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Document publié le undefined NaN undefined NaN à NaNhNaN par la commune de Saint-Zacharie.
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Thèmes du document : Eau et assainissement, Justice et droit, Handicap et inclusivité,
Statuts de l’agence technique départementale : Var Ingénierie Statuts de l'agence technique départementale : Var Ingénierie CHAPITRE 1 Article 1 : Article 2 : Article 3 : Article à : Article & : Article 6 : Article 7 : Articie 8 : Article 9: CHAPITRE 2 Article 10 : Article 11 Article 12 Article 13 Article 14 : Article 15 : Article 16 : Article 17 : Article 18 : Article 19 Article 20 — DISPOSITIONS GÉNÉRALES Création Objet et mission de l'Agence Siège social Durée Membres Conditions d'adhésion Conditions de retrait Dissolution Partenaires de l'Agence - FONCTIONNEMENT DE L'AGENCE Composition de l'assemblée générale : Rôle de l'assemblée générale ordinaire .: Assemblée générale extraordinaire : Conseil d'administration Fonctionnement du conseil d'administration Rôle du conseil d'administration Rôle du président du conseil d'administration Règlement intérieur — Ressources — Cadre budgétaire et comptable Annexe 1 à la délibération de la Commission permanente du 18 décembre 2023 - O D NN Oo OO (1 BB EE R © © © NN ND ND = à © Le directeur, le secrétaire général et le directeur technique de l'Agence 1010 10 10 1 sur 11 CHAPITRE 1 — DISPOSITIONS GÉNÉRALES Article 1 : Création En application de l’article L 5511-1 du Code Général des Collectivités Territoriales, il est créé par le Département du Var, les Communes et les Établissements Publics de Coopération Intercommunale (EPCI) du département du Var adhérents, un Établissement Public Administratif dénommé : « Var Ingénierie », ci-après désigné par “ l’ Agence” ou par “Var Ingénierie” La création de cet établissement public administratif (EPA) doit permettre de mutualiser les ressources et les besoins de ses membres afin de conforter l’ingénierie et la solidarité territoriale, le développement équilibré des territoires, le soutien des initiatives locales et l'autonomie des collectivités du territoire départemental. Article 2 : Objet et mission de l’ Agence Var Ingénierie a pour objet d'apporter aux communes et aux EPCI du département du Var adhérents qui le demandent, une assistance d'ordre administratif général, technique, juridique et financier, dans les domaines de l’aménagement, de l’équipement, du développement durable des territoires, de la gestion locale et des services aux publics. L’Agence pourra intervenir dans tous les domaines d’intervention de ses membres, et notamment en matière de gestion de l’eau (ressources, adduction eau potable, assainissement), et de voirie. L’Agence interviendra également dans les domaines couverts par l’assistance technique réglementaire départementale : assainissement, protection de la ressource en eau, restauration et entretien des milieux aquatiques, voirie, mobilité, aménagement et habitat. Dans ces différents domaines, Var Ingénierie a pour mission d'accompagner les collectivités adhérentes dans leur réflexion, la recherche d’information, l’organisation de réunions thématiques, l’identification et la mobilisation des ressources et moyens nécessaires à la réalisation d’études, de missions de conseil, d’ingénierie et d’assistance à maîtrise d’ouvrage. Var Ingénierie pourra également assurer la mobilisation, la mutualisation et la coordination entre les différents adhérents et partenaires de l’ Agence ainsi que l’interface avec les services du Département, et des collectivités ou organismes concernés par les projets pour lesquels elle est sollicitée. L'Agence réalise pour ses adhérents quatre catégories de missions et prestations : - Des missions d’information générale et de coordination de l’ingénierie territoriale. Ces missions sont gratuites pour tous les membres de l’Agence à jour de leurs cotisations annuelles. - Des missions spécifiques d’assistance à maîtrise d’ouvrage d’ordre technique, juridique et/ou financier. Ces missions sont rémunérées selon une grille de tarification adoptée par l’Assemblée Générale. Annexe 1 à la délibération de la Commission permanente du 18 décembre 2023 - 2sur 11 - Des missions spécifiques dans le cadre de réponse à des marchés publics lancés par les collectivités adhérentes (prestations de quasi-régie) ou non adhérentes. - Des prestations particulières à la demande des collectivités adhérentes notamment dans le cadre des compétences d’archéologie préventive