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unknown - Métropole - Européenne de Lille - 22 C 0055 Document publié le Jeudi 3 mars 2022 Lien du pdf (unknown - Métropole - Européenne de Lille - 22 C 0055)Thèmes du document : Institutions publiques, Culture et patrimoine, Démocratie locale et participation citoyenne, Pour rendu exécutoire

(86792) / jeudi 3 mars 2022 à 08:08 1 / 3 SECRETARIAT GENERAL ET ADMINISTRATION - MODERNISATION, DOCUMENT ET PERFORMANCE -ARCHIVES

22-C-0055

Séance du vendredi 25 février 2022

DELIBERATION DU CONSEIL

ARCHIVES DE LA METROPOLE EUROPEENNE DE LILLE - CONVENTION DE

PARTENARIAT ENTRE LA MEL ET LE CENTRE DE GESTION DE LA FONCTION

PUBLIQUE TERRITORIALE DU NORD CONCERNANT L'ARCHIVAGE ELECTRONIQUE SUR LE TERRITOIRE DE LA MEL.

I. Rappel du contexte

La production de données et de documents électroniques a fortement augmenté avec l'informatisation des collectivités et la dématérialisation des processus. Ceux-ci doivent être conservés tant pour les besoins de gestion et de la justification des droits de l'administration et des usagers que pour les besoins patrimoniaux. La conservation sécurisée, intègre et pérenne de ces données et documents ne peut se faire que via un système d'archivage électronique (SAE) répondant aux normes et assurant les garanties nécessaires.

Au cours du mandat 2014-2020, la MEL a développé un schéma de mutualisation en partenariat avec les communes du territoire. Ce schéma inclut une offre mutualisée en matière d'archivage, actée en conseil métropolitain du 2 décembre 2016 (délibération n°16 C 1055). Celle-ci est composée de trois volets : le dépôt des archives définitives dans les locaux des Archives de la MEL, l'externalisation d'archives éliminables à terme chez un prestataire (tous deux déployés depuis 2016) et enfin l'archivage électronique (en cours de déploiement).

A l'échelle du département du Nord, une offre de système d'archivage électronique (SAE) mutualisé proposée par le Centre de gestion du Nord existe déjà. Cette offre s'adresse aux collectivités pour la gestion de leurs archives électroniques courantes et intermédiaires.

Sur le territoire métropolitain, la MEL souhaite articuler son offre de SAE mutualisé, pour les communes intéressées, avec celle du CDG 59 en couvrant l'âge patrimonial et définitif des archives.

II. Objet de la délibération

Afin d'apporter une offre d'archivage électronique lisible, de confiance et conforme au cadre normatif pour les communes du territoire, il apparaît essentiel de formaliser un partenariat entre les deux établissements.Pour rendu exécutoire

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En effet, l'offre proposée par le CDG 59 est une solution technique d'hébergement et d'administration fonctionnelle des archives courantes et intermédiaires via son SAE SESAM (application As@lae. Le CDG 59 est en charge du conseil, en amont de l’archivage, sur l’organisation des données et documents numériques, ainsi que le conseil technique et fonctionnel sur l’outil SESAM. De même, le CDG59 a en charge le tri et les éliminations éventuels des contenus conservés dans le SAE SESAM avant transfert des archives à conserver définitivement. Enfin, le CDG 59 se charge de la communication de ces contenus archivés, d’âge courant et intermédiaire, aux services instructeurs des communes.

De façon complémentaire, la MEL propose aux communes du territoire métropolitain, d’assurer la conservation sécurisée et dans le temps de leurs archives à valeur patrimoniale, via son SAE As@lae. Elle met donc à disposition une solution d'hébergement technique et d'administration fonctionnelle des archives historiques des communes qui le souhaitent. Ce qui implique la communication ultérieure aux services producteurs et à des fins de recherche.

Cette offre de la MEL s'articule donc avec celle du CDG59 pour couvrir l’intégralité du cycle de vie des documents numériques (depuis l’âge courant jusqu’à la conservation définitive), sur le territoire métropolitain.

Ce partenariat aura donc pour objectif de pérenniser la collaboration entre les deux établissements, définir un cadre commun de travail pour constituer le cadre technique et archivistique des deux offres, s'entendre sur la structuration et le cycle de vie des contenus à archiver afin de permettre leur conservation qualitative, intègre et sécurisée.

Pour se faire, les partenaires s’engagent à :

- participer et animer des groupes de travail métropolitains par flux de données concernés ;

- explorer les pistes d’élaboration d’outils ou fonctionnalités communs dans le cadre de l’archivage (développement de connecteurs, création de profils d’archivage),

- définir l’interface technique entre les deux SAE (outil similaire As@lae utilisé par le CDG59 et la MEL),

- agir et communiquer pour valoriser et promouvoir cette offre complémentaire,

- les partenaires pourront également étudier les possibilités de financement commun ou à répartir entre les différents acteurs (MEL, CDG 59, communes). En effet, dans le cadre du développement de connecteurs entre les applications métiers et les deux SAE, il serait envisagé de définir les périmètres qui relèvent du financement exclusif de la MEL, du CDG59 ou des communes ; les périmètres qui feraient l’objet d’un financement conjoint MEL et CDG59 ; et identification des périmètres quiPour rendu exécutoire

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permettraient le montage de demandes de subvention (ex : dispositif Archivage numérique en territoires ANeT du ministère de la Culture).

Par conséquent, la commission principale Gouvernance, Finances, Eval. Politiques publiques, Administration, RH consultée, le Conseil de la Métropole décide :

1) D'autoriser le Président ou son représentant à signer la convention de partenariat entre la Métropole européenne de Lille et le Centre de gestion de la Fonction publique territoriale du Nord concernant l'archivage électronique sur le territoire de la MEL.

Résultat du vote : ADOPTÉ À L'UNANIMITÉ