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unknown - Communauté de communes - Coeur de Chartreuse - 24 27 Reglement comptable et financier M57 de la CC coeur de Chartreuse
Document publié le Lundi 1 janvier 2024
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Thèmes du document : Budget, Banque, Investissement et développement économique,
RÈGLEMENT BUDGÉTAIRE ET
FINANCIER DE LA COMMUNAUTÉ DE
COMMUNES CŒUR DE CHARTREUSE INTRODUCTION
Le règlement budgétaire financier de la Communauté de communes Cœur de Chartreuse formalise et précise les principales règles de gestion financière qui résultent du Code général des collectivités territoriales (CGCT), de la loi organique relative aux lois de finances du 1er août 2001 et du décret n°2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique et des instructions budgétaires et comptables applicables aux communes.
Il définit également des règles internes de gestion propres à la Communauté de communes Cœur de Chartreuse dans le respect des textes ci-dessus énoncés et conformément à l’organisation de ses services. Il rassemble et harmonise des règles jusque-là implicites ou disséminées dans diverses délibérations et notes internes.
Il s’impose à l’ensemble des pôles, directions et services gestionnaires de crédits, et en particulier à la Direction des Finances et renforce la cohérence et l’harmonisation des procédures budgétaires en vue de garantir la permanence des méthodes et des processus internes.
Il vise également à vulgariser le budget et la comptabilité, afin de les rendre accessibles aux élus et aux agents non spécialistes, tout en contribuant à développer une culture de gestion partagée.
Le présent règlement ne se substitue pas à :
- la réglementation générale en matière de finances publiques, puisqu’il la précise et l'adapte quand cela est possible ;
- aux manuels de procédures, fiches actions ou référentiels de contrôles internes ; - au Guide interne de la commande publique de la Communauté de communes Cœur de Chartreuse; - à la Charte de déontologie relative à la commande publique ;
- au Schéma de la commande publique responsable de la Communauté de communes Cœur de Chartreuse.
Ces documents ont une visée pédagogique et pratique et sont établis en exacte concordance avec le présent règlement avec des renvois aux articles concernés.
Le présent RBF évoluera et sera complété en fonction des modifications législatives et réglementaires ainsi que des nécessaires adaptations des règles de gestion. Il constitue la base de référence du guide des procédures de la Direction des Finances. 3
SOMMAIRE
INTRODUCTION ..................................................................................................................................................... 2
SOMMAIRE............................................................................................................................................................ 3
1. Rappel des grands principes budgétaires et comptables................................................................................... 5
2. Les documents budgétaires et comptables ....................................................................................................... 7
2.1 Le budget .............................................................................................................................................. 7
2.2 Le rapport d’orientation budgétaire (ROB) ........................................................................................... 8
2.3 Le calendrier des actions à mener jusqu’au vote du budget................................................................ 8
2.4 Le budget primitif (BP) .......................................................................................................................... 8
2.5 La gestion pluriannuelle des investissements (AP-CP) ......................................................................... 9
2.6 Les autorisations d’engagement (fonctionnement) ........................................................................... 10
2.7 Le budget supplémentaires (BS) et les décisions modificatives (DM)................................................. 10
2.8 Les virements de crédits ..................................................................................................................... 11
2.9 Le compte administratif (CA- Compte de l’ordonnateur) ................................................................... 11
2.10 Le compte de gestion (CG - Compte du comptable public)................................................................ 12
2.11 Le compte financier unique (CFU – Fusion du CA et du CG) .............................................................. 12
2.12 L’affectation du résultat ..................................................................................................................... 12
3. La structure budgétaire .................................................................................................................................. 14
3.1 Les grandes classes de recettes et de dépenses ................................................................................ 15
a) Les Recettes de fonctionnement ................................................................................................................ 15
b) Le pilotage des charges de personnel ........................................................................................................ 16
c) Les autres dépenses de fonctionnement ................................................................................................... 16
d) Les recettes d’investissement .................................................................................................................... 16
e) Les dépenses d’investissement .................................................................................................................. 17
f) Les subventions d’investissement accordées ............................................................................................. 17
g) L’annuité de la dette................................................................................................................................... 17
3.2 La comptabilité d’engagement – généralités ..................................................................................... 18
a) Engagements – gestion de la TVA .............................................................................................................. 18
b) L’engagement de dépenses ........................................................................................................................ 18
c) L’engagement de recettes .......................................................................................................................... 19
d) La gestion des tiers ..................................................................................................................................... 19
3.3 Enregistrement des factures .............................................................................................................. 20
a) La gestion du « service fait » ...................................................................................................................... 20
b) La liquidation et le mandatement ou l’ordonnancement .......................................................................... 21
c) Le délai global de paiement........................................................................................................................ 22
3.4 La gestion des recettes ....................................................................................................................... 23
a) Les recettes tarifaires et leur suivi.............................................................................................................. 23 4
b) Les annulations de recettes ........................................................................................................................ 23
3.5 La gestion des régies........................................................................................................................... 24
a) Cadre général.............................................................................................................................................. 24
Les régies d’avances ....................................................................................................................................... 24
Les régies de recettes ...................................................................................................................................... 24
b) La nomination des régisseurs ..................................................................................................................... 25
c) Les obligations des régisseurs .................................................................................................................... 25
d) Le suivi et le contrôle des régies................................................................................................................. 26
3.6 La constitution des provisions ............................................................................................................ 26
3.7 Les opérations de fin d’exercice ......................................................................................................... 26
a) La journée complémentaire ....................................................................................................................... 26
b) Le rattachement des charges et des produits ............................................................................................ 27
c) Les reports de crédits d’investissement ..................................................................................................... 27
4. LA GESTION DU PATRIMOINE ......................................................................................................................... 28
4.1 La tenue de l’inventaire ...................................................................................................................... 28
4.2 L’amortissement ................................................................................................................................. 29
4.3 La cession de biens mobiliers et biens immeubles ............................................................................. 29
4.4 Concordance inventaire physique/comptable ................................................................................... 29
5. LA GESTION DES GARANTIES D’EMPRUNT ..................................................................................................... 30
6. LA COMMANDE PUBLIQUE ............................................................................................................................. 30
7. GLOSSAIRE ...................................................................................................................................................... 32 5
1. Rappel des grands principes budgétaires et comptables
Les budgets des collectivités locales doivent respecter 5 grands principes budgétaires : l’annualité, l’équilibre, l’unité, l’universalité, la spécialité.
Ces principes sont à la fois des règles de fond et de forme. Ils doivent faire l’objet d’une application stricte. Cependant, la plupart d’entre eux comporte une ou plusieurs dérogations qui visent à simplifier les procédures ou à améliorer la gestion budgétaire.
De manière générale, ces principes sont les garants de la démocratie locale, à travers le rôle de l’assemblée délibérante. Ils permettent à l’assemblée d’avoir une connaissance détaillée et transparente du budget proposé au vote. A posteriori, ils facilitent le contrôle et assurent que le budget voté soit effectivement exécuté. Enfin, ces principes garantissent l’autonomie financière des collectivités locales.
Le principe d’annualité
En application de l’article L.1612-1 du CGCT, le principe d’annualité impose que le budget soit voté chaque année pour un an. L’autorisation donnée par l’assemblée délibérante est donc limitée dans le temps, pour la durée d’un exercice qui commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre. Il s’exécute au cours de la même période. Ce principe impose ainsi que les crédits non utilisés fassent l’objet d’une annulation.
Exceptions :
Date limite de vote du budget
Pour les collectivités locales, la date limite de vote du budget est fixée au 15 avril de l'exercice concerné, ou au 30 avril lorsqu'il s'agit d'une année de renouvellement de l’organe délibérant. En parallèle, des règles permettent à la collectivité locale d’établir des dépenses avant le vote du budget.
La journée complémentaire
La journée complémentaire du 31 décembre se prolonge, fictivement, jusqu’au 31 janvier de l’année suivante pour permettre, en section de fonctionnement uniquement, l’émission des mandats correspondant à des services faits au cours de l’exercice considéré et des titres de recettes correspondant à des droits acquis par la commune au cours du même exercice.
Aussi, le budget peut être modifié jusqu’au 21 janvier pour permettre d’ajuster les crédits de la section de fonctionnement pour régler les dépenses engagées avant le 31 décembre et inscrire les crédits nécessaires à la réalisation des opérations d’ordre de chacune des deux sections du budget ou entre les deux sections.
Le rattachement des charges et des produits de l’exercice
Le but est de réintégrer, dans le compte de résultat (section de fonctionnement), toutes les charges correspondantes à des services faits et tous les produits correspondants à des droits acquis, nés au cours d’un exercice, mais qui n’ont pu être comptabilisés (factures non établies, échéance qui intervient après la clôture de l’exercice, etc.).
La « journée complémentaire » permet de dénouer la majeure partie des opérations qui chevauchent plusieurs exercices, mais elle ne transcrit que de façon incomplète les opérations en cause dans l’exercice où se situait le fait générateur.
Les communes de 3 500 habitants et plus rattachent à l’exercice concerné toutes les recettes et toutes les dépenses de fonctionnement qui ont donné lieu à service fait entre le 1er janvier et le 31 décembre de l’exercice, et pour lesquelles les pièces justificatives correspondantes n’ont pas encore été reçues ou émises à l’issue de la journée complémentaire. 6
Le rattachement des produits et des charges à l’exercice donne lieu à une inscription budgétaire, en recettes et en dépenses, à chaque article intéressé de la section de fonctionnement.
Autorisations budgétaires spéciales
Pour éviter que l’absence d’adoption du budget avant le 1er janvier n’interrompe brusquement le fonctionnement de la collectivité locale, et dans un souci de continuité du service, la loi prévoit la possibilité de reconduire le budget de l’année précédente. Dans ce cadre, les dépenses d’investissement doivent faire l’objet d’une autorisation budgétaire spéciale.
Le principe d’équilibre
L’article L.1612-4 du CGCT pose le principe selon lequel les collectivités territoriales doivent voter leurs actes budgétaires en équilibre réel.
Le budget est en équilibre réel si les conditions suivantes sont réunies :
Les deux sections doivent être votées respectivement en équilibre.
