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unknown - Grand Annecy - DEL 2022 260 Creation d un service commun Proctection des donnees personnelles
Document publié le Lundi 17 janvier 2022
Lien du pdf (unknown - Grand Annecy - DEL 2022 260 Creation d un service commun Proctection des donnees personnelles)
Thèmes du document : Données personnelles, Consommateurs, Union Européenne,
AR CONTROLE DE LEGALITE : 074-200066793-20221117-10211-DE-1-1 en date du 22/11/22 ; REFERENCE ACTE : DEL-2022-260
DEL-2022-260
Nombre de
membres en
exercice
95
Présents et
représentés
88
Délibération
Date de mise
en ligne
24 NOV. 2022
Déposée en
Préfecture le
22 NOV. 2022
EXTRAIT DU REGISTRE DES DÉLIBÉRATIONS
DU CONSEIL COMMUNAUTAIRE DU GRAND ANNECY
SEANCE du 17 NOVEMBRE 2022
L’an deux mille vingt-deux
Le dix sept du mois de novembre à dix-huit heures
Le CONSEIL COMMUNAUTAIRE du Grand Annecy, dûment convoqué en séance officielle le dix novembre deux mille vingt-deux, s'est réuni salle Cap Periaz à Annecy (Seynod) en séance Ordinaire sous la présidence de Frédérique LARDET , Présidente.
Etaient présents
Jean-Pascal ALBRAN, Etienne ANDRÉYS, Christian ANSELME, Gilles ARDIN, François ASTORG, Isabelle BASTID, Michel BEAL, Alexandra BEAUJARD, Nicole BLOC, Franck BOGEY, Cécile BOLY, Patrick BOSSON, Bilel BOUCHETIBAT, Stéphane BOUCLIER, Corinne BOULAND, Catherine BOUVIER, Christian BOVIER, Pierre BRUYERE, Karine BUI-XUAN-PICCHEDDA, Christel CASSET, Lola CECCHINEL, Odile CERIATI-MAURIS, Martine COUTAZ, Roland DAVIET, Noëlle DELORME, Joëlle DERIPPE-PERRADIN, Samuel DIXNEUF, David DUBOSSON, Denis DUPERTHUY, Elisabeth EMONET, Pierre GEAY, Fabien GERY, Jean-François GIMBERT, Fabienne GREBERT, Aurélie GUEDRON, Charlotte JULIEN, Marion LAFARIE, Frédérique LARDET, François LAVIGNE-DELVILLE, Patrick LECONTE, Claire LEPAN, Bruno LYONNAZ, Benjamin MARIAS, Viviane MARLE, Jean-Claude MARTIN, Christian MARTINOD, Antoine de MENTHON, Catherine MERCIER- GUYON, Patricia MERMOZ, Thomas MESZAROS, Aurélien MODURIER, Philippe MORIN, Magali MUGNIER, Michel MUGNIER-POLLET, Alexandre MULATIER- GACHET, Laure ODORICO, Xavier OSTERNAUD, Gérard PASTOR, Raymond PELLICIER, Marie-Luce PERDRIX, Tony PESSEY, Christian PETIT, Monique PIMONOW, Christophe PONCET, Agnès PRIEUR-DREVON, Jean-Luc RIGAUT, Marc ROLLIN, Christian ROPHILLE, Didier SARDA, Yannis SAUTY, Nora SEGAUD-LABIDI, Bénédicte SERRATE, Guillaume TATU, Olivier TRIMBUR
Avaient donné procuration
Frédérique BANGUÉ à Catherine MERCIER-GUYON, Olivier BARRY à Xavier OSTERNAUD, Marie BERTRAND à Fabienne GREBERT, Henri CHAUMONTET à Isabelle BASTID, Sandrine DALL'AGLIO à Christian BOVIER, Isabelle DIJEAU à Bilel BOUCHETIBAT, Fabienne DULIEGE à David DUBOSSON, Chantale FARMER à Alexandre MULATIER-GACHET, Gilles FRANÇOIS à Roland DAVIET, Anthony GRANGER à Corinne BOULAND, Ségolène GUICHARD à Martine COUTAZ, Elisabeth LASSALLE à Nicole BLOC, Christiane LAYDEVANT à Joëlle DERIPPE- PERRADIN, Pierre-Louis MASSEIN à Samuel DIXNEUF
Etaient excusé(e)s
Jacques ARCHINARD, Vanessa BRUNO, Frédérique KHAMMAR, Laurent MILLET, Eric PEUGNIEZ, Jean-Louis TOÉ, Gilles VIVIANT
Alexandre MULATIER-GACHET est désigné(e) en qualité de Secrétaire de séance AR CONTROLE DE LEGALITE : 074-200066793-20221117-10211-DE-1-1 en date du 22/11/22 ; REFERENCE ACTE : DEL-2022-260
OBJET
CRÉATION D'UN SERVICE COMMUN "PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES" Magali MUGNIER, rapporteur
Vu le règlement (UE) 2016/679 du parlement européen et du conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, applicable à partir du 25 mai 2018 ;
Vu le code général des collectivités territoriales et notamment son article L.5211-4-2 ;
Vu l’arrêté préfectoral n° PREF/DRCL/BCBL-2018-0066 du 21 décembre 2018 portant approbation des statuts du Grand Annecy ;
Vu l’avis du Comité technique du Grand Annecy en date du 10 novembre 2022 ;
Vu l’avis du Comité technique de la Ville d’Annecy en date du 30 novembre 2022 ;
Vu la convention proposée en annexe, définissant les modalités techniques et financières pour le bon fonctionnement du service commun, à signer entre chaque commune utilisatrice et le Grand Annecy.
