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Déliberation - 2024 07 15 Delib 2024 039 Convention avec le Centre de Gestion de lIsere pour lintervention du Pole Archives itinerantes Annexe PREF
Document publié le Lundi 15 janvier 2024 par la commune de Noyarey.
Lien du pdf (Déliberation - 2024 07 15 Delib 2024 039 Convention avec le Centre de Gestion de lIsere pour lintervention du Pole Archives itinerantes Annexe PREF)
Thèmes du document : Sécurité publique, Culture et patrimoine, Institutions publiques,
Envoyé on péelure 1807/2024
Repuen péter a 19072024 em CDG 38 pas à Es
ID 1029-21 202812-2024071 -DELIE202._029-DE CENTRE DE GESTION DE L'ISÈRE.
( FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE
> Pôle : archives itinérantes et dématérialisation
> Objet : archives > Contact : Nathalie N'GONIKA
> Type document : proposition d'intervention Responsable de pôle
d'archivage 06 08 52 43 76 | ngonika@cdg38 fr
> Référence : 2024/ 03 / NNG/MD Marine DEVAUX
> Date : 05/05/2024 Archiviste référente de la collectivité 06 44 33 85 9% |mdevaux@odgs8 fr
PROPOSITION D’INTERVENTION D’ARCHIVAGE :
COMMUNE DE NOYAREY
1 Contexte
La commune a fait appel au CDG38 pour le traitement de ses archives depuis 2018 et ce chaque année. Auparavant un classement avait été mis en place par la collectivité avec de nombreuses erreurs relevées (conservation de documents éliminables, intitulés incorrects ou incomplets, mauvaises cotations, boites couvertes d'inscriptions).
Des outils ant été mis en place lors des différentes interventions et il a été réalisé les actions
suivantes : reprise d'une parie des archives cotées, éliminations réglementaires et annuelles, traitement d'une partie de l'arriéré, sensibilisation des agents, accompagnement et formation au
versement, mise en place de procédures et outils, plan de classement bureautique:
En 2024, la commune a souhaité que tous les agents saient formés à l'archivage des documents de
leurs bureaux. Une première étape a été consacrée à la mise en place de cahiers de gestion individuels et d'outils d'aide à l'archivage. Il est laissé aux agents un
an pour préparer un premier bordereau de versement d'après les consignes qui ont été données. Les métrages Inéaires restant à
traiter à la fin de l'intervention n'ont pas été mesurés, car une partie
des archives se trouve dans les bureaux des agents, mélangées à
leurs dossiers en cours.
Ci-dessous ef ci-contre une partie de l'arriéré de la maison des
associations
CDG 38 | 416, rue des Universités - CS 50097 - 38401 StMartin-d'Hères Email : cdg28@cdg38.fr | Tél. : 04 76 33 20 33 | Fax : 04 75 33 20 40 13 Envoyé en préfecture le 18/07/2024
Reçu en préfecture le 18/07/2024
Publiée ET ID : 038-213802812-20240715-DELIB2024 039-DE a CDG 38 CONTAI ON CHSCT À 156 7 1 FONCTONPURLIQUE TEÆMRITORM f
2 Proposition d'intervention
ll est proposé une intervention d'une durée de 21 jours, dont 20 jours dans la collectivité et 1 jour au CDG 38, dont le contenu est décrit ci-dessous.
Journées d'intervention effectuées dans la collectivité (20 jours)
> Point sur les bordereaux de versements préparés par leS agents formés lors de la première session, réponses aux questions, conseils
Accompagnement et formation des deux agents absentes lors des formations Elaboration d'un cahier de gestion pour la Police municipale
Formation des référentes archives au versement d'archives et aux éliminations annuelles Traitement d'une partie de l’arriéré
Poursuile de la reprise des archives cotées {notamment urbanisme et série O} YVYVYYYV
Journée d'intervention effectuée au CDG 38 {1 jour)
> Finalisation des outils et documents
> Conseils, réponses aux questions
+ Rédaction du rapport d'intervention
> Rédaction de la proposition d'intervention
Conditions nécessaires à la réalisation de l'intervention
v Disponibilité des agents et des référentes archives
> Mise en place d'un espace de travail approprié (Maison des associations et/ou salle du conseil}
> Mise à disposition des fournitures demandées dès le premier jour de l'intervention
O Intervention de 21 jours pour la mise en œuvre de la proposition décrite ci-dessus.
Tarifs Nombre Totat
unité
Journéës d'intervention en collectivité | 30200 € 20 _ 6040,00 €
Forfait déplacement 30,00 € 20 600,00 €
Restauration * 20,00 € 20 400,00 €
Journées d'intervention au CDG 38 | 302,00 € À 302,00 €
Total sans restauration : 6 942,00 € Total avec restauration : 7 342,00 € “Uniquement s’it n'y a pas de possibilité de restauration sur place
En l'état actuel du planning du pôle Archives itinérantes et dématérialisation, une intervention est possible à partir de 2025.
CDG 38 416, rue des Universilés - CS 50097 - 38401 St-Marlin-d'Hères
Email : cdg28@cdg38.fr | Tél. : 04 76 33 20 33 | Fax : 04 76 33 20 40 213 Envoyé on péelure 1807/2024
L CDG 38 Fepuen préfedure à 18072024 nn Pabié 8
ID 1029-21 202812-2024071 -DELIE202._029-DE
Cette proposition est établie le contenu d'intervention décrit ci-dessus. Elle est valable
jusqu'au 31 juillet 2024.
Bon pour accord, le
Madame le Maire
de Noyarey
GG 38 | 416, rue dos Universités - CS 50097 - 38401 St-Mein-d'Hères Emal : cdg38@cdg38.fr | Tél. : 04 78 83 20 83 | Fax : 04 76 33 20 40 313