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Acte - 2023 08 AR 2023 Reglement Location de salles communales
Document publié le undefined NaN undefined NaN à NaNhNaN par la commune de Saint-Aubin.
Lien du pdf (Acte - 2023 08 AR 2023 Reglement Location de salles communales)
Thèmes du document : Assurance, Consommateurs, Banque,
MAJ le 01/01/2023 Dab Page 1 / 7
Règlement d’utilisation des salles de la Maison de la
Colombe et de la salle de la Mare mises en location
1/ LES BENEFICIAIRES
1.1 Les associations saint-aubinoises
1.2 Les particuliers et les entreprises ou autres organismes saint-aubinois
1.2.1 Les particuliers Saint-aubinois
1.2.2 Les entreprises saint-aubinoises
2/ LES MODALITES DE RESERVATION
2.1 Le dossier de réservation
2.2 Condition de paiement de la location
3/LES CONDITIONS D’UTILISATION
3.1 La responsabilité
3.2 La sécurité et capacité des salles
3.3 Le respect des lieux et de l’environnement
3.4 La propreté des locaux
3.5 La fermeture des locaux
3.6 L’état des lieux et la remise des clés
3.7 Les autres obligations
3.8 Annexe 1 - Procédure d’évacuation en cas de départ de feu
4/ LES CONDITIONS D’ANNULATION
5/LITIGE(S)
5.1 Les réclamations
5.2 Les pénalités
6/ SALLES CONCERNEES PAR LE PRESENT REGLEMENT ET LEURS CARACTERISTIQUES
6.1 Les caractéristiques des salles
6.2 Les tarifs
6.3 Les jours non louables
Accusé de réception en préfecture
091-219105384-20230217-2023-08b-AU
Date de réception préfecture : 06/03/2023 MAJ le 01/01/2023 Dab Page 2 / 7
1/ LES BENEFICIAIRES
Préambule : La ville se réserve une priorité d’utilisation des salles municipales pour les cas suivants :
o Organisation de réunions publiques, manifestations municipales ou organisées en partenariat avec
des associations, campagne électorale, plan d’urgence d’hébergement, etc...
o Evénements ou obligations imprévus au moment de la réservation, travaux importants à réaliser.
o Réunion organisée par le député de la circonscription
A tout moment, la ville peut immobiliser les salles pour des raisons de sécurité.
1.1 Les associations Saint-Aubinoises
Préambule : Les associations saint-aubinoises ayant signés une convention ne sont pas concernées par
cette convention.
Les salles peuvent être louées aux associations saint-aubinoises n’ayant pas signées de convention de
soutien avec la municipalité, pour des activités, manifestations ou réunions.
1.2 Les particuliers et les entreprises ou autres organismes saint aubinois
1.2.1 Les particuliers Saint-Aubinois
Les salles sont louées aux particuliers saint-aubinois pour des réunions à caractère privé.
1.2.2 Les entreprises Saint-Aubinoises
Les salles sont louées aux entreprises saint-aubinoises pour des réunions à caractère privé.
Le locataire s’engage à ne pas se servir de prête-nom pour masquer toutes autres utilisations (exemple : les locations à
caractère commercial).
Toute location est subordonnée à la signature d’un acte d’engagement et au paiement du montant de la location.
Les horaires d’utilisation sont précisés chapitre VI.
2 LES MODALITES DE RESERVATION
2.1 Le dossier de réservation de la (es) salle(s)
La réservation ne sera étudiée qu’à la réception par la commune du dossier complet établi par la bénéficiaire.
Pour être complet, le dossier devra comporter les pièces suivantes :
o Le formulaire de demande de location de salle communale.
o Le présent règlement et son annexe mentionnant les tarifs dûment signés par le bénéficiaire.
La signature suppose que le bénéficiaire a pris connaissance du présent règlement, et s’engage, lui ou la
personne morale dont il est le représentant, à en respecter strictement les dispositions.
o L’attestation d’assurance responsabilité civile, à titre locatif désignant les locaux utilisés et la date
de la manifestation, couvrant les accidents pouvant survenir aux tiers, les détériorations des diverses
installations ou matériels.
o Un justificatif de domicile de moins de trois mois.
