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Déliberation - AR Convention CONSIL47
Document publié le Mercredi 6 juillet 2022 par la commune de Bon-Encontre.
Lien du pdf (Déliberation - AR Convention CONSIL47)
Thèmes du document : Données personnelles, Justice et droit, Institutions publiques,
Page 1 sur 8
ENTRE : La Commune de Bon-Encontre
représenté(e) par son(sa) Maire / Président(e) (supprimer la mention inutile) ......................... dûment habilité(e) par délibération en date du ......................................................................, Ci-après dénommé(e) pour simplification dans le corps de cette convention « la collectivité / l’établissement » (supprimer la mention inutile),
ET : Le Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de Lot-et-Garonne représenté par son Président, Monsieur Christian DELBREL,
dûment habilité par délibération du Conseil d’Administration en date du 06 juillet 2022,
Ci-après dénommé le CDG 47,
Il est préalablement exposé :
L’article L. 452-40 du Code de la Fonction Publique permet aux Centres de Gestion d’assurer « à la demande des collectivités et établissements mentionnés à l'article L. 452-1 et situés dans leur ressort territorial, toute tâche administrative complémentaire ainsi que les missions suivantes : (…) 2° Conseils juridiques » ;
Le CDG 47 propose aux collectivités et établissements publics du département de Lot-et-Garonne de bénéficier d’une mission facultative de conseils juridiques non statutaires en adhérant de manière volontaire au service dénommé CONSIL 47.
Il est en conséquence convenu ce qui suit :
ARTICLE 1 : OBJET DE LA CONVENTION
La présente convention a pour objet de définir les conditions techniques et financières de la mission de conseil juridique non statutaire proposée par le Centre de Gestion de Lot-et-Garonne aux collectivités et établissements souhaitant y adhérer.
Le conseil juridique apporté dans le cadre de la présente convention s’entend comme une aide à la gestion quotidienne des collectivités ou établissements adhérents, préalable à toute prise de décision de l’autorité territoriale. L’accompagnement en cas de contentieux est exclu du cadre de la présente convention.
ARTICLE 2 : MODALITÉS D’EXÉCUTION
La collectivité ou l’établissement déclare adhérer au service de conseil juridique non statutaire dénommé « CONSIL 47 » proposé par le CDG 47 en formalisant son adhésion par une décision de son assemblée délibérante.
Elle pourra bénéficier de toute aide, appui et conseils juridiques prodigués par les juristes du CONSIL 47 dans le respect des domaines de compétences et limites précisés en annexe n° 1 de cette convention.
Convention d’adhésion
« CONSIL47 »
Conseil juridique non statutaire
Accusé de réception en préfecture
047-214700320-20230628-202322-DE
Date de télétransmission : 03/07/2023
Date de réception préfecture : 03/07/2023 Page 2 sur 8
La collectivité ou l’établissement pourra moduler le contenu de son adhésion conformément aux éléments précisés en annexes de la présente convention.
La collectivité ou l’établissement aura la possibilité d’adapter le contenu de son adhésion en cours d’exécution. Cette action ne nécessite pas de passer par le vote d’une nouvelle délibération. La collectivité ou l’établissement devra alors remplir un nouvel exemplaire de l’annexe concernée afin d’entériner son nouveau choix.
Il est précisé que les prestations à la carte pourront être souscrites en complément à tout moment de l’exécution du contrat.
Le passage d’un élément d’adhésion à l’autre ne pourra en revanche s’effectuer qu’annuellement. La collectivité ou l’établissement devra impérativement aviser le Centre de gestion de son nouveau choix avant le 31 décembre de l’année en cours.
ARTICLE 3 : DOMAINES D’INTERVENTION ET DE COMPÉTENCES
L’ensemble des domaines d’intervention et de compétences est repris en annexe n° 1.
