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Arrêté - 2023 113 PJReglement achats ville v1212 tampon
Document publié le Lundi 26 novembre 2018 par la commune de Paimpol.
Lien du pdf (Arrêté - 2023 113 PJReglement achats ville v1212 tampon)
Thèmes du document : Investissement et développement économique, Consommateurs, Industrie,
1 Règlement intérieur des achats – Ville de Paimpol VILLE DE PAIMPOL REGLEMENT INTERIEUR DES ACHATS Adopté par arrêté de la Maire n°xxx du xx 2023 2 Règlement intérieur des achats – Ville de Paimpol SOMMAIRE PREAMBULE..........................................................................................................................................3 CHAPITRE 1 – GENERALITES... ..............................................................................................................4 Article 1 er – Champ d’application du règlement intérieur ............................................................... 4 Article 2 – Recensement annuel des besoins et programmation des achats.................................. 4 Article 3 – Détermination du besoin à satisfaire et de la procédure............................................... 4 Article 4 – Exigences communes...................................................................................................... 5 Article 5 – Développement durable ................................................................................................. 5 CHAPITRE 2 – REGLES COMMUNES AUX DIFFERENTS TYPES DE PROCEDURES D’ACHAT... ................6 Article 1 er – Allotissement................................................................................................................. 6 Article 2 – Critères de jugement des offres ...................................................................................... 6 Article 3 – Négociation ..................................................................................................................... 7 Article 4 – Cas particulier permettant une procédure sans publicité ni mise en concurrence ........ 7 Article 5 - Information des candidats ............................................................................................... 8 Article 6 – Mise au point d’un marché ............................................................................................. 8 Article 7 – Modification d’un marché ............................................................................................... 8 Article 8 – Confidentialité des procédures ....................................................................................... 9 Article 9 – Transmission au contrôle de légalité .............................................................................. 9 Article 10 – Archivage ....................................................................................................................... 9 CHAPITRE 3 – CIRCUIT DE VALIDATION... .............................................................................................10 Article 1 er – Groupe valideur............................................................................................................. 10 Article 2 – Commissions consultatives ............................................................................................. 10 Article 3 – Procédure de validation et de signature des bons de commande et des marchés ........ 10 CHAPITRE 4 – DEFINITION DES SEUILS DE PROCEDURES ET DE LEURS SPECIFICITES... .......................12 Article 1 er – Règles générales de procédures .................................................................................. 12 Article 2 – Procédure d’achat autonome pour les besoins de travaux et de fournitures et services inférieurs à 5 000,00 € HT ................................................................................................................. 13 Article 3 – Procédure d’achat déléguée pour les besoins de travaux et de fournitures et services supérieurs ou égaux à 5 000,00 € HT et inférieurs à 25 000,00 € HT ............................................... 13 Article 4 – Procédure d’achat simplifiée pour les besoins de travaux et de fournitures et services supérieurs ou égaux à 25 000,00 € HT et inférieurs au seuil de procédure adaptée ...................... 14 Article 5 – Procédure d’achat adaptée pour les besoins de travaux et de fournitures et services situés entre le seuil de procédure adaptée et le seuil de procédure formalisée............................. 15 Article 6 – Procédure d’achat formalisée pour les besoins de travaux et de fournitures et services situés au-delà du seuil fixé par Décret européen ............................................................................. 16 Article 7 – Autre procédure : la Mutualisation des achats .............................................................. 16 GLOSSAIRE... .........................................................................................................................................18 3 Règlement intérieur des achats – Ville de Paimpol PREAMBULE L’ordonnance n°2018-1074 du 26 novembre 2018 et le décret n°2018-1075 du 3 décembre 2018 portant Code de la commande publique à compter du 1 er avril 2019, laisse aux acheteurs une grande liberté pour les marchés publics passés en dessous des seuils de procédure formalisée. Ces seuils sont dissociés selon qu’il s’agit d’un marché de travaux ou d’un marché de fournitures et services. Leurs montants sont arrêtés par la Commission Européenne et publiés au Journal Officiel de l’Union Européenne. Les achats effectués en dessous des seuils précités relèvent de la seule responsabilité de l’acheteur public et leur procédure de passation doit être adaptée en fonction de