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unknown - Grand Annecy - DEL 2025 316 Convention svce commun DPO
Document publié le Samedi 18 janvier 2025
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Thèmes du document : Données personnelles, Consommateurs, Union Européenne,
AR CONTROLE DE LEGALITE : 074-200066793-20251218-18710-DE-1-1 en date du 24/12/25 ; REFERENCE ACTE : DEL-2025-316
DEL-2025-316
Nombre de
membres en
exercice
95
Présents et
représentés
88
Délibération
Date de mise
en ligne
24 DÉC. 2025
Déposée en
Préfecture le
24 DÉC. 2025
EXTRAIT DU REGISTRE DES DÉLIBÉRATIONS
DU CONSEIL COMMUNAUTAIRE DU GRAND ANNECY
SEANCE du 18 DÉCEMBRE 2025
L’an deux mille vingt-cinq
Le dix huit du mois de décembre à dix-huit heures
Le CONSEIL COMMUNAUTAIRE du Grand Annecy, dûment convoqué en séance officielle le onze décembre deux mille vingt-cinq, s'est réuni au Centre des Congrès à Annecy en séance Ordinaire sous la présidence de Frédérique LARDET , Présidente.
Etaient présents
Jean-Pascal ALBRAN, Etienne ANDRÉYS, Christian ANSELME, Jacques ARCHINARD, Gilles ARDIN, François ASTORG, Isabelle BASTID, Alexandra BEAUJARD, Franck BOGEY, Cécile BOLY, Patrick BOSSON, Bilel BOUCHETIBAT, Christian BOVIER, Pierre BRUYERE, Odile CERIATI-MAURIS, Josette CHARVIER, Henri CHAUMONTET, Max DAGAND, Roland DAVIET, Jean-François DEGENNE, Joëlle DERIPPE-PERRADIN, Samuel DIXNEUF, David DUBOSSON, Fabienne DULIEGE, Denis DUPERTHUY, Gilles FRANÇOIS, Fabien GERY, Jean-François GIMBERT, Anthony GRANGER, Aurélie GUEDRON, Marion LAFARIE, Frédérique LARDET, François LAVIGNE-DELVILLE, Christiane LAYDEVANT, Patrick LECONTE, Karine LEROY, Bruno LYONNAZ, Viviane MARLE, Jean-Claude MARTIN, Christian MARTINOD, Pierre-Louis MASSEIN, Antoine de MENTHON, Catherine MERCIER- GUYON, Patricia MERMOZ, Thomas MESZAROS, Aurélien MODURIER, Philippe MORIN, Magali MUGNIER, Laure ODORICO, Xavier OSTERNAUD, Gérard PASTOR, Raymond PELLICIER, Marie-Luce PERDRIX, Eric PEUGNIEZ, Monique PIMONOW, Christophe PONCET, Jean-Luc RIGAUT, Marc ROLLIN, Christian ROPHILLE, Didier SARDA, Yannis SAUTY, Nora SEGAUD-LABIDI, Bénédicte SERRATE, Olivier TRIMBUR, Gilles VIVIANT
Avaient donné procuration
Frédérique BANGUÉ à Christiane LAYDEVANT, Olivier BARRY à Odile CERIATI- MAURIS, Marie BERTRAND à Alexandra BEAUJARD, Nicole BLOC à Raymond PELLICIER, Corinne BOULAND à Anthony GRANGER, Vanessa BRUNO à Didier SARDA, Karine BUI-XUAN-PICCHEDDA à Bénédicte SERRATE, Lola CECCHINEL à Jean-François DEGENNE, Martine COUTAZ à Philippe MORIN, Isabelle DIJEAU à Joëlle DERIPPE-PERRADIN, Elisabeth EMONET à Gérard PASTOR, Chantale FARMER à Yannis SAUTY, Fabienne GREBERT à Marie-Luce PERDRIX, Ségolène GUICHARD à Roland DAVIET, Charlotte JULIEN à Samuel DIXNEUF, Elisabeth LASSALLE à Pierre BRUYERE, Claire LEPAN à Denis DUPERTHUY, Michel MUGNIER-POLLET à Jean-Pascal ALBRAN, Tony PESSEY à Jean-Luc RIGAUT, Christian PETIT à Bilel BOUCHETIBAT, Agnès PRIEUR-DREVON à Bruno LYONNAZ, Guillaume TATU à Marion LAFARIE, Jean-Louis TOÉ à Magali MUGNIER
Etaient excusé(e)s
Michel BEAL, Stéphane BOUCLIER, Catherine BOUVIER, Sandrine DALL'AGLIO, Frédérique KHAMMAR, Benjamin MARIAS, Alexandre MULATIER-GACHET
