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Déliberation - annexe 12 ccfl actions culturelles avenant a la convention de partenariat avec la ccfl
Document publié le Mardi 14 décembre 2021 par la commune d'Estaires.
Lien du pdf (Déliberation - annexe 12 ccfl actions culturelles avenant a la convention de partenariat avec la ccfl)
Thèmes du document : Culture et patrimoine, Démocratie locale et participation citoyenne, Histoire et mémoire,
RNAUET =Æiéndelys FLANDRE LYS TS
CONVENTION'DE PARTENARIA
ENTRELA COMMUN E ET LA CCFL
_._ Lise À)
La présente convention a pour objet de éfinir les droits et
obligations des parties contractantes K8Es ci-dessous :
La Communauté de communes Flandre Lys (CCFL), située 500 rue de la Lys à La Gorgue (59253), représentée par Monsieur Jacques HURLUS, son Président,
Et
La commune de ESTAI RE S représentée par Bruno FICHE UX , son Maire,
Conformément aux statuts : 3.8. Politique culturelle
3.8.1 : La Communauté de communes Flandre Lys peut participer ou assurer directement des actions visant à la promotion de la Culture et de l'animation du territoire par l'organisation ou le subventionnement d'évènement culturels et musicaux.
Conformément à la délibération du Conseil Communautaire du 14-12-2021 prise pour le mandat 2022-2026.
A Er Ë
ATEN ARTICLE 1 : OBJET
_ Répondant aux enjeux d'éducation, de citoyenneté, de cohésion sociale et de développement PEAR _ économique, la politique culturelle a pour vocation de prendre place dans les projets de Tete développement du territoire, garante de projets attractifs, novateurs et fédérateurs.
“La présente convention officialise la demande de subvention d'une commune du territoire Flandre | Lys auprès de la CCFL, dans le cadre de l'organisation d'un évènement correspondant à l’un des 5 ORSTIER dispositifs financés par l’intercommunalité.
L'objectif étant de promouvoir une Culture de proximité, de qualité, diversifiée, accessible à tous, et de faciliter les procédures pour les communes.
1/6 ARTICLE 2 : ENGAGEMENT DES PARTENAIRES
La CCFL
- Définit et vérifie le cadre règlementaire dans lequel s’insère la demande de subvention, rédige la présente convention
- Suit l’ensemble de la programmation annuelle afin d'éviter le doublon de dates ou la
redondance des propositions entre les communes, informe si le cas se produit. Un point
actualisé sera fait à chaque Commission Culture.
- Subventionne a posteriori la commune (cf article 6), selon les montants arrêtés conformément à la délibération du Conseil Communautaire en date du : 14 décembre 2021
- Assure la communication et la promotion du/des évènements (cf article 5) à l'échelle
intercommunale
LA COMMUNE
- Prend contact avec le prestataire et détermine toute l'organisation de la manifestation (date, lieu, modalités de réservations, contenu de la prestation, assurances, besoins humains- techniques-matériels, hébergement, collation, restauration la cas échéant)
- Informe en amont la CCFL de son choix (cf article 3 et 4) de programmation
- Relaie la communication au niveau local via les supports réalisés par la CCFL, informe la
presse.
- Règle a posteriori la facture du prestataire selon les modalités du contrat
- Dresse un bilan succinct de la manifestation : qualité, fréquentation, satisfaction.
- Nomme une personne référente pour le suivi de ce projet :
- Par ailleurs, si la commune s'engage dans le cadre d’un dispositif culturel initié par la CCFL, elle garantit toutes les conditions matérielles d’accueil et d'organisation.
