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Document publié le Jeudi 30 juin 2022
Lien du pdf (unknown - Communauté urbaine - Creusot Montceau - 19 d1657282219439)
Thèmes du document : Consommateurs, Assurance, Travail et emploi,
DEPARTEMENT DE SAONE-&-LOIRE
COMMUNAUTE URBAINE
CREUSOT MONTCEAU
EXTRAIT DU REGISTRE
DES DELIBERATIONS
RAPPORT N° VII-2
22SGADL0082
SEANCE DU
30 JUIN 2022
Nombre de conseillers en exercice :
71
Nombre de conseillers présents :
52
Date de convocation :
24 juin 2022
Date d'affichage :
1 juillet 2022
OBJET :
Création d'un service commun pour
le remplacement des secrétaires de
mairie et des personnels
administratifs - Autorisation de
signature de la convention cadre de
mutualisation de service
Nombre de Conseillers ayant pris
part au vote : 68
Nombre de Conseillers ayant voté
pour : 68
Nombre de Conseillers ayant voté
contre : 0
Nombre de Conseillers s'étant
abstenus : 0
Nombre de Conseillers :
• ayant donné pouvoir : 16
• n'ayant pas donné pouvoir : 3
L'AN DEUX MILLE VINGT-DEUX, le 30 juin à dix-
huit heures trente le Conseil communautaire,
régulièrement convoqué, s'est réuni en séance, Salle
de l'Alto - 71200 LE CREUSOT , sous la présidence de
M. David MARTI, président
ETAIENT PRESENTS :
Mme Isabelle LOUIS - M. Jérémy PINTO - M. Jean-Yves VERNOCHET - Mme Monique LODDO - M. Guy SOUVIGNY - M. Philippe PIGEAU - Mme Montserrat REYES - M. Georges LACOUR - M. Jean-Claude LAGRANGE - Mme Evelyne COUILLEROT - M. Cyril GOMET - Mme Frédérique LEMOINE - M. Jean-Marc FRIZOT - M. Daniel MEUNIER
VICE-PRESIDENTS
Mme Alexandra MEUNIER - M. Noël VALETTE - M. Michel CHAVOT - M. Michel CHARDEAU - M. Alain BALLOT - M. Charles LANDRE - M. Denis BEAUDOT - M. Jean GIRARDON - M. Denis CHRISTOPHE - Mme Christiane MATHOS - Mme Laëtitia MARTINEZ - Mme Stéphanie MICHELOT-LUQUET - M. Gérard DURAND - M. Felix MORENO - M. Michel TRAMOY - M. Philippe PRIET - Mme Christelle ROUX-AMRANE - M. Gilbert COULON - M. Marc MAILLIOT - M. Guy MIKOLAJSKI - M. Jean PISSELOUP - M. Jean-Paul LUARD - M. Roger BURTIN - M. Eric COMMEAU - M. Christian GRAND - M. Bernard DURAND - Mme Pascale FALLOURD - Mme Valérie LE DAIN - M. Christophe DUMONT - M. Daniel DAUMAS - M. Armando DE ABREU - M. Bernard FREDON - M. Didier LAUBERAT - Mme Barbara SARANDAO - Mme Gilda SARANDAO - Mme Paulette MATRAY - M. Gérard GRONFIER -
CONSEILLERS
ETAIENT ABSENTS & EXCUSES :
M. Sébastien CIRON
M. Frédéric MARASCIA
Mme Salima BELHADJ-TAHAR
M. DUPARAY (pouvoir à M. Michel TRAMOY)
M. JAUNET (pouvoir à Mme Monique LODDO)
M. SELVEZ (pouvoir à Mme Isabelle LOUIS)
M. BUISSON (pouvoir à M. Jean-Paul LUARD)
Mme GHULAM NABI (pouvoir à Mme Christelle ROUX-AMRANE) Mme FRIZOT (pouvoir à M. Guy SOUVIGNY)
Mme PICARD (pouvoir à M. Cyril GOMET)
Mme LEBEAU (pouvoir à M. Jean-Yves VERNOCHET)
M. ATTEYE (pouvoir à M. Philippe PRIET)
M. REPY (pouvoir à M. Christophe DUMONT)
M. SALCE (pouvoir à M. Bernard FREDON)
Mme PERRIN (pouvoir à M. Armando DE ABREU)
M. GANE (pouvoir à Mme Montserrat REYES)
M. BAUDIN (pouvoir à M. Daniel MEUNIER)
Mme GIRARD-LELEU (pouvoir à M. Christian GRAND)
Mme JARROT (pouvoir à M. Gérard GRONFIER)
SECRETAIRE DE SEANCE :
Daniel MEUNIER Vu l’article L 5211-4-2 du Code général des collectivités territoriales (CGCT) relatif à la mise en place de services communs, entre un établissement public de coopération intercommunale à fiscalité propre et une ou plusieurs de ses communes membres,
Vu l’article L 5211-39-1 du Code général des collectivités territoriales (CGCT) relatif aux rapports et au schéma de mutualisation des services à adopter par le conseil de communauté, et à mettre en œuvre entre la communauté urbaine et ses communes membres,
Vu l’avis favorable émis le 16 juin 2022 par le Comité technique (CT) de la Communauté urbaine,
Considérant l’intérêt des signataires de se doter de services communs afin d’aboutir à une mutualisation des ressources dans un esprit de solidarité et de continuité des services publics locaux,
Le rapporteur expose :
« Dans le cadre du développement des coopérations entre la Communauté urbaine et les communes-membres, trois groupes de travail thématiques ont été mis en place au printemps 2019.
Soucieuse de renforcer encore davantage les liens qui l’unissent à ses communes membres, la CUCM a par la suite créer une nouvelle délégation afin qu’un élu soit en charge de la coopération au sein du bloc communal avant de créer une mission dédiée à « l’animation territoriale » le 1er juin 2021. La feuille de route de ce nouveau service consiste à développer de nouvelles coopérations avec les communes, voire de travailler à de nouvelles mutualisation de services.