ou de celles du laboratoire départemental d'analyses et d'ingénierie du Var. Ces prestations sont rémunérées selon une grille de tarification adoptée par l’Assemblée Générale. Afin d’assurer l’assistance auprès de ses adhérents, notamment en termes de réalisations d’études d’ingénierie, l’agence peut exercer au bénéfice de ses adhérents des activités d’achat centralisé d’acquisition de fournitures ou de services ainsi que la passation de marchés de fournitures ou de services. Ainsi, l’Agence se constitue, en tant que de besoin, en centrale d’achats conformément aux dispositions de l’article L.2113-2 du Code de la commande publique. La définition de ces missions ainsi que les conditions de tarification sont précisées par le règlement intérieur et par les annexes correspondantes. Article 3 : Siège social Le siège social de Var Ingénierie est fixé à l’Hôtel du Département - Conseil Départemental du Var, 390 Avenue des Lices, 83076 TOULON. Il ne peut être transféré qu’à la suite d’une décision du Conseil d’administration. Article 4 : Durée Var Ingénierie est créé pour une durée indéterminée. Article 5 : Membres Sont membres de l’Agence, le Département du Var, les Communes et les Établissements Publics de Coopération Intercommunale (EPCT) adhérents. Seuls siègent avec voix délibérative au sein des organes délibérants : - Les Conseillers Départementaux désignés par le Département (au nombre de 12 désignés par l’assemblée délibérante), - Les Maires ou leur représentant pour les Communes ainsi que leur suppléant (qui dispose de voix délibérative en cas d’empêchement du titulaire ; au sens de l’article 10 ci-après). - Les Présidents ou leur représentant pour les EPCI ainsi que leur suppléant (qui dispose de voix délibérative en cas d’empêchement du titulaire ; au sens de l’article 10 ci-après). Par leur voix délibérative, les adhérents de l’ Agence assurent sur cette dernière, un contrôle analogue à celui qu’ils exercent sur leurs propres services lorsqu'ils font appel à l’Agence. Ce Annexe 1 à la délibération de la Commission permanente du 18 décembre 2023 - 3sur il contrôle peut également être exercé par une autre personne morale, qui est elle-même contrôlée de la même manière par l’adhérent concerné de l’Agence Article 6 : Conditions d’adhésion Sont membres fondateurs de Var Ingénierie, le Département du Var ainsi que l’ensemble des Communes et EPCI du département du Var qui auront délibéré au jour de l’assemblée constitutive de l’ Agence sur l’adhésion, l’approbation des présents statuts, la désignation de leurs représentants et de leurs suppléants devant siéger à l’assemblée générale. Les Communes et EPCI autres que les membres fondateurs peuvent adhérer à l’ Agence après avoir manifesté leur demande d’adhésion sous la forme d’une délibération prise dans les mêmes conditions que celles des membres fondateurs. Leur demande d’adhésion doit être transmise au Président de Var Ingénierie qui procède à une inscription à l'ordre du jour du conseil d’administration de l’Agence. La décision d’adhésion au sein de Var Ingénierie est prise par le conseil d’administration qui se tiendra à la date la plus proche. La liste des membres fondateurs ainsi que celle des nouveaux adhérents seront présentées par le Président du conseil d’administration lors de chaque assemblée générale pour information aux membres. Une cotisation sera versée chaque année à Var Ingénierie par chaque membre adhérent. Son montant sera proposé par le conseil d’administration dans le règlement intérieur, et adopté par l’assemblée générale. Article 7 : Conditions de retrait La qualité de membre de Var Ingénierie se perd par le retrait volontaire ou le non-respect des statuts et engagements liés. Tout membre peut demander son retrait volontaire de Var Ingénierie par demande express accompagnée de la délibération de l’organe compétent. La demande de retrait sera entérinée par délibération du conseil d’administration. En cas de non-respect des statuts ou de toute autre obligation liée à la qualité de membre, après une mise en demeure adressée au membre de respecter ses engagements restée sans effet, la perte de qualité de membre est décidée par le conseil d’administration. Dans cette hypothèse, le retrait prend alors effet dès réception de la notification à l’intéressé de la délibération prise par le conseil d'administration. Les obligations de toute nature à l'égard de Var Ingénierie, nées avant la délibération de retrait, restent à la charge du membre sortant tant qu'elles n'ont pas été