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unknown - 3 annexe
Document publié le Samedi 4 avril 2026 à 02h24 par la commune de Garons.
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Thèmes du document : Budget, Banque, Investissement et développement économique,
1
REGLEMENT
BUDGETAIRE
ET
FINANCIER 2
Table des matières
Table des matières ......................................................................................................................................... 2
INTRODUCTION........................................................................................................................................ 4
1. LE PROCESSUS BUDGETAIRE .......................................................................................................... 5
1.1. Définition du budget primitif ............................................................................................................. 5
1.1.1. Le débat d’orientation budgétaire (DOB)................................................................................... 5
1.1.2. Le calendrier des actions à mener jusqu’au vote du budget ................................................ 6
1.1.3. Le vote du budget primitif.......................................................................................................... 7
1.1.4. La saisie des inscriptions budgétaires ........................................................................................ 7
1.2. Les Autorisations de Programme et les Crédits de Paiement (AP - CP) ........................................... 7
1.2.1. La gestion des AP ........................................................................................................................ 9
1.2.2. Modification et ajustement des CP ............................................................................................ 9
1.2.3. Les autorisations d’engagement (fonctionnement) ................................................................ 11
1.3. Le budget supplémentaire et les décisions modificatives .............................................................. 11
1.4. La fusion du compte de gestion et du compte administratif : le compte financier unique (CFU)...... 11
2. L’EXECUTION BUDGETAIRE ......................................................................................................... 12
2.1. Les grandes classes de recettes et de dépenses ............................................................................. 12
2.1.1. Les recettes de fonctionnement .............................................................................................. 12
2.1.2. Le pilotage des charges de personnel ...................................................................................... 13
2.1.3. Les autres dépenses de fonctionnement ................................................................................. 13
2.1.4. Les subventions accordées (fonctionnement et investissement) ........................................... 14
2.1.5. Les dépenses d’investissement ................................................................................................ 14
2.1.6. Les recettes d’investissement .................................................................................................. 15
2.1.7. L’annuité de la dette................................................................................................................. 15
2.2. La comptabilité d’engagement - généralités................................................................................... 15
2.2.1. Engagements – gestion de la TVA............................................................................................. 16
2.2.2. L’engagement de dépenses ...................................................................................................... 16
2.2.3. La gestion des tiers ................................................................................................................... 17
2.3. Enregistrement des factures ............................................................................................................ 17
2.3.1. La gestion du « service fait » .................................................................................................... 18
2.3.2. La liquidation et le mandatement ou l’ordonnancement ....................................................... 19
2.3.3. Le délai global de paiement ..................................................................................................... 20
2.4. La gestion des recettes ..................................................................................................................... 21
2.4.1. Les recettes tarifaires et leur suivi............................................................................................ 21
2.4.2. Les annulations de recettes ...................................................................................................... 22
2.4.3. Le suivi des demandes de subvention à percevoir .................................................................. 23 3
2.5. La constitution des provisions .......................................................................................................... 23
2.6. Les opérations de fin d’exercice ...................................................................................................... 24
2.6.1. La journée complémentaire ..................................................................................................... 24
2.6.2. Le rattachement des charges et des produits .......................................................................... 24
3. LA GESTION DU PATRIMOINE....................................................................................................... 26
3.1. La tenue de l'inventaire .................................................................................................................... 26
3.2. L’amortissement ............................................................................................................................... 27
3.3. La cession de biens mobiliers et biens immeubles ......................................................................... 27
3.4. Concordance Inventaire physique/comptable................................................................................ 28
4. LA GESTION DES GARANTIES D’EMPRUNT .............................................................................. 28
5. LES REGIES .......................................................................................................................................... 28
5.1. La création des régies ....................................................................................................................... 28
5.2. La nomination des régisseurs ........................................................................................................... 29
5.3. Les obligations des régisseurs .......................................................................................................... 29
5.4. Le suivi et le contrôle des régies ...................................................................................................... 30
6. LA COMMANDE PUBLIQUE ............................................................................................................ 30
6.1. Les procédures .................................................................................................................................. 31
6.2. La mise en concurrence pour tout achat.......................................................................................... 31
7. INFORMATION DES ELUS................................................................................................................ 32
7.1. Mise en ligne des documents budgétaires et des rapports de présentation ................................ 32
7.2. Suites données aux rapports d’observations de la CRC.................................................................. 32
8. RESPONSABILITE FINANCIERE .................................................................................................... 33 4
REGLEMENT BUDGETAIRE ET FINANCIER
INTRODUCTION
Le règlement budgétaire et financier devient obligatoire avec le passage à la nomenclature comptable M57.
Celui-ci a pour objectif principal de clarifier et de rationaliser l’organisation financière et la présentation des comptes locaux.
La commune a souhaité anticiper le passage à la nomenclature M57 dès 2023, sans attendre l’échéance légale de 2024. Ce passage concerne le budget de la commune et du CCAS.
Le règlement budgétaire financier (RBF) formalise et précise les principales règles de gestion financière qui résultent du code général des collectivités territoriales (CGCT), des lois, décrets et des instructions budgétaires et comptables applicables aux communes.
Il définit également des règles internes de gestion propres à la commune (y compris son CCAS) dans le respect des textes ci-dessus énoncés et conformément à l’organisation de ses services.
Il s’impose à l’ensemble des budgets et services municipaux, plus particulièrement au service financier, et renforce la cohérence et l’harmonisation des procédures budgétaires en vue de garantir la permanence des méthodes et des processus internes.
Il vise également à vulgariser le budget et la comptabilité, afin de les rendre accessibles aux élus et aux agents non spécialistes, tout en contribuant à développer une culture de gestion partagée.
Le présent RBF évoluera et sera complété en fonction des modifications législatives et réglementaires, ainsi que des nécessaires adaptations des règles de gestion. Il constitue la base de référence du guide des procédures de la commune. 5
1. LE PROCESSUS BUDGETAIRE
1.1. Définition du budget primitif
Le budget est l'acte par lequel le conseil municipal prévoit et autorise les recettes et les dépenses d'un exercice :
En dépenses : les crédits votés sont limitatifs et les engagements ne peuvent être validés que si des crédits ont été mis en place
En recettes : les crédits sont évaluatifs et les recettes réalisées peuvent être supérieures aux prévisions.
Le budget comporte deux sections : la section de fonctionnement et la section d’investissement. Chacune des sections est présentée en équilibre en dépenses et en recettes.
Le budget est constitué de l’ensemble des décisions budgétaires annuelles ou pluriannuelles se déclinant en budget primitif (BP), budget supplémentaire (BS) et décisions modificatives (DM).
Les budgets annexes, bien que distincts du budget principal proprement dit, sont votés dans les mêmes conditions par l’assemblée délibérante. La constitution de budgets annexes résulte le plus souvent d’obligations réglementaires et a pour objet de regrouper les services, dont l’objet est de produire ou d’exercer des activités qu’il est nécessaire de suivre dans une comptabilité distincte. Il s’agit essentiellement de certains services publics locaux spécialisés, qu’ils soient à caractère industriel et commercial ou administratif.
Pour rappel, la commune de Garons ne dispose pas, au jour de l’adoption du RBF, de budget annexe.
Il est à noter que le CCAS, établissement public rattaché à la commune, suit les mêmes règles d’élaboration et d’exécution par le biais de son conseil d’administration.
En vertu du principe de non-affectation, la prévision et/ou l’encaissement des recettes ne peuvent justifier de l’octroi de crédits supplémentaires en dépenses.
Le budget est présenté par chapitres et articles, conformément à l’instruction comptable M57 en vigueur à la date du vote. Il contient également des annexes présentant notamment la situation patrimoniale, ainsi que divers engagements de la collectivité.
Les documents budgétaires sont édités au moyen d’une application financière en concordance avec les prescriptions de la DGCL (direction générale des collectivités locales).
1.1.1. Le débat d’orientation budgétaire (DOB)
Dans les deux mois précédant le vote du budget, le maire doit présenter au conseil municipal un rapport d’orientations budgétaires (ROB) devant donner lieu à débat. Ce rapport porte sur les orientations générales à retenir pour l'exercice, ainsi que sur les engagements pluriannuels envisagés.
Les prévisions du budget doivent être sincères, toutes les dépenses et toutes les recettes obligatoires et prévisibles doivent être inscrites, elles ne sont ni sous-estimées, ni surestimées. 6
1.1.2. Le calendrier des actions à mener jusqu’au vote du budget
Le budget est prévu pour la durée d'un exercice qui commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre. Il peut être adopté jusqu'au 15 avril de l'exercice auquel il s'applique (ou jusqu'au 30 avril l'année du renouvellement du conseil municipal en application du L.1612-2 du CGCT). Par dérogation, le délai peut également être repoussé au 30 avril, lorsque les informations financières communiquées par l’Etat parviennent tardivement aux collectivités locales.