En préfiguration de cette démarche, un petit groupe d’élus s’est constitué autour de M. Roger BURTIN, conseiller délégué à la coopération au sein du bloc communal, afin de rédiger un pacte de gouvernance. C’est à la faveur de ces échanges que les élus ont fait part de leur souhait de voir créer 2 nouveaux services communs. Le premier organiserait le remplacement des secrétaires de mairie tandis que le second orchestrerait le prêt/ partage de matériels.
Un questionnaire, adressé aux maires des communes membres dans le courant de l’été 2021, a permis de confirmer ces attentes. En effet la CUCM est composée de 34 communes dont une partie sont des communes rurales (11 communes comptent moins de 600 habitants). Ces communes emploient des secrétaires de mairie qu’il est difficile de remplacer en cas notamment d’arrêt maladie. Le recensement effectué fait état de 29 communes intéressées et a permis de constituer un groupe de travail dédié afin de lancer le travail d‘étude et de réflexion préalable à la création d’un service de remplacement des secrétaires de mairie.
C’est sur la base de l‘ensemble de ces éléments que la convention suivante a été rédigée et qu’elle est soumise au vote du conseil de communauté avant d’être proposée à l’adhésion des communes.
Le document joint propose la création d’un service commun dédié au remplacement des secrétaires de mairie et des personnels administratifs communaux afin d’assurer la mise à disposition, au profit des communes, de certain(s) personnel(s) administratifs employé(s) par la CUCM.
Il est précisé que chaque commune devra adhérer à titre individuel au service commun en signant le document figurant en annexe n°1.
Compte tenu du caractère novateur de la démarche, il a été décidé de créer le service à titre expérimental pour une durée de 2 ans avant qu’un bilan ne décide de sa reconduction, et de son dimensionnement, un seul agent étant affecté dans un premier temps.
Compte tenu de la diversité des taches et de la complexité des missions à assumer, le choix se portera sur un agent de catégorie B que la CUCM s’engage à recruter/mettre à disposition. Elle prendra en charge sa formation, qui sera complétée par des périodes d’immersion au sein des services communaux (autant que possible il sera en effet demandé aux communes adhérentes de participer à la mise en place du service commun en accueillant au sein de leurs services, l’agent remplaçant pour des périodes d’immersion).
Toutes les communes de la CUCM pourront adhérer au service commun, et ceci quel que soit leur taille, mais il est entendu qu’en cas de demandes multiples, priorité sera donnée aux communes de plus petite taille (celles de moins de 600 habitants) qui n’emploient qu’un seul agent administratif à temps non complet en tant que secrétaire de mairie.
Afin de participer à la mise en place du service commun, les communes devront s’acquitter d’une cotisation annuelle dont le montant variera en fonction de la strate démographique à laquelle elles appartiennent selon le barème suivant :
Strate démographique Montant de la cotisation annuelle forfaitaire Nombre de jour(s) prépayé(s)
équivalent(s) (sur la base de
7 heures/jour)
De 1 à 999 habitants 210 € 1
De 1000 à 2 499
habitants 420 € 2 De 2 500 à 4 499
habitants 630 € 3 De 4 500 à 9 999
habitants 840 € 4 Au-delà de 10 000
habitants 1 050 € 5
Cette cotisation, qui sera à acquitter tous les ans de façon forfaitaire, donnera droit à un nombre de jour de travail équivalent « payées d’avance » de la part de l’agent remplaçant calculé sur la base d’un nombre d’heures de travail de 7 heures par jour. Ce nombre de jour variera en fonction du montant du cout horaire, fixé pour l’année 2022 à la somme de 30 €.
En cas de remplacement, la commune bénéficiaire s’engagera également à rembourser à la CUCM le cout de fonctionnement du service qui correspond au cout salarial de l’agent, et aux frais de structure de la communauté, multiplié par le nombre d’heures effectuées. Il est précisé que la CUCM gardera à sa charge sans répercussion le montant des frais de déplacement de l’agent, de ses frais de formation et le cout de gestion/animation du service. En effet et en application du décret n°2011-515 du 10 mai 2011 (art. D. 5211-16 du CGCT). Le remboursement des frais occasionnés doit s’effectuer sur la base d’un « coût unitaire de fonctionnement multiplié par le nombre d’unités de fonctionnement ».
Pour l’année 2022, il est proposé de fixer ce cout unitaire à 30 € de l’heure. Il sera révisé tous les ans notamment en fonction de l’évolution des traitements dans la fonction publique territoriale et de l’évolution du montant des frais de structure de la CUCM (15,10 % pour l’année 2022).
En résumé, la présente démarche vise donc à expérimenter une nouvelle forme de mutualisation entre la communauté urbaine et les communes volontaires. Elle fera l’objet d’un suivi et d’un bilan de sorte à proposer les adaptations nécessaires.
La convention cadre jointe pourra prendre effet à compter de la date du 1 er juillet 2022 après sa signature par les 2 parties et sa transmission aux services de l’Etat chargés du contrôle de légalité.
Quel que soit la date d’adhésion individuelle des communes, elle est conclue pour une durée de 2 ans non reconductible de façon tacite qui viendra à expiration à la date du 30 juin 2024, le bilan devant décider du devenir du service commun.
Je vous remercie de bien vouloir délibérer sur l’ensemble de ces éléments qui fondent la création de ce nouveau service commun. Il convient également d’autoriser M. le Président de la CUCM à signer le projet de convention joint en annexe ainsi que les futurs bulletins d’adhésion et contrats de prestations de service avec chacune des communes intéressées.
Je vous remercie de bien vouloir en délibérer. »
LE CONSEIL,
Après en avoir débattu,
Après en avoir délibéré,
DECIDE
- de créer à titre expérimental un service commun dédié au remplacement des secrétaires de mairie et des personnels administratifs communaux ;
- d’approuver le barème des cotisations dont les communes adhérentes devront s’acquitter tous les ans et fixe le montant du cout horaire agent à la somme de 30 € au titre de l’année 2022, ce montant étant révisé annuellement ;
- d’autoriser M. le Président de la CUCM à signer le projet de convention constitutive joint en annexe, ainsi que les futurs bulletins d’adhésion et contrats de prestations de service à intervenir avec les communes qui souhaiteront adhérer au service commun.
