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Déliberation - N 218 FINANCES Renouvellement de l engagement partenarial entre la Ville de Bayonne et la Direction Départementale des Finances Publiques
Document publié le undefined NaN undefined NaN à NaNhNaN par la commune de Bayonne.
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Thèmes du document : Fiscalité, Logement, Banque,
Accusé de réception en préfecture
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Date de télétransmission : 22/10/2024
Date de réception préfecture : 22/10/2024 Accusé de réception en préfecture
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Date de réception préfecture : 22/10/2024 V2023.04.24
Engagement partenarial
entre
la Ville de Bayonne,
le Service de gestion comptable de Bayonne
et
la Direction départementale des Finances publiques des Pyrénées-Atlantiques
Accusé de réception en préfecture
064-216401026-20241017-24_09906-DE
Date de télétransmission : 22/10/2024
Date de réception préfecture : 22/10/2024 Sommaire
Préambule .......................................................................................................................... 3 Liste des actions retenues ................................................................................................ 4 Modalités de suivi des actions ......................................................................................... 5 Fiches-Actions ................................................................................................................... 6 Axe 1 : Faciliter le travail de l’ordonnateur, en développant et en enrichissant les échanges.......7 Axe 2 : Améliorer l’efficacité des procédures : maîtriser les délais de paiement et améliorer les conditions de recouvrement en modernisant et en optimisant les chaînes de recettes et de dépenses .....................................................................................................................................13 Axe 3 : Offrir une meilleure lisibilité des comptes aux décideurs en améliorant la qualité comptable ....................................................................................................................................................25 Axe 4 : Développer l’expertise comptable, fiscale, financière et domaniale au service des responsables ...............................................................................................................................33 Annexe : Tableau de bord ............................................................................................... 49
Accusé de réception en préfecture
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Date de télétransmission : 22/10/2024
Date de réception préfecture : 22/10/2024 La commune de Bayonne, représentée par son maire, Jean-René ETCHEGARAY,
Et,
La direction départementale des Finances publiques des Pyrénées-Atlantiques, représentée par le Directeur départemental des Finances publiques des Pyrénées- Atlantiques, Monsieur Jean- François ODRU;
Le Service de gestion comptable de Bayonne, représenté par le comptable public du service de gestion publique de Bayonne,
Conviennent de ce qui suit :
PREAMBULE
Dans le cadre de la modernisation de la gestion publique locale et de l’amélioration de la qualité des comptes, les partenaires souhaitent s’engager dans une démarche volontariste visant à accroître l’efficacité des circuits comptables et financiers et le service rendu aux usagers, et à renforcer leur coopération.
Un état des lieux réalisé par les partenaires et une réflexion sur l’amélioration de la qualité d’exécution des missions communes ont permis d’identifier les besoins et les attentes mutuels et de définir conjointement les actions à engager et les domaines à prioriser.
Les partenaires ont décidé de contractualiser leurs engagements réciproques et se fixent une série d’objectifs organisés autour de quatre axes majeurs de progrès en matière de gestion publique locale :
faciliter la vie de l’ordonnateur, en développant, en enrichissant et en dématérialisant les échanges ;
améliorer le service aux usagers : maîtriser les délais de paiement et améliorer les conditions de recouvrement en modernisant et en optimisant les chaînes de recettes et de dépenses ;
offrir une meilleure lisibilité aux décideurs en renforçant la fiabilité des comptes ; développer l’expertise fiscale, financière et domaniale au service des responsables.
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Date de télétransmission : 22/10/2024
Date de réception préfecture : 22/10/2024 LISTE DES ACTIONS RETENUES
Chaque action menée pour atteindre ces objectifs est détaillée dans une des fiches annexées à la présente convention, à savoir :
Axe 1 : Faciliter le travail de l’ordonnateur, en développant et en enrichissant les échanges.......7 Action : Rapprochement des services ...................................................................................................... 7 Action : Organisation de formations communes ...................................................................................... 9 Action : Recours à l’APIsation des données .......................................................................................... 11 Axe 2 : Améliorer l’efficacité des procédures : maîtriser les délais de paiement et améliorer les conditions de recouvrement en modernisant et en optimisant les chaînes de recettes et de dépenses .....................................................................................................................................13 Action : Optimisation de la chaîne du paiement des dépenses ............................................................. 13 Action : Optimisation de la chaîne du recouvrement des recettes ......................................................... 15 Action : Déploiement de moyens de paiement automatisés pour les usagers ...................................... 18 Action : Rationalisation des régies ......................................................................................................... 20 Action : Fiabilisation des tiers ................................................................................................................. 22 Axe 3 : Offrir une meilleure lisibilité des comptes aux décideurs en améliorant la qualité comptable ....................................................................................................................................................25 Action : Pilotage conjoint de la qualité des comptes .............................................................................. 25 Action : Présentation de la synthèse de la qualité des comptes devant l'assemblée délibérante ......... 27 Action : Contribution à une reddition précoce des comptes ................................................................... 30 Axe 4 : Développer l’expertise comptable, fiscale, financière et domaniale au service des responsables ...............................................................................................................................33 Action : Mettre conjointement à niveau l’actif immobilisé (immobilisations incorporelles, corporelles) dans le cadre d’une démarche pérenne (2025) ..................................................................................... 33 Action : Fiabilisation des valeurs locatives des propriétés bâties et optimisation des bases fiscales ... 36 Action n° : Fiabiliser la taxation de l’occupation des locaux implantés sur le territoire de la commune (THRS, TLV). .......................................................................................................................................... 39 Action : Information et alerte en matière de TVA ................................................................................... 42 Action 2 : Évaluer conjointement le dispositif de contrôle interne comptable existant........................... 44
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Date de réception préfecture : 22/10/2024 MODALITES DE SUIVI DES ACTIONS
Un bilan annuel réalisé par les partenaires permettra d’évaluer la progression de chaque action et d'expertiser les mesures mises en œuvre ; le cas échéant, il permettra de réorienter les démarches entreprises. Le suivi sera réalisé au moyen du tableau de bord annexé au présent engagement.
Cette convention est signée pour une période de trois ans allant du ……………….. au …………………………..
Fait en trois exemplaires,
A Bayonne, le …….…..……………….
Le Maire de Bayonne Le comptable du SGC de Bayonne
Jean – René ETCHEGARAY
Le directeur départemental
des Finances publiques
Jean – François ODRU
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Date de télétransmission : 22/10/2024
Date de réception préfecture : 22/10/2024 FICHES-ACTIONS
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Date de télétransmission : 22/10/2024
Date de réception préfecture : 22/10/2024 Axe 1 : Faciliter le travail de l’ordonnateur, en développant et en
enrichissant les échanges
Action : Rapprochement des services
Descriptif de l’action
La qualité d’exécution de leurs missions communes passe par le développement des contacts entre les personnels de la collectivité et ceux du poste comptable ET le CDL. La concertation régulière permet de prévenir toute difficulté et, le cas échéant, d’en accélérer la résolution.
Objectifs
Permettre à la collectivité, au comptable et au CDL, d’identifier rapidement leurs correspondants ;
Optimiser la circulation de l’information ;
Connaître le contenu des missions et les contraintes de chaque poste ; Anticiper les mesures à prendre pour une bonne gestion de la collectivité.
Démarche méthodologique
Engagements de la collectivité
Transmettre l’organigramme des services ;
Communiquer les coordonnées des correspondants en relation avec la trésorerie (téléphone, adresse de messagerie) ;
Mettre en place un circuit d’accueil et de présentation des nouveaux arrivants ; Informer le comptable et le CDL des compétences des membres de l’assemblée délibérante et de tout changement d’attribution ;
Transmettre au comptable et au CDL les documents administratifs et les informations reçues de la Préfecture les intéressant.
Engagements du comptable et du CDL
Transmettre l’organigramme du service SPL ;
Communiquer les coordonnées des correspondants en relation avec la collectivité (téléphone, adresse de messagerie) ;
Mettre en place un circuit d’accueil et de présentation des nouveaux arrivants ; Organiser une réunion selon une périodicité choisie (mensuelle, trimestrielle, semestrielle, annuelle…) pour évoquer l’état d’avancement des dossiers en cours ou en projets.
Pilotage de l’action
Transmission des organigrammes et annuaires respectifs ;
Nombre d’accueils et présentations organisés / nombre de personnes nouvellement installées ;
Mise à jour effective des organigrammes et annuaires respectifs selon une périodicité choisie (mensuelle, trimestrielle, semestrielle, annuelle…) ;
Respect du calendrier de rencontres ;
Accusé de réception en préfecture
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Date de télétransmission : 22/10/2024
Date de réception préfecture : 22/10/2024 Transmission des documents administratifs ;
Responsables de l’action
Service ordonnateur : Philippe PECASTAINGS
Comptable
CDL
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Accusé de réception en préfecture
064-216401026-20241017-24_09906-DE
Date de télétransmission : 22/10/2024
Date de réception préfecture : 22/10/2024 Axe 1 : Faciliter le travail de l’ordonnateur, en développant et en
enrichissant les échanges
Action : Organisation de formations communes
Descriptif de l’action
Les règles applicables à la gestion des collectivités sont multiples, complexes et évolutives. La maîtrise partagée de la réglementation est essentielle pour garantir la sécurité des opérations exécutées.
Objectifs
• Recenser les thèmes susceptibles de faire l’objet d’informations ou de formations ; • Permettre l’appropriation des évolutions réglementaires ;
• Favoriser une synergie entre les services par la mise en commun des ressources documentaires et intellectuelles (expérience).
Démarche méthodologique
Engagements de la collectivité
• Transmettre au CDL et au comptable la documentation mise à disposition de la collectivité ;
• Participer à l’élaboration de formations (en fonction des besoins et de l’actualité) ; • Participer à l’animation de sessions de formations ;
• Solliciter le comptable en tant que de besoin.
