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Déliberation - ANNEXE 1 DELIB2025 0617 Convention Association LES Papillons
Document publié le undefined NaN undefined NaN à NaNhNaN par la commune de Saint-Zacharie.
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Thèmes du document : Données personnelles, Télécommunications et internet, Justice et droit,
1/7
CONVENTION DE PARTENARIAT
Entre les soussignés
L'association Les Papillons, association loi 1901, sise 33 Boulevard de l'atelier 66240 Saint-Estève,
représentée par M. Laurent BOYET, Président de l'association, dûment habilité à l'effet des présentes,
Ci-après désignée "l'association",
Et
La Commune de Saint Zacharie, représentée par Monsieur le Maire Jean-Jacques COULOMB, dûment
habilité.e à l'effet des présentes,
Ci-après désignée "la ville", 2/7
PRÉAMBULE
La ville et l’association souhaitent conventionner pour l’installation de boîtes aux lettres destinées à
recueillir la parole des enfants victimes de violences, dans les équipements publics de la ville accueillant
des enfants.
ARTICLE 1 : OBJET DE LA CONVENTION
La présente convention a pour objet de décrire les conditions et modalités de la collaboration entre les
parties, dans le cadre de la mise en place, pour l'association de Boîtes aux lettres Papillons®, pour aider
les enfants à signaler toutes formes de maltraitances dont ils pourraient être victimes, conformément
au Dispositif Papillons choisi par la ville.
Ainsi, les Boîtes aux lettres Papillons® seront déployées dans les structures municipales désignées par la
ville. La liste nominative est annexée à la présente, ainsi que l’ensemble des clubs sportifs rattachés à ces
structures.
ARTICLE 2 : ENGAGEMENTS DE L'ASSOCIATION
2.1 : L'association s'engage à initier le dispositif dès réception du paiement du Pack Papillons choisi. Elle
s’engage notamment à fournir le nombre de Boîtes aux lettres Papillons® correspondant ainsi que le Kit
de sensibilisation, à l’issue de la formation de toutes les personnes désignées par convention (Personne
Ressource, Référent Structure et Agent de relève).
Par le biais de ses bénévoles, notamment dans le choix de l’emplacement de la Boîte aux lettres
Papillons®, ou au moment des sensibilisations ; l’association peut conseiller ou contrôler la ville afin que le
dispositif soit le plus efficient possible.
2.2 : Dans le cadre d’un Pack Papillons Matériel, l’association s’engage à former le nombre de Personnes
Ressource correspondant au Pack Papillons choisi, préalablement identifiées et désignées par la ville,
avec leur accord.
La Personne Ressource est la personne qui sera chargée de sensibiliser les enfants au Dispositif
Papillons dans les structures accueillantes. Elle vise à la fois à former la Personne Ressource à la
sensibilisation de notre dispositif pour les enfants mais aussi à la détection des signaux de maltraitance et
au recueil de la parole des enfants. Cette formation sera automatiquement renouvelée à chaque
reconduction du dispositif, soit pour actualiser les connaissances, soit pour former une nouvelle Personne
Ressource.
Dans le cas du choix d’un Pack Papillons Mixte et Virtuel, la sensibilisation des enfants est faite par
l'intermédiaire d’une vidéo disponible dans l’Espace dédié du site internet de l’association. Cet espace est
protégé par mot de passe et changé au 1er septembre de chaque année. Il est communiqué aux enfants
par distribution d’un flyer ou mis à disposition à proximité du dispositif.
Toutes les formations sont dispensées en E-learning, par l’association. Une adresse mail personnelle est
nécessaire pour suivre ces formations. Les adresses génériques ne sont pas acceptées.
2.3 : L’association s’engage à assurer dans les meilleurs délais le traitement et l’analyse des courriers qui
lui seront adressés via le Pôle d’Analyse des Courriers Papillons (PACP). Selon la gravité des faits 3/7
dénoncés, elle s’engage à transmettre à la CRIP les informations préoccupantes des situations identifiées,
ou à saisir le Procureur de la République du Tribunal Judiciaire compétent des signalements les plus
graves. L’ensemble des mots ne revêtant pas un caractère de gravité sera renvoyé à la personne
référente préalablement désignée par la ville, notamment concernant les cas de harcèlement scolaire
(lorsqu'ils ne font pas l'objet d'un signalement auprès de l'Inspection Académique et/ou du Procureur de
la République), à charge pour elle d’en assurer le suivi auprès des structures concernées. La Personne
Référente est la personne qui recueille les consignes des traitements des courriers transmis par le Pôle
d’Analyse des Courriers Papillons et qui en assure le suivi localement.
