientifique et technique de l’État sur les archives
publiques. Elle audite et contrôle la conformité des services rendus par le SAE ainsi que les conditions
de conservation des archives physiques. Elle autorise également l’élimination des archives et, le cas
échéant, la communication sous dérogation.
Demandeur
Le demandeur désigne toute personne physique ou morale qui souhaite consulter les informations
conservées par l’autorité d’archivage dans le respect des conditions légales, réglementaires ou
contractuelles en vigueur.
15 Gouvernance de la politique d’archivage
La gouvernance du système est partagée entre la métropole, à travers le service commun Archives, et
les communes.
La convention Gestion documentaire et archivage précise les modalités de fonctionnement et
d’administration de l’écosystème et détaille l’offre de services proposée aux communes selon leur
niveau d’adhésion tant pour leurs archives physiques (niveau 2) que pour leurs archives numériques
(niveau 1):
• gestion de la relation avec les communes adhérentes
• gestion du SAE mutualisée
• définition de la politique d’archivage
• garantie de la sécurité et des niveaux de services
• évolution du périmètre fonctionnel du SAE
• administration fonctionnelle et paramétrage du SAE
• formation des utilisateurs de la plate-forme
• accompagnement des services producteurs
• préparation des versements vers le SAE
• suivi des versements dans le SAE
• contrôle des versements à l’entrée dans le SAE
• prise en charge des versements entrés dans le SAE
• mise en œuvre des éliminations
• garantie de la pérennité
• gestion des communications des documents et/ou données archivés dans le SAE
• gestion de la réversibilité des documents et/ou données archivés dans le SAE
• exploitation technique du SAE
• maintien du SAE en condition opérationnelle
• intervention dans les différents SI en vue de l’archivage électronique
A ce titre, la métropole, à travers le service commun Archives et le DRN (Département des Ressources
Numériques), s’engage à déployer, administrer, gérer et faire évoluer la plate-forme d’archivage
électronique, à mettre à disposition de chaque commune un espace d'archivage numérique sécurisé.
Les communes s’engagent à mettre en place les outils de connexion entre leur système d’information et
le SAE métropolitain.
16 Chaque collectivité, à travers ses services producteurs et versants, participant à la mutualisation
demeure autorité juridique pour les archives courantes, intermédiaires et définitives versées dans le SAE
mutualisé.
Au sein de chaque collectivité, la déclinaison spécifique et l’application locale de la présente politique
d’archivage commune sont détaillées à travers :
- La déclaration des politiques d’archivage (DPA)
précise les modalités pratiques de mise en œuvre des principes organisationnels liés au système
d’information de la commune.
- Le contrat de service
est un contrat unique entre le service producteur et l’autorité d’archivage.
Il détaille les obligations de chacun pour la bonne fourniture de l’archivage électronique.
- Le contrat de versement
définit les règles pour la description et le versement des archives.
C’est un contrat unique et spécifique pour un ensemble typologique homogène.
Ces documents sont élaborés conjointement à partir des modèles et recommandations fournis par les
Archives de Nantes.
17 Prestations d’archivage
Les prestations d’archivage s’appliquent aux communes, selon le niveau d’adhésion retenu, et à la
Métropole
Administration d’une instance du SAE
Chaque collectivité sera dotée au sein du SAE d’un espace d'archivage numérique sécurisé (dans la
mesure où leurs services et donc leurs productions documentaires, sont en grande partie mutualisés,
Nantes Métropole, la Ville de Nantes et le CCAS partageront eux le même espace). Ces espaces seront
gérés indépendamment que ce soit pour la gestion et l’habilitation des utilisateurs ou pour les
référentiels techniques et archivistiques. Les espaces dédiés à chaque commune sont étanches et
interdisent tout accès aux archives d’une autre commune, sauf si l’utilisateur y est habilité.
Accompagnement des utilisateurs
Tous les utilisateurs (utilisateurs, gestionnaires, administrateurs fonctionnels, administrateurs
techniques) recevront un accompagnement ou une formation adaptés à leur niveau d’intervention dans
le SAE leur permettant une prise en main des outils et procédures. Selon le domaine d’intervention
(fonctionnel ou technique), ceux-ci seront assurés soit par les Archives de Nantes, soit par le
Département des Ressources Numériques.
Accompagnement des services versants
Les services versants et les services producteurs seront accompagnés en amont du versement de leurs
archives dans le SAE et dans les magasins de conservation afin d’assurer un versement de qualité.
• Pour les archives numériques, les exigences porteront notamment sur des formats pérennes des
données ou fichiers, des métadonnées de qualité, une description du contenu du versement et
une organisation des documents ou données.
• Pour les archives physiques, les exigences porteront notamment sur le retrait des éléments de
nature à accélérer la dégradation du support, le conditionnement des documents et dossiers,
une description du contenu du versement et une organisation des documents ou dossiers.
Cette exigence de qualité est indispensable pour assurer l’objectif de pérennité de l’information (lisibilité
et exploitabilité à long terme), aussi bien sur le plan technique (conservation du contenu de la donnée,
du fichier ou du document physiques) que sur le plan fonctionnel (gestion de la confidentialité, gestion
des durées de conservation, facilitation de la recherche).
L’accompagnement des services versants se fera par le biais de différentes modalités, généralisées ou
personnalisées, qui seront décrites dans la déclaration des pratiques d’archivage de la collectivité. Il
portera aussi bien sur les attendus dans la préparation des données et documents pour le versement
que sur la prise en main des outils nécessaires pour effectuer ce versement.
18 Versement des archives
Le service versant est responsable de la conservation matérielle des données et documents numériques
et physiques, de la préparation du versement et de l’opération de transfert jusqu’à l’entrée effective de
ceux-ci dans le SAE ou dans les magasins d’archives.
Tous les versements doivent être accompagnés d’un bordereau de versement. Dans le cas des archives
numériques, celui-ci devra être au format SEDA. Une vérification de ce bordereau sera effectuée par les
Archives avant la validation et la mise en œuvre effective du versement. Dans le cas des archives
numériques, un contrôle des formats des fichiers ou données sera effectué avant l’entrée dans le SAE.
Ce contrôle sera journalisé et tracé. La validation et la prise en charge vaut transfert de responsabilité
des documents ou données versés du service versant au service d’archives.
Une fois pris en charge, le versement peut être modifié par le service d'archives :
• Dans le cas des archives numériques :
◦ pour en modifier les métadonnées dans un but de gestion (ajout d’une durée de
communicabilité, d’une durée d’utilité administrative) ou pour améliorer la qualité de ces
métadonnées, notamment sur les métadonnées de description
◦ pour effectuer des opérations de pérennisation, en migrant par exemple les données et
fichiers d’un format à un autre. Dans ce cas, le fichier d’origine sera tout de même conservé.
◦ L’ensemble de ces opérations sera tracé et journalisé.
◦ Le SAE conservera toute la documentation permettant de traiter et d’exploiter les données
conservées
• Dans le cas des archives physiques :
◦ pour améliorer l’organisation ou la description du versement dans le but de faciliter la gestion
et la recherche
◦ pour améliorer les conditions de conservation (retrait des éléments de nature à accélérer la
dégradation du support qui seraient restés, conditionnement dans des boîtes ou des dossiers
de conservation, …)
Éliminations d’archives
L’ensemble de la production documentaire produite par une collectivité n’a pas vocation à être conservé
à titre définitif. La conservation des documents ou données se fait sur trois critères : l’utilité courante de
l’information pour son service producteur, son intérêt juridique ou réglementaire, sa valeur patrimoniale
de l’information5. Si plus aucun de ces critères n’est rempli, alors les documents et données peuvent être
éliminés. La procédure d’élimination impose la double validation de l’autorité juridique et de l’autorité de
contrôle6.
5 Article L212-2 du Code du Patrimoine
6 Article L212-14 du Code du Patrimoine
19 Le détail de la procédure d’élimination peut varier en fonction des collectivités, elle est donc décrite dans
les déclarations des pratiques d’archivage. La procédure d’élimination doit cependant comporter les
éléments suivant : liste des documents ou données proposés à l’élimination, dates extrêmes de ceux-ci,
visas de l’autorité juridique, de l’autorité de contrôle et, dans le cas ou il en existe un, du service
d’archives constitué.
Conservation et/ou pérennisation des archives
La responsabilité de la conservation des archives publiques incombe à chaque autorité juridique7.
Dans le cas des archives numériques, Nantes Métropole, en tant que fournisseur de l’infrastructure du
du SAE, est responsable de la mise en condition et du maintien opérationnel du système, qui permet de
garantir la pérennisation des documents ou données qui lui sont confiés. Dans ce but, l’infrastructure de
stockage du SAE s’appuie sur une redondance des équipements. Les conditions de conservation sont
régulièrement vérifiées (contrôle d’empreintes, d’intégrité et de lisibilité). En cas d’obsolescence des
supports et des formats, une migration ou une conversion de ceux-ci devra être effectuée. L’ensemble
de ces actions est tracé et journalisé. En cas de problème, le plan de reprise des activités est suivi.
Dans le cas des archives physiques, il incombe à chaque autorité juridique de mettre en œuvre les
conditions de conservations préventives nécessaires (contrôle de l’hygrométrie et de la température du
local de conservation, conditionnement des documents,…) ou à défaut d’assurer la restauration des
documents. Chaque collectivité a également la responsabilité de la mise en place d’un plan de secours
et d’urgence des collections.
Communication des archives
Par principe, tout document ou donnée, qu’il soit physique ou numérique, produit ou reçu par un
organisme public est librement communicable dès son achèvement8 à tout usager dès qu’il en fait la
demande. Cependant, ce droit d’accès peut être limité si le document ou la donnée contient des
informations dont la communication peut porter atteinte aux intérêts d’une personne physique ou morale
(protection de la vie privée, du secret médical, du secret industriel ou commercial, …)9. La procédure de
demande de dérogation est propre à chaque autorité juridique et est détaillée dans la déclaration des
pratiques d’archivage.
La communication des archives est assurée par l’autorité d’archivage, c’est-à-dire le service ou la
personne responsable des documents ou données demandés. Si l’archive se trouve dans le service
producteur, c’est à lui d’en assurer la communication. S’il est sous la responsabilité du service
d’archives, c’est ce dernier qui assure la communication. Pour les documents physiques, la
communication se fait soit sur présentation de l’original dans les locaux de l’autorité d’archivage en
présence d’un agent, soit sous la forme d’une copie numérique si le document peut être numérisé10.
Pour les données et documents numériques, la communication se fait sous la forme de mise à
disposition d’une copie numérique.
Selon les règles de la collectivité, la reproduction d’un document physique peut faire l’objet d’une
facturation (cette facturation tient compte du coût national de la copie11)
7 Article L212-6 Du Code du Patrimoine
8 Code des relations entre le public et l’administration, article L311-2 9 Code du patrimoine (art. L213-1 à L213-8) modifié par la loi du 15 juillet 2008 relative aux archives 10 Code des relations entre le public et l’administration, article L311-8 11 Arrêté du 1er octobre 2001 relatif aux conditions de fixation et de détermination du montant des frais de copie d'un document administratif
20 Les conditions de la communication et de facturation des documents reproduits sont détaillées dans la
déclaration des pratiques d’archivage de chaque collectivité.
Réversibilité des archives
Les archives sont la propriété inaliénable de leur collectivité12. Si une collectivité souhaite retirer ses
archives numériques du système d’archivage mutualisé, l’opérateur d’archivage, sous contrôle de
l’autorité d’archivage, s’engage à restituer l’intégralité des données, métadonnées et documents
numériques à la collectivité ainsi que les documents ou données générés par leur gestion sans qu’il n’en
reste aucune trace dans le système. Cette restitution a lieu dans les six mois suivant la demande
formelle de la collectivité souhaitant se retirer du système d’archivage numérique. Les frais engagés par
la restitution seront intégralement assumés par la collectivité souhaitant se retirer.
12 Code du patrimoine, articles L212-1 et 212-6.
21 Plateforme technique de SAM
Le Département des Ressources Numériques de Nantes Métropole et de la Ville de Nantes est garant
des engagements de service portés par le Service Mutualisé des Archives.
Afin d’assurer ce service, les systèmes utilisés sont conformes à l’attendu de la norme NF Z 42-013.
L’architecture fonctionnelle, l’architecture technique, l’environnement systèmes et réseaux sont décrits
dans le DGTS.
La mise en œuvre et l’exploitation du SAE seront effectuées en conformité avec la stratégie « numérique
responsable » définie par la métropole nantaise.
Toutes les pratiques appliquées au SAE sont conformes à la PSSI pour laquelle le DRN est certifié ISO
27001.
Cet article reprend les principaux points applicables au SAE
Disponibilité du SAE et des informations qu’il conserve
On entend par disponibilité le fait, pour les utilisateurs du SAE, de pouvoir accéder au moment voulu aux
données et aux fonctionnalités du système.
• Dans le cadre de versement, sauf maintenance annoncée, la disponibilité du système est
assurée sur les heures ouvrées.
• Le délai de mise à disposition après dépôt dans le SAE pour consultation par le service
Producteur est de 24h.
• Dans le cadre d’un accès par un lecteur sans droit particulier, sauf maintenance annoncée, la
disponibilité est assurée sur les mêmes plages horaires que pour les accès aux salles d’archives.
• En cas de dysfonctionnement, l’accès sera rétabli en 48h sur jours ouvrés.
Intégrité des informations conservées par le SAE
L’intégrité est la caractéristique d’une information qui n’a subi aucune altération ou modification
intentionnelle ou accidentelle.
Le SAE SAM garantit l’intégrité de l’ensemble des informations qu’il conserve. Cette garantie
repose sur un mécanisme de prise et de vérification d’empreintes, régulières et systématiques
conformément à la norme NF Z 42-013.
Dans le cas où une alerte relative à la perte d’intégrité d’un document est émise par le système,
l’autorité juridique responsable de ce document sera immédiatement alertée. Si cette autorité
juridique n’a pas produit ce document mais l’a reçu d’un tiers, c’est cette autorité juridique qui
en informera l’émetteur.
22 Traçabilité des opérations, journaux
L’ensemble des opérations effectuées au sein du SAE est enregistré et tracé au sein de journaux qui
sont eux-mêmes archivés dans le système.
Afin de constituer un ensemble de données à la fois suffisantes et cohérentes en matière de traçabilité,
deux grands types d’événements sont enregistrés par le SAE :
- les événements ayant trait à l’exploitation du système (logs de connexion, communications,
etc.) dans le journal de l’application
- les événements qui affectent les archives elles-mêmes (contrôles au moment du versement,
migration de format, modification de métadonnées, etc.) dans le journal du cycle de vie
Le mode d’horodatage des journaux est décrit dans le DGTS .
Le détail et la description des événements enregistrés dans le journal du cycle de vie sont précisés dans
la DPA.
Intégrité des journaux
Les journaux sont conservés dans les mêmes conditions de sécurité et d’intégrité que les archives
auxquelles ils se rapportent. Il sont horodatés une fois par jour, y compris en cas d’absence d’activité, et
la continuité de la journalisation est assurée par un mécanisme de chaînage des journaux, conforme aux
règles de l’art.
Conservation des journaux
Le journal de l’application est conservé pendant toute la durée de vie du système.
Le journal du cycle de vie est conservé pendant toute la durée de vie des archives. En cas de restitution
des archives, le journal est restitué avec les archives auxquelles il se rapporte et est éliminé du système
initial.
Consultation des journaux et des attestations d’intégrité
Le journal de l’application est communiqué, sur demande des utilisateurs par l’autorité d’archivage aux
formats pdf ou csv et par extrait uniquement.
Le journal du cycle de vie des archives est disponible pour les utilisateurs dans le SAE.
Il est possible, à partir du système, d’éditer une attestation d’authenticité et d’intégrité des archives
consultées au format pdf
Confidentialité des informations conservées dans le SAE
L’autorité d’archivage garantit la confidentialité des informations conservées dans le SAE SAM, c’est-à-
dire que les informations ne sont disponibles et divulguées qu’aux personnes ou processus autorisés.
Le Contrat de service établi entre l’autorité d’archivage et l’autorité juridique définit la liste des
utilisateurs de l’autorité juridique habilités à consulter les archives versées.
23 Le Contrat de versement établi entre l’autorité d’archivage et l’autorité juridique définit la communicabilité
des archives versées dans le SAE, en conformité avec les dispositions du Code du patrimoine à cet
effet.
Sécurité du SAE et contrôle des accès
Respect des bonnes pratiques en matière de sécurité
La mise en œuvre des mesures de sécurité et de contrôle des accès se fait dans le respect strict des
éléments de sécurité prévus dans la Politique de sécurité des systèmes d’information. L’application des
procédures de sécurité est supervisée par le Responsable de la Sécurité des Systèmes d’Information
(RSSI) de Nantes Métropole et de la Ville de Nantes.
L’architecture système et réseau des systèmes informatiques supportant les fonctions du SAE respecte
les bonnes pratiques en matière de sécurité réseau (cloisonnement, séparation des environnements
(test/production), règles de filtrage, robustesse des équipements réseau, chiffrement des flux).
Contrôle des accès au système et aux locaux de stockage
Le SAE n’est accessible, physiquement et logiquement, qu'à des personnes nominativement autorisées.
Les restrictions d'accès aux systèmes et informations sont définies conformément à leur besoin de
sécurité et à la criticité des actions autorisées sur les données et ressources.
Les locaux abritant le SAE font l'objet de contrôles d'accès physique empêchant l'accès à des personnes
non autorisées. Les locaux sont protégés contre les accidents et pannes dus à l'environnement comme
décrit dans la PSSI.
Plan de continuité d’activités
Les Archives de Nantes disposent d'un plan de continuité et de reprise d'activités (PCA) couvrant
l'ensemble des services du SAE. Le plan de reprise informatique est une composante du DGTS, le plan
de reprise d’activité est une composante de DPA
Exploitation du SAE
L’opérateur d’archivage garantit le bon fonctionnement du SAE par ses missions de surveillance de l’adéquation du matériel et des logiciels aux contrats de service souscrits par l’autorité juridique.
L’opérateur d’archivage réalise la maintenance évolutive et corrective du SAE incluant les montées du socle technique ou des applications.
Des procédures de déclaration et suivi des incidents sont mises en place. La déclaration d’un incident ou d’une anomalie peut être effectuée par l’autorité d’archivage et l’opérateur de versement. Ces procédures prévoient également la déclaration par l’opérateur d’archivage pour en informer l’autorité d’archivage voire l’opérateur de versement.
Il n’y a pas d’échanges entre opérateur d’archivage et demandeur.
24 Limite du périmètre technique du SAE
Le SAE met à disposition des interfaces informatiques (via API) dont le contrat (description) est communiqué à l’opérateur de versement.
La mise en œuvre de connecteurs utilisant ces interfaces est à la charge de l’opérateur de versement.
Dans le cas de l’évolution du contrat d’interfaces du SAE, sa mise à jour se fera en concertation avec les opérateurs de versement.
En cas de risque de sécurité avéré, l’opérateur d’archivage pourra faire évoluer sans concertation cette interface ou la rendre inaccessible. Dans ce cas, une cellule de crise sera déclenchée sous contrôle du RSSI de Nantes Métropole et Ville de Nantes.
25 Glossaire
API :
Archivage : ensemble des actions, outils et
méthodes mis en œuvre pour identifier, gérer et
conserver des documents et des données dans le
but de les rendre accessibles, exploitables et
intelligibles pendant toute la durée nécessaire à la
satisfaction des obligations légales, pour les
besoins des utilisateurs et/ou à des fins
patrimoniales. L’archivage implique d’identifier
précisément les responsabilités des différents
acteurs.
Archivage numérique : regroupe toutes les
actions et processus mis en place pour collecter,
conserver, classer et communiquer les documents
archives sous fromat numérique qu’ils soient issus
de plans de numérisation ou nativement
numériques.
Archives courantes : documents, données ou
dossiers produits ou reçus par les directions et
services et étant toujours exploités dans l’activité
courante de ceux-ci.
Archives intermédiaires : documents, données
ou dossiers produits ou reçus par les directions et
services ne faisant plus l’objet d’une utilisation
courante mais dont l’intérêt juridique ou
réglementaire n’est pas éteint.
Archives définitives : documents, données ou
dossiers produits ou reçus par les directions et
services et présentant un intérêt patrimonial
Authenticité: qualité d’un document ou d’une
donnée dont l’origine, la réalité et l’auteur sont
certifiés ou incontestables. Dans le monde
numérique, la signature électronique est l’un des
procédés utilisés pour garantir cette qualité.
L’authenticité est jugée sur la base de preuves.
Bordereau de versement : pièce justificative de
l’opération de versement comportant le relevé
détaillé des documents ou dossiers remis à un
service d’archives par un service versant ; le
bordereau de versement tient lieu de procès-
verbal de prise en charge et d’instrument de
recherche.
Bordereau d’élimination: état des documents
soumis par un service producteur ou un service
d’archives au visa d’élimination du Directeur des
archives départementale qui exerce ainsi le
contrôle scientifique et technique au nom de l’État.
Coffre-fort numérique : forme spécifique
d’espace de stockage numérique, dont l’accès est
limité à son seul utilisateur et aux personnes
physiques spécialement mandatées par ce
dernier.
Consultation : Action de lire, de parcourir les
documents d’archives afin d’en recueillir les
informations.
Contrat d’archivage : ce contrat s’inscrit dans le
cadre d’une politique d’archivage et lie les
différents acteurs de l’archivage et définit le rôle de
chaque acteur, le périmètre documentaire (aussi
appelé flux de versement ou flux documentaire)
impacté par la procédure d’archivage et le détail
de la procédure
Contrôle scientifique et technique : (exercé par
le directeur des archives départementales ou par
un inspecteur des Archives de France) : défini par
le Code du patrimoine (art. L 212-4 et R 212-3), le
contrôle scientifique et technique de l’État sur les
archives publiques porte sur les conditions de
gestion, de collecte, de sélection et d’élimination
ainsi que sur le traitement, le classement, la
conservation et la communication des archives.
Dans le cas de l’archivage numérique, c’est
l’autorité de contrôle qui est chargée du CST sur
les archives.
Criticité : la sévérité ou criticité détermine les
impacts que peuvent avoir une anomalie sur un
système ou une application d’un point de vue
financier (maintenance, plaintes, rappels, etc.) et
fonctionnel (utilisateur(s) bloqué(s), risques de
pertes de données, etc.)