Engagements du comptable et du CDL
• Transmettre à la collectivité la documentation mise à disposition du CDL et du comptable ;
• En relation avec le service de la formation professionnelle départementale et éventuellement le CNFPT :
◦ Elaborer des formations (en fonction des besoins et de l’actualité) ; ◦ Animer des sessions de formations communes ;
◦ Assurer une formation individualisée pour chaque régisseur nouvellement nommé.
Pilotage de l’action
• Nombre de modules de formations élaborés ;
• Nombre de personnes formées ;
• Quantité de documentation échangée ;
• Evaluations (questionnaire à l’issue de la formation, a posteriori).
Responsables de l’action
Service ordonnateur : Philippe PECASTAINGS
CDL
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Date de télétransmission : 22/10/2024
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Accusé de réception en préfecture
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Date de télétransmission : 22/10/2024
Date de réception préfecture : 22/10/2024 Axe 1 : Faciliter le travail de l’ordonnateur, en développant et en
enrichissant les échanges
Action : Recours à l’APIsation des données
Descriptif de l’action
La DGFiP se donne pour objectif de faciliter la communication de son système d’information avec les applications informatiques des collectivités locales dans le but d’automatiser, dématérialiser et optimiser les démarches en ligne des fournisseurs de service à destination des usagers.
Cette démarche s’appelle l’APIsation, l’API (Application Programming Interface), que l'on traduit en français par « interface de programmation applicative » ou « interface de programmation d'application », étant définie comme une solution informatique qui permet à des applications de communiquer entre elles et de s'échanger mutuellement des services ou des données.
À la DGFiP, l’API Impôt particulier (API IP) est actuellement au cœur du dispositif d’APIsation des données au profit des collectivités.
Elle permet notamment d’accéder au revenu fiscal de référence (RFR), au nombre de parts fiscales, à l’adresse fiscale de taxation, aux données du local.
Les données de la déclaration d’impôts deviennent ainsi le support de nouveaux services rendus aux administrés des collectivités.
Parmi les cas d’utilisation les plus significatifs de l’API IP :
• Carte de stationnement résidentiel ;
• Place en crèche ;
• Activités périscolaires ;
• Aides sociales facultatives (CCAS) ;
• Cantine scolaire ;
• Carte de transport.
Objectifs
• Respecter le principe du « Dites-le nous une fois » porté par la loi n° 2018-727 du 10 août 2018 pour un Etat au service d’une société de confiance : ce principe a pour vocation de décloisonner les Administrations afin qu’elles puissent, avec l’accord des usagers, réunir les différentes données demandées et offrir en retour un service personnalisé, simplifié et sécurisé ;
• Adapter les systèmes d’information à la transformation numérique qui appelle plus d’agilité dans les échanges pour délivrer des services aux usagers ;
• Limiter les informations transmises par les usagers ;
Accusé de réception en préfecture
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Date de télétransmission : 22/10/2024
Date de réception préfecture : 22/10/2024 • Accélérer l’instruction de la demande et de la sécuriser via des données certifiées en évitant ainsi la fraude documentaire.
Démarche méthodologique
Une fois les besoins de la collectivité définis, celle-ci formule directement une demande d’accès aux données sur le site https://api.gouv.fr/les-api/impot-particulier.
Engagements de la collectivité
• Définir ses besoins en lien avec le CDL et le comptable ;
• Formuler une demande d’accès sur le site : https://api.gouv.fr/les-api/impot-particulier
Engagements du comptable et du CDL
• Assister la collectivité dans la définition de ses besoins et le parcours de
contractualisation
Pilotage de l’action
• Ouverture d’un accès API
Responsables de l’action
Service ordonnateur : Lisa POMES
CDL
Service Gestion Comptable : Comptable – adjointe Recettes
DDFiP : correspondant départemental dématérialisation et moyens de paiement (ddfip64.pgp.cmp@dgfip.finances.gouv.fr)
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Date de télétransmission : 22/10/2024
Date de réception préfecture : 22/10/2024 Axe 2 : Améliorer l’efficacité des procédures : maîtriser les délais de paiement et améliorer les conditions de recouvrement en modernisant et en optimisant les chaînes de recettes et de dépenses
Action : Optimisation de la chaîne du paiement des dépenses
Descriptif de l’action
La rénovation des méthodes de contrôle des dépenses publiques par les comptables est un axe clé de la modernisation de la gestion publique.
L’optimisation des procédures d’exécution des dépenses suppose de raisonner sur l’ensemble de la chaîne administrative associant étroitement l’ordonnateur, le CDL et le comptable de la collectivité.
Objectifs
Réduire le délai global de paiement et le mesurer ;
Permettre à la collectivité de respecter ses engagements vis-à-vis de ses fournisseurs et prestataires : améliorer son image, obtenir des conditions financières plus favorables et éviter le paiement d’intérêts moratoires ;
Maîtriser les flux financiers ;
Améliorer la qualité du mandatement ;
Moduler les contrôles en fonction du risque et des enjeux réellement constatés dans le cadre du contrôle hiérarchisé de la dépense (CHD) ;
Réfléchir de manière conjointe à l’opportunité de mettre en place un contrôle allégé en partenariat sur certains types de dépenses (paye, frais de déplacement, certains types de marchés, subventions…).
Démarche méthodologique
Engagements de la collectivité
Mandatement :
Réguler les émissions de mandats :
mandatement dès réception des éléments nécessaires et, si besoin,
constatation du service fait ;
émission régulière des mandats ;
Veiller à la qualité des dossiers de mandatement :
présence de toutes les pièces justificatives ;
exacte identification du véritable créancier ;
exacte imputation budgétaire ;
ouverture des crédits budgétaires nécessaires ;
existence de trésorerie suffisante ;
indication du délai de paiement sur lequel la collectivité s’est engagée… Veiller à l’enrichissement et à la transmission des fichiers informatiques ; Indiquer systématiquement le point de départ du délai global de paiement ; Définir un délai maximum de régularisation des mandats suspendus ou rejetés.
Dans le cadre du CHD :
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Date de télétransmission : 22/10/2024
Date de réception préfecture : 22/10/2024 Codifier correctement les marchés et conventions à suivi exhaustif au sein de la zone marché du protocole informatique ;
Mettre en œuvre les mesures de tri nécessaires sur les pièces – mandats et pièces justificatives ;
Analyser avec le comptable les difficultés rencontrées ;
Rechercher des mesures correctives et les mettre en œuvre ;
Améliorer la fiabilité des procédures (élaboration de fiches de procédures, formation des services si besoin) ;
Examiner avec le comptable les pré-requis pour la mise en place d’un contrôle partenarial.
Engagements du comptable et du CDL
Restituer par écrit, avec présentation orale, le résultat des contrôles effectués selon une périodicité choisie (au moins annuelle) ;
Analyser avec l’ordonnateur les difficultés rencontrées et rechercher les mesures propres à les faire disparaître ;
Améliorer la fiabilité des procédures (élaboration de fiches de procédures, formation des services si besoin) ;
Examiner avec l’ordonnateur les pré-requis pour la mise en place d’un contrôle partenarial.
Pilotage de l’action
Démarche d’actualisation (au moins annuelle) du plan de contrôle ; Taux de rejet des mandats et analyse des motifs ;
Restitution des résultats des contrôles ;
Evolution du taux d’anomalies et de rejets ;
Délai de paiement des dépenses ;
Nombre et montant des intérêts moratoires réglés.
Responsables de l’action
Service ordonnateur : Tom GOMEZ
Service Gestion Comptable : Comptable- Adjoints
CDL
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Date de télétransmission : 22/10/2024
Date de réception préfecture : 22/10/2024 Axe 2 : Améliorer l’efficacité des procédures : maîtriser les délais de paiement et améliorer les conditions de recouvrement en modernisant et en optimisant les chaînes de recettes et de dépenses
Action : Optimisation de la chaîne du recouvrement des recettes
Descriptif de l’action
L’optimisation de la chaîne des recettes suppose de raisonner sur l’ensemble du processus administratif associant étroitement l’ordonnateur, le comptable de la collectivité et le CDL.
Elle est subordonnée à la qualité des titres émis ainsi qu’à la prévisibilité et à la régularité de leur émission puis à la mise en œuvre rapide d’actions de recouvrement. L’implication de l’ensemble des acteurs permet la mise en place d’une politique concertée, propre à assurer un traitement adapté aux enjeux et aux situations spécifiques.
Objectifs
Permettre à la collectivité :
d’optimiser la gestion budgétaire ;
de réduire les réclamations sur les titres de recettes ;
de réduire les risques d’impayés ;
de bénéficier d’un recouvrement plus rapide.
Permettre au comptable :
d’augmenter le taux de recouvrement ;
d’optimiser la trésorerie ;
de sécuriser juridiquement les opérations de recouvrement ;
d’effectuer au plus vite les diligences en vue du recouvrement ;
d’adapter le recouvrement contentieux aux spécificités.
Démarche méthodologique
Engagements de la collectivité
L’émission des titres de recettes :
Emettre les titres de recettes :
au plus près du fait générateur,
régulièrement tout au long de l’exercice ;
Régulariser au plus vite les recettes perçues avant émission de titre ; Veiller à l’identification exacte :
des bénéficiaires de la prestation (civilité, nom, prénom, date de naissance pour les soins hospitaliers…),
des débiteurs (civilité, nom, prénom, éventuellement lien avec le bénéficiaire de la prestation…) ;
Indiquer l’adresse précise et complète des débiteurs (surveiller la mise à jour du fichier adresse) ;
Produire le détail de la liquidation et si nécessaire les pièces justificatives ; Adresser sans délai toutes les délibérations de portée générale (tarifs des prestations…) ;
Instaurer un suivi particulier des débiteurs publics ;
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Date de télétransmission : 22/10/2024
Date de réception préfecture : 22/10/2024 Assurer le traitement social des débiteurs en difficultés.