Accusé de réception en préfecture
091-219105384-20230217-2023-08b-AU
Date de réception préfecture : 06/03/2023 MAJ le 01/01/2023 Dab Page 3 / 7
A réception de ces documents, la commune étudie la demande et fait une réponse par écrit. Toute demande
doit être formulée au plus tard un mois avant la date d’utilisation. En cas de demandes multiples pour une
même journée, la commune prendra en considération la date d’arrivée du dossier de réservation.
2.2 Condition de paiement de la location
Un titre (facture) correspondant au montant de la location accordée sera émis au bénéficiaire qui devra régler
la somme au Trésor Public suivant les modalités indiqués sur le titre.
Le bénéficiaire devra remettre un chèque de caution lors de l’état des lieux d’entrée.
La Mairie restituera la caution au bénéficiaire dans un délai d’un mois maximum après l’utilisation de la salle,
sauf en cas de litige.
3. LES CONDITIONS D’UTILISATION
3.1 La responsabilité
Pendant l’utilisation de la salle, la présence du bénéficiaire est requise. Il prend les dispositions de surveillance
et de protection nécessaires au bon déroulement de la manifestation. La commune décline toute responsabilité
en cas de vol.
Le bénéficiaire se doit de respecter les conditions de propreté, l’heure limite et le nombre maximal de
personnes admises, tels qu’ils sont indiqués paragraphe 2 « sécurité ». En cas de manquement, de tapage
nocturne ou diurne, la responsabilité personnelle du bénéficiaire est engagée.
Le bénéficiaire est responsable des dommages de toute nature causés aux installations et locaux pendant la
manifestation. Les dégradations éventuelles feront l’objet d’un constat et les réparations seront effectuées aux
frais du bénéficiaire.
La commune décline toute responsabilité à quelque titre que ce soit en cas de perte, de dégradation ou de vol
à l’intérieur des locaux mis à disposition mais aussi aux abords et sur le parking. Elle décline tout recours en
dommage et intérêts en cas d’accident.
3.2 La sécurité et capacité des salles
Il est rappelé que pour des raisons de sécurité, le nombre de participants lors d’une manifestation est limité
conformément aux dispositions prises par la Commission Communale de Sécurité Incendie (Cf. Paragraphe VI,
article 1, caractéristiques des salles)
Il est impératif de respecter cette prescription. En cas de dépassement, la responsabilité personnelle ou morale
du bénéficiaire se trouvera engagée.
D’une manière générale, le bénéficiaire doit être présent effectivement du début à la fin de la manifestation. Il
veillera à l’accueil public présent et la sécurité du. A cet effet, le bénéficiaire s’assure qu’aucune activité
dangereuse susceptible de créer les conditions nécessaires au départ d’un feu ne soit possible. (Le bénéficiaire
prendra connaissance de l’article 3.8, annexe 1 du présent règlement intitulé: Mesures d’Evacuation du Public en cas de
départ de feu).
Dans les locaux mis à disposition les installations électriques ne doivent pas être modifiées ou surchargées.
Aucune décoration ne devra être apposée sur les murs.
Il est d’autre part, formellement interdit de planter des clous ou de percer dans quelque endroit que ce soit de
la salle et de ses dépendances, ni punaises, ni ruban adhésif sur la peinture.
Accusé de réception en préfecture
091-219105384-20230217-2023-08b-AU
Date de réception préfecture : 06/03/2023 MAJ le 01/01/2023 Dab Page 4 / 7
Les éventuels objets apportés par les utilisateurs devront être retirés de la salle à la fin de la période de
location.