l’objet et du montant du marché envisagé. C’est dans ce cadre que la Ville de Paimpol propose, avec le présent règlement intérieur, des règles internes de passation de ses achats permettant de respecter les principes fondamentaux de la commande publique, édictés à l’article L.3 du Code des marchés publics, à savoir : • Liberté d’accès aux contrats publics ; • Egalité de traitement des candidats ; • Transparence des procédures. Les règles définies ci-après ont pour objet d’assurer l’efficacité de la commande publique et la bonne utilisation des deniers publics. Dans le cadre de ce règlement la Ville souhaite poser les lignes directrices ci-dessous. Lignes directrices des achats • Réduire les charges de la commune : o En mettant davantage en concurrence ; o En accordant un poids juste au critère prix (gains financiers et/ou qualitatifs) ; o En mutualisant davantage les achats, en interne (besoins transversaux) et en externe (en centrale d’achats) ; o En optimisant la manipulation des produits et la gestion des stocks ; • Affirmer des préoccupations en faveur du développement durable dès la définition du besoin (considérations sociales et/ou environnementales - clauses ou critères de jugement) ; • Définir les modalités de facturation pour les fournisseurs afin de rationaliser le coût de traitement ; • Formaliser systématiquement les incidents en cours d’exécution de marchés (courrier de signification de manquement, de mise en demeure...) ; • Définir une programmation des achats / marchés en lien avec le Plan Pluriannuel d’Investissement (PPI) ; • Affirmer des mesures en faveur des petites et moyennes entreprises sous 2 axes : o Viser la simplification pour les opérateurs économiques répondant aux consultations de la Ville (allègement administratif jusqu’au seuil de procédure adaptée - Le formalisme administratif est réalisé à postériori uniquement avec le candidat retenu) ; o Systématiser l’allotissement (le non allotissement doit être justifié). 4 Règlement intérieur des achats – Ville de Paimpol CHAPITRE 1 - GENERALITES Article 1 er : Champ d’application du règlement intérieur Le présent règlement intérieur s’applique pour tout achat effectué par la Ville, que ce soit pour les Fournitures et Services (F & S) ou pour les Travaux (Tx). Le respect des règles édictées par le présent règlement intérieur s’impose à l’acheteur, c’est-à-dire aux élus municipaux et à l’ensemble des services. Lorsque la Ville délègue la maîtrise d’œuvre à un tiers ou fait appel à un assistant à maîtrise d’ouvrage, les règles édictées dans le présent règlement s’appliquent à ces derniers. Article 2 : Recensement annuel des besoins et programmation des achats En parallèle de la préparation budgétaire et de la révision annuelle du Plan Pluriannuel d’Investissements (PPI), les services communiquent respectivement aux services supports (services techniques, service informatique, service des finances et service de la commande publique de la Ville de Paimpol) leurs besoins futurs, au minimum sur une année. Les besoins concernent les travaux, études, achats futurs impactant la section d’investissements, mais aussi le renouvellement de contrat de prestations de service ou d’achats impactant la section de fonctionnement. Cela permet d’avoir de la visibilité et d’aboutir à une programmation des achats. Article 3 : Détermination du besoin à satisfaire et de la procédure Le choix de la procédure à mettre en œuvre se détermine en fonction de la valeur estimée et des caractéristiques du besoin à réaliser. C’est pourquoi il est indispensable de procéder en amont à une définition précise des besoins. De cette phase préalable essentielle dépend, d’une part, le choix de la procédure et, d’autre part, la réussite ultérieure du marché. Pour déterminer la valeur estimée du besoin, il est nécessaire de raisonner en opération ou notion d’ouvrage pour les marchés de travaux. Pour les marchés de fournitures et de services, il faut considérer la valeur totale des achats ou prestations qui peuvent être considérés comme homogènes (soit en raison de leurs caractéristiques propres, soit parce qu’ils constituent une unité fonctionnelle). L’acheteur devra donc déterminer avec précision la nature et l’étendue du besoin à satisfaire. Si l’achat est récurrent, il convient de l’évaluer en annuel mais la procédure dépendra de la durée totale sur laquelle s’exprime ce besoin. L’acheteur ne doit pas découper son besoin dans le but de bénéficier artificiellement de la dispense de procédure. Pour l’ensemble des marchés dont le montant est inférieur aux seuils des procédures formalisées, l’acheteur peut se référer expressément à l’une des procédures formalisées prévues par le Code de la commande publique mais s’il recourt à cette hypothèse, il est tenu d’appliquer l’ensemble des modalités prévues par le code en matière de procédures formalisées. Une consultation pour une mission de maîtrise d’œuvre, quel qu’en soit le montant, sera obligatoirement menée conjointement entre le service opérationnel et le service de la commande publique. 