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Document publié le Mercredi 25 mai 2022 par la commune de Clérieux.
Lien du pdf (Déliberation - file6140)
Thèmes du document : Consommateurs, Assurance, Institutions publiques,
Envoyé en préfecture le 08/06/2022
REPUBLIQUE FRANCAISE Reçu en préfecture le 08/06/2022
DEPARTEMENT DE LA DROME Affiché le 08/06/2022 mana COMMUNE DE CLERIEUX ID : 026-212600969-20220531-D29 2022-DE
EXTRAIT DU REGISTRE DES DELIBERATIONS
DU CONSEIL MUNICIPAL N° 05-29/2022
Date de convocation et d’affichage : 25 mai 2022
Objet : Approbation de la convention du service commun de restauration collective — Valence Romans
Agglo (VRA).
L’an deux mil vingt deux et le trente-et-un mai à 18 heures, le Conseil Municipal de la commune de Clérieux régulièrement convoqué par le Maire, s’est réuni au nombre prescrit par la loi, au lieu habituel de ses séances, sous la présidence de Monsieur LARUE Fabrice, Maire.
Présents : Mrs, Mmes LARUE Fabrice — ANGE Josianne - JUVENON Marie-Hélène —- COMBRISSON Jean-Luc - VEY-FARCE Cathy - MANGIONE Sylvie - WOZNIAK Jean-Marie — BANC Jean-Pierre — ROUX Nicolas - LABLANQUI Jean-Marie - GRANGER Anne-Marie —- BOISSIEUX Thierry - GARO Carine —- BABILLON Agnès —- SALATA Philippe.
Excusés : GIROT Dominique - ROBIN Christelle - AUROUX François Absents : VANDECASTEELE Corinne
Procuration : GIROT Dominique à WOZNIAK Jean-Marie - ROBIN Christelle à BOISSIEUX Thierry — AUROUX François à SALAT A Philippe.
Josianne ANGE à été élue secrétaire de séance.
Vu le Code général des collectivités territoriales, +
+ Vu la loin°2010-1563 du 16 décembre 2010 de réforme des collectivités territoriales,
+ Vu la loi n°2015-991 du 7 août 2015 portant nouvelle organisation territoriale de la République,
+ Vu la délibération du conseil communautaire du 27 novembre 2012 créant un Service Commun de Restauration Collective et approuvant la convention de création et d’organisation de ce Service Commun entre les trois communes adhérentes et la Communauté d'agglomération,
+ Vu la délibération du conseil communautaire de Valence Romans Agglo n°2020-125 du 11 juillet 2020 portant délégation de pouvoir au Président pour prendre toute décision d’acceptation de nouvel adhérent d’un Service Commun et signer toute convention se rapportant au Service Commun,
+ Vu la délibération n° 41-2021 du 3 août 2022 approuvant l’adhésion de la commune au Service Commun Restauration Collective à compter du 1° janvier 2022 et approuvant la signature de la convention d’adhésion au Service Commun Restauration Collective,
+ Vu la convention en annexe,
Considérant que, dans un souci de bonne organisation et d’optimisation du service du restaurant scolaire communal, la commune de Clérieux adhère au service commun de livraison de repas de Valence Romans
Agglo depuis le 1° janvier 2022.
Considérant que, la convention est établie pour une durée indéterminée à compter du 1% janvier 2022.
Considérant que, le service commun restauration collective a pour vocation entre autres : - Proposer des repas de qualité,
- Garantir la sécurité et la continuité du service,
- _ Optimiser l'outil de production et maîtriser les coûts afférents au service en bénéficiant des leviers de la
mutualisation.
- Mettre en place une politique alimentaire commune Villes/Agglo, en direction des enfants du territoire notamment et dès le plus jeune âge. Envoyé en préfecture le 08/06/2022
Considérant que, la participation annuelle des adhérents est établie sur la b4 Recu en préfecture le 08/06/2022
compte des diverses dépenses de fonctionnement et après déduction des r{ Affiché le 08/06/2022 OUTSETNEN divers et aux refacturations (prestations de service, participation des adhére !P :026-212600968-20220581-D28 2022-DE repas pondérés par an, etc.).
Considérant que, la charge nette issue des dépenses et recettes est répartie entre les adhérents : - Pour les charges fixes (telles que frais de personnel, les amortissements, les frais financiers, etc.) : la répartition se fera au prorata du nombre de repas pondérés commandés par chaque membre sur la
moyenne des 3 dernières années écoulées.
