Offres
API
Connexion
Documents similaires
Déliberation - DELIB2026 0616 RENOUVELLEMENT DE LADHESION AU DISP
Déliberation - ANNEXE DELIB2026 0617 RENOUVELLEMENT DE LADHESION
Déliberation - DELIB2026 0617 RENOUVELLEMENT DE LADHESION ASSOCIA
Déliberation - DELIB2025 0617 RENOUVELLEMENT ADHESION AU DISPOSIT
Déliberation - ANNEXE 1 DELIB2025 0617 CONVENTION ASSOCIATION LES
Déliberation - DELIB2026 0413 RENOUVELLEMENT DE LADHESION ET ADOP
Déliberation - ANNEXE 1 DELIB2026 0103 APPROBATION CONVENTION ET
Déliberation - ANNEXE DELIB2026 0440 RENOUVELLEMENT CONSEIL MUNIC
Déliberation - DELIB2024 1107 ADHESION AU DISPOSITIF LES PAPILLON
Déliberation - DELIB2026 0440 RENOUVELLEMENT DU CONSEIL MUNICIPAL
Déliberation - ANNEXE DELIB2026 0616 Renouvellement de Ladhesion au Dispositif LES Papillons
Document publié le Jeudi 1 janvier 2026 par la commune de Saint-Zacharie.
Lien du pdf (Déliberation - ANNEXE DELIB2026 0616 Renouvellement de Ladhesion au Dispositif LES Papillons)
Thèmes du document : Données personnelles, Justice et droit, Famille,
CONVENTION DE PARTENARIAT
Entre :
L'Association Les Papillons, Association loi 1901, sise 33 boulevard de l’Atelier, 66240 Saint-Estève, représentée par
M. Laurent BOYET, Président de l'Association, dûment habilité à l'effet des présentes,
Ci-après désignée par « l’Association »,
Et
La Mairie de Saint Zacharie, sise 1 Cours Louis Blanc, 83640 Saint-Zacharie, France, représenté.e par M. COULOMB Jean-Jacques, Maire de la commune, dûment habilité.e à l'effet des présentes,
Ci-après désigné.e par le « Partenaire »,
Et conjointement par les « Parties » LB
PRÉAMBULE
L’Association Les Papillons œuvre à la prévention, à la détection et à la lutte contre les violences commises sur les
enfants, notamment en mettant à leur disposition des boîtes aux lettres installées dans les écoles, collèges, lycées, et
clubs de sport (liste non exhaustive) dans lesquelles ils peuvent décrire les situations de violence ou de maltraitance
dont ils sont victimes ou témoins.
Le dispositif des Boîtes aux lettres Papillons® permet aux enfants de s’exprimer librement, en toute confidentialité et
à l’Association de recueillir et d’analyser ces courriers d’enfants pour leur venir en aide, afin de réaliser le cas
échéant, un signalement aux autorités compétentes.
Le Partenaire et l’Association souhaitent conventionner pour encadrer l’installation de boîtes aux lettres destinées aux
équipements accueillant des enfants.
ARTICLE 1 : OBJET DE LA CONVENTION
La présente convention a pour objet de décrire les conditions et modalités de la collaboration entre les parties, dans le
cadre de la mise en place, par l'association de Boîtes aux lettres Papillons®, pour aider les enfants à signaler toutes
formes de maltraitances dont ils pourraient être victimes, conformément au.x Pack.s Papillons choisi.s par le
partenaire.
Ainsi, les Boîtes aux lettres Papillons® seront déployées dans les structures désignées par le Partenaire. La liste
exhaustive des structures dans lesquelles les Boîtes aux lettres Papillons® sont installées est annexée à la présente
(Annexe 1).
ARTICLE 2 : DÉFINITIONS
Aux fins de la présente convention, les termes ci-après auront la signification suivante :
« Boîtes aux lettres Papillons® » ou le « dispositif » ou « Dispositif Papillons » : désigne le dispositif pensé, conçu
et déployé par l’Association sur le territoire national pour le recueil et le traitement des courriers déposés par les
enfants dans les Boîtes aux lettres Papillons® installées, pour l’Association, au sein des Structures Conventionnées.
Le dispositif des Boîtes aux lettres Papillons® constitue une création originale protégée au titre du droit d’auteur et de
la propriété intellectuelle. L’ensemble de ses éléments constitutifs (nom, logo, charte graphique, protocoles, outils
pédagogiques et procédures internes) demeurent la propriété exclusive de l’Association.
« Personne Ressource » : personne volontaire désignée par le Partenaire, formée par l’Association pour présenter et
expliquer le dispositif aux enfants dans les Structures accueillantes. Un volet de détection des signaux de maltraitance
et de recueil de la parole des mineurs est également dispensé dans cette formation initiale. Selon les besoins et les
circonstances, elle pourra être amenée à intervenir plusieurs fois, de manière ponctuelle, pour renouveler la
sensibilisation sur l’existence et les objectifs du dispositif. Elle peut également être désignée Référent Structure
(comme décrit ci-dessous) et cumuler les deux rôles.
« Personne Référente » ou « Référent Structure » : personne volontaire désignée par le Partenaire assure le
contrôle de la mise en place du dispositif selon les modalités convenues dans la Convention, notamment concernant
l'emplacement de la ou des Boîtes aux lettres Papillons®, leur installation ainsi que le suivi technique du dispositif. A
ce titre, il conserve temporairement les originaux des Courriers Papillons, recueille les consignes de traitement des
situations dénoncées émanant du Pôle d’Analyse des Courriers Papillons (PACP) de l’Association, et reçoit de façon
systématique tous les enfants ayant déposé un courrier afin de faire la lumière sur leur situation. Enfin, il maintient un
lien avec l’Association pour rendre compte des actions locales menées et des suites données, et assure selon les cas LB
l’envoi postal ou la destruction des originaux des Courriers Papillons. Elle peut également être désignée Personne
Ressource (comme décrit ci-dessus) et cumuler les deux rôles.
« Agent de relève » : personne volontaire désignée par le Partenaire, n’ayant aucun lien de subordination ni filial
avec les enfants des Structures d’accueil. Cette personne de confiance est chargée d’aller récupérer les courriers, a
minima deux fois par semaine aux jours définis et identifiés sur les Boîtes aux lettres Papillons®. Sa mission
principale est de scanner les courriers, sans prendre connaissance de leur contenu et sans les trier, de les transmettre
au PACP via le canal sécurisé dédié de l’Espace Partenaire du site internet de l’Association, et de remettre les
courriers papier originaux au Référent Structure désigné.
« Agents désignés du dispositif » ou « Agents locaux » : fait référence de manière collective à l’ensemble des agents
désignés par le Partenaire en qualité d’Agents de relève, de Référents Structure et/ou de Personnes Ressource.
« Courriers Papillons » ou « courriers » : désignent l’ensemble des supports écrits ou illustrés (lettres, dessins,
notes, témoignages…), déposés de manière nominative ou anonyme par les enfants dans les Boîtes aux lettres
Papillons® mises à leur disposition au sein des Structures concernées.
« Structures concernées » ou « Structures d’accueil » ou « accueillantes » : désignent les établissements et lieux
relevant de la responsabilité du Partenaire, au sein desquels les Boîtes aux lettres Papillons® sont installées au titre de
la présente Convention.
« Information Préoccupante » : désigne, conformément au Code de l’Action Sociale et des Famille, toute
information transmise à la Cellule de Recueil des Informations Préoccupantes (CRIP) du Département pour alerter le
président du conseil départemental sur la situation d'un mineur, pouvant laisser craindre que sa santé, sa sécurité ou sa
moralité sont en danger ou en risque de l'être ou que les conditions de son éducation ou de son développement
physique, affectif, intellectuel et social sont gravement compromises ou en risque de l'être.
La finalité de cette transmission est d'évaluer la situation d'un mineur et de déterminer les actions de protection et
d'aide dont ce mineur et sa famille peuvent bénéficier. Lorsque qu’une Information Préoccupante est également
transmise au Procureur de la République des Tribunaux Judiciaires compétents, elle en devient un Signalement (voir
ci-dessous).
« Signalement » : signalement effectué auprès du Procureur de la République en application de l’Article 434-3 du
Code Pénal « Le fait, pour quiconque ayant connaissance de privations, de mauvais traitements ou d'agressions ou
d’atteintes sexuelles infligés à un mineur […] de ne pas en informer les autorités judiciaires ou administratives ou de
continuer à ne pas informer ces autorités tant que ces infractions n'ont pas cessé, est puni de trois ans
d'emprisonnement et de 45 000 euros d'amende ». Dans le cadre de la convention, ces signalements sont réalisés par
l’Association.
