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Convocation - re glement inte rieur 2020
Déliberation - A1 Re glement inte rieur
Conseil Municipal - re glement inte rieur cdj 2023
unknown - Communauté de communes - Haut-Béarn - 241114 01A ADM Re glement inte rieur de la CCHB tampon
Document publié le Jeudi 14 novembre 2024
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Thèmes du document : Justice et droit, Démocratie, Aménagement du territoire,
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Règlement intérieur de la Communauté de Communes du Haut-Béarn au 14 novembre 2024
Règlement intérieur
de la Communauté de Communes
du Haut-Béarn
Communauté de Communes du Haut-Béarn
12 Place de Jaca – CS20067 –
64402 OLORON SAINTE MARIE CEDEX
Tél. 05.59.10.35.70 Page 2 sur 22
Règlement intérieur de la Communauté de Communes du Haut-Béarn au 14 novembre 2024
Sommaire
Sommaire .............................................................................................................................. 2
PREAMBULE ......................................................................................................................... 3
Titre I : Règles de fonctionnement du Conseil Communautaire ........................................ 4 Chapitre 1 : Les travaux préparatoires du Conseil Communautaire ............................. 4 Chapitre 2 : Tenue des séances du Conseil Communautaire....................................... 6 Chapitre 3 : Organisation des débats et vote des délibérations................................... 8
Titre II : Règles de fonctionnement du Bureau Communautaire ...................................... 12 Chapitre 1 : Les travaux préparatoires ......................................................................... 12 Chapitre 2 : La tenue des séances ................................................................................ 13
Titre III : Les Commissions de travail (article L2121-22 du CGCT) .................................. 14 Chapitre 1 : objet ............................................................................................................ 14 Chapitre 2 : Création et composition ............................................................................ 14 Chapitre 3 : Travaux préparatoires ............................................................................... 15 Chapitre 4 : Tenue des séances .................................................................................... 15
Titre IV : La Conférence des Maires................................................................................... 16
Titre V : Le Conseil de Développement (article L5211-10-1 du CGCT) ............................ 17
Titre VI : Les Commissions spécifiques ............................................................................ 18
Titre VII : Dispositions diverses ......................................................................................... 21 Page 3 sur 22
Règlement intérieur de la Communauté de Communes du Haut-Béarn au 14 novembre 2024
PREAMBULE
Le Code Général des Collectivités Territoriales (CGCT) en son article L2121-8 rend obligatoire l’élaboration d’un Règlement Intérieur précisant les dispositions qui s’imposent en matière de fonctionnement de la Communauté de Communes du Haut Béarn.
Ce règlement s’inscrit dans le cadre des dispositions législatives et réglementaires suivantes :
Article L2121-8 du CGCT :
« Dans les communes de 1 000 habitants et plus, le conseil municipal établit un règlement intérieur dans les six mois qui suivent son installation. Le règlement intérieur peut être déféré au Tribunal Administratif ».
Article L5211-1 du CGCT :
« Les dispositions (…) relatives au fonctionnement du Conseil municipal sont applicables au fonctionnement de l’organe délibérant des établissements publics de coopération intercommunale ».
Ce document constitue la référence pour les élus et permet aux membres du Conseil Communautaire de remplir leur mandat de façon efficace et démocratique, dans le respect de l’esprit intercommunal défini.
Il énumère les règles de fonctionnement des organes de la communauté de communes qui ont pour principe le respect de la liberté d’expression des conseillers communautaires et leur information complète et éclairée. Page 4 sur 22
Règlement intérieur de la Communauté de Communes du Haut-Béarn au 14 novembre 2024
Titre I : Règles de fonctionnement
du Conseil Communautaire
Chapitre 1 : Les travaux préparatoires
du Conseil Communautaire
Article 1 : Périodicité des séances du Conseil Communautaire
Le Conseil Communautaire se réunit au moins une fois par trimestre au siège de la communauté de communes ou dans un autre lieu délocalisé librement choisi, situé dans l’une des communes membres (article L5211-11 du CGCT).
Le Président peut réunir le Conseil Communautaire chaque fois qu’il le juge utile. Il est tenu de le convoquer dans un délai maximal de trente jours quand la demande motivée lui en est faite, soit par le représentant dans le Département, soit par le tiers des membres du Conseil en exercice. En cas d’urgence, le représentant de l’Etat dans le Département peut changer ce délai (article L2121-9).
Le Conseil Communautaire peut être réuni en séance plénière précédant la séance proprement dite du Conseil Communautaire. Organisé à l’initiative du Président, il vise à informer et à débattre des sujets complexes ou d’actualité qui font l’objet d’un rapport inscrit à l’ordre du jour du Conseil Communautaire.
Article 2 : Convocations
La convocation indique les questions portées à l’ordre du jour. Elle est mentionnée au registre des délibérations, affichée au siège de la communauté de communes ou publiée. Elle est adressée de manière dématérialisée aux Conseillers Communautaires ou s’ils en font la demande, envoyée par écrit à leur domicile ou à une autre adresse (article L2121-10 du CGCT).
La convocation précise la date, l’heure, et le lieu de la séance.
Le Président, ou, à défaut, en cas d’absence ou d’empêchement, un Vice-président pris dans l’ordre du tableau, convoque l’assemblée par écrit au plus tard dix jours francs avant la séance prévue. En cas d’urgence, ce délai peut être abrégé, ce, sans pouvoir être toutefois inférieur à un jour franc. Dans ce cas, l’Assemblée se prononce sur l’urgence dès l’ouverture de la séance et peut décider le renvoi de la discussion, en tout ou partie, à l’ordre du jour d’une séance ultérieure (article L 2121-12 du CGCT).