La Commune a opté, historiquement, de voter son budget N en même temps que le compte financier unique N-1, permettant ainsi d’intégrer les résultats N-1. Par conséquent, le calendrier budgétaire prévisionnel indicatif est le suivant :
Services
communaux /
élus délégués
Service financier
et comptable
Maire/adjoint
aux finances et
Direction
Générale
Conseil
Municipal
Novembre N-1 cadrage budgétaire
Novembre N-1
à janvier N
Remontée des
propositions
budgétaires
Opérations
de clôture
budgétaire
Intégration des
propositions des
services
Janvier /
Février N Arbitrages
Débat sur les
orientations
budgétaires.
Rapport
d’orientations
budgétaires
Février/ mars
N
Etablissement des
maquettes
budgétaires et
délibérations
Commission des
Finances
Février/ mars
N
Vote du
budget
primitif et du
CFU
Le calendrier présenté ci-dessus peut être modifié sous réserve du respect des échéances légales. Ainsi, le maire peut opter pour une anticipation du calendrier budgétaire impliquant un vote du budget N avant que l’exercice concerné ne débute (par exemple, vote du budget N en décembre de l’exercice N-1, afin qu’il puisse s’appliquer dès le 1er janvier de l’année N), une reprise des résultats N-1 à l’occasion d’un budget supplémentaire adopté au cours de l’année N serait nécessaire. Le calendrier ci-dessus sera adapté en conséquence. 7
1.1.3. Le vote du budget primitif
Le conseil municipal délibère sur un vote du budget par nature ou par fonction. Cette modalité de présentation ne peut être modifiée qu'une seule fois, au plus tard à la fin du premier exercice budgétaire complet suivant le renouvellement du conseil municipal.
Dans le cadre du présent règlement, la municipalité continuera de voter son budget par nature.
Le budget est complété d'une présentation croisée par fonction. Il contient également des annexes présentant notamment la situation patrimoniale, le tableau des effectifs, les états de la dette propre et de la dette garantie, ainsi que divers engagements de la commune.
Le budget primitif est accompagné d'un rapport de présentation et d’une note synthétique (rendue obligatoire par la loi NOTRe). Ce document présente le budget dans son contexte économique et réglementaire et en détaille la ventilation par grands postes.
Le budget doit être voté en équilibre réel. Les ressources propres définitives doivent impérativement permettre le remboursement de la dette. En vertu de cette règle, la section de fonctionnement doit avoir un solde nul ou positif. La collectivité ne peut pas couvrir ses charges de fonctionnement par le recours à l’emprunt.
Le budget est exécutoire dès publication et transmission au représentant de l'État dans le département mais uniquement à partir du 1er janvier de l’exercice auquel il s’applique.
1.1.4. La saisie des inscriptions budgétaires
La saisie des propositions budgétaires, en dépenses comme en recettes, est effectuée par le service comptable, après validation de la direction générale. Les responsables des services veillent à ce que leurs besoins en crédits soient transmis dans les délais impartis et rappelés dans le cadrage budgétaire.
Le service financier et comptable veille à la cohérence entre l’objet des demandes budgétaires et les comptes comptables utilisés.
1.2. Les Autorisations de Programme et les Crédits de Paiement (AP - CP)
L’investissement est voté par nature. Des numéros d’opérations peuvent être attribués pour information, afin de mieux identifier et suivre certains investissements.
Le conseil municipal peut décider de voter les investissements par opérations, excepté les dépenses liées à la gestion de la dette et les opérations financières (chapitres 16, 26 et 27). 8
Pour les investissements pluriannuels d’une certaine ampleur, le maire peut proposer la gestion en Autorisations de Programme (AP) et en Crédits de Paiement (CP) annuels permet d'en assurer le financement.
Les autorisations de programme constituent la limite supérieure des dépenses qui peuvent être engagées pour le financement des investissements. Elles demeurent valables sur la durée du mandat municipal, sauf à ce qu'il soit procédé à leur annulation. Elles peuvent être révisées à tout moment par le conseil municipal.
Les crédits de paiement constituent la limite supérieure des dépenses pouvant être mandatées pendant l'année, dans le cadre des autorisations de programme correspondantes.
L'équilibre budgétaire de la section d'investissement s'apprécie en tenant compte des seuls crédits de paiement.
La somme de ces CP annuels doit être égale à tout moment au montant de l’AP et le CP de l’année N représente alors la limite maximale de liquidations autorisée au titre de l’année N.
Les AP sont généralement créées et modifiées par le conseil municipal, à l’occasion de l’adoption du budget et/ou de décisions modificatives. Elles sont toutefois délibérées indépendamment de la délibération du budget. Seul le montant global de l’AP fait l’objet du vote, l’échéancier des CP des exercices postérieurs à l’année en cours est indicatif. Par ailleurs, une annexe budgétaire retrace le suivi pluriannuel de ces autorisations.
Une AP peut financer une ou plusieurs opérations et comporter une ou plusieurs natures comptables. La liste des opérations financées par une AP est présentée pour information aux élus dans la délibération d’autorisation.
La répartition des crédits de paiement entre opérations d’une même AP est modifiable à tout moment sous réserve du respect du vote par chapitre.
Autant que possible, les AP seront calées sur la programmation pluriannuelle des investissements, susceptible d’être présentée lors des orientations budgétaires. Les montants proposés seront fondés sur la base d’estimations, soit externe pour les projets spécifiques (maitre d’œuvre ou mandataire pour les opérations déléguées), soit interne pour les investissements récurrents assurés par les services municipaux.
Si le montant de l’AP s’avère insuffisant du fait d’un changement du programme fonctionnel de besoin ou de contraintes d’exécution excédant les provisions d’aléas et de révision ou, au contraire, trop important, l’AP pourra faire l’objet d’une révision, avec ajustement des derniers CP, soumise à la validation du conseil municipal.
Elle fera dans tous les cas l’objet d’une clôture, soit à la réception financière de la dernière des opérations financées (AP de projet), soit à l’occasion du renouvellement de l’équipe municipale. 9
1.2.1. La gestion des AP
Une délibération annuelle relative aux AP (s’il y a) sera présentée à l’approbation du conseil municipal, à l’occasion de l’adoption du budget. Cette délibération présentera, d’une part, un état des AP en cours et leurs éventuels besoins de révisions et, d’autre part, la création de nouvelles AP et les opérations s’y rattachant.
1.2.2. Modification et ajustement des CP
Lorsque l’AP finance plusieurs opérations, le rééquilibrage des crédits s’effectue en priorité par virement de crédits des CP au sein des opérations de l’AP.
Au sein d’une AP
Le montant de l’AP n’est pas modifié mais la répartition des crédits entre chapitre budgétaires peut l’être.
Entre deux AP : règles de révision
La révision d’une autorisation de programme ou d’engagement constitue soit une augmentation, soit une diminution de la limite supérieure des dépenses autorisées par programme. Le montant de l’AP est modifié et le cas échéant la répartition des crédits entre chapitres budgétaires. 10
Exemple de création et fonctionnement d'une Autorisation de Programme
Adoption d'un projet de construction d'un équipement municipal, coût estimé à 1 000 000 € TTC Durée prévue études + travaux 4 ans
1. Adoption en conseil municipal de l'ouverture d'une AP et son échéancier provisoire
2026 2027 2028 2029 Total AP 50 000 150 000 600 000 200 000 1 000 000
2. Courant 2026, les études démontrent que la surface du bâtiment doit être augmentée.
Le coût supplémentaire induit par cette hausse est de 200 000 €. L'AP doit alors faire l'objet d'une révision en conseil municipal, puisque le montant total est modifié.
2026 2027 2028 2029 Total AP
50 000 150 000 700 000 300 000 1 200 000
3. En 2027, les consultations se déroulent plus vite que prévues et les travaux peuvent être
anticipés (+ 50 000 €), tandis qu'une autre opération prend du retard. Dans ce cas, il est possible de procéder à un ajustement de crédits entre les 2 AP, dès lors qu'il s'agit bien du même chapitre budgétaire et que le montant de l’AP reste identique. Dans le cas contraire, cela doit faire l'objet d'une DM et d’un nouveau vote de l’AP.
2026 2027 2028 2029 Total AP 50 000 200 000 700 000 250 000 1 200 000 (+ 50 000) (- 50 000)
4. En 2028, un prestataire titulaire d'un lot fait défaut et il convient de relancer une consultation
pour ce lot. Ce contretemps génère un allongement de quelques mois du chantier, débordant sur l'exercice 2026. Dans ce cas, le conseil municipal doit alors autoriser le prolongement de l'AP.
2026 2027 2028 2029 2030 Total AP 50 000 200 000 700 000 150 000 100 000 1 200 000 11
1.2.3. Les autorisations d’engagement (fonctionnement)
Les dotations affectées aux dépenses de fonctionnement peuvent comprendre des autorisations d'engagement (AE) et des crédits de paiement (CP).
