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Document publié le undefined NaN undefined NaN à NaNhNaN par la commune de Floirac.
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Thèmes du document : Associations, ONG et mouvements politiques, Handicap et inclusivité, Investissement et développement économique,
Sommaire
1-DEMARCHES ADMINISTRATIVES
Comment je crée mon association ?
• Créer une association : mode d’emploi :
• La déclaration en Mairie
• Les étapes de création
• Communication
• Assurance et responsabilité d’une association
2-TRANSITION ECOLOGIQUE ET VIE ASSOCIATIVE
Rappel des Objectifs de Développement Durable
Comment être une association écocitoyenne à Floirac ?
• Tendre vers le zéro-déchet.
• Rechercher des achats et consommations responsables
• Rendre ses activités inclusives et accessibles
3-ORGANISATION D’EVENEMENTS
Comment organiser une manifestation à Floirac ?
• Déclarer
• Les lieux d’organisation
• La réglementation-Sécurité et premiers secours
• Les associations sportives
4-DEMANDE DE SOUTIEN
Comment solliciter la Ville pour une demande de soutien ?
• Soutien en nature
• Soutien financier
• Modalités d’instruction des demandes : Commission et critères
d’attribution DEMARCHES ADMINISTRATIVES
Comment je crée mon association ?
Créer une association : mode d’emploi
Vous avez pour projet de monter une association ? Sportive, culturelle, ou bien encore
éducative, vous devrez opter pour le statut d’association loi 1901. Il n’est en effet pas
possible de commencer vos activités tant que votre association n’est pas déclarée
même si votre association est à but non lucratif. Pour ce faire, vous devrez suivre
quelques étapes et répondre à certaines formalités :
La déclaration en Mairie
Chaque association est invitée à se déclarer au service Vie associative situé à la
Mairie. Cette rencontre vous permet d’être accompagné dans votre démarche de
création et de constitution d’un dossier avec les éléments suivants :
- Le récépissé de déclaration à la Préfecture
- Les statuts de l’association
- La liste des membres du bureau mentionnant coordonnées téléphoniques, mail
- Le projet de l’association
- Le numéro de Siret
- -Eléments de communication à diffuser au public : contact téléphonique, site
internet, réseaux sociaux
Ces différentes données doivent être actualisées dès qu’il y a un changement.
Les étapes de création d’une association
1. Choisir le siège social
Pour commencer à exister, une association doit se doter d’un siège social. L’adresse dudit siège servira à doter l’organisme associatif d’une immatriculation légale. La domiciliation d’association a donc pour but de donner une adresse fiscale et administrative à une association. Cette démarche est obligatoire vis-à-vis de la loi.
2. Rédiger des statuts de l’association
Lorsque vous déclarez votre association, vous devrez fournir un document concernant les statuts de celle-ci. Dans ce document, vous devrez obligatoirement mentionner : le nom de l’association, son but, l’adresse de son siège social, la durée pour laquelle l’association est constituée et quelles missions pourront être mises en œuvre au sein de celle-ci, le fonctionnement de l’association, ainsi que son type de membres et ses ressources et les clauses relatives à la modification ou la dissolution.
3. Désigner les membres responsables
Une association doit être composée obligatoirement de deux personnes : un président et un secrétaire
Lorsque vous décidez de créer une association, vous devez désigner un président, c’est-à-dire une personne membre chargée de diriger et de représenter les autres membres.
Pour assister le président dans la gestion financière de l’association, un trésorier peut également être désigné.
4. Effectuer la déclaration à la Préfecture
Une fois les trois premières étapes préparées, il faut effectuer une déclaration auprès de la préfecture ou de la sous-préfecture dont dépend votre future association en fonction du siège social que vous avez choisi.
Bon à savoir : si vous souhaitez par la suite obtenir des financements publics pour financer vos projets, vous aurez obligatoirement besoin d’un numéro SIRET d’association. L’attribution du numéro SIRET n’étant pas automatique, il faut penser à en faire la demande auprès de l’INSEE.
5. Publier au journal officiel
La dernière étape de la création d’une association est la publication au Journal Officiel des associations. C’est la Préfecture qui se charge d’émettre une demande de publication en même temps que le récépissé de déclaration. Cette publication est payante.
