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unknown - AR 2023 109 Parc de telephonie mobile Attribution et charte des utilisateurs Annexe
Document publié le Mercredi 15 novembre 2023 par la commune de Trévoux.
Lien du pdf (unknown - AR 2023 109 Parc de telephonie mobile Attribution et charte des utilisateurs Annexe)
Thèmes du document : Données personnelles, Justice et droit, Télécommunications et internet,
Charte d’utilisation des téléphones portables au sein de la commune de Trévoux :
1 – PREAMBULE :
Dans la présente charte le terme « téléphones portables » désignent les terminaux (téléphone portable classique, téléphone portable multimédia, ordiphone) et les lignes téléphoniques associées matérialisées par les cartes SIM.
La présente charte a pour objet de fixer les règles d’utilisation des téléphones mobiles mis à la disposition des utilisateurs désignés dans le cadre de leur mandat électif ou de leur activité professionnelle.
Les règles ainsi définies sont destinées à assurer un usage des téléphones mobiles conforme à leur objet, ainsi qu’aux dispositions légales et réglementaires applicables.
La présente charte tient compte notamment des recommandations de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL) ainsi que RGPD (Règlement Général de Protection des Données).
La présente charte est rédigée dans le souci de concilier les intérêts de chaque utilisateur (élus et agents municipaux). Elle manifeste ainsi la volonté de la commune d’assurer un usage loyal, respectueux et responsable de ses téléphones mobiles, ainsi que de protéger son patrimoine et son image de marque.
• Les objectifs sont les suivants :
⎯ Informer les utilisateurs sur les conditions d’accès et d’utilisation des équipements et installations téléphoniques mobiles ;
⎯ Préciser les droits et devoirs des utilisateurs en matière de téléphonie.
La présente charte n’a pas pour vocation et objectif de couvrir de façon exhaustive tous les cas de figure susceptibles de se présenter dans le cadre de l’utilisation des téléphones mobiles mis à la disposition des utilisateurs. C’est dans l’esprit des règles ainsi édictées que chacun devra se conformer dans des situations non expressément envisagées.
La présente charte pourra évoluer en fonction du contexte légal et des règles de sécurité notamment applicables au sein de la commune.
Ces règles ont également pour objet d’atteindre un niveau optimum en termes de sécurité, de confidentialité et de performance dans l’usage de ces téléphones mobiles.
Accusé de réception en préfecture
001-210104279-20231115-20231511ST109-DE
Date de télétransmission : 17/11/2023
Date de réception préfecture : 17/11/2023 15 novembre 2023 P a g e 2 | 6
2. CHAMP D’APPLICATION :
2.1 Personnes concernées :
La présente charte est applicable à toute personne autorisée à utiliser des téléphones mobiles quel que soit leur statut (élus, fonctionnaires, contractuels, personnels mis à disposition, ...).
2.2 Moyens concernés :
Est visé par la présente charte l’ensemble des téléphones mobiles de propriété de la commune et mis à la disposition d’utilisateurs dans le cadre d’un mandat électoral ou à des fins professionnelles.
L’utilisateur pourra être autorisé exceptionnellement à utiliser la carte SIM attribuée par la commune dans son propre téléphone mobile dans le cadre de son activité professionnelle, dans les cas autorisés par l’autorité hiérarchique. Cette utilisation devra être faite conformément aux dispositions de la présente charte.
2.3 Usages concernés :
La présente charte s’applique à tous les types d’usage qu’ils aient lieu aussi bien sur l’ensemble de la commune, que dans le cadre d’un usage dit « nomade » et quel qu’en soit le lieu.
3. EQUIPEMENTS :
3.1 Attribution :
La fourniture d'un téléphone mobile par de la commune dépend du statut, des exigences de la fonction élective ou professionnelle et des missions de l’utilisateur.
Les téléphones mobiles sont attribués par la commune à un utilisateur précisément identifié, nommément désigné.
Le modèle de téléphone mobile est attribué par la commune selon les contrats souscrits. La commune n’autorise ni l’achat ni le remboursement d’un autre modèle par note de frais.
Le téléphone mobile ainsi que tous les accessoires sont la propriété de la commune. Ils font, de ce fait, partie d’une flotte gérée par le référent informatique de la commune et sous couvert de la direction générale.
Les accessoires (tels que housse de protection, écran protecteur, accessoire Bluetooth, kit mains libres, carte mémoire additionnelle, etc.) ne sont pas fournis par la commune, sauf si ces articles sont présents au moment de l'attribution du téléphone mobile.
