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unknown - PRES 200525 COVID 19 Rapport moral conseil municipal
Document publié le Lundi 25 mai 2020 par la commune d'Olivet.
Lien du pdf (unknown - PRES 200525 COVID 19 Rapport moral conseil municipal)
Thèmes du document : Aménagement du territoire, Famille, Sécurité publique,
Olivet, le 25 mai 2020
Objet : Rapport moral - gestion de la crise COVID 19 - mairie d’Olivet
Le présent rapport moral a pour objet de présenter la chronologie des faits (1), le déclenchement et le fonctionnement du plan de continuité d’activité puis de reprise des services de la ville (2), les premiers bilans humains, techniques et financiers de cette période.
1. CHRONOLOGIE SUCCINCTE DE LA MISE EN PLACE DE L'ÉTAT D’URGENCE SANITAIRE
1.1. Les premières annonces : une montée en puissance des mesures sanitaires avant le confinement
● Jeudi 12 mars : adresse du Président de la République française avec notamment les annonces de :
○ fermeture des crèches, des établissements scolaires et des universités à compter du lundi 16 mars (avec mise en place d’un service de garde pour les enfants des personnels indispensables à la gestion de la crise sanitaire) ;
○ maintien des élections municipales ;
● Vendredi 13 mars : annonces du Premier ministre avec notamment l’interdiction de rassemblements de plus de 100 personnes (1000 personnes précédemment) ; ● Samedi 14 mars : annonces du Premier Ministre :
○ fermeture de tous les lieux publics « non indispensables” (bars, restaurants, cafés, cinémas ou encore discothèque) à compter de samedi minuit ;
○ entreprises et administrations doivent dès lundi et pour les prochaines semaines engager une action massive d’organisation du télétravail pour permettre au plus grand nombre de rester à domicile ;
● Dimanche 15 mars : premier tour des élections municipales.
1.2. Du 16 mars au 11 mai, le confinement total
● Lundi 16 mars : adresse du Président de la République française : ○ mise en place du confinement à compter du mardi 17 mars 12h00 ; ○ report second tour élections municipales ;
● Lundi 23 mars : loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 d'urgence pour faire face à l'épidémie de covid-19 : instauration de l’état d’urgence sanitaire ;
● Lundi 13 avril : annonces du Président :
○ prolongation des mesures de confinement jusqu'au lundi 11 mai ; ○ à compter du 11 mai, mise en oeuvre d’un déconfinement progressif ; ● Mardi 28 avril : discours du Premier ministre à l’Assemblée nationale qui confirme et détaille le plan de déconfinement progressif (avec 2 phases : du 11 mai au 2 juin et du 02 juin à l’été). Pour la 1ère phase :
○ reprise des écoles maternelles et élémentaires ;
○ reprise d'un certain nombre de services publics (bibliothèques, crèches…) ; ○ pas de réouverture pour les équipements sportifs et salles de spectacles ; ○ réouverture des commerces, sauf restaurants, bars, cinéma...
○ maintien du principe de télétravail.
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1 ● Lundi 7 mai : intervention du Premier ministre : présentation de la carte de France avec le Loiret classé en vert en fonction de 3 critères (circulation active du virus / capacité de réanimation / capacité test virologique) : permet la réouverture des parcs et jardins.
1.3. A compter du 11 mai, le temps du déconfinement progressif et partiel
● Lundi 11 mai :
○ Début du déconfinement progressif ;
○ Loi 2020-546 du 11 mai 2020 prorogeant l'état d'urgence sanitaire jusqu’au 10 juillet et complétant ses dispositions ;
● Vendredi 15 mai : publication décret fixant la date d'entrée en fonction des conseils municipaux élus au complet lors du premier tour des municipales au 18 mai.
2. LES MESURES PRISES PAR LA VILLE, RÉPONSES ET CONSÉQUENCES DES DÉCISIONS DU GOUVERNEMENT
2.1. Le déclenchement du plan de continuité d’activités des services de la Ville
Dès le lundi 16 mars, le plan de continuité d’activités a été déclenché autour de 3 axes : ● maintien du travail en présentiel uniquement pour les services indispensables à la gestion de la crise et à la vie de la Nation;
● mise en place du principe du télétravail pour tous les services afin de limiter les contacts et déplacements tout en assurant une continuité du service public ;
● fermeture de tous les autres établissements et services ne rentrant pas dans les deux premières catégories.
