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unknown - Guingamp-Paimpol-Agglomération - pv ca Cias 2019 10 17 VO
Document publié le Mardi 1 janvier 2019
Lien du pdf (unknown - Guingamp-Paimpol-Agglomération - pv ca Cias 2019 10 17 VO)
Thèmes du document : Logement, Famille, Vieillesse,
Centre Intercommunal d’Action Sociale
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Département des Côtes d’Armor
CENTRE INTERCOMMUNAL D’ACTION SOCIALE
GUINGAMP-PAIMPOL AGGLOMERATION
PROCES VERBAL DU CONSEIL D’ADMINISTRATION DU CIAS
SEANCE DU 17 OCTOBRE 2019
L’an deux mille dix-neuf, le jeudi 17 octobre, le Conseil d’Administration du Centre Intercommunal d’Action Sociale dûment convoqué, s'est assemblé sur le site EMERGENCE Guingamp-Paimpol Agglomération - 10 rue du 48ème Régiment d'Infanterie 22200 GUINGAMP - sous la présidence de Mme Claudine GUILLOU.
Etaient présents les administrateurs suivants :
CROISSANT Guy - GAYIC Jeannine - GUILLOU Claudine - LE GAOUYAT Samuel - LE GOFF Yannick - LE MOIGNE Jean-Paul - VILLECROZE Philippe - COCGUEN Marie-Jo - HAMON Marie - PRIGENT Marie-Yannick - LE BLEVENNEC Gilbert- THOMAS Joseph - FRANCOIS Lucien - LECOEUR Serge - ROUILLE Françoise - GENETAY Stéphanie -ROBERT Didier - GEORGELIN Dominique - BOUILLOT Lise.
Administrateurs absents :
LARVOR Yannick - LENOEL Annie -
Administrateurs excusés :
GODFROY Brigitte - PARISCOAT Dominique - LE MARREC François - BERNARD Cinderella – LE MARECHAL Loïc - LUCAS Emmanuelle - LE BIANIC Yvon - ALLAIN Catherine - PRIGENT Christian - CONNAN Guy
Administrateurs absents ayant donné pouvoir :
M. Yvon LE BIANIC ayant donné pouvoir à Samuel LE GAOUYAT.
M. Loïc LE MARECHAL ayant donné pouvoir à Philippe VILLECROZE.
En exercice : 32
Présents : 19
Représentés : 2
Date d’envoi des convocations : 11 octobre 2019
M. Yannick HENRION, Directeur du CIAS a été désigné secrétaire de séance.
Arrivée de Mr Didier ROBERT à 18 h 40
Départ de Mr Guy CROISSANT à 19h 15
Fin du CA 20 H 15
La Vice-présidente remercie les administrateurs présents et propose d’installer les nouveaux administrateurs. Ensuite, elle procède à l’appel et constate que le quorum est atteint. 1. Approbation du PV du Conseil d’Administration du 26 septembre 2019 Centre Intercommunal d’Action Sociale
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Le Conseil d’Administration approuve à l’unanimité le procès-verbal de la séance du 26 septembre 2019.
2. CIAS
Modification de la composition du Conseil d’Administration
Mesdames Josette CONNAN - élue communautaire et Chantal REJICHI - personne qualifiée ont remis leur démission au Président qui en a pris acte.
En remplacement :
• M. Didier ROBERT, Conseiller délégué en charge de la santé et de l’organisation de la présence médicale, a été nommé par le Conseil d’Agglomération du 30 septembre 2019.
• M. Dominique GEORGELIN, représentant des restos du cœur, a été désigné personne qualifiée par un arrêté du Président.
Le Conseil d’administration en prend acte.
Installation de la commission permanente
A la lecture des candidatures reçues, la Présidente par délégation indique la Composition de la Commission Permanente se compose comme suit :
Mme Stéphanie GENETAY, M. Guy CROISSANT - M. LOIC LE MARECHAL, M. Gilbert Le BLEVENNEC représentant le collège personnes qualifiées.