« Fiche Administrative » : désigne le formulaire en ligne sécurisé complété par le Référent Structure à la demande
de l’Association pour fournir les données et informations relatives à la situation personnelle, familiale et/ou scolaire
de l’enfant qui sont strictement nécessaires à l’établissement d’une Information Préoccupante et/ou d’un Signalement.
Ces informations sont sollicitées uniquement en cas de besoin par les psychologues de l’Association.
ARTICLE 3 : ENGAGEMENTS DE L'ASSOCIATION
3.1 : L'Association initie le dispositif dès réception du paiement du Pack Papillons retenu pour le Partenaire, en
inscrivant à la formation initiale distancielle (e-learning) tous les Agents du dispositif préalablement identifiés et
désignés par le Partenaire, figurant en Annexe 2 de la présente convention (Personne(s) Ressource, Référent(s)
Structure et Agent(s) de relève). LB
3.2 : Les formations dispensées, ainsi que les ressources associées mises à leur disposition par l’Association, ont pour
objectif de permettre aux Agents du dispositif désignés par le Partenaire, de réaliser les missions qui leur incombent
en application de la présente convention.
Concernant la-es Personne(s) Ressource, la formation lui/leur permettra de sensibiliser les enfants au dispositif des
Boîtes aux lettres Papillons® dans les structures accueillantes, de détecter des signaux de maltraitance, et de recueillir
la parole des enfants. Cette formation sera automatiquement renouvelée à chaque reconduction du dispositif soit pour
actualiser les connaissances, soit pour former une nouvelle Personne Ressource.
3.3 : En cas de changement, de remplacement ou d’ajout de Personnes Ressource Agents de relève ou Référent
Structure en cours d’exécution de la convention, l’Association s’engage à dispenser la formation à ces nouveaux
participants dans le respect du volume prévu par le Pack Papillons conventionné.
Dans le cas du choix d’un Pack Papillons Mixte ou Virtuel, la sensibilisation des enfants est faite par l'intermédiaire
d’une vidéo disponible dans l’Espace dédié du site internet de l’Association. Cet espace est protégé par mot de passe
et changé au 1er septembre de chaque année. Il est communiqué aux enfants par un flyer qui leur est distribué ou mis
à disposition à proximité des boîtes aux lettres.
3.4 : A l’issue de la formation, l'Association fournit dans les meilleurs délais le nombre de Boîtes aux lettres
Papillons®, personnalisées des jours de relève définis, correspondant au Pack retenu pour le Partenaire ainsi que le
Kit de sensibilisation disponible depuis l’espace de formation Personnes Ressource.
3.5 : L’Association et/ou ses bénévoles conseillent le Partenaire, afin que le dispositif soit le plus efficient possible,
notamment dans le choix de l’emplacement de la Boîte aux lettres Papillons® au sein des Structures concernées.
3.6 : Dans le cadre d’un Pack Papillons Matériel, l’Association s’engage à former le nombre de Personnes Ressource
correspondant au Pack Papillons retenu, préalablement identifiées et désignées par le Partenaire, avec leur accord.
3.7 : L’Association met à disposition du Partenaire le canal sécurisé à utiliser pour la transmission électronique des
Courriers Papillons, via l’Espace Partenaire de son site Internet.
3.8 : Via son Pôle d’Analyse des Courriers Papillons (PACP), l’Association analyse et traite dans les meilleurs délais
les Courriers qui lui sont adressés. Selon la gravité et l’urgence des faits dénoncés, elle transmet à la CRIP du
département de résidence de l’enfant les Informations Préoccupantes des situations identifiées, saisit le Procureur de
la République du Tribunal Judiciaire compétent, l’Inspection Académique et/ou la Cellule Signal-Sports des
signalements les plus graves et/ou urgents. L’ensemble des courriers ne revêtant pas un caractère de gravité ni
d’urgence est envoyé pour traitement en local à la personne désignée Référent Structure, notamment lorsqu'ils ne font
pas l'objet d'un signalement auprès des autorités mentionnées ci-avant.
3.9 : Dans le cadre d’un Pack Papillons Matériel ou Mixte, l’Association fournit dès que nécessaire et sur demande du
Partenaire, des modèles pré remplis de Courriers Papillons destinés à être mis à disposition des enfants dans les
distributeurs (support mural). Elle s’engage si besoin, à fournir tous les éléments nécessaires à l’entretien des Boîtes
aux lettres Papillons® déployées, notamment à chaque reconduction du dispositif. Elle fournira le nombre de flyers
nécessaire à chaque reconduction du dispositif.
Dans le cadre d’un Pack Virtuel, les flyers sont fournis une fois par an, au moment de la signature de la convention
initiale ou de son renouvellement.
3.10 : L’Association est seule responsable de la réalisation des Signalements et Informations préoccupantes aux
autorités compétentes ainsi que des recommandations sur les suites à donner aux courriers transmis. Elle est
responsable de l’usure normale des Boîtes aux lettres Papillons® physiques ou virtuelles. LB
3.11 : L’Association désigne le Partenaire comme membre de droit de l’Association Les Papillons en qualité de
personne morale. L'adhésion est automatique, sans cotisation annuelle, dès lors que les deux conditions suivantes sont
réunies :
• Signature de la présente Convention de partenariat pour la mise en place du dispositif.
• Réception du paiement du dispositif.
Cette adhésion ouvre les droits suivants :
1. Mise en place du Dispositif Papillons, dans le cadre de la signature de la présente convention de
partenariat.
2. Participation aux Assemblées Générales, sans droit de vote. Le signataire de la convention est le seul
représentant de la personne morale pour assister à l'Assemblée Générale. À défaut, son remplaçant.
3. Sans accès à l'espace adhérent du site. Un espace partenaire est réservé au Partenaire sur le site internet de
l’Association.
4. Sans accès aux Organes de Gouvernance : Ils ne peuvent être éligibles pour faire partie des organes de
gouvernance de l'Association (conseil d'administration, bureau, etc)
ARTICLE 4 : ENGAGEMENTS DU PARTENAIRE
4.1 : En concertation avec l’Association, le Partenaire choisit le Pack Papillons correspondant à la cible envisagée et
adapté à l’âge des enfants qui sera mis en place et en assure le règlement dans un délai de soixante (60) jours à
compter de la facturation.
4.2 : Le Partenaire désigne en son sein les Agents du dispositif :
• une Personne Référente principale et une secondaire pour la suppléer en cas d’absence, qui fera le lien entre elle et
l’Association.
• une ou plusieurs Personnes Ressources dans le cadre d’un Pack Papillons Matériel. Ces personnes pourront
également cumuler le rôle de Personnes Référentes.
• Plusieurs Agents de relève chargés de vérifier l’état des Boîtes aux lettres Papillons®, collecter deux fois par
semaine, aux jours fixes définis, les courriers déposés, de les scanner, de les envoyer le jour même à l’Association via
le canal sécurisé fourni sans prendre connaissance du contenu ni les trier, de détruire les copies scannées et de
remettre les originaux papier à la Personne Référente.
4.3 : Le Partenaire veille à ce que les Agents soient désignés avec leur accord. Il s’assure qu’ils sont disponibles et
facilement joignables pour permettre un traitement fluide et rapide des situations les plus graves et/ou urgentes. Il
donne les consignes en ce sens aux Agents désignés.
4.4 : Le Partenaire fournit à l’Association, pour la mise en place de la formation initiale et la mise en œuvre du
dispositif, les nom, prénom, fonction, rôle dans le dispositif, coordonnées téléphoniques et électroniques
professionnelles des Agents qu’il aura désignés. Ces informations sont renseignées dans le tableau qui figure en
Annexe 2 de la présente convention. Pour suivre la formation, une adresse mail individuelle est requise ; les adresses
génériques ne sont pas acceptées par l’Association.
4.5 : Le Partenaire informe sans délai l’Association de tout changement concernant la désignation des personnes
agissant dans le cadre du dispositif des Boîtes aux lettres Papillons® entraînant une modification du tableau annexé à
la convention en cours. Elle fournit, à cet effet, tous les renseignements nécessaires à la mise à jour des données. LB
4.6 : Le Partenaire s’assure que tous les Agents qu’il désigne pour intervenir dans le dispositif suivent la formation
mise à disposition par l’Association.
4.7 : Dès réception des Boîtes aux lettres Papillons® envoyées par l’Association, le Partenaire en assure l’installation,
obligatoirement dans l’enceinte des structures concernées, et en intérieur, afin de permettre aux enfants de déposer
leurs courriers sereinement. Ce lieu sera choisi en concertation avec l’Association.