Cette faculté est réservée aux seules dépenses résultant de conventions, de délibérations ou de décisions, au titre desquelles la commune s'engage, au-delà d'un exercice budgétaire, à verser une subvention, une participation ou une rémunération à un tiers. Toutefois, les frais de personnel et les subventions versées aux organismes privés ne peuvent faire l'objet d'une AE.
Les AE constituent la limite supérieure des dépenses qui peuvent être engagées pour le financement des dépenses mentionnées à l'alinéa précédent. Elles demeurent valables sans limitation de durée jusqu'à ce qu'il soit procédé à leur annulation. Elles peuvent être révisées.
Les CP constituent la limite supérieure des dépenses pouvant être mandatées pendant l'année, pour la couverture des engagements contractés dans le cadre des AE correspondantes.
L'équilibre budgétaire de la section de fonctionnement s'apprécie en tenant compte des seuls CP.
1.3. Le budget supplémentaire et les décisions modificatives
Le budget supplémentaire est une décision modificative particulière qui a pour objet d’intégrer les résultats antérieurs reportés, ainsi que les reports.
La décision modificative s’impose dès lors que le montant d’un chapitre préalablement voté doit être modifié. Seules les dépenses et les recettes non prévues et non prévisibles au budget primitif (principe de sincérité du budget) peuvent être inscrites en décision modificative.
Dans le cadre de la mise en œuvre de la M57, il est néanmoins possible de procéder à des virements des crédits de chapitre à chapitre, dans la limite de 7,5 % des dépenses réelles de chacune des sections, à l’exclusion des crédits relatifs aux dépenses de personnel.
Les décisions modificatives concernent également des transferts équilibrés entre chapitres budgétaires.
Le service financier recense les demandes de crédits complémentaires proposées et motivées par les gestionnaires de crédits. Ces demandes nouvelles sont arbitrées en dernier ressort par le maire.
Le vote des décisions modificatives est effectué selon les mêmes modalités que le vote du budget primitif.
Les annexes budgétaires qui seraient modifiées lors d’une décision modificative ou par le budget supplémentaire doivent être présentées au vote de l’assemblée délibérante.
1.4. La fusion du compte de gestion et du compte administratif : le compte financier unique (CFU)
Le CFU devient, depuis 2026 à Garons (comptes 2025), la nouvelle présentation des comptes locaux pour les élus et les citoyens. Sa mise en place vise plusieurs objectifs : 12
Favoriser la transparence et la lisibilité de l’information financière
Améliorer la qualité des comptes
Simplifier les processus administratifs entre l’ordonnateur et le comptable, sans remettre en cause leurs prérogatives respectives.
En mettant davantage en exergue les données comptables à côté des données budgétaires, le CFU permettra de mieux éclairer les assemblées délibérantes et pourra ainsi contribuer à enrichir le débat démocratique sur les finances locales.
A terme, le CFU participera à un bloc d’information financière modernisé et cohérent, composé d’un rapport sur le CFU, du CFU lui-même et des données ouvertes ("open data").
2. L’EXECUTION BUDGETAIRE
2.1. Les grandes classes de recettes et de dépenses
La circulaire NOR/INT/B/O2/00059C du 26 février 2002, rappelle et précise les règles d'imputation des dépenses du secteur public local, telles qu'elles sont fixées par les instructions budgétaires et comptables.
Les dépenses ont le caractère d'immobilisations si elles ont pour effet une augmentation de la valeur d'un élément d'actif ou une augmentation notable de sa durée d'utilisation.
Ainsi, les dépenses à inscrire à la section d'investissement comprennent essentiellement des opérations qui se traduisent par une modification de la consistance ou de la valeur du patrimoine de la collectivité : achats de matériels et équipements durables, construction ou aménagement de bâtiments, travaux d'infrastructure (voirie, réseaux divers).
Inversement, sont imputées en fonctionnement les dépenses qui concernent le quotidien de la gestion municipale : fournitures courantes, prestations récurrentes qui n’améliorent pas la valeur des investissements, des biens possédés par la Ville.
La difficulté réside dans l’interprétation de ce que sont les dépenses de gros entretien, d’amélioration. Car dès lors que l’on prolonge la durée de vie d’un bien, qu’on l’améliore, qu’on augmente sa valeur, alors l’imputation en investissement s’impose.
2.1.1. Les recettes de fonctionnement
Les recettes de fonctionnement comprennent notamment, des impôts et taxes, des dotations et participations diverses, ainsi que des prestations facturées sur la base de tarifs définis par délibération (cantines, centre de loisirs...). 13
La prévision de recettes est évaluative, l’ordonnancement des recettes peut donc être supérieur aux prévisions. Cependant, dans le cadre des principes de prudence et de sincérité budgétaire, les recettes de fonctionnement ne doivent pas être surévaluées, ni sous-évaluées.
Les recettes issues des tarifs doivent être évaluées au regard des réalisations passées et de l’évolution des tarifs. Les prévisions relatives aux subventions et autres recettes de fonctionnement doivent être justifiées.
En vertu du principe de non-affectation, la prévision et/ou l’encaissement des recettes ne peuvent justifier de l’octroi de crédits supplémentaires en dépenses.
2.1.2. Le pilotage des charges de personnel
La prévision budgétaire et la saisie dans l’application financière sont assurées par le service financier et comptable, en lien avec le service des ressources humaines (RH) et selon le tableau des effectifs en vigueur. Les RH appuient la direction générale des services dans la définition de cette stratégie financière pluriannuelle, notamment par le biais des lignes directrices de gestion.
La saisie des propositions budgétaires doit impérativement être détaillée au niveau le plus fin de la nomenclature par nature et par fonction.
Les crédits inscrits au budget primitif doivent être suffisants pour honorer toutes les dépenses obligatoires (salaires et charges) de l’exercice budgétaire considéré.
Le tableau des effectifs fait partie des annexes obligatoires au budget. Il est également fourni par les RH, sous un format compatible avec la production des annexes budgétaires (protocole TOTEM). Le service financier assure la consolidation des annexes et prépare les maquettes budgétaires soumises à l’approbation de l’assemblée délibérante.
Le service RH veille également à ce que les justificatifs (contrats, arrêtés...) soient remis dans les temps et annexés aux mandats correspondants.
De façon analogue est assuré un suivi des recettes, en particulier le titrage des indemnités journalières versées par les caisses d’assurance maladie ou dans le cadre de l’assurance contre les risques statutaires.
2.1.3. Les autres dépenses de fonctionnement
Les dépenses courantes correspondent aux charges à caractère général (chapitre 011), aux charges de gestion courante hors subventions (chapitre 65 hors 6574...) et aux atténuations de produits (chapitre 014).
La saisie est effectuée par le service comptable, sur la base des propositions budgétaires formules par chaque service gestionnaire. Elle est détaillée au niveau le plus fin de la nomenclature par nature et par fonction.
Toute proposition doit être justifiée en distinguant ce qui relève des charges incompressibles des charges facultatives. 14
Les autres dépenses (charges financières et charges exceptionnelles) sont saisies par le service comptable.
2.1.4. Les subventions accordées (fonctionnement et investissement)
Une subvention est un concours financier volontaire et versé à une personne physique ou morale, dans un objectif d’intérêt général et local.
L'article 59 de la loi n°2014-856 du 31 juillet 2014 relative à l'économie sociale et solidaire donne la définition suivante des subventions qui sont « des contributions de toute nature (...) décidées par les autorités administratives et les organismes chargés de la gestion d'un service public industriel et commercial, justifiées par un intérêt général ».
Les subventions de fonctionnement correspondent aux prévisions de l’article par nature 657 « Charges d’intervention pour compte propre – subventions », tandis que les subventions d’équipement versées font l’objet d’un chapitre particulier (chapitre 204) de la nomenclature budgétaire et comptable M57.
Les autres subventions (allouées aux personnes morales de droit public, contributions obligatoires...) sont classées dans la catégorie « contributions obligatoires ».
Les subventions ne peuvent pas être accordées sans crédits préalablement votés aux chapitres concernés.
Les subventions supérieures à 23 000 euros doivent obligatoirement faire l’objet d’une délibération distincte du budget et d’une convention définissant les conditions d’octroi (convention pluriannuelle d’objectifs).
Le service à la population se charge du recensement des subventions dans ces différents domaines de compétence. Elles sont étudiées préalablement pat le maire, l’adjoint aux finances et par l’adjoint à la vie associative. L’ensemble des subventions est ensuite proposé au conseil municipal. Elles peuvent, au besoin et selon leur nature, être examinées préalablement par la commission des finances.
Toute subvention accordée au cours d’un exercice doit faire l’objet d’une demande officielle, via le dossier mis en ligne chaque année sur le site de la commune.
