Procès Verbal - pv cm 2023 03

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Procès Verbal - pv cm 2023 03 Document publié le Mercredi 24 mai 2023 par la commune d'Odars. Lien du pdf (Procès Verbal - pv cm 2023 03)Thèmes du document : Justice et droit, Consommateurs, Assurance, Feuillet 2023-018

MAIRIE D'ODARS

16 Allée des Pyrénées

31450 ODARS

Téléphone 05.62.71.71.40

CONVOCATION DU CONSEIL MUNICIPAL N°2023-03

Le Conseil Municipal se réunira à la mairie le :

Mercredi 24 mai 2023 à 20h30

Je vous remercie de bien vouloir participer à cette séance et vous prie d’agréer l’expression de mes sentiments distingués.

Le lien de visio-conférence pour les personnes qui ne peuvent pas participer en présentiel et pour le public :

https://us02web.zoom.us/j/89493718854?pwd=THZseXJ4dnJoUjlJcG9 OcHBIb3VnZz09

ID de réunion : 894 9371 8854

Le 17 mai 2023

Le Maire, Patrice Arséguel

ORDRE DU JOUR :

• Approbation du procès-verbal de séance du 12/04/2023

• Convention pour la mutualisation de l’archivage avec le Sicoval

• Révision de la convention de location de la salle polyvalente

pour les particuliers

• Convention de mise à disposition de la salle polyvalente pour les

associations

• Demande de subvention du fonds vert pour le projet « Repenser

le cœur d’Odars »

• Dénomination d’une voie privée

• Convention des certificats d’économie d’énergie

DROIT DE PRÉEMPTION

INFORMATIONMAIRIE D'ODARS

16 Allée des Pyrénées

31450 ODARS

Téléphone 05.62.71.71.40

Séance n°2023-03

PROCÈS-VERBAL

de la réunion du CONSEIL MUNICIPAL

de la Commune d'ODARS

Séance du 24 mai 2023

L’an deux mil vingt-trois et le 24 mai à 20 heures 30, le Conseil Municipal de la Commune d’ODARS, dûment convoqué, s’est réuni en mairie sous la présidence de Patrice ARSÉGUEL, Maire.

DATE DE CONVOCATION : 17 mai 2023

PRÉSENTS :

ARSÉGUEL Patrice, BRETHOUS Jacques, DECROIX Jacques, SCIE-NEGRIN Lydie, SORIANO Timothée, JOURNOU Mathieu, HAMON Yann, LUVISUTTO Alain, COUJOU DELABIE Marie- Ange

ABSENTS EXCUSES :

BERTHELOT Béatrice donne procuration à ARSÉGUEL Patrice

JULIEN-DELANNOY Martine donne procuration à SCIE-NEGRIN Lydie FAURE Cécile donne procuration à BRETHOUS Jacques

CLARET Laurie donne procuration à LUVISUTTO Alain

ABSENTS :

MERLE Laure

HAMON Yann est désigné comme secrétaire de séance

Monsieur DECROIX Jacques informe qu’à la relecture du procès-verbal de la dernière séance il souhaite apporter des modifications sur les propos tenus par certains conseillers concernant laFeuillet 2023-019

prescription de la loi quadriennale. Pour lui, il y a quelques erreurs de retranscription, et il n’est pas nécessaire de rapporter intégralement les différents exprimés par certains conseillers au sujet des erreurs concernant les salaires annualisés, il faut être plus sobre dans le compte rendu. Il souhaite donc reprendre la façon de relater les faits et proposer l’approbation du procès-verbal au prochain conseil. Monsieur HAMON invite le conseil municipal à revoir ce sujet en commission de travail afin de clarifier la situation.

Le maire propose donc de reporter l’adoption au prochain conseil.

Monsieur le Maire donne lecture des points à l’ordre du jour et il annonce que la délibération concernant la convention de mise à disposition de la salle polyvalente pour les associations est reportée au prochain conseil car les personnes en charge de ces dossiers n’ont pu les finaliser.

Il informe le conseil municipal que le conseil doit approuver la convention de prestation de service archivage avec le Sicoval.

