Déliberation - Annexe delib. 051

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Déliberation - Annexe delib. 051 Document publié le Jeudi 1 janvier 2026 par la commune de Cazères. Lien du pdf (Déliberation - Annexe delib. 051)Thèmes du document : Consommateurs, Agriculture et alimentation, Données personnelles, CONVENTION D’ADHESION A LA CENTRALE D’ACHAT OCCIT’ALIM

Vu l’arrêté préfectoral en date du 27 février 2025 approuvant la convention constitutive du Groupement d’Intérêt public Occit’alim, inscrit au registre des actes administratifs spécial N°R76-2025-046,

Vu la convention constitutive du Groupement d’intérêt Public Occit’alim, validée par le Préfet de Région le 27 février et publiée le 27 février au recueil des actes administratifs,

Vu la délibération N°2025/AG-0201-03 de l’assemblée générale du GIP Occit’Alim, réunie le 28 février 2025 approuvant le modèle de convention d'adhésion à Occit'Alim,

Vu l’acte 2025/CA-0201-01 du conseil d’administration du GIP Occit’Alim en date du 28 février 2025, portant nomination du directeur du GIP Occit’Alim,

Vu l’acte 2025/CA-0201-07 du conseil d’administration du GIP Occit’Alim en date du 28 février 2025, portant délégation au directeur du GIP Occit’Alim,

Vu la délibération du Conseil Municipal de Cazères portant le n° ……………. en date du ……………… approuvant la convention d’adhésion à la centrale d’achat gérée par le GIP Occit’Alim,

Entre :

Le Groupement d’intérêt public Occit’alim, ayant son siège à Région Occitanie, 22 boulevard du Maréchal Juin 31400 Toulouse, représenté par sa directrice Catherine VALVERDE

SIRET : 941 670 275 00010

ci-après désignée par les termes « Le GIP »,

D’une part,

ET

La commune de Cazères ayant son siège, Place de l’Hotel de Ville, 31 220 CAZERES, représentée par Monsieur le MAIRE, Raymond DEFIS SIRET : 213 101 355 00013

ci-après désigné par les termes « l’adhérent »,

D’autre part,

Il est convenu ce qui suit :Préambule

Le GIP Occit’alim vise à

 Faciliter la mutualisation des achats de l’ensemble des membres sur le

territoire régional ;

 Mutualiser les moyens humains et financiers alloués par l’ensemble des

membres ;

 Constituer un levier de développement des filières locales et durables à

destination, notamment, de la restauration collective

 Mettre en place une gouvernance partagée et coordonnées des filières

agricoles et alimentaires régionale entre les membres

Le Groupement gère un service public administratif qui a pour objet, d’accroitre l’approvisionnement en produits locaux, de qualité et bio notamment des établissements de restauration collective, en particulier par la simplification des achats.

Le GIP Occit’alim a donc pour missions :

 D’agir en tant que centrale d’achat de produits locaux, de qualité et bio et pour ce faire d’opérer le sourcing de nouveaux fournisseurs

 Sur la base des besoins formulés par l’adhérent de passer les marchés de fournitures et de services au bénéfice de l’adhérent

 la gestion du catalogue de produits alimentaires, ou non-alimentaires, ainsi que l’accompagnement des membres tout au long de l’exécution des contrats ;

 L’organisation d’évènements et d’actions de communication pour promouvoir les activités du Groupement ainsi que la prospection de nouveaux membres ;

 Le déploiement d’actions de formations et d’accompagnement en lien avec l’objet du Groupement ;

 La réalisation de prestations intellectuelles en lien avec l’objet du Groupement ;

 La coopération entre les membres du groupement afin de gérer en commun les aspects stratégiques, opérationnels, techniques et financiers inhérents au Groupement.

ARTICLE 1 : OBJET

La conclusion de la présente convention permet à l’adhérent d’avoir recours aux services d’achat centralisés proposés par le GIP Occit’alim, agissant en tant que Centrale d’achat.