satisfaites. Le président du conseil d’administration informera l’assemblée générale de toute décision de retrait. Aucun remboursement de la cotisation annuelle versée ne sera effectué, et aucune quote-part ne sera versée au prorata temporis (à proportion du temps écoulé). Fe Annexe 1 à la délibération de la Commission permanente du 18 décembre 2023 - 4sur 11 Article 8 : Dissolution La dissolution de Var Ingénierie ne pourra être décidée que par une assemblée générale extraordinaire convoquée et délibérant dans les conditions prévues par les présents statuts. L'assemblée générale extraordinaire arrête les conditions de la liquidation de l’Agence et désigne un ou plusieurs liquidateurs chargés, sous réserve du droit des tiers, d’apurer les dettes et les créances et de céder les actifs. Article 9: Partenaires de l’Agence L'Agence peut conventionner avec des organismes partenaires pour qu’ils participent dans leur domaine propre d’intervention à l’exercice de ses compétences. Les conventions afférentes fixent notamment les modalités d’intervention de ces partenaires. Ces conventions sont conclues dans les conditions fixées par la loi et les règlements en vigueur et notamment, le cas échéant, dans le respect des règles de la commande publique. Annexe 1 à la délibération de la Commission permanente du 18 décembre 2023 - 5sur il CHAPITRE 2 — FONCTIONNEMENT DE L’AGENCE Article 10 : Composition de l’assemblée générale L'assemblée générale comprend l’ensemble des membres adhérents de l’ Agence. Chaque délégué titulaire dispose d’une voix. Le délégué suppléant est appelé à siéger avec voix délibérative en cas d’empêchement du titulaire. Le délégué suppléant peut assister aux séances sans voix délibérative lorsque le délégué titulaire est présent. En cas d’empêchement de leur délégué titulaire et de leur suppléant, les membres peuvent se faire représenter en donnant pouvoir par écrit à un autre membre. Chaque membre ne peut détenir que 1 ou 2 pouvoirs. Le mandat des délégués au sein de Var Ingénierie est lié à celui de l'assemblée qui les a désignés. Ce mandat expire lors du renouvellement de leur organe délibérant respectif ; et peut expirer par anticipation en cas de désignation d’un autre délégué désigné par les collectivités membres. Les décisions des assemblées générales sont consignées dans un procès-verbal signé par le président du conseil d’administration. Le mode de désignation des représentants de l’assemblée générale au sein du conseil d’administration est fixé à l’article 12 des présents statuts. Article 11 : Rôle de l'assemblée générale ordinaire L'assemblée générale constitutive de Var Ingénierie se tiendra entre le Département du Var, les Communes et EPCI ayant valablement délibéré sur leur adhésion à l’ Agence. L'assemblée générale constitutive est convoquée par le président du conseil départemental qui en fixe l’ordre du jour. Les convocations sont envoyées au moins 15 jours avant la tenue de l’assemblée. L'assemblée générale constitutive se réunira sans condition de quorum. La liste des membres fondateurs de Var Ingénierie sera communiquée lors de l’assemblée générale constitutive. L'assemblée générale ordinaire se réunira au moins une fois par an, sur convocation du président du conseil d’administration. L'ordre du jour de l’assemblée générale ordinaire est fixé par le président du conseil d'administration. Celui-ci est tenu d’y faire figurer toutes les questions, dont l’inscription lui est demandée par un dixième au moins des membres de l’assemblée générale, dès lors qu’elles lui auront été présentées au moins 4 jours avant la date fixée pour la réunion de l’assemblée générale. Ses attributions sont les suivantes : Annexe 1 à la délibération de la Commission permanente du 18 décembre 2023 - 6sur 11 - elle entend lecture du rapport du conseil d'administration sur le bilan d’activités de l'Agence et des comptes de l’année passée, ainsi que la présentation du programme de travail et du budget prévisionnel pour l’année suivante ; - elle adopte le règlement intérieur, qui comprend le montant des cotisations et du barème pour les prestations ainsi que les modalités de mise en œuvre d’un comité de régulation ; - elle approuve le compte administratif ; - elle délibère sur les modifications statutaires. - elle a un rôle de proposition et de décision portant sur la définition, l’adoption, le contrôle et l’évaluation des orientations stratégiques et opérationnelles et des programmes annuels de travail de l’Agence, en particulier les orientations thématiques