Le réchauffage ou la cuisson des aliments se feront en cuisine. Toutefois, l’emploi d’un petit réchaud électrique
nécessaire lors d’un cours ou d’une manifestation, pour la mise en température d’un contenant, sera toléré
sous réserves de raccordement électriques uniquement sur les attentes fixes murales existantes. Ces
utilisations ponctuelles sont sous la responsabilité des utilisateurs.
Les appareils propagateurs de flammes sont strictement interdits à l’intérieur des locaux notamment :
Générateur de Gaz, y compris bouteilles de gaz ;
Foyers bois ;
Barbecue
En cas de doute, la commune se réserve le droit de faire contrôler la conformité des aménagements par un
contrôleur technique agrée. Les éventuelles réserves ou non conformités constatées, suite à modification des
installations mises à disposition, feront l’objet d’une levée dans les plus brefs délais au frais du bénéficiaire.
Le Maire ou un de ses mandataires auront le droit de pénétrer en tout temps dans l’espace de la Maison
de la Colombe et de la salle de la Mare pour s’assurer que les prescriptions du présent règlement sont
observées.
3.3 Le respect des lieux et de l’environnement
Le bénéficiaire de la salle veille à éviter les nuisances sonores pour les riverains. Il garantit l’ordre public sur
place, aux abords de la salle, et sur le parking. Il évite les cris et tout dispositif bruyant (pétards, feux
d’artifice…). Le parking à l’intérieur de la cour de la Ferme est interdit.
Toutes les manifestations devront être terminées à 3h du matin dernier délai. Le bénéficiaire fait preuve d’un
comportement citoyen, en particulier en matière de respect de l’environnement : utilisation raisonnée de
l’éclairage, du chauffage et de l’eau, rejet des eaux usées dans les éviers exclusivement, tri sélectif des déchets.
Conformément à l’article R 3512-2, modifié par décret n° 2016-1117, Il est rappelé qu’il est interdit de fumer
dans les lieux publics, cette règle s’applique par conséquent dans les locaux faisant l’objet du présent
règlement.
Le bénéficiaire s’assure que les dispositions relatives à l’ivresse publique notamment pour la protection des
mineurs (art : L3342-1 à 3342-4 du Code de la Santé Publique) s’applique dans les locaux.
La vente de boissons alcoolisées aux mineurs de moins de 18 ans est interdite.
Le bénéficiaire s’assure que l’accès aux locaux et équipements est interdit aux personnes en état d’ébriété.
Enfin, Les salles municipales ne peuvent abriter des activités contraires aux bonnes mœurs.
Aucune forme d’aménagement, transformation, décoration, ne peut être envisagée dans les espaces mis à
disposition sans autorisation préalable. Les dégradations éventuelles feront l’objet d’un constat et les
réparations seront effectuées au frais du bénéficiaire.
3.4 Propreté des locaux.
Le bénéficiaire devra assurer l’installation, le rangement des locaux et équipements mis à disposition y compris
les abords extérieurs si ceux-ci ont été utilisés. Si l’état des lieux faisait ressortir un état des locaux
insatisfaisant, la caution sera entièrement encaissée par la commune.
Accusé de réception en préfecture
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Le matériel abîmé sera mis de côté pour l’état des lieux.
3.5 La fermeture des locaux
Avant de quitter les lieux, le bénéficiaire s’assure de l’absence de risque d’incendie, d’inondation ou
d’intrusion. Il procède à un contrôle des locaux, de ses abords et vérifie en particulier que les lumières sont
éteintes, les portes et les fenêtres closes, les robinetteries et les issues de secours fermées.
3.6 L’état des lieux et la remise des clés
L’état des lieux, obligatoire, devra être effectué aux horaires définis par la commune. L’état des lieux d’entrée
et de sortie devront se faire obligatoirement en présence du bénéficiaire ou d’une personne ayant reçu pouvoir
par le bénéficiaire. En l’absence de la signature, le règlement s’applique dans toute sa rigueur, sur la seule foi
des observations de l’agent municipal.