Lorsqu’il a recours aux prestations de services d’achat centralisés proposés par le GIP Occit’alim (accès à un contrat conclu ou à conclure), l’adhérent est, conformément à l’article L 2113-4 du code de la commande publique, considéré comme ayant respecté ses obligations de publicité et mise en concurrence au titre de la réglementation applicable aux marchés publics.Toutefois, il demeure responsable du respect des dispositions du code de la commande publique pour les opérations d'exécution du marché public dont il se charge lui-même.

La signature de la présente convention n’emporte pas obligation pour l’adhérent de recourir au GIP Occit’alim pour tout nouveau besoin. L’Adhérent s’engage à exécuter le(s) contrat(s) conclu(s) par le GIP Occit’alimt au(x)quel(s) il a accès conformément à leurs dispositions.

ARTICLE 2 : DUREE

La présente convention entre en vigueur à compter de la date de signature par le GIP et l’adhérent.

La convention est établie pour une durée de 5 ans, sous réserve de l’expiration des marchés publics en cours de passation ou d’exécution, pour lesquels l’adhérent aura exprimé des besoins ou commandé des prestations.

Elle est renouvelable par reconduction expresse.

Par ailleurs, il peut y être mis fin dans les conditions définies à l’article 8 de la présente convention.

ARTICLE 3 : MODALITES FINANCIERES

Le versement de la contribution statutaire annuelle aux charges de fonctionnement effectuée par l’adhérent, permet à ce dernier d’utiliser la centrale d’achat. La contribution statutaire est calculée selon le nombre d’habitants de la communauté de communes et le nombre de repas moyen par jour indiqué par l’adhérent. Sur la base de 4 880 habitants et 290 repas/jour

Part fixe (nombre d’habitants) : 1 000 €

- Part variable (290 repas) : 290 €

- Total de 1 290€ pour une année pleine.

Pour 2026, la facturation s’effectuera pour la période de mars-décembre soit 10 mois. Le montant pour 2026 sera donc de 1 075€

Ces couts sont basés sur 600 repas en moyenne par jour et 4 880 habitants. Ils peuvent faire l’objet de réévaluation tous les ans.

ARTICLE 4 : MODALITES DE RECOURS A LA CENTRALE D’ACHAT REGIONALE

Par la signature de la présente convention, l’adhérent est réputé avoir pris connaissance des modalités de fonctionnement de la centrale d’achat. (art.5 de la présente). Il est de la responsabilité de l’adhérent de s’assurer que les contrats auxquels il a souscrit par ailleurs ne sont pas incompatibles avec ceux auxquels il a recours par l’intermédiaire de la centrale d’achat.ARTICLE 5 : FONCTIONNEMENT

5-1° Obligations du GIP Occit’alim

5-1-1 : Activités d’achat centralisée

Le GIP Occit’alim réalise, en fonction des procédures applicables, les missions suivantes :

 Effectuer en amont des opérations de sourçage ;

 Assister l’acheteur dans le recensement de ses besoins et déterminer avec

lui des besoins éligibles à la Centrale, avec détermination d’un calendrier

global des achats.

 Informer l’Adhérent de son intention de lancer une consultation par la

transmission, par courrier électronique, d’un avis de lancement de

procédure dans un délai raisonnable avant la date prévisionnelle de

lancement de la procédure par le GIP Occit’alim

 Cet avis comprend :

 une description des commandes envisagées : qualification des prestations (fournitures et services) et description technique des prestations;

 une description de la procédure envisagée ;

 un calendrier prévisionnel de passation ;

 un délai maximal imposé à l’Adhérent pour transmettre une évaluation de ses besoins.

