Procès Verbal - PV 00030279 D

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Procès Verbal - PV 00030279 D Document publié le Lundi 24 novembre 2014 par la commune de Bordeaux. Lien du pdf (Procès Verbal - PV 00030279 D)Thèmes du document : Culture et patrimoine, Télécommunications et internet, Médias, DELEGATION DE Madame Magali FRONZES

710Séance du lundi 24 novembre 2014

D-2014/640

Convention de partenariat et de financement pour la

numérisation et la valorisation des herbiers historiques

Landais. Autorisation. Signatures.

Madame Magali FRONZES, Adjoint au Maire, présente le rapport suivant :

Mesdames, Messieurs,

Le Jardin Botanique de la Ville de Bordeaux utilise l’opportunité de financement de ce projet d’un montant global de 122 000 € sur trois ans dans l’objectif de réaliser la numérisation et la valorisation d’une partie de ses herbiers et intègre ce travail dans la programmation de ses activités scientifiques.

Depuis 2008, il a souhaité valoriser et rendre les herbiers historiques landais accessibles au public scientifique ainsi qu’au grand public. Une première phase a consisté à réaliser avec les communes de Dax, Mont-de-Marsan et le Conseil Général des Landes une exposition didactique itinérante (2011-2012) et à organiser avec la commune de Dax, le Conseil Général des Landes et la participation du CBNSA une table ronde, qui s’est déroulée les 3 et 4 octobre 2013 à Bordeaux, portant sur les grandes problématiques liées aux herbiers historiques. Conscientes de la richesse scientifique et patrimoniale de ces fonds, les collectivités et établissements concernés ont décidé de travailler à l’élaboration d’un projet de valorisation patrimoniale et scientifique commun. Le Département des Landes est le pilote de ce projet qui se déroulera sur trois ans (2014-2016).

La présente convention quadripartite décrit les objectifs et orientations à 3 ans et les modalités de partenariat entre le Conseil Général des Landes, les communes de Bordeaux et de Dax ainsi que le Conservatoire Botanique National Sud-Atlantique pour assurer la mise en œuvre des actions définies pour la numérisation et la valorisation des herbiers historiques landais.

Objectifs :

- Préserver ces collections fragiles par le biais de leur numérisation ; - En faciliter l’accès aux chercheurs ;

- Rendre accessible les herbiers au grand public ;

- Faire connaître et accroître la notoriété des herbiers historiques ; - Sensibiliser le citoyen à son milieu, à son espace.

711Séance du lundi 24 novembre 2014

Méthode :

- Numériser et/ou faire numériser l’ensemble des planches des herbiers landais détenus par chaque partenaire ;

- Indexer et décrire les images des plantes aquitaines de manière scientifique et normée ;

- Définir le cadre et les conditions de réutilisation par les partenaires des données et images produites ;

- Mettre en ligne des bases de données ;

- Les rendre interopérables avec les portails scientifiques et avec les sites patrimoniaux;

- Développer un produit numérique transmedia sur l’évolution des paysages dans les Landes ;

- Favoriser et renforcer la circulation de l’exposition existante dans les réseaux professionnels respectifs ;

- Poursuivre les actions de promotion des herbiers.

Engagements :

- Désigner pour 3 ans un représentant de la Ville au comité de pilotage chargé du suivi de la mise en œuvre du projet ;

- Mettre à disposition du prestataire retenu pour la numérisation les herbiers landais en sa possession ;

- Mettre en œuvre les moyens nécessaires, logistiques, techniques et humains pour assurer la réalisation de ce projet ;

- Permettre l’utilisation des reproductions des herbiers conservés par le Jardin Botanique de Bordeaux ;

- Répondre aux appels à contribution et accorder une participation financière de 16 000€ sur trois ans ;

- Respecter l’identité visuelle du projet sur tous supports ;

- Participer en fonction des possibilités à accroître l’image et la notoriété du projet.