2.1.5. Les dépenses d’investissement
Les gestionnaires de crédits prévoient et proposent les crédits afférents à l’exercice, concourant en priorité pour les projets de la mandature.
Outre les prévisions propres à l’exercice budgétaire, les services opérationnels indiquent également les prévisions budgétaires relatives aux exercices couvrant la mandature (durée des AP), ainsi que les éventuelles dépenses de fonctionnement générées par ces investissements.
Si les opérations sont incluses dans une AP, la somme des CP prévus ou votés par exercice budgétaire ne peut pas être supérieure au montant de l’AP, sauf à solliciter une revalorisation de celle-ci. 15
2.1.6. Les recettes d’investissement
Les recettes d’investissement sont composées des ressources propres définitives (FCTVA...), des subventions d’équipement, des recettes d’emprunt, des cessions patrimoniales et de l’autofinancement dégagé par la section de fonctionnement. Elles sont prévues et saisies par le service financier et comptable.
Les recettes affectées à des opérations sont inscrites au budget, d’une part, au regard d’un engagement juridique (arrêté de subvention, convention...) et, d’autre part, au regard des montants inscrits en dépenses.
En vertu du principe de non-affectation, la prévision et/ou l’encaissement des recettes ne peuvent justifier de l’octroi de crédits supplémentaires en dépenses.
L’autofinancement dégagé par la section de fonctionnement pour le financement de la section d’investissement correspond, en prévision, à la somme du virement de la section de fonctionnement (nature 021/023), des dotations aux amortissements et des provisions (chapitre 040/042).
Les éventuelles recettes d’emprunt assurent le financement complémentaire de la section d’investissement (à l’exception du remboursement en capital de la dette).
2.1.7. L’annuité de la dette
Si présente, l’annuité de la dette correspond au remboursement des emprunts en capital (chapitre 16) et intérêts (articles 66111 et 66112). L’annuité de la dette est une dépense obligatoire de la commune.
La prévision annuelle inscrite au budget primitif est effectuée par le service financier et comptable. Des ajustements pourront, le cas échéant, être prévus par décision modificative. L’état de la dette est présenté au travers de différentes annexes du budget.
2.2. La comptabilité d’engagement - généralités
Sur le plan juridique, un engagement est un acte par lequel la commune crée ou constate à son encontre une obligation qui entraînera une charge (engagement juridique). Il résulte de la signature d’un marché, contrat, d’une convention, d’un simple bon de commande, etc.
L’engagement préalable est obligatoire dans l’application financière en dépenses et en recettes, quelle que soit la section (investissement ou fonctionnement). Il permet de constater l’engagement juridique et de réserver les crédits correspondants. Il précède l’envoi des bons de commande aux fournisseurs.
L’engagement permet de répondre à quatre objectifs essentiels :
Vérifier l’existence de crédits sur les bonnes lignes budgétaires ;
Déterminer les crédits disponibles ;
Rendre compte de l’exécution du budget ; 16
Générer les opérations de clôture (rattachement des charges et produits à l’exercice et détermination des éventuels restes à réaliser et reports)
Il en résulte que toute prestation ou livraison de bien n’ayant pas fait l’objet d’un engagement préalable au service fait, peut conduire au refus de payer ladite prestation ou livraison. Tout fournisseur doit pouvoir disposer d’un numéro d’engagement en amont de sa prestation.
Chaque engagement doit faire l’objet de validations dont le nombre est fonction du type d’engagement :
Une première validation d’ordre technique par le service financier portant sur le contrôle de l’imputation budgétaire utilisée, sa concordance avec les compétences exercées par la commune, la clarté et la précision du libellé, le référencement éventuel à un contrat ou un devis. Cette vérification ne porte pas sur l’opportunité de l’engagement
Des validations hiérarchiques (chef de service, direction générale des services) portant sur l’opportunité de l’engagement, son insertion dans la sphère d’actions de l’intérêt général, etc.
Le bon de commande généré est ensuite soit traité sous format papier, soit déposé sur un parapheur électronique, afin de suivre le circuit de validation et de signature électronique.
La signature des engagements est de la compétence exclusive de l’ordonnateur, à savoir le maire, qui peut déléguer sa signature à d’autres élus et agents communaux.
2.2.1. Engagements – gestion de la TVA
Chaque type d’engagement porte ses propres règles de gestion (suivi des seuils, gestion de la facture, gestion des services faits, gestion de la TVA, gestion des visas...).
Le montant budgétaire de l’engagement est égal au montant toutes taxes comprises, exception faite des activités entrant dans le champ de la TVA déclarable.
Pour les activités entrant dans le champ de la TVA déclarable : le montant budgétaire correspond au montant hors taxes. Si ces activités ont un prorata de TVA, le montant budgétaire correspond au hors taxes augmenté de la TVA non déductible.
2.2.2. L’engagement de dépenses
L’engagement est effectué par et sur les crédits du service qui aura à assurer la vérification du « service fait ».
L’engagement en dépenses dans l’application financière doit toujours être antérieur à la livraison des fournitures ou au démarrage des prestations. A titre exceptionnel, et uniquement en cas d’urgence, l’engagement peut être effectué concomitamment.
Par extension de ce principe, le bon de commande ne devrait pas être émis :
Après l’exécution des prestations 17
Après la réception d’une facture (hors versements d’acomptes, réservations, etc.).
Dans le cadre des marchés publics, l’engagement juridique de la commune est manifesté par le courrier de notification ou, pour les marchés de travaux, par l’envoi d’un ordre de service.
Hors marchés publics, l’engagement juridique de la commune est matérialisé par un bon de commande, accompagné, s’il y a lieu, de pièces complémentaires telles que devis, contrat, convention... Par extension de ce principe, la passation d’un marché public rend inutile la fourniture d’un devis préalablement à la passation d’un bon de commande.
2.2.3. La gestion des tiers
La qualité de la saisie des données des tiers est une condition essentielle à la qualité des comptes de la commune. Elle impacte directement la relation au fournisseur et à l’usager et fiabilise le paiement et le recouvrement.
La création des tiers dans l’application financière est effectuée par le service comptable.
Toute demande de création d’un tiers est conditionnée par la transmission, a minima : De l’adresse ;
D’un relevé d’identité bancaire ou postale, et, pour les tiers étrangers, le nom et l’adresse de leur banque ;
Pour une société, son référencement par n° SIRET ;
Pour un particulier : son identification par nom, prénom, adresse, date de naissance, ...
Seuls les tiers intégrés au progiciel financier peuvent faire l’objet d’engagements de dépenses ou de recettes.
Dans tous les cas, les coordonnées bancaires devront être communiquées sous la forme d’un RIB délivré par la banque du bénéficiaire. Seules les coordonnées indiquées dans l’acte d’engagement d’un marché peuvent être saisies sans ce justificatif.
Les modifications et suppressions de tiers suivent le même processus : la demande est effectuée par le service gestionnaire avec les éléments justificatifs par courriel sur la messagerie du service comptable. Les modifications apportées aux relevés d’identité bancaire sont traitées exclusivement par le service comptable.
2.3. Enregistrement des factures
La commune soutient l’effort de dématérialisation exprimé dans l’ordonnance n°2014-697 du 26 juin 2014 et, depuis le 1er janvier 2020, l’utilisation obligatoire pour toute entreprise/société de la facture sous forme électronique, via l’utilisation du portail internet Chorus Pro du Ministère des Finances : https://chorus-pro.gouv.fr/
Depuis le 1er janvier 2020, toute facture adressée à un acheteur public doit être dématérialisée et déposée sur la plateforme CHORUS PRO. Aucun paiement relatif à un bon de commande et/ou un marché notifié par la Commune ne pourra être effectué sur la base d’une facture qui ne serait pas dématérialisée par ce biais. 18
Les factures peuvent être transmises via ce portail en utilisant :
Le numéro SIRET de la commune, du CCAS ou des budgets annexes s’il y a ; Le numéro d’engagement porté sur le bon de commande
Enfin, il est rappelé que le portail Chorus Pro n’est destiné qu’à la transmission des seules factures respectant les éléments portés dans le décret n°2016-1478 du 2 novembre 2016, relatif au développement de la facturation électronique : date d’émission de la facture, désignation de l’émetteur et du destinataire de la facture, référence de l’engagement ou de la commande, quantité et détermination précise des produits livrés, des prestations et travaux réalisés, etc.
Le dépôt de factures sur Chorus Pro ne doit pas se conjuguer avec des envois au format papier qui, par défaut, ne sont plus traités sauf exception (absence de SIRET...).
2.3.1. La gestion du « service fait »
Le constat et la certification du « service fait » sont les étapes obligatoires préalables à la liquidation d’une facture. Elles sont effectuées sous la responsabilité du service gestionnaire des crédits et de l’élu délégué. Elles peuvent prendre la forme d’une signature papier ou électronique, de l’envoi d’un courriel de validation au service comptable, ou de tout moyen garantissant la certification.