Durée d’utilité administrative (DUA) : durée
légale ou pratique pendant laquelle un document
est susceptible d’être utilisé par le service
producteur ou son successeur, au terme de
laquelle est appliquée la décision concernant son
traitement final*. Le document ne peut être détruit
pendant cette période qui constitue sa durée
minimale de conservation
Durée d’utilité courante (DUC) : durée
nécessaire à la réalisation de l’objectif du
26 traitement. La durée d’utilité courante correspond
à l’âge courant des archives.
Élimination : procédure réglementée qui consiste
à soustraire un dossier ou un ensemble de
dossiers du versement auquel il appartient, ou
bien encore à soustraire des documents du
dossier auquel il appartient, car ils sont dépourvus
d’utilité administrative et d’intérêt historique.
Gestion électronique de documents (GED) :
ensemble d’outils et de techniques permettant de
dématérialiser, gérer, classer, indexer, rechercher,
consulter, stocker et transmettre de façon
dynamique l’information produite ou reçue par un
organisme dans le cadre de ses activités. Source :
Mise en oeuvre de la dématérialisation. Il n’y a
aucune standardisation dans ce domaine : de
nombreux outils de type GED existent sur le
marché. On peut en distinguer au moins deux : les
outils autonomes et les outils qui fonctionnent
uniquement s’ils sont couplés à une deuxième
application. Source : groupe de travail de
l’Association des archivistes français “Conduire un
projet d’e-archivage dans la sphère publique”.
Gouvernance de l’information : discipline
cherchant à amener à une meilleure maîtrise de
l’information dans les organisations en vue
d’assurer sa qualité globale.
Intégrité: qualité d’un document ou d’une donnée
qui n’a pas été altéré. Dans le monde numérique,
un document ou une donnée est réputé intégre si
son empreinte à un temps t+1 est identique à
l’empreinte prise à un temps t.
Interopérabilité: capacité que possède un
système informatique à fonctionner avec d’autres
produits ou applications informatiques, existants
ou futurs, sans restriction d’accès ou de mise en
oeuvre.
Lecteur réseau : terme utilisé pour désigner un
lecteur logique d’un poste de travail dont l’espace
de stockage est physiquement sur le réseau et
non sur le disque dur du PC.
Métadonnées : Ensemble des données
caractérisant d’un point de vue technique,
structurel et contextuel un document ou une
donnée et fournissant l’information indispensable à
sa gestion, son accessibilité et son exploitation.
Pérennisation : Action de conservation mais
aussi du maintien de l’accessibilité et de
l’intelligibilité des archives aux cours du temps,
indépendamment si nécessaire de leurs supports
et formats
Plan de classement : Système qui fixe
l’organisation des documents et données dans les
bureaux (pour le papier), dans les applications ou
dans les lecteurs réseaux (pour le numérique) et
qui permet de les ranger, de les classer et de les
retrouver.
Peut désigner aussi l’ordre dans lequel les
archives intermédiaires et définitives reçues par
les Archives sont classées et ordonnées.
Politique d’archivage : déclaration formalisée
reprenant les axes d’actions et de gouvernance
mis en place et à mettre en place dans une
organisation pour se conformer, d’une part à la
réglementation en matière de conservation des
données mais également anticiper le risque
encouru en cas de non conservation de données à
valeur probatoire.
Préservation à long terme : Opérations
préventives ou curatives de régénérescence de la
lisibilité d’un document imposée par
l’obsolescence récurrente des technologies
numériques par le biais de migrations. On parle de
préservation à long terme lorsque la durée
pendant laquelle un document doit être régénéré
est supérieure à 5 ou 10 ans.
Producteur (ou service producteur) : Personne
physique ou morale, publique ou privée, qui a
produit, reçu et conservé des archives dans
l’exercice de son activité
Profil d’archivage : déclinaison d’un modèle de
description (SEDA mais peut s’appliquer à tous les
modèles de description) pour une catégorie de
documents ou de données. Le bordereau de
transfert est défini et structuré par le profil
d’archivage et sert à standardiser, définir et
associer, une fois pour toute, un modèle à un type
de données. En amont du transfert, il s’apparente
à un cahier des charges de versement, et en aval
du transfert, c’est un outil de contrôle avant
validation et entrée dans le système d’archivage
électronique (SAE).
Il permet de :
- définir le modèle des messages de transfert
d’une applications
- automatiser le processus de transfert de
documents dans le SAE
27 - définir des contraintes supplémentaires par
rapport au SEDA
Purge : opération technique visant à détruire, tant
logiquement que physiquement, des données ou
documents dont la conservation ne se justifie plus.
RGPD : Le règlement général de protection des
données (RGPD) est un texte réglementaire
européen qui encadre le traitement des données
de manière égalitaire sur tout le territoire de
l’Union Européenne
Restitution / réversibilité : « signifie la capacité
d’un système [tel qu’un SAE] à restituer tous les
documents conservés, avec leurs métadonnées
ainsi que les données nécessaires à garantir
l’intégrité et à l’authenticité des documents de
façon sécurisée. En outre, dans l’hypothèse où
les documents sont confiés [à un organisme /
prestataire extérieur], comme un tiers archiveur, la
réversibilité implique la capacité à restituer les
documents à leur propriétaire, avec toutes les
qualités précitées. » Cela implique également,
dans un second temps, la destruction, de manière
définitive, de ces données au sein de son
système d’archivage.
SEDA (Standard d’échange des données pour
l’archivage) : le SEDA modélise les différentes
transactions qui peuvent avoir lieu entre les
acteurs dans le cadre de l’archivage de données.
Ces transactions sont au nombre de six : le
transfert, la demande de transfert, la modification,
l’élimination, la communication et la restitution. Les
acteurs sont eux au nombre de cinq : le service
producteur, le service versant, le service
d’archives, le service de contrôle et le demandeur
d’archives.
Sort final : Destination d’un document ou d’un
ensemble de documents à l’expiration de son délai
d’utilité administrative : élimination, tri ou
conservation définitive.
Système d’archivage électronique (SAE) :
ensemble des procédures ainsi que
d’infrastructures matérielles et logicielles
permettant de conserver et de restituer des
documents ou données électroniques aussi
longtemps que nécessaire en garantissant leur
intégrité et leur lisibilité.
Tableau de gestion : État des documents produits
par un service ou un organisme, reflétant son
organisation et servant à gérer ses archives
courantes ou intermédiaires et à procéder à
l’archivage des archives définitives. Il fixe pour
chaque document ou dossier les délais d’utilité
administrative, le sort final, la communicabilité et le
support de conservation à lui appliquer.
Traçabilité : faculté de pouvoir présenter
l’historique des traitements opérés sur un
document durant tout son cycle de vie.
Tri : opération constituant à séparer, aux termes
d’une évaluation, dans un ensemble de
documents, ceux qui doivent être conservés en
raison de leur intérêt historique ou patrimonial de
ceux qui sont voués à l’élimination.
Typologie documentaire : catégorie de
documents distingués en raison de critères
communs matériels (par exemple photographies,
plans, etc.) ou fonctionnels (par exemple, registre
de délibérations.
Valeur probatoire ou valeur probante : qualité
des documents qui leur permettent de servir de
preuve.
28 1
Offre de services aux communes du
Schéma de Mutualisation Gestion
documentaire archives
Archives de Nantes
Version 1.0 – novembre 2021
DGCultures et Arts dans la Ville (GGCAV)
Direction du Patrimoine et de l’Archéologie (DPARC) POLITIQUE D’ARCHIVAGE
Circuit de validation
Rédigé par : Aurélie CAILLEAU
Sandrine MAHEO-PERON
Elisabeth PICARD-WAROT
Archives de Nantes
Archives de Nantes
Archives de Nantes
Validé par : Véronique GUITTON Archives de Nantes
Date : Novembre 2021
Diffusion
DGS des communes du Schéma
de mutualisation Gestion
documentaire archives
Référents archives
Historique des évolutions
Version Date Commentaires
V1 18/11/2021
2 INTRODUCTION
Préambule
L’objectif de ce document est de présenter, par niveau d’adhésion, l’offre de services proposée aux communes, dans le cadre du schéma de mutualisation « Gestion documentaire archives ». À ce titre, il constitue :
- un outil d’aide à la décision permettant à chaque commune d’adapter et de faire évoluer son niveau d’appui et d’intervention, en fonction de ses besoins,
- le document de référence qui formalise les niveaux de services et prestations attendus en fonction du choix d’adhésion (niveaux 1, 2 et 3),
- un outil de gestion, permettant aux collectivités de prioriser et programmer les différentes actions à mettre en œuvre, en collaboration avec le service commun.
Pour rappel, sur la base de la convention spécifique « Gestion documentaire archives », trois niveaux d’appui et d’intervention ont été mis en œuvre, depuis janvier 2018 : • Le niveau 1 : il correspond à l’animation de la fonction gestion documentaire archives • Le niveau 2 : il reprend les services du niveau 1 et offre en plus des prestations de suivi des procédures de versement et d’élimination
• Le niveau 3 : il permet la mise en œuvre d’opérations ponctuelles de gestion d’arriérés. L’adhésion d’une commune au niveau 2 lui offre ainsi la possibilité d’accéder aux prestations du niveau 1 et du niveau 2.
Dans la perspective de l’ouverture aux communes du SAE* métropolitain à l’horizon 2023, cette offre doit nécessairement s’étoffer, pour répondre aux enjeux du numérique : le présent document détaille ainsi les prestations assurées depuis 2018, ainsi que les nouvelles prestations permettant d’accompagner l’ouverture et la gestion du futur SAE.
Structuration de l’offre de service
Il s’agit, dans un permier temps de présenter succinctement, l’ensemble des prestations assurées par le service commun sur le périmètre des archives papier et numériques, intermédiaires et définitives. Chaque prestation fait ensuite l’objet d’une présentation détaillée, précisant les : - objectif(s),
- périmètre,
- contenus
- prérequis
- charge en jour(s) archiviste
À noter que pour pouvoir parfaitement accéder aux infrastructures et bénéficier pleinement des outils mis à disposition et services, un certain nombre de prérequis doivent être satisfaits par les collectivités.
Au niveau 2, l’évaluation fine des jours archivistes propres à chaque prestation a été pensée pour permettre aux communes bénéficiaires d’être en capacité de programmer les deux temps de missions annuels, en adéquation avec les besoins et projets jugés prioritaires. La charge en jour/archiviste (j/mission) a été estimée sous forme de fourchettes et/ou recommandations de temps maximum à consacrer aux actions pour garder un certain équilibre et une progression harmonieuse des plans d’action au sein des communes (Voir tableau synthétique en annexe 2, p.30).
3 ATTENTION : l’accompagnement technique en amont du SAE (exemples : connecteurs, changements d’application, etc.) n’est pour le moment pas envisagé dans cette offre de services, le Département des ressources numériques (DRN) ne s’étant pas positionné sur cette question.
Présentation des prestations
Niveau 1 : Animation de la fonction gestion documentaire archives – Services de base La commune est autonome dans la gestion de ses archives. Elle bénéficie des infrastructures et des outils ainsi que des accès aux informations et formations, dans le cadre de l’animation du réseau.
• Fourniture d’un espace spécifique sécurisé dans le SAE et pérennisation des données* et documents qui y sont stockés
• Mise à disposition d'outils (générateur SEDA, outils de traitement de vracs bureautiques, etc.)
• Aide à la prise en main des outils du SAE (plateforme d’archivage, générateur SEDA, etc.) • Sensibilisation / formation des agents des communes aux règles et bonnes pratiques de gestion documentaire et d’archivage
• Coordination et animation des projets de gestion documentaire
• Accès aux ressources et retours d’expériences mis à disposition via l’extranet (tableaux de gestion, profils d’archivage, etc.)
• Accompagnement et coordination de groupes de travail transversaux sur les projets de dématérialisation mutualisés
• Aide et conseil sur l’archivage des dossiers physiques et numériques : ° vérification des bordereaux d’élimination* avant envoi aux Archives départementales ° 1er niveau de réponses aux problématiques de gestion documentaire et d’archivage des communes (DUA, sorts finaux, règles de nommage des documents numériques, etc.) ° production et mise à disposition de fiches méthodologiques et pratiques relatives aux problématiques de gestion documentaire et d’archivage
• Aide à l’identification des données* et informations à archiver (tri, versements et éliminations)
• Aide à la normalisation et à la sécurisation des données et documents numériques en amont (espaces réseaux, applications métier)
• Veille archivistique (réglementation, formats, …. )
• Mise à disposition d’un modèle de déclaration des pratiques d’archivage • Suivi de l’opération de réversibilité des documents et données numériques
Niveau 2 : Animation de la fonction gestion documentaire archives + suivi des procédures de versement et d’élimination – Services de tiers archivage
La commune bénéficie des infrastructures et des outils ainsi que des accès aux informations et formations, dans le cadre de l’animation du réseau (niveau 1) ; à cela s’ajoute un accompagnement par un·e archiviste pour le suivi des procédures d’archivage (offre de service niveau 2).
• Préparation et suivi des procédures de versement des documents papier et numériques : ° Aide à la préparation de versements (papier et manuels pour le numérique) ° Traitement et prise en charge des versements
4 • Préparation et suivi des procédures de tri* et d’élimination des documents papier et numériques : bordereaux, contrats pluriannuels d’élimination
• Adaptation des formations et ateliers pratiques sur la mise en œuvre des procédures d’archivage* physique et numérique
• Adaptation des outils et fiches génériques pour qu’elles soient adaptées aux spécificités de chaque collectivité
• Accompagnement sur l’amélioration des conditions de conservation des documents papier (aménagement locaux de conservation, re-conditionnement, etc.)
• Aide à la gestion et rationalisation des espaces de conservation (physique) : refoulement*, re-cotation, récolement*, etc.
• Préparation de versements et éliminations dans le cadre d’opérations de déménagements • Aide au paramétrage fonctionnel de l’espace de conservation dédié à la commune • Aide à la gestion des accès (droits utilisateurs, annuaire)
• Analyse et traitement des anomalies
• Accompagnement à la mise en place d'un nouveau flux d'archivage : de la mise en place des contrats de service* et de versement* à la préparation des paquets d'archives* et versement dans le SAE
• Traitement d’un versement manuel (documents stockés sur les espaces réseaux), correspondant à un besoin ponctuel non prévu dans la programmation annuelle. • Communication au public interne et externe (recherches, aide à la recherche, etc.)
Niveau 3 : prestations ponctuelles (en mode projet) – Services à la demande accessibles dès l’adhésion au niveau 1
Prestations indépendantes des niveaux 1 et 2 : interventions/projets ponctuels pour répondre à un besoin spécifique ne pouvant être pris en charge ni par le service producteur, ni par l’archiviste référent·e, non prévus dans la programmation annuelle et/ou les groupes de travails transversaux
• Traitement d’arriérés de documents présents dans les bureaux, espaces de stockage intermédiaires et/ou salles d’archives
• Préparation de versements et éliminations dans le cadre d’opérations de déménagement • Traitement d’un vrac numérique* ou de versements manuels (documents stockés sur des espaces réseaux), non prévus dans la programmation annuelle
• Audit documentaire d’une application métier (projet de changement, d’évolution ou d’acquisition d’outil), repérage des données et documents à archiver et préparation des versements le cas échéant.
5 Prestations du niveau 1
Fourniture d’un espace spécifique sécurisé dans le SAE et pérennisation des données et documents qui y sont stockés
Objectifs : chaque commune doit pouvoir disposer d’un espace dédié et sécurisé au sein du SAE mutualisé métropolitain.
Périmètre : gestion de la plateforme et de la préparation des versements en autonomie avec accès aux ressources nécessaires (outils de préparation des versements manuels, tutoriels, fiches pratiques et méthodologiques, retours d’expériences, profils d’archivage*, etc.) Les Archives de Nantes et le DRN de Nantes Métropole sont chargés d’en assurer la pérennisation* (intégrité*, intelligibilité, sécurité, authenticité*, traçabilité*).
Contenus :
- mise à disposition d’un espace numérique de conservation et de l’interface de paramétrage - veille sur les formats* assurée par les Archives de Nantes qui mettent par ailleurs à jour et à disposition des communes la liste des formats acceptés par le SAE
- réalisation des conversions de formats et migrations de supports par le DRN - temps de formation de prise en main des outils
Pré-requis :
Disposer d’un ou plusieurs pilotes sur les aspects techniques :
- gérer les droits d’accès à la plateforme des agents autorisés, en lien avec les Archives de Nantes et le DRN
- engager le travail de production de connecteurs avec les éditeurs d’applications métier dans le cas d’un outil métier non mutualisé
- intégrer les outils mis à disposition au SI de la commune et les gérer (installation, mises à jours, etc.)
S’appuyer sur un ou plusieurs pilotes sur le volet archivistique (référents archives et/ou archivistes)
- assurer le paramétrage fonctionnel et administrer l’espace de conservation dédié à la commune ouvert au sein du SAE métropolitain
- rédiger les profils d’archivage nécessaires à la commune et les partager avec la communauté d’utilisateurs, via l’espace collaboratif Naonantes dédié.
Avoir suivi les temps de formation à la prise en main de la plateforme d’archivage et de paramétrage de l’espace de conservation numérique de la collectivité
Mener une réflexion préalable, en interne, pour établir une stratégie de collecte* et fixer des priorités
Être en capacité de mettre en œuvre la politique d’archivage* et à la décliner en projets de collecte et de versements
Planifier les chantiers spécifiques de la commune1 afin qu’ils soient pris en compte en plus des projets mutualisés (programmation annuelle)
1 Ces chantiers spécifiques peuvent être menés en autonomie ou en faisant appel à une des prestations du niveau 3.
6 Charge en jour/archiviste (j/a) estimé : 10 j/a2
Mise à disposition d’outils (générateur SEDA*, outils de traitement de vracs bureautiques, etc.)
Objectifs : permettre aux archivistes et/ou services producteurs de disposer de l’outillage indispensable à la préparation manuelle des versements numériques (outils libres et gratuits)
Contenus :
- accès aux outils libres et gratuits facilités (testés au préalable par les Archives de Nantes) : boîte à outils
- mise à disposition de fiches outils/modes opératoires et tutoriels pour faciliter la prise en main et l’utilisation de ces outils
- temps de formation de prise en main des outils
Périmètre : outils mis à disposition en complément de la plateforme de SAE, afin d’effectuer le travail de préparation des versements manuels
Pré-requis : maîtrise des notions de base relatives à la méthodologie de traitement d’un vrac ou versement numérique et au SEDA* pour pouvoir profiter des formations de prise en main des outils.
Charge en jour/archiviste (j/a) estimé : 6 j/a
Sensibilisation / formation des agents aux règles et bonnes pratiques de gestion documentaire et d’archivage
Objectifs : diffusion des règles et bonnes pratiques de gestion documentaire et d’archivage à l’ensemble des agents des communes
Contenus :
- préparation et animation d’actions de sensibilisation/formation à destination des différents acteurs de l’archivage (référents archives, correspondants archives, informaticiens, agents, élus) - réalisation de supports de sensibilisation / formation / ateliers (diffusés via l’espace collaboratif « Référents/correspondants archives »)
Périmètre :
- pour la gestion documentaire : concerne l’ensemble des actions de sensibilisation / formation qui vont permettre de structurer et qualifier les documents et données gérées par les producteurs, bien en amont de la collecte et donc des versements
- pour l’archivage : il s’agit de mettre en œuvre les procédures de versement et d’élimination physiques et numériques
Pré-requis : chaque commune doit veiller à ce que l’ensemble des agents puisse bénéficier de ces actions de sensibilisation / formation
Charge en jour/archiviste (j/a) estimé : 4,5 j/a
2 La synthèse des charges en jour archiviste pour chacune des prestations est présentée en annexe 1 p.28.
7 Coordination et animation des projets de gestion documentaire
Objectifs : accompagnement des producteurs dans la création et la gestion de leur production documentaire (structuration des arborescences informatiques, mise en place des règles de nommage de fichiers sur la base d’une réflexion et d’un travail collectif, harmonisation et mise en place de bonnes pratiques de gestion documentaire).
Contenus :
- mise en place d’un groupe de travail
- animation de la réunion de lancement et de réunions de travail (3 à 4 réunions) - aide à la réalisation des différents livrables (fiches méthodologiques, supports de sensibilisation, etc.) et à la documentation de la démarche
- apports méthodologiques et partage de retours d’expériences
Périmètre : mise en place d’une arborescence structurée, des règles de nommage de fichiers harmonisées à l’échelle de la collectivité et tri des fichiers de l’ancienne arborescence. Le suivi et la mise à jour des règles de gestion et surtout de l’arborescence incombent ensuite à la collectivité. L’archiviste référente peut toutefois être sollicitée pour avis ou conseils.
Voir fiche méthodologique « Mener un projet de structuration d’arborescence réseaux »
Pré-requis :
- mise en place d’un co-pilotage archiviste / agent(s) de la collectivité (différent du référent archives)
- la validation de l’ensemble des livrables par la hiérarchie (DGS, et/ou directeurs, chefs de services) est une étape importante, à ne pas négliger
Charge en jour/archiviste (j/a) estimé :30 j/a
Accès aux ressources et retours d’expériences mis à disposition via l’extranet (tableaux de gestion, profil d’archivage, etc.)
Objectifs :
Animer le réseau des différents acteurs du Schéma de mutualisation «Gestion documentaire archives» à travers la mise à disposition et le partage : - de l’information relative à l’actualité du schéma, des différents projets en cours, des Archives de Nantes et des autres services d’archives constitués
- des documents de référence
- des outils de sensibilisation et de formation
- de l’ensemble de la documentation des différents projets menés ou en cours (ex : structurations d’arborescences réseaux, GT dématérialisation* et archivage, à l’instar des GT dédiés à l’urbanisme et aux marchés publics)
- de la veille sur la réglementation et les normes en vigueur
Faciliter la construction des différents outils, référentiels, etc. en mode collaboratif
Favoriser le partage d’expérience et de bonnes pratiques entre communes, archivistes, informaticiens et experts métiers
8 Périmètre : deux espaces collaboratifs sont ouverts aux communes : - l’espace « Référents / correspondants archives » (DGS, référents et correspondants archives, archivistes et informaticiens)
- l’espace « Groupe de travail gestion documentaire archives » (participants aux groupes de travail transversaux, archivistes et informaticiens)
Pré-requis :
- pour le service commun, renforcer le réseau de correspondants archives des communes afin d’élargir le champ de diffusion des informations
- pour les communes, reverser au pot commun les différentes réalisations (modélisations de versements, profils d’archivage, tableaux de gestion*, etc.)