Vous recevrez la facture de parution par courrier officiel et donc à l’adresse choisie pour votre siège social. Le récépissé de cette parution pourra vous être demandé par les banques si vous souhaitez ouvrir un compte bancaire pour votre association.
Avant de vous lancer dans les démarches administratives, il est judicieux de vous renseigner concernant le statut de loi 1901. La création d’une association de ce type doit concerner :
• Au moins deux personnes
• Ces personnes doivent au moins avoir 16 ans.
• Les projets de ces personnes doivent être à but non lucratif.
Un but non lucratif ? Cela signifie que le but des membres de l’association n’est pas de faire des bénéfices financiers. L’argent récolté par une association loi 1901 doit servir à réaliser les projets et atteindre les objectifs fixés par les membres. Si vous avez pour projet de réaliser des bénéfices, il vous faudra plutôt créer une entreprise, une société.
Communication
La Ville offre la possibilité aux associations de publier ses évènements :
- Via sur les réseaux sociaux (relais)
- Via un open agenda qui diffuse l’information sur le site de la ville
- Via les panneaux lumineux
- Via le MAG
En aucun cas, le service ne peut se charger de la réalisation des campagnes de
communication. Pour mettre en place celle-ci, l’association doit faire appel, soit à un
prestataire extérieur, soit à ses talents internes.
Le logotype de la commune doit être apposé sur les supports promotionnels de
l’association, cette dernière devra faire appel au référent municipal afin de disposer
du bon visuel.
Assurance et responsabilité d’une association
Une association est exposée à divers risques vis-à-vis de ses adhérents et bénévoles et
des tiers. Une association est pénalement responsable des infractions commises pour
son compte, par ses organes ou ses représentants. Elle doit ainsi souscrire certaines
assurances : assurance responsabilité civile (pour couvrir les dommages causés à un
tiers par ses salariés, bénévoles, adhérents et dirigeants) et souscription à des contrats
contre les risques locatifs (si logement) et les accidents automobiles (si véhicule).
L’attestation d’assurance de l’association doit être transmise chaque année au
service Vie associative.
Adresses utiles :
https://lecompteasso.associations.gouv.fr : le site officiel de gestion des associations
https://www.gironde.fr : les associations, les ressources et les fiches pratiques
https://www.openasso.org : la plateforme collaborative du monde associatif
https://www.associations.gouv.fr/kitgratuit.html : le kit gratuit pour votre association
TRANSITION ECOLOGIQUE ET VIE ASSOCIATIVE
Rappel des Objectifs de Développement Durable :
« En 2015, tous les pays du monde se sont accordés sur 17 objectifs universels
de développement durable (ODD) pour mettre fin à la pauvreté, lutter contre
les inégalités et les injustices, faire face au changement climatique et
construire un monde en commun d’ici à 2030. »
Comment être une association écocitoyenne à Floirac ?
Après un temps d’échanges et de concertation, la ville et les associations ont
décidé de se fixer 3 objectifs afin d’agir durablement :
• Tendre vers le Zéro-déchets.
• Rechercher des achats et consommations responsables.
• Rendre ses activités inclusives et accessibles. Voici une déclinaison concrète d’actions permettant de viser l’atteinte de
ces objectifs :
• Tendre vers le Zéro-déchets
Utiliser des gobelets réutilisables (M270) / Utiliser de la vaisselle compostable
Appliquer le protocole métropolitain : recycler, composter, jeter (voir guide et
adresses composteur floiracais ? )
S’appuyer sur le Protocole d'intervention auprès des organisateurs d'événements
(gironde.fr)
Utiliser le guide : Organiser des manifestations responsables et pauvres en déchet |
Gironde.FR
• Rechercher des achats et consommations responsables
-Maitriser les consommations d’eau ;
-Choisir son partenaire/prestataire selon des aspects environnementaux ;
-Fournitures diverses : s’assurer de la qualité environnementale et sociale ;
-Promouvoir des accessoires promotionnels de qualité environnementale.
-Se référer au référentiel de producteurs locaux fourni par la ville
• Rendre ses activités inclusives et accessibles.
