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unknown - Communauté de communes - Coeur Côte Fleurie - DLB 189 AR 14 SAT Demat ADS Gnau Convention adhesion
Document publié le Samedi 1 janvier 2022
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Thèmes du document : Données personnelles, Consommateurs, Justice et droit,
1
CONVENTION D’ADHÉSION AU TÉLÉSERVICE NUMÉRIQUE MUTUALISÉ DES
AUTORISATIONS D’URBANISME ET DES DÉCLARATIONS D’INTENTION D’ALIÉNER
Guichet Numérique des Autorisations d’Urbanisme (GNAU)
ENTRE
La Communauté Communes Cœur Côte Fleurie, représentée par son Président, agissant en
vertu d’une délibération du Conseil communautaire en date du XX/12/2021, désignée ci-
après par les termes « La Communauté de Communes » ou « Cœur Côte Fleurie » ou « la
CCCCF » ;
ET
La commune de …............................, représentée par son maire, …………………………….. en vertu de la délibération du Conseil municipal du .......................................................... , désignée ci- après par le terme « la commune » ;
Ci-après désignées ensembles par « les parties ».
Préalablement, il est exposé que :
Les articles L. 112-8 et suivants du code des relations entre le public et l’administration
prévoient que toute administration doit pouvoir recevoir par voie électronique, une
demande, une déclaration, un document ou une information, et répondre par la même voie.
De plus, l’article L. 423-3 du code de l’urbanisme dispose que « Les communes dont le
nombre total d'habitants est supérieur à 3 500 disposent d'une téléprocédure spécifique leur
permettant de recevoir et d'instruire sous forme dématérialisée les demandes d'autorisation
d'urbanisme déposées à compter du 1 er janvier 2022. Cette téléprocédure peut être mutualisée
au travers du service en charge de l'instruction des actes d'urbanisme. »
Enfin, le code général des collectivités territoriales et notamment son article L. 5211-4-3
autorise les EPCI et leurs communes membres à se doter de services communs.
Dans ce cadre, la Communauté de Communes est en mesure de mettre à disposition de
l’ensemble de ses communes membres un téléservice mutualisé adapté aux compétences
respectives des communes et de la CCCCF en matière d’urbanisme, dénommé guichet
numérique des autorisations d’urbanisme (GNAU).
Accusé de réception en préfecture
014-241400415-20211217-D189-17-12-21-DE
Date de télétransmission : 20/12/2021
Date de réception préfecture : 20/12/2021 2
Cette offre de téléservice mutualisé s’inscrit dans le cadre de la recherche d’efficience pour
les communes et la CCCCF vis-à-vis de leurs interlocuteurs (professionnels, usagers, autres
services et administrations, etc.) et avec le souci de mutualiser des moyens en vue de faciliter
l’exercice des compétences des communes en matière de délivrance des autorisations
d’urbanisme et de la Communauté de Communes, s’agissant des déclarations d’intention
d’aliéner.
Cette offre numérique de téléservice mutualisé doit permettre de faciliter le dépôt
dématérialisé des autorisations d’urbanisme et des déclarations d’intention d’aliéner pour les
habitants et pour les professionnels (notaires, géomètres, promoteurs, etc.) des communes
de la Communauté de Communes.
Cela étant exposé, il est convenu entre les parties à la présente convention ce qui suit.
Article 1 : Objet de la convention
La présente convention a pour objet de définir les conditions de l’offre et les modalités de
fonctionnement du téléservice numérique mutualisé - le GNAU - permettant de saisir par voie
électronique les autorisations d’urbanisme et les déclarations d’intention d’aliéner afin de
procéder à leur instruction et de délivrer les actes correspondants.
La présente convention doit permettre à la commune de se doter d’un GNAU répondant aux
dispositions de la réglementation en vigueur et dans le respect de l’intérêt général en vue de
permettre à tout usager de saisir par voie numérique l’administration (la commune et Cœur
Côte Fleurie) pour effectuer ses démarches relatives au droit des sols, comprenant les
autorisations d’urbanisme et les déclarations d’intention d’aliéner, et relevant des
compétences respectives de la commune et de la CCCCF.
Dans le cadre de la présente convention, la commune et la CCCCF s’engagent à respecter les
dispositions législatives et réglementaires relatives à la mise en œuvre de la dématérialisation
des actes de droit public concernant l’instruction des autorisations d’urbanisme et des
déclarations d’intention d’aliéner.