2023-03-01 : CONVENTION DE PRESTATION DE SERVICE ARCHIVAGE AVEC LE SI- COVAL

Nombre de membres : En Exercice :14 Présents : 9 Votants :13

Participation : Pour : 13 Contre : 0 Abstention : 0

Dans le cadre du schéma de mutualisation des services, le SICOVAL propose à l’ensemble de ses communes membres des prestations d’archivage des fonds documentaires papier. Plusieurs communes du territoire ont manifesté leur intérêt pour la création d’un service d’archivage mutualisé.

Ce besoin concerne l’archivage papier mais aussi l’e-archivage. Ce dernier ne peut toutefois pas être intégré à ce stade car il nécessite d’être préalablement mis en place au sein du Sicoval avant d’être proposé aux communes.

Depuis 2 ans, le Sicoval s’est structuré pour répondre à ses propres besoins d’archivage papier, et serait aujourd’hui en mesure de superviser une prestation de service à destination des communes. Une étude a été menée fin 2022 – début 2023 auprès de 11 communes (Auzeville, Ayguesvives, Baziège, Belberaud, Labège, Lacroix-Falgarde, Montlaur, Odars, Péchabou, Pechbusque et Vieille- Toulouse) pour évaluer le besoin et vérifier l’intérêt économique de la création de cette prestation.

1. Évaluation du besoin : les 11 visites sur site ont permis d’estimer à 429 le nombre de jours de travail nécessaire au traitement des archives. Depuis, 3 communes se sont engagées auprès de presta- taires privés pour des raisons de fonctionnement interne.

À ce jour, le besoin des 8 communes restantes est estimé à 293 jours, soit environ 1.5 an pour 1 ETP.

À l’échelle de toutes les communes, cette mission de 1er traitement des archives pourrait être estimée à environ 3 ans. Un élargissement de l’étude sera nécessaire pour être plus précis. Cela pourra faire l’objet d’une prolongation de la prestation de service.

Une fois ce 1er traitement effectué, la mise à jour annuelle des archives papier sur l’ensemble des communes nécessiterait environ 25% d’ETP.2. Intérêt économique :

Estimation coût de revient Sicoval / jour (€) Coût prestataire privé (€)

Archiviste 271

Déplacements 16

Équipements 3

Frais de structure (7%) 19

TOTAL 309 €/j 396€ TTC/j

Le coût de revient pour le Sicoval est estimé à 309 € /jour. Les prestations annexes (éliminations,…) seront également facturées au coût de revient.

Les prestataires privés proposent une tarification autour de 400 € / jour (396 € pour celui qui a con- tractualisé avec les 2 dernières communes).

Dans sa séance du 28 mars 2023 le Sicoval a validé la création de la prestation de service archivage papier et d’élargir l’étude à l’ensemble des communes du Sicoval après une première phase d’expérimentation.

Pour Odars, le traitement des archives a été estimé à 61.6 mètres linéaires (boites), 12.3 mètres li- néaires (vrac), soit 73.9 total mètres linéaires, représentant 31 jours soit un total de 9 579 €.

Il a été décidé une convention de partenariat :

ARTICLE 1 : OBJET

La présente convention a pour objet de confier au Sicoval, qui l’accepte, la charge d’accomplir pour la commune les missions exposées ci-dessous, et d’en définir les conditions d’exécution.

ARTICLE 2 : DURÉE - PRISE D’EFFET- RÉSILIATION

La présente convention est conclue jusqu’au 31 décembre 2027. Elle prendra effet au jour de sa si- gnature par les parties.

Elle est renouvelable trois fois pour une durée de 6 ans par accord expresse et écrit des parties.

Toute demande de renouvellement sera adressée par la commune au Sicoval par écrit au moins un mois avant l’extinction de la présente.

Le SICOVAL se réserve le droit de mettre fin unilatéralement à la présente convention pour tout motif, notamment en cas d’infructuosité du recrutement d’un archiviste, par lettre adressée à la commune, sous la seule réserve du respect d’un préavis d’un mois.

