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Déliberation - 3 Mise en place du télétravail
Document publié le Lundi 18 octobre 2021 par la commune de Paulhan.
Lien du pdf (Déliberation - 3 Mise en place du télétravail)
Thèmes du document : Assurance, Consommateurs, Santé,
REPUBLIQUE FRANCAISE
EXTRAIT DU REGISTRE DES DELIBERATIONS
DU CONSEIL MUNICIPAL
DEPARTEMENT
HERAULT
ARRONDISSEMENT
LODEVE Séance du 18 Octobre 2021:
Commune de
PAULHAN N° 2021/10/03
.Date de la convocation ] 1/1 0/ 202 1
Votes : 20
Présents : 17 Pour : 20
Absents : 7 Contre : 0
Représentés : 3 ‘Abstention : 0
L’an deux mille vingt et un et le dix huit octobre,
Le Conseil Municipal de la Commune de Paulhan s’est réuni dans le lieu ordinaire de ses séances, à dix-huit heures trente sous la présidence de Claude VALERO. et après convocations
régulièrement faites à domicile.
Etaient_présents : MM. VALERO Claude. RICARD Christine, BAILLEUX-MOREAU Yves. ROYON
Sophie, ALEIX Bertrand, DAVIT Hélène, BONSIGNORI Vincent, GAVINET Isabelle, GAUBERT Guy. BOUISSON Mylène, GASC Carine, JAURION Léon, GASC Georges, LAMBERT Véronique, AMMARI
Hanane, CAPELLE Laetitia, LAMBERT Marcel,
Etaient Absents : MM. SEBASTIAN David, DJUROVIC Aleksandra, DUPONT Laurent, HEREDIA
Fabienne, GARIN-MICHAUD Gérard, NOUGOUM Mohamed, JAM Thierry.
Procurations : - Mr GUERIN Grégory à Mme GAVINET Isabelle
- Mme LABORDA Véronique à Mr ALEIX Bertrand
- Mr BIROUSTE Pascal à Mr LAMBERT Marcel
Objet : Mise en place du télétravail
Vu le Code Général des Collectivités Territoriales,
Vu la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires,
Vu la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale,
Accusé de réception en préfecture
034-213401946-20211018-2021-10-03-DE
Date de iélétransmission : 20/10/2021
Date de réception préfecture : 2010/2021 Vu la loi n°2012-347 du 12 mars 2012 modifiée relative à l'accès à l'emploi titulaire et à l'amélioration des conditions d'emploi des agents contractuels dans la fonction publique, à la lutte contre les discriminations et portant diverses dispositions relatives à [a fonction publique, notamment l’article 133,
Vu le décret n°85-603 du 10 juin 1985, relatif à l'hygiène et à la sécurité du travail ainsi qu'à la médecine professionnelle et préventive dans la fonction publique territoriale,
Vu le décret n° 2016-151 du 11 février 2016 modifié, relatif aux conditions et modalités de mise en œuvre du télétravail dans la fonction publique et la magistrature,
Vu l'avis du Comité Technique en date du 23 septembre 2021
Considérant que :
Le télétravail est une forme d'organisation du travail dans laquelle les fonctions qui auraient pu être exercées par un agent dans les locaux où il est affecté sont réalisées hors de ces locaux en utilisant les technologies de l'information et de la communication :
Les agents exerçant leurs fonctions en télétravail bénéficient des mêmes droits et obligations que les agents exerçant sur leur lieu d'affectation ;
L'employeur prend en charge les coûts découlant directement de l'exercice des fonctions en télétravail, notamment le coût des matériels, logiciels, abonnements, communications et outils ainsi que de la maintenance de ceux-ci :
Aucun candidat à un emploi ne peut être incité à accepter un poste sous condition d'exercer en télétravail. Aucun emploi ne peut être réservé à un agent en télétravail,
Aucun emploi ne peut conditionner un agent à ne pas procéder à une demande d’exercice des
fonctions en télétravail.