Conformément à la loi informatique et libertés et au RGPD, les renseignements nécessaires aux
informations préoccupantes ou aux signalements ne sont conservés par l'association que le temps d’une
éventuelle instruction. Ils ne seront ensuite constitutifs d'aucun fichier. Ils ne seront demandés si besoin
que pour les courriers les plus préoccupants.
Il est rappelé que seule l'association est responsable du traitement des données. Elle s'engage à respecter
la protection des données des enfants et des partenaires.
2.4 : Dans le cadre d’un Pack Papillons Matériel ou Mixte, l’association s’engage à fournir dès que
nécessaire des Courriers Papillons (mots préremplis à disposition des enfants) posés dans les
distributeurs (support mural). Elle s’engage si besoin, à fournir tous les éléments nécessaires à l’entretien
des Boîtes aux lettres Papillons® déployées, notamment à chaque reconduction du dispositif. Elle fournira
le nombre de flyers nécessaire à chaque reconduction du dispositif.
Dans le cadre d’un Pack Virtuel, les flyers sont fournis une fois par an, au moment de la signature de la
convention ou de son renouvellement.
2.5 : L’association accepte la ville comme un partenaire dans le cadre de la protection de l’enfance et plus
particulièrement dans la lutte contre les maltraitances faites aux enfants. Elle acceptera que son nom soit
cité sur le site internet de la ville et/ou dans tout autre support, par toute autre voie, utiles à la réalisation
et à la promotion de l'objet de la présente.
2.6 : L’association désigne la ville comme membre de droit de l’association en qualité de personne morale.
L'adhésion est automatique, sans cotisation annuelle, dès lors que les deux conditions suivantes sont
réunies :
• Signature de la présente convention de partenariat pour la mise en place du Dispositif Papillons.
• Réception du paiement du dispositif.
Cette adhésion ouvre les droits suivants :
1. Mise en place du Dispositif Papillons, dans le cadre de la signature d’une convention de
partenariat entre l’association et la personne morale.
2. Participation aux Assemblées Générales, sans droit de vote. Le signataire de la convention est le
seul représentant de la personne morale pour assister à l'Assemblée Générale. À défaut, son
remplaçant.
3. Sans accès à l'espace adhérent du site. Un espace partenaire leur est réservé sur le site internet
de l’association.
4. Sans accès aux Organes de Gouvernance : Ils ne peuvent être éligibles pour faire partie des
organes de gouvernance de l'association (conseil d'administration, bureau, etc).
La personne morale désigne plusieurs représentants qui interagissent avec l’association : 4/7
• Signataire de la convention,
• Personne désignée comme “Référent Structure”,
• Personne Ressource,
• Personne de Confiance qui assure la relève des courriers.
ARTICLE 3 : ENGAGEMENTS DE LA VILLE
3.1 : La ville choisit librement le Pack Papillons qu’elle souhaite mettre en place. Elle assure l’installation
des Boîtes aux lettres Papillons® correspondant, toujours à l’intérieur des structures choisies, afin de
permettre aux enfants de déposer leurs courriers sereinement. Ce lieu sera choisi en lien avec
l’association. La ville désigne en son sein une Personne Référente principale et une secondaire pour la
suppléer en cas d’absence, qui fera le lien entre elle et l’association, à qui elle fournit les coordonnées. Ces
personnes doivent être disponibles et facilement joignables pour permettre un traitement aisé des
situations les plus graves et/ou urgentes.
3.2 : La ville désignera en son sein une ou plusieurs Personnes Ressource dans le cadre d’un Pack
Papillons Matériel et elle leur permettra de suivre la formation conformément au Pack Papillons choisi. Elle
fournit leurs coordonnées à l’association pour la mise en place de la formation. Ces personnes pourront
être les Personnes Référentes. Elle les autorise à aller présenter le dispositif aux enfants dans les
structures préalablement identifiées, durant le temps péri ou extra scolaire, ou dans les structures
sportives municipales selon un calendrier qu’elle fournira à l’association. Ces présentations auront
toujours lieu en présence d’au moins un membre de l’équipe encadrante de la structure.
3.3 : La ville permettra à ses agents municipaux assermentés (ASVP, Policiers Municipaux) ou à défaut à
un adjoint d’aller récupérer les courriers au moins deux fois par semaine, aux jours définis et identifiés sur
les Boîtes aux lettres Papillons®. La ville avisera l’association des jours de relève choisis, au préalable de
l’envoi des Boîtes aux lettres Papillons® qui seront personnalisées en fonction. Elle mettra à la disposition
des personnels relevant le courrier, les moyens techniques afin de leur permettre d’envoyer les mots
scannés au Pôle d’Analyse des Courriers Papillons correspondant via l’Espace Partenaire du site internet
de l’association.