et territoriales ainsi que la nature, le niveau, les domaines, et les procédures administratives des prestations et services rendus par l’Agence à ses adhérents. Elle délibère sur toutes les questions inscrites à l’ordre du jour. Les décisions sont prises à la majorité absolue des membres présents ou représentés. En cas de partage des suffrages, la voix du président du conseil d'administration est prépondérante. Le quorum est atteint lorsque 30 % des membres de l’assemblée générale ordinaire sont présents ou représentés. Si cette proportion n’est pas atteinte, l’assemblée est convoquée de nouveau, dans un délai minimum de 8 jours d’intervalle, elle peut alors valablement délibérer sans règle de quorum. Article 12 : Assemblée générale extraordinaire L'assemblée générale extraordinaire est convoquée par le président du conseil d'administration à son initiative ou sur proposition du tiers des membres de l’assemblée générale adressée au président du conseil d'administration. La réunion de l’assemblée générale extraordinaire se tient au plus tôt 8 jours après l’envoi de la convocation aux membres par le président du conseil d’administration et, dans le cas d’une saisine par le tiers des représentants des membres, au plus tard dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande par le président du conseil d’administration. Sur proposition conforme du conseil d’administration, seule l’assemblée générale extraordinaire peut décider de la dissolution de l’ Agence. Elle ne peut valablement délibérer que si 30 % des membres de chacun des trois collèges de votants y sont présents ou représentés. Si cette proportion n’est pas atteinte, l’assemblée générale extraordinaire est convoquée à nouveau dans un délai minimum de 8 jours d’intervalle. Elle peut alors valablement délibérer sans règle de quorum. Les décisions de l’assemblée générale extraordinaire sont adoptées à la majorité des membres présents ou représentés. Article 13 : Conseil d'administration Le conseil d’administration comprend 18 membres. Annexe 1 à la délibération de la Commission permanente du 18 décembre 2023 - 7 sur 11 Pour la désignation des membres au conseil d'administration, les membres de Var Ingénierie sont répartis en 3 collèges, composés comme suit : - collège des conseillers départementaux : 12 représentants désignés par l’assemblée départementale ; - collège des Communes et EPCI : 4 représentants ; - collège des membres associés : 2 représentants. Le président du conseil d’administration, issu de plein droit du collège des conseillers départementaux, est le Président du Conseil départemental . Le président du conseil d'administration est assisté de 2 vice-présidents. Le conseil d'administration procède lors de la première séance qui suit l'assemblée générale constitutive à l'élection de son président et du vice-président. La durée du mandat des membres du conseil d’administration est liée à celle de l'assemblée qui les a désignés. Ce mandat expire lors du renouvellement de leur organe délibérant respectif. Le cas échéant, le conseil d’administration procède au renouvellement du président et des deux vice-présidents. La fonction de vice-président peut donner lieu à indemnisation. Les fonctions de membres du conseil d'administration ne donnent pas lieu à indemnisation. Si les membres du conseil d'administration perdent la qualité en vertu de laquelle ils ont été désignés, ils cessent immédiatement de faire partie du conseil d'administration. Dans ce cas, ainsi que suite à un décès ou à une démission, le collège des communes et EPCI désigne un nouveau remplaçant lors de l’assemblée générale. En ce qui concerne le remplacement d’un représentant du Département, l’assemblée départementale désigne en son sein un nouveau représentant à l’assemblée générale et au conseil d'administration. Les pouvoirs des membres ainsi désignés prennent fin à l’époque où devait normalement expirer le mandat des membres remplacés. Article 14 : Fonctionnement du conseil d'administration Le conseil d'administration se réunit au moins une fois par an sur convocation de son président qui en fixe l’ordre du jour, ou à défaut, à la demande écrite des deux tiers de ses membres sur un ordre du jour déterminé. La convocation est adressée au moins 15 jours avant. Néanmoins, le premier conseil d'administration de l’ Agence se tiendra immédiatement après le déroulement de l’assemblée générale constitutive, sans que soit respecté le délai précité, sur un ordre du jour fixé par le président du conseil départemental. Les