Magali MUGNIER est désigné(e) en qualité de Secrétaire de séance AR CONTROLE DE LEGALITE : 074-200066793-20251218-18710-DE-1-1 en date du 24/12/25 ; REFERENCE ACTE : DEL-2025-316
OBJET
RENOUVELLEMENT DE LA CONVENTION DE SERVICE COMMUN POUR LA PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES
Magali MUGNIER, rapporteur
Vu le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, applicable à partir du 25 mai 2018 ;
Vu le Code Général des Collectivités Territoriales et notamment son article L.5211-4-2 ;
Vu l’arrêté préfectoral n° PREF/DRCL/BCBL-2018-0066 du 21 décembre 2018 portant approbation des statuts du Grand Annecy ;
Vu la délibération du Conseil communautaire n° DEL-2022-260 en date du 17 novembre 2022 approuvant la création du service commun « protection des données personnelles » ;
Vu la convention proposée en annexe, définissant les modalités techniques et financières pour le bon fonctionnement du service commun, à signer entre chaque commune membre et le Grand Annecy.
Contexte
Dans le cadre du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), et en particulier de son article 37, tout organisme public doit désigner un Délégué à la Protection des Données (DPO).
Le DPO doit contrôler le respect du RGPD, il informe, conseille et forme les élus et les agents de la collectivité, il est à l'interface entre la collectivité, la CNIL et les citoyens.
La CNIL encourage vivement la mutualisation à l’échelle intercommunale.
Le service commun « protection des données personnelles » (DPO) porté par la Communauté d’agglomération du Grand Annecy a été mis en place au 1er janvier 2023.
Seize communes ont adhéré au service commun à compter du 1er janvier 2023 : Annecy, Alby-sur- Chéran, Allèves, Chapeiry, Charvonnex, Chavanod, Entrevernes, Epagny Metz-Tessy, Groisy, La Chapelle-Saint-Maurice, Nâves-Parmelan, Poisy, Quintal, Saint-Eustache, Saint-Sylvestre, Viuz-la- Chiésaz.
Deux autres communes, Argonay et Duingt ont adhéré au service commun au 1er avril 2025.
L’actuelle convention de service commun arrivant à son terme au 31 décembre 2025 et, considérant le renouvellement des conseils municipaux en mars 2026, il est proposé de renouveler la convention pour une durée d’un an, en tenant compte du souhait de la commune de La Chapelle Saint-Maurice de suspendre son adhésion et en intégrant les quatre nouvelles communes qui souhaitent adhérer : Héry- sur-Alby, Mûres, Saint-Félix et Veyrier-du-Lac.
Rappel des missions du service commun
Dans le cadre des actions initiales, le DPO mutualisé, pour chaque collectivité : - réalise l’inventaire des traitements de données personnelles mis en œuvre ; - évalue les pratiques et met en place des procédures (audits, privacy by design, notification des violations de données, gestion des réclamations et des plaintes, etc.) ; - analyse et vérifie la conformité des activités de traitement ;
- identifie les risques associés aux opérations de traitement ; AR CONTROLE DE LEGALITE : 074-200066793-20251218-18710-DE-1-1 en date du 24/12/25 ; REFERENCE ACTE : DEL-2025-316
- établit une politique de protection des données personnelles ;
- sensibilise les agents, la direction et le responsable de traitement sur les nouvelles obligations légales.