Il faut aussi noter que :
● pour les services en présentiel, un planning des agents par roulement a été organisé en fonction des effectifs et des besoins du service ;
● pour les services en télétravail, une présence ponctuelle en Mairie pouvait être nécessaire.
Ainsi durant la période de confinement, et de façon schématique, l'organisation des services de la Ville peut se présenter ainsi :
● services en présentiel régulier :
○ Accueil / Etat civil / SARU / Social avec des horaires aménagés : 9h-12 / 14h-17h avec une permanence téléphonique le WE pour les décès ;
○ Cimetières : fermés au public dans 1er temps puis réouverture à compter du vendredi 10 avril ;
○ EVO : entretien des serres ;
○ Donjon : entretien des terrains et des stades ;
○ Enfance-jeunesse : accueil des enfants des professionnels indispensables à la gestion de la crise par des ATSEM et des animateurs ; cette mission était assurée conjointement avec l’Education nationale durant le temps scolaire et par le prestataire Léo Lagrange pendant les vacances scolaires ;
○ Petite enfance : accueil d'enfants (même conditions) de 0-3 ans chez 3/4 assistantes maternelles ;
○ Logistique : entretien et désinfection des bâtiments ;
○ Courrier (1 jour sur 2) ;
○ Police municipale : activités habituelles et contrôle des attestations de déplacement ;
○ CTM bâtiment (partiellement notamment pour accompagner les entreprises de contrôle et vérification des installations électriques… et à compter du 28 avril) ; ○ Astreinte Bâtiments et astreinte Sports (seulement si urgence). ○ Direction générale : au moins un membre du comité de direction présent pour assurer une permanence ;
● services en télétravail :
○ Assemblées ;
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2 ○ Urbanisme - Foncier - Environnement (présentiel ponctuel) ;
○ RH (présentiel ponctuel) ;
○ Finances - commande publique ;
○ Bureau d'étude Patrimoine Bâti (présentiel ponctuel) ;
○ Conservatoire (cours individuels par visio dans la mesure du possible) ; ○ Bibliothèque (préparation des animations à venir...) ;
○ Culture (préparation de la programmation culturelle...) ;
○ Communication ;
○ Santé
○ DSI ;
○ Direction générale et Responsables de services.
L’ensemble de ces mesures d'organisation ont été présentées aux représentants du personnel dans un premier temps par téléphone puis en réunion en visio (08 avril, 21 avril, 30 avril, 06 mai).
Pour l’ensemble des agents (fonctionnaires et contractuels), la rémunération a été maintenue.
2.2. L’accompagnement des usagers et des entreprises
Cette organisation opérationnelle des services de la ville a permis de maintenir les services publics essentiels, préparer la reprise et soutenir l’activité économique future, et enfin répondre à des besoins particuliers et spécifiques liés à la crise.
Une série de mesures a pu être instituée pour atteindre ces objectifs : ● poursuite du mandatement des factures reçues pour assurer le paiement des entreprises dans les meilleurs délais ;
● soutien d’Olivet solidarité pour la distribution de l’aide alimentaire ; ● soutien à la mise en place d’un espace d'écoute bénévole pour les personnes isolées ou en difficulté morale par rapport au confinement (problème d'angoisse, déprime, difficultés liées à des comportements addictifs,...) proposé par des professionnels de santé d’Olivet ; ● prêt de deux véhicules à CAP Olivet pour la création d’un service de livraison de courses à domicile permettant de répondre à une demande de personnes confinées tout en soutenant l’économie de proximité ;
● mise en place sur le compte Facebook de la ville de “Pas un jour sans culture” et “Sport en confinement” ;
● parution du magazine Oh d’avril de façon dématérialisée ;
● achat et production de masques pour pouvoir en doter chaque Olivetain lors du début du déconfinement:
○ travail conjoint avec la Métropole de recensement des besoins et des fournisseurs ; ○ commandes de masques auprès de différents fournisseurs :
○ appel aux couturières et couturiers (plus de 200 bénévoles permettant de réaliser pères de 10 000 masques) ;
● distribution de deux masques par foyer en même temps que le Oh de mai, jeudi 07 mai ; ● préparation d’appel d’offres (notamment la réhabilitation du Poutyl) mais aussi lancement et / ou attribution de certaines opérations d’ores-et-déjà prévues afin d'anticiper le plan de soutien à la relance de l’économie (dont l’AMO Bibliothèque 3ème lieu, l’AMO régie agricole, le remplacement des luminaires du gymnase de l'Orbellière et des tennis du Donjon... ) ;
● poursuite de l’instruction des demandes d’urbanisme afin de ne pas retarder les chantiers des particuliers et des entreprises au moment du déconfinement
● sollicitation d’experts (avocat et expert comptable) pour travailler avec les délégataires (piscines et camping) sur les conséquences de la crise sur l'équilibre des contrats de délégation de service public ;
● réflexion à l’échelle de la Métropole sur les mesures de soutien à l'économie et étude pour Olivet de l'exonération pour 2020 des droits de terrasses.