Les recettes et les dépenses doivent être évaluées de façon sincère, sans omission, majoration, ni
minoration.
Le remboursement en capital des annuités d’emprunts à échoir au cours de l’exercice doit être couvert
par des ressources propres de la section d’investissement, éventuellement des dotations aux comptes d’amortissement et de provisions ainsi que du prélèvement complémentaire sur les recettes de la section de fonctionnement.
Exceptions :
Ne sont pas considérés comme étant en déséquilibre, les budgets :
dont la section de fonctionnement comporte ou reprend un excédent et dont la section d’investissement
est en équilibre réel, après reprise pour chacune des sections des résultats apparaissant au compte administratif de l’exercice précédent.
dont la section de fonctionnement comporte ou reprend un excédent reporté par décision de l’assemblée
délibérante ou dont la section d’investissement comporte un excédent, notamment après inscription des dotations aux amortissements et aux provisions exigées.
Le principe d’unité
En application de l’article L.1612-1 du CGCT, le principe d’unité budgétaire impose, d’une part, que toutes les dépenses et toutes les recettes soient inscrites dans le budget, et d’autre part, que ce budget figure dans un seul document.
Exception :
Les budgets annexes
Comme l’État, les collectivités locales ont la possibilité de voter un ou plusieurs budgets annexes pour certains services, et notamment ceux à caractère industriel ou commercial, certains services sociaux, ou encore les services dont l’activité est assujettie à la TVA . Les budgets annexes permettent d’individualiser les recettes et les dépenses propres aux services concernés (régie de transport, abattoirs, services des eaux et de l’assainissement …) et ainsi déterminer les tarifs à appliquer.
Le principe d’universalité
En application de l’article L.2311-1 du CGCT, le principe d’universalité participe à garantir la transparence des fonds publics. Il impose, d’une part, la présentation distincte des dépenses et des recettes, sans compensation ou contraction, et d’autre part, la non-affectation des recettes aux dépenses. L’interdiction de contraction conduit à ne faire référence qu’à des charges ou produits bruts et non à des charges ou produits nets. La non- affectation a pour but de ne pas conditionner la réalisation de certaines dépenses à des recettes aléatoires. Exceptions : 7
Les budgets annexes : ils permettent d’affecter aux dépenses d’un service particulier les recettes qu’il
procure.
Les recettes affectées : il est fréquent de rencontrer des recettes affectées à des dépenses (exemples :
fonds de concours, dons et legs, subventions, certaines taxes).
Le principe de spécialité
En application de l’article L.1612-1 du CGCT, le principe de spécialité consiste à n’autoriser une dépense qu’en l’affectant à un service (ou plusieurs services) en particulier, et dans un but défini. Par exemple, vous ne pouvez pas vous contenter d’affecter un montant à l’éducation, sans précision supplémentaire. Cela signifie que l’autorisation donnée par l’assemblée délibérante doit être détaillée par chapitre et par article.
Ce principe permet la bonne information de l’assemblée lors du vote et facilite le suivi budgétaire et le contrôle.
Exception :
Les dépenses imprévues
Elles autorisent, dans certaines limites, l’exécutif à effectuer des virements du chapitre de dépenses imprévues aux autres chapitres à l’intérieur d’une section. Pour chacune des deux sections, le crédit pour dépenses imprévues ne peut être supérieur à 7,5 % des dépenses réelles prévisionnelles de la section. Ce crédit ne peut être employé que pour faire face à des dépenses pour lesquelles aucune dotation n’est inscrite au budget ou pour un montant insuffisant.
2. Les documents budgétaires et comptables
2.1 Le budget
Le budget est l'acte par lequel le conseil municipal prévoit et autorise les recettes et les dépenses d'un exercice : • en dépenses : les crédits votés sont limitatifs ; les engagements ne peuvent être validés que si des crédits ont été mis en place ;
• en recettes : les crédits sont évaluatifs ; les recettes réalisées peuvent être supérieures aux prévisions.
Le budget comporte deux sections : la section de fonctionnement et la section d'investissement. Chacune des sections est présentée en équilibre en dépenses et en recettes.
Le budget est constitué de l’ensemble des décisions budgétaires annuelles ou pluriannuelles se déclinant en budget primitif (BP), budget supplémentaire (BS) et décisions modificatives (DM).
Les budgets annexes, bien que distincts du budget principal proprement dit, sont votés dans les mêmes conditions par l’assemblée délibérante. La constitution de budgets annexes (ou/et de régies) résulte le plus souvent d’obligations réglementaires et a pour objet de regrouper les services dont l’objet est de produire ou d’exercer des activités qu’il est nécessaire de suivre dans une comptabilité distincte. Il s’agit essentiellement de certains services publics locaux spécialisés, qu’ils soient à caractère industriel et commercial ou administratif.
En vertu du principe de non-affectation, la prévision et/ou l’encaissement des recettes ne peuvent justifier de l’octroi de crédits supplémentaires en dépenses.
Le budget est présenté par chapitre et article conformément à l’instruction comptable M57 en vigueur à la date du vote. Il contient également des annexes présentant notamment la situation patrimoniale ainsi que divers engagements de la collectivité.
Les documents budgétaires sont édités au moyen d’une application financière en concordance avec les prescriptions de la DGCL (direction générale des collectivités locales). 8
2.2 Le rapport d’orientation budgétaire (ROB)
Le ROB est un document élaboré avec pour objectif de donner à l’assemblée délibérante, lors du débat d’orientation budgétaire, les informations nécessaires qui lui permettront d’exercer, de manière effective, son pouvoir de décision lors du vote du budget.
Il doit obligatoirement contenir les informations relatives aux orientations budgétaires, aux engagements pluriannuels envisagés, à la structure et la gestion de la dette, à l'évolution des dépenses et des effectifs. Ce document est obligatoire pour toute collectivité supérieure ou égale à 3 500 habitants, ainsi qu’aux EPCI comprenant au moins une commune de 3 500 habitants et plus. (Articles L 2312-1, L 5211-36 et L 3312-1 du CGCT).
Ce débat a lieu au maximum 10 semaines avant le vote du budget en M57 et 2 mois avant pour les autres nomenclatures comptables.
2.3 Le calendrier des actions à mener jusqu’au vote du budget
Le budget est prévu pour la durée d'un exercice qui commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre. Il peut être adopté jusqu'au 15 avril de l'exercice auquel il s'applique (ou jusqu'au 30 avril l'année du renouvellement du conseil municipal en application du L.1612-2 du CGCT). Par dérogation, le délai peut également être repoussé au 30 avril lorsque les informations financières communiquées par l’Etat parviennent
tardivement aux collectivités locales.
La Communauté de communes Cœur de Chartreuse a jusqu’à présent choisi de voter son budget N avec intégration des résultats N-1. Si la Communauté de communes Cœur de Chartreuse décide de voter son budget N avant que l’exercice concerné ne débute (par exemple, vote du budget N en décembre de l’exercice N-1, afin qu’il puisse s’appliquer dès le 1er janvier de l’année N), une reprise des résultats N-1 à l’occasion d’un budget supplémentaire adopté au cours de l’année N serait nécessaire.
Le service financier est garant du respect du calendrier budgétaire. Après accord de la Direction Générale des Services, elle détermine les périodes durant lesquelles les services transmettent leurs propositions budgétaires.
Les services de la collectivité produisent leurs prévisions budgétaires de l’année N+1 en fonction du calendrier du service finances en accord avec la Direction Générale des Services et le vice-président aux finances. Le cadrage budgétaire permet de traduire les choix politiques de l’EPCI en matière budgétaire. Le processus fait intervenir plusieurs acteurs (élus et techniciens), et se déroule généralement d’octobre N-1 à février N.
2.4 Le budget primitif (BP)
Le vote du budget est de la compétence exclusive du Conseil communautaire.
Le Conseil communautaire délibère sur un vote du budget par nature ou par fonction. Cette modalité de présentation ne peut être modifiée qu'une seule fois, au plus tard à la fin du premier exercice budgétaire complet suivant le renouvellement du Conseil communautaire. A la date de rédaction du présent règlement, la Communauté de communes Cœur de Chartreuse a choisi de voter son budget par nature.
Le budget est complété d'une présentation croisée par fonction. Il contient également des annexes présentant notamment la situation patrimoniale ainsi que divers engagements de la Communauté de communes Cœur de Chartreuse.
Le budget doit être voté en équilibre réel. Les ressources propres définitives doivent impérativement permettre le remboursement de la dette. En vertu de cette règle, la section de fonctionnement doit avoir un solde nul ou 9
positif. La collectivité ne peut pas couvrir ses charges de fonctionnement par le recours à l’emprunt.
Le budget est voté à la majorité absolue des suffrages exprimés. Les abstentions, les votes blancs ou les membres qui se retirent avant le vote, ou qui refusent de voter, ne sont pas pris en compte dans le calcul des suffrages exprimés.
Le budget doit être signé par tous les membres de l’assemblée délibérante présents lors de son adoption y compris ceux qui ont voté contre ou se sont abstenus.
Le budget est exécutoire dès publication et transmission au représentant de l'État dans le département mais uniquement à partir du 1er janvier de l’exercice auquel il s’applique.
Trois éléments sont à prendre en compte pour la transmission en Préfecture : - Le budget voté est transmis au représentant de l’Etat au plus tard dans les 15 jours après le délai limite fixé pour son adoption.
- Une note retraçant les informations financières essentielles doit être jointe au budget primitif pour l’information des citoyens et des élus (loi NOTRe du 7 aout 2015 / art. L2313-1 du CGCT). - Une publication sur le site internet du groupement doit être faite.
Le Préfet saisit la Chambre Régionale des comptes (CRC) si :
• Le budget n’est pas voté dans les délais (art. L 1612-2 du CGCT)
• Le budget n’est pas adopté en équilibre réel (art. L 1612-5 du CGCT)
• Le budget n’a pas les crédits suffisants pour les dépenses obligatoires (art. L 1612-15 du CGCT)
2.5 La gestion pluriannuelle des investissements (AP-CP)
La nomenclature budgétaire et comptable M57 prévoit aussi la possibilité de recourir à la procédure de gestion par autorisation de programme pour les dépenses d’investissement.
