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Procès Verbal - Soutien Manifestations Sportives de FIN de Saison 2021 2022 Conventions et Subventions (pdf, 4,14Mo)
Document publié le Lundi 28 mars 2022 par la commune d'Orvault.
Lien du pdf (Procès Verbal - Soutien Manifestations Sportives de FIN de Saison 2021 2022 Conventions et Subventions (pdf, 4,14Mo))
Thèmes du document : Transports, Sport, Associations, ONG et mouvements politiques,
Commune D'ORVAULT
DEPARTEMENT
Loire-Atlantique
EXTRAIT DU PROCES-VERBAL DES DELIBERATIONS
ARRONDISSEMENT CONSEIL MUNICIPAL
NANTES
28 2022 CANTON
Tee
SAINT-HERBLAIN II L'an deux mil vingt-deux, le vingt-huit mars, le Conseil municipal de la Commune
d'ORVAULT s'est réuni en session ordinaire, à la Canopée au Bois
Cesbron, nouveau lieu habituel des séances, après convocation légale en date du dix-huit mars deux mille vingt-deux, sous la présidence de Jean-Sébastien
GUITTON, Maire.
Etaient présents : M. Lionel AUDION, Mme Marie-Paule GAILLOCHET,
M. Guillaume GUÉRINEAU, M. Yann GUILLON, Mme Brigitte RAIMBAULT,
M. Christophe ANGOMARD, Mme Valérie DREYFUS, M. David HURTREL, Mme Anne-Sophie JUDALET, M. Laurent DUBOST, M. Vincent BOILEAU, M. Ronan
GILLES, M. Pierre ANNAIX, Mme Françoise NOBLET, M. Dominique GOMEZ, M. Bernard PAUGAM, Mme Sandrine BRUN, M. Sébastien ARROUËT, Mme Marylène
JÉGO, M. Gilles BERRÉE, Mme Florence CORMERAIS, M. Florent THOMAS.
Absents ayant donné pouvoir :
Mme Dominique VIGNAUX donne procuration
Mme Armelle CHABIRAND donne procuration
M Lionel AUDION
. Yann GUILLON
Mme Catherine LE TRIONNAIRE
M. Morvan DUPONT
M. Jean-Yves ROUX
Mme Linda PAYET
Mme Maryse PIVAUT
M. Jean-Jacques DERRIEN
M. Thierry BOUTIN
Mme Cyriane FOUQUET-HENRI
M. Dominique FOLLUT
Absente excusée :
donne procuration
donne procuration
donne procuration
donne procuration
donne procuration
donne procuration
donne procuration
donne procuration
donne procuration D+
G-
Q-
Q-
W-
V-
-
V-
V-
W-
-
. Vincent BOILEAU
. Ronan GILLES
. Pierre ANNAIX
. Dominique GOMEZ
Mme Marylène JÉGO
M. Gilles BERRÉE
Mme Florence CORMERAIS
M Florent THOMAS
M. Sébastien ARROUËT
<<£<2£<<
Mme Stéphanie BELLANGER
Il a été procédé, conformément à l'article L. 2121-15 du code général des collectivités territoriales, à l'élection d'un secrétaire pris dans le sein du Conseil : M. Pierre ANNAIX ayant obtenu la majorité des suffrages a été désigné pour
remplir ces fonctions qu'il a acceptées.
Conseil municipal du 28 mars 2022 1/65
DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 Conventions et subventions 30. Soutien aux manifestations sportives de fin de saison
2021-2022 (conventions et subventions)
Monsieur ANGOMARD rapporte : \
Dans le cadre de sa politique sportive, la ville d'Orvault soutient les activités
d'intérêt général que sont le développement du sport amateur, qu'il soit de loisirs ou de compétition, et la mise en œuvre d'actions concourant à la pratique sportive du plus grand nombre, notamment les manifestations sportives.
A ce titre, la Ville soutient les manifestations sportives organisées par les
associations sportives orvaltaises. Ces événements mobilisent un grand nombre
de bénévoles, drainent un large public et véhiculent une image favorable d'Orvault en promouvant son territoire.
I. LES DIFFERENTS SOUTIENS AUX MANIFESTATIONS SPORTIVES
Entre le 1% avril et le 31 août 2022, 24 manifestations sportives sont
programmées sur le territoire orvaltais. Selon le type d'événement, la Ville
adapte son soutien à l'association organisatrice.
A. Le soutien aux manifestations avec cheminement dans la vallée
du Cens
La vallée du Cens est, pour partie, identifiée comme Zone Naturelle d'Intérêt
Ecologique Faunistique et Floristique (ZNIEFF) au registre de l'Inventaire National
du Patrimoine Naturel. A ce titre, ce site bénéficie de mesures particulières de
protection visant à préserver cet espace naturel.
Jusqu'au mois d'août 2022, deux manifestations vont cheminer dans la vallée du
Cens : le Trail d'Orvault du SCO Athlétisme le 15 mai et la Rand'Orvaulit du Cyclo
Club d'Orvault le 19 juin. Le Dernier Homme Debout les a précédés les 26 et 27 février alors que l'Orvaltaise y sera organisée lors du traditionnel 11 novembre.
Ces associations s'engagent, par un conventionnement, à être mobilisées et vigilantes dans la sensibilisation et le respect rigoureux des mesures nécessaires à la préservation de ce site naturel.
Le soutien de la Ville à ces événements se traduit par des aides en nature,
comme suit :
= Mise à disposition gracieuse d'équipements, de mobiliers et matériels ; - Mobilisation de moyens humains ;
- Dotation de coupes.
B. Le soutien aux manifestations au rayonnement régional, voire
suprarégional
Les aides financières de la ville d'Orvault, au titre des manifestations sportives,
sont établies en considération des comptes de résultats des éditions précédentes et des budgets prévisionnels transmis par les associations organisatrices. Elles
Conseil municipal du 28 mars 2022 2/65
DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 Conventions et subventions complètent les aides en nature pour les événements non seulement d'intérêt
local, mais aussi au rayonnement régional, voire suprarégional, promouvant
particulièrement le sport des jeunes compétiteurs et les pratiques spécifiques comme le sport adapté.
Du mois d'avril à la fin de la saison sportive en août 2022, trois manifestations
sont concernées : le Challenge Tilagone organisé par Orvault Badminton Club les
11 et 12 juin, le tournoi inter-écoles et interclubs du Handball Orvault les 24, 25
et 26 juin ét la U15 Prépa-Cup d'Orvault Racing Club le 27 août.
Le soutien de la Ville à ces événements se traduit par une aide financière de
1450 € et des aides en nature, comme suit :
- Mise à disposition gracieuse d'équipements, de mobiliers et matériels :
— Mobilisation de moyens humains :
- Dotation de coupes.
Les conventions de soutien à ces manifestations s'articulent autour de quatre
grandes parties :
- Objet de la convention - partenariat ;
- Engagement des parties ;
_ Démarche écoresponsable :
- Encadrement du partenariat.
C. Le soutien aux manifestations au rayonnement local
En complément des 5 manifestations préalablement citées, 17 autres
manifestations au rayonnement local sont programmées du mois d'avril au mois
d'août 2022. Parmi celles-ci, 8 seront organisées au mois d'avril comme la Freb
Cup d'Orvault Sports Football les 16, 17 et 18 avril, événement qui est reporté
du mois de décembre 2021 et la Journée de l’Archère le 23 avril proposée par les
Archers d'Orvault: Au mois de mai, 3 manifestations à l'intérêt local se tiendront,
dont deux vide-greniers les 1% et 22 de ce mois. Comme lors de chaque saison
sportive, le mois de juin est le plus chargé en événementiel avec 10
manifestations dont 7 ayant un intérêt principalement local et n'ütilisant pas la
vallée du Cens : un tournoi jeunes les 4 et 5 juin au complexe sportif de la
Frébaudière, un tournoi pour les footballeurs de 5 à 12 ans les 18 et 19 juin sur
les terrains de football de la Cholière mais aussi des courses cyclistes le 25 juin
avec départ et arrivée devant le stade de Gagné et un circuit dans la campagne
orvaltaise. Enfin, le ‘premier week-end de juillet, Orvault Roller Skating
organisera son traditionnel gala à la Frébaudière.
D. Le calendrier des manifestations sportives d'avril à août 2022
Ci-après, à titre informatif, le calendrier des différentes manifestations
programmées d'ici la fin de la saison sportive 2021-2022 :
Avril :
_ 2 et 3 : Tournoi vétérans - Orvault Badminton Club
Conseil municipal du 28 mars 2022 3/65
DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 Conventions et subventions |
|
9 : Brevet Audax - Cyclo Club d'Orvault
11 au 17 : Tournoi jeunes - Orvault Cholière Tennis CIub
16, 17 et 18 : Freb Cup - Orvault Sports Football
18 au 24 : Tournoi Espérance - Orvault Cholière Tennis Club
23 : Tournoi Mie Câline - Orvault Sports Basket
23 : Journée de l’Archère - Archers d'Orvault
30 : Quadrathlon - SCO Athlétisme
Mai
- 1°" : Vide-greniers - Orvault Racing Club
- 15 : Trail d'Orvault : SCO Athlétisme
_ 21 : Plateau minibad : Orvault Badminton Club
_- 22 : Vide-greniers : Orvault Sports Basket
Juin
— 4 et 5 : Tournoi jeunes - Orvault Sports Basket
— 4 et 5 : Tournoi jeunes - Orvault Sports Football (à confirmer)
- 1i et 12 : Tournoi seniors - Orvault Sports Basket
- 11 et 12 : Challenge Tilagone : Orvault Badminton Club
_ 11 et 12 : Finales open et féminines - Tchac Côte de l'Eau (à confirmer)
Lu 18 et 19 : Tournoi U6-U9 et U10-U13 - Orvault Racing Club
- 18 : Tournoi de palet - Orvault Sports Football
— 19 : Rand'Orvault - Cyclo Club d'Orvault
- 24 : Tournoi inter-écoles et tournoi interclubs - Handball Orvault
— 25 : Prix cycliste d'Orvault - Organisation Cycliste Orvaltaise
Juillet :
- 2 et 3 : Gala - Orvault Roller Skating (à confirmer)
Août :
En lien avec le Projet Sportif d'Orvault, la Ville souhaite accompagner les
associations sportives vers un engagement encore plus écoresponsable lors de
l’organisation de leurs manifestations. L'ambition est désormais d'instaurer une
labellisation écoresponsable à l'aide de critères évolutifs permettant de
27 : U15 Prépa-Cup - Orvault Racing Club
E. L'engagement écoresponsable au cœur des manifestations
sportives orvaltaises
récompenser les progrès réalisés.
A terme, un vadémécum sera à disposition des associations sportives permettant
de les informer des différentes actions pouvant et devant être réalisées.
Conseil municipal du 28 mars 2022
DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 Conventions et subventions DECISION
Sur proposition de la commission Culture, Sports et Coopération Internationale
et après en avoir délibéré, le Conseil municipal, à l'unanimité :
AUTORISE le Maire à signer les conventions avec le SCO Athlétisme pour l'organisation du « Trail d'Orvault », avec le Cÿclo Club d'Orvault pour l'organisation de la « Rand'Orvault », avec Orvault Badminton Club pour l'organisation du « Challenge Tilagone », avec Handball Orvault pour
l'organisation du « Tournoi inter-écoles et interclubs » ainsi qu'avec Orvault
Racing Club pour l'organisation de la « U15 Prépa-Cup », telles qu'elles
suivent.
DECIDE D'ATTRIBUER une subvention de 1 450 euros à Orvault
Badminton Club, Handball Orvault et Orvault Racing Club, destinée au
financement du «Challenge Tilagone », du « Tournoi inter-écoles et
interclubs » et de la « U15 Prépa-Cup ».
PREND ACTE de lä tenue des manifestations au rayonnement local
organiséés par les associations sportives.
Rendu exécutoire Extrait certifié conforme
Par télétransmissio
Préfecture le :
Et par publication le :
nen Orvault, le 29 mars 2022
19 ns Te 2072 Pour le Maire
ee Le Directeur général , ps 1 0 # { À ( D à f ’
Jean-François MAISONNEUVE
Conseil municipal du 28 mars 2022 5/65
DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 Conventions et subventions
: CONVENTION D'ORGANISATION DU TRAIL D'ORVAULT 2022
ENTRE
LA VILLE D'ORVAULT
ET
LE SCO ATHLETISME
Entre les soussignés :
La ville d'Orvault, représentée par son Maire, Monsieur Jean-Sébastien GUITTON, agissant au nom et pour le compte de ladite Ville en vertu d'une délibération du conseil municipal du 14 décembre 2020.
Ci-après dénommée "la Ville”,
d'une part,
et,
Sporting Club d'Orvault Athlétisme, régie par la loi du 1° juillet 1901, représentée par M. Christophe BLANCONNIER, son président, agissant au nom et pour le compte de ladite association dont le siège est situé : 108 bis avenue Claude Antoine Peccot, 44700 Orvault
Ci-après dénommée « l'association » ou « le club » ou « l'organisateur ».
d'autre part,
Il a été exposé et convenu ce qui suit :
PRÉAMBULE :
Dans le cadre de sa politique sportive, la Ville soutient les activités d'intérêt général que sont le développement du sport amateur, qu’il soit de loisir ou de compétition. La Ville soutient particulièrement la mise en œuvre d'actions concourant à la pratique sportive du plus grand nombre, notamment iles manifestations sportives.
A ce titre, la Ville souhaite valoriser les manifestations sportives organisées par les associations sportives orvaltaises, ici le Trail d'Orvault, organisée par le SCO Athlétisme.
La Ville soutient cette manifestation sportive, mobilisant un grand nombre de bénévoles, drainant un lärge public, véhiculant une image positive d'Orvault et concourant à la promotion de son territoire.
La Ville encourage cette action du club qui correspond à sa politique sportive.
L'encouragement du bénévolat et l'incitation à l'investissement associatif constituent des objectifs prioritaires de la Ville.
Le soutien de la Ville se matérialise par des aides indirectes :
- Mise à disposition gracieuse d'équipements, de mobiliers Es matériels ; - Mobilisation de moyens humains ;
- _ Dotation de coupes.
Conseil municipal du 28 mars 2022 6/65
DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin dé saison 2021-2022 Conventions et subventions TITRE I - OBJET DE LA CONVENTION - PARTENARIAT
Article 1 - NATURE DE LA MANIFESTATION
La présente convention a pour objet de définir les conditions et modalités dans lesquelles la Ville apporte son soutien à la manifestation ci-dessous nommée : .
TRAIL D'ORVAULT
La course pédestre se déroule le dimanche 15 mai 2022, selon les conditions définies dans les articles suivants.
Article 2 - DURÉE DE LA CONVENTION
La présente convention est conclue pour une durée d’un an. Elle est donc conclue
pour l'année 2022.
Article 3 - DROITS D'ORGANISATION
La manifestation reposant sur une association à but non lucratif et présentant un intérêt local certain, aucun droit n'est versé à la Ville d'Orvault par l'organisateur.
ITRE II - GAGEMENTS DES PARTIES
Article 4 - ENGAGEMENTS DE LA VILLE
4.1 —- Subvention
La Ville ne verse pas de subvention au titre de la manifestation.
4.2 — Aides indirectes
L'ensemble des aides indirectes sont réunies dans l’annexe 1, que ce soit les espaces attribués comme les matériels ou les interventions prévues pour l'ensemble de la manifestation.
4.2.1 —- Equipements
La Ville s'engage, d'une part, à mettre à disposition à titre gracieux les installations suivantes selon les conditions définies ci-dessous :
Le dimanche 15 mai 2022 :
- Salle Pacaille de 7h à 18h
— Parking du Haut Cormier (et de l'Odyssée si disponible) de 7h à 19h - Vallée du Cens de 7h à 19h
4.2.2 —- Moyens logistiques
La Ville s'engage, d'autre part, à apporter son soutien à l’organisation de la manifestation par la mise à disposition des moyens logistiques précisés en annexe 1.
Ainsi, la Ville assure le montage du matériel mis à disposition au cours de la semaine précédant la course pédestre et son démontage la semaine consécutive à ce dernier.
