Conseil Municipal - 06annexe charte de fonctionnement des commissions vedasiennes

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Conseil Municipal - 06annexe charte de fonctionnement des commissions vedasiennes Document publié le Jeudi 24 février 2022 par la commune de Saint-Jean-de-Védas. Lien du pdf (Conseil Municipal - 06annexe charte de fonctionnement des commissions vedasiennes)Thèmes du document : Démocratie, Démocratie locale et participation citoyenne, Institutions publiques,

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Mairie de Saint-Jean-de-Védas

CHARTE DE FONCTIONNEMENT

DES COMMISSIONS VEDASIENNES

Mandat municipal 2020-2026

Les commissions municipales ont été mises en place par délibération du conseil municipal en date du 13 juillet 2020, conformément à l’article L.2121-22 du Code Général des Collectivités Territoriales (CGCT).

A l’occasion du conseil municipal du 14 octobre 2020, ces commissions municipales ont été transformées en comités consultatifs, ou commissions extra-municipales, conformément à l’article L.2143-2 du CGCT.

Préambule

1 En France, la démocratie repose sur un système représentatif où les élus issus de l’élection au suffrage universel direct possèdent la légitimité politique et la responsabilité de la gestion publique.

2 L’expression de cette démocratie représentative peut avantageusement être enrichie par une participation active et responsable des habitants dans le cadre de l’exercice de la participation citoyenne dans une logique de proximité.

3 Les commissions extra-municipales sont les organes consultatifs que la municipalité de Saint- Jean-de-Védas propose de mettre en place pour permettre l’expression et la participation citoyenne sur toute question d'intérêt communal. Nous les appellerons « commissions védasiennes ».

Article 1 : Objet de la charte

1 La présente charte a pour objectif de préciser le cadre et les modalités de travail des commissions védasiennes en vue d’assurer le bon fonctionnement, la transparence et la qualité de leurs travaux.

2 Ce bon fonctionnement repose sur des principes républicains de respect, de transparence et d’exemplarité. La recherche constante de l’intérêt général, le respect du collectif et de la parole d’autrui ainsi que l’ouverture d’esprit doivent permettre et faciliter la prise de parole et la libre expression de chacun dans le respect des autres.

Article 2 : Rôle et missions des commissions

1 Les commissions sont un lieu de réflexions et d’échanges qui propose une proximité et un lien entre les élus et les citoyens. Les citoyens peuvent y exercer une participation active et responsable.

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2 Les commissions ont pour mission :

- D’offrir un espace de dialogue, de débats, de propositions et d’informations susceptibles d’enrichir et d’orienter l’action communale ;

- De favoriser la participation et l’expression des citoyens en les associant à l’élaboration des politiques publiques ;

- De permettre l’émergence d’initiatives collectives et de projets locaux qui pourront être soumis à la délibération du conseil municipal ;

- De renforcer le lien et d’entretenir le dialogue entre les citoyens et leurs élus.

3 La mise en œuvre de cette proximité entre la collectivité et les citoyens doit permettre d’enrichir le processus décisionnel en y intégrant l’avis, l’expertise et les propositions des habitants de la commune.

4 Les commissions émettent des avis consultatifs. Ces avis ne sauraient en aucun cas lier et contraindre le conseil municipal.

5 Sur l’ensemble des compétences de la commune de Saint-Jean-de-Védas, le Maire et les élus du conseil municipal sont les seuls qui disposent du pouvoir d’arbitrage et de décision, conformément au mandat qui leur a été donné par les électeurs.

Article 3 : Durée de mise en œuvre

Les commissions védasiennes ont vocation à devenir pérennes. Elles sont instituées par le conseil municipal, sur proposition du Maire, pour toute la durée du mandat.

Article 4 : Dénomination, Présidence et Vice-Présidences

1 Les commissions védasiennes sont les suivantes :

- Commission Culture

- Commission Sécurité

- Commission Développement durable & Aménagement du territoire - Commission Éducation-Enfance et Jeunesse

- Commission Vie démocratique

- Commission Sport et Vie associative

2 Monsieur François Rio, Maire de Saint-Jean-de-Védas est Président de droit de l’ensemble des commissions védasiennes.

3 Afin d’assurer leur bon fonctionnement et leur pilotage, le Maire, et Président de droit, nomme des Vice-Président(e)s parmi les adjoint(e)s.

4 Le Maire et le conseil municipal pourront créer d’autres commissions védasiennes s’ils l’estiment nécessaire ou si plusieurs citoyens en font la demande.

Article 5 : Composition et participation

1 Les commissions védasiennes sont ouvertes à toute personne habitant la commune quel que soit son âge, à tout électeur de la commune ainsi qu’à tout propriétaire participant aux impôts directs de la commune.

2 Afin de faciliter l’organisation, la qualité et le bon déroulé de leurs travaux, il est proposé de fixer à 15 le nombre maximum de commissaires dans chaque commission. En sus du Président de

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droit, un maximum de 5 sièges sont réservés aux élus du conseil municipal selon la répartition suivante : 4 conseillers municipaux siégeant dans le groupe majoritaire et un conseiller municipal ne siégeant pas dans le groupe majoritaire. Parallèlement, un maximum de 10 sièges sont réservés aux citoyens de la commune.