4.8 : A l’issue de la pose de la ou des Boîtes aux lettres Papillons®, le Partenaire envoie dans les meilleurs délais une
photo de l’installation finale au Pôle administratif de l’Association pour s’assurer que l’installation est conforme.
4.9 : Le Partenaire autorise les Personnes Ressources désignées à aller présenter le dispositif aux enfants dans les
structures accueillantes préalablement identifiées, durant le temps péri ou extra-scolaire selon un calendrier qu’elle
fournit dans les meilleurs délais à l’Association.
4.10 : Le Partenaire veille à ce que ces présentations aient toujours lieu en présence d’au moins un membre de
l’équipe encadrante de la structure et puissent être renouvelées au besoin.
4.11 : Le Partenaire avise l’Association des jours de relève déterminés, au préalable de l’envoi des Boîtes aux lettres
Papillons® qui seront personnalisées en fonction.
4.12 : Lors de leur tournée, les Agents de relève sont en outre chargés de vérifier :
• l’état des Boîtes aux lettres Papillons®,
• la présence en quantité suffisante de modèles de Courriers Papillons mis à disposition des enfants dans les
distributeurs muraux prévus à cet effet,
• l’absence de dégradation.
Ils signalent sans délai au Référent Structure toute dégradation ou stock insuffisant de modèles de courriers.
En cas de besoin, le Référent Structure effectue une demande de réapprovisionnement dans les meilleurs délais auprès
de l’Association.
4.13 : Le Partenaire communiquera aux Agents de relève le formulaire d’envoi sécurisé fourni par l’Association pour
procéder à l’envoi des courriers scannés aux personnels habilités du PACP de l’Association. Ce canal sécurisé est
accessible via l’Espace Partenaire du site internet de l’Association.
Le Partenaire veille à ce que les Agents de relève n’utilisent aucun autre canal d’envoi que celui prévu et assure le
stockage sécurisé des clés des Boîtes aux lettres Papillons®.
4.14 : Le Partenaire assure, via le Référent Structure désigné, le traitement et le suivi local des situations dénoncées
dans les Courriers Papillons analysés par le PACP selon ses recommandations. Le Référent Structure reçoit les
enfants ayant déposé des courriers pour recueillir leur propos et leur faire un retour personnalisé sur les suites qui
seront données à leur courrier.
4.15 : En cas de besoin, et dans les délais les plus brefs, le Partenaire, en lien avec la structure accueillante, fournira
au PACP les renseignements nécessaires à la rédaction soit d’une Information Préoccupante soit d’un signalement par
le biais de la Fiche Administrative dématérialisée à compléter en ligne (formulaire sécurisé) sur l’Espace Partenaire
du site internet de l’Association. Une copie du formulaire est annexée à la présente (Annexe 4).
4.16 : Le Référent Structure désigné par le Partenaire conserve les originaux papiers des Courriers Papillons jusqu’à
ce qu’ils aient fait l’objet d’un traitement par le Pôle d’Analyse des Courriers Papillons de l’Association. LB
4.17 : Le Partenaire assure, en lien avec le Chef d’établissement des structures d’accueil, le suivi local des situations
identifiées à la suite de l’analyse et du retour de l’Association, dès lors qu’elles ne nécessitent pas de signalement à la
CRIP ou au Procureur. Ce suivi intervient après réception des recommandations émises par l’Association quant à leur
traitement. Le Partenaire informe l’Association par retour écrit via son Référent Structure de la mise en œuvre des
recommandations formulées.
4.18 : Selon les consignes du PACP de l’Association, le Référent Structure désigné par le Partenaire envoie les
courriers originaux par voie postale aux bureaux de l’Association, sis 33 Boulevard de l’Atelier, 66240 Saint-Estève,
ou les détruit. Le Partenaire s’assure de la destruction effective des Courriers à l’issue des actions menées.
4.19: Le Partenaire tient informée l’Association des suites qui auront été données aux Courriers après réception des
recommandations formulées par le Pôle d’Analyse des Courriers Papillons de l’Association.
4.20 : Le Partenaire est responsable de l’usure exceptionnelle des Boîtes aux lettres Papillons®, notamment en cas
d’installation non conforme aux consignes de pose fournies par l’Association. Dans le cas d’un Pack Papillons
Matériel ou Mixte, le prix d’une Boîte aux lettres Papillons® de remplacement, frais de port compris, est fixé à trente
euros (30€). Ce prix comprend la boîte aux lettres physique et ses visuels.
Dans le cas d’un Pack Papillons Virtuel, le prix d’une Boîte aux lettres Papillons virtuelle de remplacement, frais de
port compris, est fixé à quinze euros (15€). Ce prix comprend le panneau en PVC Forex.
4.21 : En sa qualité de membre de droit, le Partenaire s’engage à respecter les statuts, le règlement intérieur et les
décisions des organes de l'Association.
4.22 : Le Partenaire et les structures identifiées acceptent que leur nom soit cité dans les publications et
communications externes de l’Association, y compris mais sans se limiter à son site internet, en vue de la réalisation
et à de promotion de l'objet de l'Association.
ARTICLE 5 : PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES
Dans le cadre de l’exécution de la présente convention, les Parties collectent et traitent des données à caractère
personnel, notamment des données « particulières » (données relatives à l’état de santé des enfants) au sens de
l’Article 9 du Règlement Général de Protection des données (ci-après le RGPD), et des données susceptibles de
révéler des infractions au sens de l’Article 10 du RGPD, sur des personnes vulnérables - les mineurs - ainsi que sur
leurs proches et leurs familles.
Parce que leur sécurité et leur confidentialité sont une priorité absolue, les Parties placent la protection des données et
de la vie privée au cœur de leurs préoccupations et du processus de gestion du dispositif Boîtes aux lettres Papillons®
conventionné.
Les Parties reconnaissent être soumises aux dispositions du RGPD, de la Loi Informatique et libertés de 1978
modifiée et de son décret d’application qu’elles s’engagent à respecter.
Les responsabilités respectives des Parties, les modalités de traitement des données, ainsi que les principes encadrant
la protection des données personnelles dans le cadre du dispositif, sont définies dans l’annexe 3 intitulée « Annexe
relative à la Protection des données personnelles ».
Outre la formalisation de leurs obligations respectives, cette Annexe doit permettre à l’ensemble des Parties prenantes
– Association – Partenaire – Familles – Enfants et Autorités Compétentes – d’avoir la confiance nécessaire dans la
manière dont les informations des enfants sont recueillies, traitées et sécurisées tout au long du processus de gestion. LB
ARTICLE 6 : DURÉE DE LA CONVENTION, RÉVISION ET ÉVALUATION DU DISPOSITIF
6.1 : La présente convention est conclue pour la période allant du 01/09/2026 - 31/08/2027. Toutefois, si le Partenaire
intègre le dispositif en cours d’année, le prix appliqué fait l’objet d’une tarification trimestrielle et la convention
débute à réception du paiement.
6.2 : A l’issue de la période, l’Association établira un rapport national d’activité précisant les chiffres, dressera un
bilan et établira des perspectives. Il sera fourni au Partenaire sur sa demande.
6.3 : Avant la fin de l’année scolaire, le Partenaire validera, le cas échéant, la poursuite du déploiement et le montant
du pack de renouvellement choisi. La poursuite du dispositif prend effet après signature d’une nouvelle convention et
dès réception du paiement du Pack de Renouvellement correspondant au nouvel objectif du Partenaire.
6.4 : Dans l’attente de cette validation, ou en cas de renouvellement tardif (après expiration de la date de fin de
convention) les Agents désignés du dispositif restent tenus à l’ensemble de leurs obligations de confidentialité, de
non-divulgation et de protection des Courriers Papillons et des données personnelles associées à leur traitement,
auxquelles ils sont soumis en vertu de la présente convention et de ses Annexes, afin d’assurer la protection continue
des données traitées.
6.5 : Dans l’attente de la réactivation du dispositif par la signature d’une nouvelle Convention, le Partenaire suspend
temporairement le dispositif en empêchant tout dépôt dans les Boîtes aux lettres Papillons® installées. Le message
« La boîte est fermée pour l’instant, elle ré-ouvrira bientôt » est affiché sans délai sur les boîtes afin d’en informer les
enfants.
6.6 : En cas d’objectif inférieur au pack initial, le Partenaire s’engage à restituer à ses frais les Boîtes aux lettres
Papillons® ne rentrant plus dans le cadre du nouveau pack retenu.
6.7 : En cas d’objectif supérieur au pack initial commandé, le Partenaire s’acquitte du prix du Pack de
Renouvellement du dispositif en place et du Pack d’Installation correspondant au nombre de Boîtes aux lettres
Papillons® supplémentaires désirées.
