Déliberation - 04 Adhesion au service commun RGPD et Enjeux Numeriques propose par la communaute de communes Loches Sud touraine

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Déliberation - 04 Adhesion au service commun RGPD et Enjeux Numeriques propose par la communaute de communes Loches Sud touraine Document publié le Mardi 3 décembre 2024 par la commune de Sepmes. Lien du pdf (Déliberation - 04 Adhesion au service commun RGPD et Enjeux Numeriques propose par la communaute de communes Loches Sud touraine)Thèmes du document : Données personnelles, Institutions publiques, Consommateurs, Envoyé en préfecture le 12/12/2024

Reçu en préfecture le 12/12/2024

Publié le 12/12/2024

ID : 037-213702475-20241203-20241204-DE

COMMUNE DE SEPMES PAT Place de l’Église EXTRAIT DU REGISTRE DES DÉLIBÉRATIONS

37800 N° 2024-12-04

Tél. :02 47 65 44 66

Fax : 02 47 65 59 14

L'an deux mille vingt-quatre, le trois décembre, à vingt heures trente, les membres du Conseil

Municipal de la commune de SEPMES se sont réunis en séance ordinaire sous la présidence de Mme

Régine REZEAU, Maire

Etaient Présents : Mme REZEAU Régine, Maire

M.DAGUET Alain, Adjoint, Mme CATHELIN Dominique, conseillère déléguée

M.BARILLET Gaby, Mme BILLY Justine, M. LABARRE Thomas, Mme REZEAU Cindy,

Mme VERNAT Virginie

Absents excusés :

M.BASECQ Samuel ayant donné procuration à M. BARILLET Gaby

M.DENIS Jason ayant donné procuration à Mme Régine REZEAU

M.RAGUIN Charles

Absent : M.CHOLLET Yohan

ii Nombre de membres en exercice : … 12

; Nombre de présents :

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i Nombre de votants : ......... . i ! !

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Mme Dominique CATHELIN a été désignée comme secrétaire E Date de convocation : 28 novembre 2024

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OBJET : ADHESION AU SERVICE COMMUN « RGPD ET ENJEUX NUMERIQUES » PROPOSE PAR LA COMMUNAUTE DE COMMUNES LOCHES SUD TOURAINE

Il est rappelé que toutes les collectivités, tous les établissements publics qui leur sont rattachés et tous les syndicats intercommunaux doivent obligatoirement désigner un Délégué à la Protection des Données (DPD) qui les accompagne et les conseille dans la mise en conformité au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Il leur est possible de désigner un seul et même DPD dans le cadre d’un service commun porté par un EPCI, en dehors des compétences transférées à l’EPCI susvisé, et encadré par une convention qui règle les aspects relatifs à cette mutualisation notamment le

partage des coûts du service commun.

Dans ce cadre, la Communauté de communes Loches Sud Touraine a, par délibération du Conseil

communautaire en date du 28 juin 2018, approuvé la création d’un service commun de Délégué(e) à la Protection des Données mutualisé(e) dit « RGPD » et proposé aux communes ainsi qu’aux syndicats intercommunaux, de rejoindre ce service pour une durée de 3 ans et 3 mois. Ce service commun a été reconduit, par délibération du 9 décembre 2021, pour une nouvelle période de 3 ans, où il a été proposé au CIAS et à l'Office de Tourisme d’également rejoindre ce service, à partir du 1° janvier

2022.

Au cours du 2°" trimestre 2024, une enquête de satisfaction a été menée auprès de 33 des -72 adhérents au service commun pour lesquels le registre d'activités et de traitement avait été finalisé. ë

Madame le Maire certifie, sous sa responsabilité, Le caractère exécutoire de cet acte, et informe qu'il peut faire l’objet d’un recours auprès du Tribunal Administratif d'Orléans dans un délai de deux mois à compter de sa publication et sa transmission aux services de l’ÉtatEnvoyé en préfecture le 12/12/2024

Reçu en préfecture le 12/12/2024

Publié le 12/12/2024

ID : 037-213702475-20241203-20241204-DE

Les résultats qui ont été présentés à la commission mutualisation lors de sa séance du 4 juin 2024 ont démontré un haut degré de satisfaction et permis de constater que les objectifs confiés au service commun seraient atteints fin 2024, et son équilibre financier respecté.

Lors de cette commission, considérant que la totalité des adhérents auront leur registre d’activités et de traitement en leur possession au plus tard le 31 décembre 2024, les élus ont validé le principe de se projeter sur un renouvellement du service commun « RGPD » pour une période complémentaire, en lui donnant une nouvelle orientation dans les domaines de la gestion électronique des documents, de l'archivage numérique et de la cybersécurité comme en attestent les résultats de l’enquête d'opportunité qui avait été adossée à la démarche d’évaluation du service rendu.