Le bénéficiaire devra remettre le chèque de caution lors de l’état des lieux d’entrée. Une fois l’état des lieux
d’entrée effectué, la ou les clés pourront être remise(s) au bénéficiaire qui en a la responsabilité.
Pour les locations de week-end, les clés seront rendues impérativement par le bénéficiaire le lundi matin au
plus tard, celle (s) ci peuvent être déposées dans la boite à lettre de la mairie en cas de fermeture. L’état des
lieux de sortie sera effectué par le personnel communal dans les 48 heures.
Pour les manifestations qui se déroulent en semaine, les clés devront être restituées au plus tard le lendemain
à la commune au moment de l’état des lieux de sortie. Le cahier de suivi d’attribution et de restitution des clés
sera renseigné à l’accueil.
3.7 Les autres obligations
S’il y a lieu, le bénéficiaire s’acquitte de ses obligations vis-à-vis de l’administration fiscale, de l’URSSAF, et de la SACEM, des caisses de retraite, etc…
En cas d’ouverture d’un débit de boissons temporaire, le bénéficiaire doit solliciter une demande d’autorisation auprès de la commune.
4. LES CONDITIONS D’ANNULATION
La commune se réserve le droit d’annuler une réservation en cas de circonstances particulières ou de nécessités. (cf chapitre I).
En cas d’évènements exceptionnels (manifestations municipales, plan d’hébergement d’urgence…), la location de la salle pourra être annulée sans préavis. La ville pourra, dans la mesure du possible, aider le bénéficiaire à retrouver une salle ou proposer un report de la location. Dans l’hypothèse d’une annulation de réservation faisant suite à la préemption de la salle par la mairie le chèque de caution bancaire sera restitué.
5. LITIGE(s)
5.1 Les réclamations
Les réclamations sont formulées par écrit à Monsieur le Maire.
5.2 Les pénalités
Accusé de réception en préfecture
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Date de réception préfecture : 06/03/2023 MAJ le 01/01/2023 Dab Page 6 / 7
En cas de nettoyage non effectué ou manifestement négligé, la totalité du montant du dépôt de garantie
(caution) sera prélevée. D’une manière générale, tout contrevenant aux stipulations du présent règlement
s’expose à un refus définitif d’accès aux salles municipales.
6. SALLES CONCERNEES PAR LE PRESENT REGLEMENT ET LEURS CARACTERISTIQUES
6.1 Caractéristiques des salles
Nom des salles Capacité d’accueil
Salle de la Colombe 200 personnes dont 160 personnes assises
(nombre de chaises disponibles: 130)
Salle Picasso 61 personnes
(nombre de chaises disponibles : 30)
Salle La clé des Champs 19 personnes
Salle de la Mare
à la ferme de la Commanderie
120 personnes dont 60 places assises
(nombre de chaises disponibles : 60)
L’utilisation de matériels audio est possible uniquement en se raccordant sur les terminaux présents et mis à
disposition dans la salle de La Mare et la Salle de la Colombe. (Cette utilisation fera l’objet d’une information
préalable auprès des services techniques de la mairie)
L’utilisation de la vidéo projection dans la salle de la Mare est possible, Une demande de mise en place de
matériel est nécessaire auprès de service Communication/Association et du service technique de la commune
(courriel : Communication@saint-aubin.fr) pour installation dans la Salle de La Colombe.
La salle de la Colombe et la salle Picasso peuvent être prêtées avec la cuisine si le bénéficiaire en fait la
demande et après accord de la municipalité.
Le réfrigérateur, le congélateur, le four et le micro-onde de la cuisine sont disponibles et peuvent faire l’objet
d’une utilisation par le bénéficiaire pour un prêt de salle de la Colombe ou salle Picasso, après accord de la
municipalité.
Nota: La mise en service du réfrigérateur et du congélateur fera l’objet d’une demande de mise en service
auprès du service Communication/Association:( communication@saint-aubin.fr )
Le matériel, mobilier, vaisselle, présent dans ces salles et dans la cuisine ne sont pas à disposition du
bénéficiaire. Il ne peut donc pas en avoir la jouissance.