Mme Lise BOUILLOT, M. Dominique PARISCOAT, M. Didier ROBERT et M. Samuel LE GAOUYAT représentant le collège des élus au sein du Conseil d’Agglomération.
Mise en place d’une Commission d’Ouverture des Plis
Conformément au règlement intérieur, il est proposé de mettre en place une Commission d’Ouverture des Plis, présidée par la Présidente et composée de 4 membres élus en séance, pour les consultations simples n’excédant pas les seuils des marchés publics (inférieurs à 25 000 €).
La Présidente par délégation sollicite les administrateurs pour candidater.
Mesdames Marie-Jo COCGUEN, Marie-Yannick PRIGENT et Messieurs Philippe VILLECROZE, Yannick LE GOFF se portent candidats.
Le Conseil d’Administration valide les candidatures et autorise la création d’une Commission d’ouverture des Plis à l’unanimité Centre Intercommunal d’Action Sociale
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Appel à projets Maison Sport-Santé
Suite à des échanges entre l’Agglomération et la ville de Guingamp, il a été décidé de répondre, dans un temps très contraint, à un appel à projets « Maison Sport-Santé ». La Présidente par délégation souhaite en informer le Conseil d’Administration. Partant des constats suivants : Les évolutions et caractéristiques démographiques du territoire de Guingamp-Paimpol Agglomération, relevées entre autres par le diagnostic du Contrat local de santé du Pays de Guingamp, sont marquées par un vieillissement de la population, ainsi que par un état de précarité économique et sanitaire d’une grande partie des habitants.
Constatant que les différents partenaires partageaient les mêmes préoccupations, à savoir, les questions de santé publique, la consommation de soins, le bien être des habitants.
Il a été décidé conjointement que le CIAS puisse se positionner sur cet Appel à Projets pour la création d’une Maison Sport-santé.
Le Conseil d’administration en prend acte. Cependant, les administrateurs présents déplorent « cette nouvelle logique - Appel à projets » qui accorde des financements sans garantie de pérennité et qui ne favorise pas les petites structures lesquelles ne peuvent répondre dans les délais, souvent très courts, imposés.
Prévention : Demande de Subvention PAEJ Bon sauveur
La Fondation Bon Sauveur sollicite un soutien à hauteur de 5000 euros pour pérenniser un Point Accueil Ecoute Jeunes à destination des jeunes de 12 à 25 ans et leurs parents, sur le territoire de Paimpol et de Pontrieux.
La Fondation souhaite « développer les capacités d'accueil, d'écoute sur site (élargissement des créneaux d'accueil), proposer des actions centrées sur la parentalité, le tout dans une logique de prévention, d'accompagnement et d'orientation ».
Pour développer ce PAEJ, la structure s’appuie sur des moyens existants (locaux à Paimpol et permanences dans le Pôle, de services aux familles à Pontrieux) et souhaite déployer des moyens complémentaires :
- Un(e) psychologue écoutant(e) à hauteur de 0.50 ETP
- Un(e) éducateur (trice) spécialisé(e) à hauteur de 0.50 ETP
- Un(e) secrétaire administratif (tive) à hauteur de 0.10 ETP
- Un(e) coordonnateur (trice) à hauteur de 0.05 ETP
Le Conseil d’Administration se prononce favorablement sur cette demande de financement sous réserve de crédits disponibles. Centre Intercommunal d’Action Sociale
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Décision Modificative n°1
Une décision modificative a été présentée en séance pour rééquilibrer une ligne budgétaire conformément au tableau joint à l’annexe 1.
A l’unanimité, le Conseil d’Administration autorise la Décision Modificative n° 1 du budget 2019 et autorise la Présidente à modifier le budget 2019.
Délégations signature
La Présidente par délégation détient le pouvoir de signer l’ensemble des documents émanant du CIAS (délibérations, courriers, décisions, conventions, marchés...).