Charge en jour/archiviste (j/a) estimé : 12 j/a
Accompagnement et coordination de groupes de travail transversaux sur les projets de dématérialisation mutualisés
Objectifs : piloter les groupes de travail transversaux relatifs à la cartographie des applications métiers et aux projets de dématérialisation et d’archivage prioritaires (ex : GT dématérialisation et archivage des ADS et des marchés publics)
Contenu :
- Animation et mise à jour de l’espace collaboratif dédié aux groupes de travail transversaux - Préparation et animation d’ateliers réguliers avec les acteurs impliqués dans les processus de production
- Production des comptes rendus et livrables
Périmètre : mise en place de groupes de travail sur la base des évolutions législatives, réglementaires et des projets jugés prioritaires collectivement
Pré-requis :
- participation régulière des équipes pluridisciplinaires de la Métropole et des communes : experts métier/services producteurs, archivistes, informaticiens, référents archives - contribution à la réalisation des livrables et validation
- consolidation et mise à jour régulière de la liste des archives numériques et projets de dématérialisation jugés prioritaires
- Information au service commun de tout changement d’ordre organisationnel, technique et/ou d’interlocuteur.s
Charge en jour/archiviste (j/a) estimé : 60 j/a
Aide et conseil sur l’archivage des dossiers physiques et numériques
Objectifs : instituer un service d’aide aux référents archives et aux services producteurs des communes pour leur permettre de faire face aux différentes problématiques d’archivage et de gestion documentaire qu’elles sont amenées à rencontrer et ainsi installer des règles de gestion et bonnes pratiques conformes à la réglementation en vigueur.
Contenu :
- vérification des bordereaux d’élimination avant envoi aux Archives départementales pour les communes qui le souhaitent
9 - 1er niveau de réponses aux problématiques de gestion documentaire et d’archivage des communes (DUA, sorts finaux, règles de nommage des documents numériques, etc.) - production et mise à disposition de fiches méthodologiques / pratiques / de veilles, relatives aux problématiques de gestion documentaires et d’archivage, fréquemment rencontrées par les communes
- visites d’audit / d’évaluation de la situation des salles d’archivage et autres espaces de stockage donnant lieu à la production d’un rapport de visite avec préconisations, avant transmission aux Archives départementales
- organisation et animation de réunions de travail pour répondre à des problématiques plus complexes ou spécifiques à un domaine d’activités/de compétences mais partagées par plusieurs communes, voire l’ensemble des collectivités (ex : tenue et archivage des registres de délibérations)
Périmètre : réponse aux demandes d’aide et conseils en distanciel (téléphone, mail, espace de discussion de l’espace collaboratif Référents/correspondants archives) ou en présentiel (visites d’audit, temps d’accompagnement et d’échanges avec le référent archives)
Pré-requis : renforcer le réseau de correspondants archives des communes pour élargir le champ de diffusion des informations et faciliter les échanges avec les services producteurs, le cas échéant.
Charge en jour/archiviste (j/a) estimé : 4 j/a
Aide à l’identification des données et informations à archiver (tri, versements et éliminations)
Objectifs : mutualisation des outils d’archivage (modes opératoires archivage numérique et procédures versements papier) et des tableaux de gestion en particulier pour faciliter les opérations d’archivage (tri, versement, éliminations)
Contenu :
- mise à disposition des tableaux de gestion réalisés à l’attention des services producteurs de la Ville de Nantes, du CCAS et de Nantes Métropole via l’espace collaboratif «Référents / correspondants archives»
- mise à disposition des collectivités d’un tableau de gestion générique et des tableaux de gestion travaillés avec les services des communes adhérentes au niveau 2 (certains travaux étant mutualisés avec les éléments collectés auprès des services de la Ville de Nantes et de Nantes Métropole)
- mise à disposition d’un espace de partage des tableaux de gestion produits par les services d’archives constitués des communes
Périmètre : tableaux de gestion à disposition des acteurs ayant accès à l’espace collaboratif référents / correspondants archives
Pré-requis : importance de signaler les évolutions législatives, réglementaires et organisationnelles impliquant des mises à jour de ces tableaux de gestion spécifiques aux communes.
Charge en jour/archiviste (j/a) estimé : 2 j/a
10 Aide à la normalisation et à la sécurisation des données et documents numériques en amont (espaces réseaux, applications métier, etc.)
Objectifs : co-construction de la stratégie de pérennisation des données et documents numériques des communes du Schéma de mutualisation
Contenu :
- coordination et animation des réunions du groupe de travail Cartographie des applications métiers et des données, en charge d’établir la liste des données et documents numériques à intégrer en priorité dans le SAE.
- consolidation et mise à jour des listes d’applications et de données prioritaires transmises par les communes
Périmètre : définition et mise à jour de la feuille de route relative aux chantiers/projets d’archivage
Pré-requis :
- participation des communes aux réunions de travail, alimentation et mise à jour de la cartographie des applications métier et des données.
- présentation et validation de la feuille de route en conférence des DGS
Charge en jour/archiviste (j/a) estimé : 2 j/a
Veille archivistique (réglementation, formats, etc.)
Objectifs : assurer, pour les communes, la veille de l’actualité législative, réglementaire, normative et technique dans les domaines de la gestion documentaire et de l’archivage physique et numérique.
Contenu :
- diffusion et mise à jour des informations relatives aux changements et évolutions législatives, réglementaires, normatifs et/ou techniques via les espaces collaboratifs de Naonantes - mise à disposition et mise à jour de la liste des formats éligibles à l’archivage et acceptés par le Système d’archivage électronique
Charge en jour/archiviste (j/a) estimé : 5 j/a
Mise à disposition d’un modèle de déclaration des pratiques d’archivage
Objectifs : rédaction d’une déclaration des pratiques d’archivage* pour chaque collectivité
Contenu : modèle mutualisé de déclaration des pratiques d’archivage et fiche d’aide à la rédaction pour les parties à rédiger/compléter par les communes
Périmètre :
- mise à disposition d’un modèle de déclaration des pratiques d’archivage rédigé par les Archives de Nantes
- renseignement et adaptation des champs à compléter par la commune
11 Pré-requis :
- mobilisation d’une équipe pluridisciplinaire (référent archives, informaticien(s), prestataire informatique)
- document à faire valider au plus haut niveau
Charge en jour/archiviste (j/a) estimé : 2 j/a
Suivi de l’opération de réversibilité des documents et données numériques
Objectifs : le SAE doit permettre la réversibilité* et la portabilité des documents, données et métadonnées, à tout moment et dès lors qu’une commune souhaite quitter le dispositif.
Périmètre : cette restitution* n’est pas un simple transfert de données et métadonnées* mais entraîne l’élimination définitive des données et métadonnées sur la plateforme de SAE (assurée par le DRN de Nantes Métropole)
Pré-requis : le délai et les modalités de restitutions auront préalablement été définis et validés dans la déclaration des pratiques d’archivage.
Charge en jour/archiviste (j/a) estimé : sans objet
12 Prestations du niveau 2
Préparation et suivi des procédures de versements des documents papier et numériques
AIDE À LA PRÉPARATION DE VERSEMENTS
Objectifs : accompagner les services lors de la préparation de leurs versements
Contenus :
- aide à la sélection des dossiers à archiver
- conseils en matière de tri et classement des dossiers
- détermination des délais de conservation des documents et rédaction des tableaux de gestion documentaire adaptés aux directions et services concernés
- aide à la prise en main des outils de traitements numériques
- conseils sur la rédaction des bordereaux de versements*
- coordination de l’aspect logistique du versement avec les services technique et informatique
Périmètre :
- les vracs d’archives numériques seront pris en charge dans le cadre d’une intervention/mission de niveau 3
Pré-requis :
- travail en amont avec les services producteurs et les correspondants archives - évaluation par l’archiviste (volume, état des archives, intérêt du versement : valeur juridique, documentaire et patrimoniale)
- pour les agents : avoir suivi la formation de base
Charge en jour/archiviste (j/mission) estimé : 4 jours/mission maximum
TRAITEMENT ET PRISE EN CHARGE DES VERSEMENTS
Objectifs : préparer et/ou contrôler les versements et assurer leur intégration dans le local archives et/ou le SAE
Contenus :
- relecture, contrôle et finalisation des versements papier et bordereaux afférents préparés par les services producteurs
- réalisation ou reprise d’un versement (tri, classement, analyse, conditionnement) - mise en œuvre de transferts semi-automatisés ou manuels au format SEDA - Rédaction ou consolidation de profils d’archivage
Périmètre :
- prise en charge des archives des services producteurs, des maires et des élus - le traitement d’un versement doit être compatible avec les objectifs de la mission prévus au préalable
Pré-requis :
- travail préalable avec les services et les correspondants archives
- disposer des équipements, outils et accès nécessaires (en particulier accès aux espaces réseaux et à l’ensemble du système d’information)
Charge en jour/archiviste (j/mission) estimé : entre 5 et 9,5 jours/mission maximum
13 Préparation et suivi des procédures de tri et d’élimination des documents papier et numériques : bordereaux, contrats pluriannuels d’élimination
Objectifs : mettre en œuvre les campagnes d’éliminations annuelles et la gestion des éliminations réglementaires
Contenus :
- Rédiger les bordereaux d’élimination et instruire les bordereaux rédigés par les services - Préparer les contrats pluriannuels d’élimination, en lien avec les Archives départementales et identifier les éléments pour mettre en œuvre les éliminations à priori des données des applications métiers
- Préparer les boîtes à éliminer (repérage, mise sur palette)
- Coordonner l’opération de destruction physique des documents (archives papier) et suivre les opérations de destruction des archives électroniques
Périmètre :
- Les services rédigent les bordereaux d’élimination des documents (papier) en attente dans leur bureau.
- Rédaction de la convention d’élimination a priori, sur la base des informations collectées auprès du service producteur concerné
- Les bordereaux d’élimination sont envoyés par la commune au Directeur des Archives départementales de Loire Atlantique pour visa au nom du contrôle scientifique et technique* de l’État sur les collectivités territoriales.
Pré-requis :
- Le modèle de convention de procédure d’élimination à priori est transmis à la commune - La procédure d’élimination des archives est validée et comprise par tous. - Les agents du service technique ou du service dédié participent à la manutention des boîtes - Le référent informatique ou le référent applicatif participe à la préparation des contrats pluriannuels d’élimination
- la convention est validée par la DG et signée par le Maire
Charge en jour/archiviste (j/mission) estimé : entre 2,5 et 3,5 jours/mission maximum
Adaptation des formations et ateliers pratiques sur la mise en œuvre des procédures d’archivage physique et numérique
Objectifs : adaptation des formations et des ateliers pour proposer des séances spécifiques et sur mesure, en adéquation avec les besoins et les niveaux de maturité des collectivités, permettant aux agents des communes de mettre en œuvre les procédures et bonnes pratiques d’archivage physique et numérique.
Contenus :
- préparation et animation d’actions de formation / ateliers à destination des correspondants archives et des agents (pour un service en particulier ou pour des agents émanant de plusieurs services)
- réalisation de supports de formation / ateliers
Périmètre :
Actions de formation à destination des correspondants archives et des agents des services producteurs (mise à jour régulières)
14 Pré-requis :
- chaque commune doit veiller à ce que l’ensemble des agents concernés puisse bénéficier de ces actions de formation
- les agents concernés ont suivi une formation de base dite « boîte à outils » - la commune dispose d’une liste à jour des correspondants archives et la communique à l’archiviste
Charge en jour/archiviste (j/mission) estimé : 2,5 jours/mission maximum
Adaptation des outils et fiches génériques pour qu’elles correspondent aux spécificités et aux besoins de chaque collectivité
Objectifs : Les services des collectivités disposent d’outils et de fiches sur mesure pour faciliter l’appropriation des procédures d’archivage par tous les agents.
Contenu :
- Rédiger des tableaux de gestion adaptés au contexte des services producteurs - Rédiger des fiches procédures adaptées au fonctionnement, ou aux contraintes de la collectivité - Définir des règles de gestion documentaire à partir du socle commun
Périmètre :
- Fiches sur la préparation des versements, des éliminations, de la consultation des archives - Prise en compte des besoins spécifiques, ponctuels et des contraintes de la collectivité
Pré-requis :
- Mise à disposition et diffusion des outils et fiches pour l’ensemble des agents au moyen de ressources internes à la collectivité
- Prise de connaissance par tous des outils et fiches
- Participation des référents, correspondants archives ou experts métiers à la réflexion ou l’élaboration des outils nécessaires à l’archivage physique et numérique.
Charge en jour/archiviste (j/mission) estimé : de 1 à 2 jours/mission maximum
Accompagnement sur l’amélioration des conditions de conservation des documents papier (aménagement locaux de conservation, re-conditionnement, etc.)
Objectifs : assurer une bonne conservation à long terme des documents
Contenus :
- Aider à la surveillance des conditions de conservation : diagnostic et conseils de 1er niveau - Apporter une aide et des conseils de 1er niveau en cas de sinistre
- Aide au suivi de projet d’aménagement de locaux (équipement, sécurité) soumis à la validation du directeur des Archives départementales
- Aider à la mise en œuvre des préconisations du directeur des Archives départementales de Loire-Atlantique
Périmètre :
- Réhabilitation de local, équipement en rayonnage
- Pour toutes les questions relatives à la conservation des documents, le directeur des Archives départementales devra être consulté. Il exerce, sous l’autorité du Préfet, le contrôle scientifique et technique de l’État sur les archives publiques
15 - L’archiviste référente a un rôle de facilitateur dans les relations entre la commune et le service des Archives départementales
Pré-requis :
- participation des agents des services techniques et/ou bâtiment-patrimoine
Charge en jour/archiviste (j/mission) estimé : de 2 à 2,5 jours/mission maximum
Aide à la gestion et rationalisation des espaces de conservation (physiques) : refoulement, re-cotation, récolement, etc.
Objectif : garder le local en état correct de rangement et mettre en place une gestion prévisionnelle des espaces de stockage (assurer des linéaires disponibles pour l’accroissement)
Contenus :
- Réaliser des opérations de refoulement dans les espaces dévolus aux éliminables - Reprendre des versements et modifier des cotes
- Réaliser un récolement du fonds (pour préparer un déménagement par exemple) - Évaluer les espaces disponibles, anticiper les accroissements
Périmètre :
- le traitement d’un volume de documents est compatible avec la charge de travail et le temps d’accompagnement annuel de la commune : dans le cas contraire, le projet relève du niveau 3 de prestations.
Pré-requis :
- Aide du service dédié pour la manutention
Charge en jour/archiviste (j/mission) estimé : de 3 à 6 jours/mission maximum
Préparation de versements et éliminations dans le cadre d’opérations de déménagements
Objectifs : aide à la préparation des versements et éliminations de documents avant mise en œuvre d’opérations de déménagement de service ou local d’archivage (récolement, tri, conditionnement, rédaction des bordereaux de versement et d’élimination afférents).
Contenus : l’archiviste référente accompagne les services producteurs dans la préparation de leur archivage (versements, élimination)
Périmètre :
- traitement d’un volume de documents compatible avec la charge de travail et le temps d’accompagnement annuel de la commune : dans le cas contraire, projet relevant du niveau 3 de prestations.
Pré-requis :
- évaluation préalable réalisée par l’archiviste référente
- travail en lien avec le référent archives et/ou tout autre interlocuteur jugé utile par la commune - disponibilité des agents du services producteurs et des services supports
16 Charge en jour/archiviste (j/mission) estimé : 4,5 à 5 jours maximum sur le temps de mission. Évaluation de la charge après audit de l’ensemble documentaire à traiter et définition du périmètre précis de la mission (à combiner avec d’autres missions le cas échéant pour avoir un minimum d’un mois d’intervention temps plein)
Aide au paramétrage fonctionnel de l’espace numérique de conservation dédié à la commune
Objectifs :
Aider à la configuration et au paramétrage de l’espace de conservation numérique dédié à la commune au sein du SAE afin qu’il soit conforme aux référentiels archivistiques et adapté aux besoins et spécificités de la collectivité (en fonction du niveau de services choisi)
Contenu
Paramétrer l’instance/l’interface de gestion de l’espace de conservation numérique : - organiser l’instance de gestion
- mettre en place le plan de classement* et la gestion des droits associés - mise en œuvre des règles de gestion formalisées dans la déclaration des pratiques d’archivage et les contrats de service et de versement
- gestion des profils d’archivage (rédaction, mises à jour, partage)
Périmètre : le paramétrage fonctionnel est réalisé sur la base du niveau de service choisi, des règles de gestion (pratiques d’archivage et contrats de service et de versement) et des spécificités fonctionnelles de la plateforme d’archivage numérique
Pré-requis :
- point d’attention : le temps de travail consacré au paramétrage fonctionnel de l’espace dédié à la commune doit être largement anticipé et pris en compte dans le programme de travail prévu pour chaque mission
- travail en collaboration étroite avec le référent informatique ou la DSI de la commune - la collectivité met à disposition de l’archiviste référente un annuaire des utilisateurs autorisés à accéder au SAE, régulièrement mis à jour
- formation préalable de la DSI / du référent informatique à l’interface de gestion de l’espace de conservation
Charge en jour/archiviste (j/mission) estimé : 3 jours maximum
Aide à la gestion des accès (droits utilisateurs, annuaire)
Objectif : aider à la gestion des droits d’accès des différents profils d’utilisateurs à l’espace numérique de conservation dédié à la commune
Contenu :
- aide à la création, modification, suppression des comptes utilisateurs - aide au paramétrage des droits et niveaux d’accès en fonction des profils d’utilisateurs
Périmètre : le paramétrage des droits des utilisateurs est conditionné par le niveau de services choisi par la commune, définition des différents profils d’utilisateurs et les fonctionnalités offertes par le service d’archivage numérique (modalités d’accès et de consultation évolutives).
17 Pré-requis :
- travail en collaboration étroite avec le référent informatique ou la DSI de la commune - la collectivité met à disposition de l’archiviste référente un annuaire des utilisateurs autorisés à accéder au SAE, régulièrement mis à jour
Charge en jour/archiviste (j/mission) estimé : 0,5 jours maximum
Analyse et traitement des anomalies
Objectifs : assurer la prise en compte et la résolution des anomalies de 1er niveau (d’ordre fonctionnel)
Contenu :
- Analyser la nature de l’anomalie et informer le service versant/producteur, le DSI ou référent informatique de la prise en compte du problème
- Résoudre l’anomalie si elle est bien d’ordre fonctionnel (1er niveau) - Alerter / déposer un ticket auprès du DRN si le dysfonctionnement est d’ordre technique - Analyser les statistiques des flux de versements atypiques ou refusés pour être force de proposition sur les corrections / évolutions à apporter aux process
Périmètre :
- Si les dysfonctionnements sont liés au SI de la collectivité, il appartiendra à celle-ci de les résoudre en interne
- Si les dysfonctionnements sont liés à des problématiques techniques côté Nantes Métropole, faire suivre un ticket auprès du DRN
Pré-requis : travail en collaboration étroite avec le référent informatique ou la DSI de la commune
Charge en jour/archiviste (j/mission) estimé : 0,5 jours maximum
Accompagnement à la mise en place d’un nouveau flux d’archivage : de la mise en place des contrats de services et de versements à la préparation des paquets d’archives et versements dans le SAE
Objectifs : aide à la préparation de projets de versements réguliers (flux) proposée aux services versants dont la production ne fait pas l’objet d’un travail mutualisé (groupe de travail transversal)
Contenus :
- aide à la rédaction du contrat de service le cas échéant (pour un service n’ayant effectué aucun versement numérique)
- aide à la rédaction d’un contrat de versement
- aide à la rédaction d’un ou de plusieurs bordereaux de versements et d’éliminations, le cas échéant
- réalisation d’un profil d’archivage sur la base des informations collectées auprès des agents du service producteur, de la DSI ou du prestataire informatique, le cas échéant (pour les versements sériels et réguliers c’est-à dire plusieurs fois par an)
- accompagnement pour le transfert effectif des fichiers vers le SAE
Périmètre : traitement de versements sériels peu volumineux et/ou complexes par l’archiviste référente en collaboration avec le service producteur et l’informaticien/le prestataire informatique
18 Pré-requis :
- évaluation préalable réalisée par l’archiviste référente et validation avec le référent archives en cohérence avec le programme / plan de charges prévu sur les deux temps de mission annuels. Si la faisabilité du projet s’avère impossible au niveau 2, possibilité d’étudier une prestation au niveau 3.
- temps de formation préalable suivi par les agents du service producteur et de la DSI - accès facilité au système d’information de la commune
Charge en jour/archiviste (j/mission) estimé : entre 4 et 8 jours maximum
Traitement d’un versement manuel (documents stockés sur les espaces réseaux), correspondant à un besoin ponctuel non prévu dans la programmation annuelle
Objectifs : prise en charge de documents à archiver dans le SAE (récolement, tri, conditionnement, préparation des versements, éliminations et bordereaux afférents).
Contenus :
- traitement des documents à verser (dédoublonnage, renommage des fichiers, structuration, tri, enrichissement de métadonnées, conversions de formats, préparation du ou des paquets à archiver, documentation des versements, etc.)
- réalisation des bordereaux de versement et d’élimination
- transfert des fichiers dans le SAE
Périmètre : traitement d’un versement manuel peu volumineux et complexe par l’archiviste référente en collaboration avec le service producteur et l’informaticien/le prestataire informatique
Pré-requis :
- évaluation préalable réalisée par l’archiviste référente et validation des Archives de Nantes. En fonction du plan de charge annuel et des données jugées prioritaires, il est possible de faire appel à un archiviste contractuel ou à une prestation (en cas de versement volumineux) = niveau 3 - accès facilité au système d’information de la commune
Charge en jour/archiviste (j/mission) estimé : entre 4 et 8 jours maximum
Communication au public interne et externe (recherche, aide à la recherche)
Objectifs : répondre aux demandes de communication des services administratifs (interne) et de tout citoyen (externe : administrés et/ou chercheurs, etc.)
Contenus :
- Faire des préconisations sur les modalités de consultation des archives en commune (formalisation des procédures, fiches pratiques à destination des agents et du public) - Assurer ou donner des éléments de réponse aux demandes de recherches/consultations du public interne (les services administratifs) ou du public externe
- Aide à l’instruction des demandes de dérogation
Périmètre :
- assurer l’accueil du public en demande de recherches plus techniques et/ou complexes (inscription, mise à disposition des inventaires, orientation dans le fonds communal, réorientation, etc.) et la mise à disposition des documents d’archives.