La recherche et les échanges d’information :
Fiabiliser les renseignements détenus et communiquer au comptable toutes les informations propres à faciliter le recouvrement (comptes bancaires,
employeurs…) ;
Fournir rapidement au comptable les nouveaux renseignements collectés, utiles au recouvrement, en essayant de les collecter dès la délivrance de la prestation.
Les régies de recettes et les moyens de paiement :
Mener une réflexion sur le fonctionnement des régies pour les encaissements de proximité et de faible montant :
implantation,
équipements (informatisation, installation de TPE…) ;
activité (régie prolongée…) ;
Proposer les moyens de paiement propres à satisfaire les débiteurs et en particulier le paiement en ligne.
L’autorisation de poursuivre et le contentieux :
Informer rapidement le comptable des contestations sur les titres ; Délivrer une autorisation générale et permanente de poursuites par voie de commandement, saisie / SATD ;
Définir un délai de traitement des demandes d’autorisation de poursuites par voie de saisie ou de SATD ;
Transmettre les autorisations de poursuite selon une périodicité choisie (chaque semaine, quinzaine, mois… ) ;
Fixer des seuils de poursuites dans le cadre d’une politique conjointe ; Associer les services de la collectivité et du comptable pour le traitement des dossiers complexes ;
Traiter les demandes d’admissions en non-valeur selon une périodicité choisie (chaque trimestre, semestre…).
Engagements du comptable et du CDL
Les échanges d’informations :
Fiabiliser les renseignements détenus et communiquer à la collectivité tous les éléments nouveaux en sa possession (changement d’adresse…) ;
Examiner avec les services de la collectivité les dossiers complexes ; Mettre en œuvre rapidement toute action appropriée.
Les restitutions à la collectivité :
Suivre régulièrement les délais d’encaissement et les taux de recouvrement ; Tenir la collectivité régulièrement informée des montants encaissés avant émission de titres, des prises en charge, des restes à recouvrer…
Le recouvrement :
Transmettre les demandes d’autorisation de poursuite selon une périodicité choisie (chaque semaine, quinzaine, mois…) ;
Engager une réflexion avec les responsables de la collectivité sur l’organisation des régies en vue de l’amélioration du recouvrement ;
Accusé de réception en préfecture
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Date de télétransmission : 22/10/2024
Date de réception préfecture : 22/10/2024 Informer régulièrement la collectivité sur les dossiers dont le recouvrement semble compromis.
L’irrecouvrabilité :
Rechercher et convenir de critères communs d’admission en non-valeur ; Adresser selon une périodicité choisie (chaque mois, trimestre, semestre,…) les demandes d’admission en non-valeur.
Pilotage de l’action
Deux indicateurs :
– la rédaction et la signature d’une charte de recouvrement,
– le taux de recouvrement des produits locaux
Responsables de l’action
Service ordonnateur : Tom GOMEZ
Service Gestion Comptable : Adjointe secteur recettes
CDL
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Accusé de réception en préfecture
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Date de télétransmission : 22/10/2024
Date de réception préfecture : 22/10/2024 Axe 2 : Améliorer l’efficacité des procédures : maîtriser les délais de paiement et améliorer les conditions de recouvrement en modernisant et en optimisant les chaînes de recettes et de dépenses
Action : Déploiement de moyens de paiement automatisés pour les usagers
Descriptif de l’action
Le recours à des moyens de paiement dématérialisés, diversifiés et accessibles à distance est plébiscité par les usagers : il améliore le service rendu.
En outre, il améliore le recouvrement amiable et apporte une sécurité supplémentaire en diminuant le maniement d’espèces.
Par ailleurs, l’article 75 de la loi n°2017-1775 du 28 décembre 2017 de finances rectificative pour 2017, codifié à l’article L.1611-5-1 du Code Général des Collectivités Territoriales, prévoit que les entités publiques doivent mettre à disposition de leurs usagers un service de paiement en ligne permettant le règlement de leurs dettes.
Le décret n° 2018-689 du 1er août 2018, pris en application de l’article L.1611-5-1 CGCT est venu préciser les modalités et le calendrier de mise en œuvre.
Pour satisfaire à leur obligation, les entités publiques doivent proposer à leurs usagers un service de paiement en ligne pour l'ensemble de leurs créances, suivant un calendrier s’étalant du 1er juillet 2019 au 1er janvier 2022.
Cette obligation s’applique tant aux budgets qu’aux régies de recettes.
Objectifs
Proposer des services en ligne aux usagers ;
Accélérer le recouvrement amiable ;
Diminuer le nombre de chèques ;
Limiter l’encaisse.
Démarche méthodologique
La quasi-totalité des budgets et régies de la ville de Bayonne satisfait à l’obligation GOPL. Un diagnostic est toutefois à engager sur les régies suivantes :
N° auxiliaire N° régie Libellé régie
2185370033 62094 DROITS D’ACCES AUX FETES DE BAYONNE
1609120033 62043 ENCAISSEMENTS DIVERSES MANIFESTATIONS
2514450033 62053 MANIFESTATIONS
287981743 62027 SALLES MUNICIPALES
Il appartient à l’ordonnateur d’établir un diagnostic des actions à mener, avec l’appui du CDL et du comptable assignataire.
Engagements de la collectivité
Accusé de réception en préfecture
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Date de télétransmission : 22/10/2024
Date de réception préfecture : 22/10/2024 Identifier les budgets et régies à prioriser ;
Mettre en place des moyens de paiement en ligne, tant pour les titres que pour les régies ;
Assurer la promotion de ces moyens de paiement auprès des usagers.
Engagements du comptable et du CDL
Accompagner la collectivité dans l’identification des entités concernées et le déploiement des moyens de paiement en ligne ;
Assurer la promotion du service auprès des usagers lors de l'accueil physique ou téléphonique ;
Informer la collectivité des encaissements réalisés par ces moyens.
Pilotage de l’action
Indicateur : mise en œuvre de l’obligation de généralisation du déploiement du paiement en ligne.
Responsables de l’action
Service ordonnateur : Tom GOMEZ
CDL
Service Gestion Comptable : Adjointe secteur recettes
DDFiP : correspondant départemental dématérialisation et moyens de paiement (ddfip64.pgp.cmp@dgfip.finances.gouv.fr)
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Accusé de réception en préfecture
064-216401026-20241017-24_09906-DE
Date de télétransmission : 22/10/2024
Date de réception préfecture : 22/10/2024 Axe 2 : Améliorer l’efficacité des procédures : maîtriser les délais de paiement et améliorer les conditions de recouvrement en modernisant et en optimisant les chaînes de recettes et de dépenses
Action : Rationalisation des régies
Descriptif de l’action
La gestion des paiements et des encaissements par des régisseurs présente de nombreux avantages. Ceux-ci doivent néanmoins être rapportés aux coûts et aux risques inhérents à ce type d’entité, tout particulièrement dans le contexte de la généralisation de l’offre de paiement en ligne instituée par la loi de finances rectificative pour 2017.
Ainsi, lorsque le bilan apparaît défavorable, l’opportunité de la création ou du maintien d’une régie existante peut être remise en question dans une perspective de rationalisation des régies. Le diagnostic apparaît particulièrement clair lorsque les régies sont sans activité.
Objectifs
Pour l’ordonnateur et le comptable : optimiser les coûts et réduire les risques inhérents à la gestion des régies.
Démarche méthodologique
Engagements de la collectivité
L’ordonnateur s’engage :
à maîtriser la création des régies en recourant à une régie déjà existante et/ou en s’orientant vers des moyens de paiement ou d’encaissement dématérialisés ; à clôturer les régies sans fonctionnement ;
à regrouper les régies existantes afin d’en diminuer les coûts de fonctionnement et d’en faciliter la gestion et les opérations de contrôle. Le regroupement des régies favorise non seulement la mutualisation des moyens humains et matériels mais aussi la conduite de projets de modernisation tels que l’informatisation et le déploiement de l’offre de paiement en ligne. Plusieurs critères de regroupement peuvent être envisagés mais la localisation et la nature de l’activité paraissent devoir être privilégiées ;
à sécuriser le fonctionnement des régies en procédant aux contrôles réglementaires lui incombant.
Engagements du comptable et du CDL
Le CDL et le comptable s’engagent à conseiller l’ordonnateur dans la définition et / ou la mise en œuvre des actions visant :
à maîtriser la création des régies ;
à clôturer les régies sans fonctionnement ;
à regrouper les régies existantes ;
à sécuriser le fonctionnement des régies.
Accusé de réception en préfecture
064-216401026-20241017-24_09906-DE
Date de télétransmission : 22/10/2024
Date de réception préfecture : 22/10/2024 Pilotage de l’action
Un indicateur : nombre de régies.
Responsables de l’action
Service ordonnateur : Philippe PECASTAINGS
CDL
Service Gestion Comptable : Comptable- adjoints
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Accusé de réception en préfecture
064-216401026-20241017-24_09906-DE
Date de télétransmission : 22/10/2024
Date de réception préfecture : 22/10/2024 Axe 2 : Améliorer l’efficacité des procédures : maîtriser les délais de paiement et améliorer les conditions de recouvrement en modernisant et en optimisant les chaînes de recettes et de dépenses
Action : Fiabilisation des tiers
Descriptif de l’action
Le « tiers » est l'un des moyens pour le comptable et l'ordonnateur d'associer une référence unique et commune à un événement comptable et budgétaire.
L'applicatif HELIOS est largement basé sur la gestion des tiers dans le « référentiel Tiers », avec pour objectif majeur d’obtenir une vue consolidée et complète de l’en-cours des dettes et/ou créances d’un même tiers.
Cela implique de tendre à une gestion unique des tiers, tant du côté de l'ordonnateur que du côté du comptable.
La gestion des tiers dans HELIOS revêt donc une importance primordiale pour mener à bien les missions du poste comptable, notamment en termes de recouvrement, mais également pour tous les autres axes métier d'HELIOS.
Le référentiel Tiers d’HELIOS est majoritairement alimenté par les flux entrants, issus des applications de l'ordonnateur. Chaque flux porte un certain nombre de tiers, dont les informations peuvent être de teneur et de qualité variables.