Une note explicative de synthèse sur les affaires soumise à délibération est adressée avec la convocation aux membres du Conseil Communautaire (article L 2121-12 du CGCT).
Les conseillers municipaux sont destinataires d'une copie de la convocation adressée aux conseillers communautaires avant chaque réunion de l'organe délibérant accompagnée de la note explicative de synthèse. Leur sont également communiqués les rapports mentionnés au deuxième alinéa de l'article L. 2312-1 et au premier alinéa de l'article L. 5211-39 (article L5211-40-2 du CGCT). Page 5 sur 22
Règlement intérieur de la Communauté de Communes du Haut-Béarn au 14 novembre 2024
Article 3 : Ordre du jour
L’ordre du jour est établi par le Président. Il est communiqué aux conseillers avec la convocation.
Le Conseil Communautaire ne peut pas délibérer sur un sujet qui n’a pas été inscrit à l’ordre du jour porté sur la convocation.
Sous la rubrique questions diverses (quand elle est prévue à l’ordre du jour) ne peuvent être étudiées par le Conseil Communautaire que des questions d’importance mineure.
Article 4 : Accès aux dossiers préparatoires et aux projets de contrat et de marché
Tout membre du Conseil Communautaire a le droit, dans le cadre de sa fonction, d’être informé des affaires de la communauté de communes qui font l’objet d’une délibération (article L 2121-13 du CGCT). Durant les cinq jours précédant la séance et le jour de la séance, les conseillers peuvent consulter les dossiers au siège de la communauté aux heures et jours ouvrables.
Lorsque la délibération concerne un contrat de service public, le projet de contrat ou de marché, accompagné de l’ensemble des pièces, peut être consulté dans les mêmes conditions. Les élus qui veulent consulter les mêmes dossiers en dehors des heures ouvrables doivent adresser une demande écrite au Président.
Article 5 : Informations complémentaires concernant les questions mises à l’ordre du jour
Toute question, demande d’information complémentaire ou intervention d’un membre du Conseil auprès de l’administration communautaire, devra être formulée par écrit au Président, au moins deux jours avant la séance, pour lui permettre de répondre au point soulevé lors de la séance du Conseil Communautaire.
Article 6 : Questions orales et questions écrites
Questions orales (article L2121-19 du CGCT) :
Les conseillers disposent d’un temps de parole nécessaire et raisonnable pour exposer publiquement leurs questions. Le Président y répond, sauf s’il s’avère nécessaire de procéder à une recherche ou à une étude particulière. Dans ce cas, il y est répondu à la réunion suivante. La question comme la réponse seront consignées au procès-verbal.
Questions écrites :
Les conseillers disposent du droit de poser des questions écrites, auxquelles le Président peut répondre, selon le cas, soit par écrit, soit, si cela est expressément demandé, à l’oral lors de la prochaine séance du Conseil Communautaire. Dans ce second cas, ces questions devront être communiquées au secrétariat de l’Administration Générale de la communauté de communes au plus tard 48 heures avant la séance afin de permettre au Président d’y répondre. Page 6 sur 22
Règlement intérieur de la Communauté de Communes du Haut-Béarn au 14 novembre 2024
Chapitre 2 : Tenue des séances
du Conseil Communautaire
Article 7 : Présidence
Le Conseil Communautaire est présidé par le Président et à défaut, par le Vice-président qui le remplace dans l’ordre du tableau de nomination (article L2121-14 du CGCT).
Le Conseil Communautaire élit son Président sous la présidence du doyen d’âge, dès l’ouverture de la première réunion qui suit le renouvellement de l’ensemble des Conseils Municipaux.
Le Président est l’organe exécutif de la communauté de communes. Il prépare et exécute les délibérations du Conseil Communautaire, ordonne les dépenses, et prescrit l’exécution des recettes et dépenses.
Dans les séances où le compte administratif du Président est débattu, le Conseil Communautaire élit son Président. Dans ce cas, le Président peut, même s’il n’est plus en fonction, assister à la discussion, mais il doit se retirer au moment du vote.
En cas de vacance définitive ou de démission du Président et de tous les Vice-présidents, le Conseil Communautaire est réuni par le doyen d’âge, dans le délai d’un mois, pour procéder soit à une nouvelle élection du Président, soit à une nouvelle élection des membres du Bureau.
Le Président procède à l’ouverture de la séance, fait procéder à l’appel ou à l’émargement d’une feuille de présence et vérifie le quorum, dirige les débats, accorde la parole, rappelle les orateurs à l’affaire soumise au vote. Il met fin, s’il y a lieu, aux interruptions de séance, met aux voix les propositions et les délibérations, décompte les scrutins, juge conjointement avec le secrétaire de séance le résultat des votes, en proclame les résultats, prononce la suspension et la clôture des séances après épuisement de l’ordre du jour.
Article 8 : Accès et tenue du public
Les séances du Conseil Communautaire sont publiques. Néanmoins, à la demande de cinq membres ou du Président, le Conseil peut décider, sans débat, à la majorité absolue de ses membres présents ou représentés, qu’il se réunit à huis clos (article L5211-11 du CGCT).
Le public est autorisé à occuper les places qui lui sont réservées dans la salle. Il doit observer le silence durant toute la durée de la séance. Toutes marques d’approbation ou de désapprobation sont interdites.
Le Président peut demander à toute personne troublant l’ordre, de quitter la salle.