Cette modalité de gestion permet à la communauté de communes de ne pas faire supporter à son budget annuel l’intégralité d’une dépense pluriannuelle, mais les seules dépenses à régler au cours de l’exercice.
Les autorisations de programme (AP) constituent la limite supérieure des dépenses qui peuvent être engagées pour l’exécution des investissements. Elles demeurent valables, sans limitation de durée jusqu’à ce qu’il soit procédé à leur annulation. Elles peuvent être révisées. Ces autorisations de programme portent sur les grandes priorités communautaires.
Les crédits de paiement (CP) correspondent à la limite supérieure des dépenses pouvant être mandatées pendant l’année pour la couverture des engagements contractés dans le cadre des autorisations de programme correspondantes. Ils reprennent les engagements délibérés par le Conseil communautaire sur les programmes d’investissement réalisés sur plusieurs années du fait du coût important des opérations mais aussi de la durée des travaux et de leur importance stratégique pour la collectivité.
En matière de pluriannualité, le référentiel M57 permet l’affectation des autorisations de programme ou des autorisations d’engagement (AP ou AE) sur plusieurs chapitres.
L’assemblée délibérante est compétente pour voter, réviser ou annuler les AP.
Selon l’article R2311.9 du CGCT, les autorisations de programme ou d'engagement et leurs révisions éventuelles sont présentées par le Président. Elles sont votées par le Conseil communautaire, par délibération distincte, lors de l'adoption du budget de l'exercice ou des décisions modificatives. Seul le montant global de l’AP fait l’objet 10
d’un vote. Une annexe budgétaire retrace le suivi pluriannuel de ces autorisations.
Lorsque l’AP finance plusieurs opérations, le rééquilibrage des crédits s’effectue en priorité par virement de crédit des CP au sein des opérations de l’AP.
Si la modification de CP au sein d’une autorisation de programme ne concerne pas l’exercice en cours, les ajustements de CP interviennent lors de la préparation du budget N+1.
L’augmentation ou la diminution de CP sur l’exercice en cours doit être constatée par décision modificative.
L’ajustement des CP, à la hausse ou à la baisse, doit permettre d’améliorer les taux de réalisation des budgets. Cette diminution ou cette augmentation doit être strictement symétrique entre les dépenses et les recettes.
Si cet ajustement n’a pas fait l’objet d’un engagement pendant l’exercice, alors les crédits de paiement non utilisés sont annulés et ne sont pas reportés.
2.6 Les autorisations d’engagement (fonctionnement)
Les dotations affectées aux dépenses de fonctionnement peuvent comprendre des autorisations d'engagement (AE) et des crédits de paiement (CP).
Cette faculté est réservée aux seules dépenses résultant de conventions, de délibérations ou de décisions, au titre desquelles la collectivité s'engage, au-delà d'un exercice budgétaire, à verser une subvention, une participation ou une rémunération à un tiers. Toutefois les frais de personnel et les subventions versées aux organismes privés ne peuvent faire l'objet d'une AE.
Les AE constituent la limite supérieure des dépenses qui peuvent être engagées pour le financement des dépenses mentionnées à l'alinéa précédent. Elles demeurent valables sans limitation de durée jusqu'à ce qu'il soit procédé à leur annulation. Elles peuvent être révisées.
Les CP constituent la limite supérieure des dépenses pouvant être mandatées pendant l'année pour la couverture des engagements contractés dans le cadre des AE correspondantes.
L'équilibre budgétaire de la section de fonctionnement s'apprécie en tenant compte des seuls CP.
2.7 Le budget supplémentaires (BS) et les décisions modificatives (DM)
Le budget supplémentaire est une décision modificative particulière qui a pour objet d’intégrer les résultats antérieurs reportés ainsi que les reports.
Le montant des reports en dépenses et en recettes doit être conforme aux restes à réaliser constatés au compte administratif.
La décision modificative s’impose dès lors que le montant d’un chapitre préalablement voté doit être modifié. Seules les dépenses et les recettes non prévues et non prévisibles au budget primitif (principe de sincérité du budget) peuvent être inscrites en décision modificative.
Dans le cadre de la mise en œuvre de la M57, il est néanmoins possible de procéder à des virements des crédits de chapitre à chapitre, dans la limite de 7,5 % des dépenses réelles de chacune des sections, à l’exclusion des crédits relatifs aux dépenses de personnel. 11
Les décisions modificatives concernent également des transferts équilibrés entre chapitres budgétaires.
Le vote des décisions modificatives est effectué selon les mêmes modalités que le vote du budget primitif.
Les annexes budgétaires qui seraient modifiées lors d’une décision modificative ou par le budget supplémentaire doivent être présentées au vote de l’assemblée délibérante.
2.8 Les virements de crédits
Les virements de crédits sont une possibilité offerte à l’ordonnateur d’abonder les crédits d’une ligne budgétaire au moyen des crédits disponibles d’une autre ligne au sein d’un même chapitre.
Par ailleurs, la M57 apporte une innovation. L’assemblée délibérante peut déléguer au Président de l’EPCI de procéder à des virements de crédits de chapitre à chapitre au sein du budget dans la limite de 7.5 % des dépenses réelles de chaque section (hormis les dépenses de personnel).
La commission finances réunie le 4 mars 2024 est favorable pour autoriser l’ordonnateur à procéder aux virements de crédits dans le respect du cadre légal soit 7.5% des dépenses réelles de chaque section.
Le président de l’EPCI en informe l’assemblée délibérante lors de la plus proche séance.
Les virements de crédits sont possibles sur décision de l’exécutif pour information aux élus. Cette décision est un acte soumis à l’obligation de transmission au représentant de l’Etat, chargé de leur contrôle. Le représentant de l’Etat contrôle en particulier le bon respect de la limite maximum des virements autorisés par l’assemblée délibérante.
Ces virements sont également transmis au comptable public, pour qu’il soit en mesure de contrôler la disponibilité des crédits dans Hélios au niveau de chaque chapitre.
2.9 Le compte administratif (CA- Compte de l’ordonnateur)
Le compte de gestion est présenté par le comptable public. Il correspond au bilan (actif /passif) de la collectivité et rassemble tous les comptes mouvementés au cours de l'exercice accompagnés des pièces justificatives correspondantes. Il est remis par le comptable au plus tard le 1er juin de l’année suivant l’exercice budgétaire considéré.
Le calendrier de clôture défini avec le Service de Gestion Comptable (SGC) permet d’obtenir les comptes de gestion provisoires au mois de février N+1.
Le Conseil communautaire entend, débat et arrête les comptes de gestion (budget principal et budgets annexes) avant le compte administratif.
Après le vote du CA, l’EPCI doit le transmettre au préfet au plus tard quinze jours après le délai limite fixé pour son adoption (soit au plus tard le 15 juillet N+1).
En pratique, le groupement doit :
- Transmettre le CA au format XML, l’importer dans TotEM et le sceller ;
- Transmettre ce flux XML scellé à Actes budgétaires, ainsi que la délibération d’approbation afférente au CA, la page de signatures scannées et l’état des restes à réaliser au format PDF. 12
Le Préfet saisit la Chambre Régionale des Comptes (CRC) lorsque le CA dépasse le seuil de déficit autorisé (art. L1612-14 du CGCT)
2.10 Le compte de gestion (CG - Compte du comptable public)
Le compte administratif présente les résultats de l’exécution budgétaire d’un exercice. Il compare à cette fin : - les montants votés se rapportant à chaque chapitre et article du budget ; - le total des émissions de titres de recettes et de mandats sur chaque subdivision du budget y compris - les mandats ou titres de rattachement.
Il fait apparaître :
- les restes à réaliser de dépenses et recettes par section (rattachements en fonctionnement, reports en investissement) ;
- les résultats de l'exercice budgétaire (déficit ou de l'excédent réalisé de chacune des deux sections).
Il comprend les annexes obligatoires et doit être concordant avec le compte de gestion présenté par le comptable public.
Il est proposé au vote du Conseil communautaire au plus tard le 30 juin de l’année suivant l’exercice budgétaire considéré. Le Président présente le compte administratif mais ne prend pas part au vote.
Le conseil communautaire entend, débat et arrête le compte administratif après le compte de gestion.
2.11 Le compte financier unique (CFU – Fusion du CA et du CG)
Le CFU a vocation à devenir, à partir de 2024, la nouvelle présentation des comptes locaux pour les élus et les citoyens.
Sa mise en place vise plusieurs objectifs : favoriser la transparence et la lisibilité de l’information financière ; améliorer la qualité des comptes ; simplifier les processus administratifs entre l’ordonnateur et le comptable sans remettre en cause leurs prérogatives respectives.
En mettant davantage en exergue les données comptables à côté des données budgétaires, le CFU permettra de mieux éclairer les assemblées délibérantes et pourra ainsi contribuer à enrichir le débat démocratique sur les finances locales.
A terme, le CFU participera à un bloc d’information financière modernisé et cohérent composé d’un rapport sur le CFU, du CFU lui-même et des données ouvertes ("open data").
La Communauté de communes ne s’est pas portée candidate à ce jour pour mettre en œuvre le CFU.
2.12 L’affectation du résultat
En principe, la décision d’affectation est postérieure au vote du Compte Administratif, car elle porte sur le résultat constaté dans ce dernier.
À ce titre, une délibération est obligatoire, sauf lorsque la section d’investissement, restes à réaliser compris, ne fait pas ressortir de besoin de financement et que le conseil communautaire décide de ne rien affecter au compte 1068. L’affectation de l’excédent de fonctionnement est régie par les articles R2311-11 et R2311-12 du CGCT.
Cette reprise des résultats N-1 peut être effectuée : 13
Soit dans le budget primitif N de manière anticipée avant le vote du compte administratif, avec régularisation ultérieure par décision modificative,
Soit dans le budget primitif N lorsque celui-ci est voté après le compte administratif, Soit dans le budget supplémentaire (BS) lorsque le budget primitif est voté avant que les résultats N-1 ne soient connus. 14
3. La structure budgétaire
La comptabilité publique suit les principes posés par le plan comptable général applicable au secteur privé : comptabilité en droits constatés et partie double.
Pour les dépenses comme pour les recettes, elle distingue les opérations de fonctionnement (produits et charges) de l'organisme de ses opérations d'investissement (opérations sur le patrimoine).
