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unknown - Métropole - Clermont Auvergne - DEL20230630 098
Document publié le Vendredi 30 juin 2023
Lien du pdf (unknown - Métropole - Clermont Auvergne - DEL20230630 098)
Thèmes du document : Justice et droit, Consommateurs, Aménagement du territoire,
Envoyé en préfecture le 20/07/2023
Reçu en préfecture le 20/07/2023
+
Publié le ed
cle rmont ID : 063-246300701-20230720-DEL20230630 098-DE
auvergne EXTRAIT DU REGISTRE DES DÉLIBERATIONS
métropole |. ===
Ex | CLERMONT AUVERGNE METROPOLE
CONSEIL MÉTROPOLITAIN DU 30 JUIN 2023 À 08 H15 Préfecture du . oo D …
Séance présidée par Olivier BIANCHI Date de la convocation : 23/06/23 =—_—;
consellens en APPROBATION DE LA CONVENTION D'ADHÉSION AU SERVICE COMMUN D'AUTORISATION DU 84 DROIT DES SOLS (ADS)
Conseillers ou
présents : DÉLIBÉRATION N°DEL20230630_ 098
69 Commission principale : 1 COMMISSION FINANCES - FISCALITÉ - MOYENS GÉNÉRAUX - AFFAIRES
coneles JURIDIQUES - COMMANDE PUBLIQUE - PATRIMOINE BATI - RESSOURCES HUMAINES - ÉVALUATION
re DES POLITIQUES PUBLIQUES
Total votants : Rapporteur: -.
83
Le Conseil métropolitain de la Métropole clermontoise s'est réuni le 30 juin 2023 à 08 H15 avenue de l’Union Soviétique à Clermont-Ferrand. ‘
Conseiller{e)s présent{e)s :
Olivier BIANCHI, François RAGE, Louis GISCARD D'ESTAING, Christine MANDON, Hervé PRONONCE, Henri GISSELBRECHT, Anne-
Marie PICARD, Marcel ALEDO, René DARTEYRE, Flavien NEUVY, Laurent BRUNMUROL, Christophe VIAL, Serge PICHOT, Sylvain
CASILDAS, Aline FAYE, Jean-Marie VALLÉE, Christine DULAC-ROUGERIE, Odile VIGNAL, Isabelle LAVEST, Cyril CINEUX, Laurent GANET,
François CARMIER, Eric GRENET, Richard BERT, Cécile AUDET, Grégory BERNARD, Marion CANALES, Blandine GALLIOT, Nicolas
BONNET, Chantal LAVAL, Alain FAGONT, Christine PEROL BEYSSI, Dominique ADENOT, Christophe BERTUCAT, Dominique BRIAT,
Claudine KHATCHADOURIAN-TECER, Wendy LAFAYE, Pierre SABATIER, Cécile BIRARD, Bernard BARRASSON, Christine FAURE, Samir
EL BAKKALI, Magali GALLAIS, Lucie MIZOULE, Sylvie DOMERGUE, Jean PICHON, Luc LEVI ALVARES, Sylvie VIEIRA DI NALLO, Fabienne
THOULY-VOUTE, Chantal LELIÈVRE, Rémi CHABRILLAT, Vincent SOULIGNAC, Anne-Laure STANISLAS, Thomas WEIBEL, Claire BRIEU,
Jérôme AUSLENDER, Charles DUBREUIL, Cécile LAPORTE, Jean-Paul CORMERAIS, Christine BIGOURET, Jocelyne CHALUS, Jacqueline
BOLIS, Claude AUBERT, Marie DAVID, Fatima BISMIR, Alexis BLONDEAU, Stanislas RENIÉ, Fatima CHENNOUF-TERRASSE, Diego
LANDIVAR
Conselller{e}s avant donné pouvoir :
Jean-Marc MORVAN pouvoir à Louis GISCARD D'ESTAING
Horent GUITTON pouvoir à Pierre SABATIER
Sondès EL HAFIDHI pouvoir à Claudine KHATCHADOURIAN-TECER
Philippe MAITRIAS pouvoir à Bernard BARRASSON
Jean-Christophe CERVANTÈS pouvoir à Magali GALLAIS
Patrick NÉHÉMIE pouvoir à Luc LEVI ALVARES
Hélène VEILHAN pouvoir à Thomas WEIBEL
Marion BARRAUD pouvoir à Anne-Laure STANISLAS
Estelle BRUANT pouvoir à Odile VIGNAL
Julien BONY pouvoir à Jean-Paul CORMERAIS
Jean-Pierre BRENAS pouvoir à Cécile LAPORTE
Catherine PINET-TALLON pouvoir à Christine BIGOURET
Julie DUVERT pouvoir à Sylvie DOMERGUE
Marianne MAXIMI pouvoir à Diego LANDIVAR
Conseiller(e}s excusé(e)s :
Nathalie CARDONA
N°DEL20230630_ 098 Direction Pilotage et Performance / 8017 Envoyé en préfecture le 20/07/2023
Reçu en préfecture le 20/07/2023
Publié le ne 4
ID : 063-246300701-20230720-DEL20230630 098-DE
CLERMONT AUVERGNE MÉTROPOLE Direction Pilotage et Performance / 8017
BUREAU du 9 juin 2023
COMMISSION MOBILITÉS, URBANISME, AMÉNAGEMENT, VOIRIE, PÔLES
DE PROXIMITÉ du 14 juin 2023 Océane FUMAS COMMISSION FINANCES, FISCALITÉ, MOYENS GÉNÉRAUX, AFFAIRES
JURIDIQUES, COMMANDE PUBLIQUE, PATRIMOINE BÂTI, RH,
ÉVALUATION DES POLITIQUES PUBLIQUES du 15 juin 2023
CONSEIL MÉTROPOLITAIN du 30 juin 2023
APPROBATION DE LA CONVENTION D'ADHÉSION AU SERVICE COMMUN D'AUTORISATION DU DROIT DES SOLS (ADS)
La convention d'adhésion au service commun d'Autorisations du Droit des Sols (ADS) arrive à
échéance le 30 juin 2023. 1l convient de procéder à son renouvellement pour les 17 communes de la
Métropole qui ont fait le choix de confier l'instruction de leurs actes d'urbanisme à ce service commun.
Pour mémoire les communes adhérentes au service commun sont: Aulnat, Blanzat, Cébazat, Ceyrat,
Châteaugay, Clermont-Ferrand, Durtol, Gerzat, Le Cendre, Lempdes, Nohanent, Orcines, Pérignat-lès-
Sarliève, Pont-du-Château, Romagnat, Royat et Saint-Genès-Champanelle.
Des réunions d'échanges entre les communes et les services de la Métropole sur l’organisation
et l’activité du service commun, ainsi que la mise en place de la dématérialisation, ont abouti à l'élaboration
concertée d’une nouvelle convention d'adhésion.
Le renouvellement de la convention, dont la durée est portée à trois ans, avec un terme au 30
juin 2026, définit les modalités opérationnelles et financières tant de l'instruction des actes que de la
mission « contrôle de conformité des autorisations d'urbanisme ». Quatre annexes viennent préciser les
coûts (annexe 1), l'impact sur l'organisation des services (annexe 2), la répartition des tâches incombant au
service commun et celles qui demeurent de la responsabilité et de la compétence des communes (annexe
3), et la gestion des données à caractère personnel (annexe 4).
S'agissant du coût lié au pôle d'instruction des actes, il sera impacté aux communes adhérentes
via un prélèvement sur l'Attribution de Compensation (AC), calculé sur un nombre d'actes prévisionnel et
réajusté au réel. II s'établit sur la base du coût de fonctionnement complet du service réparti sur le nombre
d'actes d'urbanisme instruits en fonction de leur nature, déposés au cours de l'année considérée et
enregistrés par le service instructeur, dont le détail figure en annexe 1 de la convention. Les coûts liés à la
mission portant sur le contrôle de conformité des autorisations d'urbanisme viendront également en déduction de l'AC, en année n+1 selon le niveau de service effectivement réalisé. Cette mission spécifique est identifiée à part pour limiter la facturation de ce service aux seules communes demandeuses.
Le Conseil métropolitain, après en avoir délibéré, décide à l'unanimité :
*+ d'approuver les termes de la convention d'adhésion au service commun d'instruction des Autorisations du
Droit des Sols,
° d'approuver les modalités financières relatives à l'instruction des autorisations du droit des sols et la
possibilité de réviser les coûts des actes par voie d'avenant,
N°DEL20230630_098 Direction Pilotage et Performance / 8017
2/23 + d'autoriser le Président,
œuvre.