Pour tout nouvel adhérent, le nombre de repas de référence sera établi en concertation avec la commune en fonction de son historique de consommation et d’un prévisionnel d’activité pour les commandes non prises en charge auparavant.
- Pour les charges variables (telles que l’achat de denrées, de fourniture, le carburant, etc.) : la répartition se fera au prorata du nombre de repas pondérés effectivement commandés l’année N par chaque
membre.
Considérant que, cette délibération a pour but d’approuver la nouvelle version de la convention du service
commun restauration collective.
Le Conseil Municipal, après en avoir délibéré, à la majorité (1 opposition : BABILLON Agnès),
APPROUVE la convention service commun restauration collective, jointe en annexe, entre Valence Romans
Agglo et la commune de Clérieux.
AUTORISE le Maire à signer la convention ainsi que tout document y afférent.
Ainsi fait et délibéré en séance les jours, mois et an susdits par les membres du Conseil Municipal
soussignés.
Extrait certifié conforme.
Fait à Clérieux, le 2 juin 2022 Envoyé en préfecture le 08/06/2022
Reçu en préfecture le 08/06/2022
Affiché le 08/06/2022 +42
ANNEXE ID : 026-212600969-20220531-D29 2022-DE
Convention
du Service Commun
Restauration collective
- au 1°" janvier 2022
vaLence
Romans
AGGL@ Logo adhérent
Service Commun N°SC-003
Nom de l’adhérent :
Date de signature : Envoyé en préfecture le 08/06/2022
Reçu en préfecture le 08/06/2022
Affiché le 08/06/2022 re
ENTRE ID : 026-212600969-20220531-D29 2022-DE
La Communauté d'agglomération Valence Romans Agglo, représentée par son Président,
Monsieur Nicolas DARAGON, désignée ci-après « Valence Romans Agglo » ou « Communauté d'agglomération »,
ET
La commune de , représentée par son maire agissant en vertu d'une délibération
du conseil municipal du , désignée ci-après « l'adhérent » ou « la commune »,
Vu l'article L5211-4-2 du code général des collectivités territoriales,
Vu la délibération du conseil communautaire du 27 novembre 2012 créant un Service Commun de Restauration Collective et approuvant la convention de création et d'organisation de ce Service Commun entre les trois communes adhérentes et la Communauté d'agglomération,
Vu la délibération du conseil communautaire de Valence Romans Agglo n°2020-125 du 11
juillet 2020 portant délégation de pouvoir au Président pour prendre toute décision
d'acceptation de nouvel adhérent d'un Service Commun et signer toute convention se rapportant au Service Commun,
Vu la délibération du conseil municipal de n°? nn. du approuvant
l'adhésion de la commune au Service Commun Restauration Collective à compter du … et approuvant la signature de la convention d'adhésion au Service Commun Restauration
Collective,
Vu la décision du Président n°... du approuvant l'adhésion de la commune de... au Service Commun Restauration collective à compter du … et approuvant la signature de la convention d'adhésion au Service Commun Restauration Collective,
IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :
Préambule
L'article L. 5211-4-2 du Code Général des Collectivités Territoriales, issu de la loi n°2010-1563 du 16
décembre 2010 de réforme des Collectivités Territoriales puis modifié par la loi n°2015-991 du 7 août 2015 dit loi NOTRe, permet à un Etablissement Public de Coopération Intercommunale à fiscalité
propre et à une ou plusieurs de ses communes membres de se doter de services communs,
indépendamment de tout transfert de compétences, pour assurer des missions fonctionnelles.
Par ailleurs, l’article L 5211-4-3 du CGCT, tel qu'issu de la loi n°2010-1563 du 16 décembre 2010 de
réforme des Collectivités Territoriales, prévoit qu'afin de permettre une mise en commun de moyens, un établissement public de coopération intercommunale à fiscalité propre peut se doter de biens qu'il
partage avec ses communes membres selon des modalités prévues par un règlement de mise à disposition, y compris pour l'exercice par les communes de compétences qui n'ont pas été transférées antérieurement à l'établissement public de coopération intercommunale.
Ainsi, par le biais des services communs gérés par l'établissement public de coopération
intercommunale à fiscalité propre, le législateur entend encourager la mutualisation de services
fonctionnels.