ARTICLE 3 : POINTS DE RÉGLEMENT PAR DISPOSITIF
La CCFL coordonne et finance plusieurs dispositifs culturels répondant à des objectifs spécifiques indiqués dans un projet culturel. Dans un objectif de cohérence, des règles sont imposées par le biais de cette présente convention. Le non-respect de ces règles entraïînerait de fait le non-versement de la subvention. - Cocher Le dispositif ciblé par cette demande -
CARACTÉRISTIQUES PRINCIPALES SUBVENTIONS EST MNT PU on
RÈGLES / AN / COMMUNE
|
CL Mise en valeur d’un élément |
| patrimonial de la commune (bâti,
| naturel, industriel, archéologique),
gastronomie-folklore-traditions et
savoir-faire
- Ne serait pas éligible une
organisation hors mois de
| | Fêtes du Pré on de l'animati d À hauteur de septembre, ou une animation
| Patrimoine Présentation : tar Len t 2 000€ n'ayant aucun lien avec le rojet en commission plénière avan patrimoine
été, évènement en septembre
OGratuit et ouvert à tout le territoire
L CCEL _ -
[Endroit public - 1 Qu PEER spectacles
ns k x annue on Cl Évènement culturel à portée du plus cultur elle,artistique
grand nombre
EH [Tickets estampillés 1€-CCFL (non À hauteur de - Tout public sans distinction
__JN Spectacles à 1€ | numérotés) remis aux spectateurs par 4 000€ | | |
la commune : 1€ pour les habitants de - L'encaissement des
la CCFL et tarif défini par la commune spectacles est déduit des
pour les extérieurs à la CCFL (régie factures présentées
municipale) 4 è —
p. ClÉvènement participatif et convivial - Organisable dans tout lieu : organisé au sein d’un espace public public d'expression
nn. (commerce, salle, parc), pour échanger | àf . 6 à thè 7 ’ ’ | auteur de .
4 LI | Café à thème sur un thème 500€ - Thèmes d'actualité, de
{ee At CGratuit et ouvert à toutleterritoire | société ou de moments plus : A a CCFL éducatifs, artistiques
[Es a, sp. _
Te 4 À - Projet ou évènement
CE strictement culturel
AT |
| 4 CJEndroit public - sen spas pour 1
. è : 2 . À rojet sur le mandat L. Evenement el ClPrimeur des réservations pour les 5 Doc de 020-2026
Paoure | habitants CCFL (1/3 CCFL au moins I nvergure hors commune organisatrice) Do - Projet présenté en amont en
Commission Culture par
l'élu(e) en charge du suivi du
dossier puis convention
cadrée CCFL-communes
LE . | ne ClÉvènement organisé en médiathèque - Nuit de la lecture en janvier
: [Subvention couvrant les dépenses - Esperlufête en octobre
[ | Evènement dites de diffusion (spectacle, concert, À hauteur de ou [ Esperluette exposition, rencontre d'auteur) 1000€ Que ete nnon Aer
CiGratuit et ouvert à tout le territoire | plusieurs autres CCEL médiathèques
ÊlEndroit public
Fiche de vœux établie en avril, choix |
du conteur début juillet (URFR)
Nr DlAccueil, hébergement, restauration, Àhauteur de | - Il n'est pas possible de
| [ | Conteurs en transport du conteur (sur budget 2 000€ choisir d’autres conteurs que | Campagne communal) (versés au ceux présentés dans le cadre
| | OlOuvert à tout le territoire CCFL prestataire) qu festival en Campagne »
| ClLa commune réserve et prépare la
ds j salle, prend en charge le pot de l'amitié d |
[Frais de SACEM par l’'URFR
6. | Les services de la CCFL auront la charge de vérifier les informations cochées ci-dessus. ARTICLE 4 : DESCRIPTIF DE L'ÉVÈNEMENT
À compléter par la commune
Nom de l'évènement :
Date de l'évènement :
Heure :
Lieu :
Adresse du lieu :
TARIFICATION
L'évènement est-il gratuit ? Ê] oui [1 non
Tarif : :
Pour le spectacle à 1€, préciser le tarif extérieur :
Si besoin : « Gratuit pour les moins de ____ ans»
Public ciblé
Est-ce un évènement tout public? [] oui C1 non
Si non, préciser à qui cet évènement s'adresse (enfants, seniors, etc.) :
Mention à ajouter si besoin : Enfants à partir de ans
Réservation
Conseillez-vous une réservation des places en amont? [1 oui CO] non Est-ce obligatoire ? Ê oui [I non
Les places sont-elles limitées ? oui [ non Si oui, combien y a-t-il de places ? Lieu physique de réservation :
Tél. pour réserver :
Mail pour réserver :
Le placement est-il libre ? oui non
Pour les spectacles à 1€, indiquer le nombre de tickets souhaités :
Visuel
À fournir en même temps que cette convention signée pour permettre au service Communication
CCFL de concevoir les supports adéquats, et correspondant à la charte graphique arrêtée. Un délai de 2
mois avant l'évènement est consenti pour la transmission de ces informations.
