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unknown - Grand Annecy - DEL 2025 66 Adhesion nvelles communes sce commu Protection donnees
Document publié le Vendredi 17 janvier 2025
Lien du pdf (unknown - Grand Annecy - DEL 2025 66 Adhesion nvelles communes sce commu Protection donnees)
Thèmes du document : Données personnelles, Union Européenne, Consommateurs,
AR CONTROLE DE LEGALITE : 074-200066793-20250417-16751-DE-1-1 en date du 23/04/25 ; REFERENCE ACTE : DEL-2025-66
DEL-2025-66
Nombre de
membres en
exercice
95
Présents et
représentés
80
Délibération
Date de mise
en ligne
23 AVR. 2025
Déposée en
Préfecture le
23 AVR. 2025
EXTRAIT DU REGISTRE DES DÉLIBÉRATIONS
DU CONSEIL COMMUNAUTAIRE DU GRAND ANNECY
SEANCE du 17 AVRIL 2025
L’an deux mille vingt-cinq
Le dix sept du mois de avril à dix-huit heures
Le CONSEIL COMMUNAUTAIRE du Grand Annecy, dûment convoqué en séance officielle le onze avril deux mille vingt-cinq, s'est réuni au Centre des Congrès - Salle de l'Europe à Annecy en séance Ordinaire sous la présidence de Frédérique LARDET , Présidente.
Etaient présents
Jean-Pascal ALBRAN, Etienne ANDRÉYS, Gilles ARDIN, Olivier BARRY, Isabelle BASTID, Michel BEAL, Alexandra BEAUJARD, Nicole BLOC, Franck BOGEY, Cécile BOLY, Patrick BOSSON, Stéphane BOUCLIER, Corinne BOULAND, Catherine BOUVIER, Vanessa BRUNO, Pierre BRUYERE, Odile CERIATI-MAURIS, Josette CHARVIER, Martine COUTAZ, Max DAGAND, Jean-François DEGENNE, Joëlle DERIPPE-PERRADIN, Isabelle DIJEAU, Samuel DIXNEUF, Fabienne DULIEGE, Elisabeth EMONET, Gilles FRANÇOIS, Fabien GERY, Anthony GRANGER, Fabienne GREBERT, Charlotte JULIEN, Marion LAFARIE, Frédérique LARDET, Elisabeth LASSALLE, Christiane LAYDEVANT, Patrick LECONTE, Karine LEROY, Bruno LYONNAZ, Benjamin MARIAS, Viviane MARLE, Jean-Claude MARTIN, Christian MARTINOD, Pierre-Louis MASSEIN, Antoine de MENTHON, Thomas MESZAROS, Philippe MORIN, Magali MUGNIER, Alexandre MULATIER-GACHET, Xavier OSTERNAUD, Raymond PELLICIER, Marie-Luce PERDRIX, Tony PESSEY, Christian PETIT, Eric PEUGNIEZ, Monique PIMONOW, Christophe PONCET, Agnès PRIEUR- DREVON, Jean-Luc RIGAUT, Marc ROLLIN, Christian ROPHILLE, Didier SARDA, Nora SEGAUD-LABIDI, Bénédicte SERRATE, Jean-Louis TOÉ, Olivier TRIMBUR, Gilles VIVIANT
Avaient donné procuration
Frédérique BANGUÉ à Anthony GRANGER, Marie BERTRAND à Alexandre MULATIER-GACHET, Karine BUI-XUAN-PICCHEDDA à Marion LAFARIE, Lola CECCHINEL à Samuel DIXNEUF, Henri CHAUMONTET à Isabelle BASTID, Roland DAVIET à Philippe MORIN, David DUBOSSON à Fabienne DULIEGE, Chantale FARMER à Charlotte JULIEN, Aurélie GUEDRON à Alexandra BEAUJARD, Ségolène GUICHARD à Martine COUTAZ, Patricia MERMOZ à Gilles VIVIANT, Michel MUGNIER-POLLET à Jean-Pascal ALBRAN, Gérard PASTOR à Elisabeth EMONET, Yannis SAUTY à Fabien GERY
Etaient excusé(e)s
Christian ANSELME, Jacques ARCHINARD, François ASTORG, Bilel BOUCHETIBAT, Christian BOVIER, Sandrine DALL'AGLIO, Denis DUPERTHUY, Jean-François GIMBERT, Frédérique KHAMMAR, François LAVIGNE-DELVILLE, Claire LEPAN, Catherine MERCIER-GUYON, Aurélien MODURIER, Laure ODORICO, Guillaume TATU
Magali MUGNIER est désigné(e) en qualité de Secrétaire de séance AR CONTROLE DE LEGALITE : 074-200066793-20250417-16751-DE-1-1 en date du 23/04/25 ; REFERENCE ACTE : DEL-2025-66
OBJET
ADHÉSION DE NOUVELLES COMMUNES AU SERVICE COMMUN PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES
Magali MUGNIER, rapporteur
Vu le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 2 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, applicable à partir du 25 mai 2018 ;
Vu le Code général des collectivités territoriales et notamment son article L.5211-4-2 ;
Vu l’arrêté préfectoral n° PREF/DRCL/BCBL-2018-0066 du 21 décembre 2018 portant approbation des statuts du Grand Annecy ;
Vu l’avis du Comité technique du Grand Annecy en date du 10 novembre 2022 ;
Vu la délibération du Conseil communautaire n° DEL-2022-260 en date du 17 novembre 2022 approuvant la création du service commun protection des données personnelles ;
Vu les deux conventions proposées en annexe, définissant les modalités techniques et financières pour le bon fonctionnement du service commun, à signer entre chaque commune utilisatrice et le Grand Annecy.