Dans un souci de bonne organisation et d'optimisation des services, le Service Commun Restauration
collective a été créé au sein de la Communauté d'agglomération afin de mutualiser les ressources
contribuant directement aux missions de production et de livraison de repas. Envoyé en préfecture le 08/06/2022
Reçu en préfecture le 08/06/2022
Affiché le 08/06/2022 moment
Plusieurs objectifs sont poursuivis dans cette démarche de mutualisatid in: 026-212600969-20220581-D29 2022-DE
-__ Proposer des repas de qualité,
- Garantir la sécurité et la continuité du service,
- Optimiser l'outil de production et maîtriser les coûts afférents au service en bénéficiant des
leviers de la mutualisation.
- Mettre en place une politique alimentaire commune Villes/Agglo, en direction des enfants du
territoire notamment et dès le plus jeune âge.
Lexique des termes ci-après utilisés dans la présente convention :
- _ Convives : personnes bénéficiaires des repas produits et livrés par la cuisine centrale. Elles sont
classées en trois catégories, sur la base des grammages définis par le Groupe d'Etude des
Marchés de Restauration Collective et de la Nutrition (GEMRCN) :
o Maternelles : enfants de 3 à 5 ans
o Elémentaires : enfants de 6 à 9 ans
o Adultes : plus de 10 ans
- Cuisines satellites : il s'agit des locaux au sein desquels sont effectuées les livraisons du service commun en vue du réchauffage, de la distribution des repas et de la consommation des repas.
Des opérations d'assemblage et de déconditionnement y sont réalisées. Il existe deux types de cuisine satellites: les satellites scolaires (écoles et accueils de loisirs) et les satellites petite enfance.
ARTICLE OBJET
La présente convention a pour objet de définir et d'organiser les modalités de fonctionnement du
Service Commun Restauration Collective.
A ce titre, la présente convention porte notamment sur l’organisation de ce service, le statut des
agents, ainsi que les modalités financières.
ARTICLE 2 PERIMETRE DU SERVICE COMMUN ET ORGANISATION
Le Service Commun assure, pour le compte de ses adhérents du territoire de Valence Romans Agglo, la fabrication et la livraison, en liaison froide, des repas pour leurs services nécessitant une restauration collective (écoles, structures d'accueil collectif de la petite enfance, accueils de loisirs, etc...)
Le Service Commun comprend toutes les activités nécessaires à la production et la livraison de repas,
à savoir notamment :
- _L'approvisionnement, la transformation des denrées alimentaires pour la conception et la
fabrication des repas,
- Les achats de fournitures, de carburant, et de fluides de la cuisine centrale,
- La gestion des stocks, Envoyé en préfecture le 08/06/2022
Reçu en préfecture le 08/06/2022
Affiché le 08/06/2022 da
- La logistique de transport des repas et des goûters, ID : 026-212600969-20220531-D29 2022-DE
- La gestion du personnel du Service Commun,
- Pour les cuisines des satellites scolaires, la fourniture des produits d'entretien et lessiviels, les
vêtements à usage unique et les serviettes pour les convives.
Le détail de l’activité du Service Commun est présenté en Annexe 1, pour les repas scolaires et
accueils de loisirs et en Annexe 2, pour les repas Petite enfance.
En revanche, le fonctionnement des satellites de restauration (gestion du personnel, du matériel, des
bâtiments et des fluides ainsi que les mesures de prévention et de gestion des risques alimentaires après livraison des repas) est à la charge de l’adhérent.
Le Service Commun se réserve la possibilité de conventionner, avec d’autres communes, des
établissements publics, ou toute association ou organisme assurant une mission de service public, en
vue de fournir un service de fabrication et livraison de repas ou d'approvisionnement de denrées. Le
périmètre exact, la nature et les conditions financières seront précisés dans lesdites conventions qui
seront établies avec l'accord du Comité de Pilotage du Service Commun.
Le Service Commun se réserve également la possibilité d'assurer une prestation de service
occasionnelle à l’un de ses membres, sur présentation d’un devis sans conventionnement préalable,
sous réserve que cette prestation puisse être mise en œuvre dans le cadre du fonctionnement normal
du Service Commun. Le prix facturé pour cette prestation devra correspondre à minima à son prix de
revient, charges de structure inclues.
ARTICLE 3- __ ADHESION DE NOUVEAUX MEMBRES AU SERVICE COMMUN
Les communes ou syndicats intercommunaux en charge de la gestion d'une école primaire, du
territoire de Valence Romans Agglo qui souhaiteraient entrer dans le service, ont le choix entre deux
solutions :
- Adhérer directement au service commun. L'entrée doit intervenir le 1° janvier d’une année, pour une répartition des charges fixes entre les adhérents sur une année budgétaire complète.