Concernant plus particulièrement le personnel médical, il a été décidé : ● d’instaurer la gratuité aux usagers des structures Enfance-jeunesse ;
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3 ● de distribuer à ces professionnels les stocks des masques et gants à notre disposition ; ● d’organiser un dispositif d’offres de logements aux soignants en faisant appel à la solidarité.
2.3. La préparation du déconfinement et la mise en oeuvre du plan de reprise d’activités des services à compter du 11 mai
Dès l’annonce par le Président de la République de la date potentielle du déconfinement puis des différentes annonces du Premier ministre, un plan de reprise d’activités a été élaboré avec différents scénarii en attendant les conditions définitives de ce déconfinement progressif.
Cette reprise d’activité repose sur quatre axes :
● pour les services déjà en présentiel, élargir leurs missions en proposant notamment une ouverture encadrée du public,
● réouverture de certains de services municipaux.
● maintien du télétravail pour certains services avec possibilité d'augmenter le temps de présentiel si nécessaire ;
● maintien de la fermeture de certains services.
Ce plan a été présenté aux représentants du personnel, approuvé et suivi par eux (30 avril, 06 mai, 14 mai, 19 mai).
2.3.1. Mesures barrières et accompagnement sanitaires pour la reprise des services
Outre l’organisation des services, il a été convenu avec les représentants du personnel de mettre en place pour tous les services les règles sanitaires suivantes :
● application des mesures barrières : distanciation physique, lavage des mains... ; ○ un système d'affichage et de fléchage a été prévu selon le fonctionnement des sites pour rappeler régulièrement à chacun ces gestes et leur mise en oeuvre ; ○ une formation interne par une infirmière a été proposée pour le lavage des mains, à certains services ;
● port du masque :
○ Il n’a été imposé que :
■ s’il était impossible de respecter la distanciation physique d'1 mètre (ex : manipulation de matériel à proximité, co-voiturage s'il n'y a pas d'équipement de séparation...)
■ ou pour certains services/métiers à compter du 11 mai (crèches, écoles, ménage) ;
○ les services ou métiers concernés par le port du masque ont été dotés en fonction de leur besoin (à usage unique) ;
○ une formation interne par une infirmière a été proposée pour le bon usage d'un masque, à certains services ;
● Nettoyage et désinfection :
○ 2 nettoyages (l’un complet et l’autre partiel sur les points de contacts et sanitaires) programmés chaque jour de tous les locaux utilisés ;
○ agents de la ville ainsi que société de ménage chargés de cette mission ; ○ équipe ménage du service logistique renforcée par des agents d’autres services ; ○ utilisateurs des salles et biens communs (salles de restauration, de réunions, photocopieurs) doivent procéder à la désinfection de ces lieux avec des sprays ou lingettes mis à disposition ;
○ adaptation par chaque service de son organisation pour respecter les grands principes de nettoyage et désinfection;
○ fiches réflexes diffusées et affichées pour aider à l’application des mesures d’hygiènes et de nettoyage.
Dans ce cadre général, chaque service a travaillé sur un plan de reprise dans lequel il devait détailler les mesures envisagées et adaptées au service comme par exemples : horaires décalés, protocole
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4 d’accueil des parents et des enfants, lieu de prise de poste, modalité d'utilisation de vestiaires, des salles de restauration, installation de plexiglass…
Concernant les écoles plus particulièrement, un travail conjoint a été mené avec l'Education nationale (IEN, Directrices d’école) pour fixer les modalités de réouverture de toutes les écoles dès le 12 mai. Plusieurs rendez-vous en présentiel ont été organisés pour ajuster au mieux le fonctionnement des établissements scolaires tant durant le temps périscolaire que scolaire.