TOTAL VOTANTS :
TOTAL DES VOIX EXPRIMÉES :
Abstention :
N°DEL20230630_098
Envoyé en préfecture le 20/07/2023
Reçu en préfecture le 20/07/2023
Publié le
ID : 063-246300701-20230720-DEL20230630 098-DE
TT
ou son représentant, à signer la convention et tout autre acte permettant sa mise en
83 = 69 Conseillers Présents + 14 Représentés - ONonparticipation
83 = Pour : 83 É Contre : 0
0
Pour ampliation certifiée conforme,
Le Président,
Pour le Président et par délé,
La Conseillère Métropolitaine
Marion CANAL
Direction Pilotage et Performance / 8017 Envoyé en préfecture le 20/07/2023
- Reçu en préfecture le 20/07/2023 0
Publié le S L
C | e r mMm 0 nt ID : 063-246300701-20230720-DEL20230630 098-DE
auvergne
métropole
Clermont Auvergne Métropole
64-66 avenue de l’Union-Soviétique BP 231 - 63007 Clermont-Ferrand Cedex 1 Tél. 04 73 98 34 00 Fax. 04 73 98 34 O1 clermontmetropole.eu
Convenon d'adhésion de la commune de
au service commun d'instrucon des Autorisaons du Droit des Sols
Entre :
La Métropole, Clermont Auvergne Métropole, sise 64-66, avenue de l'Union Sovié que à Clermont-Ferrand, représentée par son
Président, Monsieur Olivier BIANCHI, dûment habilité par délibéra on du Conseil métropolitain en date du 30 juin 2023 ,
Ci-après dénommée « Clermont Auvergne Métropole » d'une part,
Et :
La commune de ,
Représentée par son Maire en exercice , habilité à l'effet des présentes par une délibéra on du Conseil Municipal en date du
Désignée ci-après, par le terme « la commune»
d’autre part,
Ci-après dénommées collec vement « les Par es »
Vu le Code Général des Collecvités Territoriales, notamment son arcle L5211-4-2 concernant les services communs non liés à une compétence transférée
Vu le code de l'urbanisme, notamment les arcles
- L422-1 définissant le Maire comme l'autorité compétente pour la délivrance des actes, et autorisaons relafs à l’occupaon des sols
- R423-15 autorisant la commune à confier par convenon l'instrucon de tout ou pare des dossiers à un Établissement Public de Coopéraon Intercommunale,
- L. 423-3 et R.474-1 précisant les modalités d'échanges électroniques entre service instructeur, péonnaire et autorité de délivrance
- Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le RGPD Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 rela f à la protec on des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel
Vu l'avis du comité technique de la Métropole en date du 8 décembre 2017, Vu l'avis de la Commission Administrave Paritaire en date du 1er février 2018. Envoyé en préfecture le 20/07/2023
Reçu en préfecture le 20/07/2023
Publié le S L O7
ID : 063-246300701-20230720-DEL20230630 098-DE
Arcle 1 – Objet de la convenon
Conformément à l'ar cle R 423 - 15 du Code de l’urbanisme, le Maire de la commune a décidé de confier l'instruc on de tout ou par e des autorisa ons et actes rela fs à l'occupa on des sols au service commun d'instruc on de Clermont Auvergne Métropole.
La présente conven on a pour objet de définir d'une part les modalités de la mise à disposi on du service commun d'instruc on des Autorisa ons du Droit des Sols (ADS) auprès de la commune et d'autre part les modalités de travail en commun entre le Maire, autorité compétente, et le service commun d'instruc on. La conven on prévoit également les obliga ons que la commune et Clermont Auvergne Métropole s’imposent mutuellement.
Arcle 2 – Champ d’applicaon
La présente conven on s’applique à toutes les demandes et déclara ons déposées, à compter du 1er juillet 2023, durant sa période de validité sur le territoire de la commune et relevant de sa compétence, hormis celles visées au point b ci-dessous.
Elle porte sur l’ensemble de la procédure d’instruc on des autorisa ons et actes dont il s'agit, à compter du dépôt de la demande auprès de la commune jusqu'à la no fica on par le Maire de sa décision. Le service commun peut apporter un appui en terme de conseil auprès des communes en cas de besoin, sur des points réglementaires permeGant de renseigner les pé onnaires : dans ce cas, il revient à la commune de saisir le service commun mais la réponse au pé onnaire reviendra à la commune, en tant qu’interlocuteur premier.
a) Autorisaons et actes dont le service commun des ADS assure l’instrucon :
Le service commun des ADS instruit les autorisa ons et actes, cités ci-après, rela fs à l’occupa on du sol déposés sur le territoire communal et relevant de la compétence communale :
- cerficat d’urbanisme « opéraonnel » au tre de l'arcle L.410-1 b du Code de l'urbanisme , - déclaraon préalable autres que celles menonnées au b) ci-après,
- l'ensemble des déclaraons préalables en ce qui concerne la Ville de Clermont-Ferrand, de Cébazat et Le Cendre
- permis de construire,
- permis de démolir autres que ceux menonnées au b) ci-après,
- l'ensemble des permis de démolir en ce qui concerne la Ville de Clermont-Ferrand, - permis d’aménager,
- demandes de modificaon, de prorogaon et de transfert de toutes les décisions évoquées ci-dessus.
Compte-tenu des coûts de fonconnement du service commun d’instrucon, calculés au regard des volumes d’autorisaons et actes esmés par Commune, chaque Commune s’engage à transme:re au Service Commun ADS toutes les demandes d’autorisaons et actes relevant de sa compétence tel que listées ci-dessus.
b) Autorisaons et actes instruits par la commune :
Sont instruits par les services de la commune, les actes rela fs à l’occupa on du sol cités ci-après :
- cerficat d'urbanisme au tre de l'arcle L410-1a du Code de l'urbanisme, - déclaraon préalable pour modificaon de l'aspect extérieur d'un bâment existant ou ravalements de façades (R.421-17 a du code de l'urbanisme) et hors périmètre Architecte des Bâments de France (ABF), - déclaraon préalable pour les clôtures (R.421-12 d du Code de l'urbanisme) hors périmètre ABF, - permis de démolir instué au tre de l'arcle R421-28 e du Code de l'urbanisme.
2/8 Envoyé en préfecture le 20/07/2023
Reçu en préfecture le 20/07/2023
Publié le S L O7
ID : 063-246300701-20930720-DF1 20930630 098-DE
Arcle 3 – Responsabilités de la commune (Définion opéraonnelle des missions du maire) et de Clermont Auvergne Métropole (Missions du service commun d'instrucon)
Le présent ar cle a pour objet de rappeler les principes qui gouvernent les rela ons entre la Commune et le Service Commun d’Instruc on, afin de mener à bien l’instruc on des différents actes ou décisions objet de la présente conven on.
Le détail de la procédure est développé à l’annexe 3, qui fait corps avec la présente conven on.
Chacune des deux Par es s’engage à respecter précisément les modalités et délais men onnés en annexe 3 afin de garan r une instruc on dans le respect des délais réglementaires.
La Commune et le Service Commun d’Instruc on s’engagent à communiquer tout élément à l’autre par e ou difficulté ayant, même de manière indirecte, une incidence sur l’instruc on ou le sens de la décision à intervenir.
Le service commun d'instruc on de Clermont Auvergne Métropole a été créé par délibéra on en date du 27 février 2015, sur la base de l'ar cle L.5211-4-2 du Code Général des Collec vités Territoriales. Sa composi on et son organisa on sont détaillées dans la fiche d'impact jointe en annexe 2. Toute évolu on du service relèvera de la compétence du Conseil métropolitain.
Le service commun s'engage à mobiliser les moyens humains et matériels nécessaires à l'exercice de ses missions et à informer sans délai les communes des difficultés pouvant entraîner des décisions tacites.
Arcle 4 - Modalités d'échanges entre Clermont Auvergne Métropole et la commune
Dans le souci de favoriser une réponse rapide au pé onnaire, les transmissions et échanges par voie dématérialisée
seront privilégiés entre la commune et Clermont Auvergne Métropole. En ce qui concerne la proposi on de décision
accompagnée des avis des services consultés , elle sera mise à disposi on de la commune dans le logiciel Droits de
Cités (DDC) : le service instructeur en informera alors la commune par mail.