Entre juin et septembre 2024, 9 nouvelles collectivités et syndicats du territoire Loches Sud Touraine ont exprimé leur intention d’adhérer au service commun « RGPD » pour la période 2025 / 2027 ; au total le futur service commun devrait être composé d’environ 70 adhérents.

L'ensemble de ces éléments ainsi que les évolutions en termes d’activités visant à donner une nouvelle ambition au futur service commun ont été portés à la connaissance du Bureau communautaire, le 5 septembre et le 24 octobre 2024.

Par délibération du 7 novembre 2024, le Conseil communautaire a en conséquence décidé de reconduire ce service commun qui reposera désormais sur deux piliers, justifiant un changement d’intitulé, à savoir :

e Mise à disposition par la Communauté de communes d’une Déléguée à la Protection des Données aux adhérents qui permet de satisfaire à l’obligation légale et qui les accompagne et les conseille dans la mise en conformité au RGPD

e Accompagnement des adhérents dans les domaines de la gestion électronique des documents, de l’archivage numérique, de la cybersécurité et de la gestion de la relation citoyenne dans un contexte d’accélération de la montée en puissance de l’Intelligence Artificielle générative.

Les coûts forfaitaires annuels d’adhésion au service commun « RGPD et enjeux numériques » sont les suivants :

Strate Coût annuel d’adhésion < à 500 habitants 384,00 €

< à 1 000 habitants 600,00 €

< à 1 500 habitants 900,00 €

< à 2 000 habitants 1 152,00 €

Ligueil (< à 2 500 habitants) 1 440,00 €

Descartes (< à 3 500 habitants) 1 932,00 €

Loches (< 7 000 habitants) 3 300,00 €

Syndicats intercommunaux 384,00 €

Loches Sud Touraine 11 557,00 €

Centre Intercommunal d'Action Sociale 3 105,00 €

(CIAS)

Office de Tourisme Intercommunal 1 150,00 €

Tenant compte de ce qui précède, le Conseil Municipal est donc invité à se prononcer sur l’adhésion de la commune de Sepmes au service commun « RGPD et Enjeux numériques » sous la coordination de la Communauté de communes en lui permettant notamment de justifier d’une part, à travers cette solution de mutualisation, la désignation d’un/une Délégué(e) à la Protection des Données (DPD pour une durée de 3 ans à partir de janvier 2025, d’autre part, toujours durant la période précitée, de _bénéficier d’un accompagnement au niveau des enjeux numériques, telle que décrite ci-dessus.

Madame le Maire certifie, sous sa responsabilité, Le caractère exécutoire de cet acte, et informe qu’il peut faire l'objet d’un recours auprès du Tribunal Administratif d'Orléans dans un délai de deux mois à compter de sa publication et sa transmission aux services de l'ÉtatEnvoyé en préfecture le 12/12/2024

Reçu en préfecture le 12/12/2024

Publié le 12/12/2024

ID : 037-213702475-20241203-20241204-DE

Vu le Règlement Général sur la Protection des Données et notamment son article 37,

Vu le Code Général des Collectivités Territoriales notamment l’article L. 5211-4-2,

Vu la délibération du Conseil communautaire du 7 novembre portant création du service commun « RGPD et Enjeux numériques » pour la période du I‘ janvier 2025 au 31 décembre 2027,

Vu le projet de convention d'adhésion,

Le Conseil Municipal,

Après en avoir délibéré, et à l'unanimité

DÉCIDE D'ADHÉRER au service commun < RGPD et Enjeux numériques » proposé par la

Communauté de communes pour une durée de 3 ans, à compter du I‘ janvier 2025 ;

APPROUVE d'une part le projet de convention d'adhésion annexé à la présente délibération, d'autre part le montant de la cotisation à verser annuellement par chaque adhérent au regard de sa strate

démographique ;

AUTORISE Madame le Maire ou son représentant, à engager toute démarche et à signer tout

document nécessaire à l'exécution de la présente délibération.

POUR EXTRAIT CONFORME,

LE SECRETAIRE DE SÉANCE LE MAIRE,

Dominique CATHELIN Régine REZEAU

SR re

Le Maire certifie sous sa responsabilité le

caractère exécutoire du présent acte qui

a été transmis en Sous-préfecture le 12 décembre 2024

et publié le 12 décembre 2024

À SEPMES, 12 décembre 2024

Le Maire, me =

er É

Madame le Maire certifie, sous sa responsabilité, le caractère exécutoire de cet acte, et informe qu'il peut faire l’objet d’un recours auprès du Tribunal Administratif d'Orléans dans un délai de deux mois à compter de sa publication et sa transmission aux services de l'État