La qualité du référentiel Tiers dans le poste dépend donc en grande partie de la qualité de la base tiers chez l'ordonnateur.
La fiabilisation du référentiel Tiers passe donc, en premier lieu, par une démarche partenariale entre l'ordonnateur, le CDL et le comptable, afin de sécuriser les modes de saisie des tiers, leur présentation, et les différentes informations portées par le tiers.
Un bilan régulier de l'état de la base tiers doit permettre de cibler les difficultés d’échanges entre les services de la collectivité, le CDL et le comptable et de définir les points à améliorer, que ce soit lors du recueil des informations auprès des administrés ou lors de la saisie des données.
Des actions de formation peuvent être organisées avec les agents des services des collectivités, à partir de fiches listant des consignes de saisie.
Objectifs
Disposer de données identiques dans les référentiels de la collectivité et du comptable des finances publiques permettant ainsi au comptable comme aux services de la collectivité de renseigner sans ambiguïté les redevables ;
Accusé de réception en préfecture
064-216401026-20241017-24_09906-DE
Date de télétransmission : 22/10/2024
Date de réception préfecture : 22/10/2024 Disposer de l'offre de service d'industrialisation du processus d'édition et d'une postalisation de qualité des avis de sommes à payer (ASAP) par le Centre Editique de Meyzieu (DGFIP) et permettre ainsi un encaissement de masse dans les centres d'encaissement ou via internet (PAYFiP) ;
Assurer un recouvrement dans les meilleures conditions et disposer de la trésorerie dans les meilleurs délais ;
Echanger les données avec les référentiels fiscaux :
pour actualiser les informations administratives (changement d'adresse, état civil…) permettant la relance du redevable ;
pour disposer d'un employeur valide permettant, en cas de non-paiement, l’élaboration rapide d'une saisie à tiers détenteur ;
Renvoyer aux services de la collectivité via le PES retour recettes des données d'état civil certifiées par l'INSEE ainsi que la dernière adresse DGFIP connue du tiers débiteur ;
À terme, mettre à disposition des usagers les avis de sommes à payer, les lettres de relance, puis les actes de poursuites dans le futur Espace Numérique Sécurisé Unifié (ENSU) 1 .
Démarche méthodologique
Engagements de la collectivité
L’ordonnateur s’engage :
à travailler conjointement avec le CDL et le comptable à la qualité des tiers ; à respecter les principes essentiels de la fiabilisation des tiers et notamment : Saisir tous les caractères en majuscules, non accentuées ;
Ne pas mettre de civilité dans la zone réservée au nom ;
Porter une attention particulière à la date de naissance pour les homonymes ; Ne porter qu’une seule donnée dans un champ ;
Saisir le champ « date de naissance » au format jj/mm/aaaa ;
Éviter les caractères typographiques ou précisions de situation (/, ", [, &, "veuf", "succession", etc) ;
Être vigilant sur les espaces (pas d'espace au début du champ, pas de double espace entre deux mots…) ;
Pour un tiers professionnel, ne pas laisser d'espaces entre les sigles (exemple : DDFIP et non D D F I P) ;
Pour un tiers « personne physique », la civilité doit être valorisée dans le protocole PESV2 par :
Monsieur ;
Madame ;
Madame ou Monsieur ;
Madame et Monsieur ;
à gérer correctement les particularités des co-débiteurs et des tiers solidaires : codification 03 de la balise tiers pour les débiteurs solidaires ;
Engagements du comptable
1L'ENSU sera l'entrepôt de données numériques destiné aux usagers redevables d'impôts, d'amendes et de services auprès des
collectivités et établissements publics de santé. Le redevable pourra ainsi accéder en consultation à toutes les créances de l’État et des organismes publics et disposera de liens permettant le paiement en ligne. L'ENSU regroupera ainsi l'ensemble des prestations offertes par la DGFIP aux particuliers.
Accusé de réception en préfecture
064-216401026-20241017-24_09906-DE
Date de télétransmission : 22/10/2024
Date de réception préfecture : 22/10/2024 Le comptable s’engage :
à travailler conjointement avec l’ordonnateur à la qualité des tiers ; à exploiter les éditions HELIOS afin de traiter les tiers suivant leur statut, conformément au guide de gestion des tiers ;
à passer régulièrement en revue les critères de rattachement ;
à rendre régulièrement compte à l’ordonnateur des progrès enregistrés et des difficultés résiduelles.
Pilotage de l’action
Deux indicateurs :
Rapport du CDL et du comptable
Taux de tiers reconnus.
Responsables de l’action
Service ordonnateur : Tom GOMEZ
Service Gestion Comptable : Adjointe secteur recettes
CDL
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Accusé de réception en préfecture
064-216401026-20241017-24_09906-DE
Date de télétransmission : 22/10/2024
Date de réception préfecture : 22/10/2024 Axe 3 : Offrir une meilleure lisibilité des comptes aux décideurs en améliorant la qualité comptable
Action : Pilotage conjoint de la qualité des comptes
Descriptif de l’action
La qualité des comptes locaux est un indicateur figurant au projet annuel de performance du programme 156 inclus dans la loi de Finances, ce qui positionne à un niveau élevé les enjeux présentés par le respect des objectifs fixés en la matière : son renforcement est un objectif permanent de la DGFiP, en particulier dans le contexte de la certification des comptes locaux.
L’article 47-2 de la constitution fixe une exigence de qualité comptable à l’ensemble des comptes des administrations publiques et notamment des établissements publics de santé en prescrivant que « Les comptes des administrations publiques sont réguliers et sincères. Ils donnent une image fidèle du résultat de leur gestion, de leur patrimoine et de leur situation financière. »
En application du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique, le comptable public est pour sa part chargé de la tenue de la comptabilité dans le respect de ces principes.
Objectifs
La qualité comptable permet à la comptabilité de remplir sa fonction essentielle : informer les décideurs locaux et les citoyens.
Démarche méthodologique
Pour animer la qualité comptable, la DGFiP a développé plusieurs outils, mis à la disposition du comptable public, et notamment :
• l’indicateur de performance comptable (IPC) : cet outil permet de détecter, à partir des balances comptables de la collectivité, les mouvements sur les comptes et la conformité de ces mouvements avec la réglementation. Il s’agit notamment du contrôle de la régularité des schémas comptables pratiqués, du délai d'apurement de certains comptes transitoires ou de passation de certaines écritures, de l'ouverture et de l'utilisation des comptes prévus par la réglementation. Il donne un éclairage sur la comptabilité de chaque collectivité ou budget, en mettant en évidence un certain nombre de points forts et de points faibles, pour identifier les marges de progression et suivre les améliorations apportées. Techniquement, il repose sur les contrôles comptables automatisés d’HELIOS (CCA).
• Les contrôles comptables automatisés d’HELIOS (CCA) : les contrôles intégrés dans HELIOS analysent les opérations et la cohérence des schémas comptables. Ils permettent un signalement d'opérations présentant une anomalie potentielle au regard de la réglementation. Cette liste des CCA est éditée en format « .csv » et peuvent faire l'objet d'une analyse précise des principales anomalies.
Engagements de la collectivité
Accusé de réception en préfecture
064-216401026-20241017-24_09906-DE
Date de télétransmission : 22/10/2024
Date de réception préfecture : 22/10/2024 L’ordonnateur s’engage à répondre dans les meilleurs délais aux observations périodiques que le comptable public pourrait être conduit à formuler.
Engagements du comptable et du CDL
Le comptable et le CDL s’engagent:
• à exploiter les outils de diagnostic comptable mis à sa disposition et en
particulier l’IPC et les CCA ;
• à communiquer annuellement à l’ordonnateur les résultats de l’IPC en soulignant les marges de progrès identifiés ;
• à mener plusieurs campagnes par an d’exploitation des CCA et à en communiquer les conclusions à l’ordonnateur en mettant en évidence les mesures correctrices envisageables.
Pilotage de l’action
Indicateurs : Indicateur de pilotage comptable (IPC).
Responsables de l’action
Service ordonnateur : Philippe PECASTAINGS
Comptable
CDL
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Accusé de réception en préfecture
064-216401026-20241017-24_09906-DE
Date de télétransmission : 22/10/2024
Date de réception préfecture : 22/10/2024 Axe 3 : Offrir une meilleure lisibilité des comptes aux décideurs en améliorant la qualité comptable
Action : Présentation de la synthèse de la qualité des comptes devant l'assemblée délibérante
Descriptif de l’action
La DGFiP vient de généraliser une formule de fiabilisation des comptes aux collectivités qui ne souhaitent pas s’engager dans un processus de certification des comptes : la présentation de la synthèse sur la qualité des comptes devant l’assemblée délibérante ou la commission des finances.
La réglementation du secteur public local ne prévoit aucune communication du comptable public à l’assemblée délibérante en dehors du compte de gestion sur chiffres, contrairement aux établissements publics nationaux et aux établissements publics locaux d’enseignement.
Les comptables publics des collectivités locales disposent pourtant d’informations qui peuvent être mobilisés dans le cadre d’une présentation relative à la qualité comptable.
Formule alternative à la certification des comptes, la synthèse sur la qualité des comptes consiste en une présentation orale devant l’assemblée délibérante (ou la commission des finances) dans le cadre de l’approbation du compte de gestion et du compte administratif (et, en cible, du compte financier unique). Elle porte exclusivement sur la qualité comptable des comptes de l’exercice clos de la collectivité locale ; les travaux menés sont strictement limités à l’examen de la qualité comptable de thèmes pré-sélectionnés et à leur conformité à l’instruction budgétaire et comptable en vigueur.
Elle met en exergue, de façon objective, aussi bien les principaux points positifs que négatifs et valorise les travaux de fiabilisation comptable entrepris par la collectivité locale ainsi que les résultats obtenus ; le CDL s’attache à expliciter les enjeux et, dans la mesure du possible, à proposer une démarche de progrès pour les thèmes dont la qualité comptable demeure perfectible.