Article 2 : Actes d’urbanisme concernés par le guichet numérique des autorisations
d’urbanisme (GNAU)
Le GNAU sera ouvert aux dépôts des demandes suivantes :
Certificats d’urbanisme (CUa et CUb) ;
Permis de construire (PC) / permis d’aménager (PA) / permis de démolir (PD) ; Déclaration préalable (DP- au titre du code de l’urbanisme) ;
Demandes de modification, d’annulation, de prorogation, de transfert et toutes autres
demandes de travaux relevant des dispositions du code de l’urbanisme ; Déclaration d’ouverture de chantier (DOC) ;
Déclaration d’achèvement attestant la conformité des travaux (DAACT) ; Demandes et dossiers dont l’instruction relève de l’Etat ;
Déclarations relevant du droit de préemption urbain résultant de l’application des
articles L. 211-1 et suivants, R. 211-1 et suivants et éventuellement les articles L. 213- 1
et suivants et R. 213-1 du code de l'urbanisme ;
Déclaration d’intention d’aliéner (DIA).
Accusé de réception en préfecture
014-241400415-20211217-D189-17-12-21-DE
Date de télétransmission : 20/12/2021
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Les demandes d’autorisations ne relevant pas des dispositions du code de l’urbanisme sont
exclues du GNAU.
Il est précisé que l’usager n’est pas obligé de saisir par voie numérique ou électronique
l’administration (commune) mais que celle-ci est dans l’obligation de lui permettre d’y
recourir et de lui répondre par cette même voie. Le dépôt matérialisé des demandes
d’autorisation reste possible.
Il est précisé que le GNAU est un développement du logiciel Cart@ds CS qui fournit une
interface dématérialisée entre l’administration et l’usager permettant le dépôt dématérialisé
des demandes d’urbanisme et le suivi des étapes de leur instruction par l’usager.
Article 3 : Dispositions générales applicables et engagements réciproques des parties
Article 3-1 : Engagements de la CCCCF
La CCCCF décide de mettre à disposition de la commune le téléservice numérique GNAU dans
le respect des dispositions de la loi et de celles contenues dans la présente convention.
La CCCCF s’engage donc à :
Fournir à la commune le GNAU, outil destiné à l’instruction des autorisations
d’urbanisme et des déclarations d’intention d’aliéner, sous forme d’un téléservice urbanisme à
l’intention des usagers ;
Réunir les conditions techniques de la saisine par voie électronique et via un lien
spécifique directement accessible sur le portail du site internet de la commune, quand il
existe, en vue du dépôt de l’ensemble des demandes d’autorisations d’urbanisme et des
déclarations d’intention d’aliéner effectué par les usagers qui souhaitent faire appel à ce
téléservice urbanisme ;
Garantir un fonctionnement régulier du téléservice numérique mutualisé afin de
faciliter l’accès des usagers à celui-ci sur le site internet de la commune ;
Garantir la sécurité de la procédure d’instruction numérique des demandes
d’urbanisme et des déclarations d’intention d’aliéner, encadrée par le code de l’urbanisme ;
Garantir le respect des droits des administrés et des conditions générales d’utilisation
(CGU) du GNAU annexées à la présente convention.
Article 3-2 : Engagements de la commune
La commune accepte de partager le téléservice numérique mutualisé avec la CCCCF dans le
respect des dispositions de la loi et de celles contenues dans la présente convention. C’est
pourquoi, la commune s’engage à :
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S’assurer de disposer des prérequis techniques que la direction développement
numérique et systèmes d’information (DDNSI) de la CCCCF et le service informatique
de la commune estimeraient nécessaire de mettre en œuvre pour la mise en
production du logiciel GNAU ;
Mettre à disposition des services de la CCCCF, une page web (quand elle est dotée
d’un site internet) destinée à accueillir la page communale personnalisée d’accès au
téléservice du GNAU ;
Mettre à disposition de l’usager sur son site internet, de manière simple et visible, le
lien électronique de connexion au GNAU afin que ces mêmes usagers (particuliers et
professionnels) puissent y déposer leur demande d’urbanisme et de déclaration
d’intention d’aliéner ;
Prendre en compte qu’un dépôt de demande d’urbanisme par voie dématérialisée doit
être instruit et délivré de manière dématérialisée conformément aux attentes de la loi,
et sans matérialisation possible de ladite demande ;
Accepter de suivre toutes les étapes dématérialisées du processus d’instruction des
demandes d’urbanisme de ce téléservice : de leur dépôt à la notification de la décision
du Maire et à sa transmission au service du contrôle de légalité afin de répondre à
sollicitation de la saisine électronique des usagers qui y ont eu recours. Etant ici précisé
que cette obligation ne s’applique pas pour ce qui concerne l’instruction des DIA ;
De suivre les formations de perfectionnement proposées par la CCCCF ;
Pour les communes adhérentes au service mutualisé d’instruction des autorisations
d’urbanisme de la CCCCF :
- Assurer la réception en commune des demandes d’urbanisme déposées de façon dématérialisée,
- Assurer la transmission des dossiers reçus au service instructeur des
autorisations du droit des sols de la Communauté de Communes.