5 Règlement intérieur des achats – Ville de Paimpol Article 4 : Exigences communes Dans la gestion des achats, les services sont tenus de : • Respecter, dès le 1 er euro engagé, les principes de liberté d’accès à la commande publique, d’égalité de traitement des candidats et de transparence des procédures ; • Déterminer préalablement à toute mise en concurrence la nature et l’étendue des besoins à satisfaire avec précisions en s’informant sur l’offre existante • Prendre en considération, s’il y a lieu, des objectifs de développement durable (équité sociale, préservation de l’environnement et efficacité économique) ; • Respecter un délai de consultation raisonnable et acceptable vis-à-vis des opérateurs économiques. Ce délai doit être augmenté en fonction des éventuelles spécificités liées à la consultation : visite de site, période de vacances, jours fériés... ; • Choisir l’offre économiquement la plus avantageuse au regard des critères de jugement des offres déterminés en amont du lancement de la consultation et retranscrits dans les documents de la consultation ; • Garantir la bonne gestion des deniers publics ; • Se comporter en gestionnaires avisés et responsables ; • Etre à même de justifier les motifs de leurs choix (en termes de choix de la procédure utilisée, choix de l’offre retenue, etc...) ; • Eviter les stocks trop importants et inutiles et favoriser des circuits de livraison courts (au plus près de l’utilisateur). L’exigence, dans le respect de ces objectifs, est proportionnée au montant des achats envisagés. Article 5 : Développement durable L’acheteur est soucieux de répondre aux besoins de la collectivité sans compromettre la capacité des générations futures à répondre aux leurs. Les 3 objectifs associés au développement durable sont l’équité sociale, la préservation de l’environnement et l’efficacité économique. Ainsi, le service opérationnel doit affirmer des préoccupations de développement durable dès la définition du besoin, si l’objet du marché s’y prête. Des critères de jugement en faveur de l’insertion professionnelle ou de la protection de l’environnement doivent être utilisés, en fonction de l’objet du marché. De plus, les conditions d’exécution du marché (clauses) peuvent comporter des éléments à caractère environnemental et social. 6 Règlement intérieur des achats – Ville de Paimpol CHAPITRE 2 – REGLES COMMUNES AUX DIFFERENTS TYPES DE PROCEDURES D’ACHAT Article 1 : Allotissement L'allotissement consiste à diviser un marché public en lots qui deviennent des unités autonomes. Cela favorise l'accès à la commande publique des Petites et Moyennes Entreprises (PME) et ainsi la concurrence entre les entreprises. Chaque lot, issu de ce fractionnement, correspond à un marché distinct faisant l'objet d'un marché séparé et s'oppose en cela au marché unique. On parle de mode de dévolution de la consultation et l’attribution des lots s’effectue de manière séparée. Lorsque l’acheteur décide de ne pas allotir un marché, il doit motiver son choix en énonçant les considérations de droit et de fait qui constituent les fondements de cette décision. En cas d’allotissement d’un marché, il est possible de fixer des critères différents selon les lots. Un candidat souhaitant répondre pour plusieurs lots aura l’obligation de rendre une offre séparée pour chaque lot. L’acheteur a la possibilité de préciser, dans les documents de la consultation, si les opérateurs économiques peuvent soumissionner à un, plusieurs ou tous les lots et aussi limiter le nombre de lots qui peuvent être attribués à un même soumissionnaire. Dans ce cas, les documents de la consultation précisent les règles applicables lorsque la mise en œuvre des critères d’attribution contribuerait à attribuer à un même soumissionnaire un nombre de lots supérieur au nombre maximal. L’acheteur a obligation d’annoncer, dès la consultation, les critères de choix et la répartition des lots. Article 2 : Critères de jugement des offres Le service opérationnel propose des critères et sous-critères de jugement des offres, ainsi qu’une pondération associée, qui ne seront en aucun cas modifiés par la suite. Il est important de bien différencier une clause d’un critère. Une clause relève d’une exigence au regard d’une conformité. La conformité ne se note pas. En revanche, le critère est ce qui permettra de valoriser une offre. Les critères devront donc être discriminants et non discriminatoires, afin de faire ressortir de réelles différences entre les soumissionnaires. En cas de sous-critères, ceux-ci doivent être annoncés dans les documents de la consultation et ensuite obligatoirement analysés et notés. A ce jour, Il est possible de choisir un critère unique : • « Prix » mais uniquement dans le cas d’un marché de fournitures et services standardisés, dont la qualité n’est pas susceptible de varier d’un opérateur économique à l’autre ; ou • « Coût ». Celui-ci devra faire l’objet d’une approche globale fondée sur le coût du cycle de vie (entretien, maintenance, remplacement, traitement des déchets...). 7 Règlement intérieur des achats – Ville de Paimpol En revanche, conformément à l’article R 2152-7 du Code de la Commande Publique, il n’est pas possible de choisir un critère unique « Technique ». Critère environnement et/ou social : L’acheteur veillera à ne pas juger la politique de l’entreprise plutôt que l’offre. Aussi, le critère devra être lié à l’objet du marché ou à ses conditions d’exécution. Le critère « Délai » (règle arithmétique) est à utiliser avec prudence, afin que la notation de celui-ci ne se retrouve pas bouleversée en cours d’exécution du marché. Pour le calcul du critère prix, l’acheteur retient l’utilisation de la formule suivante : Points attribués = (prix le plus bas/prix de l’offre examinée) x nombre de points attribués au critère prix L’analyse est effectuée sur le montant HT des offres, sauf dans le cas où l’achat ne fait pas l’objet de récupération de TVA ou n’ouvre le droit au FCTVA. Cette formule s’applique pour l’ensemble des marchés de la collectivité, quel qu’en soit la nature (travaux, prestations intellectuelles...). Afin d’éviter toute surpondération, il est recommandé de ramener les notes à 10 ou 100%, pour les critères « prix » et aussi « technique ». En procédure formalisée, les critères d’attribution doivent faire l’objet d’une pondération. Si cela n’est pas possible pour des raisons objectives, ils devront être