- épauler le personnel municipal en dehors des temps de mission pour les demandes de communication par téléphone, mail ou via l’espace de conversation de l’espace collaboratif « Correspondants / référents archives » (notamment sur les délais de communicabilité)
19 Pré-requis :
Du côté de la commune :
- disposer d’une salle ou d’un espace dédié à la consultation des archives (avec surveillance d’un agent)
- être en capacité de mettre à disposition du public les instruments de recherche à jour, - les archives éligibles à la consultation sont classées et dans un bon état de conservation. Elles sont communiquées dans le respect des règles de communicabilité en vigueur.
Du côté de l’archiviste référente :
- Travailler en lien avec le Délégué à la protection des données (DPD) et la personne responsable de l’accès aux documents administratifs (PRADA) de la commune.
Charge en jour/archiviste (j/mission) estimé : pas plus d’une journée par mission (recommandation)
20 Prestations du niveau 3
Traitement d’arriérés de documents présents dans les bureaux, espaces de stockage intermédiaires et/ou salle(s) d’archives
Objectifs : prise en charge par un professionnel des archives des documents (récolement, tri, conditionnement, préparation des versements, élimination et bordereaux afférents).
Contenus :
- évaluation du temps et des modalités de prise en charge des documents - échanges avec la commune et validation de la durée de la mission, du périmètre et des modalités de réalisation ainsi que du coût effectif (avant délibération et convention) - rédaction d’une fiche de poste
- lancement d’une procédure de recrutement par Nantes Métropole (encadrée par les Archives de Nantes)
- suivi régulier de l’agent en mission par la référente archives : accueil et accompagnement lors de la prise de poste, points hebdomadaires, réunion de bilan à la fin de la mission - possibilité d’ajouter une action de sensibilisation/formation en lien direct avec le(s) service(s) concerné(s) par le périmètre d’intervention.
Périmètre : traitement d’un arriéré ou d’un volume important de documents / ne pouvant être pris en charge ni par le service producteur, ni par l’archiviste référente
Pré-requis :
- évaluation préalable réalisée par l’archiviste référente
- travail en lien avec le référent archives et/ou tout autre interlocuteur jugé utile par la commune - délibération de la commune et signature d’une convention avec Nantes Métropole - anticipation du temps de recrutement d’un contractuel dans le calendrier/projet de mise en œuvre
Charge en jour/archiviste (j/a) estimé : évaluation de la charge après audit de l’ensemble documentaire à traiter et définition du périmètre précis de la mission (minimum 1 mois d’intervention temps plein)
Préparation de versements et éliminations dans le cadre d’opérations de déménagement
Objectifs : préparation, par un professionnel des archives, des versements et éliminations de documents avant mise en œuvre d’opérations de déménagement de service ou local d’archivage (récolement, tri, conditionnement, rédaction des bordereaux de versement et d’élimination afférents).
Contenus :
- évaluation du temps et des modalités de prise en charge des documents - échanges avec la commune et validation de la durée de la mission, du périmètre et des modalités de réalisation ainsi que du coût effectif (avant délibération et convention) - rédaction d’une fiche de poste
- lancement d’une procédure de recrutement par Nantes Métropole (encadrée par les Archives de Nantes)
- Suivi régulier de l’agent en mission par la référente archives : accueil et accompagnement lors de la prise de poste, points hebdomadaires, réunion de bilan à la fin de la mission
21 - Possibilité d’ajouter une action de sensibilisation/formation en lien direct avec le(s) service(s) concerné(s) par le périmètre d’intervention.
Périmètre :
- traitement d’un arriéré ou d’un volume important de documents ne pouvant être pris en charge ni par le service producteur, ni par l’archiviste référente
Pré-requis :
- évaluation préalable réalisée par l’archiviste référente
- travail en lien avec le référent archives et/ou tout autre interlocuteur jugé utile par la commune - délibération de la commune et signature d’une convention avec Nantes Métropole - anticipation du temps de recrutement d’un contractuel dans le calendrier/projet de mise en œuvre
Charge en jour/archiviste (j/a) estimé : évaluation de la charge après audit de l’ensemble documentaire à traiter et définition du périmètre précis de la mission (minimum 1 mois d’intervention temps plein)
Traitement d’un vrac numérique ou de versements manuels (stockés sur les espaces réseaux) non prévus dans la programmation annuelle
Objectifs : prise en charge par un professionnel des archives des documents à archiver dans le SAE (récolement, tri, conditionnement, préparation des versements, éliminations et bordereaux afférents).
Contenus :
- évaluation du temps et des modalités de prise en charge des documents - échanges avec la commune et validation de la durée de la mission, du périmètre et des modalités de réalisation ainsi que du coût effectif (avant délibération et convention) - lancement d’une procédure de recrutement et rédaction d’une fiche de poste ou commande d’une prestation de service par Nantes Métropole (encadrée par les Archives de Nantes), le cas échéant
- adaptation de la base de cahier des charges à la situation et au contexte de la commune et du service concerné
- Suivi régulier de l’agent ou du prestataire en mission par la référente archives : accueil et accompagnement lors de la prise de poste, points hebdomadaires, réunion de bilan à la fin de la mission
- Possibilité d’ajouter une action de sensibilisation/formation en lien direct avec le(s) service(s) concerné(s) par le périmètre d’intervention (gestion documentaire : plan de classement et règles de nommage de fichiers).
Périmètre : traitement d’un vrac d’archives ou d’un versement manuel par un archiviste contractuel ou un prestataire.
Pré-requis :
- évaluation préalable réalisée par l’archiviste référente et validation des Archives de Nantes en fonction du plan de charge annuel et données jugées prioritaires ainsi que des possibilités de recours à un archiviste contractuel ou à un prestataire.
- délibération de la commune et signature d’une convention avec Nantes Métropole - anticipation du temps de recrutement d’un contractuel ou d’intervention d’un prestataire, dans le calendrier/projet de mise en œuvre
- accès facilité au système d’information de la commune
22 Charge en jour/archiviste (j/a) estimé : évaluation de la charge après audit de l’ensemble documentaire à traiter et définition du périmètre précis de la mission (minimum 1 mois d’intervention temps plein)
Pour un projet de versement compter entre 4 et 9 mois de durée de projet (pas à temps plein), en fonction de la complexité du processus métier.
Audit documentaire d’une application métier (projet de changement, d’évolution ou d’acquisition d’un nouvel outil), repérage des données et documents à archiver et préparation des versements le cas échéant
Objectifs : accompagnement de la commune (service producteur, DSI / référent informatique) pour la prise en compte de l’archivage et de ses modalités, tout au long de la vie de l’application. Cette prise en compte est d’autant plus décisive en amont de l’acquisition ou de l’évolution d’un logiciel métier (clauses et impératifs à intégrer dans le cahier des charges) ; aide pour la prise en compte de la reprise de données et des opérations d’archivage (versement, éliminations/purges*) à envisager, le cas échéant.
Contenus :
- Réalisation d’un audit documentaire sur la base d’entretiens et grilles d’enquête avec le service producteur et utilisateur de l’application ainsi que la DSI, le référent informatique et/ou l’éditeur de la solution.
- Production d’un rapport avec préconisations et points d’attentions
- Évaluation des données à archiver et/ou à éliminer et programmation du projet de versement manuel, le cas échéant.
- préparation du ou des versements et éliminations (récupération des données et métadonnées, création du ou des bordereaux de versements et d’éliminations, création du paquet de données, documents et métadonnées à archiver, transfert dans le SAE)
- définition d’un programme et des modalités de purge
Périmètre : projets non prévus dans la programmation annuelle
Pré-requis :
- évaluation préalable réalisée par l’archiviste référente
- délibération de la commune et signature d’une convention avec Nantes Métropole - disponibilité des acteurs du projet (service producteur, DSI/référent informatique, éditeur de l’application métier)
Charge en jour/archiviste (j/a) estimé : évaluation de la charge après audit de l’ensemble documentaire à traiter, définition du périmètre précis et du calendrier des opérations.
23 GLOSSAIRE
Archivage : ensemble des actions, outils et méthodes mis en oeuvre pour identifier, gérer et conserver des documents et des données dans le but de les rendre accessibles, exploitables et intelligibles pendant toute la durée nécessaire à la satisfaction des obligations légales, pour les besoins des utilisateurs et/ou à des fins patrimoniales. L’archivage implique d’identifier précisément les responsabilités des différents acteurs. Source : Abrégé d’archivistique. Principes et pratiques du métier d’archiviste. Association des archivistes français (AAF)–4ème édition, refondue et augmentée, Paris, 2020.
Autorité d’archivage : l’Autorité d’archivage est responsable de l’ensemble des services fournis par le Système d’archivage électronique. Le rôle d’Autorité d’archivage est assuré par le Service d’archives qui met en œuvre le SAE. Source : Service Interministériel des Archives de France, Bibliothèque de documents de référence – Convention pour la mutualisation de l’archivage numérique entre services d’archives – v 1.0, février 2018
Authenticité : qualité d’un document ou d’une donnée dont l’origine, la réalité et l’auteur sont certifiés et incontestables. L’authenticité est jugée sur la base de preuves. Source : Abrégé d’archivistique. Principes et pratiques du métier d’archiviste. Association des archivistes français (AAF)– 4ème édition, refondue et augmentée, Paris, 2020.
Bordereau d’éliminations : état des documents soumis par un service producteur ou un service d’archives au visa d’élimination du Directeur des archives départementale qui exerce ainsi le contrôle scientifique et technique au nom de l’État. Source : Abrégé d’archivistique. Principes et pratiques du métier d’archiviste. Association des archivistes français (AAF)–4ème édition, refondue et augmentée, Paris, 2020.
Bordereau de versement : pièce justificative de l’opération de versement comportant le relevé détaillé des documents ou dossiers remis à un service d’archives par un service versant ; le bordereau de versement tient lieu de procès-verbal de prise en charge et d’instrument de recherche. Source : Abrégé d’archivistique. Principes et pratiques du métier d’archiviste. Association des archivistes français (AAF)–4ème édition, refondue et augmentée, Paris, 2020.
Collecte : une des missions fondamentales d’un service d’archives, consistant à recueillir et à rechercher auprès des producteurs de documents, publics ou privés, des versements, des dépôts ou des dons et aussi des documents à acheter. Source : Abrégé d’archivistique. Principes et pratiques du métier d’archiviste. Association des archivistes français (AAF)–4ème édition, refondue et augmentée, Paris, 2020.
Contrat de service : ce document est établi comme une déclinaison de la Politique d’archivage, propre à chaque Service versant souhaitant organiser le cadre général de ses opérations d’archivage. Le Contrat de service permet de formaliser et de donner un cadre à des principes pouvant préalablement exister entre un Service d’archives et un Service producteur ou versant pour le papier et/ou pour le numérique, afin d’établir des relations de confiance et de matérialiser les engagements des parties. Le Contrat de services peut être accompagné de Contrats de versement qui fixent les conditions d’archivage spécifiques à un flux ou un versement particulier de données. Source : Service interministériel des Archives de France, Bibliothèque de documents de référence – Contrat de service – v 1.0, février 2018
Contrat de versement : ce document précise les conditions dans lesquelles les informations sont échangées entre un Service versant et le Service d’archives au cours du processus de versement. Il décrit de manière très opérationnelle les règles et procédures pour le transfert des archives d’un Service producteur, par un Service versant, dans le cadre d’un projet d’archivage. Un contrat de versement correspond généralement à un ensemble typologique homogène (par exemple les
24 délibérations de la collectivité ; les dossiers de subvention, etc.). Le Contrat de versement apporte l’ensemble des informations utiles pour permettre, d’une part au Service versant, de constituer les versements et de les transférer au SAE et, d’autre part à l’Autorité d’archivage* d’être en capacité de vérifier la conformité des informations reçues.
Source : Service interministériel des Archives de France, Bibliothèque de documents de référence – Contrat de service – v 1.0, février 2018
Contrôle scientifique et technique (exercé par le directeur des archives départementales) : défini par le Code du patrimoine (art. L 212-4 et R 212-3), le contrôle scientifique et technique de l’État sur les archives publiques porte sur les conditions de gestion, de collecte, de sélection et d’élimination ainsi que sur le traitement, le classement, la conservation et la communication des archives. Dans le cas de l’archivage numérique, c’est l’Autorité de contrôle qui est chargée du CST sur les archives.
Déclaration des pratiques d’archivage (DPA) : document qui décrit les moyens techniques et organisationnels mis en œuvre pour atteindre les objectifs fixés dans la Politique d'archivage. Source : Bibliothèque de documents de référence – Contrat de service – v 1.0, Service interministériel des Archives de France, février 2018
Délai d’utilité administrative (DUA) : durée légale ou pratique pendant laquelle un document est susceptible d’être utilisé par le service producteur ou son successeur, au terme de laquelle est appliquée la décision concernant son traitement final*. Le document ne peut être détruit pendant cette période qui constitue sa durée minimale de conservation. Source : Abrégé d’archivistique. Principes et pratiques du métier d’archiviste. Association des archivistes français (AAF)–4ème édition, refondue et augmentée, Paris, 2020.
Dématérialisation : opération visant à ce que les documents sous forme papier ou analogique le soient désormais sous forme électronique, soit par le biais d’une opération de numérisation, soit par la révision des processus de production et de gestion de l’information. Source : Abrégé d’archivistique. Principes et pratiques du métier d’archiviste. Association des archivistes français (AAF)– 4ème édition, refondue et augmentée, Paris, 2020.
Donnée : représentation formalisée de l’information, adaptée à la communication, à l’interprétation ou au traitement. Par exemple, une séquence de bits, un tableau de nombres, les caractères d’une page, un enregistrement audio, etc. Source : L’archivage numérique à long terme ? Les débuts de la maturité.
Élimination : procédure réglementée qui consiste à soustraire un dossier ou un ensemble de dossiers du versement auquel il appartient, ou bien encore à soustraire des documents du dossier auquel il appartient, car ils sont dépourvus d’utilité administrative et d’intérêt historique. Source : Abrégé d’archivistique. Principes et pratiques du métier d’archiviste. Association des archivistes français (AAF)–4ème édition, refondue et augmentée, Paris, 2020.
Empreinte : ensemble des bits caractéristique d’un document numérique, obtenu par une fonction de hachage. Toute modification du document numérique entraîne la génération d’une empriente différente. Source : Abrégé d’archivistique. Principes et pratiques du métier d’archiviste. Association des archivistes français (AAF)–4ème édition, refondue et augmentée, Paris, 2020.
Générateur SEDA : outil permettant de générer des paquets d’archives au format SEDA (Standard d’échange de données pour l’archivage). Ce standard modélise les différentes transactions qui peuvent avoir lieu entre des acteurs dans le cadre de l'archivage de données. Ces transactions sont au nombre de six : le transfert, la demande de transfert, la modification, l'élimination, la communication et la restitution. Les acteurs sont eux au nombre de cinq : le service producteur, le service versant, le service d'archives, le service de contrôle et le demandeur d'Archives. Source : Les archives électroniques. Lorène Béchard, Lourdes Fuentes Hashimoto et Édouard
25 Vasseur. Deuxième édition, enrichie et mise à jour– Une publication de l’Association des archivistes français, Collection « Les petits guides des archives », 2020.
Intégrité : qualité d’un document ou d’une donnée qui n’a pas été altéré(e). Dans le monde numérique, un document ou une donnée est réputé(e) intègre si son empreinte à un temps t +1 est identique à l’empreinte* prise à un temps T. Source : Les archives électroniques. Lorène Béchard, Lourdes Fuentes Hashimoto et Édouard Vasseur. Deuxième édition, enrichie et mise à jour– Une publication de l’Association des archivistes français, Collection « Les petits guides des archives », 2020.
Format (format de représentation de l’information, format de fichier) : ensemble des caractéristiques logiques d’organisation de l’information, conditionnant à la fois le mode d’accès aux données, leur diffusion et leur conservation. Source : groupe de travail de l’Association des archivistes français “Conduire un projet d’e-archivage dans la sphère publique”.
Métadonnées : ensemble de données caractérisant d’un point de vue technique, structurel et contextuel un document ou une donnée en fournissant l’information indispensable à sa gestion, son accessibilié, son exploitation. Source : boîte à outils Astaré (Analyse stratégique de l’archivage électronique).
Paquet d’archives : terminologie issue de la norme OAIS qui insiste sur l’idée que pour chaque objet (document ou donnée) conservé, on va aussi devoir préserver des informations sur cet objet, appelées métadonnées. Un paquet d’archives/informations est ainsi un conteneur conceptuel porteur de deux types d’informations : le contenu d’information et l’information de pérennisation. Source : Note d’information DGP/SIAF/2011/010 relative au modèle de référence pour un système ouvert d’archivage d’information ou OAIS.
Plan de classement : système qui fixe l’organisation des documents et données dans les bureaux (pour le papier, dans les applications ou sur les lecteurs réseaux (pour le numérique) et qui permet de les ranger, de les classer et de les retrouver. Source : Abrégé d’archivistique. Principes et pratiques du métier d’archiviste. Association des archivistes français (AAF)–4ème édition, refondue et augmentée, Paris, 2020.
Pérennisation : la pérennisation de l’information numérique dans le contexte archivistique consiste à conserver mais aussi à maintenir accessibles et intelligibles les archives (documents et données) au cours du temps, que ce soit pour une durée courte ou une durée longue voire très longue dans le cas des archives définitives. Cela implique de mettre en place une organisation et des moyens techniques adaptés aux spécificités de l’information numérique. Source : site internet des Archives de France : https://francearchives.fr/section/88482503/
Politique d’archivage : il s’agit de la pierre angulaire du dispositif documentaire du SAE. Elle se situe au niveau fonctionnel et est indépendante des choix et implémentations techniques. Elle doit donc décrire le cadre général du service et s’apparente ainsi à des conditions générales d’utilisation. Source : Bibliothèque de documents de référence – Contrat de service – v 1.0, Service interministériel des Archives de France, février 2018.
Profil d’archivage : document constituant une matrice de référence permettant de contrôler la validité des bordereaux de versements numériques utilisés pour intégrer des archives dans un Système d’archivage électronique. Le bordereau et le profil qui lui est associé contiennent des informations modélisées grâce au Standard d’échange de données pour l’archivage (SEDA). Source : Service Interministériel des Archives de France, Bibliothèque de documents de référence – Convention pour la mutualisation de l’archivage numérique entre services d’archives – v 1.0, février 2018
Purge : opération technique visant à détruire, tant logiquement que physiquement, des données ou documents dont la conservation ne se justifie plus. Source : Les archives électroniques. Lorène Béchard, Lourdes Fuentes Hashimoto et Édouard Vasseur. Deuxième édition, enrichie et mise à jour– Une publication de l’Association des archivistes français, Collection « Les petits guides des archives », 2020.
26 Récolement : vérification systématique, lors de la prise en charge d’un service d’archives ou à date fixe, de ses fonds et collections, consistant à dresser dans l’ordre des magasins / salles d’archives et des rayonnages la liste des dossiers qui y sont conservés ou qui manquent par rapport aux instruments de recherches/inventaires existants. Source : Abrégé d’archivistique. Principes et pratiques du métier d’archiviste. Association des archivistes français (AAF)–4ème édition, refondue et augmentée, Paris, 2020.
Refoulement : action de rapprocher les unes des autres les unités matérielles de conservation sur les tablettes des rayonnages, afin d’améliorer le rangement et de réorganiser les espaces vacants. Source : Abrégé d’archivistique. Principes et pratiques du métier d’archiviste. Association des archivistes français (AAF)–4ème édition, refondue et augmentée, Paris, 2020.
Restitution / réversibilité : « signifie la capacité d’un système [tel qu’un SAE] à restituer tous les documents conservés, avec leurs métadonnées ainsi que les données nécessaires à garantir l’intégrité et à l’authenticité des documents de façon sécurisée. En outre, dans l’hypothèse où les documents sont confiés [à un organisme/prestataire extérieur], comme un tiers archiveur, la réversibilité implique la capacité à restituer les documents à leur propriétaire, avec toutes les qualités précitées. » Cela implique également, dans un second temps, la destruction de manière définitive, de ces données au sein de son système d’archivage. Source : La réversibilité des données et l’archivage électronique. Ou comment éviter la dépendance technologique. Marie Demoulin, Amélie Vernusset. Lavoisier | « Les Cahiers du numérique ». 2015/2 Vol. 11 | pages 115 à 148. https://www.cairn.info/revue-les-cahiers-du-numerique-2015-2-page-115.htm
Standard d’échanges de données pour l’archivage (SEDA) : ce standard d’échanges de données pour l’archivage permet de modéliser les transactions (transfert, communication, élimination, modification et restitution) entre différents acteurs (service producteur, service versant, service d’archives et demandeur d’archives) dans le cadre de l’archivage. Il précise les types, l’ordre et la forme des messages échangés, définissant quelles métadonnées utiliser pour décrire, gérer et pérenniser l’information. Source : Service Interministériel des Archives de France, Bibliothèque de documents de référence – Convention pour la mutualisation de l’archivage numérique entre services d’archives – v 1.0, février 2018
Sort / traitement final des documents : destination d’un document ou d’un ensemble de documents à l’expiration de son délai d’utilité administrative proposée dans un tableau de gestion d’archivage : élimination, tri ou conservation définitive. Source : Abrégé d’archivistique. Principes et pratiques du métier d’archiviste. Source : Association des archivistes français (AAF)–4ème édition, refondue et augmentée, Paris, 2020.
Tri : opération consistant à séparer, au terme d’une évaluation, dans un ensemble de documents, ceux qui doivent être conservés en raison de leur intérêt historique ou patrimonial de ceux qui sont voués à l’élimination. Source : Abrégé d’archivistique. Principes et pratiques du métier d’archiviste. Association des archivistes français (AAF)–4ème édition, refondue et augmentée, Paris, 2020.
Système d’archivage électronique (SAE) : écosystème se composant d’infrastructures matérielles, de solutions logicielles et de processus métier pilotés et réalisés par des archivistes, dont l’objet est de garantir la bonne gestion du cycle de vie des archives conservées dans le système, leur authenticité, leur intégrité et enfin leur pérennisation à travers le temps. Source : Politique d’archivage dans Bibliothèque de documents de référence pour l’archivage numérique. Service Interministériel des Archivs de France. Février 2018.