 Assurer l’ensemble des opérations nécessaires à la préparation et la passation de marchés publics dans le respect de la règlementation en vigueur :

 procéder à l’analyse et à la sélection des candidatures et des offres ;  procéder à la régularisation éventuelle des offres ;

 engager toute éventuelle négociation avec les candidats retenus ;  assurer l’ensemble des opérations nécessaires à la signature et à la notification de marchés publics dans le respect de la règlementation en vigueur ;

 Informer l’adhérent de l’entrée en vigueur des marchés publics conclus par courrier électronique ;

 Mettre à disposition de l’Adhérent sur le site Internet Occitalim les copies des marchés publics conclus ;

 Engager toute négociation avec les titulaires des marchés publics, en vue de leur modification et conclure tout acte modifiant l’exécution des marchés publics (avenant notamment).5-2° : Obligations de l’Adhérent

L’Adhérent s’engage à :

 transmettre une évaluation sincère de ses besoins dans le délai maximal imposé par le GIP Occit’alim;

 prendre connaissance des marchés ;

 exécuter les contrats conclus conformément à leurs dispositions : o émettre un bon commande

o commander auprès du ou des cocontractants du ou des marchés, accords-cadres les prestations dans le respect de ses engagements sur le prévisionnel de volume;

o assurer les opérations de réception des fournitures,

o attester du service fait,

o assurer le paiement des fournisseurs,

 saisir le GIP Occit’alim en cas de difficultés récurrentes rencontrées dans le cadre de l’exécution ;

 donner, par la signature de la présente convention, mandat le GIP Occit’alim pour que celle-ci puisse accomplir, les modifications nécessaires à la bonne exécution du marché ou de l’accord-cadre. En cas de différend persistant ou répété, l’établissement devra communiquer le GIP Occit’alim l’ensemble des éléments en justifiant.

ARTICLE 6 : CONFIDENTIALITE

Le GIP Occit’alim et l’Adhérent s’engagent réciproquement à ne divulguer, sous quelque forme que ce soit, aucune information ou tout document relatif aux besoins de l’adhérent, sans l’accord de l’autre partie.

De manière générale, Le GIP Occit’alim et l’Adhérent s’accordent pour prendre toute mesure nécessaire à la préservation des offres techniques et financières.

ARTICLE 7 : DONNEES

Le GIP Occit’alim et l’Adhérent s’engagent à respecter les obligations légales en matière de respect des données personnelles conformément aux obligations définies par le règlement général de la protection des données (RGPD) en vigueur depuis le 25 mai 2018.

Dans ce cadre, il est établi que :

- Le GIP Occit’alim est responsable de traitement des données à caractère personnel pour les actions qu’elle réalise et qui concernent la gestion dite administrative du marché (passation du marché et suivi de son exécution au sein de la Centrale d’achat).

- Chaque Adhérent au GIP Occit’alim est qualifié de responsable de traitement dans le cadre des actions qu’il réalise, sous sa responsabilité, à savoir l’exécution de la prestation, de la commande jusqu’au paiement.ARTICLE 8 : RESILIATION

Chacune des deux parties peut mettre fin à la présente convention à l’issue de la durée des marchés publics ou accords-cadres passés par le GIP Occit’alim par lettre recommandée avec avis de réception.

Un délai de préavis de trois mois doit être respecté.

Le GIP Occit’alim se réserve en outre le droit de résilier à tout moment la présente convention pour tout motif d’intérêt général, sans que cela ouvre droit à une demande d’indemnité de l’Adhérent.

Dans tous les cas, la résiliation ne dégage en aucune manière l’adhérent vis à vis des prestataires désignés par Le GIP Occit’alim au titre des commandes qu’il lui aura passées.

Dans tous les cas, cette résiliation ne prendra effet qu’à l’expiration des marchés publics en cours de passation ou d’exécution pour lesquels l’adhérent aura exprimé des besoins ou commandé des prestations.

ARTICLE 9 : LITIGES

En cas de litige, les parties s’engagent préalablement à toute action contentieuse à se rencontrer afin de trouver une solution négociée. En cas d’échec, le litige sera porté devant le Tribunal compétent.

Fait à Toulouse, le

En deux exemplaires originaux

Pour le GIP Occit’alim POUR L’ACHETEUR

Catherine VALVERDE [nom, signature, et cachet]