La certification du « service fait » est justifiée par la présence d’un bon de livraison ou d’intervention, un procès-verbal de réception ou toute autre pièce justificative.
Le contrôle consiste à certifier que :
La quantité facturée est conforme à la quantité livrée,
Le prix unitaire est conforme au contrat, à la convention ou au bordereau de prix du marché, La facture ne présente pas d’erreur de calcul,
La facture comporte tous les éléments obligatoires permettant de liquider la dépense.
Elle fait porter sur son auteur la bonne et totale concordance entre la commande, l’exécution des prestations et la facture. Elle oblige son auteur à définir dans l’application financière l'état d'avancement comptable de la facture.
La date de constat du service fait dans l’application financière est celle de : La date du bon de livraison pour les fournitures,
La date de réalisation de la prestation (quelques exemples : réception d’un rapport conforme à la commande, date d’intervention, ...),
La constatation physique d’exécution de travaux.
Sauf cas particuliers, la date de constat du service ne peut être postérieure à la date de facture. 19
Sous réserve des exceptions prévues par l’article 3 de l’arrêté du 16 février 2015 énumérant la liste des dépenses pouvant faire l'objet d'un paiement avant service fait, l'ordonnancement ne peut intervenir avant l'échéance de la dette, l'exécution du service, la décision individuelle d'attribution d'allocations ou la décision individuelle de subvention.
Dans le cas où la date de constat n’est pas déterminable, la date de facturation en tient lieu.
Pour mémoire, une facture établie sur devis doit être égale, en quantité comme en valeur, au devis.
Une demande de création d’engagement complémentaire peut éventuellement être demandée au service concerné, en cas de dépassement de tarif.
Toute facture qui ne pourrait être payée pour les motifs suivants :
Mauvaise exécution
Exécution partielle
Montants erronés
Prestations non détaillées en nature et/ou en quantité
Non concordance entre l’objet du bon de commande et les prestations facturées Différence entre un bon de commande effectué sur devis et les prestations facturées
sera refusée et recyclée sans délai via l’application Chorus Pro, sous l’entière responsabilité du gestionnaire concerné.
Les factures refusées aux prestataires ne sont ni liquidées ni mandatées par service comptable. Le suivi des factures suspendues est géré par les services opérationnels.
Il est rappelé que la non-exécution d’une prestation selon les termes et conditions d’un marché public, doit être attestée par un procès-verbal établi contradictoirement et signé par les parties.
2.3.2. La liquidation et le mandatement ou l’ordonnancement
La liquidation désigne l’action visant à proposer une dépense ou une recette après certification du service fait.
Le service comptable saisit les mandats ou titres, après vérification de cohérence et contrôle de l’exhaustivité des pièces justificatives obligatoires. Il propose au visa de la direction générale les bordereaux provisoires.
Le mandatement des dépenses et l’ordonnancement des recettes se traduisent par l’émission des pièces comptables règlementaires (mandats, titres et bordereaux), permettant au comptable public d’effectuer le paiement des dépenses et l’encaissement des recettes.
En recettes, les titres sont émis, soit avant encaissement avec émission d’un avis des sommes à payer, soit après encaissement pour régularisation.
L’émission des titres de recettes après encaissement doit rester l’exception (état P503 transmis par le comptable public). 20
À titre dérogatoire, le mandatement peut être effectué après paiement (prélèvements, remboursement de la dette, électricité...) pour certaines dépenses, avec l’autorisation du comptable public.
La numérotation des mandats, des titres et des bordereaux est chronologique. Les mandats et titres des services assujettis à la TVA font l’objet de séries distinctes de bordereaux par activité. Les réductions et annulations de mandats et de titres font également l’objet d’une série distincte avec numérotation chronologique.
L’absence de prise en charge par le comptable d’un mandat ou un titre fait l’objet d’un rejet dans l’application financière. Les rejets doivent être motivés et entraînent la suppression pure et simple du mandat ou du titre.
Le service comptable est chargé de la gestion des opérations d’ordre, des rejets ordonnés par le comptable public, des annulations (réductions) partielles ou totales décidées par la commune, ainsi que des ré-imputations comptables s’il y a lieu.
Le service comptable est chargé de traiter les titres et les mandats en s’assurant de la meilleure qualité de transmission et de la complétude des pièces justificatives (facture, marché, ordre de service, PV de réception, numéro d’inventaire, bon de commande, certificat de paiement, délibération, etc…). Il doit tout mettre en œuvre pour répondre à cet enjeu qualitatif, valorisant la commune avec l’ensemble des partenaires (DDFIP, tiers, …).
2.3.3. Le délai global de paiement
Le service comptable procède à la liquidation des factures, vérifie leur conformité par rapport aux pièces présentées, établit les mandats et les transmet (sous format .xml fichiers PES dématérialisés) à la trésorerie municipale chargée du paiement.
La signature électronique du bordereau d’ordonnancement par l’ordonnateur, ou son représentant, entraîne la validation de tous les mandats de dépenses compris dans le bordereau, la justification du service fait pour toutes les dépenses résultant de ces mêmes mandats, la certification du caractère exécutoire de l'ensemble des pièces justificatives jointes aux mêmes mandats.
Le délai global de paiement de 30 jours court à compter de la date de dépôt dans l’application Chorus Pro (format dématérialisé) ou de réception courrier (format papier) :
10 jours pour les services gestionnaires de crédits : certification du service fait, vérification des montants, transmission de pièces justificatives éventuelles
10 jours pour le service comptable : transmission au gestionnaire de crédits concerné, vérification des éléments nécessaires au bon mandatement (numéro SIRET, RIB, adresse, ...), mandatement, mise en signature des bordereaux avant transmission au comptable public
10 jours pour le comptable public : paiement. Dès lors que le comptable public a accepté les pièces comptables, sa responsabilité est entière. Son contrôle est effectué sur la régularité des pièces présentées et non sur l’opportunité de la dépense. 21
Afin de permettre, dans l’intérêt économique des entreprises, une réduction du délai de mandatement, la commune se fixe comme objectif de traiter la facturation dans un délai de 10 jours (au lieu des 20 jours règlementaires), dès lors que les factures présentées sont conformes et ne font pas obstacle à la tenue de cet objectif.
A titre d’information, le délai global de paiement pour 2024 s’élève à 11,74 jours, soit quasiment moitié moins que le délai maximum légal.
Le délai global de paiement peut être suspendu dans les cas prévus par la réglementation. La facture est alors retournée sans délai au fournisseur.
Si elle n’est pas liquidable, pour le motif d’absence de constat et certification de service fait à la réception, cette dernière n’est, par exception, pas retournée et le fournisseur doit être prévenu (Chorus Pro, mail, courrier...).
Les pièces justificatives sont l'ensemble des documents nécessaires au comptable pour lui permettre d'effectuer les contrôles qui lui sont assignés par le décret n° 2022-505 du 23 mars 2022.
La liste des pièces justificatives que l’ordonnateur doit transmettre au comptable pour permettre le paiement des dépenses publiques locales est périodiquement actualisée, pour tenir compte de l’évolution de la réglementation applicable aux collectivités.
Deux types de justificatifs doivent être transmis au comptable :
La justification juridique de la dépense : délibération, décision, marché, contrat ou convention ;
La pièce attestant de la validité de la créance et comportant les éléments de liquidation : facture, décompte.
Le premier paiement fournira les justificatifs des deux types, juridique et premier décompte ; les paiements suivants feront référence au 1er paiement (n° mandat, année, imputation).
2.4. La gestion des recettes
Généralement, la constatation d’une recette fait l’objet d’un avis des sommes à payer (ASAP) communiqué automatiquement aux redevables.
La gestion des ASAP de façon dématérialisée a pour finalité de faire traiter de manière centralisée et automatisée l’impression, la mise sous pli, l’affranchissement et l’envoi des ASAP par la filière éditique de la DGFiP.
2.4.1. Les recettes tarifaires et leur suivi
Les tarifs sont votés par l’assemblée délibérante sur proposition des services gestionnaires, chargés de la rédaction des délibérations afférentes.
Les tarifs sont appliqués soit au sein de régies de recettes, soit par émission de titres de recettes envoyés aux administrés. Ceux-ci sont émis par le service comptable, à l’appui des états liquidatifs et des pièces justificatives par le service gestionnaire : 22
Dans le premier cas, par exemple, les repas servis aux enfants dans les restaurants scolaires sont payés à la régie unique, à réception de la facturation mensuelle ; Dans le second cas, par exemple lorsqu’une famille n’a pas respecté le délai de paiement de la régie, elle pourra régler à la réception d’un avis de sommes à payer (ASAP) transmis par le Trésor public.