La synthèse a vocation à s’appuyer sur un modèle normalisé examinant différentes thématiques centrées sur la qualité comptable et réalisé avec des outils dédiés du comptable. Le choix d’un exercice normé permet de sécuriser les ordonnateurs comme les comptables et conseillers aux décideurs locaux et garantit que chaque collectivité soit traitée de façon identique.
Objectifs
La synthèse ne porte que sur la qualité comptable : elle n’aborde ni la gestion, ni l’analyse financière.
D’exigence moindre que l’attestation de fiabilité, ce dispositif n’emporte pas la délivrance d’une assurance dans la mesure où il n’a pas vocation à formuler un avis sur les dispositifs de contrôle interne mis en œuvre par l’ordonnateur.
Accusé de réception en préfecture
064-216401026-20241017-24_09906-DE
Date de télétransmission : 22/10/2024
Date de réception préfecture : 22/10/2024 Cette synthèse s’inscrit en revanche pleinement, par la publicité qui est donnée à la qualité comptable, dans la démarche d’amélioration de la fiabilité des comptes locaux et le renforcement du partenariat ordonnateur / comptable.
Démarche méthodologique
La présentation de la synthèse est effectuée par le CDL devant l’assemblée délibérante ou la commission des finances de la collectivité.
L’intervention d’un tiers devant l’assemblée délibérante nécessite généralement une modification du règlement intérieur de la collectivité 2 .
La présentation concerne exclusivement la qualité comptable de l’exercice clos et est limitée aux principales thématiques contribuant à la qualité comptable. Elle comporte une appréciation synthétique du niveau de qualité atteint et des progrès restant à réaliser.
Les thématiques abordées par le comptable sont le bilan, le respect du principe de l’indépendance des exercices, les conclusions du contrôle hiérarchisé de la dépense (CHD) et, le cas échéant, du contrôle allégé en partenariat (CAP), l’absence de solde anormaux à la clôture de l’exercice, le suivi des flux réciproques.
A cette fin, il analyse les contrôles comptables automatisés (CCA) intégrés dans l’application HELIOS ainsi que le bilan et le compte de résultat de la collectivité, le taux de conformité de l’inventaire, les résultats de l’indicateur de performance comptable ou les restitutions de l’infocentre DELPHES.
Engagements de la collectivité
Le cas échéant, modifier le règlement intérieur de la collectivité
Engagements du CDL
Recourir aux outils disponibles ;
Respecter le cadre normalisé ;
Présenter préalablement la synthèse à l’ordonnateur et au comptable ; Assurer la présentation de la synthèse devant l’assemblée délibérante.
Pilotage de l’action
Un indicateur : présentation de la synthèse sur la qualité des comptes devant l’assemblée délibérante
Responsables de l’action
Service ordonnateur :Philippe PECASTAINGS
CDL
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2Une délibération pour les communes de moins de 1000 habitants
Accusé de réception en préfecture
064-216401026-20241017-24_09906-DE
Date de télétransmission : 22/10/2024
Date de réception préfecture : 22/10/2024 Axe 3 : Offrir une meilleure lisibilité des comptes aux décideurs en améliorant la qualité comptable
Action : Contribution à une reddition précoce des comptes
Descriptif de l’action
Le compte de gestion est préparé conjointement par l’ordonnateur et le comptable. Il est ensuite établi par le comptable et transmis à l’ordonnateur au plus tard le 1 er juin de l’exercice suivant celui auquel il se rapporte.
L’accélération du rythme d’élaboration et de production des comptes est un exercice complexe qui nécessite une synergie entre les services ordonnateur et comptable.
Pour bien préparer les opérations de clôture des comptes de la collectivité, il importe d'engager au plus tôt une réflexion commune entre ordonnateur et comptable.
Objectifs
Une reddition plus rapide des comptes présente plusieurs avantages :
• Connaître dès le début de N+1, les résultats de l'exercice budgétaire et comptable de l’année N afin de mieux instruire le budget et ses modificatifs de l’année N+1 ; • Disposer, dans les meilleurs délais, d'informations fiables sur la situation financière de la collectivité et ses marges de manœuvre.
La maîtrise conjointe du calendrier peut également être appréhendée comme une mesure débouchant sur un rendu plus rapide des comptes pour une meilleure qualité des comptes.
Démarche méthodologique
Le lissage des opérations implique :
pour les services financiers :
l’émission régulière des mandats et des titres (dont titres de P503) ; la passation des opérations spécifiques dites de fin d’année au fil de l’eau dès que cela est possible (exemples : en avril ou mai N+1, l’affectation du résultat de l'année N et la dotation aux amortissements pour l’année N+1 pour les biens amortis en année pleine) ;
pour le comptable :
procéder régulièrement aux pointages des consommations budgétaires avec les services financiers de l’ordonnateur (exemples : en juin et en tout état de cause en novembre afin de préparer la fin de gestion) ;
procéder régulièrement aux ajustements comptables nécessaires (exploitation des états d’anomalies comptables, des états de développement des soldes).
Le comptable et l’ordonnateur s’accordent sur un calendrier pour les opérations spécifiques et les contrôles à effectuer.
Accusé de réception en préfecture
064-216401026-20241017-24_09906-DE
Date de télétransmission : 22/10/2024
Date de réception préfecture : 22/10/2024 Dans ce cadre, une date limite doit être fixée pour :
l’engagement des crédits budgétaires pour l’exercice concerné ;
l’émission des derniers mandats et titres ;
les dates des opérations d’ordre (affectation du résultat, contre-passation des charges et produits rattachés, amortissements, reprise de subventions…) ; les dates de contrôle périodique de la concordance entre la comptabilité du comptable et celle de l’ordonnateur (prévisions et réalisations) : rapprochement des comptabilités et vérification de la concordance des résultats ;
les dates du suivi de la consommation des crédits budgétaires ;
l'édition de comptes de gestion provisoires pour vérification.
Il conviendra de veiller régulièrement au respect rigoureux des principes et des dates limites précitées dans l’intérêt commun de la qualité des comptes et de l’accélération de leur production.
Engagements de la collectivité
Prendre à bonne date, conformément au calendrier prédéfini, les décisions budgétaires nécessaires à la passation des opérations d’ordre ;
Mandater et titrer avec fluidité les opérations tout au long de l’année ; Pointer périodiquement, avec le comptable, les prévisions et réalisations budgétaires ;
Etablir avec le comptable un calendrier d’émission des opérations réelles et d'ordre.
Engagements du comptable
Régulariser rapidement les comptes d’imputations provisoires de recettes et dépenses suite à émission des titres et mandats de l’ordonnateur ;
Assurer une prise en charge rapide des mandats et titres ;
Pointer périodiquement, avec l’ordonnateur, les prévisions et réalisations budgétaires ;
Etablir avec l’ordonnateur un calendrier d’émission des opérations réelles et d'ordre.
Pilotage de l’action
Un indicateur : production du compte de gestion à la date fixée conjointement.
Responsables de l’action
Service ordonnateur : Philippe PECASTAINGS
Comptable
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Accusé de réception en préfecture
064-216401026-20241017-24_09906-DE
Date de télétransmission : 22/10/2024
Date de réception préfecture : 22/10/2024 Axe 4 : Développer l’expertise comptable, fiscale, financière et domaniale au service des responsables
Action : Mettre conjointement à niveau l’actif immobilisé (immobilisations incorporelles, corporelles) dans le cadre d’une démarche pérenne (2025)
Descriptif de l’action
La vision patrimoniale est un élément déterminant pour donner une image fidèle de la situation financière de l’entité. Le bilan à la clôture de chaque exercice doit être sincère.
De part ses enjeux financiers, la fiabilité de la tenue de l’actif est une action prioritaire d’amélioration de la qualité comptable.
Le contexte de restructuration territoriale et la recherche d’efficience dans la gestion du patrimoine plaident également pour une amélioration du suivi comptable des éléments d’actifs.
Pour les organismes engagés dans la certification, l’amélioration significative du suivi comptable des éléments d’actif est une condition nécessaire de certification.
Les responsabilités sont partagées entre l’ordonnateur et le comptable: l’ordonnateur est chargé plus spécifiquement du recensement des biens et de leur identification dans un inventaire physique et comptable: le comptable est chargé de tenir un état de l’actif justifiant la comptabilité générale de l’organisme.
De plus, la sincérité du bilan et du compte de résultat exige la constatation d’amortissements et de dépréciations. En effet, un bien apparaît à l’actif du bilan à sa valeur d’entrée diminuée du cumul des amortissements et des dépréciations, de façon à ce qu’apparaisse la valeur nette comptable des immobilisations.
La démarche s’attache à définir les conditions de mise à niveau des états financiers à une date donnée (date «pivot» à préciser avec la collectivité), en s’attachant prioritairement aux masses significatives tant sur le plan financier qu’en termes de gestion pour la collectivité.
Objectifs
• Donner une image fidèle du patrimoine de l’entité;
• Présenter un bilan sincère à la clôture de l’exercice;
• Disposer d’un état de l’actif ajusté.
Démarche méthodologique
Engagements conjoints:
• Dresser un état des lieux partagés sur le plan comptable et organisationnel, • Définir une stratégie de fiabilisation de l’inventaire;
• Mettre à niveau la comptabilité de l’inventaire et de l’actif à une date pivot (date d’échéance de l’action):
– en déterminant la structuration du numéro d’inventaire et son lien avec l’inventaire physique,
– en ajustant la comptabilité et l’inventaire comptable en s’attachant aux comptes les plus significatifs et en partant des informations et des exercices les plus récents vers les plus anciens,
Accusé de réception en préfecture
064-216401026-20241017-24_09906-DE
Date de télétransmission : 22/10/2024
Date de réception préfecture : 22/10/2024 – en fiabilisant l’inventaire comptable en l’ajustant avec le ou les inventaires physiques.