La commune se réserve le droit de mettre fin unilatéralement à la présente convention par lettre adressé au Sicoval, sous réserve du respect d’un préavis d’un mois, et après acquittement de 50% du montant du devis proposé.

ARTICLE 3 : PRESTATION DE SERVICE

3.1 Contenu de la prestation

Le SICOVAL s’engage à assurer une prestation d’archivage des fonds documentaire papier de la commune. Cela consiste à réaliser les missions suivantes :

- Réunion de lancement de la prestation avec les interlocuteurs identifiés par la communeFeuillet 2023-020

- Traitement des archives (reconditionnement, identification)

- Mise à jour du plan de classement des archives ou à défaut création du plan de classement - Rédaction d’un bordereau d’élimination soumis à validation des archives départementales - Validation du plan de classement auprès des archives départementales

- Application de la cotation définitive sur les boîtes archives

- Localisation des boîtes d’archivage dans le plan de classement

- Optimisation de l’espace de stockage

- Compte-rendu de fin de mission

Après la validation du bordereau d’élimination, la commune fera son affaire de l’élimination phy- sique des boîtes d’archives identifiées.

3.2 Délai d’exécution de la prestation

A réception du devis signé par la commune, le Sicoval indiquera un calendrier prévisionnel d’exécution de la mission.

Le Sicoval se réserve le droit d’actualiser son calendrier d’exécution selon les contraintes organisa- tionnelles des ressources internes et de la disponibilité de la commune.

ARTICLE 4 : NATURE DES OBLIGATIONS A LA CHARGE DU SICOVAL

Les obligations du Sicoval issues de la présente, sont, de convention expresse, des obligations de de moyens.

ARTICLE 5 : CONDITIONS D’EXÉCUTION DE LA PRESTATION

Le Sicoval s’engage à exécuter entièrement les missions mises à sa charge, conformément aux règles de l’art applicables dans le domaine d’activité concerné et de la meilleure manière, et dans le respect des conditions fixées par la présente.

ARTICLE 6 : PRIX

6.1 : Montant :

Les missions définies à l’article 3 ci-dessus seront assurées par le Sicoval au profit de la commune pour un coût global horaire de 309 € (trois cent neuf) euros par jour.

Le Sicoval proposera un devis estimatif du temps passé pour la mise en conformité du fonds d’archives de la commune.

Également, le Sicoval proposera une intervention ponctuelle pour la mise à jour annuelle du fonds d’archive.

6.2 : Modalités de paiement du prix :

Le coût global sera payé par la commune par mandat administratif dans un délai de 2 (deux) mois à compter de la réception de la facture, adressée à ce dernier par le Sicoval.

Le prix horaire global pourra être réévalué annuellement sur la base de l’évolution de l’indice des prix. Le Sicoval communiquera à la commune sur la base d’un devis réactualisé cette évolution.ARTICLE 7 : OBLIGATION DE CONFIDENTIALITÉ

Le Sicoval considèrera comme strictement confidentiels, et s'interdit de divulguer, toute information, document, donnée ou concept, dont il pourra avoir connaissance à l'occasion du présent contrat. Pour l'application de la présente clause, le Sicoval répond de ses agents ou préposés, salariés ou non, comme de lui-même.

ARTICLE 8 : OBLIGATION DE COLLABORATION

Les parties s’engagent à communiquer et à tenir à la disposition toute information susceptible de contribuer à la bonne réalisation des missions mises à sa charge par la présente.

À ce titre, la commune s’engage à mettre à disposition du Sicoval les meilleures conditions de trai- tement par une facilité d’accès aux lieux de stockage (clé, astreinte), une table de traitement, une chaise, un point d’accès au courant électrique, une connexion internet et tous les documents utiles au bon déroulement du projet.

À défaut de communication, la commune souffrira de toutes les conséquences de ces manquements, y compris l’empêchement du Sicoval de respecter ses engagements conformément aux conditions prévues par la présente.