Après retour du contrôle de légalité, une copie des arrêtés signés par le Maire et leurs annexes ainsi que les copies de
Recommandés avec Accusé de Récep on le cas échéant seront raGachées dans DDC par la commune qui en informera
alors le service instructeur par mail .
Pour aGeindre cet objec f la commune et le service commun des ADS s’engagent réciproquement à ouvrir leur
messagerie électronique et le logiciel Droits de Cités tous les jours ouvrables et à prendre les disposi ons nécessaires
pour assurer ce service en période de congés.
Adresse courriel à u liser par la Commune : poleads@clermontmetropole.eu.
Arcle 5– Délégaon de signatures
Pour l'applica on de la présente conven on, le Maire délègue sa signature dans le cadre de l'ar cle L423-1, alinéa 7 du code de l'urbanisme, aux agents du service instructeur de Clermont Auvergne Métropole (ou chef du service et son adjoint).
En applica on des disposi ons de l'ar cle R423-15 du code de l'urbanisme, la déléga on de signature ne concerne exclusivement que les actes d'instruc on simples dont notamment les courriers de consulta ons.
3/8 Envoyé en préfecture le 20/07/2023
Reçu en préfecture le 20/07/2023
Publié le S L O7
ID : 063-246300701-20230720-DEL20230630 098-DE
Arcle 6 – Recherche et constataon des infracons d’urbanisme
a) Cas général
En applica on de l’ar cle 12 du Code de procédure pénale, la police judiciaire est exercée, sous la direc on du procureur de la République, par les officiers, fonc onnaires et agents désignés selon les condi ons définies par la loi.
En applica on de l’ar cle L. 480-1 du Code de l’urbanisme, il appar ent au Maire, en tant qu’autorité compétente pour la délivrance des autorisa ons d’urbanisme, de faire dresser procès-verbal des infrac ons en ma ère d’urbanisme dont il a connaissance.
Les missions de recherche et de constat d’infrac ons en ma ère d’urbanisme relèvent donc de la responsabilité du Maire, qui agit au nom de l’État, sous l’autorité du Procureur.
Elles concernent :
- La ges on des déclara ons d’ouverture de chan er (DOC) ;
- La ges on des déclara ons aGestant l’achèvement et la conformité des travaux (DAACT) ; - La recherche et la constata on des infrac ons aux disposi ons des tres I, II, III, IV et VI du livre IV du Code de l’urbanisme, en applica on des ar cles L. 481-1 et suivants du Code de l’urbanisme ; - La recherche et la constata on des infrac ons au règlement na onal d’urbanisme (RNU) et au plan local d’urbanisme (PLU), en applica on des ar cles L. 610-1 et suivants et R .610-1 du Code de l’urbanisme ; - L’exercice du droit de visite des lieux accueillant ou suscep bles d'accueillir des construc ons, aménagements, installa ons et travaux soumis aux disposi ons du Code de l’urbanisme, afin de vérifier que ces disposi ons sont respectées, et du droit de communica on de tous documents se rapportant à la réalisa on de ces opéra ons, dans les condi ons prévues par l’ar cle L.461-1 du Code de l’urbanisme.
Les missions de recherche et constata on d’infrac ons traitées prioritairement par le service commun des ADS concernent le récolement obligatoire pour toutes les autorisa ons d'urbanisme entrant dans le périmètre des Monuments historiques, des zones inondables et les Établissements Recevant du Public. Le service commun des ADS se réserve le droit de décliner toute autre mission de recherche et constata on d’infrac ons en fonc on de ses capacités à répondre aux besoins émis.
Tous les demandes, courriers, procès-verbaux d'infrac ons ou projets d'actes rela fs aux missions de recherche et constata on d’infrac ons feront l'objet d'échanges électroniques entre le service commun des ADS et la Commune selon les mêmes modalités que les autorisa ons d'urbanisme.
b) Procédure de commissionnement
Les agents dûment assermentés du service commun pourront être commissionnés par le Maire, sous son autorité, aux fins de recherche et de constat d’éventuelles infrac ons aux disposi ons des tres I, II, III, IV et VI du livre IV du Code de l’urbanisme et aux disposi ons du RNU ou du PLU, sur le territoire communal.
Le commissionnement sera alors établi par arrêté du Maire remis à l’intéressé avec l’informa on de la Métropole. Cet arrêté devra indiquer notamment l’iden té de l’agent, les missions qui lui sont ainsi confiées, et les condi ons de l’assermenta on. Les missions qui pourront être confiées à l’agent lors du commissionnement sont : - La recherche et la constata on des infrac ons aux disposi ons des tres I, II, III, IV et VI du livre IV du Code de l’urbanisme ;
- La recherche et la constata on des infrac ons au règlement na onal d’urbanisme (RNU) et au plan local d’urbanisme (PLU) ;
- L’exercice des droits de visite et de communica on.
Afin que l’agent commissionné puisse effectuer ces missions, son assermenta on devant le Tribunal judiciaire dans le ressort duquel il est domicilié est nécessaire, en applica on de l’ar cle R.610-1 du Code de l’urbanisme. La men on de la presta on de serment devra être apposée sur ceGe commission par le greffier du Tribunal judiciaire, en applica on de l’ar cle R.610-3 du Code de l’urbanisme.
4/8 Envoyé en préfecture le 20/07/2023
Reçu en préfecture le 20/07/2023
Publié le S L O7
IN ALCA NDALPONNTNA NNNONNTON NTI nAanñanara( 098-DE
L’agent commissionné et assermenté devra être porteur de son commissionnement au cours de l’accomplissement de sa mission. Il respectera l’obliga on de secret qui s’impose dans l’exercice de ces missions de police judiciaire, y compris vis-à-vis de la Métropole. L’agent aura toujours la possibilité de recourir aux services des forces de police ou de gendarmerie, si nécessaire, pour l’accompagner dans l’exercice de ses missions.
Arcle 7 - Classement - archivage - stasques - taxes
Les dossiers originaux se rapportant aux autorisa ons et actes rela fs à l'occupa on du sol sont classés et archivés par la commune.
En tant que de besoin Clermont Auvergne Métropole pourra solliciter la commune pour avoir communica on d’un dossier.
Le service commun des ADS assure la fourniture des renseignements d’ordre sta s que demandés à la commune en applica on de l’ar cle R.431-341 du code de l'urbanisme, pour les actes dont l’instruc on lui a été confiée.
Ces informa ons sta s ques sont réalisées à par r des données produites dans les demandes et renseignées dans DDC
Le service d'instruc on transmet à la Direc on départementale des territoires (DDT) les éléments permeGant la percep on des taxes d'urbanisme en vigueur pour les dossiers pour lesquels la DDT assure encore à ce jour le calcul des taxes (transfert de la fiscalité à la DGFIP pour les dossiers déposés à compter du 1/09/2022) Progressivement, les données nécessaires au calcul de la taxe d’aménagement ne feront plus l’objet de transmission de dossiers par le service commun mais les données seront récupérées, à travers le flux SITADEL, directement par la DGFIP
Concernant la mise en œuvre de la dématérialisa on, les condi ons générales d’u lisa on (CGU) de la téléprocédure vont régir l’ensemble des règles d’u lisa on de ceGe téléprocédure : modalités, droits et limites d’u lisa on. Ces condi ons générales d’u lisa on permeGent de communiquer, de façon transparente, sur les informa ons personnelles u lisées afin de garan r aux u lisateurs la protec on de leurs données personnelles et donc de leur vie privée. Les CGU doivent faire l’objet d’une valida on par les communes.
Arcle 8 - Recours gracieux (conteneux administrafs et infracons pénales)
Le service instructeur de Clermont Auvergne Métropole peut assurer la rédac on de l'argumentaire rela f à l'instruc on des dossiers objets de pré-conten eux.
Le service instructeur communiquera toutes pièces et informa ons techniques nécessaires à la commune pour assurer sa défense en cas de recours.
Toutefois, Clermont Auvergne Métropole n’est pas tenue à ce concours lorsque la décision contestée est différente de la proposi on faite par elle en tant que service instructeur.
En cas de recours conten eux le Maire devra rechercher l’assistance et les conseils juridiques prévus dans le cadre de sa police d’assurance.
Les disposi ons du présent ar cle ne sont valables que pendant la période de validité de la présente conven on.
