Procès Verbal - 26 PV 12 01 23

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Procès Verbal - 26 PV 12 01 23 Document publié le Jeudi 12 janvier 2023 par la commune de Valorbiquet. Lien du pdf (Procès Verbal - 26 PV 12 01 23)Thèmes du document : Données personnelles, Justice et droit, Institutions publiques,

ARRONDISSEMENT DE LISIEUX

CANTON DE LIVAROT-PAYS D'AUGE

COMMUNE DE VALORBIQUET

PROCES-VERBAL DE LA SÉANCE

DU CONSEIL MUNICIPAL DU 12 JANVIER 2023

L'an deux mil vingt-trois, le 12 janvier à 20 heures, le Conseil Municipal de VALORBIQUET légalement convoqué, s'est réuni à la mairie de la commune déléguée de Saint Cyr du Ronceray en séance publique sous la présidence de Mme Françoise FROMAGE, Maire.

Nombre de conseillers : Date de la convocation : 4 janvier 2023

En exercice : 27 Date d'affichage : 16 janvier 2023

Qui ont pris part à la délibération : 25

Dont pouvoirs : 3

Présents (22) : M. Laurent ARMENOULT ; M. Marc AUNAY ; Mme Carine AUTRET ; M. Gilles BARETTE ; Mme Sylvie BONNE- MENT ; M. Jean-Paul BOURGUAIS ; Mme Colette CAPDEBOSCQ ; M. Laurent DECAYEUX ; Mme Françoise FROMAGE ; Mme Catherine HAIZE ; Mme Ghislaine HAUBERT ; Mme Anne HOUEIX ; M. Emmanuel HOUIS ; Mme Annie MOUET ; M. Pierre MOUNIER ; Mme Séverine NIGAUD ; M. Maxime PIERRE ; M. Michel POULVELARIE ; M. Jean-Bruno SAVIN ; M. Didier TOU- TAIN ; Mme Amélie VESQUES.

Absents (2) : Mme Hélène KARAGOUNIS ; Mme Chantal RIAUD

Pouvoirs (3) : M. Jean-Pierre GILAIN à M. Jean-Paul BOURGUAIS ; Mme Stéfanie LEBRETON à Mme Colette CAPDEBOSCAQ ; Mme Catherine LAMBIN à Mme Françoise FROMAGE.

Après avoir constaté que la condition de quorum posée à l'article L2121-17 du CGCT est remplie, Mme le Maire ouvre la séance.

Secrétaire de séance : M. Jean-Bruno SAVIN

1) Approbation du procès-verbal de la séance du 15 décembre 2022.

M. ARMENOULT fait remarquer que la route de la Meule Douettée n'est pas rattachée à l'école de St Cyr du Ronceray mais à celle de La Chapelle-Yvon. Mme CAPDEBOSCQ précise qu'elle avait évoqué la gêne causée par les arbres de la rue Copplestone aux fauteuils roulants et pas Uniquement aux poussettes. Ces modifications prises en compte, le Conseil Municipal, à l'unanimité des membres présents et représentés, approuve le procès-verbal du 15 décembre 2022.

2) MA-DEL-2023-001 : Changement définitif du lieu de réunion des conseils municipaux.

Mme le Maire expose qu'en vertu de l'article L2121-7 du CGCT «le Conseil Municipal se réunit et délibère à la mairie de la commune, à savoir celle de St Cyr du Ronceray. || peut également se réunir et délibérer, à titre définitif dans un autre lieu situé sur le territoire communal, dès lors que ce lieu ne contrevient pas au principe de neutralité, qu'il offre les conditions d'accessibilité et de sécurité nécessaires et qu'il permet d'assurer la publicité des séances ».

Compte tenu du nombre de conseillers municipaux et des possibilités qu'offre en matière d'espace et d'accessibilité la salle polyvalente de St Cyr du Ronceray, il convient d'envisager de définir la salle polyvalente de St Cyr du Ronceray, de façon définitive, comme lieu habituel des conseils municipaux.