6.8 : Le montant des Packs Papillons n’est pas fixe. Il peut être modifié à chaque renouvellement, notamment en
raison de la variation des coûts inhérents à la Boîte aux lettres Papillons® ou des charges salariales entourant le
déploiement du dispositif.
6.9 : En tout état de cause, les Boîtes aux lettres Papillons® sont la propriété de l’Association. Elles doivent être
restituées en bon état de fonctionnement, sans dégradation, avec les deux clés ainsi que le reste des composants et
ressources du dispositif, dans les 15 jours suivant la date d’expiration ou de résiliation de la convention, si un
renouvellement n’est pas envisagé, au siège de l’Association sis 33 Boulevard de l’Atelier, 66240 Saint-Estève. Les
frais de restitution du dispositif sont à la charge du Partenaire. Tout dispositif retourné dégradé ou incomplet sera
facturé d’un montant de vingt cinq euros (25€).
ARTICLE 7 : RÉSILIATION
7.1 : La présente convention peut être résiliée trente jours (30) après l’envoi d’une mise en demeure adressée par lettre
recommandée avec accusé de réception. LB
7.2 : L’Association pourra procéder à la résiliation en cas de manquement par le Partenaire à ses obligations
contractuelles.
7.3 : Aucune somme versée ne pourra faire l’objet d’un remboursement, sauf en cas de défaillance de l’Association
dans l’exécution de la présente.
ARTICLE 8 : LITIGES, DROIT APPLICABLE ET ATTRIBUTION DE COMPÉTENCE
8.1 : Les Parties s'engagent à rechercher une solution amiable à tout différend relatif à la validité, à l’interprétation, à
l'exécution ou à la résiliation de la présente convention. À cette fin, toute Partie estimant qu’un litige est susceptible
de survenir s’engage à notifier ses griefs par écrit à l’autre partie. À compter de cette notification, les Parties disposent
d’un délai de trente jours (30) calendaires pour tenter de parvenir à un accord amiable, sauf prolongation convenue
d’un commun accord. En cas d’échec, la procédure de conciliation pourra être formalisée par voie de médiation ou de
saisine conjointe d’une autorité administrative compétente.
8.2 : À défaut de résolution amiable, tout litige relatif à l’interprétation, l’exécution ou la résiliation de la présente
convention sera porté devant la juridiction administrative compétente territorialement.
ARTICLE 9 : GRATUITÉ DU DISPOSITIF PAPILLONS
Le Ministère des Sports, de la Jeunesse et de la Vie associative apporte un soutien financier à l’association. À ce titre,
le Dispositif Papillons est mis gratuitement à disposition de l’ensemble des clubs sportifs souhaitant conventionner
avec l’association, dans la limite de l’enveloppe attribuée. Une fois ce montant atteint, la tarification habituelle
s’applique.
ANNEXES
Les Annexes suivantes font partie intégrante de la présente convention et ont la même portée juridique que les
dispositions du corps de la convention :
• Annexe 1 : Liste des Structures concernées
• Annexe 2 : Liste des Agents du dispositif désignés par le Partenaire
• Annexe 3 : Annexe relative à la Protection des données personnelles
• Annexe 4 : Modèle de Fiche Administrative dématérialisée
Fait en deux exemplaires originaux.
À Saint-Estève, le 01/06/2026
Laurent BOYET M. COULOMB Jean-Jacques
Président Fondateur Maire de la commune LB
ANNEXE 3 : ANNEXE RELATIVE À LA PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES
ARTICLE 1- Qualification des Parties et Régimes juridiques applicables
Dans le cadre des traitements de données personnelles mis en œuvre via le dispositif Conventionné des Boîtes aux
lettres Papillons®, l’Association Les Papillons agit en qualité de Responsable de traitement, tandis que le
Partenaire agit en qualité de Sous-traitant, au sens de la réglementation applicable en matière de protection des
données personnelles, notamment le Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), la loi n°78-17 dite « Informatique et Libertés
» du 6 janvier 1978 modifiée et son décret d’application dans le cadre de la mise en place, du suivi et de la gestion du
dispositif des Boîtes aux lettres Papillons®.
Le Partenaire participe à la mise en œuvre du dispositif dans les Structures concernées sur son territoire en tant que
partenaire institutionnel, notamment par la mise à disposition de sites d’installation, par l’acquisition des boîtes aux
lettres physiques, et par l’action de ses Agents locaux formés par l’Association.
Le Partenaire intervient dans la réalisation des opérations techniques relatives au traitement des données (collecte,
transmission, etc.) et agit à ce titre pour le compte et selon les instructions de l’Association Les Papillons.
L’Association est quant à elle à l’origine de la conception du dispositif des Boîtes aux lettres Papillons® dont elle
encadre le déploiement. Les finalités qu’il poursuit – le recueil de la parole des enfants à des fins de prévention et de
détection des situations de maltraitance et de violence à l’encontre des mineurs ainsi que la mise en place d’actions de
protection et d’accompagnement adaptées – sont déterminées par l’Association, et pleinement alignées avec ses
missions statutaires et son objet social.
Elle définit également les moyens essentiels du traitement des données, incluant la livraison des boîtes aux lettres
physiques pour le dépôt des Courriers d’enfants, et la plateforme sécurisée d’échanges de données avec le Partenaire
pour la transmission des Courriers et le recueil des informations complémentaires.
Le cœur du dispositif, à savoir l’analyse des Courriers des enfants est mis en œuvre par l’Association via son Pôle
Analyse des Courriers Papillons (PACP) qui décide des suites à donner.
Par la suite, l’Association adresse les signalements aux Cellules de Recueil des Informations Préoccupantes (CRIP)
des départements concernés ou aux Procureurs de la République des Tribunaux Judiciaires compétents.
Le Partenaire assure, en lien avec le Chef d’établissement des structures d’accueil, le suivi local des situations
identifiées à la suite de l’analyse et du retour de l’Association, dès lors qu’elles ne nécessitent pas de signalement à la
CRIP ou au Procureur. Ce suivi intervient après réception des recommandations émises par l’Association quant à leur
traitement. Le Partenaire informe via son Référent Structure l’Association, par un retour écrit, de la mise en œuvre des
recommandations formulées.
Pendant et après le traitement, l’Association conserve les Courriers et les informations associées dans son propre
environnement sécurisé, en utilisant ses outils internes, sous sa responsabilité exclusive.
Dans le cadre de la Convention principale liant les Parties, la présente annexe a pour objet, conformément à l’article
28 du RGPD, de :
• décrire les caractéristiques essentielles des traitements de données personnelles mis en œuvre ;
• définir les responsabilités respectives du Partenaire et de l’Association ;
• encadrer leurs obligations afin d’assurer la conformité du dispositif à la législation applicable en matière de
protection des données. LB
Les Parties conviennent que la présente annexe constitue un engagement contractuel à part entière, indissociable de la
Convention principale.
ARTICLE 2 - Définitions
Les Parties : désigne collectivement le Partenaire et l’Association Les Papillons.
Donnée personnelle : désigne toute information permettant d’identifier directement ou indirectement une
personne physique, comme son nom, son prénom, son adresse, son numéro de téléphone, son adresse e-mail
ou encore son numéro de sécurité sociale (Article 4-1 du RGPD).
Traitement de données personnelles : désigne toute opération effectuée sur des données concernant une
personne physique identifiée ou identifiable, que ce soit par collecte, enregistrement, utilisation,
transmission, conservation ou suppression, quel que soit le moyen utilisé (Article 4-2 du RGPD)
Finalité du traitement : désigne l’objectif pour lequel les données personnelles sont collectées et utilisées.
Responsable de traitement : désigne la personne physique ou morale qui détermine à la fois les objectifs et
les moyens essentiels du traitement.
Sous-Traitant : désigne la personne physique ou morale (entreprise ou organisme public) qui traite des
données pour le compte d’un autre organisme, le responsable de traitement, dans le cadre d’un service ou
d’une prestation.
Personne concernée : désigne la personne à laquelle se rapportent les données qui font l'objet du traitement.
Destinataire des données : désigne la personne physique ou morale, autorité publique, service ou tout autre
organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel, qu'il s'agisse ou non d'un tiers
ARTICLE 3 – Objet des traitements de données à caractère personnel
Finalité principale des traitements
Pour la mise en œuvre du dispositif Conventionné des Boîtes aux lettres Papillons®, des traitements de données à
caractère personnel sont mis en œuvre ayant pour objet la prévention et la détection des situations de violences,
de maltraitances ou de harcèlement impliquant des mineurs, et la réalisation, le cas échéant, de signalement
aux autorités compétentes, en vue de permettre la mise en place de mesures visant à leur apporter protection et
assistance. Ils sont recensés dans le tableau figurant à l’Article 6.
