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Arrêté - Préfecture - Eure-et-Loir - circulaire rappel regles teletransmission
Document publié le Jeudi 16 février 2023
Lien du pdf (Arrêté - Préfecture - Eure-et-Loir - circulaire rappel regles teletransmission)
Thèmes du document : Institutions publiques, Collectivités territoriales, Démocratie,
PRÉFET
D'EURE-
ET-LOIR
Liberté
Égalité
Fraternité
Circulaire préfectorale n° DRCL-BLE-2023047-0001
Signée par
Yann GERARD, Secrétaire Général de la Préfecture d’Eure-et-Loir
le 16 février 2023
28 - Préfecture d'Eure-et-Loir
DRCL - Direction des relations avec les collectivités locales
Bureau de la Légalité et des Elections
Circulaire préfectorale relative au rappel des règles pour la télétransmission des
actes EM
PRÉFET
D'EURE-
ET-LOIR
Liberté
Égalité
Fraternité
Préfecture / Direction des Relations avec les Collectivités Locales
Bureau de la légalité et des élections
Affaire suivie par : Mme Stéphanie VANACKER
Tél. :02 37 27 7131/7264
Mèl : stephanie.vanacker@eure-et-loir.gouv.fr
CIRCULAIRE PREFECTORALE DU 4 G FEV, 2023
RUBRIQUE : AFFAIRES GENERALES
APPELLE UNE REPONSE : NON
APPLICATION PERMANENTE
LE PRÉFET D'EURE-ET-LOIR
à
Mesdames et Messieurs les Maires des communes
d'Eure-et-Loir et leurs établissements publics
Messieurs les Présidents de communautés de
communes et d'agglomération et leurs
établissements publics
Mesdames et Messieurs les Présidents de syndicats
Messieurs les Présidents des Offices Publics d'HLM
Monsieur le Président du Conseil départemental
d’Eure-et-Loir
Monsieur le Président du service départemental
d'incendie et de secours d’Eure-et-Loir
Pour information à:
Monsieur le Président de l'Association des Maires et
des établissements Publics de Coopération
Intercommunale d’Eure-et-Loir
Monsieur le Président de l'Association des Maires
ruraux d'Eure-et-Loir
Monsieur le Directeur départemental des Finances
publiques d'Eure-et-Loir
Messieurs les Sous-Préfets
Objet : Rappel des règles pour la télétransmission des actes
Pièce jointe : Nomenclature détaillée
La dématérialisation des échanges liés au contrôle de légalité et au contrôle budgétaire des
actes des collectivités territoriales et de leurs établissements publics locaux se développe en
Eure-et-Loir.
Afin de vous accompagner dans cette démarche, la présente instruction vise à vous rappeler
les règles en vigueur.
Place de la République - CS 80537 - 28019 Chartres Cedex - Standard : 02 37 27 72 00
Horaires d'ouverture au public : 9h00- 12h30 / 14h00 -16h30 (le vendredi 16h00)
Accueil au guichet le matin de 9h00 à 12h30 et l'après midi sur rendez-vous exclusivement
Pour toute précision, consulter www.eure-et-loir souv fr , rubrique "Démarches administratives" 1. Les actes transmissibles et non transmissibles
La transmission des actes soumis au contrôle de légalité du représentant de l'État dans le département, telle que prévue aux articles L.2131, L.3131:, L.5211-3 et L.5721-4 du code général des collectivités territoriales (CGCT) est effectuée sous la responsabilité du chef de l'exécutif de la collectivité territoriale ou de l'établissement public émetteur.
Les actes qui ne font pas l’objet d'une transmission obligatoire au représentant
de l’État ne doivent être ni télétransmis, ni transmis par courrier.
Pour rappel, une circulaire préfectorale relative aux actes transmissibles ou non transmissibles
au titre du contrôle de légalité a été éditée par mes services le 17 mai 2022. Vous pouvez
retrouver cette circulaire sur le site internet de la préfecture :
https://www.eure-et-loir.gouv.fr/Actions-de-l-Etat/Collectivites-locales/Institutions/Structures-
territoriales/Circulaires-prefectorales
2. Les modalités d'envoi
L'envoi d'un acte doit se faire en une seule fois. Ce dernier doit donc comprendre l'acte
réglementaire ainsi que les annexes éventuelles.
De plus, le volume d'envoi ne doit pas dépasser 150 Mo et, les documents ne peuvent en
aucun cas être compressés dans un fichier « zip ».
Enfin, je me permets de vous rappeler que chaque collectivité territoriale et chacun de ses
établissements publics (CCAS, EPCI, syndicats) doit avoir sa propre convention de
télétransmission signée avec la préfecture.
> A titre d'exemple, les actes d'un CCAS ne peuvent être télétransmis via le compte de la
commune de rattachement.
3. L'envoi des actes signés
La valeur juridique d'une signature scannée est nulle. Il est déconseillé aux collectivités de
scanner un document re-matérialisé à seule fin d'y faire figurer la signature manuscrite en vue
de sa transmission.
Il suffit pour la collectivité d'adresser le fichier numérique non signé où figure lisiblement au
bas de l'acte :
+ lenom;
+ letitre;
+__ la fonction de son auteur.
Les émetteurs doivent conserver un exemplaire signé de façon manuscrite qu'ils pourront
produire, à la demande du représentant de l'État ou du tribunal administratif, en cas de
contentieux.
4. L'objet de l'acte transmis
Lorsqu'une collectivité télétransmet un acte, il convient que l'intitulé cité en objet de celui-ci
soit clairement identifiable.
En effet, il a été constaté par mes services que les intitulés étaient parfois incomplets ou peu
compréhensibles.
2 A titre d'exemple, voici une liste, non exhaustive, d'intitulés qui ne sont pas clairement
identifiables :
+ ELI;
+ Décision 2022-23;
+ __ Arreteregimepriorite ;
* Recrutement;
+ _ PASSY Flore;
+ __Parcelle AE385;
* candidature...
5. Le respect de la nomenclature
La nomenclature se divise en 4 niveaux de rubriques répartis en 9 catégories qui sont :
+ Commande publique ;
+ Urbanisme;
+ Domaine et patrimoine ;
*__ Fonction publique ;
+ __ Institutions et vie politique ;
*__ Libertés publiques et pouvoirs de police ;
+ Finances locales ;
*__ Domaines de compétences par thèmes ;
* Autres domaines de compétences.
Les 2 dernières catégories pouvant être utilisées uniquement si la collectivité souhaite
transmettre un acte transmissible et, que cet acte n'entre pas dans les 7 autres catégories.
Afin de garantir la qualité de la télétransmission des actes, il convient de
souligner l'importance de la bonne utilisation de la nomenclature.
A cet effet, vous trouverez en annexe de la présente circulaire la nomenclature détaillée de
l'applicatif « @ctes ».
Mes services restent à votre disposition pour toute précision complémentaire.
Vus pe x agi [das Le AN kmsucme de du au um EA a lyto Le Préfet,
Pour le Préfet,
Le Secrétaire Général,
[a
Yann GERARD