indiqués par ordre décroissant d’importance. Article 3 : Négociation Dans le cadre d’une procédure adaptée, le pouvoir adjudicateur peut décider de recourir à la négociation et choisir librement les éléments sur laquelle celle-ci portera. En revanche, il devra en informer les candidats dans les documents de la consultation et ne pourra alors pas renoncer, en cours de procédure, à négocier. Le Code de la Commande Publique (article R 2124-3) précise les cas dans lesquels le pouvoir adjudicateur peut passer un marché en procédure formalisée avec négociation. Le souhait du service opérationnel, de recourir à une phase de négociation financière ou technique, doit être motivé dans le rapport d’analyse, suite à l’analyse des offres initiales. Le groupe valideur (définition au chapitre 3 §1) doit autoriser le déclenchement de cette phase de négociation. La négociation est menée conjointement par le service opérationnel et le service de la commande publique, selon les procédures. Elle fait l’objet d’une retranscription par écrit. Les acteurs de la négociation sont tenus de respecter la confidentialité de la procédure (cf. article 8 du présent chapitre). Au terme de cette négociation, un classement des opérateurs économiques est effectué et le marché est attribué à l’opérateur économique ayant remis l’offre économiquement la plus avantageuse au regard des critères de jugement des offres énoncées dans des documents de la consultation. Article 4 : Cas particuliers permettant une procédure sans publicité ni mise en concurrence 8 Règlement intérieur des achats – Ville de Paimpol Le Code de la commande publique encadre juridiquement les cas de recours à un marché sans publicité ni mise en concurrence, en raison notamment d'une urgence particulière, d’innovation, de droit d’exclusivité ou de raisons techniques, de recherches et d’expérimentations. Les différents cas, limitatifs, dans lesquels peuvent être passés de tels marchés sont précisés aux articles L. 2122-1, R. 2122-1 à R. 2122-9 ainsi que R. 2122-10 et R. 2122-11 du Code. Ils s’appliquent aux procédures définies dans le présent règlement. Le service opérationnel rédigera un rapport justifiant le bien-fondé du recours à un marché sans publicité ni mise en concurrence. Ce rapport sera joint en pièce justificative à l’appui du bon de commande. La commission de l’achat public sera informée pour les cas particuliers permettant le recours à une telle procédure. Article 5 : Information des candidats A l’issue de toute procédure, les candidats retenus et non retenus sont informés du résultat de la mise en concurrence. Pour les procédures adaptées et formalisées, les candidats non retenus sont informés du nom de l’attributaire et des motifs qui ont conduit au choix de son offre et de la durée du délai à respecter par l’acheteur avant de pouvoir signer le marché public. Ces informations aux candidats sont effectuées de manière dématérialisée par le biais du profil acheteur. Article 6 : Mise au point du marché public Le représentant de l’acheteur peut, en accord avec le candidat retenu, procéder à une mise au point des composantes du marché public, avant sa signature. Cette mise au point ne doit pas avoir pour conséquence de modifier substantiellement le projet de marché public ou l’offre retenue ou le classement des offres. Article 7 : Modification d’un marché public Toute modification d’un marché public, en cours d’exécution, peut intervenir uniquement si elle a été prévue dans les pièces du marché. Les modifications conventionnelles ou unilatérales doivent être prises selon des conditions et des formes identiques à celles du marché initial et être conformes aux dispositions du Code de la commande publique relatives aux modifications de marché. Les modifications, relatives à des marchés dont l’attribution a été prononcée en Commission d’Appels d’Offres (CAO), sont présentées à cette commission pour avis à partir de 5% de pourcentage d’écart. La commission de l’achat public est informée des avenants entraînant une augmentation de plus de 5% du montant du marché initial. Cela concerne uniquement les marchés dont l’analyse des offres a été présentée en commission de l’achat public. L’avenant est transmis au contrôle de légalité, si le marché a lui-même été transmis lors de son attribution. Suite à la signature de l’avenant, le service de la commande publique procède à la 9 Règlement intérieur des achats – Ville de Paimpol publication des données essentielles relatives à cette modification de contrat sur le profil acheteur de la collectivité. L’avenant est notifié au titulaire via le profil acheteur. Article 8 : Confidentialité des procédures Les acteurs d’une procédure de consultation (services opérationnels, services de la commande publique et des finances de la Ville de Paimpol, les élus), sont tenus au respect des fondamentaux de la commande publique. - Les candidats doivent bénéficier du même traitement et disposer des mêmes informations susceptibles d’influencer la teneur de leurs offres. - Suite à la remise des offres, les acteurs sont astreints à la confidentialité des échanges qui se déroulent dans le cadre d’une éventuelle négociation. - Ils ne divulguent aucune information et veillent à ne pas porter atteinte au secret des affaires contenues dans les offres des candidats (secret des procédés, secret industriel et commercial, secret des informations économiques et financières, secret des stratégies commerciales). Afin de garantir la confidentialité de la procédure et la protection des données, un espace de travail sécurisé en accès restreint est dédié sur le réseau informatique de la commune. Tous les documents liés à la procédure de consultation se trouvent sur cet espace et ne doivent en aucun