Arcle 9 – Responsabilités et assurances
a) Responsabilités
- L’en ère responsabilité rela ve aux décisions prises suite à l’interven on du service commun des ADS, vis-à-vis des
demandeurs ou des ers est assumée par la Commune.
- La responsabilité de Clermont Auvergne Métropole ne peut être engagée par la commune que dans le cas où la
Métropole n’aurait pas respecté les obliga ons qui lui incombe au tre de la présente conven on.
5/8 Envoyé en préfecture le 20/07/2023
Reçu en préfecture le 20/07/2023
Publié le S L O7
IN ALCA NDALPONNTNA NNNONNTON NTI nAanñanara( 098-DE
- La commune et son assureur s’engagent à ne pas appeler en garan e Clermont Auvergne Métropole et à ne pas
engager d’ac on récursoire pour tout li ge sauf en cas d’inexécu on par la Métropole des obliga ons prévues par la
présente conven on. En tout état de cause la responsabilité de Clermont Auvergne Métropole ne pourra être
recherchée lorsque la décision proposée par le service instructeur ne sera pas en tout ou par e suivie par le Maire tel
que précisé à l’annexe 3.
b) Assurances
La commune devra être assurée en responsabilité au tre de sa compétence en ma ère d’instruc on et de délivrance
des actes et autorisa ons d’occupa on des sols.
Il lui appar ent de vérifier si elle dispose déjà d’une police d’assurance spécifique en la ma ère ou, à défaut, d’en
souscrire une. Les agents du service commun d'instruc on seront assurés par Clermont Auvergne Métropole à
l’excep on de l’assurance de responsabilité découlant de l’exercice de leurs missions spécifiques exercées pour la
commune, comme s pulé au paragraphe précédent.
Arcle 10 – Geson des données à caractère personnel
La commune est responsable des traitements mis en œuvre par Clermont Auvergne Métropole dans le cadre de la
présente conven on (cf ar cles 24 et 25 du RGPD) .
Clermont Auvergne Métropole est sous-traitant de la commune (cf ar cle 28 du RGPD) .
Les responsabilités des par es concernant la protec on des données à caractère personnel sont détaillées dans
l‘annexe 4 « Clauses RGPD de sous traitance » jointe à la présente conven on.
Arcle 11 - Disposions financières
La commune assume les charges de fonc onnement liées à ses obliga ons. En par culier, les frais d’affranchissement des courriers envoyés par le Maire aux pé onnaires sont à la charge de la commune.
Clermont Auvergne Métropole imputera à la commune, un montant annuel prévisionnel établi sur le nombre prévisionnel d'actes instruits au cours de l'année précédente et enregistrés par le service instructeur mul plié par le coût de l'acte, selon la typologie précisé dans la fiche de coût jointe en annexe 1. Le coût unitaire des actes a été calculé sur la base du coût réel du service pour l'année précédente de fonc onnement divisé par le nombre d'actes sur l'année rela fs aux communes concernées.
Le coût unitaire des actes pourra, la cas échéant , être révisé si des évolu ons sensibles du coût du service étaient constatées, et ce en conformité avec l'ar cle 14 de la présente conven on.
Le montant prévisionnel à facturer pour le service mutualisé au profit de la commune sera imputé en déduc on de l'AGribu on de Compensa on (AC). La déduc on du montant prévisionnel de l'année n se fera en année n, par 12ème chaque mois, une régularisa on du montant étant effectuée en année n+1 selon le niveau réel de service fourni à la commune. Ainsi, le montant défini f réglé par la commune sera déterminé selon le nombre réel d'actes instruits pour son compte par le service commun.
La factura on des missions liées au contrôle de conformité des autorisa ons d'urbanisme se fera à posteriori en année n+1 selon le niveau de service effec vement réalisé. L'imputa on viendra en déduc on de l'aGribu on de compensa on.
En cas de défaillance constatée dans l’instruc on de dossier, dès lors que la défaillance relèvera d’une probléma que de sécurisa on juridique de l’acte produit, pouvant conduire à remeGre en ques on sa légalité, le coût de l’acte ne sera pas facturé à la commune.
6/8 Envoyé en préfecture le 20/07/2023
Reçu en préfecture le 20/07/2023
Publié le S L O7
ID : 063-246300701-20230720-DEL20230630 098-DE
Arcle 12 – Situaon des agents des services communs
Conformément aux disposi ons de l'ar cle L5211-4-2 du Code Général des Collec vités Territoriales, une fiche d'impact est annexée à la présente conven on (Annexe 2) précisant l'organisa on, les condi ons de travail et les droits acquis pour les agents.
En fonc on des missions réalisées, les agents du service commun sont placés sous l'autorité fonc onnelle du Président ou du Maire de la commune. Ces derniers contrôlent respec vement l'exécu on des tâches pour ce qui les concerne.
Le Président de la Métropole exerce les préroga ves de l'autorité inves e du pouvoir de nomina on. Dans ce cadre, l'évalua on annuelle des agents exerçant leurs missions dans le service commun relèveront de la compétence du Président de la Communauté.
Les agents sont rémunérés par Clermont Auvergne Métropole et le pouvoir disciplinaire relève de son Président.
Le Président de la Métropole fixe les condi ons de travail des personnels, autorise les congés, les temps par els, les autorisa ons d'absence et tout congé de quelque nature que ce soit dans le respect des nécessités de services permeGant d'assurer la permanence des missions.
En applica on de l'ar cle L 5211-4-2 du Code Général des Collec vités Territoriales, le Président de la Métropole et le Maire peuvent donner, par arrêté, sous leur surveillance et responsabilité, déléga on de signature au responsable du service commun.
Les droits et obliga ons des fonc onnaires prévus par le Code général de la fonc on publique, notamment de discré on professionnelle, s'appliquent aux agents du service commun pour l'ensemble des informa ons portées à leur connaissance dans l'exercice de leurs missions, qu'elles soient métropolitaines ou communales.
Arcle 13 – Entrée en vigueur , durée et dénonciaon de la présente convenon
La présente conven on est conclue pour une durée de 3 ans. Elle entrera en vigueur le 1er juillet 2023 et son terme est prévu le 30 juin 2026.
La présente conven on pourra être dénoncée par l’une ou l’autre des par es, par une délibéra on de son assemblée délibérante pour un mo f lié à la bonne organisa on des services des Collec vités, no fiée au cocontractant, par voie de leGre recommandée avec accusé récep on. CeGe dénoncia on ne pourra avoir lieu que dans le respect du préavis d’un exercice budgétaire.
Arcle 14 – Modificaon
Toute modifica on de la conven on devra faire l’objet d’un avenant écrit, conclu entre les par es à la conven on et devra faire l’objet d’une délibéra on aux Conseils métropolitain et municipal.
Arcle 15 – Liges et juridicon compétente
En cas de li ges intervenant dans le cadre de l’exécu on de la présente conven on les par es conviennent que préalablement à la saisine du Tribunal administra f de Clermont-Ferrand compétent, elles se rencontreront pour trouver une solu on amiable au différend qui les oppose.
7/8 Envoyé en préfecture le 20/07/2023
Reçu en préfecture le 20/07/2023
Publié le S L O7
M: 0r9.246300701-20230720-DEL20230630 098-DE Sont annexés à la présente conven on, et en font par e intégrante, les éléments suivants :
• Annexe 1 : Fiche de coûts
• Annexe 2 : Fiche d’impact
• Annexe 3 : Rôles des communes et de Clermont Auvergne Métropole
• Annexe 4 : Clause RGPD de sous-traitance
Fait à Clermont- Ferrand,
le
Fait à
le
Olivier Bianchi
Président de Clermont Auvergne Métropole Maire de
8/8 Envoyé en préfecture le 20/07/2023
Reçu en préfecture le 20/07/2023
Publié le
ID : 063-246300701-20230720-DEL20230630_098-DE
Annexe 1 Service commun des Autorisations du Droit des Sols- Fiche de coûts
Typologie des actes
Tous les types d'actes à traiter ne représentant pas le même niveau de complexité et donc la même charge de travail unitaire, chaque type d'acte est pondéré par rapport à un acte de référence, le permis de construire maison individuelle (PCMI) de valeur 1.