- _ Signer une convention de prestation de service, dans l’attente du 1° janvier de l'année N+1 ou N+2 au plus tard.
Tout nouvel adhérent doit se prononcer avant le 1er septembre sur son adhésion éventuelle au 1er
janvier suivant, afin de permettre aux membres du service commun de se projeter sur le budget prévisionnel de l’année suivante.
Pour rappel, le service est soumis depuis le 1er janvier 2021 à un régime fiscal assujetti à la TVA. Le service peut donc vendre des repas à des établissements privés ou associatifs, par le biais d'une
convention de prestation (ces établissements ne peuvent pas être adhérents au service commun).
ARTICLE 4- STATUTS DES LOCAUX ET DES BIENS MEUBLES, MATERIELS ET LOGICIELS
Les repas scolaires sont produits dans le bâtiment situé 19 rue Rossini, à Valence. Ces locaux sont
propriété de Valence Romans Agglo depuis le 8 juillet 2020, date de l'acte de cession à l'euro
symbolique, établi entre la Ville de Valence et là Communauté d'agglomération. Envoyé en préfecture le 08/06/2022
Reçu en préfecture le 08/06/2022
Affiché le 08/06/2022 ue
Les repas Petite enfance sont produits dans les cuisines situées sur les l'5: 626 512600969-20220531-D29_2022-DE O Espace Petite enfance Ravel, situé place Maurice Ravel à Valence, pour les repas des enfants accueillis au multi-accueil du même nom et dans les multi-accueils du secteur Sud de la Communauté d'agglomération
o Bâtiment Balives, situé 94 avenue Maurice Faure à Valence, pour les repas des
enfants accueillis au multi-accueil du même nom
Des travaux de construction d'un nouveau bâtiment, regroupant l’ensemble de l'activité du service commun, sont envisagés. Dans l'attente il est précisé que les travaux éventuellement nécessaires sur les équipements des cuisines Petite enfance seront à la charge exclusive de la Communauté d'agglomération et imputés à ce titre sur son budget général.
Toutes les nouvelles acquisitions et travaux sur le bâtiment de la cuisine centrale scolaire seront
réalisés sous maitrise d'ouvrage de la Communauté d'agglomération pour le compte du Service
Commun.
ARTICLE 5 ASSURANCES
Le principe du service mutualisé est basé sur une mise en commun de moyens. Il en résulte que vis à
vis des tiers, chaque adhérent est réputé effectuer lui-même la prestation.
»
Ainsi, la Communauté d'agglomération et chaque adhérent doivent veiller à bénéficier d'une couverture de responsabilité civile générale qui aura vocation à couvrir les tiers pour tous dommages causés par leurs faits. Chaque adhérent assume, quant à lui, les risques liés à l’intoxication alimentaire x vis-à-vis des bénéficiaires des repas servis, sans recours à l'encontre de la Communauté d'agglomération ou de son assureur. Cette renonciation à recours à l'encontre de la Communauté d'agglomération s'applique également en cas d'impossibilité de fourniture des repas, la Communauté d'agglomération s'engageant à une obligation de moyen afin d’assurer la continuité du service.
L'adhérent s'engage à porter à la connaissance de son assureur de responsabilité civile, le contenu de la présente clause et à le lui faire accepter.
Valence Romans Agglo, assure sous forme multirisques (incendie et risques annexes,
vol/vandalisme, dégâts des eaux, dommages électriques...) l'ensemble des biens meubles et immeubles du Service Commun via un contrat d'assurance Dommages aux Biens.
ARTICLE 6 SECURITE ALIMENTAIRE
L'adhérent s'engage à ce que ses cuisines satellites (aménagement et équipement) répondent
aux normes sanitaires légales, imposées par les services de l'Etat (Direction Départementale
de la Protection des Populations) et au Plan de Maîtrise Sanitaire qui le concerne. Les cuisines
satellites doivent être compatibles avec le mode de fabrication et de conditionnement dit de « liaison froide », système retenu pour le fonctionnement du Service Commun Restauration
Collective.
ARTICLE 7 MOYENS HUMAINS
Au moment de l'adhésion au service commun, conformément à l’article L 5211-4-2 du Code général des collectivités territoriales modifié par la Loi n°2015-991 du 7 août 2015 dite loi NOTRe, les fonctionnaires et agents non titulaires qui remplissent en totalité leurs fonctions dans le service mis en Envoyé en préfecture le 08/06/2022
Reçu en préfecture le 08/06/2022
Affiché le 08/06/2022 da
commun sont transférés de plein droit à l'Etablissement Public de d in:026-512600069-20220531-529 2022:DE fiscalité propre.