Certifié pour avoir été reçu
à la sous-préfecture le 4 juillet 2022
et publié, affiché ou notifié le 4 juillet 2022
POUR EXTRAIT CERTIFIE CONFORME 1
CONVENTION CADRE DE MUTUALISATION DE SERVICES
∞∞∞
ENTRE LA CUCM ET SES COMMUNES MEMBRES
SERVICE DE REMPLACEMENT DES SECRETAIRES DE MAIRIE ET DES PERSONNELS ADMINISTRATIFS COMMUNAUX
CREATION D’UN SERVICE COMMUN
Entre,
La communauté urbaine Creusot Montceau, ayant son siège social au Château de la Verrerie au
Creusot (71210), représentée par son Président, Monsieur David MARTI, habilité à signer la présente
en application d’une délibération du Conseil Communautaire en date du 30 juin 2022,
Ci-après dénommée « la CUCM »
D’une part,
Les communes de la CUCM représentées par leur maire en exercice habilité à intervenir aux présentes
après délibération de leur conseil municipal,
Ci-après dénommée « les communes»
D’autre part,
Vu l’article L 5211-4-2 du code général des collectivités territoriales (CGCT) relatif à la mise en place
de services communs, entre un établissement public de coopération intercommunale à fiscalité propre
et une ou plusieurs de ses communes membres,
Vu l’article L 5211-39-1 du code général des collectivités territoriales (CGCT) relatif aux rapports et au
schéma de mutualisation des services à adopter par le conseil de communauté, et à mettre en œuvre
entre la communauté urbaine et ses communes membres,
Vu l’avis favorable émis le 16 juin 2022 par le comité technique (CT) de la communauté urbaine,
Considérant l’intérêt des signataires de se doter de services communs afin d’aboutir à une
mutualisation des ressources dans un esprit de solidarité et de continuité des services publics locaux, 2
Préambule :
Dans le cadre du développement des coopérations entre la communauté urbaine et les communes-
membres, trois groupes de travail thématiques ont été mis en place au printemps 2019.
Soucieuse de renforcer encore davantage les liens qui l’unissent à ses communes membres, la CUCM
a par la suite créer une nouvelle délégation afin qu’un élu soit en charge de la coopération au sein du
bloc communal avant de créer une mission dédiée à « l’animation territoriale » le 1er juin 2021. La feuille
de route de ce nouveau service consiste à développer de nouvelles coopérations avec les communes,
voire de travailler à de nouvelles mutualisation de services.
En préfiguration de cette démarche, un petit groupe d’élus s’est constitué autour de Mr Roger Burtin,
conseiller délégué à la coopération au sein du bloc communal, afin de rédiger un pacte de gouvernance.
C’est à la faveur de ces échanges que les élus ont fait part de leur souhait de voir créer 2 nouveaux
services communs. Le premier organiserait le remplacement des secrétaires de mairie tandis que le
second orchestrerait le prêt/ partage de matériels.
Un questionnaire, adressé aux maires des communes membres dans le courant de l’été 2021, a permis de confirmer ces attentes. En effet la CUCM est composée de 34 communes dont une partie sont des communes rurales (11 communes comptent moins de 600 habitants). Ces communes emploient des secrétaires de mairie qu’il est difficile de remplacer en cas notamment d’arrêt maladie.
Le recensement effectué fait état de 24 communes intéressées et a permis de constituer un groupe de
travail dédié afin de lancer le travail d‘étude et de réflexion préalable à la création d’un service de
remplacement des secrétaires de mairie.
Afin de nourrir les réflexions du groupe, une démarche de benchmark a permis à la CUCM d’échanger
avec quelqu’uns des EPCI qui avaient mis en place un tel service, parfois depuis plusieurs années,
profitant de la sorte de leur retour d’expérience. Des rencontres ont également été organisées avec le
centre de gestion du département.
En parallèle, un questionnaire comportant 38 questions organisées autour des 4 thèmes suivants :
✓ les effectifs et l’organisation de la commune
✓ les activités de la commune
✓ Les besoins de la commune
✓ Les engagements/participations de la commune
était diffusé auprès des communes qui s’étaient inscrites dans la démarche.
Ce questionnaire a permis à la CUCM, au travers des 20 réponses reçues, de mieux cerner les
contraintes et les attentes des communes de sorte à ajuster le dispositif imaginé en lien avec les
membres du groupe de travail, qui se sont réunis 2 fois.
C’est sur la base de l‘ensemble de ces éléments que la convention suivante a été rédigée et qu’elle est
proposée à l’adhésion des communes.
Il est précisé que chaque commune devra adhérer au service commun en signant le document figurant
en annexe n°1. 3
Compte tenu des difficultés rencontrées par les EPCI qui ont souhaité mettre en place un service
équivalent, il a été décidé de créer le service à titre expérimental pour une durée de 2 ans avant qu’un
bilan ne décide de sa reconduction.
La présente convention propose ainsi la création d’un service commun dédié au remplacement des
secrétaires de mairie et des personnels administratifs communaux afin d’assurer la mise à disposition,
au profit des communes, de certain(s) personnel(s) administratifs employé(s) par la CUCM.
Elle vise à énumérer les prestations assurées par le service commun, ses modalités de fonctionnement,
les règles de facturation des services rendus et à désigner la structure de gouvernance qui analysera
son activité.
La présente initiative vise ainsi à expérimenter une nouvelle forme de mutualisation entre la
communauté urbaine et les communes volontaires. Elle fera l’objet d’un suivi et d’un bilan de sorte à
proposer les adaptations nécessaires.
La présente convention définit comme suit les droits et obligations des parties, sachant que le présent
préambule fait partie intégrante de la convention.