ARTICLE 4 : ENGAGEMENTS DU CDG 47 - DROITS ET OBLIGATIONS
1 – DROITS
Le CONSIL 47 se réserve le droit de ne pas donner suite à toute demande d’intervention dont l’objet porterait sur :
▪ Des questions ayant un caractère privé ou personnel ;
▪ Un dossier impliquant les compétences d’une autre collectivité ou d’un autre établissement non adhérent à la mission ;
▪ Des domaines en dehors des compétences ouvertes par la mission juridique du CONSIL 47 ;
▪ Des matières dont le niveau d’expertise ne relève pas du champ d’intervention de la présente convention ;
▪ Des interrogations portant sur des actions contraires à la morale et au respect de la dignité humaine.
Toute absence de prise en charge d’une affaire sera précédée d’une analyse sur le domaine d’intervention et, si besoin, d’une interprétation sur le sujet afin de permettre aux juristes du CONSIL 47 de considérer la demande comme en dehors du champ d’intervention de la mission et donc irrecevable. La collectivité ou l’établissement ne pourra pas revendiquer un droit à réponse de la part du CONSIL 47 dès lors que cette information lui aura été communiquée.
Dans ce cas, une réponse sera systématiquement apportée à la collectivité ou l’établissement indiquant les raisons de l’absence d’intervention des juristes du CONSIL 47. De même, dans la mesure des possibilités, les juristes du CONSIL 47 pourront proposer à la collectivité ou à l’établissement de prendre l’attache de prestataires extérieurs et de saisir les instances, établissements, sociétés ou administrations compétents.
Pour toute question abordant des domaines autres que ceux prévus dans la présente convention, il pourra être proposé à la collectivité ou à l’établissement de passer par une demande de prestation à la carte dont les conditions sont fixées en annexes de la présente convention.
Accusé de réception en préfecture
047-214700320-20230628-202322-DE
Date de télétransmission : 03/07/2023
Date de réception préfecture : 03/07/2023 Page 3 sur 8
2 – OBLIGATIONS
Le CONSIL 47 prendra toutes dispositions pour que les interventions se réalisent dans des délais raisonnables. Les délais de réponses pourront varier en fonction de divers paramètres, notamment :
▪ Le nombre de demandes en attente ;
▪ Le caractère d’urgence et de priorité accordé à une demande par rapport à une autre ;
▪ L’absence ou la mobilisation sur d’autres évènements de la mission d’un ou plusieurs juristes du CONSIL 47 ;
▪ La survenance de circonstances exceptionnelles ayant pour conséquence un retard dans le traitement des demandes.
Le CONSIL 47 s’engage à respecter les principes fondamentaux de la discrétion et à préserver le secret professionnel en ne divulguant aucune information en dehors du cadre de la collectivité ou de l’établissement, sans l’accord de l’autorité territoriale.
ARTICLE 5 : ENGAGEMENTS DE LA COLLECTIVITÉ / DE L’ETABLISSEMENT - DROITS ET OBLIGATIONS
1 – DROITS
La collectivité ou l’établissement doit pouvoir user et jouir pleinement des conseils et documents transmis dans le cadre des échanges avec les juristes du CONSIL 47.
Les modèles d’actes seront, en fonction des possibilités, prioritairement proposés sous format de traitement de texte. En cas de difficultés dans la recherche ou d’absence de documents modifiables, des documents sous format image se substitueront aux fichiers de traitement de texte.
La collectivité ou l’établissement peut solliciter les juristes du CONSIL 47 à tout moment aux jours ouvrés du CDG 47.
2 – OBLIGATIONS
Afin de garantir le principe de la propriété intellectuelle, les conseils rendus sous toutes formes sont exclusivement réservés aux collectivités et établissements adhérents à la mission juridique du CONSIL 47.
La collectivité ou l’établissement adhérent s’engage à ne pas transmettre les documents de travail à d’autres personnes privées ou morales, ni les mettre à disposition du public ou les publier d’une quelconque façon sans l’accord préalable des juristes du CONSIL 47.
La collectivité ou l’établissement s’engage à saisir la mission CONSIL 47 uniquement pour les domaines qui sont de son ressort, c’est-à-dire couvrant sa compétence territoriale et administrative sur le département de Lot-et-Garonne. Un établissement public à portée multi-départementale ne sera pas en mesure de solliciter les services du CONSIL 47 si l’affaire porte sur tout autre département que le Lot-et-Garonne.