Entendu cet exposé et après en avoir délibéré, le Conseil Municipal, à l'unanimité des membres présents ou représentés, -__ Décide que sera défini de manière définitive la salle polyvalente de St Cyr du Ronceray, 14 chemin d'Auquainville comme lieu habituel de tenu des conseils municipaux

- Précise que les réunions des conseils municipaux pourront se tenir à la salle polyvalente de St Julien de Mailloc, sous réserve que, chaque année, au moins deux réunions se tiennent à la salle polyvalente de St Cyr du Ronceray, lieu habituel des séances. 3) MA-DEL-2023-002 : Retrait de la délibération MA-DEL-2022-093 du 17 novembre 2022.

M. le Sous-Préfet suite au contrôle de légalité de la délibération MA-DEL-2022-093, nous a fait savoir que celle-ci n'était pas conforme en raison de l'absence de la signature du secrétaire de séance, en effet depuis juillet 2022, les délibérations doivent être signées à la fois par le Maire mais aussi par le secrétaire de séance avant dépôt au contrôle de légalité. En conséquence, M. le Sous-Préfet demande le retrait de cette délibération dans Un délai de deux mois et de procéder à une nouvelle délibération.

Entendu cet exposé et après en avoir délibéré, le Conseil Municipal, à l'unanimité des membres présents ou représentés, acte le retrait de la délibération MA-DEL-2022-093.

4) MA-DEL-2023-003 : Octroi d'une remise gracieuse sur rémunérations trop perçues.

Mme le Maire explique au conseil municipal que 2 agents placé en accident de travail ont perçu à tort leur IFSE et que par conséquent la commune se trouve dans l'obligation d'exiger le reversement du trop-perçu.

Mme le Maire rappelle que ce trop-perçu intervient suite à une erreur de la collectivité dans l'interprétation de la délibé- ration CM/DEL2017/592112. En effet celle-ci stipule au paragraphe Modalités de maintien de l'IFSE : « Le versement de IFSE est suspendu en cas de congé de maladie ordinaire, de longue maladie, de longue durée, de grave maladie au prorata du nombre de jours d'absence. »

En l'absence de mention concernant le cas de congés pour accident de service, l'agent en charge des ressources humaines a interprété ce silence comme le maintien implicite du régime indemnitaire. Or au regard du Décret n°2010- 997 Une délibération pourrait maintenir la part du régime indemnitaire relative à l'exercice des fonctions seulement en cas de CITIS ; à défaut de précision de maintien du versement du régime indemnitaire dans la délibération, celui-ci devra être suspendu dès le 1®' jour d'absence.

Dès lors, la créance est fondée et la procédure de reversement des sommes indüment perçues se fait en application des règles de la comptabilité publique.(Code de la fonction publique : article L711-6) . Les conditions de récupération des sommes indüment versées sont fixées par l'article 37-1 de la loi n°2000-321 du 12 avril 2000.

Mme le Maire rappelle que l'article 193 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et

comptable publique impose qu'une remise gracieuse intervienne « sur délibération de l'organe délibérant prise après

avis de l'agent comptable ». Cette procédure permet d'effacer tout ou partie la dette de l'agent. La remise gracieuse

ne s'effectue que si des circonstances particulières la justifient (faute commise par l'administration, situation familiale,

financière, professionnelle difficile de l'agent, etc...)

Entendu cet exposé, les membres du conseil municipal, à 4 voix « POUR », 2 « ABSTENTIONS » et 19 voix « CONTRE » refuse

l'octroi d'une remise gracieuse sur IFSE trop perçue pour ces 2 agents.

5) MA-DEL-2023-004 : Signature d'une convention avec le Centre de Gestion du Calvados pour la mise en

place de l'archivage.

Mme le Maire rappelle que les communes de plus de 2000 habitants sont propriétaires et responsables de la conserva-

tion de leurs archives à la différence des communes de moins de 2000 habitants qui peuvent les transmettre aux ar-

chives départementales.