Il a ainsi été convenu ce qui suit :
Article 1 : Objet de la convention
Dans un souci de continuité des services publics locaux et de mutualisation des ressources, la présente
convention a pour objet de créer, à titre expérimental, un service commun entre la CUCM, et ses
communes membres signataires, afin de pallier aux absences des personnels communaux suivants :
✓ Secrétaires de mairie et secrétaires généraux des communes
✓ Et plus largement, personnels administratifs communaux
Les missions seront exercées à l’exclusion des fonctions d’encadrement et sans possibilité de
délégation de signature. Il est également préférable d’éviter les activités qui ne correspondent pas aux
obligations réglementaires des communes.
Article 2 : Mise à disposition de moyen humain
Le service commun implique la mise à disposition d’un agent remplaçant que la CUCM s‘engage à
recruter, ou bien à affecter au service en mobilisant l’un de ses agents.
Compte tenu de la diversité des taches et de la complexité des missions à assumer, le choix portera
sur un agent relevant de la filière administrative ou de la filière technique de catégorie B, la CUCM
s’engageant à prendre en charge sa formation, qui sera complétée par des périodes d’immersion au
sein des services communaux.
Compte tenu du caractère expérimental de la démarche, le service fonctionnera dans un premier temps
avec un seul agent. Toutefois si le besoin s’en faisait sentir, en fonction des sollicitations des communes
adhérentes, un ou des agents supplémentaires pourrai(en)t venir renforcer le service commun, cette
évolution pouvant être actée par voie d’avenant à la présente convention. 4
Article 3 : Conditions de recours au service
Les cas de recours et les priorités :
Toutes les communes de la CUCM peuvent adhérer au service commun et ceci quel que soit leur
nombre d’habitants. Toutefois, il est entendu qu’en cas de demandes multiples, priorité sera donnée
aux communes de plus petite taille (celles de moins de 600 habitants) qui n’emploient qu’un seul agent
administratif à temps non complet en tant que secrétaire de mairie.
Outre la taille de la commune, il est précisé que le service de remplacement sera sollicité de façon
prioritaire en cas d’événements exceptionnels qui génèrent un arrêt de travail relativement long soit :
• Maladie et congés maternité
• Accident
D’autres motifs d’absence pourront être pris en compte sous réserve de la durée du remplacement
afférent (départ en retraite sans remplacement immédiat, congés exceptionnels, enfant ou nourrice
malade..etc).
Si les communes demandeuses ont le même profil et que le remplacement est demandé pour le même
motif, un arbitrage sera rendu par la CUCM qui pourra proposer une répartition des heures de l’agent
afin d’assurer autant que possible la continuité du service pour chaque commune concernée.
A ce titre il pourra être demandé aux communes en concurrence d’adapter les horaires d’ouverture de
la mairie afin de trouver des marges de souplesse ce que les communes s’engagent à accepter.
Durant les périodes de disponibilité de l’agent il sera également possible de solliciter sa mise à
disposition :
• pour une mission particulière ou
• pour un surcroît d’activité
Enfin, si aucun remplacement pour événements exceptionnels ou pour mission particulière/surcroit
d’activité n’est programmé, l’agent remplaçant pourra être sollicité au titre des congés d’été. Cette
possibilité sera offerte dans la limite:
• des propres congés estivaux de l’agent
• et sous réserve de l’organisation d’un « tour de rôle » entre les communes demandeuses.
Toutefois toute demande de remplacement pour congés de maladie, de maternité ou absence suite à
un accident, restera prioritaire et mettra un terme au remplacement pour motifs non urgents en cours.
La durée des remplacements :
D’une façon générale, il est souhaité que le remplacement à effectuer soit d’une durée minimale de 1
semaine consécutive, ceci afin de permettre à l’agent remplaçant de rendre un travail de qualité après
une période d’adaptation à son nouvel environnement professionnel.
A l’inverse, et afin de garantir au plus grand nombre un accès effectif au service, la durée d’un
remplacement ne pourra pas excéder 2 mois hormis les cas exceptionnels et sous réserve de la
disponibilité de l’agent remplaçant, qui ne devra pas avoir été retenu par une autre commune. 5
Le délai de prévenance et les informations à communiquer :
Il sera demandé aux communes de respecter autant que possible un délai de prévenance d’une
semaine afin de permettre au service de mettre en place les prestations dans les meilleures conditions.
La commune devra fournir :
• la date souhaitée de début de la prestation
• la durée estimée de son besoin
• les principales missions à exercer par l’agent (fournir si possible une fiche de poste)
• le nombre d’ETP de la commune
L’évaluation à l’issue de la mission :
Une fiche d’évaluation sera à remplir par le maire à l’issue de chaque période de remplacement afin de
mesurer le degré de satisfaction.
Article 4 : L’adhésion et les engagements des communes :
Les modalités d’adhésion :
Chaque commune adhère librement au service commun après délibération de son conseil municipal
validant la démarche et autorisant la signature de la convention. Une copie de cette délibération sera
adressée à la CUCM après sa transmission aux service de l’Etat chargés du contrôle de légalité.
L’adhésion sera à la suite formalisée par la signature, par le maire, de l’annexe n°1 jointe à la présente
convention.
Il sera demandé aux communes adhérentes de participer à la mise en place du service commun de
plusieurs façons. Si toutes ne sont pas en capacité de le faire, la CUCM travaillera avec un noyau de
communes volontaires.
Les périodes d’immersion :
Les communes s’efforceront d’accueillir, et ainsi de former au sein de leurs services, l’agent remplaçant.
Ces périodes d’immersion lui permettront de parfaire sa formation « métier » mais aussi de découvrir
les différents logiciels utilisés par les communes, et de se familiariser avec les élus et les collègues.
Le tutorat :
Outre ses périodes d’immersion, les DGS, les secrétaires généraux et les secrétaires de mairie en
poste, qui accepteront cette mission, constitueront un réseau de référents que l’agent remplaçant pourra
solliciter en cas de difficulté. Les agents référents seront alors consultés par téléphone ou par mail afin
de pouvoir apporter une réponse de premier niveau. 6
L’engagement moral de non recrutement :
Le métier de secrétaire de mairie est un métier bien spécifique et en tension ce qui pose des problèmes
tant en terme de recrutement que de durée de formation.