En cas de besoin, et dans les délais les plus brefs, la ville, en lien avec la structure accueillante, fournira
au Pôle d’Analyse des Courriers Papillons les renseignements utiles à la rédaction soit d’une Information
Préoccupante soit d’un signalement par le biais de la Fiche Administrative dont le modèle est annexé à la
présente. Selon les modalités de l'article 2.3 alinéa 2 et 3, aucun fichier de quelque nature ne sera constitué
sur la base de ces renseignements.
La ville s’engage à informer l’association, à sa demande, des suites qui auront été données aux courriers
qui lui auront été renvoyés par le Pôle d’Analyse des Courriers Papillons, notamment pour des situations
internes à ses structures.
3.4 : La ville et les structures identifiées accepteront l’association comme un partenaire dans le cadre de la
protection de l’enfance et plus particulièrement dans la lutte contre les maltraitances faites aux enfants. Ils
accepteront que leur nom soit cité sur le site internet de l'association et/ou dans tout autre support, par
toute autre voie, utiles à la réalisation et à la promotion de l'objet de l'association.
3.5 : La ville s’engage à informer l’association de tout changement concernant la désignation des
personnes agissant dans le cadre du dispositif Papillons entraînant une modification du tableau annexé à 5/7
la convention en cours. Elle fournit, à cet effet, tous les renseignements nécessaires à la mise à jour des
données.
3.6 : En sa qualité de membre de droit, la ville s’engage à respecter les statuts, le règlement intérieur et les
décisions des organes de l'association.
ARTICLE 4 : PARTAGE DES RESPONSABILITÉS
4.1 : La ville est responsable des Courriers Papillons jusqu’à ce qu’ils aient fait l’objet d’un traitement par
le Pôle d’Analyse des Courriers Papillons. En cas d’Information Préoccupante ou de signalement, elle les
envoie par voie postale aux bureaux de l’association, sis 33 Boulevard de l'atelier 66240 Saint-Estève. Le
cas échéant, elle les remet aux responsables des structures. Elle s’assure de la destruction des mots après
qu’ils aient été traités localement.
Elle est responsable de l’usure exceptionnelle des Boîtes aux lettres Papillons®, notamment en cas
d’installation non conforme. Dans le cas d’un Pack Papillons Matériel ou Mixte, le prix d’une Boîte aux
lettres Papillons® de remplacement, frais de port compris, est fixé à trente (30) euros. Ce prix comprend la
boîte aux lettres physique et ses visuels.
Dans le cas d’un Pack Papillons Virtuel, le prix d’une Boîte aux lettres Papillons® virtuelle de remplacement,
frais de port compris, est fixé à quinze (15) euros. Ce prix comprend le panneau en PVC Forex.
4.2 : L’association est seule responsable des suites données aux courriers transmis. Elle est responsable de
l’usure normale des Boîtes aux lettres Papillons® physiques ou virtuelles.
ARTICLE 5 : DURÉE DE LA CONVENTION, RÉVISION ET ÉVALUATION DU DISPOSITIF
5.1 : La présente convention est conclue pour la période allant du 01/09/2025 au 31/08/2026. Toutefois, si
la ville intègre le dispositif en cours d’année, le prix appliqué fait l’objet d’une tarification trimestrielle et la
convention débute à réception du paiement.
A l’issue de la période, l’association établira un rapport national d’activité. Il précisera les chiffres, dressera
un bilan et établira des perspectives. Il sera fourni à la ville sur sa demande.
5.2 : Avant la fin de l’année scolaire, le cas échéant avant le 15 août, le Conseil Municipal validera la
poursuite du déploiement et le montant du pack de renouvellement choisi. Cette poursuite se fait dès
réception du paiement du Pack de Renouvellement correspondant au nouvel objectif de la ville.
En cas d’objectif inférieur au pack initial, la ville s’engage à restituer à ses frais les Boîtes aux lettres
Papillons® ne rentrant plus dans le cadre du nouveau pack choisi.
En cas d’objectif supérieur au pack initial, la ville s’engage à s’acquitter du Pack de Renouvellement du
dispositif en place et du Pack d’Installation correspondant au nombre de Boîtes aux lettres
Papillons® supplémentaires désirées.
Le montant des Packs Papillons n’est pas fixe. Il peut être modifié à chaque renouvellement, notamment
en raison de la variation des coûts inhérents à la Boîte aux lettres Papillons® ou des charges salariales
entourant le déploiement du dispositif. 6/7
En tout état de cause, les Boîtes aux lettres Papillons® sont la propriété de l’association et doivent être
restituées avec les deux clés ainsi que le reste du dispositif, à la fin de la convention, si un renouvellement
n’est pas envisagé. Les frais de restitution du dispositif sont à la charge du contractant.