cas être déplacés ou copiés. Le service de la commande publique est ensuite chargé de l’archivage de l’ensemble de la procédure dès le seuil de procédure adapté atteint. La procédure de consultation est close, une fois seulement que la décision ou délibération d’attribution est exécutoire. Article 9 : Transmission au contrôle de légalité Les marchés publics dont le montant est inférieur au seuil défini par l’Etat (217 000 € HT au 1 er janvier 2023) sont dispensés de l’obligation de transmission à la Préfecture pour exercice du contrôle de légalité. Lorsque l’acte d’engagement d’un marché est signé par le candidat retenu , la collectivité dispose d’un délai de 15 jours maximum pour transmettre les pièces du marché au contrôle de légalité. Article 10 : Archivage Toutes les propositions des entreprises soumissionnaires non retenues doivent être conservées pendant une durée minimale de 5 ans. Les propositions retenues sont des éléments constitutifs du marché public et doivent être conservées sans limitation de durée. 10 Règlement intérieur des achats – Ville de Paimpol CHAPITRE 3 – CIRCUIT DE VALIDATION Article 1 er : Groupe valideur Un groupe valideur, composé du Directeur ou de la Directrice du Pôle (du service opérationnel), de la Directrice Générale des Services, de la Directrice du Pôle Ressources, de l’élu référent du service opérationnel et de l’élu en charge des Finances, interviendra au cours de certaines procédures (définies dans le présent règlement). Article 2 : Commissions consultatives En fonction du montant du marché et de la procédure mise en œuvre, une commission se réunit pour établir un classement des candidats par ordre décroissant et proposer au représentant de l’acheteur de retenir l’opérateur économique le plus avantageux au regard des critères de jugement des offres énoncés dans le règlement de consultation. Procédure Commission Achat autonome Pas de commission Achats délégués Pas de commission Procédure simplifiée Pas de commission, sauf demande expresse de Madame la Maire, de l’Adjoint aux Finances ou de l’élu référent du service opérationnel, pour un passage en commission de l’achat public Procédure adaptée Commission de l’achat public Formule un avis sur l’analyse des offres Seul l’élu compétent ayant la délégation de choix (ou attribution) peut choisir Procédure formalisée (selon la valeur estimée hors taxe prise individuellement) Commission CAO (Commission d’Appel d’Offres) Choisit le titulaire La composition, le rôle, les compétences et le fonctionnement de la CAO et de la commission de l’achat public sont édictés dans un règlement intérieur commun. Article 3 : Procédure de validation et de signature des bons de commande et des marchés Tous les achats conclus sur la base de ce règlement sont signés par Madame la Maire, ou toute personne habilitée par délégation. Dès le 1 er euro, la saisie d’un bon de commande dans le logiciel de gestion financière est obligatoire. Les services opérationnels sont invités à faire des bons prévisionnels pour les petits achats. 11 Règlement intérieur des achats – Ville de Paimpol Pour tout achat égal ou supérieur à 5 000 € HT, lors de la saisie du bon de commande sur le logiciel de gestion financière, le service opérationnel déposera dans l’onglet « pièces justificatives » un dossier zippé intitulé « consultation » qui retrace la mise en concurrence. Ce dossier est composé des pièces suivantes : rapport signé du rédacteur, devis, copie écran site internet.... Le visa du bon de commande par le service des Finances a pour but de s’assurer du respect de la procédure décrite ci-dessus, de contrôler la disponibilité des crédits et de vérifier l’imputation comptable. Sous le seuil de 25 000 € HT, la rédaction d’une lettre de commande, par le service opérationnel, n’intervient que si la nature de l’achat le justifie, comme par exemple pour les missions annexes à la maîtrise d’œuvre (missions SPS, CT, OPC...). Le circuit de validation des bons de commande et des marchés, ainsi que les délégations financières sont les suivantes : Visas et signatures Montant HT du bon de commande ou du marché Jusqu’au seuil de procédure adaptée Procédure adaptée ou formalisée < 500€ HT ≥500€ HT <5000€ HT ≥5000€ HT <25 000€ HT ≥25000€ HT < 40 000 € HT ou 90 000 € HT* ≥ 40 000 € HT ou 90 000€ HT* Visa Logiciel de gestion financière Non Oui Oui Oui Oui Visa n°1 Service opérationnel Service des Finances Service des Finances Service des Finances Service des Finances Visa n°2 Chef de service et Directeur ou Directrice de Pôle Chef de service et Directeur ou Directrice de Pôle Chef de service et Directeur ou Directrice de Pôle Chef de service et Directeur ou Directrice de Pôle Visa n°3 Directrice du Pôle Ressources Directrice du Pôle Ressources Visa n°4 Directrice Générale des Services Directrice Générale des Services Signature Directeur (trice) Pôle / Adjoint en charge du service Directeur (trice) Pôle / Adjoint en charge du service Directrice Générale Services / Adjoint en charge du service Elu en charge des Finances Ou Le ou la Maire Le ou La Maire *Le seuil à partir duquel la procédure adaptée s’applique est de 40 000€ hors taxes pour tous les marchés (travaux, fournitures et services). Au-delà de 90 000€ un avis de publicité est obligatoire. Une 12 Règlement intérieur des achats – Ville de Paimpol dérogation concerne les marchés de travaux dont le seuil de procédure adapté est porté à 100 000 € HT jusqu’au 31/12/2024 (à ce jour). Un marché en procédure adaptée ou formalisée ne peut être signé qu’une fois la délibération ou décision d’attribution exécutoire et affichée, et après application du délai de stand still (suspension de signature) de 11 jours. Une fois signé, le marché public doit être notifié