Les coefficients appliqués sont les suivants :
Type d'acte Coefficient
Certificat d'urbanisme de type b 0,4
Déclaration préalable 0,7
Permis de construire Maison individuelle 1
Permis de construire collectif / tertiaire 1,4
Permis de construire pour ERP 1,6
Permis de construire avec enquête publique/ participation du public par
voie électronique
2
Permis de démolir 0,8
Permis d'aménager 1,2
L'application à chaque type d'acte de ce coefficient permet de calculer un nombre d'actes pondérés : Nombre d'actes pondérés = nombre d'actes bruts pour le type d'acte x coefficient de pondération du type d'acte
Le coût de revient pour un permis de construire maison individuelle (acte de référence) a été calculé en fonction des charges fixes annuelles théoriques. Il est corrigé du coefficient de pondération par acte pour obtenir le coût de revient des autres types d'acte.
Le coût par Permis de construire maison individuelle est de 353 euros
Sur cette base le coût des autres types d'actes ont été déterminés comme suit :
Type d'acte Coût de l'acte
Certificat d'urbanisme de type b 141 euros
Déclaration préalable 247 euros
Permis de construire Maison individuelle 353 euros
Permis de construire collectif / tertiaire 494 euros
Permis de construire pour ERP 565 euros
Permis de construire avec enquête publique/
participation du public par voie électronique
706 euros
Permis de démolir 282 euros
Permis d'aménager 424 euros
Mission contrôle des autorisations d'urbanisme : le coût forfaitaire journalier sera calculé au réel en fonction du recours à la mission par les communes. Envoyé en préfecture le 20/07/2023
Reçu en préfecture le 20/07/2023
Publié le SLOF
IN: NRA-948200701-20230720-DEL20230630 098-DE ANNEXE 2- Fiche d’impact
Service commun d'instruction des Autorisations du Droit des Sols (ADS) :
renouvellement de la convention d'adhésion.
Établie en application de l’article L5211-4-2 du Code Général des Collectivités Territoriales (CGCT), la présente fiche d'impact décrit les effets sur l'organisation et les conditions de travail. La rémunération et les droits acquis par les agents restent inchangés.
Contexte
Le service commun des Autorisations du Droit des Sols (ADS) a été crée par délibération adoptée par le Conseil communautaire le 27 février 2015. Le Conseil communautaire a adopté, le 3 avril 2015, la première convention portant adhésion des communes au service commun des ADS. Cette convention d'adhésion a recueilli un avis favorable du Comité technique le 27 mars 2015.
Le renouvellement pour un an de la convention d'adhésion au service commun a reçu un avis favorable du Comité technique de Clermont Auvergne Métropole réuni en séance le 8 décembre 2017.
Organisation et conditions de travail
* Organisation du service commun
Le service commun compte 12 ETP dont : 1 agent de catégorie A, 6 agents de catégorie B, 5 agents de catégorie C.
L'agent en charge dde la recherche et de la constatation des infractions(comprenant la conformité des autorisations d’urbanisme) est de catégorie C.
Il a été décidé de confier la responsabilité du service à un cadre A , compte-tenu de son expérience.
Mise en place d’une sectorisation (hors commune de Clermont-Ferrand) : parmi les communes adhérentes au pôle commun, les instructeurs se verront attribuer un « portefeuille » de communes pour lesquelles ils instruiront les demandes d’autorisations d’urbanisme. Ils sont donc les référents des dites communes pour toute question réglementaire relative à l’activité d’instruction.
Le « portefeuille » de communes confié aux instructeurs sera amené à évoluer et pourra être réajusté, notamment au regard de la volumétrie des actes à traiter.
L’organigramme du service commun est présenté ci-dessous :
* Conditions de travail : le service commun est localisé dans les locaux de Clermont Auvergne Métropole, au Parvis, 64 avenue de l'Union Soviétique.
Les autres conditions de travail des agents composant le service commun des ADS restent inchangées.
Direction Générale Aménagement Durable du Territoire
Responsable du service commun des ADS
Direction de l'urbanisme
Pôle instruction des ADS Mission contrôle de conformité Envoyé en préfecture le 20/07/2023
Reçu en préfecture le 20/07/2023
Publié le S L O7
ID : 063-246300701-20230720-DEL20230630 098-DE Envoyé en préfecture le 20/07/2023
Reçu en préfecture le 20/07/2023
Publié le S L O7
ID : 063-246300701-20230720-DEL20230630_098-DE
Annexe 3 - Rôles de la Commune et de Clermont Auvergne Métropole
➔ Responsabilités du Maire (Définition opérationnelle des missions du maire)
a) Phase du dépôt de la demande :
Conformément aux dispositions de l'article R423-1 du Code de l'urbanisme, toutes les demandes d'autorisations et actes
relatifs à l'occupation des sols sont déposés en mairie.
- accueil du public et renseignement des pétitionnaires : conseil pour constituer le dossier, réception des
demandes dont celles reçues par voie postale, vérification de la procédure choisie (utilisation de l’imprimé ad hoc) en
fonction de la nature des travaux envisagés, vérification du dossier rempli, daté et signé par le pétitionnaire, vérification de
la présence et du nombre des pièces obligatoires (conformément au bordereau des pièces jointes).
- affectation d’un numéro d’enregistrement et délivrance d’un récépissé de dépôt de dossier au pétitionnaire;
Concernant la délivrance d’un récépissé de dépôt :
1- pour les dossiers qui seront déposés en version papier par les pétitionnaires, et dans la mesure où ces
derniers n’auront pas donné l’autorisation à la collectivité de communiquer avec eux par voie électronique : le récépissé
sera délivré en version papier, selon les mêmes modalités que celles en vigueur avant la dématérialisation.
2- pour les dossiers qui seront déposés en version papier par les pétitionnaires, et dans la mesure où ils ont
donné l’autorisation à la collectivité de communiquer avec eux par voie électronique ainsi que pour les dossiers
déposés par voie dématérialisée : le récépissé sera délivré en version dématérialisée :
Cas N°1 : la commune peut délivrer un accusé de réception électronique (ARE) de manière instantanée (sachant que cet
ARE devra comprendre toutes les mentions obligatoires)
ou
Cas N°2 : la commune ne peut pas délivrer un accusé de réception électronique de manière instantanée, alors elle va
procéder en 2 temps :
- délivrance, dans un 1er temps, d’un accusé d’enregistrement électronique (AEE), dans un délai d’1 jour ouvré
suivant le dépôt, attestant uniquement du dépôt;
- délivrance, dans un 2ème temps, d’un accusé de réception électronique (ARE), dans un délai maximal de 10
jours ouvrés suivant le dépôt et qui devra comprendre toutes les mentions obligatoires.
- pour les dossiers qui seront déposés en version papier par les pétitionnaires, la commune réalisera la
numérisation des dossiers : elle scannera de manière distincte, le formulaire CERFA et chaque pièce constitutive du
dossier. Ces pièces seront ensuite rattachées dans le logiciel d’instruction Droits de Cités. La commune complétera les
onglets « dépôts » et « description du projet » dans le logiciel Droits de Cités (la saisie devra bien inclure les cases en
fonds “vert” correspondant aux données transmises via le flux SITADEL et en fonds “violet” correspondant aux données
nécessaires pour les transmissions PLAT’AU, qui sont des données obligatoires)
- pour les dossiers déposés par voie dématérialisée par les pétitionnaires, la commune effectuera un contrôle des
données renseignées (données récupérées depuis le GNAU qui seront reprises automatiquement dans le logiciel Droits de
Cités -cf onglets « dépôts » et « description du projet »).