La section de fonctionnement regroupe :
- Les dépenses nécessaires au fonctionnement de l’EPCI (charges à caractère général, personnel, gestion courante, intérêts de la dette, dotations aux amortissements, provisions).
- Les recettes que la Communauté de Communes peut percevoir : prestations de services, dotations ou subventions de l’État ou d’autres organismes, impôts et taxes, remboursement d’assurance et de sécurité sociale, et éventuellement, reprises sur provisions et amortissements que l’EPCI a pu effectuer.
La section d’investissement comporte :
- En dépenses : le remboursement du capital de la dette et les dépenses d’équipement de la CC Cœur de Chartreuse.
- En recettes : les emprunts, les dotations et subventions de l’État ou d’autres organismes, le Fonds de compensation de la TVA et certains impôts et taxes.
Contrairement aux opérations réelles qui se traduisent par des encaissements ou des décaissements effectifs, les opérations d'ordre budgétaire correspondent à des jeux d'écriture sans flux financiers réels et doivent par conséquent toujours être équilibrées en dépenses et en recettes.
Celles qui se traduisent par une dépense de fonctionnement et une recette d’investissement contribuent à dégager un autofinancement.
Ces virements sont le signe d’une gestion saine conduisant notamment à la participation du remboursement du capital de la dette et au financement de nouveaux investissements.
Celles qui se traduisent par une recette de fonctionnement et une dépense d’investissement ont pour effet de réduire l'autofinancement.
Différentes comptabilités sont applicables au secteur public local selon le type de collectivités (communes, 15
départements, régions) ou EPCI et selon la nature de l'activité exercée (service public administratif ou service public à caractère industriel et commercial).
La Communauté de Communes applique la nomenclature M14, et, est amenée à utiliser l’instruction comptable M57 au 1er janvier 2024.
Les instructions appliquées par la CC Cœur de Chartreuse à ce jour sont :
Le Budget Général (M14 – passage en M57 au 01/01/2024)
Le budget annexe Déchets (M14 – passage en M57 au 01/01/2024)
Le budget annexe ZI-ZA (M14 – passage en M57 au 01/01/2024)
Le budget Immeuble de bureaux (M14 – passage en M57 au 01/01/2024) Le budget Cottavoz (M14 – passage en M57 au 01/01/2024)
Le budget annexe Coopérative laitière (M14 – passage en M57 au 01/01/2024) Le budget annexe Station-Service (M4)
Le budget annexe SPANC – Assainissement Non Collectif (M49)
Le budget annexe Ski alpin (M43)
3.1 Les grandes classes de recettes et de dépenses
La circulaire NOR/INT/B/O2/00059C du 26 février 2002, rappelle et précise les règles d'imputation des dépenses du secteur public local telles qu'elles sont fixées par les instructions budgétaires et comptables.
Les dépenses ont le caractère d'immobilisations si elles ont pour effet une augmentation de la valeur d'un élément d'actif ou une augmentation notable de sa durée d'utilisation.
Ainsi, les dépenses à inscrire à la section d'investissement comprennent essentiellement des opérations qui se traduisent par une modification de la consistance ou de la valeur du patrimoine de la collectivité : achats de matériels durables, construction ou aménagement de bâtiments, travaux d'infrastructure (voirie, réseaux divers).
Inversement, sont imputées en fonctionnement les dépenses qui concernent le quotidien de la gestion communautaire : fournitures courantes, prestations récurrentes qui n’améliorent pas la valeur des investissements, des biens possédés par la collectivité.
La difficulté réside dans l’interprétation de ce que sont les dépenses de gros entretien, d’amélioration. Car dès lors que l’on prolonge la durée de vie d’un bien, qu’on l’améliore, qu’on augmente sa valeur, alors l’imputation en investissement s’impose.
a) Les Recettes de fonctionnement
Les recettes de fonctionnement comprennent notamment, des prestations facturées sur la base de tarifs définis par délibération, des impôts et taxes, des subventions accordées (délibérations des subventions ou conventions).
Tous les produits des impositions directes, les reversements de fiscalité ainsi que les dotations de l’Etat sont prévus au budget et saisies dans l’application financière par le service de Finances, les autres recettes (prestations de services, subventions reçues et recettes diverses) sont aussi saisies par le même service.
La prévision de recettes est évaluative, l’ordonnancement des recettes peut donc être supérieur aux prévisions. Cependant, dans le cadre des principes de prudence et de sincérité budgétaire, les recettes de fonctionnement ne doivent pas être surévaluées, ni sous-évaluées.
Les recettes issues des tarifs doivent être évaluées au regard des réalisations passées et de l’évolution des tarifs. 16
Les prévisions relatives aux subventions et autres recettes de fonctionnement doivent être justifiées.
Chaque service doit veiller à la bonne perception des recettes qu’elle a inscrites.
En vertu du principe de non-affectation, la prévision et/ou l’encaissement des recettes ne peuvent justifier de l’octroi de crédits supplémentaires en dépenses.
b) Le pilotage des charges de personnel
La prévision budgétaire est définie par le service ressources humaines dans le respect de l’enveloppe globale définie par le cadrage budgétaire, validée par le Président et fonction d’une stratégie budgétaire définie sur le mandat. Le service ressources humaines appuie la direction générale des services dans la définition de cette stratégie financière pluriannuelle. La saisie dans l’application financière est assurée par le service financier.
La saisie des propositions budgétaires doit impérativement être détaillée au niveau le plus fin de la nomenclature par nature et par fonction.
Les crédits inscrits au budget primitif doivent être suffisants pour honorer toutes les dépenses obligatoires (salaires et charges) de l’exercice budgétaire considéré.
Le tableau des effectifs fait partie des annexes obligatoires au budget. Il est également fourni par le service ressources humaines, sous un format compatible avec la production des annexes budgétaires (protocole TOTEM). Le service finances assure la consolidation des annexes et prépare les maquettes budgétaires soumises à l’approbation de l’assemblée délibérante.
Le système d’information financier permet d’affecter la dépense de personnel par service mais le suivi analytique des dépenses (et recettes) relatives à la masse salariale est effectué par le gestionnaire des Ressources Humaines.
Le mandatement et le titrage des écritures relatives à la gestion des ressources humaines sont réalisés directement par le gestionnaire des Ressources Humaines qui assure également le suivi des recettes des indemnités journalières versées par les caisses d’assurance maladie.
c) Les autres dépenses de fonctionnement
Les dépenses courantes correspondent aux charges à caractère général (chapitre 011), aux charges de gestion courantes (chapitre 65) et aux atténuations de produits (chapitre 014).
La saisie des propositions budgétaires est effectuée par le service financier et doit impérativement être détaillée au niveau le plus fin de la nomenclature par nature et par fonction.
Toute proposition doit être justifiée en distinguant ce qui relève des charges incompressibles des charges facultatives. Un arbitrage est effectué au regard des orientations de cadrage budgétaire déterminées par l’exécutif.
d) Les recettes d’investissement
Les recettes d’investissement sont composées des ressources propres définitives (FCTVA...), des subventions d’équipement, des recettes d’emprunt, des cessions patrimoniales et de l’autofinancement dégagé par la section de fonctionnement. Elles sont prévues et saisies par le service finances.
Les recettes affectées à des opérations sont inscrites au budget d’une part au regard d’un engagement juridique (arrêté de subvention, convention...) et d’autre part au regard des montants inscrits en dépenses. 17
En vertu du principe de non-affectation, la prévision et/ou l’encaissement des recettes ne peuvent justifier de l’octroi de crédits supplémentaires en dépenses.
L’autofinancement dégagé par la section de fonctionnement pour le financement de la section d’investissement correspond en prévision à la somme du virement de la section de fonctionnement (nature 021/023), des dotations aux amortissements et des provisions (chapitre 040/042).
Les éventuelles recettes d’emprunt assurent le financement complémentaire de la section d’investissement (à l’exception du remboursement en capital de la dette).
e) Les dépenses d’investissement
Les gestionnaires de crédits prévoient et proposent les crédits afférents à l’exercice, et concourant en priorité pour les projets de la mandature.
Outre les prévisions propres à l’exercice budgétaire, les services indiquent également les prévisions budgétaires relatives aux exercices N +1, N + 2 et N + 3, ainsi que les éventuelles dépenses de fonctionnement générées par ces investissements.
Si les opérations sont incluses dans une AP, la somme des CP prévus ou votés par exercice budgétaire ne peut pas être supérieure au montant de l’AP sauf à solliciter une revalorisation de celle-ci.
f) Les subventions d’investissement accordées
Les subventions d’équipement versées font l’objet d’un chapitre particulier (chapitre 204) de la nomenclature budgétaire et comptable M57.
Les services prévoient et proposent les crédits afférents à l’exercice. Les subventions d’équipement ne peuvent pas être accordées sans crédits préalablement votés.
L’individualisation de ces subventions au budget est autorisée au moyen de l’annexe budgétaire idoine pour des subventions inférieures à 23 000 euros qui ne comportent pas de conditions d’octroi. Cette individualisation au budget vaut décision. Les subventions comportant des conditions d’octroi doivent faire l’objet d’une délibération distincte du budget et d’une convention quel qu’en soit le montant.
Les subventions supérieures à 23 000 euros doivent obligatoirement faire l’objet d’une délibération distincte du budget et d’une convention définissant les conditions d’octroi. Les règles de versement et caducité des subventions sont définies par convention.
g) L’annuité de la dette
L’annuité de la dette correspond au remboursement des emprunts en capital (chapitre 16) et intérêts (articles 66111 et 66112). L’annuité de la dette est une dépense obligatoire de la collectivité.
La prévision annuelle inscrite au budget primitif est effectuée par le service financier. Des ajustements pourront, le cas échéant, être prévus par décision modificative. L’état de la dette est présenté au travers de différentes annexes du budget. 18
3.2 La comptabilité d’engagement – généralités
Sur le plan juridique, un engagement est un acte par lequel la collectivité crée ou constate à son encontre une obligation qui entraînera une charge (engagement juridique). Il résulte de la signature d’un contrat, d’une convention, d’un simple bon de commande, d’une lettre de commande, etc.