au titulaire avant tout commencement d’exécution, par le biais du profil acheteur. Lors des séances de conseil municipal, il est porté à connaissance des conseillers municipaux, les décisions prises par délégation de l’organe délibérant. CHAPITRE 4 – DEFINITION DES SEUILS DE PROCEDURES ET DE LEURS SPECIFICITES Article 1 : Règles générales de procédures Pour tous les besoins de travaux et de fournitures et services inférieurs à 25 000 € HT (procédure d’achats autonome et procédure d’achats déléguée) le service opérationnel gère l’acte d’achat. La publicité n’est pas obligatoire, de même pour la publication sur le profil acheteur. Cependant, si le besoin le justifie (méconnaissance du secteur économique ou secteur fortement concurrentiel), il sera nécessaire de procéder à une publication sur le profil acheteur afin de garantir toute transparence sur la procédure et une saine mise en concurrence et de recourir à une procédure d’achat simplifiée ou formalisée. L’acheteur veillera à ne pas contracter systématiquement avec un même prestataire, lorsqu’il existe une pluralité d’offres potentielles susceptibles de répondre au besoin. Afin de garantir la traçabilité de l’achat, le service conservera les documents nécessaires, qui seront aussi archivés avec le bon de commande. Le service budget-comptabilité de la Ville de Paimpol alertera le service de la commande publique, s’il observe un découpage artificiel des achats et le recours systématique à un même prestataire sans mise en concurrence régulière. Le service de la commande publique se mettra en relation avec le service opérationnel concerné et informera la commission de l’achat au fil de l’eau. Un compte-rendu des observations de la commission sera remis à la Maire. ************ Pour tous les besoins de travaux et de fournitures et services supérieurs ou égaux à 25 000 € HT, un dossier de consultation est déposé sur le profil acheteur de la Ville, accompagné des annexes éventuelles (plans...). Cette publication permet de garantir le libre accès à la commande publique et d’apporter toute transparence sur la procédure d’achat. La remise des offres doit se faire uniquement sur le profil acheteur. Le service de la commande publique de la Ville de Paimpol fera publier un avis d’appel public à la concurrence, dans un journal d’annonces légales ou au bulletin officiel d’annonces des marchés publics 13 Règlement intérieur des achats – Ville de Paimpol (BOAMP), pour les besoins dont la valeur estimée est supérieure ou égale à 90 000 € HT. En deçà, la publicité est libre et adaptée. Suite à la notification du marché, le service de la commande publique de la Ville de Paimpol publie sur le profil acheteur de la collectivité les données essentielles relatives à ce contrat. Article 2 : Procédure d’achats autonome pour les besoins de travaux et de fournitures et services inférieurs à 5 000,00 € HT Pour les besoins de travaux et de fournitures et services inférieurs à 5 000 € HT, la mise en concurrence n’est pas obligatoire. Toutefois, le service devra se comporter en acheteur avisé et responsable. Il devra choisir une offre financièrement raisonnable et cohérente avec la nature de la prestation. Le service opérationnel est encouragé à faire des bons prévisionnels pour les petits achats. Article 3 : Procédure d’achats déléguée pour les besoins de travaux et de fournitures et services supérieurs ou égaux à 5 000,00 € HT et inférieurs à 25 000 € HT Pour les besoins de travaux et de fournitures et services supérieurs ou égaux à 5 000 € HT et inférieurs à 25 000 € HT, le service doit procéder à une mise en concurrence, afin de réaliser des comparaisons (demande de devis, consultation de site internet, examen de catalogue, prospection dans les magasins environnants...) permettant de choisir une offre financièrement raisonnable et cohérente avec la nature de la prestation. L’obtention de 3 offres de prix ou la preuve d’une recherche de prestataires pouvant répondre à la demande, est imposée. L’acheteur devra justifier que l’offre retenue répond parfaitement au besoin et est en adéquation avec la réalité économique du marché. Le service opérationnel rédigera, à l’aide du modèle mis à sa disposition, un rapport succinct motivé qui retrace la mise en concurrence et justifie le choix de l’offre retenue. Le rapport est signé du rédacteur. Pour certains achats spécifiques : prestations intellectuelles, à forte technicité..., il est préconisé d’utiliser des critères de jugement des offres, quel que soit le montant. Un état récapitulatif des achats délégués effectués sera présenté aux élus de la Commission de l’achat public, après transmission au Comité de Direction (CODIR). Sous le seuil de 25 000 € HT, la rédaction d’une lettre de commande, par le service opérationnel, n’intervient que si la nature de l’achat le justifie, comme par exemple pour les missions annexes à la maîtrise d’œuvre (missions SPS, CT, OPC...). 