-Transport, organiser des solutions de transports collectifs et alternatifs : favoriser la
marche à pied, vélo, co-voiturage, bus, ...Déplacements sur la métropole -
Bordeaux Métropole (bordeaux-metropole.fr)
-Agir en faveur de la mixité sociale et intergénérationnelle : mettre en place des
actions de médiation culturelle, mobiliser les partenaires du territoire pour une mixité
sociale et intergénérationnelle, agir en faveur de l’engagement des jeunes.
-Accompagner le handicap à tous les âges de la vie -S’engager à respecter le Contrat d’Engagement Républicain (annexe) et à faciliter
la formation des bénévoles et/ou salariés
ORGANISER UNE MANIFESTATION A FLOIRAC
L’ensemble des bénéfices résultant des manifestations, des droits d’entrées ou de
ventes diverses est soumis au paiement de la TVA. Une association à but non lucratif,
peut bénéficier d’une exonération dans la limite de six manifestations exceptionnelles
par an.
Déclarer
Instruction de la demande
Toute manifestation (commerciale, sportive, culturelle...) sur le domaine public (place, voie publique ou dans un espace vert de la ville) doit faire l’objet d’une demande d’autorisation d’occupation du domaine public auprès de la Municipalité. L’autorisation est accordée :
• pour une durée limitée, incluant le démontage et la remise en état des lieux,
• pour un espace déterminé.
La délivrance de l’autorisation de la ville ne préjuge pas de l’accord des autorités préfectorales ou autres lorsque cet accord est requis en vertu de dispositions réglementaires.
Les événements rassemblant du public sont soumis à des réglementations et à des préconisations visant à garantir en même temps la sécurité (risque d’incendie, mouvement de panique et/ou de foule) et la sûreté (protection de site et application du plan Vigipirate).
Pour toute manifestation dont la jauge attendue est supérieure à 1000 personnes, il est
obligatoire de se conformer aux exigences préfectorales.
Attribution de l’aide technique
La délivrance d’une autorisation n’entraîne pas automatiquement l’accord pour une aide technique. Chaque service peut accorder ou refuser l’aide technique en fonction de ses possibilités et contraintes.
L’acquittement des droits d’auteur
Pour diffuser n’importe quel type de musique ou reproduire une œuvre, l'association
doit en demander l'autorisation à la SACEM et lui verser une rémunération.
La déclaration est à faire 15 jours avant la manifestation à la SACEM et il faut adresser
la liste des œuvres, dans les 10 jours suivant la manifestation, l'état des recettes et
dépenses, le programme des œuvres utilisées et, dans le délai imparti, régler le
montant des droits d'auteur.
Les lieux d’organisation d’une manifestation
• Lieux extérieurs
- le parc des étangs
- le domaine de la Burthe
- le parvis de la M270 l’esplanade des libertés
- le parc des coteaux /Fil vert
- le parc du Castel
- le parc du rectorat
- les places Burlada, Nogueys, Hilaire Saura, Dulong, Mayensa
- les squares Joséphine Baker et Monrepos
• Les équipements sportifs
- Gymnases Ralite Et YDM
- Salle Monrepos
- Dojo
- Tennis
- Terrains Plaine des sports
- Stade JR Guyon
- Salle Force Athlétique
• Toutes les salles à Floirac
- Auditorium
- Centre animation Haut Floirac
- Gaston Cabanes
- Lucie Aubrac
- Maison du Sport et de la Culture
- Salle Bourbon
- Salle Edouard Richard
- Maison des Savoirs Partagés M270
• Autres espaces publics et voirie
- Se rapprocher du service Vie associative pour une demande d’utilisation du
domaine public Cohérence et complémentarité
Afin d’éviter les doublons en besoins techniques, en mise à disposition d’espaces et
afin d’être plus cohérents et plus qualitatifs dans l’offre des manifestations proposées
aux habitants sur le territoire, le Cabinet et les services de la ville impliqués dans les
évènements se réunissent une fois par mois en « Commission évènementiel », en plus
d’un suivi hebdomadaire.
Au sein de la Commission, une vigilance particulière est portée à la bonne articulation
de l’ensemble des demandes associatives.