En fonction de la mission réalisée le personnel des services communs est placé sous l'autorité
fonctionnelle du président de l'établissement public ou du maire, qui peut octroyer des délégations de signature au chef du service commun pour l'exécution des missions qui lui sont confiées.
ARTICLE 8 ORGANISATION TERRITORIALE DU SERVICE COMMUN
Le Service Commun Restauration Collective est basé à Valence.
Toute modification de la résidence administrative des agents sera soumise aux instances
compétentes.
ARTICLE 9 BUDGET ET REFACTURATION
Article 9.1 Le budget du Service Commun
Dans l'attente de la livraison de nouveau bâtiment regroupant l’ensemble des activités du service
commun, les dépenses et recettes spécifiques à l’activité Petite Enfance, sont inscrites dans le budget
général de Valence Romans Agglo.
Toutes les autres opérations comptables du Service Commun sont individualisées au sein du budget
annexe « Restauration collective » de Valence Romans Agglo. Y sont inscrites notamment les dépenses et recettes spécifiques à la conception des repas scolaires et toutes les dépenses communes aux deux
activités scolaire et petite enfance (exemple : location de véhicule, carburant...).
Le budget annexe du Service Commun est préparé annuellement par son responsable, présenté au
Comité de Pilotage, puis validé par l'ensemble des instances décisionnelles.
Le budget annexe du Service Commun est équilibré, ce qui signifie que l’ensemble des dépenses est
compensé par des recettes.
Les recettes inscrites au budget proviennent principalement des refacturations émises par le Service
Commun vers les adhérents. Les modalités de refacturation sont décrites à l'article 8.6 de la présente convention.
Le Service Commun transmet à chaque adhérent ces éléments, de façon à lui permettre d'inscrire sur
son propre budget prévisionnel les montants de dépenses, ainsi que les recettes s’il y a lieu.
Depuis le 1° janvier 2021, le budget annexe est assujetti à la TVA.
Article 9.2 Les charges hors taxes de fonctionnement
Les charges de fonctionnement portées par le Service Commun, dans le cadre du budget annexe de
Valence Romans Agglo, comprennent tous les postes de dépenses et toutes les activités nécessaires à la production et la livraison de repas, à savoir notamment :
-__ L'approvisionnement en denrées alimentaires, Envoyé en préfecture le 08/06/2022
Reçu en préfecture le 08/06/2022
Affiché le 08/06/2022 moment
- Les charges inhérentes à l’activité propre du Service Commun |15 :026:212600960:20220531-D29t 2022-DE de véhicules, carburant, frais d'analyses de laboratoire au sein de la cuisine centrale,
prestations de service, fluides …),
- Les charges de personnel du Service Commun, incluant les salaires ainsi que les cotisations sociales et patronales,
- Les charges de maintenance, d'entretien et de maintien aux normes des infrastructures
communes (bâtiment, équipements, logiciels, …),
- Les éventuels intérêts d'emprunts liés à l'acquisition, ou l'amélioration ou le renouvellement de biens et immeubles liés à l’activité du Service Commun,
- Les dotations aux amortissements des biens meubles et immeubles acquis par le Service
Commun,
- Les charges d'administration générale incluant les fournitures de bureau, les photocopies, les
télécommunications, les frais d'affranchissement, l'entretien ménager de l’espace administratif, les frais indirects, tous les matériels nécessaires au fonctionnement du Service Commun,
- Les charges de logistique (publications liées à la commande publique, frais de téléphonie et de
bureautique...)
- Les dépenses liées aux conventions et prestations prévues à l’article 2 de la présente
convention,
- Les frais de structure de Valence Romans Agglo (pilotage DG, assistance à la mise en place et à
l'exécution des marchés publics, assistance à la mise en place et à l'exécution des budgets, ..)
établis à 8% de la masse salariale du budget annexe.
Article 9.3 Les charges hors taxes d'investissement
Les dépenses d'investissement du Service Commun portent sur :
- L’acquisition, l'amélioration ou le renouvellement des biens matériels et immatériels visant à :
*_ faire évoluer le bâtiment en fonction des besoins du service
*_ maintenir en état les biens immobiliers, mobiliers, matériels et les logiciels mis à disposition par les adhérents ou acquis par lui,
*_ améliorer les conditions dans lesquelles le Service Commun délivre ses prestations,
*_ étendre la palette de services proposés par le Service Commun,
*_ pouvoir proposer les services existants à de nouveaux adhérents,
- Le remboursement de l'{les) emprunt(s) lié(s) aux dépenses du Service Commun.