Transmettre de manière dématérialisée les déclarations d’intention d’aliéner
assorties de l’avis des communes ou le cas échéant les demandes de délégation du
droit de préemption urbain, auprès du service foncier de la CCCCF, pour leur
instruction et afin de respecter les délais d’instruction imposés par le code de
l‘urbanisme.
Article 4 : Les conditions de l’offre du téléservice (GNAU) et de son déploiement en
commune
Article 4-1 : Interventions de la CCCCF : contenu et paramétrage technique
Les droits d’accès et les paramétrages techniques seront administrés par les agents habilités
des services de la CCCCF (dénommés administrateurs). Ces mêmes agents assureront la
formation des agents communaux préalablement désignés « utilisateurs » du logiciel et du
GNAU.
L’administration générale du contenu et le paramétrage technique du GNAU sont assurés par
la CCCCF. Dans ce cadre, la CCCCF :
Accusé de réception en préfecture
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Date de télétransmission : 20/12/2021
Date de réception préfecture : 20/12/2021 5
Permet la connexion des usagers au GNAU, avec identification par la création d’un
compte usager propre à la solution ;
Assure la mise en œuvre en commune du GNAU sur la base du déploiement effectué
préalablement du logiciel Cart@dsCs qui en est le support technique ;
Met à disposition de la commune les agents et l’ingénierie inhérente au
fonctionnement du GNAU ;
Met à disposition des communes une page internet intercommunale permettant
d’accueillir les usagers du GNAU ;
Rédige les conditions générales d’utilisation du GNAU (CGU), assure les modifications
imposées et les met à disposition de la commune. Elles seront consultables sur le
GNAU ;
Assure l’administration fonctionnelle du logiciel Cart@ds CS et du GNAU. Seuls ses
agents ainsi que les agents communaux des communes autonomes en ce qui les
concerne sont habilités à paramétrer les éléments techniques, rédigent et établissent
les documents afférents à l’instruction des autorisations d’urbanisme dont elle détient
la propriété intellectuelle ;
Précise que le logiciel Cart@ds CS et son évolution qui permet la mise en œuvre du
GNAU sont édités par la société INETUM, et qu’elle se réserve la faculté de faire
évoluer, de modifier, de suspendre le téléservice pour des raisons de maintenance
pour tout autre motif qu’elle estime nécessaire. Dans ce cas, un courriel d’information
sera envoyé à la commune dans le délai le plus bref possible ;
Assure l’information des usagers du GNAU par le biais d’un support écrit figurant en
page d’accueil du GNAU et se réserve le droit d’en assurer la mise à jour.
Article 4-2 : Conditions particulières d’accès et d’usage de la « bibliothèque de
courriers/courriels des autorisations d’urbanisme » par la commune
La CCCCF a élaboré une bibliothèque de courriers/courriels destinés à assurer l’instruction
des autorisations d’urbanisme via son logiciel Cart@ds CS. Chacun des courriers a été rédigé de
manière à répondre aux obligations légales imposées par le code de l’urbanisme et mis à jour
conformément notamment à l’application du PLUi approuvé le 12 Décembre 2012 et modifié
les 23/11/2013, 04/02/2017, 24/01/2020 et 26/03/2021. La bibliothèque de courriers/courriers
est tenue à jour régulièrement par les agents du service mutualisé d’instruction du droit des
sols et est utilisée pour réaliser les actes nécessaires à la procédure d’instruction des
communes ayant adhéré au service commun d’instruction des autorisations d’urbanisme.
Cette base de données a été également adaptée à l’outil GNAU afin de répondre aux
conditions légales de son bon fonctionnement.
En adhérent au GNAU grâce à la présente convention, la commune bénéficiera de cette
bibliothèque de courriers/courriels.
Accusé de réception en préfecture
014-241400415-20211217-D189-17-12-21-DE
Date de télétransmission : 20/12/2021
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Dans le cas des communes non adhérentes au service mutualisé disposant du logiciel
Cart@ds CS et par conséquent d’une bibliothèque de courriers qui y serait attachée, celles-ci
peuvent :
Accepter de bénéficier de la bibliothèque de courriers/courriels mise à disposition par
la CCCCF. Dans ce cas, la commune bénéficiera des interventions de modifications
rédactionnelles et juridiques des documents par des mises à jour obligatoires
effectuées par la CCCCF lorsqu’il sera nécessaire d’y procéder pour assurer le bon
fonctionnement du GNAU et la sécurité juridique des actes délivrés par le service
mutualisé des autorisations d’urbanismes de la CCCCF ;
ou demander d’importer sa base de données (bibliothèque de courriers) dans le logiciel
Cart@ds CS, en lien avec les administrateurs de la CCCCF et l’éditeur INETUM, sauf
incompatibilité technique. Dans ce cas, les administrateurs de la CCCCF n’assureront
aucune modification, mise à jour ou gestion des données communales.