Un audit des archives des communes historiques avait été effectué en 2017 par le Centre de Gestion du Calvados qui

avait estimé à 68 jours la durée d'intervention pour réaliser le tri, le classement et l'organisation des archives commu-

nales.

Mme le Maire présente la convention proposée à nouveau par le Centre de Gestion du Calvados pour réaliser l'archi-

vage. Compte tenu du temps écoulé depuis leur précédente visite, le CDG a déterminé 70 jours d'intervention, factu-

rée à 200 € la journée. Le Centre de Gestion s'engage par cette convention à trier, éliminer, classer et répertorier les

archives de la commune mais également à organiser les locaux d'archivage.

Mme le Maire évoque la possibilité de transformer le garage/local technique situé à côté du pôle administratif en local

d'archives en raison de sa proximité avec les services administratifs. Des travaux seront nécessaires pour adapter ce

local au volume des archives et aux normes de conservation. M. MOUNIER indique que les travaux de mise aux normes de ce local coûteraient aux environs de 18 000 €

Mme NIGAUD souhaiterait que tous les documents soient scannés et ne pas conserver de version papier.

Mme HAIZE propose solliciter le personnel technique pour effectuer l'archivage, M. MOUNIER explique que ces docu-

ments ne sont pas manipulables par tout le monde, Mme HAIZE suggère alors de faire appel au personnel administratif.

M. TOUTAIN fait remarquer que la personne en charge de l'archivage doit être un professionnel, les durées de conser-

vations étant différentes en fonction du type de document.

M. SAVIN insiste sur le risque de retour possible des archives des communes historiques pour le moment détenues par le

département. |

Entendu cet exposé, les membres du conseil municipal, à 24 voix « POUR » et 1 ( ABSTENTION » autorise Mme le Maire à

signer la convention d'adhésion au service Archives avec le Centre de Gestion du Calvados.

6) MA-DEL-2023-005 : Choix d'un prestataire et adhésion au service d'accompagnement pour la mise en conformité au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Mme le Maire expose à l'assemblée les projets d'adhésion au service de mise en conformité avec la règlementation européenne « RGPD », proposé par le Centre de gestion de la fonction publique territoriale du Calvados (CDG14) et par le Syndicat Mixte pour l'Informatisation des Collectivités (SMICO).

Elle rappelle que le règlement européen 2016/679 [RGPD) du 27 avril 2016 est entré en vigueur le 25 mai 2018. Ce règlement apporte de nombreuses modifications en matière de sécurité des données à caractère personnel et rend obligatoire leur application dans les collectivités territoriales et les établissements publics. impose :

- de nommer Un Délégué à la Protection des Données (DPD ou DPO en anglais pour Data Protection Officer), mutualisable,

- d'établir une cartographie de tous les traitements, flux et circuits de données personnelles, - de mettre en place un plan d'actions pour mettre en conformité les traitements - de tenir à jour un registre des traitements.

- De prendre en compte la protection des données personnelles dès la création d'un traitement ou service (concept de « privacy by design »).

Cela induit de minimiser autant que possible la collecte de données personnelles nécessaires à la finalité du service, de déterminer leur durée de conservation, de préparer les mentions d'information et le recueil du consentement des intéressés.

En cas de traitements susceptibles d'engendrer des risques élevés pour les droits et libertés des personnes, il y aura lieu de réaliser des analyses d'impact sur la protection des données [AIPD). En outre, en cas de fuite de données, la Collectivité devra, sauf adaptation prévue par la loi française, notifier auprès de la CNIL la violation de son système dans un délai de 72 heures, et en informer corrélativement les personnes dont les données figuraient dans les traitements.

La CNIL effectuera un contrôle à postériori et la Collectivité devra être en mesure de prouver à tout moment : - que tout est mis en œuvre pour garantir la vie privée des usagers et des agents, -__ qu'elle se trouve en conformité avec le RGPD.

Une documentation fournie et à jour devra être disponible : registre des traitements, AIPD, contrats avec les sous-traitants, procédures d'information des personnes, etc.