Un emplacement spécial est réservé aux représentants de la presse. Sans préjudice des pouvoirs que le Président tient de l’article L2121-16, ces séances peuvent être retransmises par les moyens de communication audiovisuelle (art L2121-18 du CGCT). Page 7 sur 22
Règlement intérieur de la Communauté de Communes du Haut-Béarn au 14 novembre 2024
Article 9 : Secrétariat de séance
Au début de chacune de ses séances, le Conseil Communautaire, sur proposition du Président, désigne un ou plusieurs de ses membres pour remplir les fonctions de secrétaire (article L2121-15 du CGCT).
Le secrétaire de séance assiste le Président pour la vérification du quorum et celle de la validité des pouvoirs, de la contestation des votes et du bon déroulement des scrutins. Il contrôle l’élaboration du procès-verbal de séance.
Le Conseil Communautaire peut adjoindre à ce ou ces secrétaires, des auxiliaires pris en dehors de ses membres qui assistent aux séances mais sans participer aux délibérations. Ainsi, assistent aux séances publiques, le Directeur Général des Services de la Communauté, les agents de l’administration autorisés par le Président et les personnes chargées de la rédaction du procès-verbal et du service de la séance. Le Président peut aussi convoquer tout autre membre du personnel ou tout expert, les uns et les autres ne prenant la parole que sur invitation expresse du Président.
Les agents de la Communauté restent tenus à l’obligation de réserve, telle qu’elle est définie par le statut de la fonction publique.
Article 10 : Présence
La présence ou l’absence des conseillers est mentionnée sur un état dressé par le secrétariat et qui est utilisé en début de séance soit pour procéder à l’appel des présents soit pour faire procéder à l’émargement des présents.
Tout délégué empêché d’assister à une séance doit en informer le Président avant le jour de ladite séance ; il sera fait mention au procès-verbal, des délégués présents, représentés (suppléants ou pouvoirs), ou absents.
Article 11 : Le quorum
Le Conseil Communautaire ne délibère valablement que lorsque la majorité de ses membres en exercice est physiquement présente à la séance.
Si, après une première convocation régulièrement faite, selon les dispositions des articles L2121-10 à L2121-16, ce quorum n’est pas atteint, le Conseil Communautaire est à nouveau convoqué à trois jours au moins d’intervalle. Il délibère alors valablement sans condition de quorum (article L2121-17 du CGCT).
Le quorum, à savoir la moitié + 1 des membres en exercice présents, s’apprécie au début de la séance. Le quorum doit être atteint à l’ouverture de la séance, mais aussi lors de la mise en discussion de chacune des questions soumises à délibération. Ainsi, si un conseiller communautaire s’absente ou quitte la séance en cours (après l’avoir signalé auprès du secrétariat et donné son pouvoir), et que le quorum n’est ainsi plus atteint, le Président lève la séance et renvoie la suite des affaires à une date ultérieure.
Les pouvoirs donnés par les conseillers communautaires ne sont pas comptabilisés pour le quorum qui ne prend en compte que les personnes physiques. Page 8 sur 22
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Article 12 : Suppléants et mandataires
Tout conseiller, empêché d’assister à une séance du Conseil Communautaire est tenu d’en informer le Président avant chaque séance et de prévenir un suppléant parmi ceux de sa commune.
Les suppléants siègent avec voix délibérative en cas d’empêchement des titulaires.
En cas d’empêchement du (ou des) suppléant(s) relevant de sa commune, le délégué empêché d’assister à une séance peut donner à un conseiller communautaire titulaire de son choix, pouvoir écrit de voter en son nom. Un même délégué ne peut être porteur que d’un seul pouvoir qui doit comporter la désignation du mandataire et la désignation de la séance pour laquelle le mandat est donné. Le pouvoir est révocable. Sauf cas de maladie dûment constatée, il ne peut être valable pour plus de trois séances consécutives (article L2121-20 du CGCT).
Article 13 : Police de l’assemblée
Le Président ou le Vice-président qui le remplace a seul la police de l’Assemblée (article 2121-16 du CGCT).
Il appartient au Président de prendre les mesures de police (rappel à l’ordre - suspension – expulsion) concernant le cadre dans lequel se déroulent les débats et le comportement des participants et des personnes qui assistent aux séances. Le Président fait observer le présent règlement, rappelle les membres qui s’en écartent.
Chaque membre du Conseil Communautaire a la faculté de rappeler au règlement.
Article 14 : Incompatibilité
Les délibérations afférentes à des affaires auxquelles ont pris part des membres du Conseil, de manière directe et intéressée, soit en leur nom personnel, soit comme mandataire, sont illégales (art L.2131-11 du CGCT).
La délibération devra donc mentionner la non-participation, tant au vote qu’aux débats, des membres ainsi concernés par l’affaire.
Chapitre 3 : Organisation des débats
et vote des délibérations
Article 15 : Débats ordinaires
Le pointage des présents effectué, le quorum constaté, le secrétaire de séance désigné, le Président fait approuver le procès-verbal de la séance précédente et prend note des rectifications éventuelles.
Le Président rappelle ensuite les affaires inscrites à l’ordre du jour et il soumet au vote, s’il y a lieu, les points urgents qu’il propose d’ajouter à cet ordre du jour.
A l’exception des affaires proposées au vote groupé dans les conditions prévues à l’alinéa suivant, chaque affaire fait l’objet d’une présentation par un rapporteur désigné par le président. Il peut être procédé à l’adoption par un vote groupé unique de différents rapports de l’ordre du Page 9 sur 22
Règlement intérieur de la Communauté de Communes du Haut-Béarn au 14 novembre 2024
jour dans les conditions suivantes
- Les rapports et décisions en cause sont identifiés et proposés par le bureau communautaire lorsqu’ils lui paraissent par leur nature pouvoir faire consensus et recueillir une approbation unanime.