L’engagement préalable est obligatoire dans l’application financière en dépenses et en recettes, quelle que soit la section (investissement ou fonctionnement). Il permet de constater l’engagement juridique et de réserver les crédits correspondants ; il précède la signature d’un contrat ou d’une convention, ainsi que l’envoi des bons de commande aux fournisseurs.
L’engagement permet de répondre à quatre objectifs essentiels :
- vérifier l’existence de crédits sur les bonnes lignes budgétaires ;
- déterminer les crédits disponibles ;
- rendre compte de l’exécution du budget ;
- générer les opérations de clôture (rattachement des charges et produits à l’exercice et détermination des restes à réaliser et reports)
Tout engagement dont l’objet est mal libellé, peu clair, non détaillé, ou dont les quantités sont artificiellement regroupées, sera rejeté par le service finances.
Il est prévu que ses engagements seront déposés au service finances pour engagement et signature du Président ou de son délégataire.
La signature des engagements juridiques est de la compétence exclusive de l’ordonnateur. Le montant maximum de l’engagement étant déterminé par l’arrêté de délégation.
Chaque engagement doit faire l’objet de validations dont le nombre est fonction du type d’engagement : - une première validation d’ordre technique par le service financier portant sur le contrôle de l’imputation budgétaire utilisée, sa concordance avec les compétences exercées par la collectivité, la clarté et la précision du libellé, le référencement éventuel à un contrat ou un devis. Cette vérification ne peut en aucun cas porter sur l’opportunité de l’engagement ;
- des validations hiérarchiques (chef de service, directeur général adjoint, directeur général des services) portant sur l’opportunité de l’engagement, son insertion dans la sphère d’actions de l’intérêt général, son respect aux règles de la commande publique, etc.).
a) Engagements – gestion de la TVA
Chaque type d’engagement porte ses propres règles de gestion (suivi des seuils, gestion de la facture, gestion des services faits, gestion de la TVA, gestion des visas,...).
Le montant budgétaire de l’engagement est égal au montant toutes taxes comprises, exception faite des activités entrant dans le champ de la TVA déclarable.
Pour les activités entrant dans le champ de la TVA déclarable : le montant budgétaire correspond au montant hors taxes. Si ces activités ont un prorata de TVA, le montant budgétaire correspond au hors taxes augmenté de la TVA non déductible.
b) L’engagement de dépenses
L’engagement est effectué par et sur les crédits du service qui aura à assurer la vérification du «service fait». L’engagement en dépenses dans l’application financière doit toujours être antérieur à la livraison des fournitures 19
ou au démarrage des prestations. A titre exceptionnel, et uniquement en cas d’urgence, l’engagement peut être effectué concomitamment.
Par extension de ce principe, le bon de commande ne doit pas être émis :
- après l’exécution des prestations ;
- après la réception d’une facture (hors versements d’acomptes, réservations, etc.).
Dans le cadre des marchés publics, l’engagement juridique de la collectivité est manifesté par le courrier de notification, ou, pour les marchés de travaux, par l’envoi d’un ordre de service.
Hors marchés publics, l’engagement juridique de la collectivité est matérialisé par un bon de commande, accompagné, s’il y a lieu, de pièces complémentaires telles que devis, contrat, convention... Par extension de ce principe, la passation d’un marché public rend inutile la fourniture d’un devis préalablement à la passation d’un bon de commande.
c) L’engagement de recettes
L’engagement d’une recette est une obligation indispensable à son suivi et à la qualité de la gestion financière de la collectivité. Il s’impose, au plus tard, à la matérialisation de l’engagement juridique.
L’engagement de recettes est effectué à la notification de l’arrêté attributif de subventions ou dès la signature du contrat ou de la convention. Ces engagements deviennent caducs au terme de l’arrêté ou de la convention.
L’engagement des recettes issues des tarifs est effectué au 1er janvier sur la base des prévisions du budget voté. Il peut être réajusté à la hausse ou à la baisse en cours d’année au regard des réalisations passées (mensuelles, annuelles...) ainsi que des revalorisations de tarifs. L’engagement est soldé à la fin de l’exercice budgétaire.
d) La gestion des tiers
La qualité de la saisie des données des tiers est une condition essentielle à la qualité des comptes de la collectivité. Elle impacte directement la relation au fournisseur et à l’usager et fiabilise le paiement et le recouvrement.
La création des tiers dans l’application financière est effectuée par le service finances et dans le respect de la charte de saisie des tiers.
Toute demande de création d’un tiers est conditionnée par la transmission, a minima : - de l’adresse ;
- d’un relevé d’identité bancaire ou postale, et, pour les tiers étrangers, le nom et l’adresse de leur banque ; - pour les sociétés, son référencement par n° SIRET et code APE ; le cas échéant un extrait KBIS permettant de s’assurer que la société ne fait pas l’objet d’une procédure collective ;
- Pour un particulier : son identification par nom, prénom, adresse, date de naissance,...
Seuls les tiers intégrés au progiciel financier peuvent faire l’objet d’engagements de dépenses ou de recettes.
Dans tous les cas, les coordonnées bancaires devront être communiquées sous la forme d’un RIB délivré par la banque du bénéficiaire. Seules les coordonnées indiquées dans l’acte d’engagement d’un marché ou sur la facture peuvent être saisies sans ce justificatif. 20
3.3 Gestion des factures au sein de la CC Cœur de Chartreuse
La Communauté de communes soutient l’effort de dématérialisation exprimé dans l’ordonnance n°2014-697 du 26 juin 2014 et, depuis le 1er janvier 2020, l’utilisation obligatoire pour toute entreprise/société de la facture sous forme électronique, via l’utilisation du portail internet Chorus Pro du Ministère des Finances : https://chorus-pro.gouv.fr/
Depuis le 1er janvier 2020, toute facture adressée à un acheteur public doit être dématérialisée et déposée sur la plate-forme CHORUS. Aucun paiement relatif à un bon de commande et/ou un marché notifié par la collectivité ne pourra être effectué sur la base d’une facture qui ne serait pas dématérialisée par ce biais. La CC Cœur de Chartreuse a choisi de ne pas rendre obligatoire pour le dépôt des factures sur Chorus la référence au service prescripteur ainsi que la référence à l’engagement juridique (ou numéro de bon de commande).
Toute référence à un engagement juridique erroné entraine le recyclage systématique de la facture, laquelle doit être reprise par le fournisseur.
Les factures doivent être transmises via ce portail en utilisant le numéro SIRET de la CC Cœur de Chartreuse : 200 040 111 00011 (APE 84.11Z).
Enfin, il est rappelé que le portail Chorus Pro n’est destiné qu’à la transmission des seules factures respectant les éléments portés dans le décret n°2016-1478 du 2 novembre 2016 relatif au développement de la facturation électronique : date d’émission de la facture, désignation de l’émetteur et du destinataire de la facture, référence de l’engagement ou de la commande, quantité et détermination précise des produits livrés, des prestations et travaux réalisés, etc.
Le dépôt de factures sur Chorus Pro ne doit pas se conjuguer avec des envois au format papier ou par mail (risque de doublon).
a) La gestion du « service fait »
Le constat et la certification du « service fait » sont les étapes obligatoires préalables à la liquidation d’une facture et sont effectuées sous la responsabilité de la direction opérationnelle gestionnaire des crédits.
La certification du « service fait » est justifiée par la présence d’un bon de livraison ou d’intervention, un procès- verbal de réception ou toute autre pièce justificative.
Le contrôle consiste à certifier que :
- la quantité facturée est conforme à la quantité livrée,
- le prix unitaire est conforme au contrat, à la convention ou au bordereau de prix du marché, - la facture ne présente pas d’erreur de calcul,
- la facture comporte tous les éléments obligatoires permettant de liquider la dépense.
Elle fait porter sur son auteur la bonne et totale concordance entre la commande, l’exécution des prestations et la facture.
Elle oblige son auteur à définir dans l’application financière l'état d'avancement comptable de la facture. Sauf cas particuliers, la date de constat du service fait ne peut être postérieure à la date de facture.
Sous réserve des exceptions prévues par l’article 3 de l’arrêté du 16 février 2015 énumérant la liste des dépenses pouvant faire l'objet d'un paiement avant service fait, l'ordonnancement ne peut intervenir avant l'échéance de la dette, l'exécution du service, la décision individuelle d'attribution d'allocations ou la décision individuelle de 21
subvention.
Dans le cas où la date de constat n’est pas déterminable, la date de facturation en tient lieu.
Pour mémoire, une facture établie sur devis doit être égale, en quantité comme en valeur, au devis. Une facture qui ne fait pas référence à un devis, peut être inférieure ou supérieure au montant facturé, dans une limite raisonnable fixée par la collectivité entre -5/+5% (en quantité pour les matières ou fournitures dont le conditionnement est inconnu, en valeur si le prix est soumis à variations ou estimatif). Cette tolérance n’est appliquée que lors de la période de clôture comptable entre décembre et février. Une demande de création d’engagement complémentaire est systématiquement demandée au service concerné.
Toute facture qui ne peut être payée pour des motifs tels que :
- mauvaise exécution ;
- exécution partielle ;
- montants erronés ;
- prestations non détaillées en nature et/ou en quantité ;
- non concordance entre l’objet du bon de commande et les prestations facturées ; - différence entre un bon de commande effectué sur devis et les prestations facturées ;
est retournée sans délai au prestataire par courrier avec accusé de réception, par et sous l’entière responsabilité du gestionnaire de crédits concerné, avec une copie communiquée au service financier. Mention en est également faite dans l’application financière par ledit gestionnaire de crédits.
Les factures retournées aux prestataires ne sont ni liquidées ni mandatées par le service financier. Le suivi des factures suspendues est géré par les services opérationnels.
Il est rappelé que la non-exécution d’une prestation selon les termes et conditions d’un marché public doit être attestée par un procès-verbal établi contradictoirement et signé par les parties.
b) La liquidation et le mandatement ou l’ordonnancement
La liquidation désigne l’action visant à proposer une dépense ou une recette après certification du service fait.
Le service financier valide les propositions de mandats ou de titres après vérification de cohérence et contrôle de l’exhaustivité des pièces justificatives obligatoires.