Des éléments réglementaires
Organiser une buvette temporaire
Organiser une buvette temporaire est l'un des meilleurs moyens de récolter des fonds pour faire fonctionner votre association. Les obligations sont faibles mais des limites strictes sont à respecter, sur le nombre de manifestations et sur les boissons servies.
Les associations qui établissent des cafés ou débits de boissons pour la durée des manifestations publiques qu'elles organisent doivent obtenir l'autorisation du maire de Floirac dans la limite de cinq autorisations annuelles pour chaque association (article L3334-2, alinéa 2, du Code de la santé publique).
La demande d'autorisation à la mairie doit être formulée 15 jours à l'avance et contenir :
- les nom, prénom, lieu de naissance, profession, nationalité et domicile du représentant légal de l'association, ainsi que la mention du titre auquel il gère le débit (ex. président d'association),
- la situation du débit,
- si besoin les nom, prénom, profession et domicile du propriétaire du lieu, - la catégorie du débit qu'elle se propose d'ouvrir.
Les buvettes mises place par les associations ne peuvent vendre ou offrir que des
boissons des deux premiers groupes définis par le Code de la santé publique (article
L3321-1 du Code de la santé publique) :
- Boissons du premier groupe - Boissons sans alcool : eaux minérales ou gazéifiées,
jus de fruits ou de légumes non fermentés ou ne comportant pas, à la suite d'un
début de fermentation, de traces d'alcool supérieures à 1,2 degré, limonades,
sirops, infusions, lait, café, thé, chocolat.
- Boissons du deuxième groupe - Boissons fermentées non distillées : vin, bière,
cidre, poiré, hydromel, auxquelles sont joints les vins doux naturels bénéficiant
du régime fiscal des vins, ainsi que les crèmes de cassis et les jus de fruits ou de
légumes fermentés comportant de 1,2 à 3 degrés d'alcool.
Le cas particulier des associations sportives
La vente et la distribution de boissons alcooliques est interdite dans les stades, salles
d'éducation physique, gymnases et, d'une manière générale, dans tous les
établissements d'activités physiques et sportives. Toutefois, le maire peut accorder des
autorisations dérogatoires temporaires. Ces autorisations, d'une durée de quarante-
huit heures au plus, ne peuvent être délivrées qu'aux associations sportives agréées et
dans la limite de dix autorisations annuelles pour chacune des dites associations qui en fait la demande (article L3335-4 du Code de la Santé publique). Les demandes
d'autorisation se font dans les mêmes conditions que précédemment.
Organiser une loterie, un loto ou une tombola
Les loteries ou tombolas d'objets mobiliers sont permises si elles sont destinées à des actes de bienfaisance, à l'encouragement des arts ou au financement d'activités sportives à but non lucratif.
L'association organisatrice doit également avoir des statuts qui correspondent à l'un des critères précisés ci-dessus (acte de bienfaisance, encouragement des arts), et obtenir une autorisation (soit du maire, soit du préfet). Les loteries et tombolas font partie des manifestations de bienfaisance exonérées d'impôt.
L'association organisatrice doit fournir les documents suivants :
• Formulaire cerfa n°11823
• Statuts de l'association
• Bilan du dernier exercice financier si le capital d'émission de la loterie (prix
unitaire du billet multiplié par le nombre de billets émis) dépasse 7 500 €
Le loto traditionnel est permis s'il respecte les conditions suivantes :
• Le loto est organisé dans un but social, culturel, scientifique, éducatif, sportif ou
d'animation sociale
• Le loto est organisé dans un cercle restreint (membres de l'association, parents,
amis)
• Les mises sont de faible valeur et inférieures à 20 €
Les lotos traditionnels proposés aux participants ne peuvent pas être des sommes d'argent, ni être remboursés. Il peut néanmoins s'agir de la remise de bons d'achat non remboursables. La valeur marchande par lots proposés aux participants n'est pas limitée.
Une association sans but lucratif et dont la gestion est désintéressée est exonérée d'impôts commerciaux sur les sommes recueillies lors des manifestations de bienfaisance ou de soutien. Ceci dans la limite de 6 manifestations par an.
