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Déliberation - N°43 Archives Convention partenariat mutualisation archivage avec Fibre CA Pays Basque et Centre de gestion 64
Document publié le Jeudi 26 septembre 2024 par la commune de Pau.
Lien du pdf (Déliberation - N°43 Archives Convention partenariat mutualisation archivage avec Fibre CA Pays Basque et Centre de gestion 64)
Thèmes du document : Humanitaire, Numérique, Mode, textile et habillement,
CONSEIL COMMUNAUTAIRE du jeudi 26 septembre 2024 1/3
Extrait du Registre des Délibérations
CONSEIL COMMUNAUTAIRE
Séance du jeudi 26 septembre 2024
Date de la convocation : vendredi 20 septembre 2024
Nombre de conseillers en exercice : 85
Étaient présents :
M. François BAYROU, M. Nicolas PATRIARCHE, Mme Valérie REVEL, Mme Marie-Claire NE, M. Michel BERNOS, M. Francis PEES, M. Jean-Louis CALDERONI, M. Claude FERRATO, M. Patrick BURON, M. Jean-Marc DENAX, M. Philippe FAURE, M. André NAHON, M. Jean-Marc PEDEBEARN, M. Didier RIVIERE, Mme Marie-Hélène JOUANINE, M. Victor DUDRET, M. Jean-Pierre LANNES, M. Bernard MARQUE, M. Pierre SOLER, M. Eric CASTET, M. Patrick ROUSSELET, M. Christophe PANDO, Mme Martine BIGNALET, Mme Corinne HAU, Mme Martine RODRIGUEZ, M. Arnaud JACOTTIN, M. Jean-Louis PERES, M. Mohamed AMARA, M. Alain VAUJANY, Mme Patricia WOLFS, Mme Josy POUEYTO, M. Jean LACOSTE (présent du n°1 au n°21), M. Régis LAURAND, M. Eric SAUBATTE, Mme Véronique LIPSOS- SALLENAVE, M. Michel CAPERAN, M. Kenny BERTONAZZI, Mme Béatrice JOUHANDEAUX, Mme Lise ARRICASTRE, M. Gilbert DANAN, Mme Françoise MARTEEL, M. Pascal GIRAUD, Mme Marie-Laure MESTELAN, M. Sébastien AYERDI, Mme Pauline ROY LAHORE, Mme Catherine LOUVET-GIENDAJ, M. Jean-Loup FRICKER, M. Jérôme MARBOT, M. Jean-François BLANCO, Mme Emmanuelle CAMELOT, Mme Fabienne CARA, Mme Natalie FRANCQ, M. Julien OCHEM, Mme Vanessa HORROD, M. Jean-Marc ARBERET, Mme Karine RODRIGUEZ, M. Eric BOURDET, M. Jean-Michel BALEIX, Mme Roselyne JANVIER, M. Fabien CERESUELA, Mme Brigitte COUSTET, Mme Janine DUFAU POUQUET, Mme Corinne TISNERAT, M. Laurent JUBIER, M. Frédérick MAZODIER
Étai(en)t représenté(e)s :
Mme Monique SEMAVOINE (pouvoir à M. François BAYROU), Mme Christelle BONNEMASON CARRERE (pouvoir à M. Mohamed AMARA), Mme Néjia BOUCHANNAFA (pouvoir à Mme Marie-Laure MESTELAN), Mme Nathalie BOUDER (pouvoir à M. André NAHON), M. Jean-Claude BOURIAT (pouvoir à Mme Marie- Claire NE), M. Raymond CHAGOT (pouvoir à Mme Karine RODRIGUEZ), M. Thibault CHENEVIERE (pouvoir à M. Gilbert DANAN), Mme Stéphanie DUMAS (pouvoir à Mme Françoise MARTEEL), Mme Sylvie GIBERGUES (pouvoir à M. Jérôme MARBOT), Mme Julie JOANIN (pouvoir à M. Régis LAURAND), Mme Clarisse JOHNSON LE LOHER (pouvoir à M. Jean-Louis PERES), M. Didier LARRIEU (pouvoir à M. Jean- Marc DENAX), M. Jacques LOCATELLI (pouvoir à M. Philippe FAURE), Mme Véronique MATHIEU LESCLAUX (pouvoir à M. Arnaud JACOTTIN), M. Pascal MORA (pouvoir à M. Jean-Louis CALDERONI), Mme Marie MOULINIER (pouvoir à M. Kenny BERTONAZZI), M. Alexandre PEREZ (pouvoir à Mme Patricia WOLFS), M. Gilles TESSON (pouvoir à M. Pierre SOLER), M. Jean LACOSTE (pouvoir à M. Sébastien AYERDI du n°22 au n°49)
Étai(en)t excusé(es) :
M. Patrice BARTOLOMEO, M. Jérôme RIBETTE
Secrétaire de séance : Madame Lise ARRICASTRE CONSEIL COMMUNAUTAIRE du jeudi 26 septembre 2024 2/3
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N° 43 Archives : convention de partenariat sur la mutualisation de l'archivage électronique avec la Fibre 64, la communauté d'agglomération Pays Basque et le Centre de Gestion 64
Rapporteur : M. Michel BERNOS Mesdames, Messieurs
L’utilisation de l’informatique et la dématérialisation des processus métiers ont pour conséquence la production massive de données et documents électroniques qu’il convient de conserver tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits de l’administration et des usagers que pour l’histoire, dans le respect des dispositions du Code du patrimoine et des normes en vigueur.