14 Règlement intérieur des achats – Ville de Paimpol Article 4 : Procédure d’achat simplifiée pour les besoins de travaux et de fournitures et services compris entre 25 000,00 € HT et le seuil de procédure adaptée La procédure est menée conjointement entre le service opérationnel et le service Commande publique de la Ville de Paimpol. Le service opérationnel définit clairement et exhaustivement son besoin en remplissant la fiche de consultation (expression du besoin). Dans cette fiche, le service spécifiera des critères et sous-critères de jugement pondérés, qui serviront à la rédaction du rapport d’analyse des offres (RAO). Il élaborera par ailleurs si nécessaire un document financier (bordereau des prix unitaires (BPU) ou décomposition du prix global et forfaitaire (DPGF)) et un Cahier des Clauses Particulières (CCP). La partie administrative du Cahier des Clauses Particulières est rédigée par le service de la commande publique. La rédaction de la partie technique, quant à elle, est à la charge du service opérationnel. La lettre de consultation comprend également des informations relatives aux aspects administratifs et juridiques de la procédure (condition de négociation, modalités de la procédure et contractuelles...). Le service de la commande publique de la Ville de Paimpol procède à la relecture du document afin de s’assurer de la détermination exhaustive du besoin. Le lancement de la consultation, et notamment les critères de jugement des offres, feront l’objet d’un échange entre le service opérationnel et son élu référent, avant toute publication. Pour les travaux dont la valeur estimée est supérieure ou égale à 25 000 € HT, les mesures suivantes s’ajoutent : • Obligation de rédaction par le service opérationnel d’un cahier des charges particulières et d’un bordereau des prix. Le service de la commande publique de la Ville de Paimpol procède à l’analyse des candidatures et à l’ouverture des offres et les met à disposition du service opérationnel pour analyse. Le service opérationnel rédige, à l’aide du modèle mis à sa disposition, un rapport d’analyse des offres, qui retrace l’ensemble des étapes de la procédure. Si nécessaire, le service opérationnel interrogera par l’intermédiaire du service de la commande publique de la Ville de Paimpol les candidats afin d’apporter des précisions techniques sur la teneur de leurs offres ou de rendre ces dernières économiquement plus avantageuses. En cas de négociation financière, le service devra réaliser une analyse des offres initiales et motiver son choix de recourir à la négociation. Le rapport d’analyse sera signé de son rédacteur et visé par le Directeur ou la Directrice de Pôle. Il sera transmis au service de la commande publique pour relecture. Ce dernier adressera ensuite le rapport à l’élu référent et à celui en charge des Finances pour avis. L’avis sera réputé conforme sans réponse sous 3 jours ouvrés. Ponctuellement, selon la spécificité de la consultation, une présentation de l’analyse des offres en commission de l’achat public pourra être réalisée à la demande du ou de la Maire, de l’Adjoint aux finances ou de l’élu référent du service opérationnel. Le service de la commande publique de la Ville de Paimpol rédigera ensuite une lettre de commande visant notamment le cahier des clauses administratives générales. La fiche de consultation (ou le 15 Règlement intérieur des achats – Ville de Paimpol Cahier des Clauses Particulières – CCP), ainsi que la proposition technique et financière du candidat retenu sont annexées à la lettre de commande. Le service budget-comptabilité enregistre le marché dans le logiciel de gestion financière pour engagement comptable. Un état récapitulatif des marchés simplifiés attribués sera porté à la connaissance de la commission de l’achat public lors des réunions. Article 5 : Procédure adaptée pour les besoins situés entre le seuil de procédure adaptée et le seuil de procédure formalisée La procédure est menée conjointement entre le service opérationnel et le service Commande publique de la Ville de Paimpol. La commission de l’achat public est saisie pour avis. Le service opérationnel rédige les pièces techniques du dossier de consultation des entreprises (CCTP ou cahier des charges, BPU, DPGF, plans...). Il complète également la fiche de définition du besoin et transmet l’ensemble des documents au service de la commande publique. Le service opérationnel propose, par ce biais, les critères et sous-critères de jugement des offres. Le service de la commande publique, à l’aide de la fiche, fixe le cadre juridique de la consultation, établit le rétro-planning de la consultation et rédige les pièces administratives nécessaires (RC, CCAP, acte d’engagement et AAPC). Le lancement de la consultation et notamment les critères de jugement des offres sont soumis, avant toute publication, au groupe valideur pour accord. Le délai de réception des offres est fixé conjointement par le service opérationnel et le service de la commande publique en fonction de la complexité du marché, de l’urgence, de la période de publication (vacances, jours fériés...), d’une visite obligatoire. Il est cependant recommandé d’appliquer un délai minimum de 4 semaines. Le service de la commande publique de la Ville de Paimpol procède à l’ouverture des plis et met à disposition du service opérationnel les offres reçues pour analyse. Un rapport d’analyse, établi par le service opérationnel, signé de son rédacteur et visé par le Directeur ou la Directrice de Pôle, sera transmis au service de la Commande publique pour relecture au moins 48 heures avant la commission d’achat. Celle-ci formulera un avis sur cette analyse et le classement des offres. Cet avis sera transmis à l’autorité ayant reçu délégation d’attribution. Selon la complexité du marché, le rapport d’analyse pourra être soumis à relecture, au préalable, d’un groupe composé du directeur ou de la directrice de Pôle, de l’élu référent et du service de la commande publique, et le cas échéant du maître d’œuvre. Le choix de l’attributaire est arrêté par décision de l’autorité ayant reçue délégation, ou par délibération de l’organe compétent si le montant de l’achat le nécessite. Le marché sera notifié au titulaire après application du délai de stand still (délai de suspension de signature) qui est fixé à 11 jours à compter de l’information faite aux candidats non retenus de manière dématérialisée. 