ARTICLE 9 : RESPONSABILITÉS

Le Sicoval assumera la responsabilité de tout dommage, de quelque nature et de quelque importance qu’il soit, tel qu’apprécié au jour de sa consolidation, causé directement ou indirectement à la com- mune, à un agent de la commune, dès lors que le fait générateur est survenu en cours d’exécution de la présente, et peu important la date d’apparition du dommage.

ARTICLE 10 : ASSURANCES

Les parties sont tenues de souscrire auprès d’une compagnie agrée par le ministère des finances et notoirement solvable une assurance responsabilité civile du fait de son activité et de ses représentants légaux, associés, préposés, salariés ou non, ainsi que de leurs biens ou de ceux dont ils ont la garde à quelque titre que ce soit.

ARTICLE 11 : CESSION DE CONTRAT

Les parties conviennent que les présentes sont conclues à titre intuitu personae. Toute cession de contrat est interdite.

ARTICLE 12 : ÉLECTION DE DOMICILE - LITIGES

Pour l’exécution de la présente et de ses suites, les parties font élection de domicile en leur siège administratif.

Les parties s’engagent à rechercher toutes voies amiables de règlement de tout litige survenant dans l’interprétation ou l’application des présentes.

En cas d’échec des voies amiables de règlement, tous les litiges survenant dans l’interprétation ou dans l’application des présentes seront tranchés par le tribunal administratif de Toulouse.Feuillet 2023-021

Le Conseil Municipal sur le rapport de Monsieur le maire et après en avoir délibéré à l’unanimité,

Décide :

- D’adhérer au service de mutualisation de l’archivage papier du Sicoval

Autorise :

- Le maire à signer tous les documents afférents à ce dossier

Le maire a présenté plusieurs devis et il en ressort que la prestation du Sicoval reste la plus intéressante. Il explique qu’il y aura possibilité de payer sur 2 exercices budgétaires et que la commune paiera 31 jours de prestation maximums même si l’archiviste a besoin de plus. Si la prestation dure moins que 31 jours, la commune ne paiera que le nombre de jours réels.

Continuant la séance, Monsieur le Maire informe que le Conseil Municipal doit voter la révision de la convention de location de la salle polyvalente pour les administrés.

2023-03-02 : RÉVISION DE LA CONVENTION DE LOCATION DE LA SALLE POLYVALENTE POUR LES ADMINISTRES :

Nombre de membres : En Exercice :14 Présents : 9 Votants :13

Participation : Pour : 13 Contre : 0 Abstention : 0

Monsieur le Maire rappelle la nécessité de réviser la convention de location, votée le 21 septembre 2022, qui définit les modalités de locations de la salle polyvalente pour les odarsois ainsi que pour les personnes extérieures à la commune.

Il fait lecture de la convention annexée à la présente délibération.

Il informe que la révision de la convention porte sur les 2 phrases suivantes :

- Une pièce est à disposition pour le stockage des denrées périssables et des plats préparés. - Attention ce local n’est pas destiné à faire de la cuisine.

Ouï l'exposé du Maire et après en avoir délibéré, le Conseil Municipal à l’unanimité accepte les termes de la nouvelle convention.

Continuant la séance, Monsieur le Maire informe le Conseil Municipal que la convention de mise à disposition de la salle polyvalente pour les associations devrait être prête pour le prochain conseil.

2023-03-03 CONVENTION DE MISE À DISPOSITION DE LA SALLE POLYVALENTE POUR LES ASSOCIATIONS : POINT AJOURNEContinuant la séance, Monsieur le Maire informe que le Conseil Municipal la nécessité de faire une demande subvention pour le projet repenser le cœur d’Odars

2023-03-04 : DEMANDE DE SUBVENTION POUR LE PROJET REPENSER LE CŒUR D’ODARS

Nombre de membres : En Exercice :14 Présents : 9 Votants :13

Participation : Pour : 13 Contre : 0 Abstention : 0

Monsieur le maire informe que le conseil municipal a inscrit la somme de 1 550 400.00 € TTC au bud-

get primitif 2023 en section investissement pour le projet « Repenser le cœur d’Odars ».