Prestataire choisi
Coordonnées : (Dénomination, contacts mail et téléphone) ARTICLE 5 : COMMUNICATION
La CCFL
Assure la communication de la manifestation en :
- Réalisant des affiches et des flyers à partir d’un visuel de l'évènement transmis par la commune (impression - 400 flyers et 150 fiches), imprime puis distribue à toutes les mairies, médiathèques et certains commerces repérés du territoire. Charge à la commune de répartir les flyers au sein de son CCAS, ses structures Jeunesse, Sport, Education...
- Ces visuels sont adaptés pour être lisibles sur tout support (panneaux lumineux par ex)
- Promouvant l'évènement sur sa page Facebook, l'application mobile Alysse, les panneaux lumineux, son site internet, le portail Esperluette (agenda culturel).
La commune
- Utilise exclusivement les visuels conçus par la CCFL pour ces dispositifs subventionnés,
- Fait la promotion de l'évènement localement dans tout lieu jugé opportun, et selon son mode de communication habituel. Répartit les flyers, donnés par la CCFL, au sein de son CCAS, ses structures Jeunesse, Sport, Culture, Education etc.
- Mentionne « la politique culturelle et tarifaire de la CCFL » dans tous ses autres supports de
communication (ex : journal municipal, site internet)
- Installe le roll-up Culture CCFL à chaque manifestation répondant d'une subvention de
l'intercommunalité.
- Ne peux en aucun cas modifier l'affiche et le flyer réalisés par la CCFL, sans demander au préalable l'autorisation puis la validation au service communication de la CCFL
Ces clauses restent obligatoires et conditionnent l'octroi de la subvention.
ARTICLE 6 : FINANCEMENT
La CCFL
- La CCFL prend en charge les prestations qu’elle initie directement dans le cadre de certains
dispositifs, tels que par exemple le Festival « Conteurs en campagne » ou le cas échéant certaines animations Esperluette (tournées à thème).
Dans cette configuration, le contrat de cession est donc passé entre la CCFL et le prestataire et une convention est établie pour l’organisation avec les communes.
- La CCFL rembourse à la commune organisatrice, en 1 ou 2 versements, le montant global | correspondant aux différents dispositifs sollicités pendant le semestre ou l'année écoulée sur présentation :
# D'un Certificat administratif signé du Maire reprenant toutes les demandes de remboursement, en spécifiant le nom du dispositif et le coût TTC.
D'une copie de la délibération concordante prise par la commune
D'une copie des factures et/ou des contrats de cession approuvés en amont
D'une copie des mandats honorés,
D'un bilan succinct de la manifestation (cf. article 2)
- Pour les spectacles à 1€, la commune délivre une attestation signée par le Maire concernant le nombre d'entrées à 1€ et le nombre d'entrées à tarif plein (extérieurs). La CCFL rembourse alors la différence de prix entre l’encaissement et le montant des prestations, à hauteur de 4 000€ annuel.
- Les frais de SACEM restent à charge de la commune et lui sont facturés directement. Ils sont remboursables en fin de semestre ou d'année par la CCFL, conformément au montant plafond alloué pour le dispositif visé (hors Conteurs en Campagne). - Les dépenses matérielles servent exclusivement au projet. Les frais de réception ne sont éligibles que pour les exposants, artistes, techniciens, et participants au projet. Ces dépenses matérielles et frais de réception complètent le projet dans une proportion de 20% de la subvention totale annuelle attribuable, soit forfaitairement :
m 100€ pour la subvention annuelle de 500£€ (Café à thème),
# 200€ pour celle de 1 000€ (animations Esperluette),
# 400€ pour celles de 2 000€ (Fêtes du Patrimoine et Conteurs en campagne)
m 800€ sur celle de 4 000€ (spectacles à 1€).
m 2 000€ pour la subvention à 10 000€
- Tout cas de figure n'étant pas envisagé dans ce document sera présenté en commission.
La présente convention est complétée, signée par Les 2 parties et envoyée à la CCFL a
minima 8 semaines avant la date de l'évènement. Ce délai non respecté, La CCFL se réserve le droit d'ajuster ses engagements notamment sur la partie communication.
Dans le cadre de cette convention,
NOM DU DISPOSITIF RETENU :
Dossier validé par la CCFL [] oui [] non Le
Remarques :
Montant attribuable (sous réserve du respect de la convention et des justificatifs) : €
À faire valoir ce que de droit,
Fait à le Fait à __ le
Le Président de la CCFL, Le Maire
Jacques HURLUS Prénom, NOM