1 Envoyé en préfecture le 20/07/2023
Reçu en préfecture le 20/07/2023
Publié le S L O7
IN + NRA-OARANN7NI-ONIDANZONNEN 9N9AN8G( 098-DE
- affichage en mairie de l'avis de dépôt de la demande de permis ou de la demande de déclaration dans les 15
jours suivants le dépôt de la demande et pendant toute la durée de l'instruction ;
- consultation, par voie dématérialisée, de l’Architecte des Bâtiments de France dans les 3 jours ouvrés qui
suivent le dépôt pour les projets situés dans un périmètre de protection patrimoniale (monument historique, site inscrit,
ZPPAUP, AVAP…) . La demande de consultation fera l’objet d’une saisie, par la commune, dans le logiciel Droits de Cités
pour renseigner le déclenchement de la consultation correspondante
- consultation, par voie dématérialisée, de la Direction Régionale de l’Environnement, de l'Aménagement et du
Logement (DREAL) dans les 3 jours ouvrés qui suivent le dépôt pour les projets situés dans un site classé ou une réserve
naturelle, ;La demande de consultation fera l’objet d’une saisie, par la commune, dans le logiciel Droits de Cités pour
renseigner le déclenchement de la consultation correspondante
- consultation, par voie dématérialisée, de la Commission Départementale d’Aménagement Commercial (CDAC)
pour les projets concernés par une Autorisation d’Exploitation Commerciale et soumis à l’examen préalable de cette
commission
- transmission, par voie dématérialisée, au service instructeur de Clermont Auvergne Métropole, des dossiers
(sauf cas des dossiers relevant d’une compétence État)
- lorsque l'autorité compétente pour délivrer l'autorisation ou pour se prononcer sur la déclaration préalable est
l’État, transmission du dossier sans délai à la Direction Départementale des Territoires toujours par voie dématérialisée ; La
commune renseignera alors le logiciel Droits de Cités pour préciser que l’autorité compétente est l’État
- transmission, par voie dématérialisée, dans un délai qui ne peut excéder 15 jours pour les déclarations
préalables et 1 mois pour les autres autorisations d'urbanisme à partir de la date de dépôt de la demande, d'un avis
d'opportunité et technique sur le projet présenté, pour les compétences qui relèvent de la commune. Cet avis devra être
rattaché dans le logiciel d’instruction Droits de Cités par la commune
- transmission, par voie dématérialisée, dans les 7 jours ouvrés qui suivent le dépôt, aux services préfectoraux
d’un exemplaire de la demande (sauf demande pour CUa ) au titre du contrôle de légalité,
- concernant la nécessité ou non de conserver un exemplaire du dossier sous format papier : les modalités et
conditions d’archivage n’étant pas encore connues de manière précise et dans l’attente de clarifications de la part des
services de l’État, ce point de la convention devra faire l’objet d’une clarification ultérieure.
Ce point est à clarifier, notamment pour les cas suivants : dès lors que le dossier aura été déposé en version papier et/ou
dès lors que des échanges papiers perdurent avec le pétitionnaire qui n’aurait pas accepté de communication de
documents par voie électronique.
Toutes les pièces d’un dossier déposé en version papier devra faire l’objet d’une numérisation afin d’en permettre
l’instruction par voie dématérialisée. Cette numérisation devra être réalisée par type de documents (formulaire CERFA et
pour chaque pièce jointe au formulaire) et devront être rattachées dans le logiciel d’instruction Droits de Cités
Concernant les autorisations et actes instruits par la commune :
Conformément à la loi ELAN, il est rappelé que les communes de plus de 3 500 habitants devront également assurer leur
instruction sous forme dématérialisée à compter du 1er janvier 2022.
Ces dossiers seront donc également instruits sur la base du logiciel Droits de Cités, mis à disposition des communes par
Clermont Auvergne Métropole
2 Envoyé en préfecture le 20/07/2023
Reçu en préfecture le 20/07/2023
Publié le S L O7
IN + NRA-OARANN7NI-ONNDANZONNEN 9N9ANRA( 098-DE
Ces dossiers , lors de leur réception en mairie (par voie papier ou dématérialisée), seront renseignés, dans Droits de Cités,
comme relevant d’une instruction communale : pour ce faire, la commune renseignera alors la personne en charge de son
instruction. Dans la mesure où le champ est laissé vide dans DDC, l’acte sera considéré comme étant à instruire par le
service commun
b) Phase de l’instruction de la demande :
Toute pièce émanant du demandeur, quelle qu'elle soit, doit être déposée en mairie et exclusivement en mairie où elle
doit faire l'objet d'un enregistrement, être datée et rattachée au dossier. Tout dépôt direct auprès des services de Clermont
Auvergne Métropole sera refusé.
- pour les dossiers déposés par le pétitionnaire par voie dématérialisée et pour les dossiers déposés par papier
mais avec accord du pétitionnaire pour communiquer les documents par voie dématérialisée : notification au
pétitionnaire par la commune, par voie électronique et , sur proposition du service commun des ADS, de la liste des pièces
manquantes et/ou de la majoration du délai d'instruction de base avant la fin du 1er mois et ultérieurement de la
prolongation exceptionnelle de ce délai. Ces lettres, une fois signées, seront scannées et rattachées dans le logiciel Droits
de Cités pour suivi par le service commun des ADS, et transmises, par voie dématérialisée aux services préfectoraux
(contrôle de légalité)
- pour les dossiers déposés en version papier par le pétitionnaire sans son accord pour communiquer les
documents par voie dématérialisée : notification au pétitionnaire par la commune, par lettre recommandée avec accusé
de réception, sur proposition du service commun des ADS, de la liste des pièces manquantes et/ou de la majoration du
délai d'instruction de base avant la fin du 1er mois et ultérieurement de la prolongation exceptionnelle de ce délai. Ces
lettres, une fois signées, seront scannées et rattachées dans le logiciel Droits de Cités pour suivi par le service commun des
ADS, et transmises, par voie dématérialisée aux services préfectoraux (contrôle de légalité).
Dans le cas d’une notification au pétitionnaire par voie postale, la commune scanne également l’accusé de réception ou la
remise contre décharge et le rattache dans le logiciel ;
- enregistrement, sans délai, dans le logiciel Droits de Cités, de l’avis reçu par l’ABF ou autre consultation faite
par la commune (DREAL) pour prise en compte, dans l’instruction du dossier par le service instructeur de Clermont
Auvergne Métropole.
c) Phase de la notification de la décision et suite donnée :
- pour les dossiers déposés par le pétitionnaire par voie dématérialisée et pour les dossiers déposés par papier
mais avec accord du pétitionnaire pour communiquer les documents par voie dématérialisée : notification au
pétitionnaire par la commune, par voie électronique de la décision préparée par le service commun des ADS,
- pour les dossiers déposés en version papier par le pétitionnaire sans son accord pour communiquer les
documents par voie dématérialisée : notification au pétitionnaire par la commune, par lettre recommandée avec accusé
de réception ou remise contre décharge, de la décision préparée par le service commun des ADS,
Une fois signée et notifiée, la commune scanne la décision et la rattache dans le logiciel Droits de Cités pour information
et suivi du service commun des ADS. Dans le cas d’une notification au pétitionnaire par voie postale, la commune scanne
également l’accusé de réception ou la remise contre décharge et le rattache dans le logiciel ;
3 Envoyé en préfecture le 20/07/2023
Reçu en préfecture le 20/07/2023
Publié le S L O7
IN + NARA-OARANN7NI-ONIDANZONNEN 9N9AN8A( 098-DE
- transmission, par voie dématérialisée, au titre du contrôle de légalité, de la décision et des avis recueillis, au
Préfet dans un délai de 15 jours à compter de la signature. Parallèlement, le Maire en informe le pétitionnaire ( cette
information sera transmise au service commun) ;
- affichage de la décision en mairie dans les 8 jours à compter de la délivrance expresse ou tacite du permis ou de
la décision de non opposition à la déclaration préalable ;
- enregistrement et rattachement de la déclaration d'ouverture de chantier (DOC) dans le logiciel Droits de Cités
pour information du service instructeur de Clermont Auvergne Métropole ;
- enregistrement et rattachement de la déclaration d'achèvement et d'attestation de conformité des travaux
(DAACT) pour information et suivi du service instructeur de Clermont Auvergne Métropole ;
- transmission de l'attestation de non opposition à la conformité au pétitionnaire.
Pour rappel : pour les notifications de décisions (refus et autorisations avec prescriptions) qui ne pourraient intervenir
avant la fin du délai d'instruction, le Maire doit mettre en œuvre la procédure dite « contradictoire » avant de notifier sa
décision.
Pour les permis tacites et les non oppositions aux déclarations préalables, il est de la responsabilité du Maire de délivrer,
sur simple demande, le certificat prévu à l'article R424-13 du Code de l'urbanisme.
Afin de réaliser la saisie des données dans les outils dématérialisés, des droits spécifiques seront donnés aux utilisateurs
au sein des communes. Ces droits seront octroyés et/ou modifiés sur la base d’une fiche de renseignements que
Clermont Auvergne Métropole adressera aux communes. Il est précisé qu’aucun droit ne sera octroyé ni modifié par
simple mail mais devra faire l’objet d’une demande formulée par la commune à partir de cette fiche. La commune
informera Clermont Auvergne Métropole de toute modification ayant donné lieu à la création d’un compte utilisateur
et n’ayant plus lieu d’être (départ d’un agent, changement de fonction…).
d) Contrôle de la conformité des travaux (récolement) :
Le récolement porte sur tous les cas de contrôles obligatoires (art. R. 462-7 du code de l'urbanisme). Il s'exécute pour tout
ou partie des récolements obligatoires par les moyens propres de la commune.