Article 9.4 Les recettes hors taxes du Service Commun
Le coût du Service Commun est supporté par les adhérents. Les participations des membres
permettront d'équilibrer le budget du Service Commun.
Les recettes autres du Service Commun sont : Envoyé en préfecture le 08/06/2022
Reçu en préfecture le 08/06/2022
Affiché le 08/06/2022 moment
- En fonctionnement, ID : 026-212600969-20220531-D29 2022-DE
o les recettes issues des conventions et des prestations prévues à l'article 2
o les éventuels remboursements de frais ou produits exceptionnels
o et toute éventuelle subvention pouvant être obtenue pour le financement du Service
Commun,
En investissement, les dotations d'amortissement des biens et toute subvention pouvant être
obtenue pour le financement d’un projet du Service Commun.
L'équilibre de la section d'investissement est assuré par emprunt.
Article 9.5 Principe de répartition des participations entre les adhérents du Service Commun.
Pour l’adhérent Valence Romans Agglo, les charges liées à la restauration Petite enfance supportées
par le budget annexe feront l’objet de refacturation au budget général de la Communauté d'agglomération au coût réel, dans l'attente d'une mutualisation complète permise par la mise en
fonctionnement du nouvel équipement de Cuisine centrale.
Pour les autres adhérents, la répartition des participations entre les adhérents sera fonction du
nombre de repas commandés. Pour tenir compte de la diversité des convives et des types de repas et
de goûters, la pondération suivante est appliquée :
Type de repas ou goûters Pondération
Repas Elémentaires 1,00
Repas Adultes 1,12
Repas Maternelle 0.97
Pique Niques/Sandwichs 0.97
Goûters 2 composants 0,15
Goûters 3 composants 0,20
Goûters Pique-niques 2 composants 0,22
La grille de pondération pourra être modifiée par décision du comité de pilotage, et ne fera pas l'objet d'un avenant ni d’une approbation des assemblées délibérantes.
1/ Pour les adhérents commandant moins de 30 000 repas pondérés par an :
La participation annuelle de chaque adhérent s'établira sur la base du nombre de repas
pondérés commandés, auquel sera appliqué un prix de référence, fixé par le comité de
pilotage. Ce prix de référence évoluera en fonction du prix de revient annuel d’un repas Envoyé en préfecture le 08/06/2022
Reçu en préfecture le 08/06/2022
Affiché le 08/06/2022 ua
pondéré, et ne fera pas l'objet d'un avenant ni d’une af inr:026-212600960-20220581-029 2022:DE délibérantes.
Pour information, le prix du repas pondéré au 1° janvier 2022 est de 3,79 € TTC.
2/ Pour les adhérents commandant 30 000 repas pondérés ou plus par an
La participation annuelle des adhérents est établie sur la base du coût net du service, tenant compte
des diverses dépenses de fonctionnement et après déduction des recettes liées aux remboursements
divers et aux facturations (prestations de service, participation des adhérents commandant moins de
30 000 repas pondérés par an ….) comme suit :
-__ Pour les charges fixes (telles que frais de personnel, les amortissements, les frais financiers...) :
la répartition se fera au prorata du nombre de repas pondérés commandés par chaque membre
sur la moyenne des 3 dernières années écoulées.
Pour tout nouvel adhérent, le nombre de repas de référence sera établi en concertation avec la
commune en fonction de son historique de consommation et d'un prévisionnel d'activité pour
les commandes non prises en charge auparavant.
- Pour les charges variables (telles que l'achat de denrées, de fourniture, le carburant...): la
répartition se fera au prorata du nombre de repas pondérés effectivement commandés l’année
N par chaque membre.
Article 9.6 Modalités d'appel des participations des adhérents.
Les factures sont éditées mensuellement pour tous les adhérents.
Un état des repas commandés par convive est transmis à chaque adhérent, avant émission du titre de recettes. En cas de désaccord, une régularisation pourra être effectuée sur la facture
du mois suivant.
Le règlement par l’adhérent sera fait à réception du titre exécutoire, selon les délais légaux. Pour les adhérents commandant 30 000 repas pondérés par an ou plus :
-Les factures mensuelles sont à titre provisionnel, sur la base du budget prévisionnel ou du
budget supplémentaire en cas de forte évolution des coûts et des consommations réelles de
chaque adhérent définies selon les critères de l’article 9.5.2/.