Ce choix ne concerne pas la bibliothèque de courriers/courriels permettant l’instruction des
déclarations d’intention d’aliéner.
Article 4-3 : Intervention de la commune
La commune qui décide de disposer d’un GNAU pour répondre aux demandes qui lui sont
adressées dans le cadre de ce téléservice doit :
Ouvrir en libre accès le GNAU à tous les usagers : particuliers, professionnels,
associations et autres personnes publiques ou morales 7 jours sur 7 et 24h sur 24,
sous réserve d’incident ou d’interventions techniques et ponctuelles de maintenance ;
Assurer à l’accueil de la mairie ou sur son site internet (quand elle en dispose),
l’information des usagers sur le fonctionnement régulier du GNAU et mettre à jour
cette information à la suite des maintenances et évolutions qui y sont apportées par le
biais des données techniques remises par la CCCCF et/ou provenant de l’hébergeur
INETUM ;
Donner accès à la consultation des conditions générales d’utilisation (CGU) sur son
site internet par les usagers du GNAU. Elles sont annexées à la présente convention ;
Assurer tous les jours ouvrés la réception des demandes d’urbanisme et déclarations
d’intention d’aliéner afin d’assurer la réception et l’enregistrement des demandes et
déclarations dans le logiciel Cart@ds CS (affectation du numéro d’enregistrement
dans le respect de l’article R. 423-3 du code de l’urbanisme). Cette action opère
l’envoi automatique d’un accusé de réception électronique (ARE) aux usagers puis la
transmission au service concerné pour instruction de la demande de DIA et au service
urbanisme de la CCCCF des demandes d’urbanisme (pour les communes adhérentes
au service commun d’instruction des demandes d’urbanisme) ;
Contacter la CCCCF, par courriel à l’adresse sat@coeurcotefleurie.org, en cas de
dysfonctionnement, d’incident ou d’interruption du téléservice. Seule la CCCCF est
habilitée à intervenir sur le fonctionnement du logiciel pour résoudre le problème
constaté et pour solliciter, si nécessaire, l’intervention d’INETUM.
Article 4-4 : Eléments techniques n’entrant pas dans l’objet de la présente convention
Accusé de réception en préfecture
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La CCCCF ne contribuera pas à l’équipement technique de la commune, acquisition de
matériels informatiques, de logiciels métiers complémentaires (logiciel de lecture de plans…)
que celle-ci estimerait nécessaire de se doter.
Article 5 : Engagement et responsabilité
La CCCCF et la commune sont responsables solidairement de la continuité du téléservice
GNAU.
Article 5-1 : Responsabilité de la CCCCF et interventions
La Société INETUM est l’éditeur du logiciel Cart@ds CS et du GNAU.
La CCCCF héberge l’ensemble des bases de données et des documents utiles à l’instruction
des autorisations d’urbanisme et des déclarations d’intentions d’aliéner (DIA).
Pour des raisons de sécurité juridique et de gestion des droits concernant la propriété
intellectuelle afférents à la rédaction et ou contenu des bases de données qu’elle a par elle-
même créée, la CCCCF est l’administrateur du logiciel Cart@ds CS et du GNAU.
Il en découle qu’elle est responsable des éléments d’ingénierie juridique et technique
constituant ses bases de données élaborées par les directions Aménagement du Territoire et
prospective (ADS et Foncier) et Développement Numérique et Systèmes d’Information
(DDNSI). De ce fait, elle détient les droits afférents aux bases de données et référentiels
nécessaires à l’activité d’instruction des demandes d’autorisations d’urbanisme et des DIA.
Plus précisément, la CCCCF est responsable du :
« Référentiel de Cart@ds CS» regroupant une base de données liée expressément au
bon fonctionnement de l’instruction des demandes et à la sécurisation des actes qui
sont délivrés par la commune (autorisations d’urbanisme) et/ou par la CCCCF (droit
de préemption urbain) : ex : courriers de complétude, visas des codes applicables, …) ;
« Référentiel du GNAU » regroupant une base de données liée expressément au bon
fonctionnement de la saisine des demandes par voie électronique, de leur instruction,
leur délivrance, leur notifications diverses en vue de l’information des demandeurs
relative aux délais de traitement et pour un suivi régulier de ladite demande en cours
d’étude.
Ces référentiels génériques, uniques et répondant aux conditions légales prévues dans la loi
et les règlements ne sont pas modifiables dans leur forme et contenu sur sollicitation de la
commune en vue de les adapter à des attentes individuelles ou particulières. Le référentiel
GNAU est fourni en l’état aux communes adhérentes à la présente convention, sans évolution
ou modification possible, à l’exception de celles prévues par le code de l’urbanisme.