- Ces rapports sont clairement identifiés dans l’ordre du jour comme proposés au vote groupé.
- En début de séance, le président expose cette liste et s’enquiert des demandes éventuelles de réintégration de tel ou tel rapport dans le processus classique de présentation, de débat et de vote, étant précisé que toute demande dans ce sens est satisfaite de droit.
- Après ajustement de la liste ainsi opéré, l’approbation à l’unanimité de chaque décision y figurant est proposée à un vote unique.
Afin d’assurer l’information du public présent, les rapports et projets de décision soumis à cette procédure sont mis à sa disposition du public, à l’entrée de la salle du conseil.
Après la présentation du rapporteur, la parole est accordée par le Président aux membres du Conseil Communautaire qui la demandent.
Après explications complémentaires et débat, la délibération est soumise au vote.
Le Président rend compte des décisions prises en vertu des délégations reçues du Conseil Communautaire, conformément aux dispositions de l’article L5211-10 du CGCT.
Article 16 : Débats budgétaires
Les orientations budgétaires (art L5211-36 du CGCT).
Dans un délai de deux mois avant le vote du budget, une séance du Conseil Communautaire est consacrée au débat sur les orientations générales du budget de l’exercice à venir (D.O.B.). Pour la préparation de ce débat, le Président communique au moins cinq jours francs avant cette séance, les documents nécessaires à la discussion, comprenant un rapport sur les orientations budgétaires, les engagements pluriannuels envisagés ainsi que sur la structure et la gestion de la dette et une présentation de la structure et de l'évolution des dépenses et des effectifs. Il précise notamment l'évolution prévisionnelle et l'exécution des dépenses de personnel, des rémunérations, des avantages en nature et du temps de travail (article L2313-1 du CGCT).
Le D.O.B. n’est pas suivi d’un vote.
Le budget (article L 2313-1 et L 2313-2 du CGCT)
Le budget de la communauté de communes est proposé par le Président et voté par le Conseil Communautaire.
Les crédits sont votés par chapitre et, si le Conseil Communautaire en décide ainsi, par article, avec une présentation des propositions par nature.
Mais la condition d’un vote formel sur chacun des chapitres, ou articles budgétaires ne constituant pas une formalité substantielle du vote du budget, le Conseil Communautaire peut adopter le budget par un vote global à la double condition que le budget soit présenté par chapitre ou article et qu’un débat préalable ait lieu permettant de constater l’assentiment de la totalité ou de la majorité des conseillers présents. Si toutefois un amendement est présenté, un vote particulier à lieu au niveau du chapitre s’il s’agit de la section de fonctionnement, de l’article et du programme, s’il s’agit de la section d’investissement.
Il en est également ainsi pour le vote des budgets annexes.
Article 17 : Amendements Page 10 sur 22
Règlement intérieur de la Communauté de Communes du Haut-Béarn au 14 novembre 2024
Le droit d’amendement des membres d’une assemblée délibérante est inhérent au pouvoir délibérant du Conseil Communautaire et constitue un principe général du droit.
Les amendements ou contre-projets peuvent être proposés sur toutes affaires en discussion soumises au Conseil Communautaire.
Ils doivent être présentés par écrit au minimum 48 heures avant la réunion du Conseil Communautaire.
Ce dernier, après en avoir débattu, décide si ces amendements sont mis en délibération, rejetés ou renvoyés devant la commission compétente.
Article 18 : Vœux, avis et motions
Conformément au Code Général des Collectivités Territoriales, le Conseil Communautaire peut émettre des vœux, avis ou motions sur tous les objets d’intérêt local. En cas de contestation quant à la notion d’intérêt local, la question préalable, à la demande d’un élu, est soumise au vote.
Le Conseil Communautaire donne son avis toutes les fois que cet avis est requis par les lois et règlement ou qu’il est demandé par le Préfet.
Article 19 : Suspension de séance
Le Président peut provoquer des suspensions de séances. Il met par ailleurs aux voix toute demande de suspension de séance formulée par au moins cinq membres du Conseil Communautaire.
Il revient au Président de fixer la durée des suspensions de séance.
Article 20 : Votes (L2121-20 et L2121-21 du CGCT)
Les délibérations sont prises à la majorité absolue des suffrages exprimés, à l’exception des délibérations concernant la détermination de l’intérêt communautaire lié au transfert de compétence(s) qui doivent être prises à la majorité qualifiée des 2/3.
Lorsqu'il y a partage égal des voix et sauf cas de scrutin secret, la voix du président est prépondérante.
Le scrutin est public à la demande du quart des membres présents. Le registre des délibérations comporte le nom des votants et l'indication du sens de leur vote. Le scrutin est secret soit lorsqu'un tiers des membres présents le réclame, soit lorsqu'il y a lieu de procéder à une nomination ou à une présentation. Dans ces derniers cas, si aucun des candidats n'a obtenu la majorité absolue après deux tours de scrutin secret, il est procédé à un troisième tour de scrutin et l'élection a lieu à la majorité relative ; à égalité de voix, l'élection est acquise au plus âgé
Le conseil communautaire peut décider, à l'unanimité, de ne pas procéder au scrutin secret aux nominations ou aux présentations, sauf disposition législative ou réglementaire prévoyant expressément ce mode de scrutin.