Il est probable à cet égard que le service ne sera pas opérationnel de façon immédiate et que sa mise
en place impliquera un certain investissement tant de l’agent remplaçant que de la CUCM employeur et
encadrant. Ses efforts pèseront également sur les communes notamment au travers des périodes
d’immersion.
Dans ces conditions, les communes s’engagent à ne pas recruter directement l’agent qui doit rester
« mutualisé » au profit de toutes les communes adhérentes.
Cet engagement moral sera pris pour une période de 3 ans à compter de la date d’adhésion de la
commune.
Les conditions matérielle d’accueil :
L’agent sera accueilli au sein de la mairie ou il bénéficiera d’un poste de travail équipé du matériel
informatique et des codes d’accès nécessaires.
Sauf cas de demandes multiples, il se conformera aux horaires d’ouverture de la mairie dans la limite
de son temps de travail hebdomadaire.
La commune s’engage à accueillir l’agent remplaçant et à lui indiquer lors de sa prise de poste :
• les modalités de fonctionnement de la mairie
• les accès physiques et informatiques
• les missions générales du poste
• les dossiers en cours à traiter
• L’emplacement physique et informatique des dossiers
Les périodes de remplacement :
Le recours au service nécessite la signature d’un contrat de prestation de service (voir annexe 2)
Les missions :
Les missions effectuées par le/les agents du service de remplacement seront identiques à celles effectuées habituellement à l’exception de l’encadrement du personnel et de la signature de documents nécessitant une délégation de signature.
Il n’est pas non plus possible de lui confier la gestion d’une régie de dépenses ou de recettes.
Toutes missions autres que celles dévolues réglementairement aux communes sont à éviter (agence postale, épicerie..etc).
Article 5 : Remboursement des frais de fonctionnement du service commun.
La cotisation annuelle : 7
Afin de participer à la mise en place du service commun, les communes devront s’acquitter d’une
cotisation annuelle dont le montant variera en fonction de la strate démographique à laquelle elles
appartiennent selon le barème suivant :
Strate démographique Montant de la cotisation annuelle
forfaitaire
Nombre de jour(s) prépayé(s)
équivalent(s) (sur la base de 7
heures/jour)
De 1 à 999 habitants 210 € 1
De 1000 à 2 499 habitants 420 € 2
De 2 500 à 4 499 habitants 630 € 3
De 4 500 à 9 999 habitants 840 € 4
Au-delà de 10 000 habitants 1 050 € 5
Cette cotisation sera à acquitter tous les ans de façon forfaitaire quel que soit la date d’adhésion de la
commune. Elle donnera droit à un nombre de jour de travail équivalent « payées d’avance » de la part
de l’agent remplaçant calculé sur la base d’un nombre d’heures de travail de 7 heures par jour. Ce
nombre de jour variera en fonction du montant du cout horaire fixé à la somme de 30 €, valeur année
2022,
Si toutefois aucun remplacement n’est sollicité dans l’année, le montant de la cotisation acquitté restera
acquis à la CUCM sans remboursement possible.
Pour l’année 2022, et en raison des périodes de formation et d’immersion à organiser pour l’agent
remplaçant aucune cotisation ne sera demandée aux communes.
Le remboursement du cout du service :
En cas de remplacement, la commune bénéficiaire s’engage à rembourser à la CUCM le cout de
fonctionnement du service qui correspond au cout salarial de l’agent, et aux frais de structure de la
CUCM, multiplié par le nombre d’heures effectuées. Il est précisé que la CUCM gardera à sa charge
sans répercussion le montant des frais de déplacement de l’agent, de ses frais de formation et le cout
de gestion/animation du service.
En effet et en application du décret n°2011-515 du 10 mai 2011 (art. D. 5211-16 du CGCT). Le remboursement des frais occasionnés doit s’effectuer sur la base d’un « coût unitaire de fonctionnement multiplié par le nombre d’unités de fonctionnement ». La détermination du coût est effectuée par la collectivité ayant mis en place le service.
Pour l’année 2022, ce cout est fixé à 30 € de l’heure. Il sera révisé tous les ans notamment en fonction
de l’évolution des traitements dans la fonction publique territoriale et de l’évolution du montant des frais
de structure de la CUCM (15,10 % pour l’année 2022).
Les nouveaux coûts seront communiqués, tous les ans, aux communes adhérentes au service commun
afin qu’elles puissent en tenir compte lors de l’établissement de leur budget.
Avant toute mission, la CUCM établira un coût prévisionnel sur la base de la durée prévisionnelle de la
mission afin de recueillir le consentement de la commune.
Qu’il s’agisse du montant de la cotisation annuelle ou bien du montant du remboursement dus, les
communes s’acquitteront des sommes mises à leur charge par la CUCM à réception des titres de 8
recettes qui seront établis par la communauté. La commune concernée disposera alors d’un délai de
paiement de 30 jours pour régler, entre les mains de Monsieur le Trésorier Principal, comptable de la
communauté urbaine, le remboursement des missions effectuées par le service commun.
Le mandat sera accompagné du relevé des heures effectuées.
Article 6 : Précisions sur la situation de l’agent mis à disposition
Autorité :
L’autorité gestionnaire du ou des fonctionnaires et agents non titulaires qui exercent leurs fonctions dans le service commun est le Président de la CUCM.
En fonction du type de leurs activités, ces agents sont placés sous l’autorité fonctionnelle du Président
de la Communauté (hors période de remplacement ou de missions au sein des communes) ou du Maire
(durant les périodes de remplacement ou de missions au sein de la commune).
En dehors des périodes de remplacement/missions, l’agent travaillera au sein de la mission animation
territoriale de la communauté, à laquelle il est rattaché.
En période de remplacement/mission, le ou les agents recevront toute instruction nécessaire de la part
des maires concernés, et des personnels placés sous leur autorité.
Le pouvoir disciplinaire relève du Président de la CUCM, les Maires pouvant être amenés à être consultés en cas de difficultés rencontrées avec le ou les agents du service commun.