Les actions d’assistance réalisées par le DPO mutualisé concernent les champs suivants : - l’analyse d’impact relative à la protection des données ;
- les réclamations et les plaintes ;
- la violation des données personnelles ;
- la coopération avec la CNIL, autorité de contrôle ;
- la mise à disposition d’outils ;
- une assistance ponctuelle.
Dimensionnement du service commun
Avec 22 adhérents, il convient d’adapter le dimensionnement du service commun et le compléter d’un 0,5 ETP supplémentaire afin de le porter à 3 ETP.
Modalités financières de la mutualisation
L’évaluation du coût de la mise en commun est basée sur le coût réel annuel de la prestation exercée par l’EPCI pour le compte d’une ou plusieurs communes.
L’unité de fonctionnement retenue est l’heure d’intervention.
Le « coût unitaire de fonctionnement du service » proposé est le coût horaire qui comprend : le coût annuel réel du personnel pour le Grand Annecy ;
les charges de gestion du service ;
un pourcentage de frais de gestion pour le fonctionnement du service fixé à 5%
Le remboursement des frais s'effectue sur la base d'un état annuel indiquant la liste des recours au service, convertis en unités de fonctionnement.
Tableau de répartition des heures d’intervention et du coût annuel du service / collectivité
Les estimations ci-dessous sont calculées en fonction du nombre et de la typologie (tranches de population) des communes adhérentes au service commun au 01/01/2026.
Tranches de
population
Nombre de
collectivités
adhérentes au
service
commun
Nombre
d’heures
d’intervention
par an et par
collectivité
Equivalent en
jours
d’intervention*
par an et par
collectivité
Coût annuel
répercuté par type
de collectivité
Moins de 1000 7 42 6 1 656 € 1000-3000 8 64 9 2 524 € 3000-5000 et
syndicats
intercommunaux
3 97 14 3 826 €
Plus de 5000 2 126 18 4 969 € Plus de 100 000 1 1045 150 52 584 € Grand Annecy 1 2085 292 99 991 € TOTAUX 22 4479 640 205 775 €
* 1 jour d’intervention correspond à 7 heures d’intervention
Pour la seule année 2026, les heures d’intervention correspondant au 0,5 ETP nouvellement créé pour le poste d'assistant à la protection des données, portant l’effectif du service commun à 3 ETP, seront réparties entre : AR CONTROLE DE LEGALITE : 074-200066793-20251218-18710-DE-1-1 en date du 24/12/25 ; REFERENCE ACTE : DEL-2025-316
Les nouvelles communes adhérentes et celles passées dans la tranche de population supérieure par rapport à la convention précédente ;
Le Grand Annecy, au titre de la solidarité communautaire, dans l’attente de l’adhésion de nouvelles communes, portant le nombre d’heures d’intervention estimées pour le Grand Annecy à 2085 heures.
Gouvernance et suivi du service commun
La gouvernance du service commun est assurée par un comité stratégique qui se réunit une fois par an. Le comité stratégique débat et prend des décisions concernant toute modification des missions du service commun et/ou des prestations proposées. Le suivi du service commun est assuré par un comité de suivi. Il a en charge le suivi de l’activité du service commun et soumet des propositions d’ajustements et/ou d’évolutions au comité stratégique.
Durée de la convention
La présente convention prendra effet à compter du 1er janvier 2026, pour une durée d’un an non renouvelable, soit jusqu’au 31 décembre 2026.
LE CONSEIL COMMUNAUTAIRE DECIDE :
- d’approuver la convention de renouvellement du service commun annexée ; - d’autoriser la Présidente à signer la convention annexée et tout document nécessaire à l’application de la présente délibération.
LA DÉLIBÉRATION A ÉTÉ ADOPTÉE À L'UNANIMITÉ
Voix POUR : 88
Le Secrétaire de séance,
Magali MUGNIER
Pour extrait conforme
Pour la Présidente et par délégation,
la Directrice Générale,
Virginie AULAS.