Des demandes de subventions ont été faites en sollicitant les taux maximums auprès des Services de l’État dans le cadre de la DETR, auprès de Conseil Départemental dans le cadre du contrat de territoires et du Conseil Régional sur les tranches de financement en 2023 et 2024.

L’État a mis en place une subvention qui s’appelle le fonds vert et le projet Repenser le cœur d’Odars peut faire partie de la thématique de la rénovation des bâtiments publics.

Le maire propose donc de solliciter cette subvention à son taux maximum qui viendra en contre partie de la DETR qui a été refusée.

De plus, le maire précise que la commune peut solliciter le Fonds Européen de Développement Régio- nal (FEDER) qui contribue au soutien de la transition vers une économie à faible émission carbone. Cette aide soutient également la création de bibliothèque, la revitalisation des centres-bourg, le déve- loppement du tissu associatif en fournissant des espaces adaptés et partagés, ainsi que le développement et la promotion du lien social.

Cette subvention viendra compléter la subvention du Conseil Régional qui ne peut accorder que 50 000 € pour la rénovation énergétique et 50 000 € pour l’accessibilité soit 100 000 € au lieu de 129 200 €.

Ouï cet exposé, le Conseil Municipal délibère, et approuve à l’unanimité cette opération et décide :

- De solliciter une subvention à son taux maximum auprès des Services de l’État dans le cadre du fonds

vert et du Conseil Régional dans le cadre du FEDER.

- D’autoriser Monsieur le Maire à signer toutes les pièces nécessaires à l’instruction de ce dossier

- D’arrêter le plan de financement suivant :

Dépenses HT TTC Recettes HT TTC

Études-maitrise

d’ouvrage

92 000 110 400 FONDS VERT 300 000 300 000

Travaux 1 200 000 1 440 000

CONSEIL DÉPARTEMEN-

TAL 2023

400 000 400 000

CONSEIL DÉPARTEMEN-

TAL 2024

116 800 116 800

CONSEIL RÉGIONAL 2023 100 000 100 000

FEDER 116 800 116 800

AUTOFINANCEMENT 2023 258 400 516 800

TOTAL 1 292 000 1 550 400 TOTAL 1 292 000 1 550 400Feuillet 2023-022

Continuant la séance, Monsieur le Maire informe les conseillers qu’il faut délibérer sur la dénomination d’une voie privée.

2023-03-05 DÉNOMINATION D’UNE VOIE PRIVÉE

Nombre de membres : En Exercice :14 Présents : 9 Votants :13

Participation : Pour : 13 Contre : 0 Abstention : 0

Monsieur le maire rappelle qu’il appartient au Conseil Municipal de choisir, par délibération le nom à donner aux rues, voies et places.

La dénomination des voies communales, et principalement à caractère de rue, est laissée au libre choix du conseil municipal dont la délibération est exécutoire par elle-même.

Le numérotage des habitations constitue lui une mesure de police générale que le maire peut prescrire en application de l’article L221328 du CGCT.

L’objectif de la dénomination des voies et du numérotage des maisons est : de faciliter le repérage pour les services de secours (SAMU, pompiers, gendarmes qui ont du mal à localiser les adresses en cas de besoins), pour les réseaux, pour le travail des préposés de la Poste et d’autres services publics ou commerciaux, pour la localisation GPS, pour identifier clairement les adresses des administrés, de nommer les voies et de procéder au numérotage.

Considérant que suite au nouveau lotissement « Les jardins de l’Estanque » réalisé au droit du chemin des habitants, il convient de nommer la voirie de desserte privée (hors domaine communal) et renuméroter les constructions afin d’identifier clairement les adresses des immeubles ;

Considérant le nom « impasse de la nature » proposé par les riverains de la voie pour la nouvelle rue et la numérotation des bâtiments ;

Ouï cet exposé, le Conseil Municipal délibère, et décide à l’unanimité

- De valider le nom attribué à la nouvelle voie à savoir Impasse de la nature

- D’autoriser Monsieur le Maire à signer toutes les pièces nécessaires à l’instruction de ce dossier

Continuant la séance, Monsieur le Maire informe les conseillers qu’il faut délibérer sur le certificat d’économie d’énergie CEE-TPV

2023-02-05 : CERTIFICAT D’ÉCONOMIE D’ENERGIE CEE-TEPV : POINT AJOURNE

Madame Berthelot Béatrice trouve que la convention n’est pas très claire.