Monsieur le Maire propose le règlement de télétravail suivant :
1 Les activités éligibles au télétravail
Les activités suivantes pourront être éventuellement effectuées sous forme de télétravail :
Services filière Fonctions. Tâches à effectuer
| administrative | |
Urbanisme | - Préparation de réunions |
| | - Préparations de courriers — arrêtés |
| - Enregistrement des dossiers PC/CU/DP/DIA/RU
| - Instruction des dossiers PC/DP/CU |
- Veille juridique |
: Marchés Publics = Rédaction des comptes rendus
Comptabilité - Gestion et suivi des dossiers de demandes de |
| subventions |
- Rédaction des CCAP et autres pièces constitutives d’un
| marché _
| - Préparation de courriers — délibératiansrelativesause
034-213401946-20211018-2021-10-03-DE Date de télétransmission : 20/10/2021
Date de réception préfecture : 20/10/2021
| Direction Générale
let Ressources Humaines
| Affaires générales
Service culture animation
Préparation des animations
service
- Gestion des mails
- Relationnel avec les institutions — géomètre — cabinets
d’études — architectes
- Gestion et suivi des dossiers d’assurance
- Gestion comptable
- Veille juridique
- Préparation du DOB
- Préparation du budget et CA de la commune
- Préparation et relecture des délibérations des
services
- Préparation des dossiers relatifs au personnel : lignes
directrices de gestion — télétravail — RIFSEEP —
plan de formation, arrêtés — congés. etc.
- Gestion des mails
- Recherches diverses et veille juridique
- Préparation des conseils municipaux
- Rédaction de compte rendus — notes de synthèse
- Préparation de dossiers administratifs nécessitant
une concentration soutenue
- Préparation des documents divers : affiches —
invitations
Accusé de réception en préfecture
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Date de télétransmission : 20/10/2021
Date de réception préfecture : 20/10/2021 Ne sont cependant pas éligibles au télétravail les activités :
"qui exigent une présence physique effective dans les locaux de l'administration. notamment en raison des équipements matériels, de l'accès aux applications métiers nécessaires à l'exercice de l'activité, de la manipulation d'actes ou de valeurs, ou le traitement de données confidentielles dont la sécurité ne peut être assurée en dehors des locaux de l'administration ou d'un contact avec le public ou des correspondants internes ou externes ;
"se déroulant par nature sur le terrain, notamment l’entretien, la maintenance et l'exploitation des équipements et bâtiments :
" quiexigent un travail d'équipe régulier ;
Toutelois, si celle-ci ne constituent pas la totalité des activités exercées par l'agent. elles ne s'opposent pas à la possibilité pour l'agent d'accéder au télétravail dès lors qu'un volume suffisant d'activités télétravaillables peuvent être identifiées et regroupées.
IT — Les locaux mis à disposition pour l'exercice du télétravail
Le télétravail sera exclusivement exercé au domicile de l'agent
Le domicile s’entend comme un lieu de résidence habituelle, sous la responsabilité pleine et entière du télétravailleur. Le lieu du domicile est obligatoirement confirmé à la Direction des ressources humaines par l’agent au moment de son entrée en télétravail. Le candidat doit alors disposer d’un lieu identifié à son domicile lui permettant de travailler dans des conditions satisfaisantes, d’une connexion internet haut débit personnelle et d’une couverture au service de téléphonie mobile (GSM) au domicile.
L’acte individuel précise le ou les lieux où l'agent exerce ses fonctions en télétravail.
UI- Les règles à respecter en matière de sécurité des systèmes d'information et de
Protection desdonnées
La mise en œuvre du télétravail nécessite le respect de règles de sécurité en matière informatique.
seul l'agent visé par l'acte individuel autorisant le télétravail peut utiliser le matériel mis à disposition par
l'administration.
L'agent en télétravail ne rassemble ni ne diffuse de téléchargement illicite via internet à l’aide des outils informatiques fournis par l'employeur. Il s'engage à réserver l'usage des outils informatiques mis à disposition par l’administration à un usage strictement professionnel
Les données à caractère personnel ne peuvent être recueillies et traitées que pour un usage déterminé etlégitime, correspondant aux missions de ja collectivité.