membres du conseil d'administration peuvent se faire représenter en donnant pouvoir par écrit à un autre membre du conseil d'administration. Chaque membre ne peut détenir qu’un pouvoir. Le directeur de l’ Agence assiste aux séances à titre consultatif. Annexe 1 à la délibération de la Commission permanente du 18 décembre 2023 - &8sur11 Le président du conseil d’administration peut convoquer toute personne dont il estime la présence utile aux débats du conseil d’administration. Les personnes ainsi convoquées n’ont pas voix délibérative. Les séances du conseil d’administration ne sont pas publiques. Le conseil d'administration ne délibère valablement que si la moitié de ses membres est présente ou représentée. Si le quorum n’est pas atteint, le conseil d’administration est à nouveau convoqué avec le même ordre du jour dans un délai maximum de 8 jours, et il délibère alors sans condition de quorum. Les décisions du conseil d'administration sont prises à la majorité absolue de ses membres présents ou représentés. En cas de partage, la voix du président est prépondérante. Les décisions font l’objet de procès-verbaux signés par le président. Aïtticle 15 : Rôle du conseil d'administration Le conseil d'administration propose à l’assemblée générale le règlement intérieur, qui comprend le montant des cotisations et du barème pour les prestations ainsi que les modalités de mise en œuvre du comité de régulation. Il adopte le rapport d'activités, le budget et les comptes de l'Agence. Ces documents sont présentés chaque année à l’assemblée générale. Sans que la liste soit exhaustive, 1l délibère sur : - les mesures générales relatives à l'organisation et au fonctionnement de l'Agence ; - les contrats, conventions et marchés ; - les règles concernant l'emploi des diverses catégories de personnels ; - les actions judiciaires et les transactions. Article 16 : Rôle du président du conseil d'administration Le président est chargé de la préparation, de l’exécution et de la mise en œuvre des décisions des assemblées générales et du conseil d’administration et doit tenir régulièrement informés les membres du conseil d’administration ainsi que tous les membres adhérents de la marche générale des services et de la gestion de l’ Agence. A ce titre, il: - représente l’ Agence en justice et dans tous les actes de la vie civile ; - convoque les assemblées générales et le conseil d’administration ; - arrête l’ordre du jour des réunions des assemblées générales et du conseil d'administration, - prépare leurs décisions et en assure l’exécution ; - est l’ordonnateur et prescrit l’exécution des recettes et des dépenses ; - peut créer des régies d’avance et des régies de recettes sur avis conforme de l’agent comptable ; - à autorité sur l’ensemble des services et personnels de l’Agence ; il gère le personnel, il recrute notamment les personnels de l’ Agence ; Annexe 1 à la délibération de la Commission permanente du 18 décembre 2023 - 9sur1l - prépare les budgets ; - établit le compte administratif qu’il soumet à l’approbation de l’assemblée générale ordinaire ;- peut déléguer sa signature au directeur de l’ Agence, au secrétaire général et au directeur technique. Les vice-présidents secondent le président dans l’exercice de ses fonctions. Article 17 : Le directeur, le secrétaire général et le directeur technique de l'Agence Le directeur de l’Agence, le secrétaire général et le directeur technique sont nommés par le président du conseil d’administration. Ce dernier met fin à leurs fonctions dans les mêmes formes. Sous l’autorité du président du conseil d’administration, ils sont chargés de l’administration et de la gestion de l’Agence, ils assurent la direction du personnel et ont en charge l’organisation, l’animation et l’exécution des missions confiées à l’ Agence. Article 18 : Règlement intérieur Un règlement intérieur préparé par le conseil d’administration et adopté par l’assemblée générale précisera les règles de fonctionnement interne, en particulier les conditions, modalités, tarifs et procédures d’accès aux prestations de l’ Agence, ainsi que la composition et le fonctionnement du comité de régulation. Les modifications du règlement seront préparées et adoptées dans les mêmes formes que le règlement intérieur initial. Article 19 — Ressources Les ressources de l’ Agence sont constituées par : - les participations financières de ses membres ; - les produits de services rendus ; - les subventions et dotations ; - toute autre recette provenant de l'exercice de ses activités