Il est précisé ici que la commune peut adhérer à la mission spécifique portant sur le contrôle de la conformité des
autorisations d'urbanisme. Le périmètre de cette mission est décliné à l'article 6 de la présente convention.
Responsabilités de Clermont Auvergne Métropole (Missions du service commun d'instruction)
Le service commun assure l’instruction réglementaire de la demande, depuis sa transmission par le Maire jusqu’à la
préparation et l’envoi au Maire, du projet de décision respectant la légalité.
a) Phase de l’instruction de la demande :
vérification du caractère complet du dossier (contenu et qualité);
4 Envoyé en préfecture le 20/07/2023
Reçu en préfecture le 20/07/2023
Publié le S L O7
ID : 063-246300701-20230720-DEL20230630 _098-DE
détermination du délai d’instruction au vu de la nature du projet et des consultations obligatoires
nécessaires ;
détermination des consultations nécessaires, du délai applicable et proposition au Maire des lettres de
majoration de délais et/ou de demande de pièces manquantes et transmission au maire par messagerie
électronique des projets de lettre correspondants
examen technique et réglementaire du dossier au regard des règles d’urbanisme applicables au terrain
considéré ;
consultations des personnes publiques, services ou commissions intéressés prévues par la réglementation en
vigueur au regard des caractéristiques du dossier ;
consultation en interne des services de Clermont Auvergne Métropole qui ont la charge d'émettre l'avis
technique de la Métropole dans le cadre de ses compétences ;
recueil des informations suite aux consultations ;
Pour rappel : le défaut de production, par le pétitionnaire, de l’ensemble des pièces manquantes dans le délai de 3 mois à
compter de la réception de la lettre du Maire réclamant lesdites pièces, entraîne le rejet implicite de sa demande de permis
ou de déclaration. Clermont Auvergne Métropole ne confirmera pas au pétitionnaire ce rejet par écrit mais en informera le
Maire.
b) Phase de la proposition de décision:
• rédaction d’un projet de décision tenant compte, de l’ensemble des règles d’urbanisme applicables et des avis
recueillis ;
• enregistrement et rattachement dans le logiciel Droits de Cités, par le service instructeur, de la proposition
d'arrêté au maire accompagné des avis des services consultés et des éléments relatifs à la fiscalité de
l'urbanisme ;
• une fois signée, la décision sera scannée et rattachée par la commune dans le logiciel Droits de Cités
Le service instructeur informe le Maire de tout élément de nature à entraîner un refus d’autorisation ou une opposition à
déclaration.
Lors d’un refus, la proposition de décision sera transmise au Maire, au plus tard 2 jours ouvrés avant la date à laquelle la
décision doit être notifiée au demandeur
Pour rappel: dans les cas nécessitant un avis conforme de l’ABF et si celui-ci est négatif, le service instructeur propose la
rédaction d'un projet :
o soit d’une décision de refus ;
5 Envoyé en préfecture le 20/07/2023
Reçu en préfecture le 20/07/2023
Publié le S L O7
IN + NARA-OARANN7NI-ONIDANZONNEN 9N9AN83( 098-DE
o soit d’une décision de prolongation de trois mois du délai d’instruction, si le Maire décide d’engager
un recours auprès du Préfet de région contre cet avis.
Le Maire peut décider, sous son entière et totale responsabilité, de ne pas suivre la proposition du service instructeur de
Clermont Auvergne Métropole et dans cette hypothèse le Maire assure la rédaction de l'arrêté voulu, dont il informera le
service instructeur
Dans le cas de procédures contradictoires devant être conduites (liées à une décision favorable devant être retirée pour un
motif d’illégalité) : si elles sont à réaliser suite à une erreur incombant à la commune dans le processus de notification de la
décision, alors il reviendra à la commune de la réaliser et non au service instructeur.
c) Présence en mairie
Le service instructeur pourra assurer une présence en Mairie à la demande de la commune. Le contenu de ces réunions
sera arrêté de concert entre la commune et le service commun des ADS.
Cette présence en mairie du service instructeur pourra porter notamment sur l’information vis-à-vis des demandeurs, des
réunions de travail avec les élus et les fonctionnaires communaux (commission d'urbanisme, commission d'architecture).
6 Envoyé en préfecture le 20/07/2023
Reçu en préfecture le 20/07/2023
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Annexe 4 – Clause RGPD de sous-traitance
Dans cee annexe :
• le responsable de traitement est la Commune de xxxxxxxxxxxxxxx
• le sous-traitant est Clermont Auvergne Métropole
I. Règlement européen sur la protec$on des données personnelles .
Les présentes clauses ont pour objet de définir les condions dans lesquelles le sous-traitant s’engage à effectuer pour le compte du responsable de traitement les opéraons de traitement de données à caractère personnel définie dans la Convenon d'adhésion de la commune au service commun d'instrucon des Autorisaons du Droit des Sols. Dans le cadre de leurs relaons contractuelles, les pares s’engagent à respecter la réglementaon en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel et, en parculier, le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 applicable à compter du 25 mai 2018 (ci-après, « le règlement européen sur la protecon des données »).
II. Descrip$on du traitement faisant l’objet de la sous-traitance
Le sous-traitant est autorisé à traiter pour le compte du responsable de traitement les données à caractère personnel nécessaires pour l'exécuon des prestaons objet de la Convenon d'adhésion de la commune au service commun d'instrucon des Autorisaons du Droit des Sols.
La nature des opéraons réalisées sur les données peut-être :
• traitements de reprise, de récupéraon ou de ne9oyage de données
• traitements de transfert , d'import/export, de copies temporaires de données
• traitements de sauvegarde/restauraon, réplicaon
• traitements de consultaon et de modificaon
• traitements de sécurisaon : chiffrement/déchiffrement, pseudonymisaon …
• divers autres usages liées aux obligaons des prestaons prévues.
Les finalités des traitements sont décrites dans la convenon et couvrent l’ensemble de la procédure d’instrucon des autorisaons et actes relafs à l'occupaon des sols, à compter du dépôt de la demande auprès de la commune jusqu'à la noficaon par le Maire de sa décision.
Les données à caractère personnel traitées sont celles qui sont requises par le code de l’urbanisme notamment pour instruire les demandes des usagers. Les catégories de personnes concernées sont principalement les péonnaires, les personnes contacts internes ou externes intervenant dans l’instrucon des demandes.
Pour l’exécuon du service objet du présent contrat, le responsable de traitement met à la disposion du sous-traitant les informaons nécessaires suivantes :
• la liste, les qualificaons et les informaons de contact des personnels de la Collecvité intervenant dans le
processus de prestaons de services
• le cas échéant la liste, les qualificaons et les informaons de contact des personnels des autres sous-
traitants de la Collecvité intervenant dans le processus de prestaons de services • toutes les procédures, codes d'accès, moyens techniques ou physiques et tout autre document ule pour perme9re l'exécuon des services objet du contrat dans les meilleures condions (télémaintenance, pris de main à distance, documentaons techniques …).
• l'accès aux règlements de la Collecvité
III. Obliga$ons du sous-traitant vis-à-vis du responsable de traitement
Le sous-traitant s'engage à : Envoyé en préfecture le 20/07/2123
Reçu en préfecture le 20/07/2023
Publié le
NE 2486900 701-20230726-DEL120230530 0C98-DE
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1. traiter les données uniquement pour les seules finalités qui font l’objet de la sous-traitance
2. traiter les données conformément aux instrucons du responsable de traitement. Si le sous-traitant considère qu’une instrucon constue une violaon du règlement européen sur la protecon des données ou de toute autre disposion du droit de l’Union ou du droit des Etats membres relave à la protecon des données, il en informe immédiatement le responsable de traitement.