Au terme de l’article R.123-23 du Code de l’Action Sociale et des Familles, « le Président peut déléguer sa signature au directeur » par un arrêté précisant cette délégation.
La délégation de signature n’opère pas de transfert de compétence, ni de responsabilité.
En matière d’ordonnancement des dépenses et recettes du CIAS, il est possible de nommer des suppléants qui pourront signer les bons de commande en l’absence de l’ordonnateur délégué dont ils dépendent.
Le Conseil d’administration prend acte de cette mesure dans un souci de gestion plus souple.
Ordres de missions
Le Conseil d’Administration autorise la Présidente par délégation à signer les ordres de mission permanents des agents du CIAS et de l’EHPAD appelés à se déplacer dans le cadre de leurs missions.
3. EHPAD :
DOB 2020
Mme Régine Britel est invitée à commenter le Rapport d’Orientation Budgétaire (cf. annexe 2). Elle précise que, comme lors des années précédentes, l’exercice budgétaire 2020 sera axé prioritairement sur 3 objectifs :
• La maîtrise des finances (dépenses / recettes).
• L’amélioration des lieux de vie des résidents (poursuite des objectifs 2018 et 2019). • Le projet de Nouvel EHPAD.
Le Conseil d’Administration acte qu’un débat sur les Orientations Budgétaires 2020 a bien eu lieu. Centre Intercommunal d’Action Sociale
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Validation d’un Contrat groupe
Faute d’une instruction complète, La Présidente propose un report de cette question à une prochaine séance du Conseil d’Administration.
Projet de nouvel EHPAD
- Avis des autorités compétentes.
Comme précédemment évoqué, Le Conseil Départemental (dans un courrier en date 16/10 cf. annexe 3) a donné « un accord de principe à la reconstruction d’un nouvel équipement, à capacité constante. Il se prononcera sur le plan de financement à la suite d’un dépôt d’un nouveau Plan pluriannuel de financement ».
- Choix de la localisation
Pour mémoire, suite à une note produite par le service Urbanisme de l’Agglomération indiquant que « la mutation de l’EHPAD des Magnolias sur le site de POULOGNE sur la Commune de Quimper-Guézennec est réglementairement impossible », l’exécutif a souhaité que les Maires concernés soient consultés pour recenser les sites disponibles en périphérie proche.
Une réunion des Maires a eu lieu le 14/10.
Les élus présents ont proposé :
4 sites incluant le site de POULOGNE, la reconstruction sur site et deux propositions sur la Commune de Ploézal.
De s’attacher les services de l’Agence Départementale d’Appui aux Collectivités pour une mission d’Assistance à Maitrise d’Ouvrage, et ce, afin d’objectiver le choix sur la base d’un cahier des charges précisant les contraintes juridiques, techniques et financières.
D’être associés aux conclusions de l’étude.
Le Conseil d’Administration valide ces propositions, tout en indiquant que la situation ne peut plus durer indéfiniment et qu’il est urgent de décider.
Remplacement CHSCT
Le Conseil d’Administration valide la candidature de Mme Marie-Yannick PRIGENT en remplacement de M. E. LE MERRER dans les instances CT et CHSCT.
4. Questions diverses Centre Intercommunal d’Action Sociale
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Choix du nom du CIAS :
Parmi 4 propositions, le Conseil d’Administration adopte « CIAS de l’Armor à l’Argoat » comme nom.
Annexes :
Annexe 1 :
Annexe 2 :
EHPAD les Magnolias - Débat d’Orientation Budgétaire 2020
Comme les deux années précédentes, l’exercice budgétaire 2020 sera axé prioritairement sur les 3 objectifs suivants :
Maîtrise des finances (dépenses / recettes)
Amélioration des lieux de vie des résidents (poursuite des objectifs 2018 et 2019) Nouvel EHPAD
I - Maîtrise des finances
Comme en 2018, les dépenses 2019 ont été stabilisées. L’effort devra se poursuivre en 2020.