Le mandatement des dépenses et l’ordonnancement des recettes se traduisent par l’émission des pièces comptables règlementaires (mandats, titres et bordereaux) qui permettent au comptable public d’effectuer le paiement des dépenses et l’encaissement des recettes.
En recettes, les titres sont émis, soit avant encaissement avec édition d’un avis des sommes à payer, soit après encaissement pour régularisation.
L’émission des titres de recettes après encaissement doit rester l’exception.
À titre dérogatoire, le mandatement peut être effectué après paiement (prélèvements, remboursement de la dette, électricité...) pour certaines dépenses avec l’autorisation du comptable public.
La numérotation des mandats, des titres et des bordereaux est chronologique. Les mandats et titres des services assujettis à la TVA font l’objet de bordereaux distincts par activité. Les réductions et annulations de mandats et de titres font également l’objet d’une série distincte avec numérotation chronologique. 22
L’absence de prise en charge par le comptable d’un mandat ou un titre fait l’objet d’un rejet dans l’application financière. Les rejets doivent être motivés et entraînent la suppression pure et simple du mandat ou du titre.
Le service financier est chargé de la gestion des opérations d’ordre, des rejets ordonnés par le comptable public, des annulations (réductions) partielles ou totales décidées par la collectivité ainsi que des réimputations comptables s’il y a lieu.
c) Le délai global de paiement
Au vu des pièces justificatives transmises par le service gestionnaire, Le service financier procède au mandatement. Elle vérifie les liquidations effectuées par les services, leur conformité par rapport aux pièces présentées, établit les mandats et les transmet (sous format .xml fichiers PES dématérialisés) au SGC chargé du paiement.
La signature électronique du bordereau d’ordonnancement par l’ordonnateur ou son représentant entraîne la validation de tous les mandats de dépenses compris dans le bordereau, la justification du service fait pour toutes les dépenses résultant de ces mêmes mandats, la certification du caractère exécutoire de l'ensemble des pièces justificatives jointes aux mêmes mandats.
Les délais de mandatement courent à compter de la date de la facture enregistrée dans l’application financière sont de 30 jours, délai global pour l’ensemble de la chaine comptable. La répartition idéale est la suivante : - 10 jours pour les services gestionnaires de crédits : certification du service fait, vérification des montants, transmission des pièces justificatives ;
- 10 jours pour le service financier : après retour du service gestionnaire de crédits concerné, vérification des éléments nécessaires au bon mandatement (numéro SIRET, RIB, adresse, ...), mandatement, mise en signature des bordereaux avant transmission au comptable public ;
- 10 jours pour le comptable public : paiement. Dès lors que le comptable public a accepté les pièces comptables, sa responsabilité est entière. Son contrôle est effectué sur la régularité des pièces présentées et non sur l’opportunité de la dépense.
Le délai de paiement ne commence à courir qu'à compter de la date d'exécution des prestations (date du service fait) ou, si elle lui est postérieure, à la date de réception de la facture par la CC Cœur de Chartreuse.
Le délai global de paiement peut être suspendu dans les cas prévus par la réglementation. La facture est alors retournée sans délai au fournisseur.
Si elle n’est pas liquidable, pour le motif d’absence de constat et certification de service fait à la réception, cette dernière n’est, par exception, pas retournée et le fournisseur doit être prévenu par écrit sans délais.
Les pièces justificatives sont l'ensemble des documents nécessaires au comptable pour lui permettre d'effectuer les contrôles qui lui sont assignés par le décret du 29 décembre 1962, confirmés par la loi du 2 mars 1982.
La liste des pièces justificatives que l’ordonnateur doit transmettre au comptable pour permettre le paiement des dépenses publiques locales est périodiquement actualisée, pour tenir compte de l’évolution de la réglementation applicable aux collectivités. Le décret n°2016-33 du 20 janvier 2016 est le texte de référence à la date d’adoption du présent règlement.
Deux types de justificatifs doivent être transmis au comptable :
- la justification juridique de la dépense : délibération, décision, marché, contrat ou convention ; - la pièce attestant de la validité de la créance et comportant les éléments de liquidation : facture, décompte. Le premier paiement fournira les justificatifs des deux types, juridique et premier décompte ; les paiements suivants feront référence au 1er paiement (n° mandat, année, imputation). 23
3.4 La gestion des recettes
Le service concerné transmet au service financier un état liquidatif sous la forme d’un certificat administratif, accompagnée des pièces justificatives ou tout autre élément permettant la liquidation de la recette.
Il doit proposer la liquidation de la recette dès que la dette est exigible (dès service fait) avant encaissement. Sa transmission au service finances fait l’objet d’un avis des sommes à payer (ASAP) communiqué automatiquement aux redevables.
La gestion des ASAP de façon dématérialisée a pour finalité de faire traiter de manière centralisée et automatisée l’impression, la mise sous pli, l’affranchissement et l’envoi des ASAP par la filière éditique de la DGFiP.
a) Les recettes tarifaires et leur suivi
Les tarifs sont discutés lors des commissions et votés en conseil communautaire.
Les tarifs sont appliqués soit au sein de régies de recettes, soit par émission de titres de recettes envoyés aux administrés. Ceux-ci sont émis par le service financier émis sur présentation des états liquidatifs et des pièces justificatives par le service gestionnaire.
La séparation ordonnateur/comptable rend responsable le comptable public de l’encaissement des recettes de la collectivité. Il peut demander aux services de la CC Cœur de Chartreuse toute pièce nécessaire pour justifier du droit à l’encaissement d’une recette. Contrairement aux dépenses il n’existe pas de nomenclature de pièces justificatives en recettes. Le comptable doit seulement s’assurer que la recette a été autorisée par l’autorité compétente.
b) Les annulations de recettes
Lorsqu’une recette a fait l’objet d’une contestation fondée ou lorsqu’une erreur de facturation est constatée, le titre de recette fait l’objet d’une annulation.
L’annulation est émise par le service finances sur la base des justificatifs produits par le service gestionnaire. Il revient à ce dernier d’établir et de faire signer au vice-Président finances ou au Président un certificat administratif le cas échéant.
Les annulations sont traitées différemment selon que le titre initial a été effectué sur l’exercice en cours ou sur un exercice antérieur. Dans le premier cas, une annulation de titre vient diminuer le montant total des recettes constatées pour l’exercice, dans le second l’annulation est matérialisée par un mandat puisque le titre annulé est venu alimenter le résultat de l’exercice clos.
La remise gracieuse et l’admission en non-valeur d’une dette relèvent quant à elles de la compétence exclusive de l’assemblée délibérante.
L’assemblée délibérante peut accorder la remise gracieuse d’une créance à un débiteur dont la situation financière ne lui permet pas de régler sa dette.
L’admission en non-valeur est demandée par le comptable public dès que la créance est prescrite ou lui paraît irrécouvrable du fait de la situation du débiteur et en cas d’échec des procédures de recouvrement prévues par la loi.
Les admissions en non-valeur sont présentées par la Direction des finances sur la base d’un état transmis par le comptable public ; à l’issue de la délibération, la créance reste due mais les poursuites du comptable sont interrompues 24
3.5 La gestion des régies
a) Cadre général
Seul le Comptable public est habilité à régler les dépenses et recettes de la collectivité. Ce principe connaît un aménagement avec les régies d'avances et de recettes qui permettent, pour des motifs d’efficacité du service public, à des agents placés sous l'autorité de l'ordonnateur et la responsabilité du comptable public, d’encaisser certaines recettes et de payer certaines dépenses.
La création d’une régie est de la compétence du conseil communautaire mais elle peut être déléguée au Président. Lorsque cette compétence a été déléguée au Président, les régies sont créées par arrêté communautaire.
L'avis conforme du comptable public est une formalité substantielle préalable à l’arrêté de création de la régie.
La régie est une exception au principe de la séparation ordonnateur / comptable puisqu’elle permet à un régisseur, nommé par l’ordonnateur après avis conforme du comptable assignataire, de se voir attribuer une partie des attributions du comptable public.
Le régisseur devient alors ordonnateur et comptable en assurant le suivi, les encaissements et décaissements d’une régie d’avances et de recettes.
Il reste cependant soumis au contrôle du comptable public.
Dans le cadre de la réforme du régime de responsabilité des gestionnaires publics et l’ordonnance du 23 mars 2022, entrée en vigueur au 1er janvier 2023, les comptables et les régisseurs, demeurant sanctionnables, ne sont plus responsables sur leurs deniers propres (fin des débets). Les déficits sont pris en charge par la personne publique concernée (par l’État uniquement en cas de faute du comptable), après actions de recouvrement y compris forcé.
Les régies d’avances
Le régisseur d’avances procède au paiement direct des dépenses liées aux besoins urgents de fonctionnement de la régie. Pour ce faire, le comptable public lui verse une avance. La régie a pour objectif de répondre à un service de proximité. Par principe, c’est le comptable public qui se charge de payer. Or, dans la pratique, cela n’est pas toujours possible, c’est pourquoi le régisseur vient assurer ce rôle.
Le régisseur fait son état de régie d’avances, adossé aux justificatifs des dépenses. Le comptable vérifie et mandate par nature de dépense. Il envoie ensuite l’information à la Direction des Finances via l’état P 503 pour régularisation des mandats.
Les régies de recettes
Le régisseur de recettes, lui, procède à l’encaissement de fonds réglés par les usagers des services de l’EPCI.
De manière générale, il s’agit de tout moyen de paiement tel que les chèques, espèces, cartes bleues, paiements par internet. Un montant maximum d’encaissement est autorisé lors de la création de la régie.
Les recettes de la régie sont versées en trésorerie. En parallèle, le régisseur transmet à la Direction des Finances l’état des recettes de la régie. Par ailleurs, le comptable public transmet également les informations à la Direction des Finances via les P 503 pour régularisation de titres.
Les régies de recettes existantes à la Communauté de Communes au concernent la Station-Service, l’Ecowork, le domaine skiable du Désert d’Entremont, la Taxe de Séjour, la gestion du Péage du Cirque de St Même. 25
b) La nomination des régisseurs
Les régisseurs et leurs mandataires sont nommés par décision de l'ordonnateur sur avis conforme du comptable public assignataire des opérations de la régie. Cet avis conforme peut être retiré à tout moment lors du fonctionnement de la régie s'il s'avère que le régisseur n'exerce pas ses fonctions dans le respect de la réglementation.