ADOPTE A L'UNANIMITE

7121

CONVENTION DE PARTENARIAT ET DE FINANCEMENT POUR LA NUMERISATION ET LA VALORISATION

DES HERBIERS HISTORIQUES LANDAIS

ENTRE

LE DEPARTEMENT DES LANDES

Représenté par Monsieur Henri EMMANUELLI, en qualité de Président du Conseil Général des Landes, dûment habilité par délibération n° de la Commission Permanente en date du 29 septembre 2014,

Adresse : Hôtel du Département – 23 rue Victor Hugo

Ville : 40025 MONT-DE-MARSAN CEDEX

N°SIRET : 224 000 018 00362

Téléphone : 05.58.05.40.40

Ci-après désigné « le Département »,

d’une part ;

ET

LA COMMUNE DE BORDEAUX

Représentée par Monsieur Alain JUPPE, en qualité de Maire, Dûment habilité par délibération n° … en date du… reçue en Préfecture de la Gironde, le

Adresse : Hôtel de Ville- Place Pey Berland

Ville : 33077 BORDEAUX CEDEX

N° SIRET : 213 300 635 00017

Tél : 05 56 10 20 30

Ci-après désignée la Commune de Bordeaux,

ET

LA COMMUNE DE DAX

Représentée par Monsieur Gabriel BELLOCQ, en qualité de Maire,

Adresse : Mairie de Dax- rue Saint-Pierre

Ville : 40100 DAX

N°SIRET : 214 000 887 00015

Tél : 05 58 56 80 00

Fax : 05 58 74 45 22

Ci-après désignée la Commune de Dax,

ET

LE CONSERVATOIRE BOTANIQUE NATIONAL SUD-ATLANTIQUE

Représenté par Monsieur Christian Gaubert, en qualité de Président,

Adresse : Domaine de Certes – 47 avenue de Certes

Ville : 33980 AUDENGE

N°SIRET : 20000317600019

Tél : 05 57 76 18 07

Ci-après désigné « le CBNSA »

7132

d’autre part,

IL A ETE CONVENU ET ARRÊTÉ CE QUI SUIT :

PREAMBULE

Le Département des Landes a souhaité depuis 2008 valoriser et rendre les herbiers historiques landais accessibles au public scientifique ainsi qu’au grand public. Une première phase a consisté à réaliser avec les communes de Bordeaux, Dax et Mont-de-Marsan une exposition didactique itinérante (2011-2012) et à organiser avec les communes de Bordeaux et Dax, et la participation du CBNSA, des tables rondes qui se sont déroulées les 3 et 4 octobre 2013 à Bordeaux, portant sur les grandes problématiques liées aux herbiers historiques. Conscients de la richesse scientifique et patrimoniale de ces fonds, les collectivités et établissements concernés ont décidé de travailler à l’élaboration d’un projet de valorisation patrimoniale et scientifique commun. Le Département des Landes est le pilote de ce projet qui se déroulera sur trois ans (2014-2016).

ARTICLE 1er : OBJET DE LA CONVENTION

La présente convention quadripartite décrit les objectifs et orientations à 3 ans et les modalités de partenariat entre le Département, les Communes de Bordeaux et de Dax ainsi que le Conservatoire Botanique National Sud-Atlantique pour assurer la mise en œuvre des actions définies pour la numérisation et la valorisation des herbiers historiques landais.

Les principaux objectifs de cette seconde phase sont les suivants : - Préserver ces collections fragiles par le biais de leur numérisation ; - En faciliter l’accès aux chercheurs et à la communauté naturaliste ; - Rendre accessibles les herbiers au grand public ;

- Faire connaître l’importance scientifique et patrimoniale des herbiers historiques ; - Sensibiliser le citoyen à son milieu, à son espace.

ARTICLE 2 : PLAN D’ACTIONS 2014-2016

La présente convention engage les parties pour un partenariat dont les modalités de gestion financière et organisationnelle sont définies ci-dessous. Elle constitue le cadre des décisions annuelles d’attribution des subventions par les communes partenaires du Département.

En cas de besoin, cette convention triennale pourra être complétée par un avenant annuel présentant le plan d’actions de l’année ainsi que la participation financière du ou des membres.