La CCCCF intervient également dans le cadre de la mise en œuvre du GNAU auprès des
utilisateurs et est donc responsable de la :
Validation des « comptes professionnels » sollicités par les demandeurs intervenant Accusé de réception en préfecture 014-241400415-20211217-D189-17-12-21-DE
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en qualité de professionnels ;
Création des « comptes utilisateurs » dans le logiciel Cart@ds CS et du paramétrage
des différents profils des utilisateurs. A la demande de la commune, la création et
l’adaptation des profils utilisateurs peuvent être réalisées au regard des modalités
d’organisation du service urbanisme de la commune. Ce paramétrage sera
exclusivement effectué et adapté à la marge par les administrateurs du logiciel de la
CCCCF et l’éditeur en concertation avec les services de la commune.
Article 5-2 : Responsabilité de la commune et interventions
Dans le cas où la commune décide d’importer sa bibliothèque de courriers/courriels
communale (cf. article 4-2) les modifications et évolutions de cette base de données suivra la
procédure suivante :
1) La commune saisira la DDNSI de la CCCCF ;
2) La DDNSI de la CCCCF contactera l’éditeur du logiciel.
Cette opération sera supervisée par la DDNSI de la CCCCF.
En considération de ces éléments, la CCCCF décline toute responsabilité en cas de
modification apportée aux contenus de ces bases et des documents qu’elles contiennent de
la propre initiative de la commune et qui serait de nature à entacher d’illégalité des actes de
procédure d’instruction des autorisations d’urbanisme.
Article 6 : Rôles et responsabilités en matière de protection des données à caractère
personnel
Dans le cadre de la présente convention, les parties interviennent en qualité de Responsables
conjoints de traitement dans les conditions définies dans l’annexe intitulée « Clause RGPD de
coresponsabilité / responsabilité conjointe de traitement ».
Article 7 : Mise en production du GNAU sur le site internet de la commune
La mise en production sur le site internet de la commune est fixée au 01/01/2022 au plus tard
sous réserve de la réalisation des prérequis (prévus à l’article 3-2).
Article 8 : Facturation de l’offre de téléservice mutualisée
La Communauté de Communes a pris à sa charge les frais d’achat de l’extension du logiciel
Cart@ds CS permettant la mise en œuvre du GNAU (coûts d’investissement).
La commune et Cœur Côte Fleurie prennent en charge les frais inhérents à la maintenance
conformément à la convention de mutualisation du logiciel Cart@ds CS passée entre la
CCCCF et l’ensemble des 12 communes membres.
Article 9 : Prise d’effet et durée de la convention
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La convention prend effet à la date de signature par le Maire et par le Président de la CCCCF
sous réserve de l’accomplissement régulier des actes de procédure et du délai des conditions
techniques de mise en production sur le site internet de la commune.
Cette convention est conclue pour une durée de cinq ans. A l’issue de cette période, la
convention sera reconduite tacitement pour une même durée en l’absence de toute
dénonciation (cf. article 9).
Article 10 : Dénonciation de la convention
La présente convention pourra être dénoncée par l’une ou l’autre des parties, à la suite d’une
délibération de son assemblée délibérante, notifiée par lettre recommandée avec accusé de
réception. Cette dénonciation devra être notifiée dans le respect d’un préavis de
trois mois avant chaque échéance annuelle fixée au 31 décembre.
Article 11 : Modification
Toute modification de la convention devra faire l’objet d’un avenant écrit conclu entre les
parties à la convention qui devra faire l’objet d’une délibération du Conseil municipal et du
Conseil communautaire.
Article 12 : Règlement des litiges
Les parties s’engagent à rechercher en cas de litiges sur l’interprétation ou sur l’application de
la convention toute voie amiable de règlement avant de soumettre leur différent à une instance
juridictionnelle.
En cas d’échec de la voie amiable de résolution, les contentieux portant sur l’interprétation ou
l’application de la présente convention seront portés devant le Tribunal administratif de Caen.
Le Président de Cœur Côte Fleurie Le Maire de la commune de
Accusé de réception en préfecture
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Annexe : Clause RGPD de coresponsabilité / responsabilité conjointe de traitement
Les parties sont amenées à déterminer conjointement les finalités et les moyens d’un
Traitement de Données à caractère personnel régi par le RGPD.
Les parties ont dès lors la qualité de Co-Responsables du Traitement de Données à caractère
personnel, au sens de l’article 26 du RGPD, de sorte qu’elles sont conjointement Responsables
du Traitement réalisé au titre de la convention.
Les parties s’engagent, chacune pour ce qui la concerne, à respecter les Lois applicables au
Traitement de Données à caractère personnel, dont elles reconnaissent avoir parfaitement pris
connaissance.
1. Objet
Dans le cadre de l’exécution de la présente convention, les parties réalisent les opérations de
Traitement de Données à caractère personnel listées à l’article 2 ci-dessous.