Vote électronique
Le mode de votation est le vote électronique par boîtier qui peut être utilisé aussi bien dans le cadre d’un scrutin public que dans le cadre d’un scrutin secret. Page 11 sur 22
Règlement intérieur de la Communauté de Communes du Haut-Béarn au 14 novembre 2024
Les touches suivantes identifiées sur le boîtier permettent le vote :
1/A. Pour
2/B. Contre
3/C. Abstention
Une absence de vote vaut abstention/nul/blanc/non-participation.
La personne qui a une procuration doit voter avec son boîtier ainsi qu’avec le boîtier de l’élu dont il a la procuration.
Les résultats de vote sont affichés lorsque le vote est clôturé.
Article 21 : Extrait de délibérations, conservation et publicité des actes
Les extraits des délibérations adoptées sont transmis au contrôle de légalité de l’Etat, conformément à la législation en vigueur.
Ils mentionnent le nombre de membres présents et représentés dans le respect du quorum. Ils mentionnent aussi le texte intégral de l’exposé des délibérations et indiquent les décisions prises.
Ces extraits sont signés par le Président ou par un Vice-président expressément désigné par le Président dans l’ordre de nomination.
Après validation par les services de l’Etat, les délibérations sont inscrites dans l’ordre chronologique de leur adoption dans le registre réservé à cet effet.
Les délibérations et les arrêtés de la communauté de communes sont publiés dans un recueil des actes administratifs tenu à jour selon les règles en vigueur et pouvant être mis à la disposition de toute personne réclamant sa consultation.
Article 22 : Compte-rendu et procès-verbal
Le compte rendu de la séance est affiché dans les huit jours qui suivent la séance du Conseil Communautaire et mis en ligne (article L2121-25 du CGCT) et transmis à l’ensemble des conseillers municipaux dans le délai d’un mois (article L5211-40-2 du CGCT). Il présente une synthèse sommaire des délibérations et des décisions du Conseil Communautaire.
Les séances publiques du Conseil Communautaire font l’objet d’un procès-verbal des débats et des décisions prises qui est transmis aux membres du Conseil Communautaire de façon dématérialisée.
Chaque procès-verbal de séance est mis aux voix pour adoption à la séance qui suit son établissement. Il peut y être apporté des modifications, celles-ci étant enregistrées au procès-verbal suivant.
Les habitants et contribuables des communes adhérentes ont le droit de demander communication, de prendre copie totale ou partielle des procès-verbaux du Conseil Communautaire, des budgets de la communauté de communes, des arrêtés non individuels du Président.
Article 23 : Rapport d’activités
Le Président doit adresser chaque année, avant le 30 septembre, au maire de chaque commune membre, un rapport retraçant l’activité de la communauté de communes accompagné du compte administratif de l’année précédente arrêté par l’organe délibérant de la communauté de communes. Ce rapport fait ensuite l’objet d’une communication par chaque maire devant leur Conseil Municipal au cours d’une séance devant laquelle les représentants de la commune au sein de la communauté de communes sont entendus Page 12 sur 22
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(article L5211-39 du CGCT).
Le Président de la communauté de communes peut être entendu, à sa demande par les Conseils Municipaux des communes membres, ou à la demande de ces derniers.
Article 24 : Bulletin d’information générale
Dans les EPCI comprenant au moins une commune d’une population supérieure à 3 500 habitants, lorsque la communauté de communes, diffuse, sous quelque forme que ce soit un bulletin d’information générale sur la réalisation et la gestion du Conseil Communautaire, un espace est réservé à l’expression des conseillers n’appartenant pas à la majorité communautaire (article L2121-27-1 et L5211-1 du CGCT).
La répartition de l’espace d’expression réservé aux conseillers n’appartenant pas à la majorité est fixée par le Conseil Communautaire sur proposition du Bureau.
Les publications visées peuvent se présenter sur papier ou sur support numérique, tels que les sites internet.
Titre II : Règles de fonctionnement
du Bureau Communautaire
Chapitre 1 : Les travaux préparatoires
Article 25 : Composition et attributions
La composition et les attributions du Bureau Communautaire sont régies par l’article L5211- 10 du CGCT.
Le Bureau Communautaire est composé du Président, d’un ou plusieurs Vice-présidents et éventuellement, d’un ou de plusieurs autres membres délégués.
Il prépare les dossiers qui sont présentés en Conseil Communautaire.
Il peut recevoir délégation d’une partie des attributions de l’organe délibérant sauf exceptions expressément énoncées par le CGCT. A ce jour, le Bureau ne reçoit pas de délégations de l’organe délibérant, et si tel était le cas, le présent règlement intérieur serait complété en conséquence.
Lors de chaque réunion de l’organe délibérant, le Président rend compte des travaux du Bureau Communautaire.
Article 26 : Périodicité des réunions de Bureau
Le Bureau se réunit en principe une fois par quinzaine, à dates et heures préalablement et collégialement établies par les membres du Bureau.
Le Bureau se réunit aussi sur demande du Président, chaque fois qu’il le juge utile. Page 13 sur 22
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Article 27 : Convocations
Le Président, ou à défaut en cas d’absence ou d’empêchement un Vice-président pris dans l’ordre du tableau, convoque par écrit les membres du Bureau 3 jours francs avant la séance prévue. Ce délai peut être ramené à un jour franc en cas d’urgence.
La convocation précisant le lieu et l’ordre du jour est adressée aux membres du Bureau par voie dématérialisée.
Article 28 : Ordre du jour
Le Bureau se prononce sur les sujets inscrits à l’ordre du jour porté sur la convocation. Sous la rubrique « questions diverses » peuvent être étudiées les questions mineures. Page 14 sur 22
Règlement intérieur de la Communauté de Communes du Haut-Béarn au 14 novembre 2024
Article 29 : Lieu de séance
Les réunions de Bureau se tiennent au siège de la communauté de communes ou dans une autre commune membre ; les lieux de séances sont définis par les membres du Bureau en même temps que le calendrier des réunions du Conseil Communautaire.