Tableau de gestion / référentiel de conservation : état des documents produits par un service ou un organisme, reflétant son organisation et servant à gérer ses archives courantes et intermédiaires et à procéder à l’archivage de ses archives historiques. Il fixe, pour chaque type de documents les délais d’utilité administrative, délai de versement au service d’archives compétent pour les recevoir, traitement final et modalités de tri à lui appliquer. Source : Abrégé d’archivistique.
27 Principes et pratiques du métier d’archiviste. Association des archivistes français (AAF)–4ème édition, refondue et augmentée, Paris, 2020.
Traçabilité : faculté de pouvoir présenter l’historique des traitements opérés sur un document durant son cycle de vie. Source : Abrégé d’archivistique. Principes et pratiques du métier d’archiviste. Association des archivistes français (AAF)–4ème édition, refondue et augmentée, Paris, 2020.
Vrac (bureautique) : dans l’environnement numérique, le « vrac » désigne le plus souvent « le fait d’avoir amoncelé au petit bonheur la chance dans (ou à côté de) l’arborescence capricieuse d’un serveur quelconque, quelques centaines, milliers ou dizaines de milliers de fichiers numériques de toutes provenances et de toutes valeurs, de tous formats de données, nativement numériques ou issus d’un scan, faisant office de copie de travail ou de copie de substitution à l’original papier, connu de leur seul rédacteur ou partagé par plusieurs collègues. L’effet de vrac tient aussi à l’absence totale de règles de nommage, de sorte que, le plus souvent, on ne peut connaître le contenu d’un document qu’en l’ouvrant pour le parcourir (s’il n’est pas verrouillé par un mot de passe), et on n’en connaîtra la valeur que si le statut de validation et de diffusion figure dans le document, ce qui n’est pas gagné !). Source : Blog de Marie-Anne CHABIN. « Esprit critique et grain de sel ». https://www.marieannechabin.fr/2016/05/reflexion-sur-le-vrac-numerique/.
28 ANNEXES
Annexe 1 :
Évaluation du nombre de jour archiviste pour les prestations du niveau 1
29
Offre de service - niveau 1
PrestaƟons
Fourniture d'un espace spéficique et sécurisé dans le SAE 10
Jours formaƟon 7
Jours préparaƟon 3 Mise à disposiƟon d'ouƟls (générateurs SEDA…) 6
4,5
Jours formaƟon 1,5
Jours préparaƟon 3 CoordinaƟon et animaƟon des projets de gesƟon documentaire 30
Réunions 6
PréparaƟon 12
Compte rendu / livrables 12 Accès aux ressources et retours d'expériences via extranet 12
60
Réunions 12
PréparaƟon 32
Compte rendu / livrables 16
Aide et conseil sur l'archivage des dossiers physiques et numériques 4 Aide à l'idenƟficaƟon des données et informaƟons à archiver 2
2
Veille archivisƟque 5 Mise en place de la déclaraƟon des praƟques d'archivage 2 ResƟtuƟon des archives NC
Nbre de jours
par an
SensibilisaƟon / formaƟon des agents aux règles et bonnes praƟques de
gesƟon documentaire et d'archivage
Accompagnement et coordinaƟon de groupes de travail transversaux sur les projets de dématérialisaƟon mutualisés (2 thémaƟques /an)
Aide à la normalisaƟon et à la sécurisaƟon des données et documents
numériques Annexe 2 :
Évaluation du nombre de jour archiviste pour les prestations du niveau 2
30
Offre de service - niveau 2
PrestaƟons
13
4
2
1,5
0,5
9
1
4
2
2,5
3,5
0,5
0,5
Préparer les boîtes à éliminer (repérage, mise en paleƩe = 1 à 2 jours) 2
0,5
2,5
PréparaƟon 1,5 FormaƟon 1
2
2,5
2
0,5
1
0,5
Nbre de jours
par mission
PréparaƟon et suivi des procédures de versements des documents papier et numériques (entre 7 et 13 jours maximum)
AIDE À LA PRÉPARATION DE VERSEMENTS
Aide à la sélecƟon des dossiers à archiver, conseils en maƟère de tri et classement des dossiers, coordinaƟon de l’aspect logisƟque du versement avec les services techniques et informaƟque
DéterminaƟon des délais de conservaƟon des documents et rédacƟon des tableaux de gesƟon documentaires adaptés aux direcƟons et services concernés
Aide à la prise en main des ouƟls de traitement numériques (groupes de 8 à 10 personnes à privilégier)
TRAITEMENT ET PRISE EN CHARGE DES VERSEMENTS (de 4,5 à 9 jours maximum) Relecture, contrôle et finalisation des versements papier et bordereaux afférents préparés par les services producteurs
Réalisation ou reprise d’un versement (tri, classement, analyse, conditionnement = de 1 à 4 jours maximum)
Mise en œuvre de transferts semi-automatisés ou manuels au format SEDA
Rédaction ou consolidation de profils d’archivage (de 1,5 à 2,5 jours) PréparaƟon et suivi des procédures de tri et d’éliminaƟon des documents papier et numériques : bordereaux, contrats pluriannuels d’éliminaƟon (de 2,5 à 3,5 jours maximum)
Rédiger les bordereaux d’élimination et instruire les bordereaux rédigés par les services
Préparer les contrats pluriannuels d’élimination, en lien avec les Archives départementales et identifier les éléments pour mettre en œuvre les éliminations à priori des données des applications métiers
Coordonner l’opération de destruction physique des documents
(archives papier) et suivre les opérations de destruction des archives électroniques
AdaptaƟon des formaƟons et ateliers praƟques sur la mise en œuvre des procédures d’archivage
AdaptaƟon des ouƟls et fiches génériques pour qu’elles correspondent aux spécificités et aux besoins de chaque collecƟvité (de 1 à 2 jours maximum) Accompagnement sur l’amélioraƟon des condiƟons de conservaƟon des documents papier (aménagement locaux de re-conservaƟon, etc.) ( de 2 à 2,5 jours maximum)
Aider à la surveillance des condiƟons de conservaƟon : diagnosƟc et conseils de 1er niveau
Apporter une aide et des conseils de 1er niveau en cas de sinistre
Aide au suivi de projet d’aménagement de locaux (équipement, sécurité) soumis à la validation du directeur des Archives départementales (de 0,5 à 1 jour maximum)
Aider à la mise en œuvre des préconisations du directeur des Archives départementales de Loire-Atlantique 31
PrestaƟons
6
2
0,5
3,5
5
3
2
1
Aide à la gesƟon des accès (droits uƟlisateurs, annuaire) 0,5 Analyse et traitement des anomalies 0,5
5
0,5
0,5
2
2,5
8
1
TOTAL 53
Nbre de jours
par mission
Aide à la gesƟon et raƟonalisaƟon des espaces de conservaƟon (physiques) : refoulement, re-cotaƟon, récolement, etc. (de 3 à 6 jours)
Réaliser des opérations de refoulement dans les espaces dévolus aux éliminables (de 0,5 à 2 jours)
Reprendre des versements et modifier des cotes
Réaliser un récolement du fonds, évaluer les espaces disponibles et anticiper les accroissements (de 1,5 à 3,5 jours)
Préparation de versements et éliminations dans le cadre d’opérations de déménagements (recommandation : 4,5 à 5 jours maximum) AdaptaƟon des formaƟons et ateliers praƟques sur la mise en œuvre des procédures d’archivage
Paramétrer l’instance/l’interface de gesƟon de l’espace de conservaƟon numérique
Gérer les profils d’archivage (rédacƟon, mises à jour, partage)
Accompagnement à la mise en place d’un nouveau flux d’archivage : de la mise en place des contrats de services et de versement à la préparaƟon des paquets d’archives et versements dans le SAE (de 4 à 5 jours maximum)
Aide à la rédaction du contrat de service le cas échéant (pour un service n’ayant effectué aucun versement numérique)
Aide à la rédaction d’un contrat de versement départementales (de 0,5 à 1 jour maximum)
Aide à la rédaction d’un ou de plusieurs bordereaux de versements et d’éliminations, le cas échéant
Réalisation d’un profil d’archivage sur la base des informations collectées auprès des agents du service producteur, de la DSI ou du prestataire informatique, le cas échéant (pour les versements sériels et réguliers c’est-à dire plusieurs fois par an) + accompagnement pour le transfert effectif des fichiers vers le SAE (de 1,5 à 2,5 jours)
Traitement d’un versement manuel (documents stockés sur les espaces réseaux), correspondant à un besoin ponctuel non prévu dans la
programmaƟon annuelle (4 à 8 jours maximum) CommunicaƟon au public interne et externe (pas plus d’une journée par mission) CP3 - Convention particulière :
Animation d’un réseau des instructeurs des
Autorisations de Droits des Sols
et mise en œuvre de la dématérialisation de
l’urbanisme CP3 - Convention particulière :
Animation d’un réseau des instructeurs des Autorisations de
Droits des Sols
et mise en œuvre de la dématérialisation de l’urbanisme -
ENTRE :
Nantes Métropole, représentée par sa Présidente, Mme Johanna ROLLAND, dûment habilitée par une délibération du Conseil Métropolitain en date du ,
ci-après dénommée « NANTES METROPOLE », d’une part,
ET les Communes de :
Basse Goulaine, représentée par son Maire, M Alain Vey dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
Bouaye, représentée par son Maire, M Jacques Garreau, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
Bouguenais, représentée par son Maire, Mme Sandra Impériale, dûment habilitée par une délibération du Conseil Municipal en date du
Brains, représentée par son Maire, Mme Laure Beslier, dûment habilitée par une délibération du Conseil Municipal en date du
Carquefou, représentée par son Maire, Mme Véronique Dubettier-Grenier, dûment habilitée par une délibération du Conseil Municipal en date du
Couëron, représentée par son Maire, Mme Carole Grelaud, dûment habilitée par une délibération du Conseil Municipal en date du
Indre, représentée par son Maire, M Anthony Berthelot, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
La-Chapelle-sur-Erdre, représentée par son Maire, M Fabrice Roussel, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
La Montagne, représentée par son Maire, M Fabien Gracia, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
Le Pellerin, représentée par son Maire, M François Brillaud de Laujardière, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
Les Sorinières, représentée par son Maire, Mme Christelle Scuotto Calvez, dûment habilitée par une délibération du Conseil Municipal en date du
Mauves-sur-Loire, représentée par son Maire, M Emmanuel Terrien, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
1/19 Nantes, représentée par son Maire, Mme Johanna Rolland, dûment habilitée par une délibération du Conseil Municipal en date du
Orvault, représentée par son Maire, M Jean-Sébastien Guitton, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
Rezé, représentée par son Maire, Mme Agnès Bourgeais, dûment habilitée par une délibération du Conseil Municipal en date du
Saint-Aignan-de-Grand-Lieu, représentée par son Maire, M Jean-Claude Lemasson, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
Saint-Herblain, représentée par son Maire, M Bertrand Affilé, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
Saint-Jean-de-Boiseau, représentée par son Maire, M Pascal Pras, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
Saint-Léger-les-Vignes, représentée par son Maire, M Patrick Grolier, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
Sainte-Luce-sur-Loire, représentée par son Maire, M Anthony Descloziers, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
Saint-Sébastien-sur-Loire, représentée par son Maire, M Laurent Turquois, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
Sautron, représentée par son Maire, Mme Marie-Cécile Gessant, dûment habilitée par une délibération du Conseil Municipal en date du
Thouaré-sur-Loire, représentée par son Maire, Mme Martine Oger, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
Vertou, représentée par son Maire, M Rodolphe Amailland, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
d’autre part.
NANTES METROPOLE et les communes de la Métropole sont ci-après conjointement dénommées « les Parties ».
PRÉAMBULE
Les synergies historiques entre les collectivités territoriales dans le champ de l’instruction des autorisations d’urbanisme au regard des règles du PLUm ; de l’instruction des déclarations d’intention d’aliéner au titre du droit de préemption urbain, concourent à l’efficacité des politiques publiques conduites sur le territoire de Nantes Métropole.
2/19 Dès 2008, un groupement de 6 communes avec Nantes Métropole se dotent d’un même logiciel d’instruction des autorisations du droit des sols (ADS) et du foncier. Progressivement et sur 10 ans, l’ensemble des communes rejoindront cette communauté technique.
En 2015, 8 communes de moins de 10 000 habitants conventionnent avec Nantes Métropole pour mutualiser l’instruction des autorisations d’urbanisme jusqu’alors prise en charge par l’État.
En 2018, ce sont l’ensemble des 24 communes avec Nantes Métropole qui expriment le besoin d’animer le réseau des 130 instructeurs des autorisations d’urbanisme et d’accompagner leur expertise, de missions de conseil en architecture.
La dématérialisation de l’urbanisme, au 1er janvier 2022, qui vient réinterroger les pratiques de l’ensemble de la chaîne d’instruction, nécessite de consolider ce socle commun au service de la qualité dans la production immobilière sur le territoire métropolitain en cohérence avec les objectifs du Plan Local d’Urbanisme (PLUm).
Vu les avis des comités techniques de Nantes Métropole et des autres communes listées ci- dessus,
*
* *
Dans le cadre du schéma de mutualisation et de coopération,
IL A ETE CONVENU DE CE QUI SUIT :
Article 1 : Objet
La présente convention particulière a pour objet de préciser la convention (dite ci-après «convention générale ») conclue pour régler les effets du service commun chargé de l’animation du réseau des instructeurs des autorisations de droits des sols, et de le renforcer dans le domaine de la dématérialisation de l’urbanisme.
Ce service commun :
- reprend les contenus de la convention spécifique d’animation du réseau des instructeurs des
Autorisations du Droit des Sols de 2018 ;
- intègre la convention de gestion pour la mise à disposition du logiciel de gestion des ADS et du
foncier ; Et prépare le remplacement de cet outil ;
- confirme les nouveaux besoins d’accompagnement induits par la dématérialisation de
l’urbanisme.
Ce service commun diffère de celui qui a pour objet l’instruction partielle des ADS, conclu entre
Nantes Métropole et 8 de ses communes membres qui fait l’objet d’une autre convention
[convention de service commun chargé de l’instruction et actes relatifs à l’occupation du sol
entre Nantes Métropole et 8 communes du sud ouest ].
Ce service commun s’inscrit en lien étroit avec les autres services communs : Système
d’Archivage Électronique (SAE) et Système d’Information Géographique métropolitain (SIGm).
3/19 Article 2 : Les missions du service commun
1/ L’animation du réseau instructeur pour harmoniser les pratiques d’instruction sur la métropole
Les missions de l’animateur réseau sont définies comme suit :
• Garantir la diffusion de l'information et la gestion de la plateforme collaborative, mettre en place une base documentaire commune ;
• Partager la veille réglementaire et législative ;
• Organiser et animer les formations et séminaires ayant des thèmes variés comme la sensibilisation à l'architecture, l'environnement, la construction et la préservation des paysages… ;
• Partager les analyses sur l'interprétation des nouvelles règles du PLUm ; • Centraliser les questions et mobiliser les compétences requises pour y répondre ; • Coordonner l'action des communes, du Département Urbanisme et Habitat de Nantes Métropole et des Pôles de proximité.
Partage des contentieux administratifs
Le service commun assurera, en lien avec le service juridique de Nantes Métropole, une veille pour garantir une gestion cohérente des recours gracieux et contentieux relatifs aux Autorisations du droit des sols (ADS).
Les contentieux liés aux ADS restent donc de la responsabilité des communes mais il sera recherché une cohérence à l’échelle intercommunale.
2/ la mise en œuvre de la dématérialisation de l’urbanisme (autorisation d’urbanisme et foncier)
Les missions de l’équipe en charge de la dématérialisation de l’urbanisme sont définies comme suit :
• Garantir l’accès applicatif existant à l’ensemble des instructeurs communaux (eService Urbanisme, logiciel de gestion des ADS et du foncier, ...) ;
• Paramétrer les applications pour dématérialiser le cycle de l’instruction réglementaire (communes, service commun du Pôle sud Ouest) et technique (pôles et directions de Nantes Métropole) ;
• Mettre en œuvre les consultations dématérialisées vers 40 services externes, le contrôle de légalité dématérialisé, les statistiques, la fiscalité,...
• Partager les bonnes pratiques, informer et former les utilisateurs ; • Animer la communauté autour d’un espace collaboratif (350 participants) ; • Conduire le projet de dématérialisation sur les périmètres non encore consolidés (numérisation, visas, archivage, gestion relation usager).
• Préparer le remplacement du logiciel de gestion des ADS et du foncier et accompagner les impacts techniques et métiers. Dans le cadre du marché existant avec l’éditeur Opéris (marché de 4 ans : janvier 2021-décembre 2024), il est prévu de changer le logiciel Droits de Cité (DDC) qui n’est plus adaptée à la dématérialisation de l’urbanisme.
4/19 Article 3 : Liste des communes concernées
Les communes qui s’engagent dans la mutualisation sont listées ci-dessous :
• Basse Goulaine
• Bouaye
• Bouguenais
• Brains
• Carquefou
• Couëron
• Indre
• La Chapelle-sur-Erdre
• La Montagne
• Le Pellerin
• Les Sorinières
• Mauves-sur-Loire
• Nantes
• Orvault
• Rezé
• Saint-Aignan-de-Grand Lieu
• Saint-Herblain
• Saint-Jean-de-Boiseau
• Saint-Léger-les-Vignes
• Sainte-Luce-sur-Loire
• Saint-Sébastien-sur-Loire
• Sautron
• Thouaré-sur-Loire
• Vertou
Article 4 : Les moyens consacrés par les communes et moyens mutualisés
1/ L’animation du réseau instructeur
Le service commun est composé d’un agent de catégorie A rattaché au Département Urbanisme et Habitat de Nantes Métropole.
2/ La mise en œuvre de la dématérialisation de l’urbanisme
Le service commun est composé :
- d’un agent sur un poste permanent de catégorie B qui met en œuvre la dématérialisation auprès des communes (adaptation applicative aux usages métiers, construction technique et méthodologique du cycle de l’instruction réglementaire (communes, service commun du Pôle sud Ouest) et technique (pôles et directions de Nantes Métropole), mise en œuvre des consultations vers 40 services externes,...) ;
- d’un agent sur un poste temporaire (4 ans) de catégorie A de chef de projet (pilotage de la démarche, cadrage des besoins applicatifs -numérisation, visas, archivage, gestion relation usager, changement d’outil de gestion des ADS et du foncier-, communication et animation des
5/19 réseaux, partenariats…). A l’issue des 4 ans, une évaluation permettra d’interroger l’intérêt du service commun ou la réorientation de son périmètre.
Il est également prévu de comptabiliser au titre du service commun :
- un forfait équivalent aux ressources du Département des Ressources Numériques qui ont été estimé sur les interventions prévisionnelles 2022 [1/2 etp A, 1/4 etp B] ;
- les charges de structures sur les ressources humaines (9,5 % de la masse salariale) ;
- la maintenance prévue au marché du logiciel de gestion des ADS et du foncier. La signature de la présente convention par la commune vaut adhésion aux conditions générales du marché. Pour rappel, le marché prévoit des prestations de formation qui sont dorénavant assurées par le service commun au titre de l’accompagnement à la transformation numérique des métiers de l’instruction induit par la dématérialisation de l’urbanisme.
Il est à noter que le remplacement du logiciel de gestion des ADS et du foncier pourra engendrer, en cas de nouvelle consultation, des coûts supplémentaires (initialisation, reprise de données, interfaçage,…).
Article 5 : Les modalités de fonctionnement du service
a) Les rôles et responsabilités sur le domaine
Nantes Métropole Communes
Animateur du réseau instructeur
et
mise en œuvre de la dématérialisation
de l’urbanisme
Gestion des
ressources humaines
Désigner les référents
communaux
Garantir les
plateformes
techniques (Espace
Co, logiciel de
gestion des ADS et
du foncier, eservice
urbanisme,…) et leur
évolution
Garantir la logistique
(salles pour les
formations et
séminaires)
Garantir la bonne
information des
acteurs
b) Les modalités d’échanges entre la Métropole et le service commun
Nantes Métropole Communes
Animateur du réseau instructeur
et
Animation des
espaces Co (réseau
Participer aux réunion de
réseau des référents des
6/19 mise en œuvre de la dématérialisation
de l’urbanisme
ADS et DDC -nom
actuel-) ; Animation
des webinaires et
formations autant que
de besoin
communes (3 à 4 fois par an)
selon les modalités partagées
(présentiel ou distanciel)
Utiliser les flux dématérialisés
mise en œuvre entre les
parties
c) Les procédures applicables et modalités de gouvernance technique
Nantes Métropole Communes
Animateur du réseau instructeur
et
mise en œuvre de la dématérialisation
de l’urbanisme
La conférence des DGS est le lieu de la gouvernance
technique du service commun. Il y est fait des points
d’information autant que de besoin ainsi qu’un point
annuel d’activité.
d) La propriété des outils et des données
Les Outils Leur propriété
Plateforme extranet Nantes Métropole
Espaces Co Nantes Métropole
eservice urbanisme Mutualisé
Outil de gestion de dossier Nantes Métropole
Écosystème et architecture technique nécessaire à la bonne conduite du service commun : outils connexes (formulaire de gestion relation usager, Système d’Archivage Électronique, SIGm, numérisation, visa, …) ou support (environnement d’intégration, de préproduction, de production,… réseau informatique communautaire -RIC-)
Mutualisé / Nantes
Métropole
Dispositions spécifiques au champ d’application de la convention sur le volet de dématérialisation de l’urbanisme
L’étape initiale de la dématérialisation de l’urbanisme est une téléprocédure, qui canalise le flux opposable des demandes.
L’accessibilité au eservice urbanisme est régie par les conditions générales d’utilisation de la plateforme https://eservices.nantesmetropole.fr/web/guest/accueil-particuliers
complétées de celles spécifiques à la brique urbanisme
https://eservices.nantesmetropole.fr/documents/20143/19077811/
CGU_NM_GuideProgrammeDemat.pdf
7/19 Les communes s’engagent à utiliser ce seul canal et à en faire la promotion sur leur site institutionnel. Les communes assurent l’aide et l’assistance aux pétitionnaires afin de les guider, le cas échéant, dans leur démarche en ligne.
Dans le cas spécifique des demandes déposées en papier, celles-ci sont intégrées par les communes dans l’application de gestion de dossier commun permettant notamment la diffusion opposable des règlements applicables du PLUm. Cette intégration s’effectue à minima par une saisie des contenus des cerfa. Une solution de numérisation en copie fidèle sera étudiée dans le cadre des missions du service commun.