Les parties ne consulteront et/ou ne traiteront des Données à caractère personnel que si, et
dans la mesure où, cela est indispensable à l’exécution de la convention.
Elles s’engagent dès lors à n’effectuer aucun Traitement de Données à caractère personnel sans
l’accord préalable et écrit du Co-Responsable du Traitement et, en particulier, à ne traiter les
Données à caractère personnel que pour la ou les finalité(s) mentionné(es) à l’article 2.
Si au cours de l’exécution de la convention, l’un et/ou l’autre Co-Responsable(s) du Traitement
décide(ent) de réaliser un Traitement non décrit à l’article 2, les parties s’engagent à conclure un
avenant au présent accord.
2. Description des Données à caractère personnel et du Traitement faisant l’objet de la co-
traitance
Dans le cadre de la convention, les Co-Responsables du Traitement définissent les
caractéristiques du Traitement de Données à caractère personnel de la façon suivante :
- civilité, noms, prénoms, téléphone, adresse e-mail, adresse IP, adresse postale, date et
lieu de naissance, qualité, numéros de téléphone fixe et portable.
Les Données à caractère personnel concernent les catégories de personnes suivantes :
- demandeurs particuliers ou professionnels, propriétaires, architectes, notaires.
Les Traitements de Données à caractère personnel que les parties réalisent sont nécessaires à la
fourniture du ou des service(s) suivant(s) : traitement des demandes d’autorisation d’urbanisme
et des déclarations d’intentions d’aliéner.
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La nature des opérations réalisées sur les Données à caractère personnel est : collecte,
conservation, extraction, envoi/communication.
La durée de conservation des Données à caractère personnel est fixée au terme de la
convention.
3. Recours à la sous-traitance
Les parties s’engagent à ne pas faire appel à des sous-traitants pour mener les activités de
Traitement de Données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de la convention.
4. Propriété des fichiers et accès aux Données à caractère personnel
Chacun des Co-Responsables de Traitement reconnait que les fichiers au sein desquels sont
référencées les Données à caractère personnel traitées sont et demeurent la propriété exclusive
des parties.
Chacun des Co-Responsables de Traitement est autorisé à accéder aux Données à caractère
personnel de l’autre Co-Responsable du Traitement :
- sur demande écrite et préalable du Co-Responsable du Traitement, pour les seuls
besoins d’exécution de la demande soumise et sous contrôle du Co-Responsable du
Traitement ;
- pour les besoins de réalisation d’opérations purement techniques nécessaires à
l’administration et à la maintenance de la solution, lesquelles nécessitent un accès
incident aux Données à caractère personnel.
5. Obligations générales des parties
Les parties reconnaissent qu’elles ont pleinement connaissance des obligations qui leur
incombent en vertu de la Législation applicable en matière de protection des Données en leur
qualité de Responsables conjoints du Traitement.
Ainsi, chaque Co-Responsable du Traitement prendra, pour ce qui le concerne, toutes les
mesures propres à assurer la conformité à cette Législation applicable et s’engage notamment à
:
- traiter les Données à caractère personnel conformément aux principes et obligations de
la Législation applicable ;
- insérer dans le registre des activités de Traitement effectuées sous sa responsabilité
notamment l’objet et la durée du Traitement, sa nature et sa finalité ainsi que le type de
Données à caractère personnel et les catégories de Personnes concernées ;
Accusé de réception en préfecture
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- fixer la ou les durée(s) de conservation nécessaire(s) des Données à caractère personnel
traitées, et ce, en fonction de leur finalité, ainsi que de déterminer les modalités de leur
archivage ou d’effacement à l’expiration de ces délais ;
- veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les Données à caractère personnel en
vertu de la convention (i) s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à
une obligation légale appropriée de confidentialité et (ii) reçoivent la formation
nécessaire en matière de protection des Données à caractère personnel ;
- garantir la confidentialité des Données à caractère personnel traitées dans le cadre de la
convention ;
- communiquer à l'autre Co-Responsable du Traitement les informations dont il dispose
et qui sont nécessaires au bon déroulement du Traitement conjoint et, en particulier,
l'informer immédiatement de tout événement ayant une incidence sur les activités de
Traitement sous sa responsabilité ;
- prendre toutes les précautions techniques et organisationnelles utiles, eu égard
notamment à la nature des Données que chacune des parties traite respectivement et
des risques présentés par le(s) Traitement(s) et ce, afin de préserver une sécurité et une
confidentialité maximales de ces Données et, notamment d’empêcher qu’elles soient
déformées, endommagées et surtout que des tiers non autorisés y aient accès, d’une
quelconque manière que ce soit ;
- prendre en compte, s’agissant de leurs outils, produits, applications ou services, les
principes de protection des Données à caractère personnel dès la conception (« by
design ») et de protection des Données par défaut (« by default ») notamment en
s’assurant de la minimisation des Données afin que seules celles nécessaires au regard
de chaque finalité spécifique de Traitement soient traitées.
