Déliberation - P351 2024 Convent° de mise à dispo de services entre l'Agglo du Cotentin et La Hague

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Déliberation - P351 2024 Convent° de mise à dispo de services entre l'Agglo du Cotentin et La Hague Document publié le Jeudi 4 avril 2024 par la commune de Magneville. Lien du pdf (Déliberation - P351 2024 Convent° de mise à dispo de services entre l'Agglo du Cotentin et La Hague)Thèmes du document : Eau et assainissement, Consommateurs, Assurance, DÉCISION PRISE EN APPLICATION DES DISPOSITIONS DU CODE GÉNÉRAL DES COLLECTIVITÉS TERRITORIALES

Délégation faite au Président

Réf. : P351_2024

Date : 11/09/2024

OBJET : Convention de mise à disposition de services entre l'Agglomération du Cotentin et la commune de La Hague

Exposé

Suite à la création de l’Agglomération du Cotentin et conformément à sa charte fondatrice, la Communauté d’Agglomération du Cotentin et la commune de La Hague se sont accordées sur une mise à disposition réciproque de services entre les deux collectivités.

Cette démarche de mutualisation garantit en effet la continuité de service public et une gestion efficiente des compétences transférées.

La mise à disposition de services est encadrée par une convention qu’il convient de mettre à jour et de renouveler afin d’intégrer les évolutions survenues dans les transferts de compétences et les modalités de gestion.

Ainsi, la nouvelle convention de mise à disposition de services entre la commune de La Hague et l’Agglomération du Cotentin doit intégrer la compétence santé et accès aux droits et le transfert de la Maison médicale de La Hague désormais organisée en PSLA (Pôle de Santé Libéral Ambulatoire).

Elle précise également les modes de calcul pour le remboursement des frais des services mis à disposition.

La convention de mise à disposition de services, jointe en annexe de la présente décision, est mise en place pour une durée de 3 ans sur la période 2023-2025 et est renouvelable une fois un an.

Par ces motifs, le Président de la Communauté d’Agglomération du Cotentin,

Vu le Code Général des Collectivités Territoriales, notamment l’article L.5211-10,

Communauté d'Agglomération du Cotentin - Décision du Président n° P351_2024 du 11/09/2024 1/2

Publié le 18/09/2024Vu la délibération n°DEL2024_060 du 4 avril 2024 portant délégation de pouvoir du Conseil au Bureau et au Président de la Communauté d’Agglomération du Cotentin - Modification n°7,

Décide

- De signer la convention de mise à disposition de services entre la commune de La Hague et la Communauté d’Agglomération du Cotentin,

- D'autoriser son délégataire à signer toute pièce nécessaire à l’exécution de la présente décision,

- De dire que la présente décision peut faire l'objet d'un recours auprès du tribunal administratif de Caen (par voie postale au 3 rue Arthur Leduc 14000 CAEN ou par voie dématérialisée via l’application « Télérecours citoyens » sur le site www.telerecours.fr) dans un délai de deux mois à compter de sa transmission au représentant de l’Etat et de l’accomplissement des formalités de publicité requises.

Le Président,

David MARGUERITTE

Communauté d'Agglomération du Cotentin - Décision du Président n° P351_2024 du 11/09/2024 2/2Page 1 sur 9

CONVENTION DE MISE A DISPOSITION DE SERVICES

ENTRE LA COMMUNE DE LA HAGUE ET

LA COMMUNAUTE D’AGGLOMERATION LE COTENTIN

Article L 5211-4-1 du CGCT

Vu les dispositions des articles L. 5211-461 et D. 5216-11 du Code général des collectivités territoriales ;

ENTRE

La Communauté d’Agglomération du Cotentin dénommée ci-après « agglomération », sise 8 rue des Vindits - Cherbourg-Octeville - 50130 CHERBOURG-EN-COTENTIN, représentée par son président, Monsieur David MARGUERITTE, habilité par délibération n° DEL_060 du conseil communautaire du 4 avril 2024,

ET

La Commune nouvelle de La Hague dénommée ci-après LA HAGUE, sise 8 rue des Tohagues, BP 217 50440 LA HAGUE représentée par son maire, Madame Manuela MAHIER, dûment habilitée par délibération du Conseil Municipal n°XXX en date du XXX.