Le plan d’actions 2014-2016 s’articule autour des axes suivants :

- Numériser et/ou faire numériser l’ensemble des planches des herbiers landais détenus par chaque partenaire (cf. liste annexée à la présente convention). Si des partenaires se rallient en cours de projet, l’avenant à la convention intégrant ces nouveaux partenaires indiquera lesquels de leurs herbiers sont concernés par le projet (cf. article 3.6 de la présente convention) ; - Indexer et décrire les planches d’herbiers numérisées de manière scientifique et normée ; - Définir le cadre et les conditions de réutilisation par les partenaires des données et images produites ;

- Mettre en ligne les données à travers des bases de données ; - Rendre les données interopérables avec les portails scientifiques (système d’information du Conservatoire Botanique National Sud-Atlantique, base Sonnerat du Museum National d’Histoire Naturelle, etc) et avec les sites patrimoniaux (Archives départementales des Landes, Musée de Borda, Aquitaine patrimoines, Gallica, Collections, etc) ; - Produire des éléments de synthèse sur la flore sauvage et les botanistes à partir de l’exploitation des informations issues des herbiers (répartition des herborisations des auteurs, cartes de répartition d’espèces patrimoniales, disparues, menacées et/ou protégées…) ; - Développer un produit numérique transmedia sur l’évolution des paysages dans les Landes ; - Favoriser et renforcer la circulation de l’exposition existante dans les réseaux professionnels respectifs ;

- Poursuivre les actions de promotion des herbiers.

7143

ARTICLE 3 : GOUVERNANCE DU PROJET ET MODALITES DE PARTICIPATION

Le Département reçoit mandat, par la voie de cette convention, de tous les partenaires pour piloter et administrer le projet. Le Département est donc garant, pour le compte du collectif, de la mise en œuvre de la mission de coordination : atteinte des objectifs et délais. En cas de non-respect des engagements, les subventions reçues au titre de ce projet et non utilisées à la date de fin ou de rupture de la convention devront être remboursées.

3.1 Comité de pilotage partenarial (CoPil)

La réalisation du plan d’actions est assurée par un comité de pilotage partenarial qui garantit la coordination du projet, l’élaboration des actions et la prise de décision.

Constitué d’un représentant de chaque signataire de la convention, il déterminera la stratégie de valorisation et son articulation avec les projets de mise en ligne sur les sites Web patrimoniaux et les sites Web scientifiques. Il est chargé de :

- définir un échéancier d’engagement des actions et les financements correspondants ; - définir les éléments de programmation et financiers ;

- définir le contenu des appels d’offres et assurer la supervision des prestations sollicitées ; - regrouper et valider les éléments nécessaires à la réponse aux appels à projet.

Le comité de pilotage se réunit une fois par mois en moyenne et plus souvent, si nécessaire, aux Archives départementales des Landes. Les procès-verbaux de séances sont réalisés par le chef de projet, coordonnateur et adressés aux membres du CoPil dans un délai de 3 semaines pour validation.

Le comité de pilotage peut inviter, s’il le juge utile, d’autres représentants ou d’autres structures et associer des experts métiers à ses travaux.

La mise en œuvre de cette convention fera l’objet d’un bilan et d’une évaluation annuelle par les partenaires, au sein du Comité de Pilotage.

3.2 Participation du Département

Le Département désigne son responsable des Cultures numériques (direction de la Culture et du Patrimoine) comme chef de projet.

Son rôle est le suivant :

- Organiser et coordonner la gestion administrative et financière des actions communes dont la préparation et le suivi du budget ;

- Etre le référent permanent de l’ensemble des correspondants des collectivités partenaires et des interlocuteurs privés ou publics ayant un intérêt pour le projet ; - Rendre compte de l’avancée des opérations au comité de pilotage et, sur sollicitation, aux partenaires qui en feraient la demande ;

- Organiser et assurer le secrétariat du comité de pilotage partenarial ; - Etre le garant du respect des délais et de l’agenda des actions ; - Solliciter les appels à contribution annuelle sur les bases du budget prévisionnel ; - Répondre aux appels à projets éventuels et rechercher des financements auprès d’autres partenaires (partenaires institutionnels, mécénat…).

Le Département s’engage à :

- Mettre en œuvre les moyens nécessaires, logistiques, techniques et humains pour assurer la réalisation de ce projet ;

- Mettre à disposition du (des) prestataire(s) retenu(s) pour la numérisation les herbiers landais en sa possession ;

- Permettre l’utilisation des reproductions des herbiers conservés par les Archives départementales des Landes, telle que définie à l’article 4 ;

- Mettre en ligne et héberger pendant la durée de la convention les fichiers images et les données patrimoniales sur le site des Archives archivesenligne.landes.org ; - Inscrire une participation financière sur trois ans sur le budget annexe des Actions Educatives et Patrimoniales pour sa réalisation ;

- Respecter l’identité visuelle du projet sur tous supports ;

7154

- Participer en fonction des possibilités à accroître l’image et la notoriété du projet.