Conseil municipal du 28 mars 2022 7/65
DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 Conventions et subventions En cas d'alerte de niveau rouge signalée par Météo France pendant la durée de la manifestation, celle-ci sera suspendue le temps de l'alérte.
Si l'alerte rouge se produit lors de la semaine précédant la course pédestre, le montage des structures pourra être différé, voire remis en cause.
En cas d'alerte orange, les décisions nécessaires à la mise en sécurité des publics . seront prises en concertation entre la Ville et:l’ ‘organisateur.
4.2.3 - Moyens humains
La Ville procède aux interventions suivantes :
+ Pour la préparation et le rangement du Trail d'Orvauit :
- Du personnel des espaces verts :
- Du personnel du service logistique ;
- Du personnel de la régie maintenance bâtiment ;
- Un technicien de la régie événement.
+ Pour le Trail d'Orvault :
- Un référent Ville (cadre d’astreinte) ;
- La présence d'un gardien mobile tout au long de la manifestation. La fiche contact avec les numéros de téléphone sera partagée avec l'association dans le mois précédant le Trail d'Orvault.
4.2.4 - Autres aides indirectes
La Ville fournit les services indiqués en annexe 1.
4.2,5 - Communication
La. Ville accompagne l'organisation sur la communication, en particulier pour la
réalisation des supports de communication. Cet accompagnement est également précisé en annexe 1.
e Médias Ville et affichages :
— Parution Orv' & Co (si possible)
- Information site internet, Facebook Ville, Newsletter
- Mise à disposition de 2 banderoles « Orvault soutient le sport »
- Tirage de 135 exemplaires d'affiches A3 couleur (120 pour distribution Ville et 15 pour l'association). :
Article 5 - ENGAGEMENTS DE L'ASSOCIATION
La manifestation étant organisée en partenariat avec la Ville, l'organisateur doit réaliser un dossier préalable dans lequel devront figurer :
- Le descriptif de l’action ;
- Le budget prévisionnel de la manifestation ;
- Les contenus et objectifs de l’action ;
- Le public cible et le nombre de bénéficiaires ;
- Les lieux, däte et durée de réalisation ;
- Les contacts à joindre avec les modalités de communication ;
-_ L'attestation d'assurance ;
- L'autorisation d’ ouverture d’un débit de boisson temporaire de 2ème catégorie ;
- La méthode d'évaluation d l’action.
Conseil municipal du 28 mars 2022 . 8/65
DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 Conventions et subventions 5.2 - nisation
L'association organisatrice s'engage à respecter les équipements et matériels mis à disposition par la Ville.
L'utilisateur garantit le respect de l’ordre public sur les circuits.
La Ville décline toute responsabilité en cas de vol où de dégradations durant la période d'utilisation, ainsi que dans le cas où l'organisateur aurait sollicité l’accord d’entreposer des matériels, denrées ou autres, en amont où en aval de
l'évènement.
De plus l'organisateur a à sa charge :
- L'organisation générale de l'évènement ;
- Le nettoyage du matériel prêté après utilisation :
- L'organisation de la sécurité du site et les parcours, des biens mis à disposition par la Ville au cours de la manifestation :
- L'organisation de la gestion des parkings dans la limite des zones autorisées par la Ville.
L'association organisatrice s'engage à s'adapter aux possibilités des équipements techniques mis à disposition.
Tous les frais relatifs à la manifestation autres que ceux expressément pris en charge par la Ville sont à la charge de l'organisateur.
5.3 — Autorisation
Les parcours empruntant des parcelles privées, l'organisateur obtiendra une
autorisation de passage expresse et écrite délivrée par les propriétaires de ces parcelles privées.
5.4 - S ibilisati
En vue de concilier les intérêts environnementaux et les objectifs sportifs de la manifestation, une sensibilisation sera réalisée par l'association en : — Informant les participants de la nature exceptionnelle de l'autorisation de circuler au sein d'une zone protégée, par la réalisation d'un balisage d'information sur les sentiers concernés et en mettant également un affichage signalant les parcelles privées exceptionnellement émpruntables à l’occasion de la manifestation ;
— Imposant une « charte de bonne conduite » relative à la sécurité, la civilité et le respect de l’environnement engageant tous les participants à l'inscription : ;
— Exigeant le respect des circuits (interdiction de hors-piste sur sentiers par exemple), le respect environnemental, le respect des autres usagers.
5.5 - Besoins en électricité
La Ville s'engage à mettre à disposition le matériel électrique nécessaire à l'apport de la puissance correspondant aux besoins de l'organisateur dans la limite des possibilités techniques et après concertation avec le service régie bâtiment de la Ville.
En contrepartie, |” organisateur s'engage à fournir une liste exhaustive du matériel nécessitant un branchement électrique ainsi que la répartition des différents appareils sur le site de la manifestation au plus tard cinq semaines avant la manifestation.
De plus, l'association s'engage à respecter cette liste et ne peut la revoir à la hausse.
Conseil municipal du 28 mars 2022 9/65
DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 Conventions et subventions #
.6 — r tion
L'association s'engage à remplacer à l'identique ou à reverser la valeur de tout matériel dégradé qui aura été mis à sa disposition par la Ville.
5.7 - Communication
L'association s'engage à valoriser le soutien de la Ville sur tous les supports de communication utilisés.
L'organisateur s'engage à faire parvenir à la Ville, avant impression et distribution, un exemplaire de l'affiche et autres documents édités pour la manifestation, au plus tard 3 mois avant l'événement.
5.8 - Sécuri ds
L'organisateur s'engage à mettre en place tous les équipements de sécurité nécessaires au bon déroulement de la manifestation et à se conformer à la règlementation en vigueur.
Le SCO Athlétisme reste responsable de tout incident, accident ou dommage survenant du fait de la manifestation.
.9 — ce
L'organisateur s'engage à contacter son assureur pour le prévenir de l'organisation de la manifestation et faire en sorte que les risques encourus soient couverts ainsi que tout le matériel loué pour l'évènement. Une copie de l'attestation d'assurance est à joindre au dossier.
TRE - D RCHE ECO-RESPONSABLE
Article 6 —- ENGAGEMENTS RECIPROQUES
Le SCO Athlétisme met en place et développe une démarche écoresponsable, La démarche est déjà initiée depuis quelques éditions et s'appuie sur l'expérience. Le renouvellement de la démarche est défini en annexe 2.
Cette annexe 2, outil d'évaluation, encadre et synthétise la démarche et les attentes prioritaires. Ce document désigne les engagements, objectifs assignés incontournables, ainsi que les simples encouragements ou incitations.
L'organisateur s'engage à garder et à rendre le lieu propre dans le périmètre de la manifestation et dans son environnement immédiat. Pour ce faire, un ramassage des détritus est organisé par l'association à la fin de la journée de la manifestation.
De plus, quatre axes de travail sont privilégiés avec pour chacun d'entre eux les enjeux visés et les objectifs vers lesquels il faut tendre.
6.1-E des si matéri
6.1. 1: — Enjeux
L'organisateur s'engage à garder et à rendre les lieux propres BÈRE le périmètre de là manifestation et ses environnements immédiats.
Pour ce faire, un ramassage des détritus est organisé par l'association pendant et à en fin de journée du Trail d'Orvault.
Conseil municipal du 28 mars 2022 10/65
DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 Conventions et subventions 6.1.2 - Objectifs
Les objectifs recherchés sont les suivants :
- Organiser le ramassage des déchets pendant la manifestation et en fin de journée ;
- _ Procéder à la collecte des déchets en extérieur et dans les installations :
- Rendre le mobilier et le matériel dans leur état initial ;
- Prévoir la remise en propreté des sites et équipements.
6.2 — Dé ts ‘
6.2.1 - Enjeux
Il s’agit, en complémentarité de la recherche du maintien en propreté des espaces, de réaliser une gestion des déchets qui implique leur tri, leur valorisation et leur réduction à la source. | |
6.2.2 — Objectifs
Les objectifs recherchés sont les suivants :
Limiter l'emballage et le suremballage et favoriser les. grands
conditionnements ;
Limiter les canettes métalliques et les bouteilles polyéthylènes,
Étendre le principe de consigne :
Permettre le recyclage avec la collecte des cartons.
6.3 —- Déplacements et stationnements
6.3.1 - Enjeux
Il s'agit de l'impact le plus important sur l'environnement dans un évènement. Aussi, il est impératif de se poser les bonnes questions pour limiter le transport des participants ou faciliter l'accès au site des transports collectifs (cars, minibus, co-voiturage).
6.3.2 - Objectifs
Les objectifs recherchés sont les suivants :
Optimiser de manière adaptée les aires de stationnement ;
Encourager au covoiturage les participants et les spectateurs :
Organiser une gestion efficace des placements dans les parkings ;
Assurer une signalétique des stationnements . adaptée et
respectueuse de l'environnement ;
Proposer un parking vélos :
Respecter et faire respecter au public les règles d'accessibilité du
site (places de stationnements PMR, pas d'entrave aux cheminements
...).
6.4 —- Communication
6.4.1 - Enjeux
Lors d'un événement, la communication représente un impact considérable sur l'environnement. Pour ÿ remédier, quelques mesures simples :
Conseil municipal du 28 mars 2022
DCM2022S2N30 -
Réfléchir à de nouvelles stratégies de communication plus
responsables, orientées vers des supports dématérialisés,
S'interroger sur l'utilité réelle de chaque support et sur l'étendue de
leur diffusion,
Mettre en place une charte et la faire signer par l'ensemble des
participants, les engageant à respecter les espaces naturels.
Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 Conventions et subventions
11/65 6.4.2 — Objectifs
Les objectifs recherchés sont les suivants :
- Limiter le tirage papier et privilégier le papier recyclé,
- Développer une impression responsable (nature de l'encre utilisée..).
TITRE IV - EN MENT DU PARTENARIAT
Article 7 - LITIGE
En cas de non-exécution, de retard significatif ou de modification substantielle sans l'accord écrit de la collectivité des conditions d'exécution de la convention par l'association, et sans préjudice des dispositions prévues dans le cadre de l'évaluation, la collectivité peut suspendre ou diminuer les aides en nature prévues au titre de la présente convention.
En tout état de cause, la Ville entend limiter ses engagements contractuels à ceux qui découlent ipso facto des différentes clauses du présent texte. En aucun cas elle ne pourra être tenue pour responsable ou solidaire des charges nouvelles qui traduiraient l'application de décisions qu'elle n'aurait pas formellement approuvées.
Article 8 - ÉVALUATION
L'évaluation des conditions de réalisation du Trail auquel la Ville apporte son concours, Sur un plan quantitatif comme qualitatif, est réalisée dans les conditions définies d'un commun accord entre la collectivité et le club.
Une réunion de bilan de la manifestation sera organisée, à l'initiative de la Ville, au plus tard trois mois après l'édition concernée. Cette rencontre permettra : - D'apporter des éléments quantitatifs d'évaluation portant sur le nombre de sportifs et de spectateurs accueillis au cours de la manifestation (estimation la plus précise possible) ;
- D'apporter des éléments qualitatifs portant sur l’organisation générale de la manifestation (ce qui a été satisfaisant et ce qui ne l’a pas été...) :
- Un point particulier sera consacré à la démarche éco-participative et à son évaluation, à l’aide de l'annexe 2, avec mise en évidence des points positifs mais aussi des modifications à apporter afin de garantir une éco-
manifestation ;
- De présenter un bilan comptable de la manifestation.
Article 9 - CONTRÔLE DE LA COLLECTIVITE
L'association s'engage à faciliter, à tout moment, le contrôle par la collectivité ou ses représentants dûment habilités, de la réalisation de l'objectif, notamment par l'accès à toute pièce justificative des dépenses liées à l'événement et à tout autre document dont la production serait jugée utile. ‘
Au terme de la convention, l'association remet dans un délai de trois mois, un bilan comptable couvrant l'ensemble de la période d'exécution de la convention.
Un contrôle, éventuellement sur place, peut être réalisé par la collectivité, en vue d'en vérifier l'exactitude.
Conseil municipal du 28 mars 2022 12/65
DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 Conventions et subventions Article 10 - CONDITIONS DE RENOUVELLEMENT DE LA CONVENTION
La conclusion éventuelle d'une nouvelle convention est subordonnée à la réalisation du contrôle prévu à l'article 9, et au dépôt des conclusions de l'évaluation prévue à l'article 8.
Article 11 - RÉSILIATION
Chaque partie se réserve le droit de mettre fin unilatéralement et à tout moment à la présente convention en cas de non-respect par l’une ou l'autre des parties, des engagements respectifs inscrits dans la présente convention. Celle-ci pourra être résiliée de plein droit par l’une ou l’autre des parties à l'expiration d’un délai de 2 mois suivant l'envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception valant mise en demeure.
La présente convention pourra être résiliée à tout moment avant son terme si les deux parties sont d'accord. La dissolution du contrat par acte volontaire des parties sera alors signée par les deux parties.
Article 12 - DIFFERENDS
En cas de litige dans l'application de la présente convention et à défaut de règlement amiable d'abord recherché, le tribunal compétent est le Tribunal Administratif de Nantes.