Un déficit des recettes des loyers est néanmoins prévisible. Il est lié à la non-location des logements de type F2.
Sur les 5 logements F2, 2 sont loués à des personnes seules diminuant de moitié les recettes possibles, 2 ont été en vacance technique pour la réalisation de logements F1 par Côte d’Armor Habitat. A ce jour, un seul logement F2 est loué à un couple.
Certains logements sont également très difficiles à louer de par leur configuration peu attrayante (logement 35).
Comme l’année précédente, les nombreux décès ont augmenté les périodes de vacance technique. Les personnes décédées étant des résidents de longue date, les appartements ont nécessité des rénovations complètes, allongeant les délais de remise en location.
Articles Libellé BP 2019 Augmentation des charges Diminution des charges Nouveau solde
65738 Subventions - € 5 000,00 € 5 000,00 €
611 Contrat de Prestations de service 131 240,00 € 5 000,00 € 126 240,00 €
5 000,00 € 5 000,00 € Total Centre Intercommunal d’Action Sociale
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La vétusté de l’EHPAD rend de moins en moins attractif l’établissement face à des familles de plus en plus exigeantes quant aux conditions d’accueil de leurs parents.
Par ailleurs, le taux de vétusté du matériel et des appareillages atteint près de 77%. Ils tombent régulièrement en panne et nécessitent l’intervention de dépanneur, ce qui impacte considérablement les dépenses d’exploitation.
Aussi, sur 2020, il sera nécessaire de procéder au remplacement de machines à laver, de monobrosses, de fours et matériel divers, sur la section investissement, sous réserve que la trésorerie permette la dépense.
En Septembre 2019, le serveur informatique « Berger Levrault » a été remplacé pour supporter les mises à jour des prologiciels de paie et de comptabilité, un diagnostic des systèmes informatiques sera également nécessaire, via la DSI de l’agglomération, pour faire le point des installations qui sont vétustes et ne supportent plus les différentes mises à jour et nouveaux logiciels (tel que le pilotage informatique du chauffage…).
Le budget 2020 fera l’objet d’une attention particulière sur :
- la stabilité des recettes, via les loyers avec un taux d’occupation optimisé. - la poursuite de la vigilance sur les dépenses,
- l’optimisation de la masse salariale notamment dans la gestion des remplacements des arrêts maladie.
- La poursuite de l’étude des situations d’agents en longue maladie actuellement en cours (plusieurs cas ont été réglés sur 2019 mais de nouvelles situations sont apparues également).
- Le transfert du service Portage de repas à domicile vers l’ASAD Goëlo Trieux (nouvelle convention avec élargissement éventuel au week-end).
II - Amélioration des lieux de vie des résidents
1 – Bilan 2019
Rafraichissement des intérieurs de l’EHPAD :
En 2019, la rénovation des peintures des soubassements et des portes des parties communes du RDC des bâtiments A et B a été réalisée, ainsi que la pose d’une nouvelle signalétique plus lisible pour les résidents (numéro de chambre…).
Ces rénovations devraient se poursuivre sur 2020.
Jardin thérapeutique :
En 2019, la réalisation du jardin thérapeutique extérieur s’est finalisée : Centre Intercommunal d’Action Sociale
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- finition du terrassement (stabilisé, dernier gravillonnage des allées) et livraison de la terre végétale.
- Achat du mobilier urbain (5 pergolas, 2 bancs et une poubelle).
- fleurissement (fleurs, potager, aromates).
Le jardin est terminé et apprécié des résidents et leur famille, il permet de se ressourcer. Il permet également de réaliser de nombreux ateliers avec les résidents : jardinage, fleurissement, ateliers bouquets, etc.… Les légumes et aromates sont utilisés en cuisine.
Une inauguration est prévue au printemps 2020.