3.3 Participation de la Commune de Bordeaux

La Commune de Bordeaux s’engage à :

- Désigner pour 3 ans un représentant au comité de pilotage chargé du suivi de la mise en œuvre du projet. En cas de démission, un nouveau représentant devra être désigné. Cette représentation sera maintenue en cas de reconduction de la convention ; - Mettre à disposition du prestataire retenu pour la numérisation les herbiers landais en sa possession, sur demande expresse du Département ;

- Mettre en œuvre les moyens nécessaires, logistiques, techniques et humains pour assurer la réalisation de ce projet ;

- Permettre l’utilisation des reproductions des herbiers conservés par le Jardin Botanique de Bordeaux, telle que définie à l’article 4 ;

- Répondre aux appels à contribution et accorder une participation financière chaque année pendant trois ans imputée sur le budget annexe des Actions Educatives et Patrimoniales, section de fonctionnement du Département des Landes ;

- Respecter l’identité visuelle du projet sur tous supports ; - Participer en fonction des possibilités à accroître l’image et la notoriété du projet.

3.4 Participation de la Commune de Dax

La Commune de Dax s’engage à :

- Désigner pour 3 ans un représentant au comité de pilotage chargé du suivi de la mise en œuvre du projet. En cas de démission, un nouveau représentant devra être désigné. Cette représentation sera maintenue en cas de reconduction de la convention ; - Mettre à disposition du prestataire retenu pour la numérisation les herbiers landais en sa possession, sur demande expresse du Département ;

- Mettre en œuvre les moyens nécessaires, logistiques, techniques et humains pour assurer la réalisation de ce projet ;

- Permettre l’utilisation des reproductions des herbiers conservés par le musée de Borda, telle que définie à l’article 4 ;

- Répondre aux appels à contribution et accorder une participation financière chaque année pendant trois ans imputée sur le budget annexe des Activités Educatives et Patrimoniales, section de fonctionnement du Département des Landes ;

- Respecter l’identité visuelle du projet sur tous supports ; - Participer en fonction des possibilités à accroître l’image et la notoriété du projet.

3.5 Participation du Conservatoire Botanique National Sud-Atlantique

Le CBNSA s’engage à :

- Désigner pour 3 ans un représentant au comité de pilotage chargé du suivi de la mise en œuvre du projet. En cas de démission, un nouveau représentant devra être désigné. Cette représentation sera maintenue en cas de reconduction de la convention ; - Mettre en œuvre les moyens nécessaires, logistiques, techniques et humains pour assurer la réalisation de ce projet à savoir :

· Définir une grille de saisie des informations liées aux parts d’herbiers, interopérable avec les bases de données scientifiques et patrimoniales, en concertation avec le CoPil ; · Saisir sur une base métier les données floristiques correspondant aux parts collectées en Aquitaine (hors massif pyrénéen) et Poitou-Charentes ;

· Mettre les données floristiques concernées en conformité nomenclaturale avec les référentiels en vigueur (référentiel du MNHN) et en assurer la validation de cohérence par le contrôle d’experts botanistes ayant une bonne connaissance de la flore locale sur la base d’une vérification de chaque planche ;

· Participer à la production des éléments cartographiques de synthèse, en concertation avec le CoPil ;

· Signaler les données des plantes soumises à une réglementation ; · Fournir un export des données produites en format .xls ou .csv ; - Autoriser la réutilisation des données produites, telle que définie à l’article 4 ; - Respecter l’identité visuelle du projet sur tous supports ; - Participer en fonction des possibilités à accroître l’image et la notoriété du projet.

7165

3.6 Ralliement de nouveaux partenaires en cours de projet

Toute collectivité ou organisme intéressé(e) par ce projet peut devenir partenaire après la signature de la présente convention, pour la durée de la convention restant à courir, après accord du CoPil.