Fait à Orvault, le
Sporting Club Orvault Athlétisme, La Ville,
Christophe BLANCONNIER,
Président
Conseil municipal du 28 mars 2022 13/65
DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 Conventions et subventions
® ORVAULT ANNEXE 1 - TRAIL D'ORVAULT 2022 - ANNEXE A LA CONVENTION VILLE / SCO ATHLETISME
COORDINATION DE L'EVENEMENT PRECISIONS INTERVE- CLUB
NANTS
Réunion technique sur site A prévoir Antoine BOT Nicolas
Référent logistique désigné PASSE Pons SAOMEENMRE
DEROULE
Dimanche 15 mai 2022 (7h-19h)
COMMUNICATION ï
Mettre à jour le communiqué de presse [Prévoir l'envoi 15 Service Le club doit Communication "Orvault'Co" jours avant la Communication fournir une : . manifestati hoto Communication newsletter + page Dane nrr p
d'accueil www.orvault.fr
120 affiches distribuées tout commerce +
15 pour le club DACSE Sports A mettre en
Mise à disposition de 2 banderoles Ps ae
« Orvault soutient le sport » Tr Vée
EQUIPEMENTS
Mise à disposition de la salle Pacaille :
Samedi 14 mai 2022 de 14h à 22h45
Dimanche 15 mai 2022 de 7h à 18h
DACSE LOCATION
DE SALLES
PARKINGS
Parking du Haut Cormier et parking de
l'église (10 places réservées au
covoiturage) de 7h à 19h
Parking vélos entre l'avenue de la Grée
et le parking de l'église
Ne pas se stationner
sur. l'herbe si mauvais
temps
DACSE Sports
SEED
AMENAGEMENTS
Vallée du Cens
Fauchage du Bois de l'Avenir
Fauchage de la zone de départ du Pont
aux Prêtres
A prévoir
REGLEMENTATION
v de Basse-Indre A prévoir
DAST EV
DACSE Sports
DIFA]
Mise en place
de 2
commissaires
de course de
part et
d'autre de
cette zone
LOCATION/ ACHATS
5 km de rubalise
Achat de 4 trophées avec plaques DACSE Sports
A récupérer
par le club au
service des
sports
LIVRAISON / RETRAIT
Mettre à disposition de l'association
le matériel suivant :
1 clé triangle
Un camion 12 tonnes avec
contenant le matériel suivant:
3 barnums 6x3
3 barnums 3x3
20 tables de 2m
hayon
DACSE Sports DACSE Logistique 20 bancs Conseil municipal du 28 mars 2022 DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 Conventions et subventions 14/65
COORDINATION DE L'EVENEMENT PRECISIONS INTERVE- CLUB a : NANTS L |
120 barrières regroupées en trois tas
(bas descente, présentoir de la Vallée et
30 m plus loin)
2 barrières pour le parking vélos
2 barrières pour le parking covoiturage
1 rouleau de rubalise DACSE Sports
Véhicule des espaces verts contenant le NE TEn
matériel suivant : DAST Garage Su
1 rallonge de 5m DAST Espaces l'événement
1 rallonge de 10m Verts
1 rallonge de 25m
1 rallonge de 80m Branchement de 2
1 générateur d'électricité prose
3 éclairages extérieurs
20 panneaux Ad sur piquets
Masse et barre à mine
2 panneaux « Sens Interdit » Nantes Métropole | Panneaux
placés dans
le véhicule
des espaces
verts
Pose et mise
en place
effectuées
par
l'association
1 kit sono complet 4 enceintes avec 2lA confirmer DACSE Régie Son
micros sans fil longue portée et 1 ampli
avec connexion bluetooth
3 bacs jaunes À remettre Nantes Métropole
impérativement à
5 bacs bleus l'endroit de dépose
avec tri conforme :
Fait à Orvault, le
Sporting Club Orvault Athlétisme, La Ville,
Christophe BLANCONNIER,
Président
Conseil municipal du 28 mars 2022 15/65
DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 Conventions et subventions OUT ANNEXE 2 - GRILLE D'EVALUATION
TRAIL D'ORVAULT 2022
VOLET OBLIGATOIRE
EVALUATION DE
OBJECTIF ACTIONS CONFORMITE :
O/N
Propreté des sites : Remettre en état de propreté les dieux et
-Site de départ /|leurs abords
arrivée : le Pont aux
Prêtres Rendre le matériel dans son état initial
— Site d'évolution :
la Vallée du Cens,
Ensemble du parcours —— ar les enire Sensibiliser et alerter sur les bonnes
orvaltais pratiques d'hygiène naturelle
_ Ravitaillements : Avoir recours à l'usage de plâtre pour la
la Hubonnière / le Pont | Matérialisation des tracés
aux Prêtres
Signaler et flécher les sanitaires
Faire usage de consommables, non pas
plastiques mais biodégradables
Mettre en place un dispositif opérationnel de
tri de collecte des déchets (poubelles) au
niveau de la zone de départ-arrivée et au
niveau des 2 points de ravitaillements,
suffisamment dimensionné pendant la
manifestation : tri des bouteilles plastiques et
du tout-venant |
Limiter l'emballage et le suremballage et
favoriser les grands conditionnements
Organiser la collecte de tous les cartons en
Tri, valorisation etl sensibilisant les bénévoles aux points de
réduction de déchets distribution alimentaire
Limiter les canettes métalliques et les
bouteilles polyéthyiènes |
Dimenslonner les parkings en cohérence
avec la fréquentation des véhicules lors de la
matinée
Sensibiliser les participants et spectateurs à
un stationnement conforme avec la
| réglementation
Assurer une information et une signalétique
des stationnements auprès des participants et
du public, adaptée et respectueuse de
l'environnement
Limiter les supports et le tirage papier
Privilégier le papier recyclé
Développer une impression (encre)
responsable
Communication
Conseil municipal du 28 mars 2022 16/65 DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 Conventions et subventions
VOLET INCITATIF
EVALUATION DE
Alimentation
OBJECTIF ACTIONS CONFORMITE :
O/N'
Triet réduction de | Composter des bios déchets
déchets
Adopter la bonne signalétique
Communication Choisir des objets
promotionnels écologiques
Privilégier les. produits labellisés
« bio » et/ou « commerce équitable »
Désigner un référent sur ce dispositif qui le |.
coordonnera et assurera son évaluation
Communication
Mettre en place une charte et la falre signer par l'ensemble des participants, les engageant à respecter les espaces naturels Entre la Ville et le club organisateur le SCO Athlétisme, il sera procédé à l'issue de là manifestation, à l'évaluation de ces actions, dont celles obligatoires dans le cadre de la to éco responsable. Le second volet incitatif fait IeRIEE d’une auto-évaluation déclarative. Dans la logique de responsabilisation, le club organisateur, le SCO Athlétisme, est
encouragé à être lui-même force de proposition sur les thèmes proposés, voire sur d’autres thématiques.
Fait à Orvault, le
Sporting Club Orvault
Athlétisme, La Ville,
Christophe BLANCONNIER,
Président
Conseil municipal du 28 mars 2022
DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 Conventions et subventions
17/65
CONVENTION D'ORGANISATION DE LA RAND'ORVAULT 2022 ENTRE
LA VILLE D'ORVAULT
ET
L'ASSOCIATION SPORTIVE : CYCLO CLUB ORVAULT
Entre les soussignés :
La ville d'Orvault, représentée par son Maire, Monsieur Jean-Sébastien GUITTON, agissant au nom et pour le compte de ladite Ville en vertu d’une délibération du conseil municipal du 14 décembre 2020.
Ci-après dénommée "la Ville”,
d'une part,
et,
Cyclo Club Orvault régie par la loi du 1° juillet 1901, représentée par M. Christian AVICE, son président, agissant au nom et pour le compte de ladite association dont le siège social est situé : 11 rue Marcel Deniau, 44700 Orvault.
Ci-après dénommée « l'association » ou « le club » où « l'organisateur »
d'autre part,
Il a été exposé et convenu ce qui suit :
PRÉAMB
Dans le cadre de sa politique sportive, la Ville d'Orvault soutient les. activités d'intérêt général que. sont le développement du sport amateur, qu ‘il soit de loisirs ou de compétition, et la mise en œuvre d'actions concourant à la pratique sportive du plus grand nombre, notamment les manifestations sportives.
A ce titre, la Ville souhaite valoriser les manifestations sportives organisées par les associations sportives orvaltaises, ici la Rand'Orvault du Cyclo Club d'Orvault.
La Ville soutient cette manifestation sportive mobilisant Un grand nombre de bénévoles, drainant un large public, véhiculant une image positive d'Orvault et concourant à la promotion de son territoire.
La Ville d'Orvault encourage cette action du club qui correspond à sa politique sportive.
L'encouragement du bénévolat et l'incitation à l'investissement associatif constituent des objectifs prioritaires de la Ville d'Orvault.
Le soutien de la Ville se matérialise par des aides indirectes :
- Mise à disposition gracieuse de ses équipements, mobiliers, matériels ; - Mobilisation de moyens humains ;
-__ Dotation de coupes.
Conseil municipal du 28 mars 2022 18/65
DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 Conventions et subventions TITRE 1 — OBJET DE LA CONVENTION - PARTENARIAT
Article 1 - NATURE DE LA MANIFESTATION.
La présente convention a pour objet de définir les conditions et modalités dans lesquelles la ville d'Orvauit apporte son soutien à la manifestation ci-dessous nommée :
RAND'ORVAULT
La randonnée cyclo/VTT/Gravel se déroule le dimanche 19 juin 2022, selon les
conditions définies dans les articles suivants.
Article 2 - DURÉE DE LA CONVENTION
La présente convention est conclue pour une durée d'un an. Elle.est donc conclue pour l’année 2022.
Article 3 - DROITS D'ORGANISATION
La manifestation reposant sur une association à but non lucratif et présentant un intérêt local certain, aucun droit n’est versé à la ville d'Orvault par l'organisateur.
TITRE II - ENGA ENTS DES PARTIES
Article 4 - ENGAGEMENTS DE LA VILLE
4.1 —- Subvention
La Ville ne verse pas de subvention au titre de la manifestation.
4.2 -— Ai indir
L'ensemble des aides indirectes réunies dans l’annexe 1, que ce soit les espaces attribués, le matériél ou les interventions prévues pour l’ensemble de la manifestation.
4.2.1 - Equipements
La Ville s'engage, d'une part, à mettre à disposition à titre gracieux les installations suivantes selon les conditions définies ci-dessous :
Le stade de Gagné :
Dimanche 19 juin 2022 de 5h à 18h (ouverture par l'organisateur de façon autonome) ;
— La salle de convivialité ;
Le bar du club local (Orvault SF) :
Les sanitaires publics ;
Un vestiaire.
4.2.2 - Moyens logistiques
La Ville s'engage, d'autre part, à apporter son soutien à l'organisation de la
manifestation par la mise à disposition des moyens logistiques précisés en annexe 1.
l
En cas d'alerte de niveau rouge signalée par Météo France pendant la durée de la
manifestation, celle-ci sera suspendue le temps de l'alerte.
Conseil municipal du 28 mars 2022 19/65
DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 Conventions et subventions En cas d'alerte orange, les décisions nécessaires à la mise en sécurité des publics seront prises en concertation entre la Ville et l'organisateur.
4.2.3 - Moyens humains
La Ville procède aux interventions suivantes :
«< Pour la préparation et le rangement de la Rand'Orvault :
- Du personnel des espaces verts ;
- Du personnel du service logistique ;
- Du personnel de la régie maintenance bâtiment ;
- D'un technicien de la régie événement.
° Pour la Rand'Orvault :
- Un référent Ville (cadre d'astreinte)
- La coordination par un personnel du service des sports
- La présence d’un gardien mobile tout au long de la manifestation La fiche contact avec les numéros de téléphone sera communiquée à l’association en amont de la Rand'Orvault.
4.2.4 — Autres aides indirectes
La Ville fournit les services indiqués en annexe 1.
4.2.5 - Communication
La Ville accompagne l'organisation sur la communication, en particulier pour la réalisation des supports de communication. Cet accompagnement est également précisé en annexe 1.
+ Médias Ville et affichage :
- Parution Orv’' & Co
— Information site internet, Facebook Ville, Newsletter
- Création de visuel:et tirage de 150 ex. d'affiches A3 couleur (130 pour la Ville et 20 pour l'association) et distribution tous commerces et accueil Mairie
- 250 affiches Ad recto/verso (version avec plan)
— 150 documents « partenaires »
- 1000 A6 du bulletin d'inscription
- 750 flyers A5 « charte »
Article 5 - ENGAGEMENTS DE L'ASSOCIATION
5.1 - Déclaration d'organisation d'une manifestation sportive La manifestation étant organisée en partenariat avec la Ville, l'organisateur doit réaliser un dossier préalable dans lequel devront figurer :
- Le descriptif de l'action, avec les contenus et les objectifs
- Le public cible et le nombre de bénéficiaires
- Les lieux, date et durée de réalisation
- Le budget prévisionnel de la manifestation
- Les contacts à joindre /
- Les modalités de communication
- L'attestation d'assurance
- L'autorisation d'ouverture d'un débit de boisson temporaire de 2îme catégorie
- La méthode d'évaluation de l'action.
Conseil municipal du 28 mars 2022 20/65
DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 Conventions et subventions 5.2 - Organisation
L'association organisatrice s'engage à respecter les équipements et matériels mis à disposition par la Ville.
L'utilisateur garantit le respect de l'ordre public sur place dans le Stade de Gagné et sur les circuits.
La Ville décline toute responsabilité en cas de vol ou de dégradations durant la période d'utilisation, ainsi que dans le cas où l'organisateur aurait sollicité l'accord d'entreposer des matériels, denrées ou. autres, en amont ou en aval de l'évènement.
De plus l'organisateur à à sa charge :
- L'organisation générale de l'évènement :
- Le nettoyage du matériel prêté après utilisation ;
- L'organisation de la sécurité du site et les parcours, des biens mis à disposition par la Ville au cours de la manifestation ;
- L'organisation de la gestion des parkings dans la limite des zones autorisées par la Ville.
L'association organisatrice s'engage à s'adapter aux possibilités des équipements techniques mis à disposition.
Tous les frais relatifs à la manifestation autres que ceux expressément pris en charge par la Ville sont à la charge de l'organisateur.
3.3 - Autorisation .
Les parcours empruntant des parcelles privées, l'organisateur devra fournir une autorisation de passage expresse et écrite délivrée par les propriétaires de ces parcelles privées le cas échéant.
.4 - ili
En vue de concilier les intérêts environnementaux et les objectifs sportifs de la manifestation, une sensibilisation sera réalisée par l'association en : - Informant les participants de la nature exceptionnelle de l'autorisation de circuler en VTT au sein d'une zone protégée. Un balisage d'information sera
Mis en place sur les sentiers concernés, tout comme un affichage signalant les parcelles privées exceptionnellement empruntables à l’occasion de la manifestation.
— Imposant une « charte de bonne conduite » relative à la sécurité, la civilité et le respect de l’environnement engageant tous les participants lors de leur inscription.
— Imposant le port du casque, le respect du code de la route (VTT/vélo non prioritaire, interdiction de hors- -piste sur sentiers, deux de front maximum et en file sur route), le respect environnemental, de respect des autres usagers...
- Veillant à la confidentialité des parcours VTT et à la non divulgation des coordonnées GPS sur les sites internet spécialisés et tout autre support média sous peine de poursuites.
- Besoin ricité
La Ville s'engage à mettre à disposition le matériel électrique nécessaire
correspondant aux besoins de l'organisateur dans la limite des possibilités techniques et après concertation avec le service régie bâtiment de la Ville. En contrepartie, l'organisateur s'engage à fournir une liste.exhaustive du matériel
Conseil muñicipal du 28 mars 2022 21/65
DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 Conventions et subventions nécessitant un branchement électrique ainsi que la répartition des différents appareils sur lé site de la manifestation au plus tard 5 semaines avant la manifestation. |
De plus, l'association s'engage à respecter cette liste et ne peut la revoir à la hausse.
5.6 - Dégradations L'association s'engage à remplacer à l'identique ou à reverser la valeur de tout
matériel dégradé qui aura été mis à sa disposition par la Ville.
5.7 - Communication
L'association s'engage à valoriser le soutien de la Ville sur tous les supports de communication utilisés.
L'organisateur s'engage à faire parvenir à la Ville d'Orvault, au plus tard 3 mois avant l'événement, les éléments utiles, pour impression et distribution.
L rité i
L'organisateur s'engage à mettre en place tous les équipements de sécurité nécessaires au bon déroulement de la manifestation et à se conformer à la règlementation en vigueur.
Le Cyclo Club d'Orvault reste responsablé de tout incident, accident ou dommage survenant du fait de la manifestation.
5.5 —- Assurances )
L'organisateur s'engage à contacter son assureur pour le prévenir de l’organisation de la manifestation et faire en sorte que les risques encourus soient couverts ainsi que tout le matériel loué pour l'évènement. Une copie de l'attestation d'assurance est à joindre au dossier.
RE III - .
Article 6 - ENGAGEMENTS RECIPROQUES
Le Cyclo Club d‘Orvault met en place et développe une démarche écoresponsable.
La démarche est déjà initiée depuis quelques éditions et s'appuie sur l'expérience. Le renouvellement de la démarche est défini en annexe 2.
Cette annexe 2, outil d'évaluation, encadre et synthétise la démarche et les attentes prioritaires. Ce document désigne les engagements, objectifs assignés incontournables, ainsi que les simples encouragements où incitations.
L'organisateur s'engage à garder et à rendre le lieu propre dans le périmètre de la manifestation et son environnement immédiat. Pour ce faire, un ramassage des détritus est organisé par l'association lors de la manifestation et à sa fin.
De plus, quatre axes de travail sont privilégiés avec pour chacun d'entre eux les enjeux visés et les objectifs vers lesquels il faut tendre.
6.1 - Etat des sites et matériels
6.1.1 - Enjeux
L'organisateur s'engage à garder et à rendre les lieux propres dans le périmètre de la manifestation et ses environnéments immédiats, Pour ce faire, Un ramassage
Conseil municipal du 28 mars 2022 22/65
DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 Conventions et subventions des détritus est organisé par l'association lors de la Rand’Orvault et à sa fin.
6.1.2 - Objectifs
Les objectifs recherchés sont les suivants :
- Organiser le ramassage des déchets pendant la manifestation et en fin
de journée ;
- Procéder à la collecte des déchets en extérieur et dans les vestiaires :
- Rendre le mobilier et le matériel dans leur état initial :
- Prévoir la remise en propreté des sites et équipements.
6.2 - Déchets
6.2.1 - Enjeux
Il s’agit, én complémentarité de. la recherche du maintien en propreté des espaces, de réaliser une gestion des déchets qui implique leur tri, leur valorisation et leur réduction à la source. |
6.2.2 - Objectifs
Les objectifs recherchés sont les suivants :
Limiter l'emballage et le suremballage et favoriser les grands
conditionnements :
Limiter les canettes métalliques et les bouteilles polyéthylènes ;
Étendre le principe de consigne :
Permettre le recyclage avec la collecte des cartons.
