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APPEL A PARTENARIAT

POUR LA MISE EN PLACE

D’UNE MUTUELLE COMMUNALE A

HEROUVILLE SAINT CLAIR

Document unique valant :

- Cahier des charges techniques.

- Règlement de la consultation /conditions générales.

- Dossier de candidature

Date limite de remise des offres :

Lundi 9 JUIN 20250 12 HEURES.

Contexte2

Compte tenu des tarifs élevés des contrats individuels de complémentaires santé, plusieurs catégories de ménages (personnes âgées, jeunes en difficulté, chômeurs de longue durée…) renoncent à une couverture santé pour des raisons financières. Beaucoup ne sont pas éligibles à la Complémentaire Santé Solidaire.

La réforme du 100% Santé propose un ensemble de prestations de soins et d’équipements identifiés dans un panier spécifique pour 3 postes de soins : l’audiologie, l’optique et le dentaire. Ces paniers sont pris en charge par la Sécurité Sociale et leur complémentaire santé.

Les études démontrent que les habitants en Quartiers Politique de la Ville sont en moins bonne santé que le reste de la population.

Il est observé une prévalence de maladies ou de problèmes de santé chroniques plus élevée.

Ainsi, 45 % des personnes interrogées ont un problème de santé : diabète, asthme, dépression, hypertension artérielle…

40 % des habitants des QPV ont renoncé au moins à un soin pour des raisons financières au cours des 12 derniers mois.

La mise en œuvre de la mutuelle communale permettra de répondre aux besoins essentiels des habitants de la commune.

La mutuelle communale doit permettre :

- D’améliorer l’accès aux soins pour tous,

- De proposer une offre de soins de qualité, de proximité et à des prix compétitifs - D’augmenter le pouvoir d’achat des bénéficiaires,

- De lutter contre toutes les formes de précarité.

Une première phase de partenariat a été mise en place le 17 janvier 2025 avec deux organismes de mutuelle.

Suite à l’interruption prématurée du partenariat avec l’une des deux mutuelles, la collectivité territoriale, dans la poursuite du projet initié, souhaite maintenir une offre diversifiée afin d’offrir aux Hérouvillais la meilleure couverture santé possible, en fonction de l’âge et de la composition familiale des ménages.

A cette fin, le CCAS d’Hérouville Saint-Clair relance un appel à partenariat.3

Conditions générales

Article 1 : L’objet de l’appel à partenariat :

Le CCAS d’Hérouville Saint Clair prend la décision de mettre en relation les administrés de la commune en recherche d’une couverture santé complémentaire avec une ou plusieurs mutuelles qu’il aura préalablement sélectionnées dans le cadre de ce présent appel à partenariat.

L’appel à partenariat a pour objectif de faciliter l’accès à une mutuelle santé, à adhésion facultative, ouverte à tous les habitants de la ville d’Hérouville Saint-Clair sous réserve qu’ils justifient de leur qualité de résidents de la commune.

Ainsi la ville joue un rôle d’initiateur et de médiateur dans la mise en place de cette mutuelle. Elle n’est ni assureur, ni souscripteur du contrat, ni financeur du dispositif.

En effet, elle n’aura aucun rapport financier ni avec les candidats retenus, ni avec les usagers contractants et ne sera qu’un acteur intermédiaire, facilitateur.

Les candidats retenus contractualiseront directement avec les Hérouvillais(es) intéressé(e)s. Le partenariat sera formalisé par une convention entre le candidat et le CCAS de la ville.

Cette convention entrera en vigueur le jour de sa signature pour une durée de 3 ans, renouvelable chaque année par reconduction expresse.

Le présent document a pour objet de définir l’ensemble des prestations et besoins attendus en vue d’obtenir une offre de prix pour des adhésions individuelles facultatives des habitants d’Hérouville Saint-Clair.

Article 2 : Les engagements du CCAS et de la ville d’Hérouville Saint-Clair

Le partenariat ne donnera lieu à aucune participation financière de la ville d’Hérouville Saint- Clair ou du CCAS de la ville d’Hérouville Saint-Clair.

Le CCAS n’est qu’un intermédiaire dans la mise en place de la mutuelle.

Il n’a aucun rapport financier ni avec le candidat retenu ni avec les usagers contractants.

Le CCAS d’Hérouville Saint-Clair s’engage à mettre en place toute action de communication utile pour informer les habitants de l’existence de la mutuelle communale.