Préambule
Le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, dit règlement RGPD, constitue le cadre général de la protection des données et a pour ambition la conciliation entre ces nouvelles pratiques et la protection des particuliers. Il est directement applicable sur le territoire français depuis le 25 mai 2018.
Les collectivités territoriales et leurs établissements publics sont directement concernés par ces dispositions compte tenu du nombre important de fichiers de données personnelles qu’ils sont amenés à gérer.
Dans le cadre du règlement général sur la protection des données (RGPD), et en particulier de son article 37, tout organisme public doit désigner un délégué à la protection des données. Ce « data protection officer » (DPO) peut être mutualisé à l’échelle intercommunale, comme l’encourage vivement la CNIL.
Dans ce contexte, et dans le cadre de la démarche de mutualisation et de support aux communes, la communauté d’agglomération du Grand Annecy souhaite mettre à disposition des communes qui le souhaitent un appui et un accompagnement en créant un service commun portant sur la mission protection des données personnelles, conformément à l’article L5211-4-2 du code général des collectivités territoriales.
Contexte
Les pratiques concernant la mise en œuvre du RGPD sont très hétérogènes sur le territoire du Grand Annecy :
- 2 emplois de DPO à temps non complet répartis entre le Grand Annecy et la commune nouvelle d'Annecy et occupés par un même agent : 0,3 ETP pour le Grand Annecy, 0,7 ETP pour la ville d’Annecy,
- mise en conformité interne pour 5 communes,
- recours à un prestataire externe pour 9 communes,
- mise en conformité à engager pour 19 communes. AR CONTROLE DE LEGALITE : 074-200066793-20221117-10211-DE-1-1 en date du 22/11/22 ; REFERENCE ACTE : DEL-2022-260
A la date du 25 octobre 2022, 17 communes ont exprimé leur souhait d’adhérer à ce service commun :
- 6 communes de moins de 1000 habitants : Allèves, La Chapelle-Saint-Maurice, Chapeiry, Entrevernes, Saint-Eustache, Saint-Sylvestre ;
- 7 communes de 1000 à 3000 habitants : Alby-sur-Chéran, Charvonnex, Chavanod, Héry-sur- Alby, Nâves-Parmelan, Quintal, Viuz-la-Chiesaz ;
- 1 commune de 3000 à 5000 habitants : Groisy ;
- 2 communes de plus de 5000 habitants : Epagny-Metz-Tessy, Poisy ;
- 1 commune de plus de 100 000 habitants : Annecy.
Mise en place d’un service commun
Pour répondre à ces attentes, le Grand Annecy propose un service commun « protection des données personnelles ».
Le service commun agit pour le compte des communes membres, en tant que DPO du dispositif comme DPO de la commune, après désignation auprès des autorités de contrôle.
A leur demande et par convention avec le Grand Annecy (jointe en annexe), les communes peuvent bénéficier du service commun « protection des données personnelles ».
Le service commun est créé par délibérations concordantes des organes délibérants des communes et de l’EPCI, avant signature d’une convention entre les présidents des exécutifs. Préalablement à l’adoption de la convention, les comités sociaux territoriaux des communes concernées et de l’EPCI sont consultés sur son contenu et ses annexes.
Dimensionnement du service commun
Au regard du nombre de communes souhaitant bénéficier du service commun et du fonctionnement existant (DPO partagé entre le Grand Annecy et la Ville d’Annecy), il est proposé le dimensionnement suivant :
- 1 poste de responsable de pôle protection des données : 1 ETP , - 1 poste de chargé de protection des données : 1 ETP ,
- 1 poste d’assistant à la protection des données : 0,5 ETP .
Missions du service commun
Le DPO contrôle le respect du RGPD, il informe, conseille et forme les élus et les agents de la collectivité, il est à l'interface entre la collectivité, la CNIL et les citoyens.