-Le montant dû par chaque adhérent fera l’objet d’une régularisation, si nécessaire au vu du
bilan financier au 30 juin et en tout état de cause, au vu du bilan au 31 décembre. Cette
régularisation portera notamment sur la prise en compte des dépenses et recettes réelles.
Pour permettre le suivi du budget du Service Commun, le prix de revient annuel d’un repas pondéré,
sera fourni aux adhérents, au titre du budget prévisionnel, de la situation au 30 juin et du bilan de
l'année écoulée.
ARTICLE 10 DISPOSITIF DE SUIVI DU SERVICE COMMUN - GOUVERNANCE
Le suivi régulier du fonctionnement du Service Commun Restauration collective et de l'application de
la présente convention, est assuré par un Comité de Pilotage institué par la présente convention. Envoyé en préfecture le 08/06/2022
Reçu en préfecture le 08/06/2022
Affiché le 08/06/2022 4
Le Comité de Pilotage est constitué : ID : 026-212600969-20220531-D29 2022-DE
- De l'élu référent de la Communauté d'agglomération en charge de la Restauration Collective,
Président du Comité de Pilotage
d'élus référents de chaque adhérent dont la répartition est calculée comme suit :
o un titulaire par tranche de 20% de repas commandés (ou prévus pour les nouveaux
adhérents)
o un minimum d'un représentant titulaire par adhérent
o un suppléant par adhérent ne disposant que d’un représentant
Chaque membre du Comité de Pilotage dispose d'une voix.
En présence du membre titulaire, un membre suppléant ne dispose pas de voix délibérative.
Les élus qui ne peuvent assister au Comité de Pilotage peuvent se faire représenter par un autre
membre du Comité de Pilotage, dans la limite d’un pouvoir par personne.
Le Comité de Pilotage désigne en son sein un vice-Président parmi les membres qui le constituent,
afin d'assurer la suppléance du Président si besoin.
Participeront également aux réunions du Comité de Pilotage :
- le responsable du Service Commun Restauration Collective, le Directeur et le Directeur général
adjoint auquel il est rattaché,
- le(s) responsable(s) administratif(s) de l'adhérent,
-__ l'agent de Valence Romans Agglo en charge du Suivi du Schéma de Mutualisation,
- toute autre personne, sur invitation du Président.
Les missions du Comité de Pilotage sont les suivantes :
-__ Fixer les orientations du Service Commun,
- __Approuver le budget prévisionnel servant de base au calcul des participations des membres à titre provisionnel et, le cas échéant, à titre de régularisation,
- Approuver la modification de la grille de pondération des repas par typologie, l'année
de référence pour la répartition des charges fixes et le ratio charges fixes / charges variables
-__ Approuver le Bilan d'Activité annuel du Service Commun,
-__ Donner son accord sur les prestations passées en application de l’article 2, et fixer les
tarifs appliqués
- Valider les propositions de modification de la présente convention avant passage
devant les organes délibérants,
- Emettre un avis sur les propositions d'adhésion avant proposition au Président de
Valence Romans Agglo,
- De manière générale, émettre un avis avant toute décision du conseil communautaire
impactant les orientations du Service Commun ou pouvant avoir un impact financier. Envoyé en préfecture le 08/06/2022
Reçu en préfecture le 08/06/2022
Affiché le 08/06/2022 da
Le Comité de Pilotage se réunit au moins deux fois par an. ID : 026-212600969-20220531-D29 2022-DE
Les décisions du comité de pilotage peuvent être préparées par un comité technique, composé par les
techniciens ou les élus des membres du service commun, qui souhaiteraient travailler certaines
propositions ensemble.
ARTICLE 11 BILAN ANNUEL DU FONCTIONNEMENT DU SERVICE COMMUN
Au cours du second trimestre, le bilan d'activité est présenté par le Service Commun et soumis à
l'approbation du Comité de Pilotage.
Ce rapport annuel comprend notamment une analyse comparative du nombre de repas produits et du
coût de production, un récapitulatif des repas livrés, une comparaison des repas produits par catégorie de convives, un compte d'exploitation avec des éléments comparatifs sur l'année antérieure, un détail
de prix de revient par catégorie de convives.
Le bilan d'activité est transmis à chaque adhérent pour présentation à son organe délibérant.