La CUCM prend les décisions relatives aux congés annuels du ou des agents, et en informe les communes adhérentes. Elle délivre les éventuelles autorisations de travail à temps partiel et autorise les congés de formation professionnelle. Les périodes de congé et de formation ne seront pas facturées aux communes. Par contre les jours de RTT qui seraient générés sur une période de remplacement au- delà de 1 mois seront facturés.
Recrutement et formation :
Le ou les fonctionnaires et agents non titulaires recrutés dans le cadre de la création du service font partie intégrante du personnel communautaire de la CUCM.
Les formalités de recrutement et de formation sont à la charge de la CUCM qui pourra inscrire le ou les
agent(s) aux cycles de formation proposés par le CNFPT autour du métier de secrétaire de mairie d’une
part et par le centre de gestion de la Saône et Loire d’autre part. Le ou les agents pourront également
être inscrits si nécessaire à la formation annuelle organisée par le centre de gestion de la Saône et
Loire. Ces formations seront mises en place si toutefois l’agent n’a pas d’expérience significative sur un
poste de secrétaire de mairie.
Information des agents : 9
Le ou les agents concerné(s) par l’exécution de la présente convention seront individuellement informés
de leur rattachement au service mutualisé et de leur mise à disposition.
Il est précisé qu’en application de l’article L 5211-4-2 du CGCT, cette mise à disposition du/des agents
est effectuée de plein droit dans le cadre de la procédure conventionnelle de mise à disposition des
services dans lesquels il(s) travaille(nt).
Le droit commun de la mise à disposition des agents, tel que fixé par les articles 61 et suivants de la loi
n°84-53du 26 janvier 1984, ne trouve donc pas à s’appliquer au titre de la présente convention.
Situation administrative et statutaire :
La situation administrative et statutaire de l’agent ou des agent(s) communautaire(s) concerné(s) restera
inchangée. La CUCM, qui restera son/leur employeur, continuera de gérer son/leur déroulement de
carrière (position statutaire, avancement, promotions auxquelles l’agent est éligible).
Rémunération et temps de travail:
L’agent ou les agents concerné(s) percevra/ont, de la CUCM, la rémunération correspondant à son/leur
grade et au régime indemnitaire qui lui/leur est applicable selon les délibérations adoptées par le conseil
de communauté.
La communauté urbaine prendra à sa charge les frais de déplacement et de mission résultant des
périodes de remplacement au profit des communes.
Il est précisé que le régime horaire de l’agent/des agents est de 35 ou de 37,5 heures par semaine et
que ses/leur droits à congés s’établissent comme suit au regard de l’obligation de travail de 1607 heures
par an :
Nombre de jours de congés par an 25 jours + 2 jours de fractionnement si les
conditions réglementaires sont remplies
Nombre de jours de RTT 12 jours si temps de travail de 37,5
heures/semaine
0 jours si temps de travail de 35 heures /semaine
Le temps de déplacement n’est pas intégré au temps de travail effectif.
Les communes feront leurs meilleurs efforts afin que les droits à congé et à RTT soient pris durant la
période de remplacement au prorata de sa durée.
La situation des agents, et les conséquences de la mise en place du service commun, font l’objet de la
fiche d’impact qui figure en annexe n°3.
Evaluation annuelle :
Elle sera à la charge de l’encadrant de l’agent à la CUCM. Toutefois cette évaluation prendra en compte
les fiches d’évaluation remplies par les communes à l’issue de la période de remplacement ou de
mission (mission particulière/ surcroit de travail).
Article 7 : Accident du travail et renonciation à recours réciproque 10
Durant les périodes de remplacement/ de mission, le ou les fonctionnaires/agents agiront sous la responsabilité de la Communauté mais seront néanmoins couverts au titre de la responsabilité civile de la commune en leur qualité de collaborateur occasionnel d’un service public en cas de sinistre.
La CUCM et les communes s’engagent, mutuellement, à renoncer à tout recours entre elles.
La communauté urbaine et les communes s’engagent à communiquer à leurs différents assureurs
(notamment aux compagnies ayant en charge les risques statutaires, la responsabilité administrative
et/ou civile, la flotte automobile, mais aussi les bâtiments), les clauses de la présente convention et plus
particulièrement les engagements de non recours.
Elles s’engagent à leur fournir, sous les meilleurs délais, les précisions et les éléments statistiques
permettant l’émission d’éventuels avenants de régularisation, de sorte à ce que le fonctionnement du
nouveau service commun soit pris en compte au titre des garanties des contrats d’assurance souscrits
par la CUCM et par les communes.
Article 8 : Gouvernance du service commun
Afin de suivre le fonctionnement du service commun, et d’ajuster les moyens qui lui sont alloués, par
rapport au volume de sollicitation des communes, il est précisé que le groupe de travail constitué autour
du projet de création d’un service commun de remplacement des secrétaires de mairie sera chargé
d’une mission de suivi et de bilan.
Cette instance constitue l’outil de représentation et d’animation du service commun.
Elle se réunira au moins 2 fois par an pour examiner le compte rendu semestriel d’activités du service
et faire des propositions aux élus d’évolution du service.
Article 9 : Durée et prise d’effet de la convention
La présente convention cadre prend effet à compter de la date du 1er juillet 2022 après sa signature par
les 2 parties et sa transmission aux services de l’Etat chargés du contrôle de légalité.
Quel que soit la date d’adhésion individuelle des communes, elle est conclue pour une durée de 2 ans
non reconductible de façon tacite qui viendra à expiration à la date du 30 juin 2024.
Elle sera mise en œuvre, à titre individuel, au profit des communes qui souhaitent bénéficier du service
commun mis en place au fur et à mesure de l’adhésion des communes.
La commune intéressée devra manifester son accord au moyen de la signature du document type
annexé (annexe n°1). Il est précisé que l’engagement pris par la commune n’a pas de caractère
d’exclusivité. Même signataire de la convention de création du service commun, la commune restera
libre de confier le remplacement à intervenir à tel ou tel organisme, notamment au centre de gestion de
Saône et Loire.
Elle est par ailleurs résiliable selon les dispositions de l’article 10.