Un formulaire de réception des équipements sera rempli et signé par l’utilisateur au moment de la remise de l’équipement et transmis sans délai.
3.2 Restitution :
Lors de son absence prolongée, au-delà d’une semaine consécutive, l’utilisateur doit remettre à la commune momentanément le téléphone mobile attribué.
A l’annonce du départ de la commune de l’utilisateur, et pour des raisons légitimes de protection des intérêts, les droits d’accès et les conditions d’utilisation des téléphones mobiles pourront être modifiés.
Accusé de réception en préfecture
001-210104279-20231115-20231511ST109-DE
Date de télétransmission : 17/11/2023
Date de réception préfecture : 17/11/2023 15 novembre 2023 P a g e 3 | 6
Lors de son départ de la commune, l’utilisateur doit remettre à la commune, en bon état général de fonctionnement, le téléphone mobile attribué.
Après son départ, de la commune, l’autorité hiérarchique est libre de réattribuer à un autre utilisateur le téléphone mobile, ainsi que le numéro de téléphone mobile de l’utilisateur.
Le contenu du répertoire identifié comme étant « privé », ainsi que tous les documents ou données de même nature, doivent être supprimés du téléphone mobile avant sa restitution.
Les données professionnelles doivent être sauvegardées sur un autre support puis supprimées, en accord avec la hiérarchie.
A défaut, et sauf procédure judiciaire ou enquête administrative, les données personnelles et professionnelles sont automatiquement supprimées à la restitution du téléphone mobile de l’utilisateur, sans être consultés et sans qu’aucune copie ne soit réalisée.
3.3 Remplacement :
Le remplacement d’un téléphone mobile à la demande de l’utilisateur ne peut se faire qu’après validation de la hiérarchie de l’utilisateur et doit répondre à un besoin réel tel que le dysfonctionnement, la perte ou le vol.
4. SERVICE :
4.1 Consommations téléphoniques :
Chaque ligne téléphonique mobile bénéficie d'un abonnement mensuel forfaitaire de consommation de communications mobiles (voix, SMS/MMS, data) fixé par la commune. Les caractéristiques du forfait en vigueur seront fournies lors de la remise du téléphone mobile ou en cas de modifications.
L'utilisation de numéros spéciaux surtaxés (par exemple 36XX, 08XX, etc.) n’est autorisée que dans un cadre et un objet strictement « professionnel ». En dehors du cadre décrit ci-dessus, il n'est pas permis de dépassement du montant du forfait attribué à une ligne.
En cas de dépassement, la commune se réserve le droit d’appliquer les sanctions prévues à l’article « Responsabilité et sanctions ».
5. CONDITIONS D’UTILISATION :
Le téléphone mobile mis à disposition par la commune est à usage « professionnel ». Il est permis toutefois de l'utiliser à titre privé dans des conditions raisonnables et non préjudiciables à la commune.
Il est indispensable de rappeler qu’un soin tout particulier doit être porté à ce type d’équipement relativement fragile et facile à dérober.
Accusé de réception en préfecture
001-210104279-20231115-20231511ST109-DE
Date de télétransmission : 17/11/2023
Date de réception préfecture : 17/11/2023 15 novembre 2023 P a g e 4 | 6
L’utilisateur s'engage à désactiver certains services ou à limiter au maximum l'utilisation des connexions de données. Exemple de point de vigilance : le téléphone mobile peut faire fonctionner en permanence des applications (météo, cours de la bourse, informations, etc.) qui se connectent régulièrement à l’internet sans intervention de l'utilisateur.
L’accès à l’internet et l’usage de la messagerie électronique seront soumis aux règles définies dans la future charte informatique de la commune.
L’utilisateur s’engage également à respecter les exigences de sécurité figurant au paragraphe 8.
6 - ANALYSE ET CONTROLE D’UTILISATION :
L’utilisation des ressources téléphoniques mobiles peut être analysée et contrôlée dans le respect de la législation applicable et notamment de la loi 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés (dite « loi informatique et libertés »).
Les utilisateurs sont informés de l’enregistrement des informations suivantes :
• Identité de l’utilisateur du téléphone mobile (nom, prénom, numéro de téléphone mobile) ; • Fonction, service ;
• Communications téléphoniques : numéro de téléphone appelé, nature de l’appel (local, national ou international), durée, date et heure de début et de fin de l’appel, nombre de numéros de services à valeur ajoutée (SVA) appelés.