2.3.2. Fonctionnement des services durant ce temps de déconfinement progressif
Pendant la période de déconfinement progressif (11 mai - 2 juin), et de façon schématique, l'organisation des services de la Ville peut se présenter ainsi :
● Vie du citoyen / SARU / CCAS
○ mise en place de rdv pour l'ensemble des formalités d'État civil ; ○ maintien des standards téléphoniques pour toutes questions ; ● Petite enfance, à compter du 11 mai :
○ réouverture des crèches avec des effectifs réduits d'enfants accueillis :
■ La Petite Motte : 10 enfants ;
■ le Moulin : 10 enfants ;
■ le Larry’Bambelle : 3 sections de 10 enfants ;
○ poursuite et /ou reprise de l'activité des assistantes maternelles sans temps
collectif ;
● Enfance jeunesse :
○ réouverture des écoles le 12 mai 2020 par groupes de 10 pour les maternelles et de 15 pour les élémentaires avec des enfants accueillis soit les lundi et mardi, soit les jeudi et vendredi ;
○ reprise du périscolaire aux horaires habituels et de la restauration le 12 mai également, avec des groupes de 10 ou 15 enfants pour le périscolaire et une organisation des salles de restauration aménagée pour maintenir la distanciation physique et les gestes barrières
○ pas d'ouverture de l’ALSH ni de l'Espace à l'Angle pour le moment, mais maintien de l'accueil des enfants du personnel indispensable à la gestion de la crise le mercredi. ● Police municipale :
○ maintien des patrouilles ;
○ reprise de la gestion du marché à compter du vendredi 15 mai ; ○ accueil sur rdv ;
● Urbanisme / foncier / environnement
○ maintien de l'organisation mise en place pendant le confinement : télétravail et du présentiel augmenté par roulement.
○ reprise de la gestion du marché à compter du vendredi 15 mai ; ● Secrétariat général :
○ maintien de l'organisation mise en place pendant le confinement pour le DAARC : télétravail et présentiel notamment pour le courrier ;
○ maintien du télétravail pour les Assemblées et retour en présentiel pour le conseil municipal ;
○ Présentiel pour la Logistique, service renforcé en effectif (redéploiement interne) à compter du 11 mai pour assurer l'entretien et la désinfection des locaux ; ● Bureau d'étude Patrimoine bâti : évolution du fonctionnement actuel avec du temps de présentiel augmenté, organisé par roulement notamment pour assurer le suivi des chantiers des entreprises extérieures ;
● Finances : principe de télétravail et présentiel ponctuel ;
● Ressources humaines : évolution du fonctionnement mis en place pendant le confinement, avec du temps de présentiel augmenté pour certaines missions (gestion de la paie, étapes de recrutement...) ;
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5 ● DSI : poursuite de l'organisation mise en place pendant le confinement : principe de télétravail, et présentiel si nécessaire ;
● CTM Bâtiment- Manifestation - Garage :
○ reprise d’activité en présentiel déjà initiée et complétée à compter du 11 mai ; ○ redéploiement de l'équipe Manifestations en fonction des besoins des autres services ;
● Espaces verts :
○ poursuite des missions “serres”
○ reprise de l'activité entretien-plantation à compter du 11 mai
● Santé : maintien du fonctionnement mis en place pendant le confinement : principe de télétravail, et présentiel si nécessaire ;
● Action culture et animation :
○ réouverture de la Bibliothèque pour des emprunts de livres du mardi au samedi de 14h à 18h à compter du 13 mai et mise en place d'une possibilité de réservation par mail ;
○ poursuite des cours individuels en distanciel au Conservatoire ; ○ maintien de l'organisation mise en place pour le pour équipe d'Animation : principe de télétravail (programmation de l’Alliage…) ;
○ pas d'ouverture de l'Alliage sauf pour des réunions de la Mairie. ● Sport
○ poursuite du principe de télétravail pour l'Animation;
○ évolution du fonctionnement pour l'équipe du Donjon avec la poursuite de l’entretien des terrains sportifs de plein air et aussi le gardiennage du Donjon réouvert ;
○ pas de réouverture des gymnases et les salles associatives et redéploiement de l'équipe Gymnase en fonction des besoins des autres services.