Contexte
Le service commun protection des données personnelles porté par la Communauté d’agglomération du Grand Annecy a été mis en place au 1er janvier 2023.
16 communes ont adhéré à ce service à compter du 1er janvier 2023 : Annecy, Alby-sur-Chéran, Allèves, Chapeiry, Charvonnex, Chavanod, Entrevernes, Epagny Metz-Tessy, Groisy, La Chapelle-Saint-Maurice, Nâves-Parmelan, Poisy, Quintal, Saint-Eustache, Saint-Sylvestre et Viuz-la-Chiésaz.
Aujourd’hui, les communes d’Argonay et de Duingt souhaitent également adhérer à ce service commun.
Rappel des missions du service commun
Le Délégué à la protection des données (DPO) :
- contrôle le respect du règlement général de protection des données (RGPD), - informe, conseille et forme les élus et les agents de la collectivité, - est à l'interface entre la collectivité, la CNIL et les citoyens.
Dans le cadre des actions initiales, le DPO mutualisé, pour chaque collectivité : - réalise l’inventaire des traitements de données personnelles mis en œuvre ; - évalue les pratiques et met en place des procédures (audits, privacy by design, notification des violations de données, gestion des réclamations et des plaintes, etc.) ; - analyse et vérifie la conformité des activités de traitement ;
- identifie les risques associés aux opérations de traitement ;
- établit une politique de protection des données personnelles ;
- sensibilise les agents, la direction et le responsable de traitement sur les nouvelles obligations légales.
Les actions d’assistance réalisées par le DPO mutualisé concernent les champs suivants : - l’analyse d’impact relative à la protection des données ; AR CONTROLE DE LEGALITE : 074-200066793-20250417-16751-DE-1-1 en date du 23/04/25 ; REFERENCE ACTE : DEL-2025-66
- les réclamations et les plaintes ;
- la violation des données personnelles ;
- la coopération avec la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), autorité de contrôle ;
- la mise à disposition d’outils ;
- une assistance ponctuelle.
Les livrables fournis portent sur la documentation relative aux traitements de données à caractère personnel et le compte-rendu d’activité.
Modalités financières
Principe général
Le recours à un service commun n’est possible qu’à la condition que toute personne publique qui en bénéficie abonde ce dernier.
L’évaluation du coût de la mise en commun est basée sur le coût réel annuel de la prestation exercée par l’EPCI pour le compte d’une ou plusieurs communes.
Modalités prévues dans la convention
Le remboursement des frais s'effectue sur la base d'un état annuel indiquant la liste des recours au service, convertis en unités de fonctionnement correspondant à l’heure d’intervention.
Le nombre d’heures annuelles d’intervention et le coût annuel a été calculé en fonction du nombre et de la typologie (tranches de population) des communes adhérentes.
La commune d’Argonay (3 713 habitants), concernée par la tranche de population : 3000-5000, bénéficiera de 97 heures d’intervention (estimation annuelle) pour un coût annuel estimé de 3 522 euros. Pour la période de mai 2025 à décembre 2025, le nombre d’heures d’intervention est estimé à 64 pour un coût estimé de 2 348 euros.
La commune de Duingt (1 069 habitants), concernée par la tranche de population : 1000-3000, bénéficiera de 64 heures d’intervention (estimation annuelle) pour un coût annuel estimé de 2 325 euros. Pour la période de mai 2025 à décembre 2025, le nombre d’heures d’intervention est estimé à 42 pour un coût estimé de 1 550 euros.
Gouvernance et suivi du service commun
La gouvernance du service commun est assurée par un comité stratégique qui se réunit une fois par an. Le comité stratégique débat et prend des décisions concernant toute modification des missions du service commun et/ou des prestations proposées.
Le suivi du service commun est assuré par un comité de suivi. Il a en charge le suivi de l’activité du service commun et soumet des propositions d’ajustements et/ou d’évolutions au comité stratégique.
Durée des conventions
Les deux conventions annexées à la présente délibération prendront effet à compter du 1er mai 2025, pour une durée de 8 mois, soit jusqu’au 31 décembre 2025.
Cette date de fin de convention est concordante avec celle indiquée dans les conventions signées par les 16 autres communes adhérentes.
Fin 2025, une nouvelle convention de service commun protection des données personnelles sera proposée à toutes les communes adhérentes, pour une application à compter du 1er janvier 2026. AR CONTROLE DE LEGALITE : 074-200066793-20250417-16751-DE-1-1 en date du 23/04/25 ; REFERENCE ACTE : DEL-2025-66
Dans le cadre du renouvellement du conventionnement, suite à trois années de fonctionnement du service commun, de nouvelles modalités de calcul de la participation financière des communes pourront être définies. En amont, un groupe de travail proposera au comité stratégique de nouvelles dispositions permettant notamment d’alléger le suivi administratif lié à la facturation du service.
LE CONSEIL COMMUNAUTAIRE DECIDE :
- d’approuver les conventions de mise en œuvre de ce service commun entre le Grand Annecy et les communes d’Argonay et de Duingt, telles qu’annexées ;
- d’autoriser le Présidente à signer les conventions annexées et tout document nécessaire à l’application de la présente délibération.
LA DÉLIBÉRATION A ÉTÉ ADOPTÉE À L'UNANIMITÉ
Voix POUR : 80
Le Secrétaire de séance,
Magali MUGNIER
Pour extrait conforme
Pour la Présidente et par délégation,
la Directrice Générale,
Virginie AULAS.