Organiser une brocante, une braderie ou un vide-greniers
La brocante et le vide-greniers sont considérés comme une vente au déballage. Ces 2 événements sont soumis à la même réglementation. Ainsi, la manifestation doit, entre autres, faire l'objet d'une déclaration préalable en mairie : formulaire cerfa13939-01
Les dirigeants de l'association doivent tenir un registre permettant d'identifier les vendeurs.
Il existe un modèle obligatoire.
Le registre comprend les informations suivantes :
• Nom, prénoms, fonction et domicile de chaque personne qui vend des objets
mobiliers d'occasion et la nature, le numéro et la date de délivrance de leur pièce d'identité avec l'indication de l'autorité qui l'a établie
• Pour les particuliers, mention de la remise d'une attestation sur l'honneur de
non-participation à 2 autres manifestations de même nature au cours de l'année civile. Les attestations sur l'honneur des particuliers doivent être jointes au registre.
• Pour les personnes morales : Groupement de personnes physiques réunies pour
accomplir quelque chose en commun (entreprises, sociétés civiles, associations, État, collectivités territoriales, etc.). Ce groupe peut aussi réunir des personnes physiques et des personnes morales. Il peut aussi n'être constitué que d'un seul membre (entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée - EURL - par exemple). Le document devra comprendre les éléments suivants : nom et adresse du siège et les nom, prénoms, fonction et domicile du représentant, avec les références de la pièce d'identité.
Le registre est coté et paraphé par le commissaire de police ou, sinon, par le maire de la commune du lieu de la manifestation.
Il est tenu à la disposition des services de police et de gendarmerie, des services fiscaux, des douanes et des services de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes pendant toute la durée de la manifestation.
Après la manifestation et au plus tard dans le délai de 8 jours, le registre est déposé à la préfecture ou à la sous-préfecture du lieu de la manifestation.
Organiser un repas
Les repas organisés sur le domaine public nécessitent une demande d’autorisation
d’occupation du territoire à faire au moins 3 semaines avant l’évènement.
Sécurité et premiers secours
L’association est seule responsable de la sécurité de la manifestation en interne et en
externe.
En fonction du lieu et de l’espace mis à disposition, l’association est tenue de
respecter la règlementation en vigueur.
Tout organisateur de manifestation se doit d’assurer la sécurité des publics et des
participants.
DEMARCHE DE DEMANDE SOUTIEN
Comment solliciter la Ville pour une demande de soutien ?
Soutien en nature
Chaque association souhaitant être accompagnée par la ville doit se rapprocher du
service Vie associative
-Pour des demandes récurrentes, une convention entre la ville et l’association sera
signée.
-Concernant le prêt de salle ou des demandes ponctuelles, une fiche de
renseignements sera à compléter.
Soutien financier
Deux types d’aide financière peuvent être octroyés aux associations qui en font la
demande : une aide pour le fonctionnement général de l’association et une aide
pour des actions ponctuelles.
Deux dossiers différents sont à remplir :
Lien vers les dossiers
Modalités d’instruction
Les dossiers sont étudiés par la Commission d’attribution des aides qui se réunit 3 fois
par an :
• En mars, pour les arbitrages sur les montants des subventions et les actions
ponctuelles
• En mai/ juin, pour l’attribution des espaces municipaux
• En octobre, pour la prise en compte des nouvelles associations et les demandes
pour des actions ponctuelles
Composition de la Commission d’attribution des aides
2 comités composent cette Commission :
-Un comité technique composé des directions Développement Socio-territorial et
Politique de la ville, Action Culturelle, Administration Générale, des relations aux
usagers et de la Mobilisation Citoyenne, Centre Communal d’Action Sociale,
solidarités, Petite Enfance, Action éducative, Services Techniques, Urbanisme et
Transition écologique, avec les chargés de mission transition écologique, politiques
sociales et éducatives, chef de projet politique de la Ville, coordinateurs du projet
social de territoire. -Un comité décisionnel composé des délégations suivantes :
-Vie Associative,
-Sports Jeunesse Citoyenne, Politique de la ville, Médiation, Insertion et Emploi,
Solidarités Internationales, Numérique,
-Finances, Ressources Humaines, Administration Générale, Démocratie Participative,
Agenda 21,
-Politique Culturelle,
-Education,
-Transition Ecologique
-Politique des Solidarités, Santé, Handicaps, Petite Enfance, Politique de l'Age
- Environnement et Cadre de vie
Rappel du fonctionnement inscrit dans la charte :
« La commission d’attribution des aides se réunit et flèche la répartition du budget
annuel entre les associations selon les critères d'attribution décrits dans le guide
pratique.