● Communication : maintien du principe de télétravail avec du présentiel en fonction des besoin
A ces mesures organisationnelles s’ajoutent ;
● la réouverture des parcs et jardins et du Loiret à compter du 13 mai, avec un principe de tonte haute pour ne pas inciter la pratique de sports collectifs interdite ; ● l’interdiction d’accès aux jeux pour enfants et aux boîtes à lire (vidées depuis le début du déconfinement)
● la réouverture à compter du 15 mai, du marché hebdomadaire dans un format adapté (1 commerçant sur 2) afin de faciliter la distanciation physique ;
● une permanence au Larry pour la distribution complémentaire de masques mercredi 20 mai entre 8h et 19h (200 personnes sur 450 inscrites se sont présentées ) et une système de permanence deux fois par semaine à compter du 27 mai en salle Ocre.
3. 1ERS BILAN ET PROCHAINES ÉTAPES
3.1. Différents scénarii étudiés pour la suite
A compter du 02 juin, le fonctionnement des services municipaux devrait à nouveau évoluer. Les annonces du Gouvernement attendues avant cette date permettront d’éclairer et d’orienter les choix.
Dans les services municipaux, différents scénarii d’élargissement des missions sont d’ores et déjà travaillés comme par exemples la réouverture de l'accueil de loisirs du mercredi dans un format “grand public”, du sport dans les parcs, une proposition de stages d’été, le maintien de Tout un programme au théâtre de verdure...
3.2. Bilans humain, technique et financier
3.2.1. Bilan du fonctionnement du 14 mars au 25 mai
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6 Il peut tout d’abord être souligné le professionnalisme des agents de la Ville et la grande capacité d’adaptation des services.
A titre d’exemples, il est possible de citer :
● la fermeture des écoles annoncées jeudi 12 mars au soir avec la nécessité de mettre en place dès le lundi 16 mars, un système d’accueil pour les enfants du personnel indispensables à la gestion de la crise sans aucune consigne claire de l’Etat ; ● la mise en place de permanences d’état-civil le week-end pour la gestion des décès ; ● la création d’un dispositif pour la proposition de logements pour le personnel soignant ; ● le déploiement du télétravail à grande échelle et en urgence.
Par ailleurs, si cette crise a entraîné la fermeture de nombreux services, certains ont été en mesure de poursuivre même partiellement leur activité ou de l’adapter à la gestion de la crise au fil des mesures gouvernementales.
Si les chiffres d'activités ne permettent pas de rendre compte totalement de l'investissement pendant cette période, ils mettent en lumière la variété des missions exercées dans un contexte totalement extra-ordinaire :
● En moyenne sur 397 agents (titulaires, contractuels permanents et non permanents), 30 agents exerçaient en présentiel et 80 en télétravail ;
● Pour l’accueil organisé à la maternelle du Poutyl pendant le temps de confinement, en moyenne, le nombre d’enfants accueillis étaient de 15 (3 le mercredi) ; la dernière semaine avant le déconfinement, la ville a accueilli jusqu’à 27 enfants ;
● Le service Urbanisme a traité pour Olivet : 61 DIA, 83 CUa, 3 CUb, 1 PA, 29 DP, 11 PC ; ● La Police municipale a réalisé 7 249 contrôles - voitures et piétons - d'attestations de déplacement avec 130 infractions constatées et 10 PVE dressés) ;
● Le service EVO a assuré la préparation des plantations à venir avec plus de 32 000 boutures et plants entretenus dans les serres ;
● 24 000 masques ont été distribués par 57 agents de la Ville ;
● Pour la Petite-enfance après la réouverture des structures collectives, au multi-accueil de Larry’bambelle par exemple sur 30 places ouvertes, 16 enfants accueillis au maximum ; ● Pour l’Enfance-jeunesse après la réouverture des écoles, à la Cerisaie élémentaire par exemple, 84 enfants accueillis au maximum sur le temps scolaire et 4 au périscolaire du matin et 12 le soir lors de la même journée ;
3.2.2. Bilan “post-crise”
Durant le mois de juin, une réunion en présentiel sera organisé avec les représentants du personnel pour faire un bilan humain du fonctionnement des services depuis le 16 mars. Seront abordées les questions de pérennité pour certains services du télétravail partiel, de l’accompagnement des agents qui pourraient présenter des difficultés dans la reprise en présentiel de leur activité...
En parallèle, un premier bilan financier de la crise est en train d'être établi et pourra être présenté lors de la séance du Conseil municipal d’adoption du compte-administratif.
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