3 Afin de ne pas figer leur composition et permettre au plus grand nombre de Védasiens d’y participer, il est proposé de renouveler, au moins partiellement, la composition de ces commissions chaque année. Un appel à candidatures sera émis chaque année sur les supports de communication habituels de la Ville.

4 Le Président de droit et les Vice-Président(s) des commissions se réuniront chaque année pour procéder à l’examen des candidatures et décider de la composition des commissions. Cette décision devra respecter les dispositions de l’article 5 alinéa 2 de la présente charte pour les élus et être motivée par des critères objectifs pour les citoyens. Parmi ces critères objectifs, l’ancrage et la participation à la vie associative et économique de la commune ainsi que l’expertise reconnue (professionnelle, universitaire, etc.) seront prépondérants.

5 Les commissions peuvent demander, par l’entremise de leur Président de droit ou de leur(s) Vice-Président(s), l’audition de toute personnalité qualifiée représentant un intérêt pour la qualité et la précision de leurs travaux.

6 Les commissions n’émettant que des avis consultatifs et ne procédant à aucune délibération, aucune condition de quorum ne leur est soumise.

Article 6 : Périodicité et convocations

1 Les commissions sont tenues de se réunir a minima une fois par an et chaque fois que le Président de droit et le(s) Vice-Président(s) le jugent utile.

2 Toute convocation est faite et signée conjointement par le Président de droit et le(s) Vice- Président(s) de la commission.

3 La convocation indique les questions portées à l’ordre du jour et précise la date, l’heure et le lieu de la réunion.

4 Le délai de convocation est fixé à 10 jours francs. En cas d’urgence le délai peut être abrégé par le Président de droit et le(s) Vice-Président(s) sans pouvoir être toutefois inférieur à deux jours francs.

5 L’envoi des convocations aux commissaires est effectué par voie dématérialisée, à l’adresse électronique de leur choix ou, s’ils en font la demande motivée, adressées par écrit à leur domicile ou à une autre adresse de leur choix.

Article 7 : Fixation de l’ordre du jour

1 Le Président de droit et le(s) Vice-Président(s) sont tenus de fixer conjointement l’ordre du jour de chaque réunion de commission.

2 En cas d’urgence, l’ordre du jour peut être amendé par le Président de droit et le(s) Vice- Président(s) jusqu’à la dernière minute.

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3 Chaque commissaire peut soumettre au Président de droit et au(x) Vice-Président(s), au minimum quinze jours francs à l’avance, un sujet ou une question ayant trait aux affaires de la commune qu’il souhaite inscrire à l’ordre du jour de la prochaine commission.

4 Cette proposition doit porter sur des questions d’intérêt général relevant des thématiques ou problématiques traitées par la commission visée. La proposition ne doit en aucun cas porter sur des questions d’ordre privé ou personnel.

5 Le Président de droit et le(s) Vice-Président(s) procèdent à un examen de ces propositions et décident de leur inscription à l’ordre du jour de la prochaine commission, en fonction de leur importance, de leur nature et de leur objet. Tout refus sera motivé et signifié au commissaire porteur de la proposition.

Article 8 : Organisation, animation et pilotage

1 L’animation et la bonne tenue des commissions sont assurées par le Président de droit et le(s) Vice-Président(s).

2 Le Président de droit et le(s) Vice-Président(s) des commissions peuvent se faire assister, lors des travaux et débats, de fonctionnaires ou d’agents de la collectivité.

3 Au début de chacune de ses réunions, la commission désigne un secrétaire de séance parmi ses membres ou parmi les fonctionnaires ou agents de la collectivité présents.

4 Aucun membre de la commission ne peut parler sans avoir demandé la parole au Président de droit ou au(x) Vice-Président(s) et l’avoir obtenue.

5 Le temps de parole ne peut excéder 2 minutes. Quand le Président de droit ou le(s) Vice- Président(s) jugent la commission suffisamment informée, ils peuvent inviter l’orateur à conclure. Ils peuvent également, dans l’intérêt du débat, l’autoriser à poursuivre son intervention au-delà du temps qui lui est attribué.

6 L’orateur ne doit pas s’écarter de la question, sinon le Président de droit ou le(s) Vice- Président(s) l’y rappellent. S’il ne défère pas à ce rappel, de même que si un orateur parle sans en avoir obtenu l’autorisation ou prétend poursuivre son intervention après avoir été invité à conclure, le Président de droit ou le(s) Vice-Président(s) peut lui retirer la parole.

7 Le secrétaire de séance est tenu de rédiger le compte-rendu de la réunion. Ce compte-rendu sera rendu public sur les supports de communication habituels de la commune et sera également transmis à l’ensemble des commissaires, présents ou non lors de la réunion.

Article 9 : Rédaction et modifications de la charte

La présente charte est définie par le conseil municipal. Elle peut être amendée sur proposition du Maire ou d’un tiers des membres du conseil municipal.

Article 10 : Application de la charte

La présente charte est applicable dans l’ensemble des commissions. Les dispositions des présents articles sont réputées être connues et acceptées par l’ensemble des commissaires, élus et citoyens.