Dans le cadre des actions initiales, le DPO mutualisé, pour chaque collectivité :
- réalise l’inventaire des traitements de données personnelles mis en œuvre ; - évalue les pratiques et met en place des procédures (audits, privacy by design, notification des violations de données, gestion des réclamations et des plaintes, etc.) ; - analyse et vérifie la conformité des activités de traitement ;
- identifie les risques associés aux opérations de traitement ;
- établit une politique de protection des données personnelles ;
- sensibilise les agents, la direction et le responsable de traitement sur les nouvelles obligations légales.
Les actions d’assistance réalisées par le DPO mutualisé concernent les champs suivants : AR CONTROLE DE LEGALITE : 074-200066793-20221117-10211-DE-1-1 en date du 22/11/22 ; REFERENCE ACTE : DEL-2022-260
- l’analyse d’impact relative à la protection des données ;
- les réclamations et les plaintes ;
- la violation des données personnelles ;
- la coopération avec la CNIL, autorité de contrôle ;
- la mise à disposition d’outils ;
- une assistance ponctuelle.
Les livrables fournis portent sur la documentation relative aux traitements de données à caractère personnel et le compte-rendu d’activité.
Modalités financières
Le recours à un service commun n’est possible qu’à la condition que toute personne publique qui en bénéficie abonde ce dernier.
L’évaluation du coût de la mise en commun est basée sur le coût réel annuel de la prestation exercée par l’EPCI pour le compte d’une ou plusieurs communes.
L’unité de fonctionnement retenue est l’heure d’intervention. La prévision d’utilisation annuelle totale est de 3 736 heures, dont 1 045 heures pour la Ville d’Annecy et 1 049 heures pour les autres communes membres du service commun.
Le « coût unitaire de fonctionnement du service » proposé est le coût horaire qui comprend :
- le coût annuel réel du personnel pour le Grand Annecy ;
- les charges de gestion du service :
- en fonctionnement : déplacements, abonnements, télécommunications, formation, fournitures et petit matériel, prestations de service… ;
- en investissement (répercutés en coûts d’amortissement annuels) : véhicules, informatique, téléphone, mobilier, frais de logiciels...
- un pourcentage de frais de gestion pour le fonctionnement du service.
Le remboursement des frais s'effectue selon des modalités définies dans la convention, sur la base d'un état annuel indiquant la liste des recours au service, convertis en unités de fonctionnement.
Tableau de répartition des heures d’intervention et du coût annuel du service / collectivité
Les estimations ci-dessous sont calculées en fonction du nombre et de la typologie des communes adhérentes au service commun au 1er janvier 2023.
Tranches de
population
Nombre de
collectivités
adhérentes
au service
commun
Nombre
d’heures
d’intervention
par an et par
collectivité
Equivalent en
jours
d’intervention
par an et par
collectivité
Coût annuel
répercuté par
type de
collectivité
Moins de 1000 6 42 6 1 521 € 1000-3000 7 64 9 2 325 € 3000-5000 et
syndicats
intercommunaux
1 97 14 3 522 €
Plus de 5000 2 126 18 4 562 € Ville d’Annecy 1 1045 150 53 307 € Grand Annecy 1 1642 235 63 447 € TOTAUX 18 3736 534 154 801 € AR CONTROLE DE LEGALITE : 074-200066793-20221117-10211-DE-1-1 en date du 22/11/22 ; REFERENCE ACTE : DEL-2022-260
Gouvernance et suivi du service commun
La gouvernance du service commun est assurée par un comité stratégique qui se réunit une fois par an. Le comité stratégique débat et prend des décisions concernant toute modification des missions du service commun et/ou des prestations proposées.
Le suivi du service commun est assuré par un comité de suivi qui se réunit au moins 3 fois par an. Le comité de suivi à en charge le suivi de l’activité du service commun et soumet des propositions d’ajustements et/ou d’évolutions au comité stratégique.
Un bilan évaluatif avant la fin de la 1ère année de fonctionnement sera réalisé afin de permettre un réajustement de l’organisation du service et l’anticipation de nouvelles adhésions au service commun.
LE CONSEIL COMMUNAUTAIRE DECIDE :
- d’approuver la création d’un service commun « protection des données personnelles » ;
- d’approuver la convention de mise en œuvre de ce service commun annexée ;
- d’autoriser la Présidente à signer la convention annexée et tout document nécessaire à l’application de la présente délibération.
LA DÉLIBÉRATION A ÉTÉ ADOPTÉE À L'UNANIMITÉ
Voix POUR : 88
Le Secrétaire de séance,
Alexandre MULATIER-GACHET
Pour extrait conforme
Pour la Présidente et par délégation,
Le Directeur Général,
Sébastien LENOIR.