6.3 - Déplacements et stationnements
6.3.1 — Enjeux
Il s'agit de l'impact le plus important sur l'environnement dans un évènement. Aussi, il est impératif de sé poser les bonnes questions pour limiter le transport des participants ou faciliter l'accès au site des transports collectifs (cars, minibus, co-voiturage).
6.3.2 - Objectifs
Les objectifs recherchés sont les suivants :
& =
Optimiser de manière adaptée les’'aires de stationnement :
Encourager le covoiturage ;
Organiser la gestion des placements dans les parkings ;
Assurer une signalétique pour le stationnement, adaptée et
respectueuse de l'environnement ; |
Respecter et faire respecter au public les règles d'accessibilité du
site (places de stationnements PMR, pas d'entrave’ aux
cheminements, ..).
municati
6.4.1 - Enjeux
Lors d'un événement, la communication représente un impact considérable sur l'environnement. Pour y remédier, quelques mesures simples :
Conseil municipal du 28 mars 2022
Réfléchir à de nouvelles stratégies de communication plus
responsables, orientées vers des supports dématérialisés ;
S'interroger sur l'utilité réelle de chaque support et sur l'étendue de
leur diffusion :
Mettre en place d'une charte et la faire signer par l'ensemble des
DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 Conventions et subventions
23/65 participants, les engageant à respecter les espaces naturels.
6.4.2 - Objectifs
Les objectifs recherchés sont les suivants :
- Limiter le tirage papier et privilégier le papier recyclé ;
- Développer une impression responsable (nature de l'encre utilisée,
TITRE IV - ENCADREMENT DU PARTENARIAT
Article 7 - LITIGE
En cas de non-exécution, de retard significatif ou de modification substantielle sans l'accord écrit de la collectivité des conditions d'exécution de la convention par l'association, et sans préjudice des dispositions prévues dans le cadre de l'évaluation, la collectivité peut suspendre ou diminuer les aides en nature. En tout état de cause, la Ville entend limiter ses engagements contractuels à ceux qui découlent ipso facto des différentes clauses du présent texte. En aucun cas elle ne pourra être tenue pour responsable ou solidaire des charges nouvelles qui traduiraient l'application de décisions qu'elle n'aurait pas formellement approuvées.
Article 8 - ÉVALUATION
L'évaluation des conditions de réalisation de la Rand'Orvault à laquelle la Ville d'Orvault apporte son concours, sur un plan quantitatif comme qualitatif, est réalisée dans les conditions définies d'un commun accord entre la collectivité et le ciub.
Une réunion de bilan de la manifestation sera organisée, à l'initiative de la Ville, au plus tard trois mois après l'édition concernée. Cette rencontre permettra de : - Présenter un bilan comptable de la manifestation :
= Apporter des éléments quantitatifs d'évaluation portant sur le nombre de sportifs et de spectateurs accueillis au cours de la manifestation (estimation la plus précise possible) ;
- Apporter des éléments qualitatifs portant sur l'organisation générale de la manifestation ;
- Un point particulier sera consacré à la démarche éco-participative avec la mise en évidence des points positifs mais aussi des modifications à apporter afin de garantir une éco-manifestation.
Article 9 - CONTRÔLE DE LA COLLECTIVITE
L'association s'engage à faciliter, à tout moment, le contrôle par la collectivité ou ses représentants dûment habilités, de la réalisation de l'objectif, notamment par l'accès à toute pièce justificative des dépenses et tout autre document dont la production serait jugée utile.
Au terme de la convention, l'association remet dans un délai de trois mois, un bilan comptable couvrant l'ensemble de la période d'exécution de la convention. Un contrôle, éventuellement sur place, peut être réalisé par la collectivité, en vue d'en vérifier l'exactitude.
Conseil municipal du 28 mars 2022 24/65
DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 Conventions et subventions Article 10 - CONDITIONS DE RENOUVELLEMENT DE LA CONVENTION
La conclusion éventuelle d'une nouvelle convention est subordonnée à la réalisation du contrôle prévu à l'article 9, et au dépôt des conclusions de l'évaluation prévue à l'article 8.
Article 11 - RÉSILIATION
Chaque partie se réserve le droit de mettre fin unitatéralement et à tout moment à la présente convention en cas de non-respect par l'une ou l'autre des parties, des engagements respectifs inscrits dans la présente convention. Celle-ci pourra être résiliée de plein droit par l’une ou l’autre des parties à l'expiration d'un délai de deux mois suivant l'envoi d’une lettre recommandée avec accusé _de réception valant mise en demeure.
La présente convention pourra être résiliée à tout moment avant son terme si les deux parties sont d'accord, La dissolution du contrat par acte volontaire des parties sera alors signée par les deux parties.
Article 12 - DIFFERENDS
En cas de litige dans l'application de la présente convention et à défaut de règlement amiable d'abord recherché, le tribunal compétent est le Tribunal Administratif de Nantes.
Fait à Orvault, le
Cyclo Ciub d'Orvauit, La Ville,
Christian AVICE,
Président
Conseil municipal du 28 mars 2022 25/65
DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 * Conventions et subventions
(@) om
ANNEXE 1 - ORGANISATION DE LA RAND'ORVAULT 2022
PREPARATION DE L'EVENEMENT PRECISIONS INTERVE- NANTS CLUB COORDINATION
Réunion technique sur site
Référent logistique désigné
DÉROULÉ
Départs échelonnés sur 4 circuits VIT (25, 35, 45 et 55 km), 3
circuits route (50, 80 et 100 km) et 2 circuits Gravel le 19 juin
2022 dès 6H du matin.
Coordonner la remise des clés du stade au CCO
INFORMATION
Information OSF
COMMUNICATION
Communiqué de presse : envoyé aux correspondants 15 jours
avant événement
Un relais sur la page Facebook
Uné annonce sur le site web de la ville
Une annonce dans l'agenda d'Orvaulit & co
Un relais dans la newsletter
Une création de visuel pour affiche et autres déclinaisons :
150 ex. d'affiches A3 couleur (130 pour la ville et 20 pour
l'association)
150 documents « partenaire »
1000 A6 Bulletin inscription
750 flyers charte A5 recto
. 250 A4 affiches recto/verso (version avec le plan)
EQUIPEMENTS '
Mise à disposition du stade de Gagné le dimanche 19 juin de 5h à
18h (ouverture par le CCO de façon autonome)
Salle de convivialité ‘
Bar du club
Un vestiaire (centre de secours)
Les Sanitaires publics
AMENAGEMENTS
- _ Stade de Gagné
Fauchäge des 2 champs à proximité du terrain synthétique de
Gagné
Mise en fonction d'un point d'eau
- Vallée du Cens
Ouverture de la barrière du Bols de l'Avenir
Débroussaillage des zones définies en concertation avec le club et les services municipaux
REGLEMENTATION
Arrêté règlementant la circulation sur le Chemin de Gagné (sens.
unique) de 7h à 13h
Distribution
commerce et
équipements 10
ji. avant
événement
Les besoins
exacts en com.
seront transmis
en mars 2022
par le club
Prévenir Orvault
SF
DACSE VS
DACSE GE
INS
DACSE VS
SERVICE
COM.
DACSE VS
DAST EV
DAST BAT.
DAST EV
DACSE VS
DIFA)
LOCATION/ ACHATS . 4 km de rubalise 3 coupes avec plaques LIVRAISON/RETRAIT Mise à disposition du matériel suivant : 100 piquets métalliques + une masse et une barre à mine 1 rallonge de 50 m 1 clé triangle 1 kit sonorisation ALTO (1 enceinte) Disponibilité du matériel à confirmer DACSE VS DAST EV DAST BAT. DACSE VS DACSE REGIE {SON Transmet s les plans Conseil municipal du 28 mars 2022 DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 Conventions et subventions 26/65 INTERVE- CLUB
PREPARATION DE L'EVENEMENT Précisions NANTS
26 tables
49 barrières
2 tentes 6*3
2 tentes 3*3
40 chaises ‘ DACSE
20 bancs LOGIS-
4 tableaux d'affichage liège TIQUE
4 grilles caddies
2 bacs jaunes 340 litres
4 bacs bleus 340 litres - Nantes
4 panneaux de circulation routière (3 de déviation et 1 de sens Métropole
interdit)
PENDANT L'EVENEMENT
Passage du gardien de ronde : DACSE GE
dimanche 17 juin de 7h à 18h Falt à Orvault, le Cyclo Club d'Orvault, La Ville,
Christian AVICE,
Président
Conseil municipal du 28 mars 2022 27/65
DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 Conventions et subventions AN
@) ORVAÜLT
NEXE 2 — GRILLE D'EVALUATION
RAND'ORVAULT 2022
VOLET OBLIGATOIRE
EVALUATION DE
OBJECTIF ACTIONS CONFORMITE :
O/N
Propreté des sites : Assurer lé retrait du balisage temporaire et de
— Site de départ/ | la signalétique provisoire sur l'ensemble des
arrivée : Stade de | circuits route et VTT.
Gagné Remettre en état de propreté les lieux et
- Site d'évolution : La | leurs abords.
Vallée du Cens,
__ Ensemble du | Rendre le matériel dans son état initial.
SOUS". Si les Signaler et flécher les sanitaires, chemins et routes
L pe de Sensibiliser et alerter sur les bonnes
ravitaillements sur LPratiques d'hygiène naturelle. |
route Faire usage de consommables, non pas
_ 3 ravitailléments VTT | plastiques mais biodégradables.
Mettre en place un dispositif opérationnel de
tri de collecte des déchets (poubelles) au
niveau de la zone de départ-arrivée et au
niveau des 5 points de ravitaillements,
suffisamment dimensionné pendant la
manifestation : tri des bouteilles plastique et
du tout-venant.
Utiliser de la vaisselle (verres) lavable ou
Tr, Ps . durable et adhérer au. principe de la
| . consigne lors des ventes de boisson sur le réduction de déchets site départ-arrivée. | re
Limiter l'emballage et le suremballage et
favoriser les grands conditionnements. Tr r
Organiser la collecte de tous les cartons en
sensibilisant les bénévoles aux points de
distribution alimentaire. Ds |
Limiter les canettes métalliques et les
bouteilles polyéthylènes. » E
Composter des bios déchets.
Encourager au covoiturage.
Dimensionner les parkings en cohérence
avec la fréquentation des véhicules iors de la
manifestation. =
Sensibiliser les participants et spectateurs à
Transport et un stationnement conforme avec la
stationnement réglementation.
Assurer une information et une signalétique
des stationnements auprès des participants et
du public, adaptée et respectueuse de
l'environnement. |
Limiter les supports et le tirage papier,
Conseil municipal du 28 mars 2022 28/65
DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 Conventions et subventions
VOLET OBLIGATOIRE (suite)
OBJECTIF ACTIONS
EVALUATION DE
CONFORMITE :
O/N
Communication
Privilégier le papier recyclé.
responsable.
Développer une impression (encre)
Mettre en place une charte et la faire signer par l'ensemble des participants, les engageant à respecter les espaces naturels |
Communication
VOLET INCITATIF
EVALUATION DE OBJECTIF
ACTIONS CONFORMITE :
O/N
Adopter la bonne signalétique.
Choisir des objets promotionnels écologiques.
Consommer des produits locaux (circuits
courts).
Alimentation
Préférer des aliments de saison. Privilégier les produits labellisés « bio » et/ou «< commerce équitable ». Désigner un référent sur ce dispositif qui le coordonnera et assurera son évaluation. Entre la Ville et le club organisateur Cyclo Club d'Orvault, il sera procédé, à l'issue de la manifestätion, à l'évaluation de ces actions, dont celles obligatoires dans le cadre de la manifestation éco responsable. Le second volet incitatif fait l'objet d'une auto-évaluation déclarative. Dans la logique de responsabilisation, le club organisateur Cyclo Club d'Orvault est encouragé à être lui-même force de proposition sur les thèmes proposés, voire sur d'autres thématiques. Fait à Orvault, le Cyclo Club d’Orvaulit,
Christian AVICE,
Président
Conseil municipal du 28 mars 2022
DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 Conventions et subventions
La Ville,
29/65
CONVENTION D'ORGANISATION DU CHALLENGE TILAGONE 2022 ENTRE
LA VILLE D’'ORVAULT
ET
ORVAULT BADMINTON CLUB
Entre les soussignés :
La ville d'Orvault, représentée par son Maire, Monsieur Jean-Sébastien GUITTON, agissant au nom et pour le compte de ladite Ville en vertu d’uné délibération du conseil municipal du 14 décembre 2020.
Ci-après dénommée "la Ville",
d'une part,
ét,
Orvault Badminton Club, régie par la loi du 1°" juillet 1901, représentée par Mme. Sandrine LE BOURG et M. Armel LE BLANC, coprésidents, agissant au nom et pour le compte de ladite association dont le siège ést situé : 108 bis avenue Claude Antoine Peccot, 44700 Orvault. ,
Ci-après dénommé « l'association » ou « le club » ou « l'organisateur » d'autre part,
Il a été exposé et convenu ce qui suit :
’
PREAMBULE :
Dans le cadre de sa politique sportive, la ville d'Orvaulit soutient les activités d'intérêt général que sont le développement du sport amateur, qu'il soit de-loisir ou de compétition, et la mise en œuvre d'actions concourant à la pratique sportive du plus grand nombre, notamment les manifestations sportives.
A ce titre, la Ville souhaite valoriser les manifestations sportives organisées par les associations sportives orvaltaises, ici le Challenge Tilagone d'Orvault Badminton Club.
La Ville soutient cette manifestation sportive mobilisant un grand nombre de bénévoles, drainant un large public, véhiculant une image positive d'Orvault et concourant à la promotion de son territoire.
L'encouragement du bénévolat et l'incitation à l'investissement associatif constituent des objectifs prioritaires de la Ville.
Le soutien de la Ville se matérialise par le versement d'une subvention spécifique et des aides indirectes :
- Mise à disposition gracieuse des équipements, mobiliers, matériels ; - Mobilisation de moyens humains.
Conseil municipal du 28 mars 2022 30/65
DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 Conventions et subventions TITRE I — OBJET DE LA CONVENTION - PARTENARIAT
Article 1 - NATURE DE LA MANIFESTATION
La présente convention a pour objet de définir les conditions et modalités dans lesquelles la Ville apporte son soutien à la manifestation ci-dessous nommée :
CHALLENGE TILAGONE
Le tournoi se déroule le week-end des 11 et 12 juin 2022, selon les conditions définies dans les articles suivants.
Article 2 - DURÉE DE LA CONVENTION
La présente convention est conclue pour l'année 2022.
Article 3 - DROITS D'ORGANISATION
La manifestation reposant sur une association à but non lucratif et préseñtant un
intérêt local certain, aucun droit n’est versé à la Ville par l'organisateur.
TITRE II - ENGAGEMENTS DES PARTIES
Article 4 - ENGAGEMENTS DE LA VILLE
4,1 -— Subvention
La Ville d'Orvault s'engage à verser une subvention d'un montant de 1450 € au titre de la manifestation « Challenge Tilagone » pour l'année 2022.
4.2 — Aides indirectes
L'ensemble des aides indirectes sont réunies dans l'annexe 1, que ce soit les espaces attribués, les matériels ou les interventions prévues pour l'ensemble de la manifestation lors du tournoi sur le site du complexe sportif Roger Picaud.
4.2.1 - Equipements
La Ville s'engage, d'une part, à mettre à disposition à titre gracieux les installations
suivantes selon les conditions définies ci-dessous :
- Salle Tilagone du complexe sportif Roger Picaud, le vendredi 10 juin 2022 de 22H à 23H30, le samedi 11 juih 2022 de 7H à 23H30 et le dimanche
12 juin 2022 de 7H à 23H30.
- Gymnase du complexe sportif Roger Picaud, le vendredi 10 juin 2022 de 22H30 à 23H, le samedi 11 juin 2022 de 7H à 22H et le dimanche 12 juin 2022 de 7H à 20H.