Tout nouveau partenaire qui détient des herbiers landais devra s’acquitter d’une contribution financière dont le montant global correspond aux frais engendrés par la numérisation et l’indexation de leurs collections sur la base des tarifs définis dans le marché public de prestation de numérisation et d’indexation à intervenir.

En cas d’entrée d’un nouveau partenaire en cours d’exécution de la convention triennale, il appartient au comité de pilotage de réviser le plan d’actions et/ou le plan de financement pour tenir compte de cette participation supplémentaire.

Cette participation sera intégrée par voie d’avenant signé par l’ensemble des parties conformément à l’article 6 ci-après.

ARTICLE 4 : UTILISATION DES REPRODUCTIONS NUMERIQUES

Chaque détenteur de collections d’herbiers landais reste libre de toute utilisation, pour son propre compte, des images numérisées de ses fonds propres et réalisées dans le cadre de ce projet.

Le corpus numérisé (images) et les données scientifiques et/ou patrimoniales créés dans le cadre du projet ont vocation à être diffusés sur des portails numériques scientifiques (système d’information du Conservatoire Botanique National Sud-Atlantique, Base Sonnerat du Museum National d’Histoire Naturelle, …) et patrimoniaux (Archives départementales des Landes, Musée de Borda de Dax, portail Aquitaine Patrimoines, Gallica, Collections, …). Ce corpus et ces données serviront de base au produit numérique transmedia sur l’évolution des paysages dans les Landes prévu dans l’article 2.

Chaque partenaire s’engage à céder aux autres partenaires dans le cadre des objectifs de la présente convention et pour la diffusion définie ci-dessus, le droit de publication et les droits de reproduction, représentation et utilisations secondaires portant sur les images numériques de ses propres herbiers ainsi réalisées.

· Le droit de reproduction : droit, en tous lieux, d’établir tous originaux, doubles ou copies, par tous procédés, sur les supports suivants : presse, livres, cartes postales, exposition, publicité, magazine, site Internet et réseaux sociaux, dossier de presse, en tous formats, en toutes versions, tant françaises qu’étrangères, et de les communiquer au public de manière indirecte. · Le droit de représentation : droit, en tous lieux, de communication au public du corpus numérisé, en toutes langues, par tous procédés audiovisuels, connus ou inconnus à ce jour, notamment mise en ligne sur Internet, télédiffusion, cinéma, vidéo, sur tous supports et en tous formats, connus ou inconnus à ce jour, et ce dans les circuits non commerciaux, publics et privés, en vue de la réception collective et domestique.

· Les droits d’utilisation secondaires : droit, en tous lieux, de reproduire et représenter en entier ou par fragments le corpus numérisé (images et données) ainsi que la duplication de toutes les photographies, en vue d’une exploitation par tous procédés audiovisuels et sonores.

Cette cession qui prendra effet à la signature de la convention est conclue pour le monde entier pour toute la durée de protection des droits de propriété intellectuelle.

Le nom de chaque détenteur de fonds sera indiqué pour les photos qui le concernent en propre.

Les parties conviennent des mentions suivantes pour les images numérisées réalisées : (photo)©Nom de l’établissement

La mention devra figurer, soit à proximité immédiate de toute reproduction, de façon à permettre l’identification du détenteur du fonds, soit en fin d’ouvrage dans la liste paginée des crédits photographiques, soit dans la liste des crédits et des mentions légales des sites Internet. Elle figurera également sur toute épreuve, tirage ou diapositive, et sur tout document accompagnant l’envoi ou la communication des photographies à des tiers.

De même, les parties conviennent de mentionner explicitement l’origine des données lors de la réalisation des bases de données connexes ainsi que lors de leur diffusion sur tous portails numériques scientifiques et patrimoniaux.

7176

Les données floristiques issues de l’exploitation des herbiers et intégrées dans les systèmes d’information du Conservatoire Botanique National Sud-Atlantique (Observatoire de la Flore Sud-Atlantique) et du Muséum National d’Histoire Naturelle (base Sonnerat) sont des données publiques, dont les modalités d’exploitation et de diffusion sont soumises à la législation en vigueur, avec les restrictions qui en découlent, en particulier pour les données d’espèces sensibles dont la communication serait susceptible de nuire à leur préservation.