En cas de constatation avérée d’utilisation pour le compte d’une personne tierce sans autorisation, ou de tout autre action considérée comme contraire au bon fonctionnement de la mission juridique, le CONSIL 47 sera en droit de faire jouer la responsabilité de la collectivité ou de l’établissement public et prononcer une demande de dénonciation immédiate de la convention, soit temporairement, soit de manière définitive, tel que prévu par l’article 11.2 de la présente convention.
Accusé de réception en préfecture
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Date de télétransmission : 03/07/2023
Date de réception préfecture : 03/07/2023 Page 4 sur 8
ARTICLE 6 : RESPONSABILITÉS
Afin de garantir la qualité de la réponse, il appartient à la collectivité ou l’établissement de veiller à l’exactitude des informations communiquées par elle au CDG 47. Ce dernier assure sa mission dans la limite des informations et documents communiqués par la collectivité ou l’établissement.
En aucun cas le CDG 47 ne se substitue aux décisions de l’autorité territoriale / de l’assemblée délibérante de la collectivité ou de l’établissement demandeur. En ce sens, la collectivité ou l’établissement adhérent reste souverain de l’interprétation des réponses apportées et des décisions prises à l’appui ou non de ces conseils.
Le CDG 47 ne pourra être tenu pour responsable des conséquences des décisions retenues par l’autorité territoriale / de l’assemblée délibérante, suite au travail fourni et aux conseils prodigués par l’équipe du CONSIL 47, y compris en cas de recours juridique de tiers.
La mission de conseil juridique non statutaire revêt une simple obligation de moyens.
ARTICLE 7 : MONTANT DES PRESTATIONS
La collectivité ou l’établissement adhérent acquittera une cotisation forfaitaire annuelle définie dans les conditions des annexes à la présente convention. Cette cotisation prend effet sur l’année civile et sera calculée dès le 1er janvier de l’année correspondant au renouvellement de l’adhésion. Pour toute adhésion en cours d’année, les mentions spécifiques des annexes s’appliquent.
En cas de dénonciation immédiate prévue dans le cadre de l’article 5.2 de la présente convention, aucune compensation financière, par remboursement des jours non utilisés jusqu’au 31 décembre de l’année en cours, ne sera accordée.
ARTICLE 8 : RÉVISION DU TARIF
Les tarifs figurant en annexe pourront être révisés annuellement par délibération du Conseil d’Administration du Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de Lot-et-Garonne sans donner lieu à un quelconque avenant pour modifier la présente convention. Ces tarifs seront applicables au 1er janvier de l’année qui suit.
La modification sera alors immédiatement notifiée à la collectivité ou à l’établissement adhérent. L’adhérent disposera d'un délai de 3 mois pour, s’il le souhaite, dénoncer la présente convention. L'effet de la dénonciation sera à la date de notification de la décision de la collectivité ou de l’établissement. Un prorata sera alors réalisé.
Par ailleurs, toute année débutée avec la nouvelle tarification sans dénonciation préalable est due dans son ensemble. Il ne sera pas proposé de remboursement au prorata.
ARTICLE 9 : PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES
Le CDG 47 ayant la qualité de sous-traitant au sens du règlement sur la protection des données.
La collectivité ou l’établissement ayant la qualité de responsable de traitement au sens du règlement sur la protection des données.
Les définitions suivantes sont applicables à la présente convention :
- Données à caractère personnel : toute information relative à une personne physique, identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement ;
- Traitement : toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données à caractère personnel ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la
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structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction ;
- Responsable du traitement : personne physique ou morale, autorité publique, service ou autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement ;
- Sous-traitant : au sens du RGPD, le sous-traitant est la personne physique ou morale (entreprise ou organisme public) qui traite des données à caractère personnel pour le compte d’un autre organisme (le responsable de traitement), dans le cadre d’un service ou d’une prestation ;
- Violation de données : faille de sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel transmises, conservées ou traitées d’une autre manière ou l’accès non autorisé à ces données.
1. Objet
Le présent article a pour objet de définir les conditions dans lesquelles le CDG 47 s’engage à effectuer pour le compte de la collectivité ou l’établissement les opérations de traitement de données à caractère personnel nécessaires à la réalisation des finalités prévues dans la présente convention.