Accusé de réception en préfecture
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Date de télétransmission : 20/10/2021
Date de réception préfecture : 20/10/2021 Par ailleurs, la sécurité des systèmes d'information vise les objectifs suivants :
- la disponibilité : le système doit fonctionner sans faille durant les plages d'utilisation prévues etgarantir l'accès aux services et ressources installées avec le temps de réponse attendu ;
- l'intégrité : les données doivent être celles que l'on attend, et ne doivent pas être altérées de façon fortuite, illicite ou malveillante. En clair, les éléments considérés doivent être exacts et complets ; - la confidentialité : seules les personnes autorisées ont accès aux informations qui leur sont destinées. Tout accès indésirable doit être empêché.
Le télétravailleur s’engage donc à respecter les règles et usages en vigueur dans la collectivité, en particulierles règles relatives à la protection et à la confidentialité des données et des dossiers en les rendant inaccessibles aux tiers,
et, le cas échéant la Charte informatique.
Également il s'engage à respecter la confidentialité des informations obtenues ou recueillies dans le cadre de son travail et à ne pas les utiliser à des fins personnelles.
IV — Les règles à respecter er matière de temps de travail, de sécurité et de protection de la
santé
L'agent assurant ses fonctions en télétravail doit effectuer les mêmes horaires que ceux réalisés habituellement au sein de la collectivité ou de l'établissement.
Durant ces horaires, l'agent doit être à la disposition de son employeur sans pouvoir vaquer librement à ses
occupations personnelles.
Il doit donc être totalement joignable et disponible en faveur des administrés, de ses collaborateurs et/oude ses supérieurs hiérarchiques.
Par ailleurs, l'agent n'est pas autorisé à quitter son lieu de télétravail pendant ses heures de travail. Si l'agent quitte son lieu de télétravail pendant ses heures de travail sans autorisation préalable de l'autorité territoriale, ce dernier pourra être sanctionné pour manquement au devoir d'obéissance hiérarchique. L'agent pourra également se voir infliger une absence de service fait pour le temps passé en dehors de sonlieu de télétravail.
Les jours de référence travaillés, d’une part. sous forme de télétravail et d’autre part, sur site, compte tenudu cycle de travail applicable à l’agent ainsi que les plages horaires durant lesquelles l’agent exerçant ses activités en télétravail est à la disposition de son employeur et peut être joint sont définies dans l’acte individuel autorisant le télétravail.
L’acte individuel autorisant le télétravail définit également le volume de jours flottants de télétravail parsemaine, par mois ou par an que l’agent peut demander à utiliser.
L'agent télétravailleur bénéficie de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autresagents.
Les agents télétravailleurs sont également couverts pour les accidents survenus à l’occasion de l'exécution des tâches confiées par l’employeur. Tout accident intervenant en dehors du lieu de télétravail pendant les heures normalement travaillées ne pourra donner lieu à une reconnaissance d'imputabilité au service. De même, tous les accidents domestiques ne pourront donner lieu à une reconnaissance d'imputabilité au service. Le télétravailleur s’engage à déclarer tout accident survenu sur le lieu de télétravail. La procédure classique de traitement des accidents du travail sera ensuite observée.
Accusé de réception en préfecture
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Date de télétransmission : 20/10/2021
Date de réception préfecture : 20/10/2021 Toutefois, durant sa pause méridienne, conformément à la règlementation du temps de travail de la collectivité ou de l'établissement, l'agent est autorisé à quitter son lieu de télétravail.
L'agent télétravailleur bénéficie de la médecine préventive dans les mêmes conditions que l’ensemble des agents.
Le poste du télétravailleur fait l’objet d’une évaluation des risques professionnels au même titre que l’ensemble des postes de travail du service. Il doit répondre aux règles de sécurité et permettre un exercice optimal du travail. Les risques liés au poste en télétravail sont pris en compte dans le document unique d’évaluation des risques.
Dans le cas où la demande de télétravail est formulée par un agent en situation de handicap, le chef de service, l’autorité territoriale doit mettre en œuvre sur le lieu de télétravail de l'agent les aménagements de poste nécessaires.
V- Les modalités d'accès des institutions compétentes sur le lieu d'exercice du télétravail afin de s'assurer de la bonne application des règles applicables en matière d'hygiène et de sécurité
Une délégation du comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail peut procéder à intervailes réguliers à la visite des services relevant de leur champ de compétence. Elle bénéficie pour ce faire d'un droit d'accès aux locaux relevant de leur aire de compétence géographique dans le cadre des missions qui leur sont confiées par ce dernier. Celle-ci fixe l'étendue ainsi que la composition de la délégation chargée de la visite.