- Les courts 3 et 4 de tennis du complexe sportif Roger Picaud, le vendredi 10 juin 2022 de 22H30 à 23H, le samedi 11 juin 2022 de 7H à 22H et le dimanche 12 juin 2022 de 7H à 20H.
Conseil municipal du 28 mars 2022 31/65
DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 Conventions et subventions 4.2.2 - Moyens logistiques
La Ville s'engage, d'autre part, à apporter son soutien à l'organisation de la manifestation par la mise à disposition des moyens logistiques précisés en annexe 1.
4.2.3 —- Moyens humains
La Ville procède aux interventions suivantes :
- Un référent Ville (cadre d'astreinte), |
- La présence d'un gardien chaque jour du tournoi.
Les numéros de téléphone ad hoc seront partagés avec |’ association en amont de la manifestation.
4.2.4 - Autres aides indirectes
La Ville fournit les services indiqués en annexe 1.
4.2.5 - Communication
La Ville accompagne l’organisation sur la communication et en particulier pour la possible réalisation des supports de communication. Cet accompagnement est également précisé en annexe 1.
- Ville :
- Parution Orv' & Co
- Information site internet, Facebook
- Presse :
- Rédaction du communiqué et relation presse
- RMSISSÈE
Création d’un visuel
- Tirage affiches format A3 et distribution tous commerces et accueils mairie
- Affiches 2m2 pour affichage dans les sucettes
Article 5 - ENGAGEMENTS DE L'ASSOCIATION
La manifestation étant organisée en partenariat avec la Ville, l'organisateur doit réaliser Un dossier préalable dans lequel devront figurer :
- Le descriptif de l'action ;
- Le budget prévisionnel de la manifestation :
- Les contenus et objectifs de l'action ;
- Le public cible et le nombre de bénéficiaires ;
-__Les lieux, date et durée de réalisation ;
- Les contacts à joindre avec les modalités de communication ;
-__L'attestation d'assurance ;
- L'autorisation d’ ouverture d'un débit de boisson temporaire de 2ème catégorie :
- La méthode d'évaluation de l’action.
5.2 - Organisation
L'organisateur a à sa charge :
- L'organisation générale de l'évènement ;
- Le nettoyage du matériel prêté après utilisation ;
- L'organisation de la gestion des parkings dans là limite des zones autorisées par la Ville.
Conseil municipal du 28 mars 2022
DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 Conventions et subventions
32/65 L'association organisatrice s'engage à s'adapter aux possibilités des équipements techniques mis à disposition. Tous les frais relatifs à la manifestation autres que ceux expressément pris en charge par la Ville sont à la charge de l'organisateur.
- Besoi icité
La Ville s'engage à mettre à disposition le matériel électrique nécessaire à |’ apport de la puissance correspondant aux besoins de l'organisateur dans la limite des possibilités techniques et après concertation avec le service régie bâtiment de la Ville.
En contrepartie, l'organisateur s'engage à fournir une liste exhaustive du matériel nécessitant un branchement électrique ainsi que la répartition des différents appareils sur le site de la manifestation au plus tard cinq semaines avant la manifestation.
De plus, l'organisateur s'engage à respecter cette liste et ne peut la revoir à la hausse.
5.4 - Dégradations L'association s'engage
à remplacer à l'identique ou à reverser la valeur de tout
. matériel dégradé qui aura été mis à sa disposition par la Ville.
.5 — m ion
L'association s'engage à valoriser le soutien de la Ville sur tous les supports de communication utilisés. L'organisateur s'engage à faire parvenir à la Ville, au plus tard 3 mois avant l'événement, les éléments utiles, pour impression et distribution.
— Sécurité nsabili
L'organisateur s'engage à mettre en place tous les équipements de sécurité nécessaires au bon déroulement de la manifestation et à se conformer à la règlementation en vigueur.
Orvault Badminton Club reste responsable de tout incident, accident ou dommage
survenant du fait de la manifestation.
3.7 - Assurances
L'organisateur s'engage à contacter son assureur pour le prévenir de |’ organisation de la manifestation et faire en sorte que les risques encourus soient couverts ainsi que tout le matériel loué pour l'évènement. Une copie de l'attestation d'assurance est à joindre au dossier,
II - DEMA CO-RESPONSABLE
Article 6 - ENGAGEMENTS RECIPROQUES
L'organisateur doit développer une démarche écoresponsable, comme défini en annexe 2.
Cette annexe 2, outil d'évaluation, encadre et synthétise la démarche et les attentes prioritaires. Ce document désigne les engagements et objectifs assignés incontournables. Quatre axes de travail sont privilégiés avec pour chacun d’ entre eux les enjeux visés et les objectifs vers lesquels il faut tendre.
Conseil municipal du 28 mars 2022 33/65
DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 Conventions et subventions .1 — i riel
6.1.1 - Enjeux
L'organisateur s'engage à garder et à rendre les lieux propres dans le périmètre de la manifestation et de ses environnements immédiats. Pour ce faire, un ramassage des détritus est CNE par l'association à chaque fin de journée de tournoi.
6.1.2 - Objectifs
Les objectifs recherchés sont les suivants :
- Organiser le ramassage des déchets pendant la manifestation et en fin de journée ; À
- _ Procéder à la collecte des déchets à l' intérieur, dans les vestiaires et en extérieur ;
- Rendre les mobiliers et matériels dans leur état initial ;
- Prévoir la remise en propreté des sites et équipements.
6.2 - Déchets
6.2.1 - Enjeux
Il s'agit en complémentarité de la recherche du maintien en propreté des espaces, de réaliser une gestion des déchets qui implique leur tri, leur valorisation et leur réduction à la source.
6.2.2 - Objectifs
Les objectifs recherchés sont les suivants :
- Limiter l'emballage et le suremballage et favoriser les grands
conditionnements ;
- Limiter les canettes métalliques et les bouteilles polyéthylènes : ; - Étendre le principe de consigne ;
- Permettre le recyclage avec la collecte des cartons.
6.3 -
6.3.1 - Enjeux
Il s’agit de l'impact le plus important sur l'environnement dans un évènement. Aussi, il est impératif de se poser les bonnes questions pour limiter le transport des participants ou faciliter l'accès au site des transports collectifs (cars, minibus, co-voiturage).
6.3.2 - Objectifs
Les objectifs recherchés sont les suivants :
- Optimiser de manière adaptée les aires de stationnement ;
- Encourager. le covoiturage des équipes participantes et des
spectateurs ;
- Organiser la gestion des placements dans le parking ; F
- Assurer une signalétique des stationnements, adaptée et
respectueuse de l'environnement.
- Respecter et faire respecter au public les règles d'accessibilité du site (places de stationnements PMR, pas d'entrave aux
cheminements, ..).
Conseil municipal du 28 mars 2022 34/65
DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 Conventions et subventions .4 — m icatio
6.4.1 - Enjeux
Lors d'un événement, la communication représente un impact considérable sur l'environnement. Pour y remédier, quelques mesures simples :
- Réfléchir à de nouvelles stratégies de communication plus
responsables, orientées vers des supports dématérialisés ;
- S'interroger sur l'utilité réelle de chaque support et sur l'étendue de
leur diffusion.
6.4.2 — Objectifs
Les objectifs recherchés sont les suivants :
- Limiter le tirage papier et privilégier le papier recyclé ;
- Développer une impression responsable (nature de l'encre utilisée, il
TITRE IV - ENCADREMENT DU PARTENARIAT
Article 7 - LITIGE
En cas de non-exécution, de retard significatif ou de modification substantielle sans l'accord écrit de la collectivité des conditions d'exécution de la convention par l'association, et sans préjudice des dispositions prévues dans lé cadre de l'évaluation, la collectivité peut suspendre ou diminuer les aides en nature prévues au titre de la présente convention. :
En tout état de cause, la Ville entend limiter ses engagements contractuels à ceux qui découlent ipso facto des différentes clauses du présent texte. En aucun cas elle ne pourra être tenue pour responsable ou solidaire des charges nouvelles qui traduiraient l'application de décisions qu’elle n'aurait pas formellement approuvées.
Article 8 - ÉVALUATION
L'évaluation des conditions de réalisation de la manifestation à laquelle la Ville apporte son concours, sur un plan quantitatif comme qualitatif, est réalisée dans les conditions définies d'un commun accord entre la collectivité et le club.
Une réunion de bilan de la manifestation sera organisée, à l'initiative de la Ville, au plus tard trois mois après l'édition concernée. Cette rencontre permettra de : - Présenter un bilan comptable de la. manifestation ; |
- Apporter des éléments quantitatifs d'évaluation portant sur le nombre de sportifs et de spectateurs accueillis au cours de la manifestation (estimation . là plus précise possible) ;
- Apporter des éléments qualitatifs portant sur l’organisation générale de la manifestation (ce qui a été satisfaisant et ce qui ne l’a pas été, ...) ;
- Un point particulier sera consacré à la démarche éco-participative avec la mise en évidence des points positifs mais aussi des modifications à apporter afin de garantir une éco-manifestation.
Conseil municipal du 28 mars 2022 35/65
DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 Conventions et subventions Article 9 - CONTRÔLE DE LA COLLECTIVITE
L'association s'engage à faciliter, à tout moment, le contrôle par la collectivité ou ses représentants dûment habilités, de la réalisation de l'objectif, notamment par l'accès à toute pièce justificative des dépenses et tout autre document dont la production serait jugée utile.
Au terme de la convention, l'association remet dans un délai de trois mois un bilan comptable couvrant l'ensemble de la période d'exécution de la convention. Un contrôle, éventuellement sur place, peut être réalisé par la collectivité, en vue d'en vérifier l'exactitude.
Article 10 - CONDITIONS DE RENOUVELLEMENT DE LA CONVENTION
La conclusion éventuelle d'une nouvelle convention est subordonnée à la réalisation du contrôle prévu à l'article 9 et au dépôt des conclusions de l'évaluation prévue à l'article 8.
Article 11 - RÉSILIATION
Chaque partie se réserve le droit de mettre fin unilatéralement et à tout moment à la présente convention en cas de non-respect, par l’une ou l'autre des parties, des engagements respectifs inscrits dans la présente convention. Celle-ci pourra être résiliée de plein droit par l’une ou l'autre des parties à l'expiration d'un délai de 2 mois suivant l'envoi d'une lettre recommandée avec accusé de réception valant mise en demeure.
La présente convention pourra être résiliée à tout moment avant son terme si les deux parties sont d'accord. La dissolution du contrat par acte volontaire des parties sera alors signée par les deux parties. ;
Dans les deux cas ci-dessus exposés, le club remboursera alors à la Ville la part de la subvention éventuellement déjà versée, le tournoi n'étant pas organisé ou les engagements n'étant plus remplis.
Article 12 - DIFFÉRENDS
En cas de litige dans l'application de la présente convention et à défaut de règlement amiable d'abord recherché, le tribunal compétent est le Tribunal Administratif de Nantes.
Fait à Orvault, le
Orvault Badminton Club, | La Ville,
Sandrine LE BOURG ou Armel LE BLANC,
Coprésidents
Conseil municipal du 28 mars 2022 36/65
DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 : Conventions et subventions
(@) sit ANNEXE 1 - ORGANISATION DU CHALLENGE TILAGONE
Interve- Club
.| nants
PREPARATION DE L'EVENEMENT Précisions
COORDINATION
Réunion technique sur site
DÉROULÉ :
Vendredi 10 juin 2022 :
Préparation des équipements sportifs de 22H à 23H30
Samedi 11 juin 2022 :
Compétitions dans la salle Tilagone et le gymnase de la
Cholière de 8H à 20H.
Dimanche 12 juin 2022 :
Compétitions dans la salle Tilagone et le gymnase de la
Cholière de 8H à 18H.
État des lieux avant et après la manifestation DACSE GE
INFORMATION
Information aux clubs (OSTT, OVB, OCTC)
COMMUNICATION
Mise à jour du communiqué de Presse
Communication Orv&Co (retour sur l'événement si
possible) Service
Communication Facebook a
Communication internet ation
Réalisation / tirage de l'affiche A3 couleur
Distribution dans tes commerces et accueil Mairie
Affiches 2m2 dans les sucettes semaines 22 et 23 —_—
EQUIPEMENTS DACSE VS
Mise à disposition de la salle Tilagone : ‘
Vendredi 10 juin 2022 de 22H à 23H30
Samedi 11 juin 2022 de 7H à 23H30
Dimanche 12 juin 2022 de 7H à 23H30
DACSE VS
DACSE VS
Mise à disposition du gymnase de la Cholière :
Vendredi 10 juin 2022 de 22H30 à 23H
Samedi 11 juin 2022 de 7H à 22H
Dimanche 12 juin 2022 de 7H à 20H DACSE GE
Mise à disposition des courts de tennis 3 et 4 de la
Cholière :
Vendredi 10 juin 2022 de 22H30 à 23H
Samedi 11 juin 2022 de 7H à 22H
| Dimanche 12 juin 2022 de 7H à 20H
LIVRAISON / RETRAIT
Mise à disposition du matériel suivant :
2 bärnums 6*3 Pas de
1 barnum 3%3 cuisson DACSE GE
6 estrades SAMIA (pieds 20cm) sous les
15 barrières RUES DAST EV
6 double poubelles Disponibilité | 1m
20 tables du matériel
à confirmer | bAST
DACSE
Logistique
Conseil municipal du 28 mars 2022 37/65 DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 Conventions et subventions 120 chaises
16 plantes
5 bacs jaunes / 5 bacs bleus
1 coffret électrique et 3 prises P17 de 25m
3 éclairages intérieur barnums
4 rallonges de 5m
1 rallonge de 10m
1 rallonge de 25m
4m de passages de câbles
PENDANT L'EVENEMENT Précisions
Cholière
Présence du gardien sur le site de la Cholière DACSE GE
Samedi 11 juin 2022 de 7h à 23h
Dimanche 12 juin 2022 de 7h à 20h
Numéro du gardien de la Cholière : 06 22 39 62 64
Numéro du gardien de ronde : 06 23 75 23 24
APRES L'EVENEMENT Précisions
Rangement du.matériel mis à disposition
Nettoyage des équipements mis à disposition
Interve-
nants Club
Interve- nants Club
Fait à Orvault, le Orvault Badminton Club, La Ville,
Sandrine LE BOURG ou Armel LE BLANC,
Coprésidents
Conseil municipal du 28 mars 2022 38/65
DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 Conventions et subventions ®) it ANNEXE 2 - GRILLE D'EVALUATION MANIFESTATION ECORESPONSABLE
CHALLENGE TILAGONE
VOLET OBLIGATOIRE
DBJECTIF ACTIONS EVALUATION DE CONFORMITE :
O/N Mettre en place un dispositif opérationnel
pour le ramassage des déchets (au sol)
tout le temps de la manifestation et à la fin
des journées
Propreté du site du
complexe sportif Roger
Picaud et respect des
Mettre en place un dispositif opérationnel de
collecte des déchets (poubelles) et dans
la zone vestiaires, suffisamment
dimensionné pendant la manifestation
SAR RATENES . et Rendre les mobiliers et matériels mis à
matériels mis 4 | disposition par les services municipaux et
disposition métropolitains conformes à leur état initial
Remettre en état de propreté les lieux et
leurs abords
VOLET INCITATIF
OBJECTIFS ACTIONS INCITATIVES En. 2.
Organiser la collecte de tous les cartons en
sensibilisant les bénévoles de la restauration et
autres points de distribution alimentaire
Tri, valorisation et | Instaurer le principe de la consigne
réduction des déchets matérialisé par des gobelets consignés
(à la source) Limiter les canettes métalliques ou
bouteilles polyéthylènes au profit de grands
conditionnements avec service en gobelets
| consignables
Encourager au covoiturage les équipes
participantes et les spectateurs
Optimiser de manière adaptée les aires de
stationnement (parking Cholière)
Déplacements
stationnements
Organiser si nécessaire la gestion des
placements dans les parkings
Assurer une signalétique des stationnements
adaptée et respectueuse de l’environnement
Respecter et faire respecter äu public les règles
d'accessibilité du site (places de
stationnements PMR, pas d'entrave aux
cheminements, ..)