Les traitements mis en œuvre incluent la collecte ou production de données personnelles par le Partenaire et/ou ses
Structures d’Accueil rendus nécessaires après réception des conclusions et recommandations du PACP de
l’Association, pour la gestion locale interne des situations dénoncées dans les Courriers Papillons — généralement en
collaboration avec le chef de la Structure concernée.
Finalités secondaires
À titre accessoire, le dispositif inclut également des traitements de données personnelles constituant des prérequis
nécessaires à la mise en œuvre du dispositif, notamment pour :
L'organisation des inscriptions des agents sélectionnés par le Partenaire pour la formation,
La gestion technique et logistique des boîtes aux lettres dans les Structures, LB
La sensibilisation des enfants et du personnel des Structures concernées au fonctionnement et aux objectifs
du dispositif,
L’enregistrement et la mise à jour des données d’identification et de contact professionnel des Agents
désignés au dispositif lors de la mise en place puis au cours de l’exécution de la Convention.
L’Association réalise en fin d’année scolaire un bilan statistiques de l’activité du dispositif. Ces statistiques ne
comportent aucune donnée identifiante.
ARTICLE 4 – Personnes concernées
Les personnes concernées par ces traitements sont principalement les enfants des Structures accueillantes,
considérés comme des « personnes vulnérables » au sens du RGPD, qu’ils soient victimes, témoins ou auteurs des
faits évoqués. Peuvent également être concernées les personnes mentionnées dans les Courriers, notamment les
titulaires de l’autorité parentale sur le mineur, son entourage familial, les enseignants, et professionnels
intervenant auprès d’eux ou tout autre tiers identifié.
Enfin, les agents désignés au dispositif ainsi que les professionnels de l’Association et/ou des institutions et
autorités impliqués dans la prise en charge sont également concernés en tant que personnels individuellement
habilités pour la réalisation de certaines opérations de traitement de données.
ARTICLE 5 – Catégories de données traitées
Les données traitées comprennent :
Données contenues dans les Courriers Papillons :
o Données d’identification du mineur (nom, prénom, âge, structure de provenance, etc.) et des personnes
mentionnées ;
o Données sensibles au sens des Art. 9 et 10 du RGPD : faits de violence ou de maltraitance subis, état de
santé, données relatives à la situation psychologique ou familiale, vie sexuelle, situation de vulnérabilité,
état physique et psychologique, environnement familial, scolaire, éducatif, social, infractions ;
Données relatives au traitement et au suivi du Courrier :
o Données complémentaires transmises pour l’analyse du courrier, de la situation du mineur et/ou lors
d’un signalement officiel : Comptes-rendus des échanges avec le mineur, Fiche Administrative
dématérialisée (Données d’identification et adresse postale des titulaires de l’autorité parentale et de la
Fratrie éventuelle, Antécédents familiaux), Autres Données relatives à l’environnement et à la situation
personnelle, sociale, familiale, scolaire ou éducative du mineur, informations médicales ;
o Suites données, Signalements effectués
o Retours des Structures accueillantes et/ou autorités sollicitées dans le cadre du suivi donné aux Courriers
Papillons.
Données des Agents désignés et autres personnels des Structures participant au dispositif : nom,
prénom, fonction, coordonnées professionnelles.
Le traitement des données susceptibles de révéler des informations relatives à la santé des mineurs repose sur
l’article 9, paragraphe 2, point g) du RGPD, en ce qu’il est nécessaire pour des motifs d’intérêt public
important, à savoir la protection de l’enfance, dont l’intérêt supérieur est reconnu par la Convention
internationale des droits de l’enfant, ratifiée par la France. LB
Le traitement de données susceptibles de révéler la commission d’infractions repose sur l’article 10 du RGPD. Ce
traitement est autorisé par le droit français, notamment en vertu de :
l’article 434-3 du Code pénal, qui impose à toute personne ayant connaissance de privations, mauvais
traitements ou agressions sexuelles infligés à un mineur d’en informer sans délai les autorités
judiciaires ou administratives compétentes, tant que ces faits persistent ; et
l’article L226-2-1 du Code de l’action sociale et des familles (CASF) qui oblige toute personne participant
à la mise en œuvre de la politique de protection de l’enfance — notamment l’Association Les Papillons — à
transmettre sans délai au président du conseil départemental (CRIP) toute information préoccupante relative
à un mineur en danger ou susceptible de l’être.
Conformément au principe de minimisation de données, les renseignements complémentaires éventuellement
demandés sur les mineurs, sur leur contexte et leur entourage sont limités aux Courriers les plus préoccupants (cas
graves ou urgents), lorsque ces compléments sont indispensables pour analyser et évaluer la situation du mineur, ou
par la suite pour la réaliser une Information préoccupante et/ou un signalement au Procureur. Ils sont ensuite
conservés par l'Association le temps d’une éventuelle instruction, selon sa politique de conservation interne.
Les informations recueillies dans la Fiche Administrative dématérialisée sont basées sur les modèles d’imprimés de
transmission d’information(s) préoccupante(s) ou de signalement mis à disposition par l’Inspection académique ou les
Départements.
ARTICLE 6 – Tableau récapitulatif des traitements de données mis en œuvre
Le tableau ci-dessous recense les différents traitements de données personnelles et leurs conditions de mise en œuvre
dans le cadre du Dispositif Conventionné.
Opérations réalisées sur les données Objectif poursuivi Base légale Mise en œuvre Conditions de réalisation
▪ Collecte des Courriers Papillons
▪ Numérisation des Courriers collectés
Systématique, deux fois par
semaine
▪ Envoi des Courriers scannés par l’Espace
Partenaire sécurisé
Intérêts légitimes de
l'Association Protection de
l'enfance (intérêt
fondamental supérieur)
Partenaire - via structure(s)
d’accueil Agent(s) de
relève
Deux fois par semaine si
présence de Courriers
relevés
▪ Effacement des copies temporaires des
Courriers scannés une fois l’envoi effectué
à l’Association
Intérêts légitimes de
l'Association - Limiter les
risques d'accès /diffusion /
réutilisation illégitime,
abusive, frauduleuse,
malveillante
▪ Transmission des originaux papier des
Courriers au Référent Structure
Partenaire - Agent(s) de
relève
▪ Conservation sécurisée des Courriers
papier le temps strictement nécessaire à
leur analyse par le Pôle Analyse des
Courriers Papillons de l’Association
(PACP)
Intérêts légitimes de
l'Association -
Conservation à des fins de
preuve en cas de demande
des autorités Partenaire – Référent
Structure
Systématique, après chaque
envoi
▪ Enregistrement pour traitement des
Courriers scannés reçus
▪ Analyse des Courriers et évaluation de la
nature et de la gravité des faits dénoncés
▪ Consignation des recommandations sur le
traitement de la situation
Systématique, dès réception
▪ Transmission des recommandations et
Prévention et Détection des
situations de maltraitances
et/ou de violences subies par
le mineur
Intérêts légitimes de
l'Association - Protection
de l'enfance (intérêt
fondamental supérieur)
PACP de l’Association
Systématique, après analyse LB
Opérations réalisées sur les données Objectif poursuivi Base légale Mise en œuvre Conditions de réalisation
consignes au Référent Structure sur les
suites à donner
des Courriers
▪ Identification du mineur à la suite de son
Courrier Papillon
▪ Organisation de l'entretien avec le mineur :
recueil de ses propos, éclaircissement de
situation et retour personnalisé sur la suite
donnée à son Courrier
Partenaire – Référent
Structure en lien avec le
Chef d’établissement
Systématique, après retour et
à la demande de
l'Association
▪ Transmission à l'Association d’un compte-
rendu de l'échange avec le mineur
Partenaire – Référent
Structure
Systématique après entretien
avec le mineur
▪ Analyse du retour fait par la Structure à la
suite de la rencontre avec l’enfant
▪ Envoi de consignes au Référent Structure
et décision quant aux suites à donner
PACP de l’Association
Systématique, à l’issue de
l’analyse menée
▪ Le cas échéant, Saisie en ligne du
formulaire dématérialisé de « Fiche
Administrative » relative au mineur et son
contexte
Uniquement si demandé par
l’Association (cas
graves/urgents)
▪ Envoi postal des Courriers (originaux
papiers) à l'Association
Systématique pour tous les
Courriers non envoyés par
voie postale
▪ Traitement local de la situation (collecte
ou production de données)
▪ Destruction sécurisée des Courriers
Papillons (pour ceux non envoyés à
l'Association) et des données collectées
et/ou produites pour leur traitement, à
l’issue des actions menées
Intérêts légitimes de
l'Association - Limiter les
risques d'un accès
/diffusion / réutilisation
illégitime, abusive,
frauduleuse, malveillante
Partenaire – Référent
Structure
Systématique pour tous les
Courriers non envoyés par
voie postale
▪ Réalisation du signalement aux autorités
compétentes
Dénonciation des faits,
Réalisation des signalements
auprès des autorités
compétentes pour la mise en
place de mesures de
protection et
d'accompagnement des
enfants
Obligation légale de
l'Association -
(conformément aux Art.