Les communes s’engagent à exploiter le logiciel de gestion de dossier conformément aux usages recommandés lors des formations effectuées par le service commun, pour la bonne instruction des dossiers : enregistrement, description, notification, modèle, diffusion, consultation,...
L’usage des données
La répartition des compétences en termes d’urbanisme et de foncier nécessite de partager des données et des traitements entre Nantes Métropole et les communes membres sous une forme collaborative.
L’urbanisme constitue une compétence partagée entre la Métropole et les 24 communes de l’agglomération :
1. la Métropole est compétente en planification urbaine et fait évoluer son Plan Local d’Urbanisme métropolitain (PLUm),
2. … sur la base duquel s’appuient les communes, qui sont compétentes pour instruire les autorisations du droit des sols (ADS) -cas particulier du service commun d’instruction pour 8 communes-
3. dans le cadre de cette instruction, les communes sollicitent pour avis technique la Métropole, compétente en matière de voirie et réseaux divers (eau, assainissement,...)
Pour ce qui est du foncier, la Métropole dispose du droit de préemption urbain. Elle instruit donc les déclarations d’intention d’aliéner (DIA), après transmission des dossiers (déposés en commune) et avis des communes. De plus, la Métropole peut déléguer à la commune le droit de préemption ; auquel cas c’est la commune qui mène la procédure.
Pour l’exercice de ces compétences, la Métropole porte une stratégie foncière et observe la construction neuve, indispensable au suivi de la mise en œuvre du Programme Local de l’Habitat (PLH). Ces analyses et observations s’appuient notamment les données constituées dans l’outil de gestion des ADS et du foncier.
Le traitement des données à caractère personnel
Les communes de Nantes Métropole et Nantes Métropole traitent des données à caractère personnel d’usagers et s’engagent de ce fait à respecter les dispositions de la loi informatique et libertés dans sa dernière version modifiée du 20 juin 2018 ainsi que le Règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à
8/19 caractère personnel et à la libre circulation des données, (ci-après « RGPD »), applicable depuis le 25 mai 2018.
Les données à caractère personnel recueillies font l’objet d’un traitement informatique réalisé par les 24 communes de Nantes Métropole et Nantes Métropole, sur la base de plusieurs obligations légales, aux fins :
• d’instruire la demande d'autorisation d'urbanisme,
• de constituer un espace personnel permettant les échanges entre le demandeur et l’administration, conformément à l’article L. 423-3 du code de l’urbanisme • d’établir des statistiques conformément à l’article L. 423-2 du code de l’urbanisme. • de procéder à l’affichage réglementaire sur les sites officiels des 24 communes et sur le site officiel des données publiques ouvertes de Nantes Métropole https://data.nantesmetropole.fr/pages/home/, conformément aux articles L. 312-1-2 et D. 312-1-3 du Code des relations entre le public et l’administration.
S’agissant en particulier de l’instruction des demandes d’autorisations d’urbanisme, les responsables de traitement sont les Maires des 24 communes de Nantes Métropole, chacun respectivement pour leur commune.
Les destinataires de ces données sont :
• les services instructeurs des communes et de Nantes Métropole, • les services consultés,
• les services en charge de la statistique, de la fiscalité et du contrôle de légalité.
S’agissant de la publication électronique des avis de dépôt et décisions d’urbanisme, les Maires des 24 communes et Nantes Métropole ont conclu un accord de responsabilité conjointe conformément à l’article 26 du RGPD.
Aux termes de cet accord, il a été convenu que seules les données suivantes feraient l’objet d’une publication électronique ou d’un affichage en Mairie : le numéro de dossier, le type de dossier, le code commune, le nom de la commune, la date de dépôt, la description du projet, la surface plancher créée, l’adresse des travaux, la date de la décision, le type de décision, l’état du dossier et ce, à l’exclusion des noms et prénoms des pétitionnaires.
Les données traitées font l’objet d’une publication électronique pendant le temps de l’instruction du dossier, puis durant deux mois à compter de la décision, avant d’être supprimées de la plateforme d’Open Data.
S’agissant de la conservation des données collectées, le service commun en charge de la mise en œuvre d’un système d’archivage électronique (SAE) organise cette conservation avec les communes de Nantes Métropole, conformément à la réglementation en vigueur en matière d’archivage.
Les responsables de traitement (les 24 communes de Nantes Métropole et Nantes Métropole) prennent toutes les précautions utiles pour préserver la sécurité des données personnelles, et notamment au moment de leur collecte, durant leur transmission et leur conservation, afin d’empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.
9/19 Article 6 : Les indicateurs et valeurs cibles d’évaluation annuelle de l’activité
1/ Les indicateurs suivis pour le réseau instructeur :
• nombre de formations
• synthèse des grilles d’évaluation des formations
• nombre de requêtes/réponses sur la plateforme
• modalités de capitalisation des informations transmises
• nombre de réunions du réseau
2/ Les indicateurs suivis pour la mise en œuvre de la dématérialisation de l’urbanisme : • statistiques d’autorisations d’urbanisme dématérialisées
• synthèse des services (internes externes) raccordés au process dématérialisés • suivi de la feuille de route des outillages
• nombre de formations, webinaire d’information,...
A l’issue de 4 années, une évaluation particulière permettra de rendre compte auprès de la conférence des DGS, et d’interroger l’intérêt du service commun ou la réorientation de son périmètre, notamment au regard du maintient du poste temporaire de chef de projet.
Article 7 : Entrée en vigueur, durée et fin de la convention
La présente convention entrera en vigueur à la date à laquelle elle aura acquis un caractère exécutoire.
A cette date, la précédente convention particulière relative à l’animation des ADS en date du 29 décembre 2017 sera abrogée.
Elle prend fin automatiquement avec la convention générale mentionnée à l'article 1" ci-dessus.
Article 8 : Dénonciation - Résiliation
En cas d’inexécution ou de manquement aux obligations contractuelles, les parties peuvent demander la résiliation anticipée de la présente convention. Les modalités en seront les suivantes : envoi d’une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception. Si dans un délai de 3 mois, aucune mesure corrective des dysfonctionnements constatés n’est mise en œuvre, ou si les mesures prises demeurent insuffisantes, la résiliation prendra effet à la date de réception d’un nouveau courrier recommandé avec accusé de réception.
En outre les parties peuvent dénoncer la présente convention par lettre recommandée avec accusé de réception sous réserve d’un préavis de 9 mois.
Article 9 : Litiges
Les Parties s’engagent à rechercher une solution amiable à tout litige pouvant survenir dans l’exécution de la présente convention. A défaut de résolution amiable, le Tribunal Administratif de NANTES sera compétent.
10/19 Fait à NANTES, le
Pour NANTES METROPOLE
Madame Johanna ROLLAND
Pour la commune de Basse Goulaine
Monsieur Alain VEY
Pour la commune de Bouaye
Monsieur Jacques GARREAU
Pour la commune de Bouguenais
Madame Sandra IMPERIALE
Pour la commune de Brains
Madame Laure BESLIER
Pour la commune de Carquefou
Madame Véronique DUBETTIER-GRENIER
Pour la commune de Couëron
Madame Carole GRELAUD
Pour la commune de Indre
Monsieur Anthony BERTHELOT
Pour la commune de La-Chapelle-sur-Erdre
Monsieur Fabrice ROUSSEL
Pour la commune de La Montagne
Monsieur Fabien GRACIA
Pour la commune de Le Pellerin
Monsieur François BRILLAUD
DE LAUJARDIERE
Pour la commune de Les Sorinières
Madame Christelle SCUOTTO CALVEZ
Pour la commune de Mauves-sur-Loire
Monsieur Emmanuel TERRIEN
Pour la commune de Nantes
Madame Johanna ROLLAND
11/19 Pour la commune de Orvault
Monsieur Jean-Sébastien GUITTON
Pour la commune de Rezé
Madame Agnès BOURGEAIS
Pour la commune de Saint-Aignan-de-Grand-
Lieu
Monsieur Jean-Claude LEMASSON
Pour la commune de Saint-Herblain
Monsieur Bertrand AFFILE
Pour la commune de Saint-Jean-de-Boiseau
Monsieur Pascal PRAS
Pour la commune de Saint-Léger-les-Vignes
Monsieur Patrick GROLIER
Pour la commune de Sainte-Luce-sur-Loire
Monsieur Anthony DESCLOZIERS
Pour la commune de Saint-Sébastien-sur-
Loire
Monsieur Laurent TURQUOIS
Pour la commune de Sautron
Madame Marie-Cécile GESSANT
Pour la commune de Thouaré-sur-Loire
Madame Martine OGER
Pour la commune de Vertou
Monsieur Rodolphe AMAILLAND
12/19 - Annexes -
Annexe 1 : Liste des postes mutualisés
Annexe 2 : Fiche d’impact décrivant les impacts ressources humaines
Annexe 3 : Dématérialisation de l’urbanisme : définition du périmètre et cadrage technique
13/19 - Annexe 1 : Liste des services communs à Nantes Métropole et aux communes , gérés par Nantes Métropole -
Direction Nombre de postes mutualisés / créés
Département Urbanisme et Habitat - Direction
Stratégie et Territoires - service Études et
Planification
1 A, responsable de l’animation du réseau
ADS
Département Urbanisme et Habitat – service
Urbanisme Numérique
1 A, chef de projet dématérialisation de
l’urbanisme (4 ans)
1 B, technicien géomatique chargé de la mise
en œuvre de la dématérialisation de
l’urbanisme
14/19 - Annexe 2 : Fiche d’impacts décrivant les impacts ressources humaines -
Pacte de coopération et de solidarité métropolitaines
Animation des ADS et dématérialisation de l’urbanisme
I – Impacts sur l’organisation de la direction (postes)
Cf. Dossier CT et Annexes «Organigramme avant et après» pour le périmètre du Département Urbanisme et Habitat (DUH).
Transfère de deux postes :
- un poste de catégorie B - technicien géomatique
- un poste de Catégorie A - Ingénieur, chef de projet
II – Conditions de travail
Lieu de travail : 5, rue Vasco de Gama (pas de changement de site de travail pour les agents).
Horaires de travail : horaires variables.
III – Les éléments de rémunération
Régime indemnitaire :
Outre les éléments statutaires, les éléments de rémunération seront versés selon les modalités émanant de la politique ressources humaines mise en œuvre par Nantes métropole. La garantie des éléments individuels de rémunération est posée à poste et mission similaire.
La politique RH de Nantes métropole s’exprime au travers des délibérations qui rendent exécutoire l'application des protocoles RIE pour les agents de catégorie C, RIF pour les agents de catégorie B et fonctionnalité pour les agents de catégorie A. Elle garantit une continuité pour chaque agent de ses conditions de rémunération.
La prime de service public est versée selon les conditions et modalités définies par la collectivité.
V – Les avantages sociaux
La politique RH de Nantes métropole garantit également la continuité des dispositifs de protection sociale et d’avantages sociaux, sans interruption ou période de carence. Ainsi, les participations de l’employeur aux dispositifs cités ci-après et les garanties des contrats souscrits par les agents se poursuivent dans les mêmes conditions :
a) Complémentaire santé,
b) Prévoyance,
c) Participation de l’employeur aux déplacements domicile / travail (TAN, SNCF, TER réseau Atlantic, indemnité trajet vélo)
d) Participation aux séjours de vacances enfants,
e) Participation aux frais de garde de jeunes enfants,
f) Attribution des tickets restaurants,
g) Comité des Œuvres Sociales.
15/19 - Annexe 3 : Dématérialisation de l’urbanisme : définition du périmètre et cadrage technique -
Définitions du périmètre
Écosystème numérique : il faut entendre par écosystème numérique, l’ensemble des briques applicatives nécessaires à la bonne conduite du projet de dématérialisation de l’urbanisme.
Dématérialisation de l’urbanisme :
La dématérialisation de l’urbanisme se définit comme1 :
1- la dématérialisation des demandes d’autorisation d’urbanisme et la dématérialisation de leur instruction ;
2- la mise à disposition des documents d’urbanisme au format numérique au sein du Géoportail de l’urbanisme ;
3- le développement et l’articulation du Building Information Modeling (BIM) avec les projets et démarches d’urbanisme ;
4- la transmission dématérialisée des déclarations d’Intention d’Aliéner (DIA).
Le phasage du projet métropolitain priorise l’axe 1 qui répond aux deux obligations réglementaires au 1er janvier 2022 : recevoir et instruire les autorisations d’urbanisme dématérialisées.
L’axe 2 a été réalisé avec l’approbation du PLUm en avril 2019, le 4 est opérationnel depuis janvier 2021 via le seservice urbanisme. Il est proposé de traiter l’axe 3 ultérieurement, en le corrélant aux études des solutions logicielles offertes aux instructeurs pour instruire sur la base de maquette 3D.
La mise en œuvre de la dématérialisation de l’urbanisme s’appuie sur 3 leviers d’action : la mise en œuvre d’un socle technique, la conduite du changement dans les organisations communales et métropolitaines, une offre de service renouvelée vers l’usager.
1/ Mettre en œuvre une suite de solutions logicielles, issues de l’écosystème numérique métropolitain, et répondant aux étapes d’une dématérialisation complète de la chaîne d’instruction : phase 1 (Réception / Instruction) phase 2 (Validation / Mise à disposition / Numérisation et Archivage)
1 Source : Charte d’engagement pour la réussite de la dématérialisation de l’urbanisme signée le 25 avril 2019, entre l’État et les associations d’élus (AdCF, AMF)
16/19 Les investissements en solutions logicielles sont portés principalement par le marché « Droits de Cités » pour 4 ans (1M€TTC), et par le Schéma de mutualisation « Gestion documentaire archives » avec la mise en place du Système d’Archivage Électronique (SAE).
Le financement des équipements communaux n’entre pas dans le cadre de cette convention particulière. Pour autant, des préconisations sont effectuées pour optimiser les postes de travail (instructeurs, accueils,…) et les équipements qui deviendraient nécessaires (numérisation,…).
2/ Conduire le changement dans les organisations communales en lien avec les organisations métropolitaines en mobilisant :
- La formation aux nouvelles modalités d’instruction technique et réglementaire : ergonomie des postes de travail, outil de métré de plan numérique, nouvelle gestion des délais et des visas sur les décisions,… ;
- L’adaptation des organisations : affectation des dossiers aux instructeurs ; alertes et notifications des évènements sur les dossiers ; harmonisation du formalisme et contenu des décisions, affichage numérique,… ;
- L’ajustement du projet suite aux expérimentations de déploiement : extension des dossiers pouvant être déposés (autorisation de travaux, alignements,…).
L’absence de support matériel papier modifie en profondeur les pratiques de l’instruction pour l’ensemble des métiers (agents d’accueil, gestionnaires administratifs, instructeurs réglementaires, instructeurs techniques, surveillants de travaux), soit près de 300 collaborateurs qu’il convient d’accompagner pour redéfinir, avec eux, les modalités d’instruction de plus de 40 000 dossiers par an2.
3/ Faciliter le « parcours usager » numérique et physique.
Les actions engagées autour des usages (modes opératoires d’aide au dépôt, support des services urbanismes communaux, préconisation en équipement des accueils physiques, communication auprès des réseaux professionnels) d’un parcours numérique fluide (cohérence des sites institutionnels) pourrait être consolidé par une mobilisation citoyenne garante d’une offre adaptée.
Cadrage technique
1- Sécurité
Nantes Métropole s'engage à mettre en œuvre les moyens les plus pertinents pour assurer les meilleures garanties sur la disponibilité, la confidentialité et l'intégrité des données via sa politique de sécurité des Systèmes d’Information.
2- Gestion des incidents
2 Les impacts de la transition numérique sur les métiers territoriaux - Etude CNFPT – 23 novembre 2021
17/19 On appelle « incident » tout événement qui ne fait pas partie du fonctionnement normal et qui provoque ou peut provoquer une interruption ou une diminution de la qualité de service.
Nantes Métropole et la commune s’engagent au traitement de ces incidents.
Les incidents sont classés en deux catégories :
h) Les incidents techniques : Problème de réseau, poste client, base de données
i) Les incidents fonctionnels : Anomalie logicielle
Lorsqu’un utilisateur communal détecte un incident technique,
j) Il produit un appel au Support Technique des Postes de travail (STP)
k) Il interpelle son gestionnaire d’application pour les vérifications d’usages (poste de travail et accès au réseau) afin d’analyser si les moyens locaux ne sont pas en cause
Si le traitement des incidents est assuré par la structure STP qui en effectue le dispatching et en pilote la résolution, le responsable application de Nantes Métropole accompagne, avec la commune, la clôture de l’incident.
Lorsqu’un utilisateur communal détecte un incident fonctionnel, il en fait retour au service commun pour suivi et traitement : qualification de l’anomalie auprès du support logiciel, suivi et traitement des tickets.
Pour l’application Droits de Cité, la comitologie des traitements fonctionnel est encadré par le marché.
3- Gestion des changements
Définition : on appelle « changement » toute évolution dans l’infrastructure technique intervenant en correction à un problème, en évolution de fonctionnalités, ou encore en réponse à des exigences imposées par l’extérieur (législation, adaptations diverses).
La dématérialisation de l’urbanisme entre dans ce cadre (législatif) avec un impact logiciel majeur.
La feuille de route du marché Opéris [janvier 2021-décembre 2024] intègre la migration vers une solution logicielle de gestion de dossier adaptée.
Nantes Métropole aura la responsabilité d’effectuer ces changements ; Les moyens pour y parvenir seront validés en conférence des DGS conformément à l’article 5 c) de la présente convention.
Ces validations pourront induire une évolution des conditions financières de la présente convention.
4- Administration du logiciel de gestion de dossier
Nantes Métropole est administrateur principal de la solution logiciel de gestion de dossier.
Nantes Métropole est seule juge et responsable des niveaux d’autorisation d’accès au logiciel qu’elle accorde au sein de ses services.
La commune est seule juge et responsable des niveaux d’autorisation d’accès au logiciel qu’elle accorde au sein de ses services.
18/19 La commune est responsable de ses comptes utilisateurs, il lui appartient de veiller à leur actualisation en cohérence avec les mouvements de personnel. La gestion technique des comptes (création, suppression) est assurée par le service commun.
Nantes Métropole ne pourra être tenue responsable de toute perte ou dommage résultant de l’accès au logiciel par un utilisateur ou un tiers non désigné par la commune.
Dans ce cadre, la commune s'engage tant en son nom qu’au nom et pour le compte des utilisateurs qu’elle aura désignés, à informer Nantes Métropole de toute utilisation des codes d’accès au logiciel qu’elle jugerait frauduleuse. Nantes Métropole et la commune devront évaluer le préjudice et prendre les mesures adéquates. Nantes Métropole en informera les autres communes.
5- Relation avec l’éditeur du logiciel de gestion de dossier
Nantes Métropole est l’unique interlocuteur vis-à-vis du fournisseur.
6- Conditions financières du logiciel de gestion de dossier
La commune rembourse les frais à Nantes Métropole, sur la base de justificatifs des dépenses engagés par Nantes Métropole :
l) les frais annuels de maintenance en fonction de la population,
m) les frais correspondant à une demande de prestation spécifique par la commune conforme au bordereau des prix unitaires du marché,
n) Les frais relatifs à un changement de version et aux évolutions logicielles non individualisables.
7- Réversibilité en cas de dénonciation – résiliation de la présente convention (article 8)
La commune pourra demander la récupération des données hébergées par Nantes Métropole.
19/19 CP4 - Convention particulière :
Gestion du Centre de Supervision Urbain CP4 - Convention particulière :
Gestion du Centre de Supervision Urbain
ENTRE :
Nantes Métropole, représentée par sa Présidente, Mme Johanna ROLLAND, dûment habilitée par une délibération du Conseil Métropolitain en date du
ci-après dénommée « NANTES METROPOLE », d’une part,
ET les Communes de :
Basse Goulaine, représentée par son Maire, M Alain Vey, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
La Chapelle sur Erdre, représentée par son Maire, M Fabrice Rousel, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
Nantes, représentée par son Maire, Mme Johanna Rolland, dûment habilitée par une délibération du Conseil Municipal en date du
Rezé, représentée par son Maire, M Agnès Bourgeais dûment habilitée par une délibération du Conseil Municipal en date du
Saint-Herblain, représentée par son Maire, M Bertrand Affilé, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
Saint-Léger-les-Vignes, représentée par son Maire, M Patrick Grolier, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
Vertou, représentée par son Maire, M Rodolphe Amailland, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
d’autre part.
NANTES METROPOLE et les 6 communes de la Métropole sont ci-après conjointement dénommées « les Parties ».
1/11 PRÉAMBULE
Outil au service de la prévention situationnelle, la vidéoprotection ne peut constituer une réponse unique aux problématiques de tranquillité publique. Elle peut en revanche y contribuer en support de l’action de l’État et au service des objectifs de tranquillité publique des communes. Les caméras de vidéoprotection viendront en particulier compléter les démarches de prévention situationnelle engagées au niveau local en dotant les services d’un outil complémentaire de gestion de l’espace public permettant d’intégrer la dimension sécurité dans la réalisation des projets et des aménagements urbains.
Le projet de vidéoprotection métropolitain englobe tout à la fois la mise en œuvre d’un système de caméras dédié à la protection des biens et des personnes ainsi que le renvoi et l’exploitation des images à un Centre de Supervision Urbain (CSU). Le CSU a été créé par délibération du Conseil Métropolitain du 13 octobre 2017.
Il comporte un volet proposant aux villes de la Métropole d’avoir une possibilité d’accès à ce CSU et de bénéficier d’une aide à la constitution des réseaux de caméras communaux dans le cadre d’un service commun métropolitain.
La création d’un réseau de caméras de vidéoprotection sur la métropole nantaise s’inscrit dans le cadre de la politique de tranquillité et sécurité publique des communes.
Elle répond aux objectifs d’amélioration de la gestion des espaces publics, et la sécurité des personnes et des biens ; elle permet aussi de répondre davantage aux demandes sociales de sécurité et de prévention et de lutter contre le sentiment d’insécurité. Enfin, cette création doit permettre d’aider les services de police et gendarmerie à la résolution d'enquêtes
Elle garantit le respect des libertés individuelles au travers d’un comité d’éthique et d’une charte propres à chaque commune qui restera libre de s’en doter.