Travaux F2 – Bâtiment A
En 2018, une perte significative de recettes « loyer » avait été constaté, liée notamment aux F2 non loués puisqu’il n’y a plus de couple qui souhaite entrer à l’EHPAD.
Il a donc été envisagé la transformation de ces F2 en F1 et une étude de faisabilité a été menée sur les 4 F2 inoccupés : seulement 2 peuvent faire l’objet de travaux pour être scindés en F1 (3ème étage du bâtiment A) et 2 autres ne pouvant être scindés compte-tenu de leur configuration (ces 2 F2 ont donc été loués à des personnes seules).
Ces travaux sont intégralement financés par le bailleur Côtes d’Armor Habitat sur l’enveloppe de la PRCGE. Seules les peintures intérieures seront réalisées en régie par l’agent de maintenance de l’EHPAD.
Les travaux de transformation des F2 qui devaient initialement débuter en Décembre 2018 et finir en Février 2019, ont finalement commencé mi-janvier 2019 et se sont achevés mi- Mars 2019.
Une mise en exploitation était prévue pour début avril 2019.
Cependant, l’omission de demande d’agrément de mise en exploitation auprès de la Commission de Sécurité par le bailleur Côtes d’Armor Habitat a fortement retardé la mise en location.
La Commission ayant émis un avis défavorable le 09 Septembre 2019 (problème de conformité / désenfumage), à ce jour, ces logements ne sont toujours pas louables.
De nouveaux tests de désenfumage sont envisagés pour un second passage en Commission de Sécurité dans les prochaines semaines, voire les prochains mois.
Par conséquent, ces logements n’ont pu être loués sur l’année 2019, générant une perte financière estimée à 32 900€ (chiffrage d’avril à octobre 2019). Centre Intercommunal d’Action Sociale
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2 – Perspectives 2020
Rafraichissement des intérieurs de l’EHPAD :
Poursuite des travaux sur les espaces communs et aménagement des contours des ascenseurs.
Mise aux normes des installations sanitaires (Ballons d’eau chaude)
Remplacement de l’éclairage extérieur
Création d’un espace bien être multi-sensoriel :
Aménagement de la salle d’esthétique prévu avec un concept similaire aux espaces Snoezelen (espace dédié au bien être, basé sur le sensoriel).
Cependant, les produits labellisés « Snoezelen » étant très coûteux, nous nous orienterions vers des produits similaires à moindre coût.
III - Projet d’établissement pour construction d’un nouvel EHPAD
Fin 2017 / début 2018, le Conseil d’Administration avait constaté que l’actuel EHPAD n’était plus adapté aux besoins des résidents et qu’il était nécessaire de s’orienter vers la construction d’un nouvel établissement.
Fin 2018 et premier semestre 2019, un premier travail avec les ergonomes du Centre de Gestion 22 a été réalisé pour la rédaction du « projet d’établissement organisationnel ». Pour la réalisation de celui-ci, une réflexion collective et pluridisciplinaire du personnel (responsables de service, agents de soins, d’hébergement, de maintenance, administratifs, en fonction de la thématique du groupe et/ou en fonction de leur spécialité) et des résidents a été menée.
Un Comité de Pilotage (COPIL) a été désigné regroupant plusieurs administrateurs, mais un élargissement de celui-ci devra être envisagé pour les futures phases du projet.
Une synthèse et une analyse des travaux des Groupes de Travail et des Groupes de Suivi ont été présentées en réunion du COPIL ainsi qu’aux administrateurs.
Le projet de reconstruction a obtenu un accord de la part du Conseil Départemental, suite à leur visite sur site du 19 Juin 2019. Le CIAS est dans l’attente de l’avis de l’ARS.
En 2020, les choix du terrain et du porteur de projet seront nécessaires pour la poursuite du travail engagé avec les ergonomes. Centre Intercommunal d’Action Sociale
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Annexe 3 :