Engagements de la collectivité:
• Apurer les immobilisations en cours (comptes 23xx) en établissant et/ou en visant les certificats administratifs pour justifier leur intégration et en les transférant en immobilisation définitive (comptes 21X) dès la mise en service du bien;
• Régulariser les frais d’études, de recherche et de développement et les frais d’insertion (comptes 203x): les frais d’études et d’insertion (comptes 203x) ont vocation à être rattachés à une immobilisation définitive ou, à défaut, à être amortis puis sortis du bilan. Lorsque la situation est cernée sur la réalisation ou non des projets, l’ordonnateur effectue les opérations nécessaires (selon le cas: décision fixant la durée d’amortissement, établissement du plan d’amortissement, prévision des crédits budgétaires, opération comptables, certificat administratif pour l’apurement);
• Amortir et apurer les subventions d’équipement versées (comptes 204X): les subventions d’équipement versées doivent être amorties, puis, lorsque
l’amortissement est terminé, la subvention doit être sortie du bilan;
• Procéder aux amortissements obligatoires : les modalités d’amortissements doivent être prévues par l’assemblée délibérante conformément aux dispositions des instructions budgétaires et comptables. Les crédits budgétaires nécessaires doivent être prévus;
• Procéder aux dépréciations: les dépréciations constatent un amoindrissement de la valeur d’un élément d’actif immobilisé résultant de causes dont les effets ne sont pas nécessairement irréversibles. La communauté de communes doit apprécier à chaque clôture des comptes, s’il existe un indice quelconque montrant qu’une immobilisation a pu perdre notablement de sa valeur et réviser le plan d’amortissement en conséquence;
• Procéder régulièrement à la sortie des biens n’appartenant plus au patrimoine de la communauté des communes: à la suite de la constatation physique de la sortie d’un bien, l’inventaire doit être mis à jour en enregistrant comptablement la sortie (à titre onéreux, à titre gratuit ou quasi gratuit).
Engagements du comptable en lien avec le CDL:
• S’agissant de l’apurement des immobilisations en cours et de la régularisation des frais d’études et frais d’insertion :
Transmettre à la communauté des communes, après analyse, les anomalies constatées sur les états :
– CCA 10.01 « contrôle de l’apurement des immobilisations en cours », – CCA 10.02 « contrôle de l’apurement de certaines immobilisations incorporelles » – CCA 04.04 « contrôle de l’apurement de certaines immobilisations incorporelles totalement amorties »
complétées le cas échéant, d’un état de l’actif et de l’édition des fiches inventaires non mouvementées depuis 3 ans pour rapprochement de l’inventaire et identification des projets et des immobilisations concernées.
• S’agissant des amortissements et de l’apurement des subventions: transmettre à la communauté de communes, après analyse, les anomalies constatées sur les états :
Accusé de réception en préfecture
064-216401026-20241017-24_09906-DE
Date de télétransmission : 22/10/2024
Date de réception préfecture : 22/10/2024 – CCA 04.01 « contrôle de l’existence d’amortissements obligatoires » – CCA 04.04 « contrôle de l’apurement de certaines immobilisations incorporelles totalement amorties »
complétées le cas échéant d’un état de l’actif et de l’édition des fiches inventaires non mouvementées depuis 3 ans pour déterminer les opérations nécessaires.
• S’agissant des amortissements obligatoires:
Après analyse de l’état 04.01 « contrôle de l’existence d’amortissements obligatoires », le CDL précisera à l’ordonnateur les catégories d’immobilisations devant être obligatoirement amorties.
• S’agissant des dépréciations:
Le CDL accompagnera l’ordonnateur dans la détermination des éventuelles dépréciations à constater, au vu des éléments de contexte fournis par la communauté des communes.
Pilotage de l’action
Plusieurs indicateurs pour suivre cette action :
– l’indicateur de pilotage comptable (IPC),
– la réduction du nombre d’anomalies sur les états CCA 04.01-04.04-10.01 et 10.02 – le nombre de lignes de comptes et montants des comptes à régulariser, – l’évolution des montants et du nombre d’opérations ayant fait l’objet de mouvements aux comptes 203,204 et 23
– l’inventaire physique et comptable.
Responsables de l’action
Service ordonnateur : Tom GOMEZ
Service Gestion Comptable : Adjoint- secteur dépenses
Accusé de réception en préfecture
064-216401026-20241017-24_09906-DE
Date de télétransmission : 22/10/2024
Date de réception préfecture : 22/10/2024 Axe 4 : Développer l’expertise comptable, fiscale, financière et domaniale au service des responsables
Action : Fiabilisation des valeurs locatives des propriétés bâties et optimisation des bases fiscales
Descriptif de l’action
Les collectivités locales sont de plus en plus attentives à leurs ressources en matière de fiscalité locale, dans un contexte de baisse des dotations. À cet égard, les élus souhaitent pouvoir s'assurer de la fiabilité et de l'exhaustivité du recensement des bases d’imposition locales.
Ils veulent pouvoir suivre la prise en compte des changements qui peuvent intervenir sur l'assiette afin de garantir leurs recettes.
Face à cette attente, la coopération en matière de fiabilisation des bases de fiscalité directe locale peut être étendu et renforcé.
Objectifs
Assurer le recensement le plus complet possible des bases sur lesquelles sont assises les impositions directes locales (taxe foncière, taxe d’habitation…). Définir les modalités d’échanges réciproques d’informations entre l’administration fiscale et la collectivité relatifs à la fiscalité directe locale en vue d’optimiser les bases fiscales.
Engager une démarche concertée de fiabilisation des valeurs locatives avec la collectivité, le cas échéant dans le cadre des réunions de la commission
communale des impôts directs (CCID).
Démarche méthodologique
Un état des lieux doit conduire à analyser la situation actuelle des bases fiscales au regard notamment :
de leur exhaustivité, ce qui conduit à mesurer la qualité du recensement des changements ;
de leur fiabilité, ce qui conduit à mesurer la qualité de l’évaluation de la valeur locative et des exonérations appliquées.
L’état des lieux peut s’appuyer sur l’analyse des données statistiques figurant sur des documents existants 3 ainsi que les statistiques annuelles qui offrent un éclairage sur le tissu foncier de la commune ou des listes multicritères établies par requête sur les données foncières.
L’engagement entre les partenaires doit définir clairement les échanges et les modalités de la collaboration de la commune dans le recensement des bases. A cet égard, les rôles respectifs des services de la DGFiP et des services communaux méritent d’être rappelés :
le contrôle des situations fiscales reste de la compétence exclusive de
l’administration fiscale. Seule la DGFiP peut procéder à l’envoi de déclarations ou à des démarches auprès des contribuables pour obtenir des déclarations, dans le cadre d’opérations de vérification sélective de locaux (VSL), opérations visant à établir ou corriger les bases d’imposition locales ;
les communes peuvent relever et communiquer aux services fiscaux des éléments factuels qui peuvent être constatés sans démarche particulière à partir de la voie publique ou des informations portées à leur connaissance dans le cadre de leurs
3Ex : états 1259, 6034...
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064-216401026-20241017-24_09906-DE
Date de télétransmission : 22/10/2024
Date de réception préfecture : 22/10/2024 compétences (constructions nouvelles, démolitions, changements d’affectation, bâtiments publics ayant changé de statut qui ne doivent plus bénéficier d’une exonération permanente de taxe foncière, arrivée et départ de contribuables…) ; la communication des informations s’effectue dans le cadre de l’article L. 135 B du livre des procédures fiscales.
À partir des constats effectués lors de l’état des lieux (exhaustivité, fiabilité et actualité des informations), les besoins en matière d’opérations de vérification sélective des locaux doivent être définis en étroite collaboration avec la commune. Ces travaux peuvent être planifiés dans un cadre pluriannuel.
Une démarche de vérification sélective peut s’articuler selon les étapes suivantes : définition concertée du périmètre d’intervention ;
envoi de demandes de déclarations par l’administration fiscale pour les situations d’évaluation pouvant être détectées comme potentiellement erronées ; exploitation par l’administration fiscale des déclarations reçues afin de calculer une nouvelle valeur locative ;
examen en collaboration avec la collectivité du bien-fondé des exonérations permanentes appliquées aux locaux ;
avis de la CCID sur ces changements récapitulés sur la « liste 41 » remise en vue de la réunion annuelle de ces commissions. Au besoin, des réunions d’étape pourront être prévues.
Engagements de la collectivité
La collectivité s’engage :
à transmettre les informations relatives aux opérations importantes de réhabilitation et de rénovation urbaine en cours et à venir, et tous les renseignements qui pourraient avoir un impact sur les bases fiscales en termes d’évaluation ; à mutualiser les informations en matière d’autorisations d’urbanisme afin d'enrichir les fichiers de la DGFiP : fournir des informations sur les permis de construire, les déclarations d'achèvement des travaux et signaler les irrégularités relevées par le service du droit des sols ;
à choisir des zones et des critères de sélection en concertation avec la DGFiP pour une opération ciblée de vérification sélective des locaux d’habitation ; à examiner, en collaboration avec les services de la DGFiP, des locaux d’habitation bénéficiant d’une exonération spécifique (HLM, exonération sur délibération, etc) ; à organiser des réunions de CCID et participer aux éventuelles réunions techniques de préparation.
Engagements de la DGFiP
La DGFiP s’engage :
à informer sur les modalités de collecte et d’exploitation des informations recueillies pour l’établissement de la valeur locative des locaux ;
à établir, en collaboration avec la commune, de listes de locaux dont la fiabilité de la valeur locative doit être vérifiée (opérations de vérification sélective des locaux) ; à envoyer, suivre et exploiter les déclarations demandées aux propriétaires dans ce cadre ;
à établir, en collaboration avec la commune, les liste de locaux dont les modalités d’exonération doivent être vérifiées (par exemple, liste des locaux en exonération
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Date de réception préfecture : 22/10/2024 permanente, liste des logements de fonction non assujettis à la TEOM, liste des locaux vacants et de leur classement …) ;
à suivre les opérations et à organiser des restitutions et des points d’étape sur les actions engagées ;
à participer aux réunions de la CCID et, en tant que de besoin, aux réunions techniques de préparation ;
à traiter des renseignements fournis par la commune qui pourraient avoir un impact sur les bases fiscales en termes d’évaluation ;
à mettre à jour des procès-verbaux d’évaluation, en collaboration avec la CCID ; à établir les impositions supplémentaires si nécessaire.