Le CCAS et la ville d’Hérouville Saint-Clair s’engagent à mettre à disposition des candidats retenu des locaux afin de leurs permettre d’organiser des permanences et ainsi d’assurer un service de proximité avec les futurs adhérents.

Cette mise à disposition sera à titre gracieux.4

Article 3 : Les engagements des contractants :

Les lauréats retenus s’engagent à organiser plusieurs réunions d’information publique à destination des habitants, afin de présenter leurs offres.

Les candidats retenus s’engagent à :

- Proposer un ensemble de services identifiés dans les articles 6 et 7

- Etre présent lors des réunions d’information organisées par le CCAS d’Hérouville Saint- Clair lors de la mise en place du partenariat.

- Organiser des permanences physiques dans les salles mises à disposition par la ville d’Hérouville Saint Clair à définir en fonction des besoins des habitants.

Article 4 : Les souscripteurs concernés : conditions d’éligibilité

- Tous les résidents de la commune d’Hérouville Saint Clair, quel que soit leur âge, leur état de santé et/ou leur condition physique, pourront être bénéficiaires de cette mutuelle sur production de justificatifs (quittance de loyer, taxe d’habitation, taxe foncière, factures fluides, téléphone.).

- Les bénéficiaires d’une domiciliation au CCAS

Article 5 : Conditions à remplir pour être candidat

Afin d’être éligible, les candidats devront remplir les conditions suivantes :

- Être les représentants d’une structure mutuelle habilitée à proposer des contrats de mutuelle complémentaire santé et soumise au Code de la Mutualité,

- Disposer de toutes garanties financières permettant d’assumer financièrement le risque afférent à cette mission,

- Respecter les règlementations en vigueur et s’adapter à leurs évolutions durant le contrat, - Savoir analyser les besoins en couverture santé en tenant compte de la capacité financière des publics ciblés,

- Pouvoir mettre en place un service de proximité (par la mise en place de permanences sur la commune) et pouvoir présenter ses prestations lors de réunions publiques. - Remplir les conditions fixées dans le présent document et le dossier de candidature.

Article 6 : Prestations

Les candidats devront présenter des garanties et des tarifs lisibles et compréhensibles par tous, ainsi que des propositions ouvertes à tous, sans condition de ressources et également éligibles aux personnes bénéficiant de la Complémentaire Santé Solidaire (C2S).

Les prestations proposées devront être conformes aux évolutions législatives et réglementaires.

Ainsi, les candidats devront :

- décliner les tarifs en fonction de l’âge (au moins deux tranches différentes : exemple : -50 ans / 50 ans et +),5

- présenter, sous forme de tableau, l’ensemble des prestations garanties, à des tarifs préférentiels, comportant plusieurs niveaux (base, options…), le taux de prise en charge, la valeur réelle de la prise en charge (avec des exemples), le montant des cotisations selon la situation du bénéficiaire.

Le tableau devra comporter obligatoirement, à minima 3 niveaux de garanties, à savoir « minimum », « moyen » et « maximum ».

Les garanties prévues dans les offres proposées par les candidats devront être exprimées en pourcentage de la base de remboursement de l’assurance maladie.

Au-delà de ces trois niveaux minima exigés, des offres complémentaires et/ou des services accessoires pourront être apportés par les candidats. Les services accessoires proposés aux habitants devront être détaillés, sans surcoût (exemples : attribution de chèques-vacances, prise en charge financière pour colonies de vacances, coupons-sports…).

- Proposer le panier « 100% santé » et l’inclure dans les différents niveaux de garantie, - Préciser les délais de remboursement,

- Définir les modalités d’accompagnement pour la souscription et la gestion du contrat proposé, notamment les modalités de résiliation,

- Exprimer le montant des cotisations en euros et toutes taxes comprises,

- Permettre le règlement des cotisations via un échéancier,

- Proposer la prise en charge de deux (au moins) mesures de prévention (détartrage, vaccination, dépistage…),

- Préciser de manière détaillée les modalités de prise en charge des dépassements d’honoraires, des forfaits hospitaliers, des soins dentaires, optiques, prothèses, des frais pharmaceutiques, des vaccins, etc… et les avantages annexes à la complémentaire santé. - Détailler les partenariats qu’il a mis en place ou envisage de mettre en place avec les structures médicales ou paramédicales du territoire.