La séparation ordonnateur/comptable rend responsable le comptable public de l’encaissement des recettes de la commune. Il peut demander aux services communaux toute pièce nécessaire pour justifier du droit à l’encaissement d’une recette. Contrairement aux dépenses, il n’existe pas de nomenclature de pièces justificatives en recettes. Le comptable doit seulement s’assurer que la recette a été autorisée par l’autorité compétente.
Ainsi, périodiquement, la commune récupère une liste des impayés établie par la Trésorerie Municipale, via l’applicatif Hélios. Cette liste est diffusée auprès des services concernés qui, dès lors, peuvent et doivent, s’assurer auprès des usagers de leur capacité à payer. Les services doivent s’assurer que les usagers paient bien la prestation qui leur est fournie.
A défaut, la commune n’est pas tenue de la leur assurer, sauf cas particulier (restauration scolaire notamment).
2.4.2. Les annulations de recettes
Lorsqu’une recette a fait l’objet d’une contestation fondée sur l’application du règlement intérieur du service, ou lorsqu’une erreur de facturation est constatée, le titre de recette fait l’objet d’une annulation.
L’annulation est émise par le service comptable sur la base des justificatifs produits par le service gestionnaire. Il revient à ce dernier d’établir et de faire signer à l’élu de secteur un certificat administratif le cas échéant.
Les annulations sont traitées différemment selon que le titre initial a été effectué sur l’exercice en cours ou sur un exercice antérieur. Dans le premier cas, une annulation de titre vient diminuer le montant total des recettes constatées pour l’exercice, dans le second cas l’annulation est matérialisée par un mandat, puisque le titre annulé est venu alimenter le résultat de l’exercice clos.
La remise gracieuse et l’admission en non-valeur d’une dette relèvent, quant à elles, de la compétence exclusive de l’assemblée délibérante.
L’assemblée délibérante peut accorder la remise gracieuse d’une créance à un débiteur dont la situation financière ne lui permet pas de régler sa dette :
Le dossier peut être suivi et instruit préalablement par le Centre Communal d’Action sociale (CCAS), la famille est reçue ou contactée, et un bilan de la situation est rendu Le dossier est ensuite étudié par les élus conjointement avec les services concernés Les délibérations de remises gracieuses sont ensuite préparées par le service financier et/ou le service gestionnaire
A l’issue de l’adoption de la délibération, la créance est éteinte. 23
En cas d’échec des procédures de recouvrement prévues par la loi, le comptable public demande l’admission en non-valeur.
Les admissions en non-valeur sont présentées par le service financier sur la base d’un état transmis par le comptable public. A l’issue de la délibération, la créance reste due mais les poursuites du comptable sont interrompues.
2.4.3. Le suivi des demandes de subvention à percevoir
Les services concernés gèrent le montage des dossiers de subvention. Les demandes d’aide sont principalement faites auprès de partenaires institutionnels (Région, Métropole, Département, Etat, ...), afin de financer des projets ou services spécifiques. Les demandes de subventions doivent préalablement faire l’objet d’une décision du maire, voire d’une délibération du conseil municipal approuvant le plan de financement provisoire. Une attention particulière doit être portée au respect de la règle de non-commencement des travaux au moment où la subvention est sollicitée.
Une fois les dossiers déposés et les subventions obtenues, le suivi de l’encaissement est de la responsabilité du service gestionnaire. La notification de la subvention peut faire l’objet d’un engagement si elle n’est pas perçue en totalité au titre de l’exercice d’attribution. Le service comptable procède directement aux demandes d’avance, d’acomptes et de solde sur production des pièces justificatives par le service gestionnaire.
2.5. La constitution des provisions
Les provisions obligatoires sont listées au Code général des collectivités territoriales :
L’apparition d’un risque rend obligatoire la constitution d’une provision pour risque
La constatation d’une provision pour dépréciation est obligatoire en cas de perte de valeur d’un actif
Les provisions facultatives sont destinées à couvrir des risques et des charges nettement précisés quant à leur objet, que des événements survenus ou en cours rendent probables.
La commune a adopté le régime semi-budgétaire des provisions afin de se constituer un fonds de réserve. La provision est en effet portée en dépense réelle de fonctionnement et ne fait pas l’objet d’une inscription concomitante en recette d’investissement, comme c’est le cas pour les amortissements.
Le régime budgétaire est ainsi à préconiser dans le cadre d’un risque contentieux en lien avec un investissement.
Les provisions sont évaluées en fin d’exercice, puis sont réajustées au minimum une fois par an ou au fur et à mesure de la variation des risques et éventuellement des charges.
Les provisions pour créances douteuses s'effectuent sur la base d’un état partagé avec le comptable public, au regard de la qualité du recouvrement des recettes de la commune. 24
Les provisions font l’objet d’une annexe spécifique dans les maquettes buddétaires.
2.6. Les opérations de fin d’exercice
Les opérations de fin d’exercice s’appuient sur les évènements de gestion précisés précédemment. La bonne tenue de la comptabilité d’engagement constitue un préalable indispensable au bon déroulement des opérations de clôture. Le calendrier des opérations de fin d’exercice est déterminé chaque année par le service financier.
2.6.1. La journée complémentaire
La comptabilité publique permet, durant le mois de janvier N+1, de terminer les paiements de la section de fonctionnement de l’exercice N, dès lors que la facture a été reçue et que l’engagement et la prestation ont régulièrement été effectués sur l’année N.
De même, il reste possible, jusqu’au 21 janvier, d’effectuer une décision modificative concernant le fonctionnement ou les écritures d’ordre.
Il n’existe pas de journée complémentaire pour les écritures d’investissement (mandats et titres), lesquelles doivent être impérativement passées avant le 31 décembre.
2.6.2. Le rattachement des charges et des produits
Le rattachement des charges et des produits est effectué en application du principe d’indépendance des exercices. Il vise à faire apparaître dans le résultat d’un exercice donné, les charges et les produits qui s’y rapportent et ceux-là seulement.
Le rattachement concerne les engagements en section de fonctionnement pour lesquels : En dépenses : le service a été effectué et la facture n’est pas parvenue,
En recettes : les droits ont été acquis au 31 décembre de l’exercice budgétaire.
En ce qui concerne les recettes de fonctionnement, les droits acquis au plus tard le 31 décembre peuvent faire l’objet de titre de recettes pendant la journée complémentaire et, au plus tard le 31 janvier, dès lors que la recette est certifiée et dûment liquidée. Ainsi, le rattachement en recette ne peut concerner que les droits acquis au 31 décembre, n’ayant pas pu faire l’objet d’un titre de recette sur l’exercice.
Les engagements ayant donné lieu à un service fait au cours de l’année budgétaire achevée et devant y être rattachés, sont proposés par le service comptable, en lien avec les services gestionnaires devant présenter les justificatifs suivants :
Bon de livraison ou de retrait, pour toute fourniture acquise ;
Bon d’intervention ou d’exécution, pour tout service effectué.
Le rattachement des intérêts courus non échus (ICNE) des emprunts en cours est réalisé sur un article budgétaire spécifique en dépense de fonctionnement, nature 66112. Aussi, la prévision et la réalisation peuvent, le cas échéant, être négatives si la contrepassation est supérieure au rattachement. 25
Le rattachement donne lieu à mandatement (ou titre de recette) au titre de l’exercice N et contrepassation à l’année N+1 pour le même montant.
Le service financier fixe chaque année le calendrier des opérations de rattachement des charges et des produits, comme celui de leurs apurements.
La commune peut limiter ce rattachement à des opérations ayant une incidence significative sur le résultat de l’exercice, Dans ce cadre, la commune décide d’appliquer un seuil de 1000 euros TTC, en deçà duquel le rattachement d’une dépense n’est pas effectué.
Le seul impact budgétaire sur l’exercice suivant résulte de la différence constatée entre le montant du rattachement et le montant de la dépense ou de la recette :
- si la dépense ou la recette est inférieure au rattachement, la contre-passation est réduite,
- si la dépense est supérieure au montant du rattachement, la différence est prise sur les crédits ouverts.
2.6.3. Les reports de crédits d’investissement
Il convient de distinguer la gestion « classique » annuelle et la gestion pluriannuelle.
La gestion « classique » ne concernera plus que les chapitres 16 (dette), 26 (titres de participations) et 27 (autres immobilisations financières).
En gestion pluriannuelle, il n’y a pas de report de crédits. Les CP doivent être entièrement consommés, c'est-à-dire mandatés, en fin d’année. Les CP votés non mandatés sont simplement rephasés sur les exercices ultérieurs en fonction des nécessités de service ou du phasage des opérations considérées.
En gestion « classique », les engagements (en dépenses comme en recettes) qui n’auraient pas été soldés à la fin de l’exercice budgétaire peuvent être reportés sur l’exercice suivant, après validation du service financier.
Les engagements non reportés sont automatiquement soldés.