Pilotage de l’action
Présentation d’un bilan qualitatif et quantitatif des actions de VSL, décrivant notamment : le nombre de demandes de déclarations envoyées ;
le nombre de déclarations prises en charge suite aux actions de VSL ; le nombre de locaux pour lesquels les conditions d’octroi de l’exonération permanente ont été vérifiées
Responsables de l’action
Service ordonnateur : Lucile BOUVIER
DDFiP : Responsable du Service Départemental des Impôts Fonciers
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Date de réception préfecture : 22/10/2024 Axe 4 : Développer l’expertise comptable, fiscale, financière et domaniale au service des responsables
Action n° : Fiabiliser la taxation de l’occupation des locaux implantés sur le territoire de la commune (THRS, TLV).
Un partenariat entre la ville de Bayonne et la DDFiP des Pyrénées Atlantiques en vue d’optimiser les bases de la fiscalité directe locale apparaît aujourd’hui nécessaire dans le contexte actuel de tension du marché locatif au sein de la Communauté d’Agglomération Pays Basque.
La forte attractivité du Pays Basque ayant pour conséquence la multiplication des locations de meublés de tourisme, la ville de Bayonne s’est engagée, en tant que membre de la CAPB, à encadrer ce secteur d’activité pour en limiter le développement (règlement communautaire sur l'autorisation de changement d'usage applicable au 1er mars 2023).
Parallèlement, la ville a décidé de la majoration de 60 % de la taxe d’habitation secondaire pour tous les locaux imposables à cette taxe sur la commune. Au-delà de l’aspect financier, il s’agit pour la ville de Bayonne de s’assurer que les bases des locaux implantés sur son territoire soient le plus fiable possible, notamment dans une optique d’équité fiscale de ses administrés.
Ce contexte local coïncidant avec la mise en place en 2023 du système déclaratif d’occupation des locaux pour les propriétaires (Gérer Mes Biens Immobiliers-GMBI), la poursuite de la collaboration entre la ville de Bayonne et la DDFiP 64 pourra prendre la forme d’échanges entre les services tels que présentés ci-dessous.
Descriptif de l’action
Objectifs
Assurer le recensement le plus complet possible des bases sur lesquelles sont assises les impositions directes locales de la ville de Bayonne (taxe d’habitation secondaire, taxe d’habitation sur les locaux vacants) en priorisant deux axes : 1. l’analyse des bases de la THRS d’une année sur l’autre : il s’agira, à partir des listes de locaux imposables à la THRS en N et N-1, de vérifier le bien-fondé des cas sortant de l’imposition ;
2. l’exacte répartition des locaux entre une imposition à la THRS majorée de 60 % et une imposition à la Taxe sur les locaux vacants.
Définir des modalités d’échanges réciproques d’informations entre
l’administration fiscale et la ville de Bayonne en vue de mener à bien les deux objectifs prioritaires définis plus haut.
Démarche méthodologique
Un état des lieux doit conduire à analyser la situation actuelle des bases fiscales au regard notamment :
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Date de télétransmission : 22/10/2024
Date de réception préfecture : 22/10/2024 de leur exhaustivité, ce qui conduit à mesurer la qualité du recensement des changements ;
de leur fiabilité, ce qui conduit à mesurer la qualité de l’évaluation de la valeur locative et des exonérations appliquées.
L’état des lieux peut s’appuyer sur l’analyse des données statistiques figurant sur des documents existants 4 ainsi que les statistiques annuelles qui offrent un éclairage sur le tissu foncier de la commune.
L’engagement entre les partenaires doit définir clairement les échanges et les modalités de la collaboration de la commune dans le recensement des bases. A cet égard, les rôles respectifs des services de la DGFiP et des services communaux méritent d’être rappelés : le contrôle des situations fiscales reste de la compétence exclusive de
l’administration fiscale. Seule la DGFiP peut procéder à l’envoi de déclarations ou à des démarches auprès des contribuables pour obtenir des déclarations, dans le cadre d’opérations de vérification sélective de locaux (VSL), opérations visant à établir ou corriger les bases d’imposition locales ;
les communes peuvent relever et communiquer aux services fiscaux des éléments factuels qui peuvent être constatés sans démarche particulière à partir de la voie publique ou des informations portées à leur connaissance dans le cadre de leurs compétences (constructions nouvelles, démolitions, changements d’affectation, bâtiments publics ayant changé de statut qui ne doivent plus bénéficier d’une exonération permanente de taxe foncière, arrivée et départ de contribuables…) ; de même, les communes communiquent au Service des impôts fonciers (SDIF) les procès-verbaux d’infraction d’urbanisme susceptibles d’avoir une incidence sur l’assiette des taxes d’urbanisme ;
la communication des informations s’effectue dans le cadre de l’article L. 135 B du livre des procédures fiscales.
Engagements de la collectivité
Pour cette action, la collectivité s’engage :
à transmettre les informations relatives aux opérations importantes de réhabilitation et de rénovation urbaine et tous les renseignements qui pourraient avoir un impact sur les bases fiscales en termes d’évaluation ;
à transmettre les informations relatives aux demandes de changement d’usage déposées auprès de la commune pour les meublés de tourisme (studio, appartement, gîte, maison) autres que la résidence principale ;
à transmettre les informations relatives aux redevables de la taxe sur le séjour ; à examiner, en collaboration avec les services de la DGFiP, des locaux bénéficiant d’une exonération permanente.
Engagements de la DGFiP
Pour cette action, la DGFiP s’engage :
à présenter à la collectivité, chaque année et selon un calendrier défini plus bas, le résultat des travaux effectués par le SIP de Bayonne sur l’exploitation des fichiers de locaux en N et N-1 ;
à établir, en collaboration avec la commune, des listes de locaux à examiner par le même SIP sous l’angle de l’imposition à la THRS ou à la TLV ;
4Ex : états 1259, 6034...
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Date de télétransmission : 22/10/2024
Date de réception préfecture : 22/10/2024 à examiner, en collaboration avec les services de la ville de Bayonne, les listes de locaux bénéficiant d’une exonération permanente ;
à suivre les opérations et à organiser des restitutions et des points d’étape sur les actions engagées ;
de façon générale : à traiter des renseignements fournis par la commune qui pourraient avoir un impact sur les bases fiscales;
à établir les impositions supplémentaires si nécessaire.
Pilotage de l’action
Présentation d’un bilan qualitatif et quantitatif des actions, décrivant notamment : le nombre de rôles supplémentaires adressés suite aux actions retenues; le nombre de locaux replacés dans le champ de l’imposition (THRS ou TLV); le nombre de locaux pour lesquels les conditions d’octroi de l’exonération permanente ont été vérifiées.
Responsables de l’action
Service ordonnateur : Lucile BOUVIER
SIP de Bayonne : Jérôme ITURRIA (responsable) et Bertrand GALICY (opérationnel)
CDL
DDFiP : Service de la Fiscalité directe locale
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Date de réception préfecture : 22/10/2024 Axe 4 : Développer l’expertise comptable, fiscale, financière et domaniale au service des responsables
Action : Information et alerte en matière de TVA
Descriptif de l’action
La diversification croissante des activités des collectivités locales dans le domaine concurrentiel et commercial implique qu’elles soient directement concernées par la taxe à la valeur ajoutée (TVA).
Le CDL et le comptable assurent des fonctions d’information et d’alerte dans le domaine de la TVA. Au-delà de son rôle de contrôle, ils sont les interlocuteurs de proximité des collectivités pour une meilleure sécurité juridique des opérations souvent complexes et dont l’enjeu financier est important.
Objectifs
Apporter à la collectivité une aide à la gestion des obligations fiscales :
Sécuriser la gestion de la TVA grâce à la diffusion d’une information régulière sur la législation fiscale et ses évolutions ;
Alerter la collectivité sur toute difficulté constatée ou potentielle.
Démarche méthodologique
Engagements de la collectivité
Etablir les déclarations d’existence, de cessation, d’option pour l’assujettissement à la TVA conformément à la réglementation et en tenir le comptable
informé rapidement ;
Transmettre simultanément au comptable copie de la déclaration de TVA adressée mensuellement ou trimestriellement aux services gestionnaires ;
Solliciter le CDL, en tant que de besoin, afin de sécuriser la situation de la collectivité sur le plan fiscal.
Engagements du comptable et du CDL
Apporter son concours concernant l’information et le respect des règles d’assujettissement et des obligations des redevables, la détermination des bases d’imposition et des droits à déduction ;
Prendre en charge toutes les questions relatives à la fiscalité des activités commerciales, si besoin les analyser avec l’appui du responsable du Service Impôts des Entreprises (SIE), et dans la mesure où la situation le justifie, promouvoir le recours au rescrit fiscal ;
Appeler l’attention de l’ordonnateur sur les obligations qui lui incombent ; S’assurer de la régularité des dépenses au regard des dispositions du CGI ; Contrôler l’exactitude de l’ensemble des calculs de liquidation (y compris du taux appliqué) ;
Comptabiliser les opérations d’ordre ;
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Date de télétransmission : 22/10/2024
Date de réception préfecture : 22/10/2024 S’assurer de la concordance de la liquidation effectuée par l’ordonnateur lors de l’établissement de la déclaration de TVA avec ses écritures ;
Effectuer le paiement de la TVA selon la périodicité prévue ;
Veiller à l’établissement en temps utile des demandes de remboursement de crédit de TVA.
Pilotage de l’action
Indicateurs :
réponses aux demandes de l’ordonnateur ;
respect des obligations fiscales.
