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Déliberation - DELIB 2022 058
Document publié le Mardi 20 septembre 2022 par la commune d'Écully.
Lien du pdf (Déliberation - DELIB 2022 058)
Thèmes du document : Institutions publiques, Justice et droit, Consommateurs,
£ \}ille
DÉLIBÉRATION DU CONSEIL MUNICIPAL
DE LA VILLE D'ÉCULLY
N°2022-058
SÉANCE DU 20 SEPTEMBRE 2022
Date de convocation du conseil municipal : 13 Septembre 2022
Nombre de conseillers municipaux en exercice au jour de la séance : 33
PRÉSIDENT : Monsieur Sébastien MICHEL
SECRÉTAIRE ÉLUE : Madame Olivia ROBERT
Membres présents : M. Sébastien MICHEL (maire) ; Mme Agnès GARDON-CHEMAIN (adjointe); Mme Nathalie BRUNEAU (adjointe); M. Raphaël BERGER (adjoint) ; Mme Emilie ESCOFFIER-CABY (adjointe) ; Mme Brigitte RAMOND (adjointe) ; M. Christophe MOREL-JOURNEL (adjoint); Mme Denise MAIGRE (adjointe) ; M. Jean-José GARCIA; M. Emile COHEN; M. Pierre POINSOT; M. Jean-Philippe CORDIN ; M. Jean-Pierre MANIGLIER; Mme Martine BIARD; Mme Laure DESCHAMPS; Mme Nicole BRIAND; Mme Isabelle BUSQUET; M. Damien CADE ; Mme Géraldine BALLIGAND; Mme Olivia ROBERT; M. Jacques CHEVALEYRE ; M. Vincent FRIDRICI ; M. Damien JACQUEMONT ; M. Thibaut LE NORMAND; M. Claude LARDY; Mme Florence ASTI- LAPPERRIÈRE ; Mme Patricia GARCIA.
Membres absents ayant donné pouvoir: M. Loic ALIRAND (adjoint) donne pouvoir à Mme Denise MAIGRE (adjointe) ; M. Jean-Jacques MARGAINE (adjoint) donne pouvoir à Mme Brigitte RAMOND (adjointe) ; Mme Marie-Agnès CHALANCON-FERNANDES donne pouvoir à Mme Agnès GARDON- CHEMAIN (adjointe); M. Nicolas de GARILHE donne pouvoir à M. Christophe MOREL-JOURNEL (adjoint) ; Mme Christelle GERIN-EPELY donne pouvoir à Mme Nathalie BRUNEAU (adjointe); M. Jérôme FRANÇOIS donne pouvoir à Mme Patricia GARCIA.
Membre absent : aucun.
Nombre de présents : 27
Nombre de pouvoirs : 6
Nombre de votants : 33
OBJET SUITES DONNEES AU RAPPORT D'OBSERVATIONS DEFINITIVES DE LA CHAMBRE REGIONALE DES COMPTES PORTANT SUR LES EXERCICES BUDGETAIRES 2014 ET
SUIVANTS
La Chambre Régionale des Comptes a décidé d'engager un contrôle des comptes et de la gestion de la commune d'Ecully pour les exercices de 2014 et suivants.
Ville d'Écully - Conseil municipal du 20 septembre 2022 - délibération n° 2022-058 Les investigations ont porté plus particulièrement sur les points suivants :
e La gouvernance
e La Commande publique
e La fiabilité des comptes
e L'analyse financière
Le rapport définitif a été officiellement notifié à la commune le 7 septembre 2021 et débattu en Conseil municipal du 22 septembre 2021.
Conformément à l'article L243-9 du Code des juridictions financières, il convient de présenter à l'assemblée délibérante un rapport mentionnant les actions entreprises à la suite des observations de la chambre régionale des comptes.
Un rapport sur les actions entreprises est joint en annexe.
Vu le Code général des collectivités territoriales ;
Vu le Code des juridictions financières, notamment l'article L243-9 ;
Vu la délibération n° 2021-070 du Conseil municipal portant communication du rapport d'observation définitive de la Chambre Régionale des Comptes et des réponses apportées pour les exercices 2014 et suivants ;
LE CONSEIL MUNICIPAL,
Après avoir délibéré,
À l'unanimité, par 33 voix pour.
- Prend acte de la communication du rapport mentionnant les actions entreprises à la suite des observations de la chambre régionale des comptes.
Ainsi délibéré,
À Écully, le 20 septembre 2022
La secrétaire, Le maire, ,
ed
Olivia ROBER Sébastien MICH
Certifié exécutoire le @ à OCT, 2977
Le maire
e
Sébastien MICHEL
Ville d'Écully - Conseil municipal du 20 septembre 2022 - délibération n° 2022-058 Accusé de réception préfecture
Objet de l'acte :
Suites données au rapport d'observations définitives de la Chambre Régionale des Comptes portant sur les exercices budgétaires 2014 et suivants
Date de transmission de l'acte : 04/10/2022
Date de réception de l'accusé de 04/10/2022
réception :
Numéro de l'acte : 2022-058 ( voir l'acte associé )
identifiant unique de l'acte : 069-216900811-20220920-2022-058-DE
Date de décision: 20/09/2022
Acte transmis par: Caroline CHER
Nature de l'acte: Délibération
Matière de l'acte: 7. Finances locales
7.1. Decisions budgetaires
7.1.6. Avis sur lettre d'observation définitive de la CRC 1
Proposition de rapport de suivi suite aux recommandations
formulées par le Chambre Régionale des Comptes
Dans sa réponse au rapport d’observations définitives du 7 septembre 2021 sur la gestion de la commune d’Ecully transmis par la Chambre Régionale des Comptes, la ville a pris en compte les constats exprimés et à tirer profit des préconisations faites pour améliorer le service public rendu à la population.