Communication
Limiter les supports papier et privilégier le papier recyclé Développer une responsable impression (encre) Conseil municipal du 28 mars 2022 DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 Conventions et subventions 39/65 à
Entre la Ville et Orvault Badminton Club, il sera procédé, à l'issue de la manifestation, une évaluation de ces actions, dont celles obligatoires dans le cadre de la manifestation éco responsable. Le second volet incitatif fait l'objet d'une auto- évaluation déclarative.
Dans la logique de responsabilisation, Orvault Badminton Club est encouragé à être lui-même force de proposition sur les thèmes proposés, voire sur d’autres thématiques.
Fait à Orvault, le
Orvault Badminton Club, La Ville,
Sandrine LE BOURG ou Armel LE BLANC,
Coprésidents
Orvault Badminton Club :
Budget du « Challenge Tilagone » :
| DEPENSES RECETTES
ituté réalisé 2021 | prévu 2022 RE réalisé 2021 | prévu 2022
Achats 441,80 €] 1 200,00 €| Subventions Ville 1 410,00 €] 1 410,00 €
NICE SxBrEUTs Autres subventions (frais secouristes / - € -€ € -€
: et dons gardiennage)
Autres services
extérieurs (lots 2767,21€l 3 700,00 €|Partenarlats privés 1 000,00 €] 2 000,00 €
médailles réception)
Frais et déplacements
N'epergernente 173,50 € 110,00 Put restauration (pour È restauration
juge arbitre)
Autre (à préciser)
fourniture Autre (à préciser)
informatique et frais Lara 27006 inscription équipes
FFBaD
Total 3 754,49 €! 5 380,00 €] Total 5075B1€|] 861000 €
Résultat Net 132132€l 3 230.00 €
1 485,81 €] 2 000,00 €
1 180,00 €] 3 200,00 €
Conseil municipal du 28 mars 2022 40/65
DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 Conventions et subventions
/_ CONVENTION D'ORGANISATION DU TOURNOI INTER-ECOLES ET INTERCLUBS SUR HERBE
ENTRE
LA VILLE D'ORVAULT
ET
L'ASSOCIATION SPORTIVE : HANDBALL ORVAULT
Entre les soussignés :
La ville d'Orvault, représentée par le Maire, Monsieur Jean-Sébastién GUITTON, agissant en vertu d'une délibération du Conseil Municipal du 14 décembre 2020. Ci-après dénommée "la Ville",
D'une part.
Et,
L'Association sportive Handball Orvault (HBO) régie par la loi du 1°’ juillet 1901,
Représentée par M. Guillaume COLOSIEZ, son Président, agissant au nom et pour le compte de ladite association dont le siège est situé : Maison du Sport et de la Vie Associative 108 bis av. Claude Antoine Peccot, 44700 ORVAULT. Ci-après dénommée « l'Association Sportive » ou « le club » ou « l'organisateur ».
D'autre part.
Il a été exposé et convenu ce qui suit :
PREAMBULE :
Dans le cadre de sa politique sportive, la Ville d'Orvault soutient les activités d'intérêt général que sont le développement du sport amateur, qu'il soit de loisir ou de compétition, et la mise en œuvre d'actions concourant à la pratique sportive du plus grand nombre, notamment les manifestations sportives.
A ce titre, la Ville souhaite valoriser les manifestations sportives organisées par les associations sportives orvaltaises, ici le « Tournoi interclubs sur herbe » du HandBall Orvauit.
La Ville soutient cette manifestation sportive mobilisant un grand nombre de bénévoles, drainant un large public, véhiculant une image positive d'Orvault et concourant à la promotion de son territoire.
L'encouragement du bénévolat et l'incitation à l'investissement associatif constituent des objectifs prioritaires de la Ville d'Orvault.
Le soutien de la Ville se matérialise par le versement d'une subvention spécifique et par des aides indirectes consistant en la mise à disposition gracieuse d'équipements, de mobiliers et de matériels.
Conseil municipal du 28 mars 2022 41/65
DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 Conventions et subventions TITRE I —- OBJET DE LA CONVENTION - PARTENARIAT
Article 1 - NATURE DE LA MANIFESTATION :
La présente convention a pour objet de définir les conditions et modalités dans lesquelles la Ville apporte son soutien à la manifestation ci-dessous nommée : TOURNOI INTERCLUBS SUR HERBE
Le tournoi se déroule sur le week-end des 24, 25 et 26 juin 2022 selon les conditions définies dans les articles suivants.
Article 2 - DURÉE DE LA CONVENTION
La présente convention est conclue pour l'année 2022.
Article 3 - DROITS D'ORGANISATION
La manifestation reposant sur une association à but non lucratif et présentant un intérêt local certain, aucun droit n'est versé à la Ville par l'organisateur.
TIT I - AGEMENTS DES PARTI
Article 4 - ENGAGEMENTS DE LA VILLE
4.1 —- Subvention
La Ville s'engage à verser une subvention d’un montant de 1450 € au titre de la manifestation « Tournoi inter-écoles et interclubs sur herbe » pour l'année 2022.
_ es indirect
L'ensemble des aides indirectes sont réunies dans l'annexe 1, que ce soit les espaces attribués comme les matériels ou les interventions prévues pour l'ensemble de la manifestation.
4.2.1 - Equipements
La Ville d'Orvault s'engage, d’une part, à mettre à disposition à titre gracieux les installations suivantes selon les conditions définies ci-dessous :
- Le terrain d'honneur de la Cholière
- Les vestiaires de la Cholière
-__ La salle polyvalente située à la Cholière ou le gymnase de la Cholière en fonction des disponibilités
4.2.2 —- Moyens logistiques
La Ville d'Orvault s'engage d’autre part à apporter son soutien à l'organisation de ‘la manifestation par la mise à disposition des moyens logistiques précisés en annexe 1. ‘
En cas d'alerte de niveau rouge signalée par Météo France pendant la durée de la manifestation, celle-ci sera suspendue le temps de l'alerte.
En cas d'alerte orange, les décisions nécessaires à la mise en sécurité des publics seront prises en concertation entre la Ville et l'organisateur.
Conseil municipal du 28 mars 2022 42/65
DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 Conventions et subventions 4.2.3 - Moyens humains
La Ville d'Orvault procède aux interventions suivantes :
- un référent Ville (cadre d'astreinte),
- la présence d'un gardien chaque jour du tournoi.
Les numéros de téléphone ad hoc seront partagés avec l’association en amont dé la manifestation.
4.2.4 — Autres aides indirectes .
La Ville d'Orvault fournit les services indiqués en annexe 1.
4.2.5 —- Communication
La Ville d'Orvault accompagne l'organisation sur la communication, en particulier pour la possible réalisation des supports de communication, cet accompagnement est également précisé en annexe 1.
e Ville :
- Parution Orv' & Co
-__ Information site internet, facebook
-_ Newsletter
- Page accueil www.orvault.fr
e Presse :
- Rédaction du communiqué et relation presse
- Affichage :
-__ Tirage affiches format A3 et distribution tous commerces et accueils Mairie
Article 5 - ENGAGEMENTS DE L'ASSOCIATION
£ 1 - Déclar
La manifestation étant organisée en partenariat avec la Ville, l'organisateur doit réaliser un dossier préalable dans lequel devront figurer :
+ le descriptif de l’action ;
le budget prévisionnel de la manifestation ;
les contenus et objectifs de l’action ;
le public cible et le nombre de bénéficiaires ;
les lieux, date et durée de réalisation ;
les contacts à joindre avec les modalités de communication :
l’attestation d'assurance ;
l'autorisation d'ouverture d'un débit de boisson temporaire de 2ème catégorie ; .
+ la méthode d'évaluation de l'action.
5.2 —- Organisation
Toutes les demandes de l'organisateur pendant la durée du tournoi sont effectuées auprès du référent du service des sports. De plus, l'organisateur Handball Orvault a à sa charge :
- L'organisation générale de l'évènement ;
- Le nettoyage du matériel prêté après utilisation ;
- Le démontage de la sonorisation et son stockage dans la loge du gardien le dimanche soir du tournoi ;
Conseil municipal du 28 mars 2022 43/65
DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 Conventions et subventions - L'organisation de la sécurité du site et notamment des biens mis à disposition par la Ville au cours des nuits du tournoi ;
- L'organisation de la. gestion des parkings dans la limite des zones autorisées par la Ville.
L'association organisatrice s'engage à s'adapter aux possibilités des équipements techniques mis à disposition. Tous les frais relatifs à la manifestation autres que ceux expressément pris en charge par la Ville d'Orvault sont à la charge de l'organisateur.
«3 — i él ici
La Ville s'engage à mettre à disposition le matériel électrique nécessaire à l'apport de là puissance correspondant aux besoins de l'Organisateur dans la limite des possibilités techniques et après concertation avec le service régie bâtiment de la Ville.
En contrepartie, l'organisateur s'engage à fournir une liste exhaustive du matériel nécessitant un branchement électrique ainsi que la répartition des différents appareils sur le site de la manifestation au plus tard 5 semaines avant l'événement.
De plus, l'association s'engage à
hausse.
respecter cette liste et ne peut la revoir à la
.4 —- Dégr ion
L'association s'engage à remplacer à l'identique ou à reverser la valeur de tout matériel dégradé qui aura été mis à sa disposition par la Ville et qui aurait connu, au cours de sa mise à disposition, une dégradation autre que celle due à une usure normale.
= nicati
L'association s'engage à valoriser le soutien de la Ville sur tous les supports de communication utilisés.
L'organisateur s'engage à faire parvenir à la Ville, avant impression et distribution, un exemplaire du programme, de l'affiche, de la plaquette d'inscription et dures documents édités pour la manifestation.
5.6 - Sécuri r ilité
L'association Handball Orvault s'engage à respecter les équipements et matériels mis à disposition par la Ville, L'utilisateur garantit le respect de l’ordre public sur place et aux abords de la salle.
La Ville décline toute responsabilité en cas de vol ou de dégradations durant la période d'utilisation, ainsi que dans le cas où l'organisateur aurait sollicité l'accord d'entreposer des matériels, denrées où autres, en amont ou en aval de l'évènement.
L'organisateur s'engage à mettre en place tous les équipements de sécurité nécessaires au bon déroulement de la manifestation et à se conformer à la règlementation en vigueur.
Conseil municipal du 28 mars 2022 44/65
DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 Conventions et subventions 7 — Assurances
Handball Orvault reste responsable de tout incident, accident ou dommage survenant du fait de la manifestation.
L'organisateur s'engage à contacter son assureur pour le prévenir de l’organisation de la manifestation et faire en sorte que les risques encourus soient couverts ainsi que tout le matériel loué pour l'évènement. Une copie de l'attestation d'assurance est à joindre au dossier.
TI IIT - DEMARCHE ECO-RE ABLE
Article 6 - ENGAGEMENTS RECIPROQUES
Handball Orvault met en place et développe une démarche éco-responsable. Le renouvellement de la démarche est défini en annexe 2.
Cette annexe 2, outil d'évaluation, encadre et synthétise la démarche et les attentes prioritaires. Ce document désigne les engagements, objectifs assignés incontournables, conditionnant l'attribution du complément de subvention, ainsi que les simples encouragements ou incitations. 4 axes de travail sont privilégiés avec pour chacun d’ SI eux les enjeux visés et les objectifs vers lesquels il faut tendre.
6.1.1 - Enjeux
L'organisateur s'engage à garder et à rendre les lieux propres dans le périmètre de la manifestation et de ses environnements immédiats. Pour ce faire, un
ramassage des détritus est organisé par l'association et à chaque fin de journée de tournoi.
6.1.2 - Objectifs
Les objectifs recherchés sont les suivants : |
- Organiser le ramassage des déchets pendant la manifestation et en fin de journée ;
-__ Procéder à la collecte des déchets en extérieur et dans les‘ vestiaires : - Rendre les mobilier et matériel dans leur état initial ;
-__ Prévoir la remise en propreté des équipements.
6.2 —- Déchets
6.2.1 - Enjeux
Il s'agit en complémentarité de la recherche du maintien en propreté des espaces, de réaliser une gestion des déchets qui implique leur tri, leur valorisation et leur réduction à la source.
6.2.2 - Objectifs
- Les objectifs recherchés sont les suivants :
- Limiter l'emballage et le suremballage et favoriser les grands
conditionnements ;
- Limiter les canettes métalliques et les bouteilles polyéthylènes ;
- Etendre le principe de consigne ;
- Permettre le recyclage avec la collecte des cartons.
Conseil municipal du 28 mars 2022 45/65
DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 Conventions et subventions = ( stati ements
6.3.1 - Enjeux
Il s'agit de l'impact le plus important sur l'environnement dans un évènement. Aussi, il est impératif de se poser les bonnes questions pour limiter le transport des participants ou faciliter l'accès au site des transports collectifs (cars, minibus, co-voiturage).
6.3.2 - Objectifs
Les objectifs récherchés sont les suivants :
- Optimiser de manière adaptée les aires de stationnement ; - Encourager le covoiturage des équipes participantes et des
spectateurs ; ‘
- Organiser là gestion des placements dans les parkings ;
- Assurer une signalétique des stationnements, adaptée et
respectueuse de l'environnement.
- Respecter et faire respecter au public les règles d'accessibilité du site (places de stationnements PMR, pas d’entrave aux
cheminements, ..).
6.4 - Communication
6.4.1 - Enjeux
Lors d'un événement, la communication représente un impact considérable sur l'environnement. Pour y remédier, quelques mesures simples :
- Réfléchir à de nouvelles stratégies de communication plus
responsables, orientées vers des supports dématérialisés ;
-__S'interroger sur l'utilité réelle de chaque support et sur l'étendue de leur diffusion.
6.4.2 - Objectifs
Les objectifs recherchés sont les suivants :
- Limiter le tirage papier et privilégier le papier recyclé ;
- Développer une impression responsable (nature de l'encre utilisée...).
TITRE IV - E REMENT DU PARTENARIAT
Article 7 - LITIGE
En cas de non-exécution, de retard significatif ou de modification substantielle sans l'accord écrit de la collectivité des conditions d'exécution de la convention par l'association, et sans préjudice des dispositions prévues dans le cadre de l'évaluation, la collectivité peut suspendre ou diminuer le montant des versements, remettre en cause le montant de la subvention ou exiger le reversement de tout ‘ou partie des sommes déjà versées au titre de la présente convention.
En tout état de cause, la Ville entend limiter ses engagements contractuels à ceux qui découlent ipso facto des différentes clauses du présent texte. En aucun cas elle ne pourra être tenue pour responsable ou solidaire des charges nouvelles qui traduiraient l'application de décisions qu'elle n'aurait pas formellement
approuvées.
Conseil municipal du 28 mars 2022 46/65
DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 Conventions et subventions Article 8 - ÉVALUATION
L'évaluation des conditions de réalisation du Tournoi auquel la Ville d'Orvault apporte son concours, sur un plan quantitatif comme qualitatif, est réalisée dans les conditions définies d'un commun accord entre la collectivité et le club.
Une réunion de bilan de la manifestation Tournoi Interclubs sur Herbe sera organisée, à l'initiative de la Ville, au plus tard trois mois après l'édition concernée.
Cette rencontre permettra de :
- Présenter un bilan comptable de la manifestation
- Apporter des éléments quantitatifs d'évaluation portant sur le nombre de sportifs et de spectateurs accueillis au cours de là manifestation SMeEen la plus précise possible).
- Apporter des éléments qualitatifs portant sur l'organisation générale de la manifestation (ce qui a été satisfaisant et ce qui ne l’a pas été, ....).
- Un point particulier sera consacré à la démarche éco- participative avec la mise en évidence des points positifs mais aussi des modifications à apporter afin de garantir une éco-manifestation.
Article 9 - CONTRÔLE DE LA COLLECTIVITE
L'association s'engage à faciliter à tout moment, le contrôle par la collectivité ou ses représentants dûment habilités, de la réalisation de l'objectif, notamment par l'accès à toute pièce justificative des dépenses et tout autre document dont la production serait jugée utile.
Au terme de la convention, l'association remet dans un délai de trois mois, un bilan comptable couvrant l'ensemble de la période d'exécution de la convention. Un contrôle, éventuellement sur place, peut être réalisé par la collectivité, en vue d'en vérifier l'exactitude.