Responsables de l’action
Service ordonnateur : Philippe PECASTAINGS
CDL
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Date de télétransmission : 22/10/2024
Date de réception préfecture : 22/10/2024 Axe 4 : Développer l’expertise comptable, fiscale, financière et domaniale au service des responsables
Action 2 : Évaluer conjointement le dispositif de contrôle interne comptable existant Objectifs
Le contrôle interne comptable et financier est un sous-ensemble du contrôle interne, qui se définit comme l’ensemble des dispositifs, organisés, formalisés et permanents, choisis par l’encadrement et mis en œuvre par les responsables de tous niveaux. Ces dispositifs recherchent la maîtrise des activités ayant une dimension financière et/ou patrimoniale pour prévenir les risques comptables dont la survenance pourrait avoir un impact sur l’objectif de qualité comptable. Cet objectif est apprécié tout au long de la chaîne de travail, c’est-à-dire des opérations initiales jusqu’à leur enregistrement comptable.
La dimension comptable du contrôle interne vise notamment à s’assurer de la réalisation et l’optimisation des opérations financières, de la protection des actifs et ressources financières, de la qualité des informations comptables et financières retracées dans les comptes ainsi que du respect du cadre normatif encadrant la tenue des comptes. Le contrôle interne de l’ordonnateur et celui du comptable doivent être coordonnés pour leur permettre de s’assurer ensemble que les comptes donnent une image fidèle du patrimoine et de la situation financière de l’organisme public dont ils partagent la fonction comptable.
Le contrôle interne repose sur trois leviers principaux : l’organisation, la documentation et la traçabilité. Il n’est pas restreint à un corpus de contrôles plus ou moins formalisé, il est avant tout une démarche de management et d’organisation globale de la fonction comptable et financière de l’établissement. Toute organisation dispose ainsi, par construction, d’un contrôle interne, c’est-à-dire d’une démarche lui permettant d’atteindre ses objectifs en maîtrisant ses risques. Le contrôle interne est souvent mis en œuvre de manière informelle ou non formalisée au sein des services et directions de la collectivité.
Il est renforcé par la nouvelle Responsabilité des Gestionnaires Publics.
L’évaluation du dispositif de contrôle interne comptable est utile quel que soit son degré de maturité :
– la réalisation d’un diagnostic du dispositif de contrôle interne existant constitue le préalable indispensable à la mise en œuvre d’une démarche formalisée de maîtrise des risques. – son évaluation s’inscrit également dans une logique d’amélioration continue de la démarche de contrôle interne : les constats alimenteront la stratégie de maîtrise des risques aux fins d’approfondir progressivement le dispositif de contrôle interne (dispositif dynamique et itératif).
Etat des lieux − démarche nationale et locale
Rappel de la démarche nationale : de nombreux référentiels de contrôle interne ont été élaborés au plan national.
Au niveau local :
Cette approche « macroscopique » des risques comptables et financiers permet de faire un constat général, d’identifier les zones de fragilité sur les processus à enjeux et d’élaborer un premier plan d’action en vue de les maîtriser.
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Date de réception préfecture : 22/10/2024 L'évaluation du contrôle interne se réalise par processus, permettant ainsi de donner de la cohérence et de la visibilité à des opérations relevant de plusieurs services, depuis le service responsable de l’acte initial ou du fait générateur – services gestionnaires – jusqu’au comptable. En effet, dans une comptabilité tenue en droits constatés, les opérations sont enregistrées dès la naissance du droit (notion de « fait générateur »), indépendamment du règlement financier de l’opération. Le point d’entrée du champ comptable, et donc du contrôle interne comptable, correspond ainsi aux événements qui permettent de mesurer de manière fiable les droits et les obligations de l’entité.
Pour faciliter l’élaboration d’un diagnostic (et par conséquent d’un plan d’action de maîtrise des risques), l’activité ayant une incidence comptable a été cartographiée en 5 niveaux de classement :
– les activités sont découpées en 5 ou 6 cycles :
le personnel,
les immobilisations,
les recettes (ou produits),
les achats,
l'endettement et la trésorerie,
– les cycles sont décomposés en processus
– chaque processus se décompose en procédures
– et chaque procédure en tâches, niveau auquel se situent les opérations comptables.
Le diagnostic du contrôle interne comptable doit prendre en compte l’ensemble de l’aspect comptable des activités ainsi cartographiées et à tous les niveaux, depuis le fait générateur (situé chez l'ordonnateur) jusqu’à son dénouement financier (effectué par le comptable).
Afin d'évaluer le contrôle interne comptable, les outils suivants seront mis à disposition de l’ordonnateur:
1- Auto-évaluation commune grâce à l'outil de diagnostic de maîtrise des risques (DMR).
Lancé dans le cadre de l'animation du réseau interministériel des référents du contrôle interne financier, ce travail avait pour but de donner un nouvel élan à l'utilisation de l’Échelle de maturité de la gestion des risques (EMR).
Rénové en profondeur grâce à une réflexion axée sur sa simplification, l'optimisation de son ergonomie et de son côté opérationnel, ces travaux communs ont finalement permis de dépasser sa vocation originelle d'auto-évaluation pour devenir aussi bien le potentiel point de départ à toute démarche de mise en place de mesures de maîtrise des risques, qu'un instrument multifonctionnel d'amélioration et de promotion de celles-ci.Le DMR est un outil d’auto-évaluation de contrôle interne financier. D’utilisation libre, sa vocation première est de constituer une aide dans la réalisation d’un diagnostic opérationnel du niveau de maîtrise des risques d’une entité, d’une direction, d’un service, voire d’un processus particulier mis en œuvre par ces structures.
Il permet notamment :
de dresser un état des lieux de l'existant, sur lequel il sera possible de prendre appui pour poursuivre la démarche dans un objectif d’amélioration continue ; de se situer dans la démarche et identifier les marges de progrès ;
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Date de réception préfecture : 22/10/2024 d’appréhender les exigences en matière de maîtrise des risques (vertu pédagogique à destination de tous les acteurs) ;
d’aboutir à un constat partagé en servant de support dans les échanges avec les services ;
de mettre en valeur les avancées, dans le cadre d’une actualisation périodique contribuant à l’amélioration continue, et ainsi favoriser l'adhésion et la motivation des acteurs.
Grâce à sa structure qui reprend les trois leviers essentiels du contrôle interne financier (organisation, documentation, traçabilité), ainsi qu’un levier supplémentaire axé sur le pilotage du dispositif, le DMR constitue un outil dans l’appréciation du niveau de contrôle interne entendu au sens large, à savoir dans une logique de maîtrise des risques dans leur globalité et pas uniquement en rapport aux activités de contrôle (contrôle contemporain, de supervision etc.). Ces dernières doivent faire l’objet d’une analyse à part entière. Le DMR est utile dans une démarche de connaissance et d’amélioration du niveau de maîtrise des risques : arrivée d’un nouveau chef de service qui souhaite faire un bilan des mesures en place, auto-évaluation périodique pour tester l’efficacité des actions mises en place etc.
Au sein de cette étape, les conclusions du DMR peuvent :
- Aider le responsable à déterminer les contrôles a posteriori qu’il prévoit de mettre en place ;
L'évaluation est réalisée au moyen d'un tableur par l'ensemble des acteurs concernés, aussi bien côté ordonnateur (directeur financier, chefs de services) que comptable.
2- Exercice de contrôles de supervision
L'évaluation régulière du dispositif de contrôle interne comptable est nécessaire, afin de s’assurer de l’effectivité et de la pertinence des contrôles mis en place et identifier les points d’amélioration.
Cette évaluation incombe en premier lieu aux responsables du contrôle interne si la fonction existe ou aux référents désignés à cette fin.
Cette évaluation est réalisée au moyen de contrôles de supervision a posteriori. Ils ont pour fonction de s’assurer de la réalité et de l’efficacité du dispositif de contrôle interne mis en œuvre et de la fiabilité des constats opérés par l’encadrement dans le cadre de leurs contrôles de supervision contemporain. Ces contrôles ne sont donc pas intégrés à la procédure et interviennent après le dénouement d'une opération. Ils consistent à refaire, par sondage, les contrôles de supervision contemporain relevant de l’encadrement (responsables de services au sein de l’entité ou du poste comptable).
A titre d'exemple, les retours du CHD (rejet pour mauvaise imputation comptable, demande de pièce complémentaire pour la paye d’un entrant par exemple), peuvent servir d'évaluation du dispositif de maîtrise des risques mis en place chez l'ordonnateur et révéler une absence de fiabilité.
Le CDL pourra apporter son appui si nécessaire à l’analyse des contrôles de supervision effectués par les services de l’ordonnateur.
A l'issue de l'évaluation, un plan d'action sera établi avec désignation de la personne chargée du suivi et/ou de la réalisation de l'action et définition d'une échéance réaliste au regard des moyens disponibles au sein de la collectivité.
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Date de réception préfecture : 22/10/2024 Engagements réciproques
Engagements de la collectivité
- Pour l'auto-évaluation commune: recenser les personnes concernées et leur prévoir le temps nécessaire aux travaux,
- Pour l'exercice de contrôles de supervision a posteriori :
- Respecter le calendrier déterminé
- Partager les points positifs et négatifs
- Mettre en œuvre les mesures du plan d'action relevant de la collectivité.
Engagements du CDL
→ Fournir l’outil DMR mis à disposition par la DDFiP selon les besoins de l’ordonnateur et accompagner les services de l’ordonnateur dans la prise en main de l’outil.
Pilotage de l’action (indicateur – dates cibles)
→ Restitutions du DMR au 31/12/2025 (à définir) puis tous les 31/12.
Indicateurs de suivi
- Réunions tenues entre les personnes dédiées à l'évaluation
- Exercice des contrôles de supervision a posteriori chez l'ordonnateur (fiches de contrôles de supervision)
Responsables de l’action
Service ordonnateur : Lisa POMES
CDL
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