434-3 du Code pénal et
L226-2-1 du CASF)
Uniquement pour les cas
graves/urgents
▪ Conservation des Courriers et des suites
données le temps de leur traitement
▪ Archivage intermédiaire
Conservation à des fins de
preuve et de traçabilité
Intérêts légitimes - Suivi
dans le temps des situations
signalées, Défense ou
exercice de droits en
justice, Coopération avec
les autorités à leur
demande
(enquête/instruction/procéd
ure)
Association Les Papillons
Selon politique de
conservation interne définie
par l'Association
ARTICLE 7 – Obligations et engagements de conformité
Le Partenaire déclare présenter les garanties suffisantes au niveau juridique, technique et organisationnel, pour assurer
la conformité des traitements de données à caractère personnel faisant l’objet du dispositif Conventionné et s’engage à
respecter les obligations qui lui incombent en matière de protection des données à caractère personnel, ainsi qu’à
mettre en œuvre toutes les mesures nécessaires pour assurer le respect des droits des personnes concernées et la
sécurité des traitements. LB
Pour l’application de la présente Convention et la mise en œuvre du dispositif des Boîtes aux lettres Papillons®, le
Partenaire :
Traite les données personnelles des personnes concernées uniquement sur instruction du Responsable de
traitement dans le cadre des finalités d’utilisation décrites dans la Convention et plus spécifiquement aux
articles 3 et 4 ci-avant ;
Informe sans délai l’Association en cas de doute sur la conformité d’une instruction reçue ;
Ne procède à aucun transfert de données vers un pays tiers ou vers une organisation internationale, sans
dérogation ou encadrement spécifique en application du RGPD ;
Ne met en œuvre aucun profilage ni prise de décision entièrement automatisée à l’égard des personnes ;
Respecte les principes de protection des données dès la conception et par défaut (articles 25 et 32 du
RGPD) ;
Ne communique aucune information relative au contenu des Courriers, à l’état d’avancement de leur
traitement ou aux suites qui leur sont données, en dehors des personnels habilités du Dispositif ;
Coopère activement avec l’Association en cas de contrôle ou de sollicitation de la part des autorités
administratives, judiciaires ou de contrôle (Commission Nationale Informatique et Libertés).
Certaines données concernant le mineur, son entourage ou son environnement sont susceptibles de devoir être
transmises aux personnels des établissements et Structures d’accueil, uniquement dans la mesure où cette
communication est indispensable à l’analyse et au suivi du Courrier Papillons, et afin d’obtenir le concours de ces
personnels. Dans pareil cas, le Partenaire veille, dans le cadre de tout échange ou communication d’informations avec
les Structures d’accueil, au strict respect du principe de minimisation des données.
ARTICLE 8 – Obligations de confidentialité et de sécurité
Le Partenaire respecte la plus stricte confidentialité concernant toutes les informations, de quelque nature que ce
soit, dont il aurait connaissance dans le cadre de la mise en œuvre du dispositif des « Boîtes aux Lettres Les
Papillons », et particulièrement celles relatives :
aux Courriers déposés dans les boîtes aux lettres, aux faits décrits et personnes mentionnées ;
aux situations personnelles ou familiales des mineurs concernés ou évoqués ;
aux signalements effectués ou envisagés ;
aux échanges internes entre les Parties concernant le traitement des Courriers, et informations
complémentaires obtenues, produites ou communiquées en lien avec le traitement et le suivi d’un Courrier.
Ces informations sont strictement confidentielles, à savoir qu’elles ne peuvent être accédées que par les seules
personnes qui y ont été expressément autorisées.
A ce titre, le Partenaire :
limite leur accès pendant leur transport, manipulation et stockage, aux seules personnes dûment habilitées à
en connaître dans le cadre de leurs missions dans le cadre du Dispositif ;
assure le rangement sécurisé et le contrôle strict de l’accès aux clés des Boîtes aux lettres Papillons®.
Toute reproduction, duplication ou cession des clés est strictement interdite.
veille à ce que les Agents désignés, ainsi que leurs suppléants éventuels soient soumis à une obligation de
confidentialité juridiquement contraignante, y compris par le biais d’une clause contractuelle ou d’une
obligation statutaire ; LB
s’interdit toute copie, divulgation, transmission, exploitation, et conservation de ces informations en
dehors des missions qui lui sont confiées ou à des fins autres que celles prévues par la présente Convention ;
s’engage à ce que les Agents qu’il désigne dans le Dispositif aient préalablement reçu une sensibilisation ou
une formation adaptée et suffisamment récente en matière de protection des données à caractère
personnel et de cybersécurité.
Cet engagement de confidentialité s’applique pendant toute la durée d’exécution de la Convention et demeure en
vigueur sans limitation de durée après son expiration ou sa résiliation, sauf disposition légale contraire.
Le Partenaire met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées et nécessaires pour le
traitement de données personnelles des mineurs et leur entourage, conformément à l’article 32 du RGPD, afin de
garantir un niveau de sécurité adapté aux risques.
À ce titre, le Partenaire prend les mesures nécessaires pour :
que les Courriers numérisés soient transmis à l’Association exclusivement via le canal électronique sécurisé
(chiffré) communiqué et mis à disposition par l’Association. Tout envoi « en clair » qui ne garantit pas
l’intégrité et la confidentialité des données est proscrit ;
conserver les Courriers Papillons et les données relatives à leur traitement et suivi sur ou dans des supports
protégés contre les accès non autorisés, les pertes, altérations ou destructions accidentelles ou volontaires,
particulièrement au cours de l’acheminement des Courriers papier, lors de leur numérisation, ainsi que
pendant leur conservation avant destruction ou envoi à l’Association ;
que les Courriers non renvoyés par voie postale soient détruits dans les plus brefs délais.
Le Partenaire avisera l’Association des mesures prises en cas de manquements constatés.
ARTICLE 9 – Information des personnes concernées
L’Association détermine les modalités d’information des mineurs et des titulaires de l’autorité parentale dont
elle traite les données au travers du dispositif des Boîtes aux lettres Papillons® installé dans les Structures d’accueil.
Elle élabore et met à disposition des ressources adaptées à l’âge et au niveau de compréhension des enfants,
notamment une vidéo de sensibilisation pour les enfants âgés de 6 à 11 ans complétée par une présentation orale du
dispositif délivrée par les Personnes Ressources désignées par Le Partenaire qu’elle aura formées à cet effet.
Les mineurs sont informés des suites données à leur Courrier Papillon par le Référent Structure qui les reçoit, selon
les consignes du PACP de l’Association, garantissant ainsi que l’information reste adaptée et sécurisée.
Les titulaires de l’autorité parentale des mineurs concernés ne sont pas immédiatement informées que leur enfant a
déposé un Courrier Papillon. Cette dérogation est justifiée, conformément à l’article 14, paragraphe 5, point b) du
RGPD et au référentiel de la CNIL sur la protection de l’enfance, par la nécessité de protéger l’enfant contre tout
risque de danger, notamment en cas de violences ou de négligences intrafamiliales. L’Association évalue, au cas par
cas, le moment et les modalités de l’information des titulaires de l’autorité parentale, en cohérence avec l’intérêt
supérieur de l’enfant et les obligations légales en matière de protection de l’enfance.
Dans la mesure du possible et sauf intérêt contraire de l’enfant (risque de représailles, de pression…), les titulaires de
l’autorité parentale sont informés de la transmission d’une Information Préoccupante à la CRIP. Dans les cas de
signalement direct au Procureur de la République, l’information donnée aux familles revient au Parquet pour ne pas
entraver les investigations nécessaires à une éventuelle poursuite pénale des auteurs. LB
Le Partenaire ainsi que les agents et structures sous sa responsabilité s’abstiennent de toute promotion,
communication ou publicité qui compromettrait les objectifs du dispositif. Dans ce contexte, ils ne communiquent
pas directement avec les familles que ce soit concernant l’existence d’un dépôt d’un Courrier Papillons par leur(s)
enfant(s), ou concernant le suivi qui lui est donné, sans consigne de l’Association donnée en ce sens.