3. garanr la confidenalité des données à caractère personnel traitées dans le cadre du présent contrat
4. veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel en vertu du présent contrat :
• s’engagent à respecter la confidenalité ou soient soumises à une obligaon légale appropriée de
confidenalité
• reçoivent la formaon nécessaire en maère de protecon des données à caractère personnel
5. prendre en compte, s’agissant de ses ouls, produits, applicaons ou services, les principes de protecon des données dès la concepon et de protecon des données par défaut ainsi que les obligaons de procéder à une analyse d'impact sur le protecon des données.
6. Sous-traitance
Le sous-traitant peut faire appel à un autre sous-traitant (ci-après, « le sous-traitant ultérieur ») pour mener des acvités de traitement spécifiques. Dans ce cas, il informe préalablement et par écrit le responsable de traitement de tout changement envisagé concernant l’ajout ou le remplacement d’autres sous-traitants. Ce9e informaon doit indiquer clairement les acvités de traitement sous-traitées, l’identé et les coordonnées du sous-traitant et les dates du contrat de sous-traitance. Le responsable de traitement dispose d’un délai minium de 10 jours à compter de la date de récepon de ce9e informaon pour présenter ses objecons. Ce9e sous-traitance ne peut être effectuée que si le responsable de traitement n'a pas émis d'objecon pendant le délai convenu.
Le sous-traitant ultérieur est tenu de respecter les obligaons du présent contrat pour le compte et selon les instrucons du responsable de traitement. Il apparent au sous-traitant inial de s’assurer que le sous-traitant ultérieur présente les mêmes garanes suffisantes quant à la mise en oeuvre de mesures techniques et organisaonnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen sur la protecon des données. Si le sous-traitant ultérieur ne remplit pas ses obligaons en maère de protecon des données, le sous-traitant inial demeure pleinement responsable devant le responsable de traitement de l’exécuon par l’autre sous-traitant de ses obligaons.
7. Droit d’informa$on des personnes concernées
Il apparent au responsable de traitement de fournir l’informaon aux personnes concernées par les opéraons de traitement au moment de la collecte des données.
8. Exercice des droits des personnes
Dans la mesure du possible, le sous-traitant doit aider le responsable de traitement à s’acqui9er de son obligaon de donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées : droit d’accès, de recficaon, d’effacement et d’opposion, droit à la limitaon du traitement, droit à la portabilité des données, droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automasée (y compris le profilage).
Lorsque les personnes concernées exercent auprès du sous-traitant des demandes d’exercice de leurs droits, le sous- traitant doit adresser ces demandes dès récepon par courrier électronique à coordonnées DPO ou autre Commune
9. No$fica$on des viola$ons de données à caractère personnel
Le sous-traitant nofie au responsable de traitement toute violaon de données à caractère personnel dans un délai maximum de 4 heures après en avoir pris connaissance et par courrier électronique à coordonnées DPO ou autre Commune. Ce9e noficaon est accompagnée de toute documentaon ule afin de perme9re au responsable de traitement d’évaluer si il y a nécessité de nofier ce9e violaon à l’autorité de contrôle compétente. Envoyé en préfecture le 20/07/2123
Reçu en préfecture le 20/07/2023
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Après accord du responsable de traitement, le sous-traitant nofie à l’autorité de contrôle compétente (la CNIL), au nom et pour le compte du responsable de traitement, les violaons de données à caractère personnel dans les meilleurs délais et, si possible, 72 heures au plus tard après en avoir pris connaissance, à moins que la violaon en queson ne soit pas suscepble d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes physiques.
La noficaon conent au moins :
• la descripon de la nature de la violaon de données à caractère personnel y compris, si possible, les
catégories et le nombre approximaf de personnes concernées par la violaon et les catégories et le nombre approximaf d'enregistrements de données à caractère personnel concernés ; • le nom et les coordonnées du délégué à la protecon des données ou d'un autre point de contact auprès duquel des informaons supplémentaires peuvent être obtenues ;
• la descripon des conséquences probables de la violaon de données à caractère personnel ;
• la descripon des mesures prises ou que le responsable du traitement propose de prendre pour remédier à la
violaon de données à caractère personnel, y compris, le cas échéant, les mesures pour en a9énuer les éventuelles conséquences négaves.
Si, et dans la mesure où il n’est pas possible de fournir toutes ces informaons en même temps, les informaons peuvent être communiquées de manière échelonnée sans retard indu. Après accord du responsable de traitement, le sous-traitant communique, au nom et pour le compte du responsable de traitement, la violaon de données à caractère personnel à la personne concernée dans les meilleurs délais, lorsque ce9e violaon est suscepble d'engendrer un risque élevé pour les droits et libertés d'une personne physique.
10. Aide du sous-traitant dans le cadre du respect par le responsable de traitement de ses obliga$ons
Le sous-traitant aide le responsable de traitement pour la réalisaon d’une analyse d’impact relave à la protecon des données lorsqu’elle est requise. Le sous-traitant aide le responsable de traitement pour la réalisaon de la consultaon préalable de l’autorité de contrôle.
11. Mesures de sécurité
Le sous-traitant s’engage à me9re en oeuvre les mesures techniques et organisaonnelles garanssant un niveau de sécurité adapté au risque, y compris, entre autres :
• les moyens perme9ant de garanr la confidenalité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des
systèmes et des services de traitement;
• les moyens perme9ant de rétablir la disponibilité des données à caractère personnel et l'accès à celles-ci dans
des délais appropriés en cas d'incident physique ou technique.
• le cas échéant la pseudonymisaon et le chiffrement des données à caractère personnel
Le sous-traitant s’engage à me9re en oeuvre toutes les mesures de sécurité prévues par les textes et recommandaons en vigueur dans notre contexte public : notamment le RGS Référenel Général de Sécurité et les recommandaons de l'ANSSI.
Ces mesures s'appliquent dès lors que le sous-traitant agit avec des moyens humains et techniques placés sous sa responsabilité qui ne dépendent pas directement de la Collecvité (infrastructures, INTERNET, personnels …).
12. Sort des données
Au terme de la prestaon de services relafs au traitement de ces données, le sous-traitant s’engage à renvoyer toutes les données à caractère personnel au responsable de traitement . Le renvoi doit s’accompagner de la destrucon de toutes les copies existantes dans les systèmes d’informaon du sous-traitant et de tous les acteurs éventuels de la chaîne de sous-traitance sous sa responsabilité . Une fois détruites, le sous-traitant doit jusfier par écrit de la destrucon. Envoyé en préfecture le 20/07/2123
Reçu en préfecture le 20/07/2023
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1) : 069-246300701-20230726-DE120230530 098-DE
13. Délégué à la protec$on des données
Nom et coordonnées du Délégué à la Protecon des Données du responsable de traitement : xxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxx
Nom et coordonnées du Délégué à la Protecon des Données du sous traitant : Philippe BOST
E-mail : cnil@clermontmetropole.eu
14. Registre des catégories d’ac$vités de traitement
Le sous-traitant déclare tenir par écrit un registre de toutes les catégories d’acvités de traitement effectuées pour le compte du responsable de traitement comprenant :
• le nom et les coordonnées du responsable de traitement pour le compte duquel il agit, des éventuels sous-
traitants et, le cas échéant, du délégué à la protecon des données
• les catégories de traitements effectués pour le compte du responsable du traitement;
• le cas échéant, les transferts de données à caractère personnel vers un pays ers ou à une organisaon
internaonale, y compris l'idenficaon de ce pays ers ou de ce9e organisaon internaonale et, dans le cas des transferts visés à l'arcle 49, paragraphe 1, deuxième alinéa du règlement européen sur la protecon des données, les documents a9estant de l'existence de garanes appropriées; • dans la mesure du possible, une descripon générale des mesures de sécurité techniques et organisaonnelles.
15. Documenta$on
Le sous-traitant met à la disposion du responsable de traitement la documentaon nécessaire pour démontrer le respect de toutes ses obligaons et pour perme9re la réalisaon d'audits, y compris des inspecons, par le responsable du traitement ou un autre auditeur qu'il a mandaté, et contribuer à ces audits.
IV. Obliga$ons du responsable de traitement vis-à-vis du sous-traitant
Le responsable de traitement s’engage à :
1. documenter par écrit toute instrucon concernant le traitement des données par le sous-traitant
2. veiller, au préalable et pendant toute la durée du traitement, au respect des obligaons prévues par le règlement européen sur la protecon des données de la part du sous-traitant
3. superviser le traitement, y compris réaliser le cas échéant les audits et les inspecons auprès du sous-traitant , de nofier ce9e violaon à l’autorité de contrôle compétente.