ARTICLE 6 : CONFIDENTIALITÉ
Les personnels, désignés pour la récupération et la transmission des Courriers Papillons, sont soumis à la
plus stricte confidentialité quant aux informations dont ils pourraient avoir connaissance. La ville avisera
l’association des mesures prises en cas de manquement.
Il en va de même pour les psychologues chargées du traitement et de l’analyse des courriers.
L’association avisera la ville des mesures prises en cas de manquement.
ARTICLE 7 : RÉSILIATION
7.1 : La présente convention peut être résiliée trente jours (30) après l'envoi d'une mise en demeure par
lettre recommandée avec accusé de réception.
7.2 : Aucune somme versée ne pourra faire l’objet d’un remboursement, sauf en cas de défaillance de
l’association dans l’exécution de la présente.
7.3 : Le Dispositif Papillons doit être renvoyé, dans les plus brefs délais, au siège de l’association sis 33
Boulevard de l’Atelier, 66240 Saint-Estève. Les frais de restitution du matériel sont à la charge du
contractant.
7.4 : La résiliation de la convention entraîne la perte de qualité de membre de droit de l’association.
ARTICLE 8 : LITIGES, DROIT APPLICABLE ET ATTRIBUTION DE COMPÉTENCE
8.1 : En cas de contestation, litiges ou autres différends sur l'interprétation ou l'exécution de la présente
convention, les parties s'efforceront de parvenir à un règlement à l'amiable par voie de conciliation dans
le délai de trente jours (30).
8.2 : La présente convention est régie par le droit français. Tout litige concernant la validité, l'interprétation
ou l'exécution de la convention sera à défaut d'accord amiable, porté devant les tribunaux compétents.
Fait en deux exemplaires originaux.
À Saint-Estève, le 19/05/2025
Laurent BOYET Jean-Jacques COULOMB Président – Fondateur Monsieur le Maire 7/7
ANNEXE : MODÈLE FICHE ADMINISTRATIVE DE TRANSMISSION
AU PACP Désignation des structures accueillant le dispositif
❗ Pas de mail générique (mail individuel et/ou personnel) pour l'envoi personnalisé des formations E-learning. 2 personnes de confiance pour la relève des courriers (1 principale et 1 suppléant)
Structures Boîtes aux lettres Structures désignées par la convention [1] Chef d'établissement [2] Relève des courriers [3] Nbr d'enfants
Numéro Pack choisi Nombre par structure Type de structure Nom de la structure Adresse Code postal Commune Nom - Prénom Mail Téléphone Jour 1 Jour 2 Personne de confiance qui assure la relève Fonction Mail [4] Téléphone bénéficiant de la Boîte aux lettres
1 Pack Matériel 1 Ecole élémentaire Paul Cezanne 10-12 BD Bernard Palissy
83640 Saint-Zacharie
Emmanuelle
CONTI
ecole.
0831155E@ac-
nice.fr
04 42 32 63 22
Lundi Jeudi
Christian BALESTRI Responsable PM cbalestri@st- zacharie.fr 04 42 32 63 39
346
Monique POZZI Élue mpstzach@gmail. com 06 17 49 80 44
2 Pack Matériel 1 Extrascolaire (centres de loisirs) Léo Lagrange 1 boulevard de la Révolution Nathalie VAUTHIER nathalie.
vauthier@leola
grange.org
04 42 32 65 25 100
3 Pack Matériel 1 Périscolaire (cantine-garderie) Simone Veil Boulevard des
Martyres de la
Resistance
80
ANNEXE Référent Structure
❗ Pas de mail générique (mail individuel et/ou personnel) pour l'envoi personnalisé des formations E-learning. Un référent structure principal et secondaire par structure. Un même référent peut intervenir sur plusieurs structures,
N° Structure Nom - Prénom Téléphone Mail [5] Fonction Statut
1 - 2 - 3
Emmanuelle CONTI 04 42 32 63 22 emmanuelle.charonnet@gmail.com Directrice Principal
Carine CALEY 04 42 32 63 25 cantine@st-zacharie.fr Responsable Secondaire
ANNEXE Personne Ressource
❗ Pas de mail générique (mail individuel et/ou personnel) pour l'envoi personnalisé des formations E-learning. Le nombre de Personne Ressource inclus dépend du Pack choisi. Vous pouvez en inscrire autant que vous voulez, si cela dépasse le nombre inclus dans votre Pack, 70€ seront facturés pour chaque formation supplémentaire
N° Structure Nom - Prénom Téléphone Mail [6] Fonction
1 - 2 - 3 SPINOSA Fabienne 04 42 32 63 26 bibliotheque@st-zacharie.fr Responsable Médiathèque
ANNEXE