6. Information des Personnes concernées
Les Personnes concernées par les opérations de Traitement ont accès aux informations requises
au moment de la collecte de Données, lorsque les Données à caractère personnel sont
collectées directement auprès de la Personne concernée, ou dans les délais requis, lorsque les
Données à caractère personnel n’ont pas été collectées directement auprès de la Personne
concernée, conformément aux articles 12 à 14 du RGPD.
7. Point de contact pour les Personnes concernées
Les parties désignent comme point de contact pour les personnes dont les Données à caractère
personnel sont traitées :
- DPO de la mairie d’implantation (à préciser)
- ou dpo@coeurcotefleurie.org
Accusé de réception en préfecture
014-241400415-20211217-D189-17-12-21-DE
Date de télétransmission : 20/12/2021
Date de réception préfecture : 20/12/2021 13
8. Droits des Personnes concernées
Dans la présente section, le terme « droits » désigne tout droit accordé aux Personnes
concernées par la Législation applicable dans les conditions définies aux articles 15 à 22 du
RGPD.
Conformément à la Législation applicable, une Personne concernée peut exercer ses droits à
l'encontre de chaque Responsable conjoint du Traitement ou des deux Responsables conjoints
du Traitement.
Chaque partie s’engage individuellement à prendre les mesures internes nécessaires afin de
satisfaire les demandes des Personnes concernées.
Pour toute demande d’exercice des droits portant sur le Traitement de Données à caractère
personnel dont les parties sont Responsables conjoints, la partie interrogée devra, dès réception
de la demande, avertir l’autre partie et lui adresser la demande par courrier électronique à
l’adresse de son DPO.
Sauf accord écrit contraire des parties, la partie qui reçoit la demande d’exercice des droits sera
en charge d’apporter une réponse validée d’un commun accord entre les parties dans les délais
et conditions prévus par la Législation applicable.
Pour toute demande portant sur des droits de rectification, d’effacement et d’opposition,
lorsqu’ils sont applicables, chaque partie devra, par ailleurs, prendre et confirmer, par écrit, à
l’autre partie, avoir pris les mesures internes adéquates.
9. Registre des Traitements
Chaque partie s’engage, chacune pour ce qui la concerne, à satisfaire à son obligation de
transparence et de traçabilité en tenant notamment par écrit un registre de toutes les
catégories d’activités de Traitement effectuées dans le cadre de la convention, comprenant :
- son nom et ses coordonnées ainsi que ceux du Co-Responsable du Traitement
concerné et/ou du délégué à la protection des Données (« DPD ») ;
- les catégories de Traitements effectués pour son compte et celui du Co-Responsable du
Traitement ;
- dans la mesure du possible, une description générale des mesures de sécurité
techniques et organisationnelles mises en œuvre pour garantir la sécurité des Données
à caractère personnel ainsi que leur Traitement.
Le registre se présentera sous une forme électronique.
Chaque Co-Responsable de Traitement mettra le registre à la disposition de l’Autorité de
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contrôle, sur demande.
10. Sort des Données à caractère personnel
Les parties s’engagent, chacune pour ce qui la concerne, à l’issue du Traitement et au plus tard
à l’expiration de la convention pour quelque raison que ce soit, à supprimer toutes les Données
à caractère personnel, ainsi qu’à détruire les copies existantes, à moins que la conservation
desdites Données à caractère personnel au-delà de la durée de la convention ne soit justifiée
par un accord avec son Co-Responsable de Traitement, par des dispositions légales ou
réglementaires applicables auxdites Données à caractère personnel et/ou à la conservation de
la preuve dans le cadre de tout litige, judiciaire ou extrajudiciaire, directement ou indirectement
lié à l’exécution des obligations d’une partie au titre de la présente convention.
11. Transfert des Données à caractère personnel
Les parties s’engagent respectivement à recourir à des moyens de Traitement de Données à
caractère personnel situés sur le territoire de l’Union Européenne.
12. Référents en matière de protection des Données à caractère personnel
Chacune des parties s’engage à désigner un référent ou un DPO (conformément à l’article 37 du
RGPD) en matière de protection des Données à caractère personnel, ayant les compétences
requises pour gérer la bonne exécution de ses obligations et pour répondre aux demandes de
l’autre partie.
Ce référent/DPO sera l’interlocuteur privilégié de l’autre partie.
Référent/DPO de la commune de …………………………………………………………. :
[FONCTION] - [COORDONNEES DU CONTACT] (à préciser)
Référent/DPO de la Communauté de Communes : dpo@coeurcotefleurie.org
En cas de modification de son référent/DPO, chaque partie s’engage à en informer sans délai
l’autre partie par voie de notification et est Responsable de la continuité du contact lors de la
transition entre le nouveau référent et son prédécesseur.