Article 30 : Présence des communes non représentées au Bureau
En cas d’inscription à l’ordre du jour d’une question intéressant spécifiquement une commune, et dans le cas où celle-ci ne serait pas représentée au Bureau, le Président pourra inviter le maire de ladite commune ou son représentant à assister au Bureau Communautaire.
Chapitre 2 : La tenue des séances
Article 31 : Présidence
Le Président dirige les débats, ouvre et lève les séances, et maintient la tenue des débats.
Article 32 : Administration - Secrétariat
La Direction Générale de la communauté de communes, de même que toute autre personne qualifiée dont la présence est souhaitée par le Président, assistent aux réunions du Bureau et peuvent être appelées à répondre techniquement à toute explication demandée. C’est l’Administration Générale de la collectivité qui assure aussi le secrétariat de séance.
Article 33 : Membres
Le Bureau ne peut se réunir valablement que lorsque la moitié au moins de ses membres sont présents ou représentés. Page 15 sur 22
Règlement intérieur de la Communauté de Communes du Haut-Béarn au 14 novembre 2024
Titre III : Les Commissions de travail
(article L2121-22 du CGCT)
Chapitre 1 : objet
Article 34 : Rôle
Les Commissions de travail sont des lieux de débat et de propositions pour l’élaboration des projets à mettre en œuvre dans le cadre des compétences de la communauté de communes.
Elles peuvent s’entourer d’avis autorisés, en faisant appel à des experts ou des personnalités qualifiées.
Chaque Commission est chargée, dans son domaine, d’étudier ou faire étudier les projets à mettre en œuvre dans le cadre des compétences de la communauté de communes.
Les Commissions n’ont aucun pouvoir de décision, et émettent des avis à la majorité des membres présents, sans qu’aucun quorum de présence ne soit exigé. Le Président de chaque Commission soumet au Bureau ses propositions, et peut aussi suggérer de créer des groupes de travail spécifiques aux compétences de la communauté de communes.
Chapitre 2 : Création et composition
Article 35 : Création
4 Commissions thématiques sont créées par le Conseil Communautaire :
- Commission Culture et Patrimoine
- Commission Développement Social / Santé
- Commission Déchets
- Commission Urbanisme / Habitat / Logement
Le Conseil Communautaire peut décider de la création de commissions spéciales pour instruire une ou plusieurs affaires ; il en fixe la composition et la durée. Les activités de la commission spéciale cessent dès que l’affaire pour laquelle elle a été créée a été instruite.
Les séances des Commissions ne sont pas publiques. Page 16 sur 22
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Article 36 : Composition et fonctionnement des Commissions
Les Commissions sont composées de Délégués Communautaires et d’élus municipaux, qui s’y inscrivent librement lors de la campagne d’inscription suivant la mise en place desdites Commissions.
Le Président de la communauté de communes est Président de droit de toutes les Commissions, et les Vice-présidents et les Membres délégués du Bureau sont membres de droit de toutes les commissions.
Chaque Commission est pilotée et animée, soit par le Vice-président en charge de la compétence, soit par un élu communautaire ou un élu municipal, à l’engagement et aux compétences avérées sur la thématique en question.
Chapitre 3 : Travaux préparatoires
Article 37 : Périodicité
Les Commissions se réunissent chaque fois que le Président le juge utile et en tout état de cause au minimum trois fois par an. La Commission peut toutefois se réunir à la demande de la majorité de ses membres.
Article 38 : Convocation
Le Président ou le Vice-président en charge de la compétence convoque par écrit 5 jours francs avant la séance prévue.
La convocation est adressée aux membres de la Commission par voie dématérialisée à leur adresse mail. Elle comporte l’ordre du jour accompagné, en tant que de besoin, de notes de synthèse.
Article 39 : Ordre du jour
Il est fixé par le Président de la Commission.
Chapitre 4 : Tenue des séances
Article 40 : Préparation et secrétariat des séances
La Commission est préparée par la présidence de la Commission en étroite collaboration avec le chef de pôle, référent technique, qui assiste à la Commission, ses services assurant, sous son contrôle, le secrétariat, et notamment la rédaction et la diffusion du compte-rendu à tous les membres participants de fait et de droit, si possible dans les 15 jours suivant la réunion.
En cas d'empêchement, le membre d'une commission créée en application de l'article L2121-22 peut être remplacé pour une réunion par un conseiller municipal de la même commune désigné par le maire. Ce dernier veille dans sa désignation à respecter le principe de la représentation proportionnelle défini au dernier alinéa du même article L. 2121-22. (Article L5211-40-1). Page 17 sur 22
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Titre IV : La Conférence des Maires
Article 41 : Rôle
Il est créé, en plus du Bureau et du Conseil Communautaire, une Conférence des Maires rassemblant l’ensemble des Maires des communes composant la communauté de communes.
Cette instance a un rôle consultatif. Elle est amenée à se prononcer sur les dossiers importants de la communauté de communes.
La Conférence des Maires aura les missions suivantes :
1) Elle s’attachera à veiller à la mise en œuvre de la notion d’équité sociale et territoriale, à sa définition et à la mise en place d’outils.