Les réponses suivantes sont apportées par la collectivité au regard des recommandations formulées :
Recommandation n°1 : veiller à l’affectation des résultats dans le respect des articles R2311-11 et R2311-12b du code général des collectivités territoriales.
Les deux erreurs d’appréciations dans l’affectation des résultats des années 2018 et 2019 ont été analysées collectivement. Des modifications ont été engagées. L’affectation des résultats en bonne et due forme a été constatée par la CRC dans son rapport définitif pour l’année 2020. L’affectation des résultats de 2021 respectent scrupuleusement l’article R. 2311-12b du CGCT.
Recommandation n°2 : veiller à la bonne tenue des annexes du compte administratif relatives aux effectifs et assurer le suivi en équivalent temps plein travaillé des agents non titulaires non permanent.
Le nouveau Directeur des Ressources Humaines arrivé à l’automne 2021 a développé un nouveau tableau de suivi des effectifs permettant de suivre de près la masse salariale en équivalent temps plein.
Recommandation n°3 : constituer une provision pour risques dès que la commune est soumise à une demande d’indemnisation par voie contentieuse.
Un suivi précis des dossiers d’urbanismes et des dossiers juridiques dans lesquels la responsabilité de la commune pourrait être engagée est mis en place. Les services de la ville ont été sensibilisés à la problématique contentieuse dans chacun de leur domaine. La veille juridique en partenariat avec le prestataire SVP et les cabinets d’avocats conseils de la collectivité permettent à la commune de constituer des provisions pour risques en cas de risques juridiques et financiers avérés.
Recommandation n°4 : mettre en place une nomenclature interne des achats.
A la suite du Conseil municipal du 22 septembre 2021, les services Juridique et de la Commande Publique et Finances ont élaboré conjointement une nomenclature des achats adaptée au périmètre des besoins et de la structure de la commune d’Écully.
La nomenclature achat a été présentée en Commission Finances du 31 janvier 2022 et à l’ensemble des agents en trois sessions qui se sont déroulées les 3 et 4 février 2022.
En ce qui concerne la mise en place de cette nomenclature achat, la mise en place s’est déroulée de la manière suivante :
- Le service Finances a sollicité le prestataire Berger-Levrault afin que cette nomenclature puisse être saisie dès la validation des commandes par chaque utilisateur sur le logiciel financier. - Le service Finances a paramétré le logiciel pour que la nomenclature soit disponible via un menu déroulant qui dispose d’un dispositif de recherche par mots clés.
- Le service Finances a ensuite rédigé une procédure qui rappelle les règles de la comptabilité d’engagement et qui précise le rôle de chaque agent dans le workflow. 2
Cette procédure détaillée avec des impressions écran précise tous les champs à remplir lors de la saisie d’une commande dont notamment la saisie des codes de nomenclature achat pour chaque imputation.
- Un document Excel qui reprend
o Sur un onglet, le détail de la nomenclature achat avec le code et le libellé de chaque catégorie d’achat.
o Sur un deuxième onglet, l’ensemble des imputations et des nomenclatures afférentes à celles-ci qui ont été réalisés au cours du premier semestre de 2022a été diffusée et commenté à l’ensemble des utilisateurs au cours des formations faites par le chef du service Finances.
Un bilan rétrospectif sur l’année 2022 est prévu afin de procéder, si nécessaire à des ajustements pour les années à venir.
Recommandation n°5 : anticiper le lancement des procédures de renouvellement des accords-cadres.
Un tableau de suivi des contrats en cours, mis à jour par le Service Juridique et de la Commande publique, est régulièrement transmis aux services opérationnels afin de les aider à améliorer la visibilité quant au renouvellement de leurs contrats.
Recommandation n°6 : veiller au respect de l’article R2184-12 du code de la commande publique en conservant les candidatures et les offres, ainsi que les documents relatifs à la procédure de passation d’un marché pendant au moins cinq ans à compter de la signature du marché.
Tous les documents relatifs aux plis électroniques déposés par les soumissionnaires dans le cadre des consultations suivis par le Service Juridique et de la Commande publique sont conservés sur le profil d’acheteur, qui est la plateforme mutualisée des marchés publics de la Métropole.
De plus, la signature électronique étant désormais largement utilisées, tous les contrats sont archivés électroniquement dans le parapheur DOCAPOSTE mis en place par la collectivité.
Les contrats signés manuscritement continuent à être archivés dans le respect des contraintes légales.
Recommandation n°7 : veiller à ce que les délais de publicité des marchés soit suffisamment long pour qu’une concurrence des offres puisse s’exercer.
Le Règlement Intérieur de la Commande Publique (RICP) a été finalisé, présenté aux membres de la Commission Achats le 28 février 2022 et à l’ensemble des agents, en même temps que la nomenclature, lors des sessions les 3 et 4 février 2022.
Parmi les points traités dans ce document figurent le délai de consultation : le délai de droit commun est fixé à 60 jours.