Article 10 - CONDITIONS DE RENOUVELLEMENT DE LA CONVENTION
La conclusion éventuelle d'une nouvelle convention est subordonnée à la
réalisation du contrôle prévu à l'article 9, et au dépôt des conclusions de l'évaluation prévue à l'article 8.
Article 11 - RÉSILIATION
Chaque partie se réserve le droit de mettre fin unilatéralement et à tout moment à la présente convention en cas de non-respect par l’une ou l'autre des parties, = engagements respectifs inscrits dans la présente convention. Celle-ci pourra être résiliée de plein droit par l’une ou l'autre des parties à l'expiration d'un délai de 2 mois suivant l'envoi d'une lettre recommandée avec accusé de réception valant mise en demeure.
La présente convention pourra être résiliée à tout moment avant son terme si les: deux parties sont d'accord. La dissolution du contrat par acte volontaire des parties sera alors signée par les deux parties.
Dans les deux cas ci-dessus exposés, le club remboursera alors à la Ville la part
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DCM2022S2N30 - Soutien ayx manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 Conventions et subventions de la subvention éventuellement déjà versée, le tournoi n'étant pas organisé ou les engagements n'étant plus remplis.
Article 12 - DIFFÉRENDS
En cas de litige dans l'application de la présente convention et à défaut de règlement amiable d'âbord recherché, le tribunal compétent est le Tribunal Administratif de Nantes. ‘
Fait à Orvault, le
Handball Orvault, La Ville,
Guillaume COLOSIEZ,
Président
Conseil municipal du 28 mars 2022 48/65
DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 Conventions et subventions
(@) it ANNEXE 1 - ORGANISATION DU TOURNOI INTER-ECOLES
ET INTERCLUBS SUR HERBE 2022 - HANDBALL ORVAULT
PREPARATION DE L'EVENEMENT Intervenants Club
COORDINATION
DACSE Vie Sportive
Réunion technique sur site
Référent logistique désigné
DÉROULÉ :
Vendredi 24 juin (journée): Tournoi inter-
écoles
Samedi 25 juin (journée) : Tournoi interclubs
Dimanche 26 juin (journée) : Tournoi interclubs
État des lieux avant (et après) manifestation DACSE GE
INFORMATION | DACSE VS
Information aux clubs (ORC, OBC, OSTT et SKCO)
COMMUNICATION
Mise à jour du communiqué de Presse
Communication Orv&Co
Communication Facebook
Communication newsletter + page d'accueil | SERVICE com.
www.orvault.fr
Communication internet
Tirage de l'affiche A3 couleur (20 exemplaires)
Distribution dans les commerces et kiosques
EQUIPEMENTS
Mise à disposition du terrain A de la Cholière
Vendredi 24 juin de 7h à 19h
Samedi 25 juin de 7h à 23h
Dimanche 26 juin de 7h30 à 22h
Mise à disposition de la salle polyvalente de
la Cholière : .
Samedi 25 juin de 7h à 21h
Dimanche 26 juin de 7h à 20h
PROTOCOLE
Nombre de coupes à définir DACSE VS
Horaire de remise des prix à définir
LIVRAISON
CHOLIERE : DACSE Logistique
a
Conseil municipal du 28 mars 2022 49/65
DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 Conventions et subventions
Mise à disposition le matériel suivant : Disponibilité dû
5 barnums matériel à confirmer
40 chaises
DAST
25 tables d'1,20m extérieures =
1 coffret électrique
Nombre de rallonges et multiprises à définir
4 Int L
PREPARATION DE L'EVENEMENT ser Club
[à jè NANTES METROPOLE |TRI DU VERRE 2 bacs jaunes et bleus à lä Cholière RL CUS
Type de sonorisation à définir Dee
Présence du gardien de site de la CHOLIERE DACSE GE
Vendredi 24 juin de 7h à 23h
Samedi 25 juin de 7h à 23h
Dimanche 26 juin de 7h à 21h
PENDANT L'EVENEMENT DACSE GE
Joindre le gardien de la Cholière : 06 22 39 62 64
Ou le gardien de ronde : 06 23 75 23 24
APRES L'EVENEMENT
Débriefing de la manifestation passée entre le
service vie sportive et le référent du HBO
Fait à Orvault, le
Handball Orvault, La Ville,
Guillaume COLOSIEZ,
Président
Conseil municipal du 28 mars 2022 50/65
DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 Conventions et subventions ‘ ® ORVAULT
ANNEXE 2 - GRILLE D'EVALUATION MANIFESTATION ECORESPONSABLE — TOURNOI INTER-ECOLES ET INTERCLUBS SUR HERBE 2022 (HBO)
VOLET OBLIGATOIRE
| EVALUATION DE OBJECTIF
ACTIONS CONFORMITE :
O/N
Proprèté du site de la] Mettre en place un dispositif
Cholière et respect des| opérationnel pour le ramassage
équipements et| des déchets (au sol) tout le
matériels mis à | temps de la manifestation et à la
disposition fin des journées
- Les vestiaires de jal Mettre en place un dispositif
Cholière opérationnel de collecte des
- La salle polyvalente de déchets extérieurs (poubelles)
la Cholière et dans la zone vestiaires,
- Le terrain d'honneur! Suffisamment dimensionné
de la Cholière pendant la manifestation
Rendre les mobiliers et
| matériels mis à disposition par les |
| services municipaux et
métropolitains conformes à leur
état initial
Remettre en état de propreté les
lieux et leurs abords
VOLET INCITATIF
OBJECTIFS ACTIONS INCITATIVES REALISATION
Tri, valorisation et Organiser la collecte de tous les
réduction de déchets cartons en sensibilisant les
(à la source) bénévoles de la restauration et
autres points de distribution
alimentaire
Instaurer le principe de la
consigne matérialisé par des
gobelets consignés
Limiter les canettes métalliques
ou bouteilles polyéthylènes au
profit de grands conditionnements
avec service en gobelets
consignables.
Déplacements et Encourager au covoiturage les
stationnements équipes participantes et les
spectateurs
Conseil municipal du 28 mars 2022 51/65
DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin CE saison 2021-2022
Conventions et subventions :
OBJECTIFS ACTIONS INCITATIVES
REALISATION :
O/N
Optimiser de manière adaptée les
aires de stationnement (parking
Cholière)
Organiser si nécessaire la gestion
des placements dans les parkings
Déplacements et
stationnements (suite)
Assurer une signalétique des
stationnements, adaptée et
respectueuse de l'environnement
Respecter et faire respecter au
public les règles d'accessibilité du
site (places de stationnements
PMR, pas d’entrave aux
cheminements, ..)
Limiter les supports papier et
privilégier le papier recyclé Communication
Développer une impression (encre) responsable Entre la Ville et le club Handball Orvault, il sera procédé à l'issue de la manifestation à l'évaluation de ces actions, dont celles obligatoires dans le cadre de la manifestation éco responsable. Le second volet incitatif fait l'objet d'une auto- évaluation déclarative. Dans la logique de responsabilisation, le club organisateur Handball Orvault est encouragé à être lui-même force de proposition sur les thèmes proposés, voire sur
d'autres thématiques.
Fait à Orvault, le _
Handball Orvault,
Guillaume COLOSIEZ,
Président
Conseil municipal du 28 mars 2022
La Ville,
DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 Conventions et subventions
52/65 HandBall Orvault :
Budget du tournoi sur herbe inter-écoles et inter clubs du HBO du 24 au 26 juin 2022
U DEPENSES RECETTES
Intitulé Réalisé | Prévu Intitulé Réalisé Prévu
2021 2022 2021 ‘2022
Achats 1580 | Subvention Ville 7924,32
Services extérieurs a
(frais secouristes, 2300 . 20796 gardiennage...) volontaires en
nature) = + _L Fe
Autres services
extérieurs (lots, 1200 | Partenariats privés 1500
médailles, réception...)
Frais et déplacements,
hébergements, 6500 EL à n 6300
restauration
Total Heures salariés ___ | :4144,32 _
Total heures bénévoles 20796 | Autre (à préciser) D
Total 36520,32 | Total 36520,32
Résultat + 0 _|
Conseil municipal du 28 mars 2022 53/65
DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 Conventions et subventions
CONVENTION D'ORGANISATION DU TOURNOI U15 PREPA-CUP 2022 ENTRE
LA VILLE D'ORVAULT
ET
ORVAULT RACING CLUB
Entre les soussignés :
La ville d'Orvault, représentée par son Maire, Monsieur Jean-Sébastien GUITTON, agissant au nom et pour le compte de ladite Ville en vertu d'une délibération du
conseil municipal du 14 décembre 2020.
Ci-après dénommée "la Ville”,
d'une part,
et,
Orvault Racing Club, régie par la loi du 1° juillet 1901, représentée par M. Pascal MARIONNEAU, son président, agissant au nom et pour le compte de ladite association dont le siège social est situé : 108 avenue Claude Antoine Peccot, 44700 Orvault.
Ci-après dénommée « l'association » ou « le club » ou « |’ organisateur »,
d'autre part,
Il a été exposé et convenu ce qui suit :
PRÉAMBULE :
Dans le cadre de sa politique sportive, la Ville d'Orvauit soutient les activités d'intérêt général que sont le développement du sport amateur, qu'il soit de loisirs ou de compétition, et la mise en œuvre d'actions concourant à la pratique SpOnNe du plus grand nombre, notamment lès manifestations sportives.
A ce titre, la Ville souhaite valoriser les manifestations sportives organisées par les “associations sportives orvaltaises, ici le tournoi U15 PREPA-CUP d'Orvault Racing Club.
La Ville soutient cette manifestation sportive mobilisant un grand nombre de bénévoles, drainant un large public, véhiculant une image positive d'Orvault et concourant à la promotion de son territoire.
L'encouragement du bénévolat et l'incitation à l'investissement associatif constituent des objectifs prioritaires de la Ville d'Orvault.
Le soutien de la Ville se matérialise par le versement d’une subvention spécifique et dés aides indirectes :
"- Mise à disposition gracieuse des équipements, mobiliers, matériels ; - Mobilisation de moyens humains ;
- __Dotation d’une coupe.
Conseil municipal du 28 mars 2022 54/65
DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 Conventions et subventions TITRE I - OBJET DE LA CONVENTION - PARTENARIAT
Article 1 - NATURE DE LA MANIFESTATION
La présente convention a pour objet de définir les conditions et modalités dans lesquelles la Ville d'Orvault apporte son soutien à la manifestation ci-dessous nommée :
. Tournoi U15 PREPA-CUP 2022
Le tournoi se déroule le samedi 27 août 2022, selon lés conditions définies dans les articles suivants.
Article 2 - DURÉE DE LA CONVENTION
La présente convention est conclue pour une durée d’un an. Elle est donc conclue pour l'année 2022.
Article 3 - DROITS D'ORGANISATION
La manifestation reposant sur une association à but non lucratif et présentant un intérêt local certain, aucun droit n'est versé à la Ville par l'organisateur.
TITRE II - ENGAGEMENTS DES PARTIES
Article 4 - ENGAGEMENTS DE LA VILLE
La Ville d'Orvault s'engage à verser une subvention d'un montant de 1450 € au titre dé la manifestation « U15 PREPA-CUP » pour l’année 2022.
4.2 — Aides indi
L'ensemble des aides indirectes sont réunies dans l'annexe 1, que ce soit les espaces attribués, les matériels ou les interventions prévues pour l'ensemble de la manifestation lors du tournoi sur le site de la Cholière.
4.2.1 - Equipements
La Ville s'engage, d'une part, à mettre à disposition à titre gracieux les installations suivantes selon les conditions définies ci-dessous : |
- Le terrain synthétique B et le terrain engazonné C du complexe sportif Roger Picaud, le samedi 27 août de 7h à 20h. |
- Les vestiaires situés entre le terrain synthétique et:le terrain C ainsi
que ceux situés près du terrain d'honneur, le samedi 27 août de 7h à
20h.
4.2.2 - Moyens logistiques
La Ville s'engage, d'autré part, à apporter son soutien à l’organisation de la manifestation par la mise à disposition des moyens logistiques précisés en annexe 1.
Conseil municipal du 28 mars 2022 55/65
DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022
Conventions et subventions Ainsi, la Ville assure le montage du matériel mis à disposition au cours de la semaine précédant le tournoi et son démontage à l'issue du tournoi, selon la disponibilité des agents du service moyens généraux.
En cas d'alerte de niveau rouge signalée par Météo France pendant la durée de la manifestation, celle-ci sera suspendue le temps de l'alerte.
Si l'alerte rouge se produit lors de la semaine précédant l'événement, le montage des structures indiquées en annexe 1 pourra être différé, voire remis en cause.
En cas d'alerte orange, les décisions nécessaires à la mise en sécurité des publics seront prises en concertation entre la Ville et l'organisateur.
4.2.3 - Moyens humains
La Ville procède aux interventions suivantes :
e Pour la préparation et le rangement du tournoi :
- Du personnel des espaces verts ;
— Du personnel du service logistique ;
- Du personnel de la régie maintenance bâtiment ';
- D'un technicien de la régie événement.
e Pour le tournoi :
— Un technicien électrique d'astreinte ;
- Un référent Ville (cadre d'astreinte) ;.
- La présence d'un gardien chaque jour du tournoi.
Les numéros de téléphone ad hac seront communiqués à l'association en amont de la manifestation.
| 4.2.4 - Autres aides indirectes
La Ville fournit les services indiqués en annexe 1.
4.2.5 - Communication
La Ville accompagne l'organisation pour la réalisation des supports de communication. Cet accompagnement est également précisé en annexe 1.
e Ville:
- Parution: Orv' & Co
- Information site internet, Facebook
e Presse :
- Rédaction du communiqué et relation presse
e Affichage :
— Tirage affiches format A3 et distribution tous commerces et accueil mairie
- 2m2
Article 5 - ENGAGEMENTS DE L'ASSOCIATION
La manifestation étant organisée en partenariat avec la Ville, l'organisateur doit réaliser un dossier préalable dans lequel devront figurer :
— Le descriptif de l’action ;
— Le budget prévisionnel de la manifestation ;
— Les contenus et objectifs de l’action ;
Conseil municipal du 28 mars 2022 56/65
DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 Conventions et subventions - Le public cible ;
- Le nombre de bénéficiaires ;
- Les lieux de réalisation ;
- La date;
- La durée ;
- Les contacts à joindre ;
— Les modalités de communication ;
— Une attestation d'assurance ;
- L'autorisation d'ouverture d'un débit de boisson temporaire de 2ème catégorie : l
- La méthode d'évaluation de l’action.
5.2 — Organisation
L'association Orvault Racing Club s'engäge à respecter les équipements et matériels mis à disposition par la Ville.
L'utilisateur garantit le respect de l’ordre public sur place et aux abords du stade. La Ville décline toute responsabilité en cas de vol ou de ‘dégradations durant la période d'utilisation, ainsi que dans le cas où l'organisateur aurait sollicité l'accord d'entreposer des matériels, denrées ou autres, en amont ou en aval de l'évènement. | |
De plus, Orvault Racing Club a à sa charge :
— L'organisation générale de l'évènement ;
— Le nettoyage du matériel prêté après utilisation ;
— Le démontage de la sonorisation et son stockage dans la loge du gardien à l'issue du tournoi ;
- L'organisation de la sécurité du site et notamment des biens mis à
disposition par la Ville à l'issue du tournoi ;
— L'organisation de la gestion des parkings, dans la limite des zones
autorisées par la Ville.
L'association organisatrice s'engage à s'adapter aux possibilités des équipements techniques mis à disposition.
Tous les frais relatifs à la manifestation autres que ceux expressément pris en charge par la Ville sont à la charge de l'organisateur.
5.3 — Besoins en électricité
La Ville s'engage à mettre à disposition le matériel électrique nécessaire à l'apport de la puissance correspondant aux besoins de l'organisateur, dans la limite des possibilités techniques et après concertation avec le service régie bâtiment de la Ville.