autorisées par les lois et règlements. L'Agence pourra bénéficier de mise à disposition de personnels, de matériels ainsi que de locaux par tous ses adhérents. Article 20 — Cadre budgétaire et comptable L'Agence appliquera la réglementation budgétaire et comptable de la M 57. Le comptable public chargé de l’exécution comptable de Var Ingénierie est le payeur départemental du Var. Annexe 1 à la délibération de la Commission permanente du 18 décembre 2023 - 10 sur 11 Les opérations financières et comptables de l’Agence sont effectuées conformément aux dispositions applicables en vertu de l’article L 1612-20 du CGCT et conformément aux règles de la comptabilité publique applicables en l’espèce. Annexe 1 à la délibération de la Commission permanente du 18 décembre 2023 - 1isur 11 Règlement intérieur de l’agence technique départementale : Var Ingénierie Article 1 : Objet et mission de l’ Agence Conformément à ses statuts adoptés par l'assemblée générale constitutive XXXX, Var Ingénierie a pour objet d'apporter aux collectivités territoriales et aux Établissements Publics de Coopération Intercommunales (EPCI) du département du Var adhérents qui le demandent une assistance d'ordre technique, juridique et financier dans les domaines de l’aménagement, de l’équipement, du développement durable des territoires et de la gestion locale. Var Ingénierie pourra intervenir dans tous les domaines d’intervention de ses membres, et notamment en matière de services aux publics. Dans le cadre d’une convention spéciale entre Var Ingénierie et le Département, l’ Agence interviendra également dans les domaines couverts par l’assistance technique réglementaire départementale : assainissement, protection de la ressource en eau, restauration et entretien des milieux aquatiques, voirie, aménagement et habitat. Article 2 : Nature, niveau et tarification des services apportés aux adhérents Dans les différents domaines mentionnés à l’article 1 du présent règlement, et afin de contribuer à la définition, la conception, la réalisation, la mise en œuvre, la gestion, au financement, à l’évaluation et au développement des projets de ses adhérents, Var Ingénierie apporte à ses adhérents deux catégories de services : des services inclus dans l’adhésion et des services faisant l’objet d’une tarification particulière. Le montant de l’adhésion ainsi que la tarification des services sont définis en annexe. 2.1. Les services inclus dans Padhésion Ces services sont gratuits pour les adhérents à jour de leur cotisation. Ils comprennent : - un service d’information générale et de coordination : Ce service comprend notamment la veille, la production, la diffusion et le partage de l'information au moyen de bases de données, de documentation, de réunions ou de guides méthodologiques. - un service d'accompagnement, d’aide et d’assistance technique de base : Ce service de base consiste en des prestations simples de conseil, d'expertise, d’ingénierie technique et territoriale pour la réalisation de projets portés par les adhérents : réponses immédiates par téléphone, messagerie et production, recherche et/ou analyse de dossier dans la limite de 2 journées par an. Annexe 2 à la délibération de la Commission permanente du 18 décembre 2023 1/6 2.2. Les services faisant l’objet d’une tarification particulière Var Ingénierie apporte des services de niveau avancé d’assistance à maîtrise d’ouvrage (AMO) portant sur la réalisation de projets locaux d’investissement ainsi que sur la création et l’organisation de services publics locaux sur le territoire départemental : - un service avancé d'accompagnement : En fonction du niveau de complexité technique des projets, l’Agence accompagne ses adhérents qui restent toujours maîtres d’ouvrages des opérations : o dans l’identification et la mobilisation de maîtres d'œuvre, bureaux d’études, prestataires techniques divers et de partenaires techniques, institutionnels et financiers selon les règles de la commande publique, des règles relatives à la maîtrise d’ouvrage publique ou des modalités de partenariat autorisées par la loi ; o dans l’élaboration du plan de financement prévisionnel et de recherche des subventions potentielles. - un service d'assistance à maîtrise d'ouvrage, comprenant deux volets : o un conseil technique et un appui administratif tout au long du déroulement des études préalables, pouvant notamment consister en la rédaction du cahier des charges, d’aides à la consultation des bureaux d'étude, la rédaction de comptes rendus, la réalisation d’études