Toutes facilités doivent être accordées à cette dernière pour l'exercice de ce droit sous réserve du bon fonctionnement du service.
Elle peut être assistée d'un médecin du service de médecine préventive, du ou des agents qui sont chargés d'assurer une fonction d'inspection dans le domaine de la santé et de la sécurité et de l'assistant ou du conseiller de prévention.
Les conditions d'exercice du droit d'accès peuvent faire l'objet d'adaptations s'agissant des services soumis à des procédures d'accès réservées par la réglementation. Ces adaptations sont fixées par voie d'arrêté de l'autorité
territoriale.
La délégation du comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail peut réaliser cette visite sur le lieu d'exercice des fonctions en télétravail.
Dans le cas où l'agent exerce ses fonctions en télétravail à son domicile, l'accès au domicile du télétravailleur est
subordonné au respect :
- d’un délai de prévenance de 10 jours,
- et à l'accord de l'intéressé, dûment recueilli par écrit.
Les visites accomplies en application du présent article doivent donner lieu à un rapport présenté au comité,
VI — Les modalités de contrôle et de comptabilisation du temps de travail
système déciaro0t a
Les télétravailleurs doivent remplir, périodiquement, des formulaires dénommées " feuilles de temps " ouauto-
déclarations.
Accusé de réception en préfecture
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Date de télétransmission : 20/10/2021
Date de réception préfecture : 20/10/2021 L'agent et son responsable hiérarchique devront donc veiller à ce que la durée quotidienne de travail durant les jours en télétravail ne dépasse pas le temps de travail théorique.
VII — Les modulités de prise en charge, par l'employeur, des coûts découlant directement de l'exercice du télétravail, notamment ceux des matériels, logiciels, abonnements, communications et outils ainsi que de la maintenance de ceux-ci
L'employeur met à la disposition des agents autorisés à exercer leurs fonctions en télétravail les outils de
travail suivant :
- ordinateur portable :
- accès à la messagerie professionnelle :
- accès aux logiciels indispensables à l'exercice des fonctions ;
- le cas échéant, formation aux équipements et outils nécessaires à l'exercice du télétravail Etc.
La collectivité fournit, installe et assure la maintenance de ces équipements.
Lorsque le télétravail a lieu au domicile de l'agent, ce dernier assure la mise en place des matériels et leur connexion au réseau.
Afin de pouvoir bénéficier des opérations de support, d'entretien et de maintenance, il appartient au télétravailleur de rapporter les matériels fournis, sauf en cas d’im possibilité de sa part.
La collectivité n'est pas tenue de prendre en charge le coût de la location d'un espace destiné au télétravail.
Lorsqu'un agent demande l'utilisation des jours flottants de télétravail ou une autorisation temporaire de télétravail en raison d'une situation exceptionnelle perturbant l'accès au service ou le travail sur site, la collectivité peut autoriser l'agent à utiliser à l'utilisation de l'équipement informatique personnel de l'agent.
À l'issue de la durée d’autorisation d’exercice des fonctions en télétravail ou en cas de départ, l’agent restitue à l'administration les matériels qui lui ont été confiés.
VIII — Les modalités de formation aux équipements et outils nécessaires à l'exercice du télétravail
Les agents qui doivent s'approprier un outil spécifique (applicatif où autre) se verront proposer une action de formation correspondante.
IX - Les modalités pratiques et la durée de l'autorisation d'exercer ses fonctions en télétravail
L’agent souhaitant exercer ses fonctions en télétravail adresse une demande écrite à l’autorité territoriale qui précise les modalités d’organisation souhaitée, sur le formulaire établi et dont le modèle est joint au
présent règlement.
AU vu de la nature des fonctions exercées et de l'intérêt du service, le Maire apprécie l’opportunité de l’autorisation de télétravail dont la durée ne peut être supérieure à une année.
En dehors de la période d'adaptation, fixée à 3 mois, il peut être mis fin au télétravail, à tout moment et par écrit, à l'initiative du Maire ou de l’agent, moyennant un délai de prévenance de deux mois.