Le CDG 47 et la collectivité ou l’établissement s’engagent à respecter la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (ci-après « Loi Informatique et Libertés ») ainsi que le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après « RGPD »).
2. Description du traitement faisant l’objet de la sous-traitance
Le CDG 47 est autorisé à traiter pour le compte de la collectivité ou de l’établissement les données à caractère personnel nécessaires pour fournir le ou les service(s) suivant(s) :
Les finalités du traitement sont :
- La bonne compréhension de l'affaire soumise à l’étude de l’équipe juridique,
- L’adaptation au cas d’espèce,
- L’aide à la rédaction de pièces administratives,
- Le suivi et l’historique des dossiers,
- Le suivi administratif de la mission de conseil juridique (adhésions, résiliations, interlocuteurs dédiés, réunions d’information, etc.),
- La tenue d’ateliers ou de formations spécifiques en lien avec la mission CONSIL 47,
- La facturation du service.
Les catégories de personnes concernées sont l’ensemble des élus et agents composant la collectivité ou l’établissement, leurs administrés ainsi que l’ensemble des acteurs concernés par le dossier ou l’affaire.
3. Obligations du CDG 47 vis-à-vis de la collectivité ou de l’établissement
Le CDG 47 s’engage à :
a) Traiter les données uniquement par la ou les seule(s) finalité(s) qui fait/font l’objet de la sous- traitance.
b) Garantir la confidentialité des données à caractère personnel traitées dans le cadre de la présente convention.
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c) Veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel en vertu de la présente convention :
S’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité ;
Reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel.
d) Prendre en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut.
e) Sous-traitance :
Le CDG 47 peut faire appel à un sous-traitant ultérieur pour mener des activités de traitement spécifiques. Dans ce cas, il informe préalablement et par écrit la collectivité ou l’établissement de tout changement envisagé concernant l’ajout ou le remplacement d’autres sous-traitants.
Cette information doit indiquer clairement les activités de traitement sous-traitées, l’identité et les coordonnées du sous-traitant et les dates du contrat de sous-traitance.
Le responsable de traitement dispose d’un délai minimum de 10 jours à compter de la date de réception de cette information pour présenter ses objections. Cette sous-traitance ne peut être effectuée que si le responsable de traitement n'a pas émis d'objection pendant le délai convenu.
Le sous-traitant ultérieur est tenu de respecter les obligations du présent contrat pour le compte et selon les instructions du responsable de traitement. Il appartient au sous-traitant initial de s’assurer que le sous-traitant ultérieur présente les mêmes garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière que le traitement réponde aux exigences du règlement européen sur la protection des données. Si le sous-traitant ultérieur ne remplit pas ses obligations en matière de protection des données, le sous-traitant initial demeure pleinement responsable devant le responsable de traitement de l’exécution par l’autre sous-traitant de ses obligations.
f) Exercice des droits des personnes
Dans la mesure du possible et dans le cadre de la présente convention, le CDG 47 aidera la collectivité ou l’établissement à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées par les opérations de traitement.
g) Notification des violations de données à caractère personnel
Le CDG 47 notifie à la collectivité ou l’établissement toute violation de données à caractère personnel impliquant la collectivité dans les meilleurs délais et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance. Cette notification est accompagnée de toute documentation utile afin de permettre à la collectivité ou l’établissement, si nécessaire, de notifier cette violation à la Commission Nationale Informatique et Libertés (la CNIL).
h) Aide du CDG 47 au respect par la collectivité ou l’établissement de ses obligations dans le cadre de la présente convention :
Le sous-traitant aide le responsable de traitement pour la réalisation d’analyses d’impact relative à la protection des données.
Le sous-traitant aide le responsable de traitement pour la réalisation de la consultation préalable de l’autorité de contrôle.
i) Mesures de sécurité
Le CDG 47 s’engage à mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles pour garantir la sécurité des données collectées dans le cadre de la présente convention.