ARTICLE 10 – Gestion des droits des personnes sur leurs données
Conformément aux articles 15 à 21 du RGPD, les personnes concernées disposent de droits sur les données à
caractère personnel les concernant tels que le droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement,
d’opposition et de portabilité.
L’Association et le Partenaire sont tous deux susceptibles de recevoir des demandes d’exercice de droits dans le cadre
du dispositif Conventionné.
L’Association est seule responsable de l’analyse de la recevabilité de la demande et de la réponse à apporter au
Demandeur. Elle peut, pour ce faire, s’appuyer sur la coopération du Partenaire afin de réunir les informations
nécessaires.
Ainsi, toute demande reçue par le Partenaire doit être transmise par voie électronique sécurisée à l’Association dans
un délai maximal de 72 heures après sa réception, accompagnée de l’ensemble des informations contextuelles utiles.
Le Partenaire fournit dans un délai de 10 jours maximum les éléments et précisions complémentaires demandés par
l’Association, y compris la liste et/ou la copie de l’intégralité des données et documents détenues par ses soins ou par
la structure d’accueil au titre du dispositif, concernant la personne concernée et/ ou le demandeur à l’origine de la
demande d’exercice de droit.
Il transmet ces éléments par voie électronique sécurisée afin de garantir l’intégrité, la confidentialité et la protection
des informations envoyées à l’Association lors de leur transit sur Internet.
Lorsque l’Association estime qu’une demande d’exercice du droit à l’effacement est recevable, et sur instruction de
celle-ci, le Partenaire procède, dans un délai de quinze (15) jours, à l’effacement et/ou à la destruction des données
personnelles concernées, puis en atteste la bonne exécution auprès de l’Association.
Le Partenaire coopère activement et aide l’Association à traiter ces demandes et à y répondre dans le respect du
délai légal d’un mois prévu par le RGPD.
Pour la gestion des demandes d’exercice de droits Informatique et Libertés, les points de contacts des Parties sont
leurs délégués à la protection des données (DPO) (ou référents RGPD désignés) respectifs ainsi que :
Pour l’Association : amandine.boulay@associationlespapillons.org, coordinatrice du pôle administratif de
l’Association
Pour le Partenaire : Référent Structure désigné
ARTICLE 11 – Violation de données à caractère personnel
Conformément à l’article 33-2 du RGPD, le Partenaire notifie à l’Association toute destruction, perte,
modification, divulgation et/ou accès non autorisé à tout ou partie des données personnelles relatives aux
personnes concernées qui sont traitées par ses soins dans le cadre du dispositif Conventionné. LB
Cette notification est réalisée par voie électronique sécurisée, dans un délai maximal de 48 heures après en avoir
eu connaissance, et ce quel que soit l’origine et la cause de l’incident ayant conduit à une atteinte à la disponibilité, à
l’intégrité et/ou à la confidentialité des données, et indépendamment de l’état d’avancement de sa résolution.
Le Partenaire prend toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour faire cesser la violation au
plus vite, limiter ses effets et prévenir toute récurrence.
Le Partenaire précisera dans la notification à l’Association, dans la mesure des informations disponibles :
le type de violation survenue et son périmètre,
les catégories de données concernées et leur volumétrie,
le nombre approximatif de personnes concernées par la violation,
la date, l’heure et les circonstances de la découverte de la violation,
les conséquences probables et,
le détail des mesures organisationnelles et techniques prises ou envisagées par le Partenaire pour y remédier,
les coordonnées d’un interlocuteur auprès duquel obtenir davantage de précisions sur le contexte de
survenance de l’incident, ses causes et sa résolution (si différent du Référent Structure).
Si certaines informations ne sont pas immédiatement disponibles, le Partenaire les communiquera sans retard indu dès
qu’elles seront connues.
Le Partenaire reconnaît et accepte que toute violation de données personnelles qui surviendrait à la suite et en raison
de l’usage par ses Agents désignés au dispositif d’un canal non sécurisé et non chiffré pour l’envoi des Courriers
Papillons ou pour l’échange de toute autre information complémentaire liée au suivi et au traitement d’un Courrier
Papillon, relèverait et engagerait son entière responsabilité.
En tant que Responsable de traitement, l’Association documente la violation, et en réalise, si les circonstances
l’imposent, la notification à l’autorité de contrôle (CNIL), ainsi que la communication aux personnes
concernées, sans pour autant exonérer le Partenaire de ses obligations de coopération et d’assistance.
Le Partenaire coopère et aide activement l’Association à traiter et documenter la violation, à procéder à sa notification
à la CNIL dans le respect du délai légal de 72 heures prévu par le RGPD, et à réaliser la communication aux
personnes concernées, conformément aux articles 33 et 34 du RGPD.
A ce titre, le Partenaire accordera une vigilance particulière à la protection des opérations de collecte et de traitement
de données personnelles qui interviendraient après l’analyse des Courriers et les conclusions de l’Association sur les
suites à donner, et qui seraient réalisés dans le cadre d’un suivi local au niveau de la Structure concernée.
Les points de contact sont ceux précédemment indiqués au paragraphe relatif à l’exercice des droits.
ARTICLE 12 – Formalités préalables
Chaque Partie réalise les formalités préalables qui lui incombent en vertu de la réglementation de protection des
données personnelles.
Le Partenaire renseigne dans son Registre les catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte de
l’Association dans le cadre du dispositif Conventionné, conformément à l’article 30-2 du RGPD. Les extraits du
Registre concernés sont tenus à disposition de l’Association sur simple demande.
Si besoin, le Partenaire assiste activement l’Association concernant l’analyse d’impact relative à la protection des
données (AIPD) à hauteur et dans la limite de son rôle sur les traitements de données confiés, en lui transmettant LB
l’ensemble des informations, documents ou éléments techniques nécessaires à l’élaboration, à la mise à jour et, le cas
échéant, à la validation de cette analyse.
ARTICLE 13 – Recours à des sous-traitants ultérieurs
Compte tenu de la sensibilité particulière des données traitées dans le cadre du Dispositif des Boîtes aux lettres
Papillons®, les Parties conviennent que le recours à un ou plusieurs sous-traitants pour tout ou partie des opérations
de traitement est à limiter, sauf autorisation préalable, expresse et écrite de l’Association.
À la signature de la Convention, le Partenaire communique à l’Association la liste complète des éventuels sous-
traitants susceptibles d’intervenir dans le cadre du dispositif avec les précisions suivantes :
leurs identités et coordonnées ;
la description précise des tâches ou activités de traitement confiées ;
la durée prévue du contrat de sous-traitance.
En cours d’exécution de la Convention, le Partenaire informe l’Association s’il entend faire appel à de nouveaux sous-
traitants pour la réalisation totale ou partielle des traitements de données relevant de son périmètre. Dans pareil cas, le
Partenaire transmet par écrit les mêmes informations que celles mentionnées ci-avant sur les sous-traitants envisagés.
Toute modification ultérieure de cette liste, qu’il s’agisse d’ajout, de remplacement ou de modification substantielle,
devra être notifiée par écrit par le Partenaire à l’Association au moins un (1) mois avant la mise en œuvre. L’absence
de réponse dans ce délai vaudra refus exprès ; en conséquence, le silence ne pourra être interprété comme une
acceptation tacite, et la modification ne pourra pas être mise en œuvre.
Le Partenaire demeure pleinement responsable du respect des obligations légales et contractuelles en matière de
protection des données, ainsi que de la conformité au RGPD et à la présente Convention des traitements confiés à son
ou ses sous-traitant(s). Le Partenaire vérifiera avant toute intervention sur les données qu’il(s) présente(nt) les
garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées, formalisées
dans un contrat écrit conforme aux exigences de l’article 28 du RGPD.
ARTICLE 14 – Conservation et Restitution des données
Le Partenaire convient que les données à caractère personnel traitées dans le cadre du présent dispositif ne pourront
pas être utilisées à des fins autres que celles prévues par la présente Convention et ses Annexes. Le Partenaire
applique les règles de conservation, restitution et destruction définies par la Présente Convention complétées par
les consignes du PACP lors du traitement des Courriers.
Les originaux papiers des Courriers Papillons, lorsqu’ils ne sont pas renvoyés par voie postale à l’Association (cas des
signalements ou Informations Préoccupantes), sont détruits par le Référent Structure désigné par le Partenaire, à
l’issue du traitement de la situation dénoncée.
En conséquence, les données collectées ou produites par le Partenaire et/ou les structures d’Accueil concernant les
Courriers faisant état d’une situation ne donnant pas lieu à la réalisation d’un signalement ni d’une Information
Préoccupante par l’Association, seront conservées par le Partenaire pour une durée qui ne devra pas excéder celle
nécessaire au traitement local de la situation.