En contrepartie, l'organisateur s'engage à fournir une liste exhaustive du matériel nécessitant Un branchement électrique ainsi que la répartition des différents appareils sur le site de la manifestation au plus tard en juin 2022.
De plus, l'association s'engage à respecter cette liste et ne peut la revoir à la hausse.
5.4 —- Dégradations
L'association s'engage à remplacer à l'identique ou à reverser la valeur de tout matériel dégradé qui aura été mis à sa disposition par la Ville. |
Conseil municipal du 28 mars 2022 57/65
DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022
Conventions et subventions .5 - Communication
L'association s'engage à valoriser le soutien de la Ville sur tous les supports de communication utilisés.
L'organisateur s'engage à faire parvenir à la Ville, avant impression et distribution, un exemplaire du programme, de l'affiche et autres documents édités pour la manifestation.
5.6 - Sécurité et responsabilité |
L'organisateur s'engage à mettre en place tous les équipements de sécurité nécessaires au bon déroulement de la manifestation et à se conformer à la
règlementation en vigueur.
L'organisateur resté responsable de tout incident, accident ou dommage survenant du fait de la manifestation. |
.7 - ran
L'organisateur s'engage à contacter son assureur pour le prévenir dé l'organisation de la manifestation et faire en sorte que les risques encourus soient couverts ainsi que tout le matériel loué pour l'évènement. Une copie de l'attestation d'assurance est à joindre au dossier.
TI III - DEM HE ECO-RESP BLE
Article 6 - ENGAGEMENTS RECIPROQUES
Orvault Racing Club met en place et développe une démarche écoresponsable. La démarche est déjà initiée depuis quelques éditions et s'appuie sur l'expérience. Le renouvellement de la démarche est défini en annexe 2.
Cette annexe 2, outil d'évaluation, encadre et synthétise la démarche et les attentes prioritaires. Ce document désigne les engagements, objectifs assignés incontournables, conditionnant l'attribution du complément de subvention, ainsi que les simples encouragements ou incitations.
L'organisateur s'engage à garder et à rendre le lieu propre dans le périmètre de la manifestation et son environnement immédiat. Pour ce faire, un ramassage des détritus est organisé par l'association à la fin du tournoi. Du matériel permettant de ramasser les déchets et les trier sera mis à disposition.
De plus, quatre axes de travail sont privilégiés avec pour chacun d'entre eux les enjeux visés et les objectifs vers lesquels il faut tendre.
6.1 - Eta i matéri
6.1.1 —- Enjeux
L'organisateur s'engage à garder et à rendre les lieux propres dans le périmètre de la manifestation et ses environnements immédiats.
6.1.2 - Objectifs
Les objectifs recherchés sont les suivants : :
- Organiser le ramassage des déchets pendant la manifestation et en fin de journée ;
___ Procéder à la collecte des déchets en extérieur et dans les vestiaires ;
Conseil municipal du 28 mars 2022 58/65
DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 Conventions et subventions - Rendre le mobilier et le matériel dans leur état initial :
— Prévoir la remise en propreté des sites et équipements.
6.2 - Déchets
6.2.1 - Enjeux
Il s'agit, en complémentarité de la recherche du maintien en propreté des espaces, de réaliser une gestion des déchets qui implique leur tri, leur valorisation et leur réduction à la source.
6.2.2 - Objectifs
Les objectifs recherchés sont les suivants :
— Limiter l'emballage et le suremballage et favoriser les grands
conditionnements :
— Limiter les canettes métalliques et les bouteilles polyéthylènes :
— Etendre le principe de consigne ;
—- Permettre le recyclage avec la collecte des cartons.
6.3 —- Déplacements et stationnements
6.3.1 - Enjeux
Il s’agit de l'impact le plus important sur l'environnement dans un évènement. II est donc impératif de se poser les bonnes questions pour limiter le transport des participants ou faciliter l'accès au site des transports collectifs (cars, minibus, co- voiturage).
6.3.2 - Objectifs
Les objectifs recherchés sont les suivants :
— Optimiser de manière adaptée les aires de stationnement ;
— Encourager le covoiturage pour les équipes et les spectateurs ;
— Organiser la gestion des pläcements dans les parkings :
— Assurer une signalétique des stationnements adaptée et respectueuse
de l'environnement.
— Respecter et faire respecter au public les règles d'accessibilité du site
(places de stationnements PMR, pas d'entrave aux cheminements, ....).
6.4 —- Communication
6.4.1 - Enjeux
Lors d’un événement, la communication représente un impact considérable sur l'environnement. Pour y remédier, quelques mesures simples :
— _Réfléchir à de nouvelles stratégies de communication plus responsables, __ orientées vers des supports dématérialisés :
— S'interroger sur l'utilité réelle de chaque support et sur l'étendue de leur
diffusion.
6.4,2 —- Objectifs
Les objectifs recherchés sont les suivants :
— Limiter le tirage papier et privilégier le papier recyclé :
— Développer une impression responsable (nature de l'encre utilisée, ....).
Conseil municipal du 28 mars 2022 ’ 59/65
DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022
Conventions et subventions TITRE IV - ENCADREMENT DU PARTENARIAT
Article 7 - LITIGE
En cas de non-exécution, de retard significatif ou de modification substantielle sans l'accord écrit de la collectivité des conditions d'exécution de la convention par l'association, et sans préjudice des dispositions prévues dans le ‘cadre de l'évaluation, la collectivité peut suspendre ou diminuer les aides en nature prévues au titre de la présente convention.
En tout état de cause, la Ville entend limiter ses engagements contractuels à ceux qui découlent ipso facto des différentes clauses du présent texte. En aucun cas elle ne pourra être tenue pour responsable ou solidaire des charges nouvelles qui traduiraient l'application de décisions qu'elle n'aurait pas formellement approuvées.
Article 8 - ÉVALUATION
L'évaluation des conditions de réalisation du tournoi auquel la Ville apporte son concours, sur un plan quantitatif comme qualitatif, est réalisée dans les conditions définies d'un commun accord entre la collectivité et le club.
Une réunion de bilan de la manifestation tournoi PREPA-CUP U15 sera organisée, à l'initiative de la Ville, au plus tard trois mois après l'édition concernée. Cette rencontre permettra de :
— Présenter un bilan comptable de la manifestation ;
— Apporter des éléments quantitatifs d'évaluation portant sur le nombre de sportifs et de spectateurs accueillis au cours de la manifestation
(estimation la plus précise possible) ; |
— Apporter des éléments qualitatifs portant sur l'organisation générale de la manifestation (ce qui a été satisfaisant et ce qui ne l'a pas été...) ;
- Un point particulier sera consacré à la démarche éco-participative avec la mise en évidence des points positifs mais aussi des modifications à
apporter afin de garantir une éco-manifestation. .
Article 9 - CONTRÔLE DE LA COLLECTIVITE
L'association s'engage à faciliter, à tout moment, le contrôle par la collectivité ou. ses représentants dûment habilités, de la réalisation de l'objectif, notamment par l'accès à toute pièce justificative des dépenses et tout autre document dont la production serait jugée utile.
Au terme de la convention, l'association remet dans.un délai de trois mois, un bilan comptable couvrant l'ensemble de la période d'exécution de la convention. Un contrôle, éventuellement sur place, peut être réalisé par la collectivité, en vue d'en vérifier l'exactitude.
Article 10 - CONDITIONS DE RENOUVELLEMENT DE LA CONVENTION
La conclusion éventuelle d'une nouvelle convention est subordonnée à la
réalisation du contrôle prévu à l'article 9, et au dépôt des conclusions de
l'évaluation prévue à l'article 8.
Conseil municipal du 28 mars 2022 60/65
DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 Conventions et subventions Article 11 - RÉSILIATION
Chaque partie se réserve le droit de mettre fin unilatéralement et à tout moment à la présente convention en cas de non-respect, par l’une ou l'autre des parties, des engagements respectifs inscrits dans la présente convention. Celle-ci pourra être résiliée de plein droit par l'une ou l’autre des parties à l'expiration d'un délai de 2 mois suivant l'envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception
valant mise en demeure.
La présente convention pourra être résiliée à tout moment avant son terme si les deux parties sont d'accord. La dissolution du contrat par acte volontaire des parties sera alors signée par les deux parties.
Dans les deux cas ci-dessus exposés, le club remboursera à la Ville la part de la subvention versée à compter de la date de résiliation de la convention.
Article 12 - DIFFERENDS
En cas de litige dans l'application de la présente convention et à défaut de
règlement amiable d'abord recherché, le tribunal compétent est le Tribunal Administratif de Nantes.
Fait à Orvault, le
Orvault Racing Club, La Ville,
Pascal MARIONNEAU,
Président |
Conseil municipal du 28 mars 2022 61/65
DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 Conventions et subventions @® 0 Lei
ANNEXE 1 - MOYENS MATERIELS ET HUMAINS MIS A DISPOSITION PAR LA VILLE POUR LE TOURNOI U15 PREPA-CUP D'ORVAULT RACING CLUB
PREPARATION DE L'EVENEMENT PRECISIONS PERS CLUB
COORDINATION
Réunion technique sur site DÉCRET fe
Référent logistique désigné DACSE VS
Déroulé des matchs terrain B et C
Samedi 27 août : terrains B et C de &h à 19h
Etat des lieux avant (et après) la
manifestation.
Nettoyage des terrains le lundi 29 août au DAESEIGE
matin.
MOYENS HUMAINS
Personnel logistique pour effectuer le
transport, le montage et démontage. BACSENER
Présence technicien régie évènement pour DACSE REGIE
l'installation et l’astreinte technique. SON
INFORMATION _ |.
Information aux clubs (OCTC, OBC, OSTT, HBO et TCHAC) DACSE VS
COMMUNICATION
e Ville :
- Parution Orv’ & Co 3
- Information site internet, facebook
e Presse : Distribution des
- Rédaction du communiqué et relation presse | affiches en août | Service Com. ° Affichage : 2022.
- Affiches A3, distribution dans les commerces
et accueils Mairie
- Affichage 2 m2 semaines 33 et 34
EQUIPEMENTS
Mise à disposition des terrains B et C DACSE VS
Samedi 27 août de 7h à 20h
Mise à disposition des vestiaires des
terrains B et C
Samedi 27 août de 7h à 20h
NANTES METROPOLE DACSE VS
Mise à disposition ét livraison terrain
synthétique de la Cholière de : Disponibilité à Tri du verre pris en
5 bacs jaunes et 10 bacs bleus confirmer charge par le club
10 panneaux d'interdiction de stationner
COUPE
- Validation M,
Commander 1 coupe avec plaque ANGOMARD DACSE VS
MATERIEL
Mettre à disposition du club le matériel
suivant : -
2 toiles TC 8
on 0 souhaitée le jeudi 25 août pour le DACSE LOG
ar
|2 toiles 6*3 à côté du podium |
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DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 Conventions et subventions
PREPARATION DE L'EVENEMENT PRECISIONS INTERVE- :NANTS CLUB
Mettre à disposition du club le matériel
suivant (suite) :
34 tables rectangulaires
20 chaises
20 barrières |
1 podium de 4x8 avec escalier entrée orienté
vers le terrain C
1 coffret électrique à 10 prises
2 P17 de 5m
10 rallonges électriques de 10m
5 pinces pour ramasser les détritus pour le tri
sélectif (à remettre au gardien à l'issue de
l'événement)
2 rouleaux de sacs noirs de 300 L et 2 rouleaux
de sacs jaunes
Disponibilité du
matériel à
confirmer
DACSE LOG
DAST BAT
DIFAJ MAG
DACSE GE
PARKING
circulation et stationnement
Ouverture uniquement du parking de la
Cholière DACSE GE
Géré par le club
SONORISATION
1 kit complet JBL 6 enceintes installation par la
régie et démontage par le ciub
Branchement vendredi 26 août 2022
Cholière
DACSE Régie
son
DACSE GE Présence du gardien sur le site de la Cholière
Samedi 27 août de 7h à 23h
Nettoyage des sanitaires 10h, 13h et 16h
Fait à Orvault, le Orvault Racing Club,
Pascal MARIONN EAU,
Président
La Ville,
Conseil municipal du 28 mars 2022 63/65
DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022
Conventions et subventions ® ANNEXE 2 - GRILLE D'EVALUATION POUR LE TOURNOI U15 PREPA- CUP D'ORVAULT RACING CLUB
VOLET OBLIGATOIRE EVALUATION DE
OBJECTIF ACTIONS CONFORMITE :
O/N
Mettre en place un dispositif
opérationnel pour le ramassage des
déchets (au sol) tout le temps de la
manifestation et à la fin de la journée.
Mettre en place un dispositif
opérationnel de collecte des déchets
extérieurs et dans la zone
vestiaires, suffisamment dimensionné
terrains À, B et C pendant la manifestation.
. Les vestiaires du terrain Rendre les mobiliers et matériels mis
A et des terrains B et C é GSROSON par les us -_ Le parking de la Cholière municipaux et métropolitains
conformes à leur état initial.
Remettre en état de propreté les lieux
et leurs abords.
Propreté du site de la
Cholière et respect des
équipements et matériels
mis à disposition
- Le stade de la Cholière,
| VOLET INCITATIF
OBJECTIFS ACTIONS INCITATIVES
REALISATION :
O/N
Organiser la collecte de tous les
cartons en sensibilisant les bénévoles
de la restauration et autres points de
distribution alimentaire.
Etendre le principe de la consigne en
complétant le parc de gobelets
consignés du club.
Optimiser de manière adaptée les
aires de stationnement (parking
Cholière).
Organiser si nécessaire la gestion des
placements dans le parking .
Déplacements et Assurer une signalétique des
stationnements stationnements, adaptée et
respectueuse de l'environnement.
Respecter et faire respecter au public
les règles d'accessibilité du site
(places de stationnement PMR, pas
| d'entrave aux cheminements, Eh
Limiter les supports papier et privilégier
le papier recyclé. —
Développer une impression (encre)
| responsable.
Tri, valorisation et réduction
de déchets (à la source)
Communication
Entre la Ville et le club organisateur Orvault Racing Club, il sera procédé, à l'issue de la manifestation, une évaluation de ces actions, dont celles obligatoires dans le cadre de la manifestation éco responsable. Le second volet incitatif fait l'objet d’une auto-évaluation déclarative.
Conseil municipal du 28 mars 2022 64/65
DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 Conventions et subventions Dans la logique de responsabilisation, le club organisateur Orvault Racing Club est encouragé à être lui-même force de proposition sur les thèmes proposés, voire sur d'autres thématiques.
Fait à Orvault, le
Orvault Racing Club, La Ville
Pascal MARIONNEAU,
Président
ORC : Budget du tournoi U15 PREPA CUP (2019/2022)
trs
ORVAULT RACING CLUB
NOM DE LA MANIFESTATION : TOURNOI U15 PREPA CUP
REALISE 2019 / PREVISIONNEL 2022
DEPENHSES RECETTES
INTITULE [RÆADSE PREVU ANTITULE REALSE PREVU
2019 2022 2019 2022
ACHATS 1 530,00 € 1 500,00 € Subventions ville 1 420,00 & 1 500,00 €
Services
vrtsieurs Autres subwamtions
frais sacouristes/ 278,00 € 700,00 € En 1500,00€| 1500,00€
gardiennage)
autres mryces
lextérisurs
{lots médailles 3 300,00 € 3 500,00 € Partenarits prives 1 410,00 € 1 500,00 €
réception }
Frais et
dépiacenrants Buvatte :
hdbergernent et 373400€| 350000€ Restauration 4014,00€| 4000,00€ restauration Grillacdes et divers
des équipes
autre
lnformatique at Autre dormatique uw 315,00 € 300,00 € et bureau
inscription équipés 350,00 € 1 000,00 €
TOTAL 9 157,00 € 9 500,00 £ ITOTAL 9 694,00 € 93 500,00 €
RESULTAT 2019 527,00 €
le réalisé 2019 s'est fait sur une seule journée de manifestation alors que nous avions 2 journées budgétées 1 journée budgété pour 2022 2920 et 2021 non réalisés cœuse crise sanitaire
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DCM2022S2N30 - Soutien aux manifestations sportives de fin de saison 2021-2022 Conventions et subventions
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