Une attention particulière sera apportée à la rédaction FALC (facile à lire et à comprendre) des dossiers de présentation de la complémentaire pour faciliter la compréhension par tous des offres.

Les candidats s’engagent à respecter la réglementation en vigueur applicable au traitement des données à caractère personnel.

Enfin, les candidats préciseront les moyens qu’ils mettront en œuvre pour l’information et le conseil des publics intéressés par les prestations proposées.

Article 7: Services attendus

Les candidats devront proposer un ensemble de services compris, sans surcoût dans leurs prestations, et ce, quelle que soit la formule retenue par le souscripteur, à savoir :

- Informer les souscripteurs sur leurs différents droits et les orienter vers la solution la plus adaptée en fonction de leur situation et leurs revenus même si elle ne consiste pas en l’adhésion à la mutuelle communale,

- Présenter des offres tenant compte des règlementations en vigueur et de leurs évolutions,6

- Proposer une simulation systématique des possibilités de remboursement en fonction de la personne concernée,

- Pas de droits d’entrée, ni de frais de dossier,

- Garanties immédiates, sans délai d’attente ou de carence,

- Pas de questionnaire médical,

- Ne pas imposer de limite d’âge pour la souscription du contrat,

- Tiers-payant et télétransmission opérationnelle dès la souscription, sous réserve que le souscripteur fournisse sa carte d’assuré social,

- Demandes de remboursement des frais de santé prises en compte dans un délai maximum de 72 heures,

- Accompagnement des adhérents dans la résiliation de leur ancienne mutuelle ou assurance santé,

- Accéder à un service en ligne permettant la gestion de son compte,

- Attribuer un conseiller privilégié joignable par téléphone sans surcoût,

- Être présent aux réunions d’information organisée conjointement avec le CCAS de la Ville d’Hérouville saint-Clair pour présenter la mutuelle communale,

- Organiser des permanences de proximité pour accompagner les adhérents, des permanences obligatoires sur le territoire de la commune au moins une fois par mois.

Article 8 : Paiement des cotisations

Les cotisations devront être exprimées en euros et toutes taxes comprises.

Elles devront pouvoir être réglées selon un échéancier mensuel, permettant une souplesse aux souscripteurs afin de s’en acquitter.

Article 9 : Durée de l’offre tarifaire - Formalisation

Les tarifs et prestations proposés par les candidats devront être garantis (hors variation du Mensuel de la Sécurité Sociale) pour une période de trois ans, à compter de la date de début de la prestation, matérialisée par la signature d’une convention.

A l’issue, la révision des tarifs devra respecter l’indice annuel ONDAM connu au jour de la révision.

Les candidats devront fournir au CCAS de la Ville d’Hérouville Saint-Clair les nouveaux éléments tarifaires trois mois avant leur mise en application.

Ainsi, au vu des éléments transmis, le CCAS de la Ville d’Hérouville Saint-Clair se réserveront le droit, notamment si les négociations avec l’organisme s’avèrent infructueuses, de résilier le partenariat, sans préavis par lettre recommandée avec accusé réception à l’issue de la période.

Article 10 : Suivi du partenariat7

Les partenaires retenus s’engagent à fournir annuellement au CCAS de la Ville d’Hérouville Saint Clair les éléments permettant d’assurer une visibilité sur ce dispositif mis en place, à savoir :

- Nombre d’assurés (nouveaux et anciens pour chaque année),

- Nombre de personnes reçues en permanence et type de réponse apportée, - Statistiques relatives aux frais de dépenses par catégories de soins : soins médicaux courants, soins optiques, hospitalisations, soins dentaires et autres,

- Statistiques relatives à l’âge des souscripteurs et leurs situations socio-professionnelles, - Suivi clientèle : nombre de permanences effectuées, contacts téléphoniques afférents au partenariat.

Ces documents seront à transmettre au mois de Septembre N+1 pour une analyse de l’année N, en plus de la livraison de données mensuelles.

Article 11 : Clause de confidentialité

Les candidats retenus s’engagent à maintenir secret et confidentiel tous renseignements ou documents quelconques reçus à l’occasion de l’exécution de ce présent partenariat. Ainsi, ils ne pourront ni communiquer, ni divulguer, ni publier, ni faire état de quelque manière que ce soit de tels renseignements ou documents.