2) Elle pourra être force de propositions et d’améliorations dans les domaines de compétences de la communauté, notamment dans le cadre de l’élaboration de son projet de territoire, ainsi que dans l’application des transferts de compétences. 3) Elle pourra aussi être un lieu d’échanges privilégié pour impulser et coordonner la coopération entre communauté et communes en matière notamment de mutualisation des moyens en personnels et en matériels, et plus généralement d’entraide et de solidarité territoriale.
Article 42 : Composition
La Conférence des Maires réunit :
- L’ensemble des Maires du territoire. En cas d’absence, un maire peut désigner un membre de son conseil municipal pour le représenter. Les pouvoirs ne sont pas admis.
- Les membres du Bureau Communautaire.
Article 43 : Règles générales de fonctionnement
La Conférence des Maires est présidée et animée par le Président de la communauté de communes –ou son représentant- qui convoque les réunions et fixe les ordres du jour. La Conférence se réunit soit au siège de la communauté, soit en un lieu choisi par lui. La convocation est faite par le Président de la communauté. Elle indique les questions portées à l’ordre du jour.
La Conférence se réunit suffisamment en amont des Conseils Communautaire. Il peut être réuni sur demande de plus de la moitié des Maires, dans le cas d’une problématique précise. Page 18 sur 22
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Titre V : Le Conseil de Développement
(article L5211-10-1 du CGCT)
Article 44 : Règle
Un Conseil de Développement est mis en place dans les établissements publics à fiscalité propre de plus de 50 000 habitants.
Par délibérations de leurs organes délibérants, des établissements publics contigus peuvent décider de créer et d'organiser un conseil de développement commun compétent pour l'ensemble de leurs périmètres, ainsi que cela a été fait au niveau du Pôle Métropolitain Pays de Béarn.
Article 45 : Composition
Qu’il soit constitué au sein de l’EPCI ou mutualisé, le Conseil de Développement est composé de représentants de milieux économiques, sociaux, culturels, éducatifs, scientifiques, environnementaux et associatifs du périmètre de la communauté de communes.
Les conseillers communautaires ne peuvent être membres du Conseil de Développement. Les fonctions de membre du Conseil de Développement ne sont pas rémunérées.
Article 46 : Organisation
Le Conseil de Développement s’organise librement Il peut adopter une charte de fonctionnement.
La communauté de communes veille aux conditions de bon exercice de ses missions.
Article 47 : Missions
Outil de dialogue, de partage d’expérience et d’expertise citoyenne, le Conseil de Développement est consulté sur l’élaboration du projet de territoire, sur les documents de perspective et de planification résultant de ce projet, ainsi que sur la conception et l’évaluation des politiques locales de promotion et de développement durable du périmètre de la communauté de communes.
Il peut donner son avis ou être consulté sur toute autre question relative à ce périmètre. Il établit un rapport d’activité, qui est examiné et débattu par le Conseil Communautaire. Page 19 sur 22
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Titre VI : Les Commissions spécifiques
Article 48 : Fiscalité - La Commission Locale d’Evaluation des Charges Transférées (CLECT)
Rôle :
Conformément aux dispositions de l’article 1609 nonies C du Code Général des Impôts, il est créé entre la communauté de communes et les communes membres, une Commission Locale chargée d’évaluer les transferts de charges consécutives à tout nouveau transfert de compétence.
Composition :
Cette commission est composée de membres des conseils municipaux des communes rurales, chaque conseil municipal désignant un membre titulaire et un membre suppléant. La CLECT élit son Président et un Vice-président parmi ses membres. Le Président de la communauté ou son représentant participent de droit aux travaux de la Commission.
En cas d’absence du Délégué titulaire, ce dernier peut demander à son suppléant de le remplacer.
Aucun pouvoir n’est admis.
Règles générales de fonctionnement :
La CLECT est convoquée par son Président qui en fixe l’ordre du jour. La commission ne peut valablement se prononcer à la majorité des membres la composant s’ils ne sont pas physiquement présents. En cas d’absence du quorum, la commission pourra être à nouveau convoquée dans les 5 jours, les règles de quorum ne s’appliquant dès lors plus.
Les travaux de la commission sont préparés par les services communautaires. L’adoption du rapport de la CLECT s’effectue à la majorité simple.
Article 49 : Aménagement de l’Espace : la Conférence Intercommunale des Maires (CIM)
Création :
La Conférence Intercommunale des Maires a été créée par la Loi pour l’accès au Logement et à l’Urbanisme Rénové (ALUR) du 24 mars 2014.
Son existence est liée à l’exercice de la compétence obligatoire en matière d’aménagement de l’espace pour la conduite d’actions d’intérêt communautaire (schéma de cohérence territoriale et schéma de secteur, plan local d’urbanisme, document d’urbanisme en tenant lieu et carte communale) régie par l’article 5214-16 du CGCT.
Rôle et composition
C’est une instance d’échanges et de dialogue entre les maires et leur intercommunalité sur les orientations stratégiques de planification et les problématiques d’urbanisme et d’aménagement du territoire.
Elle permet de rassembler tous les maires des communes membres et de recueillir légitimement leur avis lors des procédures d’élaboration, d’évaluation, et d’évolution des documents d’urbanisme. Page 20 sur 22
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Règles de fonctionnement
La CIM est convoquée par le Président de la communauté de communes ou son représentant au moins 5 jours francs avant sa tenue. La convocation détermine le jour, la date, le lieu et l’ordre du jour de la commission.
La commission est animée par le Vice-Président chargée du secteur et par le Chef de Pôle Urbanisme aménagement de la communauté, ses services assurant le secrétariat de séance, l’élaboration et la diffusion des comptes-rendus. Aucun quorum de majorité n’est exigé, mais un consensus doit être recherché pour s’accorder sur les orientations et avis pris finalement par la CIM.