Le Conseil Municipal prend enfin une décision d'attribution des subventions, formalisée
par une délibération, partagée dans le cadre de la Commission Vie associative. »
Critères
La ville de Floirac souhaite valoriser 3 critères déterminants pour apporter son soutien
aux associations :
La dynamique de l’association
L’implication de l’association dans une démarche d’éco-citoyenneté, de
transition écologique et le respect des Objectifs de Développement Durable
L’engagement dans la vie locale, la prise en compte des documents cadre
municipaux et la plus-value en direction des habitants et le respect des valeurs
républicaines
L’équilibre entre soutien en nature et soutien financier sera analysé afin d’arbitrer les
montants de subvention. Des indicateurs ont été définis afin d’analyser les propositions des associations le plus
objectivement possible. Les associations peuvent choisir parmi ces indicateurs pour
expliciter leur demande.
Ils sont recensés dans le tableau suivant :
Critères Comment puis-je justifier de l’atteinte du
critère ?
Dynamique de l’association - Nombre de réunions organisées
dans l’année
- Politique de formation sur les
responsabilités associatives
- Participation à des formations
organisées par les la Ville ou ses
partenaires ou autres organismes
- Capacités d’autofinancement
de l’association
- Gestion budgétaire saine/bilan
financier
- Etat de la trésorerie
- Nombre d’adhérents (part du
nombre de floiracais dans ce
nombre)
- Nombre de bénévoles
- Nombre d’emplois
- Pourcentage d’actions
annoncées qui ont été réalisées
- Bilan d’activité
Implication de l’association dans
une démarche d’éco-citoyenneté,
de transition écologique et respect
des Objectifs de Développement
Durable
- Actions en faveur du Zéro déchet
- Provenance des achats et
consommations
- Activités inclusives et accessibles
- Nombre d’évènements ou
actions sensibilisant le public à
ces thématiques
- Intégration de ces thématiques
aux évènements
- Achats favorisant les circuits
courts ou le réemploi
- Respect de l’engagement de
gestion des fluides
- Utilisation de matériel prêté ou
donné ou issu du réemploi
- Nombre d’actions intégrant l’un
des 17 Objectifs de
Développement Durable
- Participation aux temps de
sensibilisation dédiés
- Prise en compte du plan de
sobriété Engagement dans la vie locale, prise
en compte des documents cadre
municipaux et plus-value en
direction des habitants et le respect
des valeurs républicaines
- Nombre de participations aux
réunions municipales (COTECH/
PST, Politique de la Ville)
- Nombre de stagiaires floiracais
accueillis
- Lien avec les Juniors Associations
- Nombre de participation à des
évènements locaux
- Contribution au rayonnement de
la ville (public cible envisagé,
relais dans la presse locale ...)
- Mutualisation des locaux et
espaces avec d’autres
partenaires
- Organisation d’actions multi
partenariales
- Veille à la bonne articulation
avec le calendrier des actions
municipales (participation au
temps dédiés-Commission des
évènements)
- Appropriation des actions par les
habitants (fréquentation des
évènements, assiduité dans la
dynamique associative,
fédération de nouveaux publics)
- Participation aux temps de bilan
qualitatifs
- Nombre d’actions favorisant
l’atteinte des 5 ambitions du PST
- Nombre d’actions valorisant les 3
axes du PEGT
- Nombre d’actions s’inscrivant
dans les 4 piliers du contrat de
Ville et développées au sein des
QPV ou participation à des
actions portées par des
partenaires des QPV
- Interaction avec la convention
CMF
- Respect du Contrat Engagement
Républicain
Annexes :
Ajout document manifestations
Contacts
Numéros utiles Dossiers de demande
Contrat engagement républicain
PST/PEGT/Contrat de Ville