Pour les salles : Picasso, Salle et de la Colombe, Salle de la Mare, Les chaises et les tables sont disponibles et
comprises dans la location des salles, (cf. : Paragraphe VI, article 1)
Les salles de la Colombe et la salle de la Mare sont prêtées avec des chaises et tables. Après leur utilisation, le
bénéficiaire se doit de les remettre à leur place de rangement initial.
Aucune activité qui pourrait endommager les sols des salles mises à disposition n’est autorisée. Le
stationnement dans la cour de la ferme de la Commanderie est interdit sauf pour les personnes en situation de
handicap.
Accusé de réception en préfecture
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Date de réception préfecture : 06/03/2023 MAJ le 01/01/2023 Dab Page 7 / 7
6.2 Les tarifs
Conformément à la délibération n° 2022-01-25-01 fixant les tarifs de location de salle de la Mare et des salles
de la Maison de la Colombe.
Pour rappel : La réservation n’est définitive qu’après accord écrit de la Mairie. Le locataire atteste avoir pris
connaissance du présent règlement.
6.3 Les jours non louables
Conformément à la délibération N°2022-01-25-01 fixant les tarifs de location des salles de la Maison de la
Colombe et de prêt de matériel, les salles ne peuvent pas être louées aux dates suivantes : 24, 25 et 31
décembre, 1er janvier et 13 et 14 juillet.
La municipalité ne pourra accorder une location d’une même salle sur un même week-end (samedi et
dimanche) qu’à un même bénéficiaire. Ce dernier devra faire deux demandes de location distinctes en
respectant la durée de location et le tarif : une pour le samedi et une pour le dimanche. La municipalité ne
pourra pas attribuer différentes locations d’une même salle sur un même week-end à des bénéficiaires
différents.
Le : Signature du locataire :
Salles
Salle de la Colombe avec ou sans cuisine
et avec chaises et tables
(avec ménage effectué par le bénéficiaire)
Salle Picasso
avec ou sans cuisine
et avec chaises et
tables
(avec ménage effectué
par le bénéficiaire)
Salle la Clé des Champs
(avec ménage effectué par
le bénéficiaire)
Salle de la Mare
Pour des réunions avec prêt
des tables et des chaises
(avec ménage effectué par le
bénéficiaire)
Entreprises
saint-aubinoises,
Particuliers
saint-aubinois
associations
saint-aubinoises
550 €
Gratuité pour les
associations ayant
signé la convention
de soutien avec la
commune.
35 €/heure
Gratuité pour les
associations ayant
signé la convention
de soutien avec la
commune.
20 €/heure
Gratuité pour les
associations ayant
signé la convention
de soutien avec la
commune.
15 €/heure
Gratuité pour les
associations ayant signé
la convention de
soutien avec la
commune.
25€/heure
Gratuité pour les
associations ayant signé
la convention de soutien
avec la commune.
Partis politiques Gratuit après
accord de la mairie
Gratuit après accord
de la mairie
Gratuit après accord
de la mairie
Gratuit après accord de
la mairie
Gratuit après accord de la
mairie
Durée Samedi à partir de
9h au dimanche 3h
Où
Dimanche de 9h à
22h
Durée minimale 3h
(consécutives ou non)
Durée minimale 3h Durée minimale 3h Durée minimale 3h
Possibilités des
jours de location
Le samedi 9h au
dimanche 3h ou le
dimanche de 9h à
22h en fonction du
planning
d’occupation
Du lundi au vendredi
Disponibilité en
fonction du planning
d’occupation
Toute la semaine
Disponibilité en
fonction du planning
d’occupation
Toute la semaine
disponibilité en fonction
du planning
d’occupation
Toute la semaine
disponibilité en fonction du
planning d’occupation
Caution 1 000 € 500 € 500 € 500 € 500 €
Accusé de réception en préfecture
091-219105384-20230217-2023-08b-AU
Date de réception préfecture : 06/03/2023