Article 50 : Urbanisme : la Commission Locale du Site Patrimonial Remarquable (CLSPR)
Création
L’article L631-3 du Code du Patrimoine prévoit, en cas de décision de classement d'un site patrimonial remarquable, d’instituer une commission locale du site patrimonial remarquable, composée de représentants locaux permettant d'assurer la représentation de la ou des communes concernées, de représentants de l'Etat, de représentants d'associations ayant pour objet la protection, la promotion ou la mise en valeur du patrimoine et de personnalités qualifiées.
Rôle et composition
Elle est consultée au moment de l'élaboration, de la révision ou de la modification du plan de valorisation de l'architecture et du patrimoine et, le cas échéant, sur le projet de plan de sauvegarde et de mise en valeur et assure le suivi de sa mise en œuvre après son adoption. Elle peut également proposer la modification ou la mise en révision du plan de valorisation de l'architecture et du patrimoine ou du plan de sauvegarde et de mise en valeur.
Elle est composée de :
- 5 membres de droit (le président de la commission, le ou les maires des communes concernées par un site patrimonial remarquable, le préfet, le directeur régional des affaires culturelles et l'architecte des Bâtiments de France)
- Un maximum de quinze membres nommés (un tiers de représentants désignés par le Conseil Communautaire, un tiers de représentants d'associations ayant pour objet la protection, la promotion ou la mise en valeur du patrimoine et un tiers de personnalités qualifiées).
Les représentants d'associations et les personnalités qualifiées sont désignés par l'autorité compétente en matière de plan local d'urbanisme, de document d'urbanisme en tenant lieu et de carte communale après avis du préfet.
Règles de fonctionnement
La commission locale approuve un règlement qui fixe ses conditions de fonctionnement.
Article 51 : Urbanisme – Social : la Commission Intercommunale d’Accessibilité pour les Personnes Handicapées (CIAPH)
Création
L’article L2143-3 du CGCT prévoit pour les EPCI de plus de 5 000 habitants compétents en matière de transport ou d’aménagement de l’espace, la création d’une Commission Intercommunale pour l’Accessibilité aux Personnes Handicapées (CIAPH) Page 21 sur 22
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Rôle et composition
La CIAPH exerce ses missions dans les limites des compétences transférées à l’EPCI. Elle dresse le constat de l’état de l’accessibilité du cadre bâti existant, de la voirie, des espaces publics et des transports, établit un rapport annuel présenté en Conseil Communautaire, fait toutes propositions utiles de nature à améliorer la mise en accessibilité de l’existant.
La loi prévoit que les commissions communales et intercommunales peuvent coexister et doivent veiller à la cohérence des constats qu’elles dressent, chacune dans leur domaine de compétence.
La CIAPH est présidée par le Président de la communauté de communes – qui la convoque opportunément - et est composée :
De représentants élus communautaires
De représentants des différentes associations de personnes handicapées De représentants des usagers
Article 52 : Marchés Publics : la Commission d’Appel d’Offres (CAO)
Création
Une CAO est créée selon les dispositions de l’article L1414-2 du CGCT. Elle est chargée d’attribuer les marchés publics passés selon les procédures formalisées.
Composition et fonctionnement
Elle est composée de son Président, de 5 membres titulaires et de 5 membres suppléants. Outre l’application des dispositions réglementaires, il convient d’adopter un règlement intérieur de la CAO afin de préciser ses règles de fonctionnement, de gouvernance, de délibération.
La CAO peut se réunir en commission restreinte pour donner un avis informel notamment sur les marchés à procédure adaptée.
Article 53 : Autres commissions
Compte-tenu des réglementations applicables, d’autres commissions pourront être instituées en cours de mandat, dont les missions, la composition et les modalités de fonctionnement seraient soumises à l’approbation du Conseil Communautaire. Page 22 sur 22
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Titre VII : Dispositions diverses
Article 54 : Désignation des délégués de la communauté de communes pour siéger dans les organismes extérieurs.
Le Conseil Communautaire procède à la désignation de ses représentants pour siéger au sein d’organismes extérieurs dans les cas et les conditions prévues par les dispositions de l’article L2121-33 du CGCT et des textes régissant ces organismes.
La fixation par les dispositions précitées de la durée des fonctions assignées à ces délégués ne fait pas obstacle à ce qu’il puisse être procédé à tout moment et pour le reste de cette durée, à leur remplacement par une nouvelle désignation opérée dans les mêmes formes.
Article 55 : Modifications extérieures
Les propositions de modification du présent règlement peuvent émaner du Président ou d’au moins un tiers des membres du Conseil Communautaire.
Le règlement intérieur ayant pour vocation à reprendre et à préciser les dispositions législatives et règlementaires, toute modification de celles-ci sont intégrées de plein droit et se substituent à la rédaction primitive du règlement intérieur sans qu’il soit obligé d’en débattre.
Article 56 : Application
Le présent règlement est applicable à la Communauté de Communes du Haut-Béarn, dès sa transmission au contrôle de légalité.
Il sera ensuite adopté, avec d’éventuelles modifications, à chaque renouvellement du Conseil Communautaire, et dans les 6 mois suivant son installation et le règlement intérieur précédemment adopté continue à s'appliquer jusqu'à l'établissement du nouveau règlement (article L2121-8 du CGCT).
Le règlement intérieur peut être déféré au tribunal administratif.
Le Président est chargé de sa bonne application. Le règlement initial comportant 56 articles, a été adopté par délibération du Conseil Communautaire réuni le 8 décembre 2020.
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