Au regard des investissements tant humains que financiers à consentir, le recours à la mutualisation est apparu comme la meilleure solution. Lors d’une première étude de faisabilité menée en 2022-2023, les partenaires publics (la communauté d’agglomération Pays Basque, le centre de gestion des Pyrénées Atlantiques, le syndicat mixte La Fibre64 et la communauté d’agglomération Pau Béarn Pyrénées), réunis en comité de pilotage le 5 juin 2023, ont décidé de donner suite au projet de mutualisation des missions d’externalisation de l’hébergement.
En 2024, une seconde étude a été menée afin de mettre en œuvre le projet de mutualisation de plateforme mutualisée d’archivage électronique. Les partenaires publics (la communauté d’agglomération Pays Basque, le centre de gestion 64, le syndicat mixte La Fibre64 et la communauté d’agglomération Pau Béarn Pyrénées), ont élaboré un dossier mutualisé de consultation des entreprises dans le but de satisfaire leurs besoins communs d’archivage électronique.
Les partenaires publics s’associent pour mettre en œuvre un outil public au service de l’intérêt général afin d’assumer leur responsabilité d’archivage de façon efficiente. La Fibre64 en tant qu’opérateur public de service numérique dont l’un des objectifs est le déploiement de solutions numériques mutualisées assure notamment la coordination du projet.
A ce titre, il est proposé que la communauté d’agglomération Pau Béarn Pyrénées (CAPBP), la communauté d’agglomération du Pays Basque, le centre de gestion des Pyrénées-Atlantiques et le syndicat mixte La Fibre64 s’associent dans une convention de partenariat qui consiste à :
- Mettre en œuvre un système d’archivage électronique mutualisé (SAEM), - Optimiser les coûts sur la mise en œuvre du SAEM,
- Construire une offre d’archivage électronique qui pourra être ouverte à d’autres collectivités utilisatrices,
- Mettre en commun des compétences et connaissances.
Cette convention spécifie les rôles de chacun des partenaires publics et définit leurs engagements réciproques. Les partenaires s’engagent sur le plan financier en investissement comme en fonctionnement, la convention fixe les clés de répartition de chacun.
La CAPBP participera à hauteur de 40% représentant un montant de 40 659 € en investissement et 17 232 € au titre du fonctionnement annuel.
La convention est d’une durée de 2 années à compter de sa signature par l’ensemble des partenaires, renouvelable tacitement deux fois par période annuelle.
L’objectif final est de garantir un meilleur niveau de service à l’administration et aux usagers. CONSEIL COMMUNAUTAIRE du jeudi 26 septembre 2024 3/3
Après avis de la conférence Services à la population - Solidarités - Sport - Culture - Gens du voyage du 18 septembre 2024 et avis de la conférence Finances - Administration Générale du 19 septembre 2024, il vous appartient de bien vouloir :
1. Approuver la convention de partenariat et son annexe financière pour la mutualisation d’un système d’archivage électronique à l’échelle des Pyrénées-Atlantiques ;
2. Autoriser Monsieur le Président à signer la convention de partenariat et son annexe financière, ci-annexées ;
3. Décider que les dépenses correspondantes seront financées au moyen des crédits inscrits au Budget de la CAPBP en section d’investissement et de fonctionnement.
Conclusions adoptées suivent les signatures,
pour extrait conforme,
#signature#
Le Président
François BAYROU