de sécurité. o Il s’agit d’outils d'aide à la décision et en aucun cas de missions de maîtrise d'œuvre. o Suivant le projet, les études peuvent être menées en partenariat avec les organismes partenaires de Var Ingénierie, du Département et des autres collectivités membres de l'Agence. o une assistance au maître d'ouvrage pour Le suivi de la maîtrise d'œuvre, dans l'élaboration du dossier de consultation du maître d'œuvre, l'analyse des offres et le conseil tout au long des missions de maîtrise d'œuvre. Ces services font l’objet d’une facturation par journée d’intervention des personnels de l'Agence selon une grille de tarifs définis par l’Agence annexée au règlement intérieur. Var Ingénierie réalise des prestations particulières à la demande des collectivités adhérentes notamment dans le cadre des compétences d’archéologie préventive ou de celles du laboratoire départemental d’analyses et d'ingénierie du Var. Ces prestations sont rémunérées selon une grille de tarification adoptée par l’Assemblée Générale sur proposition du Conseil d'administration. Annexe 2 à la délibération de la Commission permanente du 18 décembre 2023 2/6 Article 3 : Mission particulière d'animation et de coordination Var Ingénierie assure la concertation, la mobilisation, la coordination entre les différents adhérents de l’Agence, les partenaires publics, privés, institutionnels et socioprofessionnels concernés par l’ingénierie territoriale, ainsi que l’interface avec les services du Département, et ceux des collectivités et ou des organismes publics concernés par les projets. Si l’Agence est sollicitée sur des questions de gestion locale n’entrant pas dans son champ de compétences, elle en informe ses adhérents et les oriente vers les organismes et prestataires concernés.L'Agence n'a pas vocation à intervenir en phase contentieuse ni à rédiger des mémoires contentieux sauf accord des parties prenantes formellement établi par lettre adressée à l'Agence. Article 4 : Modalités de saisine de l’ Agence L'Agence ne peut être saisie que par les représentants élus de ses adhérents, les Maires des communes, les Présidents des EPCI, du Département ou leurs représentants désignés. En fonction de la nature et de la complexité des questions qui lui sont posées, l'Agence peut être saisie soit par téléphone, soit par courrier postal, soit par courrier électronique. Si l'Agence est saisie par écrit, le courrier est adressé à Monsieur le Président du Var Ingénierie, et doit être signé par l'exécutif de la collectivité ou par la personne expressément désignée. La saisine par téléphone porte sur des renseignements simples, dits de premier niveau, appelant des réponses rapides, et concernant par exemple un point d'interprétation de la législation, de la réglementation ou une recherche juridique, technique ou thématique. Les saisines par écrit font l'objet de réponses écrites dans des délais les plus brefs possibles. Les réponses sont adressées aux seuls demandeurs. Les saisines par téléphone, en fonction du plan de charge de l'Agence, soit sont traitées immédiatement, soit font l'objet d'un rappel dans les meilleurs délais. Les réponses peuvent être téléphoniques ou écrites. Selon le niveau de la demande, les saisines par courrier électronique sont traitées soit par téléphone, soit par messagerie. Quel que soit le mode de saisine retenu, Var Ingénierie privilégie un rendez-vous sur site afin de préciser et définir avec les élus des collectivités membres de l’Agence, l’objet et la nature de la demande et rédiger ensuite une proposition de schéma et de programmation d'intervention conforme aux statuts et au règlement intérieur, et en fonction du plan de charge et des disponibilités de l’ Agence. Les agents de Var Ingénierie peuvent se déplacer pour participer aux réunions organisées par les collectivités adhérentes suivant une demande expresse (courrier) éventuellement soumise à acceptation de Monsieur le Président de Var Ingénierie, notamment lorsque celles-ci sont organisées en dehors des horaires de travail, dispositions devant demeurer exceptionnelles. Annexe 2 à la délibération de la Commission permanente du 18 décembre 2023 3/6 Lorsqu'une collectivité adhérente saisit Var Ingénierie d’une question mettant en jeu les intérêts d'une autre collectivité adhérente, l'Agence ne peut y donner suite que si les collectivités concernées font une demande conjointe pour connaître la règle de droit ou la norme technique. Chacune sera destinataire des courriers de réponse. Article 5 : La régulation des