Les conseillers aimeraient savoir quel CEE a été obtenue pour la nouvelle classe et la création del’espace intergénérationnel.

Monsieur Brethous Jacques lit le courrier de Madame Faure Cécile qui trouve que le contenu de la convention est déséquilibré et très en défaveur de la commune. L’avantage à tirer de cette convention est nulle et que le travail administratif sera toujours à faire par la commune.

Monsieur le maire précise que le Sicoval et Soleval s’occupent de toute la partie administrative et que la commune n’a rien à faire.

Le conseil municipal souhaite savoir quel montant la commune obtiendrait si elle montait le dossier seul et s’il est possible de faire venir une personne du Sicoval pour qu’elle puisse exposer sur le sujet et éclaircir certains points.

Le maire propose d’ajourner ce point et d’inviter les personnes en charge du dossier à venir à la prochaine réunion de travail.

Droit de péremption

DATE DECISION OBJET SECTION N°PARCELLE Adresse SUPERFICIE

20/04/2023 vente SCI LE RELAIS 2/ GOUBEAU C 198 324 route de Revel 2 313 M²

20/04/2023 vente SCI LE RELAIS 2/ GOUBEAU C 371 324 route de Revel 1 802 M²

21/04/2023 vente MACQUET/ ESTA- QUEBIAU A 439 5094 chemin de la Reynerie 2 500 M²

28/04/2023

vente CAP IMMOTION/

CADENEL-

SABLAYROLLES

C

C

580

585

407 chemin des

Habitants

724 M²

495 M²

28/04/2023 vente CAP IMMOTION/ CADENEL-GILBERT

C

C

C

574

591

595

404 chemin des

Habitants

401 M²

313 M²

8 M²

12/05/2023 vente CAP IMMOTION/ PERROT C 577 L’Estanque 562 M²

12/05/2023 vente PRO INVEST/ PAS- SEMARD-RAPISARDA C 221 Aux habitants 662 M²Feuillet 2023-023

INFORMATION

Information sur le courrier envoyé par l’association Écho Papillon concernant l’abattage des tilleuls route de Revel. Il est reconnu que la commune et le Sicoval ont fait une erreur en coupant les arbres durant la période de nidification à savoir entre le 1er avril et le 31 juillet.

Une personne extérieure viendra vérifier l’état sanitaire des arbres.

Un courrier de réponse va être envoyé à l’association pour dire que la mairie prend bonne note de leurs demandes.

Un point est fait sur les référents de quartier.

Enfin, il est mentionné le problème des haies qui dépassent sur le domaine public, et après le 31 juillet un courrier sera envoyé aux contrevenants pour le rappel de la conduite à tenir et que si rien n’est fait, la commune effectuera l’élagage et enverra la facture aux propriétaires qui auront obligation de la régler.

La séance est levée à 22h10MAIRIE D'ODARS

16 ALLÉE DES PYRÉNÉES

31450 ODARS

TÉLÉPHONE 05.62.71.71.40

Feuillet de clôture de la séance n°2023-03 en date du 24 mai 2023 à 20h30.

Délibérations prises au cours de la séance n°2023-03 :

- Délibération n°2023-03-01 : Convention de prestation de service archivage avec le Sicoval

- Délibération n°2023-03-02 : : Révision de la convention de location de la salle polyvalente pour les particuliers

- Délibération n°2023-03-03 : Convention de mise à disposition de la salle polyvalente pour les associations : point ajourné

- Délibération n°2023-03-04 : Demande de subvention pour le projet repenser le cœur d’Odars

- Délibération n°2023-03-05 : Dénomination d’une voie privée

- Délibération n°2023-03-06 : Certificat d’Économie d’Energie CEE-TEPV : point ajourné

Le Maire, Le secrétaire de séance, Patrice ARSÉGUEL Yann HAMON