Le Partenaire met en œuvre les mesures nécessaires à la suppression complète ou à l’anonymisation des données sous
sa garde à l’issue des délais définis et des instructions données dans la présente Convention et par les professionnels
de l’Association. LB
En tout état de cause, après l’expiration de la Convention, aucun Courrier Papillons original ni copie papier ou
électronique ne pourra être conservé(e) par le Partenaire ou par les Structures concernées. Il en va de même pour
toutes les informations et les échanges de données associées au traitement des Courriers.
En cas de non-renouvellement de la Convention, le Partenaire s’engage à procéder, sous le contrôle de l’Association,
à la restitution ou à la destruction sécurisée de toutes les données personnelles, documents et supports relatifs au
dispositif, dans des conditions garantissant leur confidentialité, intégrité et traçabilité, conformément à l’article 28
du RGPD.
ARTICLE 15 – Audit et Preuve de la conformité
Les Parties conservent l’ensemble des documents, registres et pièces justificatives nécessaires à la preuve de leur
conformité au RGPD et au respect de leurs engagements au titre de la Convention signée et de ses annexes.
Dans le cadre de ses obligations au titre de l’article 28 du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD),
le Partenaire, agissant en qualité de sous-traitant de l’Association Les Papillons, s’engage à apporter à tout moment la
preuve de la conformité de ses pratiques aux exigences légales et contractuelles en matière de protection des données
à caractère personnel traitées dans le cadre du dispositif des Boîtes aux lettres Les Papillons®.
À ce titre, le Partenaire :
tient à jour la documentation relative aux mesures techniques et organisationnelles mises en œuvre pour
assurer la sécurité, la confidentialité et l’intégrité des données ;
conserve les enregistrements des activités de traitement menées pour le compte de l’Association ;
met à disposition de l’Association, sur demande, toute information nécessaire pour démontrer le respect des
obligations prévues par le RGPD et par la présente Convention ;
notifie sans délai à l’Association tout incident, dysfonctionnement ou manquement susceptible d’affecter la
mise en œuvre des principes de protection des données, leur sécurité ou leur confidentialité.
L’Association Les Papillons se réserve le droit de réaliser ou de faire réaliser des vérifications, dans des conditions
raisonnables de délai et de fréquence, et en accord avec le Partenaire afin de s’assurer de la conformité des
traitements effectués pour son compte. Ces vérifications peuvent porter entre autres sur la sensibilisation des
Agents désignés au dispositif, les mesures de sécurité physiques et logiques appliquées, les processus de gestion des
accès aux données, la traçabilité des opérations, les conditions de stockage et de destruction des données.
Le Partenaire s’engage à coopérer pleinement avec l’Association, à faciliter l’accès aux documents, registres et aux
locaux, et à mettre en œuvre sans délai toute mesure corrective demandée à la suite des constats formulés par
l’Association.
Toute vérification externe éventuelle demandée par l’Association sera menée d’un commun accord avec le Partenaire
dans le respect du principe de libre administration des collectivités territoriales, et ne pourra interférer avec le
fonctionnement normal des services municipaux.
Paraphe des représentants des deux Parties sur chaque page de l’Annexe. LB Désignation des structures accueillant le dispositif
Structures Boîtes aux lettres Structures désignées par la convention Chef d'établissement
Relève des courriers
Nbr d'enfants Il est obligatoire de désigner au moins deux personnes pour assurer la collecte des courriers deux fois par semaine. Ces personnes ne doivent pas avoir de lien direct avec les enfants.
Merci d'indiquer des mails individuels ou personnels indispensable pour l'envoi des formations E-learning.
Numéro Pack choisi Nombre par structure Type de structure Nom de la structure Adresse Code postal Commune Nom - Prénom Mail Téléphone Jour 1 Jour 2 Personne de confiance qui assure la relève Fonction Mail Téléphone bénéficiant de la Boîte aux lettres
1 Pack Matériel 1 Ecole élémentaire Paul Cezanne 10-12 BD Bernard Palissy
83640 Saint-Zacharie
Mme CONTI
Emmanuelle
ecole.
0831155E@ac-
nice.fr
04 42 32 63 22
Lundi Jeudi
M. BALESTRI
Christian
Responsable
PM
cbalestri@st-
zacharie.fr 04 42 32 63 39
346
Mme POZZI Monique Élue mpstzach@gmail. com 06 17 49 80 44
2 Pack Matériel 1 Périscolaire (cantine-garderie) Simone Veil Boulevard des
Martyres de la
Resistance
Mme Lea
JOURDAN
Lea.
jourdan@odelv
ar.com
80
3 Pack Matériel 1 Extrascolaire (centres de loisirs) ODEL VAR 1 Bd de la Révolution M. BISSUEL Luis
Luis.
Bissuel@odelv
ar.com
70
4 Pack Matériel 1 Club de Sport Tennis club Saint Zacharie Halle aux sports
Espace Antoine
Michel
M. POUJADE
Denis
denis.
poujade@wan
adoo.fr
06 42 01 49 76 Mercredi 58
ANNEXE A SIGNER Référent Structure
❗ Merci d'indiquer des mails individuels ou personnels indispensable pour l'envoi des formations E-learning. Un référent structure principal et secondaire par structure. Un même référent peut intervenir sur plusieurs structures,
En lien direct avec les psychologues de l'association, leur mission principale est de rencontrer les enfants ayant déposé un Courrier Papillons pour leur fournir un retour personnalisé, selon les recommandations détaillées des psychologues de l'association.
N° Structure Nom - Prénom Téléphone Mail Fonction
1 - 2 - 3
Mme CONTI Emmanuelle 04 42 32 63 22 emmanuelle.charonnet@gmail.com Directrice
Mme CALEY Carine 04 42 32 63 25 cantine@st-zacharie.fr Responsable
4
M. POUJADE Denis 06 42 01 49 76 denis.poujade@wanadoo.fr Président du club
Mme ALBERTINI Frédérique 06 04 51 98 48 frederiquealbertini@orange.fr Enseignante
ANNEXE A SIGNER Personne Ressource
❗ Merci d'indiquer des mails individuels ou personnels indispensable pour l'envoi des formations E-learning. Le nombre de Personne Ressource inclus dépend du Pack choisi. Vous pouvez en inscrire autant que vous voulez, si cela dépasse le nombre inclus dans votre Pack, 70€ seront facturés pour chaque formation supplémentaire
Ont pour mission de sensibiliser les jeunes au fonctionnement et aux objectifs du dispositif.
N° Structure Nom - Prénom Téléphone Mail Fonction
1 - 2 - 3 - 4 Mme SPINOSA Fabienne 06 30 74 83 39 bibliotheque@st-zacharie.fr Responsable Médiathèque
ANNEXE A SIGNER Fiche Administrative
Ce formulaire doit être complété uniquement à la demande du Pôle d’Analyse
des Courriers Papillons, dans le cadre des recommandations transmises. Nous
vous remercions de bien vouloir y renseigner l’ensemble des éléments utiles à
la rédaction d’une Information Préoccupante ou d’un signalement au Procureur
de la République.
Tous les champs marqués d'un * sont obligatoires et doivent être remplis.
Renseignements relatifs à la structure conventionnée
Renseignements relatifs à l'enfant concerné
Nom de la Structure *
Référent Structure *
Prénom Nom de famille
Identité *
Prénom Nom de famille
ANNEXE 4 : MODÈLE FICHE ADMINISTRATIVE DÉMATÉRIALISÉE Date de naissance *
Mois Jour Année
Adresse *
Numéro et rue
Complément d'adresse
Ville
Code Postal
Composition de la famille
Nom et
prénom
Adresse (si
différente de
celle de l'enfant)
Code
Postal Commune
Date de
naissance ou
âge
Genre
Parent
1
Parent
2
Fratrie
1
Fratrie
2
Fratrie
3
Fratrie
4 Fratrie
5
Antécédents familiaux :
Veuillez adopter un ton professionnel, rester neutre dans vos propos et vous en tenir à des éléments factuels. Cette zone est destinée à recueillir des observations objectives, sans jugement ni émotion.
Informations complémentaires :
Veuillez adopter un ton professionnel, rester neutre dans vos propos et vous en tenir à des éléments factuels. Cette zone est destinée à recueillir des observations objectives, sans jugement ni émotion
Les données personnelles collectées dans ce formulaire sont destinées aux
personnels habilités de l'Association les Papillons en qualité de Responsable de
traitement. Elles seront utilisées pour rédiger et transmettre une Information
Préoccupante au Centre de recueil des informations préoccupantes (CRIP) du
Département et/ou pour réaliser un signalement au Procureur de la République
concerné.
Soumettre ACCESSIBILITY
ENABLED FORM