demandes d’assistance Les demandes adressées par les adhérents font l’objet d’un enregistrement systématique par les services de l’ Agence. Les demandes simples de renseignement sont traitées sous 10 jours. Pour les demandes d’intervention relatives à des services d’assistance à maîtrise d’ouvrage non compris dans l’adhésion, la prise en charge sera déterminée par un comité de régulation. Le comité de régulation se réunit selon une périodicité déterminée par ses membres. Il est composé du président du conseil d'administration, de deux membres du conseil d'administration, du directeur de l’Agence et de deux représentants de l’administration départementale. Les critères de sélection des demandes et de programmation des interventions de l’Agence seront notamment déterminés par : o Les orientations thématiques et territoriales fixées par le conseil d’administration et adoptées par l’assemblée générale, o Le plan de charge des agents, o Le nombre de projets actifs de l’adhérent (en cours) pour l’Agence, o Le caractère non prévisible, tel que périls, sinistres, nouvelles dispositions réglementaires relançant un dossier déjà étudié, nouveaux règlements d'intervention des financeurs. Les réponses aux demandes d’intervention peuvent prendre différentes formes selon les demandes. Elles seront toujours formalisées au minimum par l’envoi d’un écrit : courrier postal ou électronique, lettre d’accord, convention, contrat etc. Article 6 : Principes déontologiques Var Ingénierie L'Agence est au service des collectivités adhérentes auxquelles elle propose une mission d'information, de conseil et d'assistance, dans le cadre défini par les statuts, le règlement intérieur et les programmes annuels d’activités. L'adhésion à l'Agence suppose d'approuver et de respecter un certain nombre de règles déontologiques : Neutralité : l'Agence conduit ses missions avec la plus stricte neutralité vis-à-vis de ses interlocuteurs. Objectivité : les avis ou conseils de l'Agence restent purement techniques, juridiques ou relatifs aux recherches de financements. Elle doit dire la législation, la réglementation Annexe 2 à la délibération de la Commission permanente du 18 décembre 2023 4/6 applicable et les prescriptions techniques en toute objectivité sans parti pris aucun. Elle ne peut se prononcer en opportunité. Transparence : l'Agence s'engage vis-à-vis de ses adhérents dans une relation de confiance fondée sur une communication transparente et loyale qui doit être réciproque. L'Agence ne peut pas apporter de réponses pertinentes si les questions ne sont pas posées en toute transparence, si elles éludent une partie de la problématique ou si les documents dont dispose l’adhérent et nécessaires à l’élaboration d’une réponse adaptée ne sont pas communiqués. Confidentialité : l'Agence s'engage à respecter strictement la confidentialité dans les informations qui lui seront données et dans la façon dont elles seront traitées, sauf à être expressément autorisée à en faire état dans l'intérêt des autres adhérents. Professionnalisme et Précaution : l'Agence ne saurait se substituer au contrôle de légalité de l'État. Les personnels auront pour objectif de donner la réponse la mieux adaptée aux intérêts de tous dans le respect des statuts de l’ Agence et du droit applicable au moment où 1ls seront sollicités. Annexe 2 à la délibération de la Commission permanente du 18 décembre 2023 5/6 Annexe tarifaire : 1- Adhésion. - Exemption de frais d’adhésion pour les collectivités éligibles à l’assistance technique réglementaire (conditions d’éligibilité définies à l’article R3232-1 du Code Général des Collectivités Territoriales), - Pour les autres collectivités, ne remplissant pas les conditions d'éligibilité à l’assistance technique réglementaire, le coût d’adhésion par collectivité est fixé à 0,40€ HT/habitant. (calcul basé sur la population INSEE de l’année précédente pour le territoire de la collectivité). 2 - Tarification des services non compris dans l’adhésion : Le service avancé d’accompagnement d’aide et d’assistance technique et le service d’assistance à maîtrise d’ouvrage décrits à l’article 2.2 du présent règlement seront facturés en fonction d’une estimation préalable du temps passé, à partir des coûts horaires suivants : Cadre d'emploi de l'agent départemental engagé dans la mission Tarif horaire (en € HT) Expert 76€ Chef de projet 69 € Ingénieur S8€ Technicien 45 € Agent de maîtrise / Agent administratif 42 € Annexe 2 à la délibération de la Commission permanente du 18 décembre 2023 6/6