*
* *
IL A ETE CONVENU DE CE QUI SUIT :
Article 1 : Objet
La présente convention particulière a pour objet de préciser la convention (dite ci-après « convention générale » conclue pour régler les effets de la création du service commun chargé de la gestion du centre de supervision urbain (CSU) mutualisé chargé d’’exploiter les images du réseau de caméras de vidéoprotection implantées sur le territoire de la Métropole.
Le centre de supervision urbain, objet de la présente convention, est un service commun au sens de l’article L5211-4-2 du code général des collectivités territoriales.
La convention fixe les modalités de mise en œuvre du service commun, les moyens humains et matériels nécessaires à l’activité du service et traite les aspects financiers de cette création.
2/11 Article 2 : Périmètre d’intervention du service commun
Le centre de supervision urbain, objet de la présente convention, est créé dans le cadre du schéma de mutualisation et coopération de la Métropole nantaise et des 24 communes, approuvé le 15 décembre 2015.
Nantes, Basse Goulaine, La Chapelle sur Erdre, Rezé, Saint-Herblain,Saint-Léger-les-Vignes et Vertou adhérent à ce service commun.
Le réseau de vidéoprotection dont il est chargé d’assurer la gestion et l’exploitation présente les spécificités suivantes :
➢ Critères d’implantation
Sur l’ensemble de la métropole, les caméras sont implantées exclusivement pour observer l’espace public, dans des lieux de délinquance avérés et qui présentent des flux importants de population (centralité, stations de transport, pôle commercial…). Elles peuvent aussi être implantées sur des sites spécifiques qui font déjà l’objet de mesures coordonnées de lutte contre la délinquance à titre complémentaire (vie nocturne dense…).
➢ Les choix des lieux d’implantation feront l’objet d’une étude préalable de faisabilité technique et financière soumise à arbitrage de la commune et de Nantes métropole, du fait de la prise en charge partagée à 50-50 par les communes et la métropole.
Article 3 : missions et organisation du service commun
Le service commun assure les missions suivantes
3,1 Implantation des caméras :
Le service commun assure la maîtrise d'ouvrage de la création d’un réseau de caméras sur le territoire des communes adhérentes au service commun comme suit : - Nantes Métropole assure l’acquisition des équipements nécessaires, la réalisation des travaux de génie civil et la maintenance des installations.
- Les communes peuvent bénéficier d’un marché d'études métropolitain pour évaluer les différentes possibilités techniques d'implantation, les coûts et les plannings de mise en œuvre.
3,2 Exploitation des images :
Le Centre de Supervision Urbain (CSU) reçoit les flux vidéo des caméras de vidéoprotection : - Il pilote en direct les caméras et procède à l’enregistrement des images. Il réalise les extractions sur réquisitions judiciaires en lieu et place des personnels communaux. - Il assure un renvoi permanent des images à l’Hôtel de Police de Nantes et au CORG de la Gendarmerie nationale
Nantes Métropole prend en charge l’équipement du CSU métropolitain. Les communes qui souhaitent un retour d’images dans les locaux leur appartenant prendront en charge leur équipement (local, mobilier, fourniture d’énergie, équipement et réseau de transmission).
Conditions d'exploitation du Centre de Supervision Urbain :
- Le CSU fonctionne 24h/24 – 7j/7
- Il est localisé sur un plateau situé bâtiment Saverne, rue Saverne, à Nantes, aux côtés du CRAIOL et du PC circulation pour des raisons techniques.
3/11 - Il est rattaché à la Direction Générale Territoires Proximité Déchets Sécurité de Nantes
Métropole.
Article 4 : outil spécifique mis à disposition des communes
Un outil de vidéo verbalisation est mis à la disposition des communes membres du CSU. Cette mise à disposition est optionnelle ; les communes restent libres de l’utiliser. L’outil s’appuie sur le parc de caméras existant.
Les caméras du CSU sont toutes déclarées en Préfecture à des fins de vidéoprotection et de vidéo verbalisation.
Le personnel habilité à vidéo verbaliser doit être un agent communal soit de Police municipale, soit un A.S.V.P., soit un agent assermenté par le Procureur de la République et le juge d'instance près le tribunal de police.
La liste des infractions verbalisables sans interception du conducteur est inscrite dans les articles L121-1, L121-2, L121-3 et R121-6 du Code de la Route et est désormais fixée par décret en Conseil d’État.
L’agent vidéo verbalisateur d’une commune membre du CSU devra se connecter au site de vidéo verbalisation depuis un poste CSU via son code personnel, ses propres identifiants ANTAI et le matériel de la commune. Le relevé d’infraction et les éventuelles contestations relèvent de la gestion communale.
Cet outil est pris en charge à 100 % par Nantes métropole, sans refacturation aux communes.
Article 5 : Moyens humains et moyens matériels
Le Centre de Supervision Urbain comporte 10 postes de visionnage. Pour faire face à l’augmentation du parc de caméras et optimiser la gestion opérationnelle, son effectif est augmenté de 2 opérateurs à 250 caméras et de 2 opérateurs à 300 caméras. Le service fonctionnera donc avec un effectif à terme de 21 agents : 19 opérateurs de catégorie C (au lieu de 15), un cadre de proximité de catégorie B et un responsable de la structure de catégorie A.
Par ailleurs, la maintenance et l’entretien du patrimoine lié aux installations est actuellement assurée par un équivalent temps plein de technicien B positionné au service Régulation de trafic au sein de la Direction de l’Espace Public.
Pour assurer la maintenance d’un parc de caméras augmenté, il est nécessaire de recruter en sus 0,5 équivalent temps plein de technicien B, toujours positionné au service Régulation de trafic au sein de la Direction de l’Espace Public.
Ce désormais 1,5 équivalent temps plein de technicien B n’intègre pas le service commun mais sera pris en compte dans les charges refacturées.
Article 6 : Gestion du service commun
Le service commun objet de la présente convention est géré par Nantes Métropole. L’ensemble des agents composant ce service relèvent de NANTES METROPOLE. La liste des emplois composant le service commun est annexée à la présente convention (annexe 1).
4/11 Article 7 : Les modalités de fonctionnement du service
a) Rôles et responsabilités
Chaque partie restera responsable, vis à vis des tiers, des décisions prises dans le cadre de l’exercice de ses compétences. Par conséquent, les initiatives et décisions à prendre par chacune des parties relèveront des autorités et organes qui lui sont propres.
Responsabilité de Nantes Métropole
Nantes Métropole sollicite auprès du préfet les autorisations prévues par l’article L.252-1 du code de la sécurité intérieure pour l’installation d’un système de vidéoprotection. Elle assure le pilotage des caméras, l’enregistrement et les extractions judiciaires ; elle gère les demandes d’accès à l’image. Elle est le garant du bon renvoi des images à l’hôtel de police ainsi que du bon fonctionnement des caméras et du réseau de transmission des images.
Chaque Maire reste prescripteur et responsable de :
➢ la décision de déployer ou non la vidéoprotection sur son territoire ; ➢ la définition du nombre de caméras et leurs lieux d’implantation sur le territoire de sa commune, dans le respect des règles fixées par la présente convention ; ➢ la définition du niveau et de la mise en œuvre de la concertation à conduire avec les habitants et du cadre déontologique à mettre en place sur le territoire des communes.
b) Les modalités d’échanges entre les communes et le service commun
Afin de faciliter la collaboration entre les communes et le service commun, chaque commune ainsi que Nantes métropole nommeront un référent CSU.
La définition d’objectifs partagés, un reporting régulier et des réunions techniques, permettront d’optimiser ce travail de partenariat.
En dehors des temps d’échanges formalisés, les communes sont également informées d’événements graves ou/et sensibles impactant spécifiquement leur territoire.
c) La protection des libertés publiques et individuelles
Nantes Métropole approuve le règlement intérieur du CSU dans le respect de la réglementation pour préserver la protection de la vie privée et des libertés publiques.
Chaque commune peut, si elle le souhaite, mettre en place, par délibération, un comité d’éthique et adopter une charte.
Le Comité d’éthique communal est chargé de veiller, au-delà du respect des obligations législatives et réglementaires, à ce que le système de vidéoprotection mis en place ne porte pas atteinte aux libertés publiques et individuelles.
Afin de garantir une cohérence entre l’action des différents comités d’éthique et l’application de leurs préconisations par le Centre de Supervision Urbain métropolitain, un travail partenarial sera conduit avec les référents CSU des communes.
5/11 d) Les relations avec les usagers
L’information aux usagers
La loi prévoit que le public doit être informé de manière claire et permanente de l'existence d'un système de vidéo protection et de l'autorité ou de la personne responsable de ce système.
Chaque commune tient à la disposition du public, selon ses propres modalités, la liste des lieux placés sous vidéoprotection.
Nantes Métropole décide et met en œuvre la signalisation, en conformité avec les prescriptions de la commission préfectorale de vidéoprotection.
Droit d’accès aux images les concernant :
Conformément au Code de Sécurité intérieure, toute personne intéressée peut s’adresser au responsable du système de vidéoprotection métropolitain afin d’obtenir un accès aux enregistrements qui la concernent ou d’en vérifier la destruction dans le délai prévu. Cet accès est de droit.
Le service commun sera chargé de traiter la demande et informera la commune au préalable ; le demandeur pourra solliciter un accompagnement du référent CSU communal.
Un refus pourra être opposé par le service commun en cas d’atteinte à la sûreté de l’État, à la défense, à la sécurité publique, au déroutement des procédures engagées devant les juridictions ou d’opérations préliminaires à de telles procédures ou au droit des tiers (respect de la vie privée).
Les extractions judiciaires effectuées dans le cadre d’une procédure assurant la confidentialité et la traçabilité des images seront remises directement aux autorités.
Article 8 : Contrats et conventions
Nantes Métropole conclut et exécute les contrats nécessaires à la mise en place des caméras et autres équipements nécessaires au fonctionnement du réseau de vidéoprotection.
A cet effet, Nantes Métropole a repris en 2018 les contrats en cours de la Ville de Saint-Herblain tel que listés en annexe (logiciels, marché de prestation, location fibres réseau…)
La liste des contrats en cours figure en annexe 3 où sont décrites les modalités de continuité contractuelle.
Article 9 : Exercice de l’autorité hiérarchique et de l’autorité fonctionnelle
Autorité hiérarchique :
Le personnel du service commun régi par la présente convention est géré par Nantes Métropole et placé sous l’autorité hiérarchique de la Présidente de Nantes Métropole. A ce titre, celle-ci exerce tous les pouvoirs de l’autorité territoriale à l’égard de ces agents, notamment les pouvoirs de nomination, d’évaluation et le pouvoir disciplinaire. Nantes Métropole est notamment compétente pour les décisions relatives au temps de travail, aux congés, à la formation et aux conditions de travail.
6/11 Autorité fonctionnelle :
La Présidente de Nantes Métropole ou le Maire, en fonction de la mission exercée, exerce l’autorité fonctionnelle en adressant directement au chef du service commun toutes instructions nécessaires à l’exécution des tâches qu’il confie audit service.
La Présidente de Nantes Métropole ou le Maire peut donner par arrêté, sous sa surveillance et sa responsabilité, délégation de signature au chef du service commun pour l’exécution des missions qui lui sont confiées.
Article 10 : La propriété des équipements et des données de vidéoprotection
Les outils et données sont la propriété de Nantes Métropole.
Article 11 : Classement – archivage
Les images enregistrées feront l’objet d’une destruction automatique dans le délai arrêté par la commission préfectorale.
Le Centre de Supervision Urbain tiendra à jour un registre de suivi des réquisitions judiciaires et veillera à la destruction des images enregistrées.
Article 12 : Modalités financières
Les communes rembourseront à Nantes Métropole les frais (fonctionnement, investissement) afférents aux missions exercées pour elles. Des modalités particulières s’appliquent pour cette convention.
a) Les dépenses de fonctionnement
1- Périmètre des charges refacturées
Les charges refacturées sont les suivantes :
- Les dépenses de masse salariale : coût réel (brut chargé) des agents permanents et temporaires du service commun.
- Les dépenses liées à l’activité en fonctionnement des services communs (location fibres réseau, exploitation des équipements, etc.)
Ces charges d’activité intégreront également le coût d’1,5 ETP cat B de la direction de l’espace public au titre de la maintenance du patrimoine puisque ce poste n’est pas rattaché au service commun.
- Les charges de structure
Les charges de structure comprennent :
- Les coûts liés à la gestion des ressources humaines (formation, déplacement…) - Les prestations diverses (annonces, études, assurances…) - Les moyens matériels (informatique et téléphonie, fournitures, mobilier, …). - La contribution au COS
7/11 Ces charges de structure sont calculées par application d'un pourcentage rapporté à la masse salariale des services communs refacturée. Ce pourcentage est de 9,5%, en cohérence avec les autres services communs créés à Nantes Métropole.
2- Modalités de remboursement
Nantes Métropole prend en charge 50 % des coûts. Le solde est réparti entre les communes signataires. La participation financière de chaque commune est calculée au prorata du nombre de caméras implantées.
Formule de refacturation :
(50 % des charges des services communs / nombre total de caméras du CSU) x nombre de caméras de la commune signataire.
b) Les dépenses d’investissement
Les dépenses d’investissement recouvrent essentiellement l‘installation (étude, acquisition, installation, réseau, raccordement), le gros entretien, la rénovation des caméras.
1- Périmètre des charges refacturées
Les charges refacturées concernent :
- les équipements terrain : acquisition de matériels, travaux d’installation, de gros entretien et de rénovation
- les études
2- Modalités de remboursement
Les communes prennent en charge 50 % du coût des caméras implantées sur leur territoire et de leur coût d’entretien. Nantes Métropole prend en charge les 50 % restants.
Concernant les locaux du CSU :
La Métropole prend en charge 100 % du coût des locaux du Centre de Supervision Urbain (local, matériel, équipement d’exploitation).
Renvoi des images aux PC des communes
Les communes supporteront 100 % des coûts de renvoi des images vers les PC des communes et de l’équipement de ces PC.
Fonds Interministériel de Prévention de la Délinquance (FIPD) et autres financements Nantes métropole sollicitera une subvention auprès de l’État dans le cadre du FIPD, ou tout autre financement conformément aux textes qui le régissent, et reversera les sommes obtenues entre les communes adhérentes à la présente convention dans la proportion de leur investissement.
8/11 c) Modalités de remboursement
Les remboursements de l'année N seront effectués sous forme d’un acompte unique sur la base de l'estimation de l'année N pour une date de paiement au 30 juin N. Le solde sur la base du réel de l'année N, déduction faite de l'acompte précédent versé au 30 juin de l'année N, pour une date de paiement au 30 juin N+1.
Article 13 : Modalités de suivi du contrat
Une évaluation annuelle du service commun sera effectuée.
Les indicateurs et valeurs cibles d’évaluation annuelle de l’activité, tels que la typologie des délits relevés, le nombre de réquisitions judiciaires traités par le CSU seront élaborés avec les communes membres
Article 14 : Entrée en vigueur, durée et fin de la convention
La présente convention entrera en vigueur à la date à laquelle elle aura acquis un caractère exécutoire. A cette date la précédente convention particulière en date du 28 février 2019 sera abrogée.
Elle prendra fin automatiquement avec la convention générale mentionnée à l’article 1 ci- dessus.
Article 15 : Dénonciation - Résiliation
En cas d’inexécution ou de manquement aux obligations contractuelles, les parties peuvent demander la résiliation anticipée de la présente convention. Les modalités en seront les suivantes : envoi d’une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception. Si dans un délai de 3 mois, aucune mesure corrective des dysfonctionnements constatés n’est mise en œuvre, ou si les mesures prises demeurent insuffisantes, la résiliation sera confirmée par courrier recommandé avec accusé de réception.
En outre les parties peuvent dénoncer la présente convention par lettre recommandée avec accusé de réception sous réserve d’un préavis de 9 mois.
Article 16 : Litiges
Les Parties s’engagent à rechercher une solution amiable à tout litige pouvant survenir dans l’exécution de la présente convention. A défaut de résolution amiable, le Tribunal Administratif de NANTES sera compétent.
9/11 Fait à NANTES, le
Pour NANTES METROPOLE
Madame Johanna ROLLAND
Pour la commune de Nantes
Madame Johanna ROLLAND
Pour la commune de Basse Goulaine
Monsieur Alain VEY
Pour la commune de La Chapelle sur Erdre
Monsieur Fabrice ROUSSEL
Pour la commune de Rezé
Madame Agnès BOURGEAIS
Pour la commune de Saint-Herblain
Monsieur Bertrand AFFILE
Pour la commune de Saint-Léger-les-Vignes
Monsieur Patrick GROLIER
Pour la commune de Vertou
Monsieur Rodolphe AMAILLAND
10/11 Annexes
Annexe 1 : Ressources humaines
Liste des services communs
à la Ville de NANTES, à la Ville de BASSE GOULAINE , à la ville de La Chapelle sur Erdre, à la ville de REZE,à la ville de SAINT-HERBLAIN, à la ville de Saint-Léger-les-Vignes, à la ville de VERTOU
et à NANTES METROPOLE,
gérés par NANTES METROPOLE
DIRECTION DE LA TRANQUILITE PUBLIQUE Nombre de postes créés
CENTRE DE SUPERVISION URBAIN 1 A +1 B + 19 C
1,5 B rattaché à la DEP
Annexe 2 : Fiche d’impact décrivant les impacts ressources humaines
Modification du service commun Centre de Supervision Urbain (CSU) porté par Nantes Métropole – Étude d’impact RH
(sera transmise avec la version signée)
11/11 CP8 - Convention particulière :
Animation du réseau de Lecture publique CP8 - Convention particulière
Animation du réseau de Lecture publique-
ENTRE :
Nantes Métropole, représentée par sa Présidente, Mme Johanna ROLLAND, dûment habilitée par une délibération du Conseil Métropolitain en date du
ci-après dénommée « NANTES MÉTROPOLE », d’une part,
ET les Communes de :
Bouaye, représentée par son Maire, M. Jacques Garreau, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
Bouguenais, représentée par son Maire, Mme Sandra Impériale, dûment habilitée par une délibération du Conseil Municipal en date du
Carquefou, représentée par son Maire, Mme Véronique Dubettier-Grenier, dûment habilitée par une délibération du Conseil Municipal en date du
Indre, représentée par son Maire, M. Anthony Berthelot, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
La-Chapelle-sur-Erdre, représentée par son Maire, M. Fabrice Roussel, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
La Montagne, représentée par son Maire, M. Fabien Gracia, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
Les Sorinières, représentée par son Maire, Mme Christelle Scuotto Calvez, dûment habilitée par une délibération du Conseil Municipal en date du 9 novembre 2017,
Nantes, représentée par son Maire, Mme Johanna Rolland, dûment habilitée par une délibération du Conseil Municipal en date du
Orvault, représentée par son Maire, M. Jean-Sébastien Guitton, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
Rezé, représentée par son Maire, Mme Agnès Bourgeais, dûment habilitée par une délibération du Conseil Municipal en date du
Saint-Aignan-de-Grand-Lieu, représentée par son Maire, M. Jean-Claude Lemasson, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
Saint-Herblain, représentée par son Maire, M. Bertrand Affilé, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
Saint-Jean-de-Boiseau, représentée par son Maire, M. Pascal Pras, dûment habilité par une délibération du Conseil Municipal en date du
1/9 d’autre part.
NANTES METROPOLE et les communes de la Métropole sont ci-après conjointement dénommées « les Parties ».
PRÉAMBULE
Les bibliothèques des 24 communes de la métropole nantaise forment un dense réseau de lecture publique. Dans un territoire vécu par ses habitants comme un bassin de vie, il s’agit de constituer une coopération qui permette une continuité d’offre de lecture sur l’ensemble du territoire en cohérence avec les objectifs de la citoyenneté métropolitaine.
Les travaux du groupe technique constitué en 2016 pour favoriser les coopérations de proximité entre les communes de Nantes Métropole en matière de lecture publique ont permis de mettre en œuvre les actions suivantes :
- formations partagées (dont actions CNFPT en union) ; - coordination par Nantes Métropole de la communication autour du programme des communes participant à l'opération nationale "Nuits de la Lecture" depuis 2018 ; - service "Bibliothèque" dans l'application Nantes Métropole dans ma poche permettant d'accéder à l'ensemble des informations pratiques et de la programmation culturelle des bibliothèques et médiathèques des communes de la métropole ; - coopérations intercommunales : contrat territoire lecture Nantes/Saint-Herblain/État sur le Grand Bellevue ; opération Cadavres exquis réunissant les bibliothèques de Bouguenais, Carquefou, Nantes et Rezé avec le soutien du Fonds métropolitain pour la Culture ; - étude « Schéma métropolitain de développement de la lecture publique » (cf. délibération Conseil métropolitain du 12 février 2021).
Dans le cadre du pacte de coopération et de solidarité, il est proposé d’aller plus loin avec la mise en place d’un nouveau service commun en charge de l’animation du réseau de lecture publique.
Vu les avis des comités techniques de Nantes Métropole et des autres communes listées ci- dessus,
*
* *
IL A ÉTÉ CONVENU DE CE QUI SUIT :
Article 1 : Objet
La présente convention particulière a, à l’occasion de la création d’un service commun chargé de l’animation des enjeux de la lecture publique et de pilotage d’outils numériques communs, pour objet de préciser la convention (dite ci-après «convention générale ») conclue pour régler les effets de la création du service commun.
2/9 Article 2 : Les missions du service commun
Les missions du service commun « Animation de la Lecture publique » pour les communes ayant choisi ce service sont définies comme suit :
• Coordonner l’élaboration d’une « charte métropolitaine de la Lecture publique » et le partenariat avec le département dans le champ de la lecture publique. • Animer des groupes de travail métiers et thématiques dans le champ de la lecture publique, développer l’interconnaissance et des formations groupées. • Assurer une mission de conseil pour répondre aux attentes des professionnels du territoire.
• Piloter, concevoir, administrer, animer une plateforme métropolitaine de contenus numériques afin d’optimiser l’offre numérique du territoire en s’appuyant sur les sites web existants des bibliothèques, en recherchant la labellisation d’État BNR (bibliothèque numérique de référence), et en articulation avec le Portail Numérique de Loire- Atlantique proposé aux communes de moins de 10.000 habitants.
• Coordonner des actions culturelles et leur communication à l’échelle du territoire (ex. Nuit de la Lecture).
• Mettre en œuvre des études sur l’offre métropolitaine de lecture publique et faire de la prospective sur les nouveaux chantiers de la coopération.