16 Règlement intérieur des achats – Ville de Paimpol Suite à la notification du marché, le service de la commande publique de la Ville de Paimpol publie sur le profil acheteur de la collectivité les données essentielles relatives à ce contrat. Article 6 : Procédure formalisée pour les besoins situés au-delà du seuil fixé par Décret Européen La procédure est menée conjointement entre le service opérationnel et le service de la Commande publique de la Ville de Paimpol. La Commission d’Appel d’Offres (CAO) est compétente. Dans le cadre d’une procédure formalisée, il est procédé à la publication d’un avis au contenu identique dans le Journal Officiel de l’Union Européenne (JOUE) et au BOAMP. L’attribution du marché donne lieu à un avis d’information publié au JOUE et BOAMP. Le Code de la commande publique définit précisément les procédures à mettre en place ainsi que les délais de publicité obligatoires. Lorsque l’acheteur décide, malgré la possibilité de recourir à une procédure adaptée, de mettre en œuvre une procédure formalisée définie par le Code de la commande publique, celle-ci doit respecter l’ensemble des règles qui y sont inscrites. Le service opérationnel doit rédiger l’intégralité des pièces techniques et compléter la fiche de définition du besoin, et procèdera à l’analyse des offres. Le lancement de la consultation et notamment les critères de jugement des offres sont soumis, avant toute publication, au groupe valideur pour accord. Un rapport d’analyse, établi par le service opérationnel, signé de son rédacteur et visé par le directeur ou la directrice de Pôle, sera transmis au service de la commande publique pour relecture au moins 48 heures avant la Commission d’appel d’offres. Selon la complexité du marché, le rapport d’analyse pourra être soumis à relecture, au préalable, d’un groupe composé du directeur ou de la directrice de Pôle, de l’élu référent et du service de la commande publique, et le cas échéant du maître d’œuvre. La CAO est l’organe compétent pour choisir le titulaire des marchés passés selon une procédure formalisée dont la valeur estimée hors taxe prise individuellement est égale ou supérieure aux seuils européens, sauf en cas d’urgence impérieuse. La décision d’attribution est prononcée par délibération de l’organe compétent. Le service de la commande publique procède à la rédaction d’un rapport de présentation retraçant la procédure. Article 7 : Autre procédure - la Mutualisation des achats La mutualisation des achats est un levier de réduction des coûts, obtenu notamment par l’effet de massification. La mutualisation peut être interne ou externe (recours à une centrale d’achats). • La mutualisation interne et externe : les marchés transversaux La mutualisation interne concerne les marchés transversaux qui répondent à un besoin de plusieurs services de la collectivité. La mise en place d’un marché transversal est tout d’abord une obligation réglementaire (car il s’agit d’un besoin de même nature), mais il permet également de bénéficier de coûts réduits. 17 Règlement intérieur des achats – Ville de Paimpol La mise en place de ce type de marché nécessite une implication de l’ensemble des services dans la phase de définition du besoin. La réussite du marché futur repose sur cette phase essentielle. Le service opérationnel, qui présente le plus de besoins, est désigné comme pilote technique aux côtés du service de la commande publique désigné chef de projet. Il aura en charge la rédaction des pièces techniques de la consultation et réalisera l’analyse technique des offres, en collaboration avec le service de la commande publique, le cas échéant. Le service de la commande publique de la Ville de Paimpol identifie les segments d’achats propices à la mutualisation interne et pilote le lancement des marchés multiservices. Les autres services opérationnels les plus impactés par ce marché sont associés à la procédure et seront membres du comité de pilotage. La mutualisation externe concerne les marchés groupés lancés avec d’autres collectivités territoriales (exemple : communauté d’agglomération). • Les centrales d’achats Lorsque l’acheteur recours à une centrale d’achats, il est réputé avoir respecté les obligations de publicité et de mise en concurrence qui lui incombe. La Ville dispose d’un compte client auprès de l’Union des Groupements d’Achats Publics (UGAP) et de OCEADE, Centrale de référencement au service des collectivités et associations. Pour des achats ponctuels, le service opérationnel doit comparer les tarifs en passant directement avec un fournisseur, avec les tarifs pratiqués par l’UGAP ou OCEADE, afin de vérifier que les prix proposés soient économiquement avantageux Le recours à la centrale d’achats apporte plus de souplesse et répond rapidement au besoin notamment en cas d’urgence. Il est néanmoins précisé que le recours à des centrales d’achats (UGAP, OCEADE...) permet de sécuriser juridiquement les achats mais ne garantit pas que les prix proposés soient économiquement avantageux. Le service de la commande publique de la Ville de Paimpol et le service opérationnel étudient conjointement les segments d’achats propices au recours à la centrale d’achats et le service opérationnel effectue les arbitrages. 18 Règlement intérieur des achats – Ville de Paimpol GLOSSAIRE CAO : commission d’appel d’offres MAPA : marchés avec procédure adaptée AAPC : avis d’appel public à la concurrence JOUE : journal officiel de l’Union Européenne BOAMP : bulletin officiel d’annonces des marchés publics CCAG : cahier des clauses administratives générales RC : règlement de la consultation CCP : cahier des clauses particulières CCTP : cahier des clauses techniques particulières CCAP : cahier des clauses administratives particulières BPU : bordereau des prix unitaires DPGF : décomposition du prix global et forfaitaire RAO : rapport d’analyse des offres