En cas de manquements, le texte prévoit des amendes et sanctions administratives et pénales très lourdes pouvant aller jusqu'à 20 M d'€.

AU regard du volume important de ces nouvelles obligations légales imposées et de l'inadéquation potentielle entre les moyens dont la Collectivité dispose et lesdites obligations de mise en conformité, confier cette mission au CDG14 présente un intérêt certain.

Le CDG14 propose la possibilité de mettre son expertise et ses moyens tant en personnel qu'en solution technique au bénéfice des collectivités territoriales et des établissements publics qui en éprouveraient le besoin. Par la présente délibération, nous nous proposons de nous inscrire dans cette démarche. Le CDG14 propose, en conséquence, la mise à disposition de son Délégué à la Protection des Données comme accompagnant de la Collectivité dans sa mise en conformité avec le RGPD.

Mme le Maire après comparaison des deux propositions, propose à l'assemblée : + de confier cette mission au CDG14, + de l'autoriser à signer la convention d'accompagnement (annexée à la présente délibération) et à prendre/signer tout document afférent à la mission de mise en conformité avec la règlementation européenne et nationale en la matière, + de désigner le CDG14 comme étant le DPO de la Collectivité,+ de mettre à disposition toutes informations nécessaires à la mission ainsi qu'un relais à la protection des données qui assurera le lien avec le DPO.

Mme AUTRET fait remarquer qu'il serait préférable de nommer un DPO en interne ce qui permettrait de ne pas payer tous les ans pour le suivi.

M: HOUK intervient pour préciser que le DPO doit avoir des compétences juridiques et techniques pour tenir ce rôle.

Le Conseil, après en avoir délibéré, à l'unanimité des membres présents et représentés décide : e d'autoriser Mme le Maire à signer la convention avec le CDG14, e d'autoriser Mme le Maire à prendre et à signer tout acte relatif à la présente mission de mise en conformité avec la règlementation européenne et nationale,

e d'autoriser Mme à désigner le CDG14, comme étant notre Délégué à la Protection des Données et mettre les moyens à disposition du service pour l'exercice de la mission.

Ces autorisations sont valables pour une durée nécessaire à la première mise en œuvre et, le cas échéant, pour les démarches d'accompagnement supplémentaires.

PRECISE que conformément aux dispositions de la convention à signer, le coût sera conforme à l'offre de service du CDG14, frais de déplacement inclus.

A la date de la présente délibération, les tarifs sont fixés à :

Phase 1 (forfait pour les missions définies dans la convention)

Strate communes ou EPCI Tarifs

De 2500 à 5000 hab. 1200 €

Phase 2 (forfait annuel)

Strate communes ou EPCI Tarifs

De 2500 à 5000 hab. 600 €

Les montants de la phase 2 sont définis en fonction de la strate démographique de la Collectivité appréciée à la date de signature de la convention. Ils seront réévalués à la date de chaque renouvellement en cas de changement de strate démographique de la Collectivité ou de nouveaux tarifs votés par délibération du Conseil d'Administration du Centre de Gestion. Les frais de déplacements sont inclus.

Le recouvrement des frais de la mission sera assuré par le Centre de Gestion et sur facture.

7)_Informations diverses :

Association Randonnées : M. MOUNIER annonce qu'une assemblée générale aura lieu le 17 janvier 2023 à 14h00 à la salle des associations de St Pierre de Mailloc en vue de créer une association de randonnée pour entre autres procéder au balisage des chemins.

Voirie : M. MOUNIER explique qu'en raison du passage répété d'un camion de collecte de lait, le bord de la route de la Jouerie est en train de s'effondrer. Pour remédier à ce problème, la haïe du bord de la route va être arrachée sur une centaine de mètres par le service technique avec accord du propriétaire et de l'exploitant, pour élargir la voie. L'exploitant agricole s'est engagé à replanter une haïe une fois la voie élargie.

L'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 21h15.

Le Maire, / Le secrétaire de séance, Mme Françoise space M. Jean-Bruno SAVIN