Le traitement des informations collectées a pour finalité la gestion du parc des téléphones mobiles et de l’annuaire interne, la maîtrise des dépenses téléphoniques et l’établissement de statistiques.
Les informations collectées seront conservées un an à compter de l’enregistrement du numéro appelé.
La commune pourra recourir au service « facturation détaillée » délivré par l’opérateur de communications électroniques : dans ce cadre, les données ci-dessus détaillées leur seront communiquées dont les numéros appelés.
Dans la limite de leurs attributions respectives, ces informations, peuvent être communiquées au service comptable, au service du personnel et, en cas d’utilisation anormale du téléphone mobile, aux supérieurs hiérarchiques.
Aucun enregistrement du contenu des conversations n’est réalisé par la commune.
Aucune localisation d’un utilisateur ne sera effectuée par la commune à partir du téléphone mobile qui lui sera attribué.
7. WIFI, BLUETOOTH et NFC (sans contact) :
Les interfaces sans-fil doivent être désactivées lorsqu’elles ne sont pas utilisées.
En cas de connexion sur un réseau WiFi, l’utilisateur devra utiliser une connexion sécurisée et éviter tant que possible de se connecter à des réseaux sans fil inconnus et qui ne sont pas de confiance.
Accusé de réception en préfecture
001-210104279-20231115-20231511ST109-DE
Date de télétransmission : 17/11/2023
Date de réception préfecture : 17/11/2023 15 novembre 2023 P a g e 5 | 6
Afin de garder le contrôle sur l’activation de la connexion sans-fil, l’accès automatique aux points d’accès WiFi configurés dans le terminal devra être systématiquement désactivé.
8. SECURITE :
La commune aura la possibilité en cas de vol ou de perte du terminal de bloquer le téléphone mobile.
Chaque utilisateur doit être extrêmement vigilant sur l’utilisation qu’il fera de son téléphone mobile, et respecter strictement la charte d’utilisation de téléphones mobiles fournie par la commune.
Il revient à chaque utilisateur de prendre les dispositions nécessaires afin que le terminal soit toujours protégé par un code d’accès. En cas de porte ou de vol, l’utilisateur devra informer immédiatement la commune afin que les procédures de sécurité soient exécutées et que la ligne soit désactivée.
En particulier, il est indispensable de changer le code personnel de sécurité de la carte SIM après la première utilisation du téléphone mobile et d’ajouter un mot de passe de verrouillage au terminal. A ce titre et à la suite du changement opéré, il appartiendra alors à chaque utilisateur concerné de communiquer au service informatique en charge de la téléphonie les nouvelles informations à stocker dans un fichier ad hoc.
Il est recommandé de prendre connaissance du manuel d’utilisation du téléphone sur les consignes de sécurité et informations produites.
9. RESPONSABILITES ET SANCTIONS :
L’utilisateur est responsable, dans le cadre de son activité « professionnelle » et dans la sphère de sa vie privée, de l’utilisation du téléphone mobile en conformité avec la présente charte.
Toute utilisation non conforme aux conditions et limites définies par cette charte et les autres chartes applicables est constitutive d’une faute. Tout abus dans l'utilisation des ressources mises à la disposition de l'utilisateur à des fins extraprofessionnelles est passible de sanctions et/ou de poursuites judiciaires.
La commune déclare n’assumer aucune responsabilité au titre des agissements fautifs ou délictueux des utilisateurs auxquels ils fournissent un droit d’accès.
10. DEROGATION :
Toute demande de dérogation aux dispositions de la présente charte doit être présentée, par écrit, à l’autorité hiérarchique qui se réserve le droit de l’accepter ou de la refuser.
11. ENTREE EN VIGUEUR :
La présente charte entrera en vigueur le 1er décembre 2023.
Toute révision de la charte fera l’objet d’une communication par courriel aux personnels déjà doté
Accusé de réception en préfecture
001-210104279-20231115-20231511ST109-DE
Date de télétransmission : 17/11/2023
Date de réception préfecture : 17/11/2023 15 novembre 2023 P a g e 6 | 6
L’utilisateur reconnait avoir pris connaissance de cette charte, à la remise de son téléphone portable, par la signature du formulaire de remise.
Pour la commune, Pour l’utilisateur désigné
Le maire (Nom et prénom)
Accusé de réception en préfecture
001-210104279-20231115-20231511ST109-DE
Date de télétransmission : 17/11/2023
Date de réception préfecture : 17/11/2023