• Coordonner le partenariat avec le département dans le champ de la lecture publique sur la base de la convention liant Nantes Métropole, la Ville de Nantes et le CD44. • Participer aux travaux et rencontres professionnelles Intermétropoles de Lecture publique.
Article 3 : Liste des communes engagées dans la mutualisation
Les communes qui souhaitent s’engager dans la mutualisation sont listées ci-dessous :
• Bouaye
• Bouguenais
• Carquefou
• Indre
• La Chapelle sur Erdre
• La Montagne
• Les Sorinières
• Nantes
• Orvault
• Rezé
• Saint-Aignan-de-Grand-Lieu
• Saint-Herblain
• Saint-Jean-de-Boiseau
3/9 Article 4 : Les moyens consacrés par les communes et moyens mutualisés
La création de ce service est prévue au sein de la Direction Générale Cultures et Arts dans la Ville (DGCAV) de Nantes Métropole. La mission d’animation du réseau de lecture publique n’existant pas actuellement à l’échelle de la Métropole, un recrutement sera donc nécessaire.
Le service commun sera composé d’un agent de catégorie A qui exercera ses fonctions au sein de la DGCAV sous la responsabilité de son DGA.
La Ville de Nantes bénéficiant de la mise à disposition de conservateurs d’État aux termes d’une convention portant notamment sur le développement des coopérations métropolitaines dans le domaine de la lecture, la directrice de la Bibliothèque municipale de Nantes, conservatrice d’État des bibliothèques assurera l'encadrement fonctionnel et scientifique de l’activité du service avec l’autorité hiérarchique du Directeur général Culture et arts dans la ville (Nantes métropole). Les communes désigneront un référent.
Article 5 : Les modalités de fonctionnement du service
a) Les rôles et responsabilités sur le domaine
Chargé de mission animateur du réseau : à recruter
Nantes Métropole
• Recruter un agent
• Garantir la mise en œuvre d’une plateforme numérique
• Assurer la coordination des groupes de travail et études
• Mettre à disposition des locaux pour les différentes réunions
Communes
• Désigner les référents du chargé de mission dans chaque commune
b) Les modalités d’échanges entre la Métropole et le service commun Animation :
• Mise en place de la plateforme extranet
• Réunions du réseau des référents des communes
c) Les procédures applicables et modalités de gouvernance technique Animation :
• Un point annuel de l’activité en conférence des DGS par le chargé de mission
d) La propriété des outils et des données
• La plateforme extranet est propriété de Nantes Métropole
4/9 Article 6 : Les indicateurs et valeurs cibles d’évaluation annuelle de l’activité
Les indicateurs suivis par l’animateur sont :
• nombre de formations groupées mises en place, réunions d’échanges de pratiques et groupes de travail
• Synthèse des actions culturelles menées (qualitatif et quantitatif) • Avancée de la mise en place du portail numérique
Article 7 : Entrée en vigueur, durée et fin de la convention
La présente convention entrera en vigueur à la date à laquelle elle aura acquis un caractère exécutoire.
Elle prend fin automatiquement avec la convention générale mentionnée à l'article 1. ci-dessus.
Article 8 : Dénonciation - Résiliation
En cas d’inexécution ou de manquement aux obligations contractuelles, les parties peuvent demander la résiliation anticipée de la présente convention. Les modalités en seront les suivantes : envoi d’une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception. Si dans un délai de 3 mois, aucune mesure corrective des dysfonctionnements constatés n’est mise en œuvre, ou si les mesures prises demeurent insuffisantes, la résiliation prendra effet à la date de réception d’un nouveau courrier recommandé avec accusé de réception.
En outre les parties peuvent dénoncer la présente convention par lettre recommandée avec accusé de réception sous réserve d’un préavis de 9 mois.
Article 9 : Litiges
Les Parties s’engagent à rechercher une solution amiable à tout litige pouvant survenir dans l’exécution de la présente convention. A défaut de résolution amiable, le Tribunal Administratif de NANTES sera compétent.
Fait à NANTES, le
Pour NANTES METROPOLE
Madame Johanna ROLLAND
Pour la commune de Bouaye
Monsieur Jacques GARREAU
5/9 Pour la commune de Bouguenais
Madame Sandra IMPERIALE
Pour la commune de Carquefou
Madame Véronique DUBETTIER-GRENIER
Pour la commune de Indre
Monsieur Anthony BERTHELOT
Pour la commune de La-Chapelle-sur-Erdre
Monsieur Fabrice ROUSSEL
Pour la commune de La Montagne
Monsieur Fabien GRACIA
Pour la commune de Les Sorinières
Madame Christelle SCUOTTO CALVEZ
Pour la commune de Nantes
Madame Johanna ROLLAND
Pour la commune de Orvault
Monsieur Jean-Sébastien GUITTON
Pour la commune de Rezé
Madame Agnès BOURGEAIS
Pour la commune de Saint-Aignan-de-Grand-
Lieu
Monsieur Jean-Claude LEMASSON
Pour la commune de Saint-Herblain
Monsieur Bertrand AFFILE
Pour la commune de Saint-Jean-de-Boiseau
Monsieur Pascal PRAS
6/9 - Annexes -
Annexe 1 : Liste des postes mutualisés
Annexe 2 : Fiche d’impact décrivant les impacts ressources humaines
7/9 Annexe 1 :
Liste des services communs à Nantes Métropole et aux communes, gérés par Nantes Métropole
Direction Nombre de postes mutualisés / créés
Direction Générale Cultures et Arts dans la
Ville
1 A
8/9 - Annexe 2 : Fiche d’impact décrivant les impacts ressources humaines -
Création d’un service commun Animation du réseau de Lecture publique par Nantes métropole
Étude d’impacts RH
(sera transmise avec la version signée)
9/9 PACTE
DE
COOPERATION ET DE SOLIDARITE
METROPOLITAINES
∞∞∞∞∞∞∞∞
HORIZON 1ER JANVIER 2023
∞∞∞∞∞∞∞∞
ESTIMATIONS DES SERVICES COMMUNS PROPOSES Charges de structure
Forfait DRN (1 ETP)
Frais de maintenance et d’hébergement
Total
Estimation périmètre service commun
% Forfait DRN TOTAL
Basse-Goulaine 1,38 % OUI 839 80 520
Bouaye 1,20 % OUI 729 69 451
Bouguenais 2,98 % OUI 172
Brains 0,43 % OUI 260 25 161 558
Carquefou 3,08 % OUI 177
La Chapelle-sur-Erdre 2,95 % OUI 170
Couëron 3,34 % OUI 192
Indre 0,60 % OUI 366 35 226 784
Mauves-sur-Loire 0,49 % OUI 296 28 183 635
La Montagne 0,95 % OUI 575 55 356
Nantes 47,84 % OUI
Orvault 4,12 % OUI 237
Le Pellerin 0,80 % OUI 484 46 300
Rezé 6,45 % OUI 372
Saint-Aignan-Grandlieu 0,59 % OUI 359 34 222 771
Saint-Herblain 7,11 % OUI 409
Saint-Jean-de-Boiseau 0,90 % OUI 546 52 338
Saint-Léger-les-Vignes 0,29 % OUI 176 17 109 379 681
Sainte-Luce-sur-Loire 2,30 % OUI 133 864
Saint-Sébastien-sur-Loire 4,16 % OUI 240
Sautron 1,28 % OUI 774 73 479
Les Sorinières 1,31 % OUI 796 76 493
Thouaré-sur-Loire 1,57 % OUI 954 91 591
Vertou 3,86 % OUI 222
NANTES METROPOLE 100,00 %
TOTAL
TOTAL hors NM
2 ETP A : animatrice réseau + e-archiviste 121 214 € Détail des 260K€: Prestation d’infogérance = 72K€ (spécifique au projet)
Serveur = 22K€ (coût hébergement – base clé à 20 % du coût de la salle informatique) Maintenance = 157K€ (calcul sur la base d’un 1,5 ETP sur différents intervenants) Frais en marge = 9K€ 11 515 €
75 050 €
260 000 € Se rajoute, une partie variable en fonction du stockage utilisé par chaque commune (sur les environnements de pré-production et production) : 360 € TTC pour 100 Go / an
467 779 €
ARCHIVES NIVEAU 1
&
Système d’Archivages Electronique (SAE)
Nombre d'habitants
par commune
Site INSEE 2022
Population totale
2019
REPONSES DES
COMMUNES
Coût RH
Prise en charge
poste coût réel
Charges de
structure
Maintenance &
Hébergement
9 377 1 800 3 239
8 147 1 564 2 814
20 208 1 809 1 120 3 880 6 980
2 908 1 004
20 831 1 864 1 154 3 999 7 195
19 957 1 786 1 106 3 831 6 893
22 584 2 021 1 252 4 336 7 800
4 085 1 411
3 309 1 143
6 430 1 234 2 221
323 975 28 996 2 755 17 953 62 196 111 901
27 908 2 498 1 547 5 358 9 639
5 408 1 038 1 868
43 710 3 912 2 422 8 391 15 097
4 014 1 386
48 135 4 308 2 667 9 241 16 626
6 101 1 171 2 107
1 972
15 588 1 395 2 993 5 384
28 169 2 521 1 561 5 408 9 730
8 644 1 659 2 986
8 897 1 708 3 073
10 661 2 047 3 682
26 140 2 340 1 449 5 018 9 029
677 158 60 607 5 758 37 525 130 000 233 890
121 214 11 515 75 050 260 000 467 779
60 607 5 758 37 525 130 000 233 890 Estimation périmètre service commun
Basse-Goulaine NON 0 0 0
Bouaye NON 0 0 0
Bouguenais OUI 370
Brains OUI 561 53 614
Carquefou NON 0 0 0
La Chapelle-sur-Erdre OUI 365
Couëron NON 0 0 0
Indre OUI 787 75 862
Mauves-sur-Loire OUI 638 61 698
La Montagne OUI 118
Nantes OUI
Orvault NON 0 0 0
Le Pellerin OUI 99
Rezé 800
Saint-Aignan-Grandlieu OUI 774 74 847
Saint-Herblain NON 0 0 0
Saint-Jean-de-Boiseau NON 0 0 0
Saint-Léger-les-Vignes NON 0 0 0
Sainte-Luce-sur-Loire OUI 285
Saint-Sébastien-sur-Loire OUI 516
Sautron OUI 158
Les Sorinières OUI 163
Thouaré-sur-Loire OUI 195
Vertou OUI 479
NANTES METROPOLE
TOTAL 16 communes
Scénario retenu après réponse des
communes :
7 communes déjà adhérentes
+ 9 communes
Soit 3 ETP B + VdN/NM (2ETP B)
ARCHIVES
NIVEAU 2
(versement et
élimination)
Nombre
d'habitants
par commune
Site INSEE
2022
Population
totale 2019
REPONSES DES
COMMUNES
Coût RH (4B)
pour le suivi et
traitement des
versements
Charges de
structure
Total
ARCHIVES
Après réponse
des communes
9 377
8 147
20 208 3 895 4 265
2 908
20 831
19 957 3 847 4 212
22 584
4 085
3 309
6 430 1 239 1 357
323 975 62 451 5 933 68 383
27 908
5 408 1 042 1 141
43 710 OUI 8 426 9 226
4 014
48 135
6 101
1 972
15 588 3 005 3 290
28 169 5 430 5 946
8 644 1 666 1 825
8 897 1 715 1 878
10 661 2 055 2 250
26 140 5 039 5 518
677 158 102 570 9 744 112 314
205 140 19 488 224 628 ANIMATION DES ADS
1 ETP A
DEMATERIALISATION DE L’URBANISME
+ 1 ETP B + 1ETP A
+ charges de structure
ANIMATION DES ADS DEMATERIALISATION DE L’URBANISME SERVICE COMMUN
% Coût RH Total ADS Coût RH Forfait DRN CUMUL ADS & DEMAT
Basse-Goulaine 1,38 % OUI 485 46 531 373 841 80 349
Bouaye 1,20 % OUI 421 40 461 324 731 69 303
Bouguenais 2,98 % OUI 99 804 172 752
Brains 0,43 % OUI 150 14 165 116 261 25 108 510 674
Carquefou 3,08 % OUI 102 829 178 775
La Chapelle-sur-Erdre 2,95 % OUI 98 794 170 743
Couëron 3,34 % OUI 111 898 192 840
Indre 0,60 % OUI 211 20 231 163 366 35 152 716 947
Mauves-sur-Loire 0,49 % OUI 171 16 187 132 297 28 123 580 767
La Montagne 0,95 % OUI 332 32 364 256 577 55 239
Nantes 47,84 % OUI
Orvault 4,12 % OUI 137 238
Le Pellerin 0,80 % OUI 280 27 306 215 485 46 201 948
Rezé 6,45 % OUI 215 373
Saint-Aignan-Grandlieu 0,59 % OUI 207 20 227 160 360 34 149 703 931
Saint-Herblain 7,11 % OUI 236 410
Saint-Jean-de-Boiseau 0,90 % OUI 315 30 345 243 547 52 227
Saint-Léger-les-Vignes 0,29 % OUI 102 10 112 78 177 17 73 346 457
Sainte-Luce-sur-Loire 2,30 % OUI 806 77 882 620 133 580
Saint-Sébastien-sur-Loire 4,16 % OUI 138 240
Sautron 1,28 % OUI 447 42 489 344 775 74 322
Les Sorinières 1,31 % OUI 460 44 504 354 798 76 331
Thouaré-sur-Loire 1,57 % OUI 551 52 603 424 956 91 397
Vertou 3,86 % OUI 128 223 973
NANTES METROPOLE 100,00 %
TOTAL
TOTAL HORS NM
70 000 €
121 500 €
11 543 €
+ forfait DRN (1/2 ETP A, 1/4
ETP B) 50 400 €
+ maintenance en fonction de la
population 53 880 €
ANIMATION DES ADS
&
DEMATERIALISATION DE
L’URBANISME
Nombre d'habitants par
commune
Site INSEE 2022
Population totale 2019
REPONSES DES
COMMUNES
Charges de
structure
Maintenance refacturée en
fonction de la population
Charges de
structure
TOTAL
DEMAT
9 377 1 643 2 174
8 147 1 428 1 889
20 208 1 044 1 144 1 813 3 541 4 685
2 908
20 831 1 077 1 179 1 869 3 650 4 829
19 957 1 032 1 130 1 790 3 497 4 627
22 584 1 167 1 278 2 026 3 957 5 236
4 085
3 309
6 430 1 127 1 491
323 975 16 745 1 591 18 336 12 889 29 065 2 761 12 057 56 772 75 107
27 908 1 442 1 580 1 110 2 504 1 039 4 890 6 470
5 408 1 254
43 710 2 259 2 474 1 739 3 921 1 627 7 659 10 133
4 014
48 135 2 488 2 724 1 915 4 318 1 791 8 435 11 159
6 101 1 069 1 414
1 972
15 588 1 398 2 732 3 614
28 169 1 456 1 594 1 121 2 527 1 048 4 936 6 530
8 644 1 515 2 004
8 897 1 559 2 063
10 661 1 868 2 472
26 140 1 351 1 479 1 040 2 345 4 581 6 060
677 158 35 000 3 325 38 325 26 940 60 750 5 771 25 200 118 661 156 986
70 000 6 650 76 650 53 880 121 500 11 543 50 400 237 323 313 973
35 000 3 325 38 325 53 880 60 750 5 771 25 200 145 601 183 926 Coût 2021 CRAIOL (10 ETP)
1 ETP B pour Nantes
1 ETP B pour les communes
Estimation périmètre services communs
REPONSE DES COMMUNES Coût RH Maintenance SI Total
Basse-Goulaine NON 0 0 0 0
Bouaye NON 0 0 0 0
Bouguenais NON 0 0 0 0
Brains NE SOUHAITE PLUS 0 0 0 0
Carquefou NON 0 0 0 0
La Chapelle-sur-Erdre NON 0 0 0 0
Couëron NON 0 0 0 0
Indre OUI 990 94 114
Mauves-sur-Loire NON 0 0 0 0
La Montagne NON 0 0 0 0
Nantes OUI
Orvault OUI 642 778
Le Pellerin NE SOUHAITE PLUS 0 0 0 0
Rezé NON 0 0 0 0
Saint-Aignan-Grandlieu NON 0 0 0 0
Saint-Herblain OUI
Saint-Jean-de-Boiseau NON 0 0 0 0
Saint-Léger-les-Vignes NON 0 0 0 0
Sainte-Luce-sur-Loire NON 0 0 0 0
Saint-Sébastien-sur-Loire NON 0 0 0 0
Sautron NON 0 0 0 0
Les Sorinières NE SOUHAITE PLUS 0 0 0 0
Thouaré-sur-Loire NON 0 0 0 0
Vertou OUI 602 729
NANTES METROPOLE 0 0
COUT POUR NM
541 700 541 700
51 500 51 500
51 500 51 500
CRAIOL - SERVICE COMMUN AVEC
COUT DE LA MAINTENANCE
Nombre d'habitants par
commune
Site INSEE 2022
Population totale 2019
Charges de
structure
Commentaires :
Au regard du nb de communes in fine => 1 ETP B mis à
la charge des communes (contre 1,5 dans les
estimations précédentes)
COUT RH
CRAIOL = 10 ETP
COUT 2021 = 541 700 €
1 ETP financé uniqt par Nantes => 51 500 €
1 ETP financé à 50 % par les 23 communes hors Ntes
(51 500/2 = 25 750€) et 50 % par NM (51 500/2 = 25
750€)
d’où coût RH porté par NM
= 541 700 – (51 500+25 750) soit 464 450 €
Les frais de structure sont calculés sur la base du coût
RH
Les frais Maintenance SI sont de 24 000 € portés à
50 % par NM et 50 % par les 24 communes
9 377
8 147
20 208
2 908
20 831
19 957
22 584
4 085 1 198
3 309
6 430
323 975 51 500 4 893 9 036 65 429
27 908 6 762 8 183
5 408
43 710
4 014
48 135 11 664 1 108 1 343 14 114
6 101
1 972
15 588
28 169
8 644
8 897
10 661
26 140 6 334 7 665
677 158
464 450 7 339 12 000 483 789 1 ETP A – ANIMATION
Estimation périmètre services communs
% Coût RH Total
Basse-Goulaine 1,38 % NON 0 0 0
Bouaye 1,20 % NON 0 0 0
Bouguenais 2,98 % OUI 133
Brains 0,43 % NON 0 0 0
Carquefou 3,08 % NON 0 0 0
La Chapelle-sur-Erdre 2,95 % OUI 131
Couëron 3,34 % OUI 149
Indre 0,60 % OUI 283 27 310
Mauves-sur-Loire 0,49 % NON 0 0 0
La Montagne 0,95 % OUI 446 42 488
Nantes 47,84 % OUI
Orvault 4,12 % OUI 184
Le Pellerin 0,80 % NON 0 0 0
Rezé 6,45 % NON 0 0 0
Saint-Aignan-Grandlieu 0,59 % OUI 278 26 305
Saint-Herblain 7,11 % OUI 317
Saint-Jean-de-Boiseau 0,90 % OUI 423 40 463
Saint-Léger-les-Vignes 0,29 % OUI 137 13 150
Sainte-Luce-sur-Loire 2,30 % NON 0 0 0
Saint-Sébastien-sur-Loire 4,16 % NON 0 0 0
Sautron 1,28 % OUI 599 57 656
Les Sorinières 1,31 % NON 0 0 0
Thouaré-sur-Loire 1,57 % OUI 739 70 810
Vertou 3,86 % NON (car ok sous condition) 0 0 0
NANTES METROPOLE 100,00 %
TOTAL
TOTAL HORS NM
70 000 €
ANIMATION DE LA RELATION
USAGER
Nombre d'habitants par
commune
Site INSEE 2022
Population totale 2019
REPONSES DES
COMMUNES
Charges de
structure
9 377
8 147
20 208 1 401 1 535
2 908
20 831
19 957 1 384 1 516
22 584 1 566 1 715
4 085
3 309
6 430
323 975 22 468 2 134 24 603
27 908 1 935 2 119
5 408
43 710
4 014
48 135 3 338 3 655
6 101
1 972
15 588
28 169
8 644
8 897
10 661
26 140
677 158 35 000 3 325 38 325
70 000 6 650 76 650
35 000 3 325 38 325 1 ETP A – ANIMATION
Estimation périmètre services communs
% Coût RH Total
Basse-Goulaine 1,38 % NON 0 0 0
Bouaye 1,20 % OUI 526 50 576
Bouguenais 2,98 % OUI 124
Brains 0,43 % NON 0 0 0
Carquefou 3,08 % OUI 128
La Chapelle-sur-Erdre 2,95 % OUI 122
Couëron 3,34 % NON 0 0 0
Indre 0,60 % OUI 264 25 289
Mauves-sur-Loire 0,49 % NON 0 0 0
La Montagne 0,95 % OUI 415 39 454
Nantes 47,84 % OUI
Orvault 4,12 % OUI 171
Le Pellerin 0,80 % NON 0 0 0
Rezé 6,45 % OUI 268
Saint-Aignan-Grandlieu 0,59 % OUI 259 25 284
Saint-Herblain 7,11 % OUI 295
Saint-Jean-de-Boiseau 0,90 % OUI 394 37 431
Saint-Léger-les-Vignes 0,29 % NON 0 0 0
Sainte-Luce-sur-Loire 2,30 % NON 0 0 0
Saint-Sébastien-sur-Loire 4,16 % NON 0 0 0
Sautron 1,28 % NON 0 0 0
Les Sorinières 1,31 % OUI 574 55 629
Thouaré-sur-Loire 1,57 % 0 0 0
Vertou 3,86 % NON (car ok sous condition) 0 0 0
NANTES METROPOLE 100,00 %
TOTAL
TOTAL HORS NM
70 000 €
ANIMATION DE LA LECTURE
PUBLIQUE
Nombre d'habitants par
commune
Site INSEE 2022
Population totale 2019
REPONSES DES
COMMUNES
Charges de
structure
9 377
8 147
20 208 1 304 1 428
2 908
20 831 1 344 1 472
19 957 1 288 1 410
22 584
4 085
3 309
6 430
323 975 20 906 1 986 22 892
27 908 1 801 1 972
5 408
43 710 2 821 3 088
4 014
48 135 3 106 3 401
6 101
1 972
15 588
28 169
8 644
8 897
10 661 NON
26 140
677 158 35 000 3 325 38 325
70 000 6 650 76 650
35 000 3 325 38 325