Un état des reports arrêtés au 31 décembre est mis à la signature de l’ordonnateur, une fois les opérations de clôture achevées. Il est produit à l’appui du compte administratif et fait l’objet d’une transmission au comptable public. Cet état et ses justificatifs est susceptible d’être contrôlé par la Chambre Régionale des Comptes. 26
3. LA GESTION DU PATRIMOINE
Le patrimoine correspond à l’ensemble des biens meubles ou immeubles, matériels, immatériels ou financiers, en cours de production ou achevés, propriétés ou quasi-propriété de la Commune.
Ce patrimoine nécessite un suivi retraçant une image fidèle, complète et sincère. La bonne tenue de l'inventaire participe également à la sincérité de l'équilibre budgétaire et au juste calcul des recettes.
Ces biens font l’objet d’un mandatement en section d’investissement, exceptions faites des dons, acquisitions à titre gratuit ou échanges sans soulte (traités par opération d’ordre).
Les acquisitions de l’année (à titre onéreux ou non) sont retracées dans une annexe du compte administratif.
3.1. La tenue de l'inventaire
Chaque élément de patrimoine est référencé sous un numéro d’inventaire unique qui identifie le compte de rattachement, transmis au comptable public en charge de la tenue de l’actif de la collectivité.
Les travaux réalisés en investissement viennent augmenter à leur achèvement la valeur du patrimoine ou empêcher sa dépréciation. Cette dernière peut être constatée au travers des dotations aux amortissements, lors des mises à la réforme ou des cessions.
Pour les communes, exception faite des immeubles de rapport ou participant à des activités commerciales ou industrielles, l’amortissement n’est obligatoire que pour les biens meubles, les biens immatériels (en particulier les études non suivies de réalisation) et les subventions d’équipement versées.
Un ensemble d’éléments peut être suivi au sein d’un lot. Il se définit comme une catégorie homogène de biens dont le suivi comptable individualisé ne présente pas d'intérêt. Cette notion ne doit pas faire obstacle à la possibilité par la suite de procéder à une sortie partielle.
A noter :
Sont à inscrire au chapitre 21 « immobilisations corporelles » les travaux dont le délai de réalisation est égal ou inférieur à 12 mois, et au chapitre 23 « immobilisations en cours » tous ceux excédant cette durée (études non comprises) ;
Pour mémoire, le Conseil Municipal a fixé à 600 euros TTC le seuil en-dessous duquel un investissement était déclaré de faible valeur avec une durée d’amortissement d’un (1) an. 27
3.2. L’amortissement
L'amortissement est la réduction irréversible, répartie sur une période déterminée, du montant porté à certains postes du bilan. L'amortissement pour dépréciation est la constatation comptable d'un amoindrissement de la valeur d'un élément d'actif résultant de l'usage, du changement technique ou de toute autre cause.
La durée d’amortissement propre à chaque catégorie de bien est fixée par délibération du conseil municipal et fait l’objet d’une annexe aux documents budgétaires. Cette délibération précise également par catégorie les niveaux de faible valeur en deçà desquels les éléments sont amortis dans l’année qui suit leur acquisition.
Il est rappelé que la nomenclature M57 impose un amortissement « prorata temporis » à l’exception de certaines catégories précisément identifiées (biens de faible valeur et subventions d’équipement).
3.3. La cession de biens mobiliers et biens immeubles
Pour toute réforme de biens mobiliers, un certificat administratif de réforme est établi. Ce certificat mentionne les références du matériel réformé, ainsi que l’année et la valeur d’acquisition.
Dans le cas d’un achat avec reprise de l’ancien bien, il n’y a pas de contraction entre la recette et la dépense. Le montant correspondant à la récupération du bien par l’entreprise doit faire l’objet d’un titre de recette, retraçant ainsi la sortie de l’inventaire du bien repris.
Concernant les biens immeubles, les cessions donnent lieu à une délibération mentionnant l’évaluation qui a été faite de ce bien par France Domaine, puis doivent être accompagnées obligatoirement d’un acte de vente. Les écritures de cession sont réalisées par le service comptable. Il est important de préciser la valeur nette comptable du bien cédé et d’indiquer s’il s’agit d’une cession totale ou partielle. Dans ce dernier cas, la valeur nette comptable cédée sera calculée au prorata de la surface cédée.
La constatation de la sortie du patrimoine du bien mobilier ou immobilier se traduit par des opérations d’ordre budgétaire (avec constatation d’une plus-value ou moins-value le cas échéant, traduisant l’écart entre la valeur nette comptable du bien et sa valeur de marché).
Les sorties d’actif constatées au cours de l’exercice font l’objet d’une annexe au compte financier unique.
Les cessions patrimoniales sont prévues en recettes d’investissement sur un chapitre dédié 024, mais qui ne présente pas d’exécution budgétaire. Les titres de recettes émis lors de la réalisation de la cession sont comptabilisés sur le compte 775, lequel ne présente pas de prévision. Par ailleurs, les écritures de régularisation de l’actif (constat de la valeur nette comptable et de la plus ou moins-value) ont la spécificité de s’exécuter sans prévision préalable (y compris en dépenses). 28
3.4. Concordance Inventaire physique/comptable
L’inventaire comptable correspond à l’enregistrement des achats en matériel que la Commune a entré dans ses comptes. En fonction du montant, cet achat sera considéré comme une « immobilisation comptable » et pourra être amorti.
Quant à l’inventaire physique, il consiste à recenser réellement, sur le terrain, l’ensemble du matériel que la collectivité détient en ses murs. Son premier objectif est de vérifier la correspondance avec l’inventaire comptable. Il permet d’avoir une vision exhaustive de son patrimoine.
4. LA GESTION DES GARANTIES D’EMPRUNT
La garantie d’emprunt est un engagement hors bilan par lequel la commune accorde sa caution à un organisme, dont elle veut faciliter le recours à l’emprunt, en garantissant aux prêteurs le remboursement en cas de défaillance du débiteur.
La décision d’octroyer une garantie d’emprunt est obligatoirement prise par l’assemblée délibérante. Le contrat de prêt ou, le cas échéant, l’acte de cautionnement est ensuite signé par le Maire.
5. LES REGIES
5.1. La création des régies
Seul le Comptable public est habilité à régler les dépenses et recettes de la commune.
Ce principe connaît un aménagement avec les régies d'avances et de recettes qui permettent, pour des motifs d’efficacité du service public, à des agents placés sous l'autorité de l'ordonnateur et la responsabilité du comptable public, d’encaisser certaines recettes et de payer certaines dépenses.
La création d’une régie est de la compétence du conseil municipal, mais elle peut être déléguée au Maire. Lorsque cette compétence a été déléguée au Maire, les régies sont créées par décision municipale et les régisseurs nommés par arrêté municipal.
L'avis conforme du comptable public est une formalité substantielle préalable à la création de la régie. 29
5.2. La nomination des régisseurs
Les régisseurs et leurs mandataires sont nommés par décision de l'ordonnateur sur avis conforme du comptable public assignataire des opérations de la régie. Cet avis conforme peut être retiré à tout moment lors du fonctionnement de la régie, s'il s'avère que le régisseur n'exerce pas ses fonctions dans le respect de la réglementation.
La nature des recettes pouvant être perçues, ainsi que les dépenses pouvant être réglées par régie, sont encadrées par les décisions constitutives. L'acte constitutif doit indiquer le plus précisément possible l'objet de la régie, c'est-à-dire la nature des opérations qui seront réalisées par l'intermédiaire de celle-ci.
Il n'entre pas dans les compétences ordinaires d'une régie de recettes de procéder à la vente d'éléments d'actifs du haut de bilan (véhicules, matériels informatiques, ...), aux motifs que ce type de cession nécessite une délibération du conseil municipal, ainsi que la constatation complexe et préalable de mise en réforme et sortie du patrimoine, dont les écritures sont hors champ de compétence d’un régisseur.
Le régisseur de recettes doit verser son encaisse dès que le montant de celle-ci atteint le maximum fixé par l'acte de création de la régie et, au minimum, une fois par mois et obligatoirement :
En fin d'année, sans pour autant qu'obligation soit faite d'un reversement effectué le 31 décembre dès lors que les modalités de fonctionnement conduisent à retenir une autre date En cas de remplacement du régisseur par le régisseur intérimaire ou par le mandataire suppléant
En cas de changement de régisseur
À la clôture de la régie.
Concernant les régies de dépense dites régies d’avance, le montant maximum de l'avance mis à la disposition du régisseur ne doit pas excéder le quart du montant prévisible des dépenses annuelles à payer. L'acte constitutif de la régie précise le montant maximum de l'avance susceptible d'être mis à la disposition du régisseur.
5.3. Les obligations des régisseurs
Les régisseurs doivent se conformer en toute probité à l’ensemble des obligations spécifiques liées à leurs fonctions.