Préambule

Dans le cadre de la mise en œuvre du schéma de mutualisation des services entre la communauté d’agglomération du Cotentin et la commune nouvelle de La Hague, il est proposé de signer une nouvelle convention temporaire de mise à disposition d’une partie des services techniques et administratifs de la commune nouvelle de La Hague au bénéfice de l’agglomération. Il est également proposé que certains services administratifs et techniques de l’agglomération soient mis à disposition de la commune nouvelle de La Hague.

Ce dispositif est conforme à la charte de l’agglomération du Cotentin validée le 21 janvier 2017 qui prévoit la possibilité pour celle-ci de mutualiser certains services avec ses communes membres.

CECI EXPOSE, IL EST CONVENU CE QUI SUIT :

Article 1. Objet de la convention

La commune nouvelle de La Hague et l’agglomération ont convenu que des services techniques et administratifs de la commune nouvelle de La Hague soient mis à disposition, en fonction de leurs possibilités, de la Communauté afin d’accompagner l’exécution des compétences transférées à la communauté d’agglomération du Cotentin que sont :Page 2 sur 9

1. Le développement économique, notamment les zones d’activités et les bâtiments d’activités,

2. L’aménagement de l’espace communautaire, notamment au titre de l’organisation de la mobilité,

3. La collecte et le traitement des déchets ménagers et assimilés,

4. L’eau potable et l’assainissement intégrant l’assainissement collectif et le service public d’assainissement non collectif,

5. Les équipements sportifs et culturels d’intérêt communautaires,

6. La santé et l’accès aux soins dont la partie « création, gestion et entretien des structures libérales de soins pluri-professionnelles de premiers recours, disposant d’un projet de santé collectif associant les professionnels de santé de la zone d’influence de la structure, sous maîtrise d’ouvrage publique ».

Les services de La Hague pourront également intervenir sur les bâtiments administratifs et techniques de l’agglomération du Cotentin.

A cet effet, le Président de l’agglomération adresse directement à la direction générale des services de la commune nouvelle de La Hague toutes instructions nécessaires à l’exécution des tâches ainsi confiées. La procédure est présentée en annexe 1. Il contrôle l’exécution de ces tâches.

La commune nouvelle de La Hague et l’agglomération ont convenu que la direction du cycle de l’eau (DCE) de l’agglomération soit mise à disposition de la commune de La Hague afin d’assurer des interventions sur les ouvrages et équipements de La Hague sur certaines compétences :

 La défense incendie pour des prestations nécessitant une intervention urgente,  Les eaux pluviales pour des prestations nécessitant une intervention urgente,  Les bâtiments communaux (réseaux privés situés à l’extérieur des bâtiments).

A cet effet, le Maire de La Hague adresse directement à la direction générale des services de l’agglomération toutes instructions nécessaires à l’exécution des tâches ainsi confiées. Il contrôle l’exécution de ces tâches.

La présente convention précise les modalités de mise en œuvre de ces mises à disposition, les conditions de remboursement des frais de fonctionnement desdits services dans le respect des dispositions du décret N°2011-515 du 10 mai 2011 et le dispositif de suivi de cette forme de mutualisation.

Article 2. Territoire d’application

Les services de la commune nouvelle de La Hague mis à disposition interviendront exclusivement sur les équipements et ouvrages de l’agglomération ou les équipements mutualisés situés sur le territoire de la commune nouvelle de La Hague.

Les services de l’agglomération interviendront sur les équipements et ouvrages de La Hague situés sur le périmètre de l’agglomération.

Article 3. Situation des agents exerçant leurs fonctions dans le service mis à dispositionPage 3 sur 9

3.1. Cas des agents de La Hague :

Les agents des services de La Hague mis à disposition de l’agglomération demeurent statutairement employés par la commune nouvelle de La Hague, dans les conditions de statut et d'emploi qui sont les leurs.

Les agents concernés seront informés par leur hiérarchie.

La mise à disposition porte notamment sur les matériels de bureau, de travail et de locomotion qui sont liés au service ainsi que l’ensemble du matériel nécessaire à la réalisation des prestations comme le matériel de chantier.