Article 10 : Résiliation de la convention
Résiliation pour faute :
A moins que les manquements ne soient imputables à des circonstances de force majeure dûment
établies, la communauté urbaine pourra prononcer de plein droit, en cas de non-respect des stipulations
de la présente convention par telle ou telle commune, la résiliation de sa convention. Cette résiliation
sera individuelle et ne remettra pas en cause la poursuite de la convention avec les autres communes. 11
Cette résiliation sera précédée d’une mise en demeure, dûment notifiée par lettre recommandée avec
accusé de réception, assortie d’un délai d’un mois pour se mettre en conformité. La lettre devra, à cet
effet, préciser la nature des manquements constatés et le délai accordé.
Si cette mise en demeure reste sans effet, la résiliation sera confirmée par l’envoi d’une nouvelle lettre
recommandée avec accusé de réception.
La commune restera redevable des remboursements pour remplacement et de la cotisation forfaitaire
de l’année en cours.
La même faculté de résiliation est reconnue à chaque commune, pour le cas où les manquements
seraient le fait de la communauté. La commune devra alors respecter le même formalisme, avant
résiliation effective, qu’il s’agisse de la mise en demeure ou des conditions de résiliation.
Résiliation pour motifs tirés de l’intérêt général:
La communauté urbaine, comme chacune des communes, pourra mettre fin à la présente convention
avant son terme normal, pour un motif d’intérêt général.
La résiliation devra être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception et dument motivée.
Aucune des parties ne pourra réclamer une quelconque indemnité à titre de dédommagement.
Dans tous les cas de figure, les sommes dues (cotisation forfaitaire et remboursement suite à
remplacement) devront être réglées par la commune.
Article 11 : Juridiction compétente en cas de litige
Toutes les contestations qui pourront s’élever entre les parties au sujet de l’application ou de
l’interprétation de la présente convention feront, au préalable, l’objet d’une tentative de règlement
amiable.
Sauf impossibilité juridique ou sauf urgence, les parties recourront en cas d’épuisement des voies internes de règlement amiable, à la mission de conciliation prévue par l’article L. 211-4 du Code de justice administrative.
En cas d’échec, tout litige relatif à l’interprétation ou à l’exécution de la présente sera du ressort du
Tribunal Administratif de Dijon.
Article 12 : Election de domicile et modification de la convention
Pour l’exécution de la présente convention, les parties font élection de domicile :
La communauté urbaine :
• Monsieur le Président en son siège social situé au Château de la Verrerie -
71200 LE CREUSOT
La commune :
• Monsieur/madame le Maire en sa mairie
Toute modification de la présente convention devra faire l’objet d’un avenant signé des deux parties. 12
Article 13 : Annexes à la convention
Annexe n°1 : bulletin d’adhésion
Annexe n°2 : contrat de prestation
Annexe n°3 : fiche d’impact
Fait au CREUSOT, le 2022
En deux exemplaires originaux, dont un pour la commune et un pour la communauté urbaine.
Pour la communauté urbaine
Le Président,
Monsieur David MARTI, 13
ANNEXE N°1 : BULLETIN D’ADHESION pour la MISE en PLACE du SERVICE COMMUN
Entre,
La communauté urbaine Creusot Montceau, ayant son siège social au Château de la Verrerie au
Creusot (71210), représentée par son Président, Monsieur David MARTI, habilité à signer la présente
en application d’une délibération du Conseil Communautaire en date du 30 juin 2022,
Ci-après dénommée « la CUCM »
D’une part,
La commune de représentée par son maire en exercice habilité à intervenir aux présentes après
délibération du conseil municipal en date du 2022.
Ci-après dénommée « la commune»
D’autre part,
Il a été convenu ce qui suit :
Après avoir pris connaissance de la convention cadre et des chacune de ses annexes la commune
décide d’adhérer au service commun proposé par la CUCM.
• La commune accepte d’accueillir l’agent remplacement pour des périodes d’immersion dans
ses services
Oui Non
• Le/la DGS/ secrétaire général/ secrétaire de mairie de votre commune accepte-t-il/ accepte-t- elle d’être référent pour des réponses de 1er niveau ?
Oui Non
Fait au Creusot le,
En deux exemplaires originaux, dont un pour la commune et un pour la communauté urbaine.
Pour la communauté urbaine Le Creusot-
Montceau –les –Mines,
Le Président,
David MARTI
Pour la commune,
Le Maire,
ANNEXE 2 CONTRAT DE PRESTATION 14
Entre,
La communauté urbaine Creusot Montceau, ayant son siège social au Château de la Verrerie au
Creusot (71210), représentée par son Président, Monsieur David MARTI, habilité à signer la présente
en application d’une délibération du Conseil Communautaire en date du 30 juin 2022,
Ci-après dénommée « la CUCM »
D’une part,
La commune de XXXXXXX représentée par son maire en exercice habilité à intervenir aux présentes
après délibération de son conseil municipal en date du XXXX
Ci-après dénommée « la commune»
D’autre part,
Vu l’article L 5211-4-2 du code général des collectivités territoriales (CGCT) relatif à la mise en place
de services communs, entre un établissement public de coopération intercommunale à fiscalité propre
et une ou plusieurs de ses communes membres,
Vu l’article L 5211-39-1 du code général des collectivités territoriales (CGCT) relatif aux rapports et au
schéma de mutualisation des services à adopter par le conseil de communauté, et à mettre en œuvre
entre la communauté urbaine et ses communes membres,
Vu la convention cadre portant création à titre expérimental d’un service commun portant sur le
remplacement des secrétaires de mairie et des personnels administratifs communaux, à laquelle la
commune a adhéré en date du XXX
Considérant l’intérêt des signataires de se doter de services communs afin d’aboutir à une mutualisation
des ressources dans un esprit de solidarité et de continuité des services publics locaux,
Vu la demande de la commune en date du XXX sollicitant le bénéfice du service commun afin de faire
face à l’absence de son/de sa secrétaire de mairie ou de l’un de ses agents administratifs pour une
durée prévisionnelle de XXX semaines/mois.
Le présent contrat est un document de mise en œuvre du service commun et il est indissociable des
clauses figurant dans la convention cadre qu‘il complète.