ARTICLE 12 DUREE DE LA PRESENTE CONVENTION
La présente convention est établie pour une durée indéterminée à compter du 1° janvier 2022.
Les nouvelles entités souhaitant adhérer au Service Commun devront en manifester l'intention avec
un délai de prévenance de 6 mois minimum, afin de permettre au Service Commun d'intégrer leurs
besoins dans le fonctionnement.
Le Comité de Pilotage émet un avis consultatif sur la demande d'adhésion d'une nouvelle entité. Au final, la décision appartient au Président de Valence Romans Agglo d'accepter ou de refuser cette demande.
ARTICLE 13 MODIFICATIONS DE LA PRESENTE CONVENTION
Les modifications apportées à la présente convention et ses annexes sont présentées, pour avis, au
Comité de Pilotage. Le Comité de Pilotage procède à la validation des modifications proposées.
La convention modifiée est ensuite validée par Valence Romans Agglo par décision du Président.
L'organe délibérant de chaque adhérent doit à son tour l'adopter par délibération.
Un adhérent qui n’adopterait pas la nouvelle convention votée par Valence Romans Agglo se verrait
dans l'obligation de quitter le Service Commun. Dans cette situation les clauses financières de l’article 14 s'appliquent. Si le membre fait le choix de poursuivre là commande des repas pendant la phase de préavis de sortie, sa participation sera calculée selon les modalités validées par le comité de pilotage et votées par Valence Romans Agglo.
ARTICLE 14 DENONCIATION - RESILIATION DE LA PRESENTE CONVENTION
La présente convention peut prendre fin de manière anticipée à la demande d’une des parties
cocontractantes, pour un motif d'intérêt général lié à l'organisation de ses propres servicesaprès la Envoyé en préfecture le 08/06/2022
Reçu en préfecture le 08/06/2022
Affiché le 08/06/2022 re
notification de la délibération de l'organe délibérant compétent. C{15:026:212600969-20220531/b29 2022:5E information par lettre recommandée avec accusé de réception.
Les modalités de sortie sont les suivantes :
1/ Pour les adhérents commandant moins 30 000 repas pondérés par an
Le préavis est de 6 mois.
Le membre désirant sortir du service commun doit continuer à financer sa quote-part de charges fixes
pour toute la durée de ce préavis.
Dans ce cadre, il doit donc continuer à commander des repas pour toutes ses cuisines satellites sur la
période du préavis ou en cas de réduction voir de suppression des repas commandés, payer une soulte
correspondant à sa quote-part manquante d'activité sur les charges fixes.
2/ Pour les adhérents commandant 30 000 repas pondérés par an ou plus
Le préavis est d’une année budgétaire, durant lequel le membre devra poursuivre ses commandes
pour toutes ses cuisines satellites.
En outre, une soulte portant sur les frais fixes du service est due. Cette dernière sera évaluée en
fonction de la part d'activité que représente l’adhérent dans le service et après prises en compte des
modalités de sortie mises en œuvre sur les points suivants :
- Pour les personnels, il sera opéré, dans la mesure du possible un retour du personnel au profit
de(s) adhérent(s) sortant(s)au vu de la part d'activité de(s) adhérent(s) concernés. Dans tous les cas, les parties détermineront le nombre d'Equivalent Temps Plein correspondant à la quote- part d'activité de l'adhérent qui devra en assumer financièrement la charge et la durée de cette prise en charge.
- Les biens meubles et immeubles acquis ou réalisés postérieurement à la mise en place du
Service Commun seront conservés par le Service Commun. Le(s) adhérent(s) qui se retire(nt)
devront prendre en charge les annuïtés d'emprunt restant dues au moment de la sortie, à
hauteur de la part d'activité qu'ils) représente(nt).
- Concernant les contrats, ils seront exécutés dans les conditions antérieures jusqu'à leur
échéance, sauf accord contraire des parties.
Les modalités de sorties seront validées par le comité de pilotage.
ARTICLE 15 LITIGES RELATIFS A LA PRESENTE CONVENTION
Les parties s'engagent à rechercher, en cas de litige sur l'interprétation ou l'application de la présente
convention, toute voie amiable de règlement avant de soumettre tout différend à une instance juridictionnelle. En cas d'échec de ces voies amiables, tout litige pouvant survenir du fait de la présente convention relève de la compétence du Tribunal Administratif de Grenoble.
Fait en double exemplaire à Valence, le
Pour l'adhérent Pour la Communauté d'agglomération
so Valence Romans Agglo
Titre Nicolas DARAGON Président