Si La Hague décide de réorganiser ses services, ce qu’elle est toujours libre de faire, elle notifiera, sous quinze jours, par tout moyen écrit qu’elle jugera bon d’utiliser, à la Communauté d’agglomération toute information utile à la bonne compréhension de la nouvelle organisation avec une indication des personnes et services en charge des services mis à disposition de la Communauté en vertu de la présente convention, sans qu’un avenant aux présentes ne soit nécessaire, dès lors que les volumes financiers globaux correspondant au coût global du service restent les mêmes.

Les agents, pendant la durée de leur mise à disposition, sont placés sous l’autorité fonctionnelle du Président de l’agglomération.

3.2. Cas des agents de l’agglomération :

Les agents des services de l’agglomération mis à disposition de La Hague demeurent statutairement employés par l’agglomération, dans les conditions de statut et d'emploi qui sont les leurs.

Les agents concernés seront informés par leur hiérarchie.

La mise à disposition porte notamment sur les matériels de bureau, de travail et de locomotion qui sont liés au service ainsi que l’ensemble du matériel nécessaire à la réalisation des prestations comme le matériel de chantier, les hydro-cureuses, ...

Si l’agglomération décide de réorganiser ses services, ce qu’elle est toujours libre de faire, elle notifiera, sous quinze jours, par tout moyen écrit qu’elle jugera bon d’utiliser, à la commune nouvelle de La Hague toute information utile à la bonne compréhension de la nouvelle organisation avec une indication des personnes et services en charge des services mis à disposition de la commune en vertu de la présente convention, sans qu’un avenant aux présentes ne soit nécessaire, dès lors que les volumes financiers globaux correspondant au coût global du service restent les mêmes.

Les agents, pendant la durée de leur mise à disposition, sont placés sous l’autorité fonctionnelle du Maire de La Hague.

Article 4. Mise à disposition de biens matériels

Les biens affectés aux services mis à disposition restent acquis, gérés et amortis par La Hague, même s’ils sont mis à disposition de l’agglomération.Page 4 sur 9

Les biens affectés aux services mis à disposition restent acquis, gérés et amortis par l’agglomération, même s’ils sont mis à disposition de La Hague.

Article 5. Dispositif de suivi du service

Si une des deux parties le demande, un suivi contradictoire régulier de l’application de la présente convention peut être assuré par une commission dont les membres sont désignés à raison de trois membres par signataire de la convention.

Cette commission est créée pour :

 Réaliser un rapport annuel de la mise en œuvre de la présente convention annexé au rapport d’activité des deux collectivités,

 Examiner les conditions financières de la convention,

 Etre force de proposition pour améliorer la mutualisation des services entre la communauté et la commune.

Article 6. Contenu des prestations réalisées par les services mis à disposition

Les services mis à disposition de l’agglomération s’inscrivent dans la réalisation des compétences communautaires transférées, les directions interviendront pour les services transférés pour assurer la continuité de service notamment (liste non exhaustive) :

 Réalisation, par la direction maintenance et appui du territoire, des petites opérations de mise aux normes de bâtiments communautaires (interventions limitées à la mise en sécurité des biens et des personnes),

 Intervention de réparation et d’entretien sur le patrimoine voirie et bâti de l’agglomération,

 Astreinte pour les interventions sur les zones d’activités en-dehors des heures ouvrées  Réalisation par la direction voirie de tous les petits travaux de signalisation, d’éclairage public, d’enrobés, de mobilier urbain, et les travaux de mise en sécurité du domaine public communautaire…

 Interventions ponctuelles par la direction du patrimoine des dépannages et des petits travaux d’entretien du patrimoine communautaire (portes, prises électriques, serrures, étanchéité…),

 Astreinte pour les interventions sur le patrimoine communautaire en dehors des heures ouvrées,

 Gestion du parc mécanique des véhicules lourds, véhicules utilitaires et véhicules légers avec prévisionnel de renouvellement des véhicules lourds en lien avec les services utilisateurs, (une étude de faisabilité vers un service commun est envisagée),  Suivi technique du parc roulant notamment visites techniques obligatoires, entretien préventif, réparations suite à pannes, ou accident…

 Approvisionnement en hydrocarbures sur la base du poste de distribution de gasoil de la commune,

 Mise à disposition de personnel de travaux publics ou d’élagage, de matériel de travaux public avec chauffeur, pour la réalisation d’interventions en horaires normaux et en dehors des horaires ouvrés sur le domaine public communautaire,

 Entretien et nettoyage des locaux et bâtiments, dont ceux en co-activités,  Gestion postale liée à l’exercice des compétences communautaires exercées,  Mise à disposition de matériels et du service de restauration à la demande de l’agglomération,Page 5 sur 9

 Gestion opérationnelle (administrative, comptable, technique) de la Maison médicale- PSLA de La Hague sur la période du 28/03 au 31/10/2024.