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j) Sort des données
Au terme de la prestation de services relatifs au traitement des données, le CDG 47 s’engage à conserver les données collectées conformément à la réglementation en vigueur et ne détruire les données qu’après la réalisation de l’objectif poursuivi par la présente convention.
k) Délégué à la protection des données
Conformément à l’article 37 du RGPD, le CDG 47 a désigné un délégué à la protection des données. Celui-ci et joignable à l’adresse dpo@cdg47.fr ou par courrier à :
Centre de Gestion de Lot-et-Garonne
Pôle Ressources
53, rue de Cartou – CS 80050
47901 AGEN CEDEX 9
l) Registre des catégories d’activités de traitement
Le CDG 47 déclare tenir par écrit un registre de toutes les catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte de la collectivité ou de l’établissement, comprenant :
- Le nom et les coordonnées du responsable de traitement pour le compte duquel il agit, des éventuels sous-traitants et, le cas échéant, du délégué à la protection des données ; - Les catégories de traitements effectués pour le compte de la collectivité ou de l’établissement ;
- Le cas échéant, les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale, y compris l'identification de ce pays tiers ou de cette organisation internationale et, dans le cas des transferts visés à l'article 49, paragraphe 1, deuxième alinéa du RGPD, les documents attestant de l'existence de garanties appropriées ; - Dans la mesure du possible, une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles.
4. Obligations de la collectivité ou de l’établissement vis-à-vis du CDG 47
La collectivité ou l’établissement s’engage à :
- Fournir au CDG 47 les données nécessaires à la réalisation des finalités prévues dans la présente convention ;
- Documenter par écrit toute instruction concernant le traitement des données par le CDG 47 ;
- Veiller, au préalable et pendant toute la durée du traitement, au respect des obligations prévues par le règlement européen sur la protection des données de la part du CDG 47 ;
- Fournir, au moment de la collecte des données, l’information relative aux traitements des données réalisés par le CDG 47 aux personnes concernées ;
- Notifier une violation de données à caractère personnel à la CNIL dans les conditions de l’article 33 du RGPD.
ARTICLE 10 : DURÉE DE LA CONVENTION
L’adhésion à la convention « CONSIL47 » est réalisée sur une année civile et est reconduite de manière tacite tous les ans pour une période d’une année supplémentaire, sauf dénonciation par l’une ou l’autre des parties dans les conditions et délais prévus à l’article 11 de la présente convention.
Toute adhésion en cours d’année implique le respect du principe de l’année civile.
Le renouvellement tacite portera automatiquement sur une année civile complète.
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ARTICLE 11 : MODALITÉS DE DÉNONCIATION - RÉSILIATION DE LA CONVENTION
11.1 - À la demande de l’une ou l’autre des parties
La convention « CONSIL47 » pourra être dénoncée par l’une ou l’autre des parties, sur intervention de son organe délibérant, sous réserve que la décision soit notifiée à l’autre partie en respectant un préavis minimum de deux mois, soit à la date du 31 octobre de l’année en cours au plus tard, pour une prise effective au 31 décembre de la même année.
Toute demande de résiliation par la collectivité / l’établissement public doit être adressée au Président du Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de Lot-et-Garonne par lettre recommandée avec accusé de réception selon les conditions présentées ci-dessus.
11. 2 - En cas de faute caractérisée ou de non-respect du contenu de la convention
Conformément à l’article 5.2 de la présente convention, cette dernière pourra être résiliée à tout moment en cours d’année par le CDG47 dès lors que la collectivité / l’établissement public contreviendrait au contenu de la présente convention.
La résiliation prendra alors effet immédiatement à compter de la notification par courrier recommandé avec accusé de réception de la dénonciation adressée par le CDG 47.
Aucun prorata ne sera reversé.
ARTICLE 12 : RÈGLEMENT DES LITIGES
En cas de litige survenant entre les parties à l’occasion de l’exécution de la présente convention, compétence sera donnée au Tribunal Administratif de Bordeaux.
Préalablement à l’engagement de toute action judiciaire, les parties devront rechercher une solution à l’amiable au litige qui les opposent.
Fait en deux exemplaires,
À ...................................., le .................................... À Agen, le ....................................
Le ……………………., Le Président du CDG 47, (cachet et signature)
……….……………… Christian DELBREL
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