13. Notification de Violation de Données à caractère personnel
Chaque partie s’engage à mettre en place une procédure interne afin d’identifier et gérer les cas
de Violation de Données à caractère personnel et à procéder, lorsque cela est requis par la
Législation applicable, à la notification de l’Autorité de contrôle compétente et/ou des
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Personnes concernées selon les modalités et dans les délais prescrits par la Législation
applicable.
Si l’un des Co-Responsables de Traitement a connaissance ou suspecte la survenance d’une
fuite ou d’une faille de sécurité susceptible d’être qualifiée de Violation de Données à caractère
personnel, il s’engage à notifier à l’autre Co-Responsable du Traitement ladite Violation de
Données à caractère personnel, qu’elle soit avérée ou non, dans un délai maximum de vingt-
quatre (24) heures après en avoir pris connaissance, et notamment à :
- décrire la nature de la Violation de Données à caractère personnel y compris, si possible,
les catégories et le nombre approximatif de Personnes concernées par la Violation de
Données à caractère personnel et les catégories et le nombre approximatif
d’enregistrements de Données à caractère personnel concernés ;
- le cas échéant, communiquer le nom et les coordonnées du DPO ou d'un autre référent
auprès duquel des informations supplémentaires peuvent être obtenues ;
- décrire les conséquences/impacts probables de la Violation de Données à caractère
personnel sur les Personnes concernées ;
- décrire les mesures prises ou qu’il se propose de prendre pour remédier à / minimiser la
Violation de Données à caractère personnel, y compris, le cas échéant, les mesures pour
en atténuer les éventuelles conséquences négatives ;
- communiquer tout autre document utile afin de permettre à l’un ou l’autre des Co-
Responsables du Traitement, si nécessaire, de notifier cette Violation de Données à
caractère personnel à l’Autorité de contrôle compétente et aux Personnes concernées.
Chaque Co-Responsable de Traitement s’engage à :
- procéder aux diligences d’usage aux fins d’identification de l’origine et de l’étendue de
la Violation de Données à caractère personnel ;
- informer régulièrement l’autre Co-Responsable du Traitement des résultats de
l’investigation ;
- définir et adopter, à ses frais, toutes mesures permettant de remédier aux manquements
visés ci-dessus dans les plus brefs délais, ainsi que les mesures permettant d’éviter leur
survenance dans le futur.
14. Coopération avec l’Autorité de contrôle
Chaque Co-Responsable de Traitement s’engage à coopérer avec l’Autorité de contrôle, à la
demande de celle-ci ou à la demande de l’autre Co-Responsable de Traitement, dans
l’exécution de ses missions.
Les parties s'informent mutuellement de toute demande, enquête, injonction et généralement
de toute mesure prise par l’Autorité de contrôle compétente concernant le Traitement conjoint.
Les parties se prêtent mutuellement assistance pour se conformer et répondre à toute
injonction et/ou toute demande émanant de l'Autorité de contrôle compétente et se
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rapportant, en tout ou en partie, au Traitement dont elles sont Co-Responsables de Traitement.
15. Analyses d’impact sur la vie privée
Chaque Co-Responsable de Traitement s’engage à aider l’autre Co-Responsable de Traitement
si nécessaire pour la réalisation des analyses d’impact relatives à la protection des
Données et/ou pour la réalisation de la consultation préalable à l’Autorité de contrôle en cas de
risque élevé.
Il est expressément convenu que chaque partie supporte ses propres coûts pour la réalisation
de ladite étude d'impact.
16. Responsabilité
Lorsqu’une réclamation et/ou action est engagée par une Personne concernée à l’encontre de
l’une des parties exclusivement (ci-après « partie notifiée »), la partie notifiée devra informer,
dans les plus brefs délais, l’autre partie (ci-après « partie informée ») de l’existence de cette
réclamation et/ou action en précisant son objet, les mesures demandées et, le cas échéant, le
montant réclamé. L’information devra être accompagnée de toute documentation existante
exposant le préjudice.
La partie informée pourra volontairement intervenir et à ses propres frais. Les parties
s’engagent alors à coopérer de bonne foi dans la résolution du litige, notamment concernant
leur part de responsabilité dans le préjudice subi par la Personne concernée du fait de la mise
en œuvre du Traitement de Données à caractère personnel ou de tout autre manquement aux
obligations énoncées au présent article. En cas d’intervention volontaire de la partie informée,
les parties s’engagent expressément à ne pas transiger avec la Personne concernée sans
l’autorisation expresse et préalable de l’autre partie.
La partie notifiée aura, en outre, la possibilité de contraindre la partie informée à intervenir à
toute procédure engagée par une Personne concernée à son encontre en réparation d’un
préjudice subi du fait du Traitement de Données à caractère personnel dont les parties sont
Responsables conjoints.
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