Les régisseurs sont fonctionnellement sous la responsabilité des responsables de services. Ceux-ci sont chargés du contrôle d’opportunité et de légalité des recettes encaissées ainsi que des dépenses payées par les régisseurs (contrôle de la conformité des opérations avec l’arrêté constitutif de la régie).
Les opérations effectuées au titre d’une régie doivent être engagées dans l’application financière, en recettes comme en dépenses :
- en recettes : un engagement par nature, par an et par régie : les versements mensuels sont tous effectués sur le même engagement ;
- en dépenses : l’engagement doit toujours être préalable à la dépense soit en début d’année pour l’année entière, soit à chaque reconstitution de la régie. En effet, l’engagement permet de s’assurer de la disponibilité des crédits.
La nature des recettes pouvant être perçues ainsi que les dépenses pouvant être réglées par régie sont encadrées par les arrêtés constitutifs. L'acte constitutif doit indiquer le plus précisément possible l'objet de la régie, c'est-à- dire la nature des opérations qui seront réalisées par l'intermédiaire de celle-ci.
Le régisseur de recette doit verser son encaisse dès que le montant de celle-ci atteint le maximum fixé par l'acte de création de la régie et au minimum une fois par mois, et obligatoirement : - en fin d'année, sans pour autant qu'obligation soit faite d'un reversement effectué le 31 décembre dès lors que les modalités de fonctionnement conduisent à retenir une autre date ; - en cas de remplacement du régisseur par le régisseur intérimaire ou par le mandataire suppléant ; - en cas de changement de régisseur ;
- à la clôture de la régie.
Concernant les régies de dépense dites régies d’avance, le montant maximum de l'avance mis à la disposition du régisseur ne doit pas excéder le quart du montant prévisible des dépenses annuelles à payer. L'acte constitutif de la régie précise le montant maximum de l'avance susceptible d'être mis à la disposition du régisseur.
c) Les obligations des régisseurs
Les régisseurs doivent se conformer en toute probité à l’ensemble des obligations spécifiques liées à leurs fonctions.
Les régisseurs sont fonctionnellement sous la responsabilité des responsables des services concernés.
En sus des obligations liées à l’exercice des fonctions de tout fonctionnaire, les régisseurs sont responsables personnellement et pécuniairement des opérations financières qui leur sont confiées. Le régisseur est également responsable des opérations des mandataires qui agissent en son nom et pour son compte.
Ainsi, en cas de perte, de vol ou de disparition des fonds valeurs et pièces justificatives qui lui sont remis, le régisseur assume la responsabilité financière de ces disparitions. 26
d) Le suivi et le contrôle des régies
L’ordonnateur, au même titre que le comptable public, est chargé de contrôler le fonctionnement des régies et l'activité des régisseurs. Il peut s’agir d’un contrôle sur pièce ou sur place.
Afin d’assurer leur fonctionnement correct et régulier, le service financier est le référent pour coordonner le suivi et l’assistance des régies, ainsi que l’organisation des contrôles conjoints avec le comptable public.
Les régisseurs sont tenus de signaler sans délais au service financier les difficultés de tout ordre qu’ils pourraient rencontrer dans l’exercice de leur mission.
En sus des contrôles sur pièce qu’il exerce lors de la régularisation des écritures, le comptable public exerce ses vérifications sur place avec ou sans le service financier. Il est tenu compte, par l’ensemble des intervenants dans les processus, de ses observations contenues dans les rapports de vérification.
3.6 La constitution des provisions
Les provisions obligatoires sont listées au Code général de collectivités territoriales. L’apparition du risque rend obligatoire la constitution d’une provision pour risque et la constatation d’une provision pour dépréciation est obligatoire en cas de perte de valeur d’un actif.
Les provisions facultatives sont destinées à couvrir des risques et des charges nettement précisés quant à leur objet et que des événements survenus ou en cours rendent probables.
La CC Cœur de Chartreuse a adopté le régime semi-budgétaire des provisions afin de se constituer un fonds de réserve. La provision est en effet portée en dépense réelle de fonctionnement et ne fait pas l’objet d’une inscription concomitante en recette d’investissement comme c’est le cas pour les amortissements.
Les provisions sont évaluées en fin d’exercice et sont réajustées au fur et à mesure de la variation des risques et éventuellement des charges.
Les provisions pour créances douteuses s'effectuent sur d’un état partagé avec le comptable public au regard de la qualité du recouvrement des recettes de la collectivité.
Les provisions font l’objet d’une présentation spécifique au sein des rapports accompagnant les budgets primitifs et comptes administratifs.
3.7 Les opérations de fin d’exercice
Les opérations de fin d’exercice s’appuient sur les évènements de gestion précisés précédemment ; la bonne tenue de la comptabilité d’engagement constitue un préalable indispensable au bon déroulement des opérations de clôture.
Le calendrier des opérations de fin d’exercice est déterminé chaque année par le service finances.
a) La journée complémentaire
La comptabilité publique permet durant le mois de janvier de terminer les paiements de la section de fonctionnement de l’exercice précédent, dès lors que la facture a été reçue et que l’engagement et la prestation ont régulièrement été effectués sur l’année n-1. 27
De même, il est encore possible, jusqu’au 21 janvier, d’effectuer une décision modificative concernant le fonctionnement ou les écritures d’ordre.
Il n’existe pas de journée complémentaire pour les écritures d’investissement (mandats et titres), lesquelles doivent être impérativement passées avant le 31 décembre mais mandatées impérativement au 15 décembre.
b) Le rattachement des charges et des produits
Le rattachement des charges et des produits est effectué en application du principe d’indépendance des exercices. Il vise à faire apparaître dans le résultat d’un exercice donné, les charges et les produits qui s’y rapportent et ceux-là seulement.
Le rattachement concerne les engagements en section de fonctionnement pour lesquels : - en dépenses : le service a été effectué et la facture n’est pas parvenue, - en recettes : les droits ont été acquis au 31 décembre de l’exercice budgétaire.
En ce qui concerne les recettes de fonctionnement, les droits acquis au plus tard le 31 décembre peuvent faire l’objet de titre de recettes pendant la journée complémentaire et au plus tard le 31 janvier dès lors que la recette est certifiée et dûment liquidée. Ainsi, le rattachement en recette peut ne concerner que les droits acquis au 31 décembre n’ayant pas pu faire l’objet d’un titre de recette sur l’exercice.
Les engagements ayant donné lieu à un service fait au cours de l’année budgétaire achevée et devant y être rattachés, sont proposés par les gestionnaires de crédits au service finances.
Le rattachement des intérêts courus non échus (ICNE) des emprunts en cours est réalisé sur un article budgétaire spécifique en dépense de fonctionnement, nature 66112. Aussi, la prévision et la réalisation peuvent, le cas échéant, être négatives si la contrepassation est supérieure au rattachement.
Le rattachement donne lieu à mandatement (ou titre de recette) au titre de l’exercice N et contrepassation à l’année N+1 pour le même montant.
Le service finance fixe chaque année le calendrier des opérations de rattachement des charges et des produits, comme celui de leurs apurements.
c) Les reports de crédits d’investissement
Les engagements (en dépenses comme en recettes) qui n’auraient pas été soldés à la fin de l’exercice budgétaire peuvent être reportés sur l’exercice suivant, après validation du service finances. Les engagements non reportés sont soldés.
Les subventions accordées dans le cadre de délibérations spécifiques peuvent être reportées en fonction des termes des conventions associées.
Les restes à réaliser de crédits de paiements sur les autorisations de programme au 31 décembre sont automatiquement proposés au vote de l’exercice suivant (à la différence des reports ils ne sont donc pas disponibles à l’ouverture de l’exercice).
Un état des reports pris au 31 décembre est mis à la signature de l’ordonnateur une fois les opérations de clôture achevées ; il est produit à l’appui du compte administratif et fait l’objet d’une transmission au comptable public. Cet état et ses justificatifs est susceptible d’être contrôlé par la Chambre régionale des comptes. 28
4. LA GESTION DU PATRIMOINE
Le patrimoine correspond à l’ensemble des biens meubles ou immeubles, matériels, immatériels ou financiers, en cours de production ou achevés, propriétés ou quasi-propriété de la CC Cœur de Chartreuse.
Ce patrimoine nécessite une écriture retraçant une image fidèle, complète et sincère. La bonne tenue de l'inventaire participe également à la sincérité de l'équilibre budgétaire et au juste calcul des recettes.
Ces biens font l’objet d’un mandatement en section d’investissement, exceptions faites des dons, acquisitions à titre gratuit ou échanges sans soulte.
Les acquisitions de l’année (à titre onéreux ou non) sont retracées dans une annexe du Compte administratif
4.1 La tenue de l’inventaire
Chaque élément de patrimoine est référencé sous un numéro d’inventaire unique qui identifie le compte de rattachement et qui est transmis au comptable public en charge de la tenue de l’actif de la collectivité.
Les travaux réalisés en investissement viennent augmenter à leur achèvement la valeur du patrimoine ou empêcher sa dépréciation. Cette dernière peut être constatée au travers des dotations aux amortissements ou lors des mises à la réforme et des cessions.
La CC Cœur de Chartreuse en raison de sa strate démographique est soumise à l’amortissement de ses biens.
Un ensemble d’éléments peut être suivi au sein d’un lot. Il se définit comme une catégorie homogène de biens dont le suivi comptable individualisé ne présente pas d'intérêt. Cette notion ne doit pas faire obstacle à la possibilité par la suite de procéder à une sortie partielle.
Pour le valoriser, la méthode dite du « coût moyen » est utilisée.
A noter : sont à inscrire au chapitre 21 les travaux dont le délai de réalisation est égal ou inférieur à 12 mois, et au chapitre 23 tous ceux excédant cette durée ;
l’inscription en investissement d’un matériel dont le montant unitaire est de faible valeur et dont la nature s’apparenterait à du matériel de bureau ou informatique (natures 21831 / 21838), à du mobilier (nature 21841 / 21848) ou à une autre immobilisation corporelle (nature 2188) peut donner lieu à hésitation.