Article 7. Contenu des prestations réalisées par les services de l’agglomération mis à disposition

Les services mis à disposition de La Hague réaliseront les prestations suivantes :

 Interventions en régie ou par entreprise privée sur les réseaux d’eau potable, d’eaux usées et d’eaux pluviales communaux situés en domaine public routier ou en domaine privé (travaux sur réseaux, hydro curage, passages caméras…),

 Fourniture d’eau potable pour le balayage et le lavage de la voirie de La Hague ou tout usage de service public,

 Astreinte pour les interventions sur le cycle de l’eau en-dehors des heures ouvrées sur le domaine public et privé de la commune…

 Prestations d’hydro curage ou assimilées à la demande de la commune de la Hague.

Article 8. Assurances et responsabilités

Durant la mise à disposition du service, le ou les agents concernés agiront sous la responsabilité de la communauté. Les sommes éventuellement exposées par la commune au titre de cette mise à disposition relèvent des remboursements de frais.

En cas de faute lourde commise par l’une des deux parties au détriment de l’autre, la partie victime pourra engager la responsabilité de l’autre partie, par dérogation aux stipulations de l’alinéa précédent, non sans avoir tenté toute démarche amiable utile et la mise en œuvre des procédures de conciliation prévues par la présente convention.

Article 9. Définition du mode de calcul du remboursement des frais des services mis à disposition et modalités de paiement

Le décret n°2011-515 du 10 mai 2011 définit le mode de calcul du coût des services mis à disposition entre communes et communautés. Il prévoit que le remboursement des frais de fonctionnement du service mis à disposition s’effectue sur la base d’un « coût unitaire de fonctionnement » multiplié par le nombre d’unités de fonctionnement constatées par la collectivité bénéficiaire de la mise à disposition. L’unité de fonctionnement regroupe l’ensemble des moyens qui sont mis en œuvre pour délivrer une prestation (unités d’œuvre).

Ainsi, le coût unitaire intègre :

‣ Les charges de personnel (régime indemnitaire inclus),

‣ Les charges supports correspondant aux frais pour :

 Les fournitures (électricité, denrées, fournitures de bureau et informatiques …),  Le coût de renouvellement des biens et des matériels,

 Les contrats de services rattachés (maintenance),

 Le coût de la co activité du parc mécanique : coût locaux, entretien au prorata de la surface occupée,…

 D’une manière générale, la mise à disposition et l’entretien des locaux.

A l’exclusion de toute autre dépense non strictement liée au fonctionnement du service.Page 6 sur 9

Ce coût unitaire sera porté à la connaissance de la Communauté d’agglomération dans un délai de trois mois à compter de la signature de la présente convention.

Le remboursement des frais s’effectuera sur la base d’un état annuel indiquant pour les services mis à disposition de la Communauté d’agglomération, le nombre d’unités de fonctionnement constatées.

Ainsi, concernant le remboursement des frais liés aux interventions techniques urgentes pour les bâtiments, aux interventions de la DSI pour la téléphonie et la gestion du réseau informatique (avant 2022) et le nettoyage des locaux, conformément à l’évaluation des charges transférées définies en CLECT pour ces tâches, il sera appliqué les modes de calcul suivants :

∙ Par ETP, le taux d’encadrement moyen et la catégorie affectée. Ceci permet de définir

l’encadrement des équipes en équivalent temps plein pour 1 agent de catégorie C.

Catégorie d’agents A B C Total

Taux d'encadrement moyen 9,50% 17,35% 73,15% 100 %

Encadrement des équipes en

équivalent ETP pour 1 agent cat C à

temps complet (1 ETP)

0,13 0,24 1,00 1,37

∙ Les frais des charges supports : Application du ratio fixé en CLECT à savoir 20,79 % du

montant des frais de personnels calculés.