ARTICLE 5 : FINANCEMENTS

Durant la période de la convention, des plans d’actions annuels seront mis en place dans la limite des moyens budgétaires votés annuellement par la (les) collectivité(s).

Le plan de financement prévisionnel sur la période 2014-2016 est le suivant :

Dépenses prévisionnelles budget mutualisé (en euros TTC) Total

(2014-2016)

2014 2015 2016

Numérisation 34 000 € 14 000 € 20 000 € Indexation de type

patrimonial

19 000 € 19 000 €

AMO éditoriale et technique 13 000 € 5 000 € 5 000 € 3 000 € Elaboration videos, audios 20 000 € 10 000 € 10 000 € Application pour mobiles 20 000 € 15 000 € 5 000 € Communication 5 000 € 2 000 € 3 000 € Site Web, hébergement 8 000 € 8 000 € Recherches 3 000 € 3 000 € Total Dépenses 122 000 € 19 000 € 74 000 € 29 000 €

Recettes prévisionnelles budget mutualisé (en euros TTC) Total

(2014-2016)

2014 2015 2016

Département 45 500 € 2 000 € 37 000 € 6 500 € Commune de Bordeaux 16 000 € 5 000 € 5 500 € 5 500 € Commune de Dax 21 000 € 7 000 € 7 000 € 7 000 € Région Aquitaine 34 500 € 24 500 € 10 000 € DRAC 5 000 € 5 000 € Total Recettes 122 000 € 19 000 € 74 000 € 29 000 €

Chaque année, le comité de pilotage valide le budget et le plan d’actions de l’exercice suivant. Les reliquats de l’exercice de l’année N-1 sont reportés sur l’exercice suivant.

Chaque versement est effectué au compte ouvert au nom du : Titulaire : Trésorerie des Landes

Banque : Banque de France

Domiciliation : Mont de Marsan

Code banque : 30001 - Code guichet : 00554- N° de compte : C4020000000 Clé : 18

Les partenaires peuvent avoir accès sur simple demande aux justificatifs des dépenses communes engagées.

L’actualisation du programme d’activités et les participations financières des partenaires pour les années suivantes sont précisées par avenant à la présente convention.

En cas de non-versement par une collectivité de sa contribution annuelle, il est considéré que la collectivité se retire du projet. Dans ce cas, le Comité de pilotage acte un nouveau plan d’actions pour tenir compte de la baisse des recettes et réduire en proportion l’ampleur de certaines actions.

En cas de désengagement d’un partenaire après versement de sa contribution, son financement du plan d’actions pour l’année visée est réputé acquis et ne peut pas lui être reversé.

En cas de non-respect des dispositions de la présente convention, chaque partenaire se réserve le droit de demander sous forme de titre exécutoire le remboursement total ou partiel des sommes versées.

ARTICLE 6 : DUREE, RENOUVELLEMENT ET RESILIATION DE LA CONVENTION

7187

La présente convention est conclue pour une durée de trois ans et prend effet à compter de sa notification par le pilote du projet à tous les partenaires.

Toute modification de la présente convention fera l’objet d’un avenant écrit et signé par les parties.

En cas de non-respect des dispositions de la présente convention ou à l’initiative de l’une ou l’autre des parties, la convention peut être résiliée, par l’envoi à l’autre (aux autres) partie(s) d’une lettre recommandée avec accusé de réception, adressée au moins 3 mois avant la fin de l’année civile en cours, soit au plus tard le 30/09 de l’année N.

Tout retrait d’engagement financier devra être notifié aux autres parties en LRAR 3 mois avant ledit retrait. Ce retrait sera intégré à la convention par voie d’avenant signé par les parties restantes.

ARTICLE 7 : COMPETENCE JURIDIQUE

En cas de litige portant sur l’interprétation ou l’application de la présente convention, les parties conviennent de s’en remettre à l’appréciation du Tribunal administratif de Pau, après épuisement des voies amiables.

Fait à Mont-de-Marsan, le

(en quatre exemplaires originaux)

Pour la commune de Bordeaux

Le Maire,

Pour la commune de Dax

Le Maire,

Pour le Conservatoire Botanique

National Sud-Atlantique

Le Président,

Alain JUPPE Gabriel BELLOCQ Christian GAUBERT

Pour le Département des Landes,

Le Président du Conseil général,

Henri EMMANUELLI

719