Auquel cas, il y a lieu de s’interroger sur les caractéristiques de l’achat envisagé : si son acquisition ne fait pas l’objet d’un arbitrage individuel préalable mais s’inscrit dans un cycle de remplacement infra annuel, si sa livraison se fait par lot, si son usage n’est pas couvert pas une garantie, s’il n’est pas identifié par un numéro de série, s’il ne peut raisonnablement être suivi physiquement, si le coût de sa réparation excéderait le coût d’achat, si aucune personne n’est désignée comme étant son détenteur usager, sont autant d’indices pour inscrire cette dépense en fonctionnement dans une des subdivision du 606 « Achats non stockés de matières et fournitures ».
Par extension de ce principe, ce n’est jamais le montant total d’une dépense qui détermine son inscription ou non dans la section d’investissement.
Le Conseil Communautaire a fixé à 1 000 euros HT le seuil en-dessous duquel un investissement est déclaré de faible valeur avec une durée d’amortissement d’un an lors du vote de la délibération des amortissements suite au passage à la M57. 29
4.2 L’amortissement
L'amortissement est la réduction irréversible, répartie sur une période déterminée, du montant porté à certains postes du bilan. L'amortissement pour dépréciation est la constatation comptable d'un amoindrissement de la valeur d'un élément d'actif résultant de l'usage, du changement technique ou de toute autre cause.
La durée d’amortissement propre à chaque catégorie de bien est fixée par délibération du conseil communautaire et fait l’objet d’une annexe aux documents budgétaires. Cette délibération précise également par catégorie les niveaux de faible valeur en deçà desquels les éléments sont amortis dans l’année qui suit leur acquisition.
Si des subventions d’équipement sont perçues pour des biens amortissables alors la collectivité doit les amortir sur la même durée d’amortissement que celle des biens qu’elles ont financés
4.3 La cession de biens mobiliers et biens immeubles
Pour toute réforme de biens mobiliers, un procès-verbal de réforme est établi. Ce procès-verbal mentionne les références du matériel réformé ainsi que l’année et la valeur d’acquisition. Le recours au commissariat aux ventes des Domaines, habilité à vendre aux enchères les biens des collectivités territoriales, est privilégié pour les biens ayant encore une valeur marchande.
Dans le cas d’un achat avec reprise de l’ancien bien, il n’y a pas de contraction entre la recette et la dépense. Le montant correspondant à la récupération du bien par l’entreprise n’est en aucune manière déduit de la facture d’acquisition. Il doit donc faire l’objet d’un titre de cession retraçant ainsi la sortie de l’inventaire du bien repris.
Concernant les biens immeubles, les cessions donnent lieu à une délibération mentionnant l’évaluation qui a été faite de ce bien par France Domaine et doivent être accompagnées obligatoirement d’un acte de vente. Les écritures de cession sont réalisées par le service financier. Il est important de préciser la valeur nette comptable du bien cédé et d’indiquer s’il s’agit d’une cession totale ou partielle. Dans ce dernier cas, la valeur nette comptable cédée sera calculée au prorata de la surface cédée. Cependant, si le bien partiellement cédé avait une valeur nette comptable (VNC) symbolique, cette même valeur peut être appliquée aussi bien à la VNC cédée qu’à son solde.
La constatation de la sortie du patrimoine du bien mobilier ou immobilier se traduit par des opérations d’ordre budgétaire (avec constatation d’une plus-value ou moins-value le cas échéant traduisant l’écart entre la valeur nette comptable du bien et sa valeur de marché).
Les sorties d’actif constatées au cours de l’exercice font l’objet d’une annexe au Compte Administratif (CA).
Les cessions patrimoniales sont prévues en recettes d’investissement sur un chapitre dédié 024 mais ce chapitre ne présente pas d’exécution budgétaire. Les titres de recettes émis lors de la réalisation de la cession sont comptabilisés sur le compte 775 qui ne présente pas de prévision. Par ailleurs, les écritures de régularisation de l’actif (constat de la VNC et de la plus ou moins-value) ont la spécificité de s’exécuter sans prévision préalable (y compris en dépenses).
4.4 Concordance inventaire physique/comptable
L’inventaire comptable correspond à l’enregistrement des achats en matériel que la collectivité a entré dans ses livres comptables. En fonction du montant d’achat, plus ou moins 500 euros, cet achat sera considéré comme une « immobilisation comptable ». Il pourra être amorti. 30
Alors que l’inventaire physique consiste à compter réellement, sur le terrain, l’ensemble du matériel que la collectivité détient en ses murs. Son premier objectif est de vérifier la correspondance avec l’inventaire comptable. Il permet d’avoir une vision exhaustive de son patrimoine.
En vue d’une possible certification des comptes des collectivités (une expérimentation est actuellement en cours auprès de 25 collectivités locales, sur la base de la loi du 7 août 2015 portant nouvelle organisation territoriale de la République dite « loi NOTRe »), et conformément à la volonté de la CC Cœur de Chartreuse de maintenir un haut niveau de qualité comptable, un travail d’amélioration de son inventaire pour des traitements de mise à jour en commun accord avec le SGC est entrepris chaque année. Ce travail porte notamment sur la sortie des biens de faible valeur totalement amortis, qui permet d’épurer l’inventaire par certificat administratif signé de l’ordonnateur.
5. LA GESTION DES GARANTIES D’EMPRUNT
La garantie d’emprunt est un engagement hors bilan par lequel la CC Cœur de Chartreuse accorde sa caution à un organisme dont elle veut faciliter le recours à l’emprunt en garantissant aux prêteurs le remboursement en cas de défaillance du débiteur.
La décision d’octroyer une garantie d’emprunt est obligatoirement prise par l’assemblée délibérante. Le contrat de prêt ou, le cas échéant, l’acte de cautionnement est ensuite signé par le Président.
Les garanties d’emprunt accordées à des personnes morales de droit privé sont soumises aux dispositions de la loi du 5 janvier 1988 modifiée dite « loi Galland ». Elle impose aux collectivités trois ratios prudentiels conditionnant l’octroi de garanties d’emprunt :
- La règle du potentiel de garantie : le montant de l’annuité de la dette propre ajouté au montant de l’annuité de la dette garantie, y compris la nouvelle annuité garantie, ne doit pas dépasser 50% des recettes réelles de fonctionnement ;
- La règle de division des risques : le volume total des annuités garanties au profit d’un même débiteur ne peut aller au-delà de 10% des annuités pouvant être garanties par la collectivité ; - La règle du partage des risques : la quotité garantie ne peut couvrir que 50% du montant de l’emprunt contracté par l’organisme demandeur. Ce taux peut être porté à 80% pour des opérations d’aménagement menées en application des articles L.300-1 à L.300-4 du Code de l’Urbanisme. Ces ratios sont cumulatifs.
Les limitations introduites par les ratios Galland ne sont pas applicables pour les opérations de construction, acquisition ou amélioration de logements réalisées par les organismes d’habitation à loyer modéré (OPH) ou les sociétés d’économie mixte ou subventionnées par l’Etat (article L.2252-2 du CGCT).
La Direction des finances intervient pour la rédaction de la délibération de la garantie, ainsi que le suivi de la garantie sur le logiciel de gestion de dette.
L’ensemble des garanties d’emprunt fait obligatoirement l’objet d’une communication qui figure dans les annexes du budget primitif et du compte administratif au sein du document intitulé « Etat de la dette propre et garantie ».
6. LA COMMANDE PUBLIQUE
L’article L.3 du code de la commande publique, énonce trois grands principes fondamentaux que doivent respecter les acheteurs, quel que soit le montant du marché public : la liberté d’accès à la commande publique, l’égalité de traitement des candidats et la transparence des procédures. 31
Le respect de ces principes permet d’assurer l’efficacité de la commande publique et la bonne utilisation des deniers publics.
Ils exigent une définition préalable des besoins, le respect des obligations de publicité et de mise en concurrence et le choix de l’offre économiquement la plus avantageuse.
Une bonne évaluation des besoins n’est pas simplement une exigence juridique mais avant tout une condition impérative afin que l’achat soit réalisé dans les meilleures conditions économiques : - définition précise de la qualité des prestations à obtenir et du contexte de leur réalisation. - définition précise des quantités souhaitées. 32
7. GLOSSAIRE
• Amortissement : constatation budgétaire et comptable d’un amoindrissement de la valeur d’un élément d’actif résultant de l’usage, du temps, du changement de technique ou de toute autre cause.
• Autorisations de programme (AP) : elles constituent la limite supérieure des dépenses qui peuvent être engagées pour l’exécution des investissements. Elles demeurent valables, sans limitation de durée, jusqu’à ce qu’il soit procédé à leur annulation. Elles peuvent être révisées.
• ASAP : Avis des sommes à payer ; il s’agit d’une demande de paiement émise par la collectivité aux usagers. Ce document porte les informations nécessaires afin de permettre à l’usager de régler sa créance (Ex : la référence de la dette ; identifiant de la collectivité...).
• Crédits de paiement (CP) : limite supérieure des dépenses pouvant être mandatées au cours de l’exercice budgétaire pour la couverture des engagements contractés dans le cadre des autorisations de programme ou d’engagement correspondantes.
• Engagement : l’engagement comptable correspond à la réservation de crédits pour un objet déterminé. Il précède ou est concomitant à l’engagement juridique qui correspond à un acte par lequel la Commune crée ou constate à son encontre une obligation qui entraînera une charge.
• Liquidation : attestation de la certification du service fait (bon pour mandatement).
• MAPA : marchés à procédure adaptée : marchés dont les modalités de mise en concurrence peuvent être définies par la collectivité.
• Ordonnancement/mandatement : ordre donné par l’ordonnateur au comptable public pour le paiement d’une dépense ou le recouvrement d’une recette.
• Provision : passif dont le montant ou l'échéance ne sont pas connus de manière précise.
• Rattachement des produits et des charges à l'exercice : intégration dans le résultat de toutes les charges correspondant à des services faits et tous les produits correspondant à des droits acquis au cours de l’exercice considéré qui n’ont pu être comptabilisés.
• Reports : dépenses engagées non mandatées et recettes certaines restant à émettre au 31 décembre de l’exercice.
• Service fait : contrôle de cohérence entre la commande, la livraison et la facture.