Ceci étant exposé il a été convenu ce qui suit :
Article 1 : Objet et identification du besoin
Le présent contrat est un contrat de prestation de remplacement conclu dans le cadre de l’article L
5211-4-2 du code général des collectivités territoriales (CGCT).
La commune est confrontée à l’absence de l’un de ses agents administratifs et à ce titre fait appel au
service de remplacement pour une durée :
• Fixe
o Du XXX au XXX (maximum 2 mois)
• Ou prévisionnelle de :
o Durée : XXX
o A compter du XXX 15
Article 2 : Remplacement
Pour pallier à cette absence la CUCM met à la disposition de la commune (Nom et Prénom) pour une
durée de XXX à compter de la date du XXXX et sur les plages horaires suivantes :
Horaires de travail Horaires d’ouverture de la
mairie
Jour de la semaine
Matin Après-midi Matin Après-midi
Lundi
Mardi
Mercredi
Jeudi
Vendredi
Pour information, et à titre prévisionnel, cette prestation de remplacement coutera, selon le tarif en
vigueur, la somme de XXX euros correspondant à XXX heures de travail.
Le montant définitif du par la commune sera fixé à la fin de la mission sur la base d’un relevé d’heures
qui sera établi par la CUCM, en lien avec la commune, et qui sera joint à l’appui du titre de recette émis.
Article 3 : Missions
Les missions de l’agent communautaire de remplacement seront similaires aux missions exercées par
l’agent communal absent, à l’exclusion de l’encadrement des personnels et de la signature de
documents dans le cadre d’une délégation de signature consentie par un élu. A cet effet la commune a
fourni la fiche de poste qui restera en annexe.
Article 4 : Renouvellement ou prolongation
Une semaine avant l’échéance du présent contrat, la commune prendra contact avec le service de
remplacement pour exprimer son besoin de renouvellement ou de prolongation en prenant soin de
justifier sa démarche.
En fonction des demandes formulées par les autres communes adhérentes et des priorités définies
dans l’article 3 de la convention cadre, la CUCM informe dans un délai de 72 heures la commune de la
possibilité d’accéder à sa requête en renouvelant/prolongeant le contrat.
Article 5 : Evaluation de la prestation
A l’issue de la mission ou de ses périodes de reconduction, la commune d’accueil transmettra à la
CUCM (contact Sophie PENET sophie.penet@creusot-montceau.org ou Naima KEBAILI
naima.kebaili@creusot-montceau.org) le document d’évaluation qui sera fourni afin de mesurer le
niveau de satisfaction et, si besoin d’améliorer le niveau des services rendus, par les personnels en
charge des missions de remplacement des secrétaires de mairie/personnels administratifs communaux. 16
Article 6 : Autres dispositions
Il est rappelé que toutes les dispositions figurant dans la convention cadre du service commun
s’appliquent.
Fait au Creusot le,
En deux exemplaires originaux, dont un pour la commune et un pour la communauté urbaine.
Pour la communauté urbaine Le Creusot-
Montceau –les –Mines,
Le Président,
David MARTI
Pour la commune,
Le Maire, 17
ANNEXE 3 FICHE D’IMPACT
Domaine d'impact Nature de l'impact
Degré
de
l'impact
1
Description de l'impact
Quid ?
Ce qui est à faire
ou à mettre en
place
Acteur(s)
Lieu de travail/locaux 3
Agent ayant vocation
par principe à se
déplacer sur
l’ensemble des
communes de la
CUCM afin d’exercer
ses fonctions en mairie
Information de
l’agent
Direction
générale
RH
Responsable
service
commun
Organigramme
2 Agent rattaché à la
MAT
RH Organisation/Fonctionn
ement
Liens
hiérarchiques/Liens
fonctionnels
3 Lien hiérarchique :
CUCM
Lien fonctionnel :
maires en cas de
remplacement
Information de
l’agent
Maires
RH
Responsable
service
commun
Technique/métier Fiche de poste
3 Fiche de poste dédiée
au service commun
Formation à
mettre en place
(cycle CNFPT et
formation centre
de gestion +
période
d’immersion
dans les
communes)
Responsable
service
RH
maires
Position statutaire 1
statutaire/Conditions
de travail Affectation
3 La résidence
administrative est
inchangée mais
déplacements
fréquents dans les
communes de la
CUCM pour prendre
son poste en mairie
Remboursement
frais de
déplacement
selon barème
fiscal ou
attribution
véhicules de
services avec
Responsable
service
RH
1 1 = aucun impact / 2 = faible impact / 3 = fort impact / 4 = très fort impact 18
remisage à
domicile
Liens hiérarchiques 1
Régime indemnitaire 1
SFT 1
NBI 1
Temps de
travail/Aménagement
du temps de
travail/temps partiel
3 Temps de
déplacement non
compris dans le temps
de travail
Information de
l’agent
Responsable
service
RH
Congés 1
CET 1
Action sociale 1
Liste du personnel CUCM concerné :
Nom Prénom
Qualité
Statut
Catégorie Grade Durée hebdomadaire de service de l'emploi
PENET Sophie
Directrice
mission
animation
territoriale
(MAT)
A Attachée hors
classe
39h
KEBAILI Naima B Technicien territorial 31h20 (temps partiel 80%)
??
Personnel
administratif
remplaçant
B 37h30 OU 35h ANNEXE 2 : BAREME DES COTISATIONS
La cotisation annuelle :
Afin de participer à la mise en place du service commun, les communes devront s’acquitter d’une
cotisation annuelle dont le montant variera en fonction de la strate démographique à laquelle elles
appartiennent selon le barème suivant :
Strate démographique Montant de la cotisation annuelle
forfaitaire
Nombre de jour(s) prépayé(s)
équivalent(s) (sur la base de 7
heures/jour)
De 1 à 999 habitants 210 € 1
De 1000 à 2 499 habitants 420 € 2
De 2 500 à 4 499 habitants 630 € 3
De 4 500 à 9 999 habitants 840 € 4
Au-delà de 10 000 habitants 1 050 € 5