Les régisseurs sont fonctionnellement sous la responsabilité des responsables des services concernés.
En sus des obligations liées à l’exercice des fonctions de tout fonctionnaire, les régisseurs sont responsables personnellement et pécuniairement des opérations financières qui leur sont confiées. Le régisseur est également responsable des opérations des mandataires qui agissent en son nom et pour son compte.
Ainsi, en cas de perte, de vol ou de disparition des fonds valeurs et pièces justificatives qui lui sont remis, le régisseur assume la responsabilité financière de ces disparitions. 30
Afin de couvrir ce risque, les régisseurs sont dans l’obligation de souscrire un cautionnement conformément aux textes en vigueur. La souscription d’une assurance est recommandée.
La non-souscription d’un cautionnement entraîne la suspension de la régie.
En contrepartie, le régisseur perçoit un complément indemnitaire intégré dans son IFSE.
5.4. Le suivi et le contrôle des régies
L’ordonnateur, au même titre que le comptable public, est chargé de contrôler le fonctionnement des régies et l'activité des régisseurs. Il peut s’agir d’un contrôle sur pièce ou sur place.
Afin d’assurer leur fonctionnement correct et régulier, le service financier assure un rôle de conseil et assistance pour coordonner le suivi des régies, ainsi que l’organisation éventuelle des contrôles conjoints avec le comptable public.
Les régisseurs sont tenus de signaler sans délais au service financier les difficultés de tout ordre qu’ils pourraient rencontrer dans l’exercice de leur mission.
En sus des contrôles sur pièce qu’il exerce lors de la régularisation des écritures, le comptable public exerce ses vérifications sur place avec ou sans le service financier. Il est tenu compte, par l’ensemble des intervenants dans les processus, de ses observations contenues dans les rapports de vérification.
De plus, l’ordonnateur se doit de contrôler la cohérence entre les recettes attendues (inscrites au budget primitif) et les recettes enregistrées sur les régies de recettes. En cas d’écarts importants constatés, un contrôle interne peut alors être mené afin d’en déterminer les causes.
6. LA COMMANDE PUBLIQUE
L’article L.3 du code de la commande publique, énonce trois grands principes fondamentaux que doivent respecter les acheteurs, quel que soit le montant du marché public : la liberté d’accès à la commande publique, l’égalité de traitement des candidats et la transparence des procédures.
Le respect de ces principes permet d’assurer l’efficacité de la commande publique et la bonne utilisation des deniers publics.
Ils exigent une définition préalable des besoins, le respect des obligations de publicité et de mise en concurrence et le choix de l’offre économiquement la plus avantageuse.
Une bonne évaluation des besoins n’est pas simplement une exigence juridique, mais avant tout une condition impérative afin que l’achat soit réalisé dans les meilleures conditions économiques :
Définition précise de la qualité des prestations à obtenir et du contexte de leur réalisation. Définition précise des quantités souhaitées. 31
6.1. Les procédures
La Ville de Garons a choisi de retenir les procédures suivantes, différentes en fonction de leurs montants :
Pas de formalisme particulier pour les marchés de fournitures et services < 60 000 € HT et les marchés de travaux < 100 000 € HT (sous réserve de l’évolution des seuils). L’acheteur peut passer un marché public sans publicité, ni mise en concurrence en dessous de ce seuil, dans le respect des principes fondamentaux de la commande publique (veiller à choisir une offre répondant de manière pertinente au besoin, faire une bonne utilisation des deniers publics et ne pas contracter systématiquement avec un même prestataire). Dans la pratique, au cas par cas, selon la nature de la prestation, sa complexité ou sa technicité, la demande de plusieurs devis peut permettre de procéder à des comparaisons entre les offres disponibles sur le marché.
En fonction des seuils légaux mis à jour régulièrement, les marchés à procédure adaptée (MAPA) sont soumis à décision du maire, conformément à la délégation que le conseil municipal lui a confiée, et dès lors que les crédits sont inscrits au budget. En pratique, le maire associe le ou les adjoints délégués, ainsi que des membres des commissions thématiques constituées, pouvant être consultés pour avis. En fonction de la nature et du montant prévisionnel du marché, la CAO peut également être invitée à formuler un avis. Le maire pourra proposer au conseil municipal d’adopter un dispositif interne propre aux MAPA.
Au-delà des seuils actuels (216 000 € HT pour les fournitures et services et 5 404 000 € HT pour les travaux en 2026), c’est la commission d’appel d’offre (CAO) qui est compétente pour attribuer les marchés.
Tous les marchés doivent respecter les principes de liberté d’accès à la commande publique, d’égalité de traitement des candidats et de transparence des procédures.
Quelle que soit la procédure utilisée, cette dernière est entièrement dématérialisée (hors procédure sans formalisme et selon la réglementation applicable au moment de la procédure).
6.2. La mise en concurrence pour tout achat
Tout contrat conclu à titre onéreux entre la collectivité et un opérateur économique, en vue de répondre aux besoins de la première en matière de travaux, de fournitures ou de services, est qualifié de marché public.
La commune ne dispose pas de service propre chargé de la commande publique. Chaque service de la commune est ainsi chargé de :
Procéder à l'évaluation et la définition de ses propres besoins
Mettre en application le Code de la commande publique et les procédures de mise en concurrence
Rédiger ou instruire les cahiers des charges des marchés à passer
Organiser et suivre les procédures de mise en concurrence
Effectuer ou participer à l'analyse des candidatures et des offres
Suivre l’exécution technique et administrative des marchés 32
Réaliser le lien avec le service financier (transmission des marchés, révision des prix, reconduction...).
Pour les marchés complexes, l’appel à un prestataire (MOE, AMO, …) pourra être effectué afin de préparer le marché et procéder à son analyse.
La direction générale, son secrétariat, et le service des moyens assurent la mise en œuvre et le suivi des MAPA et marchés formalisés (profil acheteur, dématérialisation, AAPC, données essentielles, notification, avenant, formulaires de réception, etc…).
En fonction du développement de la commune et de la technicité des procédures d’achat, le maire pourra organiser un service spécifique dédié à la commande publique.
7. INFORMATION DES ELUS
7.1. Mise en ligne des documents budgétaires et des rapports de présentation
L’article 107 de la loi n° 2015-991 du 7 août 2015 portant nouvelle organisation territoriale de la République (NOTRe) crée, par son article 107, de nouvelles dispositions relatives à la transparence et la responsabilité financières des collectivités territoriales.
Les documents de présentation prévus dans les nouvelles dispositions de l'article précités (budget primitif, compte administratif, rapport d’orientations budgétaires...) ont vocation à être mis en ligne sur le site internet de la collectivité, après l'adoption par l’assemblée délibérante.
Le décret n°2016-834 du 23 juin 2016, relatif à la mise en ligne par les collectivités territoriales et par leurs établissements publics de coopération de documents d'informations budgétaires et financières, est venu préciser les conditions de cette mise en ligne, en particulier leur accessibilité intégrale et sous un format non modifiable, leur gratuité et leur conformité aux documents soumis à l’assemblée délibérant.
7.2. Suites données aux rapports d’observations de la CRC
Dans un délai d’un an à compter de la présentation d’un rapport d’observations définitives de la Chambre régionale des comptes (CRC) à l’assemblée délibérante, l’exécutif de la collectivité territoriale présente, dans un rapport devant cette même assemblée, les actions qu’il a entreprises à la suite des observations de la CRC.
Ce rapport est communiqué à la CRC.
Le rapport d’observations définitives que la CRC adresse au Président de l’EPCI auquel la Commune est rattachée est également transmis par la CRC aux maires des communes membres, immédiatement après la présentation qui en est faite à l’organe délibérant de ce dernier. Ce rapport est présenté par le Maire de chaque commune au plus proche conseil municipal et donne lieu à un débat. 33
8. RESPONSABILITE FINANCIERE
Au 1er janvier 2023 est entré en vigueur le nouveau régime de responsabilité financière des gestionnaires publics, tel que défini par l’ordonnance n°2022-408 du 23 mars 2022. Il met en place un régime unifié applicable à l'ensemble des agents publics, qu'ils soient ordonnateurs ou comptables.
Les agents et élus de la collectivité doivent être sensibiliser, afin de pouvoir identifier les risques ou les situations anormales afin de pouvoir les mettre sous contrôle.
La commune s’efforce de recenser les principales sources de risques et les actions nécessaires à leur prévention et à leur sécurisation. Les principaux domaines sont les suivants (non exhaustifs) :
- La commande publique
- La comptabilité
- Les ressources humaines
- L’urbanisme
Dans chacun de ces domaines, des procédures sont mises en place afin préciser les risques, les agents concernés et les dispositifs de vigilance et de contrôle.
Le présent règlement budgétaire et financier, dans son application, concourt à prévenir les risques.