Ils s’engagent à étendre cette obligation de confidentialité à l’ensemble des personnes qui interviendront pour leur compte ou à la suite de leur demande dans la réalisation des prestations, objet du présent partenariat, y compris des sous-traitants.

Les candidats retenus sont également tenus au respect des règles relatives à la protection des données à caractère personnel auxquelles ils ont accès pour les besoins de l’exécution du présent partenariat.

De manière générale, ils devront être en mesure de démontrer dans cette offre la conformité de sa gestion des données à caractère personnel avec les exigences de la CNIL et les dispositions du Règlement Européen sur la Protection des Données dit RGPD (règlement UE n° 2016/679).

Article 12 : Modalités de réponse à l’appel à partenariat

Pour répondre à l’appel à partenariat, les candidats devront produire, en français, un dossier complet constitué des éléments ci-après :

1. Un dossier « administratif », comportant les éléments suivants :

- Une lettre de candidature comportant la raison sociale des candidats,

- Un pouvoir donnant délégation de signature au signataire du document, - Une déclaration reflétant la santé financière de la structure au cours des trois dernières années,

- Une déclaration indiquant les effectifs moyens annuels des candidats et l’importance du personnel d’encadrement pour chacune des trois dernières années,

- Un extrait « Kbis » de moins de trois mois,

- L’agrément au titre de l’activité mutualiste conformément au code des assurances,8

- Une attestation sur l’honneur, datée et signée, justifiant que les candidats ne font pas l’objet d’une procédure de redressement ou liquidation judiciaire,

- La décision de désignation des référents locaux.

2. Un dossier « offre », comportant les éléments suivants :

- Le présent document, daté et signé,

- La grille tarifaire présentant également 2 exemples de cas pratiques,

- La présentation d’un exemple de carte d’assuré avec explication des différentes abréviations et sigles,

- Un document regroupant l’ensemble des services et prestations tel que décrit aux articles 6 et 7 du présent document,

- Un document démontrant les avantages financiers, pour les administrés hérouvillais, d’une offre de mutuelle communale au regard d’une offre classique à choix d’options équivalente.

- Une maquette pour chaque support de communication à destination des hérouvillais pour les informer sur la mutuelle communale.

Le dossier complet devra être envoyé par lettre recommandée avec accusé de réception (le cachet de la poste faisant foi) à l’adresse suivante :

CCAS de la Ville d’Hérouville Saint-Clair

11 place François Mitterrand

14200 HEROUVILLE SAINT CLAIR

Date limite de remise des offres :

Lundi 9 juin 2025 à 12 heures.

Article 13 : Critères de sélection

Les propositions des candidats seront examinées selon les critères définis ci-dessous :

Notes Critères Pondération Rapport entre qualité des garanties et tarifs proposés, avantages

annexes et actions de prévention

50 %

➢ Actions de prévention incluses dans l’offre de cotisation 5

➢ Etendue des garanties comparativement à la cotisation 309

➢ Lisibilité des offres tarifaires 15 Relations adhérents/organisme mutualiste 30% ➢ Permanence 10 ➢ Eléments de communication : plaquette, plateforme et services en

ligne (méthode FALC)

10

➢ Ergonomie du service en ligne 10 Tarification / facilités de paiement 10% Bilans d’activité présentés 10%

Des précisions sur leurs projets pourront être demandées aux candidats.

A l’issue de la phase de sélection, une négociation pourra être engagée avec les différents candidats ayant répondu à l’appel à partenariat.

Les candidats ayant obtenu la meilleure note globale seront alors retenus.

Date prévisionnelle de mise œuvre est fixée au 1er juillet 2025.

Article 14 : Renseignements

Pour toutes demandes de renseignements, vous pouvez contacter :

Par mail : actionsociale@herouville.net

Par courrier :

CCAS de la Ville d’Hérouville Saint-Clair

11 place François Mitterrand

14200 HEROUVILLE SAINT CLAIR10

ACTE D’ENGAGEMENT

Je soussigné,

NOM et PRENOM

Agissant pour le nom et le compte de la structure (intitulé complet et forma juridique)

Ayant son siège social à

Immatriculation RCS

Numéro d’agrément

(délivré au titre de l’article L321-1 du code des assurances)

Coordonnées téléphoniques :

Adresse électronique :

Déclare avoir pris connaissance du présent document et en accepter toutes les modalités

Fait à

Le

Signature du Candidat

Précédée de la mention « lu et approuvé »