Exemple pour un temps de travail de l’équipe hygiène des locaux de 450 heures d’agents de catégories C

Nettoyage des locaux Total Cat A Cat B Cat C

Rémunération annuelle brute chargée

(milieu de carrière) par agent à tps complet*

61 324 39 984 32 101

Temps de travail en heures par catégorie

d'agents pour 450 h d'intervention de

catégorie C

615,17 58,44 106,73 450,00

Equivalent en ETP sur base de 1 607 h

travaillées annuelle

0,38 0,04 0,07 0,28

Montant des frais de personnels

correspondants (sur base rémunération

2019)

13 874,87 € 2 230,16 € 2 655,63 € 8 989,08 €

Montant des charges support 2 884,59 € 463,65 € 552,11 € 1 868,83 €

Total remboursement 16 759,46 € 2 693,81 € 3 207,74 € 10 857,91 €

* Il s’agit ici des données estimées en 2019.Page 7 sur 9

Le coût horaire est égal au montant de la rémunération chargée de l’agent intervenant pour la communauté d’agglomération divisée par 1607 heures. Lorsque l’intervention ne peut pas être identifiée par agent, il est pris en compte le montant moyen horaire du service par catégorie.

En sus de ces coûts unitaires, des prestations spécifiques de la commune de La Hague pour la communauté d’agglomération du Cotentin et de la communauté d’agglomération du Cotentin pour la commune de La Hague donneront lieu à un remboursement sur la base d’un état annuel et d’un coût forfaitaire transmis au préalable pour accord (exemple : mise à disposition d’un véhicule) ou coût au réel (exemple : frais d’affranchissement des services de la DCE, du pôle de proximité, …).

Le paiement s’effectuera sur émission d’un titre de recette une fois par an.

Article 10. Durée

La présente convention de mise à disposition est mise en place pour une durée de 3 ans (2023, 2024 et 2025). Elle est renouvelable, sauf dénonciation par simple courrier par l’une des parties signataires, pour une durée de 1 an, en tenant compte des optimisations nécessaires.

Article 11. Avenant

Toute évolution ultérieure des compétences dont la gestion est confiée aux services municipaux de la commune nouvelle de La Hague par l’agglomération, ou d’une manière générale, toute modification quant aux modalités de gestion entre les deux parties, fera l’objet d’un avenant à la présente convention.

Article 12. Résiliation

La présente convention peut être résiliée unilatéralement à tout moment par simple décision de l’exécutif de l’une ou l’autre des parties signataires, agissant en vertu d’une délibération exécutoire, notifiée au moins six mois avant l’entrée en vigueur de cette résiliation.

En cas de résiliation anticipée ou d’expiration de la présente convention, aucune indemnisation n’est à verser par une partie à l’autre, si ce n’est au titre des frais afférents aux mises à disposition dans les conditions fixées par la présente convention.

En cas de résiliation anticipée, les contrats éventuellement conclus pour des biens ou des services mis à disposition sont automatiquement transférés à la communauté pour la période restant à courir, la présente clause devant être rappelée, aux bons soins de la commune, dans les contrats conclus par ses soins pour les services faisant l’objet des présentes.

Article 13. Règlement des litiges

En cas de difficultés d’interprétation et/ou d’exécution de la présente convention et préalablement à toute action contentieuse, les parties conviennent de se réunir afin de trouver un accord amiable. A défaut d’accord, les contestations susceptibles de s’élever entre les parties sont portées devant le Tribunal Administratif de Caen.Page 8 sur 9

Fait en deux exemplaires originaux

Le………………

Pour la Commune nouvelle de La Hague

Le Maire

Pour la Communauté d’Agglomération du Cotentin

Le PrésidentPage 9 sur 9

Procédure à mettre en œuvre par l’agglomération

pour l’exécution d’une mission spécifique

Définition du besoin

d’intervention

Par l’agglomération

Envoi de la demande au DGS

de la commune de La Hague

Transmission de l’accord

d’exécution à la direction

technique

Exécution de la prestation par

le service technique de

La Hague