Dans le cas où il est mis fin à l’autorisation de télétravail à l'initiative du Maire, le délai de prévenance peut
être réduit en cas de nécessité de service dûment motivée. Pendant, la période d’adaptation ce délai est ramené à un mois.
Accusé de réception en préfecture
034-213401946-20211018-2021-10-03-DE
Date de télétransmission : 20/10/2021
Date de réception préfecture : 20/10/2021 L'autorisation peut être renouvelée par décision expresse, après entretien avec le supérieur hiérarchique direct et sur avis de ce dernier.
En cas de changement de fonctions, l'agent intéressé doit présenter une nouvelle demande.
L'autorisation de télétravail est délivrée pour un recours régulier ou ponctuel au télétravail. Elle peut prévoir l'attribution de jours de télétravail fixes au cours de la semaine, du mois ainsi que l'attribution d'un volume de jours flottants de télétravail par semaine, par mois ou par an.
Un agent peut, au titre d'une même autorisation, mettre en œuvre ces différentes modalités de télétravail.
La quotité des fonctions pouvant être exercées sous la forme du télétravail ne peut être supérieure à trois jours par semaine. Le temps de présence sur le lieu d'affectation ne peut être inférieur à deux jours par semaine,
Il peut être dérogé à ce principe à la demande des agents dont l’état de santé, le handicap ou l’état de grossesse le justifient et après avis du médecin de prévention et ce pour 6 mois maximum. Cette dérogation est renouvelable une fois par période d’autorisation du télétravail après avis du médecin de prévention.
L'agent en télétravail peut également demander une autorisation temporaire de télétravail en raison d’une situation exceptionnelle perturbant l'accès au service ou le travail sur site. Au cours de cette autorisation temporaire, l'agent peut déroger aux seuils exposés préalablement.
Lors de la notification de l'autorisation, est remis à l’agent un document d’information sur sa situation professionnelle précisant notamment la nature et le fonctionnement des dispositifs de contrôle et de comptabilisation du temps de travail , ainsi que la nature des équipements mis à disposition par la collectivitéet leurs conditions d'installation et de restitution, les conditions d'utilisation, de renouvellement et de
maintenance de ces équipements et de fourniture d'un service d'appui technique.
De plus, il doit lui être communiqué un document faisant état des règles générales contenues dans la présente délibération, ainsi qu’un document l’informant de ses droits et obli gations en matière de temps de travail, d'hygiène et de sécurité.
Lorsqu'il exerce ses fonctions à domicile ou dans un autre lieu privé, l'agent en télétravail
- fournit un certificat de conformité ou, à défaut, une attestation sur l'honneur justifiant la conformité
des installations et des locaux et notamment des règles de sécurité électrique ;
- fournit une attestation de l'assurance auprès de laquelle il a souscrit son contrat d'assurance multirisques habitation précisant qu'elle couvre l'exercice du télétravail au lieu défini dans l'acte individuel ;
- atteste qu'il dispose d'un espace de travail adapté et qu'il travaille dans de bonnes conditions d'ergonomie ;
- justifie qu'il dispose de moyens d'émission et de réception de données numériques compatibles avec son activité professionnelle.
Le refus opposé à une demande initiale où de renouvellement de télétravail formulée par un agent exerçant des activités éligibles ainsi que l'interruption du télétravail à l'initiative de l'administration doivent être
précédés d'un entretien et motivés.
2 L Oui l’exposé de son rapporteur,
et après en avoir délibéré
Le Conseil Municipal, à l'unanimité, DECIDE :
- D’adopter le règlement de télétravail défini ci-dessus : = — ...
Accusé de réception en préfecture
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Date de télétransmission : 20/10/2021
Date de réception préfecture : 20/10/2021 L'instauration du télétravail au sein de la collectivité à compter du 01/11/2021 ; La validation des critères et modalités d'exercice du télétravail tels que définis ci-dessus ;
- D’inserire au budget les crédits correspondants.
Fait et délibéré les jour, mois et an que susdits.
Le Maire,
Claude VALERO
Le Maire :
-certifie sous sa responsabilité le caractère exécutoire de cet acte
Affiché le :
Transmis au représentant de l’Etat le :
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Date de télétransmission : 20/10/2021
Date de réception préfecture : 20/10/2021